Libri: Shënime leksionesh Dokumentar

SEKSIONI 1. MBËSHTETJA E INFORMACIONIT DHE DOKUMENTACIONIT TË MENAXHIMIT SEKSIONI 1. MBËSHTETJA E INFORMACIONIT DHE DOKUMENTACIONI I MENAXHIMIT 1.1. Rëndësia e dokumentacionit të menaxhimit

Dokumenti kryen shumë funksione. Standardi shtetëror 16.487-83 përcakton një dokument si një objekt material me informacion të fiksuar në mënyrë të krijuar nga njeriu për transmetimin e tij në kohë dhe hapësirë, dhe përcakton funksionin e përgjithshëm të dokumentit si një bartës informacioni. Ky funksion i dokumentit është veçanërisht i rëndësishëm në menaxhimin operacional. Pas përdorimit të dokumentit në punën aktuale, ai kryen një funksion tjetër të rëndësishëm - ai vepron si një burim historik. Këto karakteristika tërhoqën vëmendjen e punonjësve të menaxhimit dhe arkivistëve. Organet e qeverisjes dhe institucionet qeveritare duhet të ndërveprojnë në punën e tyre.

Gjatë periudhës së ristrukturimit të sistemit të menaxhimit, dokumenti kryen një sërë funksionesh teorike që përdoren brenda disiplinave shkencore të menaxhimit dhe arkivimit të dokumenteve.

Teknologjia e menaxhimit, e reduktuar në një diagram të thjeshtë, mund të paraqitet në formën e marrjes së një vendimi, organizimit të zbatimit të tij dhe monitorimit të zbatimit të tij. Kjo skemë mund të përdoret si në rastin e kryerjes së ngjarjes më të thjeshtë një herë, ashtu edhe në organizimin e sistemeve komplekse të industrisë mbarëkombëtare. Këto sisteme do të ndryshojnë në shkallën e përgatitjes për marrjen e një vendimi, organizimin e zbatimit të tij (personeli, financa, furnizimi, zbatimi, etj.) dhe organizimi i kontrollit mbi zbatimin. Në të gjitha rastet duhet të instalohen pjesët e specifikuara.

Çdo vendim nuk lind nga hiçi, ai mund të merret vetëm në bazë të informacionit për këtë çështje. Në këtë rast duhen theksuar dy kushte të rëndësishme: së pari, informacioni duhet të jetë në kohë dhe së dyti, duhet të jetë i mjaftueshëm për të marrë vendimin e nevojshëm. Nëse informacioni merret me vonesë, ju humbni mundësinë për të marrë pjesë në ndonjë veprim apo ngjarje. Domethënë, mundësia ose shansi humbet. Nga ana tjetër, nëse informacioni është i pamjaftueshëm ose ju dini diçka vetëm në gjysmë të rrugës,

Vendimi juaj mund të mos jetë jo vetëm më i miri, por edhe i gabuar, pasi nuk i keni marrë parasysh të gjithë faktorët.

Aktualisht, vëllimi i informacionit dyfishohet çdo tre vjet. Kjo lidhet me zhvillimin e shoqërisë. Çdo subjekt ose çdo individ mund të ekzistojë vetëm nëse shkëmbehet informacioni. Në kushtet e marrëdhënieve të tregut, situata ekonomike po ndryshon me shpejtësi; ndërmarrjet tregtare "mbijetojnë" vetëm nëse e dinë në kohën e duhur se çfarë, kur, si dhe sa kushton. Informacioni është bërë prej kohësh një mall. Kushdo që zotëron informacionin kontrollon situatën, dhe anasjelltas.

Kjo tregon ndryshime të rëndësishme në organizimin e burimeve të informacionit në shoqëri, tregon se informacioni dhe dokumentet si bartës i tij ndikojnë në të gjitha aspektet e menaxhimit, si dhe në funksionimin e strukturave të ndryshme që ndikojnë në rezultatin përfundimtar në sferën ekonomike.

Shërbimet e informacionit dhe dokumentacionit janë funksioni kryesor (kryesor) mbështetës (shërbues) i menaxhmentit, zbatimi i të cilit kërkon njohuri të veçanta profesionale. Efikasiteti dhe qartësia në aktivitetet e çdo subjekti varet nga mënyra se si kryhet kjo punë.

Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit kryhet nga njësi të veçanta strukturore: menaxhimi i biznesit, departamenti i përgjithshëm, zyra, sekretariati (ose ndihmës sekretari). Këto njësi duhet të jenë të pajisura me specialistë. Ndihmëssekretari duhet të ketë edhe arsim special në varësi të nivelit të menaxherit dhe nivelit të formimit të tij.

Puna e çdo aparati administrativ, si çdo punë në përgjithësi në kohën tonë, duhet të kryhet në përputhje me kërkesat e organizimit shkencor të punës. Kjo do të thotë se nuk ka punë që nuk ka nevojë të organizohet siç duhet dhe personi që kryen këtë punë duhet të njihet me veçoritë e zbatimit të saj. Për ta bërë këtë, puna duhet të ndahet në komponentë të caktuar - nga operacionet më komplekse në më të thjeshtat. Çdo pjesë duhet të përpunohet, domethënë të organizohet në mënyrën më të mirë të mundshme, pasi në asnjë punë nuk ka gjëra të vogla, gjithçka duhet menduar. Organizimi shkencor i punës përbëhet nga operacione të tilla të mirëmenduara, të organizuara siç duhet. Mënyra e kryerjes së duhur të kësaj apo asaj pune përcaktohet nga dokumentet rregullatore dhe metodologjike.

Në fushën e menaxhimit, ata kryesisht punojnë me informacione dhe dokumente që veprojnë si bartës të tij. Dokument-objekt dhe rezultat i punës në fushën e menaxhimit.

Puna me mbështetjen e informacionit dhe dokumentacionit përbëhet nga operacione identike. Vetëm disa lëndë e kryejnë atë duke përdorur metoda tradicionale (me dorë), ndërsa të tjerët përdorin mekanizimin dhe automatizimin. Por të gjitha fazat e punës me dokumente mbeten. Prandaj, çdo punonjës kompetent elementar i aparatit administrativ jo vetëm që duhet të hartojë dhe ekzekutojë saktë dokumentet, por edhe të dijë se çfarë lloje pune kryhen me to.

Çdo punë sot përmirësohet duke futur makina dhe procese të reja. Në fushën e menaxhimit, është e mundur vetëm mekanizimi i punës me dokumente dhe automatizimi i përpunimit të informacionit që përmbahet në dokumente.

Por përpunimi i dokumenteve makinerike paraqet kërkesat e veta. Lidhur me dokumentet, kërkesat për formatin e tyre, radhën e ekzekutimit, paraqitjen e tekstit.

Dokumenti mund të ndahet edhe në komponentët e tij më të thjeshtë (detajet) dhe në secilën pjesë ka rregulla për shkrimin dhe dizajnin sa më korrekt. Këto rregulla janë të parashikuara në DSTU 4163-2003. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit përshkruhen gjithashtu në detaje të mjaftueshme në sistemin e mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit, pasi në të gjitha dokumentet është e mundur të identifikohen të njëjtat përbërës (detaje), pasi të keni studiuar procedurën për përpilimin dhe përpunimin e këtyre detajeve (duke shkruar adresën, datat , shenjat e miratimit, miratimi, procedura e përfundimit, etj.). Këto kërkesa janë përcaktuar nga DSTU 4163-2003.

Një dokument përdoret për të dokumentuar vetëm një veprim një herë. Dokumentet veprojnë në ndërveprim të ngushtë me njëri-tjetrin dhe formojnë një sistem dokumentimi. Standardi shtetëror përcakton një sistem dokumentacioni si një grup dokumentesh të ndërlidhura në një fushë të caktuar veprimtarie.

Ekzistojnë sisteme të dokumentacionit financiar, primar dhe kontabël të objekteve dhe subjekteve buxhetore, dokumentacionit kontabël dhe monetar, dokumentacionit organizativ dhe administrativ etj. Kështu, çdo drejtues duhet të jetë në gjendje të tërheqë dhe të njohë sistemin e dokumentacionit me të cilin punon. Për shembull, një punonjës i departamentit të BNJ duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të hartojë dhe ekzekutojë të gjitha dokumentet e personelit,

dhe kontratat dhe marrëveshjet e punës. Por më të zakonshmet janë dokumentet organizative dhe administrative me të cilat duhet të merret çdo menaxher. Këtu përfshihen dokumentet organizative si statuti, rregulloret, udhëzimet, dokumentet administrative, urdhrat, urdhrat, udhëzimet, rezolutat, vendimet; informacione dhe akte referimi, certifikata, raporte dhe shënime shpjeguese, si dhe llojet më të zakonshme të dokumenteve zyrtare - letra, telegrame, mesazhe telefonike. Çdo lloj dokumenti i përmendur ka karakteristikat e veta në hartimin dhe paraqitjen e tekstit, të cilat janë të lehta për t'u studiuar.

Procedura për të punuar me dokumente ndahet gjithashtu në faza të caktuara. Secila fazë ka teknikat e veta për mënyrën e kryerjes më të mirë të saj. Kjo punë fillon me marrjen dhe përpunimin fillestar të dokumenteve. Kjo fazë është pavarësisht nga mënyra e transmetimit të informacionit: me postë, personalisht, me telegraf, me faks. Si rregull, kjo punë kryhet në mënyrë qendrore dhe përbëhet nga operacione thjesht teknike, të përshkruara në detaje në rregulla dhe udhëzime.

Regjistrimi i dokumenteve është një hap i rëndësishëm. Gjatë procesit të regjistrimit mbahen regjistrat e dokumenteve të marra, por më e rëndësishmja është regjistrimi i treguesve për dokumentin, të cilët bëjnë të mundur organizimin e kontrollit mbi zbatimin e tij dhe punës informative dhe referuese me dokumentet, d.m.th. Gjatë procesit të regjistrimit krijohet një bankë të dhënash për dokumentet që qarkullojnë në objekt ose subjekt.

Faza tjetër, monitorimi i zbatimit, lidhet ngushtë me regjistrimin e dokumenteve. Kontrolli urgjent i organizuar siç duhet ju lejon të dini në çdo kohë se çfarë duhet bërë dhe e ndihmon subjektin të planifikojë në mënyrë efektive ditën e tij të punës.

Organizimi i punës së informacionit dhe referencës varet gjithashtu nga regjistrimi i dokumenteve. Shërbimit të shërbimit të informacionit dhe dokumentacionit ose sekretarit i kërkohet të lëshojë një certifikatë në pak minuta: ku, nga kush, në cilën fazë të punës ndodhet ndonjë dokument, si dhe t'i përgjigjet pyetjes: cilat dokumente përmbajnë informacion për një problem të caktuar që ju intereson. Regjistrimi mund të bëhet manualisht - në karta ose automatikisht - në një kompjuter. Teknologjia për regjistrimin e dokumenteve është përshkruar mirë në manualet normative dhe metodologjike.

Pas përpunimit dhe regjistrimit fillestar, dokumenti dërgohet për ekzekutim. Kjo fazë shoqërohet me problemin e lëvizjes së drejtpërdrejtë të dokumentit. Lëvizja e dokumentit te ekzekutuesi, duke pasqyruar sistemin e organizimit të menaxhimit. Me një shpërndarje të qartë të përgjegjësive dhe delegim të autoritetit, dokumenti shkon menjëherë në ekzekutim. Me një sistem të centralizuar të menaxhimit, kur menaxheri merr mbi vete zgjidhjen e të gjitha çështjeve, madje edhe ato të vogla, çdo dokument i vjen për zgjidhje dhe më pas dërgohet për ekzekutim. Dokumenti i përgatitur do të shkojë kështu nga poshtë lart - nga ekzekutuesi, me miratime të shumta, te menaxheri për nënshkrim. Lëvizja e dokumentit pasqyrohet qartë nga operogrami dhe ju lejon të shihni të gjitha operacionet e përsëritura dhe të panevojshme.

Faza tjetër është ruajtja aktuale e dokumenteve. Çdo dokument, pasi informacioni i regjistruar në të përdoret në procesin e menaxhimit, kryen funksionin e ruajtjes dhe akumulimit të informacionit në mënyrë që ky informacion të mund të kthehet përsëri kur të lind nevoja. Për ta bërë këtë, dokumentet duhet të vendosen në mënyrë që dokumenti i dëshiruar të gjendet në pak minuta. Meqenëse ka shumë dokumente që lihen mënjanë gjatë punës së subjektit, organizimi i tyre në ruajtjen aktuale kërkon klasifikim paraprak, domethënë shpërndarje në grupe (raste) për kërkimin e tyre të shpejtë. Për të shpërndarë dokumente midis rasteve, po zhvillohet një klasifikues i thjeshtë - një nomenklaturë e rasteve. Kjo është një listë sistematike e titujve të çështjeve që po zhvillohen në rajone.

Nomenklatura është dokumenti më i rëndësishëm. Një nomenklaturë e dizajnuar mirë e skedarëve lejon që ruajtja aktuale e dokumenteve të organizohet qartë. Megjithatë, përpilimi i nomenklaturës kërkon njohuri të veçanta. Përvoja shumëvjeçare në hartimin e nomenklaturës na lejon të pohojmë se vetëm një specialist në fushën e menaxhimit të të dhënave ose një arkivist mund të hartojë nomenklaturë. Nëse subjekti nuk mund të përpilojë me kompetencë nomenklaturën vetë, duhet të kontaktoni. në shërbimin arkivor. Mbulesat e kasës krijohen sipas nomenklaturës. Dizajni i kapakut dhe shpërndarja e dokumenteve brenda dosjeve duhet gjithashtu të kryhet duke marrë parasysh rregulla të veçanta.

Hartimi i nomenklaturës së lëndëve, formimi i lëndëve dhe ruajtja e tyre lidhur me ekzaminimin e vlerës së dokumenteve. Ekspertiza i referohet përcaktimit të rëndësisë praktike dhe shkencore të dokumenteve dhe përcaktimit të periudhave të ruajtjes së tyre. Në varësi të vlerës së dokumenteve, ato mund të kenë periudha të ndryshme ruajtjeje: afatshkurtër (deri në 10 vjet), ruajtje afatgjatë (kryesisht, këto janë dokumente për personelin që ruhen për 25-75 vjet) dhe të përhershme. Periudhat e ruajtjes së dokumenteve mund të përcaktohen në libra referencë të veçantë të quajtur "Lista e dokumenteve sipas periudhave të ruajtjes". Ato janë standarde dhe departamentale. Ekziston një listë standarde për dokumentet e menaxhimit, dokumentacionin shkencor dhe teknik, dokumentet filmike dhe fotografike; listat e departamenteve për pothuajse të gjitha fushat e veprimtarisë (kulturë, shëndetësi, kinematografi, bujqësi, etj.). Lista e departamenteve përfshin më në detaje dokumentet që krijohen në procesin e veprimtarisë në një zonë të caktuar. Periudhat e ruajtjes së dokumenteve përcaktohen gjatë krijimit të skedarëve, pasi nuk lejohet krijimi i dokumenteve me periudha të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme në një skedar. Përndryshe, dokumentet do të duhet të rigrupohen. Procedura për kryerjen e një ekzaminimi dhe regjistrimin e rezultateve të tij është përcaktuar mirë në dokumentet rregullatore dhe metodologjike.

1, së fundi, faza përfundimtare e punës me dokumentet është përgatitja e skedarëve për ruajtje afatgjatë ose për dorëzimin e tyre në arkiv. Në punën operative, si rregull, rastet përdoren për dy vjet - vitin aktual dhe atë të mëparshëm. Rastet e viteve të mëparshme duhet të përpunohen dhe të transferohen në arkivin e subjektit (nëse ka) ose të transferohen në një kabinet tjetër për ruajtje. Rastet procedohen sipas rregullave të përcaktuara. Nëse kjo punë kryhet rregullisht, çdo vit, punët e subjektit do të jenë në rregull të përsosur dhe gjetja e dosjeve dhe dokumenteve të nevojshme nuk do të jetë e vështirë.

Procedura për hartimin dhe përpunimin e dokumenteve dhe organizimin e të gjitha fazave të punës me ta përshkruhen në detaje të mjaftueshme në dokumentet rregullatore dhe metodologjike. Çdo subjekt apo objekt duhet të ketë një paketë dokumentesh dhe nëse janë të mëdha, çdo njësi strukturore duhet t'i ketë.

Arkivistët që monitorojnë veprimtarinë e objekteve ose subjekteve duhet, para së gjithash, të bëjnë konsultime, të përcaktojnë se çfarë dokumentesh normative dhe metodologjike duhet të ketë subjekti ose objekti, me ndihmën e të cilave mund të gjendet përgjigje për shumë pyetje në lidhje me përpilimin, përpunimin, dhe organizimi i dokumenteve.

