Red dërgo një kopje në emailin tim. Rregullat themelore për korrespondencën e biznesit me e-mail

Ndonjëherë bëhet e nevojshme të përcillni automatikisht të gjitha letrat që vijnë në një nga emailet tuaja në një email tjetër. Për ta bërë më të qartë, ja një shembull. Ju keni postë në Yandex dhe Google (Gmail). Ju përdorni GMail gjatë gjithë kohës, kjo është posta juaj kryesore dhe Yandex herë pas here. Pra, për të mos hyrë periodikisht në postën tuaj Yandex, mund të siguroheni që letrat nga atje të dërgohen automatikisht në GMail dhe më pas nuk do të duhet të regjistroheni fare në llogarinë tuaj Yandex për të kontrolluar rregullisht letrat e reja.

Në këtë artikull do t'ju tregoj se si të vendosni dërgimin e letrave nga një postë në tjetrën duke përdorur shembullin e shërbimeve të ndryshme të postës.

E gjithë kjo funksionon njësoj në të gjitha shërbimet e postës elektronike, ndryshimi i vetëm është në ndërfaqet e tyre, d.m.th. cilësimet përkatëse janë të vendosura ndryshe.

Më parë, në një seri artikujsh, shikova një mënyrë tjetër për të marrë letra në emailin e dëshiruar nga llogaritë e tjera të postës elektronike. Ai qëndron në faktin se ju nuk vendosni përcjelljen automatike të letrave, për të cilat do të flas sot, por lidhni kutinë postare të dëshiruar në cilësimet (funksioni quhet "Mbledhja e postës"), për shembull, përmes protokollit POP3 , dhe prej andej fillon grumbullimi i vazhdueshëm i letrave të reja. Metoda është e ngjashme, por në disa raste është më e vështirë të vendoset sesa një transferim i rregullt.

Nëse jeni të interesuar për metodën e mbledhjes së postës, atëherë kjo përshkruhet në artikujt përkatës: mbledhja në GMail, në Yandex, në Mail.ru

Më poshtë do të tregoj në detaje se si të vendosni dërgimin e letrave nga posta Yandex. Dhe më pas do të prek shkurtimisht 2 shërbime të tjera postare (GMail dhe Mail.ru), në të cilat gjithçka bëhet në një mënyrë të ngjashme, me ndryshimin e vetëm është ndërfaqja.

Vendosja e përcjelljes së postës nga Yandex në çdo email tjetër

Shkoni te cilësimet e postës tuaj dhe zgjidhni "Rregullat e përpunimit të emailit".

Klikoni "Krijo rregull".

Tani detyra jonë do të jetë të krijojmë një rregull me të cilin shërbimi i postës do të përcaktojë që të gjitha letrat duhet të dërgohen në një adresë tjetër që specifikoni.

Nëse dëshironi që ato letra që janë shënuar si "Spam" të dërgohen, atëherë do t'ju duhet të krijoni 2 rregulla të veçanta në Yandex.

Krijimi i rregullit të parë të detyrueshëm. Përcjellja e të gjitha emaileve përveç mesazheve të padëshiruara

Në cilësimet e rregullave, hiqni kushtin "Nëse" që do të shtohet fillimisht duke klikuar në kryqin pranë tij. Sepse nuk kemi nevojë të vendosim kushte për zgjedhjen e ndonjë shkronje specifike. Në fund të fundit, ne do të përcjellim gjithçka që vjen me postë në "Inbox".

Në krye, ku mund të konfiguroni se cilat email duhet të zbatojnë rregullin e krijuar, duhet të zgjidhni "për të gjitha emailet përveç mesazheve të padëshiruara" dhe "me dhe pa bashkëngjitje".

Më poshtë, kontrolloni kutinë e kontrollit "Përcjell drejt adresës" dhe tregoni emailin tuaj në të cilin dëshironi të përcillni të gjitha letrat nga emaili i hapur aktualisht. Aktivizo gjithashtu opsionin "Ruaj një kopje gjatë përcjelljes".

Klikoni në butonin "Krijo rregull".

Yandex do t'ju kërkojë të vendosni një fjalëkalim. Futni fjalëkalimin tuaj për emailin tuaj aktual dhe klikoni "Konfirmo".

Rregulli do të krijohet, por pranë tij do të shihni mesazhin "Në pritje të konfirmimit të adresës".

Tani duhet të shkoni në adresën e emailit që keni specifikuar për dërgimin e letrave dhe të konfirmoni dërgimin atje. Kjo bëhet në shërbimet e postës në mënyrë që të mos mund të dërgoni letra në adresa të rastësishme në të cilat nuk keni akses.

Në atë postë, gjeni një letër nga "Yandex.Mail", hapeni atë dhe ndiqni lidhjen nga atje.

Klikoni "Konfirmo Përpara".

Gati! Tani të gjitha letrat që përfundojnë në postën tuaj të dytë (Yandex) në dosjen "Inbox" do të përcillen automatikisht në postën tuaj kryesore, të cilën e keni specifikuar në rregull.

Shënim! Sipas rregullit të krijuar më sipër, letrat nga dosja Spam nuk do të përcillen! Për shkak se rregulli thotë "për të gjitha emailet përveç postës së padëshiruar" dhe nuk do të mund të përfshini menjëherë "Spam" në rregull, sepse përcjellja për emailet e padëshiruara nuk funksionon dhe do të merrni gabimin "Për emailet nga dosja "Spam". , përcjellja e emaileve me përdorimin e një filtri nuk është e mundur."

Por mund të siguroheni që të dërgohet edhe spam. Për ta bërë këtë, duhet të krijoni një rregull tjetër që do të transferojë automatikisht të gjitha mesazhet e padëshiruara në dosjen "Inbox". Prandaj, nëse ju duhet të dërgoni gjithashtu spam, atëherë shihni më poshtë për informacion mbi krijimin e rregullit të dytë.

