Cum se acordă forță juridică corespondenței electronice. Conceptul de „bcc”, a învăța să nu faci prostii

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, aceasta este:

• Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau puteți strica prima impresie.
• Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, dacă ești expert în acest instrument, îți poți face viața mult mai ușoară.
• O distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să ajungă la tine, să-ți distragă atenția și să te rătăcească prin e-mail.

Din această perspectivă, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem cu ceva simplu.

Formatarea unei scrisori

Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că îl voi folosi ca exemplu. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Unii s-ar putea să nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

• La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
• Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
• Copie ascunsă: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut celorlalți destinatari ai scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Gresit în e-mailurile în masă, indicați destinatarii utilizând câmpurile „Copiere” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori care listează 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni care se cunosc. Ce se întâmplă dacă pe listă există companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, la maximum, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face acest lucru.

Subiectul scrisorii

Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea (uneori în mod sensibil) despre importanța subiectului e-mailului pe blogurile lor corporative. Dar cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Discutăm despre corespondența zilnică de afaceri. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau FWD, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.

Douăzeci de scrisori reprezintă volumul de corespondență de o zi pentru un manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, uneori numărul lor de scrisori depășește 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul unui e-mail?

Greșeala #1 : Numai numele companiei în subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, probabil că nu sunteți singurul din compania dumneavoastră care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : strigător, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul unui subiect al unui e-mail de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvintelor au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor, cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm mai multe decizii secvenţial.

O chestiune de politețe . La începutul scrisorii te poți estompa în plăcere sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, au trecut mai bine de două luni de când ți-am vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și chiar nu am dormit ceva. nopți, gândind.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a scrie o astfel de introducere, cât și din punct de vedere al timpului interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu un eseu în genul epistolar pentru un concurs sau o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Respectăm timpul nostru și al destinatarului!

Are sens doar să te prezinți și să-ți amintești circumstanțele cunoștinței tale în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la o expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței în curs, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.

Recurs . Întotdeauna am fost îngrijorat de întrebarea cui să mă adresez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Recent am scris o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără îndoială, am scris „Bună, Anna” și nu mi-am făcut griji. Dar un astfel de noroc nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună, colegi!”

Pentru mine, folosesc regula de a adresa după nume persoana din câmpul „Către”. Și nu-i contactați deloc pe cei din copie. Această regulă vă permite, de asemenea, să determinați mai exact (unul!) destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare . Adesea corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Se consideră o bună practică să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când revii la această corespondență o săptămână mai târziu, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos, coborând după dată.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont” → „Compunere și adresare”. Ar trebui să fie așa.

Scopul scrisorii . Există două tipuri de scrisori de afaceri:

• când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
• iar când vrem ceva de la interlocutorul nostru. De exemplu, pentru ca acesta să aprobe factura atașată la plată.

De regulă, există de multe ori mai multe scrisori încurajatoare decât scrisori de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul trebuie să fie însoțit de un nume și să fie ultima propoziție din scrisoare.

Gresit : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână.”

Dreapta : „Porfiry Petrovici, eu am ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.

Semnătura în text . Ea trebuie să fie. În plus, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a semnăturii, de exemplu clasicul „Cu drag, …”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.

Dacă să scrieți sau nu contactele în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările, asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc ca urmare a comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Vă rugăm să indicați implicit în corpul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul limită trebuie să fie real (nu ar trebui să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil din punct de vedere fizic să citească și să acționeze pe baza scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” vă scutește de responsabilitatea pentru non-răspunsul interlocutorului. Ca întotdeauna, trebuie să abordați cu înțelepciune utilizarea acestei funcții. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l streseze puțin sau să-l determine să nu răspundă la scrisoare chiar acum, ci să te facă să aștepți până vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, propuneri comerciale, estimări, grafice, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : investiție uriașă. Primesc adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de e-mail al corespondentului se va bloca aproape sigur câteva minute într-o încercare zadarnică de a încărca o previzualizare a atașamentului. Și Doamne ferește că destinatarul încearcă să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Verificați dimensiunea investiției. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.

Ce să faci dacă depășește?

• Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, PDF și 300 dpi produc scanări destul de lizibile.
• Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip archiver. Unele fișiere se comprimă perfect.
• Ce să faci dacă atașamentul este mare și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Depozitele de informații din cloud vor veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocarea în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată ce noi în companie pregăteam o propunere comercială în numele lui... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu un proiect de CP pentru aprobare, iar atașamentul includea un fișier numit „ForFedi.docx”. Managerul care mi-a trimis asta a avut un dialog care a fost cam așa:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați acest om respectat și să-l numiți Fedya în față?