Paketa e dokumenteve normative dhe metodologjike përbëhet nga dy pjesë. Pjesa e parë duhet të përmbajë dokumente normative dhe metodologjike kombëtare, një komplet i plotë i të cilave duhet të shitet në institucionet arkivore jo vetëm në qendër, por edhe në nivel lokal. Këto dokumente përfshijnë:

Sistemi i mbështetjes së dokumentacionit shtetëror

menaxhimit. Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme për dokumente dhe

shërbimet e mbështetjes së dokumentacionit.

Udhëzime standarde për njohuri juridike në objekte dhe lëndë.

Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Rregullat bazë për funksionimin e arkivave të departamenteve.

Lista e dokumenteve standarde që krijohen në proces

veprimtaritë e komiteteve shtetërore, objekteve, subjekteve me përcaktimin e afateve

ruajtjen e tyre.

Është e dobishme që subjektet që merren me çdo ankesë të qytetarëve të kenë një “Rregullor standarde për kryerjen e punës në zyrë në lidhje me ankesat, aplikimet dhe ankesat e qytetarëve në organet dhe ndërmarrjet qeveritare”, e cila përcakton procedurën dhe metodologjinë e punës me këtë kategori. të dokumenteve.

Pjesa e dytë e paketës është formuar nga dokumentet organizative, normative dhe metodologjike të vetë subjektit. Kjo perfshin:

Kartë ose rregullore për një objekt ose subjekt.

Rregullore për ndarjen strukturore (nëse lënda ka një strukturë të degëzuar).

Përshkrimet e punës për punonjësit e njësive strukturore.

Udhëzime për menaxhimin e punëve të këtij subjekti.

Nomenklatura e rasteve.

Fletë e dokumenteve të njësive strukturore ose

subjekti në tërësi.

Lidhur me tre dokumentet e fundit, udhëzimet për punën në zyrë duhet të specifikohen për një lëndë të caktuar me shembujt e saj, nomenklaturën e rasteve dhe një fletë formularësh dokumentesh me dokumente mostra që mund të zhvillohen në baza të pavarura ose të përbëhen nga punonjës të shërbimin lokal arkivor.

12. 2.8. Kërkesat për tekstin e dokumentit
13. 2.9. Hartimi i dokumenteve organizative dhe administrative

Tema 2. 3 Teknologjitë e informacionit për mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit Pyetje edukative: 1. Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit për menaxhimin si proces teknologjik 2. Sistemet e informacionit të orientuara nga dokumentet 3. Karakteristikat e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje të ndryshme 4. Organizimi i rrjedhës elektronike të dokumenteve

1. Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit për menaxhimin si një proces teknologjik Siç dihet, procesi i menaxhimit përfshin një grup të caktuar operacionesh teknologjike standarde për: n mbledhjen dhe përpunimin e informacionit që përmbahet në dokumente; n përgatitjen e një vendimi drejtues, miratimin dhe dokumentimin e tij, komunikimin me ekzekutuesit; n ekzekutimin e vendimit dhe kontrollin e ekzekutimit; n mbledhjen e informacionit mbi ekzekutimin, transmetimin e informacionit përmes kanaleve vertikale dhe horizontale; n ruajtjen dhe marrjen e informacionit. Secili nga operacionet e listuara zbatohet në një formë objektive, dokumenti, të krijuar si tradicionalisht (me dorë) ashtu edhe duke përdorur një kompjuter. Në praktikë, vendimet e menaxhimit të padokumentuara janë, në thelb, ndihmëse, operacionale dhe organizative dhe kanë një natyrë paraprake.

Në procesin e punës dhe aktiviteteve shoqërore të një personi, lindin dokumente që regjistrojnë, pasqyrojnë dhe konsolidojnë lidhjet komplekse të informacionit midis njerëzve dhe formacioneve të tyre të ndryshme. Çdo dokument individual përfaqëson një akt të vetëm dokumentacioni si një proces i pavarur teknologjik. Në të njëjtën kohë, aktivitetet e organizatave individuale dhe ndërmarrjeve industriale pasqyrohen në mënyrë aktive nga një grup dokumentesh të ndërlidhura, të ndërvarura dhe organikisht të ndërvepruara, të cilat janë të bashkuara nga koncepti bazë i një sistemi dokumentacioni. Ligji Federal "Për Informacionin, Informatizimin dhe Mbrojtjen e Informacionit" përcakton konceptin e "dokumentit" si informacion i regjistruar në një medium të prekshëm me detaje që lejojnë identifikimin e tij. Dokumenti është një medium material mbi të cilin shkruhen disa informacione që pasqyrojnë gjendjen e sistemit, ose një vendim i marrë me përmbajtje të përcaktuar rreptësisht në një formë të rregulluar. Ka dy veti dalluese: multifunksionaliteti dhe fuqia ligjore. Funksionet që zbatohen duke përdorur dokumentin përfshijnë regjistrimin e informacionit parësor ose një vendim të marrë, transmetimin, përpunimin dhe ruajtjen e informacionit. Prania e forcës ligjore sigurohet me nënshkrimin e nevojshëm të personit përgjegjës për saktësinë e informacionit që përmban dokumenti.

Sistemi më i përgjithësuar dhe më holistik është sistemi kombëtar i dokumentacionit, i cili përfshin pothuajse të gjitha llojet e dokumenteve të krijuara dhe të zbatuara në të gjithë shtetin. Ky sistem, nga ana tjetër, formohet nga shumë nënsisteme, të cilat klasifikohen sipas lëndës, gjeografike, funksionale, hierarkike dhe karakteristikave të tjera thelbësore. Kështu, sistemet funksionale përfshijnë planifikimin, raportimin dhe dokumentacionin statistikor, furnizimin dhe marketingun dhe financiar, i cili është i natyrshëm në të gjitha, pa përjashtim, organet drejtuese të ekonomisë kombëtare të Rusisë. Sistemet e dokumentacionit sektorial pasqyrojnë aspektet organizative të organeve drejtuese sektoriale (departamentale), të cilat përfshijnë aktivitetet e ministrive, departamenteve, departamenteve dhe departamenteve në nivelet federale, rajonale dhe lokale të qeverisjes. Me futjen e teknologjisë kompjuterike elektronike dhe stacioneve të automatizuara të punës (AWS) në procesin e përpunimit të informacionit të dokumenteve, koncepti i mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit për menaxhimin është bërë legjitim, i cili përfshin një grup të organizuar punimesh për marrjen, përpunimin, ruajtjen dhe lëshimin e informacionit. dhe dokumente për konsumatorin (pajtimtarin) si bartës të tij material.

Me futjen e teknologjisë kompjuterike në proceset e dokumentacionit, zinxhiri teknologjik ndryshon, pasi specialistët dhe menaxherët kanë mundësinë të punojnë si me tekstin e plotë të dokumentit ashtu edhe me fragmentet që përmbajnë informacionin e nevojshëm. Futja e teknologjive moderne të informacionit dhe pajisjeve të zyrës në proceset e dokumentacionit është mjaft efektive, por kërkon respektimin e të paktën dy kushteve themelore: uniformitetin e formateve dhe ndërtimin racional të teknologjisë për përpunimin e informacionit të dokumenteve, në të cilat operacione të ngjashme do të përqendroheshin në një vend. Efektiviteti i sistemeve të informacionit të menaxhimit sigurohet nga vëllime të konsiderueshme të procedurave standarde organizative dhe teknologjike për 1) përpunimin e informacionit, 2) marrjen e vendimeve dhe 3) përdorimin e një grupi stacionesh të automatizuara pune.

Një sistem informacioni menaxhimi (MIS) është një grup mjetesh të menaxhimit organizativ, teknik, teknologjik dhe metodologjik (PC, telefon, faks, etj.), Sigurimi i një vendi pune (mobilje, kasaforta, etj.), Profesionalizmi i menaxherëve dhe specialistëve të prodhimit. , arsimimi i përgjithshëm dhe kultura e informacionit, sistemet mbështetëse të dokumentacionit dhe vetë informacioni. Sistemi i rrjedhës së dokumenteve në proceset e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit luan një rol të rëndësishëm në formimin e mjedisit të jashtëm dhe të punës që ofron të ashtuquajturën komoditet informacioni: marrjen e informacionit të duhur në kohën e duhur. Në procesin e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit, subjektit të menaxhimit i kërkohet të ndajë informacionin e vlefshëm nga informacioni "zhurmë", për të nxjerrë në pah pjesën prioritare, e cila lejon që dikush të analizojë gjendjen reale të sistemit dhe të përgatisë një vendim të informuar. Duke folur për karakteristikat më thelbësore të informacionit, duket e përshtatshme të theksohen: vëllimi (sasia), besueshmëria (e vërteta), vlera, pasuria (përmbajtja e informacionit), hapja (besueshmëria). Vëllimi i informacionit të perceptuar përfshin tre nivele: nivelin e tepricës së informacionit dhe, mungesën e informacionit, nivelin e kërkuar të informacionit.

Besueshmëria e informacionit shoqërohet me procesin e përshtatshmërisë së pasqyrimit të informacionit real në vëllimin e përgjithshëm të informacionit të perceptuar. Ekspertët në fushën e teknologjisë së informacionit vërejnë praninë e tre niveleve të besueshmërisë: absolute (100%), e besueshme (më shumë se 80%), negative (më pak se 80%). Besueshmëria varet kryesisht nga teknologjia e rrjedhës së dokumenteve të zbatuara në mjetet e mekanizimit dhe automatizimit: sa më pak puna njerëzore e personelit të përdoret në mbledhjen, përpunimin, transmetimin dhe ruajtjen e informacionit, aq më e lartë është besueshmëria e tij. Nga praktika dihet se informacionet më kontradiktore mund të merren për të njëjtën ngjarje, në varësi të teknologjisë dhe aspekteve të përpunimit të saj analitik dhe sintetik. Përvoja e shërbimeve të mbështetjes së dokumentacionit konfirmon se besueshmëria e informacionit varet ndjeshëm nga parametrat kohorë të zbatimit të rrjedhës së dokumentit. Kështu, vonesa e informacionit absolutisht të besueshëm mund të çojë në absurditetin e tij (për shembull, informacioni për çmimin e aksioneve në një bursë të letrave me vlerë). Vlera e informacionit nga pikëpamja ekonomike karakterizohet nga një ulje e kostove të llojeve të ndryshme të burimeve (energji, materiale, kohë, financa) për të marrë vendimin e duhur.

Vlera ka katër nivele: zero (pa kursyer burime), e mesme (duke ulur kostot për të rritur fitimet me më shumë se 10%), e lartë (më shumë se dy herë), ultra e lartë (më shumë se 10 herë). Vlera përcakton informacionin si një kategori ekonomike (një produkt që ka një vlerë konsumatore). Për shembull, modelet e simulimit të prodhimit kanë vlerë të lartë, duke lejuar një menaxher të parashikojë në mënyrë të arsyeshme pasojat e mundshme të vendimeve alternative. Shërbimet e informacionit të një niveli mesatar vlere ofrohen, si rregull, nga firma konsulente që pranojnë se informacioni i vlefshëm është një produkt i shitur me sukses. Një shembull i vlerës zero është informacioni që kopjon informacionin e njohur, të vjetëruar ose që ofron informacion të rremë, të panevojshëm për marrjen e një vendimi menaxherial.

2. Sistemet e informacionit të orientuar nga dokumenti Le të shqyrtojmë konceptet bazë që gjenden në kuadrin e punës në zyrë dhe mbështetjes me dokumentacion të menaxhmentit: Mbështetja e menaxhimit me dokumentacion (DMS) mbulon çështjet e dokumentacionit, organizimin e punës me dokumentet në procesin e menaxhimit dhe sistemimit të ruajtjen e tyre arkivore. n Dokumentacioni është krijimi i dokumenteve, pra përgatitja, ekzekutimi, koordinimi dhe prodhimi i tyre. n Puna në zyrë është një grup masash për mbështetjen e dokumenteve të menaxhimit (DOU) të një ndërmarrje ose organizate. Ndonjëherë thuhet se institucioni arsimor parashkollor është funksioni kryesor i punës në zyrë. n Organizimi i punës me dokumente – sigurimi i lëvizjes, kërkimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve. n

Sistematizimi i ruajtjes arkivore të dokumenteve - përcaktimi i rregullave për ruajtjen e informacionit të krijuar në organizatë, rikthimin dhe përdorimin e tij për të mbështetur vendimet e menaxhimit dhe procedurat e biznesit. n n Rrjedha e dokumenteve - lëvizja e dokumenteve brenda institucionit arsimor parashkollor. Një procedurë biznesi është një sekuencë e operacioneve të caktuara (punë, detyra, procedura) të kryera nga punonjësit e organizatave për të zgjidhur ndonjë detyrë ose qëllim brenda kornizës së aktiviteteve të një ndërmarrje ose organizate. n Arkivi elektronik zgjidh problemin e sistemimit të ruajtjes arkivore të dokumenteve elektronike brenda institucionit arsimor parashkollor. n Procedurat e biznesit janë përgjegjëse për kryerjen e një biznesi ose kryerjen e një funksioni të synuar dhe janë një mënyrë për të kryer menaxhimin praktik të ndërmarrjeve dhe institucioneve.

Arkivi elektronik Në Rusi, termi "arkiv elektronik" është një nga tiparet kombëtare të menaxhimit të të dhënave elektronike ruse. Në Perëndim, termi "datawarehouse" është më i popullarizuar. Në vendin tonë, me sa duket, të dhënat kuptohen kryesisht si përmbajtje e dokumenteve dhe regjistrimeve në bazën e të dhënave. Prandaj popullariteti i termit të punës në zyrë "arkiv". Në punën në zyrë, arkivi është përgjegjës për sistematizimin e ruajtjes së dokumenteve dhe është një nga tre detyrat kryesore të punës në zyrë: krijimi, teknologjia e përpunimit dhe sistemimi i dokumenteve. Shpesh dëgjojmë se një "sistem arkivor zgjidh në mënyrë ideale problemet e organizimit të rrjedhës së dokumenteve". Kjo nuk mund të jetë, sepse dokumentet zhvendosen (thelbi i rrjedhës së dokumenteve) si pjesë e zgjidhjes së të tre problemeve, dhe jo vetëm si pjesë e sistematizimit të ruajtjes arkivore.

Sistemet e automatizimit të zyrave në Rusi Zgjidhjet kryesore për punën në zyrë dhe procedurat e biznesit mund të ndahen në katër kategori kryesore (duke mos përfshirë mjetet për krijimin e dokumenteve dhe depove të të dhënave): n sistemet e rrjedhës së punës (automatizimi i procedurave të biznesit); n sisteme grupore (punë ekipore); sistemet e menaxhimit të dokumenteve (kryesisht sigurojnë regjistrimin, ruajtjen dhe marrjen e dokumenteve); n sistemet e postës elektronike (përdoren për shkëmbimin e dokumenteve). n Tani kjo ndarje është mjaft arbitrare për faktin se disa sisteme kombinojnë të gjitha këto dhe disa teknologji të tjera.

Mënyra më racionale për të automatizuar procedurat e biznesit është krijimi i një mjedisi të përbashkët informacioni për to, brenda të cilit punonjësit mund të bashkëpunojnë (d.m.th., të zgjidhin bashkërisht problemet e biznesit) dhe të shkëmbejnë mesazhe. Prandaj, elementi më i rëndësishëm i automatizimit parashkollor janë sistemet e e-mail-it.Organizimi i punës me dokumente është pjesë e rëndësishme e proceseve të menaxhimit dhe vendimmarrjes së menaxhmentit, e cila ndikon ndjeshëm në efikasitetin dhe cilësinë e menaxhimit. Procesi i vendimmarrjes së menaxhmentit përfshin marrjen e informacionit; përpunimi i tij; analiza, përgatitja dhe vendimmarrja. Këta komponentë janë të lidhur ngushtë me mbështetjen e dokumentacionit për menaxhimin. Për të marrë një efekt ekonomik, para së gjithash, cilësia e informacionit është e rëndësishme, e cila përcaktohet nga sasia, efikasiteti, shkalla e kompleksitetit dhe kostoja e tij. Nëse ndërmarrja nuk ka punë efikase me dokumente, atëherë, si rezultat, menaxhimi përkeqësohet, pasi varet nga cilësia dhe besueshmëria, efikasiteti i marrjes dhe transmetimit të informacionit, organizimi i saktë i një shërbimi informacioni referencë dhe organizimi i qartë i kërkimi, ruajtja dhe përdorimi i dokumenteve.

Janë tre detyra kryesore të zgjidhura në punën në zyrë (DOW). Dokumentimi (hartimi, ekzekutimi, koordinimi dhe prodhimi i dokumenteve). n Organizimi i punës me dokumente në procesin e menaxhimit (sigurimi i lëvizjes, kontrolli i ekzekutimit, ruajtja dhe përdorimi i dokumenteve). n n Sistematizimi i arkivit të dokumenteve. Duhet të theksohet se mbështetja e dokumentacionit për menaxhmentin ka një ndikim të drejtpërdrejtë në cilësinë e vendimmarrjes së menaxhmentit, ndaj duhet të përmirësohet vazhdimisht.