Ndonjëherë letrat e nevojshme përfundojnë në postë të padëshiruar, kështu që nëse nuk planifikoni të hyni dhe të kontrolloni fare postën tuaj të dytë, duke llogaritur vetëm në dërgimin automatik të letrave prej andej, atëherë unë rekomandoj të vendosni edhe dërgimin e letrave të padëshiruara. !

Krijimi i rregullit të dytë. Nëse keni nevojë të përcillni "Spam"

Le të krijojmë një rregull tjetër.

Këtu duhet të tregojmë se të gjitha letrat që shënohen nga shërbimi si "Spam" duhet të transferohen në kutinë hyrëse.

Për ta bërë këtë, në krye, ku "Aplikoni", zgjidhni "vetëm për postë të padëshiruar" dhe "me bashkëngjitje dhe pa bashkëngjitje".

Hiqni kushtin "Nëse", ende nuk na nevojitet këtu.

Kontrolloni "Vendosni dosjen" dhe zgjidhni "Inbox".

Klikoni "Krijo rregull".

Rregulli është gati!

Pas të gjitha manipulimeve të bëra, të gjitha letrat që vijnë në postën tuaj të dytë (ku keni vendosur përcjelljen) do të përpunohen sipas rregullave të krijuara. Kjo do të thotë, nëse merrni një letër në postën tuaj që shërbimi e ka identifikuar si spam, atëherë kjo letër do të vendoset automatikisht në kutinë tuaj hyrëse, sipas rregullit të krijuar nr. 2 (nëse vendosni ta konfiguroni). Dhe gjithçka që është në dosjen "Inbox", nga ana tjetër, do të dërgohet në emailin që specifikuat, sipas rregullit nr. 1.

Vendosja e përcjelljes duke përdorur Mail.ru si shembull

Shkoni te cilësimet e postës tuaj dhe zgjidhni seksionin "Rregullat e filtrimit".

Zgjidhni "Shto përcjelljen".

Specifikoni në cilën adresë duhet të dërgohen letrat dhe klikoni "Ruaj".

Konfirmoni veprimin tuaj duke futur fjalëkalimin për emailin tuaj të Mail.ru.

Shkoni në adresën e emailit ku do të përcillni letrat, gjeni letrën nga Mail.ru atje dhe klikoni në lidhjen nga letra (kjo është e nevojshme për të konfirmuar dërgimin).

Në dritaren tjetër, klikoni "Konfirmo" dhe do të shfaqet një mesazh që transferimi është konfirmuar.

Në Mail.ru, kthehuni te seksioni "Rregullat e filtrimit" dhe aktivizoni përcjelljen:

Nëse keni nevojë të dërgoni email të shënuar si "Spam", atëherë duhet të krijoni të njëjtin rregull si në shembullin me postën Yandex. Në seksionin "Rregullat e filtrimit", shtoni një rregull të ri, ku specifikoni cilësimet e mëposhtme.

Në Microsoft Outlook, mund të specifikoni që për të gjitha mesazhet që dërgoni, një Bcc (Bcc) automatike do t'u dërgohet listave ose përdoruesve të tjerë të shpërndarjes.

Një skenar në të cilin ky rregull është i dobishëm është kur të gjithë anëtarët e grupit u përgjigjen mesazheve të postës elektronike në hyrje, të tilla si Qendra e Ndihmës. Kur një anëtar i grupit i përgjigjet një mesazhi, anëtarët e tjerë të grupit marrin automatikisht një kopje të përgjigjes, duke i mbajtur të përditësuara të gjitha mesazhet dalëse.

rregullat e klientit

Krijo një rregull

Tani, sa herë që dërgoni një mesazh, qoftë ai një mesazh i ri, përcillni një mesazh ose përgjigje, njerëzit ose grupet që specifikohen në rregull do të shtohen automatikisht si marrës të kopjeve. Emrat e njerëzve ose grupeve nuk shfaqen në rreshtin Cc të mesazhit të kompozimit, por ata emra do të shfaqen për të gjithë marrësit e mesazhit.

Çaktivizo një rregull

Në pamjen Mail, në skedën në shtëpi klikoni butonin rregullat > Menaxho rregullat dhe sinjalizimet.

Në skedën në seksion Rregulli

Klikoni butonin Ne rregull.

Rregullat dhe sinjalizimet.

Këshilla: Për më shumë informacion se si të çaktivizoni shpejt këtë rregull për mesazhet individuale, shihni seksionin tjetër ("").

Përdorni një kategori për të çaktivizuar CC automatik për mesazhe individuale

Nëse dëshironi fleksibilitetin për të çaktivizuar rregullat e reja automatike të kopjimit bazuar në një mesazh të vetëm pa pasur nevojë të lundroni nëpër kutinë e dialogut rregullat dhe sinjalizimet, mund të përdorni veçorinë e kategorive në Outlook, së bashku me një rregull.

Këshilla:

Së pari, duhet të krijoni një rregull për të dërguar automatikisht kopje të verbër të karbonit (CC) për të gjitha mesazhet e emailit që dërgoni.

Ky rregull specifik quhet rregullat e klientit. Rregullat e klientit ekzekutohen vetëm në kompjuterin në të cilin është krijuar dhe ekzekutohen vetëm nëse Outlook po funksionon. Nëse do të dërgonit një email duke përdorur një llogari emaili në një kompjuter tjetër, rregulli nuk do të ekzekutohej nga ai kompjuter në mënyrë që të gjenerohej në atë kompjuter. I njëjti rregull duhet të krijohet në çdo kompjuter që planifikon ta përdorë atë.

