Lidhja me burimin e të dhënave fluturon kur bashkohet. Përgatitja e dokumenteve për ndryshime në masë: bashkimi i një shablloni Word dhe një burimi të dhënash në Excel

Shpesh, të dhënat e tabelave duhet të përdoren gjatë përpilimit të dokumenteve të ndryshme: raporte, letra, kontrata, etj. Në këtë rast, është i përshtatshëm për të përdorur bashkimin e të dhënave MS Excel dhe MS Word.

Procedura e bashkimit përbëhet nga disa faza.

Faza 1. Përgatitja e të dhënave të tabelës

Tabela që do të bashkohet duhet të plotësojë disa kërkesa:

• nuk duhet të ketë qeliza të bashkuara në tabelë. Përkundrazi, nëse tabela përmban qeliza të bashkuara, atëherë duhet të përgatiteni për faktin se bashkimi do të anulohet gjatë eksportit dhe, në përputhje me rrethanat, formohen rreshta dhe / ose kolona shtesë boshe, të cilat mund të shkelin strukturën e tabelës. Në përgjithësi, qelizat e bashkuara janë të këqija :)
• të gjitha kolonat duhet të kenë emra unikë që do të përdoren në bashkim. Nëse rreshti i parë me emrat e kolonave mungon në tabelë, atëherë rreshti i parë i të dhënave do ta zëvendësojë atë, që do të thotë se nuk do të marrë pjesë në listën e postimeve.

Si shembull, le të marrim një tabelë me një listë të klientëve të klubit të fitnesit "Excelent".

Faza 2. Përgatitja e një modeli të dokumentit Word

Në këtë fazë, në redaktuesin e tekstit Word formohet një dokument, në të cilin do të futen të dhënat e tabelave në të ardhmen. Teksti i këtij dokumenti është një pjesë e përbashkët për të gjitha postimet.

Supozoni se të gjithë klientët, kartela e klubit e të cilëve skadon muajin e ardhshëm, janë planifikuar të marrin email njoftimesh.

Teksti i letrës do të jetë i njëjtë përveç ankesës, numrit të kartës së klubit dhe datës së skadencës. Këto të dhëna do të importohen nga një fletëllogaritëse Excel (e theksuar me blu)

Kështu, në këtë fazë, teksti i përbashkët për të gjitha shkronjat shtypet në dokumentin Word.

Për punë më të përshtatshme të mëtejshme gjatë bashkimit, rekomandohet të vendosni parametrin Fushat e hijezimit në pozicion Eshte gjithmone për të dalluar fushat e bashkimit të futura nga teksti normal. Kur aktivizohet, fushat shfaqen me një sfond gri. Natyrisht, ky sfond nuk është i shtypur.

Faza 3. Puna e MS Word Merge Wizard

Hapni skedarin e shkronjave në MS Word.

Mënyra më e lehtë për të bashkuar të dhënat është duke ndjekur udhëzimet në magjistarin e bashkimit. Në versione pas Word2003 Magjistari i bashkimit fillonduke përdorur butoninFilloni të bashkoheni në skedën Buletinet

Në versione përpara Word2007, duhet të ekzekutoni komandën e menusëShërbimi - Letrat dhe Postimet - Bashkohen.Përveç kësaj, për funksionim më të përshtatshëm versionet përpara Word2007 mund të hapni shiritin e veglave Merge

Edhe një herë, ju tërheq vëmendjen për faktin se letra përmban vetëm tekstin e përbashkët për të gjitha shkronjat, kështu që apeli duket si Respekt! dhe mungon numri dhe data e kartës.

Puna e magjistarit të bashkimit përfshin 6 hapa.

