Ky gabim ndodh gjatë postimit të një dokumenti nëse magazina nuk ka sasinë e kërkuar të mallit. Shumë shpesh, lind një situatë në të cilën ju duhet të shesni një produkt që nuk është në magazinë, por programi nuk ju lejon ta bëni këtë. Si mund ta çaktivizoj këtë?
Pse tejkalohet bilanci i lirë në magazinë?
Shumë shpesh, lind një situatë në të cilën ju duhet të shesni një produkt që nuk është në magazinë, por programi nuk ju lejon ta bëni këtë. Kur ndryshoni statusin e një porosie te blerësi "për dërgesë", shfaqet gabimi "Bilanci i lirë në magazinë është tejkaluar" ose kur postoni dokumentin "Shitjet e mallrave dhe shërbimeve". Ky gabim ndodh nëse magazina nuk ka sasinë e kërkuar të mallit ose sasia që është në dispozicion është tashmë e rezervuar. Unë dua t'ju tregoj se si ta analizoni këtë duke përdorur mjetet standarde të programit Trade Management 11.0.
Në UT 10.3 ne kemi çaktivizuar kontrollin e bilancit për të gjithë konfigurimin në tërësi; në versionin UT 11 kjo mund të bëhet për çdo magazinë individuale (zonën e magazinës). Përveç kësaj, në versionin 11 është e mundur të aktivizoni ose çaktivizoni kontrollin e bilancit për një organizatë. Ne nuk rekomandojmë të hiqni zgjedhjen e kësaj kutie, sepse nëse organizata ka bilanc negativ, llogaritja e kostos nuk do të kryhet në mënyrë korrekte. Në versionet e vjetra, ky cilësim ndodhej te cilësimet e parametrave të kontabilitetit. Tani ndodhet në skedën Administrata, seksioni Financa.
Hapni përpunimin "Menaxhimi i inventarit". Nëse nuk jeni ende të njohur me të, sigurohuni që të lexoni ndihmën në të. Ndihma për një dokument thirret duke klikuar në rrethin portokalli me një pikëpyetje, që ndodhet në të djathtë, në krye. Pra, shikoni përpunimin "Menaxhimi i inventarit" në skedën "Inventari dhe blerjet", vendosni depon e dëshiruar në cilësimet dhe klikoni butonin "Përditëso". Ky përpunim tregon se cilat mallra mungojnë nga magazina dhe porositë për furnitorët mund të gjenerohen automatikisht direkt nga ajo. Duke klikuar në qelizën me imazhin e një xham zmadhues, mund të hapni dokumente në të cilat ka pasur një tejkalim.
Një raport tjetër i dobishëm quhet "Analiza e disponueshmërisë së produktit". Do ta gjeni duke klikuar majtas, në krye, mbi mbishkrimin "Raporte mbi inventarët dhe blerjet". Aty mund të gjeni edhe shumë gjëra të tjera të dobishme.
Më pas, shikoni cilësimet e magazinës nga e cila ne shesim mallrat. Kushtojini vëmendje zonave të theksuara. Ne rekomandojmë fuqimisht që të lexoni ndihmën përpara se të filloni të bëni cilësimet. Ju mund të zgjidhni opsionin për kontrollin e mbetjeve që ju nevojiten. Nëse nuk keni nevojë për kontroll, zgjidhni "Mos kontrollo".
Tema e rezervave të aksioneve dhe e kontrollit të bilanceve është shumë më e gjerë dhe thjesht nuk është e mundur të futet gjithçka në një artikull. Shpresojmë që ky material të ishte i dobishëm për studimin e programit. Dhe mos harroni se ka specialistë që janë gjithmonë të gatshëm t'ju ndihmojnë me këtë!
Ne treguam një problem që lind në një sërë rastesh gjatë llogaritjes së serive të produkteve në konfigurimin "1C: Trade Management 8" (rev. 11.3), me opsionin e politikës së kontabilitetit "Menaxhoni bilancet e serisë".
Gjegjësisht: gjatë postimit të dokumentit “Shitjet e mallrave dhe shërbimeve”, programi nuk kontrollon bilancet sipas serive, ndërsa dokumenti ju lejon të futni seri të reja mallrash. Bëhet e mundur dërgimi i mallrave me seri "inekzistente".
Për të kryer kontrollin operacional të bilanceve të grupeve gjatë postimit të dokumenteve, kërkohen disa cilësime.
Të dhënat kryesore dhe administrimi / Të dhënat kryesore / Magazinat dhe dyqanet
Le të hapim kartën e magazinës nga e cila do të shiten mallrat dhe të shkojmë te skeda "Skema dhe struktura e porosive". Këtu do të kontrollojmë flamurin "Kontrolloni bilancet operacionale". Është kjo që përfshin kontrollin e bilanceve sipas serive, përfshirë në magazina pa porosi.
