rad u kancelariji- grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Upravljanje dokumentacijom definiše sistem principa i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentaciju, organizaciju rada sa dokumentima i njihovo arhivsko skladištenje u procesu upravljanja, uzimajući u obzir korištene informacione tehnologije. Dokumentacija aktivnosti menadžmenta - uređen proces kreiranja dokumenta (izrada sadržaja, dizajn, koordinacija, odobrenje, objavljivanje) na papiru ili drugom mediju, osigurava njegovu pravnu snagu. Omogućava vam da organizujete rad sa dokumentima, kreirate optimalan tok rada, obezbedite skladištenje, pretragu, korišćenje i kontrolu izvršenja dokumenata u tekućim aktivnostima ustanove.

Tok dokumenata - kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani ili primljeni do završetka izvršenja i otpreme. Treba napomenuti da je kancelarijski rad skup mjera za osiguranje dokumentarne podrške menadžmentu (DOE), a protok dokumenata je kretanje dokumenata u okviru DOU.

AS DOW je dizajniran da poveća efikasnost upravljačkih aktivnosti organizacija automatizacijom čitavog spektra rada sa dokumentima i treba da reši sledeće glavne zadatke:

• dokumentaciju (izrada, izvođenje, odobravanje, odobravanje i izdavanje dokumenata);
• obezbjeđivanje toka dokumenata (prijem, evidentiranje, organiziranje prolaska dokumenata i njihovih projekata, slanje, prijenos dokumenata na arhivsko čuvanje);
• osiguranje rada sa dokumentima u procesu upravljanja (kontrola izvršenja, računovodstvo, operativno skladištenje, organizacija sistema za klasifikaciju, indeksiranje, pretraživanje i obradu dokumenata; zaštita od neovlaštenog pristupa; dijeljenje dokumenata uz održavanje potrebnog nivoa kontrole pristupa; osiguranje donošenja odluka -proces izrade i izvještavanja o dokumentima, informativni servis za korisnike);
• automatizacija postupaka arhiviranja, arhivskog čuvanja i uništavanja dokumenata čiji je životni ciklus završen (sprovođenje pravila čuvanja, obezbeđivanje pretraživanja i korišćenja; prenos u državno skladištenje ili uništavanje arhivske dokumentacije).

Automatizovani sistem za upravljanje dokumentima stvara jedinstven informacioni prostor koji korisnicima omogućava saradnju sa svim dokumentima organizacije: ulaznom i odlaznom korespondencijom, internim organizacionim i administrativnim materijalima, kao i pratećom korespondencijom - tokom celog njihovog životnog ciklusa. Nakon završetka "aktivnog vijeka" dokumenata, sistem mora održavati njihovu arhivsku pohranu ili evidentirati informacije o njihovom uništenju ili prenošenju u javno skladište.

AS dokumentarne podrške menadžmentu u organizacijama je moguće implementirati na sljedeći način:

• naručiti ili samostalno izvršiti razvoj sistema direktno fokusiranog na predmetnu oblast organizacije;
• kupiti gotov sistem cirkulacije-narudžbe među programima koji se nude na ruskom tržištu i prilagoditi ga predmetnoj oblasti organizacije.

Delokrug sistema "LanDocs" je automatizacija kancelarijskog rada i izgradnja korporativnih arhiva elektronskih dokumenata. Svrha uvođenja ovog sistema je stvaranje savremenog jedinstvenog sistemsko-tehničkog okruženja u objektu automatizacije za podršku kolektivnom radu osoblja elektronskim dokumentima, koji uz prisustvo odgovarajućeg sistemskog softvera i proverene tehnologije za rad sa sistemom , automatizira sljedeća područja kancelarijskog rada:

• stvaranje i održavanje centralizirane strukturirane baze podataka dokumentarnih informacija sa višekorisničkim pristupom;
• stvaranje i održavanje centralizovanih skladišta elektronskih dokumenata (operativne i dugoročne arhive) i rad sa tekstovima elektronskih dokumenata;
• računovodstvo kancelarijskog poslovanja i vođenje istorije rada sa dokumentom;
• automatizovano pretraživanje po detaljima dokumenta i tekstu dokumenta;
• automatizovana distribucija dokumenta i kontrola izvršenja dokumenata i uputstava;
• osiguranje diferencijacije pristupa korisnika funkcionalnim pravima i pravima na dokumente;
• potpisivanje elektronskih dokumenata elektronskim digitalnim potpisom;
• integracija sa korporativnom e-poštom.

Korišćenje sistema podrazumeva korišćenje tehnologije za rad sa dokumentima u automatizovanom kancelarijskom okruženju, tako da termini koji se koriste u ovom priručniku ne moraju uvek u potpunosti da se poklapaju sa konceptom tradicionalnog („papirnog“) kancelarijskog rada.

Softver linije "LanDocs" dizajniran je za kompleksnu automatizaciju kancelarijskih radnih procesa i arhiviranje elektronskih dokumenata u organizacijama različitih veličina i delatnosti. Proizvodi porodice "LanDocs" omogućavaju uključivanje ne samo korisnika povezanih u lokalnu mrežu, već i geografski udaljenih u automatizirani kancelarijski radni tok - pružajući mogućnost obavljanja kancelarijskih poslova i pristupa dokumentima koristeći Internet/Intranet infrastrukturu i sistemi elektronske pošte. Funkcionalnost i sastav sistemskih modula usmjereni su na osiguravanje punopravnog rada s elektronskim dokumentima, što je slično radu s papirnim dokumentima.

Sistem "LanDocs" je kombinacija sledećih softverskih proizvoda:

Sistem „LanDocs: Činovnički posao„je osnovni sistem za automatizaciju kancelarijskih radnih procesa i održavanje arhive elektronskih dokumenata. Implementiran je u „klijent-server“ arhitekturi zasnovanoj na industrijskom DBMS-u, radi u lokalnoj mreži personalnih računara pod operativnim sistemom Windows 95/98/ NT 2000; isporučuje se za rad sa DBMS "Oracle" i MS "SQL Server"; ima dokumentovani OLE interfejs za ugrađivanje "LanDocs" usluga upravljanja dokumentima u Windows aplikacije trećih strana.

Sistem " LanDocs: DOCUMENT SERVER"- serverski softver za centralizovano upravljanje skladištenjem sadržaja dokumenata (dokument fajlova) u elektronskoj arhivi. Interagira sa sistemom "LanDocs: Uredništvo" i pruža podršku za čitanje, pisanje, brisanje, prijenos datoteka dokumenata za dugotrajno skladištenje i evidentiranje svih ovih operacija na specijalizovanom serveru koji radi pod Windows NT 4.0/2000.

Opcija pretraživanja cijelog teksta "LanDocs: DOCUMENT SERVER" pruža mogućnost pretraživanja kroz tekstove dokumenata pomoću morfološke analize.

"LANImage SCAN I IMAGE RENDERING"– sistem za skeniranje papirnih dokumenata i rad sa slikom dokumenata (elektronske slike papirnih dokumenata). Omogućava vam udoban rad sa elektronskim kopijama papirnih dokumenata, prelazak na željenu stranicu, prikaz slike u različitim razmerama, pregled detalja u režimu "lupa", pomeranje, uklanjanje mrlja sa slike i još mnogo toga.

"LanDocs: PRISTUP INTERNETU"– specijalizovani web server za pristup podacima sistema kancelarijske automatizacije i korporativnoj arhivi elektronskih dokumenata putem Interneta; omogućava vam da izvršite registraciju, pretragu, distribuciju i druge operacije sa dokumentima koristeći standardni Internet pretraživač (Internet Explorer, Netscape Navigator) kao klijent nezavisnog od platforme.

"LanDocs: MAIL SERVER" - specijalizovani serverski softver koji služi kao prolaz ka MAPI-kompatibilnom sistemu elektronske pošte; pruža mogućnost slanja poruka, zadataka i dokumenata iz sistema "LanDocs" izvođačima koji nemaju softver "LanDocs: Clerical" Radni sistem.

"LanDocs: POŠTANSKI KLIJENT"– klijentski softver koji radi u MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Korisnik ima mogućnost primanja zadataka i dokumenata iz "LanDocs" baze podataka i izvještavanja o izvršenju zadataka dok je u poštanskom sandučetu MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: SIGURNOSNI PODSISTEM"– sigurnosni podsistem u sistemu "LanDocs", dizajniran za zaštitu informacija putem elektronskog digitalnog potpisa i enkripcije. Sigurnosni podsistem uključuje sigurnosni server i klijentske dijelove korisničkih aplikacija "LanDocs". Sigurnosni server implementira funkcije certifikacijskog tijela koje obezbjeđuje izdavanje certifikata javnog ključa na osnovu zahtjeva korisnika i organizaciju korisničkog online pristupa bazi certifikata (format certifikata je u skladu sa preporukama ITU-T.509). Klijentski dio podsistema omogućava korisniku da svojim privatnim ključem potpisuje dokumente, poruke i druge informacione objekte "LanDocs", da provjerava potpise drugih korisnika. Događaji koji uključuju upotrebu elektronskog digitalnog potpisa, enkripciju, generisanje ključeva i izdavanje sertifikata evidentiraju se u protokolima rada podsistema.

"LanDocs: RUTIRANJE"- softverski alat koji proširuje mogućnosti "LanDocs: Uredništvo" za upravljanje procesima obrade dokumenata. Modeliranje procesa kretanja dokumenata izvodi se na zgodan i vizualan način - izgradnjom grafičkih mapa. Karta određuje rutu kretanja poruke i dokumenta, određuje uslove za prelazak iz jedne faze obrade u drugu. Ovako kreirana ruta služi za pokretanje kretanja dokumenta, a zatim kontrolu rute njegovog kretanja. Funkcije analize vam omogućavaju da dobijete statičke podatke ali stvarne parametre procesa.

Sistem "LanDocs: Činovništvo". omogućava vam da obavljate sljedeće glavne funkcije:

• registracija dokumenata;
• unos tekstova dokumenata i podrška funkcijama rada sa fajlovima;
• razmjena dokumenata i poruka, slanje zadataka na izvršenje;
• kontrola izvršenja dokumenata i zadataka;
• rad u načinu zamjene izvođača;
• praćenje činovničkih odnosa između dokumenata, formiranje složeno strukturiranih fascikli;
• navigacija i traženje dokumenata;
• Izvještavanje o upravljanju dokumentima;
• skeniranje papirnih dokumenata, rad sa slikama dokumenata (pomoću "LAN slike");
• integracija sa kancelarijskim aplikacijama za rad sa elektronskim dokumentima;
• integracija sa eksternim Windows aplikacijama;
• distribucija zadataka i obavijesti korisnicima e-pošte;
• primjena elektronskog potpisa, izvođenje i kontrola kancelarijskog poslovanja na dokumentima;
• rad preko interneta;
• održavanje imenika.

"landoci" je dokumentno orijentisan sistem. Dokument u sistemu "LanDocs" je zbirka podataka o dokumentu i informacionim objektima povezanim sa dokumentom - registarska kartica, fajlovi i njihove verzije sa tekstom dokumenta, informacije o istoriji kretanja dokumenta, elektronski digitalni potpis itd. Tako se dokument registrovan u sistemu "LanDocs" shvata kao poseban informacioni objekat - "LanDocs dokument".

Dokument "LanDocs" je kombinacija tri glavne komponente: registracione kartice, teksta dokumenta (fajl sa tekstom dokumenta priložen uz registracijsku karticu), informacija o istoriji rada sa dokumentom (istorija kretanja i izvršenja). poslovnih operacija i sistemskih operacija vezanih za pristup dokumentu). Prilikom unosa dokumenta, sistem ne samo da unosi informacije o dokumentu i unosi tekst dokumenta, već kreira novi informacioni objekat - "LanDocs" dokument, koji je, ako je prisutan tekst dokumenta, pun ispravan dokument.

Registraciona kartica - upisuje se za svaki dokument (papirni ili elektronski) koji je potrebno uneti u sistem. Registraciona kartica dokumenta sadrži atribute koji karakterišu dokument i služe za njegovo traženje. Atributi registracione kartice, u pravilu, poklapaju se s detaljima dokumenta.

Datoteka dokumenta (tekst dokumenta koji sadrži tekst, tabelu, sliku, zvuk, itd.) prilaže se registracijskoj kartici i pohranjuje u sistemu u originalnom formatu datoteke (bez konverzije). Sistem vam omogućava da pohranite nekoliko datoteka jednog dokumenta i više verzija jedne datoteke. Listu formata datoteka dozvoljenih za upotrebu određuje administrator. Ako dokument postoji kao štampana kopija, može ga skenirati softverski modul "LANImage" pozvan da izvrši skenirani uvoz; u budućnosti će slika dokumenta biti pohranjena u sistemu kao elektronska slika dokumenta, predstavljena u grafičkom formatu.

Informacija o istoriji kretanja dokumenta i radu sa dokumentom - skup informacija sadržanih u listi poruka na dokumentu, i zapisi u protokolima rada sistema u vezi sa informacijama o primenjenim elektronskim potpisima.

"Predstavljanje" dokumenta u sistemu kao "Dm Docs dokumenta" omogućava vam da "LanDocs" dokumentima date istu funkcionalnost koju imaju obični "papirni" dokumenti: informativnu, upravljačku i pravnu.

Implementirani u sistemu "LanDocs", mehanizmi zaštite informacija i razgraničenja korisničkih ovlaštenja omogućavaju:

• zaštitite od neovlaštenog pristupa lozinkom;
• definirati prava korisnika na dokumente različitih nivoa povjerljivosti;
• personalizovati pravo na pristup dokumentu definisanjem liste lica koja imaju pravo na rad sa dokumentom;
• šifrirati (šifrirati) povjerljive dokumente.

Sistem je opremljen lozinkom za prijavu na sistem. Kada korisnik uđe u sistem, traži se njegovo ime i lozinka, nakon čega mu sistem daje mogućnost da obavlja samo funkcije koje su mu dodijeljene u skladu sa njegovim funkcionalnim pravima.

Dodatno razgraničenje korisničkih dozvola za pristup dokumentima implementirano je na osnovu mehanizma nivoa povjerljivosti.

Sistem daje "Dozvole za fajl"- spisak operacija sa fajlovima dokumenata koji su regulisani za svaki fajl. Datoteci koja je već uneta u dokument mogu se dodijeliti sljedeća prava:

• povratak na prethodnu verziju;
• promjena naziva datoteke;
• promijeniti status datoteke;
• dodjeljivanje prava na fajl;
• pogled;
• uređivanje;
• odstranjivanje.

Prilikom korištenja softvera "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM", integritet "LanDocs" dokumenata je dodatno zaštićen (sigurnost revizije na nivou programa).

Kada se koristi za dugotrajno skladištenje medija koji se ne može ponovo upisivati, sigurnost revizije je obezbeđena na fizičkom nivou u odnosu na datoteke dokumenata.

Dodatne sigurnosne karakteristike mogu se uključiti u tehnološki ciklus korištenja i održavanja sistema.

Dodjela programske linije "LanDocs". Linija softverskih proizvoda "LanDocs" je dizajnirana za izgradnju automatizovanih sistema za predškolske obrazovne ustanove u preduzećima različitih veličina i specijalnosti. Program "LanDocs" omogućava implementaciju širokog spektra različitih dizajnerskih rješenja, kao što su:

• kancelarijska automatizacija i sistem toka rada zasnovan na domaćim standardima i normativima, praksa knjiženja dokumenata i praćenje izvršenja uputstava. Pruža različite nivoe funkcionalnosti za različite kategorije zaposlenih;
• korporativno skladištenje (arhiva) elektronskih dokumenata, pružanje pouzdane zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa, mogućnost pretraživanja po celom tekstu uzimajući u obzir jezičku morfologiju, evidentiranje i reviziju radnji korisnika u vezi sa pristupom dokumentima;
• sistem za automatizaciju aktivnosti arhiva odjela i arhivskih odjela organizacije, koji funkcionira u skladu sa zahtjevima Državne arhivske službe Ruske Federacije. Obezbeđuje pripremu specijalizovanih izveštaja za arhive odeljenja i podržava posebne tehnologije za grupni unos papirnih dokumenata u elektronski arhiv;
• sistem automatizovane podrške za poslovne procese organizacije, koji vam omogućava da odredite rutu kretanja dokumenata i upravljate njihovim tokom.

Tehnologije implementacije softvera "LanDocs Nakon uvođenja AS DOW-a, dalja strategija podrazumijeva izgradnju efikasnog sistema upravljanja projektima, koji treba da obezbijedi:

• maksimalna usklađenost postignutih rezultata sa strateškim ciljevima projekta;
• poboljšanje tačnosti planiranja projekta;
• maksimalnu kontrolu od strane menadžmenta projekta, pružajući mogućnost da se identifikuju i eliminišu negativni trendovi u implementaciji projekta u različitim fazama;
• minimiziranje projektnih rizika.

Realizaciju projekta provodi zajednički tim koji uključuje:

• od kreatora programa - rukovodioca projekta, osoblja implementacione grupe koje radi na teritoriji naručioca i osoblja grupe za podršku koje rešava pitanja tehničke podrške za vođenje projektne dokumentacije;
• kupac - odgovorni predstavnik koji ima pravo utvrđeno u nalogu da promptno rješava sva pitanja vezana za implementaciju projekta, i radna grupa, koja po pravilu uključuje stručnjake za održavanje softvera, OS podršku, DBMS, e- pošta i dr., kao i stručnjaci za informatičku sigurnost i osoblje funkcionalnih odjela potrebnih u projektu.

Prilikom implementacije koristi se standardna metodologija koja se mijenja u skladu sa specifičnostima određenog projekta - njegovom veličinom, vrstom implementacije sistema, stepenom učešća osoblja kreatora programa u radu implementacije itd. Tipična šema uključuje sljedeće faze - pripremne, ispitivanje stanja upravljanja dokumentima, implementaciju pilot projekta (na ograničenom broju radnih mjesta), probni rad u pilot zoni, pojašnjenje pravila rada sistema na osnovu rezultata probni rad sistema, garancijska i post-garantna podrška.

Posebna pažnja u implementaciji sistema posvećena je dokumentovanju projekta. Po pravilu, na osnovu rezultata faze istraživanja, izrađuju se dokumenti „Izvještaj o anketi“, „Ciljevi, ograničenja i rizici projekta“, „Zahtjev za implementaciju sistema“. Prilikom prelaska u komercijalni rad, kupcu se, po pravilu, dostavlja nacrt dokumenta „Uputstva za automatizovani kancelarijski rad“, a u okviru projekata implementacije bezpapirne tehnologije „Pravilnik o elektronskom dokumentu“ i „Pravilnik o elektronskom digitalni potpis" može se dodatno razviti.

Razmotrimo jedan od karakterističnih automatizovanih sistema dokumentarne podrške menadžmentu, koji je predstavnik prve grupe.

Automatizovani informacioni sistem (AS) "DELO" u potpunosti je usklađen sa postojećom kancelarijskom praksom. Prvo, sistem može da prati elektronsko upravljanje dokumentima tradicionalno usvojeno u preduzeću, pojednostavljujući tehnologije kancelarijskog rada. Drugo, sistem vam omogućava da značajno proširite obim tradicionalne organizacije upravljanja dokumentima kroz djelomičnu ili potpunu upotrebu funkcija elektronskog upravljanja dokumentima i obrade dokumenata na računaru.

AS "DELO" je dizajniran za rad koristeći mogućnosti lokalne mreže organizacije, implementiran u arhitekturi "klijent-server" zasnovanoj na industrijskom DBMS-u i sastoji se od niza specijalizovanih automatizovanih radnih stanica (AWS) konfigurisanih za obavljanje glavnih funkcija kancelarije. rad.

AS "DELO", instaliran u organizaciji sa geografski raspoređenom strukturom, mora biti povezan sa drugim sličnim sistemima putem e-maila koji podržava MARE interfejs. Sistem uključuje web server za kancelarijski rad, koji menadžerima i stručnjacima omogućava jednostavan i efikasan pristup podacima o dokumentima i samim dokumentima sa bilo koje lokalne ili udaljene radne stanice putem Interneta (intraneta). Standardna verzija "DELO" sistema radi sa "Oracle" DBMS i "SQL Server" MS. Funkcije koje se pružaju svakom pojedinačnom korisniku sistema određene su njegovim poslovima i ulogom u radnom toku organizacije.

AWP za registraciju ulaznih dokumenata omogućava centralizovanu ili decentralizovanu registraciju celokupne korespondencije koju prima organizacija. Istovremeno, za svaki dokument koji organizacija primi, bez obzira na mjesto njegove registracije, kreira se registarska kartica u koju sistem bilježi ulazni broj (indeks). Za svaku podgrupu dokumenata moguće je imati svoju numeraciju prema pravilima koja se poklapaju sa procedurom indeksiranja dokumenata usvojenom u organizaciji.

AWP kontrola obavlja rad sa dokumentima koji imaju naloge sa planiranim datumima izvršenja. Registraciona kartica za kontrolu dokumenata je označena odgovarajućom karakteristikom. Prilikom slanja kontrolnih naloga dokumenta, njegova registracijska kartica se, osim što se šalje izvođaču, stavlja u fasciklu pod kontrolom. Korisnici koji vrše kontrolu nad izvršenjem dokumenata izrađuju izvještaje o izvršenju kontrolnih dokumenata i potvrde o opomenu o izvršenju kontrolnih dokumenata.

Radno mesto službenika obezbeđuje rad zaposlenih u preduzeću koji su službeni učesnici u dokumentacionom toku – dopisnici i primaoci dokumenata. Službenici primaju dokumente, ovjeravaju ih i potpisuju, daju uputstva. Službenici registrovani u sistemu nisu nužno njegovi korisnici. Za službenike u sistemu mogu raditi korisnici sa odgovarajućim ovlaštenjima (pomoćna radna stanica). Ako sami službenici i njihovi pomoćnici rade direktno u sistemu, onda moraju biti registrovani kao korisnici.

Radna stanica sistemskog tehnologa podržava rad sistem administratora. Sistemski tehnolog obavlja poslove kontrole i ispravljanja grešaka u radu korisnika, popunjavanja, dopune i promene sadržaja sistemskih imenika; prilagođava sistem trenutnim promjenama u strukturi i toku rada organizacije. Implementira uključivanje korisnika u sistem, raspodjelu prava i privilegija.

Radna stanica za prijem sertifikata i izveštaja o dokumentima podržava rad kancelarijskog radnika koji prima različite sertifikate i generiše štampane izveštaje koji sadrže informacije o toku rada, sažetke izvršenja dokumenata.

Radno mjesto kancelarijskog radnika jedinice obavlja sve funkcije potrebne za podršku izvršenja dokumenta u odgovarajućoj jedinici.

AWP za registraciju odlaznih dokumenata omogućava registraciju odlazne korespondencije koju potpisuje službenik u jednom ili više strukturnih odjeljenja organizacije. Bez obzira na mjesto registracije odlaznog dokumenta, dodjeljuje mu se registarski broj, koji se formira prema pravilima jedinstvenim za ovu podgrupu dokumenata. Uvrštavanje dokumenta u predmet vrši se tako što se u registarski karton upisuje upis koji sadrži naziv predmeta (prema imeniku nomenklature predmeta), datum i vrijeme otpisa. Imenik nomenklature predmeta popunjava sistemski tehnolog u skladu sa godišnje odobrenom nomenklaturom predmeta organizacije.

AWP za slanje dokumenata omogućava posebnoj strukturnoj jedinici organizacije slanje odlazne pošte. Istovremeno se u registarsku karticu dokumenta upisuje datum i vrijeme stvarnog slanja dokumenta vanjskoj organizaciji, način slanja (feldsvyaz, pošta, telegram itd.) i matični broj poštanske usluge se evidentiraju. Upisnici otpreme dokumenata mogu se odštampati za predaju odgovarajućoj poštanskoj službi zajedno sa dokumentima. Dodatno, podržana je mogućnost formiranja koverti sa njihovim naknadnim pretiskom.

Radna stanica sistemskog programera pruža podršku za automatizovani sistem kancelarijskog rada.

Automatizovani sistem upravljanja dokumentima "DELO" sastoji se od četiri podsistema: "činovništvo", "obrasci za izvještavanje", "priručnici", "uprava".

Podsistem "Dokumentacija" implementira glavne funkcije sistema i sastoji se od sljedećih modula:

• modul "Registracija" vam omogućava da unesete vrijednosti podataka o registracijskoj kartici, uključujući "prikačenje" datoteke sa tekstom dokumenta na karticu, uspostavljanje veza između dokumenata i prijenos dokumenta u modul "Izvršenje" ;
• modul "Izvršenje" obezbjeđuje izvršenje dokumenta, uključujući izdavanje instrukcija o dokumentu, izvršenje izvještaja izvršitelja, otpis dokumenta u spis;
• Modul "Traži" traži dokumente u kartoteci dodjeljujući detalje njihovih registracijskih kartica. Pronalaženje dokumenta pomoću pretrage je neophodno ako korisnik ne zna u kom se ormaru dokument nalazi. Rezultati pretrage se, posebno, mogu koristiti kao alat za praćenje izvršenja dokumenata ili formiranje proizvoljnih izvještajnih sažetaka (na primjer, formiranje liste dokumenata koje nije izvršio određeni službenik);
• Modul registra. Uz njegovu pomoć vrši se obrada dokumenata koji se šalju, uključujući formiranje i štampanje standardnih obrazaca distributivnih registara.

