Creați o sursă de date într-un Word. Surse de date care pot fi utilizate pentru îmbinarea corespondenței

Din articolul din numărul precedent, am aflat că metoda de îmbinare vă permite să creați o sursă de date folosind Word. În acest articol, vom arunca o privire asupra modului în care informațiile despre sursa de date pot fi preluate dintr-o foaie de calcul Excel.

Sursa de date poate fi utilizată în versiunile Word 2000/2002/2003/2007, dar procesul de creare a acesteia este același pentru toate versiunile de Word. Deci, să descriem algoritmul pentru crearea unei surse de date:

1. Deschide Excel.
2. În tabelul care apare, în celula A1, introduceți numele primului câmp (de exemplu, țară), în B1 - al doilea (de exemplu, index) etc. (fig. 1).

Orez. 1. Tabel de date

Folosind masaWord 2000/2002

1. Deschideți sau creați un document principal în Word.
2. Combina butonul ( Caseta de dialog Merge).
3. Combinaîn al doilea pas selectați butonul A primi date, si din lista - Sursă de date deschisă(fig. 2).

Orez. 2. Listă derulantă Sursă de date deschisă

1. Într-un nou dialog Deschiderea unei surse de date din meniul derulant Tip fișier alege CărțiDOMNIȘOARĂexcela.
2. Deschideți fișierul selectat făcând clic pe butonul Deschis.
3. În caseta de dialog care apare Microsoftexcela(fig. 3) setați intervalul sau numele.

Orez. 3. Fereastra Microsoftexcela

Ca urmare, dosarul excela a devenit, parcă, „legat” ca sursă de date, așa că acum puteți insera câmpuri de îmbinare în documentul principal și, de asemenea, puteți îmbina sursa de date cu documentul principal, așa cum este explicat în articolul anterior.

Regula pentru selectarea înregistrărilor pentru includerea în procesul de îmbinare cu documentul principal

Procesul de îmbinare poate include înregistrări care îndeplinesc anumite criterii predefinite. Link-urile sunt folosite pentru a selecta înregistrările SAU, ȘI.

Pentru a seta criteriile de selecție:

1. Deschideți documentul principal.
2. Selectați din bara de instrumente Combina butonul ( Caseta de dialog Merge).
3. În caseta de dialog Combinaîn al treilea pas selectați butonul Selecţie înregistrări.

Ca rezultat, va apărea o casetă de dialog Selectarea înregistrărilor.

1. În fila Selectarea înregistrărilor căsuță de dialog Selectarea înregistrărilorîn coloană Camp din lista derulantă selectați numele câmpului pe valoarea căruia se va aplica condiția.
2. În coloană Operator selectați o operațiune de comparare.
3. În coloană Sens introduceți valoarea cu care să comparați.
4. După setarea tuturor criteriilor, închideți fereastra Selectarea înregistrărilor prin apasarea butonului Bine(fig. 4) .

Orez. 4. Fereastra Selectarea înregistrărilor

1. În caseta de dialog Combina apasa butonul A combina sau pe bara de instrumente Combina apasa butonul ( Fuzionați într-un document nou).

Folosind masaExcel ca sursă de date înWord 2003

1. În meniu Serviciu alege echipa Scrisori și corespondențe iar apoi comanda Combina.
2. În panoul de activități deschis Fuziune, folosind butonul Mai departe, treceți la a treia etapă a vrăjitorului Selectarea destinatarului, apoi faceți clic pe comandă
3. Găsiți fișierul tabel Excel necesar și deschideți-l făcând dublu clic pe el.
4. Confirmați că primul rând de date conține titlurile coloanelor (sunt câmpurile de îmbinare) (Figura 5).

Orez. 5. Fereastra Selectați tabelul

Notă. La fereastră Îmbinați destinatarii puteți edita intrările.

1. Trecând la pasul al patrulea, selectați comanda
2. În caseta de dialog care apare Adăugarea unui câmp de îmbinare(Fig. 6) selectați un câmp din listă, după ce ați plasat cursorul mouse-ului în locul documentului principal unde ar trebui să fie amplasat câmpul de îmbinare.

Orez. 6. Caseta de dialog Adăugarea unui câmp de îmbinare

Să se angajeze despre Selectarea înregistrărilor pentru includerea în procesul de fuziune cu documentul principal în Word 2003, este necesar trecând la a treia etapă, selectați comanda și în caseta de dialog Îmbinați destinatarii(fig. 7) debifați caseta de selectare R de lângă înregistrarea căreia nu trebuie să trimiteți textul documentului principal.

Orez. 7. Caseta de dialog Îmbinați destinatarii

Folosind masaExcel ca sursă de date înWord 2007

1. În fila Buletin informativîntr-un grup Combina alege echipa Selectați destinatarii.
2. Selectați (fig. 8), găsiți fișierul dorit în caseta de dialog Selectarea unei surse de dateși deschide-l.

