Dodjeljivanje ljudi da rade na zadacima.

Predavanje 14.15. Planiranje rada i sredstava uGOSPOĐA Projekt.

■ Planiranje troškova projekta u MS Project-u.

■ Analiza i optimizacija plana rada, opterećenja resursa i troškova.

■ Analiza rizika u MS Project.

Praćenje projekta u MS Project-u.

Standardne i profesionalne verzije programa dizajnirane su za kreiranje plana projekta, koji se zatim može objaviti na MS Project Serveru kako bi se organizirao timski rad na projektu.

Koristeći MS Project Server, članovi projektnog tima dobijaju zadatke od menadžera i izvještavaju o napretku njihove implementacije. Menadžer projekta, u skladu sa podacima dobijenim od zaposlenih, prati tok rada i analizira opterećenje zaposlenih.

MS Project Server koristi MS SQL Server verziju 7 i noviju kao DBMS.

Microsoft SharePoint Team Services paket uključen u MS Project Server je dizajniran za saradnju na dokumentima i zadacima.

Osnovni pojmovi

Zadatak - aktivnost usmjerena na postizanje određenog rezultata.

Resurs dodijeljen zadatku i može biti materijal(materijali, oprema i sirovine) i radnici(radnici i oprema plaćeni po satu).

Poziva se dodjela resursa zadatku zakazivanje. Jednom zadatku možete dodijeliti neograničen broj resursa.

Zadatak je okarakterisan trajanje, obim troškova rada (rad) I trošak neophodno za njegovu implementaciju.

Trajanje projekta sastoji se od vremenskih intervala od početka najranijeg zadatka do kraja najnovijeg, uzimajući u obzir zavisnosti između zadataka.

Planiranje projekta

Aktivnosti svake organizacije uključuju programe, operacije i projekte. Program je aktivnost upravljanja projektima i operacijama unutar organizacije. Operacije su aktivnosti koje se ponavljaju dizajnirane da održe poslovnu aktivnost. Projekat se preduzima radi postizanja određenog rezultata u utvrđenom roku i sredstvima.

Upravljanje projektom je sastavljanje plana i praćenje napretka rada na njemu. Što je plan projekta bolji, lakše je izvršiti projektiranje i uspješno završiti projekt.

Projekti mogu biti bilo koje veličine, mogu uključivati ​​nekoliko ljudi, ili možda nekoliko hiljada. Projekti mogu imati različito trajanje od nekoliko dana do nekoliko godina. Projekti se mogu izvoditi u bilo kojoj oblasti djelatnosti.

Svaki projekat ima jasno definisan početak i kraj. Završetak projekta nastupa kada se ostvare postavljeni ciljevi ili kada postane jasno da se ciljevi ne mogu ostvariti i projekat se prekida.

Nakon završetka projekta projektni tim se raspada i njegovi članovi prelaze na druge projekte.

Projektni plan se piše kako bi se odredilo koje aktivnosti će postići rezultate projekta, koji su ljudi i oprema potrebni za završetak tih aktivnosti i koliko dugo će ljudi i oprema biti dodijeljeni projektu. Plan projekta sadrži tri glavna elementa: zadatke, resurse i zadatke.

Zadatak je rad koji se obavlja u okviru projekta radi postizanja određenog rezultata.

Faza Projekat se sastoji od jednog ili više zadataka koji rezultiraju jednim ili više ishoda projekta. Dakle, rezultat faze sumira rezultate zadataka koji su u nju uključeni. Skup faza projekta se naziva njegovim životni ciklus. Faze se mogu sastojati i od zadataka i od drugih faza.

U svakom projektu, da bi se postigao opšti cilj, potrebno je postići nekoliko međuciljeva. Zadaci kojima se postižu srednji ciljevi nazivaju se završni zadaci. U MS Project-u se zovu prekretnice Prekretnice mogu biti prisutne u projektu kako bi se olakšalo praćenje plana projekta.

Trajanje zadatka je period radnog vremena potrebnog za njegovo izvršenje. Trajanje ne može odgovarati troškovima rada radnika koji obavljaju ovaj zadatak.

Zadaci u planu projekta su međusobno povezani. Naznačene su zavisnosti između zadataka veze i koriste se za definiranje logike koja određuje redoslijed rada u planu projekta.

Resursi u MS Project-u su podijeljeni na radni i materijalni i označavaju zaposlenike i opremu neophodnu za izvršavanje projektnih zadataka. Prilikom sastavljanja liste resursa često se koristi planiranje zasnovano na ulozi, odnosno neko se dodeljuje da izvrši određeni zadatak. uloga, a određeni zaposlenik je odabran za ovu ulogu u fazi implementacije projekta.

Za svaki resurs postoji važno svojstvo - njegovo Cijena. MS Project ima dvije vrste troškova resursa: vremenska stopa I trošak po upotrebi. Vremenska stopa se izražava kao trošak korištenja resursa po jedinici vremena. Obično se vremenske stope koriste za obračun radnih resursa. Troškovi korištenja se akumuliraju kad god se resurs koristi u zadatku.

Zadatak je odnos između određenog zadatka i resursa potrebnih za njegovo dovršenje. Nekoliko ljudskih i materijalnih resursa može biti dodijeljeno da se izvrši zadatak.

Tri komponente projekta - vrijeme, cijena, obim posla čine projektni trokut. Kada se jedna od komponenti promijeni, druge dvije se mijenjaju. Sve tri komponente su usko povezane jedna s drugom. Na primjer, ako se vrijeme smanji, troškovi će se povećati ili volumen će se smanjiti.

Prilikom promjene bilo koje od tri komponente, morate osigurati da to ne dovede do smanjenja planiranog nivoa kvalitete projekta.

Planiranje projekta uGOSPOĐA Projekt

Planiranje počinje definisanjem projekta, odnosno opisivanjem njegovih ključnih karakteristika. Zatim se sastavlja lista zadataka i faza i lista resursa potrebnih za njihovo izvršenje. Upisuju se dodatne informacije o zadacima i resursima. Vrše se zadaci, nakon čega se vrši optimizacija projekta.

Definiranje projekta sastoji se od specificiranja njegovih ključnih karakteristika. Ove karakteristike se postavljaju prilikom kreiranja nove projektne datoteke.

Planiranje troškova uGOSPOĐA Projekt

Ukupni trošak projekta sastoji se od fiksne cijene resursa i zadataka i cijene zadataka, koja je određena stopama resursa, troškovima rada i troškovima korištenja resursa.

Za svaki resurs možete odrediti njegovu cijenu korištenja u projektu: satnicu ili cijenu po korištenju. Trošak zadatka se određuje cijenom resursa pomnoženom sa trajanjem zadatka (po satnici) ili fiksnom cijenom resursa.

Trošak resursa se određuje na kartici Troškovi u dijalogu Detalji o resursu.

Troškovi zadataka se određuju automatski množenjem stope resursa sa troškovima rada i dodavanjem troškova korištenja resursa rezultatu. Možete promijeniti cijenu odredišta navođenjem druge tarifne tabele. To se može učiniti na kartici „Općenito“ u dijaloškom okviru „Informacije o zadatku“, gdje sa liste možete odabrati tabelu A, B, C, D, E.

Ako vaš projekt često koristi tablice cijena, možete dodati kolonu „Tablica stopa troškova“ u prikaz radi praktičnosti.

Trošak zadataka sastoji se od ukupne cijene zadataka i fiksnih troškova. Fiksni troškovi su troškovi koji nisu povezani s korištenjem projektnih resursa. Na primjer, cijena avio karata.

Za in voda fiksnih troškova, polje „Fiksni troškovi“ u tabeli „Troškovi“ se koristi u bilo kom prezentacija i za rad sa zadacima.

Prilikom planiranja troškova projekta potrebno je osigurati ne samo njegov budžet, već i odrediti kako se to radi Budžet t će se potrošiti tokom cijelog projekta. Rashodi budžeta zavise od redosleda plaćanja za rad. Rad možete platiti na različite načine: plaćanje unaprijed, plaćanje po završetku ili plaćanje po završetku radova. Štaviše, jedan projekat može kombinovati nekoliko načina plaćanja.

Način plaćanja se može odrediti i za resurse i za fiksne troškove za zadatak. Na kartici Troškovi dijaloškog okvira Detalji o resursu izaberite način plaćanja sa padajuće liste Naplata.

Proceduru plaćanja fiksnih troškova možete odrediti u koloni „Obračun fiksnih troškova“ tabele „Troškovi“ u bilo kom prikazu za rad sa zadacima.

Prema zadanim postavkama, metod obračunavanja fiksnih troškova je odabran u skladu sa opcijom zadanog obračunavanja fiksnih troškova na kartici Kalkulacija u okviru za dijalog Opcije.