Hapi 1: zgjidhni llojin e dokumentit për postim, në rastin tonë është letra
	Hapi 2: zgjidhni një dokument mbi bazën e të cilit do të krijohen postimet, ai mund të jetë një dokument aktual i hapur, një shabllon ose një dokument ekzistues. Kur zgjidhni një opsion Mostra ose Dokument ekzistues bëhet e mundur të specifikohet skedari i dëshiruar në Explorer. Ne zgjedhim Dokument aktual
Hapi 3: zgjidhni marrësit. Në rastin tonë, burimi i të dhënave do të jetë një tabelë Excel, që do të thotë se ne shënojmë opsionin Duke përdorur një listë... Pastaj duke përdorur butonin Përmbledhje... zgjidhni skedarin e dëshiruar në Explorer
		Pas zgjedhjes së një skedari, hapet një kuti dialogu me tabelën e zgjedhur. Nëse na duhen të gjitha të dhënat, atëherë klikoni menjëherë OK. Nëse është e nevojshme, mund ta renditni listën, të filtroni të dhënat e nevojshme ose t'i gjeni duke përdorur komandat e duhura. Mundësitë e filtrimit dhe kërkimit këtu, natyrisht, janë shumë më të dobëta sesa në Excel, por ju mund të bëni zgjedhjen më të thjeshtë sipas tekstit ose vlerave numerike. Për më tepër, është e mundur të zgjidhni manualisht regjistrimet për shpërndarje duke përdorur kutitë e kontrollit :) Në rastin tonë, ju duhet të instaloni një filtër sipas fushës Gazete me vlerën "po" (vlera "po" shfaqet në tabelë nëse karta e klubit skadon në muajin e ardhshëm). Filtri mund të vendoset duke klikuar mbi emrin e fushës dhe duke zgjedhur "po", ose duke përdorur lidhjen Filter në të njëjtën kuti dialogu
Hapi 4: futni fushat e kërkuara në dokument. Përpara se të zgjidhni një nga opsionet e ofruara nga Wizard, duhet të vendosni kursorin në tekstin ku dëshironi të futni të dhënat. Nëse keni harruar ta bëni këtë, kjo është gjithashtu në rregull, fushat mund të futen kudo në dokument dhe më pas të zhvendosen. Në rastin tonë, kursorin e vendosim pas fjalës "Respekt" përpara pikëçuditjes. Meqenëse na duhen fusha të veçanta, ne zgjedhim Artikuj të tjerë...
		Hap një kuti dialogu për zgjedhjen e fushave të bashkimit. Zgjedhja e një fushe Emri, shtypni Fut, e njëjta gjë për fushën emri i mesëm... Mbyllni dritaren Fut fushat e bashkimit dhe shtoni hapësira ndërmjet fushave të futura. Nëse parametri Fushat e hijezimit vendosur në pozicion Eshte gjithmone, fushat e futura do të jenë qartë të dukshme në një sfond gri. Vendosni kursorin pas Nr., klikoni përsëri lidhjen Artikuj të tjerë..., zgjidhni Numri i kartës së klubit - Fut... Në mënyrë të ngjashme, futni fushën Data e skadimit të kartës Përveç fushave të mësipërme, duhet të futni fundin e ankesës e (të), e cila varet nga vlera e fushës Kati... Për ta bërë këtë, ne do të përdorim një fushë të veçantë që ju lejon të futni një nga dy vlerat në varësi të të dhënave. Vendoseni kursorin menjëherë pas fjalës "Respekt", shtypni butonin rregullat në skedën Buletinet dhe zgjidhni opsionin NËSE ... PASTAJ ... TJETËR... Në versionet para Word2007, thirret i njëjti buton Shto fushën e fjalës dhe është në shiritin e veglave Shkrihet Në kutinë e dialogut të hapur, vendosni parametrat Pasi të klikojmë OK, marrim rezultatin
Hapi 5: ne shikojmë përmes shkronjave që rezultojnë duke përdorur butonat e navigimit. Në këtë hap, mund të ndryshoni gjithashtu listën e marrësve duke filtruar ose hequr kutitë. Meqenëse kemi aplikuar filtrin më herët, kanë mbetur 3 marrës.
		Duke parë më nga afër rezultatin e marrë, shohim se ai nuk i plotëson plotësisht pritshmëritë tona. Në vend të kësaj, numri i kartës së klubit 001768 shfaqet si 1768 , dhe data nuk është aspak në mënyrën tonë: fillimisht muaji, dhe më pas dita, megjithëse gjithçka ishte në rregull në tabelën Excel. Të njëjtat probleme mund të lindin kur importoni qeliza me numra dhjetorë, formatin e monedhës, etj. Përfundimi është zhgënjyes: kur bashkohen, formatimi i numrave dhe datave nuk ruhet. Por ka një rrugëdalje! Fushat e dokumentit Word në të cilat futen të dhënat tona janë kod që, së pari, mund të shikohet dhe së dyti, të ndryshohet. Për të parë kodin e fushës, për shembull, me numrin e kartës së klubit, duhet të klikoni me të djathtën mbi të (RMB) dhe të zgjidhni komandën Kodet / vlerat e fushave. Ne marrim sa vijon (MERGEFIELD "M__club_card" } Ne nuk do ta ndryshojmë vetë kodin, por do të shtojmë formatin. Parimi i shtimit të një formati do të jetë i qartë për këdo që është edhe pak i njohur me krijimin e një formati të personalizuar në Excel. Që një numër të jetë gjithmonë gjashtëshifror, formati duhet të jetë gjashtë zero: (MERGEFIELD "M__club_card"\ # "000000"). Tani RMB përsëri në fushë - Fusha Përditëso, dhe ne e shohim numrin në formatin e kërkuar. Ne bëjmë të njëjtën gjë me datën.(MERGEFIELD "data e skadimit të kartës" \ @ " DD. MM. YYYY") Dhe ne marrim versionin përfundimtar Mund të lexoni më shumë rreth kodeve të fushave të Word-it në sistemin e Ndihmës së Word-it ose në

