Si të krijoni një grup marrësish në Outlook. Menaxho kontaktet në Outlook

Sot, dërgimi i mesazheve me email është një nga metodat më moderne dhe më efektive të ndërveprimit me klientët ekzistues dhe potencial të çdo kompanie. Një nga metodat e përballueshme dhe më pak të kushtueshme të shpërndarjes së postës elektronike është Outlook. Le të hedhim një vështrim në hapat për krijimin e një liste shpërndarjeje në Outlook 2003, 2007 dhe 2010. Në thelb, procesi është i ngjashëm, por ka disa dallime.

Outlook 2003, 2007, 2010

1. Klikoni në butonin "Libri i Adresave" në faqen kryesore.
2. Në të njëjtin vend zgjedhim artikullin "Kontaktet".
3. Në menynë "File", zgjidhni artikullin "Hyrja e re". E njëjta gjë mund të bëhet duke klikuar në shiritin e veglave "Hyrja e re".
4. Në artikullin "Zgjidhni llojin e regjistrimit" zgjidhni "Lista e postimeve".
5. Shtoni një grup të ri te "Kontaktet". Ky veprim do të përcaktojë vendndodhjen e ruajtjes për grupin e kontaktit.
6. Klikoni "OK" dhe shfaqet një formë pa emër.
7. Në rreshtin "Emri", shkruani emrin e grupit që po krijohet.
8. Për të zgjedhur kontakte nga burime të tjera, kliko artikullin "Zgjidh anëtarët".
9. Ruani dhe mbyllni formularin.

Opsionet alternative

Nëse po flasim për postime masive me postë elektronike me një numër të madh marrësish, atëherë nuk ka metoda më pak efektive. Për shembull, mund të instaloni një program të specializuar për buletinet e postës elektronike ose të kontaktoni një shërbim marketingu me e-mail. Zgjedhja e programeve dhe shërbimeve sot është e larmishme, si për nga çmimi ashtu edhe për nga karakteristikat funksionale.

Si të krijoni një buletin në smartresponder.ru

1. Ne regjistrohemi në smartresponder.ru.
2. Ne hyjmë në llogarinë tuaj dhe zgjedhim artikullin "Krijo një listë të re postare".
3. Zgjidhni "Lloji i postës":
   • Seri automatike sekuenciale shkronjash
   • Postime periodike
4. Pasi të keni zgjedhur artikullin "Seri automatike sekuenciale letrash", do të duhet të përgatisni paraprakisht letrat që do të dërgohen në datat dhe adresat e specifikuara, kështu që ne zgjedhim "Dërgimi periodik".
5. Zgjidhni "Gjuhën e postës" (rusisht ose anglisht).
6. Ne rregullojmë "Frekuencën e çështjeve".
7. Ne tregojmë emrin e listës së postimeve, subjektin.
8. Futni një përshkrim të shkurtër për listën e postimeve.
9. Klikoni "Krijo".

udhëzime

Thirrni menunë kryesore të sistemit duke klikuar butonin "Start" dhe shkoni te artikulli "Të gjitha programet". Zgjeroni lidhjen e Microsoft Office dhe nisni Outlook. Për të përdorur emrat e marrësve që janë në librin e adresave të aplikacionit, hapni menynë File në shiritin e sipërm të veglave Oulook dhe zgjidhni komandën New.

Zgjidhni nënkomandën "Mailing List" dhe shkruani emrin e dëshiruar për listën e krijuar në rreshtin "Name". Shkoni te skeda Lista e postimeve në kutinë e dialogut që hapet dhe përdorni lidhjen Zgjidh pjesëmarrësit. Specifikoni librin e adresave që përmban adresat e dëshiruara të postës elektronike në drejtorinë e Librit të Adresave. Shkruani emrin e marrësit të zgjedhur në rreshtin "Kërko" dhe theksoni emrin e përcaktuar në drejtorinë poshtë shiritit të kërkimit. Klikoni në lidhjen "Pjesëmarrësit" dhe përsëritni të gjitha hapat e mësipërm për çdo marrës të listës së postimeve të dëshiruar. Konfirmoni ekzekutimin e veprimit të zgjedhur duke klikuar butonin OK.