Analiza i optimizacija plana projekta

Nakon utvrđivanja cijene svih resursa, projektni plan je gotovo gotov. Sada moramo analizirati koliko dobro ispunjava zahtjeve. Neophodno je provjeriti usklađenost sa rasporedom, jer se trajanje zadataka moglo promijeniti tokom procesa dodjele. Također morate provjeriti učitavanje resursa. Potrebno je provjeriti usklađenost budžeta. Također morate procijeniti rizike završetka projekta, kolika je vjerovatnoća da nećete ispuniti raspored, budžet i da nećete ostvariti sve svoje ciljeve.

Ukoliko se u procesu analize otkriju problemi, potrebno ih je riješiti optimizacijom plana projekta.

Da biste utvrdili neravnomjerno učitavanje resursa, morate otvoriti prikaz "Resource Sheet". Resursi čije opterećenje premašuje njihovu dostupnost su označeni crvenom bojom, a u polju „Indikatori“ postoji oznaka preopterećenja.

Preopterećenje resursa znači da će za završetak zadatka biti potrebno više vremena nego što je planirano. Najčešći uzrok preopterećenja resursa je dodjela resursa zadacima koji se izvode istovremeno.

Postoji nekoliko načina za izravnavanje preopterećenja resursima. Prvo, smanjenjem opterećenja preopterećenih resursa smanjenjem nekih zadataka i dodjeljivanjem drugim zaposlenima da ih obavljaju. Drugo, otklanjanje preklapanja zadataka umetanjem prekida u zadacima ili zadacima u raspored, ili promjenom njihovog datuma početka i završetka. Treće, računajući rad koji je izvršio resurs iznad normalnih granica kao prekovremeni rad.

Da biste izravnali opterećenje resursa, možete koristiti automatizirane alate ili ručno preraspodijeliti opterećenje.

Obje metode se koriste istovremeno, jer automatizirani alati za niveliranje koriste drugi način raspodjele opterećenja.

DIV_ADBLOCK112">

Polje za potvrdu „Tokom niveliranja je dozvoljeno ispravljanje pojedinačnih zadataka za zadatak“ omogućava da se tokom niveliranja promijeni vrijeme kada su troškovi rada resursa nezavisni od troškova rada drugih resursa na ovom zadatku. Ova opcija je podrazumevano postavljena.

Polje za potvrdu Niveliranje dozvoljava prekid preostalog posla određuje da niveliranje prekida zadatke prekidanjem preostalog rada na zadacima ili zadacima. Ako želite da omogućite ili onemogućite prekid pojedinačnih zadataka, morate dodati polje "Prekid izjednačavanja dozvoljen" u tabelu liste zadataka i postaviti vrijednost "Da" ili "Ne" za svaki zadatak.

Kada kliknete na dugme “Poravnaj”, MS Project će odrediti da li će poravnati sve zadatke ili resurse ili samo odabrane.

Ako tokom procesa nivelisanja dođe do situacije kada nije moguće automatski izravnati opterećenje resursa, program će prikazati prozor sa porukom. Ovaj prozor sadrži tri dugmeta “Preskoči”, “Preskoči sve”, “Stop”.

Prvo dugme preskače trenutni zadatak, drugo preskače sve zadatke koji se ne mogu nivelirati, a treće završava proces niveliranja.

Prikaz Ganttograma niveliranja se koristi za prikaz rezultata poravnanja. Ovaj dijagram će pokazati stanje projekta prije niveliranja i promjene napravljene postupkom automatskog niveliranja.

Rezultate automatskog niveliranja možete poništiti pomoću dugmeta Clear Leveling u dijaloškom okviru Izravnavanje opterećenja resursa. Poravnanje možete poništiti samo za posljednju operaciju.

Ručno niveliranje se provodi u dvije faze: prvo morate pronaći one zadatke čiji zadatak preopterećuje resurse. Zatim se moraju odrediti metode za balansiranje zagušenja. Postoji nekoliko metoda: reprogramirati zadatak, prekinuti zadatak, promijeniti trajanje zadatka, dodijeliti drugi resurs zadatku, smanjiti količinu posla, održavati preopterećenje prebacivanjem viška troškova rada u prekovremeni rad.

Da biste pronašli zadatke koji troše resurse, možete koristiti prikaz korištenja resursa. U prikazu morate primijeniti filter Preraspoloživost resursa da odaberete samo preopterećene resurse. Podaci koji ukazuju na preopterećenje su označeni crvenom bojom. Da biste brzo prešli na datum kada je resurs preopterećen, koristite alat Go to Next Overload koji se nalazi na traci sa alatkama za upravljanje resursima.

Analiza i optimizacija plana rada

Prilikom pregleda plana projekta, morate procijeniti da li su dodijeljena trajanja zadatka realna. MS Project ima alate za probabilističku procjenu projekta.

Metoda PERT (Program, Evaluation and Review Technique) koristi tri scenarija: pesimistički (maksimalno trajanje zadatka), optimistično (minimalno trajanje zadatka) i očekivano. U skladu sa specifičnom težinom svake opcije, program izračunava ponderisano prosečno trajanje svakog zadatka.

Da biste analizirali projekat pomoću PERT metode, potrebno je da prikažete alatnu traku „Analiza pomoću PERT metode“.

Za analizu morate unijeti pesimistično i optimistično očekivano trajanje za svaki zadatak. Da biste to učinili, kliknite na dugme “PERT Input Sheet”.

Zatim morate unijeti težinske koeficijente. Da biste to učinili, na alatnoj traci „Analiza pomoću PERT metode“ kliknite na dugme „Postavi težinske koeficijente za PERT metodu“.

Zbir težinskih koeficijenata je uvijek 6.

Nakon određivanja težinskih koeficijenata, možete preći na proračun, za to morate kliknuti na dugme „Izračuni pomoću PERT metode“. Prije nego što to učinite, trebate spremiti datoteku projekta pod drugim imenom kako biste se mogli vratiti na prethodne podatke.

MS Project će prikazati prozor upozorenja da će vrijednosti trajanja, početka i kraja biti ponovo izračunate.

Analiza i optimizacija troškova projekta

Kada se analizira trošak projekta, obično se procjenjuje njegov budžet (ukupni troškovi projekta) i omjer komponenti budžeta. Ako ukupni trošak projekta premašuje očekivanja, onda se budžet optimizira.

Da biste procijenili ukupne troškove projekta, samo idite na tabelu “Troškovi” u bilo kojem prikazu sa listom troškova i pogledajte podatke u koloni “Ukupni troškovi” za sažeti zadatak projekta.

Takođe je potrebno analizirati proporcionalni odnos troškova unutar budžeta. smatraju se sljedeće:

Raspodjela troškova po fazama projekta;

Raspodjela troškova po vrsti posla;

Odnos između troškova prekovremenog rada i redovnog rada;

Raspodjela troškova za različite vrste resursa.

Za to možete koristiti formule i prilagođena polja.

Nakon analize, možda će biti potrebno optimizirati projekat: smanjiti ili povećati troškove za zadatke ili resurse određenog tipa.

Troškovi su određeni stopama resursa, troškovima rada i fiksnim troškovima zadataka.

Da biste smanjili troškove, možete privući jeftinije resurse ili koristiti tarifne tabele sa nižim stopama. Privlačenje jeftinijih resursa može dovesti do smanjenja kvaliteta projekta i povećanja vremena projekta.

Ako se pokaže da projekt ima dodatni budžet, tada možete poboljšati kvalitetu projekta privlačenjem kvalificiranijih resursa i korištenjem skupljih materijala i opreme.

Analiza rizika

Analiza opasnosti koje mogu nastati tokom realizacije projekta jedna je od najtežih i najkritičnijih faza pripreme projekta. Uspješan ishod projekta u velikoj mjeri ovisi o kvaliteti analize.

Analiza rizika se sastoji od nekoliko faza:

Identifikacija mogućih rizika;

Odredite strategiju djelovanja u slučaju takve situacije.
Rizici mogu biti više vrsta:

Rizici u planu projekta;

Resursni rizici;

Budžetski rizici;

Socijalni rizici;

Politički rizici;

Prirodno.

Na tipičan projekat će najverovatnije uticati prve tri vrste rizika.

Za procjenu rizika u rasporedu projekta treba istaknuti zadatke sa sljedećim parametrima: zadaci s preliminarnim trajanjem, zadaci dugog trajanja i koji uključuju veliki broj resursa, zadaci sa velikim brojem ovisnosti, zadaci sa vanjskim ovisnostima.

Da bi se procenili rizici resursa, trebalo bi identifikovati sledeće resurse: radnici sa nedovoljnim kvalifikacijama, resursi preopterećeni, resursi sa jedinstvenim veštinama koje se ne mogu zameniti.