Cumva, nu, este un om respectat, toată lumea îl numește după prenume și patronim.

De ce ai numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi folosind acest CP?

Aveam de gând să-l redenumesc mai târziu...

De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuzul unui potențial client - sau să vă creați un plus de muncă prin redenumirea fișierului? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fyodor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, avem mai mult sau mai puțin rezolvat e-mailul ca „persoană”. Să trecem la a privi e-mailul ca pe un instrument de lucru eficient și să vorbim despre componenta sa de distragere a atenției.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin înăsprirea regulilor și introducerea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosiri de corespondență. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, o pictogramă de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a literei. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al e-mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două din viața ta.

Unii oameni au putere de voință puternică care le permite să nu fie distrași de notificări, dar oamenii obișnuiți sunt mai bine să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozilla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum poți înțelege că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru a vă sorta corespondența, a vă deschide clientul de e-mail și a vedea toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și scrisorile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente în poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (acest departament are propriile reguli pentru lucrul cu poșta).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul dvs. de e-mail și veți procesa corespondența urgentă. Toți specialiștii în gestionarea timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară un răspuns standard la e-mail în 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - să nu vă așteptați la răspunsuri instantanee prin e-mail de la interlocutorul dvs. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum am pornit clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când mergem la poștă și ne angajăm într-o activitate numită „sortarea e-mailurilor”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar comenta și ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Odată ce începeți să sortați în căsuța de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distrași de nimic până când nu goliți acest dosar.

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar evidențiați și apăsați Delete pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

1. Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspunde imediat.
2. Trebuie să răspundeți, dar pregătirea unui răspuns va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru o vreme. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți scrisoarea și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subdosarul „0_Run”.
3. După ce ați răspuns rapid la o scrisoare, o transformați într-o sarcină sau pur și simplu o citiți, trebuie să decideți ce să faceți mai departe cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele de stocare pe termen lung pe care le am.

• 0_Execută. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune aici scrisori care necesită o muncă detaliată. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat pentru aceasta.
• 1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
• 2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există relații curente. Desigur, a fost creat un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații Neb legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
• 3_Muzeul. Aici am pus acele litere pe care ar fi păcat să le șterg, iar beneficiul lor nu este evident. Aici sunt mutate și folderele cu proiecte închise din „2_Projects”. Pe scurt, „Muzeul” stochează primii candidați pentru eliminare.
• 4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, rapoarte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătoriile efectuate. Dosarul are multe asemănări cu folderele „2_Projects” și „1_Reference”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” există informații moarte, iar în „2_Proiecte” există informații live.
• 5_Cunoștințe. Aici am pus doar newslettere cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în Thunderbird există o casetă de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să fac asta în mod conștient, așa că jos cu steagul! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru organizarea automată a scrisorilor obișnuite din diverse sisteme în foldere, adică scrisori care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)

Astăzi, instanțele acceptă adesea corespondența electronică ca probe scrise. Cu toate acestea, pentru a face acest lucru, trebuie să aibă forță juridică. Între timp, reguli și metode clare și uniforme pentru determinarea legitimității corespondenței virtuale nu au fost încă dezvoltate, ceea ce duce la un număr mare de probleme.

Să ne uităm la mai multe moduri de a acorda forță legală e-mailurilor.

Au trecut de mult vremurile în care singurele mijloace de comunicare erau scrisorile scrise pe hârtie. Dezvoltarea relațiilor economice între entitățile economice nu mai este de conceput fără utilizarea tehnologiei informației. Acest lucru este valabil mai ales atunci când contrapărțile sunt situate în orașe sau chiar țări diferite.

Comunicarea prin intermediul comunicațiilor electronice ajută la reducerea costurilor materiale și, de asemenea, vă permite să dezvoltați rapid o poziție comună asupra unor probleme specifice.

Cu toate acestea, un astfel de progres nu trebuie privit doar din partea pozitivă. Adesea apar diverse dispute între subiecții relațiilor economice, se adresează instanțelor de judecată. Instanța se pronunță pe baza aprecierii probelor furnizate de părți.

