Pune zyre- një degë veprimtarie që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente zyrtare. Mbështetja e dokumentacionit të menaxhimit përcakton një sistem parimesh dhe rregullash që vendosin kërkesa uniforme për dokumentacionin, organizimin e punës me dokumentet dhe ruajtjen e tyre arkivore në procesin e menaxhimit, duke marrë parasysh teknologjitë e informacionit të përdorura. Dokumentimi i aktiviteteve të menaxhimit - një proces i rregulluar i krijimit të një dokumenti (zhvillimi i përmbajtjes, dizajni, marrëveshja, miratimi, publikimi) në letër ose media të tjera, siguron fuqinë e tij ligjore. Kjo ju lejon të organizoni punën me dokumente, të krijoni një rrjedhë pune optimale, të siguroni ruajtjen, kërkimin, përdorimin dhe kontrollin e ekzekutimit të dokumenteve në aktivitetet aktuale të institucionit.

Rrjedha e dokumentit - lëvizjen e dokumenteve në organizatë nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit dhe dërgimit. Duhet të theksohet se puna në zyrë është një grup masash për të siguruar mbështetje dokumentare të menaxhimit (DOW), dhe rrjedha e punës është lëvizja e dokumenteve brenda DOW.

AS DOU është krijuar për të rritur efikasitetin e aktiviteteve të menaxhimit të organizatave duke automatizuar të gjithë gamën e punës me dokumente dhe duhet të zgjidhë detyrat kryesore të mëposhtme:

• dokumentacioni (përgatitja, ekzekutimi, marrëveshja, miratimi dhe lëshimi i dokumenteve);
• sigurimi i rrjedhës së dokumenteve (marrja, regjistrimi, organizimi i kalimit të dokumenteve dhe projekteve të tyre, dërgimi, transferimi i dokumenteve për ruajtje arkivore);
• sigurimi i punës me dokumentet gjatë menaxhimit (kontrolli i ekzekutimit, kontabiliteti, ruajtja operacionale, organizimi i sistemeve të klasifikimit, indeksimi, kërkimi dhe përpunimi i dokumenteve; mbrojtje nga aksesi i paautorizuar; shkëmbimi i dokumenteve duke respektuar nivelin e kërkuar të kontrollit të aksesit; sigurimin e vendimeve bërjen dhe raportimin e dokumenteve, shërbimin e informacionit për përdoruesit);
• automatizimi i procedurave për arkivimin, ruajtjen arkivore dhe shkatërrimin e dokumenteve cikli jetësor i të cilave ka përfunduar (respektimi i rregullave për ruajtjen, kërkimin dhe përdorimin; transferimi në ruajtje shtetërore ose shkatërrimi i dokumenteve arkivore).

Sistemi i automatizuar i dokumentacionit të menaxhimit krijon një hapësirë ​​të vetme informacioni që u siguron përdoruesve mjete për të bashkëpunuar me të gjitha dokumentet e organizatës: korrespodencën hyrëse dhe dalëse, materialet e brendshme organizative dhe administrative, si dhe korrespondencën shoqëruese - gjatë gjithë ciklit të tyre jetësor. Pas përfundimit të "jetës aktive" të dokumenteve, sistemi duhet të ruajë ruajtjen e tyre arkivore ose të regjistrojë informacione për shkatërrimin ose transferimin e tyre në ruajtje shtetërore.

Është e mundur të zbatohet AS e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin në organizata si më poshtë:

• urdhëroni ose kryeni zhvillimin e brendshëm të një sistemi që fokusohet drejtpërdrejt në fushën e subjektit të organizatës;
• blini një sistem të gatshëm të porositjes së qarkullimit nga programet e ofruara në tregun rus dhe përshtateni atë në fushën e subjektit të organizatës.

Fusha e aplikimit të sistemit "LanDocs" është automatizimi i punës në zyrë dhe ndërtimi i arkivave korporative të dokumenteve elektronike. Qëllimi i zbatimit të këtij sistemi është krijimi i një sistemi modern të unifikuar dhe mjedis teknik në objektin e automatizimit për të mbështetur punën kolektive të personelit me dokumente elektronike, të cilat, në prani të softuerit të duhur të sistemit dhe teknologjisë së provuar për të punuar me sistemi, do të automatizojë fushat e mëposhtme të punës në zyrë:

• krijimi dhe mirëmbajtja e një baze të strukturuar të centralizuar të informacionit dokumentar me akses për shumë përdorues;
• krijimi dhe mirëmbajtja e depove të centralizuara të dokumenteve elektronike (arkiva operative dhe afatgjata) dhe puna me tekstet e dokumenteve elektronike;
• kontabiliteti i punës në zyrë dhe mbajtja e historikut të punës me dokumentin;
• kërkim i automatizuar sipas detajeve të dokumentit dhe sipas tekstit të dokumentit;
• shpërndarja e automatizuar e dokumenteve dhe kontrolli mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe urdhrave;
• sigurimi i diferencimit të aksesit të përdoruesve në të drejtat funksionale dhe të drejtat për dokumente;
• nënshkrimi i dokumenteve elektronike me nënshkrim elektronik dixhital;
• integrimi me emailin e korporatës.

Përdorimi i sistemit supozon përdorimin e teknologjisë për të punuar me dokumente në një mjedis pune të automatizuar zyre, prandaj, termat e përdorur në këtë manual konceptualisht mund të mos përkojnë gjithmonë plotësisht me konceptin e punës tradicionale ("letër") të zyrës.

Softueri i linjës "LanDocs" ka për qëllim automatizimin kompleks të proceseve të punës në zyrë dhe mbajtjen e një arkivi të dokumenteve elektronike në organizata të madhësive dhe industrive të ndryshme. Produktet e familjes "LanDocs" bëjnë të mundur përfshirjen jo vetëm të përdoruesve në një rrjet kompjuterik lokal, por edhe të përdoruesve të largët gjeografikisht në fluksin e automatizuar të punës së zyrës - duke siguruar mundësinë për të kryer punë në zyrë dhe për të hyrë në dokumente duke përdorur infrastrukturën e internetit / intranetit dhe e. - sistemet e postës. Funksionaliteti dhe përbërja e moduleve të sistemit synojnë të sigurojnë punë të plotë me dokumente elektronike, e cila është e ngjashme me punën me dokumente letre.

Sistemi "LanDocs" është një kombinim i produkteve softuerike të mëposhtme:

Sistemi "LanDocs: BIZNESI"- një sistem bazë për automatizimin e proceseve të punës në zyrë dhe mbajtjen e një arkivi të dokumenteve elektronike. Zbatohet në një arkitekturë" klient-server "të bazuar në një DBMS industriale, operon në një rrjet lokal kompjuterash personalë me Windows 95/98 / NT 2000; furnizuar për të punuar me një DBMS" Oracle "dhe MS" SQL Server "; e pajisur me një ndërfaqe OLE të dokumentuar për futjen e shërbimeve të menaxhimit të dokumenteve LanDocs në aplikacionet Windows të palëve të treta.

sistemi " LanDocs: SERVER DOKUMENTI "- softuer server për menaxhimin e centralizuar të ruajtjes së përmbajtjes së dokumenteve (skedarët e dokumenteve) në një arkiv elektronik. Ndërvepron me sistemin "LanDocs: BUSINESS PRODUCTION" dhe ofron mbështetje për leximin, shkrimin, fshirjen, transferimin e skedarëve të dokumenteve për ruajtjen afatgjatë dhe regjistrimin e të gjitha këtyre operacioneve në një server të specializuar me Windows NT 4.0 / 2000.

Opsioni i kërkimit të tekstit të plotë "LanDocs: SERVER DOKUMENTI" ofron mundësinë për të kërkuar nëpër tekste dokumentesh duke përdorur analizën morfologjike.

"Skanimi i imazhit LAN DHE VIZUALIZIMI I IMAZHVE"- një sistem për skanimin e dokumenteve në letër dhe punën me imazhin e dokumenteve (imazhe elektronike të dokumenteve në letër). Ju lejon të punoni me lehtësi me kopje elektronike të dokumenteve në letër, të lundroni në faqen e dëshiruar, të shfaqni një imazh në shkallë të ndryshme, të shikoni detajet në një modalitet "xhami zmadhues", pan, hiqni pikat nga imazhi dhe shumë më tepër.

"LanDocs: QASJE NE INTERNET"- një ueb-server i specializuar për qasje në të dhënat e sistemit të automatizimit të zyrës dhe arkivit të korporatës së dokumenteve elektronike nëpërmjet internetit; ju lejon të regjistroheni, kërkoni, postoni dhe operacione të tjera me dokumente duke përdorur shfletuesin standard të Internetit (Internet Explorer, Netscape Navigator) si një klient i pavarur nga platforma.

"LandDocs: SERVER E POSTEVE"- softuer i specializuar serveri që vepron si një portë për një sistem poste elektronike të pajtueshme me MAPI; ofron mundësinë për të dërguar mesazhe, detyra dhe dokumente nga sistemi LanDocs për interpretuesit që nuk kanë softuerin LanDocs: BUSINESS PRODUCTION.

"LandDocs: KLIENTI POSTE"- softuer klienti që funksionon në MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Përdoruesi ka mundësinë të marrë një detyrë dhe dokumente nga baza e të dhënave "LanDocs" dhe të raportojë për ekzekutimin e detyrave ndërsa ndodhet në kutinë postare të MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: NËNSISTEMI I SIGURISË"- një nënsistem sigurie në sistemin "LanDocs", i krijuar për të mbrojtur informacionin me anë të nënshkrimit elektronik dixhital dhe enkriptimit. Nënsistemi i sigurisë përfshin një server sigurie dhe pjesë të klientit të aplikacioneve të personalizuara "LanDocs". Serveri i sigurisë zbaton funksionet e një autoriteti certifikues, i cili siguron lëshimin e certifikatave të çelësit publik bazuar në kërkesat e përdoruesve dhe organizimin e aksesit online të përdoruesit në bazën e të dhënave të certifikatave (formati i certifikatës përputhet me rekomandimet ITU-T.509). Pjesa e klientit të nënsistemit lejon përdoruesin të nënshkruajë dokumente, mesazhe dhe objekte të tjera informacioni "LanDocs" me çelësin e tij personal, për të kontrolluar nënshkrimet e përdoruesve të tjerë. Ngjarjet që përdorin nënshkrimin elektronik dixhital, enkriptimin, gjenerimin e çelësave dhe lëshimin e certifikatës regjistrohen në protokollet e funksionimit të nënsistemit.

"LandDocs: RRUGIMI "- një mjet softuerik që zgjeron aftësitë e "LanDocs: BUSINESS PRODUCTION" për të menaxhuar përpunimin e dokumenteve. Modelimi i proceseve të lëvizjes së dokumentit kryhet në një mënyrë të përshtatshme dhe vizuale - duke ndërtuar harta grafike. Harta përcakton rrugën e lëvizjes së mesazhit dhe dokumentit, përcakton kushtet për kalimin nga një fazë e përpunimit në tjetrën. Rruga e krijuar në këtë mënyrë përdoret për të inicuar lëvizjen e dokumentit dhe më pas për të kontrolluar rrugën e lëvizjes së tij. Funksionet e analizës ju lejojnë të merrni të dhëna statike për parametrat aktualë të proceseve.

Sistemi "LanDocs: PRODHIMI I BIZNESIT" ju lejon të kryeni funksionet kryesore të mëposhtme:

• regjistrimin e dokumenteve;
• futja e teksteve të dokumenteve dhe mbështetja e funksioneve për të punuar me skedarë;
• shkëmbimi i dokumenteve dhe mesazheve, drejtimi i detyrave për ekzekutim;
• kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe detyrave;
• puna në mënyrën e zëvendësimit të interpretuesit;
• ndjekja e marrëdhënieve të punës në zyrë midis dokumenteve, formimi i dosjeve të strukturuara komplekse;
• lundrimi dhe kërkimi i dokumenteve;
• raportimi mbi rrjedhën e dokumenteve;
• skanimi i dokumenteve në letër, puna me imazhet e dokumenteve (me anë të "LAN Image");
• integrimi me aplikacionet e zyrës për punë me dokumente elektronike;
• integrimi me aplikacionet e jashtme të Windows;
• shpërndarja e detyrave dhe njoftimeve për përdoruesit e postës elektronike;
• aplikimi i nënshkrimeve elektronike, ekzekutimi dhe kontrolli i operacioneve në zyrë mbi dokumente;
• punë përmes internetit;
• mbajtja e librave të referencës.

"LanDocs"Është një sistem i orientuar drejt dokumenteve. Një dokument në sistemin "LanDocs" është një koleksion i të dhënave për dokumentin dhe objektet e informacionit që lidhen me dokumentin - kartën e regjistrimit, skedarët dhe versionet e tyre me tekstin e dokumentit, informacion mbi historinë e lëvizjes së dokumentit, nënshkrimin elektronik dixhital, etj. Kështu, një dokument i regjistruar në sistemin "LanDocs" kuptohet si një objekt informacioni i veçantë - "Dokumenti LanDocs".

Dokumenti "LanDocs" është një kombinim i tre komponentëve kryesorë: kartela e regjistrimit, teksti i dokumentit (një skedar me tekstin e dokumentit të bashkangjitur kartës së regjistrimit), informacion rreth historisë së punës me dokumentin (historia e lëvizjen dhe ekzekutimin e punës në zyrë dhe operacionet e sistemit në lidhje me aksesin në dokument). Kur një dokument futet në sistem, jo ​​vetëm futet informacioni për dokumentin dhe futet teksti i dokumentit, por krijohet një objekt i ri informacioni - dokumenti "LanDocs", i cili, nëse teksti i dokumentit është i disponueshëm. , është një dokument i plotë.

Kartela e regjistrimit - futet për çdo dokument (letër ose elektronik) që duhet të futet në sistem. Karta e regjistrimit të dokumentit përmban atributet që karakterizojnë dokumentin dhe shërbejnë për kërkimin e tij. Atributet e kartës së regjistrimit, si rregull, përkojnë me detajet e dokumentit.

Skedari i dokumentit (teksti i dokumentit që përmban tekst, tabelë, imazh, zë, etj.) - i bashkangjitur kartës së regjistrimit dhe ruhet në sistem në formatin origjinal të skedarit (pa transformime). Sistemi ju lejon të ruani disa skedarë një dokument në një kohë dhe versione të shumta të një skedari. Lista e formateve të skedarëve të lejuar për përdorim përcaktohet nga administratori. Nëse dokumenti ekziston në formën e një origjinali letre, atëherë ai mund të skanohet nga moduli i programit "LANImage", i cili thirret për të kryer import me skanim; në të ardhmen, imazhi i dokumentit do të ruhet në sistem si një imazh elektronik i dokumentit, i paraqitur në format grafik.

Informacion rreth historisë së lëvizjes së dokumentit dhe punës me dokumentin - një grup informacioni që përmbahet në listën e mesazheve në dokument, dhe regjistrime në protokollet e sistemit në lidhje me informacionin në lidhje me nënshkrimet elektronike të aplikuara.

"Përfaqësimi" i një dokumenti në sistem si "dokument Dm Docs" ju lejon t'u jepni dokumenteve të LanDocs të njëjtin funksionalitet që kanë dokumentet e zakonshme "letër": informacion, menaxhim dhe ligjor.

Mekanizmat e mbrojtjes së informacionit dhe diferencimit të të drejtave të përdoruesve të zbatuara në sistemin "LanDocs" lejojnë:

• mbrojeni nga hyrja e paautorizuar me një fjalëkalim;
• të përcaktojë të drejtat e aksesit të përdoruesit në dokumente të niveleve të ndryshme të konfidencialitetit;
• personalizoni të drejtën për të hyrë në dokument duke përcaktuar një listë të personave që kanë të drejtë të punojnë me dokumentin;
• enkriptoj (kodoj) dokumente konfidenciale.

Sistemi është i pajisur me mbrojtje me fjalëkalim për hyrjen në sistem. Kur një përdorues hyn në sistem, kërkohet emri dhe fjalëkalimi i tij, pas së cilës sistemi i siguron atij mundësinë për të kryer vetëm funksionet që i ofrohen përdoruesit në përputhje me të drejtat e tij funksionale.

Përcaktimi shtesë i të drejtave të përdoruesve për akses në dokumente zbatohet bazuar në mekanizmin e niveleve të konfidencialitetit.

Sistemi ofron "Të drejtat e skedarit"- një listë operacionesh me skedarë dokumentesh, të cilat rregullohen për çdo skedar. Të drejtat e mëposhtme mund t'i caktohen një skedari të futur tashmë në një dokument:

• kthehu në versionin e mëparshëm;
• ndryshimi i emrit të skedarit;
• ndryshimi i statusit të skedarit;
• caktimi i të drejtës në dosje;
• shikimi;
• redaktimi;
• fshirje.

Kur përdorni softuerin "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM", integriteti i dokumenteve "LanDocs" sigurohet gjithashtu (siguria e auditimit në nivelin e softuerit).

Kur mediat e pa rishkueshme përdoren për ruajtje afatgjatë, siguria e rishikimit sigurohet në nivel fizik në lidhje me skedarët e dokumenteve.

Masat shtesë të sigurisë mund të përfshihen në ciklin teknologjik të përdorimit dhe mirëmbajtjes së sistemit.

Qëllimi i linjës së programit "LanDocs". Linja e produkteve softuerike "LanDocs" është krijuar për të ndërtuar institucione të automatizuara arsimore parashkollore në ndërmarrje të madhësive dhe specializimeve të ndryshme. Programi LanDocs ju lejon të zbatoni një sërë zgjidhjesh të ndryshme të projektimit, të tilla si:

• automatizimi i zyrës dhe sistemi i rrjedhës së punës bazuar në standardet dhe normat e brendshme, praktikën e kontabilitetit të dokumenteve dhe kontrollin mbi ekzekutimin e porosive. Ofron nivele të ndryshme funksionimi për kategori të ndryshme punonjësish;
• ruajtja e korporatave (arkivi) i dokumenteve elektronike, duke siguruar mbrojtje të besueshme të dokumenteve nga aksesi i paautorizuar, mundësinë e kërkimit të tekstit të plotë duke marrë parasysh morfologjinë e gjuhës, regjistrimin dhe auditimin e veprimeve të përdoruesit në lidhje me aksesin në dokumente;
• një sistem për automatizimin e veprimtarive të arkivave të departamenteve dhe njësive arkivore të organizatës, që funksionon në përputhje me kërkesat e Shërbimit Arkivor Shtetëror të Federatës Ruse. Ai siguron përgatitjen e raportimit të specializuar të arkivave të departamenteve dhe mbështet teknologjitë speciale për futjen në grup të dokumenteve në letër në një arkiv elektronik;
• një sistem i mbështetjes së automatizuar për proceset e biznesit të organizatës, i cili ju lejon të përcaktoni rrugën e lëvizjes së dokumenteve dhe të menaxhoni rrjedhën e tyre.

Teknologjitë e zbatimit të softuerit "LandDocs Pas zbatimit të AS DOI, strategjia e mëtejshme përfshin ndërtimin e një sistemi efektiv të menaxhimit të projektit, i cili duhet të sigurojë:

• korrespondenca maksimale e rezultateve të arritura me qëllimet strategjike të projektit;
• përmirësimi i saktësisë së planifikimit të projektit;
• kontroll maksimal nga menaxhmenti i projektit, duke siguruar aftësinë për të identifikuar dhe eliminuar tendencat negative në zbatimin e projektit në faza të ndryshme;
• minimizimi i rreziqeve të projektit.

Projekti zbatohet nga një ekip i përbashkët, i cili përfshin:

• nga krijuesi i programit - menaxheri i projektit, stafi i grupit të zbatimit që punon në vendin e klientit dhe stafi i grupit mbështetës, të cilët zgjidhin çështjet e mbështetjes teknike për mirëmbajtjen e dokumentacionit të projektit;
• klient - një përfaqësues përgjegjës i cili ka të drejtën, siç përcaktohet në urdhër, të zgjidhë shpejt të gjitha çështjet që lidhen me zbatimin e projektit, dhe një grup pune, i cili, si rregull, përfshin specialistë në mirëmbajtjen e softuerit, mbështetjen e OS, DBMS , e-mail, etj., si dhe specialistë të sigurisë së informacionit dhe personelin e njësive funksionale të kërkuara për projektin.

Gjatë zbatimit, përdoret një teknikë standarde, e cila ndryshon për specifikat e një projekti të caktuar - shkalla e tij, lloji i zbatimit të sistemit, shkalla e pjesëmarrjes së personelit nga krijuesi i programit në punën e zbatimit, etj. Një skemë tipike përfshin fazat e mëposhtme - përgatitore, inspektimin e gjendjes së menaxhimit të dokumenteve, zbatimin e një projekti pilot (në një numër të kufizuar vendesh pune), funksionimin e provës në zonën pilot, sqarimin e rregullave për funksionimin e sistemit të bazuar. mbi rezultatet e provës së funksionimit të sistemit, garancisë dhe mbështetjes pas garancisë.

Gjatë zbatimit të sistemeve, vëmendje e veçantë i kushtohet dokumentimit të projektit. Si rregull, sipas rezultateve të fazës së anketimit, hartohen dokumentet "Raporti i anketës", "Qëllimet, kufizimet dhe rreziqet e projektit", "Kushtet e referencës për zbatimin e sistemit". Kur kalon në funksionimin industrial, klientit, si rregull, i jepet një draft dokument "Udhëzim për punën e automatizuar në zyrë", dhe në kuadër të projekteve për futjen e teknologjive pa letër, "Rregulloret për një dokument elektronik" dhe "Rregulloret". në një nënshkrim elektronik dixhital" mund të zhvillohet gjithashtu.

Konsideroni një nga sistemet tipike të automatizuara për menaxhimin e dokumenteve, i cili është një përfaqësues i grupit të parë.

Sistemi i automatizuar i informacionit (AS) "DELO" është plotësisht në përputhje me praktikën ekzistuese të punës në zyrë. Së pari, sistemi mund të shoqërojë rrjedhën elektronike të dokumenteve të miratuara tradicionalisht në ndërmarrje, duke përmirësuar teknologjitë e punës në zyrë. Së dyti, sistemi ju lejon të zgjeroni ndjeshëm fushën e organizimit tradicional të rrjedhës së dokumenteve përmes përdorimit të pjesshëm ose të plotë të funksioneve të rrjedhës elektronike të dokumenteve dhe përpunimit të dokumenteve në një kompjuter.

AS "DELO" është krijuar për të punuar duke përdorur aftësitë e rrjetit lokal të organizatës, të zbatuar në një arkitekturë "klient-server" të bazuar në DBMS industriale dhe përbëhet nga një numër stacionesh të specializuara të automatizuara pune (AWS) të konfiguruara për të kryer funksionet kryesore të zyrës. puna.

AS "DELO", i instaluar në një organizatë me një strukturë të shpërndarë gjeografikisht, duhet të lidhet me sisteme të tjera të ngjashme me anë të postës elektronike që mbështet ndërfaqen MAPE. Sistemi përfshin një server në internet për punë në zyrë, i cili u siguron menaxherëve dhe specialistëve akses të thjeshtë dhe efektiv në të dhënat mbi dokumentet dhe vetë dokumentet nga çdo AWP lokal ose i largët nëpërmjet internetit (intranet). Versioni standard i sistemit DELO punon me Oracle DBMS dhe SQL Server MS. Funksionet e ofruara për çdo përdorues individual të sistemit përcaktohen nga përgjegjësitë e tij të punës dhe roli në rrjedhën e punës së organizatës.

AWS për regjistrimin e dokumenteve hyrëse siguron regjistrim të centralizuar ose të decentralizuar të të gjithë korrespondencës që arrin në organizatë. Në të njëjtën kohë, për çdo dokument të marrë nga organizata, pavarësisht nga vendi i regjistrimit të saj, futet një kartë regjistrimi, në të cilën sistemi regjistron numrin (indeksin) hyrës. Për secilin nëngrup dokumentesh, numërimi i tij është i mundur sipas rregullave që përkojnë me procedurën e indeksimit të dokumenteve të miratuara në organizatë.

AWS e kontrollit kryen punë me dokumente që kanë urdhra me data të planifikuara ekzekutimi. Karta e regjistrimit të kontrollit të dokumentit shënohet me një shenjë përkatëse. Kur dërgoni urdhra kontrolli të një dokumenti, karta e regjistrimit të tij, përveç shpërndarjes tek ekzekutuesi, vendoset në një dosje nën kontroll. Përdoruesit që kontrollojnë ekzekutimin e dokumenteve përgatisin përmbledhje për ekzekutimin e dokumenteve të kontrollit dhe përkujtues për ekzekutimin e dokumenteve të kontrollit.

Stacioni i punës i një zyrtari siguron punën e punonjësve të ndërmarrjes, të cilët janë pjesëmarrës zyrtarë në rrjedhën e punës - korrespondentët dhe adresuesit e dokumenteve. Zyrtarët marrin dokumente, i miratojnë dhe i nënshkruajnë, japin udhëzime. Zyrtarët e regjistruar në sistem nuk janë domosdoshmërisht përdorues të sistemit. Për zyrtarët në sistem, përdoruesit me autoritetin e duhur (asistent AWP) mund të punojnë. Nëse vetë zyrtarët dhe ndihmësit e tyre punojnë drejtpërdrejt në sistem, atëherë ata duhet të regjistrohen si përdorues.

Stacioni i punës i teknologut të sistemit mbështet punën e administratorit të sistemit. Teknologu i sistemit kryen operacione për të kontrolluar dhe korrigjuar gabimet në punën e përdoruesve, plotësimin, plotësimin dhe ndryshimin e përmbajtjes së drejtorive të sistemit; rregullon sistemin për ndryshimet aktuale në strukturën dhe rrjedhën e punës së organizatës. Kryen përfshirjen e përdoruesve në sistem, shpërndarjen e të drejtave dhe privilegjeve.

AWS për marrjen e certifikatave dhe raporteve mbi dokumentet mbështet punën e një punonjësi zyre që merr certifikata të ndryshme dhe gjeneron raporte të printuara që përmbajnë informacione rreth rrjedhës së dokumenteve, përmbledhje të ekzekutimit të dokumenteve.

AWP e një punonjësi të shërbimit të menaxhimit të zyrës së një nënndarjeje kryen të gjitha funksionet e nevojshme për të mbështetur ekzekutimin e një dokumenti në nënndarjen përkatëse.

AWS për regjistrimin e dokumenteve dalëse siguron regjistrimin e korrespondencës dalëse, të nënshkruar nga një zyrtar, në një ose disa divizione strukturore të organizatës. Pavarësisht nga vendi i regjistrimit të një dokumenti dalës, atij i caktohet një numër regjistrimi i formuar sipas të njëjtave rregulla për këtë nëngrup dokumentesh. Përfshirja e një dokumenti në çështje kryhet duke futur në kartën e regjistrimit një hyrje që përmban emrin e çështjes (sipas drejtorisë së nomenklaturës së çështjeve), datën dhe orën e shlyerjes. Drejtoria e nomenklaturës së rasteve plotësohet nga teknologu i sistemit në përputhje me nomenklaturën e miratuar çdo vit të punëve të organizatës.

Një stacion pune për dërgimin e dokumenteve lejon një njësi të veçantë strukturore të organizatës të dërgojë korrespondencë dalëse. Në këtë rast, data dhe ora e dërgimit aktual të dokumentit në një organizatë të jashtme futen në kartën e regjistrimit të dokumentit, mënyra e dërgimit (komunikimet në terren, posta, telegrami, etj.) dhe numri i regjistrit të shërbimi postar regjistrohet. Regjistrat e dërgimit mund të printohen për t'u transmetuar në shërbimin përkatës postar së bashku me dokumentet. Për më tepër, mbështetet mundësia e formimit të zarfeve me mbishtypjen e tyre të mëvonshme.

Stacioni i punës i programuesit të sistemit ofron punë për të mbështetur sistemin e automatizuar të punës së zyrës.

Sistemi i automatizuar i menaxhimit të dokumenteve "BIZNES" përbëhet nga katër nënsisteme: "punë zyre", "formë raportimi", "libra referencë", "administrim".

Nënsistemi "Puna në zyrë" zbaton funksionet kryesore të sistemit dhe përbëhet nga modulet e mëposhtme:

• moduli "Regjistrimi" ju lejon të vendosni vlerat e detajeve të kartës së regjistrimit, duke përfshirë "bashkëngjitjen" e një skedari me tekstin e dokumentit në kartë, të krijoni lidhje midis dokumenteve dhe gjithashtu të transferoni dokumentin në moduli "Ekzekutimi";
• moduli "Ekzekutimi" siguron ekzekutimin e dokumentit, duke përfshirë lëshimin e udhëzimeve për dokumentin, ekzekutimin e raporteve të ekzekutuesve, heqjen e dokumentit në çështje;
• moduli "Kërko" kërkon dokumente në indeksin e kartës duke caktuar detajet e kartave të tyre të regjistrimit. Gjetja e një dokumenti duke përdorur një kërkim është e nevojshme kur përdoruesi nuk e di se në cilin kabinet dosjesh ndodhet dokumenti. Rezultatet e kërkimit, në veçanti, mund të përdoren si një mjet për kontrollin e ekzekutimit të dokumenteve ose formimin e përmbledhjeve arbitrare të raportimit (për shembull, formimi i një liste dokumentesh që nuk janë ekzekutuar nga ky zyrtar);
• moduli "Regjistri". Me ndihmën e tij përpunohen dokumentet që do të dërgohen, duke përfshirë formimin dhe shtypjen e formularëve standardë të regjistrave të postës.