Do të regjistrojmë dhe mbyllim magazinë.
Vendosja e një politike të kontabilitetit të grupit
Duhet bërë një cilësim tjetër për politikën e kontabilitetit të grupit.
Politika tregohet në kartën e llojit të artikullit në skedën "Basic" (për të gjitha magazinat ose për secilën magazinë). Lloji i nomenklaturës është i disponueshëm në drejtorinë me të njëjtin emër ose në drejtorinë e nomenklaturës.
Të dhënat e referencës dhe administrimi / Të dhënat e referencës / klasifikuesit e nomenklaturës / Lloji i nomenklaturës
Të dhënat e referencës dhe administrimi / Të dhënat e referencës / nomenklatura
Le të hapim politikën kontabël të llojit dhe serisë së artikullit.
Për të bërë të mundur kontrollin e bilanceve të produkteve sipas serive, për një politikë të kontabilitetit të grupit të llojit "Menaxhoni bilancet e serive", duhet të zgjidhni një nga dy opsionet për rendin e specifikimit të serive:
- "Kur planifikoni dërgesën" ose
- "Kur planifikoni përzgjedhjen."
Opsioni për specifikimin e serisë "Me faktin e përzgjedhjes" nënkupton që dokumenti do të tregojë direkt serinë e atyre mallrave që tashmë janë përzgjedhur për dërgesë. Në këtë rast, kontrolli i mbetjeve sipas grupit nuk sigurohet.
Në shembull, ne do të tregojmë "Kur planifikoni zgjedhjen", shkruani dhe mbyllni politikën.
Kontrolli i bilanceve sipas grupit gjatë shitjeve
Le të përpiqemi të shesim një produkt me një seri "inekzistente" dhe të shohim nëse kontrolli funksionon.
Le të krijojmë një dokument për shitjen e mallrave dhe shërbimeve.
Shitjet / Shitjet / Shitjet / Dokumentet (të gjitha)
Në skedën “Basic”, ndër parametrat kryesorë do të tregojmë magazinën për të cilën kemi mundësuar funksionin e monitorimit të bilanceve operacionale. (Për të njëjtën magazinë në shembullin tonë, është konfiguruar një politikë kontabiliteti në grup).
Në skedën "Produkte", zgjidhni një produkt për të cilin zbatohet e njëjta politikë.
Klikoni butonin "Specifiko serinë" për të hapur dritaren e regjistrimit të serisë së produktit dhe futni një numër të ri (me dorë ose duke e gjeneruar atë), më pas kliko "Finish".
Ne kemi treguar një numër serie krejtësisht të ri të produktit në dokumentin e shitjes. Produkti i kësaj serie nuk ka mbërritur në magazinën e kompanisë.
Tani le të përpiqemi të postojmë dokumentin. Megjithatë, programi do të lëshojë një paralajmërim për pamundësinë e realizimit të tij.
Pas mbylljes së dritares së paralajmërimit, do të shfaqet një mesazh që shpjegon gabimin: bilanci operacional i magazinës së një produkti të një serie specifike është tejkaluar.
Pyetje: Bilanci i lirë i mallrave në magazinë është tejkaluar
Përgjigje:
Pyetje: Transferimi i bilanceve të magazinës nga BP 3.0 në UT 11.3
Përgjigje:
Pyetje: Kontrolli i mallrave të mbetura gjatë shitjeve me pakicë
Përgjigje:
Pyetje: UNF: kur futni bilancet fillestare, mallrat nga deklarata doganore fluturojnë larg askund
Mirembrema
Filluam punën në UNF, versioni 1.6.15.44 (i pandryshuar), futni bilancet fillestare.
Ne po e bëjmë këtë për herë të parë, kur futëm produktin pamë 2 skeda - "Inventari" dhe "Inventari sipas deklaratës doganore të gazit".
Meqenëse kemi shumë mallra të importuara dhe nuk ka ku të fusim deklaratën doganore të gazit në skedën "Inventarët", ne kemi futur mallrat vendase në "Inventarë", dhe mallrat e importuara në "Inventarët me deklaratën doganore të gazit".
Por problemi është ky:
- në skedën "Inventari" ka një fushë "njësi strukturore" (magazinë) dhe mund të zgjidhni se cilit produkt do t'i përkasë magazina.
- kjo fushë nuk është e disponueshme në skedën “Inventari sipas deklaratës doganore” dhe tani kemi futur dhe shohim inventarin në raporte, por nuk është i shënuar në magazina apo bilanc dhe nuk mund të bëjmë asgjë me të.
Kështu duket hyrja, nuk ka ku të tregojë depon.
