Qëllimet e përdorimit të bazave të të dhënave

Përdorimi i bazës së të dhënave kryesisht siguron:

1. pavarësia e të dhënave dhe programeve;

2. zbatimi i marrëdhënieve ndërmjet të dhënave;

3. përputhshmëria e komponentëve të bazës së të dhënave;

4. lehtësia e ndryshimit të strukturave logjike dhe fizike të bazës së të dhënave;

5. integriteti, restaurimi dhe mbrojtja e bazës së të dhënave etj.

Shumica e aplikacioneve ekzistuese varen nga të dhënat. Kjo do të thotë se mënyra se si organizohen dhe aksesohen të dhënat diktohet nga kërkesat e aplikacionit specifik (d.m.th., aplikacioneve). Për shembull, le të themi se aplikacioni juaj përdor një grup të dhënash sekuenciale të indeksit. Procedurat e ndryshme për aksesin dhe përpunimin e këtij grupi të të dhënave do të varen nga karakteristikat e programeve të aksesit të njëpasnjëshëm të indeksit.

Ne do të themi se një aplikacion si ky është i varur nga të dhënat nëse nuk është e mundur të ndryshohet struktura e ruajtjes së grupit të të dhënave (organizata) ose strategjia e aksesit (si aksesohet) pa ndryshuar aplikacionin. Për shembull, nuk është e mundur të zëvendësohet organizimi vijues i indeksit të një grupi të dhënash me një të drejtpërdrejtë pa ndryshuar aplikacionin.

Pavarësia e të dhënave dhe programeve është për shkak të dy arsyeve kryesore.

1. Aplikacione të ndryshme mund të kenë nevojë për të njëjtat të dhëna në forma të ndryshme. Për shembull, vlerat e disa ndryshoreve në program A nevojiten në dhjetor, dhe në program NË- në formë binare. Këto dy forma të paraqitjes së të dhënave mund të integrohen, d.m.th. kombinohen në një skedar të vetëm dhe tepricat ekzistuese eliminohen nëse softueri i sistemit të të dhënave kryen transformimet e nevojshme të të dhënave.

2. Për të punuar me efikasitet në një DBMS, duhet të jetë e mundur të ndryshohet struktura e ruajtjes së të dhënave dhe strategjia e aksesit pa modifikuar aplikacionet.

Marrëdhëniet ndërmjet të dhënave. Të dhënat për objektet në bazën e të dhënave janë të ndërlidhura marrëdhëniet (lidhjet). Marrëdhënia midis objekteve A Dhe NË shënohet si më poshtë:

Ku F(x)- lloji i lidhjes së objektit Dhe me Objekt NË; G(x) - lloji i lidhjes së objektit B me Objekt A. Funksione F(x) dhe G(x) mund të marrë vlera U dhe N- lidhje të vetme dhe të shumëfishta, përkatësisht. Në mënyrë tipike, konsiderohen katër lloje të marrëdhënieve.

1. Qëndrimi

(një me një) do të thotë se çdo shembull i objektit A NË dhe, anasjelltas, çdo shembull i një objekti NË vetëm një shembull i një objekti mund të përputhet A. Për shembull:

NDËRMARRJE -- DREJTOR

2. Qëndrimi

A -- B (1: N)

(një në shumë) do të thotë që mund të ekzistojnë shembuj të një objekti A, të cilat korrespondojnë me më shumë se një shembull të një objekti NË, por çdo shembull i objektit NË vetëm një shembull i një objekti mund të përputhet A. Për shembull:

ORGANIZIMI -- DIVIZION (1:N)

3. Qëndrimi

A -- B (1: N)

(shumë në një) do të thotë se çdo shembull i një objekti A vetëm një shembull i një objekti mund të përputhet NË dhe midis rasteve të objektit NË mund të ketë të tilla që korrespondojnë me disa instanca të objektit A. Natyrisht, nëse 1: N- lloji i marrëdhënies ndërmjet A dhe B, Se N: 1 - lloji i marrëdhënies ndërmjet NË Dhe A. Për shembull:

PUNËTOR -- NDËRMARRJE

4. Qëndrimi

A--B( M: N)

(shumë në shumë, ose grup) do të thotë që një shembull i një objekti mund të ekzistojë A, që korrespondon me disa raste të një objekti NË, dhe, anasjelltas, një shembull i objektit NË mund të përputhet me instanca të shumta të një objekti A. Natyrisht, nëse M: N A Dhe NË, Se N:M- lloji i marrëdhënies ndërmjet objekteve B dhe A. Për shembull:

FURNIZUES -- PRODUKT

Ndonjëherë përdoret një lidhje e kushtëzuar ME, që do të thotë se çdo shembull i një objekti A mund të ketë një ose asnjë shembull objekti NË.

Pajtueshmëria e komponentëve të bazës së të dhënave. Dizajni i bazës së të dhënave duhet të kryhet duke marrë parasysh njëfarë pavarësie nga pajisjet e përdorura dhe shfaqjen e mundshme të ndryshimeve në përmbajtjen dhe strukturën e bazës së të dhënave.

Softueri DBMS është zakonisht një shtesë, një zgjerim i aftësive të menaxhimit të të dhënave të OS.

Le të rendisim komponentët kryesorë të bazës së të dhënave që duhet të jenë të pajtueshme, duke filluar nga niveli i prezantimit të të dhënave: të dhënat, hardueri, OS, softueri për metodat e aksesit të të dhënave, DBMS, aplikacionet. Një ndryshim në asnjë komponent nuk duhet të ndikojë në komponentët e mëvonshëm. Kështu, zëvendësimi i versionit të OS nuk duhet të sjellë zëvendësimin e DBMS ose ndryshime në aplikacion.

Lehtësia e ndryshimit të strukturave logjike dhe fizike të bazës së të dhënave. Baza e të dhënave duhet të jetë në gjendje të ndryshojë strukturat e saj logjike dhe fizike me kosto dhe ndikim minimal në programet përkatëse.

Struktura logjike e një baze të dhënash pasqyron gjendjen e disa objekteve ose fenomeneve në botën reale. Është mjaft e qëndrueshme, por për shkak të ndryshimeve në botën reale mund të ndryshojë. Në këtë drejtim, kërkohet modifikimi i qarqeve logjike përkatëse, elementeve ekzistuese dhe karakteristikave të tyre, thelbi i të cilave është shfaqja e elementeve dhe lidhjeve të reja.

Ndryshimi i strukturës fizike të bazës së të dhënave është i nevojshëm për të rritur efikasitetin e procesit të përpunimit të informacionit, dhe kjo shoqërohet me riorganizimin e bazës së të dhënave, zëvendësimin e pajisjeve të ruajtjes së të dhënave, etj. Kështu, shtimi i të dhënave të reja në bazën e të dhënave mund të çojë në rritjen e tejmbushjes zona, të cilat do të sjellin një rritje në të dhënat e kohës së aksesit. Kur kjo kohë tejkalon intervalin kohor të caktuar nga administratori, ndodh një riorganizim fizik i bazës së të dhënave. I njëjti riorganizim kërkohet për të fshirë të dhënat që ndodhen në bazën e të dhënave, por nuk marrin pjesë në përpunim.

Është shumë e vështirë të arrihet një strukturë fizike optimale e bazës së të dhënave, pasi, së pari, është e vështirë të parashikohen shumë rrethana të procesit të përpunimit real të informacionit në të ardhmen dhe, së dyti, dinamika e funksionimit të objektit mund të kërkojë ndryshime të shumta. Kjo është arsyeja pse është më e përshtatshme të sigurohet fleksibiliteti për të ndryshuar strukturën dhe përmbajtjen e bazës së të dhënave, gjë që lejojnë DBMS-të. Ky problem është veçanërisht i rëndësishëm kur përshtaten strukturat standarde të bazës së të dhënave logjike dhe fizike në objekte të ndryshme. Vështirësia e zbatimit të gjerë të zgjidhjeve standarde të projektimit në zhvillimin industrial të sistemeve të informacionit është kryesisht për shkak të aftësive të dobëta të sistemeve softuerike, të cilat lejojnë vetëm ndryshime të vogla në strukturat logjike dhe fizike të informacionit për një objekt. Meqenëse DBMS-të bëjnë të mundur ndryshimin e strukturës logjike dhe fizike të bazës së të dhënave të një objekti me kosto të ulët, bëhet e mundur përdorimi i zgjidhjeve standarde të projektimit në sistemet e informacionit që zhvillohen.

· Aftësitë e MS Access DBMS.

· Mënyrat e punës me objektet e bazës së të dhënave në MS Access: modaliteti online, modaliteti i projektimit.

· Rendi i ndërtimit të shprehjeve në MS Access.

· Operacionet me të dhëna në një tabelë bazë të dhënash.

· Qëllimi dhe metodat e krijimit të objekteve të ndryshme të bazës së të dhënave: formulari, raporti, kërkesa, faqja e aksesit të të dhënave.

· Përdorimi i kontrolleve në objektet e bazës së të dhënave: formulari, raporti, pyetja, faqja e aksesit të të dhënave.

· Përdorimi i një mekanizmi për të ruajtur integritetin e të dhënave gjatë krijimit të marrëdhënieve ndërmjet tabelave.

· Mjete për automatizimin e operacioneve me objektet e bazës së të dhënave në Microsoft Access DBMS.

· Aftësia për të ndryshuar cilësimet dhe parametrat e DBMS MS Access.

Karakteristikat e Microsoft Access

Ju mund të përdorni Access për të bërë sa më poshtë:

1. Projektimi i objekteve bazë IS - tabela dydimensionale me lloje të ndryshme të dhënash, duke përfshirë fushat e objekteve OLE.

2. Vendosja e marrëdhënieve ndërmjet tabelave, mbështetja e integritetit të të dhënave, përditësimi në kaskadë dhe fshirja e të dhënave.

3. Futja, ruajtja, shikimi, renditja, modifikimi dhe marrja e të dhënave nga tabelat duke përdorur mjete të ndryshme të kontrollit të informacionit, indeksimin e tabelave dhe algjebër logjike (për filtrimin e të dhënave).

4. Krijimi, modifikimi dhe përdorimi i objekteve të prejardhura të sistemeve të informacionit (forma, pyetje dhe raporte), me ndihmën e të cilave kryhen veprimet e mëposhtme:

· optimizimi i hyrjes së përdoruesit dhe shikimi i të dhënave (formularëve);

· lidhjen e të dhënave nga tabela të ndryshme;

· kryerja e veprimeve në grup (d.m.th. operacione në grupe të dhënash të bashkuara nga disa karakteristika), me llogaritjet dhe formimin e fushave të llogaritura;

· përzgjedhja e të dhënave duke përdorur algjebër logjike (pyetje);

· Hartimi i raporteve të printuara mbi të dhënat e përfshira në tabelat dhe pyetjet e bazës së të dhënave.

MS Access ka mjete jashtëzakonisht të fuqishme, të përshtatshme dhe fleksibël për dizajnin vizual të objekteve, dhe kjo i lejon përdoruesit, me një minimum përgatitjeje paraprake, të krijojë shpejt një IS të plotë në nivelin e tabelave, formularëve, përzgjedhjeve të pyetjeve dhe raporteve.

