Përdorni AutoFilter ose operatorët e integruar të krahasimit, të tillë si "më i madh se" dhe "10 më i mirë" në Top 10, për të shfaqur të dhënat që dëshironi dhe për të fshehur pjesën tjetër. Pasi të filtrosh të dhënat në një gamë qelizash ose tabelësh, mund të riaplikosh filtrin për të marrë rezultatet më të fundit ose të fshish filtrin për të shfaqur sërish të gjitha të dhënat.
Përdorni filtra për të fshehur përkohësisht disa të dhëna në një tabelë dhe shikoni vetëm të dhënat që dëshironi.
Filtrimi i një gamë të dhënash
Filtrimi i të dhënave në një tabelë
Të dhënat e filtruara shfaqin vetëm ato rreshta që përputhen me vlerën e specifikuar dhe fshehin rreshtat që nuk duhet të shfaqen. Pasi të dhënat të filtrohen, një nëngrup i të dhënave të filtruara mund të kopjohet, kërkohet, modifikohet, formatohet, vizatohet dhe printohet pa rirenditur ose zhvendosur.
Ju gjithashtu mund të filtroni sipas kolonave të shumta. Filtrat janë shtesë, që do të thotë se çdo filtër shtesë përcaktohet në bazë të filtrit aktual dhe redukton më tej një nëngrup të të dhënave.
Shënim: Kur përdorni " Kërko" Për të kërkuar të dhënat e filtruara, ju kërkoni vetëm të dhënat që shfaqen. Të dhënat që nuk shfaqen nuk kërkohen. Për të kërkuar të gjitha të dhënat, pastroni kutinë e kontrollit Të gjithë filtrat.
Më shumë informacion rreth filtrimit
Dy lloje filtrash
Duke përdorur AutoFilter, mund të krijoni dy lloje filtrash: sipas vlerës së listës ose sipas kritereve. Secili prej këtyre llojeve të filtrave është reciprokisht ekskluziv për çdo varg qelizash ose tabelë kolone. Për shembull, ju mund të filtroni sipas një liste numrash ose kriteresh, në vend të të dyjave; Mund të filtrosh sipas ikonës ose filtrit të personalizuar, por jo të dyja.
Riaplikimi i një filtri
Për të përcaktuar nëse është aplikuar një filtër, shikoni ikonën në kokën e kolonës.
Shigjeta e lëshimit _303_ tregon që filtrimi është aktivizuar, por nuk zbatohet.
Nëse e vendosni miun mbi një kokë kolone që ka një filtër të aktivizuar, por që nuk zbatohet, shfaqet tipi i ekranit "(shfaq të gjitha)".
Butoni i filtrit do të thotë që filtri është aplikuar.
Kur kaloni miun mbi kokën e një kolone të filtruar, një këshillë veglash shfaq filtrin e aplikuar në atë kolonë, si p.sh. "e barabartë me të kuqe qelizë" ose "më e madhe se 150".
Kur aplikoni një filtër në mënyrë të përsëritur, shfaqen rezultate të ndryshme për arsyet e mëposhtme.
Të dhënat janë shtuar, ndryshuar ose fshirë në një varg qelizash ose në një kolonë tabele.
Vlerat e kthyera nga formula kanë ndryshuar dhe fleta e punës është rillogaritur.
Mos përdorni lloje të përziera të të dhënave
Për rezultate më të mira, mos përdorni lloje të përziera të të dhënave si teksti dhe numri, ose numrat dhe datat në të njëjtën kolonë, sepse vetëm një lloj komande filtri është i disponueshëm për secilën kolonë. Nëse keni lloje të përziera të të dhënave, komanda e shfaqur është lloji i të dhënave që përdoret më shpesh. Për shembull, nëse një kolonë përmban tre vlera të ruajtura si numër dhe katër vlera të ruajtura si tekst, komanda do të hapet filtrat e tekstit.