Podsistem „Obrasci izvještaja“ generiše listu u skladu sa unaprijed određenim kriterijima odabira i raspoređuje ih u obliku standardnih štampanih obrazaca. Podsistem podržava formiranje informacija o toku rada, sažetka izvršenja kontrolnih dokumenata, kao i sažetka podsjetnika o izvršenju kontrolnih dokumenata itd.

Podsistem "Imenici" implementira funkciju servisiranja sistemskih imenika, kao što je imenik organizacione strukture ustanove, pravila kancelarijskog rada itd.

Podsistem "Administracija" služi za održavanje liste korisnika sistema, u kojoj su definisani lični identifikator i lozinka za svakog korisnika, prava pristupa sistemskim kartotekama, dokumentima različitih žigova tolerancije, podsistemima i funkcijama sistema. Sistem pruža mogućnost korištenja elektronskog digitalnog potpisa (EDS) i enkripcije.

1. razred 2. razred 3. razred 4. razred 5

Informacione tehnologije za dokumentacionu podršku poslova upravljanja.

PredavanjeSistemi za upravljanje dokumentima

1. Model toka dokumenata preduzeća.

2. Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima.

3. Automatizacija toka rada.

1. Model toka rada preduzeća

Prenos informacija na svim nivoima hijerarhije vrši se slanjem i dostavljanjem dokumenata na papiru ili disketama, u kom slučaju se uključuje dodatno osoblje. Različit je i kvantitativni aspekt informacija, a, kako pokazuje analiza, najveći broj podataka ide u proizvodno-tehnološki sektor i menadžment.

Procjena kvaliteta razmjene informacija može se izvršiti korištenjem sljedećeg modela toka rada.

Glavne oblasti automatizacije toka dokumenata su: podrška za činjenične informacije, sposobnost rada sa dokumentima u punom tekstu, podrška za pravila cirkulacije dokumenata - koja određuju trodimenzionalnuprostor svojstava (slika 1), gde se bilo koji softverski proizvod ove klase kreće duž određene putanje, prolazeći kroz različite faze u svom razvoju.

Rice. jedan.

Prva osa (F) karakteriše nivo organizacije skladištenja činjeničnih informacija, koji je vezan za specifičnosti određene vrste delatnosti preduzeća ili organizacije.Na primjer: prilikom kupovine materijalnih sredstava, otpremni dokumenti (tovarni listovi, potvrde o prijemu, ulazni skladišni nalozi i sl.) se registruju kao operativni dokumenti, čiji su atributi veoma važni za donošenje upravljačkih odluka. Informacije iz operativnih dokumenata koriste se u složenoj analitičkoj i sintetičkoj obradi, a u određenom slučaju ih korisnik može dobiti putem izvještajnog sistema.

F* = Fčesto / Fauth.

Druga osa (D) – dokumenti punog teksta, odražavaju potrebu da se organizuje interakcija: formiranje i prenos robe, usluga ili informacija kako unutar preduzeća tako i van njega.Ovi dokumenti, uz činjenične informacije, sadrže polustrukturirane informacije koje ne podliježu automatiziranoj analitičkoj obradi, kao što su, na primjer, faktori više sile i postupak podnošenja zahtjeva u slučaju kršenja uslova ugovora.

D* = Dčesto / Dauth.

Treća osa (R) uvodi treću dimenziju u prostor toka posla - regulaciju procesa prosljeđivanja dokumenata,i to: opis koje procedure, kada i kako treba izvesti. Osnova za pozicioniranje u odnosu na ovu osu je skup formalnih karakteristika (atributa) i lista operacija.

R* = Rčesto / Rauth.

Tačka u prostoru (F, D, R) određuje stanje sistema toka posla. Položaj ove tačke zavisi od stepena razvoja i faze implementacije sistema upravljanja dokumentima u preduzeću, kao i od njegovih specifičnosti i obima samog poslovanja.

Ovakvim predstavljanjem modela toka posla moguće je, na primjer, poznavajući trenutno stanje sa organizacijom kancelarijskog posla u svakom konkretnom preduzeću, jasno shvatiti u kojim pravcima treba da idete, šta nedostaje u trenutak i kako organski iskoristiti postojeće sisteme automatizacije.Na primjer, u jednoj od moskovskih banaka akumuliran je veliki niz činjeničnih podataka, za obradu kojih je korišten moderni DBMS, raspoređen na moćne servere otporne na greške - sve bi, čini se, trebalo biti odlično. Međutim, u radu s internim dokumentima došlo je do dupliciranja informacija: bilo je situacija kada "izgleda da niko nije kriv", a banka s vremena na vrijeme gubi profitabilne klijente. Razlog je taj što je tačka koja odražava položaj sistema toka posla za ovu organizaciju imala prilično velike koordinate duž ose "F" i, moguće, duž ose "D", ali je vrednost koordinate duž ose "R" bila blizu nule. Konkretno rješenje u ovom slučaju može biti razmatranje uvođenja sistema upravljanja propisima. Istovremeno, nema potrebe da brinete o DBMS-u (osa „F“) ili elektronskim arhivama (osa „D“) – govorimo samo o promeni vrednosti koordinata duž „R“ ose.

U opštem slučaju, kao što je već napomenuto, proces kancelarijske automatizacije u preduzeću može se predstaviti kao kriva u trodimenzionalnom prostoru koordinata F, D, R. Štaviše, što je ova kriva strmija, to je brži proces modernizacije i što su veće vrijednosti sve tri koordinate, to je viši nivo automatizacije u korporaciji i, kao rezultat toga, ima manje problema s organizacijom vlastitih aktivnosti. .

Ose "F" i "D" određuju specifičnosti aktivnosti organizacije, regulisane položajem treće koordinate (R) prostora modela toka posla. Istovremeno, model ne zavisi od tehnologije obrade dokumenata koja je usvojena u preduzeću - o svemu odlučuje samo svrha delatnosti, bilo da je to državna organizacija, trgovačko preduzeće ili industrijska firma.

Generalno, postoje tri tipa organizacija:

trgovačko preduzeće: nabavka, marža, prodaja, profit - glavni predmet djelatnosti;

budžetska organizacija: osnovna delatnost je formiranje dokumenata;

industrijsko preduzeće: nabavka sirovina, prerada, stvaranje novog proizvoda, prodaja, profit. Svrha aktivnosti je operacija.

Ako je zadatak organizacije generirati dokumente, na primjer, ured gradonačelnika, sud ili ministarstvo, tada će njegova pozicija u modelu zauzeti prilično visoku poziciju u odnosu na osi "F" i "D". Inače, danas su najpopularnije aplikacije koje imaju za cilj automatizaciju aktivnosti državnih i državnih administrativnih struktura - čija je glavna svrha priprema dokumenata.

Međutim, ako uzmemo u obzir aktivnosti komercijalne kompanije čiji je zadatak da proizvodi materijalne vrijednosti (prihvati sirovine, transformira, kreira novi proizvod, proda ga, dobije prihod), onda bi ovdje sve tri koordinate već trebale imati uravnotežene vrijednosti.

2. Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima

EDMS omogućava proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribucije velikih količina dokumenata u računarskim mrežama, a takođe omogućava kontrolu toka dokumenata u organizaciji.

Elektronsko upravljanje dokumentima obuhvata: kreiranje dokumenata, njihovu obradu, prenos, skladištenje, izlaz informacija koje kruže u organizaciji ili preduzeću, na osnovu korišćenja računarskih mreža. Pod upravljanjem elektronskog upravljanja dokumentima, u opštem slučaju, uobičajeno je da se podrazumeva organizacija kretanja dokumenata između odeljenja preduzeća ili organizacije, grupa korisnika ili pojedinačnih korisnika. Pri tome, kretanje dokumenata ne podrazumeva njihovo fizičko kretanje, već prenos prava na njihovo korišćenje uz obaveštavanje određenih korisnika i kontrolu nad njihovim izvršenjem.

Dokument je glavna jedinica informacija, a celokupno postojanje sistema toka posla posvećeno je čuvanju dokumenta, njegovih svojstava i istorije njegovog života, kao i stvarnom obezbeđivanju njegovog života.

Osnovna svrha EDMS-a je organizacija skladištenja elektronskih dokumenata, kao i rad sa njima.(posebno njihovo pretraživanje i po atributima i po sadržaju). EDMS treba automatski pratiti promjene u dokumentima, rokove za izvršenje dokumenata, kretanje dokumenata, kao i kontrolu svih njihovih verzija i podverzija. Sveobuhvatan EDMS treba da pokrije čitav ciklus kancelarijskog rada preduzeća ili organizacije – od postavljanja zadatka za kreiranje dokumenta do otpisivanja u arhivu, obezbedi centralizovano skladištenje dokumenata u bilo kom formatu, uključujući složene složene dokumente. EDMS bi trebao kombinovati različite tokove dokumenata iz geografski udaljenih preduzeća u jedan sistem. Moraju obezbijediti fleksibilno upravljanje dokumentima, kako kroz rigidnu definiciju saobraćajnih ruta, tako i kroz slobodno rutiranje dokumenata. EDMS mora implementirati striktno razgraničenje pristupa korisnika različitim dokumentima u zavisnosti od njihove kompetencije, položaja i ovlaštenja koja su im dodijeljena. Pored toga, EDMS mora biti usklađen sa postojećom organizacionom strukturom i kancelarijskim sistemom rada preduzeća, kao i integrisan sa postojećim korporativnim sistemima.

Pitanje klasifikacije EDMS-a je prilično komplikovano zbog brzog razvoja tržišta ovih sistema. Štaviše, od 2001. godine koncept "Upravljanje sadržajem preduzeća (ECM)" umjesto elektronskog upravljanja dokumentima. Koncept ECM nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sistem koji integriše sve tehnologije orijentisane na sadržaj i procese unutar preduzeća obezbeđuje zajedničku infrastrukturu za upravljanje protokom dokumenata, minimizirajući potrebu za implementacijom i podrškom više tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija. Suština ovog pristupa (naziva se i infrastrukturnim) je u tome Poslovni sadržaj ne bi trebao biti vlasništvo samo jedne aplikacije ili sistema. Trebao bi biti dostupan mnogim aplikacijama i slobodno distribuiran između njih. Važna osobina ECM infrastrukture (koja uključuje odgovarajuće aplikacije većine dobavljača u industriji) je njena nezavisnost od jedne univerzalne prodavnice sadržaja. ECM infrastruktura integriše mnoga specijalizovana (ili naslijeđena) spremišta podataka (čak i od konkurentskih dobavljača), uključujući, ali ne ograničavajući se na, elektronička spremišta dokumenata proizvoda, e-poštu, spremišta web sadržaja, sisteme datoteka, pa čak i DBMS. Na ovaj način, ECM infrastruktura pruža zajednički sloj integracije (ili virtuelizacije) za svako spremište podataka(omogućujući im da se postavljaju upiti s bilo kojeg mjesta u cijelom preduzeću), čime se minimizira potreba za integracijom sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i sistema za upravljanje sadržajem od više dobavljača. Uz to, korištenjem ECM infrastrukture implementiraju se usluge upravljanja sadržajem preduzeća kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje korisničkim dozvolama itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sistema).

Prema IDC analitičarima, trenutno postoje sljedeće glavne vrste EDMS-a (istovremeno, neki od EDMS-a mogu istovremeno pripadati nekoliko tipova, budući da imaju funkcije koje im odgovaraju):

EDMS fokusiran na poslovne procese (business-process EDM).Oni su u srcu ECM koncepta. Sistemi ovog tipa (EDMS) su dizajnirani za specifične vertikalne i horizontalne primjene (ponekad imaju i industrijske primjene). EDMS sistemi obezbeđuju kompletan životni ciklus dokumenta, uključujući snimanje slika, evidenciju i upravljanje tokom rada, upravljanje sadržajem i još mnogo toga. EDMS sistemi obezbeđuju skladištenje i preuzimanje 2-D dokumenata u izvornim formatima (slike, CAD datoteke, tabele itd.) sa mogućnošću grupisajući ih u foldere. Najpoznatiji programeri EDMS-a su Documentum (Documentum sistem), FileNet (Panagon i Watermark sistemi), Hummingbird (PC DOCS sistem) i drugi njegove aktivnosti na implementaciji u EDMS funkcija kao što su upravljanje šablonima, upravljanje dinamičkim prezentacijama i objavljivanje web sadržaja. Treba napomenuti da iako gotovo svi EDMS sistemi pružaju dobar nivo implementacije repozitorija i bibliotečkih usluga za upravljanje elektronskim sadržajem (na primjer, slikama i kancelarijskim dokumentima), svaki od njih je najjači u svojoj oblasti. Na primjer, u sistemima kompanija Open Text i iManage najviše je razvijeno upravljanje kancelarijskim dokumentima. Zauzvrat, sistemi iz Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech posebno su snažni u upravljanju slikama proizvoda velikog obima.

Korporativni EDMS (Enterprise-centric EDM). Sistemi ovog tipa pružaju korporativnu infrastrukturu (dostupnu svim korporativnim korisnicima) za kreiranje dokumenata, saradnju na njima i njihovo objavljivanje. Osnovne funkcije korporativnog EDMS-a slične su funkcijama EDMS-a usmjerenih na poslovne procese. Po pravilu, korporativni EDMS nisu fokusirani na upotrebu samo u određenoj industriji ili na rješavanje uskog problema. Implementiraju se kao tehnologije cijele kompanije. Korporativni EDMS razvijaju i promoviraju Lotus (Domino.Doc sistem), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink sistem), Keyfile, Oracle (sistem konteksta), iManage, itd.

Sistemi za upravljanje sadržajem.Sistemi ovog tipa omogućavaju kreiranje sadržaja, pristup i upravljanje sadržajem, isporuku sadržaja (do nivoa sekcija dokumenata i objekata za njihovu naknadnu upotrebu i kompilaciju). Dostupnost informacija ne u obliku dokumenata, već u obliku manjih objekata olakšava proces razmjene informacija između aplikacija. Upravljanje web sadržajem zahtijeva sposobnost upravljanja različitim objektima sadržaja koji se mogu uključiti u web prezentaciju (npr. HTML stranice i web grafike). Osim toga, upravljanje web sadržajem zahtijeva mogućnost kreiranja šablona prezentacije koji omogućavaju prezentaciju dinamičkog sadržaja i njegovu personalizaciju (na osnovu korisničkih preferencija, profila itd.). Na svjetskom tržištu poznati su sistemi za upravljanje sadržajem Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette i drugi.

Sistemi upravljanja informacijama - portali.Takvi sistemi obezbeđuju agregaciju informacija, upravljanje informacijama i njihovu isporuku putem Interneta/intraneta/ekstraneta. Uz njihovu pomoć ostvaruje se sposobnost akumulacije (i primjene) iskustva u distribuiranom korporativnom okruženju na osnovu korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka. Portali takođe omogućavaju pristup brojnim aplikacijama za e-trgovinu putem standardnog veb pretraživača (obično preko interfejsa ERP sistema). Primeri portala su Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) sistemi.

Sistemi za upravljanje slikom/slikom (sistemi za obradu slika).Uz njihovu pomoć, informacije skenirane s papirnog medija pretvaraju se u elektronički oblik (obično u TIFF formatu). Ova tehnologija je osnova digitalizacije informacija sa svih naslijeđenih papirnih dokumenata i mikrofilmova. Osnovne funkcije standardnog sistema za obradu slika uključuju skeniranje, skladištenje, niz mogućnosti pretraživanja slika i još mnogo toga.

Sistemi upravljanja tokovima rada.Sistemi ovog tipa su dizajnirani da obezbede rutiranje radnih tokova bilo kog tipa (određivanje putanja za usmeravanje datoteka) u okviru korporativnih strukturiranih i nestrukturiranih poslovnih procesa. Koriste se za poboljšanje efikasnosti i kontrolisanosti korporativnih poslovnih procesa. Sistemi toka posla se obično kupuju kao dio rješenja (npr. EDMS ili PDM sistemi). Ovdje možemo spomenuti programere kao što su Lotus (Domino/Notes i Domino Workflow sistemi), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

EDMS komponente

Svi EDMS sadrže obavezne standardne komponente: skladištenje kartica (atributa) dokumenata; skladištenje dokumenata; komponente koje implementiraju poslovnu logiku sistema.

Prodavnica atributa dokumenta

Skladištenje atributa dokumenta je dizajnirano za pohranjivanje "kartice" - skupa polja koja karakteriziraju dokument. Obično u EDMS postoji koncept vrste dokumenata (npr. ugovor, specifikacija, pismo itd.) i svaka vrsta ima svoju karticu. Kartice različitih vrsta imaju obavezna polja koja su zajednička za sve dokumente i posebna polja koja se odnose na dokumente ove vrste.

Pored koncepta vrste dokumenata, dokumentima je moguće dodijeliti kategorije, a jedan dokument može pripadati više kategorija istovremeno. Kategorije se mogu rasporediti u stablo kategorija.

Postoje tri moguća rješenja za organiziranje skladištenja kartica: korištenje vlastitog skladišta, standardnog DBMS-a ili sredstava okruženja na kojem je DBMS izgrađen.

Skladištenje dokumenata

Opet, postoje dva pristupa za implementaciju spremišta dokumenata: skladištenje u sistemu datoteka ili u specijalizovanom EDMS spremištu. Sa stanovišta pragmatičnog korisnika, nema velike razlike između ovih pristupa, ako ih procjenjujete u cjelini. Ali još uvijek postoje neke karakteristike.

Skladištenje u sistemu datoteka smanjuje stepen sigurnosti u kontroli pristupa, jer sistem datoteka možda ne podržava sigurnosni model koji je implementiran u samom ERMS-u. Stoga je potrebno EDMS-u dati vlastita prava pristupa, tako da fajlovi koje on čuva neće biti direktno dostupni nikome od korisnika. A EDMS održava svoj sistem liste korisnika sa pravima pristupa, organizujući pristup fajlovima preko ovih prava. Istovremeno, pristupni sistem postaje težak za održavanje i ne potpuno besprijekoran sa stanovišta informacione sigurnosti. Kako bi se osigurala dodatna sigurnost, često se koristi šifriranje datoteka u mirovanju. Osim toga, gotovo svi EDMS koriste nasumično imenovanje fajlova, što uvelike otežava pretragu željene datoteke pri pokušaju pristupa zaobilazeći sistem. Moram reći da većina EDMS-a pohranjuje datoteke u sistem datoteka.

Poslovni sloj

Na nivou poslovne logike postoje značajne razlike između različitih EDMS-a. Zapravo, sve opisane komponente, iako se mogu rasporediti na različite načine, razlikuju se po stepenu složenosti, ali su istovremeno funkcionalno slične. Poslovna logika različitih sistema može se drastično razlikovati, a to je upravo ono što bi trebalo da bude od najvećeg interesa prilikom upoznavanja sa sistemom elektronskog upravljanja dokumentima. Postoji niz osnovnih komponenti koje, poput kocki, čine funkcionalnost bilo kojeg EDMS-a:

upravljanje dokumentima za skladištenje.Uključuje procedure za dodavanje i uklanjanje dokumenata, spremanje verzija, njihovo prebacivanje u arhivu, održavanje arhive, itd.;

traženje dokumenata.Sastoji se od pretraživanja po atributima, vizualnog pretraživanja po raznim stablima u kojima su dokumenti naslagani, pretraživanja po punom tekstu, semantičkog pretraživanja, itd.;

kontrola rutiranja i izvršenja.Osigurava dostavu dokumenata kao dio poslovnih procedura u organizaciji. Rute dokumenata mogu biti fleksibilne ili krute. U slučaju fleksibilnog rutiranja, sljedećeg primatelja dokumenta određuje zaposlenik koji je u ovom trenutku zadužen za dokument. U slučaju teškog rutiranja, putanja dokumenata se određuje unaprijed na osnovu neke logike. Funkcija usmjeravanja nije prisutna u svim ERMS-ima. Obično, da ne bi došlo do zabune, sistemi bez sredstava za rutiranje nazivaju se elektronskim arhivama. Kontrola izvršenja je sastavni dio rutiranja. Naime, ruta je definisana u smislu putanje prolaska i vremenskih intervala za izvršenje dokumenta od strane svakog od učesnika u procesu prolaska. Izvršenje dokumenta je izvršenje radnje u vezi sa dokumentom od strane svakog učesnika u okviru svojih službenih ovlašćenja;

izvještaji. Oni služe kao analog kancelarijskih dnevnika računovodstvenih dokumenata. Koristeći različite izvještaje, možete vidjeti, na primjer, ukupno vrijeme koje zaposleni provedu u radu na određenom dokumentu, brzinu prolaska dokumenata po odjelima itd.;

administracija.Podrška za rad samog sistema, postavljanje njegovih parametara itd.

Mjesto EDMS-a u informacionom sistemu preduzeća

Glavne funkcije EDMS-a: osiguravanje upravljivosti i transparentnosti preduzeća, kao i akumulacija znanja i upravljanje znanjem. U današnjem svijetu ova dva zadatka postaju sve kritičnija. Na primjer, u cijeni Mercedes automobila samo 30% su direktni troškovi proizvodnje, a ostatak je naknada za troškove razvoja automobila, odnosno trošak aktivnosti inženjera i menadžera, dakle, optimizacija njihovih aktivnosti je glavni resurs za smanjenje troškova.

Stepen efektivnosti upotrebe EDMS-a određen je mjerom u kojoj dokumenti (nestrukturirane informacije) određuju informacioni sadržaj preduzeća. Očigledno je, na primjer, da su za čisto trgovačku organizaciju glavni sadržaj strukturirani podaci sadržani u bazama podataka. Možda takva organizacija treba da drži ugovore, ali je malo vjerovatno da će doći do uvođenja EDMS-a. Međutim, ako trgovačka organizacija preraste u trgovačko čudovište s mrežom trgovina u desetinama gradova i složenom logistikom, vlastitom proizvodnjom poluproizvoda, tada ćete prije ili kasnije morati razmišljati o implementaciji ERP sustava. U sljedećoj fazi, broj veleprodajnih kupaca i velikih kupaca može porasti do te mjere da ćete morati razmišljati o implementaciji CRM-a. I samo ako, istovremeno, upravljački aparat naraste na stotine ljudi, pojavit će se paralelni neosnovni projekti, nastati zadaci diverzifikacije i zadatak implementacije EDS-a. Istovremeno, neki sistemi će možda morati da se integrišu tako da CRM sistem ima veze sa pismima, ugovorima i kopijama dolaznih naloga koji se čuvaju u EDMS-u.

U nekim slučajevima integracija ovih sistema je još bliža – EDMS može poslužiti kao integrirajući transport za prijenos dokumenata između sistema koji ih generiraju i sistema koji ih konzumiraju, u slučaju kada je uspostavljena direktna veza na nivou strukturiranih podataka. između ovih sistema nije potrebno. Pretpostavimo da preduzeće ima CRM i ERP sisteme i potrebno je da se tromesečni izveštaji ERP-a o isporuci robe određenom klijentu, dopunjeni, eventualno stručnim komentarima, evidentiraju u CRM. Jasno je da se takvi izvještaji najpogodnije čuvaju u EDMS-u. Zahvaljujući integraciji ERP-a i EDMS-a, dokument će biti automatski kreiran i sačuvan. Zahvaljujući integraciji EDMS-a i CRM-a, moguće je automatski priložiti dokument na karticu određenog klijenta. I sve ove operacije se mogu odvijati automatski. (Naglašavamo da je gornji primjer čisto spekulativan i da zapravo možda nema praktično značenje; integracija bilo kojeg informacionog sistema ima smisla samo kada je njegova svrha jasno shvaćena.)

Tipični zahtjevi za EDMS

Ako slijedite slovo standarda za pripremu projektnog zadatka, zahtjevi koje tipični korisnik može predstaviti tipičnom sistemu za upravljanje elektronskim dokumentima mogu se opisati na sljedeći način.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima treba da:

§ osigurati pouzdano skladištenje dokumenata i njihovih opisa;

§ osigurati životni ciklus dokumenta (njegovo kreiranje, čuvanje verzija, objavljivanje, blokiranje pristupa povučenom dokumentu, prijenos dokumenta na čuvanje u arhivu);

§ omogućavaju korisniku da postavlja različite vrste dokumenata, kreira i uređuje kartice za njih;

§ održavati hijerarhiju kategorija za efikasno pretraživanje dokumenata;

§ traženje dokumenata na osnovu informacija sa kartice, kao i punog teksta;

§ obezbijediti razdvajanje pristupa dokumentima na nivou pojedinačnih korisnika, prema principu uloge, a na osnovu hijerarhijske strukture organizacije;

§ podrška HSM tehnologiji;

§ evidentirati sve događaje vezane za rad korisnika i sam sistem;

§ neophodno je imati napredne administrativne alate;

§ podržavaju daljinski pristup informacijama.