Za procjenu budžetskih rizika potrebno je utvrditi koliko će povećanje obima posla na projektu dovesti do povećanja njegovih troškova i da li postoje budžetske rezerve za kompenzaciju.

Za ublažavanje rizika potrebno je razviti strategiju za njihovo suzbijanje i smanjenje njihovog uticaja. Da biste to učinili, potrebno je u projekat uključiti vremenske i budžetske rezerve, kao i predvidjeti mjere za umnožavanje jedinstvenih resursa.

Praćenje projekta uGOSPOĐA Projekt.

Gantov grafikon

Dijagrami su grafičko sredstvo za prikaz informacija sadržanih u datoteci projekta. U MS Projectu dijagrami nisu samo sredstvo za pregled informacija o projektu. Koristeći grafikone, možete unositi i uređivati ​​podatke.

Gantogram je jedan od najpopularnijih načina za grafičko predstavljanje plana projekta, koji se koristi u mnogim programima za upravljanje projektima.

To je grafikon sa vremenskom skalom horizontalno i listom zadataka okomito. Dužina segmenata koji označavaju zadatke proporcionalna je trajanju zadataka. Zadaci su međusobno povezani komunikacijskim linijama.

Dodatne informacije mogu biti prikazane pored segmenata, određenih programskim postavkama.

MS Project uključuje nekoliko pogleda zasnovanih na Ganttovom dijagramu: Ganttov grafikon, detaljni Gantov grafikon, Poravnani Ganttov grafikon, Gantov grafikon za praćenje, itd.

Formatiranje Ganttograma

Formatiranje se koristi za promjenu prikaza informacija na Ganttogramu. Koristeći alate za oblikovanje, možete promijeniti oblik i boju oblika koji čine grafikon, odrediti informacije koje se prikazuju pored oblika, prikazati dodatne grafičke informacije i formatirati vremensku liniju.

Postavljanje oblika i boje segmenata određuje se u dijaloškom okviru za oblikovanje segmenta. Da biste otvorili prozor, možete dvaput kliknuti lijevom tipkom miša na segment ili desnim klikom i odabrati “Format segment...” iz padajućeg izbornika.

Okvir za dijalog Timeline ima četiri kartice. Kartice “Gornji nivo”, “Srednji nivo”, “Donji nivo” konfigurišu tri nivoa vremenske linije. Jedinice vremena višeg nivoa ne mogu biti manje od jedinica nižeg nivoa.

Upotrijebite dijaloški okvir Mreža za formatiranje linija konstrukcije grafikona. Ovaj prozor se može pozvati pomoću naredbe “Format” ->

Možete koristiti čarobnjak za Ganttov grafikon za brzo formatiranje vašeg Ganttograma. Čarobnjaka možete pozvati pomoću naredbe “Format” -> “Gantt Chart Wizard”.

Okvir za dijalog Timeline ima četiri kartice. Kartice “Gornji nivo”, “Srednji nivo”, “Donji nivo” konfigurišu tri nivoa vremenske linije. Jedinice vremena višeg nivoa ne mogu biti manje od jedinica nižeg nivoa.

Broj prikazanih nivoa vremenske linije se postavlja pomoću liste „Display”.

Parametri prikaza nivoa: “Jedinice” - definiše merne jedinice; “Interval” - broj jedinica u jednom dijelu skale nivoa; “Natpisi” - definira format datuma.

Kartica “Neradno vrijeme” određuje prikaz neradnih dana na grafikonu. (nedjelje i praznici).

Da biste odabrali vremenski period prikazan na vremenskoj liniji, koristite dijaloški okvir „Skala“ koji se poziva iz kontekstnog izbornika odabirom istoimene naredbe.

U dijaloškom okviru možete odabrati vremenski period za prikaz zadataka zakazanih za taj period.

Da biste brzo promijenili skalu Ganttograma, možete koristiti tipke “Zoom In” i “Zoom Out” koje se nalaze na “Standard” alatnoj traci.

Upotrijebite dijaloški okvir Mreža za formatiranje linija konstrukcije grafikona. Ovaj prozor se može pozvati pomoću komande “Format” -> “Grid...” ili iz kontekstnog menija.

Koristite dijaloški okvir Layout za konfiguriranje dodatnih opcija grafikona. U ovom dijaloškom okviru možete podesiti dodatne parametre za prikaz grafikona: vrstu komunikacionih linija između zadataka, format datuma, visinu segmenata itd.

Možete koristiti čarobnjak za Ganttov grafikon za brzo formatiranje vašeg Ganttograma. Čarobnjaka možete pozvati pomoću naredbe “Format” -> “Gantt Chart Wizard”.

Informacije u nastavku su samo za referencu. Više o ovom materijalu i njegovoj praktičnoj primjeni možete saznati gledajući video.

Rad sa listom resursa u MS Project-u

Nakon što odredite svoje potrebe za resursima, morate ih dodati u svoj plan projekta.

Lista resursa uključuje:

• Naziv resursa.
• Dnevna količina vremena u kojoj resurs može biti uključen u izvršavanje zadataka.

Neki zadaci zahtijevaju više od jednog resursa za njihovo dovršenje. Da biste olakšali dodjelu resursa takvim zadacima, možete kreirati grupe resursa. Udruživanje resursa također čini izvještavanje praktičnijim. Grupa resursa može biti bilo koja kombinacija pojedinačnih resursa. Obično se koristi za klasifikaciju resursa u svrhu kontrole i izvještavanja.

Sistem upravljanja projektima MS Project Professional 2013 koristi sljedeće vrste resursa:

• Materijal. Ovaj tip se koristi za opisivanje materijala ili timova uključenih u projekat.
• Rad. Ova vrsta resursa se koristi za opisivanje zaposlenih ili opreme kompanije.
• Troškovi. Ova vrsta resursa može se koristiti za opisivanje izvođača koji učestvuju u projektu

Da kreirate listu resursa:

1. U polje Naziv resursa unesite naziv resursa.
2. Ako želite da uključite resurs u grupu, unesite naziv grupe u polje „Grupa“. Ako želite da dodate više resursa istoj grupi, navedite isto ime grupe za više resursa.
3. Ako je potrebno, unesite broj raspoloživih jedinica resursa u Max. Jedinice."
4. Za materijalne resurse unesite dimenziju u polje “Material Units of Measurement”.
5. Odredite kalendar za radnu snagu projekta. Možete koristiti samo jedan kalendar za radnu snagu.

Detaljan opis resursa u MS Project-u

Za detaljniji opis resursa trebate:

1. Idite na prikaz “Resource Sheet” i idite na prozor “Resource”.
2. Idite na resurs koji vas zanima i kliknite na „ Inteligencija» ili dvaput kliknite mišem. Zatim će se otvoriti prozor “Informacije o resursima”.

• U polju „Adresa e-pošte“. “mail”, unesite adresu e-pošte resursa preko koje je moguće kontaktirati resurs.
• U polje „Windows nalog“ unesite korisničko ime i naziv domene u kojoj je korisnik član da biste sinhronizovali ovog korisnika sa skupom korporativnih resursa kompanije.
• Polje Vrsta rezervacije postavlja tip rezervacije za resurs: dodijeljen ili predložen. Ako je tip rezervacije postavljen na “namjenski”, nakon objavljivanja dodjele na serveru, resursima će biti poslana lista zadataka kojima su dodijeljeni u ovom projektu. Ako je tip rezervacije postavljen na "predloženo", slanje pošte neće biti izvršeno.
• Polje “Šifra:” označava šifru resursa prema internoj korporativnoj klasifikaciji.
• Da biste postavili tip resursa kao ulogu, odaberite stavku "Univerzalno", nakon čega se ikona "više osoba" prikazuje pored resursa na listi resursa.
• Klikom na " Promjena radnog vremena...» Možete promijeniti radni kalendar resursa. Više informacija o izradi kalendara opisano je u materijalu “ Kalendar projekta »
• Da biste konfigurirali bilješke, idite na karticu "Bilješke". Opis rada sa bilješkama dat je u materijalu “ Opis projektnih zadataka ».

Dodjela troškova resursu u MS Projectu

Za dodjelu troškova resursu:

1. Idite na prikaz lista resursa.
2. Odaberite resurs kojem želite dodijeliti tarifu ili jednokratni iznos plaćanja.
3. Unesite informacije u polja Standardna stopa, Stopa prekovremenog rada i Troškovi korištenja.