Krijo një rregull

Tani sa herë që dërgoni një mesazh, qoftë ai një mesazh i ri, dërgoni një mesazh ose përgjigje, njerëzit ose listat e shpërndarjes të specifikuara në rregull do të shtohen automatikisht si marrës të kopjeve. Emrat e njerëzve ose listat e shpërndarjes nuk shfaqen në rreshtin Cc të mesazhit të kompozimit, por ata emra do t'i shfaqen kujtdo që e merr mesazhin.

Çaktivizo një rregull

Për të parandaluar dërgimin automatik të një kopjeje, fillimisht duhet të çaktivizoni rregullin.

Në Mail në meny Shërbimi klikoni butonin Rregullat dhe sinjalizimet.

Në skedën Rregullat e postës elektronike Në kapitull Rregulli zgjidh kutinë që korrespondon me rregullin që ke krijuar.

Klikoni butonin Ne rregull.

Tani mund të dërgoni një mesazh pa dërguar automatikisht një kopje te njerëzit e tjerë ose listat e postimeve. Rregulli do të jetë joaktiv derisa të riaktivizohet në kutinë e dialogut Rregullat dhe sinjalizimet.

Këshilla:

Përdorni një kategori për të çaktivizuar CC automatik për mesazhe individuale

Nëse dëshironi të çaktivizoni rregullin e ri të dërgimit automatik të CC për mesazhe individuale pa thirrur kutinë e dialogut Rregullat dhe sinjalizimet, mund ta vendosni rregullin në një kategori që është e disponueshme në Office Outlook 2007.

Ndryshoni rregullin që keni krijuar më parë në mënyrë që kur shtoni kategorinë e specifikuar në një mesazh, rregulli të mos dërgojë automatikisht një kopje.

Sa herë që dëshironi të çaktivizoni rregullin e auto-cc për një mesazh, aplikoni një kategori në të.

Këshilla: Mund të përdorni një shkurtore të tastierës nëse e keni specifikuar gjatë krijimit të kategorisë.

Kur dërgoni një mesazh, rregulli i kopjimit automatik nuk do të zbatohet.

"Është si përralla për djalin që qante vazhdimisht ujku." Nëse abuzoni me etiketën "urgjente", njerëzit do të ndalojnë t'u përgjigjen emaileve tuaja. Dhe një letër vërtet e rëndësishme mund të kalojë pa u vënë re për shkak të kësaj.

Familjariteti

Po, toni i letrës suaj mund të pasqyrojë marrëdhënien tuaj me marrësin. Megjithatë, mund të konsideroheni joprofesionist nëse e lejoni veten të jeni shumë informal në korrespondencën tuaj. Shmangni përdorimin e tepërt të shenjave të pasthirrmës, emoticoneve, tekstit me ngjyra, shkronjave të pazakonta dhe shkurtësisë së tepërt të mesazheve.

Jini veçanërisht të kujdesshëm nëse punoni me njerëz të moshave të ndryshme, me pengesa gjuhësore ose me ata që preferojnë një formë më tradicionale të komunikimit.

Ton shumë i thatë

Në të njëjtën kohë, të jesh robot gjithashtu nuk ia vlen. Është në rregull nëse tregoni karakterin ose entuziazmin tuaj në letrat tuaja - brenda kufijve të arsyeshëm.

Përgjigju të gjithëve

Email-i i punës nuk është për argëtim, por për komunikim. Pra, nëse po i përgjigjeni një emaili dërguar një grupi njerëzish, mendoni dy herë përpara se të klikoni "përgjigju të gjithëve". Për ta bërë këtë, përgjigja juaj duhet të jetë jashtëzakonisht e rëndësishme për të gjithë.

Dërgimi i kopjeve pa leje

Ndarja e informacionit të njerëzve të tjerë me të tjerët është, për të mos thënë më së paku, e palejueshme. Nuk ka rëndësi nëse i dërgoni një klienti një kopje të një letre nga shefi juaj që iu përgjigj atij në çfarëdo mënyre, ose përfshini një punonjës në korrespondencën personale me një tjetër. Pak njerëz mund të pëlqejnë nëse dërgoni një kopje të një letre pa pëlqimin e tyre.

Dërgo BCC

Dërgimi i BCC ngjall mosbesim. Nëse doni t'i dërgoni një letër dikujt, dhe ky person, në teori, nuk duhet të marrë pjesë në korrespondencën e punës, kopjoni tekstin dhe dërgojeni si një letër të veçantë.

Tema e paspecifikuar e emailit

Subjektet si "Jam unë", "Përshëndetje" ose "FYI" (FYI) thjesht nuk tërheqin vëmendjen. Personi nuk do ta kuptojë atë që thuhet dhe nuk do të dëshirojë t'i përgjigjet letrës. Letrat që lidhen me punën duhet të jenë të qarta dhe koncize. Marrësi ka më shumë gjasa të hapë emailin nëse kupton se çfarë dëshironi prej tij.

Dërgimi i shumë emaileve personale

Ndonjëherë mund të përdorni shaka, tregime prekëse dhe citate motivuese për të kënaqur dikë. Por njerëzit lodhen shpejt nga kjo, pa marrë parasysh se çfarë synimi keni qenë duke i shkruar ato. Nëse dërgoni shumë emaile personale, ato thjesht do të vendosen në fshirje automatike.

Bëhu i vrazhdë

Ju nuk duhet të dërgoni letra plot helm, sepse njerëzit do ta kujtojnë atë kur të krijohet mundësia. Në vend të kësaj, shkruani një letër dhe lëreni në "Drafte" për dy ditë. Pastaj mund të ktheheni tek ai dhe ta modifikoni, duke hequr gjembat. Në këtë mënyrë do të arrini më shpejt atë që dëshironi. Përveç kësaj, do të trajtoheni si një profesionist shumë i durueshëm dhe i zhytur në mendime.