Word mund të nxjerrë të dhëna për t'u bashkuar nga një shumëllojshmëri burimesh. Pjesë e paketës së Microsoft Office, Word pranon lehtësisht të dhëna nga Outlook, Excel dhe Access. Mund të përdoren burime të tjera, duke përfshirë faqet e internetit, skedarët e tekstit të OpenDocument dhe skedarët e të dhënave të kufizuara të ruajtura si tekst i thjeshtë. Nëse nuk keni tashmë një burim të dhënash, mund ta krijoni një në Word.

E rëndësishme: Qasja në burimet e emërtuara të të dhënave në një vendndodhje HTTP nuk mbështetet. Përpara se të përdorni skedarin si burim të dhënash për një bashkim poste, ruajeni në hard diskun tuaj lokal.

Burimet e të dhënave për bashkim

Më poshtë janë renditur disa nga burimet e të dhënave që mund të përdorni për bashkimin e postës në Word.

Skedarët e tjerë të bazës së të dhënave

Burime të tjera të të dhënave mund të përdoren gjithashtu për bashkim. Për të hyrë në këto burime, ekzekutoni magjistarin e lidhjes së të dhënave.

Me konfigurimin e burimit tuaj të të dhënave, mund të krijoni etiketa, zarfe, letra dhe email duke përdorur bashkimin e postës.

informacion shtese

Keni akoma pyetje rreth bashkimit të postës Word?

Na ndihmoni të përmirësojmë Word

A keni ide për përmirësimin e bashkimit të postës ose veçorive të tjera të Word-it? Ndani ato në faqe

Nga artikulli në numrin e mëparshëm, mësuam se metoda e bashkimit ju lejon të krijoni një burim të dhënash duke përdorur Word. Në këtë artikull, ne do të hedhim një vështrim se si informacioni i burimit të të dhënave mund të merret nga një spreadsheet Excel.

Burimi i të dhënave mund të përdoret në versionet e Word 2000/2002/2003/2007, por procesi i krijimit të tij është i njëjtë për të gjitha versionet e Word. Pra, le të përshkruajmë algoritmin për krijimin e një burimi të dhënash:

1. Hapni Excel.
2. Në tabelën që shfaqet, në qelizën A1, vendosni emrin e fushës së parë (për shembull, vendi), në B1 - e dyta (për shembull, indeks) etj. (fig. 1).

