Transferați date din pdf în excel. PDF în Excel - instrucțiuni de conversie

În Microsoft Office Excel, utilizatorii pot lucra cu foi de calcul. Sunt o grilă de celule care conțin informații. Pe lângă faptul că puteți completa un registru de lucru Excel, puteți efectua diverse operații matematice, puteți crea diagrame vizuale și puteți introduce alte elemente. Programul funcționează și cu date din alte surse și baze de date, iar utilizatorul poate salva rezultatul într-unul dintre mai multe formate populare.

Luăm în considerare diferite opțiuni pentru conversia fișierelor

Salvarea unui fișier Excel în PDF este folosită cel mai adesea în două cazuri - atunci când un document trebuie transferat:

• La tipografie pentru tipar;
• Pentru un alt utilizator - informațiile ar trebui furnizate într-o formă mai simplă, iar fișierul nu ar trebui să fie editabil.

În plus, documentele în format PDF pot fi deschise pe orice computer, chiar dacă pe acesta nu este instalat Excel dintr-o versiune sau alta. Convertirea unui document într-un alt format se poate face în mai multe moduri. Acestea includ utilizarea capabilităților Excel - această caracteristică a apărut pentru prima dată în versiunea 2010.

Există, de asemenea, situații în care PDF-ul trebuie convertit într-un fișier Excel. De exemplu, atunci când un coleg vă trimite date dintr-un raport sau un proiect recent sau ați descărcat un fișier al cărui autor a dorit să ușureze lectura sau să ascundă formulele Excel. În orice caz, dacă trebuie să lucrați cu documentul și să faceți modificări, acesta va trebui convertit din PDF în XLS.

Structura tabelului Excel este destul de complexă. Celulele editabile conțin nu numai informații comune, ci și formule, xref-uri și grafice. Acest factor complică circulația documentelor în program.

Pentru a crește probabilitatea ca un alt utilizator să poată deschide și citi documentul, îl puteți traduce în PDF. De asemenea, este convenabil atunci când trebuie să ascundeți de cei din afară formulele prin care anumiți indicatori au fost calculați în celulele cărții. Înainte de a trimite un fișier prin poștă sau de a-l face public, convertiți-l în PDF într-unul dintre următoarele moduri:

1. Utilizarea funcțiilor Excel încorporate;
2. Prin intermediul unui add-on oficial de la Microsoft;
3. Utilizarea serviciilor online;
4. În programul descărcat.

Documentul PDF pe care îl primiți în oricare dintre modalități va avea o structură coerentă. Poate fi deschis pe orice dispozitiv, inclusiv pe mobil și, de asemenea, nu poate fi editat de către cititor. Un astfel de fișier nu conține link-uri către resurse și formule de calcul terțe.

Cum se transformă Excel în PDF în editorul însuși

Pentru a utiliza această metodă, nu trebuie să căutați servicii terțe - online sau descărcabile. Totul se face in Excel:

1. Selectați celulele tabelului pe care doriți să le convertiți în PDF sau treceți la pașii următori dacă doriți să convertiți întreaga foaie (rețineți că documentul poate fi returnat înapoi - acest lucru nu este atât de ușor, dar întreaga structură va fi păstrată) ;
2. Faceți clic pe „Fișier”;
3. Selectați „Export”;
4. În Excel 2010, faceți clic pe „Salvare ca”, în versiunile mai noi, specificați mai întâi locația și titlul;
5. Selectați PDF din lista de formate;
6. Pentru a personaliza viitorul document, faceți clic pe „Opțiuni” - puteți seta intervalul de pagini de convertit, selectați doar anumite celule, foaia activă sau întreaga carte;
7. Alegeți o metodă de optimizare - „Standard” este potrivit pentru fișierele mici, în timp ce pentru fișierele mari va trebui să modificați parametrii;
8. Denumiți fișierul și salvați-l - se va deschide imediat în mod implicit;
9. Dacă documentul nu se deschide, este posibil ca computerul să nu accepte citirea PDF - instalați un program adecvat și verificați dacă totul s-a încărcat corect;
10. Dacă trebuie să faceți modificări, faceți-le în documentul sursă Excel, apoi convertiți-l din nou.