Nëse keni nevojë të krijoni një listë postimesh nga emrat në mesazhet e-mail, zgjidhni emrin e kërkuar në rreshtin "Për" dhe hapni menynë e saj të kontekstit duke klikuar butonin e djathtë të miut. Zgjidhni komandën Copy dhe zgjeroni Microsoft Office. Zgjidhni Listat e postimeve në seksionin Krijo artikullin e ri të Outlook dhe klikoni në skedën Listat e postimeve në kutinë e dialogut që hapet.

Zgjidhni lidhjen "Zgjidhni pjesëmarrësit" në seksionin "Pjesëmarrësit" dhe thirrni menunë e kontekstit të rreshtit me të njëjtin emër duke klikuar me të djathtën në kutinë tjetër të dialogut "Zgjidhni anëtarët". Specifikoni artikullin "Ngjit" dhe konfirmoni ruajtjen e ndryshimeve të bëra duke klikuar butonin OK.

Shkruani emrin e dëshiruar të listës së postimeve që po krijoni në rreshtin "Emri" dhe kthehuni përsëri në skedën Listat e postimeve. Përdorni komandën Save & Close në seksionin Veprimet.

Biznesi ka të bëjë me lidhjet. Informacioni i humbur i kontaktit nënkupton një marrëveshje të humbur. Nuk do të keni klientë nëse nuk dini si të arrini tek ata. Në Microsoft Outlook, lista e kontakteve vendoset sa më afër emailit.

Nëse dini si ta trajtoni listën tuaj të kontakteve të MS Outlook, mund të bëni shumë. Mund t'i shkëmbeni me përdorues të tjerë të postës elektronike, të dërgoni mesazhe në grup. Përdorni aftësitë e Outlook për të organizuar punën tuaj.

Në këtë tutorial, do të mësoni se si të shtoni kontakte në Outlook dhe si të krijoni një grup kontaktesh në Outlook. Le të hedhim një vështrim në disa veçori të dobishme si krijimi i një grupi kontakti në Outlook. Le të fillojmë.

Rëndësia e kontakteve tuaja nga Microsoft Outlook

Kontaktet në MS Outlook mund të jenë private dhe biznesi. Për komunikim të vazhdueshëm, Outlook ju lejon të ruani adresat menjëherë brenda emailit tuaj.

Çdo hyrje në librin e adresave të postës elektronike është një kontakt. Është më i përshtatshëm për një biznesmen dhe për të gjithë ata që përdorin email të kenë libra adresash në internet. Atëherë ju patjetër nuk do t'i humbni ato.

Për të kërkuar në Outlook, klikoni ikonën Libri i adresave(në formën e një libri të hapur) në të djathtë të skedës Shtëpi... Në kutinë e dialogut Libri i Adresave: Kontakt Shfaqet informacioni bazë për kontaktin:

Informacioni i kontaktit në dritare Libri i Adresave: Kontaktet.

Libri juaj i paracaktuar i adresave është Kontaktet -, por mund të krijoni edhe libra adresash shtesë.

Për të gjetur më shumë informacion rreth kontaktit, klikoni dy herë emri i tij për të hapur kartën e kontaktit:

Informacion i detajuar në kartën e kontaktit të MS Outlook.

Siç mund ta shihni, karta përmban më shumë sesa thjesht adresën e emailit të kontaktit tuaj. Përveç aftësisë për të ruajtur deri në tre adresa, ka fusha për futjen e informacionit të mëposhtëm:

• Vendi i punës
• Adresa e faqes në internet
• Adresat IM
• Numrat e telefonit (punë, shtëpi, faks, celular dhe të tjerë)
• Adresat (deri në tre adresa fizike për kontakt)

Mund të bashkëngjitni një fotografi në një kartë kontakti nëse keni një të tillë. Përveç kësaj, ka një fushë Shënime për më shumë informacion.

Libri i adresave të Outlook ju lejon jo vetëm të ruani dhe gjeni informacionin e kontaktit, por t'i përdorni ato për të dërguar letra kolektive duke përdorur grupet e kontaktit. Lexoni më shumë rreth Microsoft Outlook në udhëzimet:

Para se të flasim për punën në MS Outlook, mos harroni abonohuni në buletinin Tuts + Business dhe merrni eLibrin tonë falas: Udhëzuesi i fundit për mjeshtërinë në Inbox Zero. Libri përshkruan parimet e organizimit të mesazheve hyrëse dhe jep këshilla për menaxhimin e tyre.