Nënsistemi "Format e raportimit" gjeneron një listë në përputhje me kriteret e paracaktuara të përzgjedhjes dhe i përgatit ato në formën e formularëve standardë të printuar. Nënsistemi mbështet formimin e informacionit në lidhje me rrjedhën e punës, një përmbledhje të ekzekutimit të dokumenteve të kontrollit, si dhe një përmbledhje të kujtimeve për ekzekutimin e dokumenteve të kontrollit, etj.

Nënsistemi “Drejtoritë” zbaton funksionin e servisimit të drejtorive të sistemeve, si drejtoria e strukturës organizative të një institucioni, rregullat e punës në zyrë etj.

Nënsistemi "Administrim" përdoret për të mbajtur një listë të përdoruesve të sistemit, në të cilën për çdo përdorues përcaktohen një identifikues personal dhe fjalëkalim, të drejta aksesi në kabinetet e dosjeve të sistemit, dokumente të shkallëve të ndryshme të aksesit, nënsisteme dhe funksione të sistemit. Sistemi ofron mundësinë e përdorimit të nënshkrimit elektronik dixhital (EDS) dhe enkriptimit.

Klasa 1 Klasa 2 Klasa 3 Klasa 4 Klasa 5

Teknologjitë e informacionit për mbështetje dokumentare të aktiviteteve të menaxhimit.

LigjërataSistemet e menaxhimit të dokumenteve

1. Modeli i rrjedhës së dokumenteve të ndërmarrjes.

2. Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve.

3. Automatizimi i rrjedhës së dokumenteve.

1. Modeli i rrjedhës së dokumenteve të ndërmarrjes

Transferimi i informacionit në të gjitha nivelet e hierarkisë kryhet duke dërguar dhe dorëzuar dokumente në letër ose në disketë, me ç'rast përfshihet personeli shtesë. Aspekti sasior i informacionit është gjithashtu i ndryshëm dhe, siç tregon analiza, sasia më e madhe e të dhënave rrjedh në sektorin e prodhimit dhe teknologjisë dhe drejt menaxhimit.

Vlerësimi i cilësisë së shkëmbimit të informacionit mund të kryhet duke përdorur modelin e mëposhtëm të rrjedhës së punës.

Fushat kryesore të automatizimit të rrjedhës së punës janë: mbështetja për informacionin faktik, aftësia për të punuar me dokumente me tekst të plotë, mbështetja për rrjedhën e dokumenteve - të cilat përcaktojnë tredimensionalehapësira e vetive (Fig. 1), ku çdo produkt softuer i një klase të caktuar lëviz përgjatë një trajektoreje të caktuar, duke kaluar nëpër faza të ndryshme të zhvillimit të tij.

Oriz. 1.

Boshti i parë (F) karakterizon nivelin e organizimit të ruajtjes së informacionit faktik, i cili lidhet me specifikat e një lloji të veçantë të veprimtarisë së një kompanie ose organizate.Për shembull: gjatë blerjes së aseteve materiale, dokumentet shoqëruese (faturat, certifikatat e pranimit, urdhrat e magazinës, etj.) regjistrohen si dokumente operacionale, atributet e të cilave janë shumë të rëndësishme për marrjen e vendimeve të menaxhimit. Informacioni nga dokumentet operacionale përdoret për përpunim kompleks analitik dhe sintetik dhe, në një rast të veçantë, mund të merret nga përdoruesi përmes sistemit të raportimit.

F* = Ftotal / Fauto.

Boshti i dytë (D) - dokumente me tekst të plotë, pasqyron nevojën për të organizuar ndërveprim: formimin dhe transferimin e mallrave, shërbimeve ose informacioneve si brenda ndërmarrjes ashtu edhe jashtë saj.Së bashku me informacionin faktik, këto dokumente përmbajnë informacion gjysmë të strukturuar që nuk i nënshtrohet përpunimit analitik të automatizuar, si p.sh., faktorët e forcës madhore dhe procedura e paraqitjes së pretendimeve në rast të shkeljes së kushteve të kontratës.

D* = Dtotal / Dauto.

Aksi i tretë (R) prezanton një dimension të tretë në hapësirën e rrjedhës së punës - rregullimin e proceseve të kalimit të dokumenteve,përkatësisht: një përshkrim se cilat procedura, kur dhe si duhet të kryhen. Baza për pozicionimin rreth një boshti të caktuar është një grup shenjash (atributesh) formale dhe një listë operacionesh.

R* = Rtotal / Rauto.

Një pikë në hapësirë ​​(F, D, R) përcakton gjendjen e sistemit të rrjedhës së punës. Pozicioni i kësaj pike varet nga niveli i zhvillimit dhe faza e zbatimit të sistemit të menaxhimit të dokumenteve në ndërmarrje, si dhe nga specifikat e tij dhe vetë shkalla e biznesit.

Pasi të keni paraqitur modelin e rrjedhës së punës në këtë mënyrë, është e mundur, për shembull, duke ditur gjendjen aktuale të punëve me organizimin e punës së zyrës në secilën ndërmarrje specifike, të imagjinoni qartë se në cilat drejtime është e nevojshme të lëvizni më tej, çfarë mungon në momentin dhe mënyrën e përdorimit organik të sistemeve ekzistuese të automatizimit.Për shembull, në një nga bankat e Moskës u grumbullua një grup i madh të dhënash faktike, për përpunimin e të cilave u përdor një DBMS moderne, e vendosur në serverë të fuqishëm, tolerantë ndaj gabimeve - gjithçka, me sa duket, duhet të jetë mirë. Sidoqoftë, kur punohej me dokumente të brendshme, pati një dyfishim të informacionit: lindën situata kur "askush nuk dukej se ishte fajtor" dhe banka herë pas here humbet klientë fitimprurës. Arsyeja është se pika që përfaqëson pozicionin e sistemit të rrjedhës së punës për këtë organizatë kishte koordinata mjaft të mëdha në boshtin "F" dhe, ndoshta, në aksin "D", por vlera e koordinatës në boshtin "R" ishte afër zeros. Një zgjidhje konkrete në këtë rast mund të jetë shqyrtimi i zbatimit të një sistemi të menaxhimit të rregulloreve. Në të njëjtën kohë, nuk ka nevojë të shqetësoheni për DBMS (boshti "F") ose arkivat elektronike (boshti "D") - ne po flasim vetëm për ndryshimin e vlerës së koordinatave përgjatë boshtit "R".

Në rastin e përgjithshëm, siç u përmend tashmë, procesi i automatizimit të zyrës në një ndërmarrje mund të përfaqësohet si një kurbë në një hapësirë ​​tre-dimensionale të koordinatave F, D, R. Për më tepër, sa më e pjerrët kjo kurbë, aq më shpejt shkon procesi i modernizimit dhe sa më të larta të jenë vlerat e të tre koordinatave, aq më i lartë është niveli i automatizimit në korporatë dhe, si rrjedhojë, aq më pak probleme ka me organizimin e saj. aktivitetet.

Akset "F" dhe "D" përcaktojnë specifikat e aktiviteteve të organizatës, të rregulluara nga pozicioni i koordinatës së tretë (R) të hapësirës së modelit të rrjedhës së dokumentit. Në të njëjtën kohë, modeli nuk varet nga teknologjia e përpunimit të dokumenteve të miratuar në ndërmarrje - gjithçka vendoset vetëm nga qëllimi i aktivitetit, qoftë një organizatë qeveritare, një kompani tregtare apo një firmë industriale.

Në përgjithësi, mund të dallohen tre lloje të organizatave:

shoqëri tregtare: blerja, shënjimi, shitja, fitimi - objekti kryesor i veprimtarisë;

organizata buxhetore: aktiviteti kryesor është formimi i dokumenteve;

ndërmarrje industriale: blerja e lëndëve të para, përpunimi, krijimi i një produkti të ri, shitja, fitimi. Qëllimi i aktivitetit është operacioni.

Nëse detyra e një organizate është të formojë dokumente, për shembull, zyrën e kryetarit, gjykatën ose ministrinë, atëherë pozicioni i saj në model do të zërë një pozicion mjaft të lartë në krahasim me akset "F" dhe "D". Nga rruga, sot aplikacionet më të njohura janë ato të përqendruara në automatizimin e aktiviteteve të strukturave administrative shtetërore dhe qeveritare - qëllimi kryesor i të cilave është përgatitja e dokumenteve.

Sidoqoftë, nëse marrim parasysh aktivitetet e një firme tregtare, detyra e së cilës është prodhimi i vlerave materiale (të pranojë lëndë të para, të transformojë, të krijojë një produkt të ri, ta shesë atë, të marrë të ardhura), atëherë këtu tashmë të tre koordinatat duhet të kenë vlerat e balancuara.

2. Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve

EDMS siguron procesin e krijimit, kontrollit të aksesit dhe shpërndarjes së vëllimeve të mëdha të dokumenteve në rrjetet kompjuterike, si dhe siguron kontroll mbi rrjedhën e dokumenteve në organizatë.

Rrjedha elektronike e dokumenteve përfshin: krijimin e dokumenteve, përpunimin e tyre, transferimin, ruajtjen, daljen e informacionit që qarkullon në një organizatë ose ndërmarrje, bazuar në përdorimin e rrjeteve kompjuterike. Në përgjithësi, është e zakonshme të kuptohet menaxhimi i rrjedhës së dokumenteve elektronike si organizimi i lëvizjes së dokumenteve midis departamenteve të një ndërmarrje ose organizate, grupeve të përdoruesve ose përdoruesve individualë. Në të njëjtën kohë, lëvizja e dokumenteve nuk nënkupton lëvizjen fizike të tyre, por transferimin e të drejtave për përdorimin e tyre me njoftimin e përdoruesve të veçantë dhe kontrollin mbi ekzekutimin e tyre.

Një dokument është njësia kryesore e informacionit dhe e gjithë ekzistenca e një sistemi të menaxhimit të dokumenteve i kushtohet ruajtjes së një dokumenti, vetive të tij dhe historisë së jetës së tij, si dhe sigurimit të vërtetë të jetës së tij.

Qëllimi kryesor i EDMS është të organizojë ruajtjen e dokumenteve elektronike, si dhe të punojë me to.(në veçanti, kërkimi i tyre si nga atributet ashtu edhe nga përmbajtja). EDMS duhet të gjurmojë automatikisht ndryshimet në dokumente, afatet për ekzekutimin e dokumenteve, lëvizjen e dokumenteve dhe gjithashtu të kontrollojë të gjitha versionet dhe përmbysjet e tyre. Një EDMS e integruar duhet të mbulojë të gjithë ciklin e biznesit të një ndërmarrje ose organizate - nga vendosja e një detyre për krijimin e një dokumenti deri te fshirja e tij në arkiv, të sigurojë ruajtjen e centralizuar të dokumenteve në çdo format, duke përfshirë dokumente komplekse kompozicionale. EDMS duhet të kombinojë flukset e ndryshme të dokumenteve të ndërmarrjeve gjeografikisht të largëta në një sistem të vetëm. Ato duhet të sigurojnë menaxhim fleksibël të dokumenteve si duke përcaktuar në mënyrë rigoroze rrugët e trafikut ashtu edhe duke i drejtuar lirisht dokumentet. Në EDMS, duhet të zbatohet një kufizim i rreptë i aksesit të përdoruesve në dokumente të ndryshme, në varësi të kompetencës së tyre, pozicionit të mbajtur dhe kompetencave që u janë caktuar. Për më tepër, EDMS duhet të përshtatet me strukturën ekzistuese organizative dhe të personelit dhe sistemin e punës në zyrë të ndërmarrjes, si dhe të integrohet me sistemet ekzistuese të korporatave.

Çështja e klasifikimit EDMS është mjaft e ndërlikuar për shkak të zhvillimit të shpejtë të tregut për këto sisteme. Për më tepër, që nga viti 2001, koncepti i "Menaxhimi i përmbajtjes së ndërmarrjes (ECM)" në vend të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Koncepti ECM ofron shumë përfitime biznesi. Një sistem ECM që integron të gjitha teknologjitë e orientuara nga përmbajtja dhe proceset brenda ndërmarrjes, ofron një infrastrukturë të përbashkët për menaxhimin e rrjedhës së punës së saj, duke minimizuar nevojën për të vendosur dhe mbështetur teknologji të shumta për të zbatuar funksione të ndryshme biznesi. Thelbi i kësaj qasjeje (e quajtur edhe infrastrukturore) është se Përmbajtja e korporatës nuk duhet të jetë në pronësi të vetëm një aplikacioni ose sistemi. Ai duhet të jetë i disponueshëm për shumë aplikacione dhe të rishpërndahet lirisht mes tyre. Një pronë e rëndësishme e infrastrukturës ECM (duke përfshirë aplikacionet përkatëse të shumicës së shitësve në industri) është pavarësia nga një dyqan i vetëm universal i përmbajtjes... Infrastruktura ECM integron shumë depo të dhënash të specializuara (ose të trashëguara) (madje edhe nga shitës konkurrues), duke përfshirë, por pa u kufizuar në depot elektronike të dokumenteve të produktit, e-mail, depo të përmbajtjes në ueb, sisteme skedarësh dhe madje edhe sisteme të menaxhimit të bazës së të dhënave. Kështu, Infrastruktura ECM ofron një shtresë të përbashkët integrimi (ose virtualizimi) për çdo depo të dhënash(duke ju lejuar t'i kërkoni ato nga kudo në ndërmarrje), duke minimizuar kështu nevojën për të integruar sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të përmbajtjes nga shitës të shumtë. Përveç kësaj, me ndihmën e infrastrukturës ECM, zbatohen shërbime të tilla të menaxhimit të përmbajtjes së korporatës si personalizimi, kontrolli i aksesit, menaxhimi i të drejtave të përdoruesit, etj. (që thjeshton administrimin dhe mirëmbajtjen e sistemit ECM).

Sipas analistëve të IDC, aktualisht ekzistojnë llojet kryesore të mëposhtme të EDMS (ndërsa disa nga EDMS mund t'i përkasin njëkohësisht disa llojeve, pasi ato kanë funksionet përkatëse për to):

EDM fokusohet në proceset e biznesit (business-process EDM).Ato janë në qendër të konceptit ECM. Sistemet e këtij lloji (EDMS) janë të dizajnuara për aplikime specifike vertikale dhe horizontale (nganjëherë ato kanë edhe aplikime në industri). Sistemet EDMS sigurojnë ciklin e plotë të punës me dokumente, duke përfshirë punën me imazhe, menaxhimin e regjistrimeve dhe rrjedhave të punës, menaxhimin e përmbajtjes, etj. Sistemet EDMS ofrojnë ruajtjen dhe rikthimin e dokumenteve 2-D në formate origjinale (imazhe, skedarë CAD, fletëllogaritëse dhe të tjera ) me aftësinë për t'i grupuar ato në dosje. Zhvilluesit më të famshëm të sistemeve EDMS janë Documentum (sistemi Documentum), FileNet (sistemet Panagon dhe Watermark), Hummingbird (sistemi PC DOCS), etj. aktivitetet e tij në zbatimin e funksioneve të tilla në EDMS si menaxhimi i shablloneve, menaxhimi dinamik i prezantimit dhe Publikimi i përmbajtjes në ueb. Duhet të theksohet se ndërsa pothuajse të gjitha sistemet EDMS ofrojnë një nivel të mirë zbatimi të depove dhe shërbimeve të bibliotekës për menaxhimin e përmbajtjes elektronike (si imazhet dhe dokumentet e zyrës), secila prej tyre është më e forta në fushën e vet. Për shembull, në sistemet nga kompanitë Open Text dhe iManage, menaxhimi i dokumenteve të zyrës është më i zhvilluar. Nga ana tjetër, sistemet nga Tower Technology, FileNet, IBM dhe Identitech janë veçanërisht të forta në menaxhimin e imazheve të produkteve me volum të lartë.

EDM e korporatës (EDM me qendër sipërmarrjen). Sistemet e këtij lloji ofrojnë infrastrukturën e korporatës (e disponueshme për të gjithë përdoruesit e korporatës) për krijimin e dokumenteve, bashkëpunimin në to dhe publikimin e tyre. Funksionet bazë të EDMS të korporatës janë të ngjashme me ato të EDMS të fokusuara në proceset e biznesit. Si rregull, EDMS e korporatës nuk është e përqendruar në përdorimin vetëm në ndonjë industri specifike ose në zgjidhjen e një problemi të ngushtë. Ato po prezantohen si teknologji në të gjithë kompaninë. Zhvillimi dhe promovimi i EDMS-së së korporatës kryhet nga Lotus (sistemi Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistemi LiveLink), Keyfile, Oracle (sistemi Context), iManage, etj.

Sistemet e menaxhimit të përmbajtjes.Sistemet e këtij lloji ofrojnë krijimin e përmbajtjes, aksesin dhe menaxhimin e përmbajtjes, shpërndarjen e përmbajtjes (deri në nivelin e seksioneve të dokumenteve dhe objekteve për ripërdorimin dhe përpilimin e tyre të mëvonshëm). Disponueshmëria e informacionit jo në formën e dokumenteve, por në formën e objekteve më të vogla e bën më të lehtë shkëmbimin e informacionit midis aplikacioneve. Menaxhimi i përmbajtjes së uebit kërkon aftësinë për të menaxhuar objekte të ndryshme të përmbajtjes që mund të përfshihen në një prezantim në ueb (për shembull, faqet HTML dhe grafika në ueb). Përveç kësaj, menaxhimi i përmbajtjes në ueb kërkon aftësinë për të krijuar shabllone prezantimi që mundësojnë paraqitjen dhe personalizimin e përmbajtjes dinamike (bazuar në preferencat e përdoruesve, profilet e përdoruesve, etj.). Në tregun botëror janë të njohura sistemet e menaxhimit të përmbajtjes nga Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette etj.

Sistemet e menaxhimit të informacionit - portalet.Sisteme të tilla ofrojnë grumbullimin e informacionit, menaxhimin dhe shpërndarjen e informacionit përmes Internetit / intranetit / ekstranetit. Me ndihmën e tyre, është e mundur të grumbullohet (dhe të aplikohet) përvoja në një mjedis të shpërndarë korporativ bazuar në përdorimin e rregullave të biznesit, kontekstit dhe meta të dhënave. Portalet gjithashtu ofrojnë akses standard të shfletuesit të internetit në një sërë aplikacionesh të tregtisë elektronike (zakonisht përmes një ndërfaqe të sistemit ERP). Shembuj të portaleve janë Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-Station).

Sistemet e imazhit.Me ndihmën e tyre, informacioni i skanuar nga transportuesit e letrës shndërrohet në formë elektronike (zakonisht në formatin TIFF). Kjo teknologji është në qendër të përkthimit në formë elektronike të informacionit nga të gjitha dokumentet e vjetra në letër dhe mikrofilmat. Funksionet bazë të një sistemi standard të përpunimit të imazhit përfshijnë: skanimin, ruajtjen, një sërë aftësish kërkimi imazhesh dhe më shumë.

Sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës.Sistemet e këtij lloji janë të dizajnuara për të siguruar drejtimin e rrjedhave të punës të çdo lloji (përkufizimi i shtigjeve të rrugëzimit të skedarëve) brenda proceseve të biznesit të strukturuar dhe të pastrukturuar të korporatës. Ato përdoren për të përmirësuar efikasitetin dhe kontrollueshmërinë e proceseve të biznesit të korporatës. Sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës zakonisht blihen si pjesë e një zgjidhjeje (për shembull, sistemet EDMS ose sistemet PDM). Këtu mund të përmendim zhvillues të tillë si Lotus (Domino / Notes dhe sistemet Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Komponentët EDMS

Të gjitha EDMS përmbajnë komponentë standardë të detyrueshëm: ruajtjen e kartave (atributeve) të dokumenteve; ruajtja e dokumenteve; komponentë që zbatojnë logjikën e biznesit të sistemit.

Dyqani i atributeve të dokumenteve

Ruajtja e atributeve të dokumentit është menduar për ruajtjen e një "karte" - një grup fushash që karakterizojnë një dokument. Zakonisht në EDMS ekziston një koncept i llojit të dokumenteve (për shembull, një kontratë, specifikim, letër, etj.) dhe çdo lloj ka kartën e vet. Kartat e llojeve të ndryshme kanë fusha të detyrueshme të përbashkëta për të gjitha dokumentet, dhe fusha të veçanta që lidhen me dokumentet e këtij lloji.

Përveç konceptit të një lloji dokumenti, është e mundur të caktohen kategori dokumenteve, dhe një dokument mund t'i përkasë njëkohësisht disa kategorive. Kategoritë mund të organizohen në një pemë kategorie.

Për të organizuar ruajtjen e kartave, ekzistojnë tre zgjidhje të mundshme: përdorimi i ruajtjes tuaj, një DBMS standarde ose mjete të mjedisit mbi bazën e të cilit është ndërtuar DBMS.

Ruajtja e dokumenteve

Për të zbatuar ruajtjen e dokumenteve, përsëri, ekzistojnë dy qasje: ruajtja në sistemin e skedarëve ose në një ruajtje të specializuar të EDMS. Nga këndvështrimi i përdoruesit pragmatik, nuk ka shumë dallime midis këtyre qasjeve, nëse i vlerësojmë në tërësi. Por ka ende disa veçori.

Ruajtja në sistemin e skedarëve ul shkallën e sigurisë kur diferencohet aksesi, pasi sistemi i skedarëve mund të mos mbështesë modelin e sigurisë që zbatohet në vetë EDMS. Prandaj, është e nevojshme të pajisni EDMS me të drejtat e veta të aksesit, në mënyrë që skedarët e ruajtur prej tij të jenë të paarritshëm për asnjë nga përdoruesit drejtpërdrejt. Dhe EDMS mban listën e vet të përdoruesve me të drejta aksesi, duke organizuar aksesin në skedarë përmes këtyre të drejtave. Në të njëjtën kohë, sistemi i aksesit bëhet i ndërlikuar për t'u ruajtur dhe jo plotësisht i patëmetë nga pikëpamja e sigurisë së informacionit. Kriptimi i skedarëve gjatë ruajtjes shpesh përdoret për të ofruar siguri shtesë. Për më tepër, pothuajse të gjitha EDMS përdorin emërtime të rastësishme të skedarëve, gjë që e ndërlikon shumë kërkimin e skedarit të dëshiruar kur përpiqet të anashkalojë sistemin. Duhet të them që shumica e skedarëve EDMS ruajnë skedarët në sistemin e skedarëve.

Niveli i biznesit

Në nivelin e logjikës së biznesit, konstatohen dallime të rëndësishme midis EDMS të ndryshme. Në fakt, të gjithë komponentët e përshkruar, megjithëse mund të rregullohen në mënyra të ndryshme, ndryshojnë në shkallën e kompleksitetit, por në të njëjtën kohë janë funksionalisht të ngjashëm. Logjika e biznesit të sistemeve të ndryshme mund të ndryshojë në mënyrë dramatike, dhe kjo është pikërisht ajo që duhet të jetë më me interes kur njiheni me sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Mund të dallohen një numër përbërësish themelorë, nga të cilët, si kubet, formohet funksionaliteti i çdo SED:

menaxhimi i dokumenteve në depo.Përfshin procedurat për shtimin dhe heqjen e dokumenteve, ruajtjen e versioneve, transferimin e tyre në arkiv, mirëmbajtjen e arkivit, etj.;

kërkoni për dokumente.Ai përbëhet nga një kërkim sipas atributeve, një kërkim vizual në pemë të ndryshme në të cilat vendosen dokumente, një kërkim në tekstin e plotë, një kërkim semantik, etj .;

drejtimi dhe kontrolli i ekzekutimit.Ofron dorëzimin e dokumenteve në kuadër të procedurave të biznesit në organizatë. Rrugët e dokumenteve mund të jenë fleksibël dhe të ngurtë. Në rastin e rrugëzimit fleksibël, marrësi i radhës i dokumentit përcaktohet nga punonjësi që aktualisht është përgjegjës për dokumentin. Në rastin e rrugëzimit të ngurtë, rruga e dokumenteve përcaktohet paraprakisht bazuar në disa logjikë. Funksioni i rrugëzimit nuk është i pranishëm në të gjitha ERMS. Zakonisht, për të shmangur konfuzionin, sistemet pa lehtësira të rrugëzimit quhen arkiva elektronike. Kontrolli i ekzekutimit është një pjesë integrale e rrugëzimit. Në fakt, itinerari përcaktohet në bazë të shtegut të udhëtimit dhe intervaleve kohore për ekzekutimin e dokumenteve nga secili prej pjesëmarrësve në procesin e udhëtimit. Ekzekutimi i një dokumenti nënkupton kryerjen e një veprimi në lidhje me dokumentin nga secili prej pjesëmarrësve në kuadër të kompetencave të tij zyrtare;

raportet. Shërbyer si një analog i revistës së dokumenteve të zyrës. Duke përdorur raporte të ndryshme, mund të shihni, për shembull, kohën totale të kaluar nga punonjësit që punojnë në një dokument specifik, shpejtësinë e kalimit të dokumenteve nga departamentet, etj.;

administrata.Mbështetje për funksionimin e vetë sistemit, vendosjen e parametrave të tij, etj.

Vendi i EDMS në sistemin e informacionit të ndërmarrjes

Funksionet kryesore të EDMS: sigurimi i kontrollueshmërisë dhe transparencës së ndërmarrjes, si dhe akumulimi i njohurive dhe menaxhimit të njohurive. Në botën moderne, këto dy detyra po bëhen gjithnjë e më kritike. Për shembull, në çmimin e kostos së një makine Mercedes, vetëm 30% janë kosto të drejtpërdrejta të prodhimit, dhe pjesa tjetër është kompensim për koston e zhvillimit të një makine, domethënë koston e aktiviteteve të inxhinierëve dhe menaxherëve, prandaj, kryesore burimi për reduktimin e kostove qëndron në optimizimin e aktiviteteve të tyre.

Shkalla e efikasitetit të përdorimit të EDMS përcaktohet nga shkalla në të cilën dokumentet (informacionet e pastrukturuara) përcaktojnë përmbajtjen e informacionit të aktiviteteve të një ndërmarrje. Është e qartë, për shembull, se për një organizatë thjesht tregtare, përmbajtja kryesore janë të dhënat e strukturuara të përfshira në bazat e të dhënave. Ndoshta një organizatë e tillë duhet të mbajë kontrata, por nuk ka gjasa që të vijë në zbatimin e EDMS. Sidoqoftë, nëse një organizatë tregtare rritet në një përbindësh tregtar me një zinxhir dyqanesh në dhjetëra qytete dhe logjistikë komplekse, prodhimin e saj të produkteve gjysëm të gatshme, atëherë herët a vonë do të duhet të mendoni për zbatimin e një sistemi ERP. Në fazën tjetër, numri i blerësve me shumicë dhe klientëve të mëdhenj mund të rritet në një shkallë të tillë që do t'ju duhet të mendoni për zbatimin e një CRM. Dhe vetëm nëse në të njëjtën kohë aparati i menaxhimit rritet në njëqind persona, do të shfaqen projekte paralele jo-thelbësore, do të lindin detyra diversifikimi dhe do të lindë detyra e prezantimit të një EDMS. Në të njëjtën kohë, disa sisteme mund të duhet të integrohen në mënyrë që sistemi CRM të ketë lidhje me letra, kontrata dhe kopje të porosive hyrëse që ruhen në EDMS.

Në disa raste, integrimi i këtyre sistemeve është edhe më i afërt - EDMS mund të shërbejë si një transport integrues për transferimin e dokumenteve midis sistemeve që i gjenerojnë ato dhe sistemeve që i konsumojnë ato, në rastin kur një lidhje e drejtpërdrejtë në nivelin e të dhënave të strukturuara. ndërmjet këtyre sistemeve nuk nevojitet. Supozoni se një ndërmarrje ka sisteme CRM dhe ERP, dhe kërkohet që CRM të regjistrojë raporte tremujore nga ERP për dërgesat e mallrave tek një klient specifik, të plotësuara, ndoshta, me komente ekspertësh. Është e qartë se raporte të tilla ruhen më së miri në EDMS. Falë integrimit të ERP dhe EDMS, dokumenti do të krijohet dhe ruhet automatikisht. Falë integrimit të EDMS dhe CRM, është e mundur të bashkëngjitni automatikisht një dokument në kartën e një klienti specifik. Dhe të gjitha këto operacione mund të ndodhin automatikisht. (Ne theksojmë se shembulli i dhënë është thjesht spekulativ dhe, në fakt, mund të mos ketë kuptim praktik; integrimi i çdo sistemi informacioni ka kuptim vetëm kur qëllimi i tij kuptohet qartë.)

Kërkesat tipike për EDMS

Nëse ndiqni shkronjën e standardit për hartimin e një detyre teknike, kërkesat që një përdorues tipik mund të vendosë në një sistem tipik të menaxhimit të dokumenteve elektronike mund të përshkruhen si më poshtë.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve duhet:

§ të sigurojë ruajtje të besueshme të dokumenteve dhe përshkrimeve të tyre;

§ të sigurojë ciklin e jetës së dokumentit (krijimi i tij, ruajtja e versioneve, publikimi, bllokimi i aksesit në dokumentin e sekuestruar, transferimi i dokumentit për ruajtje në arkiv);

§ lejojnë përdoruesin të caktojë lloje të ndryshme dokumentesh, të krijojë dhe modifikojë karta për to;

§ të mbajë një hierarki kategorish për kërkim efikas të dokumenteve;

§ kërkoni për dokumente bazuar në informacionin nga karta, si dhe tekstin e plotë;

§ të sigurojë ndarjen e aksesit në dokumente në nivel të përdoruesve individualë, sipas parimit të rolit dhe në bazë të strukturës hierarkike të organizatës;

§ mbështetje për teknologjinë HSM;

§ regjistroni të gjitha ngjarjet që lidhen me punën e përdoruesve dhe vetë sistemin;

§ nevojiten mjete të avancuara të administrimit;

§ mbështesin aksesin në distancë në informacion.