Me rritjen e shkallës së ndërmarrjes dhe numrit të punonjësve të saj, çështja e efektivitetit të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin bëhet gjithnjë e më e rëndësishme. Problemet kryesore që lindin në këtë rast duken diçka si kjo. n Menaxhmenti humbet një pamje tërësore të asaj që po ndodh. n Njësitë strukturore, në mungesë të informacionit për aktivitetet e njëra-tjetrës, pushojnë së kryeri aktivitetet e tyre në mënyrë koherente. Cilësia e shërbimit ndaj klientit dhe aftësia e organizatës për të mbajtur kontakte të jashtme bien. n Pasoja e kësaj është rënia e produktivitetit të punës; ka një ndjenjë të mungesës së burimeve: njerëzore, teknike, komunikuese etj. n Stafi po zgjerohet, duke investuar para në pajisje për vende të reja pune, ambiente, komunikime, trajnime punonjësish. n Për ndërmarrjet prodhuese, një rritje e stafit mund të sjellë një ndryshim në teknologjinë e prodhimit, i cili do të kërkojë investime shtesë. n Në një situatë të rritjes së pajustifikuar të stafit, rënies së produktivitetit dhe nevojës për të investuar në prodhim, lind nevoja për rritjen e kapitalit qarkullues, i cili, nga ana tjetër, çon në uljen e fitimeve. n Si rezultat, zgjerimi i ndërmarrjes ndodh në mënyrë të gjerë për shkak të fitimeve të akumuluara më parë ose rritjes së deficitit buxhetor.

Duke kuptuar rëndësinë e përmirësimit të sistemit arsimor parashkollor, organizatat shpesh bëjnë shumë gabime kur përpiqen ta automatizojnë atë, dhe faktori përcaktues në këtë situatë është problemi i zgjedhjes së metodave të automatizimit. Zgjidhja më e zakonshme është automatizimi i stacioneve të punës individuale (AWS): sekretar-asistent, menaxher, kontabilist ose ekzekutiv. Disavantazhet kryesore të kësaj qasjeje janë: mungesa e mënyrave për të organizuar shkëmbimin elektronik të informacionit ndërmjet punonjësve dhe departamenteve të ndërmarrjeve; mungesa e lidhjes funksionale midis automatizimit të procedurave të aplikimit dhe automatizimit të zyrës. Pjesët (përbërësit) kryesore funksionale të sistemit të automatizimit të zyrës në menaxhimin e ndërmarrjeve dhe organizatave: n mjete dhe rregulla për krijimin e dokumenteve, n mirëmbajtjen e arkivit të tyre elektronik, n rrjedhën e dokumenteve mbështetëse.

Kështu, një ndërmarrje që kërkon të krijojë një mjedis efektiv për përpunimin e informacionit dhe përmirësimin e cilësisë së menaxhimit përballet me detyrat e mëposhtme. Përmirësimi i të gjithë punës në përgatitjen dhe përpunimin e informacionit dokumentar duke krijuar një mekanizëm për mbështetjen e dokumenteve të ndërmarrjes (DOU). n Zgjedhja e strategjisë së duhur të automatizimit, duke përfshirë produktet e duhura softuerike. n

3. Veçoritë e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje të ndryshme Në procesin e automatizimit të rrjedhës së dokumenteve, mund të dallohen afërsisht katër faza: rrjedha e dokumenteve në letër, rrjedha e dokumenteve në letër duke përdorur PC autonome, rrjedha e dokumenteve të përziera dhe pa letër. Rrjedha e dokumentit në letër do të thotë që të gjitha fazat e dokumentit zhvillohen në formë letre. Vetëm një dekadë e gjysmë më parë, ky lloj fluksi i dokumenteve ishte dominues. Për regjistrimin e dokumenteve në letër, u përdorën revista të mëdha ose fletë të formatit të madh, në të cilat shkruheshin dokumentet e reja të regjistruara. Pas një kohe të caktuar, revistat dhe fletët iu dorëzuan arkivave.

Kur u shfaqën kompjuterët, ata zëvendësuan ditarët dhe fletët, duke krijuar kështu menaxhimin e dokumenteve të bazuara në letër duke përdorur PC të pavarur. Menaxhimi i dokumenteve me bazë letre duke përdorur PC të pavarur do të thotë që PC-ja përdoret për të përgatitur dhe regjistruar dokumente. Në fakt, në këtë fazë lind koncepti i një dokumenti elektronik, domethënë një dokument që ruhet ekskluzivisht në një kompjuter, ose, siç thonë ata, "në media kompjuterike". Sidoqoftë, avantazhet e një dokumenti elektronik në mungesë të një rrjeti lokal mund të realizohen vetëm në një masë të vogël. Transferimi, koordinimi dhe miratimi i dokumenteve në këtë fazë kryhet në formë letre. Rrjedha e përzier e dokumenteve supozon se kompjuterët e lidhur me një rrjet lokal shërbejnë për përgatitjen, transmetimin dhe ruajtjen e dokumenteve, por dokumenti ka fuqi ligjore vetëm në formë letre. Koordinimi dhe miratimi i dokumenteve financiare dhe ligjore bëhet në formë letre. Projektdokumenti përgatitet në mënyrë elektronike (pika 1), më pas dokumenti i dërgohet sekretarit, i cili e regjistron, e printon dhe ia kalon për miratim drejtuesit (pika 2). Menaxheri bën ndryshime dhe ia dërgon dokumentin kontraktorit për rishikim (pika 3). Pas miratimit të dokumentit, ai dërgohet përmes rrjetit lokal për të gjithë interpretuesit (pika 4).

Fuqia ligjore e një dokumenti elektronik sigurohet përmes përdorimit të një nënshkrimi elektronik dixhital (EDS) - një mekanizëm që ju lejon të provoni se autori i dokumentit elektronik të dërguar është në fakt ai që pretendon se është dhe se dokumenti nuk ka është ndryshuar gjatë procesit të dorëzimit. EDS përdoret si një analog i një nënshkrimi të shkruar me dorë ose një vulë e rregullt në rastin e një personi juridik. Nënshkrimi dixhital i shtohet bllokut të të dhënave dhe i lejon marrësit të bllokut të verifikojë burimin dhe integritetin e të dhënave dhe në këtë mënyrë të mbrohet nga falsifikimi. Shumica e ndërmarrjeve njohin avantazhet e menaxhimit elektronik (pa letër) të dokumenteve, i cili ka këto avantazhe: n lehtësinë për të bërë ndryshime në dokument; n aftësia për të vendosur jo vetëm tekst, por edhe të dhëna multimediale në një dokument; n aftësia për të përdorur formularë të përgatitur paraprakisht; n shpejtësi më e lartë e transferimit të informacionit mbi një numër të madh adresash; n letër kursimi; n kompaktësi më e lartë e arkivave; n kontroll më i lehtë i fluksit të informacionit; n shpejtësi e lartë e kërkimit dhe marrjes së informacionit; n aftësinë për të mbrojtur dokumentet nga aksesi i paautorizuar dhe për të diferencuar të drejtat e aksesit të punonjësve në informacion.

Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve bën të mundur zvogëlimin e numrit të shërbimeve të përfshira në punën me dokumente (korierë, punonjës nëpunës, etj.). Në kushtet e menaxhimit elektronik të dokumenteve, kërkohen shumë më pak kosto për ristrukturimin e rrjedhës së dokumentit kur ndryshojnë kushtet e jashtme, për shembull, kërkesat për ndryshimin e formularit të raportimit. Megjithatë, ka ende ndërmarrje dhe institucione që ende operojnë në një mjedis të bazuar në letër; shumica përdorin kompjuterë dhe rrjete lokale për të organizuar rrjedhën e dokumenteve, dhe vetëm një përqindje e vogël përdorin sisteme plotësisht të automatizuara të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Cila është arsyeja e kësaj situate? Idealisht, zhvillimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike duhet të rezultojë në teknologji krejtësisht pa letra. Megjithatë, sot dokumentet në letër janë ende të nevojshme për të përmbushur kërkesat e shumë rregulloreve - ligjet tatimore, ligjet e kontabilitetit, etj. Një nga qëllimet kryesore të një dokumenti është aftësia për të vërtetuar fakte të caktuara. Deri kohët e fundit, një dokument letre me detajet dhe shkallët e nevojshme të mbrojtjes ishte mënyra kryesore për të vërtetuar një fakt të veçantë, d.m.th., kishte fuqi ligjore. Letra si medium material ka një disavantazh në kuptimin që nuk lejon fshirjen dhe regjistrimin e plotë të informacionit të ri, por ky disavantazh kthehet në avantazh nga pikëpamja e eliminimit të falsifikimit të dokumenteve. Nuk është çudi që proverbi rus thotë: ajo që shkruhet me stilolaps nuk mund të pritet me sëpatë.

Me fjalë të tjera, kur marrim një dokument që ka një nënshkrim në çdo faqe dhe nuk ka shenja dëmtimi në sipërfaqen e letrës (d.m.th., është e qartë se teksti nuk është fshirë ose rishkruar), mund të jemi të sigurt. se ky dokument është dërguar në emër të personit që dorëzon nënshkrimin dhe se nuk është ndryshuar gjatë dorëzimit. Në parim, mjetet moderne të kriptimit mund të ofrojnë të njëjtat mjete për të verifikuar vërtetësinë e një dokumenti si një nënshkrim në letër (nënshkrimi dixhital elektronik), por kjo shoqërohet me një sërë vështirësish. Rrjedha e dokumenteve për bizneset e vogla Në ndërmarrjet me staf të vogël nuk ka nevojë të zbatohet një sistem kompleks i automatizuar elektronik i menaxhimit të dokumenteve. Në këtë rast, si rregull, programi Microsoft Outlook përdoret si një mjet i shpërndarjes së dokumenteve, me ndihmën e të cilit dërgohen skedarët me dokumente, dhe i njëjti program përdoret për të dërguar imazhe të dokumenteve të marra nga skanimi i origjinaleve të letrës parësore.

Në mënyrë tipike, me këtë qasje, nuk ka drejtori të unifikuara të automatizuara për të gjithë ndërmarrjen dhe çdo ndarje krijon sistemet e veta të klasifikuesve dhe standardeve. Në këtë rast, zakonisht përdoren të njëjtat libra adresash që përmbajnë adresat e postës elektronike të punonjësve. Regjistrimi i dokumenteve sipas kësaj skeme kryhet manualisht; informacioni rreth dokumenteve futet në tabela që nuk përpunohen nga sistemet e automatizuara. Çdo dokument dërgohet përgjatë një rruge të zgjedhur nga ekzekutuesi i ardhshëm. Kur një ndërmarrje rritet, një organizim i tillë i rrjedhës së dokumenteve rezulton të jetë joefektiv. Bëhet e vështirë të gjurmosh rrugën e një dokumenti specifik dhe të monitorosh ekzekutimin e një urdhri të caktuar. Kontrolli i versioneve të dokumenteve, procesi i miratimit dhe kërkimit të dokumenteve bëhet më i ndërlikuar. Në këtë rast, kërkohet një kalim në sisteme të specializuara të menaxhimit të automatizuar të dokumenteve.

Rrjedha e dokumenteve për ndërmarrjet e mesme Në një kompani të vogël, është e mundur të organizohet puna në bazë të shkëmbimit të postës elektronike dhe ruajtjes së dokumenteve në një server skedari, ku secili ka celularin e tij. Kompanitë e vogla zakonisht zbatojnë një skemë menaxhimi në të cilën sistemi i skedarëve është mjaft i përshtatshëm për ruajtjen e dokumenteve. Për shembull, në dosjen "Kontabiliteti" ekziston një dosje "departamenti financiar", në të ka një dosje "planifikimi financiar", dhe edhe më i thellë - "minimizimi i taksave". Një hierarki e tillë është intuitive për përdoruesit - të gjithë e njohin qelizën e tyre, e dinë se ku të vendosin dokumente të caktuara. Rrjedha e dokumenteve për ndërmarrjet e mëdha Ndryshe nga ndërmarrjet e mesme, një ndërmarrje e madhe ka shumë grupe pune. Në të njëjtën kohë, punonjësit individualë mund të punojnë në disa projekte. Imagjinoni që një projekt është automatizimi i Shërbimit Federal të Sigurisë dhe tjetri është automatizimi i një qendre tregtare. Është e qartë se kërkesat për kontrollin e aksesit në informacion duhet të jenë të ndryshme. Aspekti i parë është softueri special që siguron një ruajtje të dokumenteve elektronike, i cili ju lejon të klasifikoni të gjithë grupin e dokumenteve sipas disa parametrave: sipas hierarkisë, sipas shkallës së fshehtësisë, etj. Kjo ju lejon të autorizoni më me kompetencë aksesin. dhe gjeni më shpejt dokumentet e nevojshme.

Aspekti i dytë është drejtimi i dokumenteve në ndërmarrje. Futja e një sistemi për automatizimin e zyrës dhe menaxhimin elektronik të dokumenteve (SADD) bën të mundur optimizimin e të gjithë procesit të menaxhimit, i cili bëhet më i thjeshtë dhe më logjik, përmirëson cilësinë e vendimeve të marra, monitoron ekzekutimin e vendimeve të menaxhimit në mënyrë më efektive dhe zvogëlon kostot që lidhen me mirëmbajtjen e aparatit të menaxhimit. Dokumentet dërgohen duke përdorur një sistem të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve, i cili përmban një bazë të dhënash uniforme të klasifikuesve dhe standardeve për të gjithë organizatën. Drejtimi i dokumenteve përcaktohet në varësi të llojit të dokumentit, d.m.th. ekzistojnë shtigje standarde të lëvizjes për kategoritë individuale të dokumenteve. Kjo ju lejon të dërgoni drejtpërdrejt dokumente tek zyrtarët e organizatës pas regjistrimit në përputhje me përgjegjësitë e tyre të punës dhe procedurat teknologjike për përpunimin e dokumenteve të llojeve të ndryshme. Klasifikuesit dhe standardet janë të njëjta për të gjitha shërbimet. Shkëmbimi i dokumenteve me organizata të jashtme sigurohet duke përdorur portalin e informacionit të korporatës.

Shumica e zhvilluesve të SADD nuk krijojnë redaktuesit e tyre të tekstit, por përdorin një redaktues nga Microsoft Office. Në vendin e punës të zhvilluesit të dokumenteve, një buton funksional shtohet në ndërfaqen Word, i cili ju lejon të transferoni dokumentin e krijuar në sistemin e menaxhimit të zyrës, i cili siguron kalimin e tij përmes sistemit të rrjedhës së dokumenteve. Kur është e nevojshme të shikoni një dokument, Word hapet në makinën e përdoruesit. Mund të themi se një sistem i automatizuar i punës në zyrë është një transportues që siguron lëvizjen optimale të elementeve në sistem dhe programet e Microsoft Office janë makina rreth këtij transportuesi, me ndihmën e të cilave mund të përgatisni një dokument (pjesë) dhe ta vendosni në transportues. Sistemi i menaxhimit të zyrës siguron shpërndarje të garantuar nga një makinë në tjetrën, kontrollon atë që përpunohet në këtë makinë dhe e dërgon atë më tej në destinacionin e saj. Shumë nga SADD-të ekzistuese lejojnë organizatat që i kanë zbatuar ato të kalojnë në rrjedhën e dokumenteve pa letra. Megjithatë, edhe me SADD, vetëm disa organizata përdorin në praktikë formën elektronike të miratimit të brendshëm të dokumenteve organizative dhe administrative duke përdorur një nënshkrim elektronik dixhital (EDS).

4. Organizimi i qarkullimit elektronik të dokumenteve Rrjedha elektronike e dokumenteve dhe optimizimi i tij shoqërohet me disa faktorë: n Aspekti ligjor përfshin vendosjen e statusit të dokumenteve dhe sistemimin e tyre bazuar në hierarki. Ndërmarrjet tregtare, organizatat publike dhe strukturat e tjera duhet t'u përmbahen rregullave të përcaktuara me ligj për përgatitjen dhe ruajtjen e dokumenteve. n Faktori teknik përfshin pajisjen e ndërmarrjes me pajisjet e nevojshme për organizimin efektiv të rrjedhës së dokumenteve. Menaxhimi elektronik i dokumenteve thjeshton shumë punën e kompanisë, duke zvogëluar kohën e kaluar në proceset bazë të prodhimit. n Aspekti kontrollues i organizimit efektiv të rrjedhës së dokumenteve përfshin zhvillimin e një aparati menaxhues për punën me dokumentet, krijimin e një sistemi të rrjedhës së dokumenteve dhe specializimin e strukturave.