Adresa e emailit budallaqe

Nëse po i dërgoni një email një klienti, punonjësi ose punëdhënësi të mundshëm, mos përdorni email me një titull "joprofesional". Nëse ka ndonjë gjë në titullin e emailit që pretendon të jetë e mprehtë ose përmban konotacione seksuale ose vulgare (diçka si ), ju rrezikoni ta bëni personin tjetër të ndihet negativ për ju që në fillim. Krijoni një email të veçantë për nevoja thjesht profesionale.

Gabimet e shtypit

Fakti që emaili është dërguar nga një iPhone nuk është një justifikim për dërgimin e emaileve të ngathët. Nëse bëni më shumë se një gabim në letrën tuaj, mund të konsiderohet joprofesionale. Nëse kjo është një letër shumë e rëndësishme dhe jeni me nxitim për të arritur diku, atëherë përpiquni të paktën ta kontrolloni para se ta dërgoni.

Dërgimi i emaileve herët në mëngjes

Shumica e njerëzve, kur marrin letra, shikojnë kohën kur janë dërguar. Nëse letra dërgohet shumë herët, mund të shiheni negativisht. Së paku, do të konsideroheni si punëtor pa jetë personale. Është më keq nëse konsideroheni ndërhyrës. Nëse frymëzimi ju zgjon natën, shkruani një letër, ruajeni në "Drafte" dhe dërgojeni gjatë orarit të punës.

Shumë shenja pikësimi

Njerëzit ndonjëherë tërhiqen shumë dhe përdorin shumë pikëçuditëse. Rezultati mund të duket i papjekur ose shumë emocional për disa. Mos e abuzoni!!!

Fonte joprofesionale

Fonti Purple Comic Sans ka shtrirjen e vet. Në biznes, është më mirë të përdorni fontet, ngjyrat dhe madhësitë klasike. Letrat tuaja duhet të jenë të lehta për t'u lexuar.

Zakonisht përdoret një madhësi fonti prej 10 ose 12. Shkronjat e lexueshme si Arial, Calibri ose Times New Roman janë më të mirat për këtë punë. Ngjyra e preferuar është e zeza.

Letra shumë e gjatë

Shumica e njerëzve shpenzojnë sekonda, jo minuta, duke lexuar email. Shumë njerëz thjesht e kalojnë tekstin me sytë e tyre, kështu që shkruani letrat tuaja bazuar në këtë. Njerëzit e kanë të vështirë të lexojnë paragrafë të mëdhenj - ndaje tekstin në blloqe më të vogla. Pikat kryesore dhe listat me pika janë shumë më të lehta për t'u lexuar. Ju gjithashtu mund t'i nënvizoni pikat kryesore me shkronja të theksuara ose të pjerrëta, por mos e bëni këtë shpesh.

Çfarë është emaili? Në botën moderne të biznesit, kjo është:

• Fytyra jote. Është me ndihmën e postës elektronike që mund të krijoni një imazh pozitiv në sytë e palës tjetër ose të prishni përshtypjen e parë.
• Mjeti juaj i punës. Shumë komunikim me botën e jashtme ndodh përmes emailit. Prandaj, nëse jeni të aftë në këtë instrument, mund ta bëni jetën tuaj shumë më të lehtë.
• Një shpërqendrim i fuqishëm. Bota e jashtme po përpiqet t'ju godasë, t'ju shpërqendrojë dhe t'ju çojë në rrugë të gabuar përmes emailit.

Nga ky këndvështrim, le të shohim punën me email. Le të fillojmë me diçka të thjeshtë.

Formatimi i një letre

Unë përdor klientin e postës elektronike Mozilla Thunderbird, kështu që do ta përdor si shembull. Le të krijojmë një shkronjë të re dhe të kalojmë nga lart poshtë në listën e fushave.

Kujt. Kopjo. Kopje e fshehur

Disa mund të mos e dinë, por "To" në Mozilla mund të ndryshohet në "Cc" ose "Bcc".

• Kujt: shkruajmë marrësin kryesor ose disa marrës të ndarë me një pikëpresje.
• Kopjo: i shkruajmë dikujt që duhet ta lexojë letrën, por nga i cili nuk presim reagim.
• Kopje e fshehur: po i shkruajmë dikujt që duhet ta lexojë letrën, por duhet të mbetet i panjohur për marrësit e tjerë të letrës. Është veçanërisht e përshtatshme për t'u përdorur për dërgimin masiv të letrave të biznesit, siç janë njoftimet.

E gabuar në postimet masive, tregoni marrësit duke përdorur fushat "Kopjo" ose "Për". Disa herë në vit marr letra që listojnë 50–90 marrës në fushën "Cc". Ka shkelje të privatësisë. Jo të gjithë marrësit tuaj duhet të dinë me kë tjetër po punoni në një temë të ngjashme. Është mirë nëse këta janë njerëz që e njohin njëri-tjetrin. Po sikur të ketë kompani konkurruese në listë që nuk dinë për njëra-tjetrën? Së paku, duhet të përgatiteni për shpjegime të panevojshme, dhe në maksimum, të ndërprisni bashkëpunimin me njërën prej tyre. Mos e bëni në këtë mënyrë.

Lënda e letrës

Shërbimet profesionale të postës shpesh shkruajnë (nganjëherë në mënyrë të arsyeshme) për rëndësinë e linjës së subjektit të postës elektronike në bloget e tyre të korporatës. Por më shpesh po flasim për letrat e shitjes, ku tema e letrës zgjidh problemin "email-i duhet të hapet".

Ne jemi duke diskutuar korrespondencën e përditshme të biznesit. Këtu tema zgjidh problemin "letra dhe autori i saj duhet të identifikohen lehtësisht dhe më pas të gjenden". Për më tepër, zelli juaj do t'ju kthehet në formën e karmës së letrave të shumta përgjigjeje, vetëm me parashtesa Re: ose Fwd, ndër të cilat do të duhet të kërkoni letrën e dëshiruar për temën.