Totodată, se analizează relevanța, admisibilitatea, fiabilitatea fiecărei probe în parte, precum și suficiența și interconectarea probelor în totalitatea lor. Această regulă este consacrată atât în ​​Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse (clauza 2 a articolului 71), cât și în Codul de procedură civilă al Federației Ruse (clauza 3 a articolului 67). În procesul de determinare a admisibilității și a fiabilității probelor furnizate, instanța pune adesea întrebări, a căror soluție afectează în mod semnificativ soluția cauzei.

Utilizarea managementului documentelor electronice în relațiile dintre entitățile comerciale este reglementată de normele Codului civil al Federației Ruse. În special, la paragraful 2 al art. 434 prevede: un acord în scris poate fi încheiat prin schimbul de documente prin comunicare electronică, ceea ce face posibilă stabilirea în mod credibil că documentul provine de la o parte la acord.

În conformitate cu paragraful 1 al art. 71 Codul de procedură civilă al Federației Ruse și paragraful 1 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, dovada scrisă este corespondența comercială care conține informații despre circumstanțe relevante pentru examinarea și soluționarea cazului, făcută sub forma unei înregistrări digitale și primită prin comunicare electronică.

Pentru a utiliza documente electronice în procedurile judiciare, trebuie îndeplinite două condiții. În primul rând, după cum sa indicat deja, ele trebuie să aibă forță juridică. În al doilea rând, documentul trebuie să fie lizibil, adică trebuie să conțină informații care să fie în general inteligibile și accesibile percepției.

Această cerință decurge din regulile generale de procedură judiciară, care presupun percepția imediată de către judecători a informațiilor din sursele de probă.

Adesea, instanța refuză să admită ca probe în cauză materialele corespondenței electronice care nu îndeplinesc condițiile de mai sus, iar ulterior ia o hotărâre care nu întrunește cerințele legale ale părții interesate.

Să luăm în considerare principalele modalități de legitimare a corespondenței electronice înainte și după începerea procedurilor.

Lucrul cu un notar

Dacă procedurile nu au început încă, apoi pentru a da forță juridică corespondenței electronice, trebuie să implicați un notar. La paragraful 1 al art. 102 din Fundamentele Legislației Notariale (Fundamentele) precizează că, la cererea părților interesate, notarul furnizează probele necesare în instanță sau organ administrativ dacă există motive de a crede că, ulterior, furnizarea probelor va deveni imposibilă sau dificilă. Iar la paragraful 1 al art. 103 din Fundamentele prevede că pentru asigurarea probelor, notarul verifică probele scrise și materiale.

Potrivit paragrafului 2 al art. 102 În esență, un notar nu face probe într-o cauză care, în momentul în care părțile interesate îl contactează, este în curs de soluționare de către o instanță sau un organ administrativ. În caz contrar, instanțele recunosc corespondența electronică legalizată drept probă inadmisibilă (Rezoluția A IX-a AAS din 11 martie 2010 nr. 09AP-656/2010-GK).

Merită amintit că, în baza părții 4 a art. 103 Fundamentele, furnizarea probelor fără notificarea uneia dintre părți și părțile interesate se efectuează numai în cazuri urgente.

În vederea verificării probelor se întocmește un proces-verbal care, pe lângă o descriere detaliată a acțiunilor notarului, trebuie să conțină și informații despre data și locul inspecției, notarul care efectuează controlul, părțile interesate care participă la aceasta. , și, de asemenea, enumerați circumstanțele descoperite în timpul inspecției. E-mailurile în sine sunt tipărite și depuse cu un protocol, care este semnat de persoanele care participă la inspecție, de către un notar și sigilat cu sigiliul acestuia. În virtutea Deciziei Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 23 aprilie 2010 Nr. VAS-4481/10, protocolul notarial pentru inspecția unei căsuțe poștale electronice este recunoscut ca probă adecvată.

În prezent, nu toți notarii oferă servicii de certificare a e-mailurilor, iar costul acestora este destul de mare. De exemplu: unul dintre notarii din Moscova percepe 2 mii de ruble pentru o pagină a părții descriptive a protocolului.

O persoană interesată să furnizeze dovezi se adresează unui notar cu o cerere corespunzătoare. Ar trebui să indice:

• dovezi care trebuie asigurate;
• circumstanțele care sunt susținute de aceste probe;
• motivele pentru care sunt necesare probe;
• la momentul contactării unui notar, cazul nu este soluționat de o instanță de jurisdicție generală, o instanță de arbitraj sau un organ administrativ.

