Scopul utilizării bazelor de date

Utilizarea unei baze de date oferă în principal:

1. independența datelor și a programelor;

2. implementarea relaţiilor dintre date;

3. compatibilitatea componentelor bazei de date;

4. simplitatea modificării structurilor logice și fizice ale bazei de date;

5. integritatea, recuperarea și protecția bazelor de date etc.

Majoritatea aplicațiilor existente depind de date. Aceasta înseamnă că modul în care datele sunt organizate și modul în care sunt accesate este dictat de cerințele unei anumite aplicații (adică aplicații). De exemplu, să presupunem că aplicația dvs. utilizează un set de date secvenţial indexat. Diferitele proceduri de accesare a acestui set de date și prelucrarea acestuia vor depinde de caracteristicile programelor de metode de acces secvenţial-index.

Se spune că o aplicație ca aceasta este dependentă de date dacă nu este posibilă înlocuirea structurii de stocare a setului de date (organizație) sau a politicii de acces (metoda de acces) fără a schimba aplicația. De exemplu, nu este posibil să înlocuiți organizarea index-secvențială a unui set de date cu una directă fără a schimba aplicația.

Există două motive principale pentru independența datelor și a programelor.

1. Aplicații diferite pot avea nevoie de aceleași date în forme diferite. De exemplu, valorile unei variabile din program A sunt necesare în zecimală și în program V- în formă binară. Aceste două forme de prezentare a datelor pot fi integrate, adică. combinate într-un singur fișier, iar redundanța existentă este eliminată dacă software-ul sistemului de date realizează transformările necesare ale datelor.

2. Pentru a funcționa eficient în SGBD, ar trebui să fie posibilă modificarea structurii stocării datelor și a strategiei de acces la acestea fără modificarea aplicațiilor.

Relații între date... Datele despre obiectele din baza de date sunt legate relaţii (legături). Relația dintre obiecte Ași V notează după cum urmează:

Unde F (x)- tipul conexiunii obiectului Si cu obiect V; G (x) - tip link obiect Cu obiect A. Funcții F (x) și G (x) poate lua valori U și N- conexiuni simple, respectiv multiple. Există de obicei patru tipuri de relații.

1. Atitudine

(unu la unu) înseamnă că fiecare instanță a obiectului A Vși, invers, la orice instanță a unui obiect V doar o singură instanță a unui obiect se poate potrivi A. De exemplu:

DIRECTOR DE COMPANIE

2. Atitudine

A - B (1: N)

(unu-la-mulți) înseamnă că pot exista instanțe de obiect A, care corespund mai multor instanțe ale unui obiect V, dar fiecare instanţă a obiectului V doar o singură instanță a unui obiect se poate potrivi A. De exemplu:

ORGANIZARE - DIVIZIUNEA (1: N)

3. Atitudine

A - B (1: N)

(multe-la-unu) înseamnă că fiecare instanță a unui obiect A doar o singură instanță a unui obiect se poate potrivi V iar printre instanţele obiectului V pot exista acelea care corespund mai multor instanțe ale obiectului A. Evident, dacă 1: N- tipul de relatie dintre A și B, atunci N: 1 - tipul de relatie dintre Vși A... De exemplu:

LUCRĂTOR - ÎNTREPRINDERE

4. Atitudine

A - B ( M: N)

(mulți-la-mulți, sau grup) înseamnă că poate exista o instanță a unui obiect A, care corespunde mai multor instanțe ale unui obiect V,și invers, o instanță a obiectului V poate potrivi mai multe instanțe ale unui obiect A. Evident, dacă M: N Ași V, atunci N: M- tipul de relaţie dintre obiecte B și A. De exemplu:

FURNIZOR - PRODUS

Relația condiționată este uneori folosită CU, ceea ce înseamnă că fiecare instanţă a obiectului A poate avea sau nu vreo instanță a unui obiect V.

Compatibilitatea componentelor bazei de date. Proiectarea bazei de date trebuie realizată ținând cont de o anumită independență față de echipamentul utilizat și de posibila apariție a modificărilor în conținutul și structura bazei de date.

Software-ul DBMS este de obicei un add-on, o extensie a capabilităților sistemului de operare în ceea ce privește gestionarea datelor.

Să enumeram principalele componente ale bazei de date care trebuie să fie compatibile, începând de la nivelul de prezentare a datelor: date, hardware, OS, software pentru metode de acces la date, SGBD, aplicații. O modificare a oricărei componente nu ar trebui să afecteze componentele ulterioare. Deci, înlocuirea versiunii OS nu ar trebui să implice înlocuirea SGBD sau schimbarea aplicației.

Ușurința de a schimba structurile logice și fizice ale bazei de date. Baza de date ar trebui să fie capabilă să-și schimbe structurile logice și fizice cu costuri și impact minim asupra programelor asociate.

Structura logică a bazei de date reflectă starea unui obiect, fenomene din lumea reală. Este destul de stabil, dar din cauza schimbărilor din lumea reală se poate schimba. În acest sens, este necesară modificarea circuitelor logice corespunzătoare, a elementelor existente și a caracteristicilor acestora, a căror esență este apariția de noi elemente și conexiuni.

Modificarea structurii fizice a bazei de date este necesară pentru creșterea eficienței procesului de prelucrare a informațiilor, iar aceasta este asociată cu reorganizarea bazei de date, înlocuirea dispozitivelor de stocare a datelor etc. Când acest timp depășește intervalul de timp stabilit de administrator, baza de date este reorganizată fizic. Aceeași reorganizare este necesară pentru a șterge înregistrările care se află în baza de date, dar care nu sunt implicate în procesare.

Este foarte dificil să se realizeze structura fizică optimă a bazei de date, deoarece, în primul rând, este dificil de prevăzut multe circumstanțe ale viitorului proces real de prelucrare a informațiilor și, în al doilea rând, dinamica funcționării obiectului poate necesita numeroase modificări. De aceea, este mai oportun să oferim flexibilitate în modificarea structurii și conținutului bazei de date, ceea ce permite SGBD. Această problemă este deosebit de importantă atunci când se adaptează structurile logice și fizice tipice ale unei baze de date pe diferite obiecte. Complexitatea implementării pe scară largă a soluțiilor de proiectare standard în dezvoltarea industrială a sistemelor informaționale este asociată în principal cu capacitățile slabe ale sistemelor software care permit doar modificări minore în structurile logice și fizice ale informațiilor despre un obiect. Deoarece SGBD-urile permit modificarea structurilor logice și fizice ale bazei de date a obiectului la costuri reduse, devine posibilă utilizarea soluțiilor standard de proiectare în sistemele informaționale în curs de dezvoltare.

· Posibilități MS Access DBMS.

· Moduri de lucru cu obiectele bazei de date în MS Access: modul online, modul proiectare.

· Ordinea de construire a expresiilor în MS Access.

· Operatii cu date in tabelul bazei de date.

· Scopul și metodele de creare a diferitelor obiecte de bază de date: formular, raport, interogare, pagină de acces la date.

· Utilizarea controalelor în obiectele bazei de date: formular, raport, interogare, pagină de acces la date.

· Utilizarea unui mecanism pentru a menține integritatea datelor atunci când se creează o relație între tabele.

· Mijloace de automatizare a operațiunilor cu obiecte baze de date în SGBD Microsoft Access.

· Posibilitatea de modificare a setărilor și parametrilor SGBD-ului MS Access.

Caracteristicile Microsoft Access

Cu Access, puteți face următoarele:

1. Proiectarea obiectelor IS de bază - tabele bidimensionale cu diferite tipuri de date, inclusiv câmpuri ale obiectelor OLE.

2. Stabilirea de relații între tabele, sprijinirea integrității datelor, actualizările în cascadă și ștergerea înregistrărilor.

3. Introducerea, stocarea, vizualizarea, sortarea, modificarea și selectarea datelor din tabele folosind diverse mijloace de control al informațiilor, tabele de indexare și aparatul de algebră logică (pentru filtrarea datelor).

4. Crearea, modificarea și utilizarea obiectelor derivate ale sistemelor informaționale (formulare, interogări și rapoarte), cu ajutorul cărora, la rândul lor, se efectuează următoarele operațiuni:

· Optimizarea introducerii utilizatorului si vizualizarii datelor (formular);

· Unirea datelor din diverse tabele;

· Efectuarea de operatii de grup (adica operatii pe grupe de inregistrari, unite de un anumit atribut), cu calcule si formarea campurilor calculate;

· Selectarea datelor folosind aparatul algebrei logice (interogări);

· Întocmirea de rapoarte tipărite cu privire la datele cuprinse în tabelele și interogările bazei de date.

MS Access dispune de instrumente extrem de puternice, convenabile și flexibile pentru proiectarea vizuală a obiectelor, iar acest lucru permite utilizatorului, cu un minim de pregătire preliminară, să creeze rapid un IS cu drepturi depline la nivel de tabele, formulare, interogări-selectări și rapoarte. .