Tabela stope troškova- ovo je skup stopa ili cijena za resurs, kao i veličina jednokratnih plaćanja za korištenje resursa. Tabele sa stopama troškova resursa mogu se koristiti za opisivanje promjena u stopama i jednokratnim isplatama kako projekat napreduje. Na primjer, tablice troškova mogu se koristiti za opisivanje postepenog povećanja plata zaposlenih kako se projekat završi. Ukupno možete opisati do 25 promjena stopa i jednokratnih plaćanja za korištenje resursa, navodeći vrijeme promjene. MS Project će primijeniti nove cijene kada dođe do sljedećeg roka za promjenu.
Možete koristiti do pet tablica stope troškova za jedan resurs. Praktični značaj ove funkcije je što na ovaj način možete koristiti različite načine plaćanja za različite vrste poslova. Tabele sa stopama troškova su povezane sa zadacima.
Sa izuzetkom jednokratnih troškova za korišćenje resursa koji se moraju snositi na početku zadatka, MS Project koristi uniformnu akumulaciju troškova proporcionalno završenom poslu. Međutim, plaćanje možete koristiti i na početku ili na kraju zadatka.

Vrste troškova za različite vrste resursa:

• Rad: "Standardna stopa", "Stopa prekovremenog rada", "Troškovi korištenja"
• Materijal: "Standardna cijena", "Cijena korištenja"
• Skupo: Troškovi dodijeljeni za obavljanje specifičnih projektnih zadataka

Da kreirate tabelu sa stopama troškova:

1. Idite na prikaz lista resursa i stranicu resursa.
2. Odaberite resurs za koji želite kreirati tablicu troškova.
3. Na alatnoj traci kliknite na " Detalji o resursima».
4. U prozoru „Detalji o resursima” idite na karticu „Troškovi”.

Odaberite tabelu koristeći kartice A-E tako da možete dodijeliti do pet tipova stope troškova. Tabela A je podrazumevana tabela. Osim ako izričito ne odredite koju tablicu stope troškova koristiti za određeni zadatak, MS Project će koristiti tabelu A.
5. U poljima Standardna stopa, Stopa prekovremenog rada i Troškovi korištenja unesite odgovarajuće vrijednosti. U polju „Datum stupanja na snagu“ morate navesti datum kada promjene stupaju na snagu.
6. U polju „Obračun troškova“ izaberite način plaćanja:

• Za uplatu punog iznosa na početku rada naznačite „Na početku“.
• Za postepena plaćanja odaberite "Proporcionalno".
• Da biste platili puni iznos na kraju posla, naznačite “Po završetku”.

7. Kliknite na dugme uredu».

Prilikom dodjele materijalnog resursa postoje dva načina korištenja stopa potrošnje i troškova.

• Zadatku dodijelite fiksni broj jedinica materijalnih resursa. Da bi se odredio ukupni trošak, Projekt će pomnožiti jediničnu cijenu datog resursa sa brojem dodijeljenih jedinica.
• Zadatku dodijelite varijabilnu stopu potrošnje materijalnih resursa. Projekt će ponovo izračunati količinu resursa i troškove kada se promijeni trajanje zadatka.

Hajde da razmotrimo praktičan scenario. U novom projektu dječje knjige, zainteresirani smo za praćenje potrošnje i cijene dokaza. Zadatku ćemo dodijeliti materijalni resurs i unijeti broj njegovih jedinica.

1. Kliknite na dugme Gantov grafikon grupe Pogled na panelu Zadaci.

2. U koloni Naziv zadatka Kliknite na naslov zadatka 38, Završna lektura. Procjenjujemo da će nam za ovu lekturu trebati 20 primjeraka dokaza.

3. Kliknite na dugme Idi na zadatak grupe Uređivanje na kartici Zadatak.

4. Kliknite na dugme Dodijelite resurse grupe Sastanci na kartici Resurs.

5. Otvoriće se okvir za dijalog Dodjela resursa.

6. U dijaloškom okviru Dodjela resursa izaberite polje Jedinice za resurs Proof Prints.

7. Unesite ili odaberite vrijednost 20 i kliknite na dugme Dodijeli.

Program će zadatku dodijeliti materijalne resurse i izračunati cijenu zadatka u iznosu od 300 USD.

Budući da je Proof resurs materijalni resurs, on ne može obavljati posao, stoga dodjela materijalnog resursa ne utiče na trajanje zadatka

8. Kliknite na dugme Zatvori da zatvorite dijaloški okvir Dodjela resursa.

Online prodavnica

Microsoft Office Project 2016 Microsoft Project 2016 je fleksibilan sistem visokih performansi za efikasno upravljanje projektima i resursima koji podržava mogućnosti timskog rada. Microsoft Project 2016 opremljen je bogatim grafičkim alatima za optimizaciju planiranja korporativnih projekata i upravljanje ključnim datumima i rokovima. Microsoft Project 2016 kombinuje praktičnost i jednostavnost aplikacija kao što je Microsoft Excel 2016, dodajući snagu planiranja projekta.

Microsoft Office Project Professional 2016 Microsoft Office Project Professional 2016 je Microsoft Office rešenje dizajnirano da se koristi u kombinaciji sa Microsoft Office Project Serverom za upravljanje projektima preduzeća. Microsoft Office Project Professional pruža mogućnost kontrole projektnih planova, razmjene informacija o njihovom statusu i brzo i efikasno pružanje informacija o projektu. Alati za upravljanje projektima i portfoliom preduzeća kao što su izveštavanje u realnom vremenu i analiza scenarija su podržani kada se Microsoft Office Project Professional koristi sa Project Serverom. Ovi alati omogućavaju menadžerima projekata i donosiocima poslovnih odluka da vide informacije o projektima i resursima u cijelom odjelu ili organizaciji.

Vrste resursa u Microsoft Project-u i njihova korelacija sa stvarnošću

Nakon kreiranja preliminarnog rasporeda, morate prijeći na planiranje resursa kako biste odredili:

1. Izvođači specifičnih zadataka;
2. Odgovoran za postizanje rezultata;
3. Trajanje zadatka, uzimajući u obzir moguću ograničenu dostupnost resursa.
4. Potreba za materijalom, opremom, novcem tokom određenog perioda realizacije projekta;
5. Raspored uzimajući u obzir ograničenja resursa (nedostatak resursa).

Resursi u Microsoft Project-u uključuju ljude, mašine, mašine, opremu, materijale i troškove/prihode.

Iako resursi znače mnogo stvari u Microsoft Projectu, Microsoft Project podržava samo tri vrste resursa:

1. Radni resursi su obnovljivi resursi kompanije, koji uključuju ljude, mašine i opremu potrebne za završetak projekta. Koristeći tip „radna snaga“, morate modelirati one resurse po kojima trebate uzeti u obzir njihovo opterećenje/preopterećenost, dovoljnost ili nedovoljnost, na primjer, opterećenje deset radnika. Dakle, ako imate samo deset radnika na raspolaganju, ali vašem projektu je potrebno petnaest radnika, Microsoft Project će vam pokazati kada nedostaje određeni broj radnika.

Radni resursi utiču na trajanje zadatka.

2. Materijalni resursi se koriste za modeliranje materijala potrebnih za kreiranje ishoda projekta. Također:

a. Izvođači se modeliraju kroz ovaj tip ako vas projekat ne zanima koliko će ljudi određenog izvođača obavljati ovaj ili onaj posao.

b. Stavke troškova se također modeliraju korištenjem materijalne vrste resursa ako je potrebno uzeti u obzir njihov otpis po jedinici vremena, na primjer, iznajmljivanje dizalice košta 500 UAH. u jedan sat.

c. Putem materijalnih resursa, artikli se modeliraju ako se plaćanje vrši u valuti koja nije valuta projekta, na primjer, kupovina lifta u dolarima.

d. Kroz vrstu materijala se modeliraju prihodi ili primanja u projekat, jer za vrstu materijala resursa možete postaviti vrijednost njegovog troška jednaku, na primjer, minus jedan (-1).

e. Putem ove vrste resursa možete modelirati radne resurse ako vam nije potrebno da se mijenja trajanje zadataka, a želite da vodite dnevnu evidenciju resursa (Možda kontroverzno, ali nije dogma ili aksiom, jer, na primjer, Microsoft Project može računati količinu radnih resursa na zadatku, ali vam ne dozvoljava da unesete potrebnu količinu za svaki dan, ali vrsta materijala to dozvoljava).

f. Preko ovog tipa se modeliraju fizičke zapremine (m3, m2, tone).

3. Resursi troškova su neophodni za modeliranje troškova povezanih s određenim zadatkom, ali ne ovise ni o trajanju zadatka niti o radnim resursima koji su mu dodijeljeni, na primjer, ako trebate modelirati pozitivan utjecaj na određeni zadatak. zvaničnika kako bi ubrzao njegovo donošenje pozitivnih rješenja.

Metodologija planiranja ljudskih resursa

Ljudi, mašine i oprema su potrebni da bi se „radio“ projekat. Glavne karakteristike radnih resursa u Microsoft Project-u su:

1. Trošak – koliko će projekat koštati korištenje određenog radnog resursa;
2. Dostupnost – kada resurs može obaviti određeni posao i koliko jedinica određenog resursa je potrebno za završetak posla.