Filtrimi i të dhënave në një tabelë
Ndërsa futni të dhëna në një tabelë, kontrollet e filtrimit shtohen automatikisht në titujt e kolonave.
Filtrimi i një gamë të dhënash
Nëse nuk dëshironi t'i formatoni të dhënat tuaja si tabelë, mund të aplikoni gjithashtu filtra për një sërë të dhënash.
Zgjidhni të dhënat që dëshironi të filtroni. Për rezultate më të mira, kolonat duhet të përfshijnë titujt.
Në skedën të dhëna klikoni butonin Filtro.
Opsionet e filtrimit për tabela ose diapazon
Mund të aplikoni një filtër të përgjithshëm duke zgjedhur Filtro, ose një filtër të personalizuar në varësi të llojit të të dhënave. Për shembull, kur filtroni numrat, artikulli shfaqet Filtra numerikë, për datat shfaqet artikulli Filtro sipas datës, dhe për tekstin - Filtrat e tekstit. Duke aplikuar një filtër të përgjithshëm, mund të zgjidhni të shfaqni të dhënat e dëshiruara nga një listë e atyre ekzistuese, siç tregohet në figurë.
Ndonjëherë kur punoni me një bazë të dhënash të madhe, bëhet e nevojshme të zgjidhni informacionin sipas një kriteri të caktuar (për shembull, tregoni vetëm ata njerëz që kanë lindur në 1980). Për të kryer detyra të këtij lloji, përdorni një filtër në Excel.
Video për filtrimin dhe renditjen e të dhënave në Excel
Llojet e filtrave në Excel
Filtrimi është zgjedhja e të dhënave të nevojshme nga një listë për punë të mëvonshme me të. Rezultati i kësaj procedure do të jenë linja të caktuara që i përshtaten kritereve të përzgjedhjes. Regjistrimet e mbetura fshihen përkohësisht dhe nuk përdoren derisa përdoruesi të çaktivizojë filtrin. Mund të kryeni veprime standarde me të dhënat e zgjedhura: redaktimi, formatimi, printimi, krijimi i grafikëve, grafikëve, etj.
Ekzistojnë 2 metoda filtrimi në Excel: AutoFilter dhe Filter i avancuar. Ju mund t'i hapni ato përmes shiritit të menusë duke klikuar "Të dhënat - Filter". Duke përdorur opsionin e parë, ju zgjidhni shpejt informacionin e nevojshëm me kritere të thjeshta kërkimi. Në modalitetin e filtrimit automatik, rreshti i titullit të tabelës në secilën kolonë do të përmbajë një buton me një shigjetë, duke klikuar mbi të cilin mund të specifikoni kriteret e përzgjedhjes. Për secilën kolonë mund të vendosni cilësimet tuaja. Në këtë modalitet mund të vendosni parametrat e mëposhtëm:
- Renditni në rend rritës ose zbritës.
- "Të gjitha" - Excel do të tregojë (rivendos) të gjitha rreshtat.
- Top 10—Excel shfaq 10 rekordet e para. Kur zgjidhni këtë artikull, do të hapet një dritare e re në të cilën mund të specifikoni numrin e regjistrimeve, të zgjidhni cilin prej tyre të shfaqet (më i madhi ose më i vogli) dhe gjithashtu të vendosni një kufi në numrin e regjistrimeve të shfaqura.
- "Kushti" - këtu përdoruesi mund të krijojë në mënyrë të pavarur 2 kritere të përzgjedhjes së të dhënave, duke i kombinuar ato me operatorë të thjeshtë AND, OSE.
- Ndonjë nga elementët. Këtu mund të zgjidhni çdo vlerë që është në kolonë. Për shembull, nëse një kolonë përbëhet nga emrat e produkteve, atëherë absolutisht të gjitha produktet do të tregohen në listën e elementeve. Përdoruesi mund të specifikojë cilindo prej tyre.