Tani le të kalojmë në krijimin e kontakteve dhe grupeve të kontakteve në MS Outlook:

1. Shtimi i një kontakti të ri në MS Outlook

Pasi të keni kuptuar rëndësinë e Librit të Adresave të Outlook, jeni gati të organizoni listën tuaj të kontakteve. Ekzistojnë dy mënyra kryesore për të shtuar kontakte në Outlook:

1. nga libri i adresave
2. nga emaili

Le të analizojmë secilën prej tyre.

Hapi 1. Si të shtoni kontakte në Outlook nga libri i adresave

Kjo metodë është e përshtatshme kur dëshironi të shtoni karta biznesi në kontaktet tuaja në MS Outlook. Mbajtja e informacionit të kontaktit të organizuar mirë në kutinë tuaj hyrëse është shumë më e përshtatshme se mbajtja e tufave të kartave që mund të humbasin aksidentalisht.

Së pari, hapni librin tuaj të adresave në MS Outlook dhe kliko me të djathtën kudo. Do të shfaqet një menu pop-up:

Klikoni mbi Hyrje e re për të shtuar një kontakt të ri në librin tuaj të adresave.

Zgjedhja e opsionit Hyrje e re... Dritarja e dialogut Hyrje e re:

Shtoni një kontakt ose grup të ri kontakti nga një kuti dialogu Hyrje e re.

Zgjidhni një opsion Kontakt i ri dhe shtypni Ne rregull... Do të shihni një kartë bosh Karta e Kontaktit:

Karta mund të ruajë një sërë informacionesh për çdo kontakt në librin e adresave të Outlook.

Plotësoni çdo fushë kontakti me informacionin e duhur.

Duke klikuar në shigjetën në të djathtë, mund të shtoni informacion. Në shembullin e mëposhtëm, ekzistojnë tre lloje adresash që mund t'i shtoni një karte kontakti:

Ju mund të ruani adresa të shumta për çdo kontakt.

Pasi të plotësoni fushat, zgjidhni Ruaj & Risi ruajeni kontaktin dhe vazhdoni të plotësoni librin e adresave. Ose duke zgjedhur Ruaj dhe fshi, kthehen në Libri i Adresave: Kontaktet.

Hapi 2. Si të shtoni kontakte në Outlook nga Email

Pasi të keni marrë një letër nga një kontakt i ri, informacioni rreth tij mund të ruhet lehtësisht në librin e adresave të MS Outlook. Filloni me një mesazh që përmban informacionin e kontaktit:

Mund të ruani informacionin e kontaktit nga emailet e marra në Outlook.

Kur klikoni me të djathtën në adresën e dërguesit, shfaqet një menu që shfaqet:

Ekipi Shtoni në Kontaktet e Outlook shtohet një kontakt i ri nga emaili.

Ju lutem zgjidhni Shtoni në Kontaktet e Outlook... Hapet një kartë kontakti me emrin dhe adresën e dërguesit të plotësuar tashmë. Nëse keni informacion shtesë për këtë kontakt, shtojeni në kartë.

Pasi të jetë mbushur, klikoni Ruaj & Mbylle ose Ruaj & Risi për të ruajtur kontaktin në librin e adresave.

Hapi 3. Si të shtoni një imazh

Nëse dëshironi, mund të shtoni një imazh ose logo. Hapni kartën e kontaktit të personit, fotografia e të cilit dëshironi të shtoni. Klikoni ikonën Shto foton e kontaktit në të djathtë të emrit të përdoruesit. Do të hapet një dritare e shfletuesit:

Mund të shtoni një imazh në MS Outlook.

Shfletoni te skedari me imazhin që dëshironi të shtoni. Tregojeni atë dhe klikoni NE RREGULL. Imazhi i zgjedhur tani do të shfaqet në kartën e kontaktit:

Mund të shtoni një foto ose fotografi në kartën tuaj të kontaktit MS Outlook.

Hapi 4. Si të fshini një kontakt

Ndonjëherë dëshironi të fshini një kontakt. Ose informacioni është i vjetëruar, ose nuk ju nevojitet më.