Microsoft Access ofron mundësinë për të hapur tabela, pyetje, pamje, procedura të ruajtura, funksione dhe forma në pamjet PivotTable dhe PivotChart. Ju mund t'i ruani pamjet PivotTable dhe PivotChart si faqe të aksesit të të dhënave që më pas mund të shikohen nga kushdo me Microsoft Internet Explorer 5 ose version më të ri të instaluar në kompjuterin e tij.

Microsoft Access ofron mënyra të fuqishme dhe intuitive për të ndarë të dhënat e gjuhës së shënjimit të zgjeruar (XML), pavarësisht nga platforma, formati i të dhënave, protokolli, skema ose rregullat e biznesit. XML nuk është vetëm teknologjia standarde për transportimin e të dhënave në internet; po bëhet shpejt teknologjia e zgjedhur për shkëmbimin e të dhënave ndërmjet aplikacioneve të biznesit.

Microsoft Access përmirëson ndjeshëm integrimin e Access dhe SQL Server duke përfshirë vetitë e avancuara të bazës së të dhënave SQL në një projekt të Microsoft Access. Përdorimi i veçorive të zgjeruara në projektet e Microsoft Access bën të mundur përdorimin e veçorive të tilla si marrëdhëniet e kërkimit, kushtet e vlerës (të njohura gjithashtu si kufizime), formatimi i tekstit dhe nëntabelat.

Teknologji për të punuar me MS Access

Mund të nisni dhe ndaloni MS Access duke përdorur ndonjë nga metodat standarde të ofruara në mjedisin Windows.

Objekti i përpunimit MS Access është një skedar i bazës së të dhënave me një emër dhe zgjerim arbitrar .MDB. Ky skedar përfshin objektet kryesore të MS Access: tabela, formularë, pyetje, raporte, faqe, makro dhe module.

Zhvillimi i bazës së të dhënave ndahet në fazat kryesore të mëposhtme.

1. Përcaktimi i qëllimit të krijimit të bazës së të dhënave. Hapi i parë në zhvillimin e një baze të dhënash është të përcaktohet qëllimi i saj dhe mënyra se si do të përdoret. Konsultohuni me përdoruesit e ardhshëm të bazës së të dhënave. Së bashku me ta, formuloni pyetjet që ju dhe ata dëshironi t'u përgjigjeni duke përdorur bazën e të dhënave. Krijoni miniaturë të raporteve që dëshironi të merrni. Mblidhni formularët që përdorni tashmë për të futur të dhëna. Pasi të përcaktohet qëllimi i bazës së të dhënave, do të fillojë të formohet një listë e të dhënave të nevojshme. Duke e ditur këtë, ju mund të përcaktoni se cilat të dhëna faktike duhet të ruhen në bazën e të dhënave dhe në cilat tema duhet të shpërndahen këto të dhëna. Temat duhet të korrespondojnë me tabelat, dhe të dhënat duhet të korrespondojnë me fushat (kolonat) në këto tabela.
2. Përcaktimi i fushave të kërkuara në bazën e të dhënave. Çdo fushë përmban të dhëna specifike faktike. Për shembull, mund t'ju nevojiten informacionet e mëposhtme të klientit: emri i kompanisë, adresa, qyteti, shteti dhe numri i telefonit. Ju duhet të krijoni një fushë të veçantë për çdo lloj informacioni. Merrni parasysh sa vijon kur krijoni paraqitjen e fushës tuaj.

· Përfshini të gjithë informacionin e kërkuar. Ndani informacionin në komponentë minimalë logjikë. Për shembull, është e përshtatshme të ndani emrat e punonjësve në dy fusha - "Emri" dhe "Mbiemri", gjë që do ta bëjë më të lehtë renditjen sipas mbiemrit.

· Mos krijoni fusha për të dhëna që përbëhen nga shumë elementë. Për shembull, nëse krijoni një fushë Produkte në tabelën Furnizuesit që përmban një listë të të gjitha produkteve për atë furnizues, do të jetë e vështirë të gjesh furnitorë që ofrojnë një produkt specifik.

· Nuk rekomandohet përfshirja e të dhënave në një tabelë që është rezultat i një shprehjeje. Për shembull, në një tabelë që përmban fushat "Çmimi" dhe "Sasia", nuk duhet të krijoni një fushë që përmban produktin e vlerave të këtyre fushave.

· Mos krijoni fusha që përmbajnë të dhëna të ngjashme. Për shembull, nëse krijoni fushat "Produkt!", "Produkt2" dhe "Produkt3" në tabelën "Furnizuesit", do të jetë e vështirë të gjesh furnitorë që ofrojnë një produkt specifik. Përveç kësaj, struktura e bazës së të dhënave do të duhet të ndryshohet nëse shfaqet një furnizues që ofron katër produkte. Një fushë për produktet do të mjaftojë nëse e vendosni këtë fushë në tabelën "Produktet" dhe jo në tabelën "Furnizuesit".

1. Përcaktimi i tabelave që duhet të përmbajë baza e të dhënave. Çdo tabelë duhet të përmbajë informacion vetëm për një temë. Lista e fushave të kërkuara do t'ju tregojë se cilat tabela kërkohen. Për shembull, nëse përdoret fusha Hire Date, ajo i përket temës së informacionit të punonjësve, d.m.th. duhet të përmbahen në tabelën "Punonjësit". Do t'ju duhen gjithashtu tabelat Klientët, Produktet dhe Porositë.
2. Përcaktimi i tabelave të cilave u përkasin fushat. Kur vendosni se cilës tabelë duhet t'i përkasë secila fushë, merrni parasysh parimet e mëposhtme të projektimit.

· Përfshi çdo fushë në vetëm një tabelë.

· Mos përfshini një fushë në një tabelë nëse shtimi i saj do të bënte që të njëjtat të dhëna të shfaqen në regjistrime të shumta në atë tabelë. Nëse një fushë tabele duket se përmban shumë të dhëna të kopjuara, fusha ndoshta është vendosur në tabelën e gabuar. Për shembull, nëse përfshini një fushë që përmban adresën e klientit në tabelën Porositë, ky informacion do të përsëritet në shumë regjistrime nëse klienti bën porosi të ndryshme. Nëse vendosni një adresë në tabelën e klientëve, ajo do të shfaqet vetëm një herë. Të dhënat e ruajtura vetëm në një tabelë përditësohen vetëm një herë. Kjo është më efikase dhe, përveç kësaj, eliminon mundësinë e dyfishimit të të dhënave që përmbajnë informacione të ndryshme.

1. Përcaktimi i fushave me vlera unike në çdo rekord. Për të lidhur informacionin e ruajtur në tabela të ndryshme në Microsoft Access, për shembull për të lidhur një klient me të gjitha porositë e tij, çdo tabelë e bazës së të dhënave duhet të përmbajë fusha ose një grup fushash që identifikojnë në mënyrë unike çdo rekord. Një fushë e tillë ose grup fushash quhet çelesi primar .
2. Përcaktimi i marrëdhënieve ndërmjet tabelave. Pasi të keni ndarë informacionin tuaj në tabela dhe të keni përcaktuar fushat kryesore kryesore, duhet të zgjidhni se si Microsoft Access do të ribashkojë informacionin përkatës. Për ta bërë këtë, ju duhet të përcaktoni marrëdhëniet midis tabelave të bazës së të dhënave të Microsoft Access. Është e dobishme të shqyrtohen marrëdhëniet në një bazë të dhënash ekzistuese me një strukturë të mirëorganizuar, për shembull, në bazën e të dhënave të trajnimit Northwind.
3. Përmirësimi i strukturës së bazës së të dhënave. Pas krijimit të tabelave, fushave dhe marrëdhënieve të nevojshme, duhet të rishikoni përsëri strukturën e bazës së të dhënave dhe të identifikoni mangësitë e mundshme. Këshillohet që kjo të bëhet në këtë fazë, ndërkohë që tabelat nuk janë të mbushura me të dhëna.

Krijoni tabela në Microsoft Access, krijoni marrëdhënie midis tyre dhe futni të dhëna të mjaftueshme në tabela për të kontrolluar strukturën. Për të testuar marrëdhëniet tuaja të bazës së të dhënave, shikoni nëse mund të krijoni pyetje për të tërhequr informacionin që ju nevojitet. Krijoni draft formularë dhe raporte dhe shikoni nëse ato shfaqin të dhënat që prisnit. Kërkoni për të dhëna të panevojshme të kopjuara dhe eliminoni ato.

1. Futja e të dhënave dhe krijimi i objekteve të tjera të bazës së të dhënave. Nëse strukturat e tabelës plotësojnë kërkesat, atëherë mund të futni të gjitha të dhënat. Më pas mund të krijoni të gjitha objektet e nevojshme të bazës së të dhënave - pyetjet, formularët, raportet, faqet e aksesit të të dhënave, makro dhe module.
2. Përdorimi i mjeteve të analizës së Microsoft Access. Ekzistojnë dy mjete në Microsoft Access që mund t'ju ndihmojnë të përmirësoni strukturën tuaj të bazës së të dhënave të Microsoft Access. Magjistari i analizës së tabelës ju lejon të analizoni strukturën e një tabele, të sugjeroni struktura dhe marrëdhënie të reja të përshtatshme dhe ta ndani tabelën në tabela të reja të lidhura nëse kjo ka kuptim. Analizuesi i Performancës ekzaminon të gjithë bazën e të dhënave dhe bën rekomandime për përmirësim, dhe gjithashtu mund t'i zbatojë ato rekomandime.

Krijimi i bazës së të dhënave

Ekzistojnë dy metoda që mund të përdorni për të krijuar një bazë të dhënash në Microsoft Access. Mënyra më e thjeshtë për të krijuar një bazë të dhënash është përdorimi i magjistarit të bazës së të dhënave për të krijuar të gjitha tabelat, formularët dhe raportet e nevojshme. Është gjithashtu e mundur të krijohet një bazë të dhënash boshe dhe më pas të shtohen tabela, formularë, raporte dhe objekte të tjera në të - kjo është metoda më fleksibël, por kërkon një përcaktim të veçantë të secilit element të bazës së të dhënave. Në të dyja rastet, baza e të dhënave e krijuar mund të ndryshohet dhe zgjerohet në çdo kohë.

Për të krijuar një bazë të dhënash të re, zgjidhni nga menyja Skedari ekipi Krijo, pastaj në shiritin e detyrave Krijimi i një skedari zgjidhni një opsion Baza e të dhënave e re. Pas kësaj, në ekran shfaqet një skedar standard, në të cilin duhet të hapni dosjen e dëshiruar dhe të specifikoni emrin e skedarit të bazës së të dhënave që do të krijohet. Për shembull, "group.MDB". Pasi të keni krijuar skedarin, Access hap një dritare të zbrazët të bazës së të dhënave, dhe në këtë dritare mund të kryeni të gjitha operacionet - krijoni dhe manipuloni objektet e bazës së të dhënave. MS Access është një aplikacion me shumë dritare, por vetëm një bazë të dhënash mund të hapet në çdo kohë. Dritarja e saj është dritarja kryesore e dokumentit në Access, dhe mbyllja e saj do të thotë mbyllja e skedarit përkatës .MDB.