Sistemet e avancuara duhet të mbështesin:

§ teknologjitë e grupimit për të siguruar funksionim të qetë;

§ organizata të shpërndara gjeografikisht;

§ algoritme enkriptimi për ruajtjen dhe transmetimin e të dhënave;

§ nënshkrimi dixhital.

Kërkesat e arkitekturës:

§ prania e një serveri të dedikuar aplikacioni;

§ prania e një klienti të hollë;

§ mbështetje për aksesimin e dokumenteve duke përdorur një shfletues.

§ multi-platformë për shkallëzueshmëri;

Kërkesat për hapje dhe integrim me sisteme të tjera:

§ integrimi me mjetet për transmetimin e hyrjes së dokumentit;

§ integrimi me aplikacionet e zyrës;

§ integrimi me email;

§ disponueshmëria e një ndërfaqe programimi të zhvilluar (API);

§ integrimi me shërbimet standarde të drejtorive (për shembull, LDAP) për mirëmbajtjen dhe sinkronizimin e listës së përdoruesve të sistemit;

§ aftësia për të përshtatur ndërfaqen e përdoruesit për detyra specifike;

§ aftësia për të plotësuar sistemin me komponentët tuaj të specializuar;

§ në rastin e përdorimit të një baze të dhënash të jashtme për ruajtjen e atributeve të dokumentit, është e nevojshme të keni një përshkrim të detajuar të strukturës së të dhënave dhe mjeteve të punës me DBMS të ndryshme.

3. Automatizimi i rrjedhës së dokumenteve

Sistemi i menaxhimit të dokumenteve RS Doc i bazuar në Oracle Collaboration Suite

Detyrat që duhen zgjidhur:

duke kombinuar dokumentet në blloqe logjike,

sigurimin e ruajtjes arkivore dhe marrjes së dokumenteve.

Konsumatorët:

● biznesi i vogël dhe i mesëm;

● agjencitë qeveritare;

● shërbimet mbështetëse;

● Kompanitë e IT.

Platforma e harduerit х86, Itanium, AMD.

Platformë softuerike Windows, Solaris, Linux.

Funksionaliteti Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve RS-Doc:

● punë efikase me sasi të mëdha të dhënash dhe mundësi për zgjerim të pakufizuar të vëllimeve të informacionit të ruajtur dhe të përpunuar;

● shkallë e lartë e mbrojtjes së informacionit të ruajtur dhe të transmetuar;

● shkallëzueshmëri dhe transportueshmëri në çdo platformë;

● thjeshtësia e konfigurimit dhe administrimit të softuerit;

● organizimi i rrugëve arbitrare për kalimin e dokumenteve.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve RS-Doc zbatohet në bazë të Oracle Collaboration Suite 10g duke përdorur teknologjinë BPEL (Business Process Execution Language), e cila lejon integrim në shkallë të gjerë me aplikacionet e biznesit.

Oracle Content Services i ofron çdo punonjësi në një organizatë një zgjidhje gjithëpërfshirëse dhe të integruar të menaxhimit të ciklit jetësor të dokumenteve. Oracle Content Services është ndërtuar mbi një infrastrukturë të fuqishme serveri Oracle, duke shfrytëzuar SDK-në e Menaxhimit të Përmbajtjes, një paketë veglash të provuara me mbi 2000 përdorues. Oracle Collaboration Suite 10g do të ofrojë funksionalitet shumë të lehtë për t'u përdorur në ndërfaqet e njohura të internetit të Windows, Portalin, aplikacionet E-Business Suite dhe mjedise të tjera.

Hyrja e dokumentit

Sistemi RS-Doc ju lejon të organizoni hyrjen e dokumentit të transmetimit duke përdorur skanerë me shpejtësi të lartë dhe një sistem njohjeje. Në këtë rast, dokumenti vendoset automatikisht në Oracle 10g DBMS.

Kërkimi i dokumenteve

Problemi i marrjes së informacionit nga fundi në fund është jashtëzakonisht i rëndësishëm në kontekstin e përdorimit të formateve heterogjene dhe një rritje të vëllimit të të dhënave të pastrukturuara. Informacioni i nevojshëm për marrjen e vendimeve mund të gjendet kudo: në bazat e të dhënave të korporatave (në formë të strukturuar), në faqet e internetit, në dokumente të shpërndara nëpër shumë serverë skedarësh, në mesazhe postare. Kërkimi i dokumenteve në sistemin RS-Doc është një mekanizëm i unifikuar për kërkimin dhe nxjerrjen e të dhënave nga të gjitha burimet e informacionit të një kompanie dhe të gjithë komponentët e rrjedhës së punës. Sistemi i kërkimit, i organizuar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve RS-Doc, ju lejon të organizoni një kërkim jo vetëm sipas parametrave kryesorë, por edhe të kërkoni brenda një dokumenti. Në të njëjtën kohë, mbështeten më shumë se 250 formate të dhënash.

Ruajtja e dokumenteve

Teknologjitë e internetit dhe teknologjitë e integruara të portalit e bëjnë të lehtë integrimin e sistemit të menaxhimit të dokumenteve me portalin e korporatës. Arkitektura me tre nivele e sistemit ju lejon të përdorni në mënyrë efektive një ruajtje të vetme dokumentesh në një organizatë të shpërndarë gjeografikisht.

Të gjitha dokumentet dhe skedarët e ngarkuar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve RS-Doc ruhen në bazën e të dhënave Oracle 10g. Kjo ju lejon të bëni kopje rezervë ditore të të gjithë vëllimit të dokumenteve, si dhe të rikuperoni të dhënat e humbura brenda një intervali të caktuar kohor. Administratorët mund të konfigurojnë Oracle Collaboration Suite 10g në përputhje me politikat e ruajtjes së dokumenteve të korporatës duke i ruajtur ose hequr automatikisht dokumentet. Për shembull, personi përgjegjës i një kompanie mund të përshkruajë politikën e menaxhimit të përmbajtjes së një kompanie në mënyrë elektronike. Dokumentet me karakteristika të caktuara mund të ruhen për një kohë të pacaktuar, ndërsa dokumentet me karakteristika të tjera mund të asgjësohen periodikisht.

Mbajtja e të dhënave të biznesit :

● plani i skedarëve: kontrolli i kufizimeve operacionale mbi të dhënat dhe krijimi dhe menaxhimi hierarkik i tyre

● shërbimet në internet që mbështeten për integrim me aplikacionet financiare ose të Oracle E-Business Suite

● Mbështetja e objekteve të regjistrit, duke përfshirë menaxhimin e thjeshtë dhe të versionuar të dokumenteve

● aftësia për të kërkuar të dhënat e regjistrimit

● ndërfaqe intuitive në ueb për përdoruesit që menaxhojnë regjistrimet

● Integrimi me produktet e menaxhimit të ruajtjes së skedarëve që ofrojnë aftësi WORM për regjistrimet e regjistrimit

Shkallëzimi

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve RS-Doc ju lejon të organizoni një zgjidhje tolerante ndaj gabimeve dhe të shkallëzueshme bazuar në teknologjitë Oracle RAC dhe Oracle GRID.

Integrimi me portalin e korporatës

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve RS-Doc bazohet në teknologjinë e portalit të korporatës, dhe gjithashtu përmban funksionalitetin e mjeteve të punës kolektive të përdoruesve, siç janë:

● email

● kalendar korporativ dhe personal

● portali i korporatës

● sistem për vendosjen e detyrave dhe monitorimin e zbatimit të tyre

Aftësia për të krijuar faqe të shumta

Oracle Collaboration Suite 10g ofron krijimin e faqeve të shumta të sigurta brenda një shembulli të vetëm të produktit. Secila prej këtyre faqeve do të ketë grupin e vet të "veglave" (p.sh. proceset e biznesit, kategoritë, etj.) dhe në thelb do të izolohen nga faqet e tjera. Për shembull, CIO tani mund të krijojë sisteme të ndryshme të menaxhimit të skedarëve për zyra të ndryshme rajonale, të gjitha në një grup të vetëm harduerësh dhe softuerësh, duke ulur kështu në mënyrë dramatike kostot e infrastrukturës.

Nënshkrimi elektronik dixhital

Një nënshkrim elektronik dixhital (EDS) është një kusht i nevojshëm i një dokumenti elektronik të krijuar për të mbrojtur këtë dokument elektronik nga falsifikimi. EDS është formuar si rezultat i transformimit të informacionit duke përdorur sigurinë e informacionit kriptografik (CIP) dhe ju lejon të identifikoni pronarin e certifikatës së çelësit të nënshkrimit, si dhe të përcaktoni mungesën e shtrembërimit të informacionit në një dokument elektronik.

Prania e një nënshkrimi elektronik dixhital në sistemin RS-Doc ju lejon të zëvendësoni vulën dhe nënshkrimin tradicional, duke garantuar autorësinë dhe pandryshueshmërinë e dokumentit pas nënshkrimit të tij. Mekanizmi i nënshkrimit elektronik dixhital ju lejon të nënshkruani çdo version të një dokumenti elektronik, duke regjistruar dhe ruajtur informacionin se kush dhe kur është nënshkruar. Lista e përdoruesve që lejohen të nënshkruajnë dokumente të këtij lloji vendoset veçmas për çdo lloj dokumenti elektronik.

Sigurimi i aksesit të sigurt në dokumente

Përmirësimet e sigurisë në Oracle Collaboration Suite 10g përfshijnë:

● siguria e nivelit të dosjeve dhe dokumentet: Oracle Collaboration Suite 10g zhvillon mekanizmin e sigurisë së nivelit të dosjeve të përbashkëta në skedarët Oracle, duke shtuar mbrojtjen e aksesit në nivelin e dosjeve dhe dokumenteve, kështu që menaxheri tani mund të përcaktojë me saktësi përdoruesit që lejohen të kenë qasje në dosje dhe dokumente të caktuara dhe aksesin e tyre niveli

● Kontrolli i qasjes bazuar në grupe dhe role: kontrolli i aksesit mund të zbatohet për të gjitha objektet e përmbajtjes dhe nivelet e sigurisë, atributet shtesë të lejes së aksesit janë gjithashtu të disponueshme për personalizim të mëtejshëm, për shembull, menaxheri i projektit tani mund të krijojë një grup përdoruesish të përfshirë në punë specifike të projektit , dhe cakton akses në dosjet dhe dokumentet e synuara për këtë grup

● Skanimi dhe skanimi i viruseve: Oracle Collaboration Suite 10g mund të kombinohet me skanues të jashtëm virusesh për skanimin automatik dhe manual të viruseve - funksioni i skanimit të viruseve mund të konfigurohet që të fillojë automatikisht pas një hyrje të suksesshme në arkivin e dokumentit (përmes ngarkimit, regjistrimit, ruajtjes ose transferimi i protokollit); Skanimi i viruseve mund të thirret manualisht për të parë objektet tashmë në arkiv, kështu që një kompani tani mund të licencojë dhe integrojë motorin e shikuesit të Symantec me Oracle Content Services në mënyrë që dokumentet e paraqitura në Oracle Content Services të skanohen automatikisht.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) është një standard për ndërtimin e proceseve të biznesit nga një grup shërbimesh heterogjene që reduktojnë rrënjësisht kompleksitetin dhe koston e projekteve të integrimit. Oracle BPEL Process Manager ofron një mjedis të lehtë për t'u përdorur, por të pasur me veçori për dizajnin vizual, zbatimin dhe kontrollin e proceseve të biznesit. Funksionaliteti i sistemeve tashmë ekzistuese bëhet një lloj konstruktori, një grup fragmentesh që, kur lidhen në rendin e duhur, formojnë një mjedis të vetëm, gjendja e të cilit mund të kontrollohet dhe vizualizohet plotësisht.

Efekti i zbatimit

● rritet përgjegjësia e çdo punonjësi për përmbushjen dhe kryerjen e çdo detyre që i jepet, pasi ai e di që detyra nuk do të harrohet, sigurisht që do të pranohet dhe kontrollohet.

● menaxhmenti mund të vlerësojë ngarkesën dhe efikasitetin e punës së stafit, pasi informacioni për të gjitha detyrat regjistrohet në sistem dhe në çdo moment mund të shihni se kush po i vonon vazhdimisht detyrat, kush po kryen më shumë detyra, etj.

● qarkullimi i dokumenteve është i përshpejtuar, gjë që reflektohet në shpejtësinë dhe cilësinë e shërbimit ndaj klientit, dhe kjo është një mënyrë e drejtpërdrejtë për të rritur konkurrencën e ndërmarrjes.

● sigurohet këmbyeshmëria e punonjësve, pasi të gjitha detyrat dhe dokumentet e pazgjidhura regjistrohen në sistem

● ngritja e nivelit të kulturës së korporatës, e cila e orienton çdo punonjës për të arritur qëllimet e përgjithshme të ndërmarrjes

● përmirësimi i efikasitetit të bashkëpunimit me informacionin

● rritjen e nivelit të shërbimit ndaj klientit

● ulje e kostos së pronësisë së kompleksit softuer dhe harduer

Veçoritë

Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve do të jetë efektive për ato ndërmarrje që kanë:

● aparati i menaxhimit dhe fluksi i punës janë mjaft të mëdha dhe komplekse (për një biznes të vogël, fluksi elektronik i punës madje mund të ngadalësojë proceset, për të mos përmendur efektivitetin e investimeve)

● Menaxhmenti i kompanisë është i gatshëm të ristrukturojë proceset e biznesit që synojnë optimizimin e tyre dhe rregullimin e qartë, pasi pa këtë punë, prezantimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve është i pamundur

● menaxhmenti synon të prezantojë menaxhimin elektronik të dokumenteve për të përmirësuar efikasitetin e menaxhimit të ndërmarrjes, dhe jo për të lehtësuar punën e departamenteve individuale (për shembull, zyrës).

Dizajnimi, zhvillimi dhe zbatimi i një sistemi të rrjedhës së dokumenteve dhe menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes bazuar në platformën Lotus Domino

Detyrat për t'u zgjidhur

Rrjedha e dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes, të cilat sigurojnë punën kolektive të punonjësve të të gjithë ndërmarrjes në një hapësirë ​​të vetme informacioni, zgjidhin detyrat kryesore të mëposhtme:

● rritjen e shpejtësisë dhe cilësisë së vendimmarrjes

● rritjen e menaxhueshmërisë së organizatës

● rritjen e shkallës së shpërndarjes së njohurive brenda organizatës

● përmirësimi i sigurisë së ruajtjes dhe transmetimit të informacionit

● reduktimi i pjesës së kostove të përgjithshme

● sigurimi i rrjedhës së dokumenteve të jashtme

Menaxhimi i dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes:

● mbështesin bashkëpunimin

● rritjen e efikasitetit dhe produktivitetit të personelit

● të sigurojë disponueshmërinë e vazhdueshme të informacionit për vendimmarrësit e kompanisë

● të lejojë uljen e shpenzimeve të fondeve për nevoja joprodhuese

● ta bëjnë punën e kompanive të shpërndara gjeografikisht të thjeshta dhe efikase

● u mundëson punonjësve të kryejnë detyra funksionale dhe të kenë akses vetëm në dokumentet e nevojshme për punë në përputhje me rolet në sistem

● të sigurojë sigurinë e informacionit të ruajtur

● të përmirësojë cilësinë e punës me partnerët dhe klientët

● rritjen e shkallës së shpërndarjes së njohurive brenda kompanisë

Konsumatorët

Kompanitë me një staf të madh që kanë nevojë për automatizimin e rrjedhës së punës.

Platforma e harduerit

Platformat e mbështetura nga produktet softuerike të IBM.

Platformë softuerike

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funksionaliteti

Aftësitë kryesore të sistemit të menaxhimit të dokumenteve të ndërmarrjes dhe menaxhimit të burimeve mund të formulohen si një listë:

● regjistrimin e korrespondencës hyrëse, dalëse

● Cikli i plotë i miratimit të dokumenteve

● formimi dhe ekzekutimi i urdhrave

● rrjedha e brendshme e dokumenteve të organizatës

● ruajtjen dhe përditësimin e të dhënave për strukturën, punonjësit dhe kontraktorët e organizatës
● punë me kontrata dhe kontakte të jashtme të organizatës

● menaxhimi i projekteve në zhvillim në organizatë

● zbatim i thjeshtë dhe i shpejtë i porosive dhe aplikacioneve të ndryshme

● përgatitjen e eventeve të ndryshme

● mirëmbajtjen e bazës materiale të organizatës

● ruajtjen e unifikuar të dokumenteve të kompanisë

● nënsistemi i personelit

Kur zbaton menaxhimin e dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes, R-Style Company punon sipas skemës së mëposhtme:

● studim i strukturës organizative të ndërmarrjes, identifikimi i proceseve kryesore të biznesit, rrjedhave të punës dhe një përshkrim formal i rrjedhës së dokumenteve

● hartimi i një nomenklature dokumentesh, formimi i librave referencë dhe klasifikuesve, hartimi i udhëzimeve

● përshtatja ose rishikimi i sistemit bazuar në informacionin e marrë në fazën e anketimit

● instalimi dhe konfigurimi i softuerit, funksionimi provë

● konfigurimi përfundimtar i sistemit, duke marrë parasysh mangësitë e identifikuara gjatë funksionimit provë

● trajnimi i personelit të organizatës

Efekti i zbatimit

Optimizimi i rrjedhës së dokumenteve të kompanisë dhe reduktimi i kostove jo thelbësore.

Veçoritë

Kjo zgjidhje përfaqëson si zhvillimin e një sistemi të menaxhimit të dokumenteve dhe menaxhimin e burimeve të ndërmarrjes "nga e para", dhe rishikimin e sistemeve ekzistuese për nevojat e një klienti të caktuar.

Projektet e integrimit në Lotus Notes / Domino

Qasja e KSK-së për ndërtimin e informacionit të korporatës projekte të bazuara në teknologjinë Lotus Notes / Domino

Lotus Notes / Domino funksionon në një korporatë

Lotus Notes / Domino kryen 4 funksione kryesore në një korporatë:

Email i korporatës.

2. Automatizimi i detyrave të orientuara nga dokumenti.

3. Sistemi informativ i transportit.

4. Web - zgjidhje.

Infrastruktura e Unifikuar e Lotus Notes / Domino në organizatë

1). Email i korporatës

Zbatimi i teknologjisë Lotus Notes / Domino është i justifikuar edhe kur përdoret si një sistem i postës elektronike të korporatës.

Ky sistem mund të përshkruhet si i besueshëm, i shkallëzuar, i sigurt dhe i menaxhueshëm. Ka organizata në të cilat më shumë se 100 dhe madje 200 mijë punonjës janë të bashkuar nga sistemi i mesazheve Lotus Domino. Kjo do të thotë që ndërsa organizata juaj zgjerohet, infrastruktura Lotus Domino gjithashtu mund të zgjerohet pa hasur kufizime teknike. Kur bëhet fjalë për sigurinë, Domino ofron sot sistemin më të fuqishëm të sigurisë së postës në internet.

Përveç postës elektronike, Lotus Domino përmban sisteme të integruara fort të kalendarimit dhe planifikimit në grup.

Shumë kompani fillojnë të ndërtojnë infrastrukturën e tyre të postës elektronike duke zbatuar MS Exchange. Megjithatë, ndërsa vendosjet rriten dhe nevoja për të automatizuar detyrat e punës ekipore është identifikuar, disa nga këto kompani kanë filluar të migrojnë në Lotus Domino. Për këtë qëllim janë zhvilluar procedura të veçanta për migrimin nga MS Exchange në Lotus Domino. KSK ka akumuluar përvojë të gjerë në kryerjen e migrimeve në korporata të mëdha.

Skema e migrimit mund të përfaqësohet si më poshtë

2). Automatizimi i detyrave të orientuara nga dokumenti

Në zemër të Lotus Notes / Domino është ruajtja e objekteve e njohur si Lehtësia e ruajtjes së shënimeve (NSF). Njësia kryesore e ruajtjes së të dhënave është një dokument i veçantë, dhe struktura e tij përcaktohet nga një formë që përmban një grup fushash të llojeve të ndryshme. Për shembull, një dokument që lidhet me shërbimin ndaj klientit mund të përfshijë datën, emrin e klientit, numrin e identifikimit të klientit, emrin e operatorit, një fushë teksti për të përshkruar kërkesën e klientit dhe një fushë statusi për kërkesën. Notes përdor pamjet e indeksuara për të shfaqur listat e dokumenteve, naviguesit dhe indekset me tekst të plotë për të gjetur dokumente dhe agjentë për të automatizuar proceset e biznesit.

Një tjetër mekanizëm themelor i Lotus Notes / Domino është mekanizmi i replikimit, i cili zgjidh 2 detyra kryesore:

Mbështetje për punë të shpërndarë gjeografikisht (sinkronizimi i të dhënave dhe aplikacioneve);

Mbështetje për përdoruesit e celularëve (sinkronizimi i postës, të dhënave dhe aplikacioneve).

Përsëritja në Lotus Notes/ Domino është unik në funksionalitetin dhe përmasat e tij: funksionon në nivelin e fushave individuale dhe është shumë i personalizueshëm. Karakterizohet nga këto veti: dydrejtimësh; selektiviteti; replikimi ndërmjet serverëve dhe ndërmjet serverëve dhe klientëve; replikimi i të dhënave dhe dizajni i aplikacionit. Për më tepër, përsëritja mund të kryhet në kanale të ndryshme komunikimi: nga linjat e zakonshme telefonike të qytetit deri te rrjetet lokale (globale) me shpejtësi të lartë.
Së bashku, motori i përsëritjes dhe posta e Notes formojnë një sistem të integruar të mesazheve Lotus Notes / Domino që shërben si bazë për ndërtimin e aplikacioneve të automatizimit të rrjedhës së punës dhe rrjedhës së punës.
Me një sistem të integruar të mesazheve, bazat e të dhënave të dokumenteve dhe mjetet e integruara të zhvillimit, klientët dhe zhvilluesit e aplikacioneve fitojnë një platformë të fuqishme për zhvillimin e sistemeve të bazuara në dokumente.

Kompania KCK ka zhvilluar dhe ofron në treg sistemin e menaxhimit të dokumenteve KCK DocLogic. DocLogic është modular. Një përshkrim më i detajuar i DocLogic është dhënë më poshtë.

Pavarësisht numrit të madh të aplikacioneve të gatshme për Lotus Notes / Domino, shumica e aplikacioneve që funksionojnë për klientët në mbarë botën janë zhvilluar me porosi. Kjo për shkak të specifikave të biznesit të secilit prej klientëve, si dhe përdorimit të teknologjive dhe zgjidhjeve të ndryshme. Pothuajse çdo projekt i korporatës i bazuar në Lotus Notes / Domino supozon përdorimin e zgjidhjeve të gatshme dhe zhvillimin me porosi.

KSK është një kompani lider ruse në fushën e projekteve të korporatave të bazuara në Lotus Notes / Domino dhe zhvillimin e aplikacioneve me porosi. Kompania ka përfunduar një numër të madh projektesh për klientët e huaj dhe rusë.

3). Sistemi i informacionit të transportit

Lotus Notes / Domino ka aftësinë për të shkëmbyer të dhëna me sisteme të tjera informacioni. Për këtë qëllim, Lotus ka zhvilluar një gamë të tërë teknologjish integruese, disa prej të cilave janë të integruara në Lotus Notes / Domino dhe disa janë implementuar si produkte të pavarura. Produktet dhe teknologjitë e integrimit përfshijnë:

Biblioteka e Objekteve të të Dhënave LotusScript është një koleksion klasash, metodash, vetive dhe ngjarjesh të LotusScript që ofrojnë akses në bazat e të dhënave relacionale dhe tradicionale duke përdorur ODBC;

Teknologjia e integruar e Domino Enterprise Connector Services (DECS), e cila ju lejon të krijoni aplikacione që kombinojnë të dhënat Domino dhe DBMS pa programim;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) - një server i veçantë që lejon administratorët të planifikojnë dhe kryejnë në mënyrë qendrore shkëmbimin e të dhënave me shumicë në modalitetin e sinkronizimit periodik ose të transaksioneve midis Lotus Domino dhe DBMS, duke përfshirë familjen IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL dhe të tjera të pajtueshme me ODBC bazat e të dhënave;

Domino Connectors, të cilat mundësojnë komunikimin midis aplikacioneve Domino dhe sistemeve të menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes (ERP), monitorëve të transaksioneve dhe shërbimeve të drejtorive.

Aftësitë e mësipërme të integrimit, të shoqëruara me një motor të fuqishëm riprodhues (veçanërisht në rrjetet me shpejtësi të ulët), i japin Domino një arsye të mirë për të përdorur Domino si një sistem të mesëm ose transporti të nivelit të lartë.

4). Zgjidhjet në ueb

Lotus Domino është një server në internet që mbështet standardet HTTP dhe HTTPS. Përveç kryerjes së funksioneve të një serveri standard në internet, Lotus Domino mund të konvertojë dokumentet e Notes në HTML menjëherë dhe t'i paraqesë ato te përdoruesi i Internetit. Në këtë mënyrë, informacioni për faqen tuaj të internetit nuk do të ruhet si skedarë HTML në sistemin e skedarëve, por si dokumente në bazën e të dhënave Domino.

Kjo do të thotë që ju mund të përdorni të gjitha mjetet e fuqishme të zhvillimit të Lotus Notes / Domino dhe t'i bëni aplikacionet dhe të dhënat tuaja Domino të disponueshme për përdoruesit e Internetit / Intranetit pa shpenzime shtesë. Në këtë rast, të gjitha shërbimet Domino, të tilla si indeksimi i dokumenteve, kategorizimi, kërkimi i tekstit të plotë, riprodhimi, agjentët e planifikuar dhe të aktivizuar bëhen automatikisht të disponueshme për krijuesin e serverit tuaj në ueb.

Duke bërë këtë, ju mund ta bëni procesin e përmbajtjes së faqes suaj të internetit pothuajse të pavarur. Uebmaster nuk do të duhet të përditësojë vazhdimisht manualisht përmbajtjen e faqes dhe do të pushojë së qeni pengesa e këtij procesi. Meqenëse burimi i të dhënave për faqen e internetit është një bazë të dhënash Lotus Notes / Domino, vetë autorët e dokumenteve kanë mundësinë t'i publikojnë ato në faqen e internetit. Në të njëjtën kohë, për shkak të mjeteve të koordinimit dhe automatizimit të flukseve të punës (fluksit të punës), procesi i miratimit të dokumenteve për publikim në Ueb mbështetet automatikisht, duke njoftuar autorët dhe ata që janë përgjegjës për nevojën për të bërë ndryshime, përditësime ose fshirje.

Koleksioni është një kompleks i organizuar sistematikisht i dokumentacionit arsimor dhe metodologjik që rregullon procesin e mësimdhënies së studentëve dhe kontrollimin e cilësisë së arsimimit të tyre, bazuar në një qasje të bazuar në kompetenca. Dokumentacioni arsimor dhe metodologjik i përfshirë në këtë koleksion është zhvilluar në përputhje me standardin e gjeneratës së tretë FGOS HPE në drejtimin e trajnimit bachelor "Dokumentacioni dhe shkenca arkivore" dhe përfshin disiplinat e pjesës së ndryshueshme të kurrikulës së IAI RSUH të profilit. "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike", i zhvilluar nga mësuesit e departamentit sisteme të automatizuara të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin e Institutit Historik dhe Arkivor të Universitetit Shtetëror Rus për Shkenca Humane. Secili prej komplekseve arsimore dhe metodologjike të paraqitura përfshin një program kursesh dhe plane tematike, plane për seminare dhe klasa laboratorike, rekomandime për organizimin e punës së pavarur të studentëve, një përshkrim të teknologjive arsimore, një listë të burimeve dhe literaturës së detyrueshme dhe shtesë, një listë të pyetje për certifikim të ndërmjetëm dhe përfundimtar për kursin ... Koleksioni u përgatit me qëllim të ofrimit të ndihmës arsimore dhe metodologjike për universitetet e Federatës Ruse, përfshirë degët e Universitetit Shtetëror Humanitar Rus, duke kryer procesin arsimor në drejtim të trajnimit "Dokumentacioni dhe shkenca arkivore", profili "Organizimi i menaxhimi i dokumenteve elektronike”.

* * *

litra të kompanisë.

Teknologjitë e informacionit kompjuterik në mbështetje të dokumentacionit të menaxhimit

Larin M.V., profesor, doktor i shkencave historike,

Serova G.A., profesor, Ph.D.,

Varlamova L.N., Profesor i Asociuar, Ph.D.,

E.V. Terentyeva, Profesor i Asociuar, Ph.D.,

Yaganova A.A., mësuesi

Programi i punës së disiplinës

Shënim i programit të punës

Disiplina “Teknologjitë e informacionit kompjuterik në menaxhimin e dokumenteve” është pjesë e pjesës variabël të profilit “Organizimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve” të ciklit profesional të disiplinave për aftësimin e studentëve në drejtimin e përgatitjes 034700 “Shkenca e dokumentacionit dhe arkivimit”. Disiplina zbatohet në Fakultetin e Menaxhimit të Dokumenteve dhe Arkivave Teknotronike nga Departamenti i Sistemeve të Automatizuara për Menaxhimin e Dokumenteve.

artikull - teknologjitë e informacionit të përdorura në dokumentacionin e menaxhimit. Llojet e teknologjive të informacionit dhe komunikimit, mundësitë dhe drejtimet e përdorimit në dokumentacionin e menaxhimit.