Njëzet letra është vëllimi i korrespondencës njëditore për një menaxher të mesëm. Nuk po flas aspak për sipërmarrësit dhe pronarët e bizneseve; numri i letrave të tyre ndonjëherë shkon jashtë shkallës në 200 ose më shumë në ditë. Prandaj edhe një herë: mos dërgoni email me një temë bosh.

Pra, si të formuloni saktë rreshtin e subjektit të një emaili?

Gabimi numër 1 : Vetëm emri i kompanisë në temë. Për shembull, "Qielli" dhe kaq. Së pari, ndoshta nuk jeni i vetmi nga kompania juaj që komunikoni me këtë palë. Së dyti, një temë e tillë nuk sjell ndonjë kuptim, sepse emri i kompanisë suaj tashmë është i dukshëm nga adresa. Së treti, mendoni se si do të duket kutia juaj postare me këtë qasje ndaj korrespondencës? Diçka si kjo.

A është i përshtatshëm kërkimi për tema të tilla?

Gabimi numër 2 : bie shumë në sy, titull shitës. Është mirë nëse dini të shkruani tituj të tillë. Por a është e përshtatshme të përdoren këto aftësi në korrespondencën e biznesit? Mos harroni qëllimin e subjektit të një emaili biznesi: jo për të shitur, por për të siguruar identifikimin dhe kërkimin.

Teksti i letrës

Ka shumë udhëzues shkrimi për raste të ndryshme. Për shembull, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin dhe mjeshtra të tjerë të fjalëve kanë shumë informacione të dobishme. Unë ju këshilloj të lexoni artikujt e tyre, të paktën për të përmirësuar shkrim-leximin e përgjithshëm dhe për të përmirësuar stilin e përgjithshëm të të folurit të shkruar.

Në procesin e shkrimit të një letre, ne duhet të marrim disa vendime në mënyrë sekuenciale.

Çështje mirësjelljeje . Në fillim të letrës, ju mund të turbulloheni në këndvështrime apo edhe butësi në frymën e "E dashur Rodya, u bënë më shumë se dy muaj që nuk kam folur me ty me shkrim, nga e cila edhe unë vetë kam vuajtur dhe madje nuk kam fjetur pak. netë, duke menduar.” Shumë e sjellshme dhe shumë e kushtueshme, si për sa i përket kohës për të shkruar një hyrje të tillë, ashtu edhe për kohën e bashkëbiseduesit për ta lexuar. Korrespondenca është biznes, mbani mend? Jo një ese në zhanrin epistolar për një konkurs ose një letër drejtuar nënës së Raskolnikov, por korrespondencë biznesi.

Ne respektojmë kohën tonë dhe atë të marrësit!

Ka kuptim vetëm të prezantoni veten dhe të kujtoni rrethanat e njohjes tuaj në letrën e parë të dërguar pas një takimi të shkurtër në një ekspozitë. Nëse kjo është një vazhdimësi e bashkëpunimit ose e korrespondencës së vazhdueshme, në letrën e parë të ditës shkruajmë: "Përshëndetje, Ivan", në të dytin dhe në vijim: "Ivan, ...".

Apelim . Unë kam qenë gjithmonë i shqetësuar për pyetjen se kujt t'i drejtohem në një letër nëse ka disa marrës. Kohët e fundit kam shkruar një letër drejtuar tre vajzave të quajtura Anna. Pa asnjë dyshim, shkrova "Përshëndetje, Anna" dhe nuk u shqetësova. Por një fat i tillë nuk është gjithmonë rasti.

Po sikur të jenë tre apo edhe shtatë marrës dhe ata nuk kanë të njëjtin emër? Ju mund t'i renditni ato me emra: "Mirëdita, Rodion, Pulcheria, Avdotya dhe Pyotr Petrovich." Por është e gjatë dhe kërkon kohë. Ju mund të shkruani: "Përshëndetje, kolegë!"

Për veten time, përdor rregullin e adresimit me emër të personit në fushën "Për". Dhe mos i kontaktoni fare ata në kopje. Ky rregull gjithashtu ju lejon të përcaktoni më saktë (një!) adresuesin e letrës dhe qëllimin e kësaj letre.

Citim . Shpesh korrespondenca është një zinxhir letrash me pyetje dhe përgjigje - me një fjalë, një dialog. Konsiderohet praktikë e mirë të mos fshini historikun e korrespondencës dhe të shkruani përgjigjen tuaj në krye të tekstit të cituar, në mënyrë që kur të ktheheni në këtë korrespondencë një javë më vonë, të mund ta lexoni lehtësisht dialogun nga lart poshtë, duke zbritur sipas datës.

Për disa arsye, cilësimi i paracaktuar në Mozilla është "Vendosni kursorin pas tekstit të cituar". Unë rekomandoj ta ndryshoni atë në menynë "Mjetet" → "Opsionet e llogarisë" → "Përbërja dhe adresimi". Kështu duhet të jetë.

Qëllimi i letrës . Ekzistojnë dy lloje të letrave të biznesit:

• kur thjesht informojmë bashkëbiseduesin (për shembull, një raport për punën e bërë për muajin);
• dhe kur duam diçka nga bashkëbiseduesi. Për shembull, në mënyrë që ai të miratojë faturën e bashkangjitur për pagesë.

Si rregull, ka shumë herë më shumë letra inkurajuese sesa letra raportuese. Nëse duam të arrijmë diçka nga bashkëbiseduesi, është shumë e rëndësishme ta themi këtë me një letër në tekst të thjeshtë. Thirrja për veprim duhet të shoqërohet me një emër dhe të jetë fjalia e fundit në letër.

E gabuar : "Porfiry Petrovich, unë e di se kush e ka hakuar për vdekje gruan e vjetër."