Për fat të mirë, Outlook e bën këtë të lehtë. Hape dritaren Libri i Adresave: Kontaktet... Zgjidhni emrin e kontaktit që dëshironi të hiqni. Pastaj klikoni me të djathtën kudo. Do të shfaqet një menu pop-up:

Zgjidhni emrin e kontaktit në librin e adresave dhe shtypni Fshije.

Ju lutem zgjidhni Fshije... Sistemi do të kërkojë konfirmim:

Klikoni butonin po për të fshirë kontaktin e zgjedhur.

Pas klikimit po kontakti do të hiqet nga libri i adresave të MS Outlook.

3. Krijoni një grup kontakti

Nëse keni nevojë t'u dërgoni një mesazh shumë njerëzve, një grup kontakti do t'ju kursejë kohën e dërgimit të një emaili për të gjithë anëtarët e grupit tuaj. Duke përdorur një grup kontakti, mund të jeni i sigurt se të gjithë kanë marrë të njëjtin informacion. Rreziku për të harruar të dërgoni një email eliminohet duke ia dërguar secilit veç e veç.

(Shënim: Ky opsion njihet si Lista e Shpërndarjes në versionet e mëparshme të Outlook.)

Le të hedhim një vështrim më të afërt në këtë veçori.

Hapi 1. Si të krijoni një grup kontakti në Outlook

Hape dritaren Njerëzit... Klikoni në tre pikat në këndin e poshtëm të majtë të MS Outlook. Do të shfaqet një menu pop-up Opsionet e navigimit:

Zgjedhja e opsionit Njerëzit në meny Navigimi.

Nga menyja që shfaqet, zgjidhni Njerëzit... Dritare Njerëzit përmban të gjithë listën e kontakteve tuaja:

Në dritare do të shihni një listë të plotë të kontakteve të Outlook Njerëzit.

Klikoni mbi Grupi i ri i kontaktit v Fjongo... Do të shfaqet një dritare e zbrazët Grupi i Kontaktit:

Dritarja e Grupit të Kontaktit për krijimin e një grupi kontakti.

Hyni në fushë Emri emrin për grupin që dëshironi të krijoni. Tani që keni krijuar një grup të ri kontakti, mund të filloni të shtoni adresa.

Hapi 2. Si të shtoni adresa në Grupin e Kontaktit të Outlook

Në një dritare të hapur Grupi i Kontaktit klikoni ikonën Shto Anëtar në kasetë. Do të shfaqet një menu pop-up:

Zgjidhni anëtarët e grupit Outlook nga kontaktet, libri i adresave ose emaili i Outlook.

Është e mundur të zgjidhni adresat nga kontaktet ekzistuese të Outlook, nga libri i adresave ose e-mail.

Kur shtypni Nga Kontaktet e Outlook ose Nga libri i adresave, shfaqet dritarja Zgjidhni Anëtarët: Kontaktet... Ju mund të zgjidhni emrin e kontaktit.

Për shembull, le të marrim opsionin Kontakt i ri me E-mail... Një kuti dialogu shfaqet në vend të një karte të plotë kontakti Shto Anëtar të Ri:

Shto dritaren e një anëtari të ri për të shtuar kontakt në grupin Outlook.

Futni emrin dhe adresën e kontaktit që dëshironi të shtoni në grup. Vini re se kutia e kontrollit të paracaktuar është Shto tek kontaktet... Nëse e hiqni atë, kontakti do të shtohet në grupin tuaj të ri të kontaktit, por jo në librin e adresave. Kjo mund të jetë e dobishme nëse ju duhet vetëm të lidheni me këtë person si pjesë e një grupi.

Pasi të keni futur informacionin, shtypni Ne rregull... Kontakti është shtuar në grup. Shtoni në grup sa më shumë kontakte që ju nevojiten.

Kur të përfundoni, klikoni ikonën Ruaj & Mbylle në këndin e sipërm të majtë të dritares Grupi i Kontaktit.

Hapi 3. Si të përdorni grupin e kontaktit

Për t'u dërguar një mesazh anëtarëve të grupit tuaj të kontaktit, futni emrin e tij në fushë për të... Klikoni butonin Dërgo... Mesazhi do t'u dërgohet të gjithëve në listë:

Futni emrin e grupit të kontaktit në fushë për të një mesazh të ri për t'u dërguar të gjithë anëtarëve të tij.