Praktika tregon se nëse dokumentet organizohen në mënyrë korrekte, kompania nuk duhet të humbasë kohë dhe burime për të zgjidhur situata të ndryshme. Njësia strukturore përgjegjëse për dokumentet, nëse është e nevojshme, jep kontrata, certifikata etj. Kështu rritet efikasiteti dhe efektiviteti i kompanisë në tërësi. Rrjedhimisht, ne përballemi me pyetjen se si të organizojmë punën në zyrë për të sistemuar të gjitha dokumentet e nevojshme. Në varësi të specializimit dhe profilit të tyre, kompanitë përdorin tre forma të punës me dokumente, secila prej të cilave karakterizohet nga karakteristika të caktuara të rrjedhës së dokumenteve. Organizimi i centralizuar i rrjedhës së dokumenteve Në një formë të centralizuar, dokumentet përqendrohen nën juridiksionin e një njësie strukturore. Ky mund të jetë një sekretariat, një zyrë, ose në rastin e menaxhimit të madh të dokumenteve elektronike - një punonjës. Cikli i plotë i operacioneve me dokumente dhe organizimi i rrjedhës së dokumenteve kryhet nga ky divizion. Dokumentet pranohen, përpunohen dhe regjistrohen në një sistem të mbyllur, kjo është një garanci e konfidencialitetit të punës. Përparësi të tjera të një sistemi të centralizuar të menaxhimit të dokumenteve përfshijnë efikasitetin e punës në zyrë dhe thjeshtimin e udhëzimeve metodologjike. Rrjedha elektronike e dokumenteve kur përdorni këtë formular mund të sistemohet duke përdorur shërbime të veçanta informacioni.

Sistemi i decentralizuar i menaxhimit të dokumenteve Një sistem i decentralizuar nënkupton që dokumentet janë të vendosura në departamentin e disa departamenteve. Çdo departament në kompani krijon shërbimin e vet të menaxhimit të dokumenteve. Një sistem i ngjashëm i punës me dokumente është tipik për ndërmarrjet që janë të ndara gjeografikisht. Në këtë rast, automatizimi i rrjedhës së dokumenteve ka një rëndësi të madhe, pasi është e nevojshme të zhvillohet një sistem i sigurisë së përgjithshme të informacionit. Kontrolli metodologjik është gjithashtu i rëndësishëm: si rregull, divizionet e pavarura në departamentin e të cilave ndodhen dokumentet ofrojnë raporte për rrjedhën e dokumenteve të ndërmarrjes me rregullsinë e vendosur. Sistemet e rrjedhës së dokumenteve të përziera Forma e përzier e rrjedhës së dokumenteve të një ndërmarrje supozon se dokumentet shpërndahen midis departamenteve. Një pjesë e operacioneve, për shembull, marrja dhe përpunimi i dokumenteve, kryhet nga një departament, dhe tjetra, për shembull, riprodhimi, ruajtja, sistemimi, nga një i dytë. Një sistem i tillë i rrjedhës së dokumenteve është i përshtatshëm nëse ndërmarrja ka një strukturë të degëzuar. Departamenti i kontabilitetit mund të regjistrojë dokumente mbi tatimet, departamenti i personelit mund të regjistrojë dokumente për përbërjen e përgjithshme, etj. Organizimi i përzier i rrjedhës së dokumenteve është aktualisht një nga sistemet më efektive të menaxhimit.

Organizimi i rrjedhës së dokumenteve: veçoritë Organizimi i rrjedhës së dokumenteve bazohet në disa parime që sigurojnë funksionimin efektiv të kompanisë në tërësi. Rrjedha e dokumenteve të një ndërmarrje është pjesë e mbështetjes së informacionit, e cila është çelësi i zhvillimit aktiv. Parimet e menaxhimit të dokumenteve përfshijnë: n Thjeshtimin e procedurës së regjistrimit të dokumenteve. Duhet të theksohet se ky operacion nuk duhet të ndikojë në cilësinë e të gjitha proceseve të zyrës. n Organizimi i rrjedhës së dokumenteve bazuar në rrugëzim. Zhvillimi i grafikëve të rrjedhës për të gjitha dokumentet ju lejon të optimizoni rrjedhën e punës. n Dokumentet duhet të regjistrohen një herë. Në këtë rast, menaxhimi elektronik i dokumenteve konsiderohet zgjidhja optimale, duke lejuar zvogëlimin e kohës për marrjen dhe shqyrtimin e dokumenteve. n Organizimi i rrjedhës së dokumenteve duhet të përjashtojë miratimet e paarsyeshme, miratimet paralele dhe transferimin e dokumenteve te palët e treta. Kështu, organizimi i rrjedhës së dokumenteve ka për qëllim zvogëlimin e kohës së kaluar për të punuar me dokumente, optimizimin e aktiviteteve nëpunës dhe përmirësimin e efikasitetit të mbështetjes së informacionit për ndërmarrjen.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve: parimet dhe karakteristikat Menaxhimi elektronik i dokumenteve nënkupton një regjistrim një herë të dokumenteve, që do të thotë se identifikimi mund të kryhet në çdo fazë të dokumentacionit. Gjithashtu e rëndësishme është një bazë e të dhënave e unifikuar e sistematizuar në mënyrë hierarkike e informacionit të dokumentacionit, e cila eliminon dyfishimin dhe shqyrtimin paralel. Duke pasur një sistem raportimi të zhvilluar, menaxhimi elektronik i dokumenteve ju lejon të kontrolloni lëvizjen e dokumenteve dhe proceset bazë të informacionit. Vlen gjithashtu të përmendet sistemi i organizuar në mënyrë efektive i kërkimit të dokumenteve, i cili përfshin menaxhimin elektronik të dokumenteve. Menaxhimi elektronik i dokumenteve ka një klasifikim të sistemit: 1. Sistemet e automatizimit të zyrës. 2. Arkivat e dokumenteve. 3. Sistemet e futjes së dokumenteve dhe sistemet e përpunimit të imazhit të dokumenteve. 4. Sistemet e menaxhimit të kostos së ruajtjes së dokumenteve. 5. Sistemet e drejtimit të dokumenteve. 6. Sisteme për automatizimin kompleks të proceseve të biznesit.

Sistemet për automatizimin e detyrave të punës në zyrë hynë në përdorim të gjerë në Perëndim shumë më herët se në vendin tonë; në përputhje me rrethanat, terminologjia jonë është zhvilluar për të përshkruar fusha të ndryshme të rrjedhës së dokumenteve. Termat e mëposhtëm janë më të zakonshëm në praktikën perëndimore: EDM (Electronic Document Management) është emri kolektiv për sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve. DMS (Document Management Systems) – përkthimi më i afërt në kuptim – arkivat elektronike të dokumenteve; EDM me qendër sipërmarrjen – sisteme të menaxhimit të dokumenteve të korporatës që kombinojnë mjete për krijimin, redaktim, publikimin dhe ruajtjen e dokumenteve (Word, Excel, arkiv elektronik, postë, planifikim takimesh, miratim dokumentesh etj. në një paketë) Menaxhimi i Informacionit – Sistemet e Menaxhimit informacioni, i quajtur edhe portal, sigurojnë grumbullimin, menaxhimin dhe shpërndarjen e informacionit përmes internetit, intranetit dhe ekstranetit. Imazhe - Sisteme që konvertojnë informacionin nga letra në një format dixhital, zakonisht TIFF (Tagged Image File Format), pas së cilës dokumenti mund të përdoret në punë në formë elektronike. Doc. Menaxhimi i rrjedhës – sistemet e drejtimit të lëvizjes së dokumenteve; Puna. Menaxhimi i rrjedhës – sistemet për drejtimin e flukseve të punës dhe detyrave. Ekzistojnë gjithashtu një numër i madh termash të ndërlidhura, për shembull: Menaxhimi i njohurive të magazinës së dokumenteve

Sistemet e automatizimit të zyrave Funksionet e tyre përfshijnë regjistrimin e dokumenteve në një bazë të dhënash të posaçme, e cila shprehet në plotësimin e një karte dokumenti të veçantë. Përmbajtja e kartës së dokumentit mund të ndryshojë në varësi të situatës aktuale në organizatë. Në mënyrë tipike, sistemet e menaxhimit të zyrës bëjnë dallimin midis dokumenteve hyrëse dhe dalëse, dokumenteve rregullatore, dokumenteve të organeve kolegjiale të menaxhimit, dokumenteve referuese etj. Dokumentet nën kontrollin e ekzekutimit ndahen sipas ekzekutuesve, statusit të ekzekutimit, afateve etj. Çdo dokument në sistem është një rekord në bazën e të dhënave, i karakterizuar nga një grup vlerash të atributeve të kartës. Përveç regjistrimit dhe kërkimit të dokumenteve në bazën e të dhënave, sistemi duhet të gjenerojë raporte që bëjnë të mundur marrjen e shënimeve të ekzekutimit të dokumenteve dhe informacione të tjera përmbledhëse.

Arkivat e dokumenteve Vetë dokumentet ruhen në arkiva, prandaj sistemi duhet të sigurojë diferencimin e të drejtave të aksesit në dokumente. Përdoruesi mund të identifikohet ose nga një emër rrjeti ose duke përdorur një emër dhe fjalëkalim të veçantë të përcaktuar në sistemin e menaxhimit të arkivit. Përveç ndarjes së të drejtave të aksesit në nivel përdoruesi, sistemi duhet të sigurojë shpërndarjen e grupeve ose roleve të përdoruesve. Funksioni tjetër i arkivit të dokumenteve është të mundësojë punën në grup me dokumentet në zhvillim - ky është funksioni i bllokimit të dokumenteve ose Kontrollit. Kontrolli In/Check-Out. Nëse një nga përdoruesit e sistemit fillon të modifikojë një dokument, ai bllokohet nga aksesi nga përdoruesit e tjerë derisa të përfundojë puna me të. Një funksion tjetër i arkivit është mbështetja për kontrollin e versionit. Versionet e dokumenteve mund të regjistrohen ose automatikisht ose me iniciativën e përdoruesit. Nëse është e nevojshme, përdoruesi mund të kthehet në një nga versionet e mëparshme të dokumentit. Funksionet e shërbimit të arkivit të dokumenteve përfshijnë aftësinë për të krijuar kopje rezervë të dokumenteve pa ndërprerjen e sistemit, integrimin me sistemet për të siguruar koston optimale të ruajtjes së të dhënave, etj.

Sistemet e futjes së dokumenteve dhe sistemet e përpunimit të imazhit të dokumenteve Një nga funksionet e pavarura të sistemeve të rrjedhës së dokumenteve është futja e dokumenteve në arkiv. Kjo nënkupton transferimin e dokumenteve nga letra në elektronike. Në rastin më të thjeshtë, kjo procedurë zbret në një skanim të thjeshtë. Një funksion më kompleks është njohja automatike e përmbajtjes së një imazhi dokumenti dhe krijimi i një dokumenti që përmban tekst. Programet që i përkasin klasës së softuerit për njohjen e tekstit janë krijuar për këtë. Një veçori edhe më komplekse është njohja e përmbajtjes së formës. Në këtë rast, programi zbulon praninë e hyrjeve, përfshirë ato të shkruara me dorë, në fusha të caktuara të formularit të dokumentit, njeh përmbajtjen e tij dhe automatikisht plotëson vlerat e atributeve të këtij dokumenti në sistem. Nëse është e nevojshme, vlerat e disa fushave të formularit mund të zgjidhen nga një drejtori e përcaktuar në sistem.

Sistemet e drejtimit të dokumenteve kanë të bëjnë drejtpërdrejt me dërgimin e dokumenteve në stacionet e punës së interpretuesve, mbledhjen e informacionit në lidhje me statusin aktual të dokumenteve, konsolidimin e dokumenteve pas përfundimit të punës me ta në faza individuale, dhe gjithashtu ofrojnë një mjet për të aksesuar informacionin rreth gjendjes aktuale të punës me dokumente. . Sistemet e rrugëzimit, si rregull, përmbajnë mjete për përshkrimin e rrugëve tipike për kalimin e dokumenteve në një organizatë. Bazuar në skemat e zhvilluara të rrugëve, mund të gjenerohen shembuj të proceseve të biznesit për të punuar me dokumente. Në këtë rast, mund të flasim për rrugëtim të vështirë. Një alternativë është e ashtuquajtura rrugëtim i lirë, në të cilin itinerari formohet “spontanisht”. Çdo përdorues i sistemit me të drejtat e duhura mund të përcaktojë ekzekutuesit e ardhshëm ose të mëpasshëm të dokumentit. Gjatë rrugëtimit të dokumenteve, dy skema janë të mundshme, le t'i quajmë ato Off-Line dhe On-Line. Në rastin e parë, kur një dokument dërgohet në vendin e punës të përdoruesit, ai nxirret fizikisht nga arkivi i dokumentit dhe dorëzohet (për shembull, përmes postës elektronike) në vendin e punës së klientit. Pas përfundimit të punës, dokumenti vendoset sërish në arkiv. Në këtë rast, vetë sistemi i rrugëzimit është klient i arkivit të dokumenteve dhe fut informacionin përkatës në bazën e të dhënave të kontabilitetit. Skema e dytë nuk përfshin lëvizjen fizike të dokumentit. Sistemi i drejtimit të dokumenteve i siguron klientit një ndërfaqe për të hyrë në detyrat e përpunimit të dokumenteve.

Sistemet për automatizimin kompleks të proceseve të biznesit Zhvillimi i sistemeve të rrugëzimit të dokumenteve është Puna. Sisteme rrjedhëse, ose sisteme për automatizimin kompleks të proceseve të biznesit. Ndryshe nga sistemet e kursimit të dokumenteve, objekti i rrugëzimit në to është një grup të dhënash të përdorura në një proces të caktuar biznesi. Përdoruesi merr informacion në vendin e punës për atë që duhet të bëjë dhe të gjitha të dhënat e nevojshme për këtë. Puna. Aplikacioni Flow përcakton se cili aplikacion duhet të lëshohet për të zbatuar funksionet në një vend pune të caktuar dhe ngarkon të dhënat e nevojshme në të. Paradigma e punës Sistemet e rrjedhës supozojnë se përdoruesi duhet të kryejë vetëm funksionet e nevojshme; e gjithë puna rutinë - përcaktimi i sekuencës së veprimeve, dhënia e informacionit të nevojshëm, monitorimi i afatit kohor të përfundimit të punës, etj. - kryhet nga sistemi i punës. Rrjedha.

Zgjedhja e softuerit të automatizimit Nuk ka softuer ideal, kështu që ju duhet të formuloni qartë kërkesat tuaja dhe të analizoni softuerin sipas një sërë kriteresh. Lista e mundshme e kritereve: Mjetet e navigimit – lehtësia e aksesit të përdoruesit në aplikacione të ndryshme, navigimi përmes të dhënave, prezantimi i të dhënave. Indeksi/kontabiliteti i kartelave – funksionet e kontabilitetit të dokumenteve, atribuimi, krijimi i kartave të dokumenteve, etj. Arkivi/Përpunimi i imazhit – ruajtja e dokumenteve, menaxhimi i versionit, kapja e dokumenteve për redaktim, skanimi i imazheve, njohja e tekstit. Routing/kontrolli – funksionet e dorëzimit të dokumenteve në stacionet e punës së përdoruesit, mbledhjes së informacionit rreth veprimeve të përdoruesit, monitorimit të gjendjes aktuale të dokumenteve. Automatizimi i proceseve të biznesit - mjetet e modelimit të proceseve, një mjedis për zbatimin dhe monitorimin e proceseve, mjetet për grumbullimin e statistikave për ekzekutimin e proceseve. Puna në grup - mjete për organizimin e telekonferencave, diskutimeve në grup dhe zhvillimit të dokumenteve. Kërkimi/Menaxhimi i njohurive – mjetet e gjetjes së informacionit (teksti i plotë, atributi, etj.), klasifikimi dhe katalogimi i dokumenteve, krijimi i bazave të njohurive sipas fushave lëndore. Hapja - mundësi për të zgjeruar funksionalitetin. Kur zgjidhni softuer për automatizim, është e nevojshme të përshkruani sa më qartë që të jetë e mundur gamën e detyrave që planifikoni të zgjidhni. Kjo do të reduktojë kostot e blerjes, si dhe do të minimizojë kohën dhe koston e zbatimit.

Menaxhimi i çdo organizate është një proces informacioni në të cilin informacioni merret, përpunohet, zhvillohet një vendim dhe vendimi u komunikohet interpretuesve, veprimet e të cilëve kontrollohen. Aktivitetet drejtuese të organizatës që lidhen me kryerjen e detyrave dhe funksioneve të saj në përputhje me dokumentet statutore dhe aktet e tjera rregullatore ligjore janë objekt i dokumentacionit.

Dokumentimi i veprimtarive të menaxhimit të organizatave kryhet në përputhje me kërkesat e akteve rregullatore ligjore dhe standardeve shtetërore për mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit.