Synimi disiplina "Teknologjitë e informacionit kompjuterik në dokumentacionin e menaxhimit" - për të përgatitur një specialist i cili ka një nivel të mjaftueshëm dhe të nevojshëm të njohurive teorike dhe aftësive të aplikimit të tyre në zgjidhjen e problemeve praktike kur përdorni teknologjinë e informacionit në dokumentacionin e menaxhimit dhe zotëron kompetenca profesionale.

Zhvillimi i disiplinës ka për qëllim marrjen e njohurive për menaxhimin e dokumenteve nga studentët që përdorin teknologjitë e informacionit kompjuterik.

Detyrat disiplinat:

- të studiojë teorinë dhe praktikën e përdorimit të teknologjive të informacionit në dokumentacionin e menaxhimit;

- të zhvillojë aftësitë e punës së pavarur me teknologjitë moderne të zyrës dhe komunikimit;

- të përcaktojë parimet bazë të punës me dokumentet elektronike dhe informacionin e menaxhimit;

- të marrin në konsideratë mjetet për krijimin dhe përpunimin e të dhënave me shumë përdorues në mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit.

Rëndësia, risia dhe origjinaliteti i kursit sigurohet nga modernizimi i vazhdueshëm i tij në përputhje me zhvillimin e softuerit të studiuar dhe zgjidhjeve teknologjike të përdorura në dokumentacionin e menaxhimit.

Vendi i disiplinës në strukturën e OOP

Disiplina “Teknologjitë e informacionit kompjuterik në dokumentacionin e menaxhimit” i referohet pjesës së ndryshueshme (profili “Organizimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve”) të ciklit profesional (B.3) dhe studiohet në semestrin e 6-të dhe të 7-të.

Disiplina bazohet në asimilimin paraprak të disiplinave nga studentët:

- "Informatikë" (pjesa bazë e ciklit të shkencave matematikore-natyrore B.2, 1 semestër);

- "Mbështetje informative e menaxhmentit" (pjesë e ndryshueshme e profilit Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike, 1 semestër);

- "Teknologjia e Informacionit" (Pjesa bazë e ciklit Shkenca Matematiko-Natyrore B.2, semestri II);

- "Dokumentacioni" (Pjesa profesionale e përgjithshme bazë e ciklit profesional B.2, 2 dhe 3 semestra);

- "Teknologjitë e Internetit" (pjesë e ndryshueshme e ciklit Shkenca Matematiko-Natyrore B.2, semestri i 3-të);

- "Menaxhimi i informacionit dhe dokumentacionit të qeverisjes elektronike" (pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike", 3 dhe 4 semestra);

- "Menaxhimi i informacionit dhe dokumentacionit" (pjesë variabile e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike", 3 semestral);

- "Metodologjia për hartimin dhe zbatimin e AS DOI" (Pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve", 3 semestri);

- "Themelet e Shoqërisë së Informacionit" (pjesë variabile e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike", 3 semestral);

- "Praktika ndërkombëtare e menaxhimit të burimeve të informacionit të një organizate" (pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike", 3 semestral);

- "Standardet e hapura dhe formatet e hapura të përdorura në menaxhimin e dokumenteve" (Pjesë e ndryshueshme e profilit Organizimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve, 4 semestral);

- "Standardet e ruajtjes së dokumenteve elektronike në EDMS" (Pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike", 4 semestri);

- "Standardizimi i institucioneve arsimore parashkollore dhe çështjeve arkivore në Federatën Ruse" (Pjesë e ndryshueshme e ciklit të shkencave matematikore dhe natyrore B.2, 5 dhe 6 semestra);

- "Standardizimi i menaxhimit të dokumenteve" (Pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike", 5 semestri).

Disiplina "Teknologjitë e informacionit kompjuterik në dokumentacionin e menaxhimit" plotëson njohuritë e marra në disiplinat e studiuara njëkohësisht:

- "Organizimi dhe teknologjia e menaxhimit të dokumentacionit" (Pjesa e përgjithshme profesionale bazë e ciklit profesional B.2, 6 semestri);

- "Siguria e informacionit dhe mbrojtja e informacionit" (Pjesa e përgjithshme profesionale bazë e ciklit profesional B.3, semestri 7);

- "Teknologjia e informacionit në dokumentacionin e menaxhimit dhe arkivimin" (Pjesa e përgjithshme profesionale bazë e ciklit profesional B.3, 6 dhe 7 semestra);

- "Menaxhimi i informacionit dhe dokumentacionit të qeverisjes elektronike" (pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike");

- "Arkivat e dokumenteve elektronike" (Pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike");

- "Teknologjitë e rrjetit në arkivim" (pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike");

- "Standardizimi i menaxhimit të dokumenteve" (Pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike", 6 semestri);

- "Mbështetje informacioni dhe dokumentacioni për menaxhimin e projekteve" (pjesë variabile e profilit "Organizimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve", 7 semestri);

- "Projektimi i institucioneve arsimore parashkollore racionale" (Pjesë e ndryshueshme e profilit "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike", 6 semestri).

Si rezultat i zotërimit të disiplinës, studenti duhet të demonstrojë rezultatet e mëposhtme arsimore:

Dije:

- Terminologjia profesionale, kuadri ligjor dhe rregullator që rregullon përdorimin e teknologjisë së informacionit në menaxhim (PC-3);

- llojet e teknologjive të informacionit dhe bazat e sistemeve të informacionit (PC-4);

- Thelbi dhe rëndësia e informacionit në zhvillimin e një shoqërie moderne të informacionit, për të qenë të vetëdijshëm për rrezikun dhe kërcënimet që lindin në këtë proces, për të përmbushur kërkesat themelore të sigurisë së informacionit, duke përfshirë mbrojtjen e sekreteve shtetërore (OK-9) ;

- problematikat kryesore të menaxhimit të të dhënave (PC-12);

- Parimet e funksionimit dhe tiparet e projektimit të kontrolleve të ndryshme teknike, karakteristikat e tyre teknike dhe operacionale (PK-39);

- Parimet e organizimit të punës duke përdorur teknologjitë e informacionit (PC-45).

Te jesh i afte te:

- të folurit gojor logjikisht të saktë, të arsyetuar dhe të ndërtuar qartë (OK-4);

- përdorin dokumente ligjore rregullatore në aktivitetet e tyre (OK-6);

- punë me informacion në rrjetet globale kompjuterike (OK-15);

- të përdorë njohuritë teorike dhe metodat e kërkimit në praktikë (PC-2);

- punë me burime të ndryshme informacioni (PC-13);

- të analizojë situatën në tregun e produkteve dhe shërbimeve të informacionit, të japë një vlerësim ekspert të sistemeve moderne të menaxhimit të dokumenteve elektronike (PC-15);

- krijoni dhe mirëmbani sisteme të unifikuara të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin në një organizatë të bazuar në teknologjitë më të fundit (PC-23);

- të përmirësojë teknologjinë e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin dhe arkivimin në bazë të përdorimit të mjeteve të automatizimit (PC-38);

- punë me sisteme moderne të informacionit dhe mbështetjes teknike për institucionin arsimor parashkollor (PK-41).

Vetë:

- një kulturë e të menduarit, të jetë i aftë për përgjithësim, analizë, perceptim të informacionit, vendosjen e një qëllimi dhe zgjedhjen e mënyrave për ta arritur atë (OK-1);

- rregullat për organizimin e të gjitha fazave të punës me dokumente (PC-43);

- aftësi në përdorimin e teknologjisë kompjuterike dhe teknologjisë së informacionit në kërkimin e burimeve dhe literaturës, përdorimin e bazave të të dhënave ligjore (PC-8), (PC-37);

- bazat e aktiviteteve informative dhe analitike dhe të jenë në gjendje t'i zbatojnë ato në sferën profesionale (PC-10);

- metodat e analizimit të organizimit të një institucioni arsimor parashkollor në një organizatë të veçantë (PC-47).

Struktura e disiplinës (plani tematik)

Kompleksiteti i përgjithshëm i zotërimit të disiplinës në arsimin me kohë të plotë është 7 njësi krediti, 252 orë.

Intensiteti total i punës për zotërimin e disiplinës në formën e studimit me kohë të pjesshme është 2 njësi krediti, 72 orë.

Intensiteti i përgjithshëm i punës i zotërimit të disiplinës me kurs korrespondence është 3 njësi krediti - 108 orë.

Prezantimi

Fazat e zbatimit të teknologjive të automatizuara për përpunimin, krijimin, përdorimin dhe ruajtjen e dokumenteve. Evolucioni i këtyre teknologjive dhe ndikimi i tyre në proceset e dokumentimit. Studimi i veçorive dhe modeleve të punës me dokumente të regjistruara në media të reja (dokumente të lexueshme nga makina, dokumente elektronike).

Vendi i disiplinës "Teknologjitë e informacionit kompjuterik në menaxhimin e dokumenteve" midis disiplinave të tjera. Komunikimi me disiplinat “Informatikë”, “Mbështetje për menaxhimin e informacionit”, “E drejta e informacionit” dhe disiplina të tjera akademike.

Roli i disiplinës "Teknologjitë e informacionit kompjuterik në dokumentacionin e menaxhimit" në përmirësimin e organizimit të punës me dokumentet në menaxhim, krijimin e kushteve optimale të punës për shërbimet e dokumentacionit të menaxhimit nëpërmjet futjes së teknologjive të reja të informacionit.

Rishikimi i burimeve (dokumentet ligjore dhe rregullatore) që rregullojnë zbatimin dhe përdorimin e teknologjisë së informacionit në menaxhim. Karakteristikat e dokumenteve dhe standardeve legjislative, rregullatore dhe metodologjike për problemin e studiuar. Rishikim i literaturës dhe i periodikëve mbi këtë temë.

Seksioni 1. Kuadri ligjor dhe rregullator vendas që rregullon problemet e zbatimit dhe përdorimit të teknologjive të informacionit në fushën e dokumentacionit të menaxhimit

Aktet juridike ndërkombëtare. Karta e Okinawas për Shoqërinë Globale të Informacionit. Deklarata e Samitit Botëror për Shoqërinë e Informacionit.

Aktet legjislative dhe nënligjore të Federatës Ruse. Ligji Federal Nr. 63-FZ i datës 06 Prill 2011 "Për Nënshkrimet Elektronike". Ligji i Federatës Ruse i 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit" dhe paraardhësi i tij.

Rezolutat dhe urdhrat e Qeverisë së Federatës Ruse, direktivat dhe konceptet. Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse të 17 korrikut 2006 Nr. 1024-r "Për konceptin e informatizimit rajonal deri në vitin 2010". Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 25 dhjetorit 2007 Nr. 931 "Për disa masa për të siguruar ndërveprimin e informacionit midis organeve shtetërore dhe organeve të vetëqeverisjes lokale në ofrimin e shërbimeve publike për qytetarët dhe organizatat". Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse të 6 majit 2008 Nr. 632-r "Për miratimin e konceptit të formimit të qeverisë elektronike në Federatën Ruse deri në vitin 2010". Rezoluta e Qeverisë së Federatës Ruse e 28 janarit 2002 Nr. 65 "Për programin e synuar federal" Rusia elektronike (2002–2010) "(i ndryshuar dhe plotësuar më 15 gusht 2006). Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse të 27 shtatorit 2004 Nr. 1244-r "Për konceptin e përdorimit të teknologjive të informacionit në veprimtaritë e organeve të qeverisë federale deri në vitin 2010".

Dokumentet dhe standardet rregullatore dhe metodologjike. MoReq dhe MoReq2 dhe standardet kombëtare të zhvilluara mbi bazën e tyre.

Seksioni 2. Parimet e ndërtimit dhe funksionimit të sistemeve të zyrave në mjedisin e paketave MS Office dhe Open Office

Përgatitja, ruajtja, regjistrimi dhe përpunimi i dokumenteve duke përdorur paketat softuerike të zyrës. Zbatimi i detyrës së kontrollit të ekzekutimit në mjedisin e paketave softuerike të zyrës. Përdorimi i redaktuesve të tekstit dhe tabelave në institucionin arsimor parashkollor. Përgatitja, regjistrimi, përpunimi dhe ruajtja e dokumenteve duke përdorur paketat softuerike të zyrës.

Koncepti i "Dokumentit elektronik të përbërë" dhe parimet e krijimit të tij. Kombinimi i informacioneve të varieteteve (tekstuale, grafike, tabelare) në dokument.

Mundësi shtesë për të punuar me programet e zyrës:

- Automatizimi i ekzekutimit të detyrave duke përdorur makro.

- Mënyrat për të krijuar makro.

- Krijimi automatik i tabelës së përmbajtjes dhe fjalorit.

- Puna me formularë dhe tabela.

- Bashkëpunimi.

Seksioni 3. Lotus Notes si një mjet për krijimin e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve

Bazat e të dhënave të korporatës. Koncepti i bazës së të dhënave të korporatës dhe IS korporative. Kërkesat për bazën e të dhënave të korporatës dhe IS. Karakteristikat e teknologjisë "klient-server". Arkitektura e Lotus Notes. Modelet e komunikimit të mbështetura nga Lotus Notes. Informacion bazë për strukturën e softuerit. Ndërfaqja e Lotus Notes me dritare, elementët bazë. Opsionet për ndërtimin e ndërfaqes së përdoruesit.

Seksioni 4. Teknologjitë bazë të informacionit kompjuterik të përdorura në menaxhimin e dokumenteve

Koncepti i "teknologjisë së informacionit" në menaxhimin e dokumenteve elektronike. Klasifikimi i teknologjive të informacionit të përdorura për të zgjidhur problemet e institucioneve arsimore parashkollore. Baza e të dhënave. Koncepti i bazës së të dhënave. Struktura e bazës së të dhënave. Koncepti i shabllonit të bazës së të dhënave. Llojet e fushave dhe të dhënave.

Karakteristikat kryesore të bazës së të dhënave MS Access. Përdorimi i MS Access në zgjidhjen e problemeve të menaxhimit të dokumenteve.

Internet, Intranet, Ekstranet. Konceptet dhe metodat bazë të punës në rrjet. Programet e postës. Faqet e internetit dhe metodologjia për hartimin e tyre. Kopjimi dhe skanimi i informacionit.

Seksioni 5. Përdorimi i sistemeve të automatizuara të dokumentacionit të menaxhimit

Sistemet e automatizuara të menaxhimit të dokumenteve: karakteristikat e përgjithshme, parimet e ndërtimit dhe funksionimit.

Referenca dhe bazat e të dhënave ligjore. Parimet bazë të ndërtimit dhe përdorimit. Referenca dhe sistemet ligjore "ConsultantPlus", "Garant", "Code". "Sistemi i informacionit dhe referencës së industrisë së arkivave" (ISSAO).

Seksioni 6. Formatet e dokumenteve elektronike të përdorura në dokumentacionin e menaxhimit

Llojet dhe llojet kryesore të formateve të dokumenteve elektronike. Përdorimi i formateve të dokumenteve elektronike në dokumentacionin e menaxhimit. Formatet e tekstit. Formatet e ruajtjes së dokumenteve elektronike. Formatet e ndërveprimit.

Seksioni 7. Bazat e mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit të sigurisë së informacionit

Parimet, metodat dhe teknologjitë për krijimin e një mjedisi të sigurt informacioni për dokumentacionin e menaxhimit. Kërcënimet e sigurisë së informacionit dhe mënyrat për t'i parandaluar ato (konturet e brendshme dhe të jashtme të mbrojtjes së informacionit). EDS dhe enkriptimi. Sistemet kriptografike. Dokumentet normativo-ligjore dhe normative-metodike të Federatës Ruse që rregullojnë këto procese. Doktrina e Sigurisë së Informacionit të Federatës Ruse, etj.

Teknologjitë arsimore

Gjatë zbatimit të programit të disiplinës, përdoren teknologji të ndryshme informacioni. Gjatë leksioneve, prezantimet elektronike përdoren duke përdorur një projektor. Klasa është e pajisur me kompjuterë modernë të lidhur në internet dhe të bashkuar në një rrjet të vetëm të brendshëm. Ekrani demonstrues i lidhur me kompjuterin e mësuesit.

Klasat praktike mbahen në një klasë kompjuteri duke përdorur softuer të specializuar, baza të të dhënave dhe burime informacioni, si dhe mbështetjen e nevojshme teknike.

Puna e pavarur e studentëve përfshin konsultimet me një mësues në përgatitjen e eseve, si dhe punën e pavarur të një studenti me burime në internet, sisteme juridike informacioni, vizita në ekspozita dhe konferenca të specializuara, pjesëmarrje në tryeza të rrumbullakëta, etj.

Mjetet e vlerësimit për monitorimin aktual të progresit, certifikimin e ndërmjetëm bazuar në rezultatet e zotërimit të disiplinës dhe mbështetjen edukative dhe metodologjike të punës së pavarur të studentëve

Temat e përafërta të projekteve (punimeve) të kursit

Një listë mostër e pyetjeve për testin (provimin)

Mbështetja edukative dhe metodologjike dhe mbështetja informative e disiplinës

Burimet e

Themelore:

Ligji Federal i Federatës Ruse i 01 tetorit 2004 Nr. 125-FZ "Për çështjet arkivore në Federatën Ruse" // SZ RF. - 2004. - Nr 43. - Art. 4169.

Ligji Federal i Federatës Ruse i 19 dhjetorit 2005 Nr. 160 "Për ratifikimin e Konventës së Këshillit të Evropës" Për mbrojtjen e individëve gjatë përpunimit të automatizuar të të dhënave personale "// SZ RF. - 2005. - Nr.52 (pjesa I). - Art. 5573.

Ligji Federal i Federatës Ruse i 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit" // SZ RF. - 31 korrik 2006 - Nr. 31 (pjesa 1). - Art. 3448.

Ligji Federal i Federatës Ruse i datës 06 Prill 2011 Nr. 1-FZ "Për nënshkrimin elektronik" // SZ RF. - 2011. - Nr. 15. - Art. 2036.

Rezoluta e Qeverisë së Federatës Ruse e datës 08 shtator 2010 Nr. 697 "Për një sistem të unifikuar të ndërveprimit elektronik ndër-departamental" // SZ RF. - 2010. - Nr. 38. - Art. 4823.

Rezoluta e Qeverisë së Federatës Ruse e 7 shtatorit 2011 Nr. 751 "Për Ndryshimet në Rregullat e Punës së Zyrës në Organet Ekzekutive Federale" // Ros. gazit. - 2011 .-- 16 shtator.

Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse, datë 6 maj 2008 Nr. 632-r "Për miratimin e konceptit të formimit të qeverisë elektronike në Federatën Ruse deri në vitin 2010" // SZ RF. - 2008. - Nr. 20. - Art. 2372.

Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse të 20 tetorit 2010 Nr. 1815 "Për Programin Shtetëror të Federatës Ruse" Shoqëria e Informacionit (2011–2020) "// SZ RF. 2010. Nr 46. Art. 6026.

Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse të 12 shkurtit 2011 Nr. 176-r "Për miratimin e planit të veprimit për kalimin e organeve ekzekutive federale në rrjedhën e dokumenteve pa letra në organizimin e aktiviteteve të brendshme" // SZ RF. - 2011. - Nr. 8 - Art. 1151.

Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse i datës 15 qershor 2009 Nr. 477 "Për miratimin e rregullave të punës së zyrës në organet ekzekutive federale" // Ros. gazit. - 2009 .-- 15 qershor.

Rezoluta e Qeverisë së Federatës Ruse e 22 shtatorit 2009 Nr. 754 "Për miratimin e rregullores për sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve ndër-departamentale" // Ros. gazit. - 2009 .-- 22 shtator.

Doktrina e sigurisë së informacionit të Federatës Ruse // Ros. gazit. - 2000 .-- 28 shtator.

Strategjia për zhvillimin e shoqërisë së informacionit në Federatën Ruse (Miratuar nga Presidenti i Federatës Ruse V. Putin më 7 shkurt 2008, Nr. Pr - 212) // Ros. gazit. - 2008 .-- 16 shkurt.

Shtesë:

Ligji Federal i Federatës Ruse i 8 gushtit 2001 Nr. 128-FZ "Për licencimin e llojeve të caktuara të aktiviteteve" // Ros. gazit. - 2001 .-- 10 gusht.

Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse, 17 Mars 2008 Nr. 179 "Për miratimin e rregullores për përdorimin e faqeve të internetit ku zhvillohen ankande të hapura në formë elektronike, si dhe kërkesat për mjetet teknologjike, softuerike, gjuhësore, ligjore dhe organizative. sigurimi i përdorimit të këtyre faqeve, si dhe sistemeve që ofrojnë ankande të hapura në formë elektronike "// SZ RF. - 2008. - Nr. 12. - Art. 1139.

Rezoluta e Qeverisë së Federatës Ruse e 19 janarit 2005 nr. 30 "Për rregulloret model për ndërveprimin e organeve ekzekutive federale" // SZ RF. - 2005. - Nr. 4. - Art. 305.

GOST R ISO / IEC 9126 - 93. Teknologjia e informacionit. Vlerësimi i produkteve softuerike. Karakteristikat e cilësisë dhe udhëzimet për zbatimin e tyre. Standardi shtetëror i Federatës Ruse. Botim zyrtar. - M .: Gosstandart i Rusisë, 1994 .-- 20 f.

GOST 25.702 - 85. Sistemi i unifikuar i standardeve për sistemet e kontrollit të automatizuar. Efikasiteti i ACS. Dispozitat themelore. - M .: Gosstandart, 1985 .-- 25 f.

GOST 34.03-90. Teknologjia e informacionit. Një grup standardesh për sistemet e automatizuara: Sistemet e automatizuara: Termat dhe përkufizimet. - M .: Shtëpia botuese e standardeve, 1991 .-- 16 f.

GOST 34.601 - 90. Teknologjia e informacionit. Një grup standardesh për sistemet e automatizuara: Sistemet e automatizuara: Fazat e krijimit. - M .: Shtëpia botuese e standardeve, 1991 .-- 23 f.

GOST 35,003-90. Teknologjia e informacionit. Një grup standardesh për sistemet e automatizuara. Termat dhe Përkufizimet. - M .: Shtëpia botuese e standardeve, 1991 .-- 19 f.

GOST R ISO / IEC 26300 - 2010 "Teknologjia e informacionit. Formati i Dokumentit të Hapur për Aplikacionet e Zyrës (OpenDocument) v.1.0". - M .: Standartinform, 2011.

MoReg2. Kërkesat tipike për ERMS. Specifikimi MoReg2. - M., 2008 .-- 345 f.

Letërsia

kryesore:

Bobyleva M.P. Rrjedha e dokumenteve të menaxhimit: nga letra në elektronike / M.P. Bobylev. - M .: Shtëpia botuese MEI, 2010. - 295 f.: ill.

Bobyleva M.P. Rrjedha efektive e dokumenteve: nga tradicionale në elektronike / M.P. Bobylev. - M., MEI. 2004 .-- 184 f.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: Paradigmat e shekullit XXI: Dokl. dhe rrëmujë. në Int e dhjetë. shkencore. - praktike. konf., 25–26 nëntor. 2003 / Feder. hark. agjencia, Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 2004. - 349 f.

Dokumentacioni në Shoqërinë e Informacionit: Reforma Administrative dhe Menaxhimi i Dokumenteve: Dokl. dhe rrëmujë. në njëmbëdhjetë Int. shkencore. - praktike. konf., 23-25 ​​nëntor. 2004 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv); Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 2005. - 365 f.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: legjislacioni dhe standardet: raporte. dhe rrëmujë. në Praktikantin XII. shkencore. - praktike. konf., 22–23 nëntor. 2005: 40 vjet VNIIDAD / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 2006. - 461 f.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: Teknologjitë moderne të menaxhimit të dokumenteve: Dokl. dhe rrëmujë. në XIII Int. shkencore. - praktike. konf., 22–23 nëntor. 2006 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 2007. - 358, f.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: Menaxhimi i dokumenteve si fushë profesionale: Dokl. dhe rrëmujë. në praktikantin XIV. shkencore. - praktike. konf., 20–21 nëntor. 2007 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 2008. - 297 f.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: rrjedha e dokumenteve të korporatës: raporte. dhe rrëmujë. në XV Int. shkencore. - praktike. Konf., 21-22 tetor 2008 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 2009. - 384 f.

Dokumentacioni në Shoqërinë e Informacionit. Qeverisja Elektronike: Menaxhimi i Dokumenteve: Raportet dhe Mesazhet në Praktikantin XVI. shkencore. - praktike. konf., 26–27 nëntor. 2009 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 20010. - 384 f.

Larin M.V. Dokumentet elektronike në menaxhim: Shkencor. - metodë. kompensim. Ed. 2, Shto. / M.V. Larin, O. I. Ryskov. M .: VNIIDAD, 2008 .-- 208 f.

Romanov D.A., Ilina T.N., Loginova A.Yu. E vërteta rreth menaxhimit të dokumenteve elektronike. - M., 2002.224 f.

Sapkov V.V. Teknologjia e informacionit dhe kompjuterizimi i punës në zyrë / V.V. Sapkov. - Botimi i 2-të, Fshirë. - M .: Qendra Botuese "Akademia", 2007. 288 f.

Serova G.A. Kompjuteri dhe teknologjitë e informacionit në dokumentacionin e menaxhimit / G.А. Serov; nën total. ed. K.I. Kurbakov; - M .: KOS-INF, 2008 .-- 158 f.

Shtesë:

V.T. Bezruchko Punëtori kompjuterike në lëndën "Informatikë" [Set] / V.Т. Pa duar. - Ed. 3, rev. dhe shtoni. - M .: Forumi: INFRA-M, 2008.

Golitsina O. L. Teknologjitë e informacionit: tekst shkollor / O.L. Golitsina, N.V. Maximov, T.L. Partyka, I.I. Popov. Ed. 2, Rev. dhe shtoni. - M .: FORUM: INFRA-M, 2006, 2008 .-- 608 f.: ill.

Informatizimi i biznesit: konceptet, teknologjitë, sistemet / A.M. Karminsky, S.A. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Chernikov; nën. ed. JAM. Karminsky. - Botimi i 2-të, Rev. dhe shtoni. - M .: Financa dhe statistika, 2004. - 624 f.: ill.

Menaxhimi i teknologjisë së informacionit: tekst shkollor. manual për studentët e universitetit që studiojnë për ekonomi. specialitete / ed. G.A. Titorenko. - Ed. 2, Shto. - M .: UNITI, 2008 .-- 438 f.

Korolev A.N. Komenti i Ligjit Federal të 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit" (i detajuar) / A.N. Korolev, O.V. Pleshakova. - M .: ZAO Yustitsinform, 2007.128 f.

V.A. Kostromin OpenOffice.org - zyrë e hapur për Linux dhe Windows / V.A. Kostromin. - SPb .: BHV-Petersburg, 2005 .-- 272 f.

T.V. Kuznetsova, S.L. Kuznetsov Administrimi i burimeve njerëzore: Traditat. dhe teknologjitë e automatizuara / Zhurn. "Menaxhimi i personelit". - M., 2008 .-- 480 f.

Kuznetsov S.L. Teknologjitë moderne të punës në zyrë (mbështetja e dokumentacionit të menaxhimit) / tekst shkollor. manual ed. T.V. Kuznetsova. - M .: Shtëpia botuese MEI, 2010.

V. I. Kuperstein Teknologjitë moderne të informacionit në punën dhe menaxhimin e zyrës / V.I. Kuperstein. - SPb .: BHV - Shën Petersburg, 1999.256 f., Ill.

Levin V.I. Historia e teknologjive të informacionit: tekst shkollor / V.I. Levin. - M .: Universiteti i Internetit i Teknologjive të Informacionit, 2009. - 335 f. (Bazat e teknologjisë së informacionit).

Makarova N.V. Puna në zyrë kompjuterike: kurs trajnimi / N.V. Makarova, G.S. Nikolaychuk, Yu.F. Titova . – Shtëpia botuese "Peter", 2007. - 410 f.

E.V. Mikheeva Teknologjitë e informacionit në veprimtarinë profesionale: tekst shkollor / E.V. Mikheeva. - M .: Shtëpia botuese - në Prospect, 2007 .-- 448 f.

OpenOffice.org 2 Udhëzues përdorimi: Monografi / Per. nga anglishtja D. Chernova dhe të tjerët - SPb .: BHV-Petersburg, 2007 .-- 320 f.: Ill. (Biblioteka e qendrës Linux).

Sapkov V.V. Teknologjia e informacionit dhe kompjuterizimi i punës në zyrë / V.V. Sapkov. - Botimi i 2-të, Fshirë. - M .: Qendra Botuese "Akademia", 2007. - 288 f.

B.V. Chernikov Teknologjia e informacionit në pyetje dhe përgjigje: Teksti mësimor. shtesa / B.V. Çernikov. - M .: Financa dhe statistika, 2005. - 320 f.: ill.

B.V. Chernikov Teknologjitë e informacionit të zyrës: Workshop: tekst shkollor. shtesa / B.V. Çernikov. - M .: Financa dhe statistika, 2007. - 400 f.: ill.

OpenOffice.org pro për profesionistët. - e dyta, e korrigjuar dhe e plotësuar. - M .: DMK Press, 2008 .-- 448 f.

Varlamova L.N., Yaganova A.A. Formatet e dokumenteve elektronike të përdorura në menaxhimin e dokumenteve / L.N. Varlamov, A.A. Yaganova // Puna në zyrë. 2009. Nr. 3. F. 27–31.

Varlamova L.N., Yaganova A.A. Standardet e hapura dhe formatet e hapura të dokumenteve elektronike / L.N. Varlamov, A.A. Yaganova // Puna në zyrë. 2009. Nr. 4. F. 23–28.