Hapi 4. Si të riemërtoni grupin

Ju mund të ndryshoni emrin e grupit të kontaktit. Për shembull, pasi të keni përfunduar një projekt dhe të kaloni te një tjetër, mund të riemërtoni grupin tuaj të kontaktit.

Për ta bërë këtë, hapni dritaren rënëse Navigimi dhe zgjidhni Njerëzit:

Opsioni Njerëzit në meny Navigimi për të hyrë në dritare Kontaktet.

Do të shfaqet një dritare Kontaktet:

Emri i grupit të kontaktit në krye të dritares Kontaktet.

Emri i grupit shfaqet në krye të listës së kontakteve (pranë ikonës së njerëzve). Klikoni atje për të zgjedhur. Klikoni dy herë në grupin e kontaktit dhe hapni dritaren Grupi i Kontaktit:

Ju mund të riemërtoni një grup ekzistues kontakti.

Shkruani emrin e ri në kuti Emri... Kur të keni mbaruar, klikoni në ikonën Përditëso tani... Për të ruajtur ndryshimet dhe për të dalë, shtypni Ruaj & Mbylle.

Hapi 5. Si të ndryshoni adresat në grupin e kontaktit të MS Outlook

Listat e adresave shpesh kërkojnë ndryshime. Email-i i Outlook do t'ju ndihmojë të qëndroni të përditësuar.

Përbërja e anëtarëve të grupit të kontaktit ndryshon në dritare Grupi i Kontaktit ... Mund të specifikoni adresa të reja ose të fshini të panevojshme... Hapu Dritarja e Grupit të Kontaktit:

Ndryshoni adresat në një grup kontakti

Le të fillojmë duke shtuar një anëtar të ri. Klikoni dy herë në ikonën Shto anëtarë v fjongo... Mund të shtoni një anëtar nga lista juaj e kontakteve në Outlook, libri juaj i adresave ose të futni një kontakt të ri me email. Kur të keni mbaruar, klikoni në ikonën Përditëso tani v Fjongo.

Për të hequr një anëtar nga një grup kontakti, kliko emrin e tij. Pastaj klikoni ikonën Hiq Anëtarin v Fjongo... Informacioni i anëtarit hiqet nga grupi i kontaktit. (Megjithatë, jo nga lista juaj e kontakteve me email të Outlook.)

Pasi të keni bërë ndryshime dhe të dilni nga dritarja, klikoni ikonën Ruaj & Mbylle lënë brenda Fjongo.

Hapi 6. Si të fshini një grup kontakti

Herë pas here, ju duhet të hiqni plotësisht një grup kontakti. Ndoshta nuk keni më nevojë të kontaktoni anëtarët e saj.

Për të hequr një grup nga emaili i MS Outlook hapni dritaren Kontaktet... Emrat e grupeve shfaqen në krye të listës.

Klikoni në emrin e grupit që dëshironi të hiqni. Klikoni ikonën Fshije(duket si X) në Fjongo... Grupi juaj i kontaktit është fshirë.

OneNote është një aplikacion për mbajtjen e shënimeve i përfshirë me Microsoft Office. Për të mësuar më shumë rreth OneNote, shikoni këtë tutorial:

Hapi 1. Si të dërgoni informacionin e kontaktit në OneNote

Hape dritaren Kontaktet... Zgjidhni adresën dhe klikoni në ikonën OneNote v Fjongo... Do të shfaqet një dialog Zgjidhni vendndodhjen në OneNote:

Zgjero opsionin Fletorja ime dhe zgjidhni fletoren OneNote për të ruajtur adresën. Klikoni mbi Ne rregull... Informacioni juaj shtohet në OneNote në fletoren e zgjedhjes suaj:

Informacioni i kontaktit të Microsoft Outlook përfshihet në OneNote.

shënim... Mund të ndani informacionin e kartës suaj të kontaktit Outlook me OneNote.

Hapi 2. Si të dërgoni një kontakt ose grup kontakti në Outlook

Nëse dikush ka nevojë për informacionin tuaj të kontaktit apo edhe grupin tuaj të kontaktit, mund ta bëni atë shpejt dhe me lehtësi përmes emailit të Outlook.