Orez. 8. Selectarea echipei Utilizați o listă existentă

Notă. După selectarea fișierului, comenzile filei vor deveni active

1. Click pe Schimbați lista de câmpuri când lista se schimbă.
2. Click pe Inserați câmpul de îmbinareși selectați un câmp din listă plasând cursorul mouse-ului în locul documentului principal unde ar trebui să fie amplasat câmpul de îmbinare.

Selectarea înregistrărilor pentru includerea în procesul de îmbinare cu documentul principal în Word 2007

1. În fila Buletine informativeîntr-un grup Începeți să fuzionați presa Selectați destinatarii iar în meniul derulant selectați Utilizați o listă existentă.
2. Găsiți fișierul tabel Excel necesar și deschideți-l făcând dublu clic pe el.
3. Confirmați că primul rând de date conține antetele coloanelor (care sunt câmpurile de îmbinare).
4. În fila Buletine informativeîntr-un grup Începeți să fuzionați alege Schimbați lista de destinatari.

5. În caseta de dialog Mail Merge Recipients (Figura 9), debifați caseta R de lângă intrarea căreia nu trebuie să trimiteți textul documentului principal.

Orez. 9. Fereastra Îmbinați destinatarii

Avantajele cheie ale utilizării Excel ca sursă de date pentru procesul de îmbinare

1. Economisirea de timp, deoarece nu este nevoie să faci aceeași treabă de multe ori.

2. Automatizarea fluxului de lucru prin crearea mai multor copii ale șablonului de document cu diverse detalii.

3. Comoditatea și ușurința de a lucra, care constă în doar trei etape: crearea documentului principal, crearea unei surse de date și fuzionarea directă a acestora.

G.A. Serov, prof. RSUH

Word poate extrage date pentru a fi îmbinate dintr-o varietate de surse. Face parte din suita Microsoft Office, Word acceptă cu ușurință date din Outlook, Excel și Access. Pot fi utilizate și alte surse, inclusiv pagini web, fișiere text OpenDocument și fișiere de date delimitate salvate ca text simplu. Dacă nu aveți deja o sursă de date, puteți crea una în Word.

Important: Accesarea surselor de date denumite într-o locație HTTP nu este acceptată. Înainte de a utiliza fișierul ca sursă de date pentru o îmbinare prin corespondență, salvați-l pe hard disk-ul local.

Surse de date pentru fuziune

Mai jos sunt enumerate câteva dintre sursele de date pe care le puteți utiliza pentru îmbinarea corespondenței în Word.

Alte fișiere de bază de date

Alte surse de date pot fi, de asemenea, utilizate pentru îmbinare. Pentru a accesa aceste surse, executați expertul pentru conexiune de date.

Cu sursa de date configurată, puteți crea etichete, plicuri, scrisori și e-mailuri folosind combinarea corespondenței.

Informații suplimentare

Mai aveți întrebări despre o îmbinare prin corespondență Word?

Ajutați-ne să îmbunătățim Word

Aveți idei pentru îmbunătățirea îmbinării corespondenței sau a altor funcții Word? Distribuiți-le pe pagină

Acum vom lua în considerare un exemplu de implementare îmbina datele Word cu date Microsoft SQL Server,în același timp, acest proces va fi automatizat prin mijloace Acces VBA 2003.

Mulți, probabil, știu deja cum să îmbine documentele Word, de exemplu, cu o sursă de date Excel sau cu același server SQL, dar nu toată lumea știe să automatizeze acest proces sau să-l implementeze într-un program.

Odată am avut sarcina de a automatiza îmbinarea unui anumit șablon Word cu date aflate pe un server SQL, în timp ce toate acestea trebuiau implementate într-un program dezvoltat în Access 2003 (proiect ADP). Și astăzi voi arăta un exemplu de rezolvare a acestei probleme.

Datele inițiale

Și mai întâi, să analizăm datele inițiale, adică. ce avem.

Deci, ca client, așa cum am spus, vom avea un proiect ADP Access 2003. SQL Server 2012 Express va acționa ca sursă de date pentru un exemplu. Microsoft Office 2013 ( și Access 2003).

Să creăm un tabel de testare pe server și să-l umplem cu date ( să spunem în baza de date Test). Pentru a face acest lucru, puteți rula următoarea instrucțiune SQL.

CREATE TABLE dbo.TestTable (ID INT IDENTITY (1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR (50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)) GO INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Computer", 500) GO INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Monitor", 400) GO INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Phone", 200) GO INSERT INTO dbo. TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Tablet", 300) GO INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Printer", 250) GO SELECT * FROM TestTable

Creați un fișier de conexiune la sursa de date MS SQL Server

Acum să creăm un fișier de conexiune (ODC) la sursa noastră de date. Acest fișier va acționa ca un fel de „ șablon de fișier de conexiune„, De vreme ce mai târziu putem și vom redefini atât baza de date, cât și interogarea SQL în sine.