Microsoft Access are capacitatea de a deschide tabele, interogări, vizualizări, proceduri stocate, funcții și formulare în modurile PivotTable și PivotChart. Este posibil să salvați vizualizările PivotTable și PivotChart ca pagini de acces la date, care pot fi apoi vizualizate de oricine are instalat Microsoft Internet Explorer 5 sau o versiune ulterioară.

Microsoft Access oferă modalități puternice și intuitive de a partaja datele XML (Extensible Markup Language), indiferent de platformă, format de date, protocol, schemă și reguli de afaceri. XML nu este doar tehnologia standard pentru transmiterea datelor pe Internet; devine rapid tehnologia preferată pentru comunicarea datelor între aplicațiile de afaceri.

Microsoft Access îmbunătățește semnificativ integrarea Access și SQL Server prin includerea proprietăților avansate ale bazei de date SQL într-un proiect Microsoft Access. Utilizarea proprietăților extinse în proiectele Microsoft Access a făcut posibilă utilizarea unor instrumente precum relațiile de căutare, condițiile de valoare (cunoscute și sub numele de constrângeri), formatarea textului și subtabele.

Tehnologia MS Access

Puteți porni MS Access și îl puteți închide în oricare dintre modurile standard oferite în mediul Windows.

Obiectul procesării MS Access este un fișier de bază de date cu un nume și extensie arbitrare .MDB. Acest fișier include principalele obiecte ale MS Access: tabele, formulare, interogări, rapoarte, pagini, macrocomenzi și module.

Dezvoltarea bazei de date este împărțită în următoarele etape principale.

1. Determinarea scopului creării unei baze de date... Primul pas în dezvoltarea unei baze de date este definirea scopului acesteia și a modului în care va fi utilizată. Consultați-vă cu viitorii utilizatori ai bazei de date. Împreună cu ei, formulează întrebările, răspunsurile la care tu și ei doriți să le primiți folosind baza de date. Creați miniaturi ale rapoartelor pe care doriți să le primiți. Colectați formularele pe care le utilizați deja pentru a introduce date. Pe măsură ce se stabilește scopul bazei de date, va începe să se formeze o listă de date necesare. Știind acest lucru, puteți determina ce date reale ar trebui stocate în baza de date și pe ce subiecte sunt distribuite aceste date. Subiectele ar trebui să corespundă tabelelor, iar datele ar trebui să corespundă câmpurilor (coloanelor) din aceste tabele.
2. Determinarea câmpurilor obligatorii din baza de date... Fiecare câmp conține date concrete specifice. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de următoarele informații despre client: numele companiei, adresa, orașul, țara și numărul de telefon. Ar trebui creat un câmp separat pentru fiecare tip de informație. Luați în considerare următoarele atunci când vă mapați câmpurile.

· Includeți toate informațiile relevante. Împărțiți informațiile în componente logice minime. De exemplu, este convenabil să împărțiți numele angajaților în două câmpuri - „Prenumele” și „Numele”, ceea ce va facilita sortarea după nume.

· Nu creați câmpuri pentru date cu mai mulți membri. De exemplu, dacă creați un câmp Produse în tabelul Furnizori care conține o listă cu toate produsele pentru acel furnizor, ar fi dificil să găsiți furnizori care furnizează un anumit produs.

· Nu se recomandă includerea în tabel a datelor care sunt rezultatul unei expresii. De exemplu, într-un tabel care conține câmpurile Preț și Cantitate, nu ar trebui să creați un câmp care conține produsul acestor valori de câmp.

· Nu creați câmpuri care conțin date similare. De exemplu, dacă creați câmpurile Item!, Item2 și ItemZ în tabelul Furnizori, va fi dificil să găsiți furnizori care furnizează un anumit articol. În plus, structura bazei de date va trebui restructurată dacă apare un furnizor care oferă patru produse. Un câmp va fi suficient pentru produse dacă puneți acest câmp în tabelul Produse, și nu în tabelul Furnizori.

1. Determinarea tabelelor pe care ar trebui să le conțină baza de date... Fiecare tabel trebuie să conțină informații despre un singur subiect. Lista câmpurilor obligatorii vă va spune ce tabele sunt obligatorii. De exemplu, dacă urmează să utilizați câmpul Data angajării, acesta aparține subiectului detaliilor angajatului, adică. ar trebui să fie cuprinse în tabelul „Angajați”. Veți avea nevoie și de tabelele Clienți, Produse și Comenzi.
2. Definirea tabelelor cărora le aparțin câmpurile... Atunci când decideți la ce tabel ar trebui să se refere fiecare câmp, trebuie luate în considerare următoarele principii de proiectare.

· Includeți fiecare câmp într-un singur tabel.

· Nu includeți un câmp într-un tabel dacă, în urma adăugării acestuia, aceleași date vor apărea în mai multe înregistrări ale acestui tabel. Dacă un câmp de tabel se dovedește a conține o mulțime de date duplicat, câmpul este probabil plasat în tabelul greșit. De exemplu, dacă includeți un câmp care conține adresa clientului în tabelul Comenzi, aceste informații se vor repeta în multe înregistrări dacă clientul plasează comenzi diferite. Dacă puneți adresa în tabelul Clienți, aceasta va apărea o singură dată. Datele stocate într-un singur tabel sunt actualizate o singură dată. Acest lucru este mai eficient și, în plus, elimină posibilitatea de a duplica înregistrări care conțin informații diferite.

1. Definirea câmpurilor cu valori unice în fiecare înregistrare... Pentru ca Microsoft Access să lege informațiile stocate în tabele diferite, de exemplu, pentru a lega un client la toate comenzile sale, fiecare tabel din baza de date trebuie să conțină câmpuri sau un set de câmpuri care identifică în mod unic fiecare înregistrare. Un astfel de câmp sau set de câmpuri este numit cheia principala .
2. Definirea relatiilor dintre tabele... După ce împărțiți informațiile în tabele și definiți câmpurile cheie primară, trebuie să alegeți modul în care Microsoft Access reunește informațiile aferente. Pentru a face acest lucru, trebuie să definiți relații între tabelele din baza de date Microsoft Access. Cu toate acestea, este util să se examineze relațiile dintr-o bază de date bine structurată existentă, cum ar fi baza de date de antrenament Northwind.
3. Îmbunătățirea structurii bazei de date... După ce ați creat tabelele, câmpurile și relațiile necesare, trebuie să vă uitați din nou prin structura bazei de date și să identificați posibilele deficiențe. Este recomandabil să faceți acest lucru în această etapă, în timp ce tabelele nu sunt umplute cu date.

Creați tabele în Microsoft Access, creați legături între ele și introduceți suficiente date în tabele pentru a valida structura. Pentru a verifica relațiile din baza de date, vedeți dacă puteți crea interogări pentru a obține informațiile dorite. Creați schițe de formulare și rapoarte și vedeți dacă acestea afișează datele așa cum vă așteptați. Căutați duplicate de date inutile și excludeți-le.

1. Introducerea datelor și crearea altor obiecte de bază de date... Dacă structurile tabelului îndeplinesc cerințele, atunci puteți introduce toate datele. Apoi puteți crea toate obiectele necesare bazei de date - interogări, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, macrocomenzi și module.
2. Utilizarea instrumentelor de analiză Microsoft Access. Există două instrumente în Microsoft Access care vă pot ajuta să îmbunătățiți structura bazei de date Microsoft Access. Expertul de analiză a tabelului vă permite să analizați structura unui tabel, să sugerați noi structuri și relații adecvate și să împărțiți tabelul în noi tabele asociate, dacă are sens. Performance Analyzer examinează întreaga bază de date și face recomandări pentru îmbunătățirea acesteia și, de asemenea, poate implementa aceste recomandări.

Crearea bazei de date

Există două moduri de a crea o bază de date în Microsoft Access. Cel mai simplu mod de a crea o bază de date este să utilizați expertul pentru baze de date pentru a crea toate tabelele, formularele și rapoartele de care aveți nevoie. De asemenea, puteți crea o bază de date goală și apoi adăugați tabele, formulare, rapoarte și alte obiecte la ea - aceasta este cea mai flexibilă modalitate, dar necesită o definiție separată a fiecărui element al bazei de date. În ambele cazuri, baza de date creată poate fi modificată și extinsă în orice moment.

Pentru a crea o nouă bază de date, alegeți din meniu Fişier comanda Crea, apoi în bara de activități Crearea fișierului selectați opțiunea Baza de date nouă... După aceea, pe ecran apare un filer standard, în care ar trebui să deschideți folderul necesar și să specificați numele fișierului de bază de date creat. De exemplu, „group.MDB”. După ce a creat fișierul, Access deschide o fereastră de bază de date goală, iar în această fereastră va fi posibilă efectuarea tuturor operațiunilor - pentru a crea și a manipula obiectele bazei de date. MS Access este o aplicație cu mai multe ferestre, cu toate acestea, o singură bază de date poate fi deschisă în orice moment. Fereastra sa este fereastra principală a documentului din Access, iar închiderea acesteia înseamnă închiderea fișierului .MDB corespunzător.