Oriz. 1. Dritarja e bazës së të dhënave

Një dritare e bazës së të dhënave krijon shumë dritare objektesh fëmijë (tabela, pyetje, formularë, etj.), dhe secila dritare e tillë mund të mbyllet në mënyrë autonome duke përdorur ndonjë nga metodat standarde të Windows. Për më tepër, pa e mbyllur dritaren, mund të ruani një objekt (si p.sh. paraqitjen e tabelës) dritarja e të cilit është në ekran dhe t'i jepni një emër - ashtu siç bëni me skedarët: me komandën Skedar-Ruaj ose Skedari-Ruaj si....

Mund të punoni me çdo dritare objekti (dritare fëmijësh) ose në modalitetin online (për shembull, futja ose shikimi i të dhënave në një tabelë) ose në modalitetin e projektimit (për shembull, ndryshimi i paraqitjes së tabelës).

Konceptet bazë të MS Access. Objektet MS Access

Siç mund të shihet nga Fig. 1, një bazë të dhënash Access mund të ketë objektet e mëposhtme: tabela, pyetje, formularë, raporte, faqe. Një tabelë është një objekt bazë MS Access. Të dhënat duhet të ruhen në tabela, ku secila tabelë përmban të njëjtin lloj informacioni. Të gjitha objektet e tjera të bazës së të dhënave rrjedhin dhe krijohen vetëm në bazë të tabelave të përgatitura më parë.

Një formular nuk është një objekt i pavarur MS Access: ai thjesht na ndihmon të futim, shikojmë dhe modifikojmë informacionin në një tabelë ose pyetje. Pyetjet dhe raportet kryejnë funksione të pavarura: zgjidhni, gruponi, paraqisni dhe printoni informacionin. Faqet e aksesit të të dhënave janë një lloj i veçantë i faqes në internet të krijuar për t'u parë dhe punuar në internet ose intranet me të dhëna të ruajtura në një bazë të dhënash të Microsoft Access ose Microsoft SQL Server. Duke përdorur faqen, përdoruesit mund të fusin, modifikojnë dhe fshijnë të dhënat nga baza e të dhënave.

Çdo objekt MS Access ka një emër. Microsoft Access ka kufizimet e mëposhtme për emrat e fushave, kontrollit dhe objekteve (Tabela 1).

· emri duhet të përmbajë jo më shumë se 64 karaktere;

· emri mund të përfshijë çdo kombinim shkronjash, numrash, hapësirash dhe karakteresh speciale me përjashtim të pikave (.), pikëçuditëses (!), mbishkrimeve (") dhe kllapave katrore ();

· nuk duhet të fillojë me një karakter hapësinor;

· nuk duhet të përfshijë karaktere kontrolli (me kode ASCII nga O në 31);

· nuk duhet të përfshijë thonjëza të drejtpërdrejta (") në emrat e tabelave, pamjeve dhe procedurave të ruajtura në një projekt të Microsoft Access.

Megjithëse hapësirat janë të pranueshme brenda emrave të fushave, kontrollit dhe objekteve, ato mund të shkaktojnë konflikte në programet e Visual Basic në disa rrethana.

Kur përcaktoni një emër për një fushë, kontroll ose objekt, është e dobishme të kontrolloni nëse emri është i njëjtë me emrin e një prone ose elementi tjetër të përdorur nga Microsoft Access (për emrat rusë, kjo situatë mund të ndodhë nëse është njëjtë si emri i një prone ose funksioni të përcaktuar nga përdoruesi).

Tabela 1 Llojet e të dhënave që mund të kenë fushat në Microsoft Access

Lloji i të dhënave	Përdorimi	Madhësia
Teksti	Tekst ose një kombinim i tekstit dhe numrave (siç janë adresat), si dhe numrat që nuk kërkojnë llogaritje (si p.sh. numrat e telefonit, numrat e inventarit ose kodet postare)	Deri në 255 karaktere
Numerike	Të dhëna numerike të përdorura për llogaritjet matematikore, me përjashtim të llogaritjeve financiare (për të cilat duhet të përdoret lloji "Cash"). Për të përcaktuar më saktë llojin e numrit, përdorni veçorinë FieldSize	1,2,4 ose 8 byte. 16 bajt vetëm për kodet e riprodhimit (GUID).
Fusha MEMO	Tekst i gjatë ose numra, të tilla si shënime ose përshkrime	Deri në 64,000 karaktere
Data Ora	Datat dhe oraret	8 bajt
monetare	Vlerat e monedhës. Lloji i monedhës përdoret për të parandaluar rrumbullakimin gjatë llogaritjeve. Supozon deri në 15 karaktere në pjesën e plotë të numrit dhe 4 në pjesën thyesore	8 bajt
Kundër	Futja automatike e numrave sekuencialë (duke u rritur me 1) ose të rastit kur shtohet një rekord. Ky lloj fushe është i përshtatshëm për t'u përdorur për çelësin kryesor të një tabele. Access zgjedh automatikisht numrat e sekuencës së plotë (1,2,...) si vlera për fusha të tilla. Në të ardhmen, numri i caktuar në rekordin kur u krijua nuk ndryshon (pavarësisht nga fshirja, futja e të dhënave të reja, etj.)	4 bajt. 1 6 bajt vetëm për kodet e përsëritjes (GUID)
Logjike	Fushat që përmbajnë vetëm një nga dy vlerat e mundshme, të tilla si Po/Jo, E vërtetë/False, On/Off	1 bit
Fusha e objektit OLE	Objektet (të tilla si dokumentet e Microsoft Word, tabelat e Microsoft Excel, fotografitë, tingujt dhe të dhëna të tjera binare) të krijuara në programe të tjera që përdorin protokollin OLE. Objektet mund të lidhen ose të nguliten në një tabelë të Microsoft Access. Për të shfaqur një objekt OLE në një formë ose raport, duhet të përdorni një kornizë objekti të bashkangjitur	Deri në 1 gigabajt (i kufizuar nga hapësira në disk)
Hiperlidhja	Një fushë që ruan hiperlidhjet në formën e një shteg ose URL	Deri në 64,000 karaktere
Magjistari i Zëvendësimit	Krijon një fushë që ju lejon të zgjidhni një vlerë nga një tabelë tjetër ose nga një listë vlerash duke përdorur një kuti kombinuese. Kur zgjidhni këtë opsion në listën e llojeve të të dhënave, hapet një magjistar për të përcaktuar automatikisht këtë fushë	E njëjta madhësi si çelësi primar, i cili është gjithashtu një fushë kërkimi; zakonisht - 4 bajt

Puna me secilin objekt të bazës së të dhënave kryhet në një dritare të veçantë dhe ofrohen dy mënyra funksionimi:

1. modaliteti online, kur informacioni shikohet, ndryshohet ose zgjidhet;

2. Mënyra e projektimit, kur krijohet ose ndryshohet faqosja, struktura e një objekti (për shembull, struktura e tabelës).

Përveç kësaj, skedari i bazës së të dhënave përfshin një dokument tjetër që ka dritaren e vet - Skema e të dhënave. Në këtë dritare ne krijojmë, shikojmë, ndryshojmë dhe prishim marrëdhëniet ndërmjet tabelave. Këto lidhje na ndihmojnë të monitorojmë të dhënat dhe të krijojmë pyetje dhe raporte.

Në dritaren e bazës së të dhënave, nën shiritin standard të veglave, ekziston një panel me butonat "Hap", "Dizajn" dhe "Krijo", si dhe butonat për ndryshimin e llojit të prezantimit të objekteve të bazës së të dhënave. Ana e majtë e dritares shfaq një listë të skedave (sipas numrit të objekteve të Access) me rrënjë: Tabela, Pyetja, Formulari, Raporti, Faqet, Makro Dhe Moduli. Nëse zgjidhet ndonjë skedë, dritarja e bazës së të dhënave shfaq një listë të objekteve ekzistuese të këtij lloji në këtë bazë të dhënash. Për shembull, nëse zgjidhni skedën Tabela, atëherë dritarja shfaq një listë të tabelave në bazën e të dhënave të hapur. Për të hapur një tabelë, zgjidhni emrin e saj në këtë listë dhe klikoni butonin "Hap". Për të përfshirë një tabelë të re në bazën e të dhënave, duhet të klikoni butonin "Krijo". Për të korrigjuar paraqitjen e një tabele ekzistuese, zgjidhni emrin e saj në listë dhe klikoni butonin "Dizajn". Të njëjtat operacione kryhen në të gjitha objektet e tjera të bazës së të dhënave Access.

Grupi i artikujve horizontal të menysë dhe përbërja e shiritave të veglave varen nga lloji dhe mënyra e dritares së dokumentit që është aktualisht aktive. Për shembull, një dritare tabele në modalitetin online ka butonat "Cut", "Sort Ascending", etj., dhe në modalitetin e projektimit - butonat "Properties", "Define Key", etj. Puna me shiritat e veglave ndjek standardin e Windows.

Shënim. Fushat e llojeve Numerike, Data/Koha, Valuta dhe Boolean kanë formate të paracaktuara të daljes së të dhënave. Formati i daljes mund të zgjidhet në qelizën Field Format Properties. Ju gjithashtu mund të krijoni formatet tuaja të daljes për të gjitha llojet e të dhënave përveç objekteve OLE.

Teknologjia e zhvillimit të bazës së të dhënave

Le të përcaktojmë qëllimin e krijimit të kësaj baze të dhënash - ruajtjen e informacionit për studentët. Si objekt bazë të bazës së të dhënave, do të përcaktojmë një tabelë në të cilën do të ruhen të dhënat e mëposhtme për studentët: numri i dosjes personale, mbiemri, emri, patronimi, data e lindjes, adresa e shtëpisë, klasa. Për t'i vendosur ato, ne përcaktojmë fushat e tabelës me të njëjtin emër. Le të vendosim fushën si çelësin e tabelës Numri i dosjes personale.

Për të krijuar një bazë të dhënash, hapni MS Access dhe zgjidhni nga menyja Skedari ekipi Krijo, më pas në shiritin e detyrave Krijo skedar, zgjidhni Baza e të dhënave të re. Pas kësaj në dritare Skedari i ri i bazës së të dhënave hapni dosjen e dëshiruar, për shembull, Dosja e re, dhe specifikoni emrin e skedarit të bazës së të dhënave që do të krijohet, për shembull, "Group.MDB".

Krijimi i një tabele

Për të krijuar një tabelë, zgjidhni skedën në listën e skedave në anën e majtë të dritares së bazës së të dhënave Tabela. Pas kësaj, dritarja e bazës së të dhënave do të shfaqë shkurtore për opsionet e krijimit të tabelës: në modalitetin e projektimit, duke përdorur një magjistar dhe duke futur të dhëna. Duke klikuar dy herë në rreshtin "Krijimi i një tabele në modalitetin e projektimit", hapni dritaren e tabelës në modalitetin e projektimit, siç tregohet në Fig. 2.