Izvori informacija o resursima kompanije mogu biti zaposleni u njenom odjelu ljudskih resursa, osoba odgovorna za izgradnju i stručnjak iz proizvodno-tehničkog odjela odgovarajuće specijalizacije. Potonji može poslužiti kao izvor informacija o cijeni sata rada resursa.

Spisak mehanizama i njihovu cenu po satu daje odeljenje odgovorno za mehanizme u kompaniji. Po pravilu, ovo je odjeljenje glavnog mehaničara.

Informacije o ljudskim resursima također mogu biti pohranjene u:

1. Microsoft Outlook adresar (kartica “Resource – Add Resources – Address Book...”), Slika 1;

Slika 1. Kreiranje resursa u Microsoft Projectu iz Outlook adresara

2. Active Directory (kartica “Resource – Dodaj resurse – Active Directory”);

3. Grupa resursa (kartica „Resursi – Grupa resursa – Koristi resurse iz...“).

Skup resursa je datoteka Microsoft Projecta koja sadrži samo resurse.

4. U spremištu resursa preduzeća na Microsoft Project Serveru u prikazu Resource Center. Da biste radili sa skupom resursa preduzeća, morate biti povezani na Project Server 2013 ili Project Online.

U skladu s tim, ako radite s Project Server 2013 ili Project Online, resursi pohranjeni u bazama podataka proizvoda nazivaju se poslovnim, a oni koji postoje samo u datoteci vašeg projekta nazivaju se lokalnim.

Slika 2. Dodavanje resursa iz adresara ili Active Directoryja

Da biste kreirali resurs u Microsoft Projectu, potrebno je da odete na prikaz „Resource Sheet“, unesete njegovo ime u kolonu „Resource Name“ i izaberete željeni tip u koloni „Type“ (ili Rad, ili Materijal ili Troškovi), Slika 3.

Ako želite da dodate resurse iz adresara ili Active Directory, potrebno je da kliknete na dugme „Dodaj resurse“ i izaberete željenu stavku.

Slika 3. Vrste resursa

Svaki resurs (sa bilo kojom vrstom), između ostalog, u projektu može biti:

1. Universal. Ovi resursi, slika 3, koriste se za određivanje zahtjeva za projektnim osobljem, kao što su stolari i programeri. Tako se vrlo često u dugoročnim projektima ne zna unaprijed koja je konkretna osoba potrebna za izvršenje određenog zadatka. Dakle, potreba se prvo utvrđuje kroz univerzalne resurse, tj. Za završetak zadatka "Pisanje koda", koji je zakazan za tri mjeseca, nije potrebna voljena Nyura Pakhomova, već C# programer sa više od 3 godine iskustva.

Na primjer, za naš projekat će nam trebati programer sa znanjem programskog jezika C#. Ali često se na početku projekta ne zna koja će konkretna osoba raditi posao. Stoga se inicijalno planira projekat u kojem se generički resurs “C# Programer” dodeljuje zadatku, a njegovo znanje C# programskog jezika se utvrđuje korišćenjem prilagođenih poslovnih polja (samo u Microsoft Project Serveru ili Project Online). U listi resursa (u Microsoft Project Serveru ili Project Onlineu, u "Resource Center") mora postojati određeni programer "Stroustrup Björn" u osoblju, čije se znanje jezika također utvrđuje korištenjem prilagođenih poslovnih polja (u Project Serveru ili Project Onlineu samo) C# programiranje. Nakon toga, kada se pojavi potreba da se univerzalni resurs zamijeni korporativnim resursom koji ima potreban skup vještina, to se može učiniti pomoću dijaloškog okvira „Kreiraj grupu“ ili „Čarobnjak za zamjenu resursa“ (ove ikone se nalaze na „ Resursi” i aktivni su samo kada je Project Professional 2013 povezan na Project Server 2013 ili Project Online.

Nakon detaljnog planiranja projekta, preporučljivo je zamijeniti generičke resurse specifičnim resursima.

Najbolje je koristiti generičke resurse kada radite sa korporativnim resursima Project Servera, jer je samo u tom slučaju moguća zamjena generičkih resursa specifičnim resursima na osnovu odabranih karakteristika.

Planiranje kroz univerzalne resurse će omogućiti, posebno ako vaša kompanija ima dovoljan broj osoblja koje može obavljati isti posao (10 pravnika ili 5 marketara), da se izbjegne lični faktor kada projektni menadžeri nastoje da regrutuju zaposlenike koji su im „zgodni“ , što prirodno može dovesti do preopterećenja „zgodnih“ i premalo opterećivanja „nezgodnih“.

2. Budžet. Budžetska sredstva (radna snaga, materijal i troškovi) koriste se za modeliranje ukupnog budžeta izdvojenog za projekat, tj. omogućiti menadžeru projekta da naznači koliko sredstava ima na raspolaganju da uporedi sa potrebom potrebnim za implementaciju projekta.

Na primjer, imate budžet za materijale u iznosu od 350 hiljada UAH. Na osnovu potrebe za materijalima u projektu, Microsoft Project će izračunati da je za implementaciju projekta potrebno potrošiti 323,6 hiljada UAH na materijale. Upoređujući budžetska sredstva i ukupan iznos, možete vidjeti razliku, slika 4.

Na nivou projekta, budžetski resurs se može dodijeliti samo sažetom projektnom zadatku.

Slika 4. Poređenje budžeta sa stvarnim potrebama

Osim toga, svaka vrsta resursa može imati dvije opcije rezervacije (dodijeljene ili predložene):

• Namjenski (podrazumevana opcija rezervacije) – opcija rezervacije resursa. Tip namjenske rezervacije znači da će se, ako je resurs dodijeliti zadatku, njegovo opterećenje, vrijeme i sati potrebni za završetak posla uzeti u obzir prilikom analize ukupne dostupnosti i opterećenja resursa. Ova vrsta rezervacije se koristi ako ste potpuno sigurni da će određeni resurs obaviti dati posao.

Ako radite sa Project Server 2013 ili Project Online, onda kada dodelite namenski resurs zadatku i objavite projekat (odeljak 10.3), ovaj namenski resurs će moći da izveštava o zadatku preko veb interfejsa.

• Predložena opcija je opcija rezervacije resursa, koja se koristi u fazi planiranja projekta, kada još niste sigurni da li će ovaj resurs obavljati posao u vašem projektu ili ne. Dodjeljivanje resursa s predloženom opcijom rezervacije ne smanjuje njegovu dostupnost za rad na drugim projektima. Odabir ove vrste rezervacije ne utiče na dostupnost i opterećenje resursa. Na predloženim resursima se ne vrši nivelacija resursa.

Kada radite sa Project Server 2013 ili Project Online, kada zadatku dodelite predloženi resurs i objavite projekat, taj resurs neće moći da izveštava o zadatku preko veb interfejsa.

Dakle, na slici 5, na grafikonu opterećenja dodijeljenog resursa, Vaus Klurman, njegovo preopterećenje je istaknuto crvenom bojom, a preopterećenje predloženog resursa, Gob Beldof, preopterećenje je prikazano standardnom bojom konfiguriranom za neopterećene resurse.

Slika 5. Dodijeljeni i ponuđeni resursi

Uređivanje svojstava resursa

Da promijenite svojstva resursa (naziv, cijena, dostupnost), možete:

1. Kliknite na njega levim tasterom miša ili;
2. Kliknite desnim tasterom miša na njega i izaberite „Informacije“ iz menija, ili;
3. Na kartici „Resursi“ kliknite na dugme „Detalji“.

Na kartici "Općenito" možete postaviti:

1. Naziv resursa;
2. Njegov email i ime naloga (samo za radnu snagu);
3. Vrsta rezervacije (dodijeljena ili predložena);
4. Kratko ime;
5. Grupa, tj. kojoj će grupi resursa pripadati ovaj ili onaj resurs (inženjersko osoblje, radnici itd.). Grupne podatke kreira korisnik;
6. Kod za povezivanje sa različitim sistemima;
7. Vrsta (rad, materijal ili troškovi);
8. Jedinica mjerenja materijala za materijalne resurse;
9. Vrsta resursa (univerzalni ili ne, budžetski ili ne), Slika 6;
10. Kalendar resursa (radno vrijeme, izuzeci, odmor), Slika 7;
11. Dostupnost resursa, Slika 8. Na primjer, ako postoje dvije dizalice, onda u slučaju planiranog održavanja (PPR) jedne od njih, u području „Dostupnost resursa“ morate naznačiti domet kada će samo jedna dizalica biti dostupna .

Slika 6. Detalji resursa. Kartica “Općenito”.

Slika 7. Podešavanje odmora u kalendaru resursa

Slika 8. Modeliranje dostupnosti

Prozor “Informacije” na kartici “Troškovi” sadrži informacije koje se odnose na cijenu resursa, slika 9.