Orez. 1. Fereastra baza de date

O fereastră de bază de date generează multe ferestre copil de obiecte (tabele, interogări, formulare etc.), iar fiecare astfel de fereastră poate fi închisă autonom - în oricare dintre modurile standard Windows. Alternativ, fără a închide ferestrele, puteți salva obiectul (cum ar fi un aspect de tabel) a cărui fereastră se află pe ecran și îi puteți da un nume - la fel ca și cu fișierele: comanda Fișier-Salvare sau Fișier-Salvare ca....

Puteți lucra cu o fereastră a oricărui obiect (o fereastră copil) fie online (de exemplu, introducerea sau vizualizarea datelor într-un tabel), fie în modul proiectare (de exemplu, modificarea aspectului tabelului).

Concepte de bază ale MS Access. MS Access Objects

După cum se vede din fig. 1, o bază de date Access poate avea următoarele obiecte: tabele, interogări, formulare, rapoarte, pagini. Tabelul este un obiect MS Access de bază. Datele trebuie stocate în tabele, fiecare tabel conținând informații de același tip. Toate celelalte obiecte de bază de date sunt derivate și sunt create numai pe baza tabelelor pregătite anterior.

Un formular nu este un obiect MS Access autonom: pur și simplu ne ajută să introducem, să vedem și să modificăm informații dintr-un tabel sau dintr-o interogare. Interogările și rapoartele îndeplinesc funcții independente: selectează, grupează, prezintă, imprimă informații. Paginile de acces la date sunt un tip special de pagină web concepută pentru a fi vizualizată și accesată prin Internet sau un intranet cu date stocate într-o bază de date Microsoft Access sau Microsoft SQL Server. Folosind pagina, utilizatorii pot introduce, edita și șterge date din baza de date.

Fiecare obiect MS Access are un nume. Microsoft Access are următoarele restricții privind numele câmpurilor, controalelor și obiectelor (Tabelul 1).

· Numele nu trebuie să conțină mai mult de 64 de caractere;

· Numele poate include orice combinație de litere, cifre, spații și caractere speciale, cu excepția punctului (.), a semnului exclamării (!), a suprascriptului (") și a parantezelor drepte ();

· Nu trebuie să înceapă cu un caracter spațiu;

· Nu ar trebui să includă caractere de control (cu coduri ASCII de la O la 31);

· Nu trebuie să includă ghilimele drepte (") în numele tabelelor, vizualizărilor și procedurilor stocate într-un proiect Microsoft Access.

În timp ce spațiile din numele câmpurilor, controalelor și obiectelor sunt legale, în anumite circumstanțe pot provoca conflicte în programele Visual Basic.

Când definiți un nume pentru un câmp, control sau obiect, este util să verificați dacă numele este același cu numele unei proprietăți sau alt element utilizat de Microsoft Access (pentru numele rusești, această situație poate apărea atunci când numele de o proprietate sau o funcție definită de utilizator este aceeași).

Tabelul 1 Tipuri de date care pot avea câmpuri în Microsoft Access

Tip de date	Utilizare	Marimea
Text	Text sau o combinație de text și numere (cum ar fi adrese) și numere necalculabile (cum ar fi numere de telefon, numere de stoc sau coduri poștale)	Până la 255 de caractere
Numeric	Date numerice utilizate pentru calcule matematice, excluzând calculele financiare (pentru care trebuie utilizat tipul „Monetar”). Pentru o definiție mai precisă a tipului de număr, utilizați proprietatea FieldSize	1, 2, 4 sau 8 octeți. 16 octeți numai pentru coduri de replicare (GUID).
Câmp MEMO	Text lung sau numere, cum ar fi note sau descrieri	Până la 64.000 de caractere
Data Ora	Date și ore	8 octeți
Monetar	Valori valutare. Tipul de monedă este utilizat pentru a preveni rotunjirea în timpul calculelor. Presupune până la 15 caractere întregi și 4 caractere fracționale	8 octeți
Tejghea	Inserați automat numere secvențiale (măresc cu 1) sau aleatorii atunci când adăugați o înregistrare. Acest tip de câmp este util pentru cheia primară a unui tabel. Access selectează automat numere secvențiale întregi (1,2, ...) ca valori pentru aceste câmpuri. În viitor, numărul atribuit înregistrării atunci când a fost creată nu se modifică (indiferent de ștergere, inserare de noi înregistrări etc.)	4 octeți. 1 6 octeți numai pentru coduri de replicare (GUID).
Logic	Câmpuri care conțin doar una dintre cele două valori posibile, cum ar fi „Da/Nu”, „Adevărat/Fals”, „Activat/Dezactivat”	1 bit
Câmp obiect OLE	Obiecte (de exemplu, documente Microsoft Word, foi de calcul Microsoft Excel, imagini, sunete și alte date binare) create în alte programe care utilizează protocolul OLE. Obiectele pot fi legate sau încorporate într-un tabel Microsoft Access. Pentru a afișa un obiect OLE într-un formular sau raport, trebuie să utilizați cadrul obiectului atașat	Până la 1 gigaoctet (limitat de spațiul pe disc)
Hyperlink	Câmpul care stochează hyperlinkuri sub forma unei căi sau a unei adrese URL	Până la 64.000 de caractere
Vrăjitor de înlocuire	Creează un câmp care vă permite să selectați o valoare dintr-un alt tabel sau dintr-o listă de valori folosind o casetă combinată. Când selectați această opțiune din lista de tipuri de date, se lansează un expert pentru a determina automat acest câmp	Aceeași dimensiune ca și cheia primară, care este și un câmp de căutare; de obicei 4 octeți

Lucrul cu fiecare obiect al bazei de date se realizează într-o fereastră separată și există două moduri de operare:

1.Modul online, când informațiile sunt vizualizate, modificate sau selectate;

2. modul de proiectare, atunci când aspectul este creat sau modificat, structura obiectului (de exemplu, structura tabelului).

În plus, fișierul bazei de date include un alt document cu propria fereastră - Schema de date. În această fereastră, creăm, vedem, modificăm și întrerupem legăturile dintre tabele. Aceste link-uri ne ajută să controlăm datele, să creăm interogări și rapoarte.

În fereastra bazei de date, sub bara de instrumente standard, există un panou cu butoanele „Deschidere”, „Constructor” și „Nou”, precum și butoane pentru schimbarea vizualizării obiectelor bazei de date. Partea stângă a ferestrei afișează o listă de file (în funcție de numărul de obiecte Access) cu coturi: Tabel, Solicitare, Formular, Raport, Pagini, Macroși Modul... Dacă este selectată vreo filă, lista obiectelor existente de acest tip din baza de date dată este afișată în fereastra bazei de date. De exemplu, dacă selectați fila masa, apoi fereastra afișează o listă de tabele din baza de date deschisă. Pentru a deschide un tabel, selectați numele acestuia în această listă și apăsați butonul „Deschidere”. Pentru a include un tabel nou în baza de date, apăsați butonul „Creare”. Pentru a remedia aspectul unui tabel existent, selectați numele acestuia din listă și faceți clic pe butonul „Design”. Aceleași operațiuni sunt efectuate cu toate celelalte obiecte din baza de date Access.

Setul de elemente de meniu orizontale și compoziția barelor de instrumente depind de tipul și modul ferestrei de document care este activă în prezent. De exemplu, o fereastră de tabel în modul online are butoanele „Tăiați”, „Sortați crescător”, etc., iar în modul proiectare - butoanele „Proprietăți”, „Definiți o cheie”, etc. Lucrul cu barele de instrumente este supus standardului Windows .

Notă. Câmpurile de tipuri „Numeric”, „Dată/Oră”, „Monetă” și „Boolean” au formate de ieșire predefinite. Puteți selecta formatul de ieșire în celula Proprietăți format câmp. De asemenea, puteți crea propriile formate de ieșire pentru toate tipurile de date, cu excepția obiectelor OLE.

Tehnologia de dezvoltare a bazelor de date

Să definim scopul creării acestei baze de date - stocarea informațiilor despre elevi. Ca obiect de bază al bazei de date, definim un tabel care va stoca următoarele date despre elevi: numărul dosarului personal, numele de familie, prenumele, patronimicul, data nașterii, adresa de domiciliu, clasa. Pentru a le plasa, vom defini câmpurile cu același nume în tabel. Vom seta câmpul ca cheie a tabelului Numărul dosarului personal.

Pentru a crea o bază de date, porniți MS Access și selectați din meniu Fişier comanda Crea, apoi în panoul de activități Creare fișier, selectați Bază de date nouă. După aceea, în fereastră Fișier nou bază de date deschideți folderul dorit, de exemplu New Folder, și dați numele fișierului bazei de date care urmează să fie creat, de exemplu, „Group.MDB”.

Crearea unui tabel

Pentru a crea un tabel, selectați fila din lista de file din partea stângă a ferestrei bazei de date masa... După aceea, fereastra bazei de date va afișa comenzi rapide către opțiunile de creare a unui tabel: în modul proiectare, folosind un expert și prin introducerea datelor. Făcând dublu clic pe linia „Creați un tabel în modul Design”, deschideți fereastra tabelului în modul Design, așa cum se arată în Fig. 2.

