Структура реляционной базы данных в Access задается схемой данных, которая имеет иерархическую структуру и называется канонической реляционной моделью предметной области.

Схема данных графически отображается в отдельном окне, в котором таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь типа один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не ключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь типа один ко многим от главной таблицы к подчиненной.

Кроме указанных типов связей в Access существуют связи - объединения, обеспечивающие объединение записей таблиц не по ключевому полю, а в следующих случаях:

− связываемые записи в обеих таблицах совпадают (связи устанавливаются по умолчанию);

− для всех записей первой таблицы, для которых отсутствуют связи со второй таблицей, устанавливаются связи с пустой записью второй таблицы;

− для всех записей второй таблицы, для которых отсутствуют вязи с первой таблицей, устанавливаются связи с пустой записью первой таблицы.

При создании схемы данных пользователь включает в нее таблицы и устанавливает связи между ними. Причем для связей типов один к одному и один ко многим можно задать параметр, обеспечивающий целостность данных, а также автоматическое каскадное обновление или удаление связанных записей. Обеспечение целостности данных означает выполнение для взаимосвязанных таблиц следующих условий корректировки базы данных:

− в подчиненную таблицу не может быть добавлена запись, для которой не существует в главной таблице ключа связи;

− в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены вязанные с ней записи в подчиненной таблице;

− изменение значений ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчиненной таблицы,

В случае если пользователь нарушил эти условия в операциях обновления или удаления данных в связанных таблицах, Access выводит соответствующее сообщение и не допускает выполнения операции. Access автоматически отслеживает целостность данных, ели между таблицами в схеме данных установлена связь с параметрами обеспечения целостности. При вводе некорректных данных в связанные таблицы выводится соответствующее сообщение, Аccess не позволяет создавать связи с параметрами обеспечения целостности в схеме данных, если ранее введенные в таблицы данные не отвечают требованиям целостности. Отметим, что установление между двумя таблицами связи типа один к одному или один ко многим и задание параметров целостности данных возможно только при следующих условиях:

− связываемые поля имеют одинаковый тип данных, причем имена полей могут быть различными;

− обе таблицы сохраняются в одной базе данных Access;

− главная таблица связывается с подчиненной по первичному простому или составному ключу (уникальному индексу) главной таблицы.

Если для выбранной связи обеспечивается поддержание целостности, то можно задать режимы каскадного обновления и удаления связанных записей.

В режиме каскадного обновления связанных записей при изменении значения в поле связи главной таблицы Access автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях.

раскрытии одного уровня иерархии рядом с записью главной таблицы отображаются связанные записи подчиненной. Для записи подчиненной таблицы также могут быть открыты связанные записи и т. д. Например, для таблиц ПОКУПАТЕЛЬ, ДОГОВОР (рис. 1.2), связанных отношением 1: М, для каждой записи таблицы ПОКУПАТЕЛЬ могут быть отображены и отредактированы связанные записи в таблице ДОГОВОР.

Схема данных

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных . Схема данных наглядно отображает логическую структуру базы данных: таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование установленных в ней связей при обработке данных.

Для нормализованной базы данных, основанной на одно-многозначных и однооднозначных отношениях между таблицами, в схеме данных для связей таких таблиц по первичному ключу или уникальному индексу главной таблицы могут устанавливаться параметры обеспечения связной целостности .

При поддержании целостности взаимосвязанных данных не допускается наличия записи в подчиненной таблице, если в главной таблице отсутствует связанная с ней запись. Соответственно при первоначальной загрузке базы данных, а также корректировке, добавлении и удалении записей система допускает выполнение операции только в том случае, если она не приводит к нарушению целостности.

Связи, определенные в схеме данных, автоматически используются для объединения таблиц при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

В схеме данных связи могут устанавливаться для любой пары таблиц, имеющих одинаковое поле, позволяющее объединять эти таблицы.