Varlamova L.N., Yaganova A.A. Softuer falas dhe formate të hapura në Rusi / L.N. Varlamov, A.A. Yaganova // Puna në zyrë. 2010. Nr. 1. F. 29–33.

Belyaeva Natalia. Koordinimi i draft dokumenteve duke përdorur MS Outlook // Puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve në ndërmarrje. 2009. Nr. 4. F. 72.

Berestova V.I., Larina E.V. Cilat janë aplikacionet multimediale dhe mjetet për zhvillimin e tyre // Puna në zyrë. 2008. Nr. 1. F. 24–29.

Bulavkina L.V. Ne menaxhojmë informacionin me ABBYY FineReader! // Drejtoria e sekretarit dhe menaxherit të zyrës. 2008. Nr.9.P.96.

Kameneva E.M. Përdorimi i kalendarit MS Outlook për caktimin e kohës së punës // Puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve në ndërmarrje. 2008. Nr 6. F. 58; Nr 7.P.64.

Kameneva E.M. Funksioni "bashkimi" i programit MS Word është në shërbimin tuaj // Puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve në ndërmarrje. 2008. Nr.3.F.72.

Klimochkina N.I., Sarazhina L.A. Përdorimi i kompjuterëve dhe një rrjeti kompjuterik të universitetit në punën e zyrës (në shembullin e Fakultetit të Ekonomisë dhe Menaxhimit të Universitetit Teknik Shtetëror Ukhta). 2009. Nr. 3. F. 33–38.

Kolesnikova V.L., Chernykh A.V. Programi i automatizuar "Aplikanti" në Universitetin Shtetëror të Belgorod // Punë në zyrë. 2009. Nr. 3. F. 45–49.

Lobanova A.M. Kontrolli i ekzekutimit të dokumentit duke përdorur MS Excel: filtra, nëntotalet dhe tabelat kryesore të MS Excel për përmbledhjen dhe analizimin e rezultateve të kontrollit të ekzekutimit të dokumenteve // ​​Referenca e sekretarit dhe menaxherit të zyrës. 2008. Nr 1.P.96.

Morozov Pjetri. Si e arrini raportin midis versioneve të ndryshme të Microsoft Office? // Puna në zyrë dhe menaxhimi i dokumenteve në ndërmarrje. 2009. Nr.2.F.62.

Papkov A.I., Semikopenko N.A. Organizimi i punës me dokumente në menaxhimin e punëve të aparatit të Dumës Rajonale Belgorod bazuar në përdorimin e EDMS "Delo" // Puna në zyrë. 2009. Nr. 3. F. 39–44.

Rodnin Yu.A. Krijimi i prezantimeve duke përdorur Microsoft PowerPoint // Libri i referencës së sekretarit dhe menaxherit të zyrës. 2008. Nr 4. F. 100; Nr. 5. F. 90; nr 6. F. 94; Nr. 7. F. 90; Nr 8.P.94.

Serova G.A. Si të ndërtoni një bazë të dhënash të ditarit të regjistrimit të dokumenteve duke përdorur MS Access 2003 // Biznesi sekretar. 2008. Nr. 6. F. 82–91.

Serova G.A. Si të zgjidhet problemi i kontrollit të ekzekutimit të dokumentit duke përdorur MS Access 2003? // Biznesi sekretar. 2008. Nr. 8. F. 74–86.

Serova G.A. Objektivat dhe parimet kryesore të automatizimit të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit // Biznesi sekretar. 2008. Nr. 1. F. 30–43.

Serova G.A. Parimet e ndërtimit dhe funksionimit të sistemeve të zyrës në mjedisin e paketës Microsoft Office // Biznesi sekretarial. 2007. Nr. 12. F. 50–61.

Serova G.A. Mësoni të punoni me Access 2003 DBMS (në shembullin e departamentit të burimeve njerëzore) / Serova G.A. // Biznesi sekretar. 2009. Nr. 1. F. 15–20; Nr. 2. F. 14–18; Nr. 3. F. 20–25; Nr. 4. F. 61–66.

Serova G.A. Mësoni të punoni me Access 2003 DBMS (në shembullin e detyrës së shërbimit të personelit) // Biznesi sekretar. 2008. Nr 8. F. 78–90.

Serova G.A. Mësoni të punoni me Access 2003 DBMS (vazhdim) (në shembullin e detyrës së shërbimit të personelit) // Biznesi sekretar. 2008. Nr. 12. F. 16–21.

Suradeykina E.V. Automatizimi i proceseve të punës në zyrë në një institucion publik // Punë në zyrë. 2008. Nr. 3. F. 45–50.

Fionova L.R., Pobelyan A.V. // Zhvillimi i propozimeve për zbatimin e teknologjive të informacionit në punën e grupit dhe regjimit të punës së zyrës (për shembull, departamenti rajonal i punëve të brendshme) // Puna në zyrë. 2008. Nr. 3. F. 51–58.

Khramtsovskaya N.A. Përvoja e diskutimit publik të dokumenteve më të rëndësishme rregullatore në shembullin e specifikimeve të MoReq2 // Puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve në ndërmarrje. 2008. Nr 10.F.38.

Burimet e internetit

TIK në organet qeveritare ruse 2008: rishikim analitik [Burimi elektronik] // Agjencia CNews Analytics; Elektroni. Dan. M .: сop 1995–2010. Mbajtja e RBC. Mënyra e hyrjes: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2008/, falas.

IT në autoritetet shtetërore ruse 2009: rishikim analitik [Burimi elektronik] // Agjencia CNews Analytics; Elektroni. Dan. M .: сop 1995–2010. Mbajtja e RBC. Mënyra e hyrjes: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2009/, falas.

IT në autoritetet shtetërore ruse 2010: rishikim analitik [Burimi elektronik] // Agjencia CNews Analytics; Elektroni. Dan. M .: сop 1995–2010. Mbajtja e RBC. Mënyra e hyrjes: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2010/, falas.

Tregu EDMS 2010: rishikim [Burimi elektronik] // Agjencia CNews Analytics; Elektroni. Dan. M .: сop 1995–2011. Mbajtja e RBC. Mënyra e hyrjes: http://www.cnews.ru/ komente / falas / dms2010 /, falas.

www.gov.ru/ - Serveri i autoriteteve shtetërore të Federatës Ruse.

www.gosuslugi.ru/ - Portali informacioni "Shërbimet shtetërore".

www.jurizdat.ru/editions/official/lcrf/ - Koleksioni i legjislacionit të Federatës Ruse.

www.rg.ru/ - Gazeta ruse.

www.mkrf.ru/ - Ministria e Kulturës e Federatës Ruse.

www.rusarchives.ru - Agjencia Federale e Arkivave.

www.vniidad.ru/ - VNIIDAD.

www.minsvyaz.ru/ - Ministria e Komunikimeve dhe Masmedias e Federatës Ruse.

www.gdm.ru/ - Shoqata e Menaxherëve të Dokumentacionit.

www.eos.ru/ - Kompania e Sistemeve të Zyrës Elektronike.

http://www.directum.ru/ - Kompania DIRECTUM.

http://www.intertrust.ru/ - Kompania InterTrust.

http://www.evfrat.ru/ - Kompania e Teknologjive Njohëse.

www.consultant.ru/ - faqja zyrtare e kompanisë Consultant-Plus.

www.garant.ru/ - portal informacioni dhe ligjor Garant.

ru.openoffice.org/ - komplet falas për zyra OpenOffice.org.

www.sekretary.net/ është një portal informues për Sekretarët dhe Administratorët profesionistë.

http://www.mdi.ru/ - STC IRM.

cnews.ru/.www.ecm-journal.ru/.

Software

- ABBYY FineReader;

- OpenOffice.org;

- Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.

Bazat e të dhënave, sistemet e referencës dhe kërkimit

- "Konsulent Plus";

- "Garant";

- "Kodi".

Logjistika e disiplinës

Një dhomë kompjuteri me lidhje interneti, e pajisur me një projektor për prezantime elektronike dhe një ekran. Të gjithë kompjuterët duhet të jenë të lidhur me njëri-tjetrin në një rrjet të vetëm të brendshëm dhe të pajisur me softuer të specializuar.

- Kompleti Office i aplikacioneve të Microsoft Office;

- ABBYY FineReader;

- Paketa e softuerit të Office OpenOffice.org;

- Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome;

- "E1 Eufrat";

- "Nje biznes";

- "Biznes - Personel";

- "DIRECTUM";

- "Menaxhimi i dokumenteve 1C";

- "DocsVision";

- "IRM Doc".

Planet e seminarit

Me metodën e rritjes së aktiviteteve arsimore, për të formuar dhe zhvilluar aftësitë profesionale të studentëve, u zgjodh "të mësuarit me probleme", i cili stimulon studentët të "nxjerrë" në mënyrë të pavarur njohuritë e nevojshme për të zgjidhur një problem specifik. "Metoda e projektit" bazohet në zhvillimin e aftësive njohëse të studentëve, aftësinë për të dizajnuar në mënyrë të pavarur njohuritë e tyre, për të lundruar në hapësirën e informacionit dhe për të zhvilluar të menduarit kritik dhe krijues.

Komunikimi midis mësuesit dhe studentit ju lejon të rregulloni logjikën e seminarit dhe të kontrolloni aktivitetet e secilit student, duke marrë parasysh individualitetin e tij; bën të mundur organizimin jo vetëm të një diskutimi kolektiv të temës, por edhe ndërtimin e disa dialogëve privatë që ndihmojnë në zgjidhjen apo edhe parandalimin e problemeve psikologjike që lindin mes studentëve që nuk kanë përvojë në pjesëmarrje në diskutime shkencore apo edukative-konjitive.

Seksione tematike

Tema 1. Baza normativo-ligjore dhe normativo-metodike, që rregullon problemet e zbatimit dhe përdorimit të teknologjive të informacionit në fushën e mbështetjes dokumentare të menaxhimit.

Plani:

1. Kuadri ligjor dhe rregullator që rregullon problemet e zbatimit dhe përdorimit të teknologjive të informacionit në fushën e dokumentacionit të menaxhimit.

2. Dokumentet dhe standardet rregullatore dhe metodologjike.

Literatura:

Ligji Federal i Federatës Ruse i 27 dhjetorit 2002 Nr. 184-FZ "Për rregullimin teknik" // SZ RF. - 2002. - Nr. 52. - Art. 5140.

Ligji Federal i Federatës Ruse i datës 02 maj 2006 Nr. 59-FZ "Për procedurën e shqyrtimit të kërkesave të qytetarëve të Federatës Ruse" // SZ RF. - 2006. - Nr. 19. - Art. 2060.

Ligji Federal i Federatës Ruse i 27 korrikut 2006 Nr. 149 - FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit" // SZ RF. - 31 korrik 2006 - Nr. 31 (pjesa 1). - Art. 3448.

Ligji Federal "Për të dhënat personale" i datës 27 korrik 2006 Nr. 152 // SZ RF. - 2006. - Nr. 31. - Art. 3921.

Ligji Federal i 27 korrikut 2010 Nr. 227-FZ "Për ndryshimet në disa akte legjislative të Federatës Ruse në lidhje me miratimin e Ligjit Federal" Për Organizimin e Ofrimit të Shërbimeve Shtetërore dhe Komunale "// SZ RF. - 2010. - Nr. 31. - Art. 4196.

Ligji Federal i 06 Prill 2011 Nr. 63-FZ "Për Nënshkrimet Elektronike" // SZ RF. 2011. Nr 15. Art. 2036.

Dekret i Presidentit të Federatës Ruse i 17 Marsit 2008 Nr. 351 "Për masat për të garantuar sigurinë e informacionit të Federatës Ruse kur përdorni rrjetet e informacionit dhe telekomunikacionit të shkëmbimit ndërkombëtar të informacionit" // SZ RF. - 2008. - Nr. 12. - Art. 1110.

Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 25 dhjetorit 2007 Nr. 931 "Për disa masa për të siguruar ndërveprimin e informacionit midis organeve qeveritare dhe qeverive vendore në ofrimin e shërbimeve publike për qytetarët dhe organizatat" // SZ RF. - 2007. - Nr 53. - Art. 6627.

Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 29 dhjetorit 2007 Nr. 947 "Për miratimin e Rregullave për zhvillimin, testimin, rishikimin dhe zbatimin e softuerëve standardë dhe zgjidhjeve teknike në fushën e informatizimit rajonal" // SZ RF. - 2008. - Nr. 2. - Art. 81.

Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse të 27 shtatorit 2004 Nr. 1244-r "Për konceptin e përdorimit të teknologjive të informacionit në veprimtaritë e organeve të qeverisë federale deri në vitin 2010 // SZ RF. - 2004. - Nr 40. - Art. 3981.

Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse të 25 tetorit 2005 Nr. 1789-r mbi Konceptin e Reformës Administrative në Federatën Ruse në 2006-2008 (i ndryshuar më 9 shkurt 2008) // SZ RF. - 2005. - Nr 46. - Art. 4720; 2008. - Nr. 7. - Art. - 633.

Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse, datë 17 korrik 2006 Nr. 1024-r "Për konceptin e informatizimit rajonal deri në vitin 2010" // SZ RF. - 2006. - Nr 30. - Art. 3419.

Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse të 20 tetorit 2010 Nr. 1815 "Për Programin Shtetëror të Federatës Ruse" Shoqëria e Informacionit (2011–2020) "// SZ RF. - 2010. - Nr. 46. - Art. 6026.

Urdhri i Qeverisë së Federatës Ruse të 17 dhjetorit 2010 Nr. 2299-r "Për planin për kalimin e organeve ekzekutive federale dhe institucioneve federale buxhetore në përdorimin e softuerit të lirë" // SZ RF. - 2010. - Nr. 52 (Pjesa 1). - Art. 7181.

Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse i datës 15 qershor 2009 Nr. 477 "Për miratimin e rregullave të punës së zyrës në organet ekzekutive federale" // Ros. gazit. - 2009 .-- 15 qershor.

Rezoluta e Qeverisë së Federatës Ruse e 22 shtatorit 2009 Nr. 754 "Për miratimin e rregullores për sistemin e menaxhimit elektronik të dokumenteve ndër-departamentale" // Ros. gazit. - 2009 .-- 22 shtator.

GOST R ISO 15489-1-2007 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekari dhe botim. Menaxhimi i dokumenteve. Kërkesat e përgjithshme". - M .: Standartinform, 2007 .-- 15 f.

GOST R ISO 23081-1-2008 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekari dhe botim. Proceset e menaxhimit të dokumenteve. Meta të dhënat për dokumentet: Pjesa 1. Parimet ". - M .: Standartinform, 2009 .-- 23 f.

GOST R ISO 22310-2009 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekari dhe botim. Një udhëzues për zhvilluesit e standardeve për menaxhimin e dokumenteve ". - M .: Standartinform, 2010 .-- 7 f.

Tema 2. Automatizimi i proceseve të menaxhimit të dokumenteve

Plani:

1. Objektet dhe parimet kryesore të automatizimit të proceseve të menaxhimit të dokumenteve.

2. Detyrat tipike të automatizimit: krijimi, përdorimi, transferimi, ruajtja, kërkimi, kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve.

Literatura:

Bobyleva M.P. Rrjedha e dokumenteve të menaxhimit: nga letra në elektronike / M.P. Bobylev. - M .: Shtëpia botuese MEI, 2010. - F. 116–137.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: Paradigmat e shekullit XXI: Dokl. dhe rrëmujë. në Int e dhjetë. shkencore. - praktike. konf., 25–26 nëntor. 2003 / Feder. hark. agjencia, Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. I.], 2004. - fq 76–77, 100, 101–117, 219–226.

Dokumentacioni në Shoqërinë e Informacionit: Reforma Administrative dhe Menaxhimi i Dokumenteve: Dokl. dhe rrëmujë. në njëmbëdhjetë Int. shkencore. - praktike. konf., 23-25 ​​nëntor. 2004 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv); Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. I.], 2005. - faqe 69–70, 71–79, 81–83, 161–165, 50–70.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: legjislacioni dhe standardet: raporte. dhe rrëmujë. në Praktikantin XII. shkencore. - praktike. konf., 22–23 nëntor. 2005: 40 vjet VNIIDAD / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 2006. - S. 39–47.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: Teknologjitë moderne të menaxhimit të dokumenteve: Dokl. dhe rrëmujë. në XIII Int. shkencore. - praktike. konf., 22–23 nëntor. 2006 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 2007. - S. 229-234.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: Menaxhimi i dokumenteve si fushë profesionale: Dokl. dhe rrëmujë. në praktikantin XIV. shkencore. - praktike. konf., 20–21 nëntor. 2007 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. I.], 2008. - S. 149-153, 154-162.

Dokumentacioni në shoqërinë e informacionit: rrjedha e dokumenteve të korporatës: raporte. dhe rrëmujë. në XV Int. shkencore. - praktike. Konf., 21-22 tetor 2008 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. I.], 2009. - S. 42–53, 121–131.

Dokumentacioni në Shoqërinë e Informacionit. Qeverisja Elektronike: Menaxhimi i Dokumenteve: Raporte dhe Mesazhe në Konferencën e XVI Ndërkombëtare Shkencore dhe Praktike më 26-27 Nëntor 2009 / Feder. hark. agjenci (Rosarkhiv), Vseros. shkencore. - ishull. Instituti i Dokumentacionit dhe Arch. rastet (VNIIDAD); [ed. këshilla: M.V. Larin (kryetar) dhe të tjerë]. - M .: [lind. dhe.], 2010. - fq 352–360, 405–414.

Informatizimi i biznesit: konceptet, teknologjitë, sistemet / A.M. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Chernikov; Ed. JAM. Karminsky. - Botimi i 2-të, Rev. dhe shtoni. - Moskë: Financa dhe statistika, 2004. - F. 149–209, 453–471, 534–566.

Larin M.V. Dokumentet elektronike në menaxhim: Metoda. Manuali / M.V. Larin., O. I. Ryskov; VNIIDAD. - M, 2008. - S. 111-189.

Analizoni materialet nga faqet e internetit të sistemeve ruse të menaxhimit elektronik të dokumenteve, për shembull:

eos.ru - Kompania "Delo" eos;

letograf.ru - Letograf i kompanisë "Lethograph";

evfrat.ru - Kompania "Eufrat" Teknologjitë njohëse;

intertrust.ru - "Zyra - Media" Ndër - Trust Company;

directum.ru - Kompania "DIRECTUM" DIRECTUM.

Përgatituni për të analizuar aftësitë e sistemeve për menaxhimin e dokumentacionit. Zgjidhni opsionet për zgjidhje të gatshme për automatizimin e proceseve të menaxhimit të dokumenteve.

Plane mësimore praktike dhe udhëzime për zbatimin e tyre

Orët praktike në lëndën “Teknologjitë informative kompjuterike në dokumentacionin menaxherial” zhvillohen me tema që kërkojnë përvetësimin e aftësive praktike dhe konsolidimin e njohurive teorike dhe metodologjike. Këto mësime janë të strukturuara në formën e imitimit të punës reale ose proceseve teknologjike të kryera në mbështetjen e informacionit dhe dokumentacionit të menaxhimit.

Seksione tematike

Tema 1. Parimet e ndërtimit dhe funksionimit të sistemeve të zyrës në mjedisin e paketave softuerike të zyrës

1. Përgatitja, ruajtja, regjistrimi dhe përpunimi i dokumenteve me anë të paketave softuerike të zyrës.

2. Zgjidhja e problemeve të institucioneve arsimore parashkollore duke përdorur redaktorët e tekstit.

3. Zgjidhja e problemeve të institucioneve arsimore parashkollore duke përdorur redaktorët e tabelave.

Pyetjet e kontrollit:

Si mund të përgatitni, regjistroni, ruani dhe përpunoni dokumente duke përdorur paketat e softuerit të zyrës?

Cilat detyra të një institucioni arsimor parashkollor mund të zgjidhen duke përdorur redaktuesit e tekstit?

Cilat detyra të një institucioni arsimor parashkollor mund të zgjidhen duke përdorur redaktuesit e tabelave?

Tema 2. Teknologjitë bazë informative kompjuterike të përdorura në menaxhimin e dokumenteve

1. Studimi i aftësive të bazës së të dhënave MS Access.

3. Veçoritë e kërkimit të informacionit në internet.

4. Identifikimi i burimeve të internetit për dokumentacionin e menaxhimit.

Pyetjet e kontrollit:

1. Çfarë funksionesh ka baza e të dhënave MS Access?

3. Cilat veçori të kërkimit të informacionit në internet janë të rëndësishme për ju?

4. Listoni burimet e identifikuara të internetit për institucionet arsimore parashkollore.

Tema 3. Përdorimi i sistemeve të automatizuara të dokumentacionit të menaxhimit

1. Punoni me institucione të automatizuara arsimore parashkollore.

2. Studimi i grupit të informacionit në 2–3 sisteme referimi të informacionit ligjor.

3. Ushtrimet laboratorike në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS) ofrojnë jo vetëm një paraqitje vizuale të qëllimit dhe të gjitha aftësive funksionale të sistemit, por edhe rrënjos aftësi për të punuar me të. Janë paraqitur sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve të prodhuesve rusë.

Temat e përafërta të ushtrimeve laboratorike në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS)

1. Karakteristikat funksionale të sistemit (regjistrimi i dokumenteve, puna me dosjet (dokumentet elektronike), puna me urdhrat, puna me draft dokumentet, formimi i lëndëve, puna e informacionit dhe referencës, etj.).

2. Ngritja e sistemit për strukturën organizative të ndërmarrjes (kabinete dhe libra referimi).

3. Veçoritë e regjistrimit të RK (kartelave të regjistrimit) të grupeve të ndryshme të dokumenteve.

4. Seksionet e RK dhe regjistrimi i dokumentit përkatës.

5. Imponimi dhe ekzekutimi i vendimeve në RK.

6. Kërkoni për dokumente RK.

7. Shikimi dhe printimi i RK-së.

8. Llojet dhe parametrat e raporteve.

9. Ditari dhe regjistri i transferimit të dokumenteve.

10. Integrimi i EDMS me produkte të tjera softuerike.

Shembull i detyrës për punë laboratorike

Tabela e sugjeruar:

EDMS - sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve

Detyrat:

I. Analizoni faqet e shitësve.

II. Përgjigjuni pyetjeve për të gjitha EDMS-të e propozuara në tabelë:

1. Cilat janë funksionet e menaxhimit të dokumenteve (funksionet e institucionit arsimor parashkollor) të zbatuara në EDMS? Analizoni çdo EDMS.

2. Përcaktoni cilat teknologji standarde (platforma), DBMS dhe softuer përdoren në EDMS? Analizoni çdo EDMS.

Ushtrimet laboratorike në sistemin ligjor të informacionit dhe referencës rrënjosin aftësitë e punës, dhe gjithashtu demonstrojnë opsione për zgjidhjen e problemeve që lidhen me gjetjen e dokumenteve në sistem dhe punën me to.

Shembuj të temave të ushtrimeve laboratorike në sistemin informativ ligjor

1. Kërkim i shpejtë: Kërkoni për një dokument specifik.

Ju duhet të gjeni dhe studioni tekstin e Ligjit Federal "Për Informacionin, Teknologjitë e Informacionit dhe Mbrojtjen e Informacionit".

2. Kërkim i shpejtë: kërkoni për një dokument specifik; dërgimi i dokumentit me e-mail.

- Kolegu juaj ju telefonoi dhe kërkoi t'i dërgoni me e-mail tekstin e Ligjit Federal "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit".

- Është e nevojshme të gjesh tekstin e Ligjit Federal "Për çështjet arkivore" dhe ta ruash atë në disk në dosjen "Dokumentet e mia".

3. Kërkim i shpejtë: kërkoni për një fragment specifik të një dokumenti; transferimi i një fragmenti të një dokumenti në MS Word.

Jeni duke përgatitur material për botim. Në këtë drejtim, duhet të gjeni nenin 226 të Kodit Civil (pjesa e parë). Gjeni këtë artikull dhe kopjojeni në MS Word.

4. Kërkim i shpejtë: kërkoni informacione për çështjen; krijimi i një liste të plotë; punë me dosje; dokument nën kontroll.

- Është e nevojshme të zbulohet se cila është shuma maksimale e kompensimit për depozitat për individët. Vendosni nën kontroll dokumentin që përmban përgjigjen e pyetjes në mënyrë që në rast ndryshimesh sistemi t'ju informojë për këtë. Krijoni një dosje të sistemit dhe ruani të gjitha dokumentet e gjetura në të.

- Është e nevojshme të zbulohet se kush, në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse, është i detyruar të paguajë sigurimin e detyrueshëm mjekësor për studentët që nuk punojnë në universitete me kohë të plotë?

Mbështetja materiale dhe teknike e studimeve laboratorike

Klasat laboratorike mbahen në Qendrën për Teknologjitë e Informacionit të IAI RSUH. Prania e një paneli plazmatik ndihmon në mësimin e nxënësve, sepse fillimisht mësuesi demonstron algoritmin e punës në një ekran të madh, pastaj studentët fillojnë punën e pavarur.

Gjatë kryerjes së punës laboratorike, përdoren burime të internetit dhe materiale metodologjike.

Mjetet softuerike të përdorura në procesin mësimor:

- Kompleti Office i aplikacioneve të Microsoft Office;

- Komplet falas për zyra OpenOffice.org;

- ABBYY FineReader;

- Internet Explorer, Mozilla Firefox;

- Referenca dhe sistemet ligjore "Konsulent", "Garant", "Kodi".

Produktet softuerike të përfshira në procesin e të mësuarit:

- "E1 Eufrat";

- "Nje biznes";

- "Biznes - Personel";

- "DIRECTUM";

- "Menaxhimi i dokumenteve 1C";

- "DocsVision";

- "IRM Doc".

Materialet metodike

Gjatë kryerjes së punës laboratorike, përdoren materiale metodologjike, të zhvilluara nga prodhuesi i EDMS. Çdo studenti pajiset me materiale të printuara mbi punën në program.

Rekomandimet metodike synojnë shpërndarjen racionale të kohës së një studenti sipas llojeve të punës së pavarur dhe seksioneve të disiplinës. Ato përpilohen në bazë të informacionit në lidhje me kompleksitetin e disiplinës, përmbajtjen e saj dhe llojet e punës për ta studiuar atë, si dhe mbështetjen e informacionit arsimor dhe metodologjik.

Kompleksiteti i përgjithshëm i zotërimit të disiplinës për arsimin me kohë të plotë është 7 njësi krediti, 252 orë, nga të cilat 128 orë janë mësime në klasë, 124 orë ndahen për punën e pavarur të studentit.

Intensiteti i përgjithshëm i punës për zotërimin e disiplinës për formën e studimit me kohë të pjesshme është 2 njësi kredite, 72 orë, nga të cilat 16 orë janë mësime në klasë, 56 orë ndahen për punën e pavarur të studentit.

Intensiteti i përgjithshëm i punës për zotërimin e disiplinës për arsimin me kohë të pjesshme është 3 njësi krediti, 108 orë, nga të cilat 10 orë janë mësime në klasë, 98 orë ndahen për punën e pavarur të studentit.

Për të siguruar lloje të ndryshme të punës së pavarur, shihni seksionin e programit të punës të disiplinës "Mbështetje edukative dhe metodologjike dhe mbështetje informative e disiplinës".

Për të përcaktuar intensitetin e punës së punës së pavarur sipas seksioneve të disiplinës, shihni tabelën në programin e punës të disiplinës "Struktura e disiplinës (plani tematik)".

Kur studioni në mënyrë të pavarur seksionet e disiplinës, është e nevojshme të përdorni tekstet e rekomanduara, legjislacionin federal dhe faqet zyrtare të internetit.

Lloji i punës së pavarur: përgatitja e një eseje

Temat abstrakte:

1. Hulumtimi i detyrave tipike të automatizimit të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit.

2. Hulumtimi i teknologjive moderne të informacionit të përdorura në menaxhimin e dokumenteve.

3. Përdorimi i sistemeve të automatizuara të informacionit për menaxhimin e dokumenteve.

4. Analizë e akteve ligjore normative që rregullojnë proceset e zbatimit dhe përdorimit të teknologjive të informacionit për menaxhimin e dokumenteve.

5. Analiza e dokumenteve rregullatore dhe metodologjike që rregullojnë proceset e zbatimit dhe përdorimit të teknologjisë së informacionit, mbështetje dokumentacioni për menaxhimin.

6. Analiza e formateve të dokumenteve elektronike të përdorura në menaxhimin e dokumenteve.

7. Analiza e formateve të hapura të dokumenteve elektronike dhe softuerit të lirë për zgjidhjen e problemeve të menaxhimit të dokumenteve.

8. Analiza e produkteve softuerike për zbatimin e funksioneve të menaxhimit të dokumenteve.

11. Hulumtim mbi praktikën e përdorimit të teknologjive moderne të informacionit për menaxhimin e dokumenteve jashtë vendit.

12. Hulumtim mbi praktikën e përdorimit të teknologjive moderne të informacionit për menaxhimin e dokumenteve në Federatën Ruse.

13. Analiza e institucioneve të automatizuara arsimore parashkollore.

14. Planifikimi i aktiviteteve të një specialisti në menaxhimin e dokumenteve bazuar në teknologjinë e informacionit.

15. Menaxhimi i dokumenteve me anë të paketës MS Office.

16. Menaxhimi i dokumenteve bazuar në Lotus Notes.

Përgatitja e një eseje ju lejon të konsolidoni njohuritë teorike në disiplinë, të fitoni aftësitë e studimit të pavarur të thelluar të një prej seksioneve të kursit. Gjatë përgatitjes së një eseje, studentët fitojnë aftësi dhe aftësi për të punuar me burime dhe literaturë, për të analizuar fakte dhe të dhëna nga literaturë e veçantë dhe për të paraqitur atë që kanë lexuar në gjuhën moderne profesionale.