La salvare, puteți seta parametri suplimentari

Cum să convertiți Excel în PDF folosind programul de completare oficial al editorului

Această metodă este potrivită pentru acele cazuri în care Excel nu permite conversia, deoarece versiunea instalată nu are o astfel de opțiune. Puteți ocoli această limitare instalând un add-on (plugin) special numit „Salvare ca PDF și XPS”. Puteți descărca funcționalitatea de pe site-ul oficial Microsoft - este gratuită.

Pentru traducerea în sine aveți nevoie de:

1. După instalarea plug-in-ului, câmpul „Creează PDF/XPS” va apărea în secțiunea „Salvare” din meniul principal al Excel – selectează formatul PDF și denumește documentul;
2. Salvați acest fișier în directorul dorit de pe computer.

Pentru a face mai convenabil lucrul cu funcția, utilizați posibilitățile de selectare a celulelor sau de salvare a unei întregi pagini sau foaie, care sunt descrise în metoda anterioară.

În funcție de versiunea Office, elementele de meniu pot diferi ușor

Cum se transformă Excel în PDF folosind serviciile online

Există un număr mare de convertoare pe Internet care vă permit să convertiți XLS în PDF în câteva clicuri. Majoritatea o fac gratuit sau oferă utilizatorului un mod demo. Pentru a converti, de obicei aveți nevoie de:

1. Încărcați documentul în sistemul de service;
2. Selectați formatul în care va fi tradus documentul, dacă sunt disponibile mai multe;
3. Începeți conversia;
4. Descărcați fișierul PDF pe computer.

Toate serviciile au funcționalități similare, dar este recomandat să alegeți cele verificate, astfel încât virușii să nu intre pe computer. Cu toate acestea, metoda nu este recomandată dacă este posibilă conversia directă în Excel. Este mai dificil și durează mai mult, iar unele servicii oferă opțiuni limitate sau vă cer să plătiți pentru conversie.

Unul dintre multele exemple de instrumente online

Cum să convertiți Excel în PDF utilizând programe descărcabile de la terți

La fel ca serviciile online, astfel de programe vă permit să faceți o conversie fără a utiliza funcționalitatea Excel. Acest lucru este necesar în cazurile în care versiunea editorului nu vă permite să faceți procesul în ea. Programele funcționează pe principiul unei imprimante virtuale - vă iau fișierul „pentru tipărire”, dar în loc să emită un document pe hârtie, îl salvează într-un alt director. Cu toate acestea, în timpul procesului, puteți schimba formatul, inclusiv de la XLS la PDF.

Unul dintre cele mai bune programe de conversie în afara Excel este Universal Document Converter. Adaugă mai multe funcții de taste rapide în meniul principal al editorului pentru a facilita salvarea unui fișier într-un format diferit. După instalarea Universal Converter, puteți converti documentul Excel în PDF în câteva clicuri:

1. Accesați bara de instrumente Convertor:
2. Selectați „Convertire în PDF”;
3. Specificați numele și locația fișierului, salvați.

Această metodă, ca și în cazul serviciilor online, este recomandată pentru acele versiuni de Excel, în care este imposibil să se efectueze conversia folosind funcții încorporate.

Universal Document Converter este încorporat în program

Cum să potriviți o întreagă foaie Excel pe o singură pagină PDF

Dacă trebuie să faceți o coală a cărții Excel, ocupați o pagină în PDF și, în același timp, afișați corect:

1. Deschideți „Page Layout” în Excel, faceți clic pe săgeata care deschide opțiuni suplimentare (pictograma din colțul din dreapta jos al zonei „Page Settings”);
2. Activați elementul „Place on no more than” și specificați numărul de pagini egal cu una;
3. Faceți clic pe „OK”, imprimați fișierul în PDF utilizând funcțiile Excel, un plug-in suplimentar sau Universal Document Converter.