Kuadri rregullator dhe metodologjik për menaxhimin e dokumenteve në Rusi, i përfaqësuar, veçanërisht, nga një dokument kaq i rëndësishëm si "Sistemi Shtetëror i Mbështetjes së Dokumentacionit për Menaxhimin", i vënë në fuqi nga Arkivi Kryesor i BRSS në 1988, është kryesisht i vjetëruar dhe kërkon përditësim.

Për të rregulluar marrëdhëniet në fushën e organizimit të mbështetjes dokumentare për veprimtaritë e menaxhimit të autoriteteve shtetërore, qeverisjes vendore, si dhe të gjitha organizatave (pavarësisht nga forma e tyre e pronësisë dhe forma organizative dhe ligjore), një projektligj federal "Për mbështetjen dokumentare për Aktivitetet e Menaxhimit” u zhvillua, në të cilin, ndër të tjera, u prezantua koncepti i një dokumenti elektronik - ky është një dokument në të cilin informacioni paraqitet në formë dixhitale elektronike dhe një bartës elektronik dokumentesh - ky është një mjet i prekshëm i destinuar për regjistrim dhe regjistrim dhe ruajtja e informacionit duke përdorur teknologjitë e mbështetura nga kompjuterët elektronikë.

Ndër fushat kryesore të rregullimit të mbështetjes së dokumentacionit për aktivitetet e menaxhimit në një organizatë, theksohet pjesëmarrja në zhvillimin dhe zbatimin e sistemeve të automatizuara për mbështetjen e dokumentacionit për aktivitetet e menaxhimit.

Studimet teorike të automatizimit të përpunimit të informacionit të pastrukturuar (që filluan në vitet '50) nuk kanë çuar ende në krijimin e gjuhëve standarde të marrjes së informacionit (si SQL) që mund të përdoren për një përshkrim dhe përmbajtje të formalizuar të dokumenteve dhe ndërtimin e pyetjeve * .

Detyra kryesore e sistemeve të informacionit dokumentar është ruajtja dhe pajisja e përdoruesit me dokumente, përmbajtja e të cilave korrespondon me nevojat e tij për informacion. Kështu, sistemi i informacionit dokumentar është një depo e unifikuar dokumentesh me mjete për kërkimin dhe lëshimin e të dhënave të nevojshme për përdoruesit. Natyra e kërkimit të sistemeve të informacionit dokumentar përcaktoi një emër tjetër për to - sistemet e marrjes së informacionit. Produktet softuerike prezantohen në tregun rus kryesisht për të plotësuar nevojat për informacion ligjor: "ConsultantPlus", "Garant" dhe "Kodeks".

Në të njëjtën kohë, teknologjitë e informacionit për mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit duhet të sigurojnë funksionalisht kontrollueshmërinë dhe transparencën e aktiviteteve të ndërmarrjes, si dhe të grumbullojnë dhe menaxhojnë njohuritë. Në botën moderne, këto dy detyra po bëhen gjithnjë e më kritike. Për shembull, në koston e një makine Mercedes, vetëm 30% janë kosto direkte të prodhimit, dhe pjesa tjetër është kompensim për koston e zhvillimit të makinës, d.m.th. kostoja e aktiviteteve të inxhinierëve dhe menaxherëve, prandaj, burimi kryesor për uljen e kostove qëndron në optimizimin e aktiviteteve të tyre.

Le të japim shembullin e mëposhtëm: një organizatë po punon për përgatitjen e përbashkët të një kontrate të caktuar, e cila përbëhet nga: diskutime të pikave kryesore të kontratës me palën tjetër, duke bërë ndryshime në tekstin e kontratës, duke ruajtur disa skedarë me opsione të ndryshme për kontrata. Dhe, kur gjithçka është gati, pas një kohe mund të rezultojë se në fakt nuk ishte versioni i fundit i kontratës që u nënshkrua (u mor "peshku" i gabuar, dhe avokati nuk e lexoi kontratën, dhe partneri nuk pajtohet me disa nga pikat e tij). Mënyra për të dalë nga situata të tilla është përdorimi i dokumenteve elektronike dhe teknologjive elektronike në mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit të organizatave - sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve (EDMS).

Në pamje të parë, EDMS duket se janë programe mjaft autonome që pasqyrojnë lëvizjen e dokumenteve të ndërmarrjes dhe ofrojnë punë me to. Ndërkohë, krijimi dhe zbatimi i një EDMS është një pjesë integrale e ndryshimit të teknologjive të biznesit dhe sistemit të informacionit të korporatës.

Vetë sistemi i rrjedhës së dokumenteve (si, në të vërtetë, çdo sistem i automatizimit të ndërmarrjes) nuk do të sjellë efektin e pritur nëse zbatimi i tij nuk paraprihet nga hulumtimi, përshkrimi dhe optimizimi i proceseve të biznesit. Çdo proces biznesi përbëhet nga faza - veprime elementare që kryhen nga punonjës të caktuar. Një dokument (letër ose elektronik) vepron si një mekanizëm që rregullon kryesisht marrëdhëniet midis njerëzve dhe organizatave.

Për shembull, merrni parasysh procesin e thjeshtuar të biznesit “Kthimi i mallrave te blerësi” (Fig. 2.21). Për t'i kthyer mallrat blerësit, menaxheri krijon një faturë kthimi (faza 1), më pas punonjësi i magazinës, pasi ka marrë faturën, i kthen mallrat (faza 2), dhe pas përpunimit të faturës (dërgesa e mallrave) , dokumenti dërgohet në arkiv. Në këtë rast, dokumenti “Fatura e kthimit të mallit” kalon nga punonjësi në punonjës, nga faza në fazë. Nga ana tjetër, menaxheri dhe punonjësi i magazinës përballen me detyra përkatëse, të cilat gjithashtu lëvizin nga punonjësi në punonjës, nga faza në fazë.

Në mënyrë të ngjashme, ju mund të përshkruani çdo proces tjetër biznesi të ndërmarrjes: "Mbledhja", "Lëshimi i parave", "Blerja e mallrave" etj. Prandaj, kur automatizoni proceset e biznesit, mund të zbatoni funksionalitet që ju lejon të vizualizoni rrjedhën e dokumenteve.

Oriz. 2.21. Procesi i biznesit "Kthimi i mallrave te blerësi"

Duke automatizuar funksionet e planifikimit, parashikimit, menaxhimit operacional, kontabilitetit dhe analizës së të dhënave, sistemet ERP përsëri mbështeten në dokumente që "kalojnë" përmes proceseve të biznesit (Fig. 2.22).

Oriz. 2.22. Ndërveprimi i disa komponentëve të ndërmarrjes

Kështu, mbi diagramin nga Fig. 2.21 formohet një superstrukturë për të mbështetur ndryshimet në informacionin në dokument si rezultat i lëvizjes së tij nga faza në fazë. Kjo jep bazë për të pohuar se mekanizmat e menaxhimit, planifikimit dhe analizës së ndërmarrjes bazohen në teknologjinë e rrjedhës së dokumenteve.

Le të shohim sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve në treg, të cilat mund të ndahen afërsisht në tre grupe.

EDMS e pavarur. Ato ofrohen si një program i veçantë që ofron punë kolektive me dokumente dhe ju lejon të ndërveproni me aplikacione të tilla si MS Excel dhe Outlook. EDMS të tilla ofrojnë mjete regjistrimi, ruajtjeje, shikimi dhe rikthimi të dokumenteve. EDMS e pavarur ju lejon të kryeni kontroll të thjeshtë duke parë informacione në lidhje me statusin e dokumentit: ekzekutuesin, afatet, rezolutat, dokumentet e ndërmarrjes me të cilën është e lidhur, marrësit të cilëve duhet t'u dërgohet me postë elektronike, etj. Nga njëra anë, ndërmarrjet e vogla shpesh nuk kanë nevojë për asgjë më shumë nga një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve. Nga ana tjetër, EDMS punon paralelisht me kontabilitetin, menaxhimin dhe sistemet e tjera të ndërmarrjeve; të dhënat transferohen në EDMS me një vonesë, gjë që mund të shkaktojë lloje të ndryshme gabimesh dhe mospërputhjesh, të rrisë rrezikun e humbjes së të dhënave dhe të kufizojë aftësinë për të përdorur EDMS të pavarur.

EDMS në formën e moduleve shtesë për sistemet ERP ose CAD. Integrimi do të zvogëlojë rrezikun e humbjes së të dhënave, do të sigurojë kontroll më të rreptë të aksesit dhe ndryshime në dokumente, duke ofruar mundësinë për të hyrë në dokumentacion pa përdorimin e ndërfaqeve të specializuara nga ERP ose CAD. Megjithatë, vlen të merret parasysh se integrimi i sistemit është një proces kompleks dhe jo gjithmonë i realizueshëm.

EDMS si pjesë e arkitekturës së një sistemi të integruar të automatizimit të ndërmarrjeve. Këtu, funksionet EDMS janë "të lidhura" në vetë sistemin e kontrollit. Përdorimi i përbashkët i teknologjive për automatizimin kompleks të menaxhimit dhe rrjedhës së dokumenteve kombinon avantazhet dhe disavantazhet e tyre.

Le të shqyrtojmë konceptin e një pajisjeje EDMS në infrastrukturën e përgjithshme të informacionit të një organizate.

Njësia kryesore e informacionit dhe e gjithë ekzistenca e sistemit të menaxhimit të dokumenteve i kushtohet ruajtjes së një dokumenti, vetive të tij dhe historisë së jetës së tij, si dhe mirëmbajtjes aktuale të jetës së tij.

Mënyra e ruajtjes së një dokumenti varet nga mënyra se si është më i përshtatshëm për të punuar me të. Dokumenti mund të përbëhet nga tekst, vizatime, fotografi dhe tabela. Në shumicën e EDMS, një dokument i veçantë mund të përbëhet fizikisht nga një grup skedarësh - kjo është më e thjeshtë dhe më praktike, pasi secila prej tyre redaktohet nga programi i vet.

Cikli i jetës së një dokumenti në një EDMS kalon nëpër një seri të njëpasnjëshme fazash, të paraqitura në Figurën 2.23.

Oriz. 2.23. Cikli jetësor i një dokumenti në një EDMS

Pothuajse të gjitha sistemet moderne të menaxhimit të dokumenteve elektronike mbështesin të gjitha fazat e ciklit jetësor të dokumentit. Pyetja e vetme është se sa e plotë është kjo mbështetje. Disa sisteme nuk mbështesin një mekanizëm për bllokimin e dokumenteve të redaktuar, gjë që e bën të pamundur punën kolektive me dokumente. Ekzistojnë sisteme të përqendruara në punën e zyrës dhe ato nuk zbatojnë ruajtjen efektive të dokumenteve, por është e rëndësishme të kryhen të gjitha procedurat për të punuar me dokumente të rregulluara nga standardet ekzistuese. Dhe vetë dokumentet mund të qëndrojnë në dosje në dollap. Disa sisteme janë të përqendruara në mbështetjen efektive të lëvizjes së dokumenteve elektronike brenda strukturës, por nuk kanë arkivin e tyre elektronik - ruajtja e zbatuar në këto sisteme është menduar vetëm për ruajtjen operacionale të dokumenteve gjatë ciklit të tyre jetësor. Pasi të publikohen, dokumentet dalin nga sistemi dhe kthehen në mjedisin e tyre tipik të ruajtjes, siç është sistemi i skedarëve. Një arkiv elektronik mund t'i "bashkangjitet" një sistemi të tillë, ku dokumenti ruhet së bashku me historinë dhe kartën shoqëruese. Për shembull, kompania Electronic Office Systems ofron lidhjen e produktit të saj Delo me një arkiv elektronik të krijuar nga kompania bazuar në serverin Kodeks-Intranet/Internet. I njëjti server i kompanisë Kodeks përdoret edhe nga kompania Granit Center si arkiv elektronik për sistemin e saj GrandDoc. Versionet e mëparshme të të dy sistemeve u furnizuan pa arkiv elektronik.

Ruajtja e atributeve të dokumentit është krijuar për të ruajtur një "kartë" - një grup fushash që karakterizojnë një dokument. Në mënyrë tipike, EDMS ka një koncept të llojit të dokumentit (për shembull, kontratë, specifikim, letër, etj.) dhe çdo lloj ka kartën e vet. Kartat e llojeve të ndryshme kanë fusha të detyrueshme të përbashkëta për të gjitha dokumentet, dhe fusha të veçanta që lidhen me dokumentet e këtij lloji. Për shembull, fushat e zakonshme mund të jenë një numër unik dokumenti, titulli i tij, autori, data e krijimit. Në këtë rast, dokumentet e tipit “kontratë” mund të përmbajnë fusha të tilla si data e nënshkrimit, periudha e vlefshmërisë dhe shuma e kontratës. Llojet e dokumenteve, nga ana tjetër, mund të kenë nëntipe që kanë një grup të përbashkët fushash që trashëgojnë nga lloji kryesor, dhe fusha shtesë që janë unike për nëntipin. Sistemi më i avancuar i menaxhimit të dokumenteve mund të mbështesë një fole më të madhe të nënllojeve të tilla. Shtypja e dokumenteve, ndërtimi i hierarkisë së tyre dhe hartimi i kartave për to është një nga fazat më të rëndësishme në procesin e zbatimit të një EDMS.

Përveç konceptit të llojit të dokumentit, është e mundur të caktohen kategori dokumenteve, dhe një dokument mund t'i përkasë njëkohësisht disa kategorive. Kategoritë mund të organizohen në një pemë kategorie. Për shembull, mund të keni një kategori “Dokumentet Ligjore” me nënkategoritë “Ligjet”, “Marrëveshjet”, “Urdhërat”, etj. Në këtë rast, mund të keni një strukturë paralele sipas departamenteve, për shembull, kategorinë "Dokumentet e Departamentit të Shitjeve", dhe në të - nënkategoritë "Marrëveshjet e Shitjes", "Faturat", etj. Një kontratë për shitje mund të klasifikohet njëkohësisht në nënkategoritë “Marrëveshje” dhe “Kontrata për shitje”, të cilat u përkasin degëve të ndryshme në hierarkinë e kategorive. Kështu, bëhet e mundur kërkimi i një dokumenti në një pemë të tillë bazuar në klasifikimin e tij dhe i njëjti dokument fizik mund të ndodhë çdo numër herë në nyje të ndryshme të kësaj hierarkie.

Për të organizuar një ruajtje të kartave, ekzistojnë tre zgjidhje të mundshme: përdorimi i ruajtjes tuaj, një DBMS standarde ose mjetet e mjedisit mbi të cilin është ndërtuar DBMS.

Ruajtja juaj e atributeve të dokumentit ju lejon ta optimizoni atë për detyrën e ruajtjes së kartave, të zbatoni në mënyrë fleksibël funksionet për krijimin e kartave komplekse (duke pasur, për shembull, një fole të madhe llojesh), dhe gjithashtu të përdorni algoritme efektive për kërkimin e informacionit në karta. Sistemet që kanë ruajtjen e tyre përfshijnë, për shembull, Documentum, Euphrates nga Cognitive Technologies dhe Garant-Office nga Garant International. Disavantazhi i dukshëm i kësaj qasjeje është pamundësia për të përdorur burimet standarde të mjedisit ekzistues të informacionit, si dhe varësia e informacionit kritik nga ofruesi EDMS.

Përdorimi i DBMS standarde për ruajtjen e dokumenteve zgjidh problemin e varësisë së informacionit kritik nga ofruesi EDMS. Sisteme të tilla përfshijnë, për shembull, sistemet Delo nga EOS, 1C:Archive dhe DocsFusion nga Hummingbird. Dobësitë e kësaj qasjeje janë se modeli relacional i zbatuar në shumicën e DBMS-ve nuk është i përshtatshëm për modelin e të dhënave të përdorur në EDMS. Është mjaft e vështirë të sigurohet fleksibiliteti i nevojshëm kur krijoni karta dokumentesh, veçanërisht nëse keni nevojë për një strukturë komplekse. Problemi i dytë është se kur përdorni një DBMS të jashtëm, lindin disa vështirësi si kur migroni nga një version i EDMS në tjetrin, ashtu edhe kur kaloni nga një version i DBMS në tjetrin.

Nëse EDMS është ndërtuar mbi bazën e ndonjë mjedisi informacioni, për shembull, bazuar në Lotus Notes/Domino, atëherë kjo lejon përdorimin e të gjithë mekanizmave të integruar në këtë mjedis, duke përfshirë mjetet rezervë, replikimin, kërkimin, etj. - mëkat për të mos përfituar nga burimet e saj. Problemet me këtë qasje qëndrojnë në vetë nevojën për një mjedis specifik për funksionimin e një sistemi të menaxhimit të dokumenteve, si dhe në kufizimet që një mjedis specifik vendos në strukturën e bazave të të dhënave të tij.

Ekzistojnë dy qasje për zbatimin e një ruajtjeje dokumentesh: ruajtja në një sistem skedari ose në një ruajtje të specializuar EDMS.