Këtu mund të shihni të gjitha rezervat sipas deklaratës doganore të gazit; gjithçka shihet edhe në raportin “Inventarët sipas deklaratës doganore të gazit”:
Por nuk është në nomenklaturë, dhe raporti i magazinës gjithashtu nuk shfaq mallrat e importuara:
Pyetje:
1) A kam bërë diçka të gabuar dhe a është konfiguruar kjo diku tjetër?
2) Nëse ky është një gabim i softuerit, a ka ndonjë mënyrë për të lidhur manualisht inventarin me magazinë?
Ju falenderoj paraprakisht!
Përgjigje: E kuptova.
Rezulton se mallrat e importuara gjithashtu duhet të futen në "Inventarë", dhe më pas ato vetë do të lidhen me kolonat nga "Inventarët në kontekstin e deklaratës doganore"
Pyetje: Shkarkimi i bilanceve të magazinës nga 10.3 në 11.2?
Përgjigje:
Pyetje: Paraqitja e gjendjes së mallrave në kolonën e mbetur PM të Dokumentit
Ju lutem më ndihmoni në cilin drejtim të lëviz për të programuar kolonën Sasia e Dokumentit PM (në modulin OnChange) në mënyrë që kur të vendosni sasinë e një produkti në PM të dokumentit, gjendja e këtij produkti në magazinë të shfaqet në Dokumenti PM Kolona e mbetur Pyetje: a ka funksione që kthejnë vlerën e bilancit të mallrave në magazinë apo duhen bërë me kërkesë. Unë thjesht shfaqa çmimin aktual të produktit përmes Regjistrimeve të Informacionit.ProductPrices.GetLast(Data aktuale, Përzgjedhja);. Ndoshta ekziston një funksion i ngjashëm për shfaqjen e mbetjeve në kolonën PM të mbetura të Dokumentit.
Përgjigje: Kështu duket PM, përdoruesi nuk mund të ndryshojë fushën e mbetur
Pyetje: Mallrat e mbetura në magazinë
Unë po shkruaj konfigurimin tim, dhe detyra është në parim standarde, mallra .... dëftesa ... shpenzime ... magazina.....dhe më duhet të kontrolloj gjendjen e mallrave në magazinë kur shlyhet. E kuptoj që në mënyrë ideale ju duhet të krijoni një ndryshore globale dhe ta ruani atë në një skedar .... por deri më tani nuk funksionon me mallrat e mbetura në magazinë. Ndoshta dikush mund të më thotë?
Përgjigje: Faleminderit, e kam kuptuar tashmë. Tani po gjej se si të fshij mallrat nga radha Fifo, Lifo...
Pyetje: Më ndihmoni të vendos për strukturën e regjistrit(eve) të bilanceve të mallrave
Ne kemi një regjistër të mallrave të mbetura, me dimensionet Produkt, Magazinë dhe burime të mbetura dhe Sasi.
Kishte nevojë për të mbajtur shënime sipas grupeve dhe "qelizave" (në rastin tonë, ky është një analog i një palete. Vetëm një lloj mallrash zhvendoset midis depove, teorikisht - në një qelizë, por mund të ketë tufa të ndryshme. Dhe një produkt mund të vendoset në disa qeliza).
Zgjidhja më e thjeshtë është shtimi i përmasave, në rendin Produkt, Magazinë, Lot, Qelizë, POR lind pyetja me madhësinë e tabelave të regjistrave: për 1.5 vjet kemi një tabelë lëvizjeje prej 203 MB (2 milionë regjistrime). - shtoi dimensionet (marra 265 MB) , transferoi VETËM dokumentet e marrjes (formimit të grupit) dhe mori 370 MB. (dhe kjo nuk është ende konsumi i tufave dhe qelizat nuk janë të përfshira, nga të cilat do të jenë 2-3k.).
((Baza e DBF, është e nevojshme që të zgjasë të paktën 5 vjet. Tranzicioni në SKUL aktualisht nuk po mendohet))
Një zgjidhje tjetër (që më duket më e saktë) është ta ndajmë në disa regjistra, POR nuk e kuptoj se si t'i shpërndaj dimensionet dhe t'i ndërlidh ato!
Nëse dikush ka një përvojë të ngjashme, ju lutem më tregoni.
Përgjigje:() disa pika nuk janë të qarta:
- vartësia e qelisë në magazina - për ne këto janë në mënyrë konvencionale paleta mace. udhëtimi midis magazinës dhe disa tufa në një qelizë ose një grumbull në disa qeliza - kjo është një situatë normale.
- dok. Lëvizja e palëve është e tipit shërbim/vartës, kat. a behet ne menyre programore?