Объекты Access

База данных Access включает следующие сохраняемые в одном accdb-файле объекты:

 таблицы , запросы , схемы данных , непосредственно имеющие отношение к базе данных;

 формы , отчеты , макросы и модули , называемые объектами приложения.

Формы и отчеты предназначены для типовых процессов обработки данных - просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов. Эти объекты приложений конструируются из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для отображения полей таблиц, являющихся источниками данных объекта.

Для автоматизации доступа к объектам и их взаимодействия используется программный код. Только с помощью программного кода получается полноценное приложение пользователя, функции которого доступны через меню, панели инст-

рументов и формы. Для создания программного кода используются модули на языке VBA и макросы.

Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать их. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами обработки событий на VBA, входящими в состав модулей форм, отчетов.

Объекты представлены в области навигации окна базы данных Access. Все операции по работе с объектами собственно базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одной сущности - одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре информационного объекта.

База данных Access может включать до 32 768 объектов (в том числе формы, отчеты и т. д.). Одновременно может открываться до 2048 таблиц.

Запросы (Queries). Запросы на выборку служат для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является виртуальная таблица. В запросе можно указать, какие поля исходных таблиц следует включить в запись таблицы запроса и как отобрать нужные записи. Таблица запроса может быть использована наряду с другими таблицами базы при обработке данных. Запрос может формироваться с помощью конструктора запросов или инструкции языка SQL. Запросы на изменение позволяют обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы, а также создавать новые таблицы на основе существующих.

Схема данных (Relationships) определяет, с помощью каких полей таблицы связываются между собой, как будет выполняться объединение данных этих таблиц, нужно ли проверять связную целостность при добавлении и удалении записей, изменении ключей таблиц. Схемы данных в области навигации в окне базы данных отображаются только в проектах Access, работающих с базами данных сервера. Для отображения схемы данных в базах данных Access используется команда Схема данных (Relationships), размещенная на вкладке ленты Работа с базами дан-

ных (Database Tools) в группе Отношения (Relationships).

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для работы с электронными документами, сохраняемыми в таблицах базы данных. Вид таких документов может соответствовать привычному для пользователя бумажному документу. Форма используется для разработки интерфейса по управлению приложением. Включаемые в форму процедуры обработки событий позволяют управлять процессом обработки данных в приложении. Такие процедуры хранятся в модуле формы. В формы могут вставляться рисунки, диаграммы, звуковые фрагменты, видео. Возможна разработка форм с набором вкладок, с каждой из которых связано выполнение той или иной функции приложения.

Введение в Access 2010

Отчеты (Reports) предназначены для формирования на основе данных базы выходных документов любых форматов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать. Как и формы, отчеты могут включать процедуры обработки событий. Использование графических объектов позволяет дополнять данные отчета иллюстрациями. Отчеты обеспечивают возможность анализа данных при использовании фильтрации, агрегирования и представления данных источника в различных разрезах.

Макросы (Macros) являются программами, состоящими из последовательности макрокоманд, которая выполняется по вызову или при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении. В Access 2010 обновлен конструктор макросов. Его новые возможности упрощают создание, редактирование макросов, позволяют сокращать количество ошибок кода и более эффективно создавать надежные приложения. В Access 2010 появилась новая возможность - макросы данных, позволяющие изменять данные на основе событий в исходных таблицах. Макросы данных используются для добавления логики к данным и сосредоточения ее в исходных таблицах. В Web-приложениях Access, базирующихся на базах данных, опубликованных в SharePoint, для программирования необходимо использовать только макросы, так как код VBA несовместим со средствами Webпубликации.

Модули (Modules) содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications.

Могут создаваться процедуры-подпрограммы, процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. Использование процедур позволяет создать законченное приложение, которое имеет собственный графический интерфейс пользователя, позволяющий запросить выполнение всех функций приложения, обработать все ошибки и нестандартные ситуации.