Pentru a crea un fișier de conexiune la serverul SQL, să deschidem Word și să creăm acest fișier în modul standard, de exemplu. folosind funcționalitatea " Buletine informative». ( Apropo, am luat în considerare deja un exemplu de creare a unei conexiuni la un server SQL din Excel în materialul - Excel - Conectarea și primirea datelor de la un server SQL).

Apoi, în fereastra de selecție a sursei de date, apăsați butonul " Crea».

Apoi introducem adresa serverului și facem clic pe „ Mai departe».

Apoi selectăm baza de date și tabelul pentru conectare, vă voi aminti din nou, acesta este doar un șablon, vom suprascrie toți acești parametri, faceți clic pe „ Mai departe».

Și, în concluzie, introducem numele de înțeles al fișierului de conexiune și, de asemenea, îl putem salva imediat în directorul de care avem nevoie apăsând butonul „ Prezentare generală", În mod implicit, este salvat în « C: \ Utilizatori \ Nume utilizator \ Documente \ Sursele mele de date ". Faceți clic pe " Gata».

Gata, fișierul este creat, Word poate fi închis fără salvare.

Cum se creează un șablon de îmbinare a corespondenței Word

Acum să pregătim un șablon Word, de ex. acesta este documentul în care vom înlocui datele din baza de date a serverului SQL.

Toată pregătirea se rezumă la faptul că trebuie să introducem câmpurile de îmbinare acolo unde avem nevoie. Acest lucru se face în felul următor. Fila " Inserare -> Blocuri rapide -> Câmp».

Caut un teren MERGEFIELDși introduceți numele câmpului care va corespunde câmpului din sursa de date ( în cazul meu este ProductName și Price). Apăsăm pe „ Bine».

Deoarece am acest șablon de test, practic nu va fi text în el și voi afișa doar două câmpuri, cel mai probabil veți avea mult text și multe câmpuri de îmbinare.

Accesați codul VBA 2003 pentru a fuziona documentul Word cu sursa de date MS SQL Server

Tot ce rămâne este să scrieți codul VBA care va face îmbinarea. De exemplu, să adăugăm un buton StartMerge și un câmp Preț pentru a filtra datele din formular. Apoi, în editorul Visual Basic, scrieți o procedură de îmbinare, să spunem cu numele MergeWord, iar în handlerul de evenimente al butonului StartMerge ( apăsarea butonului) introduceți codul pentru apelarea acestei proceduri. Întregul cod va arăta astfel ( am comentat-o). Permiteți-mi să explic imediat că șablonul Word și fișierul ODC se află în directorul D:\Test\.

„Procedura de pornire a îmbinării Private Sub MergeWord (TemplateWord As String, QuerySQL As String)” Primul parametru - Calea către șablonul Word Al doilea parametru - Șirul de interogare la baza de date On Error GoTo Err1 Dim ConnectString As String, PathOdc As String Dim WordApp As Object Dim WordDoc ca obiect „Șablon de fișier ODC pentru conexiunea de date PathOdc =" D: \ Test \ TestSourceData.odc "Dacă TemplateWord<>"" Apoi "Creați un document Word Set WordDoc = CreateObject (" Word.document ") Set WordDoc = GetObject (TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent" Creați o conexiune la o sursă de date (MS SQL Server) "Preluați unele date de la conexiunea curentă ADP Project ConnectString = "Furnizor = SQLOLEDB.1; „& _” Securitate integrată = SSPI; „& _” Persist Security Info = True; "& _" Initial Catalog = "& CurrentProject.Connection.Properties (" Catalog inițial ") &"; "& _" Data Source = "& CurrentProject.Connection.Properties (" Sursa de date ") &"; „& _” Utilizați procedura pentru Pregătire = 1; „& _” Traducere automată = Adevărat; „& _” Dimensiunea pachetului = 4096; „& _” Utilizați criptare pentru date = Fals; „” Setați sursa de date WordDoc.MailMerge. OpenDataSource NAME: = PathOdc, _ Connection: = ConnectString, _ SQLStatement: = QuerySQL „Make Word Visible WordApp.Visible = True WordApp.Activate” Începeți fuzionarea cu WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocument .SuppressBlankLines = Pauza True cu: „Linii false” Închideți șablonul fără a salva WordDoc.close (wddonotsavechanges) Set WordDoc = Nimic Set WordApp = Nimic altceva MsgBox" Niciun șablon de îmbinare specificat ", vbCritical," Error "End If Ex1: Exit Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) ) WordApp.Quit Set WordDoc = Nimic Set WordApp = Nimic Reluare Ex1 End Sub Private Sub StartMerge_Click () Dim Filter As String Filter = "" "Condition If Nz (Me.Price," ")<>"" Then Filter = "WHERE Price> =" & Me.Price End If "Apelați procedura de îmbinare Apelați MergeWord (" D: \ Test \ Template.docx "," SELECT * FROM "" TestTable "" "& Filtrați &" " ) End Sub

Salvăm și verificăm lucrarea.