- mekanizmi i barazimit është pyetja më interesante - Unë kurrë nuk kam parë apo bërë raporte në dy regjistra - mekanizmi për krahasimin e të dhënave nuk është i qartë.
Pyetje: A ka një raport të tillë në UT 11? - Mallrat e mbetura në magazinë sipas intervaleve
A ka një raport në UT 11.4 ku mund të shihni gjendjen aktuale në magazinë dhe më pas të ndani në intervale, të themi që 1-7 ditë më parë i është shtuar kaq shumë këtij bilanc, 7-14 ditë kaq. Dhe nëse të gjitha këto të dhëna nga intervalet përmblidhen, atëherë duhet të merret bilanci aktual.
Përgjigje:() Nuk po flas për këtë, jo për revolucionet në interval, por për ngecjen në interval. Për shembull, tani bilanci është 5. Duhet të shohim nga cilat intervale sa është grumbulluar. Këtu ju duhet të llogarisni diçka të tillë: pjesa përfundimtare e këtij intervali është konsumi i atij të mëparshëm. Disi më duket se duhet të funksionojë. Epo, në rregull, e kuptova që nuk ka standard, duhet ta shkruaj vetë.
Pyetje: Mallrat e mbetura në magazina me çmime arkëtimi
Përgjigje:
Regjistrat kryesorë të përdorur për të llogaritur artikujt në konfigurimet UT11, KA2, ERP. Për çfarë përdoren të gjithë këta regjistra, cilët prej tyre janë kryesorë dhe cilët janë ndihmës. Gabimet themelore në kontabilitetin e mallrave dhe llogaritjen e kostove. Si të gjeni dhe korrigjoni më lehtë gabimet në kontabilitet.
Aktualisht, në konfigurimet standarde 1C UT11, KA2, ERP, llogaritja e inventarit bëhet saktësisht në të njëjtën mënyrë. Në konfigurimet e vjetra në format konvencionale (UT10, KA, UPP), kontabiliteti është paksa i ndryshëm, por ideja e përgjithshme është e njëjtë. Në pamje të parë, kontabiliteti është mjaft i ndërlikuar. Për shembull, në konfigurimin standard popullor UT11 për kontabilitetin e inventarit përdoren më shumë se 40 regjistra akumulimi. Le të përpiqemi të kuptojmë pse nevojiten, si përdoren, cilat prej tyre janë themelore dhe cilat janë ndihmëse.
1. Konturet e kontabilitetit të mallit
Për të filluar, vërejmë se në UT11 ka një ndarje shumë të qartë në kontabilitetin magazinë dhe financiar. Këto janë dy qarqe të pavarura, secili prej të cilëve përdor regjistrat e tij të akumulimit për të ruajtur të dhënat mbi bilancet e produkteve dhe rrjedhën e tij të dokumenteve për të futur të dhëna.Qarku financiar përdor dokumente që lidhen me financat dhe kontabilitetin dhe futen nga kontabilistët ose menaxherët (“Marrja e mallrave dhe shërbimeve”, “Shitjet e mallrave dhe shërbimeve”, “Lëvizja e mallrave”, “Fshirja e mungesës së mallrave” etj. .). Këto dokumente përmbajnë informacion se cilat mallra, nga pikëpamja kontabël, duhet të jenë në magazinë tonë, kujt i përkasin dhe sa kushtojnë. Qarku i magazinës përdor dokumente që pasqyrojnë gjendjen aktuale të mallrave në magazinat fizike. Këto dokumente futen nga magazinierët që shohin disponueshmërinë aktuale të mallrave në magazinë, pavarësisht se i kujt është malli, pse i kemi dhe sa kushton. Dokumentet e magazinës përfshijnë "Urdhër pranimi për mallra", "Urdhër prodhimi për mallra", "Rinumërim i mallrave", etj.
Sigurisht, konfigurimi ka një mënyrë të thjeshtuar funksionimi pa ndarje në qarqe matëse. Përdoret kur kontabiliteti i porosisë është i çaktivizuar. Përdorimi i një konturi të magazinës është konfiguruar në mënyrë të pavarur për secilën magazinë. Në përputhje me rrethanat, ne mund të konfigurojmë përdorimin e rrjedhës së veçantë të dokumentit të porosisë së magazinës për vetëm disa depo të nevojshme. Cilësimi kryhet në formën e drejtorisë "Depot". Për çdo magazinë, ne mund të specifikojmë gjithashtu data të ndryshme fillimi për përdorimin e kontabilitetit të veçantë të magazinës dhe nevojën për të regjistruar mallrat sipas koshit.