В Access для удобства пользователя объекты в области навигации базы данных могут быть объединены в пользовательские группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов. Группы, в свою очередь, объединяются в категории. С помощью такой организации объектов базы данных может быть разработан интерфейс пользовательского приложения, полностью заменяющий существующие ранее кнопочные формы и обеспечивающий доступность только к категориям и группам, наглядно и понятно представляющим функциональность приложения.

Сводные таблицы и сводные диаграммы

Сводная таблица представляет собой интерактивную таблицу, с помощью которой можно анализировать данные, быстро объединяя большие объемы данных и рассчитывая итоги (рис. 1.3). С помощью сводных таблиц выполнение сложного анализа данных делается просто.

Рис. 1.3. Сводная таблица для анализа суммарного количества отгруженного по любому из товаров, по различным покупателям и договорам,

Рис. 1.4. Сводная диаграмма для анализа суммарного количества отгруженного по любому из товаров, по различным покупателям и договорам,

по всем или некоторым месяцам, кварталам, годам

Схема данных позволяет:

1. Установить связи между записями в таблицах.

2. Отобразить их графически на экране монитора и/или вывести на печать.

3. Обеспечить защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

4. Автоматически использовать эти связи при построении

· запросов к БД;

· составных (подчиненных) форм;

· отчетов.

5. Обеспечить целостность данных.

В Microsoft Access можно установить три типа связей:

· “один-к-одному”;

· “один-ко-многим”;

· “не определено”.

Последний тип связи соответствует связи типа “многие-ко-многим”.

В связи “один-к-одному” одной строке первой таблицы соответствует только одна строка во второй. Эта связь используется для разделения таблиц, имеющих большое количество полей, или для отделения части таблицы, содержащей важные или секретные данные, доступ к которым разрешен ограниченному кругу лиц.

В связи “один-ко-многим” каждой строке первой таблицы (главной ) могут соответствовать несколько строк во второй (подчиненной ), а строка в подчиненной таблице не может иметь более одной соответствующей ей строки в главной. В главной таблице связываемое поле должно быть ключевым уникальным , а в подчиненной таблице – любым. Связь “один-ко-многим” используется наиболее часто.

Связь “один-ко-многим” возникает, если:

· связываемое поле подчиненной таблицы является неключевым

· связываемые поля подчиненной таблицы образуют составной ключ и количество ключевых полей в ней больше, чем в главной.

Поля связи подчиненной таблицы образуют внешний ключ .

Предполагая, что таблица соответствует информационному объекту предметной области (ПО), можно считать, что схема БД является отображением в Microsoft Access семантической модели ПО . При условии, что таблицы в схеме расположены по уровням иерархии, схема БД является отображением в Microsoft Access канонической формы ИЛМ ПО .

Связи между таблицами в Microsoft Access можно устанавливать непосредственно при проектировании запросов. В схеме БД устанавливаются не все теоретически возможные связи между таблицами, а только те, которые реально используются проектировщиком БД при построении составных экранных форм, а также для обеспечения целостности данных.

Наличие схемы данных обязательно для проверки ссылочной целостности, построения составных форм и ввода данных в связанные таблицы. Схема данных позволяет объединить отдельные реляционные таблицы, полученные на этапе информационного анализа из первичного документа, в единое целое – информационное отображение исходного документа посредством входных форм СУБД Access.

Примечания

1. СУБД Access позволяет включать в схему данных не только таблицы, но и запросы. Это позволяет отображать результаты запросов в виде формы на экране и/или вывести ее на печать.

2. В схеме данных можно установить связи между таблицами не только для обеспечения целостности данных, но и для автоматического объединения таблиц в запросах при их проектировании. Обычно это не делается, т.к. усложняется схема данных, а связать таблицы очень просто непосредственно в запросах.

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Экономики и финансов

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального.. кафедра информатики..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Твитнуть

Все темы данного раздела:

Нач.года сдано ние
────────────────────────────&

Нач.года сдано ние
ТНП 10000 шт. 8500 шт. –1500 шт. Ширпотреба 21100 шт. 21100 шт. 0 шт.