Hape dritaren Kontaktet... Klikoni në artikullin Outlook për të zgjedhur. Ky mund të jetë një grup kontakti ose një adresë individuale. Në këtë shembull, unë po tregoj se si të ndash një grup kontakti në Outlook.

Klikoni mbi Përpara Kontakt në fjongo për të hapur menunë që shfaqet:

Ju mund t'ia përcjellni adresën nga Outlook ose informacionet e grupit te këdo.

Shënim. Grupet e kontaktit mund të dërgohen vetëm si kontakt Outlook. Adresat individuale mund të përcillen ose si një kontakt Outlook ose një kartëvizitë.

Zgjidhni një opsion të formatit të artikullit. Do të hapet një dritare Kompozoni me një element kontakti të bashkangjitur tashmë:

Informacioni i grupit të kontaktit të Outlook është bashkangjitur në email.

Futni adresën e personit të cilit dëshironi t'i dërgoni informacion. Është gjithashtu një ide e mirë të shkruani mesazhin tuaj në mënyrë që mesazhi juaj të mos përfundojë në dosjen tuaj të spamit. Kur gjithçka është gati, shtypni butonin Dërgo.

Praktikoni duke përdorur grupet tuaja të kontaktit

Pasi t'i vendosni kontaktet tuaja në Outlook dhe t'i organizoni ato në grupe, do të zbuloni se ka shumë përdorime për to në Outlook. Këtu janë vetëm disa ide:

1. Lajmet e projektit... Nëse keni nevojë të dërgoni informacion për të gjithë të përfshirë, grupet e kontaktit janë një mjet i shkëlqyeshëm. Sigurohuni që të gjithë anëtarët e ekipit të renditen në faqen e duhur.
2. Takimet. Ndër metodat e tjera, dërgimi i një njoftimi për takimin me email përmes një grupi kontakti ju lejon të shtoni bashkëngjitje dhe informacione të tjera.
3. Reklamat. Nëse një punë kërkon njoftime në mbarë kompaninë, emaili i grupit i dërguar duke përdorur listën tuaj të kontakteve do të lexohet.
4. Njoftimet dhe paralajmërimet. Pavarësisht nëse keni nevojë të lajmëroni klientët për një përditësim të softuerit ose një ndryshim tjetër të sistemit, lista juaj e kontakteve siguron që mesazhi juaj të arrijë tek njerëzit e duhur.
5. Ngjarjet sociale... Grupet e kontaktit ndihmojnë në organizimin e ngjarjeve sociale: festa, takime, turne sportive.

Përdorimi i një grupi për të dërguar një mesazh te shumë njerëz është praktik dhe efikas. Pasi të mësoni se si të përdorni grupet e kontaktit, mund të mendoni për qëllimet tuaja unike.

Organizoni emailin tuaj me Menaxhimin e Inbox

konkluzioni

Tani që dini si të shtoni kontakte në Outlook dhe si t'i organizoni ato në grupe, jeni gati të përfitoni plotësisht nga MS Outlook në biznesin dhe jetën tuaj personale. Filloni sot duke krijuar një grup kontakti në Outlook.

Si i përdorni kontaktet e Outlook në biznesin tuaj? A përdorni grupet e kontaktit të MS Outlook? Ndani mendimet (ose këshillat) tuaja në komentet më poshtë.

Epoka moderne shoqërohet me një intensitet të jashtëzakonshëm. Praktikisht çdo ditë duhet të kryeni veprime, shpejtësia e zbatimit të të cilave përcakton efektivitetin e aktiviteteve dhe pas kësaj mund të varet edhe suksesi i rritjes së karrierës.

Shpesh ju duhet të dërgoni korrespondencë të rëndësishme. Nëse letra u dërgohen të njëjtëve përdorues, atëherë lind pyetja urgjente se si të krijoni një grup shpërndarjeje në Outlook, i cili do të kursejë ndjeshëm kohë, falë të cilit do të jetë e mundur të kryhen disa manipulime shtesë.

Në të vërtetë, aplikacioni i postës elektronike Outlook vjen me shumë funksione të suksesshme që e bëjnë më të lehtë kryerjen e shumë detyrave.