Orez. 2. Definirea parametrilor câmpului tabelului în modul Design

În partea de sus a ferestrei se află aspectul tabelului pe care îl creați sau modificați, care este pur și simplu o listă de câmpuri cu numele câmpului, tipul de date și descrierea.

În coloana Nume câmp, introduceți un nume de câmp personalizat, iar în coloana următoare, specificați tipul de date pentru acest câmp. Tipul de date poate fi selectat din lista derulantă. De îndată ce cursorul se află în coloana Tip de date, în partea de jos a ferestrei apare formularul Proprietăți câmp (caracteristicile acestui câmp). Este o listă de proprietăți (în stânga - numele proprietății, în dreapta - valoarea acestei proprietăți) cu o fereastră promptă pentru fiecare proprietate. Lista de proprietăți variază în funcție de tipul de date care este afișat în prezent în coloana Tip de date. Făcând clic pe câmpul de valoare din foaia de proprietate, puteți modifica această valoare (în sfera acestui tip de date). Cele mai multe dintre valori sunt acceptate implicit de sistem, multe proprietăți pot fi modificate independent. Unele valori pot fi selectate din lista derulantă.

Atunci când alegeți valoarea unei proprietăți, este esențial important să urmați aceste instrucțiuni:

Pentru câmpurile text și numerice, trebuie să specificați dimensiunea câmpului, iar pentru text aceasta este lungimea permisă a valorii (de exemplu, 20 sau 40 de caractere), iar pentru un număr - formatul reprezentării în computer ( octet, întreg (doi octeți), întreg lung etc.) );

Pentru teren Data Ora asigurați-vă că specificați formatul, astfel încât sistemul să știe cum să proceseze datele de intrare. De exemplu, dacă selectați Format de dată scurtă, sistemul se va aștepta să introduceți exact data (în versiunea rusă - ZZ.LL.AAAA), iar dacă selectați Format de oră scurtă, în acest câmp va trebui să introduceți HH : MM (ore și minute);

· Ca valoare a proprietății Condition on value, puteți specifica o expresie booleană, care trebuie să ia valoarea True ("True") atunci când introduceți date în acest câmp. În următoarea proprietate, puteți scrie un mesaj de eroare arbitrar care va fi emis de sistem, de exemplu: „Această valoare a câmpului nu este validă”. În proprietatea Câmp obligatoriu, puteți specifica „Da” (valorile goale nu sunt permise) sau „Nu” (valorile goale sunt permise);

· Dacă cheia primară a tabelului dvs. include un câmp, în proprietatea Câmp indexat pentru acesta, selectați: „Da, nu sunt permise potriviri”, apoi faceți clic pe butonul „Definiți cheia” (cu imaginea cheii) din bara de instrumente. Aceasta va defini cheia primară pentru tabelul dvs. (și va împiedica introducerea intrărilor cu valori duplicate ale cheii primare).

Deci, urmând instrucțiunile de mai sus, definiți câmpurile tabelului. În coloana Nume câmp, introduceți numele „Nr. fișier personal”. Pentru a defini tipul de date al acestui câmp, faceți clic pe săgeata din coloana Tip de date, extindeți lista de tipuri de date posibile și selectați opțiunea Text. În panoul de proiectare Proprietăți câmp, selectați fila Dimensiunea campuluiși definiți numărul maxim de caractere de introdus în acest câmp - 10 caractere.

Rețineți că, pe măsură ce selectați diverse opțiuni de proprietate de câmp, în partea dreaptă este afișat un indiciu despre scopul parametrului.

Procedând în același mod, introduceți următoarele date în alte câmpuri ale tabelului (Tabelul 2).

Când ați terminat de introdus descrierea câmpurilor din tabel, definiți cheia primară. Pentru a face acest lucru, specificați câmpul Numărul dosarului personal, faceți clic pe butonul Câmp cheie din bara de instrumente Standard.

Tabelul 2. Date pe câmpurile tabelului

Notă... Câmpul cheie primară este opțional, dar de dorit. Dacă nu a fost definită nicio cheie primară, Microsoft Access vă întreabă dacă doriți să creați un câmp de cheie atunci când salvați tabelul.

Prin alegerea comenzii Modul masăîn meniu Vedere, comutați afișarea tabelului bazei de date create în modul de afișare a tabelului. Cu toate acestea, asigurați-vă că salvați tabelul sub numele Studenți.

Operații cu date într-un tabel

Introducere a datelor... Cu tabelul Studenți selectat în fereastră, faceți clic pe butonul Deschidere. Plasați cursorul în câmp Numărul dosarului personalși introduceți numărul valorii, de exemplu, P-69. După ce ați terminat de introdus valoarea câmpului, apăsați tasta Tab pentru a merge la câmpul următor. În câmpurile rămase ale acestei înregistrări, introduceți restul datelor din prima înregistrare.

Specialiștii trebuie adesea să lucreze cu cantități mari de date pentru a găsi diverse informații necesare pentru pregătirea documentelor. Pentru a facilita acest tip de lucru, au fost create sisteme de management al bazelor de date (DBMS).

Bază de date(DB) - un set de date special organizate și ordonate logic.

Dezvoltarea tehnologiilor informaţionale şi aplicarea acestora în diverse domenii de activitate au condus la crearea diferitelor baze de date de complexitate variată. Complexitatea bazei de date depinde de volumul și structura informațiilor stocate în baza de date, varietatea formelor de prezentare a acesteia, legăturile dintre fișiere, cerințele de performanță și fiabilitate.

Organizarea bazei de date necesită construirea preliminară a unui model de date logic. Scopul său principal este de a sistematiza informațiile după conținut, structură, volum, interrelații, precum și de a reflecta proprietățile informațiilor, ținând cont de nevoile utilizatorilor finali.

Modelul logic este construit în mai multe etape cu o abordare graduală a opțiunii optime pentru condițiile date. Eficacitatea unui astfel de model depinde de cât de aproape reflectă domeniul studiat. Tematica cuprinde obiecte (documente, conturi, operațiuni asupra acestora etc.), precum și caracteristicile acestor obiecte, proprietățile lor, interacțiunea și influența reciprocă.

Astfel, la construirea unui model logic de date, obiectele care sunt de interes pentru utilizatorii bazei de date proiectate sunt mai întâi identificate. Apoi, pentru fiecare obiect, sunt formulate caracteristici și proprietăți care descriu în mod adecvat obiectul dat. Aceste caracteristici vor fi reflectate în continuare în baza de date ca câmpuri corespunzătoare.

Modelul logic de date este construit folosind una dintre cele trei abordări pentru crearea bazelor de date. Există următoarele modele de baze de date logice:

• ierarhic;
• reţea;
• relaționale.

Model ierarhic este o structură arborescentă care exprimă legăturile de subordonare ale nivelului inferior la nivelul superior. Acest lucru face mai ușor să găsiți informații dacă interogările au aceeași structură.

Model de rețea se deosebeşte de precedentul şi prin prezenţa legăturilor orizontale. Acest lucru complică atât modelul, cât și baza de date în sine și controalele acesteia.

Model relațional reprezintă informaţia stocată sub formă de tabele, peste care se pot efectua operaţii logice (operaţii de algebră relaţională). În prezent, acest tip de model este cel mai răspândit, ceea ce este asociat cu ușurința relativă de implementare, definirea clară a relației dintre obiecte, ușurința schimbării structurii bazei de date.

După construirea unui model de bază de date logică, acesta este legat de software și hardware specific care implementează această bază de date. Modelul rezultat se numește modelul fizic al bazei de date.

Luarea unei decizii cu privire la informațiile care vor fi incluse în baza de date este determinată nu numai de domeniul subiectului sau de gama de sarcini rezolvate cu ajutorul bazei de date. Această decizie este influențată și de intensitatea lucrului cu informații de diferite tipuri și forme de prezentare a acestora, de caracteristicile dinamice ale datelor, de frecvența modificărilor și actualizărilor acestora, de gradul de interconectare și de influența reciprocă a acestora.

Comoditatea lucrului cu baza de date, obținerea informațiilor necesare din matricele de date stocate în baza de date etc. asigurată de prezența unui sistem de management al bazei de date bine gândit și corect implementat.

Sistemul de gestionare a bazelor de date(DBMS) este un set de instrumente și metode pentru colectarea, înregistrarea, stocarea, comandarea, căutarea, preluarea și prezentarea informațiilor într-o bază de date.

SGBD vă permite să stocați cantități mari de informații și să găsiți rapid datele de care aveți nevoie. Când lucrează cu un fișier de hârtie tradițional, angajatul trebuie să se ocupe în mod constant de o cantitate mare de date. În același timp, în practică, cărțile sunt foarte des sortate după atributul greșit necesar în acest moment. Utilizarea unui SGBD simplifică foarte mult sarcina de a găsi datele necesare, iar utilizatorul este practic nelimitat în alegerea criteriilor de căutare. Un exemplu de astfel de sistem este Microsoft Access.

În primul rând, luați în considerare cele trei elemente principale ale interfeței cu utilizatorul MS Access 2010 (MA 2010).