Slika 9. Detalji resursa. Kartica "Troškovi"

Ako treba da predvidite promjenu standardne stope tokom vremena u vašem projektu, morate odabrati datum stupanja na snagu trenutne stope i navesti novu stopu koja će važiti od novog datuma stupanja na snagu.

Na primjer, ako će se vaša standardna stopa „arhitekata“ povećati za 10% od 1. maja, potrebno je da unesete datum stupanja na snagu nove stope „05/01/11“ i procenat promjene stope „10%“. Ako ne unesete datum stupanja na snagu, već samo procentualnu promjenu, datum stupanja na snagu nove stope će biti tekući datum. Unošenjem “-10%” smanjit ćete standardnu ​​stopu za 10%

U polju „Stopa prekovremenog rada“ označavate iznos novca koji ćete platiti resursima za prekovremeni rad. Važno je shvatiti da ako imate osmočasovni radni dan, a resurs radi 10 sati dnevno, onda sistem neće automatski unijeti dva sata prekovremenog rada kao prekovremeni rad. Prilikom unosa stvarnih podataka o zadatku, morat ćete samostalno navesti u polju „Stvarni troškovi prekovremenog rada“ koliko je prekovremenog rada radio ovaj ili onaj resurs.

Polje „Cijena korištenja“ označava iznos koji je potrebno platiti za privlačenje resursa, na primjer, pored plaćanja cijene sata rada te dizalice, potrebno je platiti i trošak njegove nabavke.

Obično se standardna stopa navodi kao trošak po satu rada. Također možete navesti cijenu sedmice ili mjeseca rada u polju „Standardna stopa“. Ali mjesec, sa stanovišta Microsoft Projecta, obično je 20 radnih dana, a ako imate 22 radna dana u mjesecu, onda će za resurs čija je standardna stopa označena kao „20.000 UAH/mjesečno“, njegov trošak automatski se preračunavaju prema broju radnih dana u mjesecu, slika 10.

Slika 10. Preračunavanje troškova resursa kod specificiranja standardne mjesečne stope

Također možete postaviti pet različitih stopa troškova za svaki resurs. Tabela sa stopama troškova – Skup informacija o stopama i stopama za resurs, uključujući standardnu ​​stopu, stopu prekovremenog rada, sve troškove korišćenja i datum kada stopa plaćanja stupa na snagu. Na primjer, “ciglar” može dobiti cijenu od 45 UAH/sat za zidanje na visini do tri metra iznad tla, i cijenu od 50 UAH/sat za radove na visini od preko tri metra.

Osim toga, Microsoft Project nudi tri načina za izračunavanje planiranih troškova za resurs i dodjelu stvarnih troškova projektu:

• Na početku (troškovi se obračunavaju na početku zadatka);
• Na kraju (troškovi se akumuliraju na kraju zadatka);
• Proporcionalno (troškovi se proporcionalno raspoređuju tokom zadatka), slika 11.

Slika 11. Opcije otpisa/obračunavanja troškova

Na kartici "Napomene", slika 12, možete:

1. Unesite potrebne informacije o resursu;
2. Priložite objekt/dokument.

Sve razloge za promjene, na primjer u visini plata, treba evidentirati u kartici “Napomene”. Iako, da budem iskren, možete početi tražiti ove ili one informacije u bilješkama stotina resursa

Umjesto prilaganja dokumenata (OLE), najbolje je dati vezu do određenog dokumenta

Slika 12. Informacije o resursima. Tab Notes

Kartica „Prilagođena polja“ prikazuje listu prilagođenih polja povezanih sa resursom i, ako je povezana sa Microsoft Project Server, korporativna polja.

Slika 13. Informacije o resursima. Kartica „Prilagođena polja“.

Pored svih navedenih polja u listu resursa, najvažnije polje za radne resurse je Max. Jedinice", što označava:

1. Ili broj radnika na platnom spisku, tj. koliko je zaposlenih (na primjer, 10 zidara);
2. Ili, ako je osoba sama, može naznačiti koliko je spremna raditi na projektima. Dakle, ako je pored osobe naznačeno 0,5 ili 50%, ovisno o postavkama, to znači da će moći posvetiti polovinu svog vremena projektnim zadacima, na primjer, 4 sata dnevno iz osmosatnog kalendara, slika 14.

Slika 14. Maksimalna dostupnost resursa

Metodologija planiranja materijalnih resursa

Formiranje liste materijalnih resursa (materijala) omogućit će, dodjeljivanjem materijala zadacima, da se utvrdi potreba za materijalom raspoređenim tokom vremena, kao i da se sazna cijena svakog materijala i cijena svih materijala.

Lista materijalnih resursa se generira u prikazu “Resource Sheet”. Za materijalne resurse odabire se tip „Materijal“.

Izvor informacija za popunjavanje liste materijala može biti odeljenje za predračun, proizvodno-tehničko odeljenje (odeljenje koje utvrđuje potrebu za materijalima za određeni projekat) ili odeljenje za snabdevanje (odeljenje zaduženo za nabavku materijala i opreme za kompanija). Odeljenje nabavke takođe mora da pruži informacije osobi odgovornoj za održavanje rasporeda projekata u Microsoft Project-u da ažurira informacije o materijalu ako se cene promene ili novi materijali postanu dostupni.

Da biste materijalnim resursima brzo dodijelili vrstu „Materijal“, potrebno je prvom materijalu na listi dodijeliti tip „Materijal“, odabrati vrste rada materijala, kliknuti desnim klikom na vrstu prvog materijala i odabrati “Fill Down” u meniju, slika 15.

Slika 15. Postavljanje vrste pomoću funkcije “Fill Down”.

Razlike između svojstava materijalnog resursa i svojstava radnog resursa su:

1. Mogućnost specificiranja mjerne jedinice materijala (hiljade komada, MP, tone itd.);
2. Kolona “Standardna stopa” označava cijenu po jedinici materijala, slika 16.

Slika 16. Uređivanje svojstava resursa tipa “Materijali”.

Standardna stopa za materijalne i radne resurse može se označiti negativnom vrijednošću. Ova karakteristika se koristi za simulaciju protoka novca u projekat, međusobna poravnanja, kazne itd.

Metodologija za planiranje skupih resursa

U Microsoft Projectu, resurs troškova je nezavisan trošak (ne zavisi od trajanja zadatka/projekta) koji treba da bude povezan sa projektnim zadatkom ili projektom (na primer, cena avionske karte).

Ali za modeling Za smanjenje troškova koji ovise o trajanju zadataka ili projekta, ova vrsta resursa nije prikladna.

Također, skupi resurs ne dozvoljava modeliranje promjena u troškovima tokom vremena, multivalutne prirode projekta ili protoka novca u projekat (profit). Za modeliranje svega ovoga koristim materijalne resurse.

Slika 17. Uređivanje svojstava resursa tipa “Cost”.

Razlika između svojstava skupog resursa i drugih je u tome što nije moguće navesti njegovu jedinicu mjere ili cijenu jedinice resursa, slika 17.

P.S. Drugi dio članka posvećen je tome kako.

Active Directory (“Active Directory”, AD) usluge imenika serverskih verzija Windowsa, gdje su, na primjer, svi korisnici kompanije pohranjeni

U članku se govori o metodologiji za planiranje resursa u Microsoft Projectu.

Vrste resursa u Microsoft Projectu i njihov odnos prema stvarnosti

Nakon kreiranja preliminarnog rasporeda, morate prijeći na planiranje resursa kako biste odredili:

• Izvođači specifičnih zadataka;
• Odgovoran za postizanje rezultata;
• Trajanje zadatka, uzimajući u obzir moguću ograničenu dostupnost resursa.
• Potreba za materijalom, opremom, novcem tokom određenog perioda realizacije projekta;
• Raspored uzimajući u obzir ograničenja resursa (nedostatak resursa).

Resursi u Microsoft projektu uključuju ljude, mašine, mehanizme, opremu, materijale, troškove/prihode, a podržana su tri tipa resursa:

1. Radni resursi su obnovljivi resursi kompanije, koji uključuju ljude, mašine i opremu potrebne za završetak projekta. Koristeći tip „radna snaga“, morate modelirati one resurse po kojima trebate uzeti u obzir njihovo opterećenje/preopterećenost, dovoljnost ili nedovoljnost, na primjer, opterećenje deset radnika. Dakle, ako imate samo deset radnika na raspolaganju, ali vašem projektu je potrebno petnaest radnika, Microsoft Project će vam pokazati kada nedostaje određeni broj radnika.

Radni resursi utiču na trajanje zadatka.