Oriz. 2. Përcaktimi i parametrave të fushës së tabelës në modalitetin Design

Në krye të dritares është një paraqitje e tabelës që mund të krijoni ose modifikoni, e cila është thjesht një listë fushash që tregon emrin e fushës, llojin e të dhënave dhe përshkrimin.

Në kolonën Emri i fushës, vendosni një emër të personalizuar të fushës dhe në kolonën tjetër, specifikoni llojin e të dhënave për këtë fushë. Lloji i të dhënave mund të zgjidhet nga lista rënëse. Sapo kursori të jetë në kolonën Lloji i të dhënave, në fund të dritares shfaqet forma Field Properties (karakteristikat e kësaj fushe). Është një listë e pronave (në të majtë është emri i pronës, në të djathtë është vlera e kësaj prone) me një dritare këshilluese për secilën pronë. Lista e vetive ndryshon në varësi të llojit të të dhënave që shfaqet aktualisht në kolonën Lloji i të dhënave. Duke klikuar në një fushë vlere në fletën e vetive, mund ta ndryshoni atë vlerë (brenda kufijve të lejuar për atë lloj të dhënash). Shumica e vlerave pranohen nga sistemi si parazgjedhje; shumë veti mund të ndryshohen në mënyrë të pavarur. Disa vlera mund të zgjidhen nga një listë rënëse.

Kur zgjidhni një vlerë të pronës, është thelbësore të ndiqni këto udhëzime:

· për tekstin dhe fushat numerike, duhet të specifikoni madhësinë e fushës, dhe për tekstin kjo është gjatësia e lejuar e vlerës (për shembull, 20 ose 40 karaktere), dhe për një numër - formati i paraqitjes së kompjuterit (byte, numër i plotë (dy bytes), numër i plotë i gjatë, etj.);

· për fushë Data OraËshtë e domosdoshme të specifikohet formati në mënyrë që sistemi të dijë se si të përpunojë të dhënat hyrëse. Për shembull, nëse zgjidhni formatin e datës së shkurtër, sistemi do të presë që ju të futni saktësisht datën (në versionin rus - DD.MM.YYYY), dhe nëse zgjidhni formatin "Kohë e shkurtër", do të duhet të futni HH:MM ( orë dhe minuta) në këtë fushë;

· Si vlerë e vetive Value Condition, mund të specifikoni një shprehje logjike që duhet të marrë vlerën True kur futni të dhëna në këtë fushë. Në veçorinë e mëposhtme, mund të regjistroni një mesazh gabimi arbitrar që do të lëshohet nga sistemi, për shembull: "Kjo vlerë e fushës është e pavlefshme". Në pronën e fushës së kërkuar, mund të specifikoni "Po" (vlerat bosh nuk lejohen) ose "Jo" (vlerat bosh lejohen);

· nëse çelësi kryesor i tabelës suaj përfshin një fushë, në veçorinë e fushës së indeksuar për të, zgjidhni: "Po, nuk lejohen ndeshjet" dhe më pas klikoni në butonin "Përcaktoni çelësin" në shiritin e veglave (me imazhin e çelësit) . Kjo do të përcaktojë çelësin kryesor të tabelës suaj (dhe do t'ju pengojë të futni regjistrime me një vlerë të kopjuar të çelësit primar).

Pra, duke ndjekur udhëzimet e mësipërme, përcaktoni fushat e tabelës. Në kolonën Emri i fushës, vendosni emrin "Nr. i skedarit personal". Për të përcaktuar llojin e të dhënave të kësaj fushe, klikoni shigjetën në kolonën Lloji i të dhënave, zgjeroni listën e llojeve të mundshme të të dhënave dhe zgjidhni opsionin Tekst. Në zonën e dritares së dizajnit të tipareve të fushës, zgjidhni Madhësia e fushës dhe përcaktoni numrin maksimal të karaktereve për të futur në këtë fushë - 10 karaktere.

Ju lutemi vini re se ndërsa zgjidhni opsione të ndryshme të vetive të fushës, në anën e djathtë shfaqet një këshillë mjeti për qëllimin e opsionit.

Duke vazhduar në mënyrë të ngjashme, futni të dhënat e mëposhtme për fushat e tjera të tabelës (Tabela 2).

Pasi të keni përfunduar futjen e përshkrimeve të fushave të tabelës, përcaktoni çelësin primar. Për ta bërë këtë, specifikoni fushën Numri i dosjes personale, klikoni butonin Key Field në shiritin e veglave Standard.

Tabela 2. Të dhëna për fushat e tabelës

shënim. Nuk është e nevojshme të përcaktohet një fushë e çelësit primar, por është e këshillueshme. Nëse një çelës kryesor nuk është përcaktuar, Microsoft Access do t'ju pyesë nëse dëshironi të krijoni një fushë kyçe kur të ruani tabelën.

Zgjedhja e një ekipi Modaliteti i tabelës në meny Pamje, kaloni shfaqjen e tabelës së krijuar të bazës së të dhënave në modalitetin e paraqitjes së tabelës. Sigurohuni që ta ruani tabelën me emrin Studentët.

Veprimet me të dhëna në një tabelë

Futja e të dhënave. Pasi të zgjidhni tabelën Studentët në dritare, klikoni butonin “Open”. Vendosni kursorin në fushë Numri i dosjes personale dhe shkruani vlerën e numrit, për shembull, P-69. Kur të keni përfunduar futjen e vlerës së fushës, shtypni tastin Tab për të kaluar në fushën tjetër. Në fushat e mbetura të kësaj hyrjeje, futni informacionin e mbetur në hyrjen e parë.

Specialistët shpesh duhet të punojnë me vëllime të mëdha të dhënash për të gjetur informacione të ndryshme të nevojshme për përgatitjen e dokumenteve. Për të lehtësuar këtë lloj pune, u krijuan sistemet e menaxhimit të bazës së të dhënave (DBMS).

Baza e të dhënave(DB) – një koleksion të dhënash të organizuara posaçërisht dhe të renditura logjikisht.

Zhvillimi i teknologjive të informacionit dhe aplikimi i tyre në fusha të ndryshme të veprimtarisë kanë çuar në krijimin e bazave të të dhënave të ndryshme me kompleksitet të ndryshëm. Kompleksiteti i bazës së të dhënave varet nga vëllimi dhe struktura e informacionit të ruajtur në bazën e të dhënave, shumëllojshmëria e formave të paraqitjes së saj, lidhjet midis skedarëve, performanca dhe kërkesat e besueshmërisë.

Organizimi i një baze të dhënash kërkon ndërtimin paraprak të një modeli logjik të të dhënave. Qëllimi i tij kryesor është të sistemojë informacionin sipas përmbajtjes, strukturës, vëllimit, lidhjeve të ndërsjella, si dhe të pasqyrojë vetitë e informacionit duke marrë parasysh nevojat e përdoruesve fundorë.

Modeli logjik ndërtohet në disa faza me një qasje graduale ndaj opsionit optimal për kushtet e dhëna. Efektiviteti i një modeli të tillë varet nga sa për së afërmi përfaqëson fushën lëndore që studiohet. Zona lëndore përfshin objektet (dokumentet, llogaritë, operacionet mbi to, etj.), Si dhe karakteristikat e këtyre objekteve, vetitë e tyre, ndërveprimin dhe ndikimin e ndërsjellë.

Kështu, kur ndërtohet një model i të dhënave logjike, fillimisht identifikohen ato objekte që janë me interes për përdoruesit e bazës së të dhënave të dizajnuara. Më pas, për çdo objekt formulohen karakteristika dhe veti që e përshkruajnë mjaftueshëm plotësisht këtë objekt. Këto karakteristika më vonë do të pasqyrohen në bazën e të dhënave si fusha përkatëse.

Modeli logjik i të dhënave është ndërtuar brenda kornizës së një prej tre qasjeve për krijimin e bazave të të dhënave. Dallohen këto: modelet logjike të bazës së të dhënave:

• hierarkike;
• rrjeti;
• relacionale.

Modeli hierarkikështë një strukturë drunore që shpreh lidhjet e vartësisë së nivelit më të ulët me atë të lartë. Kjo e bën më të lehtë gjetjen e informacionit nëse pyetjet kanë të njëjtën strukturë.

Modeli i rrjetit ndryshon nga ai i mëparshmi në prani të lidhjeve horizontale. Kjo e ndërlikon si modelin ashtu edhe vetë bazën e të dhënave dhe mjetet e saj të menaxhimit.

Modeli relacional paraqet informacionin e ruajtur në formë tabelash në të cilat është e mundur të kryhen veprime logjike (operacione të algjebrës relacionale). Për momentin, ky lloj modeli është më i përhapur, gjë që është për shkak të thjeshtësisë krahasuese të zbatimit, përcaktimit të qartë të marrëdhënieve midis objekteve dhe lehtësisë së ndryshimit të strukturës së bazës së të dhënave.

Pas ndërtimit të modelit logjik të bazës së të dhënave, ajo lidhet me softuer dhe harduer të veçantë që implementojnë këtë bazë të dhënash. Modeli që rezulton quhet modeli i bazës së të dhënave fizike.

Marrja e një vendimi se çfarë informacioni do të përfshihet në bazën e të dhënave përcaktohet jo vetëm nga fusha lëndore ose gama e detyrave të zgjidhura me ndihmën e bazës së të dhënave. Ky vendim ndikohet edhe nga intensiteti i punës me informacione të llojeve dhe formave të ndryshme të paraqitjes së tij, karakteristikat dinamike të të dhënave, shpeshtësia e ndryshimeve dhe përditësimeve të tyre, shkalla e ndërlidhjes së tyre dhe ndikimi i ndërsjellë.

Lehtësia e punës me bazën e të dhënave, marrja e informacionit të nevojshëm nga grupet e të dhënave të ruajtura në bazën e të dhënave, etj. sigurohen nga prania e një sistemi të menaxhimit të bazës së të dhënave të menduar mirë dhe të zbatuar saktë.

Sistemi i menaxhimit të bazës së të dhënave(DBMS) është një grup mjetesh dhe metodash për mbledhjen, regjistrimin, ruajtjen, organizimin, kërkimin, marrjen dhe paraqitjen e informacionit në një bazë të dhënash.

Një DBMS ju lejon të ruani vëllime të mëdha informacioni dhe të gjeni shpejt të dhënat e nevojshme. Kur punon me një sistem tradicional të dosjeve të letrës, një punonjës duhet të merret vazhdimisht me një sasi të madhe të dhënash. Në të njëjtën kohë, në praktikë, kartat shumë shpesh renditen jo sipas kritereve që nevojiten për momentin. Përdorimi i një DBMS thjeshton shumë detyrën e kërkimit të të dhënave të nevojshme, dhe përdoruesi është praktikisht i pakufizuar në zgjedhjen e kritereve të kërkimit. Një shembull i një sistemi të tillë është Microsoft Access.