Nëse detyrat tuaja profesionale përfshijnë punën me një burim poste, duke përfshirë jo vetëm leximin dhe dërgimin e mesazheve, por edhe dërgimin e materialeve të ndryshme te partnerët tuaj të drejtpërdrejtë, është vërtet e dobishme për ju të studioni informacionin se si të krijoni një grup postimi në Outlook.

Formimi i një grupi kontakti

Të interesuar se si të krijoni një listë postimesh në Outlook, para së gjithash, duhet të vendosni se kujt dëshironi ose jeni të detyruar, sipas përshkrimit të punës tuaj, t'i dërgoni letra të rëndësishme. Të gjithë këta përdorues, në shumicën e rasteve, tashmë janë përfshirë në listën e kontakteve të Outlook, por për të kursyer kohë, është më e dobishme t'i kombinoni në një grup të përgjithshëm.

Bërja e një liste

Nuk është e vështirë të dërgoni një postim të menjëhershëm nëse krijoni paraprakisht një listë të partnerëve të biznesit. Për këtë arsye, qëllimi juaj fillestar është të krijoni një listë kaq të dobishme kontaktesh dhe për ta bërë këtë, studioni me kujdes rekomandimet e përdoruesve me përvojë se si të krijoni një listë postimesh në Outlook.

Hapni aplikacionin e postës Outlook, në fund të dritares në anën e majtë mund të gjeni lehtësisht menunë "Kontaktet", klikoni mbi të.

Tani, në shiritin e menysë horizontale, gjeni dhe klikoni butonin Grupi i ri i kontaktit.

Aplikacioni i postës do t'ju kërkojë për emrin e grupit që po krijoni.

Ju mund të gjeni çdo emër, thjesht mbani në mend, nëse keni ndërmend të krijoni disa grupe për raste të ndryshme, atëherë emri i secilit duhet të jetë i tillë që me nxitim të mos i ngatërroni në asnjë mënyrë dhe të mos dërgoni letra. në destinacionin e gabuar.

Kur të keni dalë me një emër dhe ta keni futur tashmë në rresht, klikoni në butonin tjetër "Shto pjesëmarrës".

Aplikacioni i postës do t'ju ofrojë menjëherë disa opsione për shtimin e përdoruesve, ndër të cilat zgjidhni opsionin e parë, i cili fokusohet në shtimin e marrësve të mesazheve nga kontaktet e vetë aplikacionit Outlook.

Në dritaren e re që hapet, mbetet të zgjidhni kontaktet e nevojshme dhe më pas klikoni butonin "Pjesëmarrësit". Në këtë mënyrë, ju mund të krijoni një listë të të gjithë atyre të cilëve duhet t'u drejtoni korrespondencë të caktuar.

Mos harroni të klikoni "OK" në fund të formimit të listës së kontakteve, përndryshe, si rezultat i harresës suaj, lista nuk do të ruhet, do t'ju duhet të bëni përsëri të gjitha këto manipulime.

Nëse sapo po filloni të punoni në një aplikacion të tillë, nuk do të keni një adresë të vetme emaili në librin e adresave të Outlook; do t'ju duhet t'i vendosni këto adresa manualisht kur krijoni një listë partnerësh. Mos u bëni dembel dhe kaloni kohë një herë, dhe herën tjetër do të jeni në gjendje të vlerësoni përfitimet e manipulimeve që keni bërë.

Si të dërgoni korrespondencë

Pasi të keni arritur të krijoni një listë të të gjithë marrësve me të cilët duhet të mbani kontakte të ngushta çdo ditë përmes një burimi email, mbetet të kuptoni se si të krijoni një listë postimesh në Outlook për një grup të krijuar.

Kjo gjithashtu nuk është e vështirë, ju do të zotëroni gjithçka shumë shpejt dhe do ta mbani mend herën e parë.

Krijoni një mesazh të ri ose hapni një letër që duhet t'u dërgohet të gjithë partnerëve që specifikuat më parë. Në fushën "Për", thjesht shkruani emrin që keni dalë për grupin. Të gjitha adresat e emailit të të gjithë partnerëve do të shtohen automatikisht. Ju nuk do t'i shihni ato, pasi vetëm emri i grupit do të shfaqet në shiritin e adresave.