Oriz. 1. Tabela e të dhënave

Duke përdorur tabelënFjala 2000/2002

1. Hapni ose krijoni një dokument kryesor në Word.
2. Shkrihet butoni ( Kutia e dialogut të bashkimit).
3. Shkrihet në hapin e dytë zgjidhni butonin Merrni të dhëna, dhe nga lista - Burimi i hapur i të dhënave(fig. 2).

Oriz. 2. Lista rënëse Burimi i hapur i të dhënave

1. Në një dialog të ri Hapja e një burimi të dhënash nga menyja rënëse Lloji i skedarit zgjidhni libraZNJExcel.
2. Hapni skedarin e zgjedhur duke klikuar butonin Hapur.
3. Në kutinë e dialogut që shfaqet MicrosoftExcel(fig. 3) vendosni diapazonin ose emrin.

Oriz. 3. Dritare MicrosoftExcel

Si rezultat, skedari Excel u bë, si të thuash, "i lidhur" si një burim i të dhënave, kështu që tani mund të futni fushat e bashkimit në dokumentin kryesor dhe gjithashtu të bashkoni burimin e të dhënave me dokumentin kryesor siç shpjegohet në artikullin e mëparshëm.

Rregulla për zgjedhjen e regjistrimeve për përfshirje në procesin e bashkimit me dokumentin kryesor

Procesi i bashkimit mund të përfshijë regjistrime që plotësojnë disa kritere të paracaktuara. Lidhjet përdoren për të zgjedhur regjistrimet OSE, DHE.

Për të vendosur kriteret e përzgjedhjes:

1. Hapni dokumentin kryesor.
2. Zgjidhni nga shiriti i veglave Shkrihet butoni ( Kutia e dialogut të bashkimit).
3. Në kutinë e dialogut Shkrihet në hapin e tretë zgjidhni butonin Përzgjedhja rekorde.

Si rezultat, do të shfaqet një kuti dialogu Përzgjedhja e të dhënave.

1. Në skedën Përzgjedhja e të dhënave kuti dialogu Përzgjedhja e të dhënave në kolonë Fusha nga lista rënëse zgjidhni emrin e fushës në vlerën e së cilës do të aplikohet kushti.
2. Në kolonë Operatori zgjidhni një operacion krahasimi.
3. Në kolonë Kuptimi shkruani vlerën me të cilën do të krahasohet.
4. Pasi të keni vendosur të gjitha kriteret, mbyllni dritaren Përzgjedhja e të dhënave duke shtypur butonin Ne rregull(fig. 4) .

Oriz. 4. Dritare Përzgjedhja e të dhënave

1. Në kutinë e dialogut Shkrihet Shtyp butonin Për të kombinuar ose në shiritin e veglave Shkrihet Shtyp butonin ( Bashkohuni në një dokument të ri).

Duke përdorur tabelënExcel si një burim të dhënash nëWord 2003

1. Në meny Shërbimi zgjidhni ekipin Letrat dhe postimet dhe pastaj komanda Shkrihet.
2. Në panelin e hapur të detyrave Bashkimi, duke përdorur butonin Me tutje, shkoni në fazën e tretë të magjistarit Zgjedhja e marrësit, pastaj klikoni në komandën
3. Gjeni skedarin e kërkuar të spreadsheet Excel dhe hapeni duke klikuar dy herë mbi të.
4. Konfirmoni që rreshti i parë i të dhënave përmban titujt e kolonave (ato janë fushat e bashkimit) (Figura 5).

Oriz. 5. Dritare Zgjidhni tabelën

Shënim. Në dritare Bashkoni marrësit ju mund të redaktoni të dhënat.

1. Duke shkuar në hapin e katërt, zgjidhni komandën
2. Në kutinë e dialogut që shfaqet Shtimi i një fushe bashkimi(Fig. 6) zgjidhni një fushë nga lista, pasi të vendosni kursorin e miut në vendin e dokumentit kryesor ku duhet të vendoset fusha e bashkimit.