Napredni sistemi bi trebali podržavati:

§ klaster tehnologije za osiguranje neprekidnog rada;

§ geografski raspoređene organizacije;

§ Algoritmi šifriranja za pohranu i prijenos podataka;

§ digitalni potpis.

Zahtjevi arhitekture:

§ dostupnost namenskog servera aplikacija;

§ prisustvo tankog klijenta;

§ podrška za pristup dokumentima pomoću pretraživača.

§ multiplatforma za skalabilnost;

Uslovi za otvorenost i integraciju sa drugim sistemima:

§ integracija sa streaming unosom dokumenata;

§ integracija sa uredskim aplikacijama;

§ integracija e-pošte;

§ prisustvo razvijenog programskog interfejsa (API);

§ integracija sa standardnim servisima imenika (na primjer, LDAP) za održavanje i sinkronizaciju liste korisnika sistema;

§ mogućnost prilagođavanja korisničkog sučelja za specifične zadatke;

§ mogućnost dopune sistema sopstvenim specijalizovanim komponentama;

§ u slučaju korištenja eksterne baze podataka za pohranjivanje atributa dokumenta, potreban je detaljan opis strukture podataka i načina rada sa različitim DBMS-om.

3. Automatizacija toka rada

Sistem za upravljanje dokumentima RS Doc baziran na Oracle Collaboration Suite

Zadaci koje treba riješiti:

kombinovanje dokumenata u logičke blokove,

obezbjeđivanje arhivskog skladištenja i preuzimanja dokumenata.

Potrošači:

● mala i srednja preduzeća;

● državne institucije;

● usluge podrške;

● IT kompanije.

Hardverska platforma x86, Itanium, AMD.

Softverska platforma Windows, Solaris, Linux.

Funkcionalnost RS-Doc elektronski sistemi za upravljanje dokumentima:

● efikasan rad sa velikim količinama podataka i mogućnost neograničenog proširenja obima pohranjenih i obrađenih informacija;

● visok stepen zaštite pohranjenih i prenošenih informacija;

● skalabilnost i prenosivost na bilo koju platformu;

● jednostavnost postavljanja i administriranja softvera;

● organizovanje proizvoljnih ruta za prolaz dokumenata.

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima RS-Doc implementiran je na bazi Oracle Collaboration Suite 10g koristeći BPEL (Business Process Execution Language) tehnologiju, koja omogućava integraciju velikih razmjera sa poslovnim aplikacijama.

Oracle Content Services pruža svima u organizaciji sveobuhvatno, integrirano rješenje za upravljanje životnim ciklusom dokumenata. Oracle Content Services je baziran na Oracleovoj robusnoj serverskoj infrastrukturi, koristeći Content Management SDK, dokazani komplet alata sa preko 2.000 korisnika. Oracle Collaboration Suite 10g će pružiti funkcionalnost vrlo laku za korištenje u poznatim Windows web interfejsima, kao i u Portal, E-Business Suite aplikacijama i drugim okruženjima.

Unos dokumenata

RS-Doc sistem vam omogućava da organizujete strimovanje unosa dokumenata pomoću brzih skenera i sistema za prepoznavanje. U ovom slučaju, dokument se automatski postavlja u Oracle 10g DBMS.

Pretraga dokumenata

Problem pronalaženja informacija od kraja do kraja izuzetno je relevantan u kontekstu upotrebe heterogenih formata i povećanja obima nestrukturiranih podataka. Informacije potrebne za donošenje odluka mogu se nalaziti bilo gdje: u korporativnim bazama podataka (u strukturiranom obliku), na web stranicama, u dokumentima razbacanim po više servera datoteka, u e-mail porukama. Pretraga dokumenata u RS-Doc sistemu je jedinstven mehanizam za pretraživanje i izdvajanje podataka iz svih informacionih resursa kompanije i svih komponenti toka dokumenata. Sistem pretraživanja organizovan u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc omogućava vam da organizujete pretragu ne samo po ključnim parametrima, već i pretragu unutar dokumenta. Podržano je više od 250 formata podataka.

Skladištenje dokumenata

Internet tehnologije i ugrađene tehnologije portala olakšavaju integraciju sistema toka posla sa korporativnim portalom. Troslojna arhitektura sistema omogućava efikasno korišćenje jednog spremišta dokumenata u geografski distribuiranoj organizaciji.

Svi dokumenti i fajlovi učitani u RS-Doc sistem elektronskog upravljanja dokumentima pohranjeni su u bazi podataka Oracle 10g. To vam omogućava da svakodnevno pravite sigurnosne kopije cjelokupne količine dokumenata, kao i vraćanje izgubljenih podataka u određenom vremenskom intervalu. Administratori mogu da konfigurišu Oracle Collaboration Suite 10g da bude u skladu sa pravilima zadržavanja korporativnih dokumenata automatskim skladištenjem ili odbacivanjem dokumenata. Na primjer, odgovorno lice kompanije može propisati politiku sadržaja kompanije u elektronskom obliku. Dokumenti sa određenim karakteristikama mogu se čuvati na neodređeno vreme, dok se dokumenti sa drugim karakteristikama mogu periodično odlagati.

Čuvanje evidencije o registraciji preduzeća :

● planski fajl: kontrola operativnih ograničenja zapisa i njihovo hijerarhijsko kreiranje i upravljanje

● web usluge koje su podržane za integraciju sa finansijskim aplikacijama ili aplikacijama Oracle E-Business Suite

● Podržava objekte zapisa, uključujući jednostavno i verzionisano upravljanje dokumentima

● mogućnost pretraživanja registracionih zapisa

● intuitivni web interfejs za korisnike koji upravljaju registracijama

● integracija sa proizvodima za upravljanje skladištem datoteka koji nude WORM mogućnosti za zapise dnevnika

Skaliranje

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc vam omogućava da organizujete rešenje otporno na greške i skalabilno rešenje zasnovano na Oracle RAC, Oracle GRID tehnologijama.

Integracija Enterprise Portal

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc baziran je na tehnologiji korporativnog portala, a sadrži i funkcionalnost alata za saradnju korisnika, kao što su:

● email

● korporativni i lični kalendar

● korporativni portal

● sistem za postavljanje zadataka i praćenje njihovog izvršavanja

Mogućnost kreiranja više stranica

Oracle Collaboration Suite 10g omogućava kreiranje brojnih sigurnih lokacija unutar jedne instance proizvoda. Svaka od ovih stranica će imati svoj skup "alata" (tj. poslovne procese, kategorije, itd.) i bit će u suštini izolirana od drugih stranica. Na primjer, CIO sada može kreirati različite sisteme za upravljanje datotekama za različite regionalne urede, sve na istom skupu hardvera i softvera, čime se drastično smanjuju troškovi infrastrukture.

Digitalni potpis

Elektronski digitalni potpis (EDS) je atribut elektronskog dokumenta dizajniran da zaštiti ovaj elektronski dokument od krivotvorenja. EDS se formira kao rezultat konverzije informacija pomoću kriptografskih alata za zaštitu informacija (CIPF) i omogućava vam da identifikujete vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i da utvrdite odsustvo izobličenja informacija u elektroničkom dokumentu.

Prisustvo digitalnog potpisa u RS-Doc sistemu omogućava zamjenu tradicionalnog pečata i potpisa, garantujući autorstvo i nepromjenjivost dokumenta nakon što je potpisan. Mehanizam digitalnog potpisa omogućava vam da potpišete bilo koju verziju elektronskog dokumenta, fiksirajući i čuvajući informacije o tome ko je i kada potpisao. Lista korisnika kojima je dozvoljeno potpisivanje dokumenata ove vrste postavlja se posebno za svaku vrstu elektronskih dokumenata.

Osiguravanje sigurnog pristupa dokumentima

Sigurnosna poboljšanja u Oracle Collaboration Suite 10g uključuju:

● sigurnost na nivou foldera i dokumenti: Oracle Collaboration Suite 10g razvija sigurnosni mehanizam na nivou zajedničke fascikle u Oracle fajlovima dodavanjem zaštite pristupa na nivou fascikli i dokumenata, tako da menadžer sada može precizno definisati korisnike kojima je dozvoljen pristup određenim fasciklama i dokumentima i njihov nivo pristupa

● Kontrola pristupa zasnovana na grupama i ulogama: Kontrola pristupa se može primijeniti na sve objekte sadržaja i razine sigurnosti, dostupni su i dodatni atributi dozvole pristupa za daljnje prilagođavanje korisnika, na primjer, menadžer projekta sada može kreirati grupu korisnika uključenih u specifične projektne aktivnosti , i dodjeljuje pristup ciljnim fasciklama i dokumentima ovoj grupi

● Skeniranje i skeniranje virusa: Oracle Collaboration Suite 10g se može kombinovati sa eksternim skenerima za viruse za automatsko i ručno skeniranje virusa - funkcija skeniranja virusa može se konfigurisati da se automatski pokrene nakon uspešnog ulaska u arhivu dokumenata (preko otpremanja, registracije, spremanja, ili prenos protokola); Provjera virusa se može pozvati ručno kako bi se skenirali objekti koji su već u arhivi, tako da kompanija sada može licencirati i integrirati Symantecov mehanizam za skeniranje sa Oracle Content Services tako da se dokumenti koji se predaju Oracle Content Services automatski skeniraju.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) je standard za izgradnju poslovnih procesa iz skupa heterogenih usluga koje radikalno smanjuju složenost i troškove integracijskih projekata. Oracle BPEL Process Manager nudi jednostavno za korištenje, ali bogato okruženje za vizualno dizajniranje, implementaciju i kontrolu poslovnih procesa. Funkcionalnost već postojećih sistema postaje svojevrsni konstruktor, skup fragmenata koji, kada su povezani u ispravnom redosledu, formiraju jedinstveno okruženje čije se stanje može u potpunosti kontrolisati i vizualizovati.

Efekat implementacije

● Povećana je odgovornost svakog zaposlenog za realizaciju i završetak bilo kog zadatka koji mu je dat, budući da zna da zadatak neće biti zaboravljen, sigurno će biti prihvaćen i provjeren

● menadžment može procijeniti opterećenje i radnu efikasnost osoblja, jer se podaci o svim zadacima evidentiraju u sistemu i u svakom trenutku možete vidjeti ko stalno odlaže zadatke, ko radi najviše zadataka itd.

● ubrzan je protok dokumenata, što se ogleda u brzini i kvalitetu usluge korisnicima, a to je direktan način povećanja konkurentnosti preduzeća

● Osigurana je zamjena zaposlenih, jer su svi neriješeni zadaci i dokumenti registrovani u sistemu

● podizanje nivoa korporativne kulture, koja ima za cilj da svaki zaposleni postigne opšte ciljeve preduzeća

● poboljšanje efikasnosti zajedničkog rada sa informacijama

● poboljšana usluga za korisnike

● smanjenje troškova posedovanja hardverskih i softverskih sistema

Posebnosti

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima će biti efikasno za ona preduzeća koja:

● upravljački aparat i tok dokumenata su prilično veliki i složeni (za mala preduzeća, elektronsko upravljanje dokumentima može čak i usporiti procese, a da ne spominjemo efikasnost ulaganja)

● menadžment preduzeća je spreman za restrukturiranje poslovnih procesa u cilju njihove optimizacije i jasne regulacije, jer je bez ovog rada nemoguće uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima

● menadžment ima za cilj uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima kako bi se povećala efikasnost upravljanja preduzećem, a ne da bi se olakšao rad pojedinačnih odjela (npr. kancelarija).

Dizajn, razvoj i implementacija sistema za upravljanje dokumentima i upravljanje resursima preduzeća na Lotus Domino platformi

Zadaci koje treba riješiti

Upravljanje dokumentima i sistemi upravljanja resursima preduzeća koji obezbeđuju kolektivni rad zaposlenih u celom preduzeću u jedinstvenom informacionom prostoru rešavaju sledeće glavne zadatke:

● poboljšanje brzine i kvaliteta donošenja odluka

● povećanje upravljivosti organizacije

● povećanje brzine širenja znanja unutar organizacije

● poboljšanje sigurnosti skladištenja i prenosa informacija

● smanjenje udjela opštih troškova

● osiguravanje vanjskog protoka dokumenata

Upravljanje dokumentima i sistemi upravljanja resursima preduzeća:

● podrška saradnji

● poboljšati efikasnost i produktivnost osoblja

● osigurati stalnu dostupnost informacija donosiocima odluka u kompaniji

● omogućavaju smanjenje troškova sredstava za neproizvodne potrebe

● učiniti rad geografski raspoređenih kompanija jednostavnim i efikasnim

● omogućiti zaposlenima da obavljaju funkcionalne poslove i imaju pristup samo dokumentima neophodnim za rad u skladu sa njihovim ulogama u sistemu

● osigurati sigurnost pohranjenih informacija

● poboljšati kvalitet rada sa partnerima i klijentima

● povećanje brzine širenja znanja unutar kompanije

Potrošači

Kompanije sa velikim brojem zaposlenih kojima je potrebna automatizacija radnog procesa.

Hardverska platforma

Platforme koje podržavaju IBM softverski proizvodi.

Softverska platforma

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funkcionalnost

Glavne karakteristike sistema upravljanja dokumentima i upravljanja resursima preduzeća mogu se formulisati kao lista:

● registracija dolazne, odlazne korespondencije

● puni ciklus odobravanja dokumenta

● formiranje i izvršavanje instrukcija

● interni tok dokumenata u organizaciji

● čuvanje i ažuriranje podataka o strukturi, zaposlenima i partnerima organizacije
● rad sa ugovorima i eksternim kontaktima organizacije

● upravljanje projektima u organizaciji

● jednostavna i brza realizacija raznih naloga i zahtjeva

● priprema raznih aktivnosti

● održavanje materijalne baze organizacije

● jedinstveno skladište dokumenata kompanije

● kadrovski podsistem

Prilikom implementacije sistema upravljanja dokumentima i upravljanja resursima preduzeća, R-Style Company radi prema sljedećoj šemi:

● ispitivanje organizacione strukture preduzeća, identifikacija glavnih poslovnih procesa, tokova posla i formalni opis šeme toka dokumenata

● sastavljanje nomenklature dokumenata, formiranje priručnika i klasifikatora, izrada uputstava

● prilagođavanje ili usavršavanje sistema na osnovu informacija dobijenih tokom faze istraživanja

● instalacija i konfiguracija softvera, probni rad

● konačno prilagođavanje sistema, uzimajući u obzir nedostatke uočene tokom probnog rada

● obuka osoblja organizacije

Efekat implementacije

Optimizacija toka dokumenata kompanije i smanjenje dodatnih troškova.

Posebnosti

Ovo rješenje predstavlja kako razvoj toka posla i sistema upravljanja resursima preduzeća od nule, tako i usavršavanje postojećih sistema prema potrebama određenog kupca.

Projekti integracije na Lotus Notes/Domino

KSK-ov pristup izgradnji korporativnih informacija projekti bazirani na Lotus Notes/Domino tehnologiji

Lotus Notes/Domino karakteristike u korporaciji

Lotus Notes/Domino obavlja 4 glavne funkcije u korporaciji:

Korporativni email.

2. Automatizacija zadataka usmjerenih na dokumente.

3. Transportni informacioni sistem.

4. Web rješenja.

Objedinjena Lotus Notes/Domino infrastruktura u cijeloj organizaciji

jedan). Korporativni email

Implementacija Lotus Notes/Domino tehnologije je opravdana čak i kada se koristi kao korporativni sistem elektronske pošte.

Ovaj sistem se može opisati kao pouzdan, skalabilan, siguran i upravljiv. Postoje organizacije u kojima je više od 100 pa čak i 200 hiljada zaposlenih ujedinjeno Lotus Domino sistemom za razmenu poruka. To znači da kako vaša organizacija raste, Lotus Domino infrastruktura se također može proširiti bez nailaska na tehnička ograničenja. Kada je u pitanju sigurnost, Domino danas nudi najmoćniji sigurnosni sistem za poštu na Internetu.

Pored e-pošte, Lotus Domino ima čvrsto integrisane sisteme grupnog kalendara i zakazivanja.

Mnoge kompanije počinju da grade svoju infrastrukturu e-pošte implementirajući MS Exchange. Međutim, kako se implementacija povećava i identificiraju se potrebe za automatizacijom grupnih radnih zadataka, neke od ovih kompanija počinju migrirati na Lotus Domino. U tu svrhu razvijene su posebne procedure za migraciju sa MS Exchange-a na Lotus Domino. KSK je stekao veliko iskustvo u obavljanju migracija u velikim korporacijama.

Šema migracije se može predstaviti na sljedeći način

2). Automatizacija dokumenata orijentisanih zadataka

Srce Lotus Notes/Domina je skladište objekata poznato kao NSF (Notes Storage Facility). Glavna jedinica skladištenja podataka je poseban dokument, a njegovu strukturu određuje obrazac koji sadrži skup polja različitih tipova. Na primjer, dokument korisničke službe može sadržavati datum, ime kupca, ID kupca, ime operatera, okvir za tekst koji opisuje zahtjev klijenta i polje statusa zahtjeva. Notes koristi indeksirane prikaze da prikaže liste dokumenata, navigatore i indekse punog teksta za traženje dokumenata i agente za automatizaciju poslovnih procesa.

Još jedan fundamentalni mehanizam Lotus Notes/Domino je mehanizam replikacije, koji rješava 2 glavna zadatka:

Podrška za geografski raspoređen rad (sinhronizacija podataka i aplikacija);

Podrška za rad mobilnih korisnika (sinhronizacija pošte, podataka i aplikacija).

Replikacija u Lotus Notes/Domino je jedinstven po svojoj funkcionalnosti i granularnosti: radi na nivou pojedinačnih polja i veoma je prilagodljiv. Karakteriziraju ga sljedeća svojstva: dvosmjernost; selektivnost; replikacija između servera i između servera i klijenata; replikacija podataka i dizajn aplikacije. Osim toga, replikacija se može vršiti preko različitih komunikacijskih kanala: od običnih gradskih telefonskih linija do brzih lokalnih (globalnih) mreža.
Zajedno, mehanizam za replikaciju i Notes mail čine integrisani Lotus Notes/Domino sistem za razmenu poruka, koji je osnova za izgradnju aplikacija za automatizaciju toka posla.
Koristeći integrisani sistem za razmenu poruka, baze podataka dokumenata i ugrađene razvojne alate, kupci i programeri aplikacija imaju moćnu platformu za razvoj sistema orijentisanih na dokumente.

Kompanija KSK je razvila i nudi na tržištu sistem za upravljanje dokumentima KCK DocLogic. DocLogic je izgrađen na modularnoj osnovi. Detaljniji opis DocLogica je dat u nastavku.

Uprkos velikom broju gotovih aplikacija za Lotus Notes/Domino, većina aplikacija koje rade za kupce širom svijeta razvijena je po narudžbi. To je zbog specifičnosti poslovanja svakog od kupaca, kao i upotrebe različitih tehnologija i rješenja. Gotovo svaki korporativni projekat baziran na Lotus Notes/Domino uključuje upotrebu gotovih rješenja i prilagođeni razvoj.

KSK je vodeća ruska kompanija u oblasti korporativnih projekata baziranih na Lotus Notes/Dominu i razvoju prilagođenih aplikacija. Kompanija je završila veliki broj projekata za strane i ruske kupce.

3). Transportni informacioni sistem

Lotus Notes/Domino ima mogućnost razmjene podataka sa drugim informacionim sistemima. U tu svrhu, Lotus je razvio niz integracijskih tehnologija, od kojih su neke ugrađene u Lotus Notes/Domino, a neke su implementirane kao samostalni proizvodi. Integracijski proizvodi i tehnologije uključuju:

LotusScript Data Object Library - skup LotusScript klasa, metoda, svojstava i događaja koji omogućavaju pristup relacionim i tradicionalnim bazama podataka koristeći ODBC;

Ugrađena tehnologija Domino Enterprise Connector Services (DECS), koja vam omogućava da kreirate aplikacije koje kombinuju Domino i DBMS podatke bez programiranja;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) - zasebni server koji omogućava administratorima da centralno planiraju i provode masovnu razmjenu podataka u načinu periodične sinhronizacije ili transakcija između Lotus Domina i DBMS-a, uključujući IBM DB2 porodicu, Oracle, Sybase, Microsoft SQL i druge ODBC -kompatibilne baze podataka;

Domino konektori koji omogućavaju razmjenu informacija između Domino aplikacija i sistema za planiranje resursa preduzeća (ERP), monitora transakcija i usluga direktorija.

Gore navedene opcije integracije, zajedno sa moćnim motorom za replikaciju (posebno na mrežama male brzine), čine Domino dobrim izborom kao vrhunski međuverski ili transportni sistem.

četiri). Web rješenja

Lotus Domino je web server koji podržava HTTP i HTTPS standarde. Pored obavljanja funkcija standardnog Web servera, Lotus Domino može u hodu da konvertuje Notes dokumente u HTML i da ih obezbedi korisniku Interneta. Na ovaj način, informacije za vašu web stranicu neće biti pohranjene kao HTML datoteke na sistemu datoteka, već kao dokumenti Domino baze podataka.

To znači da možete iskoristiti sve moćne Lotus Notes/Domino razvojne alate i učiniti svoje Domino aplikacije i podatke dostupnim korisnicima Interneta/Intraneta bez dodatnih troškova. Istovremeno, svi Domino servisi, kao što su indeksiranje dokumenata, kategorizacija, pretraživanje punog teksta, replikacija, zakazani i aktivirani agenti, automatski postaju dostupni kreatoru vašeg web servera.

Na taj način možete učiniti sadržaj svoje web stranice gotovo samodovoljnim. Webmaster neće morati stalno ručno ažurirati sadržaj stranice i više neće biti "usko grlo" ovog procesa. Budući da je izvor podataka za web stranicu Lotus Notes/Domino baza podataka, sami autori dokumenata imaju mogućnost da ih objave na web stranici. Istovremeno, zahvaljujući sredstvima koordinacije i automatizacije tokova rada (workflow), automatski je podržan proces odobravanja dokumenata za objavljivanje na webu, obavještavanje autora i odgovornih o potrebi izmjena, ažuriranja ili brisanja.

Zbirka je sistematski organizovan skup nastavno-metodičke dokumentacije koja reguliše proces poučavanja učenika i provjeru kvaliteta njihovog učenja, zasnovanog na kompetencijskom pristupu. Nastavno-metodička dokumentacija uključena u ovaj zbornik izrađena je u skladu sa standardom treće generacije Federalnog državnog obrazovnog standarda visokog stručnog obrazovanja na smjeru obuke prvostupnika „Dokumentoslovlje i arhivistika“ i uključuje discipline varijable deo nastavnog plana IAI RSUH profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima" koji su razvili nastavnici katedre automatizovani sistemi dokumentacione podrške za upravljanje Istorijsko-arhivskim institutom Ruskog državnog univerziteta za humanističke nauke. Svaki od predstavljenih nastavno-metodoloških kompleksa sadrži program predmeta i tematske planove, planove seminara i laboratorijske nastave, preporuke za organizaciju samostalnog rada studenata, opis obrazovnih tehnologija, listu obaveznih i dodatnih izvora i literature, listu pitanja za srednju i završnu ovjeru za kurs. Zbornik je pripremljen sa ciljem pružanja obrazovno-metodološke pomoći univerzitetima Ruske Federacije, uključujući ogranke Ruskog državnog humanitarnog univerziteta, koji sprovode obrazovni proces u pravcu pripreme „Dokumentoslovlje i arhiviranje“, profil "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima".

* * *

od strane kompanije litara.

Računarske informacione tehnologije u dokumentacionoj podršci menadžmenta

Larin M.V., Profesor, doktor istorije,

Serova G.A., profesor, dr.

Varlamova L.N., vanredni profesor, dr.

Terentyeva E.V., vanredni profesor, dr.

Yaganova A.A., nastavnik

Program rada discipline

Anotacija radnog programa

Disciplina „Računarske informacione tehnologije u upravljanju dokumentima“ deo je varijabilnog dela profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“ stručnog ciklusa disciplina za pripremu studenata smera 034700 „Dokumentoslovlje i arhivistika“ . Disciplina se realizuje na Fakultetu za evidenciju i tehnotronsku arhivu od strane Katedre za automatizovane sisteme za upravljanje dokumentima.

Predmet - informacione tehnologije koje se koriste u dokumentacionoj podršci menadžmenta. Vrste informaciono-komunikacionih tehnologija, mogućnosti i pravci upotrebe u upravljanju dokumentacijom.

Target disciplina „Računarske informacione tehnologije u upravljačkoj dokumentacionoj podršci“ – za pripremu specijaliste koji ima dovoljan i neophodan nivo teorijskih znanja i veština za njihovu primenu u rešavanju praktičnih problema pri upotrebi informacionih tehnologija u upravljačkoj dokumentacionoj podršci i koji ima stručne kompetencije.