.png)
2. Regjistrat kryesorë të inventarit
Tani le të hedhim një vështrim më të afërt në ruajtjen e të dhënave për bilancet e produkteve në UT11. Ekzistojnë më shumë se 40 regjistra në konfigurimin e përdorur për regjistrimin e artikujve dhe është mjaft e vështirë t'i kuptosh ato menjëherë.Megjithatë, pavarësisht nga numri i madh i seksioneve të kontabilitetit, Ekzistojnë vetëm 4 regjistra kryesorë të akumulimit të mallrave me të dhënat e produktit:
"Mallrat në magazina"- ky është regjistri kryesor i qarkut të magazinës. Ai ruan të dhëna për sasinë aktuale të mallrave në magazina fizike. Të dhënat në këtë regjistër ndryshojnë kur magazinierët futin dokumentet e magazinës.
"Produktet e organizatave"- ky është regjistri kryesor për kontabilitetin sasior të të dhënave të qarkut financiar. Ky regjistër ruan informacionin se cila organizatë zotëron mallrat në magazinë. Të dhënat në këtë regjistër ndryshojnë kur futni dokumentet financiare.
"Dërgesat e mallrave të organizatave" Dhe "Kostoja e mallrave" këta janë dy regjistrat kryesorë të qarkut financiar, përgjegjës për kontabilitetin e kostos së mallrave. Dallimi kryesor midis këtyre regjistrave është se regjistri i grupit ruan koston e mallrave për secilën grumbull. Falë kësaj, gjatë shitjes/fshirjes/konsumimit të një produkti, është e mundur që të merret parasysh saktë kostoja e tij, duke marrë parasysh koston e një grupi të caktuar fature. Me rastin e afishimit të dokumenteve financiare plotësohen të dhënat në regjistrin “Dresa e Mallrave të Organizatave”. Regjistri "Kosto e mallrave" përmban të dhëna të grupuara për mallrat pa marrë parasysh tufat. Ai gjithashtu përmban informacion në lidhje me kostot shtesë për produktet. Llogaritja e të dhënave nga ky regjistër është më komplekse; të dhënat sasiore plotësohen gjatë postimit të dokumenteve financiare, dhe të dhënat e shumës plotësohen në një dokument të veçantë "Llogaritja e kostos së mallrave".
Këta 4 regjistra janë thelbi i sistemit të kontabilitetit të mallrave. Ato përmbajnë të gjithë informacionin bazë për produktet e kompanisë.
Megjithatë, siç u përmend më lart, ka më shumë se 40 regjistra nomenklature në konfigurim. Pse duhen të tjerat?
3. Regjistrat kontabël të zërave shtesë
Për llogaritjen korrekte të mallrave është shumë e rëndësishme që Informacioni në 4 regjistrat kryesorë ishte i qëndrueshëm dhe të jesh me të miqësore për përdoruesit. Gjithashtu, në varësi të detyrave, ndonjëherë është e nevojshme prerje shtesë të dhënat kryesore (produktet sipas koshave, artikujt e ngarkesës...)Pikërisht për zgjidhjen e këtyre 3 problemeve përdoren të gjithë regjistrat e tjerë.
Për të siguruar konsistencën e regjistrave "Mallrat në magazina" dhe "Mallrat e organizatave" përdoret një grup i tërë regjistrash shtesë: "Mallra për dërgesë", "Mallra për pranim", "Mallra për regjistrim në faturë", "Mallra për regjistrimin e tepricave dhe mungesave". Mbetjet në këto regjistra nënkuptojnë se dokumenti është postuar përgjatë njërës prej kontureve, por jo përgjatë tjetrës. Për shembull, kur postoni një dokument shitjeje, bilancet do të shfaqen në regjistrin "Mallra për dërgesë", që do të thotë se ekziston një dokument i postuar vetëm përgjatë konturit financiar. Këto bilanc do të mbyllen kur të futni një urdhër lëshimi për mallrat.
Regjistrat ndihmës për të lehtësuar përdorimin e konfigurimit përfshijnë regjistrat "Bilanci i lirë","Lëvizja e mallrave","Lëvizjet e serisë së produkteve" Dhe "Lëvizjet Nomenklatura - Nomenklatura". Ato nuk përmbajnë informacion unik dhe rrjedhin nga të dhënat nga regjistrat e tjerë. Qëllimi kryesor i këtyre regjistrave është gjenerimi më i përshtatshëm i raporteve të ndryshme, plotësimi i të dhënave në formularë ndihmës dhe kontrollimi i disponueshmërisë së mallrave.
Tek regjistrat, duke ofruar shkurtime shtesë të të dhënave, do ta merrja "Artikuj në qeliza","Mallrat e transferuara me komision".
Ju gjithashtu mund të ndani regjistrat e të dhënave në grupe të veçanta kontabiliteti i planifikuar sipas zërit("Urdhërat e lëvizjes", "Urdhërat për furnitorët", "Urdhërat e klientit", etj.), dhe shtesë regjistrat kontabël të grupit(“Shumë kosto të prodhimit”, “Shumë kosto të prodhimit”, “Shumë kosto të mallrave”, etj.)