Para së gjithash, le të shohim tre elementët kryesorë të ndërfaqes së përdoruesit MS Access 2010 (MA 2010).

• Fjongo. Zona në krye të një dritareje aplikacioni që përmban grupe komandash.
• . Lista e komandave në skedën File, e cila ndodhet në shirit.
• . Zona në anën e majtë të dritares MA 2010, e krijuar për të punuar me objektet e bazës së të dhënave. Paneli i navigimit ka zëvendësuar dritaren e bazës së të dhënave në Access 2007.

Tre komponentët e përshkruar më sipër krijojnë një mjedis në të cilin bazat e të dhënave mund të krijohen dhe përdoren.

Fjongo zëvendësoi plotësisht menutë dhe shiritat e veglave që përdoreshin në versionet e mëparshme të MA. Ai përmban skeda me grupe butonash. Shiriti përfshin skedat e paracaktuara me grupet e komandave më të zakonshme, skedat kontekstuale që shfaqen kur përdorimi i tyre është i pranueshëm dhe shiriti i veglave të aksesit të shpejtë, një shirit veglash specifike që është krijuar për të shtuar komandat që ju nevojiten më shumë.

Disa butona në skedat e shiritit ju lejojnë të zgjidhni veprime, të tjerët nisin ekzekutimin e një komande specifike.

Modaliteti i prapaskenësështë e re në MA 2010. Kjo mënyrë përfshin komanda dhe informacione që mund të aplikohen në të gjithë bazën e të dhënave, p.sh. Kompresoni Dhe rivendos, dhe komandat që ishin në meny në versionet e mëparshme të MA Dosja, Për shembull Vulë.

siguron aftësinë për të strukturuar objektet e bazës së të dhënave dhe është mjeti kryesor i hapjes ose ndryshimit të objekteve të bazës së të dhënave. Paneli i navigimit funksionon si dritarja e bazës së të dhënave që u prezantua në versionet e programit përpara Access 2007. Paneli i navigimit është i strukturuar sipas kategorive dhe grupeve. Përdoruesi ka mundësinë të konfigurojë të gjitha llojet e parametrave të organizatës dhe, përveç kësaj, të hartojë një skemë organizative individuale. Në mënyrë tipike, një bazë të dhënash e re do të ketë një kategori të llojit të objektit që përmban grupe që korrespondojnë me lloje të ndryshme të objekteve në bazën e të dhënave. Kategoria e tipit të objektit strukturon objektet e bazës së të dhënave në të njëjtën mënyrë si dritarja e bazës së të dhënave në versionet e mëparshme të MA.

Ekziston një opsion për tkurrjen ose fshehjen e panelit të lundrimit, por ai kurrë nuk errësohet kur objektet e bazës së të dhënave aktivizohen në krye të tij.

shfaqet kur hapet një skedë Dosja, që përmban komanda që në versionet e mëparshme të MA ndodheshin në meny Skedari. Përveç kësaj, pamja Backstage përmban komanda që zbatohen për të gjithë bazën e të dhënave. Pamja Backstage shfaqet kur aktivizohet aplikacioni MA, me kusht që baza e të dhënave të mos jetë ende e hapur (Fig. 3.24).

Oriz. 3.24.

Backstage është krijuar për krijimin dhe hapjen e bazave të të dhënave, publikimin e tyre në internet në SharePoint Server dhe kryerjen e shumë detyrave të tjera, duke përfshirë mirëmbajtjen e skedarëve dhe bazave të të dhënave.

Krijimi i një baze të dhënash boshe. Për të krijuar një bazë të dhënash të re, duhet të bëni sa më poshtë.

• 1. Aktivizoni MA duke përdorur menynë Filloni
• 2. Kryeni një nga procedurat e mëposhtme.
• a) Krijimi i një baze të dhënash në internet:
  • - në grup Modelet e disponueshme zgjidhni artikullin Baza e të dhënave boshe në ueb;
  • – në të djathtë në seksion Baza e të dhënave boshe në ueb në fushë Emri i skedarit
  • – klikoni butonin Krijo.

• b) Krijimi i një baze të dhënash në një kompjuter:
  • - në grup Modelet e disponueshme artikull shtypi Baza e të dhënave bosh;
  • – në të djathtë në seksion Baza e të dhënave bosh në fushë Emri i skedarit shkruani emrin e skedarit të bazës së të dhënave ose përdorni emrin e paracaktuar;
  • - Shtyp butonin Krijo.

Kjo do të krijojë një bazë të dhënash të re dhe do të hapë një tabelë të re në pamjen e të dhënave.

ML 2010 përfshin një listë shabllonesh dhe ju mund të shkarkoni shabllone shtesë nga Office.com. Modeli MA është një bazë të dhënash e gatshme me tabela të zhvilluara në nivel profesional, si dhe që përmban formularë dhe raporte. Modelet bëjnë të mundur reduktimin e kohës së nevojshme për të kaluar në fazat fillestare të krijimit të një baze të dhënash.

Krijoni një bazë të dhënash nga një model model. Për ta bërë këtë ju duhet të bëni sa më poshtë.

• Filloni ose duke përdorur një shkurtore. Pamja e Backstage do të hapet.
• 2. Klikoni artikullin Model model dhe shikoni listën e shablloneve të disponueshëm.
• 3. Zgjidhni shabllonin e dëshiruar.
• 4. Në të djathtë në dritaren "Emri i skedarit", vendosni emrin e skedarit ose përdorni emrin e paracaktuar.
• 5. Klikoni butonin Krijo.

Aplikacioni MA 2010 do të krijojë një bazë të dhënash të re bazuar në shabllonin e zgjedhur dhe do ta hapë atë.

Ju mund të shkarkoni shabllone shtesë MA 2010 nga Office.com përmes pamjes së Backstage.

Krijoni një bazë të dhënash nga një shabllon Office.com.

• 1. Aktivizoni MA 2010 duke përdorur menynë Filloni ose duke përdorur një shkurtore. Pamja e Backstage do të hapet.
• 2. Në panel Modelet e Office.com Shënoni kategorinë dhe shabllonin e kërkuar. Ju gjithashtu mund të gjeni shabllonin e dëshiruar duke përdorur kutinë e kërkimit.
• 3. Në fushë Emri i skedarit Shkruani emrin e skedarit ose përdorni emrin e paracaktuar.
• 4. Klikoni butonin Shkarko.

Në momentin e hapjes (ose krijimit dhe më pas hapjes) të bazës së të dhënave, emri i skedarit dhe vendndodhja e bazës së të dhënave përfshihen në listën e dokumenteve të hapura së fundmi. Kjo listë shfaqet në skedën E fundit Pamja në prapaskenë, duke e bërë të lehtë hapjen e bazave të të dhënave të përdorura së fundmi.

Hapni një bazë të dhënash të përdorur së fundmi. Për të kryer këtë veprim duhet të bëni sa më poshtë.

• 1. Aktivizo MA 2010.
• 2. Në pamjen Backstage, klikoni E fundit dhe zgjidhni bazën e të dhënave që dëshironi të hapni. Aplikacioni MA do të hapë bazën e të dhënave.

Hapni një bazë të dhënash nga pamja e prapaskenës. Për të kryer këtë veprim duhet të bëni sa më poshtë.

• 1. Aktivizo MA 2010.
• 2. Në skedën Skedari klikoni butonin Hapur. Në kutinë e dialogut Hapja shënoni skedarin dhe klikoni butonin Hapur. Baza e të dhënave do të hapet.

Fjongoështë në thelb një zëvendësim për elementët e ndërfaqes si menutë dhe shiritat e veglave. Ribbon është ndërfaqja kryesore komanduese e MA 2010. Një nga avantazhet kryesore të Ribbon janë veglat që përmban për kryerjen e detyrave, të përfshira më parë në menutë, shiritat e veglave, zonat e detyrave dhe elementët e tjerë të ndërfaqes së përdoruesit. Tani nuk keni nevojë të kërkoni komandën e kërkuar në disa vende të ndryshme.

Kur hapet baza e të dhënave, shiriti shfaqet në krye të dritares kryesore MA 2010. Në këtë moment, ai përfshin komandat e skedës komanda aktive (Fig. 3.25).

Oriz. 3.25.

Shiriti përfshin një listë skedash me komanda. Në MA 2010, skedat kryesore të komandës janë Skedari, shtëpia, krijimi, të dhënat e jashtme dhe puna me bazat e të dhënave. Çdo skedë përfshin një grup komandash të ndërlidhura që, nga ana tjetër, hapin komponentë të tjerë të rinj të ndërfaqes, të tilla si Galeria, një kontroll krejtësisht i ri që ju lejon të zgjidhni vizualisht opsionet e kontrollit.

Komandat e shiritit duhet të përputhen me objektin që është aktualisht aktiv. Për shembull, nëse hapni një tabelë në pamjen e të dhënave dhe klikoni Forma në skedën Krijim në grup Format, aplikacioni MA 2010 do të krijojë një formular bazuar në tabelën aktive. Kështu, emri i tabelës aktive do të tregohet në vetinë e formës Burimi i Regjistrimit(burimi i të dhënave). Ju lutemi vini re se disa skeda me shirita shfaqen vetëm në kontekst. Për shembull, tab Konstruktor shfaqet ekskluzivisht kur objekti hapet në modalitetin e projektimit.

Puna me shiritin mund të jetë e përshtatshme nëse përdorni kombinime të caktuara të çelësave. Në këtë rast, të gjitha kombinimet e çelësave nga versioni i mëparshëm i MA janë ende të vlefshme. Megjithatë, në vend të tasteve të aktivizimit të menysë që janë përdorur në versionet e mëparshme të MA, ekziston një sistem për të hyrë në kontrollet nga tastiera. Ky sistem përdor tregues të veçantë me një ose më shumë shkronja që shfaqen në shirit kur shtypni tastin ALT. Këta tregues tregojnë çelësat që korrespondojnë me kontrollet.

Për të parë komandat e disponueshme në një skedë, duhet ta zgjidhni atë.

Zgjedhja e një skede me komanda. Për të kryer këtë veprim, duhet të bëni sa më poshtë.

• 1. Aktivizo MA 2010.
• 2. Zgjidhni skedën e kërkuar.

• 1. Aktivizo MA 2010.
• 2. Shtypni dhe lëshoni tastin ALT. Më pas do të shfaqen kërkesat e hyrjes në tastierë.
• 3. Klikoni butonin ose çelësat që tregohen në udhëzuesin pranë skedës së kërkuar.

Ka disa opsione për ekzekutimin e komandave. Më e thjeshta është përdorimi i kombinimeve të tasteve që shoqërohen me komanda. Kombinimet e tastierës nga versioni i mëparshëm i MA mund të përdoren gjithashtu në MA 2010.