От нач. года отгружено

От нач. года отгружено
Заказчик: АО "Пассаж" г. С.-Петербург Договор: 21-04 Термос 15000 шт. 14500 шт. 500 шт.

От нач. года отгружено ние
15-04 Термос 35000 шт. 35000 шт. 0 шт. Мясорубка 40000 шт. 35000 шт. 5000 шт.

От начала года отгружено
15-04 АО “ЦУМ” 40000 шт. 35000шт. 5000 шт. г. Москва 21-04 АО “Пассаж” 20000 шт.

Заказчик № договора № ТТН Дата отгрузки Сумма отгрузки
АО "ЦУМ" 15-97 162 31.05.04 250000 р. г. Москва 234 28.06.04 300000 р.

Счета поручен
АО "ЦУМ" 15-04 162 31.05.04 250000 р. 200000 р. 50000 р. г. Москва 234

Счета поручению
15-04 162 31.05.04 2500000 р. 200000 р. 50000 р. 234 28.06.04 3000000 р. 300000 р. 0 р.

Поручению
АО "ЦУМ" 15-04 550000 р. 500000 р. 50000 р. г. Москва 16-04 100000 р. 100000 р.

Поручения
100 31.05.04 2500000 р. 110 01.08.04 500000 р.

Заказчик № дог. № ТТН Дата Отгружено Сумма
отгрузки отгрузки АО “ЦУМ” 15-04 162 31.05.04 1000 шт. 9000 р. г. Москва 234 28

Отгружено оплачено
А/О “ЦУМ” 200 31.03. 05 Мясорубка 90000 р. 72000 р. 18000 р. г. Москва 250 25.04. 05 Термо

Отгружено оплачено
200 31.03. 04 Мясорубка 90000 р. 72000 р. 18000 р. 250 25.04. 04 Термос 40000 р. 32000 р.

Отгружено оплачено
АО “ЦУМ”

Отгружено оплачено
200 31.03.05 Мясорубка 90000 р. 72000 р. 18000 р. 250 25.04.05 Термос 40000 р. 32000 р. 80

Месяц План оплаты Факт оплаты
Январь 2124000 р. Февраль 5600000 р. 624000 р. Март 5624000 р. 5600000 р.

Кон. месяца
Склад ТНП Мясорубка 4000000 р. 3600000 р. 400000 р. Термос 10000000 р. 10000000 р. 0 р.

Кон. месяца
Мясорубка 4000000 р. 3600000 р. 400000 р. Термос 10000000 р. 10000000 р. 0 р.

Арм товароведа (арм-т)
Деятельность товароведа универмага связана с управлением товародвижением. Типовые управленческие функции товароведа: 1) Ведение нормативно-справочной базы для управления торговой деятельно

Расчет размера заказа
Планирование заказов товаров осуществляется с учетом поддержки необходимого уровня запасов товаров на складе. Для каждого товара устанавливается фиксированный нижний предел запаса (точка заказа). Е

АРМ менеджера ресторана
Типовые функции управления, выполняемые менеджером ресторана: 1) Ведение нормативно-справочной базы для управления рестораном. 2) Расчеты с персоналом. 3) Анализ деятельн

Список врачей поликлиники на ХХ.ХХ.ХХ
№ п/п Специализация Табельный номер врача Фамилия Имя Отчество врача Дата поступления Стоимость посещения

Сведения о выдаче номеров к врачам за ХХ.ХХ.ХХ
Специализация врача Фамилия врача Всего номеров по плану Всего выдано номеров Количество вакансий

Арм врача
Типовые функции управления, выполняемые врачом поликлиники: 1) Обслуживание пациентов. 2) Запросный режим (определяется самостоятельно). Комплекс задач «Обслуживание п

Постановка задачи
4.2.1. Составление плана работ по созданию информационных технологий приложений Создание и внедрение информационных технологий требуют координации действий различных

Определение базы данных
База данных (БД) - это совокупность взаимосвязанных данных, организованных на внешних носителях информации средствами СУБД и используемых одним или несколькими прилож