Ruajtja në një sistem skedari zvogëlon shkallën e sigurisë kur kufizon aksesin, pasi sistemi i skedarëve mund të mos mbështesë modelin e sigurisë që zbatohet në vetë EDMS. Prandaj, duhet t'i jepni EDMS-së të drejtat tuaja të aksesit, në mënyrë që skedarët e ruajtur prej tij të mos jenë drejtpërdrejt të aksesueshëm për asnjë përdorues. Dhe EDMS mban sistemin e vet për një listë të përdoruesve me të drejta aksesi, duke organizuar aksesin në skedarë përmes këtyre të drejtave. Në të njëjtën kohë, sistemi i aksesit bëhet i vështirë për t'u mirëmbajtur dhe nuk është plotësisht i përsosur nga pikëpamja e sigurisë së informacionit. Për të ofruar siguri shtesë, shpesh përdoret enkriptimi i skedarëve gjatë ruajtjes. Për më tepër, pothuajse të gjitha EDMS përdorin emërtime të rastësishme të skedarëve, gjë që e ndërlikon shumë kërkimin e skedarit të dëshiruar kur përpiqeni ta aksesoni atë duke anashkaluar sistemin. Në të njëjtën kohë, shumica e skedarëve EDMS ruajnë skedarët në sistemin e skedarëve.

Kur punoni me një sistem skedarësh, shumica e EDMS-ve kërkojnë zhvendosjen e skedarëve në drejtori të organizuara posaçërisht. Por ka edhe përjashtime. Për shembull, sistemet Eufrat dhe Microsoft SharePoint lejojnë që skedarët të regjistrohen në sistem pa kërkuar që ato të zhvendosen fizikisht në ruajtje. Është e qartë se kjo qasje është e rrezikshme nga pikëpamja e integritetit të të dhënave, por është shumë e përshtatshme gjatë "periudhës së tranzicionit" të zbatimit të EDMS.

Sistemet që kanë ruajtjen e tyre të skedarëve ose përdorin ruajtjen e mjedisit në të cilin janë ndërtuar (për shembull, Lotus Notes/Domino ose Microsoft Exchange) mund të ofrojnë kontroll më efektiv të aksesit në dokumente dhe një zgjidhje më të besueshme për problemin e aksesit kontrollin. Kështu strukturohen, për shembull, Documentum dhe sistemet e bazuara në Lotus Notes (“BOSS-Referent”, CompanyMedia). Por kjo ngre pyetje në lidhje me integritetin e të dhënave, disponueshmërinë e mjeteve efektive rezervë dhe integrimin me mjetet e ruajtjes arkivore në media të ngadalta.

Në nivelin e logjikës së biznesit, gjenden dallime të rëndësishme midis EDMS të ndryshme. Në fakt, të gjithë komponentët e përshkruar, megjithëse mund të rregullohen ndryshe dhe ndryshojnë në shkallën e kompleksitetit, janë funksionalisht të ngjashëm. Logjika e biznesit të sistemeve të ndryshme mund të ndryshojë rrënjësisht, dhe kjo është pikërisht ajo që duhet të jetë më me interes kur njiheni me një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Komponentët themelorë që përbëjnë funksionalitetin e çdo EDMS:

Menaxhimi i dokumenteve në depo . Përfshin procedurat për shtimin dhe heqjen e dokumenteve, ruajtjen e versioneve, transferimin në një arkiv, mbajtjen e një arkivi, etj.

Kërko dokumente . Ai përbëhet nga kërkimi sipas atributeve, kërkimi vizual sipas pemëve të ndryshme në të cilat ruhen dokumentet, kërkimi sipas tekstit të plotë, kërkimi semantik, etj.

Drejtimi dhe kontrolli i ekzekutimit . Siguron dorëzimin e dokumenteve si pjesë e procedurave të biznesit në organizatë. Në fakt, termi "menaxhimi i dokumenteve elektronike" vjen nga ky funksionalitet. Rrugët e dokumenteve mund të jenë fleksibël ose të ngurtë. Në rastin e drejtimit fleksibël, marrësi tjetër i dokumentit përcaktohet nga punonjësi në ngarkim të të cilit ndodhet aktualisht dokumenti. Në rastin e rrugëtimit të vështirë, rruga e dokumenteve përcaktohet paraprakisht bazuar në disa logjikë. Funksioni i rrugëzimit nuk është i pranishëm në të gjitha EDMS. Sistemet pa objekte të rrugëzimit quhen arkiva elektronike. Kontrolli i ekzekutimit është një pjesë integrale e rrugëtimit. Është e rëndësishme që një dokument të kontrollojë se ku shkon dhe ku ndodhet tani. Në fakt, itinerari është përcaktuar për sa i përket rrugës së kalimit dhe intervaleve kohore për ekzekutimin e dokumentit nga secili prej pjesëmarrësve në procesin e kalimit. Ekzekutimi i një dokumenti nënkupton kryerjen e një veprimi në lidhje me dokumentin nga secili prej pjesëmarrësve në kuadër të kompetencave të tij zyrtare.

Raportet . Ato shërbejnë si një analog i regjistrave të dokumenteve të zyrës. Duke përdorur raporte të ndryshme, mund të shihni, për shembull, kohën totale të kaluar nga punonjësit që punojnë në një dokument specifik, shpejtësinë e përpunimit të dokumenteve sipas departamentit, etj. Raportet janë një material i shkëlqyer për marrjen e vendimeve të menaxhimit.

Administrata . Mbështetje për funksionimin e vetë sistemit, vendosjen e parametrave të tij, etj.

Nga pikëpamja teknologjike, sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve ndryshojnë pak nga çdo sistem tjetër informacioni i shpërndarë. Bazuar në parimin e arkitekturës së ndërtesave, ata përpiqen të ndjekin sa më shumë tendencat moderne dhe kërkesat e tregut. Tani koncepti më popullor është një mjedis i hapur, maksimalisht i adaptueshëm për nevojat specifike, por në të njëjtën kohë i lehtë për t'u instaluar dhe mirëmbajtur, me një klient "të hollë" dhe një server aplikacioni të dedikuar, nëse është e mundur me shumë platforma. Të gjitha sistemet ekzistuese i afrohen këtij ideali në një shkallë ose në një tjetër. Sidoqoftë, sistemet e bazuara në një klient me funksione të plota të lidhura me një platformë specifike janë ende mjaft të zakonshme. Ndonjëherë në këto raste ofrohet një klient i veçantë Web me funksionalitet të kufizuar për qasje në distancë. Për shembull, në sistemin GranDoc të kompanisë Granit Center, funksionaliteti i plotë është i disponueshëm vetëm kur përdorni aplikacionin e klientit, por përdoruesi mund të kërkojë dhe shikojë dokumente në arkiv duke përdorur një shfletues të rregullt.

Shkalla e efektivitetit të përdorimit të EDMS përcaktohet nga shkalla në të cilën dokumentet (informacionet e pastrukturuara) përcaktojnë përmbajtjen e informacionit të aktiviteteve të ndërmarrjes. Është e qartë, për shembull, se për një organizatë thjesht tregtare, përmbajtja kryesore e informacionit është të dhënat e strukturuara të përfshira në bazat e të dhënave. Ndoshta një organizatë e tillë duhet të ruajë kontratat, por nuk ka gjasa që të arrijë në zbatimin e një EDMS. Sidoqoftë, nëse një organizatë tregtare rritet në një përbindësh tregtar me një rrjet dyqanesh në dhjetëra qytete, logjistikë komplekse dhe prodhimin e vet të produkteve gjysëm të gatshme, atëherë herët a vonë do të duhet të mendoni për zbatimin e një sistemi ERP. Në fazën tjetër, numri i blerësve me shumicë dhe klientëve të mëdhenj mund të rritet në një shkallë të tillë që do t'ju duhet të mendoni për prezantimin e CRM. Dhe vetëm nëse aparati i menaxhimit rritet në qindra njerëz, do të shfaqen projekte paralele jo-thelbësore, do të shfaqen probleme të diversifikimit dhe do të lindë detyra për të futur një sistem elektronik të kontrollit. Në të njëjtën kohë, disa sisteme mund të duhet të integrohen në mënyrë që sistemi CRM të ketë lidhje me letra, kontrata dhe kopje të porosive hyrëse që ruhen në EDMS.

Në disa raste, integrimi i këtyre sistemeve është edhe më i afërt - EDMS mund të shërbejë si një transport integrues për transmetimin e dokumenteve midis sistemeve që i gjenerojnë dhe sistemeve që i konsumojnë ato, në rastet kur komunikimi i drejtpërdrejtë në nivelin e të dhënave të strukturuara ndërmjet këtyre sistemeve. sistemet nuk janë të nevojshme. Supozoni se një ndërmarrje ka sisteme CRM dhe ERP, dhe kërkohet që CRM të regjistrojë raporte tremujore nga ERP për furnizimin e mallrave për një klient specifik, të plotësuar, ndoshta, me komente nga ekspertët. Është e qartë se është më e përshtatshme të ruash raporte të tilla në një EDMS. Falë integrimit të ERP dhe EDMS, dokumenti do të krijohet dhe ruhet automatikisht. Falë integrimit të EDMS dhe CRM, është e mundur të bashkëngjitni automatikisht një dokument në kartën e një klienti specifik. Dhe të gjitha këto operacione mund të ndodhin automatikisht.

Është e qartë se funksionaliteti i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve në drejtim të zgjidhjes së çështjeve të menaxhimit i plotëson pothuajse plotësisht nevojat e sotme dhe nuk do të ketë shumë zhvillim këtu në vitet e ardhshme. Drejtimi kryesor i zhvillimit të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve është rritja e efikasitetit të marrjes së informacionit, integrimi me mjetet e publikimit të informacionit në rrjete, renditja automatike dhe kategorizimi i dokumenteve.

Zhvillimi i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve do të marrë një erë të dytë me ardhjen e mjeteve që lejojnë kërkimin semantik të informacionit dhe abstragimin automatik inteligjent të teksteve bazuar në kuptimin.

Pune zyre– një degë veprimtarie që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumentet zyrtare. Mbështetja e dokumentacionit për menaxhimin përcakton një sistem parimesh dhe rregullash që vendosin kërkesa uniforme për dokumentacionin, organizimin e punës me dokumentet dhe ruajtjen e tyre arkivore në procesin e menaxhimit, duke marrë parasysh teknologjitë e informacionit të përdorura. Dokumentimi i aktiviteteve të menaxhimit është një proces i rregulluar i krijimit të një dokumenti (zhvillimi i përmbajtjes, dizajni, miratimi, miratimi, publikimi) në letër ose media të tjera që siguron fuqinë e tij ligjore. Kjo ju lejon të organizoni punën me dokumente, të krijoni rrjedhën optimale të dokumenteve, të siguroni ruajtjen, kërkimin, përdorimin dhe kontrollin e ekzekutimit të dokumenteve në aktivitetet aktuale të institucionit.

Rrjedha e dokumentit - lëvizjen e dokumenteve në një organizatë që nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit dhe dërgimit. Duhet të theksohet se puna në zyrë është një grup masash për të siguruar mbështetjen e dokumentacionit për menaxhimin (DOU), dhe rrjedha e dokumenteve është lëvizja e dokumenteve brenda DOU.

AS DOU është krijuar për të rritur efikasitetin e aktiviteteve të menaxhimit të organizatave duke automatizuar të gjithë gamën e punës me dokumente dhe duhet të zgjidhë detyrat kryesore të mëposhtme:

• dokumentacioni (përgatitja, ekzekutimi, koordinimi, miratimi dhe lëshimi i dokumenteve);
• sigurimi i rrjedhës së dokumenteve (marrja, regjistrimi, organizimi i dokumenteve dhe projektet e tyre, dërgimi, transferimi i dokumenteve për ruajtje arkivore);
• sigurimi i punës me dokumente në procesin e menaxhimit (kontrolli i ekzekutimit, kontabiliteti, ruajtja operacionale, organizimi i sistemeve për klasifikimin, indeksimin, kërkimin dhe përpunimin e dokumenteve; mbrojtje nga aksesi i paautorizuar; ndarja e dokumenteve që i nënshtrohen nivelit të kërkuar të kontrollit të aksesit; sigurimi procesi i vendimmarrjes dhe raportimi mbi dokumentet, shërbimet e informacionit për përdoruesit);
• automatizimi i procedurave të arkivimit, ruajtja arkivore dhe shkatërrimi i dokumenteve, cikli jetësor i të cilave ka përfunduar (zbatimi i rregullave të ruajtjes, sigurimi i kërkimit dhe përdorimit; transferimi në ruajtje shtetërore ose shkatërrimi i dokumenteve arkivore).

Një sistem i automatizuar i dokumentacionit të menaxhimit krijon një hapësirë ​​të unifikuar informacioni që u siguron përdoruesve mjetet për të bashkëpunuar me të gjitha dokumentet e organizatës: korrespondencën hyrëse dhe dalëse, materialet e brendshme organizative dhe administrative, si dhe korrespondencën shoqëruese - gjatë gjithë ciklit të tyre jetësor. Pas përfundimit të "jetës aktive" të dokumenteve, sistemi duhet të ruajë ruajtjen e tyre arkivore ose të regjistrojë informacione për shkatërrimin ose transferimin e tyre në ruajtje shtetërore.

Ju mund të zbatoni mbështetje të automatizuar të dokumentacionit për menaxhimin në organizata si më poshtë:

• urdhëroni ose kryeni vetë zhvillimin e një sistemi të përqendruar drejtpërdrejt në fushën e subjektit të organizatës;
• blini një sistem të gatshëm të porosive të qarkullimit nga programet e ofruara në tregun rus dhe përshtateni atë në fushën e subjektit të organizatës.

Fusha e aplikimit të sistemit "LanDocs" është automatizimi i zyrës dhe ndërtimi i arkivave korporative të dokumenteve elektronike. Qëllimi i zbatimit të këtij sistemi është të krijojë në objektin e automatizimit një mjedis modern të unifikuar sistemo-teknik për të mbështetur punën kolektive të personelit me dokumente elektronike, duke siguruar, me disponueshmërinë e softuerit të duhur të sistemit dhe teknologjisë së provuar për të punuar me sistemin, automatizimin. nga fushat e mëposhtme të punës në zyrë:

• krijimi dhe mirëmbajtja e një baze të dhënash të strukturuar të centralizuar të informacionit të dokumenteve me akses shumëpërdorues;
• krijimi dhe mirëmbajtja e depove të centralizuara të dokumenteve elektronike (arkiva operative dhe afatgjata) dhe puna me tekstet e dokumenteve elektronike;
• kontabiliteti për operacionet e zyrës dhe mbajtja e historisë së punës me dokumentin;
• kërkim i automatizuar sipas detajeve të dokumentit dhe tekstit të dokumentit;
• shpërndarja e automatizuar e dokumenteve dhe kontrolli mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe udhëzimeve;
• sigurimi i diferencimit të aksesit të përdoruesve në të drejtat funksionale dhe të drejtat për dokumente;
• nënshkrimi i dokumenteve elektronike me nënshkrim elektronik dixhital;
• integrimi me emailin e korporatës.

Përdorimi i sistemit përfshin përdorimin e teknologjisë për të punuar me dokumente në një mjedis pune të automatizuar zyre, prandaj termat e përdorur në këtë manual mund të mos përkojnë gjithmonë plotësisht konceptualisht me konceptin e punës tradicionale ("letër") të zyrës.

Softueri i linjës "LanDocs" është krijuar për automatizimin gjithëpërfshirës të proceseve të punës në zyrë dhe mbajtjen e një arkivi të dokumenteve elektronike në organizata të madhësive dhe industrive të ndryshme. Produktet e familjes "LanDocs" bëjnë të mundur përfshirjen në fluksin e automatizuar të zyrës jo vetëm të përdoruesve të lidhur në një rrjet kompjuterik lokal, por edhe të atyre gjeografikisht të largët - duke ofruar mundësinë për të kryer punë në zyrë dhe për të aksesuar dokumente duke përdorur infrastrukturën e internetit/Intranetit dhe sistemet e postës elektronike. Funksionaliteti dhe përbërja e moduleve të sistemit synojnë të sigurojnë punë të plotë me dokumente elektronike, e cila është e ngjashme me punën me dokumente letre.