Ekzekutimi i komandës:

• 1) aktivizoni MA 2010;
• 2) zgjidhni skedën me komandën e kërkuar;
• 3) klikoni kontrollin që korrespondon me komandën. Nëse kombinimi i tastit për këtë komandë është i njohur tashmë nga një version i mëparshëm i MA, shtypni atë;

• 1) shtypni dhe lëshoni tastin ALT. Do të shfaqen kërkesat e hyrjes në tastierë;
• 2) Klikoni butonin ose çelësat që janë të listuar në udhëzuesin e veglave të lidhura me komandën e dëshiruar.

Në tabelë Figura 3.1 tregon skedat dhe komandat që gjenden në secilën prej tyre. Lista e skedave dhe komandave të disponueshme mund të transformohet në varësi të veprimeve të kryera.

Tabela 3.1

Hyni në skedat dhe komandat 2010

Skeda e komandave	Veprimet e mundshme
	Zgjedhja e një pamjeje tjetër
	Kopjimi dhe ngjitja e të dhënave nga clipboard
	Vendosja e vetive të fontit aktual
	Vendosni shtrirjen aktuale të shkronjave
	Aplikimi i formatimit në një fushë MEMO
	Puna me regjistrime (përditësimi, krijimi, ruajtja, fshirja, totalet, drejtshkrimi, gjithashtu)
	Renditja dhe filtrimi i të dhënave
	Kërko të dhënat
Krijim	Krijimi i një tabele boshe
	Krijo një tabelë nga një shabllon
	Krijo një listë në një sajt të SharePoint dhe një tabelë të lidhur me atë listë në bazën aktuale të të dhënave
	Krijoni një tabelë boshe në pamjen e dizajnit
	Krijoni një formular nga një tabelë ose pyetje aktive
	Krijoni një Tabelë Pivot ose Grafik
	Krijoni një raport bazuar në tabelën ose pyetjen aktive
	Krijoni një pyetje, makro, modul ose modul klase
Të dhëna të jashtme	Importoni ose lidhni të dhëna të jashtme
	Eksporto të dhëna
	Mbledhja dhe përditësimi i të dhënave me email
	Krijimi i importeve dhe eksporteve të ruajtura
	Nisja e Menaxherit të Tabelave të Lidhura
Puna me bazat e të dhënave	Migroni disa ose të gjitha pjesët e një baze të dhënash në një sajt të ri ose ekzistues të SharePoint
	Hapni redaktorin Visual Basic ose ekzekutoni një makro
	Krijoni dhe shikoni marrëdhëniet midis tabelave
	Shfaq ose fshih varësitë e objekteve
	Drejtimi i një arkivuesi ose analize të performancës
	Zhvendosni të dhënat në bazën e të dhënave të Microsoft SQL Server ose Access (vetëm tabelat)
	Menaxhimi i shtesave të Access
	Krijoni ose modifikoni një modul VBA

Përveç skedave të zakonshme të komandave, skedat kontekstuale u shfaqën gjithashtu në MA 2010 (Fig. 3.26). Në varësi të kontekstit (d.m.th., në çfarë objekti është i përfshirë aktualisht përdoruesi dhe çfarë veprimesh specifike po kryen), skedat kontekstuale mund të shfaqen pranë skedave të zakonshme të komandave.

Oriz. 3.26.

Për aktivizimi i një skede kontekstuale me komanda ju duhet të bëni sa më poshtë:

Klikoni në skedën e kontekstit;

• Shtypni dhe lëshoni tastin ALT. Do të shfaqen kërkesat e hyrjes në tastierë;
• Klikoni butonin ose çelësat që tregohen në këshillën e veglave pranë skedës kontekstuale.

Skedat kontekstuale përfshijnë komanda dhe elemente funksionale që kërkohen për të funksionuar në një kontekst specifik. Për shembull, kur hapni një tabelë në modalitetin e projektimit, skedat kontekstuale përfshijnë komanda që përdoren për të punuar me tabelën vetëm në atë modalitet.

Koleksionet. Ndër të tjera, në shirit ka një element kontrolli, i cili quhet Mbledhja. Ky element u krijua për të tërhequr vëmendjen ndaj rezultateve të kërkuara. Mbledhjaështë një element kontrolli që jo vetëm tregon komandat, por shfaq edhe rezultatin e ekzekutimit të këtyre komandave (Fig. 3.27). Qëllimi kryesor i krijimit të këtij elementi është t'i japë përdoruesit mundësinë për të gjetur dhe përzgjedhur veprimet e nevojshme në MA 2010 sipas llojit, duke u fokusuar në rezultatin, dhe jo në vetë komandat.

Oriz. 3.27.

Koleksionet ndryshojnë nga njëri-tjetri në formë dhe madhësi. Në një rast, është një tabelë që zbulon një pamje të stilit të menusë, dhe në tjetrën, është një koleksion i integruar, përbërësit e të cilit ndodhen drejtpërdrejt në shirit.

Fshih furnizimin. Ndërsa punoni, mund t'ju duhet të ndani hapësirë ​​shtesë në ekran. Në këtë rast, është e mundur të hiqni shiritin dhe të lini vetëm një rresht me skedat e komandës. Për të hequr shiritin, duhet të klikoni dy herë në skedën e komandave aktuale. Për të kthyer shiritin, duhet të klikoni përsëri dy herë në skedën aktuale të komandës.

Fshehja dhe rivendosja e furnizimit.

• 1. Klikoni dy herë në skedën e komandave të theksuara.
• 2. Për të rivendosur shiritin, klikoni dy herë përsëri skedën e komandave aktuale.

Paneli i aksesit të shpejtë që ndodhet pranë shiritit, ju jep akses me një klikim në komanda. Lista e paracaktuar përmban komanda Ruaj, Anulo Dhe Kthimi, megjithatë, ju mund të personalizoni shiritin e veglave të aksesit të shpejtë për të përfshirë komandat tuaja të përdorura më shpesh. Është gjithashtu e mundur të transformohet pamja e këtij shiriti të veglave, si vendndodhja dhe madhësia. Në mënyrën e zakonshme, d.m.th. në një formë të reduktuar, paneli ndodhet pranë skedave komanduese të shiritit. Kur përdoruesi zgjedh një madhësi të madhe, paneli lëviz nën shirit.

Përshtatja e shiritit të veglave të aksesit të shpejtë. Për të kryer këtë veprim duhet të bëni sa më poshtë.

• 1. Klikoni shigjetën e shfaqjes së listës në anën e djathtë të panelit.
• 2. Në seksion Përshtatja e shiritit të veglave të aksesit të shpejtë shënoni komandën që do të shtohet.

Nëse komanda e kërkuar nuk është në listën e paraqitur, duhet të zgjidhni elementin Komanda të tjera dhe kaloni në veprimin tjetër.

• 3. Në kutinë e dialogut Opsionet e hyrjes zgjidhni komandën ose komandat që dëshironi të shtoni dhe klikoni butonin Shtoni.
• 4. Për të fshirë një komandë, duhet ta zgjidhni atë në listën e komandave në të djathtë dhe të klikoni butonin Fshije.Është gjithashtu e mundur që thjesht të klikoni dy herë një komandë në listë.
• 5. Kur të kenë përfunduar hapat për fshirjen e komandës, klikoni butonin NE RREGULL.

Kur hapen bazat e të dhënave ekzistuese ose të krijuara rishtazi, emrat e objekteve të bazës së të dhënave shfaqen në zonën e navigimit (Figura 3.28). Objektet e bazës së të dhënave përfshijnë tabela, formularë, raporte, faqe, makro dhe module. Zona e navigimit kryen në thelb funksionet e dritares së bazës së të dhënave që ishte e pranishme në versionet e mëparshme të MA, d.m.th. Nëse në versionet e mëparshme të programit dritarja e bazës së të dhënave është përdorur për të nisur dhe kryer detyra, atëherë në MA 2010 zona e navigimit përdoret për këtë. Për shembull, për të shtuar një rresht në një tabelë në pamjen e fletës së të dhënave, duhet të hapni tabelën nga Paneli i Navigimit. Në shfletuesit e internetit, paneli i navigimit zakonisht nuk është i disponueshëm. Për ta përdorur atë në një bazë të dhënash në internet, së pari duhet të hapni bazën e të dhënave në Access.

Oriz. 3.28.

Për të hapur një objekt të bazës së të dhënave ose për të aplikuar një komandë në të, duhet të klikoni me të djathtën mbi të dhe të zgjidhni komandën në menunë e kontekstit. Komandat e menysë së kontekstit shfaqen në varësi të llojit të objektit.

Hapni një objekt të bazës së të dhënave (të tilla si një tabelë, formular ose raport).

Klikoni dy herë mbi një artikull në zonën e lundrimit;

Shënoni një objekt në panelin e lundrimit dhe shtypni ENTER;

Në zonën e navigimit, shënoni objektin me RMB dhe zgjidhni komandën në menynë e kontekstit Hapur.

Dritarja e dialogut Opsionet e tranzicionit ofron mundësinë e zgjedhjes së opsionit për hapjen e objekteve me një klikim.

Objektet e bazës së të dhënave në panelin e lundrimit klasifikohen në kategori, të cilat nga ana tjetër përmbajnë grupe. Si parazgjedhje, lista përmban kategori të integruara, por është e mundur të krijohen grupe të personalizuara.

Si parazgjedhje, paneli i navigimit shfaqet kur fillon një bazë të dhënash, duke përfshirë bazat e të dhënave të krijuara në versionet e mëparshme të MA. Është e mundur të çaktivizoni panelin e parazgjedhur të navigimit duke përdorur një cilësim aplikacioni. Më poshtë janë udhëzimet për kryerjen e secilit veprim.

Shfaq ose fshih panelin e lundrimit. Për të kryer këtë veprim duhet të bëni sa më poshtë:

Klikoni butonin në këndin e sipërm të djathtë të panelit të navigimit ose shtypni F11.

Për çaktivizoni panelin e parazgjedhur të navigimit

ju duhet të bëni sa më poshtë:

• - në skedën Skedari zgjidhni artikullin Opsione. Do të shfaqet një kuti dialogu Opsione Qasja;
• – shënoni artikullin në zonën e majtë Baza e të dhënave aktuale; Në kapitull Tranzicionet zgjidh kutinë Zona e navigimit dhe klikoni butonin NE RREGULL.

Duke filluar me Access 2007, për të shfaqur objektet e bazës së të dhënave në program, u bë i mundur përdorimi i skedave të dokumenteve në vend të dritareve të mbivendosura (Fig. 3.29). Ky është një mjet më i përshtatshëm. Shfaqja dhe fshehja e skedave të dokumenteve mund të konfigurohet duke përdorur parametrat MA 2010. Nëse përdoruesi i ndryshon këto parametra, baza e të dhënave duhet të mbyllet dhe të rihapet që ndryshimet të hyjnë në fuqi.

Oriz. 3.29.

Shfaq dhe fshih skedat e dokumentit. Për të kryer këtë veprim duhet të bëni sa më poshtë.

• 1. Në skedën Skedari klikoni butonin Opsione. Shfaqet një kuti dialogu Opsione Qasja.
• 2. Në zonën e majtë, shënoni elementin Baza e të dhënave aktuale.
• 3. Në rubrikën Cilësimet e aplikacionit në grup Opsionet e dritares së dokumentit vendoseni çelësin në pozicion Skedat.
• 4. Zgjidhni ose zgjidhni kutinë Nëse nuk ka kuti, skedat e dokumenteve çaktivizohen.
• 5. Klikoni OK.