Savladavanje discipline ima za cilj sticanje znanja o upravljanju dokumentima korišćenjem računarskih informacionih tehnologija.

Zadaci discipline:

– proučavati teoriju i praksu korišćenja informacionih tehnologija u dokumentarnoj podršci menadžmenta;

– razvijaju veštine samostalnog rada sa savremenim kancelarijskim i komunikacionim tehnologijama;

– utvrditi osnovne principe rada sa elektronskim dokumentima i upravljačkim informacijama;

– razmotriti alate za kreiranje i višekorisničku obradu podataka u dokumentaciji upravljanja.

Relevantnost, novina i originalnost predmeta obezbjeđena je njegovom stalnom modernizacijom u skladu sa razvojem proučavanog softvera i tehnoloških rješenja koja se koriste u upravljanju dokumentacijom.

Mjesto discipline u strukturi OOP-a

Disciplina „Računarske informacione tehnologije u upravljanju dokumentima“ odnosi se na varijabilni dio (profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“) stručnog ciklusa (B.3) i izučava se u 6. i 7. semestru.

Disciplina se zasniva na preliminarnoj asimilaciji disciplina od strane studenata:

– “Informatika” (Osnovni dio Matematičko-prirodno-naučnog ciklusa B.2, 1 semestar);

– “Informaciona podrška menadžmentu” (Varijabilni dio profila Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima, 1 semestar);

- "Informacione tehnologije" (Osnovni dio Matematičko-prirodno-naučnog ciklusa B.2, 2. semestar);

- "Dokumentacija" (Osnovni opšti stručni dio Stručnog ciklusa B.2, 2 i 3 semestra);

- "Internet tehnologije" (Varijabilni dio Matematičko-prirodno-naučnog ciklusa B.2, 3. semestar);

– „Upravljanje informacijama i dokumentacijom elektronske uprave“ (Varijabilni dio profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“, 3. i 4. semestar);

– „Upravljanje informacijama i dokumentima“ (Varijabilni dio profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“, 3. semestar);

- "Metodologija za projektovanje i implementaciju AS DOW" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima", 3. semestar);

- "Osnove informacionog društva" (varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima", 3. semestar);

- "Međunarodna praksa upravljanja informacionim resursima organizacije" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima", 3. semestar);

– „Otvoreni standardi i otvoreni formati koji se koriste u upravljanju dokumentima“ (Varijabilni dio profila Organizacija elektronskog upravljanja dokumentima, 4. semestar);

– „Standardi za skladištenje elektronskih dokumenata u EDMS” (Varijabilni dio profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima”, 4. semestar);

- "Standardizacija predškolskih obrazovnih ustanova i arhiva u Ruskoj Federaciji" (Varijabilni dio matematičkog i prirodno-naučnog ciklusa B.2, 5 i 6 semestara);

– „Standardizacija upravljanja dokumentima“ (varijabilni dio profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“, 5. semestar).

Disciplina "Računarske informacione tehnologije u podršci upravljačkoj dokumentaciji" dopunjava znanja stečena u paralelno izučavanim disciplinama:

- "Organizacija i tehnologija dokumentacione podrške menadžmentu" (Osnovni opšti stručni dio Stručnog ciklusa B.2, 6 semestar);

- "Informaciona sigurnost i zaštita informacija" (Osnovni opšti stručni dio stručnog ciklusa B.3, 7 semestar);

– „Informacione tehnologije u dokumentacionoj podršci upravljanja i arhiviranja“ (Osnovni opšti stručni deo stručnog ciklusa B.3, 6 i 7 semestara);

– „Upravljanje informacijama i dokumentacijom elektronske uprave“ (Varijabilni dio profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“);

– “Arhiva elektronskih dokumenata” (Varijabilni dio profila “Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima”);

– „Mrežne tehnologije u arhiviranju“ (Varijabilni dio profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“);

– „Standardizacija upravljanja dokumentima“ (varijabilni dio profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“, 6. semestar);

- "Informaciono-dokumentaciona podrška za upravljanje projektima" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima", 7. semestar);

- „Projektovanje racionalnih sistema predškolskih obrazovnih ustanova“ (Varijabilni dio profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“, 6 semestar).

Kao rezultat savladavanja discipline student mora pokazati sljedeće obrazovne rezultate:

znati:

- stručna terminologija, zakonodavni i regulatorni okvir koji reguliše upotrebu informacionih tehnologija u menadžmentu (PC-3);

- vrste informacionih tehnologija i osnove informacionih sistema (PC-4);

- suštinu i značaj informacija u razvoju savremenog informacionog društva, biti svjestan opasnosti i prijetnji koje nastaju u ovom procesu, poštovati osnovne zahtjeve informacione sigurnosti, uključujući i zaštitu državne tajne (OK-9) ;

- glavna pitanja upravljanja dokumentima (PC-12);

- principe rada i konstrukcijske karakteristike različitih tehničkih kontrola, njihove tehničke i operativne karakteristike (PK-39);

- principi organizacije rada uz upotrebu informacionih tehnologija (PC-45).

biti u mogućnosti da:

- logički ispravan, argumentovan i jasan za izgradnju usmenog govora (OK-4);

- koriste regulatorne pravne akte u svom poslovanju (OK-6);

- rad sa informacijama u globalnim računarskim mrežama (OK-15);

- koristiti teorijska znanja i metode istraživanja u praksi (PC-2);

- rad sa raznim izvorima informacija (PC-13);

– analiziraju stanje na tržištu informacionih proizvoda i usluga, daju stručnu ocjenu savremenih sistema elektronskog upravljanja dokumentima (PC-15);

- kreiraju i održavaju jedinstvene sisteme dokumentarne podrške menadžmentu u organizaciji zasnovane na najnovijim tehnologijama (PC-23);

- unaprediti tehnologiju dokumentacione podrške za upravljanje i arhiviranje na osnovu upotrebe alata za automatizaciju (PC-38);

- rad sa savremenim informaciono-tehničkim sistemima podrške predškolskim obrazovnim ustanovama (PC-41).

Vlastiti:

- kultura razmišljanja, sposobnost generalizacije, analize, percepcije informacija, postavljanja cilja i odabira načina za postizanje istog (OK-1);

- pravila za organizovanje svih faza rada sa dokumentima (PC-43);

- vještine korištenja računarske tehnologije i informacione tehnologije u potrazi za izvorima i literaturom, korištenje pravnih baza podataka (PC-8), (PC-37);

- osnove informatičke i analitičke djelatnosti i osposobljenost za njihovu primjenu u stručnoj oblasti (PC-10);

- metode za analizu organizacije predškolske obrazovne ustanove u određenoj organizaciji (PC-47).

Struktura discipline (tematski plan)

Ukupan radni intenzitet savladavanja discipline u redovnom obrazovanju je 7 kredita, 252 sata.

Ukupan radni intenzitet savladavanja discipline u vanrednom obrazovanju je 2 kredita, 72 sata.

Ukupan radni intenzitet savladavanja discipline u vanrednom obrazovanju je 3 kredita - 108 sati.

Uvod

Faze uvođenja automatizovanih tehnologija za obradu, kreiranje, korišćenje i skladištenje dokumenata. Evolucija ovih tehnologija i njihov uticaj na procese dokumentacije. Proučavanje karakteristika i obrazaca rada sa dokumentima snimljenim na novim medijima (mašinski čitljivi dokumenti, elektronski dokumenti).

Mjesto discipline "Računarske informacione tehnologije u dokumentacionoj podršci menadžmenta" među ostalim disciplinama. Komunikacija sa disciplinama "Informatika", "Informaciona podrška menadžmentu", "Informaciono pravo" i drugim akademskim disciplinama.

Uloga discipline „Računarske informacione tehnologije u podršci upravljačkoj dokumentaciji“ u unapređenju organizacije rada sa dokumentima u menadžmentu, stvaranju optimalnih uslova za rad službi podrške upravljačkoj dokumentaciji kroz uvođenje novih informacionih tehnologija.

Pregled izvora (normativno-pravnih i normativno-metodoloških dokumenata) koji regulišu pitanja uvođenja i upotrebe informacionih tehnologija u menadžmentu. Karakteristike zakonodavnih, regulatornih i metodoloških dokumenata i standarda o pitanjima koja se proučavaju. Pregled literature i periodike na ovu temu.

Odjeljak 1

Međunarodni pravni akti. Okinavska povelja za globalno informaciono društvo. Deklaracija Svjetskog samita o informacionom društvu.

Zakonodavstvo i podzakonski akti Ruske Federacije. Federalni zakon od 6. aprila 2011. br. 63-FZ "O elektronskom potpisu". Zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" i njegov prethodnik.

Uredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, direktive i koncepti. Uredba Vlade Ruske Federacije od 17. jula 2006. br. 1024-r "O konceptu regionalne informatizacije do 2010. godine". Uredba Vlade Ruske Federacije od 25. decembra 2007. br. 931 „O nekim mjerama za osiguranje informativne interakcije između državnih organa i lokalnih samouprava u pružanju javnih usluga građanima i organizacijama“. Uredba Vlade Ruske Federacije od 6. maja 2008. br. 632-r „O odobravanju Koncepta formiranja elektronske uprave u Ruskoj Federaciji do 2010. godine“. Uredba Vlade Ruske Federacije od 28. januara 2002. br. 65 „O federalnom ciljnom programu „Elektronska Rusija (2002–2010)” (sa izmenama i dopunama od 15. avgusta 2006.). Uredba Vlade Ruske Federacije od 27. septembra 2004. br. 1244-r "O konceptu upotrebe informacionih tehnologija u aktivnostima federalnih državnih organa do 2010. godine".

Normativno-metodički dokumenti i standardi. MoReq i MoReq2 i nacionalni standardi razvijeni na njihovoj osnovi.

Odeljak 2. Principi izgradnje i funkcionisanja kancelarijskih sistema u okruženju MS Office i Open Office paketa

Priprema, skladištenje, registracija i obrada dokumenata pomoću kancelarijskih softverskih paketa. Implementacija zadatka kontrole izvršenja u okruženju uredskih softverskih paketa. Upotreba uređivača teksta i tabela u DOW-u. Priprema, registracija, obrada i čuvanje dokumenata putem kancelarijskih softverskih paketa.

Koncept "kompozitnog elektronskog dokumenta" i principi njegovog kreiranja. Kombinovanje različitih (tekstualnih, grafičkih, tabelarnih) informacija u dokumentu.

Dodatne mogućnosti za rad sa uredskim programima:

– Automatizirajte zadatke koristeći makroe.

– Načini kreiranja makroa.

– Automatsko kreiranje sadržaja i pojmovnika.

- Rad sa obrascima i tabelama.

- Saradnja.

Odjeljak 3. Lotus Notes kao alat za kreiranje sistema za upravljanje dokumentima

Korporativne baze podataka. Koncept korporativne baze podataka i korporativnog IS-a. Zahtjevi za korporativnu bazu podataka i IS. Karakteristike tehnologije "klijent-server". Arhitektura Lotus Notes. Komunikacijski modeli koje podržava Lotus Notes. Osnovne informacije o strukturi softvera. Interfejs prozora Lotus Notes, osnovni elementi. Opcije za izgradnju korisničkog interfejsa.

Odjeljak 4. Osnovne kompjuterske informacione tehnologije koje se koriste u upravljanju dokumentima

Koncept "informacione tehnologije" u elektronskom upravljanju dokumentima. Klasifikacija informacionih tehnologija koje se koriste za rješavanje problema predškolskih obrazovnih ustanova. Baza podataka. Koncept baze podataka. Struktura baze podataka. Koncept predloška baze podataka. Polja i tipovi podataka.

Osnovna svojstva MS Access baze podataka. Korištenje MS Accessa za rješavanje problema upravljanja dokumentima.

Internet, Intranet, Ekstranet. Osnovni koncepti i metode umrežavanja. mail programi. Web stranice i metode njihovog dizajna. Kopiranje i skeniranje informacija.

Odjeljak 5. Upotreba automatizovanih sistema za upravljanje dokumentima

Automatizovani sistemi za upravljanje dokumentima: opšte karakteristike, principi konstrukcije i rada.

Referentno-pravne baze podataka. Osnovni principi konstrukcije i upotrebe. Referentni i pravni sistemi "KonsultantPlus", "Garant", "Šifra". "Informaciono-referentni sistem arhivske industrije" (ISSAO).

Odjeljak 6. Formati elektronskih dokumenata koji se koriste u upravljačkoj dokumentaciji

Glavne vrste i vrste formata elektronskih dokumenata. Upotreba formata elektronskih dokumenata u upravljačkoj dokumentaciji. Formati teksta. Formati za skladištenje elektronskih dokumenata. Formati interakcije.

Odjeljak 7. Osnove osiguranja informacione sigurnosti dokumentacijske podrške menadžmentu

Principi, metode i tehnologije za kreiranje sigurnog informacionog okruženja za dokumentaciju podrške menadžmentu. Prijetnje sigurnosti informacija i načini njihovog sprječavanja (unutrašnje i vanjske konture zaštite informacija). EDS i enkripcija. kriptografski sistemi. Normativno-pravni i normativno-metodološki dokumenti Ruske Federacije koji regulišu ove procese. Doktrina informacione sigurnosti Ruske Federacije itd.

Obrazovne tehnologije

Prilikom realizacije programa discipline koriste se različite informacione tehnologije. Tokom predavanja koriste se elektronske prezentacije pomoću projektora. Odeljenje opremljeno savremenim računarima povezanim na Internet i ujedinjenim u jedinstvenu internu mrežu. Demo ekran povezan sa računarom nastavnika.

Praktična nastava se izvodi u računarskoj nastavi uz korišćenje specijalizovanog softvera, baza podataka i informacionih resursa, kao i neophodne tehničke podrške.

Samostalni rad studenata obuhvata konsultacije nastavnika u izradi eseja, kao i samostalan rad studenta sa internet resursima, informacionim pravnim sistemima, posete specijalizovanim izložbama i konferencijama, učešće na okruglim stolovima i dr.

Evaluacijski alati za tekuće praćenje napredovanja, srednja certifikacija na osnovu rezultata savladavanja discipline i nastavno-metodička podrška samostalnom radu studenata

Okvirne teme kursnih projekata (radova)

Okvirna lista pitanja za test (ispit)

Obrazovno-metodička podrška i informatička podrška disciplini

Izvori

Glavni:

Federalni zakon Ruske Federacije od 1. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“ // SZ RF. - 2004. - br. 43. - čl. 4169.

Federalni zakon Ruske Federacije od 19. decembra 2005. br. 160 „O ratifikaciji Konvencije Vijeća Evrope „O zaštiti pojedinaca u pogledu automatske obrade ličnih podataka“ // SZ RF. - 2005. - br. 52 (I dio). – čl. 5573.

Federalni zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“ // SZ RF. - 31. jul 2006. - br. 31 (1. dio). – čl. 3448.

Federalni zakon Ruske Federacije od 6. aprila 2011. br. 1-FZ „O elektronskom potpisu“ // SZ RF. - 2011. - br. 15. - čl. 2036.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 8. septembra 2010. br. 697 "O jedinstvenom sistemu međuresorne elektronske interakcije" // SZ RF. - 2010. - br. 38. - čl. 4823.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 7. septembra 2011. br. 751 „O izmjenama i dopunama Pravilnika o papirologiji u saveznim izvršnim tijelima“ // Ros. gas. - 2011. - 16. septembar.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 6. maja 2008. br. 632-r „O odobravanju Koncepta formiranja elektronske uprave u Ruskoj Federaciji do 2010. godine” // SZ RF. - 2008. - br. 20. - čl. 2372.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 20. oktobra 2010. br. 1815 „O državnom programu Ruske Federacije „Informaciono društvo (2011–2020)” // SZ RF. 2010. br. 46. čl. 6026.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 12. februara 2011. br. 176-r „O odobravanju akcionog plana za prelazak federalnih organa izvršne vlasti na upravljanje dokumentima bez papira u organizaciji internih aktivnosti“ // SZ RF. - 2011. - br. 8 - čl. 1151.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477 "O odobravanju pravila kancelarijskog rada u saveznim izvršnim tijelima" // Ros. gas. - 2009. - 15. jun.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 22. septembra 2009. br. 754 "O odobravanju uredbe o sistemu međuresornog elektronskog upravljanja dokumentima" // Ros. gas. - 2009. - 22. septembar.

Doktrina informacijske sigurnosti Ruske Federacije // Ros. gas. - 2000. - 28. septembar.

Strategija razvoja informacionog društva u Ruskoj Federaciji (Odobrena od strane predsjednika Ruske Federacije V. Putina 7. februara 2008. br. Pr - 212) // Ros. gas. - 2008. - 16. februar.

Dodatno:

Federalni zakon Ruske Federacije od 8. avgusta 2001. br. 128-FZ „O licenciranju određenih vrsta aktivnosti“ // Ros. gas. - 2001. - 10. avg.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 17. marta 2008. br. 179 „O odobravanju Pravilnika o korišćenju internetskih stranica na kojima se održavaju otvorene aukcije u elektronskom obliku i zahtevima za tehnološka, ​​softverska, jezička, pravna i organizaciona sredstva za osiguranje korištenja ovih stranica, kao i za sisteme koji pružaju otvorene aukcije u elektronskom obliku” // SZ RF. - 2008. - br. 12. - čl. 1139.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 19. januara 2005. br. 30 "O modelu propisa o interakciji federalnih izvršnih organa" // SZ RF. - 2005. - br. 4. - čl. 305.

GOST R ISO / IEC 9126 - 93. Informaciona tehnologija. Evaluacija softverskih proizvoda. Karakteristike kvaliteta i smjernice za njihovu upotrebu. Državni standard Ruske Federacije. Službeno izdanje. - M.: Gosstandart Rusije, 1994. - 20 str.

GOST 25.702 - 85. Jedinstveni sistem standarda za automatizovane sisteme upravljanja. ACS efikasnost. Osnovne odredbe. - M.: Gosstandart, 1985. - 25 str.

GOST 34.03–90. Informaciona tehnologija. Skup standarda za automatizovane sisteme: Automatizovani sistemi: Termini i definicije. - M.: Izdavačka kuća standarda, 1991. - 16 str.

GOST 34.601 - 90. Informaciona tehnologija. Skup standarda za automatizovane sisteme: Automatizovani sistemi: Faze stvaranja. - M.: Izdavačka kuća standarda, 1991. - 23 str.

GOST 35.003–90. Informaciona tehnologija. Set standarda za automatizovane sisteme. Termini i definicije. - M.: Izdavačka kuća standarda, 1991. - 19 str.

GOST R ISO/IEC 26300 – 2010 „Informaciona tehnologija. Open Document Format za Office aplikacije (OpenDocument) v.1.0”. – M.: Standardinform, 2011.

MoReg2. Standardni zahtjevi za EDMS. MoReg2 specifikacija. - M., 2008. - 345 str.

Književnost

glavni:

Bobyleva M.P. Upravljanje tokom dokumenata: od papirnog ka elektronskom / M.P. Bobylev. - M.: Izdavačka kuća MPEI, 2010. - 295 str.: ilustr.

Bobyleva M.P. Efikasno upravljanje dokumentima: od tradicionalnog do elektronskog / M.P. Bobylev. - M., MPEI. 2004. - 184 str.

Dokumentacija u informacionom društvu: paradigme 21. veka: dokl. i poruku na desetoj međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 25–26 nov. 2003 / Feder. arh. agencija, Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2004. - 349 str.

Dokumentacija u informacionom društvu: reforma uprave i upravljanje dokumentacijom: dokl. i poruku na jedanaestom međunarodnom naučnim - praksa. konf., 23–25 nov. 2004 / Feder. arh. agencija (Rosarhiv); Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2005. - 365 str.

Dokumentacija u informacionom društvu: zakonodavstvo i standardi: dokl. i poruku na XII međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 22–23 nov. 2005: 40 godina VNIIDAD / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2006. - 461 str.

Dokumentacija u informacionom društvu: savremene tehnologije upravljanja dokumentima: dokl. i poruku na XIII međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 22–23 nov. 2006 / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2007. - 358, str.

Dokumentacija u informacionom društvu: Upravljanje dokumentacijom kao oblast stručne delatnosti: Dokl. i poruku na XIV međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 20.–21. nov. 2007 / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2008. - 297 str.

Dokumentacija u informacionom društvu: korporativni dokumentotok: dokl. i poruku na XV međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 21–22. oktobar. 2008 / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2009. - 384 str.

Dokumentacija u informacionom društvu. E-uprava: upravljanje dokumentima: Izvještaji i komunikacije na XVI. međunarodnoj. naučnim - praksa. konf., 26–27 nov. 2009 / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 20010. - 384 str.

Larin M.V. Elektronski dokumenti u upravljanju: Nauch. - metoda. dodatak. 2. izd., dop. / M.V. Larin, O.I. Ryskov. M.: VNIIDAD, 2008. - 208 str.

Romanov D.A., Ilyina T.N., Loginova A.Yu. Istina o elektronskom upravljanju dokumentima. - M., 2002. 224 str.

Sapkov V.V. Informacione tehnologije i kompjuterizacija kancelarijskog rada / V.V. Sapkov. - 2. izdanje, izbrisano. - M.: Izdavački centar "Akademija", 2007. 288 str.

Serova G.A. Računarske i informacione tehnologije u podršci upravljačkoj dokumentaciji / G.A. Serov; ispod totala ed. K.I. Kurbakov; – M.: KOS-INF, 2008. – 158 str.

Dodatno:

Bezručko V.T. Računarska radionica na predmetu "Informatika" [Komplet] / V.T. Bezruchko. – Ed. 3., revidirano. i dodatne – M.: Forum: INFRA-M, 2008.

Golitsina O.L. Informacione tehnologije: udžbenik / O.L. Golitsina, N.V. Maksimov, T.L. Partyka, I.I. Popov. 2. izdanje, revidirano. i dodatne - M.: FORUM: INFRA-M, 2006, 2008. - 608 str.: ilustr.

Informatizacija poslovanja: koncepti, tehnologije, sistemi / A.M. Karminsky, S.A. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Chernikov; ispod. ed. A.M. Karminsky. - 2. izd., revidirano. i dodatne - M.: Finansije i statistika, 2004. - 624 str.: ilustr.

Menadžment informacionih tehnologija: udžbenik. dodatak za studente upisanih na ekonomiju. specijalnosti / ur. G.A. Titorenko. - 2. izd., dop. - M.: UNITI, 2008. - 438 str.

Korolev A.N. Komentar Saveznog zakona od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“ (stavka po član) / A.N. Korolev, O.V. Pleshakov. - M.: ZAO Yustitsinform, 2007. 128 str.

Kostromin V.A. OpenOffice.org - otvoreni ured za Linux i Windows / V.A. Kostromin. - Sankt Peterburg: BHV-Peterburg, 2005. - 272 str.

Kuznjecova T.V., Kuznjecov S.L. Papirologija u kadrovskoj službi: Trad. i automatizovane tehnologije / Žurn. "Upravljanje personalom". - M., 2008. - 480 str.

Kuznjecov S.L. Savremene tehnologije kancelarijskog rada (dokumentarna podrška menadžmentu) / udžbenik. dodatak ed. T.V. Kuznetsova. – M.: Izdavačka kuća MPEI, 2010.

Kuperstein V.I. Savremene informacione tehnologije u kancelarijskom radu i menadžmentu / V.I. Kuperstein. - Sankt Peterburg: BHV - Sankt Peterburg, 1999. 256 str., ilustr.

Levin V.I. Istorija informacionih tehnologija: udžbenik / V.I. Levin. - M.: Internet univerzitet informacionih tehnologija, 2009. - 335 str. (Osnove informacione tehnologije).

Makarova N.V. Rad na računaru u kancelariji: kurs obuke / N.V. Makarova, G.S. Nikolaychuk, Yu.F. Titov . – Izdavačka kuća "Piter", 2007. - 410 str.

Mikheeva E.V. Informacione tehnologije u profesionalnoj delatnosti: studijski vodič / E.V. Mikheev. - M.: Izdavačka kuća - u Prospekt, 2007. - 448 str.

OpenOffice.org Korisnički vodič 2: Monografija / Per. sa engleskog. D. Černova i drugi - Sankt Peterburg: BHV-Peterburg, 2007. - 320 str.: ilustr. (Linux Center Library).

Sapkov V.V. Informacione tehnologije i kompjuterizacija kancelarijskog rada / V.V. Sapkov. - 2. izdanje, izbrisano. - M.: Izdavački centar "Akademija", 2007. - 288 str.

Chernikov B.V. Informaciona tehnologija u pitanjima i odgovorima: Proc. dodatak / B.V. Chernikov. - M.: Finansije i statistika, 2005. - 320 str.: ilustr.