E drejta : "Porfiry Petrovich, isha unë që e vrava plakën, të lutem merr masa për të më arrestuar, jam lodhur nga vuajtjet!"

Pse duhet të mendojë korrespondenti për ju se çfarë të bëjë me këtë letër? Në fund të fundit, ai mund të marrë një vendim të gabuar.

Nënshkrimi në tekst . Ajo duhet të jetë. Për më tepër, të gjithë klientët e postës elektronike ju lejojnë të konfiguroni zëvendësimin automatik të nënshkrimit, për shembull klasik "Sinqerisht, ...". Në Mozilla, kjo bëhet në menynë "Tools" → "Account Options".

Shkrimi apo jo i kontakteve në nënshkrim është një çështje personale për të gjithë. Por nëse jeni në ndonjë mënyrë të lidhur me shitjet, sigurohuni që të shkruani. Edhe nëse marrëveshja nuk ndodh si rezultat i komunikimit, në të ardhmen do të gjendeni lehtësisht duke përdorur kontaktet nga nënshkrimi.

Së fundi, një veçori tjetër e trupit të shkronjave për ata bashkëbisedues që nuk u pëlqen (nuk mund, nuk duan, nuk kanë kohë) t'u përgjigjen letrave tuaja. Ju lutemi tregoni parazgjedhjen në trupin e letrës. Për shembull, "Porfiry Petrovich, nëse nuk vini të më arrestoni para orës 12:00 të së premtes, atëherë unë e konsideroj veten të amnistuar." Sigurisht, afati duhet të jetë real (nuk duhet ta dërgoni tekstin nga shembulli të Premten në orën 11:50). Marrësi duhet të jetë fizikisht në gjendje të lexojë dhe të veprojë sipas letrës suaj. Një "heshtje" e tillë ju çliron nga përgjegjësia për dështimin e bashkëbiseduesit për t'u përgjigjur. Si gjithmonë, duhet t'i qaseni përdorimit të kësaj veçorie me mençuri. Nëse një person u përgjigjet letrave tuaja në kohë dhe rregullisht, një ultimatum i tillë, nëse nuk e ofendon, mund ta stresojë pak ose të çojë në një vendim që të mos i përgjigjeni letrës tani, por t'ju detyrojë të prisni deri të premten.

Shtojcat

Letrat shpesh vijnë me bashkëngjitje: rezyme, propozime komerciale, vlerësime, orare, skanime dokumentesh - një mjet shumë i përshtatshëm dhe në të njëjtën kohë një burim i gabimeve popullore.

Gabim : Madhësia e madhe e investimit. Shpesh marr email me bashkëngjitje deri në 20 MB në madhësi. Si rregull, këto janë skanime të disa dokumenteve në formatin TIFF, me një rezolucion prej 600dpi. Programi i emailit të korrespondentit pothuajse me siguri do të ngrijë për disa minuta në një përpjekje të kotë për të ngarkuar një pamje paraprake të bashkëngjitjes. Dhe Zoti na ruajt që marrësi të përpiqet ta lexojë këtë letër në një smartphone...

Personalisht, unë fshij menjëherë letra të tilla. Nuk dëshironi që emaili juaj të përfundojë në kosh para se të lexohet? Kontrolloni madhësinë e investimit. Rekomandohet që të jetë jo më shumë se 3 MB.

Çfarë duhet të bëni nëse tejkalohet?

• Provoni të rikonfiguroni skanerin tuaj në një format dhe rezolucion tjetër. Për shembull, PDF dhe 300dpi prodhojnë skanime mjaft të lexueshme.
• Mendoni për programe të tilla si WinRar ose arkivues 7zip. Disa skedarë kompresohen në mënyrë të përsosur.
• Çfarë duhet të bëni nëse bashkëngjitja është e madhe dhe nuk mund ta ngjeshni atë? Për shembull, një bazë e të dhënave pothuajse e zbrazët e kontabilitetit peshon 900 MB. Ruajtja e informacionit në renë kompjuterike do të vijë në shpëtim: Dropbox, Google Drive dhe të ngjashme. Disa shërbime, të tilla si Mail.ru, konvertojnë automatikisht bashkëngjitjet e mëdha në lidhje për ruajtjen e cloud. Por unë preferoj të menaxhoj vetë informacionin tim të ruajtur në cloud, kështu që nuk e mirëpres automatizimin nga Mail.ru.

Dhe një rekomandim tjetër jo plotësisht i qartë për investimet - të tyre Emri . Duhet të jetë i kuptueshëm dhe i pranueshëm për marrësin. Pasi ne në kompani po përgatisnim një propozim tregtar në emër të... le të jetë Fjodor Mikhailovich Dostoevsky. Mora një letër nga menaxheri me një draft CP për miratim dhe bashkëngjitja përfshinte një skedar të quajtur "ForFedi.docx". Menaxheri që më dërgoi këtë pati një dialog që shkoi diçka si kjo:

I dashur menaxher, a jeni personalisht gati t'i afroheni këtij njeriu të respektuar dhe ta quani Fedya në fytyrë?

Disi, jo, ai është një njeri i respektuar, të gjithë e thërrasin me emrin dhe patronimin e tij.

Pse e emërtuat bashkëngjitjen "Për Fedi"? Nëse ia dërgoj tani, a mendoni se do të blejë sëpata nga ne duke përdorur këtë CP?

Do ta riemëroja më vonë...

Pse të përgatitni një bombë me sahat - refuzimin e një klienti të mundshëm - ose të krijoni punë shtesë për veten tuaj duke riemërtuar skedarin? Pse të mos e emërtoni menjëherë bashkëngjitjen saktë: "Për Fyodor Mikhailovich.docx" ose edhe më mirë - "KP_Sky_Axes.docx".