Parametri është individual, d.m.th. ajo duhet të ndryshohet veçmas për çdo bazë të dhënash. Nëse përdoruesi ndryshon një parametër, baza e të dhënave duhet të mbyllet dhe të rihapet që ndryshimet të hyjnë në fuqi. Bazat e të dhënave të krijuara me MA 2007 ose MA 2010 shfaqin skedat e dokumenteve si parazgjedhje. Bazat e të dhënave të krijuara në versionet e mëparshme të MA përdorin si parazgjedhje dritare të mbivendosura.

Shiriti i statusit. Në MA 2010, mund të ketë një shirit statusi në fund të dritares. Ashtu si në versionet e mëparshme të MA, ky komponent standard i ndërfaqes së përdoruesit përdoret për të shfaqur mesazhet e statusit, vetitë, treguesit e progresit, etj. Në MA 2010, shiriti i statusit ju jep akses në dy veçori standarde që shfaqen në shiritin e statusit në programet e tjera të Office 2010: menaxhimi i dritareve dhe zmadhimi.

Kontrollet e shiritit të statusit ofrojnë mundësinë për të kaluar lehtësisht midis mënyrave të ndryshme të shikimit të dritares aktive. Për shembull, nëse jeni duke parë një objekt që mbështet rregullimet e zmadhimit, mund të ndryshoni sasinë e zmadhimit ose zmadhimit duke përdorur rrëshqitësin në shiritin e statusit.

Ju mund të shfaqni ose fshehni shiritin e statusit në kutinë e dialogut Opsionet e hyrjes.

Shfaq ose fshih shiritin e statusit. Për të kryer këtë veprim duhet të bëni sa më poshtë.

• 1. Në skedën Skedari gjeni artikullin Opsione. Shfaqet një kuti dialogu Opsionet e hyrjes.
• 2. Shënoni artikullin në të majtë Baza e të dhënave aktuale.
• 3. Në rubrikën Cilësimet e aplikacionit kontrolloni ose zgjidhni kutinë Shiriti i statusit. Nëse nuk ka kuti, shiriti i statusit nuk shfaqet.
• 4. Klikoni butonin NE RREGULL.

Për të formatuar tekstin në versionet e MA që u lëshuan përpara MA 2007, zakonisht përdorej një menu ose shirit veglash Formatimi. Në MA 2010, formatimi i tekstit është bërë më i përshtatshëm, pasi është krijuar një mini-bar (Fig. 3.30). Nëse zgjidhni tekst për qëllime formatimi, mbi të do të shfaqet automatikisht një mini-bar. Ndërsa lëvizni treguesin e miut drejt mini-panelit, ai bëhet më i qartë dhe më pas mund ta përdorni për të ndryshuar stilin, madhësinë dhe ngjyrën e shkronjave, etj. Kur kursori i miut largohet, mini-bari i veglave gradualisht zhduket, d.m.th. Nëse minibari i veglave nuk nevojitet më, ai zhduket.

Oriz. 3.30.

Formatimi i tekstit duke përdorur mini shiritin e veglave.

• 1. Shënoni tekstin që është menduar për formatim. Mbi tekstin e zgjedhur shfaqet një mini-bar transparent.
• 2. Përdorni shiritin e veglave të formatimit mini.

Nëse keni nevojë të sqaroni disa pyetje, duhet të kërkoni ndihmë duke shtypur tastin F1 ose duke klikuar pikëpyetjen në anën e djathtë të shiritit (Fig. 3.31).

Oriz. 3.31.

Mund të gjeni gjithashtu informacione për ndihmë në pamjen e Backstage. Në skedën Skedari ju duhet të klikoni butonin Referenca. Një listë e burimeve të ndihmës shfaqet në pamjen e prapaskenës.

Këtu është një përmbledhje e shkurtër e funksioneve të MA 2010. Për një studim më të detajuar të këtij produkti softuer, ju lutemi referojuni manualit përkatës të përdoruesit.

Në botën moderne, të dhënat po bëhen gjithnjë e më të rëndësishme dhe pa ekzagjerim mund të themi se bota udhëhiqet nga të dhënat. Prandaj, tani shumë vëmendje i kushtohet mbledhjes, ruajtjes, analizës dhe shitjes së të dhënave. Çelësi i zhvillimit të suksesshëm të një biznesi modern është grumbullimi, sistemimi dhe përdorimi, për shembull, i informacionit për klientët tuaj, si nevojat e tyre, preferencat e blerjeve, etj. Një informacion i tillë mund të ndihmojë në marrjen e vendimeve të informuara në lidhje me efektivitetin praktik të ofertave promocionale, identifikimin e segmenteve joprofitabile të biznesit, analizimin e kërkesës për mallra ose shërbime të prodhuara, gjurmimin e dinamikës së tregtisë për artikujt individualë dhe rishikimin e faktorëve të tjerë kyç. Bazat e të dhënave, kur përdoren në mënyrë korrekte, na japin këto përparësi ndaj konkurrentëve tanë.

Nëse jeni pronar i një biznesi të vogël dhe nuk përdorni ende një Sistem të Menaxhimit të Marrëdhënieve me Klientin (CRM ose Menaxhimi i Marrëdhënieve me Klientin) në punën tuaj, i cili automatizon gjenerimin e strategjive të ndërveprimit me klientët, atëherë suksesi i biznesit tuaj është subjekt i disa rreziqeve. . Mos harroni se konkurrentët tuaj nuk janë në gjumë!

Le të hedhim një vështrim se cilin softuer mund të përdorni për të ndërtuar një bazë të dhënash të përshtatur për nevojat unike të biznesit tuaj të vogël që do të mbledhë të dhëna ditore, javore, mujore ose vjetore.

Filemaker Pro 12

Kjo bazë të dhënash ka rënë në mënyrë të pamerituar nga sytë e administratorëve dhe zhvilluesve të bazës së të dhënave për një kohë të gjatë, por është dashur nga komuniteti i biznesit që nga krijimi i saj. Krijuar nga Apple, Filemaker Pro funksionon në të dy sistemet operative Mac dhe Windows. Programi është një mjet intuitiv dhe shumë i lehtë për t'u përdorur për krijimin e bazave tuaja të të dhënave me mbështetje për sigurimin e të dhënave në internet, i cili është i aftë të gjenerojë raporte në mënyra normale dhe të avancuara dhe mund të integrohet me sisteme të tjera të bazës së të dhënave.

Microsoft Access 2010

Për një kohë të gjatë, sistemi i menaxhimit të bazës së të dhënave Access nga Microsoft Office ishte zgjidhja më popullore për shumicën e bizneseve të vogla. Megjithatë, tani ajo përballet me konkurrencë nga DBMS të tjera që janë më të lehta për t'u përdorur, të integruara më mirë me sistemet cloud dhe nuk kërkojnë njohuri të gjera në krijimin, mirëmbajtjen e bazave të të dhënave dhe zhvillimin e softuerit.

Nëse tashmë keni një bazë të dhënash, shanset janë që ajo është ndërtuar duke përdorur Microsoft Access. Versioni i ri 2010 duket dhe funksionon më mirë dhe është më i lehtë për t'u përdorur se versionet e mëparshme, siç është versioni i përdorur gjerësisht i 2003-ës. Përkundër faktit se kjo DBMS ka filluar të jetë e stërmbushur nga konkurrentët, ajo ende zë një pozicion udhëheqës në këtë segment të tregut të softuerit.

Baza e të dhënave Oracle Application Express (APEX) për këtë biznes

APEX është një sistem i menaxhimit të bazës së të dhënave i ndërtuar mbi motorin mega-suksesshëm të bazës së të dhënave Oracle. APEX disponohet plotësisht falas nëse tashmë jeni klient i Oracle dhe ofron një sistem më të avancuar të krijimit të aplikacioneve të biznesit sesa Microsoft Access ose FileMaker Pro. Megjithatë, përdorimi i APEX nuk është aq i thjeshtë sa thjesht futja e të dhënave në tabela, siç bëhet në një bazë të dhënash Access.

Nëse po përdorni tashmë Oracle ose parashikoni të keni nevojë për aftësi më të avancuara të menaxhimit të bazës së të dhënave, si integrimi me sisteme të tjera të dhënash në të ardhmen, ose trajtimi i vëllimeve shumë të mëdha të të dhënave me performancë të shpejtë, atëherë APEX është zgjidhja e duhur.

Zoho Creator është një i sapoardhur në botën e bazës së të dhënave dhe ofron një sistem intuitiv bazë të dhënash të bazuar në cloud. Zhvilluesit e Zoho kanë krijuar një sistem vërtet të besueshëm, të lehtë për t'u përdorur, në të cilin mund të krijoni shpejt një aplikacion të thjeshtë të bazës së të dhënave pa shumë përgatitje. Kjo u bë e mundur falë përdorimit të formularëve të futjes së të dhënave, një ndërtues shumë të mirë raportesh dhe integrimit me sisteme të tjera, gjë që shpesh është e nevojshme kur tashmë keni një bazë të dhënash ekzistuese të krijuar në DBMS të tjera, ose kur përdorni bazat e të dhënave të partnerëve tuaj.

Kur merr vendime, një menaxher në çdo nivel bazohet në informacionin në dispozicion të tij në lidhje me temën e menaxhimit, prandaj, efektiviteti i punës së tij varet drejtpërdrejt nga karakteristikat cilësore të këtij informacioni, siç janë përshtatshmëria, plotësia, besueshmëria, afati kohor. konsistencë etj.

Në kushtet moderne, sistemet e informacionit luajnë dhe do të luajnë një rol gjithnjë e më të rëndësishëm në arritjen e qëllimeve strategjike të organizatës. Kjo çon në kërkesa të reja për sistemet e informacionit dhe funksionet e tyre. Sisteme të tilla nuk janë më vetëm një mjet që ofron përpunimin e informacionit për departamentet dhe përdoruesit përfundimtarë brenda një organizate. Ata tani duhet të prodhojnë produkte dhe shërbime të bazuara në informacion që do t'i ofrojnë organizatës një avantazh konkurrues në treg.

Sistemet e informacionit dhe teknologjitë e informacionit të përdorura brenda kornizës së tyre janë rezultat i vendimeve të caktuara të menaxherëve në një organizatë. Megjithatë, nga ana tjetër, sistemet dhe teknologjitë diktojnë kushtet e tyre specifike për të bërë biznes dhe për të ndryshuar organizatat.

Dhe pavarësisht se çfarë konsulentësh tërheq menaxheri në këtë fushë, vendimet përfundimtare duhet të merren nga ai personalisht. Një menaxher duhet të jetë në gjendje të shfrytëzojë sa më shumë përfitimet e mundshme të teknologjisë së informacionit. Ai duhet të ketë njohuri të mjaftueshme për të ofruar menaxhim të përgjithshëm të procesit të aplikimit dhe zhvillimit të teknologjisë së informacionit në organizatë dhe të kuptojë kur kërkohen burime shtesë në këtë fushë ose asistenca e specialistëve të palëve të treta.