Oriz. 6. Kutia e dialogut Shtimi i një fushe bashkimi

Për t'u angazhuar për Përzgjedhja e regjistrimeve për përfshirje në procesin e bashkimit me dokumentin kryesor në Word 2003, është e nevojshme duke shkuar në fazën e tretë, zgjidhni komandën dhe në kutinë e dialogut Bashkoni marrësit(fig. 7) zgjidh kutinë e kontrollit R pranë rekordit në të cilin nuk keni nevojë të dërgoni tekstin e dokumentit kryesor.

Oriz. 7. Kutia e dialogut Bashkoni marrësit

Duke përdorur tabelënExcel si një burim të dhënash nëWord 2007

1. Në skedën Gazete në një grup Shkrihet zgjidhni ekipin Zgjidhni marrësit.
2. Zgjidhni (Fig. 8), gjeni skedarin që dëshironi në kutinë e dialogut Zgjedhja e një burimi të dhënash dhe hapeni atë.

Oriz. 8. Zgjedhja e ekipit Përdorni një listë ekzistuese

Shënim. Pas zgjedhjes së skedarit, komandat e skedës do të bëhen aktive

1. Klikoni mbi Ndryshoni listën e fushave kur lista ndryshon.
2. Klikoni mbi Fut fushën e bashkimit dhe zgjidhni një fushë nga lista duke vendosur kursorin e miut në vendin e dokumentit kryesor ku duhet të jetë fusha e bashkimit.

Përzgjedhja e regjistrimeve për përfshirje në procesin e bashkimit me dokumentin kryesor në Word 2007

1. Në skedën Buletinet në një grup Filloni të bashkoheni Shtypni Zgjidhni marrësit dhe në menynë rënëse zgjidhni Përdorni një listë ekzistuese.
2. Gjeni skedarin e kërkuar të spreadsheet Excel dhe hapeni duke klikuar dy herë mbi të.
3. Konfirmoni që rreshti i parë i të dhënave përmban titujt e kolonave (të cilat janë fushat e bashkimit).
4. Në skedën Buletinet në një grup Filloni të bashkoheni zgjidhni Ndryshoni listën e marrësve.

5. Në kutinë e dialogut Mail Merge Recipients (Fig. 9), zgjidhni kutinë R pranë hyrjes në të cilën nuk keni nevojë të dërgoni tekstin e dokumentit kryesor.

Oriz. 9. Dritare Bashkoni marrësit

Përfitimet kryesore të përdorimit të Excel si një burim të dhënash për procesin e bashkimit

1. Kursimi i kohës, sepse nuk ka nevojë të bëni të njëjtën punë shumë herë.

2. Automatizimi i rrjedhës së punës duke krijuar kopje të shumta të shabllonit të dokumentit me detaje të ndryshme.

3. Komoditeti dhe lehtësia e kryerjes së punës, e cila përbëhet nga vetëm tre faza: krijimi i dokumentit kryesor, krijimi i një burimi të dhënash dhe bashkimi i drejtpërdrejtë i tyre.

G.A. Serov, prof. RSUH

Tani ju duhet të krijoni një burim të dhënash për bashkimin e postës (adresat dhe mbiemrat e marrësve të letrës).

1. Në seksionin Zgjidhni marrësit dritare Shkrihet në panelin e detyrave, zgjidhni Krijimi i listës(fig. 8.6).

Oriz. 8.6. Dritare Zgjidhni marrësit mjeshtra Shkrihet

2. Klikoni mbi komandën Krijo Në kapitullin Krijimi i listës... Kutia e dialogut e paraqitur në Fig. 8.7.

Burimi i të dhënave të bashkimit është një bazë të dhënash të dhënash, secila prej të cilave do të përdoret për të gjeneruar një kopje specifike të letrës duke përdorur dokumentin kryesor. Të gjitha regjistrimet kanë të njëjtat fusha të dhënash.