• panglică... Zona din partea de sus a ferestrei aplicației care conține grupuri de comenzi.
• ... Lista de comenzi din fila Fișier, care este plasată pe panglică.
• ... Zona din partea stângă a ferestrei MA 2010, creată pentru lucrul cu obiecte de bază de date. Panoul de navigare înlocuiește fereastra bază de date în Access 2007.

Cele trei componente descrise mai sus generează un mediu în care bazele de date pot fi create și utilizate.

panglică a înlocuit complet meniurile și barele de instrumente care au fost utilizate în versiunile anterioare ale MA. Conține file cu grupuri de butoane. Panglica include file „implicit” cu grupuri ale celor mai comune comenzi, file contextuale care apar atunci când utilizarea lor este validă și Bara de instrumente Acces rapid - o bară de instrumente specifică care este concepută pentru a adăuga cele mai necesare comenzi.

Unele butoane de pe filele din panglică vă permit să selectați acțiuni, în timp ce altele lansează execuția unei anumite comenzi.

Modul în culise este un produs nou introdus în MA 2010. Acest mod include comenzi și informații care pot fi aplicate întregii baze de date, de exemplu Se micsoreazași restabili,și comenzile care erau în meniu în versiunile anterioare ale MA Fişier, De exemplu Sigiliu.

oferă capacitatea de a structura obiectele bazei de date și este mijlocul principal de deschidere sau modificare a obiectelor de bază de date. Panoul de navigare acționează ca fereastra bazei de date care a fost introdusă în versiunile programului înainte de Access 2007. Panoul de navigare este structurat pe categorii și grup. Utilizatorul are capacitatea de a configura tot felul de parametri ai organizației și, în plus, de a proiecta o diagramă de organizare individuală. De obicei, o nouă bază de date are o categorie de tip de obiect care conține grupuri care corespund diferitelor tipuri de obiecte ale bazei de date. Categoria tip de obiect structurează obiectele bazei de date în același mod ca fereastra bazei de date din versiunile anterioare ale MA.

Este posibil să micșorați sau să ascundeți panoul de navigare, dar nu este niciodată ascuns prin activarea obiectelor bazei de date deasupra acestuia.

afișat la pornirea unei file Fişier, conținând comenzi care în versiunile anterioare de MA se aflau în meniu Fişier.În plus, vizualizarea Backstage conține comenzi care se aplică întregii baze de date. Vizualizarea Backstage este afișată la activarea aplicației MA, cu condiția ca baza de date să nu fie încă deschisă (Fig. 3.24).

Orez. 3.24.

Backstage este proiectat să creeze și să deschidă baze de date, să le publice pe Internet pe un server SharePoint și să efectueze multe alte sarcini, inclusiv servirea fișierelor și bazelor de date.

Crearea unei baze de date goale. Pentru a crea o nouă bază de date, trebuie să faceți următoarele.

• 1. Activați MA folosind meniul start
• 2. Începeți una dintre procedurile de mai jos.
• a) Crearea unei baze de date web:
  • - in grup Șabloane disponibile selectați elementul Baza de date web goală;
  • - in dreapta in sectiune Baza de date web goalăîn câmp Nume de fișier
  • - faceți clic pe butonul Crea.

• b) Crearea unei baze de date pe un computer:
  • - in grup Șabloane disponibile faceți clic pe element Baza de date goală;
  • - in dreapta in sectiune Baza de date goalăîn câmp Nume de fișier introduceți numele fișierului bazei de date sau utilizați numele implicit;
  • - apasa butonul Crea.

Aceasta va crea o nouă bază de date și va deschide un nou tabel în vizualizarea tabelului.

ML 2010 include o listă de șabloane și puteți descărca șabloane suplimentare de pe Office.com. Șablonul MA este o bază de date gata făcută, cu tabele, formulare și rapoarte proiectate profesional. Șabloanele fac posibilă reducerea timpului necesar pentru a parcurge etapele inițiale ale creării bazei de date.

Creați o bază de date dintr-un șablon exemplu. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți următoarele.

• start sau folosind comanda rapidă. Începe vizualizarea în culise.
• 2. Faceți clic pe element Exemplu de șablonși vizualizați o listă de șabloane disponibile.
• 3. Selectați șablonul dorit.
• 4. În partea dreaptă a ferestrei „Nume fișier”, introduceți numele fișierului sau utilizați numele implicit.
• 5. Faceți clic pe butonul Crea.

MA 2010 va crea o nouă bază de date bazată pe șablonul selectat și o va deschide.

Puteți descărca șabloane suplimentare MA 2010 de pe Office.com prin vizualizarea Backstage.

Creați o bază de date dintr-un șablon Office.com.

• 1. Activați MA 2010 utilizând meniul start sau folosind o comandă rapidă. Începe vizualizarea în culise.
• 2. Pe panou Șabloane Office.com marcați categoria și șablonul necesar. Șablonul necesar poate fi găsit și folosind caseta de căutare.
• 3. În câmp Nume de fișier introduceți numele fișierului sau utilizați numele implicit.
• 4. Faceți clic pe butonul Descarca.

În momentul deschiderii (sau creării și deschiderii ulterioare) bazei de date, numele fișierului și locația bazei de date sunt incluse în lista ultimelor documente deschise. Această listă este afișată în filă Recent Vizualizări din culise, astfel încât să puteți deschide cu ușurință bazele de date utilizate recent.

Deschiderea unei baze de date utilizate recent. Pentru a efectua această acțiune, trebuie să faceți următoarele.

• 1. Activați MA 2010.
• 2. În vizualizarea Backstage, faceți clic pe Recentși selectați baza de date pe care doriți să o deschideți. Aplicația MA va deschide baza de date.

Deschiderea bazei de date din vizualizarea Backstage. Pentru a efectua această acțiune, trebuie să faceți următoarele.

• 1. Activați MA 2010.
• 2. Pe fila Fişier faceți clic pe butonul Deschis.În caseta de dialog Deschidere marcați fișierul și faceți clic pe butonul Deschis. Baza de date se va deschide.

panglică este în esență un înlocuitor pentru elementele de interfață, cum ar fi meniurile și barele de instrumente. Panglica este interfața principală de comandă pentru MA 2010. Unul dintre principalele avantaje ale Panglicii este că conține instrumente pentru efectuarea sarcinilor care erau conținute anterior în meniuri, bare de instrumente, panouri de activități și alte elemente ale interfeței cu utilizatorul. Acum comanda necesară nu trebuie căutată în mai multe locuri diferite.

La deschiderea bazei de date, panglica este afișată în partea de sus a ferestrei principale MA 2010. În acest moment, include comenzile filei de comandă activă (Fig. 3.25).

Orez. 3.25.

Panglica include o listă de file de comandă. În MA 2010, principalele file ale echipelor sunt - Fișier, Acasă, Creare, Date externe și Lucrul cu baze de date... Fiecare filă conține un grup de comenzi înrudite care, la rândul lor, deschid alte componente noi de interfață, cum ar fi o colecție, un control complet nou care vă permite să selectați vizual opțiunile de control.

Comenzile din panglică trebuie să se potrivească cu obiectul activ în prezent. De exemplu, dacă deschideți un tabel în modul tabel și faceți clic pe butonul Formăîn filă Creare in grup Forme, Aplicația MA 2010 va crea un formular pe baza tabelului activ. Astfel, numele tabelului activ va fi indicat în proprietatea formularului RecordSource(sursa înregistrărilor). Vă rugăm să rețineți că anumite file panglică sunt afișate exclusiv în contextul lor respectiv. De exemplu, fila Constructor este afișat numai când obiectul este deschis în modul proiectare.

Lucrul cu panglica poate fi util cu unele comenzi rapide de la tastatură. În acest caz, toate combinațiile de taste din versiunea anterioară de MA sunt încă valabile. Cu toate acestea, în locul tastelor de activare a meniului, care erau folosite în versiunile anterioare MA, este în vigoare sistemul de acces la comenzile de la tastatură. Acest sistem folosește indicatori speciali cu una sau mai multe litere care apar pe panglică atunci când apăsați tasta ALT. Acești indicatori indică tastele care corespund comenzilor.

Pentru a vizualiza comenzile disponibile pentru o filă, trebuie să o selectați.

Selectarea unei file cu comenzi... Pentru a efectua această acțiune, trebuie să faceți următoarele.

• 1. Activați MA 2010.
• 2. Selectați fila necesară.

• 1. Activați MA 2010.
• 2. Apăsați și eliberați tasta ALT. Aceasta va afișa indicii de acces la tastatură.
• 3. Faceți clic pe tasta sau tastele indicate în indicația de lângă fila necesară.

Există mai multe opțiuni pentru executarea comenzilor. Cea mai simplă dintre acestea este utilizarea comenzilor rapide de la tastatură care sunt asociate comenzilor. Combinațiile de taste din versiunea anterioară MA pot fi utilizate și în MA 2010.

Executarea comenzii:

• 1) activați MA 2010;
• 2) selectați fila cu comanda necesară;
• 3) apăsați comanda care corespunde comenzii. Dacă combinația de taste pentru această comandă este deja cunoscută din versiunea anterioară de MA, apăsați-o;

• 1) apăsați și eliberați tasta ALT. Sunt afișate indicii de acces la tastatură;
• 2) faceți clic pe tasta sau tastele care sunt indicate în sfatul instrument asociat cu comanda necesară.