- Bosh dhe jo bosh—Excel do të shfaqë qeliza bosh (ose jo bosh). Ky opsion shfaqet vetëm nëse kolona ka fusha bosh.
Për të hequr një filtër nga një kolonë, duhet të klikoni në artikullin "Të gjithë" në listën e elementeve. Nëse duhet ta anuloni për të gjithë tabelën, duhet të zgjidhni "Të dhënat - Filter - Shfaq të gjitha" në shiritin e menusë. Heqja e një filtri automatik kryhet në të njëjtën mënyrë si nisja e tij.
Filtri i avancuar
Një shembull i krijimit të një filtri të avancuar - duhet të specifikoni gamën e të dhënave burimore, filtrat dhe gamën ku vendosen të dhënat e filtruara
Opsioni i dytë i filtrimit i jep përdoruesit më shumë opsione për zgjedhjen e të dhënave të nevojshme. Për të ekzekutuar opsionin e avancuar, duhet të krijoni një kopje të titujve të tabelës (p.sh. thjesht kopjoni kokën). Kjo do të jetë diapazoni i kushteve. Atëherë duhet ta plotësoni këtë gamë me kriteret e përzgjedhjes. Por këtu është e rëndësishme t'i përmbaheni rregullave: nëse keni nevojë që vlerat të zgjidhen sipas dy parametrave (për shembull, mbiemri dhe nota e studentit), atëherë kushtet shkruhen në një rresht; nëse kriteret zgjidhen në modalitetin "OR" (makina ose madhësia e motorit), atëherë ato regjistrohen në rreshta të ndryshëm.
Le të themi se ekziston një tabelë me 2 kolona - emri dhe sasia e produktit. Gjithsej janë 3 produkte - banane, portokall, mandarina, dhe sasia është përkatësisht 10, 20 dhe 15 copë. Pasi të jetë kopjuar titulli, mund të krijoni një kusht, për shembull, për të treguar produktet sasia e të cilave është më e vogël ose e barabartë me 15. Kjo do të thotë, nën titullin e kopjuar në kolonën "Sasia" duhet të shkruani<=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).
Kështu, parimi i filtrimit duhet të jetë i qartë. Në këtë mënyrë, ju mund të zgjidhni çdo element nga baza e të dhënave, pavarësisht sa i madh është. Kjo procedurë do të ndihmojë në thjeshtimin e punës së përdoruesit me sasi të mëdha të dhënash.
Microsoft Excel është një mjet i kudondodhur dhe i përshtatshëm për fletëllogaritje.
Funksionaliteti i gjerë e bën këtë program të dytin më të popullarizuar pas MS Word në mesin e të gjitha programeve të zyrës.
Përdoret nga ekonomistë, kontabilistë, shkencëtarë, studentë dhe përfaqësues të profesioneve të tjera që duhet të përpunojnë të dhëna matematikore.
Një nga veçoritë më të përshtatshme në këtë program është filtrimi i të dhënave. Le të shohim se si të konfigurojmë dhe përdorim filtrat MS excel.
Gjetja e filtrave në këtë program është e lehtë - duhet të hapni menunë kryesore ose thjesht të mbani të shtypur tastet Ctrl+Shift+L.
Funksionet bazë të filtrimit në Excel:
- përzgjedhja sipas ngjyrës: bën të mundur renditjen e të dhënave sipas fontit ose ngjyrës së plotësimit,
- filtrat e tekstit në excel: ju lejojnë të vendosni kushte të caktuara për rreshtat, për shembull: më pak se, më e madhe se, e barabartë me, jo e barabartë me, dhe të tjera, si dhe të vendosni kushte logjike - dhe, ose,
- filtrat numerikë: renditni sipas kritereve numerike, për shembull, nën mesataren, 10 të parët dhe të tjerët,
- manual: përzgjedhja mund të kryhet sipas kritereve të përzgjedhura vetë.