2. Materijalni resursi koriste se za modeliranje materijala potrebnih za stvaranje ishoda projekta. Također:

a. Ovaj tip se koristi za modeliranje izvođača ako vas projekat ne zanima koliko će ljudi određenog izvođača obavljati ovaj ili onaj posao.

b. Koristeći materijalnu vrstu resursa, također se modeliraju stavke troškova ako trebate uzeti u obzir njihov otpis po jedinici vremena, na primjer, iznajmljivanje dizalice košta 500 UAH. u jedan sat.

c. Putem materijalnih sredstava modeliraju se artikli ako se plaćanje vrši u valuti koja se razlikuje od valute projekta, na primjer, kupovina lifta u dolarima.

d. Kroz vrstu materijala modeliraju se prihodi ili primici u projekat, jer za vrstu materijala nekog resursa možete postaviti vrijednost njegove vrijednosti jednaku, na primjer, minus jedan (-1).

e. Putem ove vrste resursa možete modelirati radne resurse ako vam nije potrebno da se mijenja trajanje zadataka, a želite da vodite dnevnu evidenciju resursa (Možda kontroverzno, ali to nije dogma ili aksiom, jer, na primjer, Microsoft Project može računati broj radnih resursa na zadatku, ali vam ne dozvoljava da unesete potrebnu količinu za svaki dan, ali vrsta materijala to dozvoljava).

f. Kroz ovaj tip se modeliraju fizičke zapremine (m3, m2, tone).

3. Skupi resursi.

Metodologija planiranja ljudskih resursa

Ljudi, mašine i oprema su potrebni da bi se „radio“ projekat. Glavne karakteristike radnih resursa u Microsoft Project-u su:

1. Trošak – koliko će projekat koštati korištenje određenog radnog resursa;
2. Dostupnost – kada resurs može obaviti određeni posao i koliko jedinica određenog resursa je potrebno za završetak posla.

Izvori informacija o resursima kompanije mogu biti zaposleni u njenom odjelu ljudskih resursa, osoba odgovorna za izgradnju i stručnjak iz proizvodno-tehničkog odjela odgovarajuće specijalizacije. Potonji može poslužiti kao izvor informacija o cijeni sata rada resursa.

Spisak mehanizama i njihovu cenu po satu daje odeljenje odgovorno za mehanizme u kompaniji. Po pravilu, ovo je odjeljenje glavnog mehaničara.

Informacije o ljudskim resursima također mogu biti pohranjene u:

1. Microsoft Outlook adresar (kartica “Resource – Add Resources – Address Book...”), Slika 1;

Slika 1. Kreiranje resursa u Microsoft Projectu iz Outlook adresara

2. Active Directory (kartica “Resource – Add resources – Active Directory”);

3. Grupa resursa (kartica „Resursi – Grupa resursa – Koristi resurse iz...“).

Skup resursa je datoteka Microsoft Projecta koja sadrži samo resurse.

4. U spremištu resursa preduzeća na Microsoft Project Serveru u prikazu Resource Center. Da biste radili sa skupom resursa preduzeća, morate biti povezani na Project Server 2013 ili Project Online.

U skladu s tim, ako radite s Project Server 2013 ili Project Online, resursi pohranjeni u bazama podataka proizvoda nazivaju se poslovnim, a oni koji postoje samo u datoteci vašeg projekta nazivaju se lokalnim.

Slika 2. Dodavanje resursa iz adresara ili Active Directoryja

Da biste kreirali resurs u Microsoft Projectu, potrebno je da odete na prikaz „Resource Sheet“, unesete njegovo ime u kolonu „Resource Name“ i izaberete željeni tip u koloni „Type“ (ili Rad, ili Materijal ili Troškovi), Slika 3.

Ako želite da dodate resurse iz adresara ili Active Directory, potrebno je da kliknete na dugme „Dodaj resurse“ i izaberete željenu stavku.

Slika 3. Vrste resursa

Svaki resurs (sa bilo kojom vrstom), između ostalog, u projektu može biti:

1. Univerzalni. Ovi resursi, slika 3, koriste se za određivanje zahtjeva za projektnim osobljem, kao što su stolari i programeri. Tako se vrlo često u dugoročnim projektima ne zna unaprijed koja je konkretna osoba potrebna za izvršenje određenog zadatka. Dakle, potreba se prvo utvrđuje kroz univerzalne resurse, tj. Za završetak zadatka "Pisanje koda", koji je zakazan za tri mjeseca, nije potrebna voljena Nyura Pakhomova, već C# programer sa više od 3 godine iskustva.

Na primjer, za naš projekat će nam trebati programer sa znanjem programskog jezika C#. Ali često se na početku projekta ne zna koja će konkretna osoba raditi posao. Stoga se inicijalno planira projekat u kojem se generički resurs “C# Programer” dodeljuje zadatku, a njegovo znanje C# programskog jezika se utvrđuje korišćenjem prilagođenih poslovnih polja (samo u Microsoft Project Serveru ili Project Online). U listi resursa (u Microsoft Project Serveru ili Project Onlineu, u "Resource Center") mora postojati određeni programer "Stroustrup Björn" u osoblju, čije se znanje jezika također utvrđuje korištenjem prilagođenih poslovnih polja (u Project Serveru ili Project Onlineu samo) C# programiranje. Nakon toga, kada se pojavi potreba da se univerzalni resurs zamijeni korporativnim resursom koji ima potreban skup vještina, to se može učiniti pomoću dijaloškog okvira „Kreiraj grupu“ ili „Čarobnjak za zamjenu resursa“ (ove ikone se nalaze na „ Resursi” i aktivni su samo kada je Project Professional 2013 povezan na Project Server 2013 ili Project Online).

Nakon detaljnog planiranja projekta, preporučljivo je zamijeniti generičke resurse specifičnim resursima.

Najbolje je koristiti generičke resurse kada radite sa korporativnim resursima Project Servera, jer je samo u tom slučaju moguća zamjena generičkih resursa specifičnim resursima na osnovu odabranih karakteristika.

Planiranje kroz univerzalne resurse će omogućiti, posebno ako vaša kompanija ima dovoljan broj osoblja koje može obavljati isti posao (10 pravnika ili 5 marketara), da se izbjegne lični faktor kada projektni menadžeri nastoje da regrutuju zaposlenike koji su im „zgodni“ , što prirodno može dovesti do preopterećenja „zgodnih“ i premalo opterećivanja „nezgodnih“.

2. Budžetski. Budžetska sredstva (radna snaga, materijal i troškovi) koriste se za modeliranje ukupnog budžeta izdvojenog za projekat, tj. dozvolite menadžeru projekta da naznači koliko sredstava ima na raspolaganju da uporedi sa potrebom za završetak projekta.

Na primjer, imate budžet za materijale u iznosu od 350 hiljada UAH. Na osnovu potrebe za materijalima u projektu, Microsoft Project će izračunati da je za implementaciju projekta potrebno potrošiti 323,6 hiljada UAH na materijale. Upoređujući budžetska sredstva i ukupan iznos, možete uočiti razliku, Slika 4.

Na nivou projekta, budžetski resurs se može dodijeliti samo sažetom projektnom zadatku.

Slika 4. Poređenje budžeta sa stvarnim potrebama

Osim toga, svaka vrsta resursa može imati dvije opcije rezervacije (dodijeljene ili predložene):

• Posvećeno(podrazumevana opcija rezervacije) – opcija rezervacije resursa. Tip namjenske rezervacije znači da kada se resurs dodjeljuje zadatku, njegovo opterećenje, vrijeme i sati potrebni za dovršetak posla će biti uzeti u obzir prilikom analize ukupne dostupnosti i opterećenja resursa. Ova vrsta rezervacije se koristi ako ste potpuno sigurni da će određeni resurs obaviti dati posao.

Ako radite sa Project Server 2013 ili Project Online, onda kada dodelite namenski resurs zadatku i objavite projekat (odeljak 10.3), ovaj namenski resurs će moći da izveštava o zadatku preko veb interfejsa.

• Predloženo– opcija rezervacije resursa, koja se koristi u fazi planiranja projekta, kada još niste sigurni da li će ovaj resurs obavljati posao u vašem projektu ili ne. Dodjeljivanje resursa s predloženom opcijom rezervacije ne smanjuje njegovu dostupnost za rad na drugim projektima. Odabir ove vrste rezervacije ne utiče na dostupnost i opterećenje resursa. Na predloženim resursima se ne vrši nivelacija resursa.

Kada radite sa Project Server 2013 ili Project Online, kada zadatku dodelite predloženi resurs i objavite projekat, taj resurs neće moći da izveštava o zadatku preko veb interfejsa.

dakle, Slika 5,U grafu opterećenja dodijeljenog resursa, Vaus Clurman, njegovo preopterećenje je istaknuto crvenom bojom, a preopterećenje predloženog resursa, Gob Beldof, preopterećenje je prikazano standardnom bojom konfiguriranom za nepreopterećene resurse.