Chernikov B.V. Kancelarijske informacione tehnologije: Radionica: udžbenik. dodatak / B.V. Chernikov. - M.: Finansije i statistika, 2007. - 400 str.: ilustr.

OpenOffice.org pro za profesionalce. - drugi, ispravljen i dopunjen. – M.: DMK Press, 2008. – 448 str.

Varlamova L.N., Yaganova A.A. Formati elektronskih dokumenata koji se koriste u upravljanju dokumentima / L.N. Varlamova, A.A. Yaganova // Papirologija. 2009. br. 3. S. 27–31.

Varlamova L.N., Yaganova A.A. Otvoreni standardi i otvoreni formati elektronskih dokumenata / L.N. Varlamova, A.A. Yaganova // Papirologija. 2009. br. 4. S. 23–28.

Varlamova L.N., Yaganova A.A. Besplatni softver i otvoreni formati u Rusiji / L.N. Varlamova, A.A. Yaganova // Papirologija. 2010. br. 1. S. 29–33.

Belyaeva Natalia. Koordinacija nacrta dokumenata pomoću MS Outlook-a // Papirologija i upravljanje dokumentima u poduzeću. 2009. br. 4. str. 72.

Berestova V.I., Larina E.V. Što su multimedijske aplikacije i njihovi razvojni alati // Papirologija. 2008. br. 1. S. 24–29.

Bulavkina L.V. Upravljajte informacijama zajedno sa ABBYY FineReader! // Imenik sekretara i voditelja ureda. 2008. br. 9. str. 96.

Kameneva E.M. Korištenje MS Outlook kalendara za planiranje radnog vremena // Papirologija i upravljanje dokumentima u poduzeću. 2008. br. 6. str. 58; br. 7. S. 64.

Kameneva E.M. Funkcija "spajanja" programa MS Word Vam stoji na usluzi // Papirologija i upravljanje dokumentima u preduzeću. 2008. br. 3. S. 72.

Klimočkina N.I., Sarazhina L.A. Upotreba računara i računarske mreže sveučilišta u kancelarijskom radu (na primjeru Fakulteta za ekonomiju i menadžment Državnog tehničkog univerziteta Ukhta) // Papirologija. 2009. br. 3. S. 33–38.

Kolesnikova V.L., Chernykh A.V. Automatizovani program "Aplikant" na Belgorodskom državnom univerzitetu // Papirologija. 2009. br. 3. str. 45–49.

Lobanova A.M. Održavanje kontrole izvršenja dokumenata pomoću MS Excel-a: filteri, međuzbirovi i MS Excel pivot tablice za sumiranje i analizu rezultata kontrole izvršenja dokumenata // Priručnik sekretara i voditelja ureda. 2008. br. 1. S. 96.

Morozov Petr. Kako postići međusobno razumijevanje između različitih verzija Microsoft Officea? // Papirologija i tok dokumenata u preduzeću. 2009. br. 2. S. 62.

Papkov A.I., Semikopenko N.A. Organizacija rada sa dokumentima u administraciji kancelarije Belgorodske regionalne dume na osnovu upotrebe EDMS "Delo" // Papirologija. 2009. br. 3. S. 39–44.

Rodnin Yu.A. Izrada prezentacija pomoću Microsoft PowerPointa // Priručnik sekretara i voditelja ureda. 2008. br. 4. str. 100; br.5, str.90; br.6, str.94; br. 7. str. 90; br. 8. S. 94.

Serova G.A. Kako napraviti bazu podataka dnevnika registracije dokumenata koristeći MS Access 2003 // Sekretarski posao. 2008. br. 6. S. 82–91.

Serova G.A. Kako riješiti zadatak kontrole izvršenja dokumenta koristeći MS Access 2003? // Sekretarski poslovi. 2008. br. 8. S. 74–86.

Serova G.A. Glavni objekti i principi automatizacije dokumentacijske podrške za upravljanje // Tajničko poslovanje. 2008. br. 1. S. 30–43.

Serova G.A. Principi izgradnje i funkcioniranja uredskih sustava u okruženju Microsoft Office paketa // Tajničko poslovanje. 2007. br. 12. str. 50–61.

Serova G.A. Učenje rada sa Access 2003 DBMS (na primjeru kadrovske službe) / Serova G.A. // Sekretarski poslovi. 2009. br. 1. str. 15–20; br. 2, str. 14–18; br. 3, str. 20–25; br. 4, str. 61–66.

Serova G.A. Učenje rada sa Access 2003 DBMS (na primjeru zadatka kadrovske službe) // Tajničko poslovanje. 2008. br. 8. S. 78–90.

Serova G.A. Učenje rada sa Access 2003 DBMS (nastavak) (na primjeru zadatka kadrovske službe) // Tajničko poslovanje. 2008. br. 12. str. 16–21.

Suradeikina E.V. Automatizacija administrativnih procesa u javnoj ustanovi // Papirologija. 2008. br. 3. str. 45–50.

Fionova L.R., Pobelyan A.V. // Izrada prijedloga za uvođenje informacijskih tehnologija u rad kancelarijske i režimske grupe (na primjeru okružnog odjela unutrašnjih poslova) // Papirologija. 2008. br. 3. S. 51–58.

Khramtsovskaya N.A. Iskustvo javne rasprave o najvažnijim regulatornim dokumentima na primjeru MoReq2 specifikacija // Uredski rad i upravljanje dokumentima u poduzeću. 2008. br. 10. str. 38.

Internet resursi

IKT u javnim tijelima Rusije 2008: analitički pregled [Elektronski izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M.: sop 1995–2010. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2008/, besplatan.

IT u javnim tijelima Rusije 2009: analitički pregled [Elektronski izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M.: sop 1995–2010. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2009/, besplatan.

IT u javnim tijelima Rusije 2010: analitički pregled [Elektronski izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M.: sop 1995–2010. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2010/, besplatan.

EDMS tržište 2010: pregled [Elektronski izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M.: sop 1995–2011. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/dms2010/, besplatan.

www.gov.ru/ – Server državnih organa Ruske Federacije.

www.gosuslugi.ru/ - Referentno-informativni portal "Javne usluge".

www.jurizdat.ru/editions/official/lcrf/ - Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije.

www.rg.ru/ - Ruske novine.

www.mkrf.ru/ - Ministarstvo kulture Ruske Federacije.

www.rusarchives.ru - Federalna arhivska agencija.

www.vniidad.ru/ – VNIIDAD.

www.minsvyaz.ru/ - Ministarstvo telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije.

www.gdm.ru/ – Guild of Document Managers.

www.eos.ru/ – Kompanija za elektronske uredske sisteme.

http://www.directum.ru/ – kompanija DIRECTUM.

http://www.intertrust.ru/ – InterTrust Company.

http://www.evfrat.ru/ – Kompanija Cognitive Technologies.

www.consultant.ru/ - službena web stranica Consultant-Plus.

www.garant.ru/ - portal za pravne informacije Garant.

ru.openoffice.org/ - besplatni uredski paket OpenOffice.org.

www.sekretary.net/ - informativni portal za profesionalne sekretare i administrativne radnike.

http://www.mdi.ru/ - STC IRM.

cnews.ru/.www.ecm-journal.ru/.

Softver

– ABBYY FineReader;

– OpenOffice.org

– Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.

Baze podataka, informacijski i referentni i sistemi pretraživanja

- "Konsultant Plus";

- "Jemac";

- Šifra.

Logistika discipline

Računarska laboratorija povezana na internet, opremljena projektorom za elektronske prezentacije i platnom. Svi računari moraju biti međusobno povezani u jedinstvenu internu mrežu i opremljeni specijalizovanim softverom.

– Microsoft Office paket aplikacija;

– ABBYY FineReader;

– Office softverski paket OpenOffice.org;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome;

- "E1 Eufrat";

- "Posao";

- "Predmet - kadrovi";

– DIRECTUM;

- "Upravljanje 1C dokumentima";

- "DocsVision";

- IRM Doc.

Planovi seminara

Metoda aktiviranja obrazovne aktivnosti, u cilju formiranja i razvoja profesionalnih vještina učenika, odabrana je kao „problemsko učenje“, koje stimuliše učenike da samostalno „izvlače“ znanja neophodna za rješavanje konkretnog problema. Osnova „Metode projekata“ je razvoj kognitivnih vještina učenika, sposobnost samostalnog konstruisanja znanja, snalaženja u informacionom prostoru, razvijanja kritičkog i kreativnog mišljenja.

Komunikacija između nastavnika i studenta omogućava vam da popravite logiku seminara i kontrolišete aktivnosti svakog studenta, uzimajući u obzir njegovu individualnost; omogućava da se organizuje ne samo kolektivna diskusija na tu temu, već i da se izgradi nekoliko privatnih dijaloga koji pomažu u rešavanju ili čak sprečavanju psiholoških problema koji se javljaju kod učenika koji nemaju iskustva sa učešćem u naučnim ili obrazovnim diskusijama.

Tematske sekcije

Tema 1. Pravni i regulatorni okvir koji reguliše probleme implementacije i upotrebe informacionih tehnologija u oblasti upravljanja dokumentacijom

Plan:

1. Regulatorni okvir koji reguliše probleme implementacije i upotrebe informacionih tehnologija u oblasti upravljanja dokumentacijom.

2. Regulatorni i metodološki dokumenti i standardi.

književnost:

Federalni zakon Ruske Federacije od 27. decembra 2002. br. 184-FZ „O tehničkoj regulaciji“ // SZ RF. - 2002. - br. 52. - čl. 5140.

Federalni zakon Ruske Federacije od 2. maja 2006. br. 59-FZ „O postupku razmatranja žalbi građana Ruske Federacije“ // SZ RF. - 2006. - br. 19. - čl. 2060.

Federalni zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149 - FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" // SZ RF. - 31. jul 2006. - br. 31 (1. dio). – čl. 3448.

Federalni zakon "O ličnim podacima" od 27. jula 2006. br. 152 // SZ RF. - 2006. - br. 31. - čl. 3921.

Federalni zakon od 27. jula 2010. br. 227-FZ „O izmjenama i dopunama određenih zakonskih akata Ruske Federacije u vezi sa usvajanjem Federalnog zakona „O organizaciji pružanja državnih i općinskih usluga” // SZ RF. - 2010. - br. 31. - čl. 4196.

Federalni zakon od 6. aprila 2011. br. 63-FZ „O elektronskom potpisu“ // SZ RF. 2011. br. 15. čl. 2036.

Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 17. marta 2008. br. 351 "O mjerama za osiguranje informacione sigurnosti Ruske Federacije pri korištenju informacijskih i telekomunikacijskih mreža međunarodne razmjene informacija" // SZ RF. - 2008. - br. 12. - čl. 1110.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 25. decembra 2007. br. 931 „O nekim mjerama za osiguranje informativne interakcije između državnih organa i lokalnih samouprava u pružanju javnih usluga građanima i organizacijama“ // SZ RF. - 2007. - br. 53. - čl. 6627.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 29. decembra 2007. br. 947 „O odobravanju Pravila za razvoj, testiranje, usavršavanje i implementaciju standardnih softverskih i hardverskih rješenja u oblasti regionalne informatizacije” // SZ RF. - 2008. - br. 2. - čl. 81.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 27. septembra 2004. br. 1244-r „O konceptu upotrebe informacionih tehnologija u aktivnostima federalnih državnih organa do 2010. godine“, SZ RF. - 2004. - br. 40. - čl. 3981.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 25. oktobra 2005. br. 1789-r o konceptu administrativne reforme u Ruskoj Federaciji 2006-2008 (sa izmjenama i dopunama od 9. februara 2008.) // SZ RF. - 2005. - br. 46. - čl. 4720; 2008. - br. 7. - čl. – 633.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 17. jula 2006. br. 1024-r „O konceptu regionalne informatizacije do 2010. godine” // SZ RF. - 2006. - br. 30. - čl. 3419.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 20. oktobra 2010. br. 1815 „O državnom programu Ruske Federacije „Informaciono društvo (2011–2020)” // SZ RF. - 2010. - br. 46. - čl. 6026.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 17. decembra 2010. br. 2299-r „O planu prelaska federalnih organa izvršne vlasti i federalnih budžetskih institucija na korišćenje slobodnog softvera“ // SZ RF. - 2010. - br. 52 (1. dio). – čl. 7181.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477 "O odobravanju pravila kancelarijskog rada u saveznim izvršnim tijelima" // Ros. gas. - 2009. - 15. jun.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 22. septembra 2009. br. 754 "O odobravanju uredbe o sistemu međuresornog elektronskog upravljanja dokumentima" // Ros. gas. - 2009. - 22. septembar.

GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi". – M.: Standardinform, 2007. – 15 str.

GOST R ISO 23081-1-2008 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente: Dio 1. Principi. - M.: Standardinform, 2009. - 23 str.

GOST R ISO 22310-2009 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Vodič za programere standardnog upravljanja dokumentima. - M.: Standardinform, 2010. - 7 str.

Tema 2. Automatizacija procesa upravljanja dokumentima

Plan:

1. Glavni objekti i principi automatizacije procesa upravljanja dokumentima.

2. Tipični zadaci automatizacije: kreiranje, korišćenje, prenos, skladištenje, pretraga, kontrola izvršenja dokumenata.

književnost:

Bobyleva M.P. Upravljanje tokom dokumenata: od papirnog ka elektronskom / M.P. Bobylev. – M.: Izdavačka kuća MPEI, 2010. – S. 116–137.

Dokumentacija u informacionom društvu: paradigme 21. veka: dokl. i poruku na desetoj međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 25–26 nov. 2003 / Feder. arh. agencija, Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2004. – str. 76–77, 100, 101–117, 219–226.

Dokumentacija u informacionom društvu: reforma uprave i upravljanje dokumentacijom: dokl. i poruku na jedanaestom međunarodnom naučnim - praksa. konf., 23–25 nov. 2004 / Feder. arh. agencija (Rosarhiv); Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2005. – str. 69–70, 71–79, 81–83, 161–165, 50–70.

Dokumentacija u informacionom društvu: zakonodavstvo i standardi: dokl. i poruku na XII međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 22–23 nov. 2005: 40 godina VNIIDAD / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2006. - S. 39–47.

Dokumentacija u informacionom društvu: savremene tehnologije upravljanja dokumentima: dokl. i poruku na XIII međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 22–23 nov. 2006 / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2007. - S. 229–234.

Dokumentacija u informacionom društvu: Upravljanje dokumentacijom kao oblast stručne delatnosti: Dokl. i poruku na XIV međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 20.–21. nov. 2007 / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2008. - S. 149–153, 154–162.

Dokumentacija u informacionom društvu: korporativni dokumentotok: dokl. i poruku na XV međunarodnoj naučnim - praksa. konf., 21–22. oktobar. 2008 / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2009. - S. 42–53, 121–131.

Dokumentacija u informacionom društvu. Elektronska uprava: upravljanje dokumentima: Izvještaji i poruke na XVI međunarodnoj naučno-praktičnoj konferenciji 26–27. novembra 2009. / Feder. arh. agencija (Rosarchiv), Vseros. naučnim - istraživanje. in-t dokumentacije i arh. poslovi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. – M.: [b. i.], 2010. – S. 352–360, 405–414.

Informatizacija poslovanja: koncepti, tehnologije, sistemi / A.M. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Chernikov; Ed. A.M. Karminsky. - 2. izd., revidirano. i dodatne - m.: Finansije i statistika, 2004. - S. 149-209, 453-471, 534-566.

Larin M.V. Elektronski dokumenti u menadžmentu: Metod. Dodatak / M.V. Larin., O.I. Ryskov; VNIIDAD. - M, 2008. - S. 111-189.

Analizirajte materijale stranica ruskih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima, na primjer:

eos.ru - Kompanija Delo eos;

letograf.ru - Letograf Company Letograf;

evfrat.ru - Kompanija Euphrates Cognitive Technologies;

intertrust.ru - "Office - Media" Kompanija Inter - Trust;

directum.ru - "DIRECTUM" Kompanija DIRECTUM.

Pripremiti se za analizu mogućnosti sistema za dokumentaciju podrške menadžmentu. Odaberite opcije za gotova rješenja za automatizaciju procesa upravljanja dokumentima.

Planovi praktičnih časova i smjernice za njihovu implementaciju

Praktična nastava iz predmeta „Računarske informacione tehnologije u podršci upravljačkoj dokumentaciji“ izvodi se na teme koje zahtevaju sticanje praktičnih veština i učvršćivanje teorijskih i metodoloških znanja. Ovi časovi su izgrađeni u vidu imitacije stvarnog rada ili tehnoloških procesa koji se sprovode u informacionoj i dokumentacionoj podršci menadžmenta.

Tematske sekcije

Tema 1. Principi izgradnje i funkcionisanja kancelarijskih sistema u okruženju kancelarijskih softverskih paketa

1. Priprema, skladištenje, registracija i obrada dokumenata putem kancelarijskih softverskih paketa.

2. Rješavanje problema predškolskih obrazovnih ustanova korištenjem tekst editora.

3. Rješavanje problema predškolskih obrazovnih ustanova korištenjem tabelarnih uređivača.

Test pitanja:

Kako možete pripremiti, registrirati, pohraniti i obraditi dokumente koristeći kancelarijske softverske pakete?

Koji se zadaci predškolskog odgoja mogu riješiti pomoću uređivača teksta?

Koji se zadaci predškolske obrazovne ustanove mogu riješiti pomoću uređivača tabela?

Tema 2. Osnovne kompjuterske informacione tehnologije koje se koriste u upravljanju dokumentima

1. Istraživanje mogućnosti MS Access baze podataka.

3. Karakteristike traženja informacija na Internetu.

4. Identifikacija Internet resursa za upravljanje dokumentacijom.

Test pitanja:

1. Koje funkcije ima MS Access baza podataka?

3. Koje karakteristike traženja informacija na Internetu su za vas relevantne?

4. Navedite internet resurse koje ste identifikovali za predškolske obrazovne ustanove.

Tema 3. Upotreba automatizovanih sistema za upravljanje dokumentima

1. Rad sa automatizovanim sistemima predškolskih obrazovnih ustanova.

2. Proučavanje niza informacija u 2–3 informacijska referentna pravna sistema.

3. Laboratorijske vježbe u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) daju ne samo vizuelni prikaz svrhe i svih funkcionalnosti sistema, već i usađuju vještine u radu sa njim. Predstavljeni su elektronski sistemi za upravljanje dokumentima ruskih proizvođača.

Okvirne teme laboratorijske nastave u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS)

1. Funkcionalne karakteristike sistema (registracija dokumenata, rad sa dosijeima (elektronskim dokumentima), rad sa uputstvima, rad sa nacrtima dokumenata, formiranje predmeta, informacioni i referentni rad, itd.).

2. Uspostavljanje sistema za organizacionu strukturu preduzeća (kancelarije i imenici).

3. Karakteristike registracije RK (registracione kartice) raznih grupa dokumenata.

4. Sekcije AC i registracija odgovarajućeg dokumenta.

5. Izricanje i izvršenje odluka u Republici Kazahstan.

6. Tražite RK dokumente.

7. Pregledajte i odštampajte RK.

8. Vrste i parametri izvještaja.

9. Dnevnik i registar prijenosa dokumenata.

10. Integracija EDMS-a sa drugim softverskim proizvodima.

Uzorak zadatka za laboratorijski rad

Predložena tabela:

EDMS - elektronski sistem upravljanja dokumentima

Zadaci:

I. Analizirajte web stranice dobavljača.

II. Odgovorite na pitanja na sva predložena u tabeli SED:

1. Koje funkcije upravljanja dokumentima (DOE funkcije) se implementiraju u EDMS? Analizirajte svaki SED.

2. Utvrditi koje se standardne tehnologije (platforme), DBMS i softver koriste u EDMS-u? Analizirajte svaki SED.

Laboratorijski časovi u informaciono-referentnom pravnom sistemu usađuju radne veštine, kao i demonstriraju mogućnosti rešavanja problema vezanih za pronalaženje dokumenata u sistemu i rad sa njima.

Okvirne teme laboratorijske nastave u informaciono-referentnom pravnom sistemu

1. Brza pretraga: Potražite određeni dokument.

Trebali ste pronaći i proučiti tekst Saveznog zakona "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija".

2. Brza pretraga: traženje određenog dokumenta; slanje dokumenta putem e-maila.

- Zvao vas je vaš kolega i zamolio da mu e-mailom pošaljete tekst Saveznog zakona "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija".

– Potrebno je pronaći tekst Saveznog zakona „O arhivskoj građi“ i sačuvati ga na disku u folderu „Moji dokumenti“.

3. Brza pretraga: traženje određenog fragmenta dokumenta; prenošenje fragmenta dokumenta u MS Word.

Pripremate materijal za objavljivanje. S tim u vezi, morate pronaći član 226 Građanskog zakonika (prvi dio). Pronađite ovaj članak i kopirajte ga u MS Word.

4. Brza pretraga: traženje informacija o problemu; izrada kompletne liste; rad sa fasciklama; dokument pod kontrolom.

– Potrebno je saznati koliki je maksimalni iznos naknade za depozite za fizička lica. Stavite pod kontrolu dokument koji sadrži odgovor na pitanje kako bi vas u slučaju promjena sistem o tome obavijestio. Kreirajte sistemski folder i u njega sačuvajte sve pronađene dokumente.

- Potrebno je saznati ko je, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, dužan platiti obavezno zdravstveno osiguranje neradnih studenata redovnih univerziteta?

Logistička podrška laboratorijske nastave

Laboratorijska nastava se izvodi u Centru za informacione tehnologije IAI RSUH. Prisutnost plazma panela pomaže u podučavanju učenika, jer prvo nastavnik demonstrira algoritam rada na velikom ekranu, a zatim učenici kreću u samostalan rad.

Prilikom izvođenja laboratorijskih radova koriste se internet izvori i metodološki materijali.

Softverski alati uključeni u proces učenja:

– Microsoft Office paket aplikacija;

– Besplatan paket kancelarijskih aplikacija OpenOffice.org;

– ABBYY FineReader;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox;

– Referentno-pravni sistemi „Konsultant“, „Garant“, „Kodeks“.

Softverski proizvodi uključeni u proces učenja:

- "E1 Eufrat";

- "Posao";

- "Predmet - kadrovi";

– DIRECTUM;

- "Upravljanje 1C dokumentima";

- "DocsVision";

- IRM Doc.

Metodički materijali

Prilikom izvođenja laboratorijskih radova koriste se metodološki materijali koje je razvio proizvođač EDMS-a. Svaki polaznik dobija štampani materijal za rad u programu.

Metodičke preporuke su namijenjene racionalnoj raspodjeli studentskog vremena po vrstama samostalnog rada i dijelovima discipline. Sastavljaju se na osnovu podataka o složenosti discipline, njenom sadržaju i vrstama rada na njenom izučavanju, kao i nastavno-metodičke informativne podrške.

Ukupan radni intenzitet savladavanja discipline za redovno obrazovanje je 7 kredita, 252 časa, od čega je 128 časova učionica, 124 časa predviđeno za samostalan rad studenta.

Ukupan radni intenzitet savladavanja discipline za vanredno obrazovanje je 2 kredita, 72 časa, od čega je 16 časova učionica, 56 časova je predviđeno za samostalan rad studenta.

Ukupan radni intenzitet savladavanja discipline za učenje na daljinu je 3 kredita, 108 sati, od čega je 10 sati učionica, 98 sati je predviđeno za samostalan rad studenta.

Da biste osigurali različite vrste samostalnog rada, pogledajte dio Programa rada discipline „Nastavno-metodička podrška i informatička podrška disciplini“.

Za određivanje složenosti samostalnog rada na dijelovima discipline pogledajte tabelu u Programu rada discipline „Struktura discipline (tematski plan)“.

Prilikom samostalnog proučavanja dijelova discipline potrebno je koristiti preporučene udžbenike, savezno zakonodavstvo, zvanične internet stranice.

Vrsta samostalnog rada: priprema eseja

Apstraktne teme:

1. Proučavanje tipičnih zadataka automatizacije dokumentacijske podrške menadžmentu.

2. Istraživanje savremenih informacionih tehnologija koje se koriste u upravljanju dokumentima.

3. Upotreba automatizovanih informacionih sistema za dokumentaciju podrške menadžmentu.

4. Analiza pravnih akata kojima se uređuju procesi implementacije i upotrebe informacionih tehnologija za upravljanje dokumentima.

5. Analiza normativno-metodoloških dokumenata kojima se regulišu procesi implementacije i upotrebe informacionih tehnologija za dokumentaciju podrške menadžmentu.

6. Analiza formata elektronskih dokumenata koji se koriste u upravljanju dokumentima.

7. Analiza otvorenih formata elektronskih dokumenata i slobodnog softvera za rješavanje problema upravljanja dokumentima.