Ato janë të lehta për t'u përdorur. Është e nevojshme të zgjidhni tabelën dhe të zgjidhni seksionin me filtra në meny, dhe më pas të specifikoni se me cilin kriter do të filtrohen të dhënat.
Si të përdorni një filtër të avancuar në Excel - si ta konfiguroni atë
Filtri standard ka një pengesë të konsiderueshme - për të kujtuar se cilat kritere përzgjedhjeje janë përdorur, duhet të hapni menunë. Dhe kjo është edhe më e papërshtatshme kur specifikohen më shumë se një kriter. Nga ky këndvështrim, një filtër i avancuar është më i përshtatshëm, i cili shfaqet në një tabelë të veçantë sipër të dhënave.
VIDEO UDHËZIM
Procedura e vendosjes:
- Krijoni një tabelë me të dhëna për punë të mëtejshme me të. Nuk duhet të përmbajë vija boshe.
- Krijoni një tabelë me kushtet e përzgjedhjes.
- Hap filtrin e avancuar.
Le të shohim një konfigurim shembull.
Ne kemi një tabelë me kolonat Produkti, Sasia dhe Çmimi.
Për shembull, ju duhet të renditni rreshtat, emrat e produkteve të të cilave fillojnë me fjalën "Thonjtë". Disa rreshta bien nën këtë kusht.
Tabela me kushtet do të vendoset në qelizat A1:A2. Është e rëndësishme të tregoni emrin e kolonës ku do të bëhet përzgjedhja (qeliza A1) dhe vetë fjala për përzgjedhjen - Nails (qeliza A2).
Është më e përshtatshme për ta vendosur atë mbi të dhënat ose në anën. Nën atë gjithashtu nuk është e ndaluar, por nuk është gjithmonë e përshtatshme, pasi herë pas here mund të ketë nevojë për të shtuar linja shtesë. Vendosni të paktën një rresht bosh midis dy tabelave.
Atëherë ju duhet të:
- zgjidhni ndonjë nga qelizat,
- hapni “Filtër i avancuar” duke ndjekur rrugën: Të dhënat – Renditja dhe filtri – Të avancuara,
- kontrolloni atë që specifikohet në fushën "Diapazoni origjinal" - e gjithë tabela me informacion duhet të shkojë atje,
- në "Rapën e kushteve" duhet të vendosni vlerat e qelizave me kushtin e përzgjedhjes, në këtë shembull ky është diapazoni A1:A2.
Pasi të klikoni në butonin "OK", informacioni i nevojshëm do të zgjidhet dhe në tabelë do të shfaqen vetëm rreshtat me fjalën e dëshiruar, në rastin tonë është "Thonjtë". Numrat e rreshtave të mbetur do të bëhen blu. Për të anuluar një filtër të specifikuar, thjesht shtypni CTRL+SHIFT+L.
Është gjithashtu e lehtë të konfigurosh filtrimin për linjat që përmbajnë fjalën e saktë "Thonjtë" pa qenë e ndjeshme ndaj shkronjave të vogla. Në intervalin B1:B2 do të vendosim një kolonë me kriterin e ri të përzgjedhjes, duke mos harruar të tregojmë titullin e kolonës në të cilën do të kryhet shqyrtimi. Në qelizën B2 duhet të futni formulën e mëposhtme ="=Thonjtë".
- zgjidhni çdo qelizë të tabelës,
- hapni "Filtër të avancuar"
- kontrolloni që e gjithë tabela me të dhëna të përfshihet në "gamen e burimit",
- në "Raga e kushteve" tregoni B1:B2.
Pasi të klikoni "OK", të dhënat do të filtrohen.
Këta janë shembujt më të thjeshtë duke punuar me filtra në excel. Në versionin e avancuar, është e përshtatshme të vendosni kushte të tjera për përzgjedhje, për shembull, shqyrtimi me parametrin "OR", shqyrtimi me parametrin "Thonjtë" dhe një vlerë në kolonën "Sasia" >40.