După ce faceți clic pe butonul (StartMerge), va porni Word, în care toate datele au fost deja completate și vor fi atâtea documente câte rânduri sunt în sursă.

După cum puteți vedea, totul funcționează. Asta e tot pentru mine, sper ca materialul a fost de folos. Pa!

7 Cursul numărul 8

Fuzionarea documentelor.

Merge este utilizat atunci când trebuie să creați un set de documente, de exemplu, autocolante cu adrese sau litere pe formulare care sunt trimise unui număr mare de clienți. Fiecare literă sau autocolant conține atât informații generale, cât și individuale. De exemplu, scrisoarea ar trebui să conțină un apel către client prin numele de familie. Informațiile individuale pentru fiecare literă sau autocolant provin din sursa de date.

Procesul de îmbinare constă din mai mulți pași generali.

Configurarea documentului principal. Documentul principal conține text și elemente grafice care sunt comune tuturor versiunilor documentului principal, cum ar fi o adresă de retur sau un mesaj de întâmpinare cu antet.

Conectarea unui document la o sursă de date. Sursa de date este un fișier care conține informații care trebuie introduse în document, cum ar fi numele și adresele destinatarilor scrisorii.

Rafinați lista de destinatari sau articole. Microsoft Office Word creează o copie a documentului principal pentru fiecare articol sau intrare din fișierul de date.

Adăugați substituenți de text (câmpuri de îmbinare) la documentul dvs. Când îmbinați, câmpurile de îmbinare sunt populate cu date din fișierul de date.

Previzualizarea și finalizarea îmbinării Înainte de a tipări un întreg set de copii ale unui document, puteți previzualiza fiecare copie.

Pentru a îmbina cu e-mailul, utilizați comenzile file Buletine informative.

Îmbinarea se poate face și folosind panoul de activități Combina care vă permite să desfășurați întregul proces pas cu pas. Pentru a utiliza panoul de activități, în grup Începeți să fuzionațiîn filă Buletine informative selectați elementul Începeți să fuzionați iar apoi paragraful Expert de îmbinare pas cu pas.

Configurarea documentului principal

Porniți Word.

În mod implicit, se deschide un document gol. Ține-l deschis. Dacă îl închideți, comenzile care trebuie executate în pasul următor nu mai sunt disponibile.

În fila Poștăîntr-un grup Combina alege echipa Începeți să fuzionați.

Faceți clic pe tipul de document pe care doriți să îl creați.

Puteți, de exemplu, să creați următoarele tipuri de documente.

Set de plicuri Adresele de retur de pe toate plicurile sunt aceleași, dar adresa destinatarului este unică în fiecare caz. Selectați elementul Plicuri iar în filă Parametrii plicului căsuță de dialog Parametrii plicului indicați preferința dvs. pentru dimensiunea plicului și formatarea textului.

Set de stickere cu adrese Fiecare autocolant conține un nume și o adresă, care sunt unice. Selectați elementul autocolanteși în dialog Opțiuni de autocolante specificați tipul de autocolant dorit.

Set de documente cu antet sau e-mailuri Conținutul principal al tuturor scrisorilor sau mesajelor este același, dar fiecare dintre ele conține informații destinate unui anumit destinatar, cum ar fi numele de familie, adresa sau alte informații. Pentru a crea aceste tipuri de documente, selectați scrisori sau e-mailuri.

Director sau folder Fiecare articol afișează informații de același tip, cum ar fi numele sau descrierea, dar este unic pentru fiecare articol. Clic catalog pentru a crea un document de acest tip.

Reluarea îmbinării

Dacă trebuie să întrerupeți procesul de îmbinare, puteți salva documentul principal și puteți relua îmbinarea mai târziu. Microsoft Office Word salvează sursa de date și datele de câmp. Dacă a fost folosit panoul de activități Combina, Word va reveni acolo unde doriți să reluați îmbinarea corespondenței.

Când sunteți gata să reluați îmbinarea corespondenței, deschideți documentul.

Word va cere confirmarea deschiderii documentului, care va rula comanda SQL.

Deoarece acest document este conectat la o sursă de date, faceți clic da... Textul documentului apare împreună cu orice câmpuri inserate.

Conectarea unui document la o sursă de date

Pentru a îmbina datele într-un document principal, trebuie să conectați acel document la o sursă de date sau la un fișier de date.

Selectarea unui fișier de date

În fila Poștăîntr-un grup Combina alege echipa Selectați destinatarii.

Urmați pașii de mai jos.