Disa nga fushat më të zakonshme janë të listuara paraprakisht në dritaren "Krijo burimin e të dhënave". Mund të hiqni fushat e panevojshme nga baza e të dhënave dhe të shtoni tuajat.

Oriz. 8.7. Krijimi i një burimi të dhënash

Artikuj të tjerë të seksionit Zgjidhni marrësit ju lejon të zgjidhni një bazë të dhënash ekzistuese, të krijuar më parë në Word ose në një aplikacion si Access, ose një libër adresash si burim të dhënash.

shënim Prania e fushave shtesë në burimin e të dhënave nuk ndikon në rezultatin e bashkimit në asnjë mënyrë, por ngadalëson programin.

3. Klikoni butonin Përshtatje... Kutia e dialogut e paraqitur në Fig. 8.8.

4. Theksoni artikullin Apelim.

5. Duke klikuar butonin Fshije fshini fushën e theksuar.

Oriz. 8.8. Vendosja e fushave të burimit të të dhënave

Oriz. 8.9. Dritarja e dialogut Bashkoni marrësit

6. Duke përsëritur hapat 4 dhe 5, fshini të gjitha fushat përveç Emrit, Mbiemri, Organizimi, adresa 1 dhe Indeksi.

7. Klikoni butonin Ne rregull.

8. Klikoni butonin Mbylle kutitë e dialogut.

9. Në kutinë e dialogut për ruajtjen e dokumentit që hapet, shkruani emrin Guests dhe klikoni butonin Ruaj... Fotografia e paraqitur në Fig. Kutia e dialogut 8.9 Bashkoni marrësit, në të cilën aktualisht nuk ka hyrje.

10. Ju patjetër do t'ju duhet të futni informacion në burimin e të dhënave dikur. Klikoni në butonin Ndrysho... për ta bërë tani. Do të hapet një formular për futjen e të dhënave. Le të shtojmë disa hyrje. Më vonë, bashkimi do të gjenerojë saktësisht po aq kopje të dokumentit kryesor sa ka të dhëna në burimin e të dhënave.

11. Plotësoni fushat e formularit.

12. Për të shtuar një hyrje tjetër, klikoni në butonin Krijo rekord.

13. Futni disa regjistrime të tjera, duke transferuar informacionin e paraqitur në tabelë. 8.1.

TABELA 8.1. Bashkoni burimin e të dhënave

14. Klikoni butonin Mbylle për të ruajtur bazën e të dhënave dhe më pas në butonin Ne rregull dritare Marrësit.

shënim Për të ndryshuar informacionin e burimit të të dhënave, klikoni në shiritin e veglave Shkrihet në butonin Marrësit, dhe më pas në dritaren e dialogut të hapur - në butonin Ndryshimi... Formulari i burimit të të dhënave do të hapet. Për të lundruar nëpër të dhënat burimore, përdorni butonat E para, Mbrapa, Përpara, E fundit në fund të formularit.

Oriz. 8.10. Shiriti i veglave Shkrihet

Tani do të shqyrtojmë një shembull se si të zbatohet bashkoni të dhënat e Word-it me të dhëna Microsoft SQL Server, në të njëjtën kohë, ky proces do të automatizohet me mjete VBA Access 2003.

Shumë, me siguri, tashmë e dinë se si të bashkojnë dokumentet Word, për shembull, me një burim të dhënash Excel ose me të njëjtin server SQL, por jo të gjithë e dinë se si ta automatizojnë këtë proces ose ta zbatojnë atë në ndonjë program.

Pasi kisha një detyrë për të automatizuar bashkimin e një shablloni të caktuar Word me të dhënat e vendosura në një server SQL, ndërsa e gjithë kjo duhej të zbatohej në një program të zhvilluar në Access 2003 (projekti ADP). Dhe sot do të tregoj një shembull të zgjidhjes së këtij problemi.

Të dhënat fillestare

Dhe së pari, le të analizojmë të dhënat fillestare, d.m.th. atë që kemi.