Pra, ne pak a shumë e kemi renditur emailin si "fytyrë". Le të kalojmë në shikimin e emailit si një mjet për punë efektive dhe të flasim për komponentin e tij shpërqendrues.

Puna me letra

Email-i është një shpërqendrim i fuqishëm. Ashtu si me çdo shpërqendrim, emaili duhet të trajtohet duke shtrënguar rregullat dhe duke futur oraret e punës.

Së paku, duhet të çaktivizoni TË GJITHA njoftimet për mbërritjet e postës. Nëse klienti i postës elektronike është i konfiguruar si parazgjedhje, do të njoftoheni me një sinjal zanor, një ikonë pranë orës do të pulsojë dhe do të shfaqet një pamje paraprake e letrës. Me një fjalë, ata do të bëjnë gjithçka që së pari t'ju largojnë nga puna e mundimshme, dhe më pas t'ju zhytin në humnerën e letrave të palexuara dhe postimeve të pashikuara - minus një ose dy orë nga jeta juaj.

Disa njerëz kanë vullnet të fuqishëm që u lejon atyre të mos shpërqendrohen nga njoftimet, por njerëzit e zakonshëm është më mirë të mos tundojnë fatin dhe t'i fikin. Në Mozilla Thunderbird, kjo bëhet përmes menysë "Vegla" → "Cilësimet" → "Të përgjithshme" → "Kur shfaqen mesazhe të reja".

Nëse nuk ka njoftime, si mund ta kuptoni që ka ardhur një letër?

Shume e thjeshte. Ju vetë, me vetëdije, lini kohë për të renditur postën tuaj, për të hapur klientin tuaj të postës elektronike dhe për të parë të gjitha mesazhet e palexuara. Kjo mund të bëhet dy herë në ditë, për shembull, në drekë dhe në mbrëmje, ose gjatë pushimit të detyruar, për shembull, në bllokime trafiku.

Njerëzit shpesh pyesin, po në lidhje me kohën e përgjigjes dhe letrat urgjente? Unë përgjigjem: ju nuk keni letra urgjente në postën tuaj. Nëse nuk punoni në departamentin e mbështetjes së klientit (ky departament ka rregullat e veta për të punuar me postën).

Nëse ka letra urgjente, dërguesi do t'ju njoftojë për këtë përmes kanaleve të tjera - telefon, SMS, Skype. Pastaj ju do të shkoni me vetëdije në klientin tuaj të postës elektronike dhe do të përpunoni postën urgjente. Të gjithë gurutë e menaxhimit të kohës (për shembull, Gleb Arkhangelsky me "Time Drive") deklarojnë një përgjigje standarde në email brenda 24 orëve. Ky është një rregull normal i sjelljeve të mira - të mos presësh përgjigje të menjëhershme përmes emailit nga bashkëbiseduesi juaj. Nëse ka një letër urgjente, njoftoni për të përmes kanaleve më të shpejta të komunikimit.

Pra, ne çaktivizuam njoftimet dhe tani aktivizojmë klientin e emailit sipas orarit tonë.

Çfarë duhet të bëjmë kur shkojmë në postë dhe përfshihemi në një aktivitet të quajtur "zgjidhja e emailit"? Ku është fillimi dhe fundi i kësaj pune?

Kam dëgjuar shumë për sistemin zero inbox, por, për fat të keq, nuk kam takuar asnjë person të vetëm duke e përdorur atë. Më duhej të rishpikja rrotën time. Ka artikuj mbi këtë temë në Lifehacker. Për shembull, " ". Më poshtë do të flas për sistemin zero inbox në interpretimin tim. Do të isha mirënjohës nëse gurusët e GTD do të komentonin dhe do të shtonin ose përmirësonin sistemin e përshkruar.

Është e rëndësishme të kuptoni dhe pranoni se emaili nuk është një programues detyrash apo arkiv për aktivitetet tuaja. Prandaj, dosja Inbox duhet të jetë gjithmonë bosh. Pasi të filloni të renditni nëpër kutinë tuaj hyrëse, mos u ndalni ose mos u hutoni nga asgjë derisa të keni zbrazur këtë dosje.

Çfarë të bëni me emailet në kutinë tuaj hyrëse? Ju duhet të kaloni nëpër secilën shkronjë në mënyrë sekuenciale dhe ta fshini atë. Po, thjesht theksoni dhe shtypni Fshi në tastierën tuaj. Nëse nuk mund ta detyroni veten të fshini letrën, do të duhet të vendosni se çfarë të bëni me të.

1. Mund t'i përgjigjeni për tre minuta? A duhet t'i përgjigjem? Po, është e nevojshme, dhe përgjigja do të zgjasë jo më shumë se tre minuta, pastaj përgjigjuni menjëherë.
2. Ju duhet të përgjigjeni, por përgatitja e një përgjigje do të zgjasë më shumë se tre minuta. Nëse përdorni një programues detyrash që ju lejon të konvertoni një email në një detyrë, kthejeni emailin në një detyrë dhe harroni atë për një kohë. Për shembull, unë përdor shërbimin absolutisht të mrekullueshëm Doit.im. Kjo ju lejon të gjeneroni një adresë emaili personal: ia dërgoni letrën dhe ajo kthehet në një detyrë. Por nëse nuk keni një planifikues detyrash, zhvendoseni letrën në nënfolderin "0_Run".
3. Pasi t'i përgjigjeni shpejt një letre, ta ktheni atë në një detyrë ose thjesht ta lexoni, duhet të vendosni se çfarë të bëni më pas me këtë mesazh: fshijeni ose dërgoni në një nga dosjet për ruajtje afatgjatë.

Këtu janë dosjet e ruajtjes afatgjatë që kam.