Este foarte ușor să potriviți un document la dimensiunea hârtiei

Cum se convertesc fișiere Excel în PDF în bloc

Dacă creați în mod regulat un număr mare de documente XLS care trebuie traduse în PDF, acest lucru se poate face folosind funcția automată. Va face treaba mai repede și nu trebuie să faceți totul manual.

Această caracteristică este disponibilă în Universal Document Converter. Pentru a-l activa, trebuie să faceți setările:

1. Când salvați un document, selectați programul dintre imprimante;
2. Faceți clic pe „Modificați setările”;
3. Specificați formatul PDF în parametrii documentului final;
4. Pentru a începe conversia lot, faceți clic pe „Start”;
5. Documentele curente și ulterioare vor fi salvate în forma dorită - aceasta poate fi anulată în aceleași setări.

De asemenea, puteți utiliza software-ul descărcabil Folder Mill, care este capabil să gestioneze o mare varietate de formate de fișiere din surse externe. A fost creat pentru a simplifica munca angajaților companiei care au fost nevoiți să convertească totul manual. Folosiți Folder Mill - în setări, specificați că fișierele sunt convertite în PDF, după care va începe conversia automată.

Aplicația este relevantă pentru un număr mare de documente convertite

Cum să protejați fișierul PDF rezultat cu o parolă

Protecția accesului fără codul corespunzător este necesară pentru a preveni citirea fișierului de către terți. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să utilizați și Universal Document Converter. Pentru a activa protecția aveți nevoie de:

1. Deschideți documentul solicitat în format XLS în Excel;
2. Faceți clic pe „Imprimare”, selectați Universal Converter ca imprimantă și selectați „Proprietăți”;
3. Configurați funcția astfel încât documentul de ieșire să fie în PDF - acest lucru se face în „Format fișier”;
4. În zona „PDF Standard”, selectați elementul „Protecție cu parolă” și introduceți codul secret;
5. Dacă mai târziu trebuie să adăugați pagini în documentul protejat prin parolă, nu modificați codul secret în sine (dacă fișierul nu a avut inițial protecție, nu-l instalați pe pagini noi);
6. Faceți clic pe „OK”, imprimați documentul Excel ca PDF utilizând convertizorul.

Cum se convertesc PDF în Excel

Situațiile opuse, când trebuie să convertiți PDF în Excel, se întâmplă dacă vi s-a trimis un fișier, al cărui autor nu a ținut cont de faptul că doriți să editați. În plus, PDF-urile sunt adesea singurul format disponibil atunci când descărcați diferite tabele de prețuri ale companiei. Sunt concepute pentru a face fișierul disponibil pe orice sistem, chiar dacă nu există Excel pe dispozitiv.

Spre deosebire de conversia inițială a unui tabel Excel într-un PDF, procedura inversă este mai complexă. Cu toate acestea, poate fi efectuată și în editor - pentru aceasta trebuie să utilizați una dintre cele două opțiuni:

1. Funcția „Text după coloană” în Microsoft Office Excel (este necesar și Acrobat Reader);
2. Convertor online;
3. Program de conversie descărcabil.

Cum se convertesc PDF în Excel cu opțiunea Text prin coloane

Popularul vizualizator Adobe oferă o astfel de oportunitate.

Această metodă nu necesită descărcarea de programe speciale sau utilizarea serviciilor online - Acrobat Reader, care este disponibil pe aproape orice computer, este suficient. Pentru a converti aveți nevoie de:

1. Deschideți PDF în Acrobat Reader;
2. Salvați ca text simplu folosind „Fișier” - „Salvare în alții” - „Text” (sau „Fișier” - „Salvare ca” - „Tip fișier” - „Fișier text”);
3. Specificați un nume și un director pentru salvare, faceți clic pe „Salvare”;
4. Apoi, deschideți un document text și transferați fișierele din acesta într-un nou fișier Excel - lipiți în celula A1;
5. Utilizați funcția de distribuție automată - „Date” - „Lucrul cu date” - „Text pe coloane”;
6. Se va deschide fereastra „Expert text”, unde în secțiunea „Format de date sursă” trebuie să selectați „Cu delimitatori”, apoi „Următorul”;
7. Setați un spațiu ca caracter separator, eliminați restul semnelor;
8. Specificați orice coloană în „Parsing Sample”, selectați „Text” în „Column Data Format”;
9. Repetați pașii anteriori pentru fiecare coloană din probe;
10. Faceți clic pe „Finalizare” pentru a finaliza procedura - datele din PDF vor fi sortate pe coloane în Excel.