Sistemi "LanDocs" është një koleksion i produkteve softuerike të mëposhtme:

Sistemi "LanDocs: PROCESI I ÇËSHTJES" - një sistem bazë për automatizimin e proceseve të punës në zyrë dhe mbajtjen e një arkivi të dokumenteve elektronike. Zbatohet në një arkitekturë klient-server bazuar në një DBMS industriale, operon në një rrjet kompjuterik lokal të kompjuterëve personalë me Windows 95/98/NT 2000 ; furnizuar për të punuar me DBMS " Oracle" dhe MS "SQL Server"; pajisur me një ndërfaqe OLE të dokumentuar për futjen e shërbimeve të menaxhimit të dokumenteve "LanDocs" në aplikacionet e palëve të treta Windows.

sistemi " LanDocs: SERVER DOKUMENTI"– softuer server për menaxhimin e centralizuar të ruajtjes së përmbajtjes së dokumentit (skedarët e dokumenteve) në një arkiv elektronik. Ndërvepron me sistemin "LanDocs: WORK" dhe mbështet operacionet e leximit, shkrimit, fshirjes, transferimit të skedarëve të dokumenteve për ruajtjen afatgjatë dhe regjistrimin e të gjitha këtyre operacioneve në një server të specializuar me Windows NT 4.0/2000.

Opsioni i kërkimit të tekstit të plotë "LanDocs: SERVER DOKUMENTI" ofron mundësinë për të kërkuar nëpër tekste dokumentesh duke përdorur analizën morfologjike.

"Skanimi i imazhit LAN dhe vizualizimi i imazheve"– një sistem për skanimin e dokumenteve në letër dhe punën me imazhet e dokumenteve (imazhe elektronike të dokumenteve në letër). Ju lejon të punoni me lehtësi me kopje elektronike të dokumenteve të letrës, të kaloni në faqen e dëshiruar, të shfaqni imazhin në shkallë të ndryshme, të ekzaminoni detajet në modalitetin "xhami zmadhues", pan, hiqni pikat nga imazhi dhe shumë më tepër.

"LanDocs: QASJE NE INTERNET"– një server i specializuar në internet për të hyrë në të dhënat e sistemit të automatizimit të zyrës dhe një arkiv korporativ të dokumenteve elektronike nëpërmjet internetit; ju lejon të kryeni regjistrimin, kërkimin, postimin dhe operacione të tjera me dokumente duke përdorur shfletuesin standard të Internetit (Internet Explorer, Netscape Navigator) si një klient i pavarur nga platforma.

"LandDocs: SERVER E POSTEVE" – softuer i specializuar i serverit që vepron si një portë për një sistem poste elektronike të pajtueshme me MAPI; ofron mundësinë për të dërguar mesazhe, detyra dhe dokumente nga sistemi LanDocs tek performuesit që nuk kanë softuerin e sistemit LanDocs: OFFICE PROCESS.

"LandDocs: KLIENTI POSTE"– softueri i klientit që funksionon në MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Përdoruesi ka mundësinë të marrë detyra dhe dokumente nga baza e të dhënave "LanDocs" dhe të raportojë për ekzekutimin e detyrave ndërsa ndodhet në kutinë postare MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: NËNSISTEMI I SIGURISË"– nënsistem sigurie në sistemin “LanDocs”, i krijuar për të mbrojtur informacionin nëpërmjet nënshkrimit elektronik dixhital dhe enkriptimit. Nënsistemi i sigurisë përfshin një server sigurie dhe pjesë të klientit të aplikacioneve të përdoruesve "LanDocs". Serveri i sigurisë zbaton funksionet e një autoriteti certifikues, i cili siguron lëshimin e certifikatave të çelësit publik bazuar në kërkesat e përdoruesve dhe organizimin e aksesit online të përdoruesit në bazën e të dhënave të certifikatave (formati i certifikatës përputhet me rekomandimet ITU-T.509). Pjesa e klientit të nënsistemit lejon përdoruesin të nënshkruajë dokumente, mesazhe dhe objekte të tjera informacioni "LanDocs" me çelësin e tij personal dhe të verifikojë nënshkrimet e përdoruesve të tjerë. Ngjarjet që përfshijnë përdorimin e një nënshkrimi elektronik dixhital, enkriptimin, gjenerimin e çelësave dhe lëshimin e certifikatës regjistrohen në protokollet e funksionimit të nënsistemit.

"LandDocs: RRUGIMI"– një mjet softuerik që zgjeron aftësitë e "LanDocs: OFFICE PROCESS" për menaxhimin e proceseve të përpunimit të dokumenteve. Modelimi i proceseve të lëvizjes së dokumenteve kryhet në një mënyrë të përshtatshme dhe vizuale - përmes ndërtimit të hartave grafike. Harta përcakton rrugën e lëvizjes së mesazhit dhe dokumentit, përcakton kushtet për kalimin nga një fazë e përpunimit në tjetrën. Rruga e krijuar në këtë mënyrë përdoret për të inicuar lëvizjen e një dokumenti dhe më pas për të kontrolluar itinerarin e lëvizjes së tij. Funksionet e analizës ju lejojnë të merrni të dhëna statike për parametrat aktualë të procesit.

Sistemi "LanDocs: PROCESI ZYRA" ju lejon të kryeni funksionet kryesore të mëposhtme:

• regjistrimin e dokumenteve;
• futja e teksteve të dokumenteve dhe funksionet mbështetëse për të punuar me skedarë;
• shkëmbimi i dokumenteve dhe mesazheve, dërgimi i detyrave për ekzekutim;
• kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe detyrave;
• punë në modalitetin e zëvendësimit;
• gjurmimi i lidhjeve të punës së zyrës midis dokumenteve, krijimi i dosjeve të strukturuara komplekse;
• lundrimi dhe kërkimi i dokumenteve;
• raportimi mbi rrjedhën e dokumenteve;
• skanimi i dokumenteve në letër, puna me imazhet e dokumenteve (duke përdorur mjetet "LAN Image");
• integrimi me aplikacionet e zyrës për të punuar me dokumente elektronike;
• integrimi me aplikacionet e jashtme të Windows;
• dërgimi i detyrave dhe njoftimeve për përdoruesit e emailit;
• aplikimi i nënshkrimit elektronik, ekzekutimi dhe kontrolli i operacioneve të punës në zyrë në dokumente;
• punë përmes internetit;
• mbajtja e drejtorive.

"LanDocs"është një sistem i fokusuar në punën me dokumente. Një dokument në sistemin "LanDocs" është një koleksion i të dhënave për një dokument dhe objekte informacioni që lidhen me dokumentin - një kartë regjistrimi, skedarë dhe versionet e tyre me tekstin e dokumentit, informacion mbi historinë e lëvizjes së dokumentit, nënshkrimi elektronik dixhital etj. Kështu, një dokument i regjistruar në sistemin "LanDocs" kuptohet si një objekt informacioni i veçantë - "Dokumenti LanDocs".

Dokumenti "LanDocs" është një kombinim i tre komponentëve kryesorë: një kartë regjistrimi, teksti i dokumentit (një skedar me tekstin e dokumentit bashkangjitur kartës së regjistrimit), informacion në lidhje me historinë e punës me dokumentin (historinë e lëvizjes dhe ekzekutimi i punës në zyrë dhe operacionet e sistemit në lidhje me aksesin në dokument). Kur futni një dokument në sistem, informacioni për dokumentin nuk futet thjesht dhe futet teksti i dokumentit, por krijohet një objekt i ri informacioni - dokumenti "LanDocs", i cili, nëse teksti i dokumentit është i pranishëm, përfaqëson një dokument të plotë.

Karta e regjistrimit – e krijuar për çdo dokument (letër ose elektronik) që duhet të futet në sistem. Karta e regjistrimit të dokumentit përmban atribute që karakterizojnë dokumentin dhe shërbejnë për kërkimin e tij. Atributet e kartës së regjistrimit, si rregull, përkojnë me detajet e dokumentit.

Skedari i dokumentit (teksti i dokumentit që përmban tekst, tabelë, imazh, zë, etj.) – i bashkëngjitet kartës së regjistrimit dhe ruhet në sistem në formatin origjinal të skedarit (pa konvertim). Sistemi ju lejon të ruani disa skedarë për një dokument dhe versione të shumta të një skedari. Lista e formateve të skedarëve të lejuar për përdorim përcaktohet nga administratori. Nëse dokumenti ekziston si origjinal në letër, atëherë ai mund të skanohet nga moduli i softuerit "LANImage", i thirrur për të kryer import me skanim; në të ardhmen, imazhi i dokumentit do të ruhet në sistem si një imazh elektronik i dokumentit, i paraqitur në një format grafik.

Informacioni rreth historisë së lëvizjes së një dokumenti dhe punës me një dokument është një grup informacioni që përmbahet në listën e mesazheve në një dokument dhe hyrjet në protokollet e funksionimit të sistemit në lidhje me informacionin në lidhje me nënshkrimet elektronike të aplikuara.

"Përfaqësimi" i një dokumenti në sistem si "dokument Dm Docs" ju lejon t'i jepni dokumenteve "LanDocs" të njëjtin qëllim funksional që kanë dokumentet e zakonshme "letër": informative, menaxheriale dhe ligjore.

Mekanizmat për mbrojtjen e informacionit dhe përcaktimin e fuqive të përdoruesve të zbatuara në sistemin "LanDocs" ju lejojnë të:

• mbrojeni kundër hyrjes së paautorizuar me një fjalëkalim;
• të përcaktojë të drejtat e aksesit të përdoruesit në dokumente të niveleve të ndryshme të konfidencialitetit;
• personalizoni të drejtën e aksesit në një dokument duke përcaktuar një listë të personave që kanë të drejtë të punojnë me dokumentin;
• enkriptoj (kodoj) dokumente konfidenciale.

Sistemi është i pajisur me mbrojtje me fjalëkalim për hyrjen në sistem. Kur një përdorues hyn në sistem, atij i kërkohet emri dhe fjalëkalimi i tij, pas së cilës sistemi e lejon atë të kryejë vetëm funksionet që i janë dhënë përdoruesit në përputhje me të drejtat e tij funksionale.

Diferencimi shtesë i të drejtave të përdoruesve për akses në dokumente zbatohet bazuar në mekanizmin e niveleve të konfidencialitetit.

Sistemi ofron "Të drejtat e skedarit"– një listë operacionesh me skedarë dokumentesh që rregullohen për çdo skedar. Për një skedar të futur tashmë në një dokument, mund të caktohen të drejtat e mëposhtme:

• kthimi në versionin e mëparshëm;
• ndryshimi i emrit të skedarit;
• ndryshimi i statusit të skedarit;
• caktimi i të drejtave të dosjes;
• shikimi;
• redaktimi;
• fshirje.

Kur përdorni softuerin "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM", integriteti i dokumenteve "LanDocs" mbrohet shtesë (auditimi i sigurisë në nivel softueri).

Kur përdoret për ruajtjen afatgjatë të mediave të pa rishkueshme, siguria e auditimit sigurohet në nivel fizik në lidhje me skedarët e dokumenteve.

Karakteristikat shtesë të sigurisë mund të përfshihen në ciklin teknologjik të përdorimit dhe mirëmbajtjes së sistemit.

Qëllimi i linjës së programit "LanDocs". Linja e produkteve softuerike "LanDocs" është krijuar për ndërtimin e sistemeve të automatizuara arsimore parashkollore në ndërmarrje të madhësive dhe specializimeve të ndryshme. Programi LanDocs ju lejon të zbatoni një sërë zgjidhjesh të ndryshme të projektimit, të tilla si:

• një sistem për automatizimin e punës në zyrë dhe qarkullimin e dokumenteve, bazuar në standardet dhe normat e brendshme, praktikën e regjistrimit të dokumenteve dhe monitorimin e ekzekutimit të urdhrave. Ofron nivele të ndryshme funksionimi për kategori të ndryshme punonjësish;
• ruajtja e korporatave (arkivi) i dokumenteve elektronike, duke siguruar mbrojtje të besueshme të dokumenteve nga aksesi i paautorizuar, mundësinë e kërkimit të tekstit të plotë duke marrë parasysh morfologjinë e gjuhës, regjistrimin dhe auditimin e veprimeve të përdoruesit në lidhje me aksesin në dokumente;
• një sistem për automatizimin e veprimtarive të arkivave të departamenteve dhe njësive arkivore të një organizate, që funksionon në përputhje me kërkesat e Shërbimit Arkiv Shtetëror të Federatës Ruse. Siguron përgatitjen e raportimit të specializuar për arkivat e departamenteve dhe mbështet teknologjitë speciale për futjen në grup të dokumenteve në letër në një arkiv elektronik;
• një sistem për mbështetjen e automatizuar të proceseve të biznesit të një organizate, i cili ju lejon të përcaktoni rrugën e lëvizjes së dokumenteve dhe të menaxhoni rrjedhën e tyre.

Teknologjitë e zbatimit të softuerit "LandDocs". Pas zbatimit të AS DOW, strategjia e mëtejshme përfshin ndërtimin e një sistemi efektiv të menaxhimit të projektit, i cili duhet të sigurojë:

• pajtueshmërinë maksimale të rezultateve të arritura me qëllimet strategjike të projektit;
• rritja e saktësisë së planifikimit të projektit;
• kontroll maksimal nga ana e menaxhimit të projektit, duke siguruar aftësinë për të identifikuar dhe eliminuar tendencat negative në zbatimin e projektit në faza të ndryshme;
• minimizimi i rreziqeve të projektit.

Projekti zbatohet nga një ekip i përbashkët, i cili përfshin:

• nga krijuesi i programit - menaxheri i projektit, personeli i grupit të zbatimit që punon në ambientet e klientit dhe personeli i grupit mbështetës që zgjidh çështjet e mbështetjes teknike për mirëmbajtjen e dokumentacionit të projektit;
• klienti është një përfaqësues përgjegjës i cili ka të drejtë, siç thuhet në urdhër, të zgjidhë menjëherë të gjitha çështjet që lidhen me zbatimin e projektit, dhe një grup pune, i cili zakonisht përfshin specialistë në mirëmbajtjen e softuerit, mbështetjen e OS, DBMS, email, etj., si dhe specialistë të sigurisë së informacionit dhe personel të departamentit funksional të kërkuar për projektin.

Gjatë zbatimit, përdoret një metodologji standarde, e cila ndryshon për t'iu përshtatur specifikave të një projekti të caktuar - shkalla e tij, lloji i zbatimit të sistemit, shkalla e pjesëmarrjes së personelit nga krijuesi i programit në punën e zbatimit, etj. Një skemë tipike përfshin fazat e mëposhtme - përgatitore, inspektimin e gjendjes së menaxhimit të dokumentacionit, zbatimin e një projekti pilot (në një numër të kufizuar vendesh pune), funksionimin e provës në zonën pilot, sqarimin e rregullave për funksionimin e sistemit të bazuar. mbi rezultatet e provës së funksionimit të sistemit, garancisë dhe mbështetjes pas garancisë.

Gjatë zbatimit të sistemeve, vëmendje e veçantë i kushtohet dokumentimit të projektit. Si rregull, bazuar në rezultatet e fazës së anketimit, hartohen dokumentet "Raporti i hetimit", "Qëllimet, kufizimet dhe rreziqet e projektit", "Termat e referencës për zbatimin e sistemit". Kur transferohet në funksionim industrial, klientit zakonisht i jepet një draft dokument "Udhëzime për punën e automatizuar në zyrë", dhe në kuadër të projekteve për zbatimin e teknologjive pa letër, "Rregulloret për një dokument elektronik" dhe "Rregulloret për një dixhital elektronik". nënshkrimi” mund të zhvillohet më tej.

Le të shqyrtojmë një nga sistemet tipike të dokumentacionit të automatizuar të menaxhimit, i cili është një përfaqësues i grupit të parë.

Sistemi i automatizuar i informacionit (AS) "BIZNES" është plotësisht në përputhje me praktikën ekzistuese të zyrës. Së pari, sistemi mund të shoqërojë rrjedhën elektronike të dokumenteve të pranuara tradicionalisht në ndërmarrje, duke përmirësuar teknologjitë e punës në zyrë. Së dyti, sistemi ju lejon të zgjeroni ndjeshëm fushën e organizimit tradicional të rrjedhës së dokumenteve përmes përdorimit të pjesshëm ose të plotë të funksioneve të menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe përpunimit të dokumenteve në një kompjuter.

AS "DELO" është krijuar për të punuar duke përdorur aftësitë e rrjetit lokal të organizatës, është implementuar në një arkitekturë "klient-server" bazuar në DBMS industriale dhe përbëhet nga një numër stacionesh të specializuara të automatizuara pune (AWS), të konfiguruara për të kryer funksionet bazë të zyrës. .

AS "DELO", i instaluar në një organizatë me një strukturë të shpërndarë gjeografikisht, duhet të lidhet me sisteme të tjera të ngjashme nëpërmjet postës elektronike që mbështet ndërfaqen MARE. Sistemi përfshin një server në internet për punë në zyrë, duke u ofruar menaxherëve dhe specialistëve akses të thjeshtë dhe efektiv në të dhënat mbi dokumentet dhe vetë dokumentet nga çdo stacion pune lokal ose i largët nëpërmjet internetit (intranet). Versioni standard i sistemit "DELO" punon me DBMS "Oracle" dhe MS "SQL Server". Funksionet e ofruara për çdo përdorues individual të sistemit përcaktohen nga përgjegjësitë e tij të punës dhe roli në rrjedhën e dokumenteve të organizatës.