Masa 3.1 arată filele și comenzile care se află în fiecare dintre ele. Lista de file și comenzi disponibile poate varia în funcție de acțiunile pe care le efectuați.

Tabelul 3.1

Accesați filele și comenzile 2010

Fila de comandă	Acțiuni posibile
	Alegerea unei alte perspective
	Copierea și lipirea datelor din clipboard
	Setarea proprietăților fontului curent
	Setarea alinierii fontului curent
	Aplicarea formatării unui câmp MEMO
	Lucrul cu înregistrările (actualizare, creare, salvare, ștergere, totaluri, ortografie, opțional)
	Sortarea și filtrarea înregistrărilor
	Căutați înregistrări
Creare	Crearea unui tabel gol
	Creați un tabel dintr-un șablon
	Creați o listă pe un site SharePoint și un tabel asociat cu acea listă în baza de date curentă
	Creați un tabel gol în modul proiectare
	Creați un formular bazat pe un tabel sau o interogare activă
	Creați un tabel sau o diagramă pivot
	Creați un raport bazat pe un tabel sau o interogare activă
	Creați o interogare, o macrocomandă, un modul sau un modul de clasă
Date externe	Importarea sau conectarea datelor externe
	Export de date
	Colectarea și actualizarea datelor prin e-mail
	Crearea importurilor și exporturilor salvate
	Lansarea Managerului de tabele conectate
Lucrul cu baze de date	Migrați unele sau toate părțile bazei de date pe un site SharePoint nou sau existent
	Porniți Editorul Visual Basic sau Executați Macro
	Crearea și vizualizarea relațiilor între tabele
	Afișează sau ascunde dependențele obiectelor
	Lansarea unui arhivar sau analiză de performanță
	Mutați datele în Microsoft SQL Server sau în baza de date Access (numai tabele)
	Gestionarea suplimentelor de acces
	Creați sau modificați un modul VBA

Pe lângă filele de comandă obișnuite din MA 2010, au apărut și file contextuale (Fig. 3.26). În conformitate cu contextul (adică cu ce obiect este ocupat utilizatorul în prezent și cu ce acțiuni efectuează), filele contextuale pot fi afișate lângă filele de comandă obișnuite.

Orez. 3.26.

Pentru activarea filei contextuale cu comenzi trebuie să faci următoarele:

Faceți clic pe fila contextuală;

• apăsați și eliberați tasta ALT. Sunt afișate indicii de acces la tastatură;
• faceți clic pe tasta sau tastele care sunt listate în indicația de lângă fila contextuală.

Filele contextuale includ comenzi și elemente funcționale care sunt necesare pentru a funcționa într-un anumit context. De exemplu, când deschideți un tabel în modul proiectare, filele contextuale includ comenzi care sunt folosite pentru a lucra cu tabelul numai în modul proiectare.

Colecții... Printre altele, panglica conține un control numit Colectie... Acest element a fost creat pentru a atrage atenția asupra rezultatelor cerute. Colectie Este un element de control care nu numai că afișează comenzile, ci și rezultatul executării acestor comenzi (Fig. 3.27). Scopul principal al creării acestui element este de a permite utilizatorului să găsească și să selecteze acțiunile necesare în MA 2010 după tip, concentrându-se pe rezultat și nu pe comenzile în sine.

Orez. 3.27.

Colecțiile diferă între ele ca formă și dimensiune. Într-un caz, este un tabel care extinde vizualizarea meniului, iar în celălalt, este o colecție încorporată, ale cărei componente sunt situate direct pe panglică.

Ascunzând panglica.În procesul de lucru, poate fi necesar să se aloce spațiu suplimentar pe ecran. În acest caz, este posibil să eliminați panglica și să lăsați doar linia cu filele de comandă. Pentru a ascunde panglica, trebuie să faceți dublu clic pe fila de comandă curentă. Pentru a returna panglica, faceți dublu clic din nou pe fila de comandă curentă.

Ascundeți și restaurați banda.

• 1. Faceți dublu clic pe fila de comandă evidențiată.
• 2. Pentru a restabili panglica, faceți dublu clic din nou pe fila de comandă curentă.

Bara de acces rapid, situat lângă panglică, vă oferă acces cu un singur clic la comenzi. Lista implicită conține comenzi Salveaza Anuleazași Întoarcere, cu toate acestea, puteți personaliza Bara de instrumente Acces rapid pentru a include comenzile pe care le utilizați cel mai des. De asemenea, este posibil să se transforme aspectul acestei bare de instrumente, cum ar fi poziția și dimensiunea. În mod obișnuit, adică Într-o vedere în miniatură, panoul este situat lângă filele de comandă din panglică. Când utilizatorul selectează o dimensiune mare, panoul se deplasează sub panglică.

Personalizați bara de instrumente Acces rapid. Pentru a efectua această acțiune, trebuie să faceți următoarele.

• 1. Apăsați săgeata pentru afișarea listei din partea dreaptă a panoului.
• 2. În secțiunea Personalizarea Barei de instrumente Acces rapid marcați comanda care urmează să fie adăugată.

Dacă comanda necesară nu se află în lista furnizată, trebuie să selectați elementul Alte comenziși treceți la pasul următor.

• 3. În caseta de dialog Opțiuni de acces selectați comanda sau comenzile pe care doriți să le adăugați și faceți clic pe butonul Adăuga.
• 4. Pentru a șterge o comandă, selectați-o din lista de comenzi din dreapta și faceți clic pe butonul Șterge.În plus, este posibil să faci dublu clic pe o comandă din listă.
• 5. Când ați terminat de îndepărtat comanda, faceți clic pe butonul . O.K.

Când sunt deschise baze de date deja existente sau nou create, numele obiectelor bazei de date sunt afișate în zona de navigare (Fig. 3.28). Obiectele bazei de date includ tabele, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi și module. Zona de navigare îndeplinește în esență funcțiile unei ferestre de bază de date, care era prezentă în versiunile anterioare ale MA, adică. Dacă în versiunile anterioare ale programului fereastra bazei de date a fost folosită pentru a lansa și executa sarcini, atunci în MA 2010 se folosește zona de navigare pentru aceasta. De exemplu, pentru a adăuga un rând la un tabel în vizualizarea tabel, trebuie să deschideți tabelul din panoul de navigare. În browserele web, panoul de navigare nu este de obicei disponibil. Pentru a o utiliza într-o bază de date web, mai întâi trebuie să deschideți baza de date în Access.

Orez. 3.28.

Pentru a deschide un obiect de bază de date sau pentru a-i aplica o comandă, trebuie să faceți clic dreapta pe el și să selectați o comandă din meniul contextual. Comenzile din meniul contextual sunt afișate în funcție de tipul de obiect.

Deschide un obiect al bazei de date (cum ar fi un tabel, un formular sau un raport).

Faceți dublu clic pe un obiect din panoul de navigare;

Marcați un articol în panoul de navigare și faceți clic pe Enter;

În zona de navigare, marcați obiectul RMB și selectați comanda Deschis.

Fereastra de dialog Opțiuni de tranziție oferă posibilitatea de a selecta opțiunea de a deschide obiecte cu un singur clic.

Obiectele bazei de date din panoul de navigare sunt clasificate în categorii, care la rândul lor conțin grupuri. În mod implicit, lista conține categorii încorporate, dar este posibil să se creeze grupuri personalizate.

În mod implicit, panoul de navigare este afișat la pornirea unei baze de date, inclusiv bazele de date create în versiunile anterioare ale MA. Este posibil să dezactivați aspectul panoului de navigare implicit utilizând setarea corespunzătoare a aplicației. Mai jos sunt instrucțiuni pentru efectuarea fiecărei acțiuni.

Afișați și ascundeți panoul de navigare. Pentru a efectua această acțiune, trebuie să faceți următoarele:

Faceți clic pe butonul din colțul din dreapta sus al panoului de navigare sau pe tasta F11.

Pentru anulați afișarea panoului de navigare implicit

trebuie să faci următoarele:

• - pe filă Fişier selectați elementul Parametrii. Va fi afișată o casetă de dialog Parametrii Acces;
• - în zona din stânga, marcați articolul Baza de date curentă;În capitolul Tranziții debifați caseta Zona de navigațieși faceți clic pe butonul O.K.

Începând cu Access 2007, a devenit posibil să se utilizeze file de document în loc de ferestre suprapuse pentru a reflecta obiectele bazei de date în program (Figura 3.29). Acesta este un instrument mai convenabil. Afișarea și ascunderea filelor de document poate fi configurată folosind parametrii MA 2010. Dacă utilizatorul modifică acești parametri, trebuie să închideți și să redeschideți baza de date, atunci modificările vor intra în vigoare.

Orez. 3.29.

Afișează și ascunde filele documentului. Pentru a efectua această acțiune, trebuie să faceți următoarele.