8. Analiza softverskih proizvoda za implementaciju funkcija upravljanja dokumentima.

11. Proučavanje prakse korišćenja savremenih informacionih tehnologija za upravljanje dokumentima u inostranstvu.

12. Proučavanje prakse korišćenja savremenih informacionih tehnologija za upravljanje dokumentima u Ruskoj Federaciji.

13. Analiza automatizovanih sistema predškolskih obrazovnih ustanova.

14. Planiranje aktivnosti specijaliste za upravljanje dokumentima na bazi informacionih tehnologija.

15. Upravljanje dokumentima koristeći MS Office paket.

16. Upravljanje dokumentima zasnovano na Lotus Notes-u.

Priprema sažetka omogućava vam da konsolidujete teorijsko znanje u disciplini, da steknete veštine samostalnog dubinskog proučavanja jednog od delova kursa. Prilikom izrade sažetka studenti stiču veštine i sposobnosti rada sa izvorima i literaturom, analiziraju činjenice i podatke iz specijalne literature i prezentuju pročitano savremenim stručnim jezikom.

Sažetak mora biti oblikovan u skladu sa zahtjevima za izradu i dizajn naučnih radova.

Sažetak uključuje:

- naslovna strana;

– uvod;

– glavni dio (tematski dijelovi);

- zaključak;

– popis korištenih izvora i literature.

Obim sažetka je 15–20 stranica teksta (pri kucanju sa proredom 1,5 i veličinom fonta 13–14). Sažetak je napisan na jednoj strani standardnog lista A4 papira (210x197mm).

Stranice sažetka numerirane su arapskim brojevima na gornjoj margini lista, bez navodnika, crtica i drugih znakova interpunkcije. Naslovna strana i sadržaj nisu numerisani, već su uključeni u ukupni volumen sažetka.

Naučni referentni aparat sažetka sadrži spisak izvora i literature i fusnote. Fusnote se koriste u svim slučajevima citiranja u tekstu sažetka pravnih akata, dokumenata, radova autora monografija, članaka, udžbenika, priručnika, kao i pri citiranju standardnih definicija pojmova i pojmova. Sve činjenice, brojke, datumi, konkretni podaci navedeni u sažetku moraju biti potvrđeni i fusnotama.

Fusnote su numerisane arapskim brojevima unutar jedne stranice, tekst fusnote se nalazi ispod zadnjeg reda teksta.

Također, za izradu sažetka koristite dio Programa rada discipline „Nastavno-metodička podrška i informatička podrška disciplini“. Proučavati materijale izvora, sažetke predavanja i seminara.

Vrsta samostalnog rada: priprema za testove, ispite.

Približna lista pitanja za test (ispit):

1. Koncept "informacione tehnologije" u dokumentaciji menadžmenta.

2. Glavne informacione tehnologije koje se koriste u upravljanju dokumentacijom. Imenovanje, mjesto, uloga.

3. Tehnologije za kreiranje dokumenata.

4. Tehnologije skladištenja dokumenata.

5. Referentni pravni sistemi, njihov sastav, struktura i principi građenja. Primjeri.

6. Sredstva i vrste pretraživanja informacija u pravnim referentnim sistemima. Primjeri.

7. Koncepti "elektronskog dokumenta" i "elektronskog upravljanja dokumentima".

9. Razvoj vodećih kompanija-programera softverskih proizvoda za predškolske obrazovne ustanove (kompanija po izboru učenika).

10. Kriterijumi za ocjenjivanje i odabir kompanije koja razvija softverski proizvod za upravljanje dokumentima.

11. Upotreba baza podataka u upravljanju. Primjeri.

12. Organizacioni i tehnički problemi kontrole izvršenja dokumenata.

13. Mogućnosti realizacije upravljačkih funkcija u savremenim informacionim sistemima.

14. Korišćenje klasifikatora i rubrikatora za kreiranje baze podataka računovodstvenog tipa.

15. Osnovne informacione tehnologije koje se koriste u radu sa informacionim resursima organizacije.

16. Realizacija tipičnih zadataka kancelarijskog rada na primjeru MS Office paketa.

17. Koncept "korporativne baze podataka" i "korporativnog informacionog sistema". Tehnologija klijent-server.

18. Komunikacijski modeli koje podržava Lotus Notes.

19. Koncept "polja" u bazama podataka. Tipovi polja. Tipovi podataka koji se koriste u bazi podataka.

20. Upotreba formata elektronskih dokumenata za dokumentaciju podrške menadžmentu.

21. Otvoreni ED formati i besplatni softver, njihov značaj za upravljanje dokumentima.

22. Formati za skladištenje elektronskih dokumenata.

Za pripremu testa (ispita) koristite dio Programa rada discipline „Nastavno-metodička podrška i informatička podrška discipline. Proučavati materijale izvora, sažetke predavanja i seminara.

Vrsta samostalnog rada: priprema za seminare

Pogledajte odjeljak " Planovi seminara» u UMK.

Takođe, za pripremu seminara koristite sekciju Programa rada discipline „Nastavno-metodička podrška i informatička podrška disciplini“, zapise sa predavanja i seminara, kao i sajtove navedene u spisku izvora.

U pripremi za seminare, samostalan rad studenta su sljedeće aktivnosti:

- samostalno upoznavanje sa predloženim izvorima i literaturom na temu seminara;

- identifikacija komponenti teme lekcije, proučavanje njenih pojedinačnih aspekata;

– analiza i generalizacija primljenih informacija;

– kreiranje obrasca za predstavljanje informacija;

- priprema za izlaganje na seminaru.

Oblici prezentacije informacija mogu biti: izvještaj, poruka, bilješka.

Izvještaj je dokument koji sadrži prikaz rezultata rada studenta sa predloženim izvorima i literaturom na temu koju je student izabrao. Izvještaj treba da istakne glavni sadržaj teme, potkrijepi zaključke i vlastita razmatranja govornika. Obim izvještaja je 3-5 stranica teksta (pri kucanju sa 1,5 intervalima i veličinom fonta 12 na jednoj strani standardnog lista A4 papira.

Poruka - kratka, pregledna informacija o jednom od potpitanja teme seminara. Služi za referencu ili kao dodatak. Obim poruke može biti 1-2 stranice teksta (kada se kuca u intervalima od 1,5 i veličine slova 12 na jednoj strani standardnog lista A4 papira).

Bilješka može imati karakter poruke ili posebnog komentara na temu izvještaja ili govora. Nema dizajnerskih specifičnosti.

Na osnovu rezultata samostalnog rada učenik treba da bude spreman da govori o temi časa, da istakne poseban aspekt teme, kao i da diskutuje o navedenim pitanjima.

* * *

Predstavljen je uvodni fragment knjige Zbirka nastavno-metodičke dokumentacije Katedre za automatizovane sisteme za upravljanje dokumentacijom IAI RGGU na smeru za obuku prvostupnika „Dokumentoslovlje i arhivarstvo“. Discipline varijabilnog dijela, profil "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima" (Autorski tim, 2014.) obezbjeđuje naš partner knjige -

Knjiga: Bilješke s predavanja dokumentarni

ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA MENADŽMENTA ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA UPRAVE 1.1. Važnost upravljačke dokumentacije

Dokument obavlja mnoge funkcije. Državni standard 16.487-83 definiše dokument kao materijalni objekat sa informacijom koja je fiksirana na način koji je napravio čovek za prenos u vremenu i prostoru, definiše opštu funkciju dokumenta kao nosioca informacija. Ova funkcija dokumenta je posebno važna u operativnom menadžmentu. Nakon upotrebe dokumenta u tekućem radu, on obavlja još jednu važnu funkciju - djeluje kao povijesni izvor. Ove karakteristike privukle su pažnju upravnika i arhivista. Organi upravljanja, institucije vlasti moraju biti u interakciji u svom radu.

U periodu restrukturiranja sistema upravljanja, dokument obavlja niz teorijskih funkcija koje se koriste u okviru naučnih disciplina upravljanja dokumentima i arhiviranja.

Tehnologija upravljanja, svedena na jednostavnu šemu, može se predstaviti u obliku donošenja odluka, organizacije njenog sprovođenja i kontrole implementacije. Takva šema se može koristiti iu slučaju najjednostavnijeg jednokratnog događaja, iu organizaciji složenih sektorskih sistema širom zemlje. Ovi sistemi će se razlikovati po stepenu pripremljenosti za donošenje odluke, organizaciji njene implementacije (kadrovska, finansijska, snabdijevanje, implementacija itd.) i organizaciji kontrole implementacije. U svim slučajevima moraju se ugraditi navedeni dijelovi.

Nijedna odluka ne proizlazi iz ničega, može se donijeti samo na osnovu informacija o ovom pitanju. U ovom slučaju treba napomenuti dva važna uslova: prvo, informacija mora biti blagovremena, i drugo, mora biti dovoljna za donošenje potrebne odluke. Ako se informacija primi sa zakašnjenjem, gubite priliku da učestvujete u bilo kojoj akciji ili događaju. Odnosno, prilika ili šansa je izgubljena. S druge strane, ako nema dovoljno informacija ili znate samo pola nečega,

Vaša odluka možda ne samo da nije najbolja, već čak i pogrešna, jer niste uzeli u obzir sve faktore.

Trenutno se količina informacija udvostručuje svake tri godine. To ima veze sa razvojem društva. Svaki subjekt ili svaka osoba posebno može postojati samo u slučaju kada postoji razmjena informacija. U uslovima tržišnih odnosa ekonomska situacija se ubrzano menja, komercijalna preduzeća „opstaju“ samo ako na vreme znaju šta, kada, kako i koliko košta. Informacije su dugo bile roba. Onaj ko posjeduje informaciju posjeduje situaciju, i obrnuto.

Ovo ukazuje na značajne promjene u organizaciji informacionih resursa u društvu, pokazuje da informacija i dokument kao njegov nosilac utiču na sve aspekte upravljanja, kao i na funkcionisanje različitih struktura koje utiču na krajnji rezultat u ekonomskoj sferi.

Informaciono-dokumentarna usluga je glavna (glavna) funkcija upravljanja (servisiranja) upravljanja, za čiju realizaciju su potrebna posebna – stručna znanja. Efikasnost i jasnoća u aktivnostima bilo kog subjekta zavise od toga kako je ovaj rad organizovan.

Informaciono-dokumentacionu podršku sprovode posebne strukturne jedinice: upravljanje predmetima, opšte odeljenje, kancelarija, sekretarijat (ili pomoćnik sekretara). U tim jedinicama treba da rade stručnjaci. Pomoćnik sekretara mora imati i specijalno obrazovanje, u zavisnosti od nivoa rukovodioca i stepena njegove stručne spreme.

Rad bilo kog administrativnog aparata, kao i svaki rad uopšte u našem vremenu, mora se obavljati u skladu sa zahtevima naučne organizacije rada. Odnosno, to znači da ne postoji posao koji ne mora biti pravilno organizovan, a osoba koja se bavi ovim poslom mora biti upoznata sa karakteristikama njegovog sprovođenja. Da biste to učinili, rad se mora podijeliti na određene komponente - od najsloženijih do najjednostavnijih operacija. Svaki dio mora biti razrađen, odnosno organiziran na najbolji mogući način, jer ni u jednom poslu nema sitnica, sve se mora osmisliti. Naučna organizacija rada sastoji se od tako dobro osmišljenih, pravilno organizovanih operacija. Kako pravilno izvršiti ovaj ili onaj posao, određuju regulatorni i metodološki dokumenti.

U oblasti menadžmenta uglavnom rade sa informacijama i dokumentima koji su njihovi nosioci. Dokument-predmet i rezultat rada u oblasti menadžmenta.

Rad sa informacijskom i dokumentacionom podrškom sastoji se od istih operacija. Samo se kod nekih predmeta izvodi tradicionalnim metodama (ručno), kod drugih - uz pomoć mehanizacije i automatizacije. Ali ostaju sve faze rada s dokumentima. Dakle, svaki elementarno kompetentan službenik administrativnog aparata mora ne samo da pravilno sastavlja i izvršava dokumente, već i da zna koje vrste poslova se sa njima obavljaju.

Svaki rad danas se poboljšava uvođenjem novih mašina i procesa. U oblasti upravljanja može se mehanizovati samo rad sa dokumentima i automatizovana obrada informacija sadržanih u dokumentima.

Ali mašinska obrada dokumenata postavlja svoje zahtjeve. Što se tiče dokumenata, uslova za njihov format, redosleda izrade, prezentacije teksta.

Dokument se može podijeliti i na najjednostavnije komponente (rekvizite) i svaki dio ima pravila za najispravnije pisanje i dizajn. Ova pravila su sadržana u DSTU 4163-2003. Zahtjevi za izvršenje dokumenata također su dovoljno detaljno opisani u sistemu upravljačke dokumentacije, jer je u svim dokumentima moguće razlikovati iste komponente (detalje) proučavanjem procedure za sastavljanje i obradu ovih detalja (upisivanje adrese, datuma). , pečati odobrenja, odobrenje, postupak zaključivanja itd.). ). Ovi zahtjevi su utvrđeni DSTU 4163-2003.

Jedan dokument se izdaje samo jednokratno. Dokumenti djeluju u bliskoj interakciji jedni s drugima i formiraju dokumentacijski sistem. Državni standard definira dokumentacijski sistem kao skup međusobno povezanih dokumenata u određenoj oblasti djelatnosti.

Postoje sistemi finansijske, primarne i računovodstvene dokumentacije budžetskih objekata i subjekata, računovodstvene i monetarne dokumentacije, organizacione i administrativne itd. Dakle, svaki rukovodilac mora biti u stanju da se povuče i poznaje dokumentacioni sistem sa kojim radi. Na primjer, zaposlenik kadrovske službe mora znati i biti sposoban sastaviti i izvršiti sve kadrovske dokumente,

i ugovori i ugovori o radu. Ali najčešći su organizacioni i administrativni dokumenti sa kojima svaki menadžer mora da se bavi. Ovo uključuje organizacione dokumente kao što su povelja, propisi, uputstva, administrativni dokumenti-naredbe, naredbe, uputstva, rezolucije, odluke; informativni i referentni akti, potvrde, izvještaji i pojašnjenja, kao i najčešće vrste uslužnih dokumenata - pisma, telegrami, telefonske poruke. Svaka vrsta ovih dokumenata ima svoje karakteristike u dizajnu i prezentaciji teksta, koje je lako proučavati.

Procedura rada sa dokumentima također je podijeljena u određene faze. Svaka faza ima svoje metode najbolje implementacije. Ovaj posao počinje prijemom i početnom obradom dokumenata. Ova faza je bez obzira na način prenosa informacija: poštom, lično, telegrafom, faksom. U pravilu se ovaj posao obavlja centralno i sastoji se od čisto tehničkih operacija, detaljno opisanih u pravilima i uputama.

Registracija dokumenata je važna faza. Tokom procesa registracije vodi se evidencija primljenih dokumenata, ali je najvažnije evidentiranje indikatora o dokumentu koji omogućavaju organizovanje kontrole nad njegovom implementacijom i informaciono-referentni rad sa dokumentima, tj. u postupku registracije utvrđuje se banka podataka o dokumentima koji kruže u objektu ili subjektu.

Sljedeća faza je usko vezana za registraciju dokumenata – praćenje implementacije. Pravilno organizovana hitna kontrola vam omogućava da u svakom trenutku znate šta treba da se uradi i pomaže subjektu da efikasno planira svoj radni dan.

Organizacija informativnog i referentnog rada zavisi i od registracije dokumenata. Služba informaciono-dokumentarne službe ili sekretar dužni su za nekoliko minuta izdati potvrdu: gdje, s kim, u kojoj fazi rada se nalazi neki dokument, kao i odgovoriti na pitanje: koji dokumenti sadrže podatke o određenom problemu koji zanima ti. Registracija se može obaviti ručno - na karticama ili automatizirano - na računaru. Tehnologija registracije dokumenata dobro je opisana u regulatornim i metodološkim priručnicima.

Nakon inicijalne obrade i registracije, dokument se šalje na izvršenje. Ova faza je povezana sa problemom direktnosti kretanja dokumenta. Kretanje dokumenta do izvršioca odražava sistem organizacije upravljanja. Sa jasnom raspodjelom odgovornosti i delegiranjem ovlaštenja, dokument se odmah izvršava. Sa centralizovanim sistemom upravljanja, kada šef na sebe preuzme rješavanje svih, pa i manjih pitanja, svaki dokument mu dolazi na rješavanje, a zatim ide na izvršenje. Tako će pripremljeni dokument ići odozdo prema gore - od izvođača, uz brojna odobrenja, do rukovodioca na potpis. Kretanje dokumenta jasno se odražava na operogramu i omogućava vam da vidite sve ponovljene i nepotrebne operacije.

Sljedeća faza je trenutno skladištenje dokumenata. Svaki dokument, nakon što se u njemu zapisane informacije koriste u procesu upravljanja, obavlja funkciju pohranjivanja i akumuliranja informacija tako da se te informacije mogu ponovo vratiti kada se za to ukaže potreba. Da biste to učinili, dokumenti moraju biti postavljeni tako da se željeni dokument može pronaći za nekoliko minuta. S obzirom na to da postoji veliki broj dokumenata koji se deponuju u toku rada predmeta, njihova organizacija u sadašnjoj zaštiti zahteva preliminarnu klasifikaciju, odnosno raspodelu u grupe (slučajeve) radi njihovog što bržeg pretraživanja. Za raspodjelu dokumenata po predmetima razvijen je jednostavan klasifikator - nomenklatura predmeta. Ovo je sistematizovana lista naslova predmeta koji su u toku u predmetima.

Nomenklatura je najvažniji dokument. Dobro sastavljena nomenklatura predmeta omogućava vam da imate dobro uspostavljeno trenutno skladištenje dokumenata. Međutim, sastavljanje nomenklature zahtijeva posebna znanja. Dugogodišnje iskustvo u sastavljanju nomenklatura nam omogućava da tvrdimo da samo stručnjak iz oblasti kancelarijskog posla ili arhivar može sastaviti nomenklaturu. Ako subjekt ne može kompetentno sastaviti nomenklaturu, potrebno je da se prijavite. u arhivsku službu. Pokrivanje predmeta počinje prema nomenklaturi. Dizajn korica i distribucija dokumenata unutar dosijea takođe treba da se vrši uzimajući u obzir posebna pravila.

Sastavljanje nomenklature predmeta, formiranje predmeta i njihova sigurnost povezana sa ispitivanjem vrijednosti dokumenata. Pod ekspertizom se podrazumeva utvrđivanje praktičnog i naučnog značaja dokumenata, određivanje perioda njihovog čuvanja. Ovisno o vrijednosti dokumenata, mogu imati različite rokove čuvanja: kratkoročno (do 10 godina), dugoročno skladištenje (uglavnom kadrovska dokumenta koja se čuvaju 25-75 godina) i trajna. Uslovi skladištenja dokumenata mogu se odrediti u posebnim imenicima, koji se nazivaju "Liste dokumenata po uslovima skladištenja". Oni su standardni i odjelni. Postoji lista modela za upravljačke dokumente, naučnu i tehničku dokumentaciju, filmske i fotografske dokumente; resorne liste za skoro sve oblasti delatnosti (kultura, zdravstvo, kinematografija, poljoprivreda itd.). Odjeljenjska lista detaljnije obuhvata dokumente koji nastaju u okviru djelatnosti određene oblasti. Rokovi čuvanja dokumenata utvrđuju se prilikom formiranja predmeta, jer nije dozvoljeno formiranje dokumenata trajnog i privremenog čuvanja u jednom predmetu. U suprotnom, dokumenti će se morati preurediti. Procedura za ispitivanje i registraciju njegovih rezultata dobro je utvrđena u regulatornim i metodološkim dokumentima.

1, konačno, završna faza rada sa dokumentima je priprema datoteka za dugotrajno skladištenje ili za njihovo stavljanje u arhivu. U operativnom radu, po pravilu, predmeti se koriste dvije godine - tekuću i prošlu. Predmeti za prethodne godine moraju se obraditi i prenijeti u arhivu subjekta (ako postoji) ili prenijeti u drugi kabinet na čuvanje. Predmeti se obrađuju u skladu sa utvrđenim pravilima. Ako se ovaj posao obavlja redovno, svake godine, poslovi subjekta će biti u savršenom redu i potraga za potrebnim dosijeima i dokumentima neće biti teška.

Procedura za pripremu i izvođenje dokumenata i organizacija svih faza rada sa njima dovoljno je detaljno opisana u regulatornim i metodološkim dokumentima. Svaki subjekt ili objekat treba da ima paket dokumenata, a ako su veliki - u svakoj strukturnoj jedinici.

Arhivisti koji kontrolišu rad predmeta ili subjekata treba da, prije svega, daju savjete, utvrde koje regulatorne i metodološke dokumente subjekt ili objekt treba imati, uz pomoć kojih možete pronaći odgovor na mnoga pitanja u vezi sa sastavljanjem, obradom, organizacija dokumenata.

Paket regulatornih i metodoloških dokumenata sastoji se od dva dijela. Prvi dio treba da sadrži nacionalna regulatorna i metodološka dokumenta, čiji komplet treba u potpunosti prodati u arhivskim ustanovama ne samo u centru, već i na terenu. Ovi dokumenti uključuju:

Sistem podrške državnoj dokumentaciji

menadžment. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i

usluge dokumentacije.

Standardno uputstvo iz pravne nauke u objektima i predmetima.

Objedinjeni dokumentacioni sistemi. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive.

Spisak standardnih dokumenata koji se kreiraju u procesu

aktivnosti državnih odbora, objekata, subjekata sa definisanjem pojmova

njihovo skladištenje.

Za subjekte koji se bave bilo kakvim žalbama građana korisno je imati „Model pravilnika o obavljanju kancelarijskog rada po žalbama, prijavama i pritužbama građana državnim organima i preduzećima“, koji definiše proceduru i metodologiju rada sa ovom kategorijom. dokumenata.

Drugi dio paketa formiran je od organizacionih i regulatornih dokumenata samog subjekta. To uključuje:

Povelja ili propis o objektu ili subjektu.

Pravilnik o strukturnoj jedinici (ako subjekt ima razgranatu strukturu).

Opisi poslova zaposlenih u strukturnim odjeljenjima.

Uputstvo za vođenje poslova ovog predmeta.

Nomenklatura predmeta.

Vremenski list obrazaca dokumenata strukturnih podjela odn

predmet u cjelini.

Što se tiče posljednja tri dokumenta, uputstvo o kancelarijskom radu za ovaj predmet treba precizirati njegovim primjerima, nomenklaturom predmeta i listom obrazaca dokumenata sa uzorcima dokumenata koji se mogu izraditi samostalno ili se sastojati od zaposlenih u Zavodu. lokalna arhivska služba.

12. 2.8. Zahtjevi za tekst dokumenta
13. 2.9. Izrada organizacionih i administrativnih dokumenata

Poslovna istorija nastanka i razvoja preduzeća. Analiza i evaluacija efektivnosti rada upravljanja dokumentacijom. Automatizacija strateškog odlučivanja u AD. Formiranje zahtjeva za sistem elektronskog upravljanja dokumentima.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

MINISTARSTVO PROSVETE I NAUKE RUJSKE FEDERACIJE

Federalna državna budžetska obrazovna ustanova visokog stručnog obrazovanja

"KUBANSKI DRŽAVNI UNIVERZITET"

(FGBOU VPO "KubGU")

Katedra za opšte, strateško, informaciono upravljanje i poslovne procese

ZAVRŠNI KVALIFIKACIJSKI RAD

Informaciono-dokumentaciona podrška za donošenje strateških odluka u organizaciji (na primeru AD "Rodina")

Specijalnost 032001.65 Upravljanje dokumentima i upravljanje dokumentacijom

Specijalizacija „dokumentovanje aktivnosti organa javne vlasti i lokalne samouprave“, učenje na daljinu

Studentica Anastasia Viktorovna Bagmut

Krasnodar 2013

Strateške odluke, podrška informacijama i dokumentaciji, indikatori učinka, EDMS, tok dokumenata.

Svrha rada je povećanje efikasnosti AD „Rodina“ u oblasti informaciono-dokumentacione podrške strateškom odlučivanju kroz uvođenje sistema elektronskog upravljanja dokumentima.

Predmet studije je AD "Rodina".

Kao rezultat studije razvijen je set mjera za poboljšanje efikasnosti sistema informaciono-dokumentacione podrške AD „Rodina“, izrađen je projekat za implementaciju EDMS-a.

• Uvod
• 2. Sistematska analiza stanja sistema predškolskih obrazovnih ustanova AD „Rodina“ i evaluacija njegove efikasnosti
• 2.2 Analiza postojećeg sistema dokumentacije
• 2.3 Prikaz problema razvoja sistema informaciono-dokumentacione podrške menadžmenta u AD „Rodina“. Izbor aktuelnih problema razvoja informaciono-dokumentacione podrške pri donošenju strateških odluka
• 3. Razvoj tehnologije informaciono-dokumentacione podrške za strateško odlučivanje u AD "Rodina"
• 3.1 Izbor i izrada projekta informacionog sistema za donošenje strateških odluka
• 3.1.1 Formiranje zahtjeva za sistem elektronskog upravljanja dokumentima
• 3.2 Odabir kriterija i indikatora i ocjena efektivnosti predloženog projektnog rješenja
• 3.3 Ekonomska opravdanost izrađenog projekta
• Zaključak
• Spisak korištenih izvora

Prijave

Uvod

Već 20 godina u našoj državi postoji tržišna ekonomija, prelazak u koju je značio da su čelnici morali da nauče da se snalaze sami, a ne po nalogu "ozgo". Jedan od elemenata samostalnog upravljanja preduzećem je donošenje upravljačkih odluka.