Secvența operațiilor constă din mai multe etape

Cum se convertesc PDF în Excel folosind serviciile online

Există multe programe pe Internet pentru conversia XLS în PDF. Spre deosebire de acțiunea inversă, această conversie este de obicei mai ușor de utilizat serviciul. De obicei, procedura este următoarea:

1. Încărcați PDF-ul în sistemul de conversie (pentru cel mai bun rezultat, utilizați fișierele care au structura tabelului păstrată);
2. Selectați formatul dorit și începeți conversia;
3. Când procesul este finalizat, descărcați documentul primit.

În multe programe există o limită a cantității de date sau a numărului de fișiere care sunt oferite pentru a fi eliminate prin obținerea accesului plătit. Unele servicii necesită să introduceți o adresă poștală pentru a trimite un fișier către aceasta. Cel mai probabil, va trebui să aduceți tabelul la aspectul dorit, deoarece serviciile rareori fac față formatării - în special documentelor complexe. Cu toate acestea, ei fac cea mai mare parte a muncii și necesită doar câteva clicuri pentru a începe conversia.

Exemplu de serviciu de conversie online

Cum se convertesc PDF în Excel folosind un program descărcabil

Există un număr mare de convertoare pe care le puteți descărca pentru utilizare. De obicei cele mai eficiente sunt plătite. Merită să le cumpărați dacă trebuie să lucrați cu un număr mare de documente. De obicei, procesul decurge cam așa:

1. Deschideți fișierul PDF necesar sau apelați meniul contextual pentru acesta la locație;
2. Alegeți funcția de conversie, formatul final, numele și directorul;
3. Conversia.

Rezultat

Documentele PDF sunt foarte populare deoarece pot fi deschise pe orice computer. Conversia XLS în PDF este necesară pentru a facilita rularea pe diferite dispozitive, pentru a facilita citirea și pentru a preveni editarea și vizualizarea proprietăților celulelor tabelului. Transformarea inversă este necesară pentru a lucra cu datele tabelului în interfața Excel.

Dimensiunea maximă a fișierului!”

Fișierul pe care l-ați selectat depășește dimensiunea maximă permisă de fișier de 10 MB. Nu a fost adăugat.

Dacă doriți să creșteți limita la 20 MB, înregistrați-vă gratuit. Și, dacă aveți nevoie de mai multe, vă puteți abona la Hipdf Pro și obțineți până la 50 MB.

Autentificare Înregistrare

Dimensiunea maximă a fișierului!”

Fișierul pe care l-ați selectat depășește dimensiunea maximă permisă de fișier de 20 MB. Nu a fost adăugat.

Dacă doriți să creșteți limita la 50 MB, faceți upgrade la Hipdf Pro.

((mutiExceddsTip))

Fișierul pe care l-ați selectat depășește numărul maxim de pagini permis. Nu a fost adăugat.

Dacă doriți să vă măriți limitele la 100 de pagini, vă rugăm să vă înregistrați gratuit. Și dacă aveți nevoie de mai multe, vă puteți abona la Hipdf Pro și puteți obține până la 2000 de pagini.

Autentificare Înregistrare

Numărul maxim de pagini a fost depășit!

Fișierul pe care l-ați selectat depășește numărul maxim de pagini permise. Nu a fost adăugat.

Dacă doriți să creșteți limita la 2000 de pagini, accesați pachetul Hipdf Pro.

((mutiExceddsTip))

Abonează-te la Hipdf Pro Nu, mulțumesc

((fișier.nume_fișier | subLengthStr (80)))

Conversie în curs%...

Această funcție este disponibilă numai pentru abonații Hipdf Pro

Abonați-vă la Hipdf Pro Convertiți fără OCR