Deschideți un document de aplicație Microsoft Word. Acest document ar trebui să conțină un singur tabel. Primul rând al tabelului trebuie să conțină titlurile, iar rândurile rămase ar trebui să conțină înregistrările care trebuie incluse în documentul principal. De asemenea, puteți utiliza o sursă de date antet ca sursă de date (Sursă de date antet. Un document care conține un rând de antet (sau o înregistrare) care este utilizat pentru a combina sursa de date specificată cu documentul principal de îmbinare a corespondenței.).

Rafinați lista de destinatari sau articole

Când vă conectați la un anumit fișier de date, este posibil să nu doriți să migrați datele tuturor înregistrărilor fișierului de date către documentul principal.

Pentru a limita lista de destinatari sau a utiliza un subset de elemente ale fișierului de date, urmați acești pași.

În fila Poștăîntr-un grup Combina alege echipa Lista de schimb.

În caseta de dialog Îmbinați destinațiile

Evidențierea înregistrărilor individuale Această metodă este cea mai utilă atunci când lista este scurtă. Bifați casetele de selectare de lângă acei destinatari care ar trebui să fie incluși în listă și debifați casetele de lângă acei destinatari care ar trebui excluși din listă.

Dacă știți că doar câteva înregistrări trebuie incluse în documentul principal, puteți debifa caseta de selectare din bara de titlu și apoi selectați numai înregistrările dorite. De asemenea, dacă doriți să includeți cea mai mare parte a listei în documentul dvs., bifați caseta de selectare din bara de titlu, apoi debifați casetele pentru intrările pe care nu doriți să le includeți.

Sortarea înregistrărilor Faceți clic pe antetul coloanei articolului după care doriți să sortați. Lista este sortată în ordine alfabetică crescătoare (de la A la Z).

Filtrarea înregistrărilor Această caracteristică este utilă atunci când lista conține intrări pe care nu doriți să le vedeți sau să le includeți în documentul principal.

Adăugați substituenți de text (câmpuri de îmbinare) în documentul dvs

După conectarea documentului principal la fișierul de date, puteți introduce textul documentului și adăugați substituenți de text pentru a indica unde ar trebui să apară datele unice în fiecare copie a documentului.

Substituenții de text, cum ar fi o adresă sau o salutare, se numesc câmpuri de îmbinare. Câmpurile din Word corespund titlurilor de coloană evidențiate din fișierul de date.

Coloanele dintr-un fișier de date sunt categorii de date. Câmpurile adăugate documentului principal sunt substituenți de text pentru aceste categorii.

Liniile de fișiere de date sunt înregistrări de date. Când efectuați o îmbinare prin corespondență, Word creează o copie a documentului principal pentru fiecare înregistrare.

Când plasați un câmp în documentul principal, se presupune că o anumită categorie de date ar trebui să apară în locația sa, de exemplu, un nume de familie sau o adresă.

Notă. Când inserați un câmp de îmbinare în documentul principal, numele câmpului este întotdeauna inclus între paranteze unghiulare duble (""). În documentele compuse, aceste paranteze nu sunt folosite pentru accentuare. Acestea vă permit doar să distingeți marginile din documentul principal de textul normal.

Ce se întâmplă într-o fuziune

Într-o îmbinare, datele din prima linie a fișierului de date înlocuiesc câmpurile din documentul principal, formând astfel primul document compus. Datele de pe a doua linie a fișierului de date înlocuiesc câmpurile pentru a forma un al doilea document compus și așa mai departe.

Exemple de lucru cu câmpuri

Puteți adăuga orice titlu de coloană din fișierul de date în documentul principal ca câmp. Acest lucru permite o oarecare flexibilitate în redactarea antetelor, autocolantelor, e-mailurilor și a altor documente compuse.

Puteți combina câmpuri și le puteți separa folosind semne de punctuație. De exemplu, pentru a forma adresa exactă, trebuie să introduceți următoarele câmpuri în documentul principal:

„Prenumele Nume”

"Casa si strada"

„Oraș”, „Regiune”, „Cod poștal”

Pentru cazuri de utilizare obișnuite, cum ar fi blocurile de adrese sau șirurile de bun venit, Word oferă câmpuri complexe - o combinație de câmpuri multiple. Exemplele sunt enumerate mai jos.

Câmpul Address Block este o combinație de mai multe câmpuri, inclusiv prenume, prenume, casă și stradă, oraș și cod poștal.

Câmpul Greeting String poate include unul sau mai multe câmpuri de nume, în funcție de cuvintele de salut utilizate.

Conținutul fiecărui câmp complex poate fi personalizat corespunzător. De exemplu, pentru o adresă, puteți alege un nume oficial (dl Andrey Alfirovich Jr.) și puteți utiliza „Pentru” în loc de „Dragă” în adresă.