• 1. Pe fila Fişier faceți clic pe butonul Parametrii. Va fi afișată o casetă de dialog. Parametrii Acces.
• 2. În zona din stânga, marcați elementul Baza de date curentă.
• 3. În secțiunea Parametrii de aplicare in grup Opțiuni pentru fereastra documentului puneți comutatorul în poziție Filele.
• 4. Bifați sau debifați caseta Dacă caseta nu este bifată, filele documentului sunt dezactivate.
• 5. Faceți clic pe butonul OK.

Parametrul este individual, adică trebuie schimbat separat pentru fiecare bază de date. Dacă utilizatorul modifică parametrul, atunci trebuie să închideți și să redeschideți baza de date, atunci modificările vor intra în vigoare. Bazele de date create cu MA 2007 sau MA 2010 arată implicit filele de documente. Ferestrele suprapuse sunt utilizate implicit în bazele de date create în versiunile anterioare MA.

Bara de stare.În MA 2010, poate exista o bară de stare în partea de jos a ferestrei. Ca și în versiunile anterioare ale MA, această componentă standard de interfață cu utilizatorul este utilizată pentru a reflecta mesaje de stare, proprietăți, indicatori de progres etc. În MA 2010, bara de stare vă oferă posibilitatea de a accesa două caracteristici standard care apar pe bara de stare și în alte programe Office 2010: ferestre și mărire.

Comenzile barei de stare oferă posibilitatea de a comuta în mod convenabil între diferite moduri de vizualizare ale ferestrei active. Deci, dacă vizualizați un obiect care acceptă ajustări de scară, puteți varia gradul de mărire sau reducere folosind glisorul din bara de stare.

Puteți afișa sau ascunde bara de stare în caseta de dialog Opțiuni de acces.

Afișează și ascunde bara de stare. Pentru a efectua această acțiune, trebuie să faceți următoarele.

• 1. Pe fila Fişier găsi articol Parametrii. Va fi afișată o casetă de dialog. Opțiuni de acces.
• 2. În stânga, marcați elementul Baza de date curentă.
• 3. În secțiunea Opțiuni de aplicație bifați sau debifați caseta Bara de stare. Dacă caseta de selectare nu este prezentă, bara de stare nu este afișată.
• 4. Faceți clic pe butonul O.K.

Pentru formatarea textului în versiunile de MA care au fost lansate înainte de MA 2007, meniul sau bara de instrumente au fost de obicei folosite Formatare.În MA 2010 a devenit mai convenabil formatarea textului, deoarece a fost creată o mini-bară de instrumente (Fig. 3.30). Dacă selectați text pentru formatare, deasupra acestuia va apărea automat o mini bară de instrumente. Pe măsură ce deplasați cursorul mouse-ului spre mini-bar, acesta devine mai clar și apoi poate fi folosit pentru a schimba stilul, dimensiunea și culoarea fontului etc. Când cursorul mouse-ului este îndepărtat, mini-bara de instrumente dispare treptat, adică. dacă mini-bara de instrumente nu este necesară, aceasta dispare.

Orez. 3.30.

Formatați textul folosind mini-bara de instrumente.

• 1. Marcați textul de formatat. O mini bară de instrumente transparentă apare deasupra textului marcat.
• 2. Utilizați mini-bara de instrumente pentru formatare.

Dacă trebuie să clarificați orice întrebare, trebuie să apelați ajutorul apăsând tasta F1 sau făcând clic pe semnul de întrebare din partea dreaptă a panglicii (Fig. 3.31).

Orez. 3.31.

În plus, referința se găsește în vizualizarea Backstage. În fila Fişier trebuie să faceți clic pe butonul referinţă... O listă de surse de referință apare în vizualizarea Backstage.

Iată o scurtă prezentare generală a funcțiilor MA 2010. Pentru un studiu mai detaliat al acestui produs software, consultați manualul de utilizare corespunzător.

În lumea de astăzi, datele câștigă din ce în ce mai multă greutate și nu este exagerat să spunem că lumea este bazată pe date. Prin urmare, acum se acordă multă atenție colectării, stocării, analizei și vânzării datelor. Cheia dezvoltării cu succes a afacerilor moderne constă în acumularea, sistematizarea și utilizarea, de exemplu, a unor astfel de informații despre clienții dvs. precum nevoile acestora, preferințele de cumpărături etc. Astfel de informații pot ajuta la luarea deciziilor în cunoștință de cauză cu privire la eficiența practică a ofertelor publicitare, la găsirea segmentelor de afaceri neprofitabile, la analiza cererii de bunuri sau servicii fabricate, la urmărirea dinamicii tranzacționării pentru poziții individuale și la revizuirea altor factori cheie. Folosirea bazelor de date, atunci când este utilizată corect, ne oferă aceste avantaje competitive.

Dacă sunteți proprietar de mică afacere, iar în munca dvs. nu utilizați încă un Sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM sau Customer Relationship Management), care automatizează generarea de strategii de interacțiune cu clienții, atunci succesul afacerii dvs. este supus unor riscuri . Nu uita, concurenții tăi sunt în alertă!

Să luăm în considerare ce software poți folosi pentru a construi o bază de date adaptată nevoilor unice ale întreprinderii tale mici, care va colecta date zilnice, săptămânale, lunare sau anuale.

Filemaker Pro 12

Această bază de date a fost îndepărtată de mult timp în mod nemeritat din vizorul administratorilor și dezvoltatorilor de baze de date, dar a fost iubită de comunitatea de afaceri încă de la înființare. Filemaker Pro, creat de Apple, rulează atât pe sistemele de operare Mac, cât și pe Windows. Programul este un instrument intuitiv și foarte ușor de utilizat pentru crearea propriilor baze de date cu suport pentru furnizarea de date pe Internet, care este capabil să genereze rapoarte în mod normal și avansat și poate fi integrat cu alte sisteme de baze de date.

Microsoft Access 2010

Multă vreme, sistemul de gestionare a bazelor de date Microsoft Office Access a fost cea mai populară soluție pentru majoritatea întreprinderilor mici. Cu toate acestea, acum se confruntă cu concurența altor SGBD-uri care sunt mai ușor de utilizat, mai bine integrate cu sistemele cloud, nu necesită multe cunoștințe în crearea, întreținerea bazelor de date și în dezvoltarea de software.

Dacă aveți deja o bază de date, sunt șanse ca aceasta să fi fost creată cu Microsoft Access. Noua versiune 2010 arată și funcționează mai bine și este mai ușor de utilizat decât versiunile anterioare, cum ar fi versiunea mainstream 2003. În ciuda faptului că acest SGBD a început să împingă concurenții, acesta ocupă în continuare o poziție de lider în acest segment al pieței software.

Baza de afaceri Oracle Application Express (APEX).

APEX este un sistem de gestionare a bazelor de date construit pe motorul de baze de date Oracle, de mare succes. APEX este disponibil complet gratuit dacă sunteți deja client Oracle și oferă un sistem de creare a aplicațiilor de afaceri mai avansat decât Microsoft Access sau FileMaker Pro. Cu toate acestea, utilizarea APEX nu este la fel de ușoară în comparație cu simpla introducere a datelor în tabele precum este într-o bază de date Access.

Dacă utilizați deja Oracle sau căutați capabilități mai avansate de gestionare a bazelor de date, cum ar fi integrarea viitoare cu alte sisteme de date sau cum să gestionați cantități foarte mari de date cu o capacitate de răspuns rapidă, atunci APEX este alegerea potrivită.

Zoho Creator este relativ nou venit în lumea bazelor de date și oferă un sistem de baze de date intuitiv bazat pe cloud. Dezvoltatorii Zoho au creat un sistem cu adevărat robust, ușor de utilizat, care vă permite să construiți rapid o aplicație de bază de date simplă, fără prea multă pregătire. Acest lucru a devenit posibil datorită utilizării formularelor pentru introducerea datelor, a unui generator de rapoarte foarte bun, a integrării cu alte sisteme, care este adesea necesară dacă aveți deja o bază de date creată în alte SGBD sau când utilizați bazele de date ale partenerilor dvs.

Un manager de orice nivel, atunci când ia decizii, se bazează pe informațiile disponibile despre subiectul managementului, prin urmare, eficiența muncii sale depinde direct de caracteristicile calitative ale acestor informații, cum ar fi adecvarea, completitudinea, fiabilitatea, promptitudinea, consistenta etc.

În condiţiile moderne, sistemele informaţionale joacă şi vor juca un rol din ce în ce mai mare în atingerea obiectivelor strategice ale organizaţiei. Acest lucru conduce la noi cerințe pentru sistemele informaționale și funcțiile acestora. Astfel de sisteme nu mai sunt doar un instrument de procesare a informațiilor pentru departamente și utilizatorii finali din cadrul unei organizații. Acum trebuie să genereze produse și servicii bazate pe informații care să ofere organizației un avantaj competitiv pe piață.

Sistemele informaţionale şi tehnologiile informaţionale utilizate în cadrul lor sunt în organizaţie rezultatul unor decizii ale managerilor. Cu toate acestea, la rândul lor, sistemele și tehnologiile dictează propriile condiții specifice de afaceri și schimbă organizațiile.