Stacioni i punës për regjistrimin e dokumenteve hyrëse siguron regjistrim të centralizuar ose të decentralizuar të të gjithë korrespondencës së marrë nga organizata. Në të njëjtën kohë, për çdo dokument të marrë nga organizata, pavarësisht nga vendi i regjistrimit të saj, krijohet një kartë regjistrimi, në të cilën sistemi regjistron numrin (indeksin) hyrës. Çdo nëngrup dokumentesh mund të ketë numërimin e vet sipas rregullave që përkojnë me procedurën e indeksimit të dokumenteve të organizatës.

Stacioni i punës i kontrollit kryen punë me dokumente që kanë udhëzime me data të planifikuara ekzekutimi. Karta e regjistrimit të kontrollit të dokumentit është e theksuar me atributin e duhur. Kur dërgoni urdhra kontrolli për një dokument, karta e regjistrimit të tij, përveç shpërndarjes tek ekzekutuesi, vendoset në një dosje nën kontroll. Përdoruesit që monitorojnë ekzekutimin e dokumenteve përgatisin raporte për ekzekutimin e dokumenteve të kontrollit dhe certifikata rikujtuese për ekzekutimin e dokumenteve të kontrollit.

Stacioni i punës i zyrtarit siguron punën e punonjësve të kompanisë që janë pjesëmarrës zyrtarë në rrjedhën e dokumenteve - korrespondentët dhe adresuesit e dokumenteve. Zyrtarët marrin dokumente, i miratojnë dhe i nënshkruajnë dhe japin udhëzime. Zyrtarët e regjistruar në sistem nuk janë domosdoshmërisht përdorues të tij. Përdoruesit me autoritetin e duhur (stacioni i punës së asistentit) mund të punojnë për zyrtarët në sistem. Nëse vetë zyrtarët dhe ndihmësit e tyre punojnë drejtpërdrejt në sistem, atëherë ata duhet të regjistrohen si përdorues.

Stacioni i punës i teknologut të sistemit mbështet punën e administratorit të sistemit. Teknologu i sistemit kryen operacione për monitorimin dhe korrigjimin e gabimeve në punën e përdoruesit, plotësimin, plotësimin dhe ndryshimin e përmbajtjes së drejtorive të sistemit; rregullon sistemin me ndryshimet aktuale në strukturën dhe rrjedhën e dokumenteve të organizatës. Ai përfshin përdoruesit në sistem, shpërndan të drejta dhe privilegje.

Stacioni i punës për marrjen e certifikatave dhe raporteve mbi dokumentet mbështet punën e punonjësit të zyrës, i cili merr certifikata të ndryshme dhe gjeneron raporte të printuara që përmbajnë informacione për rrjedhën e dokumenteve dhe raporte për ekzekutimin e dokumenteve.

Stacioni i punës i punonjësit të shërbimit të menaxhimit të zyrës së departamentit kryen të gjitha funksionet e nevojshme për të mbështetur ekzekutimin e dokumentit në departamentin përkatës.

Vendi i automatizuar i punës për regjistrimin e dokumenteve dalëse siguron regjistrimin e korrespondencës dalëse të nënshkruar nga një zyrtar në një ose më shumë seksione strukturore të organizatës. Pavarësisht nga vendi i regjistrimit të dokumentit dalës, atij i caktohet një numër regjistrimi, i krijuar sipas rregullave uniforme për këtë nëngrup dokumentesh. Përfshirja e një dokumenti në një çështje kryhet duke futur një procesverbal në kartën e regjistrimit që përmban emrin e çështjes (sipas drejtorisë së nomenklaturës së çështjeve), datën dhe orën e shlyerjes. Drejtoria e listës së rasteve plotësohet nga teknologu i sistemit në përputhje me listën e rasteve të miratuara çdo vit të organizatës.

Stacioni i punës i shpërndarjes së dokumenteve lejon një njësi të veçantë strukturore të organizatës të dërgojë korrespondencë dalëse. Në të njëjtën kohë, data dhe ora e dërgimit aktual të dokumentit në një organizatë të jashtme shënohen në kartën e regjistrimit të dokumentit, mënyra e dërgimit (komunikimi në terren, posta, telegrami, etj.) dhe numri i regjistrit të shërbimit postar regjistrohet. . Regjistrat për dërgimin e dokumenteve mund të printohen për dorëzim në shërbimin përkatës postar së bashku me dokumentet. Për më tepër, mbështetet aftësia për të formuar zarfe dhe më pas mbishkrimin e tyre.

Stacioni i punës i programuesit të sistemit ofron mbështetje për sistemin e automatizuar të menaxhimit të zyrës.

Sistemi i automatizuar i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin "BIZNESI" përbëhet nga katër nënsisteme: "punë në zyrë", "formularë raporti", "drejtori", "administratë".

Nënsistemi "Menaxhimi i Zyrës" zbaton funksionet kryesore të sistemit dhe përbëhet nga modulet e mëposhtme:

• moduli "Regjistrimi" ju lejon të vendosni vlerat e detajeve të kartës së regjistrimit, duke përfshirë "bashkëngjitjen" e një skedari me tekstin e dokumentit në kartë, të krijoni lidhje midis dokumenteve dhe gjithashtu ta transferoni dokumentin në "Ekzekutim". modul;
• moduli "Ekzekutimi" siguron ekzekutimin e dokumentit, duke përfshirë lëshimin e udhëzimeve për dokumentin, përgatitjen e raporteve nga ekzekutuesit dhe shlyerjen e dokumentit;
• Moduli "Kërko" kërkon dokumente në kabinetin e dosjeve sipas qëllimit të detajeve të kartave të tyre të regjistrimit. Zbulimi i një dokumenti duke përdorur kërkimin është i nevojshëm nëse përdoruesi nuk e di se në cilin kabinet skedarësh ndodhet dokumenti. Rezultatet e kërkimit, në veçanti, mund të përdoren si një mjet për monitorimin e ekzekutimit të dokumenteve ose për gjenerimin e përmbledhjeve arbitrare të raportimit (për shembull, gjenerimi i një liste dokumentesh që nuk janë ekzekutuar nga një zyrtar i caktuar);
• moduli "Regjistrohu". Përdoret për të përpunuar dokumentet që do të dërgohen, duke përfshirë krijimin dhe printimin e formularëve standardë të regjistrit të postës.

Nënsistemi "Format e raportimit" gjeneron një listë në përputhje me kriteret e paracaktuara të përzgjedhjes dhe i formaton ato në formën e formularëve standardë të printuar. Nënsistemi mbështet gjenerimin e informacionit në lidhje me rrjedhën e dokumenteve, një përmbledhje të ekzekutimit të dokumenteve të kontrollit, si dhe një përmbledhje të kujtesës për ekzekutimin e dokumenteve të kontrollit, etj.

Nënsistemi “Direktori” zbaton funksionin e servisimit të drejtorive të sistemeve, si drejtoria e strukturës organizative të një institucioni, rregullat e punës në zyrë etj.

Nënsistemi "Administrim" përdoret për të mbajtur një listë të përdoruesve të sistemit, në të cilën për çdo përdorues përcaktohen një identifikues personal dhe fjalëkalim, të drejta aksesi në skedarët e sistemit, dokumente të klasifikimeve të ndryshme të sigurisë, nënsisteme dhe funksione të sistemit. Sistemi ofron mundësinë për të përdorur një nënshkrim elektronik dixhital (EDS) dhe enkriptim.

Në sfondin e futjes së gjerë të teknologjive të informacionit dhe telekomunikacionit në organizatat ruse, qeveritare dhe tregtare, ekziston një interes serioz për automatizimin e përgatitjes dhe punës me dokumente dhe futjen e teknologjive kompjuterike në institucionet arsimore parashkollore. Dëshmi për këtë është rritja e shpejtë e tregut rus për teknologji të tilla dhe sisteme të menaxhimit të dokumenteve (DMS). Kjo konfirmohet nga fusha e punës në kuadër të programit federal "Rusia elektronike" dhe programe të ngjashme rajonale. Sidoqoftë, futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve kërkon zgjidhje jo aq të problemeve teknologjike sa organizative dhe ligjore, dhe kryesisht në një mënyrë evolucionare.
Është e qartë se dokumentet në letër dhe ato elektronike do të bashkëjetojnë në kushte të barabarta për një kohë të konsiderueshme, prandaj, CMS e përdorur në organizata duhet të ofrojë mbështetje për rrjedhën e dokumenteve elektronike dhe tradicionale (letër, foto, film, etj.) dhe procesin e racionalitetit. kalimi nga njëra në tjetrën.
Organizimi i administratës publike në Rusi ka qenë gjithmonë një problem - një vend i madh, kostoja e lartë e vendimeve të menaxhimit dhe një aparat i rëndë menaxhimi kërkon krijimin e një sistemi të caktuar që do të minimizonte pasojat e vendimeve joefektive dhe irracionale. Ai u ndërtua mbi ndarjen e funksioneve të ekzekutimit thelbësor të dokumenteve dhe kontrollit të ekzekutimit. Kontrolli mbi lëvizjen dhe ekzekutimin e dokumenteve iu besua njerëzve të veçantë - nëpunësve, të cilët regjistronin informacione për dokumentet hyrëse, dalëse dhe të brendshme, rezolutat (udhëzimet) për dokumentet dhe zbatimin e tyre, si dhe lëvizjen (transferimin) dhe arkivimin e dokumenteve brenda organizata. Baza e teknologjisë së një sistemi të tillë janë:

• udhëzime për punë në zyrë;
• nomenklatura e lëndëve;

• kartën e regjistrimit (RC) të dokumentit;
• indekset e kartave që kombinojnë grupe RK;
• regjistrat e transferimit të dokumenteve;
• kartat e kontrollit.

Kur një dokument zyrtar arrin në organizatë, pranimi dhe kontrolli i tij, regjistrimi (në një ditar ose Republika e Kazakistanit) dhe vendosja e një rezolute, plotësimi i një karte kontrolli (nëse është e nevojshme) dhe transferimi te një zyrtar (ose persona) për ekzekutim. sigurohen. Prandaj, një zyrtar mund të marrë informacion se çfarë dokumentesh ka për ekzekutim, cilat afate janë të përshtatshme për ekzekutim, etj. Kur një dokument ekzekutohet (kur të gjitha udhëzimet në të janë plotësuar), ai dërgohet në dosje dhe më pas KR-ja e tij. dhe vetë dokumenti vendosen në arkiv. Rregullimi i një sistemi të tillë nëpërmjet udhëzimeve dhe standardeve e bëri automatizimin e tij të mundshëm dhe relativisht të pakomplikuar, d.m.th. kalimi në teknologjitë dhe bazat e të dhënave të përshtatshme kompjuterike.
Vërtetë, konfliktet ligjore dhe organizative lindën këtu për shkak të nevojës për të menaxhuar të drejtat e aksesit në informacione rreth dokumenteve, gjë që e bëri problematik përdorimin e drejtpërdrejtë të sistemeve gjyqësore perëndimore (edhe nëse nuk marrim parasysh koston e tyre përrallore). Si rezultat, në vitet 1990 të shekullit të kaluar, u shfaqën mjaft sisteme ruse me shkallë të ndryshme kompleksiteti, duke siguruar funksionalitetin e përshkruar më sipër - nga dollapët më të thjeshtë të skedarëve deri te produktet mjaft të zhvilluara afër atyre të kutive (Hirushja, Delo-96 , etj.), si dhe një kompleks i tërë shtesash mbi Lotus Notes.
Të gjitha ato, me shkallë të ndryshme të plotësisë, siguronin proceset e regjistrimit të dokumenteve, regjistrimit të rezolucioneve, monitorimit të ekzekutimit, kërkimit të dokumenteve duke përdorur detaje të ndryshme, gjenerimit të të gjitha llojeve të raporteve, etj. Sistemet më të avancuara bënë të mundur edhe organizimin e kontabilitetit të lëvizja e dokumenteve në letër. Kështu, sistemet e automatizimit të zyrës kishin për qëllim të mbështesin aktivitetet e stafit të zyrës, dhe jo zyrtarëve, dhe siguruan punë me sistemin e menaxhimit të dokumenteve, dhe jo me vetë dokumentet. Vini re se sisteme të tilla janë ende të rëndësishme sot. Në të njëjtën kohë, teknologjitë kompjuterike të institucioneve arsimore parashkollore duhet të ofrojnë:

• mbështetjen e punës jo vetëm të personelit të shërbimit parashkollor, por edhe të zyrtarëve;
• aftësia për të bashkangjitur skedarët e dokumenteve në WG;
• mundësia e zgjerimit të përbërjes së atributeve në Republikën e Kazakistanit për lloje të veçanta të dokumenteve;
• mbështetje për punën kolektive në dokumente dhe shqyrtimin paraprak të tyre gjatë miratimit;
• aftësia për të kërkuar nëpër tekste dokumentesh;
• aftësia për të përdorur shabllone dokumentesh, për të ndërtuar tekste nga frazat e vendosura, për të fituar akses në dokumentet rregullatore (aktet ligjore rregullatore dhe aktet ligjore rregullatore teknike).

Qasjet e mëposhtme për gjenerimin e skedarëve të dokumenteve janë të zbatueshme:

• dokumentet mund të merren në formën e dosjeve direkt nga interpretuesit dhe autorët;
• dokumentet mund të skanohen në hyrje, dhe më pas të punojnë me imazhet e tyre elektronike;
• dokumentet mund të merren nga fondet përkatëse të informacionit (sistemet e informacionit, bazat e të dhënave, faqet e internetit, portalet).

Qasja e parë mund të përdoret kur ka një rrjedhë intensive të dokumenteve ndërmjet organizatave dhe kur janë krijuar marrëdhëniet e duhura kontraktuale. Kjo qasje është e zbatueshme për rrjedhën e dokumenteve midis organizatës mëmë dhe strukturave të saj të largëta ose organizatave vartëse. Në këtë rast, sipas një protokolli të rënë dakord (zakonisht me email), dërgohen si RC e dokumentit (për të thjeshtuar regjistrimin) ashtu edhe vetë skedari i dokumentit. Për besueshmëri, dokumenti dhe RC-ja e tij shpesh kodohen dhe (ose) nënshkruhen me një nënshkrim elektronik dixhital. Origjinali i letrës dërgohet me postë të rregullt.
Kështu, është formuar një klasë teknologjish që mund të quhet letër-elektronike, kur pothuajse e gjithë puna brenda një organizate kryhet me skedarë dokumentesh brenda kornizës së një sistemi të automatizuar. Në këtë teknologji, dokumentet e letrës shpesh skanohen menjëherë pas regjistrimit, dhe më pas ato punojnë me versionin elektronik (në formën e një skedari imazhi - si rregull, nuk ka nevojë ta njohësh atë përpara tekstit). Vetë origjinali vendoset në skedar dhe nuk përdoret më.
Futja e një teknologjie të tillë lejon

• përshpejtoni lëvizjen e dokumenteve në të gjithë organizatën;
• të sigurojë shqyrtimin në kohë të dokumenteve;
• të sigurojë kontroll efektiv mbi ekzekutimin e dokumenteve;
• rritja e efikasitetit të zyrtarëve individualë dhe të organizatës në tërësi;
• zvogëloni kostot për riprodhimin, transferimin dhe ruajtjen e kopjeve të dokumenteve në letër;
• t'u ofrojë ekzekutuesve të dokumenteve mundësinë për të përdorur bazën më të plotë të dokumentacionit.

Por origjinalet e letrës vazhdojnë të ekzistojnë në këtë teknologji - ato ende shtypen, nënshkruhen, dërgohen, zënë hapësirë ​​dhe konsumojnë burime.
Kur vendet e punës të të gjithë punonjësve automatizohen dhe futet teknologjia letre-elektronike, lind nevoja për përmirësime të mëtejshme dhe braktisje të origjinaleve të letrës, të paktën për ato dokumente, cikli jetësor i të cilave zhvillohet në organizatë (dokumentet e brendshme). Por edhe këtu, lindin një sërë çështjesh teknologjike (disponueshmëria dhe përdorimi i nënshkrimeve dixhitale, numri i tyre, disponueshmëria dhe përdorimi i qendrave të certifikimit, siguria e informacionit dhe mbrojtja e informacionit) dhe ligjore (fuqia ligjore dhe provat e dokumenteve elektronike, statusi i tyre zyrtar, dorëzimi të dokumenteve elektronike për autoritetet inspektuese). Duke marrë parasysh këtë, sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve duhet të sigurojë:

• ruajtja në sistem dhe transferimi i skedarëve të dokumenteve të nënshkruara me nënshkrim dixhital;
• zyrtarët kanë një nënshkrim elektronik;
• përgatitja e dokumenteve elektronike, duke përfshirë procedurat e nevojshme për miratimin dhe nënshkrimin “elektronik”;
• duke u dhënë dokumenteve elektronike statusin e dokumenteve zyrtare.