Pra, si klient, siç thashë, do të kemi një projekt ADP Access 2003. SQL Server 2012 Express do të veprojë si një burim të dhënash për një shembull. Microsoft Office 2013 ( dhe Access 2003).

Le të krijojmë një tabelë testimi në server dhe ta mbushim atë me të dhëna ( le të themi në Testin e bazës së të dhënave). Për ta bërë këtë, mund të ekzekutoni deklaratën e mëposhtme SQL.

KRIJO TABELE dbo.TestTable (ID INT INT INT (1,1) JO NULL, Emri i produktit VARCHAR (50) JO NULL, Çmimi PARA NULL, ÇELËSI KRYESOR I KUFIZUAR I KUFIZUAR (ID ASC)) SHKO INSERT NË dbo.Test (ProductLUES) ("Kompjuter", 500) SHKO INSERT NË dbo.Tabela e testit (Emri i produktit, Çmimi) VLERAT ("Monitor", 400) SHKO INSERT NË dbo.Tabela e testimit (Emri i produktit, Çmimi) VLERAT ("Telefon", 200) SHKO INSE.bo. TestTable (Emri i produktit, Çmimi) VLERAT ("Tablet", 300) SHKO INSERT INTO dbo.TestTable (Emri i produktit, Çmimi) VLERAT ("Printer", 250) SHKO ZGJIDH * NGA TestTable

Krijo një skedar lidhjeje me burimin e të dhënave MS SQL Server

Tani le të krijojmë një skedar lidhjeje (ODC) me burimin tonë të të dhënave. Ky skedar do të veprojë si një lloj " shablloni i skedarit të lidhjes", Që më vonë ne mund dhe do të ripërcaktojmë si bazën e të dhënave ashtu edhe vetë pyetjen SQL.

Për të krijuar një skedar lidhjeje me serverin SQL, le të hapim Word dhe ta krijojmë këtë skedar në mënyrën standarde, d.m.th. duke përdorur funksionalitetin " Buletinet». ( Nga rruga, ne kemi konsideruar tashmë një shembull të krijimit të një lidhjeje me një server SQL nga Excel në material - Excel - Lidhja dhe marrja e të dhënave nga një server SQL).

Më pas, në dritaren e përzgjedhjes së burimit të të dhënave, shtypni butonin " Krijo».

Pastaj futim adresën e serverit dhe klikojmë " Me tutje».

Pastaj zgjedhim bazën e të dhënave dhe tabelën për lidhje, do t'ju kujtoj përsëri, ky është vetëm një shabllon, ne do t'i anashkalojmë të gjitha këto parametra, klikoni " Me tutje».

Dhe në përfundim, ne futim emrin e kuptueshëm të skedarit të lidhjes, dhe gjithashtu mund ta ruajmë menjëherë në drejtorinë që na nevojitet duke shtypur butonin " Vështrim i përgjithshëm", Si parazgjedhje ruhet në « C: \ Përdoruesit \ Emri i përdoruesit \ Dokumentet \ Burimet e mia të të dhënave ". Kliko " Gati».

Kjo është e gjitha, skedari është krijuar, Word mund të mbyllet pa kursim.

Si të krijoni një shabllon për bashkimin e postës Word

Tani le të përgatisim një shabllon Word d.m.th. ky është dokumenti në të cilin ne do të zëvendësojmë të dhënat nga baza e të dhënave të serverit SQL.

E gjithë përgatitja vjen në faktin se ne duhet të fusim fushat e bashkimit aty ku na duhen. Kjo bëhet në mënyrën e mëposhtme. Skeda " Fut -> Blloqe të shpejta -> Fushë».

Duke kërkuar për një fushë MERGEFIELD dhe shkruani emrin e fushës që do të korrespondojë me fushën në burimin e të dhënave ( në rastin tim është Emri i produktit dhe Çmimi). ne shtypim " Ne rregull».

Meqenëse e kam këtë shabllon testimi, praktikisht nuk do të ketë tekst në të dhe do të shfaq vetëm dy fusha, me shumë mundësi do të keni shumë tekst dhe shumë fusha bashkimi.