Abstrakti duhet të hartohet në përputhje me kërkesat për përgatitjen dhe realizimin e punimeve shkencore.

Abstrakti përfshin:

- Titulli i faqes;

- Prezantimi;

- pjesa kryesore (pjesët tematike);

- përfundimi;

- një listë të burimeve dhe literaturës së përdorur.

Vëllimi i abstraktit është 15-20 faqe tekst (kur shtypni me hapësirë ​​1,5 dhe madhësinë e shkronjave 13-14). Abstrakti është shkruar në njërën anë të një flete standarde A4 (210x197mm).

Faqet e abstraktit janë të numëruara me numra arabë në skajin e sipërm të fletës, pa thonjëza, vizë dhe shenja të tjera pikësimi. Faqja e titullit dhe tabela e përmbajtjes nuk janë të numëruara, por përfshihen në vëllimin e përgjithshëm të përmbledhjes.

Aparati i referencës shkencore i abstraktit përfshin një listë burimesh, literaturë dhe shënime në fund të faqes. Fusnotat përdoren në të gjitha rastet e citimit në tekst të një abstrakti të akteve juridike, dokumenteve, veprave të autorëve të monografive, artikujve, teksteve shkollore, mjeteve mësimore, si dhe kur citohen përkufizime standarde të termave dhe koncepteve. Të gjitha faktet, shifrat, datat, të dhënat specifike të dhëna në abstrakt duhet gjithashtu të konfirmohen me fusnota.

Fusnotat numërohen brenda një faqeje me numra arabë, teksti i fusnotës vendoset nën rreshtin e fundit të tekstit.

Gjithashtu, për të përgatitur një ese, përdorni rubrikën e programit të punës të disiplinës "Mbështetje edukative dhe metodologjike dhe mbështetje informative e disiplinës". Materiale studimore nga burime, shënime leksionesh dhe seminare.

Lloji i punës së pavarur: përgatitja për test, provim.

Një listë mostër e pyetjeve për testin (provimin):

1. Koncepti i "teknologjisë së informacionit" në dokumentacionin e menaxhimit.

2. Teknologjitë bazë të informacionit të përdorura në dokumentacionin e menaxhimit. Emërimi, vendi, roli.

3. Teknologjitë për krijimin e dokumenteve.

4. Teknologjitë për ruajtjen e dokumenteve.

5. Referencat dhe sistemet juridike, përbërja, struktura dhe parimet e ndërtimit të tyre. Shembuj.

6. Mjetet dhe llojet e marrjes së informacionit në sistemet e referencës ligjore. Shembuj.

7. Konceptet e “dokumentit elektronik” dhe “rrjedhjes elektronike të dokumentit”.

9. Zhvillimi i kompanive kryesore të zhvillimit të softuerit për institucionet arsimore parashkollore (kompania e zgjedhjes së nxënësit).

10. Kriteret për vlerësimin dhe zgjedhjen e një kompanie-zhvilluesi të produktit softuerik për menaxhimin e dokumenteve.

11. Përdorimi i bazave të të dhënave në menaxhim. Shembuj.

12. Probleme organizative dhe teknike të kontrollit të ekzekutimit të dokumenteve.

13. Mundësitë e zbatimit të funksioneve të kontrollit në sistemet moderne të informacionit.

14. Përdorimi i klasifikuesve dhe rubrikatorëve për të krijuar një bazë të dhënash të një lloji kontabël.

15. Teknologjitë bazë të informacionit të përdorura në punën me burimet e informacionit të organizatës.

16. Zbatimi i detyrave tipike të punës në zyrë në shembullin e paketës MS Office.

17. Koncepti i "bazës së të dhënave të korporatës" dhe "sistemi i informacionit të korporatës". Teknologji klient-server.

18. Modelet e komunikimit të mbështetur nga Lotus Notes.

19. Koncepti i “fusave” në bazat e të dhënave. Llojet e fushave. Llojet e të dhënave të përdorura në bazën e të dhënave.

20. Përdorimi i formateve të dokumenteve elektronike të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit.

21. Formatet e hapura të ED dhe softueri i lirë, rëndësia e tyre për menaxhimin e dokumenteve.

22. Formatet për ruajtjen e dokumenteve elektronike.

Për t'u përgatitur për testin (provimin), përdorni seksionin e programit të punës të disiplinës "Mbështetje edukative dhe metodologjike dhe mbështetje informative e disiplinës. Materiale studimore nga burime, shënime leksionesh dhe seminare.

Lloji i punës së pavarur: përgatitja për seminare

Shih seksionin " Planet e seminarit"Në UMK.

Gjithashtu, për t'u përgatitur për seminare, përdorni seksionin e programit të punës të disiplinës "Mbështetje edukative dhe metodologjike dhe mbështetje informative e disiplinës", shënime leksionesh dhe seminare, si dhe faqet e treguara në listën e burimeve.

Në përgatitje për seminare, puna e pavarur e studentit është aktivitetet e mëposhtme:

- vetë-familjarizimi me burimet dhe literaturën e propozuar për temën e seminarit;

- identifikimi i përbërësve të temës së mësimit, studimi i aspekteve individuale të saj;

- analiza dhe përgjithësimi i informacionit të marrë;

- krijimi i një formulari për paraqitjen e informacionit;

- përgatitja për të folur në një seminar.

Format e paraqitjes së informacionit mund të jenë: raport, mesazh, shënim.

Raporti është një dokument që përmban një deklaratë të rezultateve të punës së studentit me burimet e propozuara dhe literaturën për temën e zgjedhur nga studenti. Raporti duhet të nxjerrë në pah përmbajtjen kryesore të temës, të vërtetojë përfundimet dhe konsideratat e vetë folësit. Vëllimi i raportit është 3-5 faqe teksti (kur shtypni në intervale 1,5 dhe madhësia e shkronjave 12 në njërën anë të një flete standarde letre A4.

Mesazh - informacion i shkurtër, përmbledhës për një nga nënpyetjet e temës së mësimit të seminarit. Është për referencë ose karakter plotësues. Madhësia e mesazhit mund të jetë 1–2 faqe teksti (kur shkruani në intervale 1,5 dhe madhësia e shkronjave 12 në njërën anë të një flete standarde A4).

Një shënim mund të ketë karakterin e një mesazhi ose një komenti të veçantë për temën e një raporti ose fjalimi. Nuk ka specifika të dizajnit.

Bazuar në rezultatet e punës së pavarur, studenti duhet të jetë i gatshëm të flasë për temën e mësimit, të nxjerrë në pah një aspekt të veçantë të temës, si dhe të diskutojë çështjet e përmendura.

* * *

Fragmenti hyrës i dhënë i librit Përmbledhja e dokumentacionit edukativo-metodologjik të Departamentit të Sistemeve të Automatizuara të Mbështetjes së Dokumentacionit të IAI RSUH në drejtimin e trajnimit bachelor "Shkenca e Dokumentacionit dhe Arkivit". Disiplinat e pjesës së ndryshueshme, profili "Organizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike" (Kolektivi i autorëve, 2014) ofruar nga partneri ynë i librit -

Libri: Dokumentar Shënime Leksionesh

SEKSIONI 1. MBËSHTETJA E INFORMACIONIT DHE DOKUMENTACIONIT TË MENAXHIMIT SEKSIONI 1. MBËSHTETJA E INFORMACIONIT DHE DOKUMENTACIONIT TË MENAXHIMIT 1.1. Vlera e dokumentacionit të menaxhimit

Dokumenti shërben shumë funksione. Standardi shtetëror 16.487-83 përcakton një dokument si një objekt material me informacion të fiksuar në mënyrë të krijuar nga njeriu për transmetimin e tij në kohë dhe hapësirë, përcakton funksionin e përgjithshëm të një dokumenti si mbartës informacioni. Ky funksion i dokumentit është veçanërisht i rëndësishëm në menaxhimin operacional. Pas përdorimit të dokumentit në punën aktuale, ai kryen një funksion tjetër të rëndësishëm - ai vepron si një burim historik. Këto karakteristika tërhoqën vëmendjen e punonjësve të menaxhimit dhe arkivistëve. Organet drejtuese, institucionet e pushtetit duhet të ndërveprojnë në punën e tyre.

Gjatë periudhës së ristrukturimit të sistemit të menaxhimit, dokumenti kryen një sërë funksionesh teorike që zbatohen brenda disiplinave shkencore të menaxhimit të dokumenteve dhe kërkimit arkivor.

Teknologjia e menaxhimit, e reduktuar në një skemë të thjeshtë, mund të përfaqësohet në formën e vendimmarrjes, organizimit të zbatimit të saj dhe kontrollit mbi zbatimin e saj. Një skemë e tillë mund të përdoret si në rastin e ngjarjeve më të thjeshta një herë, ashtu edhe në organizimin e sistemeve komplekse sektoriale mbarëkombëtare. Këto sisteme do të ndryshojnë në shkallën e përgatitjes së vendimmarrjes, organizimit të zbatimit të tij (personeli, financa, furnizimi, zbatimi etj.) dhe organizimi i kontrollit mbi zbatimin. Në të gjitha rastet, pjesët e specifikuara duhet të instalohen.

Çdo vendim nuk lind nga hiçi, ai mund të merret vetëm në bazë të informacionit për këtë çështje. Në këtë rast duhen vënë në dukje dy kushte të rëndësishme: së pari, informacioni duhet të jetë në kohë dhe së dyti, duhet të jetë i mjaftueshëm për të marrë vendimin e nevojshëm. Nëse informacioni vjen me vonesë, ju humbni mundësinë për të marrë pjesë në ndonjë veprim, ngjarje. Domethënë, mundësia ose shansi humbet. Nga ana tjetër, nëse informacioni është i pamjaftueshëm ose vetëm gjysma dini diçka,

Vendimi juaj mund të jetë jo vetëm jo më i miri, por edhe i gabuar, pasi nuk i keni marrë parasysh të gjithë faktorët.

Aktualisht, sasia e informacionit dyfishohet çdo tre vjet. Kjo është për shkak të zhvillimit të shoqërisë. Çdo subjekt ose çdo person individualisht mund të ekzistojë vetëm kur ka një shkëmbim informacioni. Në kushtet e marrëdhënieve të tregut, situata ekonomike po ndryshon me shpejtësi, ndërmarrjet tregtare "mbijetojnë" vetëm nëse e dinë në kohën e duhur se çfarë, kur, si dhe sa kushton. Informacioni ka qenë prej kohësh një mall. Kushdo që zotëron informacionin zotëron situatën, dhe anasjelltas.

Kjo dëshmon për ndryshime të rëndësishme në organizimin e burimeve të informacionit në shoqëri, tregon se informacioni dhe një dokument, si bartës i tij, ndikojnë në të gjitha aspektet e menaxhimit, si dhe në funksionimin e strukturave të ndryshme që ndikojnë në rezultatin përfundimtar në sferën ekonomike.

Shërbimi i informacionit dhe dokumentacionit vepron si funksioni kryesor (kryesor) i menaxhimit të sigurisë (shërbimit), zbatimi i të cilit kërkon njohuri të veçanta - profesionale. Efikasiteti dhe qartësia në aktivitetet e çdo lënde varet nga mënyra se si është organizuar kjo punë.

Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit kryhet nga njësi të veçanta strukturore: menaxhimi i biznesit, departamenti i përgjithshëm, zyra, sekretariati (ose ndihmës sekretari). Këto njësi duhet të jenë të pajisura me specialistë. Ndihmëssekretari duhet të ketë edhe arsim të specializuar, në varësi të nivelit të drejtuesit dhe nivelit të formimit të tij.

Puna e çdo aparati administrativ, si çdo punë në përgjithësi në kohën tonë, duhet të kryhet në përputhje me kërkesat e organizimit shkencor të punës. Kjo do të thotë se nuk ka punë që nuk ka nevojë të organizohet siç duhet dhe personi që kryen këtë punë duhet të jetë i njohur me veçoritë e zbatimit të saj. Për ta bërë këtë, puna duhet të ndahet në komponentë të caktuar - nga operacionet më komplekse deri tek ato më të thjeshta. Secila pjesë duhet të përpunohet, domethënë të organizohet në mënyrën më të mirë të mundshme, pasi në asnjë punë nuk ka gjëra të vogla, gjithçka duhet menduar. Organizimi shkencor i punës përbëhet nga operacione të tilla të menduara, të organizuara saktë. Si të kryhet saktë kjo apo ajo punë përcaktohet nga dokumentet rregullatore dhe metodologjike.

Në fushën e menaxhimit, ata kryesisht punojnë me informacione dhe dokumente që veprojnë si bartës të tij. Dokument-objekt dhe rezultat i punës në fushën e menaxhimit.

Puna me mbështetjen e informacionit dhe dokumentacionit përbëhet nga të njëjtat operacione. Ajo kryhet vetëm nga disa subjekte me metoda tradicionale (me dorë), nga të tjerët - me anë të mekanizimit dhe automatizimit. Por të gjitha fazat e punës me dokumente mbeten. Prandaj, çdo punonjës i shkolluar elementar i aparatit administrativ jo vetëm që duhet të hartojë dhe ekzekutojë saktë dokumentet, por edhe të dijë se çfarë lloje pune kryhen me to.

Çdo punë sot po përmirësohet duke futur makina dhe procese të reja. Në fushën e menaxhimit, vetëm puna me dokumente mund të mekanizohet dhe përpunimi i informacionit që përmban dokumentet mund të automatizohet.

Por përpunimi i dokumenteve makinerike ka kërkesat e veta. Lidhur me dokumentet, kërkesat për formatin e tyre, radhën e ekzekutimit, paraqitjen e tekstit.

Dokumenti mund të ndahet edhe në pjesët më të thjeshta përbërëse (kushtet) dhe në secilën pjesë ka rregulla për shkrimin dhe dizajnin sa më korrekt. Këto rregulla janë të parashikuara në DSTU 4163-2003. Kërkesat për shkresa përshkruhen gjithashtu në detaje të mjaftueshme në sistemin e dokumentacionit të menaxhimit, pasi në të gjitha dokumentet mund të dallohen të njëjtat pjesë përbërëse (kushtet) duke ekzaminuar procedurën e përpilimit dhe lëshimit të këtyre detajeve (drejtshkrimi i adresës, datat, vulat e miratimit, etj. miratimi, procedura e përfundimit, etj.). Këto kërkesa përcaktohen nga DSTU 4163-2003.

Veprimi një herë përpilohet me një dokument. Dokumentet veprojnë në ndërveprim të ngushtë me njëri-tjetrin dhe formojnë një sistem dokumentimi. Standardi shtetëror përcakton sistemin e dokumentacionit si një grup dokumentesh të ndërlidhura në një fushë të caktuar veprimtarie.

Ekzistojnë sisteme të dokumentacionit financiar, parësor dhe kontabël të objekteve dhe subjekteve buxhetore, dokumentacionit kontabël dhe monetar, organizativ dhe administrativ etj. Kështu, çdo drejtues duhet të jetë në gjendje të tërheqë dhe të njohë sistemin e dokumentacionit me të cilin punon. Për shembull, një punonjës i departamentit të personelit duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të hartojë dhe ekzekutojë të gjitha dokumentet e personelit,

si dhe kontratat dhe marrëveshjet e punës. Por më të zakonshmet janë dokumentet organizative dhe administrative me të cilat duhet të merret çdo menaxher. Këtu përfshihen dokumente organizative si statuti, rregulloret, udhëzimet, dokumentet administrative-urdhrat, urdhrat, udhëzimet, vendimet, vendimet; informacione dhe akte referencë, certifikata, raporte dhe shënime shpjeguese, si dhe llojet më të zakonshme të dokumenteve zyrtare - letra, telegrame, mesazhe telefonike. Çdo lloj dokumenti i përmendur ka veçoritë e veta në hartimin dhe paraqitjen e tekstit, të cilat nuk janë të vështira për t'u studiuar.

Procedura për të punuar me dokumente ndahet gjithashtu në faza të caktuara. Çdo fazë ka teknikat e veta për zbatimin më të mirë. Kjo punë fillon me marrjen dhe përpunimin parësor të dokumenteve. Kjo fazë është e pavarur nga mënyra e transmetimit të informacionit: me postë, personalisht, telegraf, faks. Si rregull, kjo punë kryhet në mënyrë qendrore dhe përbëhet nga operacione thjesht teknike, të detajuara në rregulla dhe udhëzime.

Regjistrimi i dokumenteve është një fazë e rëndësishme. Gjatë procesit të regjistrimit, mbahen shënime për dokumentet e pranuara, por më e rëndësishmja është regjistrimi i treguesve për dokumentin, të cilët lejojnë organizimin e kontrollit mbi zbatimin e tij dhe punën e informacionit dhe referencës me dokumentet, d.m.th. gjatë procesit të regjistrimit vendoset një bankë të dhënash për dokumentet që qarkullojnë në objekt ose subjekt.

Faza tjetër është e lidhur ngushtë me regjistrimin e dokumenteve - kontrolli mbi zbatimin. Kontrolli urgjent i organizuar në mënyrë korrekte ju lejon të dini në çdo kohë se çfarë duhet bërë dhe ndihmon subjektin të planifikojë në mënyrë efektive ditën e tij të punës.

Organizimi i punës së informacionit dhe referencës varet gjithashtu nga formulimi i regjistrimit të dokumenteve. Shërbimi i informacionit dhe dokumentacionit ose sekretari kërkohet të lëshojë një certifikatë në pak minuta: ku, me kë, në cilën fazë të punës është ndonjë dokument, si dhe t'i përgjigjet pyetjes: cilat dokumente përmbajnë informacion për një problem të veçantë që ju intereson. . Regjistrimi mund të bëhet manualisht - në karta ose automatikisht - në një kompjuter. Teknologjia për regjistrimin e dokumenteve është përshkruar mirë në manualet rregullatore dhe metodologjike.

Pas përpunimit dhe regjistrimit fillestar, dokumenti dërgohet për ekzekutim. Kjo fazë shoqërohet me problemin e rrjedhës së drejtpërdrejtë të lëvizjes së dokumentit. Lëvizja e dokumentit te interpretuesi, duke pasqyruar sistemin e organizimit të menaxhimit. Me një shpërndarje të qartë të përgjegjësive dhe delegim të autoritetit, dokumenti shkon menjëherë në ekzekutim. Me një sistem menaxhimi të centralizuar, kur drejtuesi merr përsipër zgjidhjen e të gjitha çështjeve, qoftë edhe të vogla, çdo dokument shkon tek ai për zgjidhje dhe më pas shkon në ekzekutim. Kështu, dokumenti i përgatitur do të shkojë nga poshtë lart - nga kontraktori, me miratime të shumta, në kokën për nënshkrim. Lëvizja e dokumentit pasqyrohet qartë nga operagrami dhe ju lejon të shihni të gjitha operacionet e përsëritura dhe të panevojshme.

Faza tjetër është ruajtja aktuale e dokumenteve. Çdo dokument, pasi informacioni i regjistruar në të është përdorur në procesin e menaxhimit, kryen funksionin e ruajtjes dhe akumulimit të informacionit në mënyrë që ky informacion të mund të kthehet përsëri kur të lind nevoja. Për këtë, dokumentet duhet të vendosen në mënyrë që dokumenti i kërkuar të gjendet në pak minuta. Meqenëse ka shumë dokumente që depozitohen në procesin e punës së subjektit, organizimi i tyre në ruajtjen aktuale kërkon një klasifikim paraprak, domethënë shpërndarje në grupe (raste) për kërkimin e tyre të shpejtë. Për shpërndarjen e dokumenteve për çështjet, po zhvillohet klasifikuesi më i thjeshtë - nomenklatura e lëndëve. Kjo është një listë e sistemuar e titujve të çështjeve që zhvillohen në lëndë.

Nomenklatura është dokumenti më i rëndësishëm. Një nomenklaturë e përpiluar mirë e rasteve ju lejon të keni një ruajtje aktuale të mirë të dokumenteve. Megjithatë, përpilimi i nomenklaturës kërkon njohuri të veçanta. Përvoja shumëvjeçare në përpilimin e nomenklaturës na lejon të pohojmë se vetëm një specialist nëpunës ose një arkivist mund të hartojë një nomenklaturë. Nëse vetë subjekti nuk mund të hartojë me kompetencë nomenklaturën, duhet të kontaktoni. në shërbimin arkivor. Mbulesat e rasteve fillohen sipas nomenklaturës. Projektimi i kopertinave dhe shpërndarja e dokumenteve brenda dosjeve duhet të kryhet gjithashtu duke marrë parasysh rregulla të veçanta.

Hartimi i një nomenklature të çështjeve, formimi i çështjeve dhe siguria e tyre lidhur me ekzaminimin e vlerës së dokumenteve. Ekspertiza kuptohet si përcaktimi i vlerës praktike dhe shkencore të dokumenteve, përcaktimi i kushteve të ruajtjes së tyre. Në varësi të vlerës së dokumenteve, ato mund të kenë periudha të ndryshme ruajtjeje: afatshkurtër (deri në 10 vjet), ruajtje afatgjatë (në thelb, këto janë dokumente të personelit që ruhen për 25-75 vjet) dhe të përhershme. Periudhat e ruajtjes së dokumenteve mund të përcaktohen në libra referencë të veçantë, të cilët quhen "Listat e dokumenteve sipas kohës së ruajtjes". Ato janë standarde dhe departamentale. Ekziston një listë standarde për dokumentet e menaxhimit, dokumentacionin shkencor dhe teknik, dokumentet filmike dhe fotografike; listat e departamenteve për pothuajse të gjitha sferat e veprimtarisë (kulturë, shëndetësi, kinematografi, bujqësi, etj.). Lista e departamenteve mbulon më në detaje dokumentet që krijohen në rrjedhën e veprimtarive të një zone të caktuar. Periudhat e ruajtjes së dokumenteve përcaktohen gjatë formimit të rasteve, pasi nuk lejohet të formohen dokumente të periudhave të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme në një rast. Përndryshe, dokumentet do të duhet të riorganizohen. Procedura për ekzaminimin dhe regjistrimin e rezultateve të saj përshkruhet mirë në dokumentet rregullatore dhe metodologjike.

1, së fundi, faza përfundimtare e punës me dokumentet është përgatitja e rasteve për ruajtje afatgjatë ose për dorëzimin e tyre në arkiv. Në punën operative, si rregull, rastet përdoren për dy vjet - vitin aktual dhe të fundit. Rastet e viteve të mëparshme duhet të përpunohen dhe të transferohen në arkivin e subjektit (nëse ka) ose të transferohen për ruajtje në një kabinet tjetër. Përpunimi i çështjeve kryhet në përputhje me rregullat e përcaktuara. Nëse kjo punë kryhet rregullisht, çdo vit, punët e subjektit do të jenë në rregull të përsosur dhe kërkimi i dosjeve dhe dokumenteve të nevojshme nuk do të jetë i vështirë.

Procedura për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve dhe organizimin e të gjitha fazave të punës me to përshkruhen në detaje të mjaftueshme në dokumentet rregullatore dhe metodologjike. Çdo subjekt ose objekt duhet të ketë një paketë dokumentesh, dhe nëse ato janë të mëdha - në secilën njësi strukturore.

Arkivistët që monitorojnë veprimtarinë e objekteve ose subjekteve duhet, para së gjithash, të japin këshilla, të përcaktojnë se cilat dokumente rregullatore dhe metodologjike duhet të jenë në lëndë ose objekt, me ndihmën e të cilave mund të gjeni përgjigjen e shumë pyetjeve në lidhje me përgatitjen, përpunimin. , organizimi i dokumenteve.

Paketa e dokumenteve rregullatore dhe metodologjike përbëhet nga dy pjesë. Pjesa e parë duhet të përmbajë dokumente rregullatore dhe metodologjike kombëtare, kompleti i të cilave duhet të shitet i plotë në institucionet arkivore jo vetëm në qendër, por edhe në terren. Këto dokumente përfshijnë:

Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit

menaxhimi. Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme për dokumente dhe

shërbimet e mbështetjes së dokumentacionit.

Udhëzim tipik mbi njohuritë referuese në objekte dhe lëndë.

Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumente.

Rregullat bazë për punën e arkivave të departamenteve.

Lista e dokumenteve tipike që krijohen në proces

veprimtaritë e komiteteve shtetërore, objektet, subjektet me përcaktimin e termave

ruajtjen e tyre.

Është e dobishme që subjektet që merren me çdo ankim të qytetarëve të kenë një “Rregullore standarde për mbajtjen e evidencës për çështjet e ankesave, kërkesave dhe ankesave të qytetarëve në organet e administratës shtetërore dhe ndërmarrjet”, e cila përcakton procedurën dhe metodologjinë e punës me këtë kategori. të dokumenteve.

Pjesa e dytë e paketës është formuar nga dokumentet organizative, rregullatore dhe metodologjike të vetë subjektit. Ai përfshin:

Kartë ose rregullore për një objekt ose subjekt.

Rregullore për njësinë strukturore (nëse lënda ka një strukturë të degëzuar).

Përshkrimet e punës së punonjësve të divizioneve strukturore.

Udhëzime për mbarëvajtjen e punëve të kësaj lënde.

Nomenklatura e rasteve.

Tabela e formave të dokumenteve të ndarjeve strukturore ose

subjekti në tërësi.

Përsa i përket tre dokumenteve të fundit, udhëzimi për punën në zyrë duhet të konkretizohet për një lëndë të caktuar me shembujt e tij, nomenklaturën e rasteve dhe tabelën e formularëve të dokumenteve me mostra të dokumenteve që mund të zhvillohen në bazë të vetë-mbështetjes ose të jenë punonjës të shërbimin lokal arkivor.

12. 2.8. Kërkesat për tekstin e dokumentit
13. 2.9. Hartimi i dokumenteve organizative dhe administrative

Historia e biznesit të formimit dhe zhvillimit të ndërmarrjes. Analiza dhe vlerësimi i efektivitetit të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit. Automatizimi i vendimmarrjes strategjike në Sh.A. Formimi i kërkesave për sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Dërgoni punën tuaj të mirë në bazën e njohurive është e thjeshtë. Përdorni formularin e mëposhtëm

Studentët, studentët e diplomuar, shkencëtarët e rinj që përdorin bazën e njohurive në studimet dhe punën e tyre do t'ju jenë shumë mirënjohës.

Postuar ne http://www.allbest.ru/

MINISTRIA E ARSIMIT DHE SHKENCËS E FEDERATËS RUSE

Institucioni Arsimor Buxhetor i Shtetit Federal i Arsimit të Lartë Profesional

"UNIVERSITETI SHTETËROR I KUBANIT"

(FSBEI HPE "KubGU")

Departamenti i Përgjithshëm, Strategjik, Menaxhimi i Informacionit dhe Proceseve të Biznesit

PUNA KUALIFIKUESE E diplomuar

Mbështetje informacioni dhe dokumentacioni për marrjen e vendimeve strategjike në organizatë (për shembull, OJSC "Rodina")

Specialiteti 032001.65 Mbështetje dokumentacioni dhe dokumentacioni i menaxhmentit

Specializimi “dokumentimi i veprimtarive të autoriteteve shtetërore dhe të vetëqeverisjes vendore”, kurs me korrespondencë

Studentja Anastasia Viktorovna Bagmut

Krasnodar 2013

Vendimi strategjik, mbështetje informacioni dhe dokumentacioni, treguesit e performancës, EDMS, rrjedha e dokumenteve.

Qëllimi i punës është rritja e efikasitetit të aktiviteteve të SHA Rodina në fushën e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit për marrjen e vendimeve strategjike nëpërmjet futjes së një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Objekti i hulumtimit është OJSC "Rodina".

Si rezultat i studimit, u zhvilluan një sërë masash për të përmirësuar efikasitetin e sistemit të mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit për OJSC Rodina dhe u zhvillua një projekt për zbatimin e një EDMS.

• Prezantimi
• 2. Analiza e sistemit të gjendjes së institucionit arsimor parashkollor në SHA "Rodina" dhe vlerësimi i efektivitetit të tij.
• 2.2 Analiza e sistemit aktual të dokumentacionit
• 2.3 Deklaratë e problematikave të zhvillimit të sistemit të mbështetjes informative dhe dokumentative të menaxhmentit në SHA “Rodina”. Përzgjedhja e problemeve aktuale në zhvillimin e informacionit dhe mbështetjes së dokumentacionit gjatë marrjes së vendimeve strategjike
• 3. Zhvillimi i teknologjisë për mbështetje informacioni dhe dokumentacioni për vendimmarrje strategjike në OJSC "Rodina"
• 3.1 Përzgjedhja dhe zhvillimi i një projekti të sistemit të informacionit për marrjen e vendimeve strategjike
• 3.1.1 Formimi i kërkesave për sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve
• 3.2 Përzgjedhja e kritereve dhe treguesve dhe vlerësimi i efektivitetit të zgjidhjes së propozuar të projektimit
• 3.3 Arsyetimi ekonomik i projektit të zhvilluar
• konkluzioni
• Lista e burimeve të përdorura

Aplikacionet

Prezantimi

Prej 20 vitesh në shtetin tonë ekziston një ekonomi tregu, kalimi në të cilin do të thoshte se drejtuesit duhej të mësonin të menaxhonin vetë, dhe jo me urdhër nga "lart". Një nga elementet e menaxhimit të pavarur të ndërmarrjes është miratimi i vendimeve të menaxhimit.