Automatizacija toka posla omogućava svakoj organizaciji da ubrza proces rada, prednjači konkurenciju u donošenju operativnih i strateških odluka.

Uvođenje EDMS osigurava koordiniran rad svih odjela; pojednostavljuje rad sa dokumentima, povećava njegovu efikasnost i brzinu pristupa informacijama. Shodno tome, automatizacija toka posla je neophodna u svakoj organizaciji, bez obzira na obim i vrstu vlasništva, jer upotreba EDMS-a povećava konkurentnost kompanije na tržištu roba i usluga.

Upravljačke odluke u preduzeću pokrivaju sve aspekte njegovih aktivnosti: pripremu za proizvodnju, samu proizvodnju, prodaju, rad sa kadrovima, finansije itd.

Relevantnost odabrane teme proizilazi iz važnosti problema pružanja dokumentarne podrške organizaciji u fazi donošenja strateških odluka. Razvoj jedinstvenih zahtjeva za sistem upravljanja dokumentima, identifikacija kompletnog skupa regulatornih funkcija izvođača i mehanizama upravljanja u svakoj fazi životnog ciklusa dokumenta (formiranje projekta, priprema, registracija, izvršenje, prijenos u arhiv) nije lak zadatak.

U toku završnog kvalifikacionog rada proučavane su i analizirane glavne oblasti aktivnosti Otvorenog akcionarskog društva „Rodina“ (u daljem tekstu OJSC „Rodina“) u dokumentovanju i organizovanju rada sa dokumentima kako bi se identifikovale njihove karakteristike.

Predmet studije je AD "Rodina" - agroindustrijski kompleks koji se nalazi u čl. Chelbasskaya, Kanevsky okrug, Krasnodar Territory.

Predmet studije je proces informaciono-dokumentacione podrške za strateško odlučivanje u OAO Rodina.

Svrha završnog kvalifikacionog rada je povećanje efikasnosti AD „Rodina“ u oblasti informaciono-dokumentacione podrške strateškom odlučivanju kroz uvođenje sistema elektronskog upravljanja dokumentima.

Na osnovu toga se gradi niz zadataka:

1) razotkrivanje suštine koncepta „organizacije informaciono-dokumentacione podrške za donošenje strateških odluka” i identifikaciju karakteristika sadašnje faze razvoja sistema predškolskog vaspitanja i obrazovanja;

2) karakteristike regulatornog okvira za informaciono-dokumentacionu podršku menadžmenta;

3) vrednovanje efikasnosti postojećeg sistema predškolskih obrazovnih ustanova AD „Rodina“;

4) razvoj seta mera za unapređenje efikasnosti IMEI sistema za donošenje strateških odluka;

5) ocjenu ekonomske efikasnosti predloženih implementacija.

Prilikom pisanja završnog kvalifikacionog rada korišten je 51 izvor. Prije svega, proučavan je i analiziran regulatorni, metodološki i zakonodavni okvir. Osim toga, teorijska i metodološka osnova studije bili su radovi poznatih autora kao što su G.N. Zatsepina, T.V. Kuznjecova, Yu.N. Stolyarov, D.V. Arutjunova, G.Ya. Goldstein i drugi.

Empirijska osnova istraživanja bili su: materijali stručne periodike, internet resursi, interni (lokalni) akti i dokumenti OAO Rodina.

U skladu sa postavljenim zadacima, završni kvalifikacioni rad sastoji se od uvoda, tri poglavlja, zaključka i tri dodatka.

Prvo poglavlje posvećeno je teorijskim osnovama strateškog menadžmenta i kancelarijskog rada u organizaciji. Opisan je regulatorni i pravni okvir za dokumentarnu podršku menadžmenta, prikazano je trenutno stanje informacione podrške za strateško odlučivanje u organizaciji.

Drugo poglavlje po svom sadržaju je analiza privrednih i privrednih aktivnosti AD „Rodina“. Opisan je sistem informaciono-dokumentacione podrške aktivnostima organizacije, prikazani su glavni problemi u dokumentacionoj podršci za donošenje strateških odluka.

Treće poglavlje je izrada predloga za unapređenje informaciono-dokumentacione podrške za aktivnosti OJSC „Rodina“ u donošenju strateških odluka, koje obuhvata nekoliko delova: automatizaciju toka rada organizacije, kao i očekivane zaključke iz predloženih izmena.

1. Teorijske osnove informaciono-dokumentacione podrške za strateško odlučivanje

1.1 Suština koncepta „strateškog upravljanja“ i njegovo trenutno stanje

Strateški menadžment je sveobuhvatan sistem za postavljanje i sprovođenje strateških ciljeva preduzeća, zasnovan na predviđanju okruženja i razvoju načina prilagođavanja njegovim promenama, kao i uticaja na njega.

Strategija - slika organizacionih akcija i pristupa upravljanja koji se koriste za postizanje organizacionih ciljeva i ciljeva organizacije.

U modernoj nauci o menadžmentu izdvajaju se neke karakteristike strateškog menadžmenta:

1. Svrha moderne organizacije postala je prilagođavanje promjenama. U vezi sa potrebom da se uzme u obzir dinamika eksternog okruženja, postoje dva pravca razvoja strateškog menadžmenta:

Redovno strateško upravljanje, koje je logičan razvoj strateškog planiranja i sastoji se od dva komplementarna podsistema: podsistema analize i planiranja strategije i podsistema implementacije strategije;

Strateško upravljanje u realnom vremenu - rješenje neočekivanih strateških problema. Razvija se u industrijama u kojima se promjene u vanjskom okruženju dešavaju s velikom učestalošću i nepredvidive su.

Organizacije su prinuđene da istovremeno preciziraju strategiju i rješavaju nove strateške izazove.

2. Svrha strateškog upravljanja je razvoj, tj. mijenjaju ne samo kvantitativne već i kvalitativne karakteristike. Na primjer, strateške odluke uključuju odluke o rekonstrukciji organizacije, uvođenju novih proizvoda i tehnologija i izlasku na nova tržišta.

3. Proizvod strateškog menadžmenta je potencijal organizacije, koji se sastoji od resursa i izvora njihove dopune, veza, položaja i organizacionog sistema u cjelini. Potencijal takođe karakteriše najefikasnije korišćenje resursa za postizanje cilja. S druge strane, potencijal je izvor formiranja konkurentske prednosti organizacije, te je stoga potreban stalni razvoj i unapređenje.

4. Kao dodatne karakteristike strateškog menadžmenta izdvajaju se:

Fleksibilan odgovor na impulse vanjskog okruženja;

Sprovođenje pravovremenih promjena u organizaciji;

Oslanjanje na ljudski potencijal;

Orijentacija prema potrošačima;

Dugoročni izgledi zbog konkurentskih prednosti;

Razmatranje niza podataka, a ne njegovih pojedinačnih komponenti;

Osiguravanje konkurentnosti kompanije u budućnosti.

1) problemi u vezi sa ciljevima preduzeća, koji imaju za cilj unapređenje efikasnosti organizacije obezbeđivanjem odnosa ciljeva, resursa i rezultata;

2) problemi u vezi sa elementima organizacije, ako su ti elementi neophodni za postizanje ciljeva, a trenutno ih nema ili su nedovoljni;

3) problemi povezani sa spoljnim faktorima.

Dakle, strateški menadžment predstavlja moderan alat za upravljanje razvojem organizacije usmjeren na povećanje potencijala kroz postizanje konkurentnosti u uslovima sve većih promjena u vanjskom okruženju i s tim povezane neizvjesnosti.

Strateški menadžment je takav menadžment koji se oslanja na ljudski potencijal kao osnovu organizacije, orijentiše proizvodne aktivnosti na potrebe potrošača, fleksibilno reaguje i vrši pravovremene promene u organizaciji koje ispunjavaju izazove iz okruženja i omogućavaju postizanje konkurentskih prednosti, što ga zajedno čini. Organizaciji je moguće dugoročno opstati, uz postizanje svojih ciljeva.

Objekti strateškog upravljanja su organizacije, strateške poslovne jedinice i funkcionalna područja organizacije.

Predmet strateškog upravljanja su:

Problemi koji su direktno povezani sa opštim ciljevima organizacije.

Problemi i rješenja vezani za bilo koji element organizacije, ako je ovaj element neophodan za postizanje ciljeva, ali trenutno nije dostupan ili nije dostupan u dovoljnoj količini.

Problemi povezani sa vanjskim faktorima koji se ne mogu kontrolisati.

“Problemi strateškog upravljanja najčešće nastaju kao rezultat djelovanja brojnih vanjskih faktora. Stoga, da ne bi pogriješili u odabiru strategije, važno je utvrditi koji ekonomski, politički, naučni, tehnički, društveni i drugi faktori utiču na budućnost organizacije.

Na slici 1 prikazane su ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u poređenju sa operativnim (tekućim) menadžmentom.

Slika 1 - ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u poređenju sa operativnim (tekućim) menadžmentom

Razmotrimo glavne karakteristike strateških odluka. Postoji devet takvih karakteristika:

1) strateške odluke odražavaju stav menadžmenta o tome kakva organizacija treba da bude i šta treba da radi;

2) strateške odluke su dizajnirane da pomognu organizaciji u obezbeđivanju interakcije sa spoljnim okruženjem. Organizacija se stalno prilagođava promjenjivim okruženjima;

3) strateške odluke uzimaju u obzir sopstvene resurse organizacije i pomažu da se obezbedi tačna usklađenost između poslovne aktivnosti i raspoloživih resursa;

4) strateške odluke uključuju ideju velike promene u sistemu rada organizacije;

5) strateške odluke su izuzetno složene i uključuju različite stepene neizvjesnosti. Oni impliciraju da organizacija mora napraviti pretpostavke o predstojećim događajima na osnovu informacija koje nisu baš pouzdane;

6) strateške odluke zahtevaju sveobuhvatan pristup upravljanju organizacijom;

7) strateške odluke imaju dugoročni cilj. Oni podrazumevaju dugoročne perspektive i imaju dugoročnu vrednost;

8) strateške odluke se odnose na procene i očekivanja ključnih učesnika kompanije unutar organizacije (akcionari, direktori, itd.) Mnogi istraživači tvrde da je strategija organizacije odraz stavova i mišljenja uticajnih internih učesnika kompanije;

9) strateške odluke ozbiljno utiču na resurse i poslovanje. Oni utiču na organizacionu bazu resursa i izazivaju talase organizacionih odluka nižeg nivoa.

Stoga je donošenje strateških odluka vitalni zadatak za organizaciju bilo koje veličine i područja djelovanja. Pravilna dokumentacija ovog procesa ključ je pravno ispravnih i svrsishodnih odluka.

1.2 Pravni okvir za formiranje sistema dokumentarne podrške aktivnostima organizacije

Organizacija dokumentarne podrške za donošenje strateških odluka preduzeća je skup mjera koje imaju za cilj stvaranje i održavanje uslova neophodnih za efikasno upravljanje aktivnostima upravljačkog tima preduzeća za dokumentovanje razvoja i implementacije aktivnosti koje vode do dugoročnog prekoračenja nivoa performansi organizacije u odnosu na nivo konkurenata.

Zadatak zakonskog fiksiranja osnovnih odredbi o organizaciji i vođenju opšteg kancelarijskog posla kako bi se stvorio minimalno potreban i dovoljan broj dokumenata u slučajevima koji zahtijevaju dokumentarnu potvrdu događaja i činjenica je uvijek relevantan.

Kompleks federalnih regulatornih i metodoloških materijala o dokumentacionoj podršci čine federalni zakoni, naredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, državni i međunarodni standardi.

Kao što znate, postoje 3 nivoa regulatornih pravnih akata (NLA) (vidi sliku 2).

Slika 2 - Struktura regulatornih pravnih akata Ruske Federacije

Odnosi koji proizilaze iz formiranja i korišćenja informacionih resursa regulisani su Federalnim zakonom Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“.

Federalni zakon Ruske Federacije od 27. februara 2011. br. 63-FZ „O elektronskom potpisu“ reguliše uslove za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa u elektronskim dokumentima, prema kojima se elektronski digitalni potpis u elektronskom dokumentu priznaje kao ekvivalentan na svojeručni potpis u dokumentu na papiru. Ovim zakonom su definisani uslovi za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa, karakteristike njegovog korišćenja.

Osim toga, nemoguće je ne spomenuti Federalni zakon Federalni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“.

Jedan od temeljnih dokumenata u oblasti regulatornog regulisanja dokumentacione podrške je naredba Glavnog arhiva SSSR-a od 25. maja 1988. br. 33 "Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje". Ovaj dokument je skup principa i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u organima vlasti i sadrži skup zahtjeva i odredbi koje doprinose razvoju jedinstvenih pristupa kako tradicionalnim tako i automatizovanim sistemima upravljanja dokumentima.

GSDOU pojednostavljuje organizacionu strukturu upravljanja dokumentarnom podrškom u organizacijama rješavanjem pitanja izgradnje tipičnih DOE usluga, organizacijom tehnološkog procesa izrade i obrade dokumentacije, pomaže u rješavanju niza problema automatizacije, kreiranja i obrade dokumenata, te uključuje propise. i pravila nacionalnog razmjera i značaja. Istovremeno, budući da je u suštini državni, sistem je orijentisan i na primenu u nedržavnim strukturama u svim svojim aspektima.

Rješavanju tehnoloških problema dokumentacije doprinose i pravila kancelarijskog rada u saveznim organima izvršne vlasti. Ovim standardom se utvrđuje sastav detalja, pravila za izdavanje organizacionih i administrativnih dokumenata kojima se evidentiraju odluke o administrativnim i organizacionim pitanjima. Pravila, koja nameću zahtjeve za objedinjavanje elemenata dokumentacije, uvelike olakšavaju kreiranje standardnih, unificiranih i unificiranih procesa kako za tradicionalnu tako i za automatiziranu dokumentaciju, skladištenje i prijenos dokumentovanih informacija.

Specifičnost djelatnosti upravljanja dokumentacijom pretpostavlja značajnu ulogu standarda. Dakle, standard GOST R 51141-98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije” čini konceptualni aparat ove oblasti djelovanja. Termini navedeni u ovom međunarodnom standardu će se koristiti u svim vrstama dokumentacije. Sadržajnu osnovu standarda čine tri odjeljka: "Opći koncepti", "Upravljanje uredima" i "Arhivsko poslovanje".

Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u radu državnih organa, jedinica lokalne samouprave i organizacija, sa naznakom rokova čuvanja, obuhvata dokumente koji nastaju prilikom dokumentovanja iste vrste (zajedničke za sve) upravljačke funkcije koje obavljaju institucije, organizacije i preduzeća, bez obzira na njihove funkcije, nivo i obim djelatnosti, oblike svojine. Lista služi za očuvanje, organizovanje i popunjavanje Arhivskog fonda Ruske Federacije i ima za cilj da odredi rokove za čuvanje dokumenata, birajući ih za trajno skladištenje ili uništavanje. Takođe bi trebalo da se koristi u pripremi nomenklatura predmeta, formiranju predmeta, razvoju šema klasifikacije dokumenata, kreiranju pretraživača u kancelarijskom radu i izradi spiskova odeljenja.

Sa početkom široke upotrebe informacionih tehnologija u kancelarijskom radu, ova oblast je postala višestruka i brzo se menja, što se odmah odrazilo na relevantne nacionalne i međunarodne standarde. Kako se informaciona tehnologija razvija, standardi u oblasti upravljanja dokumentima se kontinuirano poboljšavaju, koji pokrivaju širok spektar funkcija, procesa, pa čak i pojedinačnih metoda, opisujući ih s različitim stupnjevima detalja - od koncepata visokog nivoa do specifičnih tehnoloških procesa.

GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtevi” definiše osnovne principe upravljanja dokumentima, bez obzira na vrste medija i tehnologije koje se koriste. Nažalost, ne postoji sličan standard za organizaciju dugoročnog skladištenja, iako u određenoj mjeri njegovu ulogu igra ISO 14721:2003 „Osnovni model otvorenog arhivskog informacionog sistema“.

Sledeći nivo obuhvata standarde koji regulišu određene procedure i vrste poslova. Ovo može uključivati ​​i zahtjeve za funkcionalnost specijalizovanih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima i za arhiviranje elektronskih dokumenata, kao i za "činovničku" funkcionalnost poslovnih aplikacija.

Osnovu ovog niza regulatornih informacija čine standardi koji regulišu različite metode i tehnologije koje se koriste u sistemima za upravljanje dokumentima: formati datoteka, mediji za dugotrajno skladištenje informacija, metapodaci, protokoli razmene i interakcije. Standardi su namijenjeni prilično širokom spektru stručnjaka. Korisnici standarda za upravljanje dokumentima mogu se uslovno podijeliti u dvije grupe: specijaliste iz oblasti kancelarijskog posla i arhiviranja i specijaliste drugih oblasti koji po prirodi svojih poslovnih aktivnosti kreiraju, koriste i čuvaju dokumente.

Nedavno su se razvijači nacionalnih i međunarodnih standarda fokusirali na sljedeća područja standardizacije:

Zahtjevi za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS);

Osiguranje dugoročnog očuvanja pravno značajnih elektronskih dokumenata;

metapodaci.

Funkcionalni zahtjevi za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima (u našoj terminologiji - za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima) razvijaju se uglavnom u interesu državnih organa. Takvi zahtjevi služe kao smjernica (a ponekad i obavezan zahtjev) u nabavci relevantnih sistema za državne organe, što omogućava održavanje jedinstvene tehničke politike u javnom sektoru i stvaranje neophodnih uslova za međuresornu interakciju. U isto vrijeme, komercijalne organizacije često koriste ove zahtjeve prilikom kupovine, birajući između njih ono što im je potrebno.

Treba napomenuti da se u Rusiji radi na ujednačavanju domaćih normi i međunarodnih standarda. Dakle, od interesa su evropski zahtjevi MoReq2 razvijeni 2008. godine (po nalogu Evropske komisije i vlade EU).

Novi trend u svjetskoj praksi je pojava zahtjeva za minimalnim skupom funkcionalnosti upravljanja dokumentima potrebnim za poslovne sisteme (računovodstvo, upravljanje resursima i poslovnim procesima, itd.) - za razliku od zahtjeva za potpune specijalizovane sisteme za upravljanje dokumentima .

Dakle, prema DoD 5015.2-STD standardu razvijenom u SAD-u, “Standard zahtjeva EDMS Ministarstva odbrane SAD-a”, verzija 3 od 25. aprila 2007., skup zahtjeva za funkcionalnost sistema za upravljanje dokumentima koji su neophodni vladinim agencijama da poštuje odredbe zakona o zaštiti ličnih podataka i pristupu državnim informacijama. Prije svega, ovo su mogućnosti:

Istaknuti dokumente koji sadrže lične podatke i/ili podliježu objelodanjivanju prema zakonu o slobodi pristupa državnim informacijama;

Registrirati zahtjeve građana u vezi sa ličnim podacima, kao i zahtjeve građana i organizacija za pristup državnim informacijama; generisanje odgovarajućih elektronskih dosijea koji sadrže dokumente nastale u toku obrade ovih zahteva;

Upravljanje dokumentacijom o otkrivanju ličnih i državnih informacija;

Prikupiti potrebne statističke podatke i izraditi relevantne izvještaje;

Podrška stvaranju cenzurisanih verzija objavljenih dokumenata i njihovo skladištenje u vezi sa originalnim dokumentima.

Standard, osim toga, sada uključuje odjeljak sa zahtjevima za osiguranje interoperabilnosti između EDMS-a prilikom prijenosa elektronskih dokumenata iz jednog sistema u drugi.

MoReq2 specifikacije su druga verzija zahtjeva modela (MoReq), koji je novi evropski "de facto" standard za sisteme koji upravljaju elektronskim dokumentima. MoReq2 je već veoma uticajan u oblasti elektronskog upravljanja dokumentima, a ovaj uticaj će se samo povećati u budućnosti. Razlozi za to leže u sljedećem:

Namijenjen je svim sektorima, a ne samo javnim vlastima;

Ovo je međunarodni standard koji se koristi u cijeloj Evropi, kao iu Aziji, Sjevernoj i Južnoj Americi;

Opisuje funkcionalnost koja nadilazi samo upravljanje dokumentima;

U toku njegovog razvoja organizovana je ogromna međunarodna rasprava o projektu od strane stručnjaka iz mnogih zemalja svijeta.

Smjernice sadržane u ovom standardu pomoći će vam da razumijete poslovne zahtjeve, organizacijski i poslovni okvir za izvođenje procesa konverzije i migracije, planiranje procesa, praćenje i kontrolu procesa. On opisuje korake, komponente i specifične tehnike za pretvaranje i migraciju dokumenata iz jednog sistema za upravljanje dokumentima u drugi, uključujući teme kao što su upravljanje tokovima posla, testiranje, kontrola verzija i verifikacija.

Standard GOST 7.1-84. “Bibliografski opis dokumenta. Opšti zahtevi i pravila sastavljanja” sadrži zahteve koji obezbeđuju očuvanje autentičnosti i autentičnosti elektronskih dokumenata prilikom njihove konverzije iz jednog sistema za skladištenje elektronskih dokumenata u drugi. Iako se pitanja dugoročnog čuvanja elektronskih dokumenata ne obrađuju direktno, ona su veoma povezana sa zadatkom konverzije, budući da mnoge strategije za osiguranje dugoročnog čuvanja uključuju ovaj ili onaj oblik konverzije.

Dio I standarda bavi se odlukama koje se odnose na planiranje programa konverzije i vođenje evidencije. Drugi dio posvećen je raspravi o samom procesu konverzije. Prijave uključuju:

Tabele koje spajaju "činovničke" zahtjeve; pokretači i rizici povezani s procesom konverzije; mjere kontrole i upravljanja, faze procesa konverzije;

Drugi resursi za pomoć stručnjacima za konverziju.

U uvodu nacrta standarda stoji: „Informacije koje su kreirane, unesene i pohranjene elektronskim putem sve više se koriste kao dokaz poslovne aktivnosti. Takvi dokazi mogu biti potrebni u slučaju sporova oko ugovora ili na sudu. Ovaj tehnički izvještaj definiše preporučene prakse za elektronsko skladištenje poslovnih ili drugih informacija u obliku slikovnih prikaza. Shodno tome, pridržavanje ovih preporuka je od interesa za organizaciju čak i kada pouzdanost pohranjenih informacija nije sporna.

Novo izdanje ISO 15836:2009 "Informacije i dokumentacija - Dablinsko jezgro metapodataka" objavljeno je 2009. ISO 15836:2009 uspostavlja standard za opis resursa poznat kao "Dublin Core Metadata Element Set". ISO 15836:2009 ne ograničava koncept izvora, ali se najčešće koristi za opisivanje knjiga i dokumenata.

Ovaj standard, jedan od najpopularnijih univerzalnih sistema metapodataka, razvijen je kasnih 1990-ih. pokrenuo Konzorcij World Wide Web. Njegova popularnost je zbog činjenice da model opisa zasnovan na Dublinskom jezgru ne isključuje mogućnost upotrebe raznih drugih jezičkih sredstava. Osim toga, za korištenje Dublinskog jezgra nije potrebna posebna obuka, za razliku od tradicionalnih bibliotečkih formata.

GOST R ISO 23081-1-2008 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente. Dio 1. Principi” je drugi moderni ruski standard u oblasti upravljanja dokumentima. Standard je pripremio Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje na osnovu autentičnog prevoda međunarodnog standarda ISO 23081-1:2006 "Informacije i dokumentacija - Procesi upravljanja dokumentima - Metapodaci za dokumente - Dio 1. Principi" . Ovaj dokument odgovara na pitanja: šta su metapodaci, šta su metapodaci i kako ih koristiti za upravljanje dokumentima u skladu sa zahtevima GOST R ISO 15489-1-2007. Standard uspostavlja okvir za kreiranje, upravljanje i upotrebu metapodataka za upravljanje dokumentima, a takođe objašnjava principe koji su u osnovi njihovog upravljanja. Ističe važnost metapodataka za upravljanje dokumentima u poslovnim procesima i opisuje različite uloge i tipove metapodataka koji podržavaju poslovanje i procese upravljanja dokumentima. Standard takođe uspostavlja okvir za upravljanje ovim metapodacima.

Dakle, možemo zaključiti da je zakonodavna osnova za aktivnosti dokumentarne podrške menadžmentu ogroman niz ruskih i međunarodnih dokumenata, dok standardi imaju posebnu ulogu, zbog specifičnosti predmeta regulacije. Osnovni trend posljednjih godina je želja za ujednačavanjem nacionalnih standarda za dokumentarnu podršku, razvoj međunarodne regulative koja će, u kontekstu globalizacije i sve veće povezanosti informacionog prostora, optimizirati komunikacijske procese.