Maparea câmpurilor de îmbinare la un fișier de date

Pentru a fi sigur că Word va găsi coloana în fișierul de date care corespunde fiecărei adrese sau articol de salut, trebuie să mapați câmpurile de îmbinare a corespondenței din Word cu coloanele din fișierul de date.

Pentru a potrivi câmpurile, selectați Selectarea câmpurilorîntr-un grup Redactarea unui document și inserarea câmpurilorîn filă Buletine informative.

Se va deschide o casetă de dialog Selectarea câmpurilor.

Elementele adresei și salutului sunt listate în stânga. Titlurile coloanelor din fișierul de date sunt listate în partea dreaptă.

Căutări prin cuvinte pentru coloana corespunzătoare pentru fiecare articol. Ilustrația arată că Word se potrivește automat cu coloana Nume de familie câmpul fișierului de date Nume de familie... Dar nu putea opune alte elemente unul altuia. Mai exact, din acest fișier de date, Word nu a găsit o potrivire pentru câmp Nume.

În lista din dreapta, puteți selecta coloana fișierului de date corespunzătoare articolului din stânga. Acum ilustrația arată că coloana Nume se potrivește cu terenul Nume... Nu este nimic în neregulă cu faptul că pentru câmpuri Recurs, Identificator unicși al doilea prenume nu s-a găsit nicio potrivire. Un document compus nu trebuie să utilizeze fiecare câmp. Dacă adăugați un câmp pentru care nu există date în fișierul de date, acesta apare în documentul principal ca substituent de text gol - de obicei o linie goală sau un câmp ascuns.

Introducerea conținutului și adăugarea câmpurilor

În documentul principal, faceți clic unde doriți să introduceți câmpul.

Folosește un grup Redactarea unui document și inserarea câmpurilorîn filă Buletine informative.

Adăugați oricare dintre următoarele elemente.

Bloc de adrese cu nume, adresa poștală și alte informații

Selectați elementul Bloc de adrese.

În caseta de dialog Inserarea unui bloc de adrese selectați elementele de adresă și formatele de afișare dorite, apoi faceți clic Bine.

Selectarea câmpurilor atunci Word nu a putut găsi unele dintre informațiile de care avea nevoie pentru blocul de adrese. Faceți clic pe săgeata de lângă (nu se potrivesc)

Linia de salut

Selectați elementul Linia de salut.

Alegeți un format de șir de salut care să includă titlul, numele și semnele de punctuație după nume.

Selectați textul liniei de salut pentru cazurile în care prenumele destinatarului nu este disponibil, de exemplu, când sursa de date nu conține numele sau prenumele destinatarului, ci doar numele companiei.

Faceți clic pe butonul Bine.

Dacă apare o casetă de dialog Selectarea câmpurilor, atunci Word nu a putut găsi unele dintre informațiile de care avea nevoie pentru șirul de bun venit. Faceți clic pe săgeata de lângă (nu se potrivesc), apoi evidențiați câmpul corespunzător din sursa de date necesară pentru îmbinare.

Câmpuri separate

Informațiile pot fi inserate din câmpuri individuale, cum ar fi numele de familie, numărul de telefon sau suma de sponsorizare. Pentru a adăuga rapid un câmp dintr-un fișier de date în documentul principal, faceți clic pe săgeata de lângă listă Inserarea unui câmp de date, apoi selectați numele câmpului.

Pentru a utiliza mai multe opțiuni atunci când inserați câmpuri individuale în document, urmați acești pași.

În fila Poștăîntr-un grup Înregistrarea și adăugarea câmpurilor alege echipa Inserați câmpul de îmbinare.

În caseta de dialog Inserarea unui câmp de date Efectuați una dintre următoarele acțiuni.

Selectați Câmpuri de adresă.

Pentru a evidenția câmpurile care folosesc întotdeauna date direct dintr-o coloană din fișierul de date, selectați Câmpurile bazei de date.

În listă Câmpuri faceți clic pe câmpul necesar.

Faceți clic pe butonul Introduce, și apoi Închide.

Dacă apare o casetă de dialog Selectarea câmpurilor atunci Word nu a putut găsi unele dintre informațiile de care are nevoie pentru a insera câmpul. Faceți clic pe săgeata de lângă (nu se potrivesc), apoi evidențiați câmpul corespunzător din sursa de date necesară pentru îmbinare.

• Câmpuri personalizate din lista de contacte Outlook

Singura modalitate de a include câmpuri personalizate ale listei de contacte în documentul principal este să porniți îmbinarea corespondenței din Outlook. În primul rând, trebuie să configurați afișarea listei de contacte folosind exact acele câmpuri care ar trebui să fie utilizate în îmbinare. După aceea, puteți începe să fuzionați. Odată ce toate setările necesare au fost făcute, Word se va deschide automat și puteți finaliza îmbinarea corespondenței.