Automatizimi i rrjedhës së punës lejon çdo organizatë të përshpejtojë procesin e punës, të qëndrojë përpara konkurrentëve kur merr vendime operative dhe strategjike.

Zbatimi i EDMS siguron punën e mirëkoordinuar të të gjitha departamenteve; thjeshton punën me dokumente, rrit efikasitetin e saj dhe efikasitetin e aksesit në informacion. Për rrjedhojë, automatizimi i rrjedhës së punës është i nevojshëm në çdo organizatë, pavarësisht nga shkalla dhe lloji i pronësisë, sepse përdorimi i EDMS rrit konkurrencën e kompanisë në tregun e mallrave dhe shërbimeve.

Vendimet e menaxhimit në ndërmarrje mbulojnë të gjitha aspektet e aktiviteteve të saj: përgatitjen e prodhimit, vetë prodhimin, shitjet, punën me personelin, financat, etj.

Rëndësia e temës së zgjedhur është për shkak të rëndësisë së problemit të sigurimit të dokumentacionit për organizatën në fazën e marrjes së vendimeve strategjike. Zhvillimi i kërkesave uniforme për sistemin e rrjedhës së punës, identifikimi i një grupi të plotë të funksioneve normative të interpretuesve dhe mekanizmave të menaxhimit në secilën fazë të ciklit jetësor të dokumentit (formimi i projektit, përgatitja, regjistrimi, ekzekutimi, transferimi në arkiv) gjithashtu nuk janë një detyrë e lehtë.

Në vazhdën e punës përfundimtare kualifikuese, u studiuan dhe u analizuan drejtimet kryesore të veprimtarisë së Shoqërisë Aksionare të Hapur "Rodina" (në tekstin e mëtejmë OJSC "Rodina") për dokumentimin dhe organizimin e punës me dokumente me qëllim identifikimin e veçorive të tyre.

Objekti i hulumtimit është OJSC "Rodina" - një kompleks agro-industrial i vendosur në rr. Chelbasskaya, Qarku Kanevsky, Territori i Krasnodarit.

Objekt i hulumtimit është procesi i mbështetjes informative dhe dokumentuese për marrjen e vendimeve strategjike pranë OJSC “Rodina”.

Qëllimi i punës kualifikuese përfundimtare është rritja e efikasitetit të SH.A. “Rodina” në fushën e mbështetjes informative dhe dokumentuese për vendimmarrjen strategjike nëpërmjet futjes së një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Bazuar në këtë, ndërtohen një sërë detyrash:

1) zbulimi i thelbit të konceptit "organizimi i informacionit dhe mbështetjes së dokumentacionit për vendimmarrje strategjike" dhe identifikimi i veçorive të fazës aktuale të zhvillimit të institucioneve arsimore parashkollore;

2) karakteristikat e kornizës rregullative për mbështetjen e informacionit dhe dokumentacionit të menaxhmentit;

3) vlerësimi i efektivitetit të institucionit aktual arsimor parashkollor në OJSC "Rodina";

4) zhvillimi i një sërë masash për të përmirësuar efikasitetin e sistemit IDOU për marrjen e vendimeve strategjike;

5) një vlerësim i efikasitetit ekonomik të zbatimeve të propozuara.

Gjatë shkrimit të punës përfundimtare kualifikuese, janë përdorur 51 burime. Fillimisht është studiuar dhe analizuar kuadri rregullativ, metodologjik dhe legjislativ. Për më tepër, baza teorike dhe metodologjike e hulumtimit u formua nga veprat e autorëve të tillë të famshëm si G.N. Zatsepina, T.V. Kuznetsova, Yu.N. Stolyarov, D.V. Arutyunova, G. Ya. Goldstein dhe të tjerët.

Baza empirike e studimit u përbë nga materiale nga revista profesionale, burime të internetit, akte të brendshme (lokale) dhe dokumente të OJSC "Rodina".

Në përputhje me detyrat e vendosura, puna përfundimtare kualifikuese përbëhet nga një hyrje, tre kapituj, një përfundim dhe tre shtojca.

Kapitulli i parë i kushtohet bazave teorike të menaxhimit strategjik dhe punës në zyrë në organizatë. Përshkruhet kuadri rregullator dhe ligjor për mbështetjen dokumentare të menaxhimit, tregohet gjendja aktuale e mbështetjes së informacionit për marrjen e vendimeve strategjike në një organizatë.

Kapitulli i dytë në përmbajtjen e tij është një analizë e aktiviteteve ekonomike dhe ekonomike të SHA “Rodina”. Përshkruhet sistemi i informacionit dhe mbështetjes dokumentare të aktiviteteve të organizatës, tregohen problemet kryesore në mbështetjen dokumentare të vendimmarrjes strategjike.

Kapitulli i tretë është zhvillimi i propozimeve për përmirësimin e mbështetjes informative dhe dokumentuese për aktivitetet e SHA "Rodina" në marrjen e vendimeve strategjike, i cili përfshin disa seksione: automatizimin e rrjedhës së punës së organizatës, si dhe konkluzionet e pritshme nga ndryshimet e propozuara.

1. Bazat teorike të mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit për vendimmarrjen strategjike

1.1 Thelbi i konceptit të "menaxhimit strategjik" dhe gjendja e tij aktuale

Menaxhimi strategjik është një sistem i integruar për vendosjen dhe zbatimin e qëllimeve strategjike të një ndërmarrje, bazuar në parashikimin e mjedisit dhe zhvillimin e mënyrave për t'iu përshtatur ndryshimeve të tij, si dhe ndikimin në të.

Strategjia është një imazh i veprimeve organizative dhe qasjeve të menaxhimit të përdorura për të arritur qëllimet dhe objektivat organizative të organizatës.

Në shkencën moderne të menaxhimit, dallohen disa tipare të menaxhimit strategjik:

1. Qëllimi i një organizate moderne është të përshtatet me ndryshimin. Për shkak të nevojës për të marrë parasysh dinamikën e mjedisit të jashtëm, ekzistojnë dy drejtime për zhvillimin e menaxhimit strategjik:

Menaxhimi i rregullt strategjik, i cili është zhvillim logjik i planifikimit strategjik dhe përbëhet nga dy nënsisteme plotësuese: nënsistemi për analizën dhe planifikimin e strategjisë dhe nënsistemi për zbatimin e strategjisë;

Menaxhimi strategjik në kohë reale - zgjidhja e problemeve strategjike të papritura. Zhvillohet në industri ku ndryshimet në mjedisin e jashtëm ndodhin me frekuencë të lartë dhe të paparashikueshme.

Organizatat janë të detyruara të përsosin njëkohësisht strategjinë dhe të adresojnë sfidat strategjike që janë shfaqur.

2. Qëllimi i menaxhimit strategjik është zhvillimi, d.m.th. ndryshojnë jo vetëm karakteristikat sasiore, por edhe cilësore. Për shembull, vendimet strategjike përfshijnë vendimet për rindërtimin e një organizate, futjen e produkteve dhe teknologjive të reja dhe hyrjen në tregje të reja shitjesh.

3. Produkt i menaxhimit strategjik është potenciali i organizatës, i cili përbëhet nga burimet dhe burimet e rimbushjes së tyre, lidhjet, pozicioni dhe sistemi organizativ në tërësi. Potenciali karakterizon gjithashtu përdorimin më efikas të burimeve për të arritur qëllimin. Nga ana tjetër, potenciali është një burim i formimit të avantazhit konkurrues të organizatës, dhe për këtë arsye ka nevojë për zhvillim dhe përmirësim të vazhdueshëm.

4. Si veçori shtesë të menaxhimit strategjik janë:

Përgjigje fleksibël ndaj impulseve nga mjedisi i jashtëm;

Zbatimi i ndryshimeve në kohë në organizatë;

Duke u mbështetur në potencialin njerëzor;

Orientimi ndaj konsumatorit;

Perspektivat afatgjata përmes avantazheve konkurruese;

Shqyrtimi i një grupi të dhënash, në vend të komponentëve të tij individualë;

Sigurimi i konkurrencës së kompanisë në të ardhmen.

1) problemet që lidhen me qëllimet e kompanisë, të cilat synojnë të përmirësojnë efikasitetin e organizatës duke siguruar marrëdhënien e qëllimeve, burimeve dhe rezultateve;

2) problemet që lidhen me elementët e organizatës, nëse këto elemente janë të nevojshme për të arritur qëllimet, por për momentin mungojnë ose janë të disponueshëm në vëllim të pamjaftueshëm;

3) problemet që lidhen me faktorë të jashtëm.

Kështu, menaxhimi strategjik është një mjet modern për menaxhimin e zhvillimit të një organizate që synon rritjen e potencialit duke arritur konkurrencën përballë ndryshimeve në rritje në mjedisin e jashtëm dhe pasigurisë shoqëruese.

Menaxhimi strategjik është një menaxhim i tillë që mbështetet në potencialin njerëzor si bazë e organizatës, orienton aktivitetet e prodhimit në kërkesat e klientëve, përgjigjet në mënyrë fleksibël dhe bën ndryshime në kohë në organizatë që plotësojnë sfidat nga mjedisi dhe lejojnë arritjen e avantazheve konkurruese, të cilat së bashku bëjnë është e mundur që organizata të mbijetojë në afat të gjatë, duke arritur qëllimet e saj.

Objektet e menaxhimit strategjik janë organizatat, njësitë strategjike të biznesit dhe fushat funksionale të organizatës.

Lënda e menaxhimit strategjik është:

Problemet që lidhen drejtpërdrejt me qëllimet e përgjithshme të organizatës.

Problemet dhe zgjidhjet që lidhen me ndonjë element të organizatës, nëse ky element është i nevojshëm për të arritur qëllimet, por aktualisht mungon ose është i pamjaftueshëm i disponueshëm.

Probleme që lidhen me faktorë të jashtëm që janë jashtë kontrollit.

“Problemet e menaxhimit strategjik më së shpeshti lindin si rezultat i veprimit të shumë faktorëve të jashtëm. Prandaj, për të mos gabuar në zgjedhjen e një strategjie, është e rëndësishme të përcaktohet se cilët faktorë ekonomikë, politikë, shkencorë, teknikë, socialë dhe të tjerë ndikojnë në të ardhmen e organizatës.

Figura 1 tregon karakteristikat kryesore të aspektit strategjik të menaxhimit të një organizate në krahasim me menaxhimin operacional (të përditshëm).

Figura 1 - karakteristikat kryesore të aspektit strategjik të menaxhimit të organizatës në krahasim me menaxhimin operacional (aktual).

Le të shqyrtojmë karakteristikat kryesore të vendimeve strategjike. Ekzistojnë nëntë karakteristika të tilla:

1) vendimet strategjike pasqyrojnë këndvështrimin e menaxhmentit se si duhet të jetë organizata dhe çfarë duhet të bëjë;

2) vendimet strategjike janë krijuar për të ndihmuar organizatën në sigurimin e ndërveprimit me mjedisin e jashtëm. Organizata përshtatet vazhdimisht me mjedisin në ndryshim;

3) vendimet strategjike marrin parasysh burimet e veta të organizatës dhe ndihmojnë në sigurimin e harmonizimeve të sakta ndërmjet aktiviteteve të biznesit dhe burimeve të disponueshme;

4) vendimet strategjike përfshijnë idenë e një ndryshimi të madh në sistemin e punës së organizatës;

5) vendimet strategjike janë jashtëzakonisht komplekse dhe përfshijnë shkallë të ndryshme pasigurie. Ato nënkuptojnë se organizata duhet të bëjë supozime për ngjarjet e ardhshme bazuar në informacione jo shumë të besueshme;

6) vendimet strategjike kërkojnë një qasje gjithëpërfshirëse për menaxhimin e organizatës;

7) vendimet strategjike kanë një shtrirje afatgjatë. Ato janë afatgjata dhe afatgjata;

8) vendimet strategjike janë të përfshira në vlerësimet dhe pritshmëritë e anëtarëve kryesorë të kompanisë brenda organizatës (aksionarët, drejtorët, etj.) Shumë studiues argumentojnë se strategjia e një organizate është një reflektim i marrëdhënieve dhe opinioneve të anëtarëve të brendshëm me ndikim të kompanisë;

9) vendimet strategjike ndikojnë seriozisht në burimet dhe operacionet. Ato ndikojnë në bazën e burimeve të një organizate dhe shkaktojnë valë vendimesh organizative të nivelit më të ulët.

Kështu, marrja e vendimeve strategjike është një detyrë jetike për një organizatë të çdo madhësie dhe fushë veprimtarie. Dokumentacioni kompetent i këtij procesi është çelësi i vendimeve juridikisht korrekte dhe të përshtatshme.

1.2 Kuadri rregullator për formimin e një sistemi të mbështetjes dokumentare të aktiviteteve të organizatës

Organizimi i mbështetjes dokumentare për marrjen e vendimeve strategjike të një ndërmarrje është një grup masash që synojnë krijimin dhe ruajtjen e kushteve të nevojshme për zbatimin e menaxhimit efektiv të veprimtarive të menaxhimit të ndërmarrjes për të dokumentuar zhvillimin dhe zbatimin e veprimeve që çojnë në një tejkalim afatgjatë i nivelit të performancës së organizatës mbi nivelin e konkurrentëve.

Detyra e konsolidimit legjislativ të dispozitave kryesore për organizimin dhe mirëmbajtjen e punës së zyrës së përgjithshme për të krijuar numrin minimal të nevojshëm dhe të mjaftueshëm të dokumenteve në rastet që kërkojnë konfirmim dokumentar të ngjarjeve dhe fakteve është gjithmonë e rëndësishme.

Kompleksi i materialeve normative dhe metodologjike federale për mbështetjen dokumentare përbëhet nga ligje federale, urdhra dhe urdhra të Qeverisë së Federatës Ruse, standarde shtetërore dhe ndërkombëtare.

Siç e dini, ekzistojnë 3 nivele të akteve ligjore normative (ARN) (shih Figurën 2).

Figura 2 - Struktura e akteve ligjore rregullatore të Federatës Ruse

Marrëdhëniet që rrjedhin nga formimi dhe përdorimi i burimeve të informacionit rregullohen me Ligjin Federal të Federatës Ruse të 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit".

Ligji Federal i Federatës Ruse i datës 27.02.2011 Nr. 63-FZ "Për nënshkrimin elektronik" rregullon kushtet për përdorimin e një nënshkrimi elektronik dixhital në dokumentet elektronike, me kusht që një nënshkrim elektronik dixhital në një dokument elektronik njihet si ekuivalent me një nënshkrimi i shkruar me dorë në një dokument letre. Ky ligj përcakton kushtet për përdorimin e një nënshkrimi elektronik dixhital, specifikat e përdorimit të tij.

Përveç kësaj, nuk mund të mos përmendet Ligji Federal Ligji Federal i 22.10.2004 Nr. 125-FZ "Për çështjet arkivore në Federatën Ruse".

Një nga dokumentet themelore në fushën e rregullimit normativ të aktiviteteve për mbështetjen e dokumentacionit është urdhri i Glavarkivit të BRSS, i datës 25 maj 1988 Nr. 33 "Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin". Ky dokument është një grup parimesh dhe rregullash që vendosin kërkesa uniforme për dokumentimin e aktiviteteve të menaxhimit dhe organizimin e punës me dokumente në organet qeveritare dhe përmban një sërë kërkesash dhe dispozitash që kontribuojnë në zhvillimin e qasjeve të unifikuara si për sistemet tradicionale ashtu edhe për ato të automatizuara të menaxhimit të dokumenteve.

GSDOU thjeshton strukturën organizative të menaxhimit të dokumenteve në organizata duke zgjidhur çështjet e ndërtimit të shërbimeve standarde parashkollore, duke organizuar procesin teknologjik për krijimin dhe përpunimin e dokumentacionit, ndihmon në zgjidhjen e një numri problemesh të automatizimit, krijimin dhe përpunimin e dokumenteve dhe përfshin rregullore dhe rregulla të një niveli kombëtar. shkalla dhe rëndësia. Në të njëjtën kohë, duke qenë në thelb shtetëror, sistemi është i orientuar edhe drejt aplikimit në strukturat joshtetërore në të gjitha aspektet e tij.

Rregullat e punës së zyrës në organet ekzekutive federale gjithashtu kontribuojnë në zgjidhjen e problemeve teknologjike të dokumentacionit. Ky standard përcakton përbërjen e detajeve, rregullat për përgatitjen e dokumenteve organizative dhe administrative, të cilat rregullojnë vendimet e çështjeve administrative dhe organizative. Rregullat, që paraqesin kërkesa për unifikimin e elementeve të dokumentacionit, lehtësojnë shumë krijimin e proceseve standarde, të unifikuara dhe të unifikuara të dokumentacionit tradicional dhe të automatizuar, ruajtjen dhe transmetimin e informacionit të dokumentuar.

Specifikat e aktiviteteve për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit presupozojnë rolin e rëndësishëm të standardeve. Pra, standardi GOST R 51141-98. “Punë zyre dhe arkivim. Termat dhe përkufizimet ”formon aparatin konceptual të kësaj fushe të veprimtarisë. Termat e specifikuar në këtë standard duhet të përdoren në të gjitha llojet e dokumentacionit. Baza thelbësore e standardit formohet nga tre seksione: "Konceptet e përgjithshme", "Punët në zyrë" dhe "Biznesi arkivor".

Lista e dokumenteve standarde arkivore administrative të krijuara në rrjedhën e veprimtarive të organeve shtetërore, organeve të vetëqeverisjes vendore dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, përfshin dokumentet e krijuara gjatë dokumentimit të funksioneve administrative të të njëjtit lloj (të përbashkëta për të gjithë) të kryera nga institucionet; organizatat dhe ndërmarrjet, pavarësisht nga funksionet e tyre, niveli dhe shkalla e veprimtarisë, format e pronësisë. Lista shërben për qëllimet e ruajtjes, organizimit dhe rimbushjes së Fondit Arkivor të Federatës Ruse dhe synon të përcaktojë kohën e ruajtjes së dokumenteve, zgjedhjen e tyre për ruajtje ose shkatërrim të përhershëm. Duhet të përdoret gjithashtu në përgatitjen e nomenklaturës së çështjeve, në formimin e çështjeve, në zhvillimin e skemave të klasifikimit të dokumenteve në krijimin e sistemeve të kërkimit në punën e zyrës, në zhvillimin e listave të departamenteve.

Me fillimin e përdorimit të gjerë të teknologjisë së informacionit në punën në zyrë, kjo fushë është bërë e shumëanshme dhe në ndryshim të shpejtë, gjë që reflektohet menjëherë në standardet përkatëse kombëtare dhe ndërkombëtare. Ndërsa teknologjia e informacionit zhvillohet, standardet e menaxhimit të dokumenteve po përmirësohen vazhdimisht, duke mbuluar një gamë të gjerë funksionesh, procesesh dhe madje edhe metodash individuale, duke i përshkruar ato në shkallë të ndryshme detajesh - nga konceptet e nivelit të lartë deri te proceset specifike teknologjike.

GOST R ISO 15489-1-2007 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekari dhe botim. Menaxhimi i dokumenteve. Kërkesat e përgjithshme "përcaktojnë parimet bazë të menaxhimit të dokumenteve, pavarësisht nga llojet e mediave dhe teknologjive të përdorura. Fatkeqësisht, ende nuk ka një standard të ngjashëm për organizimin e ruajtjes afatgjatë, megjithëse në një farë mase roli i tij luhet nga ISO 14721: 2003 "Modeli bazë i një sistemi informacioni të hapur arkivor".

Niveli tjetër përfshin standardet që rregullojnë procedurat individuale dhe llojet e punës. Kjo mund të përfshijë gjithashtu kërkesat për funksionalitetin e sistemeve të specializuara elektronike për menaxhimin e dokumenteve dhe për ruajtjen arkivore të dokumenteve elektronike, si dhe për funksionalitetin "klerik" të aplikacioneve të biznesit.

Ky grup informacioni rregullator bazohet në standarde që rregullojnë metoda dhe teknologji të ndryshme të përdorura në sistemet e menaxhimit të dokumenteve: formatet e skedarëve, media për ruajtjen afatgjatë të informacionit, meta të dhënat, protokollet e shkëmbimit dhe ndërveprimit. Standardet janë të destinuara për një gamë mjaft të gjerë profesionistësh. Përdoruesit e standardeve për menaxhimin e dokumenteve mund të ndahen me kusht në dy grupe: specialistë në fushën e punës në zyrë dhe arkivimit dhe specialistë në fusha të tjera, të cilët, nga natyra e biznesit të tyre, krijojnë, përdorin dhe ruajnë dokumente.

Kohët e fundit, zhvilluesit e standardeve kombëtare dhe ndërkombëtare janë fokusuar në fushat e mëposhtme të standardizimit:

Kërkesat për sistemet e menaxhimit të dokumenteve elektronike (EDMS);

Sigurimi i ruajtjes afatgjatë të dokumenteve elektronike me rëndësi ligjore;

Metadatat.

Kërkesat funksionale për sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve (në terminologjinë tonë - për sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve) zhvillohen kryesisht në interes të agjencive qeveritare. Kërkesa të tilla shërbejnë si një udhëzues (dhe ndonjëherë një kërkesë e detyrueshme) në prokurimin e sistemeve të përshtatshme për agjencitë qeveritare, gjë që bën të mundur ruajtjen e një politike teknike të unifikuar në sektorin publik dhe krijimin e kushteve të nevojshme për bashkëpunimin ndërinstitucional. Në të njëjtën kohë, këto kërkesa shpesh përdoren nga organizatat tregtare kur kryejnë blerjet e tyre, duke zgjedhur prej tyre dispozitat që u nevojiten.

Duhet të theksohet se në Rusi po punohet për të unifikuar normat e brendshme dhe standardet ndërkombëtare. Pra, kërkesat evropiane MoReq2 të zhvilluara në vitin 2008 (me urdhër të Komisionit Evropian dhe qeverisë së BE-së) janë me interes.

Një prirje e re në praktikën botërore është bërë shfaqja e kërkesave për grupin minimal të funksionalitetit për menaxhimin e dokumenteve të kërkuara për sistemet e biznesit (kontabiliteti, menaxhimi i burimeve dhe proceset e biznesit, etj.) - në kontrast me kërkesat për sisteme të specializuara në shkallë të plotë për menaxhimi i dokumenteve.

Pra, sipas standardit të zhvilluar në Shtetet e Bashkuara të Amerikës DoD 5015.2-STD "Standardi i Kërkesave për EDMS të Departamentit të Mbrojtjes së SHBA", versioni 3 i 25 Prill 2007, një grup kërkesash për funksionalitetin e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve parashikohet që janë të nevojshme që agjencitë qeveritare të respektojnë dispozitat e ligjeve për mbrojtjen e të dhënave personale dhe aksesin në informacionin qeveritar. Këto janë, para së gjithash, mundësitë:

Zgjidhni dokumente që përmbajnë të dhëna personale dhe/ose objekt zbulimi sipas ligjit për lirinë e aksesit në informacionin shtetëror;

Regjistroni kërkesat e qytetarëve në lidhje me të dhënat e tyre personale, si dhe kërkesat nga qytetarët dhe organizatat për qasje në informacione shtetërore; të formojë dosje elektronike përkatëse që përmbajnë dokumente të krijuara gjatë përpunimit të këtyre kërkesave;

Menaxhoni dokumentacionin për zbulimin e informacionit personal dhe shtetëror;

Mblidhni të dhënat e nevojshme statistikore dhe gjeneroni raporte përkatëse;

Mbështetni krijimin e versioneve të censuruara të dokumenteve të zbuluara dhe ruajtjen e tyre në lidhje me dokumentet origjinale.

Standardi, përveç kësaj, tani përfshin një seksion me kërkesat për sigurimin e ndërveprimit midis EDMS kur transferoni dokumente elektronike nga një sistem në tjetrin.

Specifikimi MoReq2 është versioni i dytë i Modelit të Kërkesave (MoReq), i cili është standardi i ri evropian “de facto” për sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve. MoReq2 është tashmë mjaft me ndikim në fushën e menaxhimit elektronik të dokumenteve, dhe ky ndikim do të rritet vetëm në të ardhmen. Arsyet për këtë qëndrojnë në vijim:

Ai synon të gjithë sektorët, jo vetëm agjencitë qeveritare;

Është një standard ndërkombëtar i përdorur në të gjithë Evropën, si dhe Azinë, Amerikën Veriore dhe Jugore;

Ai përshkruan funksionalitetin që shkon përtej vetë menaxhimit të dokumenteve;

Gjatë zhvillimit të tij, një diskutim i madh ndërkombëtar i projektit u organizua nga specialistë nga shumë vende të botës.

Udhëzimet e përfshira në këtë standard do t'ju ndihmojnë të kuptoni kërkesat për menaxhimin e zyrës, bazat organizative dhe të biznesit për kryerjen e proceseve të konvertimit dhe migrimit, çështjet e planifikimit teknologjik, monitorimit dhe kontrollit të ekzekutimit të proceseve. Ai përshkruan aktivitetet, komponentët dhe metodologjitë specifike për konvertimin dhe migrimin e dokumenteve nga një sistem i menaxhimit të dokumenteve në tjetrin, duke përfshirë tema të tilla si menaxhimi i rrjedhës së punës, testimi, kontrolli i versionit dhe verifikimi.

Standardi GOST 7.1-84. “Përshkrim bibliografik i dokumentit. Kërkesat dhe rregullat e përgjithshme për hartimin "përmban kërkesa për të siguruar ruajtjen e origjinalitetit dhe origjinalitetit të dokumenteve elektronike gjatë konvertimit të tyre nga një sistem elektronik i ruajtjes së dokumenteve në tjetrin. Ndërsa ruajtja afatgjatë e dokumenteve elektronike nuk trajtohet drejtpërdrejt, ato janë shumë të lidhura me detyrën e konvertimit, pasi shumë strategji të ruajtjes afatgjatë përfshijnë një formë konvertimi.

Pjesa I e standardit trajton vendimet që lidhen me planifikimin e një programi konvertimi dhe trajtimin e çështjeve të zyrës. Pjesa II i kushtohet një diskutimi të procesit aktual të konvertimit. Aplikimet përfshijnë:

Tabelat që përmbledhin kërkesat "klerikale"; forcat lëvizëse dhe rreziqet që lidhen me procesin e konvertimit; masat e kontrollit dhe menaxhimit, fazat e procesit të konvertimit;

Më shumë burime për të ndihmuar ata që janë përgjegjës për konvertimet.

Në hyrjen e draft standardit thuhet: “Gjithnjë e më shumë, informacioni që është krijuar, futur dhe ruajtur në mënyrë elektronike përdoret si dëshmi e aktivitetit të biznesit. Prova të tilla mund të kërkohen në rast të mosmarrëveshjeve kontraktuale ose në gjykatë. Ky Raport Teknik identifikon praktikat e mira për ruajtjen elektronike të biznesit ose informacioneve të tjera në formë grafike. Prandaj, pajtueshmëria me këto rekomandime është me interes për organizatën edhe kur besueshmëria e informacionit të ruajtur nuk diskutohet.

Një botim i rishikuar i ISO 15836: 2009 Informacioni dhe Dokumentacioni - Dublin Metadata Core u botua në vitin 2009. ISO 15836: 2009 vendos një standard përshkrimi të burimeve të njohur si Kompleti i Elementeve të Meta të dhënave të Dublinit. ISO 15836: 2009 nuk e kufizon konceptin e një burimi, por më së shpeshti përdoret për të përshkruar libra dhe dokumente.

Ky standard është një nga sistemet më të njohura universale të meta të dhënave dhe u zhvillua në fund të viteve 1990. iniciuar nga Konsorciumi World Wide Web. Popullariteti i tij është për faktin se modeli i përshkrimit i bazuar në "Bërthamën e Dublinit" nuk përjashton mundësinë e përdorimit të mjeteve të tjera të ndryshme gjuhësore. Përveç kësaj, nuk kërkohet asnjë trajnim i veçantë për të aplikuar Dublin Core, ndryshe nga formatet tradicionale të bibliotekës.

GOST R ISO 23081-1-2008 "Sistemi i standardeve për informacion, bibliotekari dhe botim. Proceset e menaxhimit të dokumenteve. Meta të dhënat për dokumentet. Pjesa 1. Parimet "është standardi i dytë modern rus në fushën e menaxhimit të dokumenteve. Standardi u përgatit nga Instituti Kërkimor Gjith-Rus i Menaxhimit të Regjistrimeve dhe Çështjeve Arkivore në bazë të një përkthimi autentik të standardit ndërkombëtar ISO 23081-1: 2006 "Informacion dhe dokumentacion - Proceset e menaxhimit të të dhënave - Metadatat për regjistrimet - Pjesa 1. Parimet”. Ky dokument i përgjigjet pyetjeve: çfarë janë meta të dhënat, çfarë janë meta të dhënat dhe si t'i përdorim ato për të menaxhuar dokumentet në përputhje me kërkesat e GOST R ISO 15489-1-2007. Standardi përcakton kuadrin për krijimin, menaxhimin dhe përdorimin e meta të dhënave të menaxhimit të të dhënave dhe shpjegon parimet pas menaxhimit të tyre. Ai thekson rëndësinë e meta të dhënave të menaxhimit të dokumenteve në proceset e biznesit dhe përshkruan rolet dhe llojet e ndryshme të meta të dhënave që mbështesin biznesin dhe proceset e menaxhimit të dokumenteve. Standardi gjithashtu krijon një kornizë për menaxhimin e këtyre meta të dhënave.