Drugi izražen trend je postepeni prelazak cjelokupnog dokumentacionog sistema u digitalni format. Mogućnost korištenja svjetskog iskustva u radu sa dokumentima, prije svega elektronskim, može značajno smanjiti vrijeme za uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima u našim organizacijama i ubrzati proces kreiranja arhiva pravno značajnih elektronskih dokumenata.

1.3 Informaciona tehnologija za donošenje strateških odluka u organizaciji

Organizacije različitih vrsta i područja djelovanja mogu se predstaviti kao poslovni sistem u kojem se ekonomski resursi transformišu u dobra i usluge kroz različite organizacione, tehničke i društvene procese.

Tokom rada svakog poslovnog sistema na njega utiču faktori okruženja (konkurenti, kupci, dobavljači, vladine agencije, partneri, vlasnici, banke, berze itd.) i interni faktori, koji su uglavnom rezultat usvajanja jedne ili druga menadžerska rješenja.

Proces donošenja menadžerskih odluka smatra se glavnom vrstom menadžerske aktivnosti, odnosno skupom međusobno povezanih, svrsishodnih i konzistentnih menadžerskih radnji koje osiguravaju realizaciju menadžerskih zadataka.

Svrha i priroda aktivnosti organizacije određuju njen informacioni sistem i automatizaciju informacionih tehnologija, kao i vrstu obrađenog i proizvedenog informacionog proizvoda, na osnovu kojeg se donosi optimalna upravljačka odluka.

Efikasnost menadžerskog odlučivanja u uslovima funkcionisanja informacionih tehnologija u organizacijama različitih tipova je rezultat upotrebe različitih alata za analizu finansijskih i ekonomskih aktivnosti preduzeća. Možemo razlikovati četiri kruga zadataka koje rješava kompanija:

1) prvi niz zadataka je fokusiran na pružanje ekonomskih informacija korisnicima izvan kompanije - investitorima, poreskim službama itd. Najčešće se za analizu koriste indikatori na osnovu podataka standardnog računovodstvenog i statističkog izvještavanja, kao i drugih izvora. informacija;

2) drugi krug je povezan sa zadacima analize, osmišljenim za razvoj strateških upravljačkih odluka za razvoj poslovanja. Baza informacija treba da bude šira, ali u okviru dovoljno visoko agregiranih indikatora koji karakterišu glavne trendove u razvoju pojedinačne firme ili korporacije;

3) treći krug zadataka analize usmjeren je na razvoj taktičkih rješenja. Njegova informaciona baza je izuzetno široka i zahtijeva pokriće velikog broja privatnih vrlo detaljnih indikatora koji karakterišu različite aspekte funkcionisanja kontrolnog objekta;

4) četvrti krug poslova povezan je sa poslovima operativnog upravljanja privrednim objektom u skladu sa funkcionalnim podsistemima privrednog objekta. Za rješavanje ovih problema koriste se aktuelne operativne informacije o stanju privrednog objekta i vanjskog okruženja.

Glavne funkcije administrativnog aparata različitih organizacija su analiza stanja u kompaniji i vanjskom okruženju i donošenje odluka o strateškom i kratkoročnom planiranju njegovih aktivnosti.

Realizacija planiranih zadataka odlučivanja vrši se na strateškom, taktičkom i operativnom (operativnom) nivou.

Svaki od ovih nivoa zahtijeva određenu informacijsko-dokumentacionu podršku, koja se implementira na bazi informacionih tehnologija. U skladu sa nivoima odlučivanja u funkcionisanju informacionih tehnologija, mogu se razlikovati tri konture: dugoročno strateško planiranje, srednjoročno taktičko planiranje i operativno regulisanje aktivnosti organizacije:

1) strateški nivo je fokusiran na top menadžere. Zbog organizacije informacionih tehnologija, omogućen je pristup informacijama koje odražavaju trenutno stanje u preduzeću, eksternom okruženju, njihov odnos i koje su neophodne za donošenje strateških odluka. Glavni ciljevi nivoa strateškog upravljanja su:

Određivanje sistema prioriteta za razvoj organizacije;

Procjena perspektivnih pravaca razvoja organizacije;

Odabir i evaluacija potrebnih resursa za postizanje ciljeva.

U skladu sa ovim pravcima, informaciona tehnologija omogućava vrhunskom menadžmentu brz, zgodan pristup i sortiranje informacija po ključnim faktorima koji omogućavaju procenu stepena ostvarenosti strateških ciljeva kompanije i predviđanje njenih aktivnosti na duži rok. Karakteristike informacione tehnologije konture dugoročnog planiranja i analize predviđenog funkcionisanja su izgradnja agregiranih modela razvoja organizacije, uzimajući u obzir aktivnosti povezanih proizvodnih i privrednih kompleksa.

Modeli ove petlje funkcionisanja informacione tehnologije trebaju uzeti u obzir:

Karakteristike razvoja tržišnih odnosa u zemlji;

Moguće perspektivne vrste proizvoda (roba i usluga) u vezi sa profilom organizacije ili preduzeća;

Potencijalni tipovi proizvodnih resursa koji se mogu koristiti za stvaranje novih vrsta proizvoda (roba, usluga);

Perspektivni tehnološki procesi za proizvodnju novih vrsta proizvoda (roba i usluga).

Obračun ovih faktora u modelu funkcionisanja informacionih tehnologija zasniva se uglavnom na korišćenju informacija eksternih u odnosu na aktivnosti organizacije. Dakle, IT mora imati razvijeno komunikacijsko okruženje (uključujući Internet) za primanje, akumuliranje i obradu vanjskih informacija.

Posebnost funkcionisanja IT-a u kontekstu dugoročnog strateškog planiranja, zasnovanog na korišćenju agregiranih modela, treba smatrati odlučujućom ulogom samog upravljačkog osoblja u procesu donošenja odluka. Visok nivo nesigurnosti i nepotpunosti informacija povećava značaj subjektivnog faktora kao osnove za donošenje odluka. Istovremeno, automatizovana informaciona tehnologija deluje kao pomoćni alat koji obezbeđuje glavni preduslov za organizovanje delatnosti administrativnog aparata.

Dakle, informacione tehnologije za podršku strateškom nivou donošenja odluka pomažu najvišem menadžmentu organizacije u rješavanju nestrukturiranih zadataka, od kojih je glavni upoređivanje promjena koje se dešavaju u vanjskom okruženju sa postojećim potencijalom kompanije.

Glavni alati za podršku radu najvišeg menadžmenta su strateški informacioni sistemi koji se razvijaju za realizaciju strateških dugoročnih ciljeva razvoja organizacije.

Trenutno još nije razvijen opšti koncept za implementaciju strateških informacionih sistema zbog njihove ciljne i funkcionalne raznolikosti. Postoje tri trenda u njihovoj upotrebi:

Prvi se zasniva na stavu da se prvo formulišu ciljevi i strategije za njihovo postizanje, a tek onda se automatizovana informaciona tehnologija prilagođava unapred razrađenoj strategiji;

Drugi trend se zasniva na činjenici da organizacija koristi strateški informacioni sistem u formulisanju ciljeva i strateškom planiranju;

Treći trend se zasniva na metodologiji sinteze prethodna dva trenda - ugrađivanje strateškog informacionog sistema u postojeću informatičku tehnologiju uz kombinaciju razvoja koncepta razvoja organizacije u upravljanju preduzećem.

Informacione tehnologije su dizajnirane da stvore zajedničko okruženje za kompjutersku i telekomunikacionu podršku za donošenje strateških odluka u neočekivanim situacijama;

2) taktički nivo odlučivanja se zasniva na automatizovanoj obradi podataka i implementaciji modela koji pomažu u rešavanju pojedinačnih, uglavnom loše strukturiranih zadataka (npr. donošenje odluka o investicijama, tržištima i sl.). Glavni ciljevi taktičkog nivoa vodstva uključuju:

Osiguravanje održivog funkcionisanja organizacije u cjelini;

Izgradnja kapaciteta za organizacioni razvoj;

Izrada i prilagođavanje osnovnih planova rada i rasporeda za realizaciju naloga na osnovu potencijala akumuliranih u procesu razvoja organizacije.

Za donošenje taktičkih odluka, informaciona tehnologija mora srednjim menadžerima pružiti informacije potrebne za donošenje pojedinačnih ili grupnih taktičkih odluka. Obično su takve odluke važne u određenom vremenskom intervalu (mjesec, kvartal, godina).

Taktički nivo odlučivanja od strane srednjeg menadžmenta koristi se za praćenje (stalno praćenje), kontrolu, odluke i administraciju. Glavne funkcije koje se izvode na bazi automatizovane informacione tehnologije su: upoređivanje trenutnih pokazatelja sa prošlim, sastavljanje periodičnih izveštaja za određeni period, omogućavanje pristupa arhiviranim informacijama, donošenje taktičkih upravljačkih odluka itd.

Funkcionisanje informacionih tehnologija u kontekstu srednjoročnog taktičkog planiranja zasniva se na upotrebi modela koji odražavaju stvarne faktore i uslove za mogući razvoj delatnosti organizacija i preduzeća, a eksterni zahtevi dobavljača i potrošača se u velikoj meri uzimaju u obzir. u obzir. Međutim, u ovom krugu eksterne informacije tačno odgovaraju mogućim i praktično realizovanim pravcima razvoja organizacija i preduzeća, što povećava nivo sigurnosti podataka i modela sistema upravljanja.

Za podršku taktičkom odlučivanju u informatičkoj tehnologiji firme koriste se alati kao što su baze podataka, sistemi za obradu znanja, sistemi za podršku odlučivanju itd.

Jedan od alata za taktičko donošenje odluka danas su sistemi za podršku odlučivanju koji služe djelomično strukturiranim zadacima, čije je rezultate teško unaprijed predvidjeti. Sistemi za podršku odlučivanju imaju prilično moćan analitički aparat sa nekoliko modela. Glavne karakteristike ovakvih sistema su:

Sposobnost rješavanja problema čiji je razvoj teško predvidjeti;

Dostupnost alata za modeliranje i analizu;

Sposobnost lake promjene formulacije zadataka koji se rješavaju i ulaznih podataka;

Fleksibilnost i prilagodljivost promenljivim uslovima;

Tehnologija koja najviše odgovara korisniku;

3) operativni (operativni) nivo odlučivanja je osnova svih automatizovanih informacionih tehnologija. Na ovom nivou obavlja se ogroman broj tekućih rutinskih operacija za rješavanje različitih funkcionalnih zadataka privrednog objekta. Operativni menadžment je fokusiran na postizanje ciljeva formulisanih na strateškom nivou kroz korišćenje potencijala definisanih na taktičkom nivou. Istovremeno, najvažniji prioriteti za operativni menadžment uključuju:

Ostvarivanje dobiti kroz realizaciju unaprijed planiranih aktivnosti koristeći akumulirani potencijal;

Registrovanje, akumuliranje i analiza odstupanja u toku proizvodnje od planirane;

Razvoj i implementacija rješenja za otklanjanje ili minimiziranje neželjenih odstupanja.

Funkcionisanje informacione tehnologije u krugu tekućeg planiranja i operativne regulacije odvija se u uslovima izvesnosti, potpunosti informacija i često u obradi informacija u realnom vremenu.

Informacijske tehnologije pružaju stručnjacima na operativnom nivou informacijske proizvode neophodne za donošenje svakodnevnih operativnih upravljačkih odluka. Svrha alata informacione tehnologije na ovom nivou je da odgovori na upite o trenutnom stanju firme i kontroliše tokove informacija organizacije, što je u skladu sa operativnim upravljanjem.

Informaciona tehnologija, koja podržava menadžment na operativnom nivou, je veza između organizacije i eksternog okruženja. Preko operativnog nivoa podaci se dostavljaju i ostalim nivoima upravljanja. Alati na operativnom nivou upravljanja imaju malo analitičkih sposobnosti. Oni služe stručnjacima organizacije kojima su potrebne dnevne, sedmične informacije o stanju stvari kako unutar kompanije tako iu vanjskom okruženju. Njihova glavna svrha je praćenje dnevnih operacija u organizaciji i periodično generiranje visoko strukturiranih sažetih standardnih izvještaja.

Osnovne informacione potrebe na operativnom nivou mogu se zadovoljiti uz pomoć tipičnih funkcionalnih i problemski orijentisanih hardverskih i softverskih alata za tekstualnu, tabelarnu, grafičku i statističku obradu podataka, elektronske komunikacije itd.

Dakle, informatička podrška u donošenju strateških odluka zauzima prilično značajnu nišu, jer doprinosi ne samo ostvarivanju profita kroz realizaciju unaprijed planiranih aktivnosti, već i evidentiranju, akumulaciji i analizi odstupanja od planiranog napretka proizvodnje, kao i razvoju i implementaciji rješenja za otklanjanje ili minimiziranje nepoželjnih odstupanja od poslovni plan.

2. Sistemska analiza stanja sistema predškolskih obrazovnih ustanova AD "Rodina" i evaluacija njegove efikasnosti

2.1 Analiza poslovne istorije formiranja i razvoja AD "Rodina"

OAO "Rodina" je poljoprivredno preduzeće koje se nalazi u selu Čelbasskaja, Kanevski okrug, Krasnodarska teritorija.

Otvoreno akcionarsko društvo "Rodina" u sadašnjem organizaciono-pravnom obliku osnovano je 03.09.1998. godine. Preduzeće posluje na osnovu Statuta, čija je aktuelna verzija odobrena Protokolom broj 2 od 25.11.2010.

U skladu sa statutom, svrha osnivanja Rodina dd je zadovoljavanje javnih potreba u radu, proizvodima, uslugama Preduzeća, ostvarivanje dobiti stvaranjem konkurentnih dobara, radova i usluga, dok Društvo ima građanska prava i snosi građanskopravne obaveze neophodne za sprovođenje bilo koje vrste aktivnosti koje nisu zabranjene saveznim zakonima.

Pravna adresa OAO "Rodina": Krasnodarska teritorija, okrug Kanevskaja, ul. Chelbasskaya, ul. Krasnaya, 119. Preduzeću je dodeljen identifikacioni broj poreskog obveznika (TIN) 2334006686, izvršen je upis u Jedinstveni državni registar pravnih lica 19.09.2002, OGRN: 1022303977376.

Preduzeće je pravno lice, može u svoje ime sticati i ostvarivati ​​sva imovinska i lična neimovinska prava koja su zakonom data za otvorena akcionarska društva, snositi obaveze, obavljati sve zakonom dozvoljene transakcije u svoje ime, biti tužilac i tuženi na sudu. Takođe, AD „Rodina“ poseduje zasebnu imovinu, evidentiranu u samostalnom bilansu stanja, poseduje, koristi i raspolaže njome u skladu sa ciljevima svoje delatnosti i namenom imovine.

Ovlašteni kapital Rodina OJSC iznosi 21.019.506 (dvadeset jedan milion devetnaest hiljada petsto šest) rubalja podijeljen na 20.019.506 (dvadeset miliona devetnaest hiljada petsto šest) običnih dionica na ime nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka i 1.000.000 milion) povlašćenih registrovanih akcija nominalne vrednosti od 1 (jedne) rublje svaka.

U skladu sa tačkom 7.2 Statuta AD Rodina, društvo ima pravo da pored plasiranih akcija plasira i 140.136.542 (sto četrdeset miliona, sto trideset šest hiljada petsto četrdeset- dvije) obične dionice na ime nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka, u ukupnom iznosu nominalne vrijednosti od 140.136.542 (sto četrdeset miliona sto trideset šest hiljada petsto četrdeset dvije) rubalja i 7.000.000 (sedam) miliona) povlašćenih registrovanih akcija nominalne vrednosti od 1 (jedne) rublje svaka, u ukupnom iznosu po nominalnoj vrednosti od 7.000.000 (sedam miliona) rubalja (deklarisane akcije).

Otvoreno akcionarsko društvo "Rodina" transformisano je iz CJSC "Rodina", ranije, u sovjetsko doba, istoimenog kolektivnog poljoprivrednog preduzeća u regionu Kanev.

Od 2000. godine Rodina OJSC je deo Step grupe kompanija Koncerna Stella OJSC i jedno je od najvećih poljoprivrednih preduzeća za proizvodnju ratarskih i stočarskih proizvoda u regionu Kanev (vidi sliku 4).

Kao što se može vidjeti iz gornjeg dijagrama, Grupa kompanija Step uključuje osam poljoprivrednih preduzeća koja se nalaze u okrugu Kanevsky, Leningradsky i Pavlovsky Krasnodarskog teritorija. Glavne delatnosti AD "Rodina" su:

Uzgoj žitarica i mahunarki;

Uzgoj uljarica;

Uzgoj šećerne repe;

Uzgoj krmnih kultura;

Nabavka biljne hrane;

Goveda za uzgoj;

Proizvodnja mesa i jestivih nusproizvoda goveda i svinja;

Proizvodnja mlijeka;

Veleprodaja žitarica, sjemena i stočne hrane za farmske životinje.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Slika 3 - Mesto AD "Rodina" u opštoj strukturi AD Koncerna "Stella"

AD Rodina pokazuje visoke stope razvoja tek poslednjih godina, nakon ulaska u Grupaciju kompanija. Sve do ranih 2000-ih ovo je bila jedna od „najproblematičnijih“ farmi u regionu. Samo u 1999. godini, neto gubitak preduzeća iznosio je 13 miliona rubalja. Ulazak u koncern Stela omogućio je značajno ažuriranje voznog parka poljoprivrednih mašina, posebno nabavku opreme sa nizom alata, što je omogućilo uvođenje najsavremenijih tehnologija u proizvodnju stočne hrane, stočarstva, ratarske proizvodnje i privlačenje velikih - obimne investicije za unapređenje proizvodne baze. Rodina OJSC se već 2006. godine pridružila klubu Agro-300, koji objedinjuje najveća poljoprivredna preduzeća u Rusiji, a 2011. godine, prema podacima Danone i Unimilk OJSC, farma mleka Rodina OJSC, koja je deo grupe kompanija Step, zauzeo je prvo mjesto po pokazateljima kvaliteta mlijeka među proizvođačima Krasnodarskog teritorija.

Do 2012. godine obim proizvodnje mleka u Rodina AD dostigao je 40 tona dnevno, stado goveda je skoro potpuno obnovljeno, zbog nabavke stoke u Nemačkoj i SAD, rekonstruisane su dve postojeće i izgradnja nove mlekare. farma je pokrenuta.

Organizaciona i upravljačka struktura AD „Rodina“ prikazana je na slici 4. Iz gornjeg dijagrama se vidi da je vrhovni organ upravljanja Društvom Skupština akcionara. Redovni sastanci se održavaju jednom godišnje. Tekućim aktivnostima rukovodi Upravni odbor. Jedini izvršni organ je generalni direktor Društva, koji se bira na period od tri godine.

Analiza organizacione strukture AD pokazuje da su Odeljenje za upravljanje kadrovima, pravne i inženjerske službe, kao i sekretarijat poljoprivrednog preduzeća (generalno odeljenje) direktno potčinjene generalnom direktoru. Pored toga, generalni direktor ima četiri zamjenika koji vode odvojene oblasti rada. Finansijski direktor je podređen odjelu za planiranje i ekonomiju, centraliziranom računovodstvu u kojem se prikupljaju sve informacije o odjeljenjima preduzeća, na čijem čelu je glavni računovođa.

Tehnički direktor rukovodi poslovima građevinskih i energetskih remonta, auto garaže, servisa. Osim toga, pod svojim nadzorom ima inženjera mrežnog softvera. Naime, funkcije zamjenika generalnog direktora u relevantnim oblastima obavljaju glavni specijalista stočarstva, koji upravlja cijelim stočarskim kompleksom i glavni agronom, koji nadgleda rad odjela za biljnu proizvodnju.

Slika 4 - Organizaciona struktura AD "Rodina"

Ova struktura vam omogućava da najefikasnije obavljate proizvodne aktivnosti preduzeća koje se proučava i obavlja njegove zadatke.

Osnovna djelatnost agrofirme je proizvodnja i prodaja poljoprivrednih proizvoda: žitarica, uljarica, uzgoj repe, ostale djelatnosti ratarske proizvodnje, mesnog i mliječnog stočarstva. Do danas, poljoprivredno preduzeće ima poljoprivredno zemljište ukupne površine 6474 hektara. Zaposleni u poljoprivrednom preduzeću u 2012. godini iznosili su 342 osobe.

Glavni finansijski i ekonomski pokazatelji poslovanja Rodina dd prikazani su u Prilogu A. Analiza glavnih finansijskih i ekonomskih pokazatelja izvršena je na osnovu finansijskih i proizvodnih računovodstvenih podataka kompanije. Kao što se vidi iz gore navedenih podataka, prihod Rodina OJSC u cjelini je u porastu tokom perioda, ali dinamika rasta prihoda nije progresivna (vidi sliku 5).

Slika 5 - Dinamika pokazatelja prihoda OJSC "Rodina" u 2009-2012, hiljada rubalja.

Analiza resursa kompanije pokazuje da je broj zaposlenih prilično stabilan. U 2010. smanjen je za 4 osobe, ali tada počinje rasti. Najveće stope rasta broja zaposlenih bile su u 2011. i 2012. godini. - oko 5,5%. Kao rezultat toga, od 01.01.2013. godine prosječan broj zaposlenih je 342 osobe.

Materijalni resursi preduzeća takođe se postepeno povećavaju, ali ako se obim obrtnih sredstava tokom perioda poveća za više od 69%, tada se obim osnovnih sredstava povećava samo za 18%. To je zbog specifičnosti računovodstva u poljoprivrednim preduzećima - rast obima obrtnog kapitala povezan je s velikim obnavljanjem stada goveda, koji se obračunava na računima zaliha. Prosječan godišnji obim resursa utiče na povrat sredstava i promet. Dakle, od 01.01.2010. godine povrat na sredstva iznosio je 1,26 rubalja, a od 01.01.2013. porastao je na 1,45 rubalja. Koeficijent obrta dostigao je maksimalnu vrijednost u 2010. godini, au 2011-2012. blago se smanjio (vidi sliku 6).

Slični dokumenti

Osnove teorije razvoja i donošenja strateških odluka. Analiza OJSC "Samara pekara br. 9" kao predmet proučavanja. Analiza internog i eksternog okruženja, definisanje misije i ciljeva preduzeća. Evaluacija i kontrola provođenja strateških odluka.

seminarski rad, dodan 24.12.2010


Teorijske osnove odlučivanja u organizaciji, pojam, suština i klasifikacija menadžerskih odluka u procesu upravljanja, metode, informaciona podrška odlučivanju. Preporuke i zahtjevi za izbor kriterijuma za efektivnost odlučivanja.

test, dodano 19.03.2010


seminarski rad, dodan 16.11.2012


Sistem upravljanja kao sistem odlučivanja, uloga odlučivanja u sistemu upravljanja. Šema odlučivanja i njen značaj za efikasno funkcionisanje jedinica. Poboljšanje postojeće šeme odlučivanja.

seminarski rad, dodan 26.10.2003


Ključne faze u procesu donošenja odluka u organizaciji, njihove glavne karakteristike. Karakteristike resursa za poslovanje, faktori performansi. Metode privlačenja i izvori finansijskih sredstava na primjeru preduzeća namještaja "Hrast".

seminarski rad, dodan 08.11.2011


Suština upravljačkih odluka, njihova klasifikacija i tipologija. Proces donošenja odluka, principi i faze. Analiza procesa donošenja menadžerskih odluka u DOO Aparati za domaćinstvo. Načini poboljšanja efikasnosti donošenja odluka u aktivnostima preduzeća.

seminarski rad, dodan 26.01.2015


Koncept informacione podrške za strateško upravljanje organizacijom. Formiranje informacione baze za donošenje strateških odluka. Analiza informacione podrške za strateško upravljanje DOO "Vizavi2000". Vrsni sastav dokumentacije.

seminarski rad, dodan 27.08.2012


Osnovni koncepti procesa donošenja menadžerskih odluka, njihova klasifikacija, procjena efikasnosti. Istorijat nastanka kompanije "McDonald's", strategija razvoja; pristupi i principi odlučivanja: predviđanje, kompetentnost, pravovremenost, kvalitet.

seminarski rad, dodan 06.01.2014


Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka u predstavničkim tijelima opštinske vlasti. Dokumentaciona podrška za rad upravnog aparata. Proučavanje problema koji nastaju prilikom donošenja i izvršavanja menadžerskih odluka.

teze, dodato 09.02.2018


Klasifikacija upravljačkih odluka i suština sistematskog pristupa. Komparativne karakteristike metoda donošenja upravljačkih odluka. SWOT-analiza i procjena sistema donošenja upravljačkih odluka u preduzeću, rezerve za poboljšanje njegove efikasnosti.