4. Konsistenca e regjistrave të nomenklaturës
Për kontabilitet të saktë, është shumë e rëndësishme të gjurmoni që dokumentet janë futur për të dy qarqet e kontabilitetit (financiar dhe magazinë). 1C nuk e kontrollon këtë automatikisht, pasi teknikisht ky nuk është një gabim dhe situata me mospërputhje të përkohshme të të dhënave është absolutisht e saktë. Një hendek prej disa ditësh midis përpunimit të të dhënave nga kontabilistët dhe magazinierët është mjaft logjike. Megjithatë, është e rëndësishme që në fund të muajit të dhënat në konturet e kontabilitetit të konvergjojnë. Mënyra më e thjeshtë për ta bërë këtë është thjesht kërkimi i dy regjistrave të grumbullimit dhe nxjerrja e të dhënave të ndryshme. Nëse ka mospërputhje, thjesht shqyrtojmë dokumentet sipas nomenklaturës me mospërputhjen dhe shtojmë dokumentet që mungojnë.Si ilustrim, le të marrim bazën e të dhënave demo UT11.2 dhe ta kontrollojmë atë me regjistra "Mallrat në magazina" Dhe "Produktet e organizatave" mbetjet e organizatës "Shtëpia tregtare "Kompleksi"". Kur kontrolloni, është e qartë se bilancet nuk përputhen në 7 pozicione. Kur kaloni në lëvizjet e dokumenteve, është e qartë se për bilancin e parë të ndryshëm, një urdhër lëshimi nuk është futur në qarkun e magazinës sipas dokumentit të shitjes në qarkun financiar; për të dytën, nuk është futur një dokument financiar në qarkun e magazinës. pasqyrojnë tepricat për rinumërimin e mallrave në magazinë. Për të llogaritur saktë koston dhe llogaritjen e saktë në muajt e ardhshëm, është e nevojshme të plotësoni dokumentet që mungojnë përpara mbylljes së muajit dhe llogaritjes së kostos.
%20(2).png)
(Pamja e ekranit të rakordimit të bilanceve në një bazë të dhënash tipike demo UT11.2 nga raporti "Auditimi gjithëpërfshirës i kontabilitetit")
Ndryshe nga mospërputhjet e regjistrave të kaluar, regjistroni mospërputhje "Produktet e organizatave" Dhe "Dërgesat e mallrave të organizatave"është gjithmonë një gabim. Arsyeja kryesore për këtë mospërputhje është renditja e gabuar e futjes së dokumenteve. Ato. futja e dokumenteve të mëparshme në mënyrë retroaktive, kur nomenklatura e disponueshme në to shlyhet nga dokumentet e ardhshme. Në këtë rast, dokumenti i ardhshëm do të ripostohet sipas regjistrit "Mallrat e Organizatave", por nuk do të gjenerojë lëvizje sipas grupit. Në shumicën e rasteve, një gabim i tillë mund të korrigjohet lehtësisht duke ripostuar dokumentet dhe duke rimbushur llojet e inventarit. Ato. Duhet të anuloni postimin e dokumenteve të mëvonshme në konflikt për të pastruar llojet e inventarit dhe ta postoni përsëri.
Mospërputhja e regjistrimit "Dërgesat e mallrave të organizatave" Dhe "Kostoja e mallrave" në shumicën e rasteve, ajo lind për shkak të mospërputhjes së çiftit të mëparshëm ("Mallrat Organizative" dhe "Dërgimet e Mallrave Organizative"). Shumica e gabimeve janë për shkak të faktit se për arsye të ndryshme (hyrja retroaktive, rregullimi manual i të dhënave) artikulli nuk është fshirë saktë në regjistrin e grupit, por është fshirë në regjistrin e kostove. Në këtë rast, sistemi nuk mund të llogarisë saktë koston e mallrave që fshihen dhe shuma me një sasi zero mund të ngecë në regjistrin e kostove. Gabime të tilla tashmë janë gjurmuar nga sistemi. Është me ta që lidhet mesazhi "Sipas nomenklaturës -ХХХХХ-". Në regjistrin "Kosto e mallrave" u zbulua një bilanc i gabuar: Sasia = 0, Kostoja = Х.ХХ, Kostoja Pa TVSH = Х.ХХ, KostoRegl = Х.ХХ". Problemi kryesor me gabime të tilla është se ato nuk zbulohen menjëherë, por vetëm disa muaj më vonë, pasi të gjitha bilancet kanë është shlyer në periudhat e ardhshme.