Slika 5. Dodijeljeni i ponuđeni resursi

Uređivanje svojstava resursa

Da promijenite svojstva resursa (naziv, cijena, dostupnost), možete:

1. Kliknite na njega levim tasterom miša ili;
2. Kliknite desnim tasterom miša na njega i izaberite „Informacije“ iz menija, ili;
3. Na kartici „Resursi“ kliknite na dugme „Detalji“.

Na kartici "Općenito" možete postaviti:

1. Naziv resursa;
2. Njegov email i ime naloga (samo za radnu snagu);
3. Vrsta rezervacije (dodijeljena ili predložena);
4. Kratko ime;
5. Grupa, tj. kojoj će grupi resursa pripadati ovaj ili onaj resurs (inženjersko osoblje, radnici itd.). Grupne podatke kreira korisnik;
6. Kod za povezivanje sa različitim sistemima;
7. Vrsta (rad, materijal ili troškovi);
8. Jedinica mjerenja materijala za materijalne resurse;
9. Vrsta resursa (univerzalni ili ne, budžetski ili ne), Slika 6;
10. Kalendar resursa (radno vrijeme, izuzeci, odmor), Slika 7;
11. dostupnost resursa, Slika 8. Na primjer, ako postoje dvije dizalice, onda u slučaju planiranog preventivnog održavanja (PPR) jedne od njih, u području „Dostupnost resursa“ morate naznačiti domet kada će samo jedna dizalica biti dostupna.

Slika 6. Detalji resursa. Kartica “Općenito”.

Slika 7. Podešavanje odmora u kalendaru resursa

Slika 8. Modeliranje dostupnosti

Prozor “Informacije” na kartici “Troškovi” sadrži informacije koje se odnose na cijenu resursa, Slika 9.

Slika 9. Detalji resursa. Kartica "Troškovi"

Ako treba da predvidite promjenu standardne stope tokom vremena u vašem projektu, morate odabrati datum stupanja na snagu trenutne stope i navesti novu stopu koja će važiti od novog datuma stupanja na snagu.

Na primjer, ako će se vaša standardna stopa „arhitekata“ povećati za 10% od 1. maja, potrebno je da unesete datum stupanja na snagu nove stope „05/01/11“ i procenat promjene stope „10%“. Ako ne unesete datum stupanja na snagu, već samo procentualnu promjenu, datum stupanja na snagu nove stope će biti tekući datum. Unošenjem “-10%” smanjit ćete standardnu ​​stopu za 10%

U polju „Stopa prekovremenog rada“ označavate iznos novca koji ćete platiti resursima za prekovremeni rad. Važno je shvatiti da ako imate osmočasovni radni dan, a resurs radi 10 sati dnevno, onda sistem neće automatski unijeti dva sata prekovremenog rada kao prekovremeni rad. Prilikom unosa stvarnih podataka o zadatku, morat ćete samostalno navesti u polju „Stvarni troškovi prekovremenog rada“ koliko je prekovremenog rada radio ovaj ili onaj resurs.

Polje „Cijena korištenja“ označava iznos koji je potrebno platiti za privlačenje resursa, na primjer, pored plaćanja cijene sata rada te dizalice, potrebno je platiti i trošak njegove nabavke.

Obično se standardna stopa navodi kao trošak po satu rada. Također možete navesti cijenu sedmice ili mjeseca rada u polju „Standardna stopa“. Ali mjesec, sa stanovišta Microsoft Projecta, obično je 20 radnih dana, a ako imate 22 radna dana u mjesecu, onda će za resurs čija je standardna stopa označena kao „20.000 UAH/mjesečno“, njegova cijena automatski preračunati na broj radnih dana u mjesecu, Slika 10.

Slika 10. Preračunavanje troškova resursa kod specificiranja standardne mjesečne stope

Također možete postaviti pet različitih stopa troškova za svaki resurs. Tabela sa stopama troškova – Skup informacija o stopama i stopama za resurs, uključujući standardnu ​​stopu, stopu prekovremenog rada, sve troškove korišćenja i datum kada stopa plaćanja stupa na snagu. Na primjer, “ciglar” može dobiti cijenu od 45 UAH/sat za zidanje na visini do tri metra iznad tla, i cijenu od 50 UAH/sat za radove na visini od preko tri metra.

Osim toga, Microsoft Project nudi tri načina za izračunavanje planiranih troškova za resurs i dodjelu stvarnih troškova projektu:

• Na početku (troškovi se obračunavaju na početku zadatka);
• Na kraju (troškovi se akumuliraju na kraju zadatka);
• Proporcionalno (troškovi se proporcionalno raspoređuju kako je zadatak završen), Slika 11.

Slika 11. Opcije otpisa/obračunavanja troškova

Na kartici "Napomene", Slika 12, mogu:

1. Unesite potrebne informacije o resursu;
2. Priložite objekt/dokument.

Sve razloge za promjene, na primjer u visini plata, treba evidentirati u kartici “Napomene”. Iako, da budem iskren, možete početi tražiti ove ili one informacije u bilješkama stotina resursa

Umjesto prilaganja dokumenata (OLEG), najbolje je navesti vezu do određenog dokumenta.

Slika 12. Informacije o resursima. Tab Notes

Kartica „Prilagođena polja“ prikazuje listu prilagođenih polja povezanih sa resursom i, ako je povezana sa Microsoft Project Server, korporativna polja.

Slika 13. Informacije o resursima. Kartica „Prilagođena polja“.

Pored svih navedenih polja u listu resursa, najvažnije polje za radne resurse je Max. Jedinice", što označava:

1. Ili broj radnika na platnom spisku, tj. koliko je zaposlenih (na primjer, 10 zidara);
2. Ili, ako je osoba sama, može naznačiti koliko je spremna raditi na projektima. Dakle, ako je pored osobe naznačeno 0,5 ili 50%, ovisno o postavkama, to znači da će moći posvetiti polovinu svog vremena projektnim zadacima, na primjer, 4 sata dnevno iz osmosatnog kalendara, Slika 14.

Slika 14. Maksimalna dostupnost resursa

Metodologija planiranja materijalnih resursa

Formiranje liste materijalnih resursa (materijala) omogućit će, dodjeljivanjem materijala zadacima, da se utvrdi potreba za materijalom raspoređenim tokom vremena, kao i da se sazna cijena svakog materijala i cijena svih materijala.

Lista materijalnih resursa se generira u prikazu “Resource Sheet”. Za materijalne resurse odabire se tip „Materijal“.

Izvor informacija za popunjavanje liste materijala može biti odeljenje za predračun, proizvodno-tehničko odeljenje (odeljenje koje utvrđuje potrebu za materijalima za određeni projekat) ili odeljenje za snabdevanje (odeljenje zaduženo za nabavku materijala i opreme za kompanija). Odeljenje nabavke takođe mora da pruži informacije osobi odgovornoj za održavanje rasporeda projekata u Microsoft Project-u da ažurira informacije o materijalu ako se cene promene ili novi materijali postanu dostupni.

Da biste materijalnim resursima brzo dodijelili vrstu „Materijal“, potrebno je prvom materijalu na listi dodijeliti tip „Materijal“, odabrati vrste rada materijala, kliknuti desnim klikom na vrstu prvog materijala i odabrati “Fill Down” u meniju. Slika 15.

Slika 15. Postavljanje vrste pomoću funkcije “Fill Down”.

Razlike između svojstava materijalnog resursa i svojstava radnog resursa su:

1. Mogućnost specificiranja mjerne jedinice materijala (hiljade komada, MP, tone itd.);
2. Kolona “Standardna stopa” pokazuje trošak po jedinici materijala, Slika 16.

Slika 16. Uređivanje svojstava resursa tipa “Materijali”.

Standardna stopa za materijalne i radne resurse može se označiti negativnom vrijednošću. Ova karakteristika se koristi za simulaciju protoka novca u projekat, međusobna poravnanja, kazne itd.

Metodologija za planiranje skupih resursa

U Microsoft Projectu, resurs troškova je nezavisan trošak (ne zavisi od trajanja zadatka/projekta) koji treba da bude povezan sa projektnim zadatkom ili projektom (na primer, cena avionske karte).

Ali za modeliranje troškova koji zavise od trajanja zadataka ili projekta, ova vrsta resursa nije prikladna.

Također, skupi resurs ne dozvoljava modeliranje promjena u troškovima tokom vremena, multivalutne prirode projekta ili protoka novca u projekat (profit). Za modeliranje svega ovoga koristim materijalne resurse.

Slika 17. Uređivanje svojstava resursa tipa “Cost”.

Razlika između svojstava skupog resursa i drugih je u tome što nije moguće navesti njegovu jedinicu mjere ili cijenu jedinice resursa, Slika 17.