Hyni në kodin VBA 2003 për të bashkuar dokumentin Word me Burimin e të Dhënave të Serverit MS SQL

Gjithçka që mbetet është të shkruani kodin VBA që do të bëjë bashkimin. Për shembull, le të shtojmë një buton StartMerge dhe një fushë Çmimi për të filtruar të dhënat në formular. Pastaj, në redaktorin e Visual Basic, shkruani një procedurë për bashkim, le të themi me emrin MergeWord, dhe në mbajtësin e ngjarjeve të butonit StartMerge ( shtypja e butonit) vendosni kodin për thirrjen e kësaj procedure. I gjithë kodi do të duket kështu ( Unë e komentova atë). Më lejoni të shpjegoj menjëherë se shablloni Word dhe skedari ODC janë në drejtorinë D: \ Test \.

"Procedura për fillimin e bashkimit Private Sub MergeWord (TemplateWord As String, QuerySQL As String)" Parametri i parë - Rruga drejt shabllonit të Word Parametri i dytë - Vargu i pyetjes së bazës së të dhënave në gabim ShkoTo Err1 Dim ConnectString si varg, PathOdc si varg Dim WordApp As Object Dim WordDoc si objekt "shabllon i skedarit ODC për lidhjen e të dhënave PathOdc =" D: \ Test \ TestSourceData.odc "Nëse TemplateWord<>"" Pastaj "Krijo një dokument Word Set WordDoc = CreateObject (" Word.document ") Set WordDoc = GetObject (TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent" Krijo një lidhje me një burim të dhënash (MS SQL Server) "Merr disa të dhëna nga lidhja aktuale e ADP Projekti ConnectString = "Ofruesi = SQLOLEDB.1; "& _" Siguria e integruar = SSPI; "& _" Informacioni i vazhdueshëm i sigurisë = E vërtetë; "& _" Katalogu Fillestar = "& CurrentProject.Connection.Properties (" Katalogu fillestar ") &"; "& _" Burimi i të dhënave = "& CurrentProject.Connection.Properties (" Burimi i të dhënave ") &"; "& _" Përdor Procedurën për Përgatitjen = 1; "& _" Përkthim automatik = E vërtetë; "& _" Madhësia e Paketës = 4096; "& _" Përdor Enkriptimin për të Dhënat = False; "" Vendos burimin e të dhënave WordDoc.MailMerge. EMRI i OpenDataSource: = PathOdc, _ Lidhja: = ConnectString, _ SQLStatement: = QuerySQL "Make Word Visible WordApp.Visible = True WordApp.Activate" Fillo bashkimin me WordDoc.MailMerge .Desination = wdSendToNewuppresselan "Pas Trust = FalseBuseelan. Mbylle shabllonin pa ruajtur WordDoc.close (wddonotsavechanges) Vendos WordDoc = Asgjë Set WordApp = Asgjë tjetër MsgBox" Nuk është specifikuar shabllon bashkimi ", vbCritical," Gabim "Fund Nëse Ex1: Dilni Nën Err1: MsgBox Err.clovesseWDocave (Word. ) WordApp.Quit Set WordDoc = Asgjë Set WordApp = Asgjë Resume Ex1 Fund Sub Private Sub StartMerge_Click () Dim Filter As String Filter = "" "Gjendja nëse Nz (Me.Çmimi," ")<>"" Pastaj Filter = "WHERE Price> =" & Me.Price Fund If "Call merge procedure Call MergeWord (" D: \ Test \ Template.docx "," SELECT * FROM "" TestTable "" "& Filter &" " ) Fundi Nën

Ne ruajmë dhe kontrollojmë punën.

Pas klikimit në butonin (StartMerge), do të fillojë Word, në të cilin tashmë janë plotësuar të gjitha të dhënat dhe do të ketë aq dokumente sa rreshta në burim.

Siç mund ta shihni, gjithçka funksionon. Kjo është e gjitha për mua, shpresoj se materiali ishte i dobishëm. Mirupafshim!