Архитектура базы данных
Под архитектурой базы данных понимается многоуровневое описание предметной области. Большинство баз данных имеет архитектуру ANSI/SPARC, предложенную Исследовательской группой ANSI/SPARC Study grou

Концептуальный уровень
На концептуальном уровне производится представление всего содержимого базы данных. Например, оно может содержать данные о заказчиках, договорах на поставку товаров, о поставляемых товарах, о

Этапы проектирования базы данных
Процесс проектирования базы данных состоит из трех этапов (рис. 4.2): · концептуальное проектирование базы данных; · логическое проектирование базы данных; · физичес

Информационно-логическая модель предметной области
Одним из способов логического проектирования базы данных является построение информационно-логической модели предметной области (ИЛМ ПО). ИЛМ обеспечивает интегрированное, не зависящее от средств р

Алгоритм построения информационно-логической модели предметной области
1. Добавить коды объектов в те таблицы, в которых они отсутствуют. 2. Определить сущности ПО. 3. Выделить в отдельные отношения сущности, отображающие справочные данные в документ

Сруктурные связи ИО
Отношение двух ИО отражает объективную и устойчивую во времени связь сущностей. Количественное соответствие экземпляров ИО может быть одно-однозначного (1:1), одно-многозначного (1:M), много

Каноническая форма ИЛМ ПО
Каноническая форма ИЛМ предназначена для формализованного перехода к логической структуре БД. ИЛМ ПО представлена в канонической форме при выполнении следующих условий. 1. Все ИО описывают

Входная информация
Ниже приводится информационная схема задачи, в которой показаны документы, являющиеся источниками информации для ее решения. Входные документы Задача

Ограничения предметной области
Для выявления функциональных зависимостей и построения на их основе ИЛМ ПО достаточно знать только логические ограничения. В рассматриваемом примере они таковы: 1) готовое изделие хранится

Формы справочных документов
Таблица 4.7 Справочник “ГОТОВАЯ ПРОДУКЦИЯ” Код изделия Наименование изделия Ед. измерения Нормативный запас

Определение типа связей
Каждая из введенных связей характеризуется групповым отношением экземпляров объектов типа 1:М (один – ко – многим). Ниже приводится обоснование этого утверждения. П

Канонический вид ИЛМ
Правила представления ИЛМ в каноническом виде кратко изложены в п. 4.3.1.7. Там же приведен пример использования неформального способа упорядочения ИнО по уровням иерархии. Хотя в рассматриваемом п

Организационная форма базы данных
Различают одно- и многопользовательские базы данных централизованного или распределенного хранения по узлам сети. Однопользовательские базы данных размещаю

Структура базы данных
Логическая структура базы данных соответствует структуре данных ИЛМ, реализуется средствами структур данных выбранного программного обеспечения (СУБД, электронные таблицы). Структура базы данных до

Администрирование базы данных
Для баз данных колективного пользования или хранимых на сетевом диске выполняется администрирование: создаются учетные записи групп и пользователей, определяются пароли учетных записей (рис. 4.15).

Система документов и документооборот
В предметной области все информационные сообщения, используемые в приложении, рассматриваются как документы ручного или машинного заполнения. Для ввода информации первичных документов в базу данных

Обобщенный алгоритм
Обобщенный алгоритм обработки данных приложений представляется в виде технологических процессов обработки информации (табл. 4.17). Таблица 4.17. Описание технологического процесса обработк

Определение комплекса таблиц СУБД Microsoft Access
Таблицы СУБД Microsoft Access строятся на основе нормализованных отношений, получаемых в соответствии с алгоритмом построения семантической модели ПО, т.е. каждому отношению должна соответствовать

Описание полей
При назначении имен полей таблиц рекомендуется руководствоваться следующими правилами. 1. Имена полей назначать одинаковыми с сокращенными именами реквизитов (или атрибутов отношений).