Kështu, mund të konkludojmë se baza legjislative për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit është një grup i madh dokumentesh ruse dhe ndërkombëtare, ndërsa standardet luajnë një rol të veçantë për shkak të specifikave të lëndës së rregullimit. Tendenca kryesore e viteve të fundit është dëshira për të unifikuar standardet kombëtare për mbështetjen dokumentare, zhvillimin e akteve normative ndërkombëtare, të cilat, në kuadrin e globalizimit dhe ndërlidhjes në rritje të hapësirës së informacionit, do të optimizojnë proceset e komunikimit.

Një tjetër tendencë e theksuar është dixhitalizimi gradual i të gjithë sistemit të mbështetjes së dokumentacionit. Mundësia e përdorimit të përvojës botërore në punën me dokumente, kryesisht elektronike, mund të zvogëlojë ndjeshëm kohën e nevojshme për zbatimin e menaxhimit të dokumenteve elektronike në organizatat tona dhe të përshpejtojë procesin e krijimit të arkivave të dokumenteve elektronike me rëndësi ligjore.

1.3 Teknologjia e informacionit për marrjen e vendimeve strategjike në organizatë

Organizatat e llojeve dhe sferave të ndryshme të veprimtarisë mund të përfaqësohen si një sistem biznesi në të cilin burimet ekonomike shndërrohen në mallra dhe shërbime përmes proceseve të ndryshme organizative, teknike dhe sociale.

Në rrjedhën e veprimtarisë së çdo sistemi biznesi, ai ndikohet nga faktorë mjedisorë (konkurrentët, klientët, furnitorët, agjencitë qeveritare, partnerët, pronarët, bankat, bursat, etj.) dhe faktorë të brendshëm, të cilët janë kryesisht rezultat i adoptimit. të njërës apo tjetrës zgjidhje menaxheriale.

Procesi i marrjes së vendimeve menaxheriale konsiderohet si lloji kryesor i veprimtarisë menaxheriale, domethënë si një grup veprimesh menaxheriale të ndërlidhura, të qëllimshme dhe të qëndrueshme që sigurojnë zbatimin e detyrave menaxheriale.

Qëllimi dhe natyra e veprimtarive të organizatës përcaktojnë sistemin e saj të informacionit dhe automatizimin e teknologjisë së informacionit, si dhe llojin e produktit të informacionit të përpunuar dhe të prodhuar, në bazë të të cilit merret vendimi optimal i menaxhimit.

Efektiviteti i vendimmarrjes menaxheriale në kontekstin e funksionimit të teknologjive të informacionit në organizata të llojeve të ndryshme është për shkak të përdorimit të mjeteve të ndryshme për analizimin e aktiviteteve financiare dhe ekonomike të ndërmarrjeve. Ekzistojnë katër grupe detyrash të zgjidhura nga kompania:

1) rrethi i parë i detyrave përqendrohet në ofrimin e informacionit ekonomik për përdoruesit e jashtëm të kompanisë - investitorët, autoritetet tatimore, etj. Më shpesh, analiza përdor tregues të marrë në bazë të të dhënave nga kontabiliteti standard dhe raportimi statistikor, si dhe burime të tjera informacioni;

2) rrethi i dytë shoqërohet me detyrat e analizës, të krijuar për të zhvilluar vendime të menaxhimit strategjik për zhvillimin e biznesit. Baza e informacionit duhet të jetë më e gjerë, por brenda kuadrit të treguesve mjaft të agreguar që karakterizojnë tendencat kryesore në zhvillimin e një firme ose korporate individuale;

3) rrethi i tretë i detyrave të analizës është i përqendruar në zhvillimin e vendimeve taktike. Baza e tij e informacionit është jashtëzakonisht e gjerë dhe kërkon mbulimin e një numri të madh treguesish privatë shumë të detajuar që karakterizojnë aspekte të ndryshme të funksionimit të objektit të kontrollit;

4) rrethi i katërt i detyrave shoqërohet me detyrat e menaxhimit operacional të një objekti ekonomik në përputhje me nënsistemet funksionale të një objekti ekonomik. Për të zgjidhur këto probleme, përdoret informacioni aktual operacional për gjendjen e objektit ekonomik dhe mjedisin e jashtëm.

Funksionet kryesore të aparatit të menaxhimit të organizatave të ndryshme janë të analizojnë situatat në kompani dhe mjedisin e jashtëm dhe të marrin vendime për planifikimin strategjik dhe afatshkurtër të aktiviteteve të saj.

Zbatimi i detyrave të planifikuara vendimmarrëse kryhet në nivelin strategjik, taktik dhe operacional (operativ).

Secili prej këtyre niveleve kërkon një mbështetje të caktuar informacioni dhe dokumentacioni, i cili zbatohet në bazë të teknologjisë së informacionit. Në përputhje me nivelet e vendimmarrjes në funksionimin e teknologjisë së informacionit, mund të dallohen tre konturet: planifikimi strategjik afatgjatë, planifikimi taktik afatmesëm dhe rregullimi operacional i aktiviteteve të organizatës:

1) niveli strategjik është i fokusuar tek menaxherët e lartë. Për shkak të organizimit të teknologjisë së informacionit, sigurohet qasja në informacion që pasqyron gjendjen aktuale të punëve në kompani, mjedisin e jashtëm, marrëdhëniet e tyre dhe të nevojshme për marrjen e vendimeve strategjike. Objektivat kryesore të nivelit të menaxhimit strategjik janë:

Përcaktimi i sistemit të prioriteteve për zhvillimin e organizatës;

Vlerësimi i drejtimeve premtuese për zhvillimin e organizatës;

Përzgjedhja dhe vlerësimi i burimeve të nevojshme për arritjen e qëllimeve të përcaktuara.

Në përputhje me këto fusha, teknologjia e informacionit i siguron menaxhmentit të lartë akses të shpejtë, të përshtatshëm dhe klasifikim të informacionit sipas faktorëve kryesorë që lejojnë vlerësimin e shkallës së arritjes së qëllimeve strategjike të kompanisë dhe parashikimin e aktiviteteve të saj për një afat të gjatë. Veçoritë e teknologjisë së informacionit të konturit të planifikimit afatgjatë dhe analizës së funksionimit të parashikuar është ndërtimi i modeleve të agreguara të zhvillimit të organizatës, duke marrë parasysh aktivitetet e komplekseve të prodhimit dhe ekonomisë ngjitur.

Modelet e këtij qarku të funksionimit të teknologjisë së informacionit duhet të kenë parasysh:

Karakteristikat e zhvillimit të marrëdhënieve të tregut në vend;

Llojet e mundshme premtuese të produkteve (mallrave dhe shërbimeve) që lidhen me profilin e organizatës ose ndërmarrjes;

Llojet e mundshme të burimeve të prodhimit që mund të përdoren për të krijuar lloje të reja produktesh (mallra, shërbime);

Procese teknologjike premtuese për prodhimin e llojeve të reja të produkteve (mallrave dhe shërbimeve).

Marrja në konsideratë e faktorëve të renditur në modelin e funksionimit të teknologjisë së informacionit bazohet kryesisht në përdorimin e informacionit të jashtëm për aktivitetet e organizatës. Kështu, TI duhet të ketë një mjedis komunikimi të zhvilluar (përfshirë internetin) për të marrë, grumbulluar dhe përpunuar informacione të jashtme.

Një tipar dallues i funksionimit të TI-së në konturin afatgjatë të planifikimit strategjik, bazuar në përdorimin e modeleve të agreguara, duhet konsideruar roli vendimtar i vetë personelit drejtues në procesin e vendimmarrjes. Niveli i lartë i pasigurisë dhe paplotësisë së informacionit rrit rëndësinë e faktorit subjektiv si bazë për vendimmarrje. Në të njëjtën kohë, teknologjia e automatizuar e informacionit vepron si një mjet ndihmës që siguron parakushtin kryesor për organizimin e aktiviteteve të aparatit të menaxhimit.

Kështu, teknologjitë e informacionit për të mbështetur nivelin strategjik të vendimmarrjes ndihmojnë menaxhmentin e lartë të organizatës të zgjidhë detyra të pastrukturuara, kryesorja e të cilave është të krahasojë ndryshimet që ndodhin në mjedisin e jashtëm me potencialin ekzistues të kompanisë.

Mjetet kryesore për mbështetjen e punës së menaxhmentit të lartë janë sistemet strategjike të informacionit që zhvillohen për zbatimin e qëllimeve strategjike afatgjata të zhvillimit të organizatës.

Aktualisht, një koncept i përgjithshëm për zbatimin e sistemeve strategjike të informacionit nuk është zhvilluar ende për shkak të objektivit dhe shkathtësisë së tyre funksionale. Ekzistojnë tre tendenca në përdorimin e tyre:

E para bazohet në supozimin se fillimisht formulohen qëllimet dhe strategjitë për arritjen e tyre dhe vetëm atëherë teknologjia e automatizuar e informacionit përshtatet me strategjinë e përpunuar paraprakisht;

Trendi i dytë është se organizata përdor sistemin e informacionit strategjik në formulimin e qëllimeve dhe planifikimit strategjik;

Trendi i tretë bazohet në metodologjinë për sintezën e dy tendencave të mëparshme - integrimin e një sistemi informacioni strategjik në teknologjinë ekzistuese të informacionit me kombinimin e zhvillimit të një koncepti për zhvillimin e një organizate në nivelin e menaxhimit të kompanisë.

Teknologjitë e informacionit janë krijuar për të krijuar një mjedis të përbashkët për mbështetjen e kompjuterit dhe telekomunikacionit për vendimet strategjike në situata të papritura;

2) niveli taktik i vendimmarrjes bazohet në përpunimin e automatizuar të të dhënave dhe zbatimin e modeleve që ndihmojnë në zgjidhjen e detyrave individuale, kryesisht të strukturuara dobët (për shembull, marrja e vendimeve për investimet, tregjet e shitjeve, etj.). Objektivat kryesore të nivelit të udhëheqjes taktike janë:

Sigurimi i funksionimit të qëndrueshëm të organizatës në tërësi;

Ngritja e kapaciteteve për zhvillimin e organizatës;

Krijimi dhe rregullimi i planeve dhe orareve bazë të punës për zbatimin e porosive bazuar në potencialin e grumbulluar në procesin e zhvillimit të organizatës.

Për të marrë vendime taktike, teknologjia e informacionit duhet t'u sigurojë menaxherëve të mesëm informacionin e nevojshëm për të marrë vendime taktike individuale ose grupore. Zakonisht, vendime të tilla janë të rëndësishme në një interval të caktuar kohor (muaj, tremujor, vit).

Niveli taktik i vendimmarrjes nga menaxhmenti i mesëm përdoret për monitorim (ndjekje të vazhdueshme), kontroll, vendime dhe administrim. Funksionet kryesore që kryhen në bazë të teknologjisë së automatizuar të informacionit janë: krahasimi i treguesve aktualë me ata të kaluar, përpilimi i raporteve periodike për një periudhë të caktuar, sigurimi i aksesit në informacionin e arkivuar, marrja e vendimeve taktike të menaxhimit, etj.

Funksionimi i teknologjisë së informacionit në kuadrin e planifikimit taktik afatmesëm bazohet në përdorimin e modeleve që pasqyrojnë faktorë dhe kushte reale për zhvillimin e mundshëm të veprimtarive të organizatave dhe ndërmarrjeve, në një masë të madhe kërkesat e jashtme të furnitorëve dhe konsumatorëve. merren parasysh. Sidoqoftë, në këtë kontur, informacioni i jashtëm korrespondon saktësisht me drejtimet e mundshme dhe praktikisht të zbatuara të zhvillimit të organizatave dhe ndërmarrjeve, gjë që rrit nivelin e sigurisë së të dhënave dhe modelit të sistemit të menaxhimit.

Për të mbështetur miratimin e vendimeve taktike në teknologjinë e informacionit të kompanisë, përdoren mjete të tilla si bazat e të dhënave, sistemet e përpunimit të njohurive, sistemet e mbështetjes së vendimeve, etj.

Një nga mjetet për marrjen e vendimeve taktike sot janë sistemet e mbështetjes së vendimeve që shërbejnë për detyra gjysmë të strukturuara, rezultatet e të cilave është e vështirë të parashikohen paraprakisht. Sistemet e mbështetjes së vendimeve kanë një aparat mjaft të fuqishëm analitik me disa modele. Karakteristikat kryesore të sistemeve të tilla janë:

Mundësia e zgjidhjes së problemeve, zhvillimi i të cilave është i vështirë të parashikohet;

Disponueshmëria e mjeteve të modelimit dhe analizës;

Aftësia për të ndryshuar lehtësisht cilësimin e problemeve që zgjidhen dhe të dhënave hyrëse;

Fleksibilitet dhe përshtatshmëri ndaj kushteve në ndryshim;

Një teknologji që është sa më miqësore për përdoruesit;

3) niveli operacional (operativ) i vendimmarrjes është baza e të gjitha teknologjive të automatizuara të informacionit. Në këtë nivel, një numër i madh i operacioneve rutinë aktuale kryhen për të zgjidhur detyra të ndryshme funksionale të një objekti ekonomik. Menaxhimi operacional fokusohet në arritjen e qëllimeve të formuluara në nivel strategjik përmes përdorimit të potencialit të përcaktuar në nivelin taktik. Në të njëjtën kohë, këto janë ndër prioritetet më të rëndësishme të menaxhimit operacional:

Fitimi përmes zbatimit të aktiviteteve të planifikuara paraprakisht duke përdorur potencialin e akumuluar;

Regjistrimi, grumbullimi dhe analiza e devijimeve nga ecuria e planifikuar e prodhimit;

Zhvillimi dhe zbatimi i zgjidhjeve për të eliminuar ose minimizuar devijimet e padëshiruara.

Funksionimi i teknologjisë së informacionit në konturin e planifikimit aktual dhe rregullimit operacional ndodh në kushte sigurie, plotësie të informacionit dhe shpesh në përpunimin e informacionit në kohë reale.

Teknologjitë e informacionit u ofrojnë specialistëve në nivel operacional produkte informacioni të nevojshëm për marrjen e vendimeve të përditshme të menaxhimit operacional. Qëllimi i mjeteve të teknologjisë së informacionit në këtë nivel është t'u përgjigjet pyetjeve në lidhje me gjendjen aktuale të firmës dhe të kontrollojë flukset e informacionit të organizatës, që korrespondon me menaxhimin operacional.

Teknologjia e informacionit, duke mbështetur menaxhimin në nivel operacional, është lidhja midis organizatës dhe mjedisit të jashtëm. Niveli operacional gjithashtu siguron të dhëna për nivelet e mbetura të kontrollit. Mjetet në nivelin e menaxhimit operacional kanë pak fuqi analitike. Ato u shërbejnë specialistëve të organizatës që kanë nevojë për informacion ditor, javor për gjendjen e punëve si brenda kompanisë ashtu edhe në mjedisin e jashtëm. Qëllimi i tyre kryesor është të gjurmojnë operacionet ditore në organizatë dhe të gjenerojnë periodikisht raporte standarde përmbledhëse shumë të strukturuara.

Nevojat bazë për informacion në nivel operacional mund të plotësohen me ndihmën e mjeteve harduerike dhe softuerike standarde funksionale dhe të orientuara drejt problemeve për përpunimin e të dhënave tekstuale, tabelare, grafike dhe statistikore, komunikimet elektronike, etj.

Kështu, mbështetja e informacionit në marrjen e vendimeve strategjike zë një vend mjaft të rëndësishëm, pasi kontribuon jo vetëm në realizimin e fitimit nëpërmjet zbatimit të aktiviteteve të planifikuara paraprakisht, por edhe regjistrimit, grumbullimit dhe analizës së devijimeve nga progresi i planifikuar i prodhimit, si dhe në zhvillimin dhe zbatimin e zgjidhjeve për të eliminuar ose minimizuar devijimet e padëshiruara nga plan biznesi.

2. Analiza e sistemit të gjendjes së institucionit arsimor parashkollor në SHA "Rodina" dhe vlerësimi i efektivitetit të tij.

2.1 Analiza e historisë së biznesit të formimit dhe zhvillimit të SHA "Rodina"

OJSC Rodina është një ndërmarrje bujqësore e vendosur në fshatin Chelbasskaya, Qarku Kanevsky, Territori Krasnodar.

Shoqëria Aksionare e Hapur "Rodina" në formën e saj aktuale organizative dhe juridike është themeluar më 03.09.1998.Ndërmarrja funksionon në bazë të Statutit, versioni aktual i të cilit është miratuar me Procesverbalin nr.2, datë 25.11.2010.

Në përputhje me statutin, qëllimi i formimit të SH.A. "Rodina" është plotësimi i nevojave publike për punë, produkte, shërbime të Kompanisë, përfitim nga krijimi i mallrave, punëve dhe shërbimeve konkurruese, ndërkohë që Shoqëria ka të drejta civile dhe mbart detyrime civile të nevojshme për zbatimin e çdo lloj veprimtarie që nuk ndalohet me ligjet federale.

Adresa ligjore e OJSC "Rodina": Territori Krasnodar, Qarku Kanevsky, Art. Chelbasskaya, rr. Krasnaya, 119. Kompanisë iu caktua një numër identifikimi i tatimpaguesit (TIN) 2334006686, hyrja në Regjistrin e Bashkuar Shtetëror të Personave Juridik u bë më 19 shtator 2002, OGRN: 1022303977376.

Shoqëria është person juridik, në emër të saj mund të fitojë dhe ushtrojë çdo të drejtë pronësore dhe personale jopasurore të parashikuar nga legjislacioni për shoqëritë aksionare të hapura, të mbajë detyrime, të kryejë në emër të saj çdo transaksion të lejuar me ligj, një paditës dhe i paditur në gjykatë. Gjithashtu, OJSC Rodina zotëron një pronë të veçantë të regjistruar në bilancin e saj të pavarur, e zotëron, e përdor dhe e disponon atë në përputhje me qëllimet e aktiviteteve të saj dhe qëllimin e pronës.

Kapitali i autorizuar i OJSC Rodina është 21,019,506 (njëzet e një milion e nëntëmbëdhjetë mijë e pesëqind e gjashtë) rubla, e ndarë në 20,019,506 (njëzet milionë e nëntëmbëdhjetë mijë e pesëqind e gjashtë) aksione të zakonshme të regjistruara me një vlerë nominale prej 1 (një) rubla secila dhe 1,000 (një, milion) aksione të preferuara të regjistruara me vlerë nominale prej 1 (një) rubla secila.

Në përputhje me pikën 7.2 të Statutit të OJSC Rodina, shoqëria ka të drejtë të vendosë, përveç aksioneve në qarkullim, 140 136 542 (njëqind e dyzet milionë e njëqind e tridhjetë e gjashtë mijë e pesëqind e dyzet e dy) aksione të zakonshme të regjistruara. me një vlerë nominale prej 1 (një) rubla secila, për shumën totale në një vlerë nominale prej 140 136 542 (njëqind e dyzet milion e njëqind e tridhjetë e gjashtë mijë e pesëqind e dyzet e dy) rubla dhe 7 000 000 (shtatë milion) copë preferencash të regjistruara aksione me vlerë nominale prej 1 (një) rubla secila, për një shumë totale në një vlerë nominale prej 7,000,000 (shtatë milionë) rubla (aksione të deklaruara).

Shoqëria aksionare e hapur "Rodina" u shndërrua nga SHA "Rodina", më herët, në epokën sovjetike, ndërmarrja kolektive bujqësore me të njëjtin emër të rrethit Kanevsky.

Që nga viti 2000, OJSC Rodina ka qenë pjesë e grupit Steppe të kompanive të OJSC Concern Stella dhe është një nga ndërmarrjet më të mëdha bujqësore që prodhon produkte bujqësore dhe blegtorale në rrethin Kanevsky (shih Figurën 4).

Siç mund të shihet nga diagrami i mësipërm, Grupi i Kompanive Steppe përfshin tetë ndërmarrje bujqësore të vendosura në rrethet Kanevsky, Leningradsky dhe Pavlovsky të Territorit të Krasnodarit. Aktivitetet kryesore të OJSC Rodina janë:

Kultivimi i drithërave dhe kulturave bishtajore;

Rritja e farave vajore;

Rritja e panxharit të sheqerit;

Kultivimi i kulturave foragjere;

Vjelja e ushqimit të perimeve;

Bagëti mbarështuese;

Prodhimi i mishit dhe të brendshmet e ngrënshme të gjedheve dhe derrave;

Prodhimi i qumështit;

Tregti me shumicë e drithërave, farërave dhe ushqimit për kafshët e fermës.

Postuar ne http://www.allbest.ru/

Figura 3 - Vendi i OJSC Rodina në strukturën e përgjithshme të OJSC Concern Stella

OJSC Rodina ka shfaqur ritme të larta zhvillimi vetëm vitet e fundit, pas anëtarësimit në Grupin e Kompanive. Deri në fillim të viteve 2000, kjo ishte një nga fermat më "problematike" në rajon. Vetëm në vitin 1999, humbja neto e marrë nga kompania arriti në 13 milion rubla. Bashkimi me shqetësimin Stela bëri të mundur përditësimin e konsiderueshëm të parkut të makinerive bujqësore, veçanërisht blerjen e pajisjeve me një tren mjetesh, gjë që bëri të mundur prezantimin e teknologjive më moderne në prodhimin e foragjereve, mbarështimin e kafshëve, prodhimin e të korrave dhe tërheqjen e investimet në shkallë për të përditësuar bazën e prodhimit. Tashmë në vitin 2006, OJSC Rodina hyri në klubin Agro-300, i cili bashkon ndërmarrjet më të mëdha bujqësore në Rusi, dhe në vitin 2011, sipas Danone dhe OJSC Unimilk, ferma e qumështit të OJSC Rodina, e cila është pjesë e Grupit të Kompanive Steppe , zuri vendin e parë për sa i përket treguesve të cilësisë së qumështit midis prodhuesve të Territorit Krasnodar.

Deri në vitin 2012, vëllimi i prodhimit të qumështit në Rodina SHA arriti në 40 tonë në ditë, tufa e bagëtive u rinovua pothuajse plotësisht, për shkak të blerjes së bagëtive në Gjermani dhe SHBA, u rikonstruktuan dy ekzistuese dhe u ndërtua një komerciale e re. filloi ferma e qumështit.

Struktura organizative dhe drejtuese e OJSC Rodina është paraqitur në Figurën 4. Diagrami i mësipërm tregon se organi suprem drejtues i Shoqërisë është Mbledhja e Përgjithshme e Aksionarëve. Mbledhjet e zakonshme mbahen një herë në vit. Bordi i Drejtorëve menaxhon aktivitetet aktuale. Organi i vetëm ekzekutiv është Drejtori i Përgjithshëm i Shoqërisë, i zgjedhur për një mandat tre vjeçar.

Nga analiza e strukturës organizative të SH.A.-së rezulton se drejtoria e menaxhimit të personelit, departamentet juridike dhe inxhinierike, si dhe sekretariati i firmës bujqësore (departamenti i përgjithshëm) janë drejtpërdrejt në varësi të drejtorit të përgjithshëm. Gjithashtu, Drejtori i Përgjithshëm ka katër zëvendës të cilët janë të ngarkuar me fusha të caktuara të punës. Drejtori financiar është në varësi të departamentit të planifikimit dhe ekonomisë, departamenti i centralizuar i kontabilitetit në të cilin mblidhen të gjitha informacionet për divizionet e ndërmarrjes, të kryesuar nga llogaritari kryesor.

Drejtori teknik menaxhon aktivitetet e kantiereve të ndërtimit dhe riparimit të energjisë, garazheve të makinave, riparimeve. Përveç kësaj, ai është përgjegjës për një inxhinier softuerësh për rrjete. Në fakt, funksionet e zëvendësdrejtorit të përgjithshëm për fushat përkatëse kryhen nga kryetekniku blegtoral, i cili drejton të gjithë kompleksin blegtoral dhe kryeagronomi që mbikëqyr veprimtarinë e punishtes së bimëve.

Figura 4 - Struktura organizative e Sh.A. "Rodina"

Kjo strukturë bën të mundur kryerjen e aktiviteteve prodhuese të ndërmarrjes së hetuar në mënyrë më efektive dhe përmbushjen e detyrave me të cilat përballet.

Aktiviteti kryesor i firmës bujqësore është prodhimi dhe shitja e produkteve bujqësore: drithëra, farëra vajore, panxhartari, fusha të tjera të prodhimit bimor, blegtoria e mishit dhe qumështit. Për momentin agrofirma ka tokë bujqësore me një sipërfaqe totale prej 6474 hektarësh. Stafi i firmës bujqësore në vitin 2012 ishte 342 persona.

Treguesit kryesorë financiarë dhe ekonomikë të aktiviteteve të OJSC Rodina janë paraqitur në Shtojcën A. Analiza e treguesve kryesorë financiarë dhe ekonomikë është kryer mbi bazën e të dhënave të kontabilitetit financiar dhe prodhimit të kompanisë. Siç shihet nga të dhënat e mësipërme, të ardhurat e OJSC Rodina në tërësi për periudhën janë në rritje, por dinamika e rritjes së të ardhurave nuk është progresive (shih Figurën 5).

Figura 5 - Dinamika e treguesve të të ardhurave të SHA "Rodina" në 2009-2012, mijë rubla.

Një analizë e burimeve të kompanisë tregon se numri i personelit është mjaft i qëndrueshëm. Në vitin 2010 është ulur me 4 persona, por më pas fillon të rritet. Ritmet më të larta të rritjes së numrit të personelit ishin në vitin 2011 dhe 2012. - rreth 5.5%. Si rezultat, me 01.01.2013 numri mesatar i punonjësve është 342 persona.

Burimet materiale të ndërmarrjes gjithashtu rriten gradualisht, por nëse vëllimi i aktiveve rrjedhëse gjatë periudhës rritet me më shumë se 69%, atëherë vëllimi i aseteve fikse rritet vetëm me 18%. Kjo është për shkak të specifikave të kontabilitetit në ndërmarrjet bujqësore - rritja e vëllimit të kapitalit qarkullues shoqërohet me një rinovim në shkallë të gjerë të tufës së bagëtive të regjistruara në llogaritë e inventarit. Vëllimi mesatar vjetor i burimeve ndikon në treguesit e produktivitetit dhe qarkullimit të kapitalit. Pra, më 01/01/2010 kthimi i aktiveve ishte 1,26 rubla, dhe më 01/01/2013 u rrit në 1,45 rubla. Raporti i qarkullimit arriti vlerën maksimale në vitin 2010 dhe në 2011-2012. u ul pak (shih Figurën 6).

Dokumente të ngjashme

Bazat e teorisë së zhvillimit dhe vendimmarrjes strategjike. Analiza e SH.A. “Uzina e bukës Samara nr.9” si objekt kërkimi. Analiza e mjedisit të brendshëm dhe të jashtëm, përcaktimi i misionit dhe qëllimeve të ndërmarrjes. Vlerësimi dhe kontrolli i zbatimit të vendimeve strategjike.

punim afatshkurtër, shtuar 24.12.2010


Bazat teorike të vendimmarrjes në një organizatë, koncepti, thelbi dhe klasifikimi i vendimeve menaxheriale në procesin e menaxhimit, metodat, mbështetja e informacionit të vendimeve. Rekomandime dhe kërkesa për përzgjedhjen e kritereve për efektivitetin e vendimmarrjes.

test, shtuar më 19.03.2010


punim afatshkurtër, shtuar 16.11.2012


Sistemi i menaxhimit si një sistem vendimmarrës, roli i vendimmarrjes në sistemin e menaxhimit. Pema e vendimeve dhe rëndësia e saj për funksionimin efektiv të departamenteve. Përmirësimi i skemës aktuale të vendimmarrjes.

punim afatshkurtër, shtuar 26.10.2003


Fazat kryesore në procesin e vendimmarrjes në organizatë, karakteristikat e tyre kryesore. Karakteristikat e burimeve për biznesin, faktorët e performancës. Metodat e tërheqjes dhe burimet e burimeve financiare në shembullin e ndërmarrjes së mobiljeve "Dub".

punim afatshkurtër shtuar më 11/08/2011


Thelbi i vendimeve të menaxhimit, klasifikimi dhe tipologjia e tyre. Procesi, parimet dhe fazat e vendimmarrjes. Analiza e procesit të marrjes së vendimeve menaxheriale në LLC Bytovaya Tekhnika. Mënyrat për të përmirësuar efikasitetin e vendimmarrjes në aktivitetet e ndërmarrjes.

punim termi shtuar 26.01.2015


Koncepti i mbështetjes së informacionit për menaxhimin strategjik të një organizate. Formimi i një baze informacioni për marrjen e vendimeve strategjike. Analiza e mbështetjes së informacionit për menaxhimin strategjik të Vizavi2000 LLC. Përbërja specie e dokumentacionit.

punim afatshkurtër shtuar më 27.08.2012


Konceptet bazë të procesit të marrjes së vendimeve menaxheriale, klasifikimi i tyre, vlerësimi i efikasitetit. Historia e krijimit të kompanisë McDonald's, strategjia e zhvillimit; qasjet dhe parimet e vendimmarrjes: parashikimi, kompetenca, afati kohor, cilësia.

punim termi shtuar 01/06/2014


Analiza e procesit të marrjes së vendimeve menaxheriale në organet përfaqësuese të pushtetit komunal. Mbështetje me dokumentacion për aktivitetet e stafit të administratës. Hetimi i problemeve që dalin në marrjen dhe zbatimin e vendimeve menaxheriale.

punim, shtuar 02.09.2018


Klasifikimi i vendimeve të menaxhimit dhe thelbi i qasjes sistemore. Karakteristikat krahasuese të metodave të marrjes së vendimeve menaxheriale. Analiza SWOT dhe vlerësimi i sistemit të vendimmarrjes së menaxhmentit në ndërmarrje, rezervon rritjen e efikasitetit të saj.