Që nga shpikja e shkrimit, njerëzimi është përballur me detyrën e ruajtjes së të dhënave. Mbajtja e shënimeve ka një histori të gjatë, por pavarësisht nga evolucioni nga pllaka balte në papirus, më pas në pergamenë dhe në fund në letër, gjatë gjithë kësaj kohe kishte një gjë të përbashkët - informacioni përpunohej manualisht.

Me zhvillimin e qytetërimit, menaxhimi i dokumenteve kërcënoi të konsumonte të gjithë kohën e një specialisti - nga fundi i shekullit të 20-të, shumë kompani kishin kate të tëra të dedikuara për ruajtjen e dokumenteve, gjë që, siç e shihni, nuk është aq larg nga ruajtja e tabelave prej balte në sumerisht. arkivat.

Me ardhjen e kompjuterëve, detyra e menaxhimit të dokumenteve u thjeshtua - ruajtja e dokumenteve në formë elektronike doli të ishte e thjeshtë, e lirë dhe e përshtatshme. Një komponent kyç i kësaj teknologjie të re ishte softueri. Është bërë relativisht e lehtë për të programuar dhe përdorur kompjuterë, dhe është bërë shumë më e lehtë për të renditur, analizuar dhe përpunuar të dhënat. Paketat standarde janë shfaqur për aplikime të zakonshme biznesi si kontabiliteti, lista e pagave, inventari, menaxhimi i abonimeve, bankat dhe menaxhimi i bibliotekës së dokumenteve.

Reagimi ndaj shfaqjes së këtyre teknologjive të reja ishte mjaft i parashikueshëm: bizneset e mëdha ruanin edhe më shumë informacion dhe kërkonin pajisje gjithnjë e më të shpejta.

Në rrjedhën e aktiviteteve të tyre, ndërmarrjet industriale, korporatat, strukturat e departamenteve, autoritetet qeveritare dhe menaxhmenti kanë grumbulluar vëllime të mëdha të të dhënave. Ato përmbajnë mundësi të mëdha për nxjerrjen e informacionit të dobishëm analitik, mbi bazën e të cilave mund të identifikoni tendencat e fshehura, të ndërtoni një strategji zhvillimi dhe të gjeni zgjidhje të reja.

Natyrisht, sigurimi i aksesit të shpejtë në shumicën e të dhënave nuk është aq i vështirë. Megjithatë, secili prej nesh ka hasur në një situatë ku gjetja e dokumentit të nevojshëm, të kursyer me aq mençuri muajin (ose vitin e kaluar), rezulton të jetë në mënyrë disproporcionale punë intensive. Në këtë pikë, bëhet e qartë se aftësitë tradicionale të sistemeve të skedarëve nuk janë më të mjaftueshme për sukses në botën moderne - botën e teknologjisë së informacionit.

Sot, për të marrë avantazhe shtesë konkurruese, shumica e kompanive vendase kanë nevojë për mbështetje serioze të TI-së për biznesin e tyre - një sistem transformimi i kompanisë i bazuar në përdorimin e teknologjisë së informacionit dhe që synon rritjen e efikasitetit të organizatës.

Në gjysmën e dytë të viteve '90, shumë ndërmarrje filluan të kuptojnë se të dhënat në dispozicion të tyre ishin një pasuri e vlefshme, përdorimi i saktë i të cilave mund të krijonte avantazhe konkurruese. Kompanitë e mëdha kanë grumbulluar të dhëna për klientët, furnitorët, produktet dhe shërbimet e tyre për dekada. Megjithatë, ata kuptuan se të dhënat e tyre ruheshin në sisteme të ndryshme dhe se ky informacion duhej të integrohej për të zhvilluar më tej biznesin. Nevoja për të integruar informacionin e korporatës shkaktoi krijimin e bazave të të dhënave.

Kjo është veçanërisht e vërtetë tani kur, falë zhvillimit të shpejtë të e-commerce, firmat e bazuara në internet mund të kthehen në ndërmarrje të mëdha brenda pak muajsh, apo edhe javësh. Dhe, si rezultat, bazat e të dhënave të tyre do të rriten me shpejtësi.

Prandaj, një menaxher i matur duhet të fillojë të investojë në mbështetjen e TI-së pa e çuar ndërmarrjen në pikën e vendimit ku kompania e tij përballet me një tavan kostoje. Problemi i vërtetë me të cilin përballet menaxhmenti i lartë i kompanisë është organizimi i arkivave të të dhënave të grumbulluara në një mënyrë që do ta bënte të lehtë gjetjen e informacionit të kërkuar. Gjetja e modeleve, tendencave, anomalive dhe informacionit përkatës në një bazë të dhënash të madhe është një nga fushat e reja, më emocionuese të menaxhimit të të dhënave.

Për ata që kanë marrë tashmë këtë rrugë, është e qartë se bazat e të dhënave mund të ndryshojnë rrënjësisht natyrën e punës së çdo organizate të pozicionuar në fusha të ndryshme lëndore, duke i liruar menaxherët nga kryerja e procedurave rutinë që lidhen me kërkimin e informacionit në skedarë të shumtë, dokumente letre, referencë. libra dhe standarde. Kjo është një fazë e re në zhvillimin e kompanisë, duke e çuar atë në fazën tjetër të evolucionit, edhe pse shpesh duke përdorur metoda revolucionare.

Ulja e kostove të kohës është vetëm një efekt indirekt i automatizimit. Detyra kryesore e zhvillimit të teknologjive të informacionit qëndron diku tjetër - në blerjen nga një organizatë e cilësive thelbësisht të reja që i japin asaj avantazhe të konsiderueshme konkurruese. Ky është pikërisht rasti që vlen shumë.

Për më tepër, sot instalimi dhe administrimi i bazave të të dhënave është një proces shumë më pak i komplikuar sesa vetëm disa vite më parë. Dizajni dhe menaxhimi i bazës së të dhënave janë kryesisht të automatizuara. Softueri që ju lejon të zgjidhni këtë problem - të krijoni një bazë të dhënash, të përditësoni informacionin e ruajtur në të - dhe të siguroni qasje të përshtatshme në të për shikim dhe kërkim quhet një sistem i menaxhimit të bazës së të dhënave (DBMS).

Sistemi i menaxhimit të bazës së të dhënave krijon një mjedis specifik që përdoruesi të punojë në ekranin e kompjuterit (ndërfaqja e përdoruesit). Për më tepër, DBMS ka mënyra të caktuara operimi dhe një sistem komandimi. Sistemet e informacionit krijohen dhe funksionojnë në bazë të DBMS. Vlen të kujtohet se sistemet e menaxhimit të bazës së të dhënave janë një nga teknologjitë më të suksesshme në të gjithë industrinë kompjuterike. Miliarda dollarë shpenzohen për sistemet dhe aplikacionet e bazës së të dhënave çdo vit. Sistemet e menaxhimit të bazës së të dhënave luajnë një rol të jashtëzakonshëm në organizimin e sistemeve moderne të informacionit industrial, instrumental dhe kërkimor.

Mënyrat tipike të punës me një DBMS janë krijimi i një baze të dhënash, redaktimi i bazës së të dhënave, manipulimi i një baze të dhënash, kërkimi në një bazë të dhënash. Për të vepruar në çdo modalitet, ekziston sistemi i tij i komandave DBMS. Çdo punë e përdoruesit me bazën e të dhënave ndërtohet në formën e një algoritmi të përbërë nga këto komanda. Algoritme të tilla mund të ekzekutohen në modalitetin e ekzekutimit të drejtpërdrejtë (komandimi i dhënë ekzekutohet menjëherë) dhe në modalitetin e ekzekutimit automatik, d.m.th., në modalitetin e programit.

Kur krijon një bazë të dhënash, përdoruesi përpiqet të organizojë informacionin sipas karakteristikave të ndryshme dhe të marrë shpejt një mostër me një kombinim arbitrar të karakteristikave. Përdoruesit e bazës së të dhënave mund të jenë programe të ndryshme aplikimi, paketa softuerike, si dhe ekspertë të lëndëve që veprojnë si konsumatorë ose burime të dhënash (të quajtur përdorues fundorë).

Tipari kryesor i një DBMS të ndërtuar mirë është funksionaliteti i tij për të ulur ndjeshëm kostot e punës për përpunimin e pothuajse të gjithë informacionit të biznesit të brendshëm dhe të jashtëm të një organizate. Një bazë të dhënash e krijuar në këtë mënyrë i lejon çdo departamenti të përdorë informacionin e futur nga një përdorues dhe eliminon nevojën që divizionet e kompanisë të kopjojnë të dhënat, gjë që çon në një ulje të mprehtë të kostove të punës. Për shembull, informacioni rreth një produkti të shitur, tashmë në momentin e lëshimit nga magazina, bëhet njëlloj i disponueshëm si për menaxherin e shitjeve ashtu edhe për aplikacionet e biznesit të kontabilitetit të përgjithshëm dhe listës së pagave.

Ndërkohë, pavarësisht përparimeve të mëdha në lehtësimin e instalimit, menaxhimit dhe përdorimit të DBMS-ve, veçanërisht ato që funksionojnë në kompjuterë personalë ose stacione pune, shumë ende preferojnë të përdorin sistemin e skedarëve. Ekziston një supozim i heshtur se DBMS duhet të trajtohet nga personel i trajnuar mirë dhe me kohë të plotë dhe se shumica e përdoruesve të bazës së të dhënave nuk kanë ndonjë trajnim në teknologjinë e bazës së të dhënave. Përdoruesit e kanë ende të vështirë të lidhen me DBMS, të gjejnë drejtorinë e dëshiruar ose emrat e bazës së të dhënave ku ruhen të dhënat dhe të formulojnë pyetje dhe të përditësojnë bazën e të dhënave. Paradigma e lidhjes dhe aksesit të sistemit të skedarëve duket ende shumë më e lehtë për t'u kuptuar.

Megjithatë, kur mendon për suksesin e biznesit të tij, një menaxher nuk duhet t'i nënshtrohet ndjenjave të tilla. Vlen të kujtohet se tani është e lehtë dhe e lirë të krijosh një bazë të dhënash. Miliona njerëz e bëjnë këtë, dhe ju nuk keni nevojë të bëheni operator kompjuteri për ta bërë këtë. Një inxhinier kompetent i IT-së dhe disa seminare trajnimi për stafin janë gjithçka që ju nevojitet për t'i kthyer grumbujt e skedarëve me informacion të vështirë për t'u aksesuar në një bazë të dhënash moderne. Ndërsa, duke braktisur avantazhet e një DBMS për hir të komoditetit të menjëhershëm të stafit dhe hezitimit të tyre për të ndryshuar rendin e vendosur, menaxheri rrezikon të mbetet përdoruesi i vetëm i kuneiformës në botë që ka kaluar në alfabetin fonetik.