Mospërputhjet midis këtyre regjistrave janë gjithashtu të mundshme nëse, pas llogaritjes së kostos, diçka ka ndryshuar në dokumentet burimore ose është rikthyer kontabiliteti i grupit. Në këtë rast, është e nevojshme të ripostohet dokumenti i llogaritjes së kostos për të kryer saktë llogaritjen në muajt në vijim.
5. Gjendjet negative në regjistrat e zërave
Një grup tjetër gabimesh është balanca negative në regjistrat e mallrave. Për regjistrat kryesorë kjo është gjithmonë një situatë e gabuar. Kjo është kryesisht për shkak të mungesës së kontrollit mbi bilancet negative; mund të ndodhë edhe gjatë ndryshimit të dokumenteve të faturimit, sipas nomenklaturës së të cilave dokumentet e shpenzimeve janë futur tashmë. Ky gabim mund të zbulohet thjesht duke kërkuar balanca negative në fund të periudhës. Ajo zgjidhet duke analizuar dhe rregulluar dokumente që çuan në balanca negative.
Për regjistrat ndihmës(“Mallra për dërgesë”, “Mallra për pranim”, “Mallra për regjistrim në faturë”, “Mallra për regjistrimin e tepricave dhe mungesave”) bilancet negative nuk janë gjithmonë gabime. Në këta regjistra, çdo bilanc është thjesht informacion për transaksionet e papërfunduara (hyrja e një dokumenti vetëm në një qark kontabël). Kjo është një situatë absolutisht normale në mes të muajit. Megjithatë, në fund të muajit, çdo bilanc në regjistrat e filialeve është zakonisht i gabuar, qoftë negativ apo pozitiv. Në shumicën e rasteve, deri në fund të muajit këto regjistra duhet të shkojnë në zero. Në këtë rast, mund të jeni i sigurt se të gjitha operacionet janë të qëndrueshme në të dy unazat e kontabilitetit.
6. Korrigjimi i gabimeve në llogaritjen e kostos.
Gabimet kryesore të gjurmuara nga mekanizmi i llogaritjes së kostos:1. Mungesa e mallrave në magazinë. Në këtë rast, një mesazh si "Nomenklatura:<НаименованиеНоменклатуры>, aksione:<Наименование>, organizimi:<Наименование>Në regjistrin "Kosto e mallrave" u zbulua bilanc negativ: 1". Ky mesazh do të thotë se në fund të muajit u fshinë më shumë mallra sesa ishin në magazinë. Arsyet kryesore të mundshme: dokumentet e marrjes nuk janë futur; Dokumentet hyrëse për të cilat shpenzimet tashmë janë futur janë redaktuar; Dokumenti i shpenzimeve është futur gabimisht. Për ta korrigjuar atë, duhet të kontrolloni lëvizjet në artikujt me bilanc negativ dhe të gjurmoni se në cilin dokument ka ndodhur gabimi.
2. Bilancet totale të mbërthyera me sasi zero. Në këtë rast, një mesazh si "Sipas nomenklaturës<Наименование>, aksione:<Наименование>, organizimi:<Наименование>Në regjistrin "Kosto e mallrave" u zbulua një bilanc i gabuar: Sasia = 0, Kostoja = ХХХ,ХХ, Kostoja pa TVSH = ХХХ,ХХ". Ky gabim ndodh vetëm kur përdorni kontabilitetin e grupit. Do të thotë që sistemi nuk ishte në gjendje të përcaktonte saktë koston sipas grupit për produktin e fshirë. Zakonisht kjo ndodh në rast të mospërputhjes midis bilanceve në regjistrat "Kosto e mallrave" dhe "Batch of the Organization of Mall". Për të eliminuar problemin, është e nevojshme të kontrollohet historia e dokumentit në cilën fazë janë shpërndarë balancat në këto regjistra. Në shumicën e rasteve, ky është një problem i rregullimit të të dhënave nga periudha e mëparshme dhe zgjidhet duke postuar dhe ripostuar dokumentin e mëparshëm për të ripopulluar llojin e inventarit.
3. Transferet ndërmjet organizatave. Një mesazh si ""Transferimi i mallrave nga dërguesi nuk është zyrtarizuar:<Наименование>, për marrësin:<Наименование>, sipas magazinës:<Наименование>"" . Ky gabim ndodh vetëm kur përdoret mekanizmi Intercampany. Në fakt, nuk është as një gabim. Ky është një njoftim se transfertat e mallrave të shitura në një kompani tjetër nuk janë kryer. Nga pikëpamja teknike, sistemi e përcakton këtë gabim nga prania e bilanceve në regjistrin ndihmës "Mallrat e organizatave për transferim". Është e nevojshme të regjistrohen transfertat përmes vendit të punës “Regjistrimi i transfertave dhe kthimeve” dhe të kryhet përsëri llogaritja e kostos.