Значение Описание
Нет Поле не индексировано (по умолчанию). Да Поле индексировано. (Допускаются Допускается повторение совпадения) значений индексного поля. Да Поле индек

Ссылочная целостность
В Microsoft Access понятиям Ссылочное (целевое) отношение и Ссылающееся отношение соответствуют понятия Главная таблица и Подтаблица. Главная таблица – э

Свойства экранных форм
При проектировании экранных форм задаются следующие свойства: · порядок сортировки записей в форме; · характер использования формы: изменение, удаление, добавление записей или вво

Рекомендации по проектированию экранных форм
1. Вид формы должен быть максимально приближен к макету документа, из которого вводятся исходные данные решаемой задачи. Это означает, что поля формы должны располагаться в

Запросы
Запросы являются самым распространенным программным средством, с помощью которого реализуются алгоритмы вычислительной обработки различного вида (выборка записей, удаление, корректировка значений п

Рекомендации по проектированию запросов
В курсовой работе для каждого запроса следует: · обосновать тип запроса (выборка, добавление, изменение и т.п.); · указать состав полей результирующей таблицы запроса на выборку и

Ведение нормативно-справочной информации
Ведение нормативно-справочной информации подразумевает: · Начальную загрузку таблиц базы данных. · Формирование сводных нормативов. · Корректировку нормативно-справочной

Интерфейс конечного пользователя
Интерфейса конечного пользователя может представляться с помощью: · Команд в составе главного или контекстного меню. · Панели инструментов. · Экранной формы кнопочного ти

1.1.Защита курсовой работы производится после полного завершения машинной части курсовой работы, составления отчета по курсовой работе и проверки ее преподавателем, осуществляющим руководство выпол

Курсовое проектирование в среде ms access
Учебное пособие Редактор С.А. Кабедева Лицензия ЛР N 020412 от 12.02.97 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Подп

Курсовая работа
Предметная область: Отдел сбыта готовой продукции Задача: Проверка обеспеченности плана отгрузки заданного изделия пл

Общие требования, предъявляемые к курсовой работе
Защита курсовой работы производится после полного завершения машинной части курсовой работы, составления отчета по курсовой работе и проверки ее преподавателем, осуществляющим руководство выполнени

Связь между двумя таблицами Access позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Список подстановок можно было организовать и без связи. Но представьте, что вы удалите из таблицы Контакты запись, на которую ссылаются некоторые записи таблицы Список. В такой ситуации останутся описания контактов, фамилии людей в которых потеряны. Наличие правильно организованной связи позволяет избежать подобных неприятностей.

1. Выберите команду Сервис > Схема данных . Откроется окно, схематически изображающее связи базы данных. На рис. 16.11 видно, что линия связи соединяет поля Код_Контакты таблицы Контакты и Контакт таблицы Список.

Примечание Данная связь соединяет ключевое и обычное поля. Это связь типа «один ко многим», когда одной записи таблицы Контакты может соответствовать несколько записей таблицы Список, но не наоборот.

Рис. 16.11. Схема данных Access

Для тренировки давайте удалим связь, а затем создадим ее заново.

2. Щелчком выделите линию связи.

3. Нажмите клавишу Delete. В ответ на появившийся запрос щелкните на кнопке Да. Связь исчезнет.

4. Поместите указатель мыши на пункт Код_Контакты таблицы Контакты.

5. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Контакт таблицы Список.

6. В открывшемся окне диалога щелкните на кнопке Создать . Связь появится вновь. Чтобы настроить параметры связи, выполните следующие шаги.

7. Дважды щелкните на линии связи. Откроется окно диалога, показанное на рис. 16.12.

Рис. 16.12. Параметры связи

Примечание Если таблицы, между которыми нужно организовать связь, отсутствуют, щелкните в окне Схема данных правой кнопкой мыши и выберите команду Добавить таблицу . В открывшемся окне диалога выделяйте таблицы, которые нужно разместить в окне Схема данных и щелкайте на кнопке Добавить . Получив все необходимые таблицы, закройте окно диалога кнопкой Закрыть .