Informacioni në tabelë mund të filtrohet sipas kolonave - një ose më shumë. Le të shohim shembullin e një tabele me kolonat "Qyteti", "Muaji" dhe "Shitjet".
Shembulli 1
Nëse keni nevojë të filtroni të dhënat sipas një kolone me emrat e qyteteve sipas rendit alfabetik, duhet të zgjidhni ndonjë nga qelizat e kësaj kolone, të hapni "Sorting" dhe "Filter" dhe zgjidhni opsionin "AY". Si rezultat, informacioni do të shfaqet duke marrë parasysh shkronjën e parë të emrit të qytetit.
Për të marrë informacion duke përdorur parimin e kundërt, duhet të përdorni parametrin "YA".
Shembulli 2
Është e nevojshme të filtroni informacionin sipas muajve, dhe gjithashtu qyteti me një vëllim të madh shitjesh duhet të jetë në tabelën mbi qytetin me një vëllim më të ulët shitjesh. Për të zgjidhur problemin, duhet të zgjidhni opsionin "Sorting" në "Sorting and Filter". Në dritaren e cilësimeve që shfaqet, specifikoni "Rendit sipas" - "Muaji".
Më pas ju duhet të shtoni një nivel të dytë klasifikimi. Për ta bërë këtë, duhet të zgjidhni në "Renditja" - "Shto nivelin" dhe të specifikoni kolonën "Shitjet". Në kolonën e cilësimeve "Rendi", zgjidhni "Zbritje". Pasi të klikoni "OK", të dhënat do të zgjidhen sipas parametrave të specifikuar.
VIDEO UDHËZIM
Pse filtrat mund të mos funksionojnë në Excel
Përdoruesit shpesh kanë vështirësi kur punojnë me mjete të tilla si filtra. Zakonisht ato shoqërohen me shkelje të rregullave për përdorimin e cilësimeve të caktuara.
Problemi me filtrin e datës është një nga më të njohurit. Ndodh pas shkarkimit të të dhënave nga sistemi i kontabilitetit në formën e një grupi. Kur përpiqeni të filtroni rreshtat sipas një kolone që përmban data, filtrimi nuk ndodh sipas datës, por sipas tekstit.
Zgjidhja e problemit:
- zgjidhni kolonën e datës,
- hapni skedën Excel në menunë kryesore,
- Zgjidhni butonin "Qelizat" dhe zgjidhni opsionin "Konverto tekstin në datë" nga lista rënëse.
Gabimet e njohura të përdoruesve gjatë punës me këtë program përfshijnë gjithashtu:
- mungesa e titujve të kolonave (pa to, filtrimi, renditja dhe një sërë parametrash të tjerë të rëndësishëm nuk do të funksionojnë),
- prania e rreshtave dhe kolonave boshe në tabelë me të dhëna (kjo ngatërron sistemin e renditjes; Excel e percepton informacionin si dy tabela të ndryshme të pavarura nga njëra-tjetra),
- vendosja e disa tabelave në një faqe (është më i përshtatshëm të vendosni secilën tabelë në një fletë të veçantë),
- vendosja në disa kolona të të dhënave të të njëjtit lloj,
- vendosja e të dhënave në disa fletë, për shembull, sipas muajit ose vitit (sasia e punës mund të shumëzohet menjëherë me numrin e fletëve me informacion).
Dhe një gabim tjetër kritik që nuk ju lejon të përdorni plotësisht aftësitë e Excel është përdorimi i një produkti të palicencuar.
Funksionimi i tij i saktë nuk mund të garantohet dhe gabimet do të shfaqen vazhdimisht. Nëse keni ndërmend të përdorni vazhdimisht këtë mjet për përpunimin e informacionit matematikor, blini versionin e plotë të programit.