• 0_Ekzekutoni. Unë nuk kam një dosje të tillë, por nëse nuk keni një planifikues, e përsëris, mund të vendosni letra që kërkojnë punë të detajuar këtu. Kjo dosje gjithashtu duhet të pastrohet rregullisht, por me një qasje të menduar në një kohë të caktuar posaçërisht për këtë.
• 1_Ref. Këtu kam vendosur letra me informacion në sfond: letra mirëseardhjeje me hyrje nga shërbime të ndryshme në internet, bileta për fluturimet e ardhshme, etj.
• 2_Projektet. Këtu ruhet një arkiv korrespondence mbi partnerët dhe projektet me të cilat ka marrëdhënie aktuale. Natyrisht, një dosje e veçantë është krijuar për çdo projekt ose partner. Në dosjen e partnerit kam vendosur letra jo vetëm nga punonjësit e tij, por edhe letra nga punonjësit e Neb që lidhen me këtë partner. Shumë i përshtatshëm: nëse është e nevojshme, e gjithë korrespondenca në projekt është në dispozicion me disa klikime.
• 3_Muzeu. Këtu kam vendosur ato letra që do të ishte keq t'i fshini dhe përfitimi i tyre nuk është i dukshëm. Gjithashtu, dosjet me projekte të mbyllura nga "2_Projects" migrojnë këtu. Me pak fjalë, "Muzeu" ruan kandidatët e parë për largim.
• 4_Dokumentet. Këtu janë letra me mostra elektronike të dokumenteve që mund të jenë të dobishme në të ardhmen për kontabilitetin, për shembull, raportet e pajtimit nga klientët, biletat për udhëtimet e marra. Dosja ka shumë ngjashmëri me dosjet "2_Projects" dhe "1_Reference", në të ruhen vetëm informacionet e kontabilitetit dhe informacioni i menaxhimit ruhet në dosjen "2_Projects". Në “4_Documents” ka informacion të vdekur, dhe në “2_Projekte” ka informacion të drejtpërdrejtë.
• 5_Dituria. Këtu vendos vetëm buletinet me të vërtetë të dobishme që dua t'u rikthehem pas një kohe për frymëzim ose për të gjetur zgjidhje.

Ka cilësime të tjera të klientit të postës elektronike që janë të rëndësishme për funksionimin e këtij sistemi. Së pari, si parazgjedhje në Thunderbird ka një kuti kontrolli "Shëno mesazhet si të lexuara". Unë preferoj ta bëj këtë me vetëdije, ndaj poshtë flamurit! Për ta bërë këtë, shkoni te menyja "Tools" → "Cilësimet" → "Avanced" → "Leximi dhe shfaqja".

Së dyti, ne përdorim filtra . Më parë, përdorja në mënyrë aktive filtra që përcillnin automatikisht letrat në dosjet e duhura bazuar në adresën e dërguesit. Për shembull, letrat nga një avokat u zhvendosën në dosjen "Avokat". E braktisa këtë qasje për disa arsye. Së pari: letrat nga një avokat në 99% të rasteve kanë të bëjnë me ndonjë projekt ose partner, që do të thotë se ato duhet të zhvendosen në dosjen e këtij partneri ose projekti. E dyta: Vendosa të shtoj ndërgjegjësimin. Ju vetë duhet të vendosni se ku duhet të ruhet një letër specifike, dhe është më e përshtatshme të kërkoni mesazhe të papërpunuara vetëm në një vend - në kutinë hyrëse. Tani përdor filtra vetëm për organizimin e letrave të rregullta automatike nga sisteme të ndryshme në dosje, domethënë letra që nuk kërkojnë nga unë të marr vendime. Filtrat në Mozilla Thunderbird janë konfiguruar në menynë "Vegla" → "Filtra të mesazheve".

Pra, me qasjen e duhur, emaili duhet të marrë nga 10 deri në 60 minuta në ditë, në varësi të vëllimit të korrespondencës.

Po, dhe një gjë tjetër. A i keni çaktivizuar tashmë njoftimet për mbërritjen e letrave të reja? ;)

Nëse keni nevojë të dërgoni kopje të disa letrave në postën Mail.ru në një kuti tjetër postare (email), d.m.th. dërgoni jo të gjitha postat, por vetëm ato që vijnë nga një adresë specifike ose përmban fjalë të caktuara, atëherë duke përdorur këtë udhëzim të detajuar "" konfigurimi do të zgjasë 3 minuta.

Hapi 1. Në postë, gjeni shkronjën e dëshiruar në "Inbox" dhe shënojeni atë me një shenjë, pastaj në menunë rënëse "Më shumë", zgjidhni "Krijo filtër":

Hapi 2. Do të hapet një faqe me shumë cilësime filtri. Për të vendosur një filtër për dërgimin e disa letrave në një email tjetër, vendosni një shenjë në rreshtin e parë "Nga" dhe në kolonën përballë vendosni adresën ose një pjesë të saj nga vijnë këto letra. Në paragrafin e dytë, ne tregojmë adresën në të cilën duhen dërguar kopjet. Në paragrafin e tretë, tregoni se çfarë të bëni me letrën e marrë në postën tuaj. Më pas, futni fjalëkalimin tuaj të emailit dhe klikoni "Shto filtër":
Hapi 3. Tani një letër me një kod konfirmimi dërgimi dërgohet automatikisht në adresën që keni specifikuar; ky kod duhet të futet në fushën përkatëse, të cilën do ta gjeni në menynë e majtë "Filtra". Rreshti i sipërm do të jetë adresa e përcjelljes e pakonfirmuar, klikoni në këtë lidhje dhe do të shihni një fushë për të futur kodin:

Pas konfigurimit, letrat e specifikuara do t'ju dërgohen dhe në adresën që keni specifikuar dhe konfirmuar me kodin. Për të konfiguruar përcjelljen të gjitha postat hyrëse ju lutem përdorni një tjetër.