8. Установите флажок Обеспечение целостности данных . Этот режим не позволит Access оставлять в таблице Список записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Контакты с подходящим значением поля Код_Контакты.

9. Установите флажок Каскадное удаление связанных записей . Теперь при удалении записи таблицы Контакты (то есть удалении информации о конкретном человеке) будут удалены все соответствующие записи таблицы Список (то есть все описания контактов с этим человеком). Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы Контакты, на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы Список, запрещено.

Примечание Установка флажка Каскадное обновление связанных полей приведет к тому, что при обновлении поля Код_Контакты таблицы Контакты будут автоматически обновляться одноименные поля в соответствующих записях таблицы Список.

10. Щелкните на кнопке ОК .

11. Закройте окно Схема данных.

12. В окне базы данных дважды щелкните на значке таблицы Контакты. В открывшемся окне таблицы видны небольшие знаки «плюс», расположенные в левой части записей. Их присутствие говорит о наличии связи ключевого поля таблицы с другой таблицей.

13. Щелкните на знаке «плюс» записи для Петра Петрова. Откроется вложенная таблица, содержащая те записи таблицы Список, значение поля Код_Контакты которых равно величине одноименного поля записи для Петра Петрова (рис. 16.13).

Рис. 16.13. Выборка данных из связанной таблицы Access

Примечание При раскрытии фрагмента связанной таблицы знак «плюс» превращается в знак «минус». Чтобы скрыть дополнительную таблицу, щелкните на нем еще раз.

14. Щелкните еще на каком-нибудь знаке «плюс», и вы увидите описание всех контактов с еще одним человеком. Таким образом, с помощью созданной связи вы можете быстро просматривать в окне таблицы Список описания всех контактов с определенным человеком или группой лиц.

Таблицы в программе Access 2007 представляют связанную систему. Объединение позволяет вести обработку данных из нескольких таблиц. Для обработки формируются запросы – таблицы, в которых сведения из одной или нескольких таблиц сгруппированы нужным образом, иногда с производством необходимых вычислений. Запросы мы рассмотрим в последующих главах, а здесь поговорим о связях между таблицами.

Схема данных задаёт структуру базы данных. В ней представляются и запоминаются связи между таблицами. Эти связи используются при конструировании запросов и отчётов на основе нескольких таблиц. Схема данных отображает связи графически. Таблицы на схеме представлены в виде прямоугольников со списками полей. Если полей слишком много и они не помещаются в прямоугольник, то автоматически с правой стороны прямоугольника образуется полоса прокрутки , с помощью которой можно просмотреть весь список. Схема данных , используемая в нашей работе, представлена на рис. 6.10.

Рис. 2.11 Виды связей между таблицами: а) один-к-одному, б) один-ко-многим и в) многие-ко-многим

Связи в Access 2007 встречаются трёх видов: а) один-к-одному, б) один-ко-многим и в) многие-ко-многим, как это показано на рис. 2.11. Первый вид связи показывает, что одной записи в Таблице1 соответствует одна же запись в Таблице2 . Такой способ связи применяют, например, для двух таблиц, сделанных из одной, чтобы таблицы не были слишком громоздкими. Тогда Таблица2 – просто продолжение Таблицы1 . Чаще других встречаются связи один-ко-многим. Например, на одной кафедре работает много преподавателей. Поэтому между таблицами Кафедры и Преподаватели устанавливается именно такая связь.

Рис. 2.12 Вкладка Работа с базами данных

Связь типа многие-ко-многим в программе Access 2007 прямо не осуществляется. Чтобы создать такую связь, надо вставить промежуточную таблицу. Например, в нашей базе данных (рис. 6.10) предусмотрена промежуточная таблица Заказано , поскольку между таблицами Клиенты и Товары существует связь многие-ко-многим . Таблица Заказано позволяет избежать такой связи, которая в Access 2007 напрямую не осуществима.