Formatarea rezultatelor îmbinării

Pentru a formata datele conținute în document, selectați câmpul de îmbinare și formatați-l așa cum este formatat orice alt text. Selecția trebuie să includă ghilimele duble ( « » ) înconjurând câmpul.

Previzualizați și finalizați îmbinarea

După ce toate câmpurile au fost adăugate în documentul principal, puteți previzualiza rezultatele preliminare ale îmbinării. Înainte de a finaliza efectiv fuziunea, puteți revizui documentele principale și, dacă este necesar, puteți face modificările corespunzătoare.

Pentru a vizualiza, faceți una dintre următoarele în grup Vezi rezultate file Buletine informative :

Clic Vezi rezultate.

Răsfoiți fiecare document principal pagină cu pagină folosind butoanele Postarea următoareși Postarea anterioarăîntr-un grup Vizualizarea rezultatelor.

Vizualizați un anumit document folosind comanda Găsiți un destinatar.

Finalizarea fuziunii

Mai multe documente pot fi tipărite sau modificate individual. Acest lucru se poate face pentru toate documentele sau pentru un subset de documente.

Alegeți dacă doriți să editați întregul set de documente, doar copia afișată în prezent sau un subset de documente identificate prin numărul de înregistrare specificat. Word salvează copiile pe care doriți să le editați ca un singur fișier, unde sunt separate unele de altele folosind întreruperi de pagină.

Salvarea documentului principal

Rețineți că documentele compuse sunt salvate separat de cel principal. Este convenabil să păstrați documentul principal separat, deoarece poate fi util pentru îmbinări ulterioare.

Adesea, datele din foile de calcul sunt necesare pentru a fi utilizate la compilarea diverselor documente: rapoarte, scrisori, contracte etc. În acest caz, este convenabil să utilizați combinarea datelor MS Excel și MS Word.

Procedura de fuziune constă în mai multe etape.

Etapa 1. Pregătirea datelor din foile de calcul

Tabelul care urmează să fie îmbinat trebuie să îndeplinească câteva cerințe:

• nu ar trebui să existe celule îmbinate în tabel. Mai degrabă, dacă tabelul conține celule îmbinate, atunci trebuie să fiți pregătit pentru faptul că îmbinarea va fi anulată în timpul exportului și, în consecință, se formează rânduri și/sau coloane suplimentare goale, care pot încălca structura tabelului. În general, celulele îmbinate sunt rele :)
• toate coloanele trebuie să aibă nume unice care vor fi folosite în îmbinare. Dacă primul rând cu numele coloanelor lipsește din tabel, atunci primul rând de date îl va înlocui, ceea ce înseamnă că nu va participa la lista de corespondență.

Ca exemplu, să luăm un tabel cu o listă de clienți ai clubului de fitness „Excelent”.

Etapa 2. Pregătirea unui șablon de document Word

În această etapă, se formează un document în editorul de text Word, în care datele din foaia de calcul vor fi încorporate în viitor. Textul acestui document este o parte comună pentru toate e-mailurile.

Să presupunem că toți clienții al căror card de club expiră luna viitoare sunt programați să primească e-mailuri de notificare.

Textul scrisorii va fi același, cu excepția contestației, a numărului cardului de club și a datei de expirare. Aceste date vor fi importate dintr-o foaie de calcul Excel (evidențiate cu albastru)

Astfel, în această etapă, textul comun tuturor literelor este tipărit în documentul Word.

Pentru o muncă suplimentară mai convenabilă la îmbinare, se recomandă setarea parametrului Câmpuri de umbrireîn poziție Este mereu pentru a distinge câmpurile de îmbinare inserate de textul normal. Când este activat, câmpurile sunt afișate cu un fundal gri. Desigur, acest fundal nu este tipărit.

Etapa 3. Lucrarea expertului MS Word Merge

Deschideți fișierul cu scrisori în MS Word.

Cel mai simplu mod de a îmbina datele este să urmați instrucțiunile din Expertul de îmbinare. În versiuni după Word2003 Vrăjitorul de îmbinare începefolosind butonulÎncepeți să fuzionațiîn filă Buletine informative

În versiuni înainte de Word2007, ar trebui să executați comanda de meniuServiciu - Scrisori și corespondențe - Îmbinare.În plus, pentru o operare mai convenabilă versiuni înainte de Word2007, puteți afișa bara de instrumente Merge

Încă o dată, vă atrag atenția asupra faptului că antetul conține doar textul comun tuturor literelor, astfel încât recursul arată ca Respect! iar numărul și data cardului lipsesc.

Lucrarea Expertului Merge include 6 pași.