Futni karakteret e para nga emri - dhe grupi do të ofrohet automatikisht

Për ta bërë letrën të shkojë në destinacionin e saj, klikoni "Dërgo", të gjithë pjesëmarrësit do të marrin menjëherë një mesazh nga ju.

Mund të ndodhë gjithashtu që ju duhet të ridrejtoni korrespondencën tek këta pjesëmarrës, por me përjashtim të disave.

Në këtë rast, fillimisht bëni gjithçka siç përshkruhet më sipër, dhe pasi emri i grupit të jetë treguar tashmë në shiritin e adresave, kushtojini vëmendje shenjës së vogël plus pranë tij.

Klikoni në këtë shenjë plus, menjëherë pas kësaj do të hapet e gjithë lista e marrësve. Nëse keni nevojë të hiqni dikë për faktin se ai nuk ka nevojë për këtë letër të veçantë, hiqeni atë nga kontaktet e marrësve dhe dërgoni menjëherë letrën.

Siç mund ta shihni, nuk ka asgjë të komplikuar as kur krijoni një listë grupi, as kur ridrejtoni drejtpërdrejt korrespondencën. Outlook është një aplikacion i mrekullueshëm email që ka shumë veçori të mahnitshme që i bëjnë detyrat më të lehta, ndaj njihuni me të dhe lehtësoni punën tuaj duke rritur produktivitetin në të njëjtën kohë.

Udhëzim hap pas hapi:

Në krijimi i një kontakti të ri në Outlook, mjafton (dhe e detyrueshme) të tregohet emri i kontaktit. Por është jashtëzakonisht i përshtatshëm për të shtuar informacione të tjera të dobishme në informacionin e kontaktit - vendin e punës, adresën e shtëpisë, numrat e telefonit dhe më shumë. Kjo do t'ju ndihmojë të çlironi kokën dhe të mbani të gjitha informacionet tuaja në një vend.

Për ta bërë këtë, ju vetëm duhet të ndiqni këto hapa:

1. Nëse, pas hapjes së Outlook, nuk i keni parë kontaktet tuaja, klikoni butonin Kontaktet i disponueshëm në panelin e navigimit (në anën e majtë të dritares kryesore të programit):
2. Klikoni në butonin Krijo (ose shtypni kombinimin e tastit Ctrl + N)
3. Do të shfaqet dritarja për krijimin e një kontakti të ri në Outlook 2007, në të cilën futni emrin dhe mbiemrin e kontaktit dhe, nëse është e nevojshme (dhe në fakt, është shumë i përshtatshëm) informacione për vendin e punës dhe titullin:
   
4. Shtoni adresën e emailit të kontaktit që po krijoni në Outlook 2007. Emri i shkurtër, i cili do të jetë i disponueshëm në informacionin e kontaktit, do të shfaqet automatikisht pas shtimit të adresës së emailit. Opsionale (ose e nevojshme) shtoni adresën e faqes:
   
5. Outlook 2007 ju lejon të shtoni deri në tre adresa të ndryshme emaili në informacionin e kontaktit. Duke klikuar në menunë rënëse:
   mund të shtoni një adresë emaili shtesë për kontaktin:
   
6. Në seksionin "Telefonat", shtoni numrat e punës, shtëpisë, celularit dhe faksit:
   
7. Në seksionin "Adresat", shkruani adresën e punës së personit: Fusha e adresës së shtëpisë është gjithashtu e disponueshme për plotësim:
8. Në seksionin e shënimeve, mund të shkruani shënime të ndryshme rreth kontaktit. Këtu mund të vendosni informacione të ndryshme që nuk dëshironi t'i mbani përgjithmonë në kujtesën tuaj - për shembull, të këtij lloji:
9. Në këndin e sipërm të djathtë të dritares (pak mbi "Shënimet"), do të shihni mbushjen graduale të kartës së kontaktit me të dhënat që futni:
10. Nëse keni shtuar të gjithë informacionin e kërkuar në fushat e formularit krijimi i një kontakti të ri në Outlook 2007, klikoni në butonin "Ruaj dhe dil" në pjesën e sipërme të majtë të dritares:

Rezultati i veprimeve tona do të jetë kontakti i krijuar, i cili do të shfaqet në seksion Kontaktet e Outlook 2007:

Siç e keni parë vetë, krijoni një kontakt të ri në Outlook 2007 shumë e lehtë!