Техника установления связи между таблицами включает в себя три действия: 1) вызов Схемы данных – окна, в котором и будет изображена схема, 2) добавление в окно схемы тех таблиц, между которыми надо установить связи и 3) протягивание связей между таблицами с приданием им необходимых свойств. Рассмотрим эти действия подробно.

Рис. 2.13 Диалоговое окно Добавление таблицы

Схему данных можно вызвать, когда нужные таблицы уже созданы. Для её вызова надо щёлкнуть по кнопке Схема данных на ленте вкладки Работа с базами данных (рис. 2.12). Появится окно Схема данных , пока пустое, и диалоговое окно Добавление таблицы , которое видно на рис. 2.13. С помощью окна Добавление таблицы в окно Схема данных помещают необходимые таблицы.

Рис. 2.14 Контекстное меню, вызванное правой кнопкой мыши, внутри окна Схема данных

Если по каким-то причинам окно Добавление таблицы не появилось, то надо щёлкнуть правой кнопкой в любом месте окна Схема данных . Появится контекстное меню (рис. 2.14). В нём надо щёлкнуть по надписи Добавить таблицу . Появится диалоговое окно Добавление таблицы , которое видно на рис. 2.13.

С появлением диалогового окна Добавление таблицы можно перенести внутрь окна Схема данных нужные таблицы. Мы ограничимся двумя таблицами: Кафедры и Преподаватели . Названия этих таблиц надо выделить, как показано на рис. 2.13, а потом сразу же щёлкнуть по кнопке Добавить . Точно так же поступают и с другими таблицами, которые надо поместить в Схему данных . Окно Добавление таблицы после добавления нужных таблиц следует закрыть. В нашем примере прямоугольники, обозначающие обе нужные нам таблицы, появятся в Схеме данных , как это видно на рис. 2.15.

Обозначения таблиц внутри окна Схема данных содержат список всех полей данной таблицы, причём слева от имени ключевого поля (или ключевых, если их несколько) расположен значок ключ. Обозначения таблиц можно передвигать мышью, ухватив за заголовок таблицы. Можно изменять и размеры прямоугольников, обозначающих таблицы. Для этого надо подвести указатель мыши к одной из границ прямоугольника. Появится двунаправленная стрелка: . Захватив такую стрелку мышью, можно передвинуть границу прямоугольника в любое место, тем самым, изменив его размер.

Рис. 2.15 Законченная Схема данных со связью между таблицами

Когда прямоугольники обозначений таблиц размещены внутри окна Схемы данных , можно приступить к установлению связей между таблицами. Связывают одноимённые поля. В одной из таблиц используют для связи обычно ключевое поле. Та таблица, у которой поле связи ключевое, считается главной. С её стороны связь обозначена 1 . Со стороны связаной таблицы связь обозначена ¥ . Так устанавливается связь Один-ко-многим .

Рис. 2.16 Диалоговое окно Изменение связей

Техника соединения таблиц связями проста: надо щёлкнуть соединяемое поле главной таблицы. Оно выделится. Не отпуская кнопку мыши, надо вести линию к одноимённому полю вспомогательной таблицы. Соединения сначала не произойдёт, а возникнет диалоговое окно Изменение связей (рис. 2.16). Окно помогает утвердить характер связи и настроить целостность данных обеих таблиц. В окне надо убедиться, что связь произошла по одноимённым полям, а затем щёлкнуть по окошечку надписи . В окошечке появится флажок: ü. После этого надо такие же флажки выставить ещё в двух окошечках, находящихся ниже. Таким образом, задаются свойства связи. Свойство Обеспечение целостности данных означает, что удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. А свойства Каскадное обновление связанных полей и Каскадной удаление связанных записей – соответственно, что операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическим изменениями в связанной таблице. Завершается создание связи щелчком по кнопке [Создать] . Нужная связь появится (рис. 2.15).

Стоит заметить, что в случае, если невозможно осуществить связь с обеспечением целостности данных, например, если проведена связь между полями с различной информацией, появляется окно, изображенное на рис. 2.17.

Рис. 2.17 Окно с предупреждением о невозможности создания связи