Și indiferent ce consultanți în acest domeniu nu implică șeful, deciziile finale trebuie să fie luate de el personal. Managerul trebuie să fie capabil să profite la maximum de potențialele beneficii ale tehnologiei informației. El trebuie să aibă cunoștințe suficiente pentru a realiza managementul general al procesului de aplicare și dezvoltare a tehnologiilor informaționale în organizație și pentru a înțelege când sunt necesare costuri suplimentare de resurse în acest domeniu sau ajutorul unor specialiști externi.

De la inventarea scrisului, omenirea s-a confruntat cu sarcina de a stoca date. Menținerea înregistrărilor are o istorie lungă, dar în ciuda evoluției de la mesele de lut la papirus, apoi la pergament și în final la hârtie, în tot acest timp a avut un lucru în comun - prelucrarea informațiilor se făcea manual.

Odată cu dezvoltarea civilizației, fluxul de lucru a amenințat să absoarbă tot timpul specialistului - până la sfârșitul secolului al XX-lea, multe companii aveau etaje întregi destinate depozitării documentelor, care, vedeți, nu erau atât de departe de a stoca mese de lut în arhivele sumeriene.

Odată cu apariția computerelor, sarcina fluxului de documente a devenit mai simplă - stocarea documentelor în formă electronică s-a dovedit a fi simplă, ieftină și convenabilă. Software-ul a fost o componentă cheie a acestei noi tehnologii. A devenit relativ ușor de programat și utilizat computerele și mult mai ușor de sortat, analizat și procesat datele. Au apărut pachete standard pentru aplicații de afaceri obișnuite, cum ar fi contabilitatea, salarizarea, gestionarea stocurilor, gestionarea abonamentelor, bancare și gestionarea bibliotecii de documente.

Răspunsul la apariția acestor noi tehnologii a fost destul de previzibil: în afacerile mari, și mai multe informații erau stocate și necesitau echipamente mai rapide.

În cursul activităților lor, întreprinderile industriale, corporațiile, structurile departamentale, organele guvernamentale și administrative au acumulat cantități mari de date. Acestea conțin oportunități extraordinare de a extrage informații analitice utile, pe baza cărora este posibilă identificarea tendințelor ascunse, construirea unei strategii de dezvoltare și găsirea de noi soluții.

Evident, să faci online majoritatea datelor tale nu este atât de dificil. Cu toate acestea, oricare dintre noi s-a confruntat cu o situație în care se dovedește a fi disproporționat de consumator de timp pentru a găsi documentul solicitat, deci salvat în mod rezonabil în ultima lună (sau an). În acest moment, devine clar că capacitățile tradiționale ale sistemelor de fișiere nu mai sunt suficiente pentru succesul în lumea modernă - lumea tehnologiei informației.

Astăzi, pentru a obține avantaje competitive suplimentare, majoritatea companiilor autohtone au nevoie de suport IT serios pentru afacerea lor - un sistem de transformări ale companiei bazat pe utilizarea tehnologiilor informaționale și care vizează creșterea eficienței organizației.

În a doua jumătate a anilor 90, multe întreprinderi au început să realizeze că datele de care dispun sunt un activ valoros, a cărui utilizare corectă poate crea avantaje competitive. Companiile mari au acumulat date despre clienții, furnizorii, produsele și serviciile lor de zeci de ani. Cu toate acestea, au realizat că datele lor sunt stocate în sisteme disparate și pentru dezvoltarea ulterioară a afacerii, aceste informații trebuie integrate. Necesitatea integrării informațiilor corporative a determinat crearea de baze de date.

Acest lucru este valabil mai ales acum, când, datorită dezvoltării rapide a comerțului electronic, afacerile care operează pe internet pot deveni întreprinderi uriașe în câteva luni, dacă nu săptămâni. Și, ca rezultat, bazele lor de date vor crește rapid.

Prin urmare, un lider prudent ar trebui să înceapă să investească în suport IT înainte de a duce întreprinderea la linia de decizie atunci când firma sa se confruntă cu volumul marginal al costurilor. Adevărata problemă cu care se confruntă conducerea de vârf a companiei este organizarea arhivelor de date acumulate, care ar facilita găsirea informațiilor necesare. Găsirea de modele, tendințe, anomalii și informații relevante într-o bază de date mare este una dintre cele mai interesante noi domenii ale managementului datelor.

Pentru cei care au mers deja pe această cale, este evident că bazele de date pot schimba fundamental natura activității oricărei organizații poziționate în diferite domenii, scutând managerii de procedurile de rutină asociate cu căutarea de informații în numeroase dosare, documente pe hârtie, referințe. cărți și standarde. Aceasta este o nouă etapă în dezvoltarea companiei, care o duce la următoarea etapă de evoluție, deși adesea în moduri revoluționare.

Timpul redus este doar un efect indirect al automatizării. Sarcina principală a dezvoltării tehnologiilor informaționale este diferită - în dobândirea de calități fundamental noi de către organizație, care îi conferă avantaje competitive semnificative. Este exact cazul care valorează mult.

Mai mult, instalarea și administrarea bazelor de date astăzi este un proces mult mai puțin complicat decât acum câțiva ani. Proiectarea și gestionarea bazelor de date sunt extrem de automatizate. Software-ul care vă permite să rezolvați această problemă - pentru a crea o bază de date, a actualiza informațiile stocate în ea - și oferă acces convenabil la aceasta în scopul vizualizării și căutării, se numește sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS).

Sistemul de management al bazei de date creează pe ecranul computerului un mediu specific pentru ca utilizatorul să lucreze (interfață cu utilizatorul). În plus, DBMS are anumite moduri de operare și un set de comenzi. Sistemele informatice sunt create și funcționează pe baza SGBD. Merită să reamintim că sistemele de management al bazelor de date sunt una dintre cele mai de succes tehnologii din întreaga industrie a calculatoarelor. Miliarde de dolari sunt cheltuiți pe sisteme și aplicații de baze de date în fiecare an. Sistemele de management al bazelor de date joacă un rol excepțional în organizarea sistemelor informatice moderne industriale, instrumentale și de cercetare.

Modurile tipice de lucru cu un SGBD sunt crearea unei baze de date, editarea unei baze de date, manipularea unei baze de date, căutarea într-o bază de date. Fiecare mod are propriul său sistem de comandă DBMS. Orice lucru de utilizator cu baza de date este construit sub forma unui algoritm compus din aceste comenzi. Astfel de algoritmi pot fi executați în modul de execuție directă (comanda dată este executată imediat) și în modul de execuție automată, adică în modul program.

Atunci când creează o bază de date, utilizatorul caută să organizeze informațiile în funcție de diferite caracteristici și să recupereze rapid un eșantion cu o combinație arbitrară de caracteristici. Utilizatorii bazei de date pot fi diverse aplicații, sisteme software, precum și experți în domeniu, care acționează ca consumatori sau surse de date (numiți utilizatori finali).

Caracteristica principală a unui DBMS bine construit este funcționalitatea sa de a reduce drastic costurile cu forța de muncă pentru procesarea aproape a tuturor informațiilor interne și externe de afaceri ale unei organizații. O bază de date astfel concepută permite fiecărui departament să utilizeze informațiile introduse de un utilizator și scutește departamentele companiei de nevoia de a duplica datele, ceea ce duce la o scădere bruscă a costurilor cu forța de muncă. De exemplu, informațiile despre un produs vândut deja în momentul ieșirii din depozit devin în mod egal disponibile atât pentru managerul de vânzări, cât și pentru aplicațiile de afaceri de contabilitate generală și salarizare.

Între timp, în ciuda progreselor uriașe în facilitarea instalării, gestionării și utilizării DBMS-urilor, în special a celor care rulează pe computere personale sau stații de lucru, mulți încă preferă să folosească sistemul de fișiere. Există o presupunere tacită că baza de date ar trebui să fie tratată de personal bine pregătit cu normă întreagă și că majoritatea utilizatorilor bazei de date nu au nicio experiență în tehnologia bazelor de date. Utilizatorilor încă le este dificil să se conecteze la SGBD, să găsească directorul corect sau numele bazei de date în care sunt stocate datele și să formuleze interogări și să actualizeze baza de date. Paradigma de acces la atașamente și la sistemul de fișiere pare încă mult mai ușor de înțeles.

Cu toate acestea, atunci când se gândește la succesul afacerii sale, un lider nu ar trebui să cedeze unor astfel de sentimente. Merită să ne amintim că acum este ușor și ieftin să creați o bază de date. Milioane de oameni o fac și nu trebuie să te transformi într-un operator de computer pentru a o face. Un inginer IT competent și câteva ateliere de instruire pentru personal - asta este tot ce ai nevoie pentru a transforma o grămadă de fișiere cu informații greu de găsit într-o bază de date modernă. În timp ce, renunțând la avantajele unui SGBD de dragul comoditatii de moment a personalului, a nedorinței acestora de a schimba ordinea stabilită, managerul riscă să rămână singurul utilizator cuneiform din lume care a trecut la alfabetul fonetic.