Pasul 1: selectați tipul de document pentru expediere, în cazul nostru este Scrisori
	Pasul 2: selectați un document pe baza căruia vor fi create mailinguri, acesta poate fi un document curent deschis, un șablon sau un document existent. La alegerea unei opțiuni Probă sau Document existent devine posibil să specificați fișierul dorit în Explorer. Noi alegem Document curent
Pasul 3: selectați destinatarii. În cazul nostru, sursa de date va fi un tabel Excel, ceea ce înseamnă că marchem opțiunea Folosind o listă... Apoi folosind butonul Prezentare generală... selectați fișierul dorit în Explorer
		După selectarea unui fișier, se deschide o casetă de dialog cu tabelul selectat. Dacă avem nevoie de toate înregistrările, faceți imediat clic pe OK. Dacă este necesar, puteți sorta lista, puteți filtra înregistrările necesare sau le puteți găsi folosind comenzile corespunzătoare. Capabilitățile de filtrare și căutare de aici, desigur, sunt mult mai slabe decât în ​​Excel, dar puteți face cea mai simplă selecție prin text sau valori numerice. În plus, este posibil să selectați manual înregistrările pentru distribuire folosind casetele de selectare :) În cazul nostru, trebuie să instalați un filtru după câmp Buletin informativ cu valoarea „da” (valoarea „da” apare în tabel dacă cardul clubului expiră în luna următoare). Filtrul poate fi setat făcând clic pe numele câmpului și selectând „da” sau utilizând linkul Filtru din aceeași casetă de dialog
Pasul 4: introduceți câmpurile obligatorii în document. Înainte de a alege una dintre opțiunile oferite de Expert, trebuie să plasați cursorul în textul în care doriți să introduceți datele. Dacă ați uitat să faceți acest lucru, este în regulă și câmpurile pot fi inserate oriunde în document și apoi mutate. În cazul nostru, punem cursorul după cuvântul „Respect” înainte de semnul exclamării. Deoarece avem nevoie de câmpuri separate, selectăm Alte articole...
		Deschide o casetă de dialog pentru selectarea câmpurilor de îmbinare. Selectarea unui câmp Nume, presa Introduce, la fel pentru domeniu al doilea prenume... Inchide geamul Inserați câmpuri de îmbinareși adăugați spații între câmpurile introduse. Dacă parametrul Câmpuri de umbrire setat pe pozitie Este mereu, câmpurile inserate vor fi vizibile clar pe un fundal gri. Setați cursorul după Nr., faceți clic din nou pe link Alte articole..., alege Numărul cardului de club - Introduce... În mod similar, introduceți câmpul Data expirării cardului Pe lângă câmpurile de mai sus, trebuie să introduceți sfârșitul contestației a (al-lea), care depinde de valoarea câmpului Podea... Pentru a face acest lucru, vom folosi un câmp special care vă permite să introduceți una dintre cele două valori în funcție de date. Puneți cursorul imediat după cuvântul „Respect”, apăsați butonul reguliîn filă Buletine informativeși alegeți opțiunea DACA... ATUNCI... ALTE... În versiunile anterioare Word2007, se apelează același buton Adăugați câmpul Wordși se află în bara de instrumente Combina În caseta de dialog deschisă, setați parametrii După ce facem clic pe OK, obținem rezultatul
Pasul 5: ne uităm prin literele rezultate folosind butoanele de navigare. În acest pas, puteți modifica și lista de destinatari prin filtrarea sau debifarea casetelor. Deoarece am aplicat filtrul mai devreme, au mai rămas 3 destinatari.
		Aruncând o privire mai atentă la rezultatul obținut, vedem că acesta nu corespunde deloc așteptărilor noastre. În schimb, numărul cardului de club 001768 afișat ca 1768 , iar data nu este deloc în modul nostru: mai întâi luna, apoi ziua, deși totul era în ordine în tabelul Excel. Aceleași probleme pot apărea la importarea celulelor cu numere zecimale, format valutar etc. Concluzia este dezamăgitoare: la îmbinare, formatarea numerelor și a datelor nu este păstrată. Dar există o cale de ieșire! Câmpurile documentului Word în care sunt inserate datele noastre sunt coduri care, în primul rând, pot fi vizualizate și, în al doilea rând, modificate. Pentru a vedea codul de câmp, de exemplu, cu numărul cardului de club, ar trebui să faceți clic dreapta pe el (RMB) și să selectați comanda Coduri de câmp/Valori. Obținem următoarele (MERGEFIELD „M__club_card” } Nu vom schimba codul în sine, dar vom adăuga formatul. Principiul adăugării unui format va fi clar pentru oricine este chiar puțin familiarizat cu crearea unui format personalizat în Excel. Pentru ca un număr să fie întotdeauna șase cifre, formatul trebuie să fie șase zerouri: (MERGEFIELD „M__club_card”\ # "000000"). Acum RMB din nou pe câmp - Actualizare câmp și vedem numărul în formatul necesar. Facem același lucru cu data.(MERGEFIELD „data expirării cardului” \ @ " DD. MM. YYYY ") Și obținem versiunea finală Puteți citi mai multe despre codurile câmpurilor Word în sistemul de ajutor Word sau la