Ndoshta të gjithë përdoruesit që punojnë vazhdimisht me Microsoft Excel dinë për një funksion kaq të dobishëm të këtij programi si. Por jo të gjithë e dinë se ka edhe aftësi të avancuara të këtij mjeti. Le të shohim se çfarë mund të bëjë filtri i avancuar i Microsoft Excel dhe si ta përdorim atë.
Për të instaluar një filtër të avancuar, para së gjithash, duhet të krijoni një tabelë shtesë me kushtet e përzgjedhjes. Kreu i kësaj tabele është saktësisht i njëjtë me atë të tabelës kryesore, të cilën ne, në fakt, do ta filtrojmë.
Për shembull, vendosëm një tabelë shtesë mbi tabelën kryesore dhe i ngjyrosëm qelizat e saj portokalli. Edhe pse, ju mund ta vendosni këtë tabelë në çdo hapësirë të lirë, madje edhe në një fletë tjetër.
Tani, ne futim në tabelën shtesë të dhënat që do të duhet të filtrohen nga tabela kryesore. Në rastin tonë konkret, nga lista e pagave të lëshuara për punonjësit, vendosëm të përzgjidhnim të dhënat për personelin kryesor meshkuj për 25.07.2016.
Përdorimi i një filtri të avancuar
Vetëm pasi të jetë krijuar tabela shtesë, mund të vazhdoni të ekzekutoni filtrin e avancuar. Për ta bërë këtë, shkoni te skedari "Të dhënat" dhe në shiritin në bllokun e veglave "Sorting and Filter", klikoni në butonin "Avanced".
Hapet dritarja e filtrit të avancuar.
Siç mund ta shihni, ekzistojnë dy mënyra për përdorimin e këtij mjeti: "Filtro listën në vend" dhe "Kopjo rezultatet në një vend tjetër". Në rastin e parë, filtrimi do të kryhet drejtpërdrejt në tabelën e burimit, dhe në rastin e dytë, veçmas në një varg qelizash që specifikoni vetë.
Në fushën Burimi Range, ju duhet të specifikoni gamën e qelizave në tabelën e burimit. Kjo mund të bëhet me dorë duke futur koordinatat nga tastiera, ose duke zgjedhur gamën e dëshiruar të qelizave duke përdorur miun. Në fushën "Raga e kushteve", duhet të tregoni në mënyrë të ngjashme gamën e kokës së tabelës shtesë dhe rreshtin që përmban kushtet. Në të njëjtën kohë, duhet t'i kushtoni vëmendje që kjo gamë të mos përmbajë linja boshe, përndryshe asgjë nuk do të funksionojë. Pasi të keni përfunduar të gjitha cilësimet, klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, vetëm ato vlera që vendosëm të filtronim mbetën në tabelën origjinale.
Nëse keni zgjedhur opsionin për të nxjerrë rezultatin në një vend tjetër, atëherë në fushën "Vendosni rezultatin në interval" duhet të specifikoni gamën e qelizave në të cilat do të dalin të dhënat e filtruara. Ju gjithashtu mund të specifikoni një qelizë. Në këtë rast, ajo do të bëhet qeliza e sipërme majtas e tabelës së re. Pasi të jetë bërë përzgjedhja, klikoni në butonin "OK".
Siç mund ta shihni, pas këtij veprimi, tabela burimore mbetet e pandryshuar dhe të dhënat e filtruara shfaqen në një tabelë të veçantë.
Për të rivendosur filtrin kur përdorni ndërtimin e listës në vend, duhet të klikoni në butonin "Pastro" në shiritin në bllokun e veglave "Sorting and Filter".
Kështu, mund të konkludojmë se filtri i avancuar ofron më shumë opsione sesa filtrimi i rregullt i të dhënave. Në të njëjtën kohë, duhet të theksohet se puna me këtë mjet është akoma më pak e përshtatshme sesa me një filtër standard.