4. Mallrat me komision. Një mesazh si “Raportet e komisionit për shlyerjet për organizatën nuk janë përfunduar:<Наименование>, i përkushtuar:<Наименование>"" . Ky gabim ndodh vetëm kur përdorni tregtimin e komisionit. Në fakt, ky nuk është një gabim. Ky është një njoftim se raportet drejtuar drejtorit nuk janë plotësuar. Nga pikëpamja teknike, sistemi e përcakton këtë gabim nga prania e bilanceve në regjistrin ndihmës “Mallra për përgatitjen e raporteve te drejtori”. Është e nevojshme të lëshohen raporte për drejtuesit dhe të kryhen përsëri llogaritjet e kostos.
5. Punimet. Një mesazh si “Fatura nuk është pasqyruar <Количество> PC. punë" <Номенклатура> "në njësi" <Склад> "organizata" <Организация> " . Ky gabim mund të ndodhë kur përdorni artikuj me llojin "Work". Ky është një njoftim se më shumë punë është shitur/fshirë/shfrytëzuar sesa është marrë në të vërtetë. Nga pikëpamja teknike, sistemi e përcakton këtë gabim nga prania e bilanceve negative në regjistrin ndihmës “Materiale dhe punë në prodhim”. Është e nevojshme të kontrollohen lëvizjet e punës së gabuar dhe të regjistrohet fatura e humbur ose të korrigjohet përdorimi i veprës. Pas korrigjimit, kryeni përsëri llogaritjen e kostos.
7. Rezultatet
Në fakt, kontabiliteti i mallrave në UT11 zbatohet thjesht. Mjafton të kuptoni parimet bazë dhe të monitoroni periodikisht statusin e kontabilitetit. Në këtë rast, çdo gabim mund të korrigjohet lehtësisht. Problemi kryesor është se gabimet shpesh zbulohen vetëm disa muaj pas shfaqjes së tyre, kur ato kanë ndikuar tashmë në rezultatet e periudhave të mëparshme dhe nuk është gjithmonë e mundur të korrigjohen ato në mënyrë korrekte, pasi kostoja tashmë e llogaritur dhe e miratuar dhe e transferuar në kontabilitet tjetër. sistemet do të ndryshojnë. Në këtë rast, ndonjëherë rekomandohet që thjesht të fshihen bilancet e paqarta duke rregulluar regjistrat. Kjo është një zgjidhje shumë e keqe, sepse në shumicën e rasteve rregullimi i regjistrave nuk e zgjidh problemin, por vetem fshin mesazhet e gabimit llogaritja e kostos. Gabimi do të shfaqet përsëri më vonë. Ose në mospërputhje në të dhëna në raportet që shfaqin të njëjtin informacion, por përdorin regjistra të ndryshëm për seksione të ndryshme; ose kur kryhet, kur sistemi e ndalon kryerjen për shkak të mungesës së mallit, megjithëse sipas raportit duket se është aty; ose kur llogaritni kostot muajin e ardhshëm.Nëse është e mundur, gjithmonë duhet të zbuloni shkakun e gabimit dhe ta eliminoni atë. Nëse për ndonjë arsye kjo është plotësisht e pamundur (për shembull, politika e kompanisë nuk mund të ndryshojë periudhat e kaluara), atëherë kur rregulloni manualisht regjistrat, duhet mbaj të paktën konsistenca e të dhënave në regjistrat e lidhur. Të paktën në ato kryesore (“Mallra në magazina”, “Mallra organizatash”, “Dresa të mallrave të organizatave” dhe “Kosto e mallrave”), dhe më mirë në të gjithë ata që janë të përfshirë në qarkullimin tregtar. Në të njëjtën kohë, këshillohet që të monitorohet korrektësia e kontabilitetit jo vetëm bazuar në shfaqjen e gabimeve në llogaritjen e kostove dhe mbylljen e muajit, por gjithashtu të kontrolloni në mënyrë të pavarur konsistencën e regjistrave kryesorë në fund të muajit. Kjo do t'ju lejojë të ruani korrektësinë e të dhënave dhe të shmangni rregullimet në periudhat e mëparshme.
Për një analizë të përshtatshme të gjendjes së saktësisë së të dhënave të zërave, unë rekomandoj auditimin gjithëpërfshirës të raportit të menaxhimit të kontabilitetit. Ka një bllok mjaft të madh kontrollesh për kontabilizimin e mallrave (përfshirë versionin falas), i cili ju lejon të identifikoni problemet kryesore: mospërputhjet e të dhënave në regjistrat përkatës, bilancet negative të artikujve, bilancet totale të ngecura me sasi zero.