Având în vedere procesul tehnic de transmitere a e-mailurilor, locurile în care este detectat e-mail-ul pot fi computerul destinatarului, serverul de corespondență expeditor, serverul de corespondență destinatar sau computerul persoanei căreia i se adresează corespondența electronică.

Notarii inspectează conținutul unei căsuțe poștale electronice fie de la distanță, adică folosesc accesul de la distanță la un server de e-mail (poate fi serverul unui furnizor care furnizează un serviciu de comunicații electronice în baza unui contract; un server de e-mail al unui registrator de nume de domeniu sau un server de poștă internet gratuit), sau direct de pe computerul persoanei interesate, pe care este instalat un program de e-mail (Microsoft Outlook, Netscape Messenger etc.).

În timpul unei inspecții de la distanță, pe lângă cerere, notarul poate avea nevoie de permisiunea registratorului de nume de domeniu sau a furnizorului de internet. Totul depinde de cine susține exact funcționarea cutiilor poștale sau a unui server de poștă electronică conform contractului.

Certificare de la furnizor

Rezoluții A IX-a AAS din 06.04.2009 Nr. 09AP-3703/2009-AK, din 27.04.2009 Nr. 09AP-5209/2009, FAS MO din 13.05.2010 Nr. KG-A41/4 -10 prevăd că instanțele de judecată recunosc și admisibilitatea corespondenței electronice, în cazul în care aceasta este certificată de furnizorul de servicii de internet sau de registratorul numelui de domeniu care sunt responsabil cu gestionarea serverului de e-mail.

Furnizorul sau registratorul de nume de domeniu certifică corespondența electronică la solicitarea unei părți interesate numai dacă administrează serverul de e-mail și acest drept este specificat în contractul de servicii.

Cu toate acestea, volumul corespondenței electronice poate fi destul de mare, ceea ce, la rândul său, poate complica procesul de furnizare a documentelor pe hârtie. În acest sens, instanța permite uneori furnizarea de corespondență electronică pe medii electronice. Astfel, Curtea de Arbitraj din Regiunea Moscova, pronunțând o Hotărâre din 1 august 2008 în dosarul nr. A41-2326/08, s-a referit la admisibilitatea corespondenței electronice furnizate instanței pe patru CD-uri.

Însă la examinarea cauzei în instanța de apel, a X-a AAC, prin Hotărârea sa din 10.09.2008 în dosarul nr. A41-2326/08, a recunoscut ca neîntemeiată trimiterea la corespondența electronică și a anulat hotărârea instanței de fond. de exemplu, cu precizarea că partea interesată nu a depus niciun document prevăzut de contractul încheiat între părți.

Astfel, e-mailurile referitoare la subiectul litigiului trebuie depuse la instanță în scris, iar toate celelalte documente pot fi depuse pe suport electronic.

Confirmarea conținutului scrisorilor prin trimiterea la ele în corespondența de hârtie ulterioară va ajuta la dovedirea faptelor menționate în corespondența virtuală. Utilizarea altor probe scrise este reflectată în Rezoluția celui de-al nouălea AAS din 20 decembrie 2010 nr. 09AP-27221/2010-GK. Între timp, instanța, la examinarea cauzei și la aprecierea probelor furnizate de părți, are dreptul să nu considere admisibilă corespondența pe hârtie cu legături către corespondența electronică.

El ia doar în considerare și ia o decizie pe baza unei analize cuprinzătoare a tuturor probelor prezentate.

Obțineți ajutor de la un expert

Dacă procedurile au început deja, atunci pentru a da forță juridică corespondenței electronice este necesară exercitarea dreptului de atragere a unui expert. La paragraful 1 al art. 82 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse prevede că, pentru a clarifica problemele care apar în timpul examinării unui caz care necesită cunoștințe speciale, instanța de arbitraj desemnează o examinare la cererea unei persoane care participă la caz sau cu consimțământul persoanelor care participă la acesta.

Dacă numirea unei examinări este prevăzută de lege sau de un contract, sau este necesară pentru verificarea unei cereri de falsificare a probelor prezentate sau dacă este necesară o examinare suplimentară sau repetată, instanța de arbitraj poate desemna o examinare din proprie inițiativă. Numirea unei examinări în scopul verificării probelor prezentate este prevăzută și la art. 79 Codul de procedură civilă al Federației Ruse.

Într-o cerere de numire a unei expertize medico-legale, este necesar să se indice organizația și experții specifici care o vor efectua, precum și gama de probleme pentru care partea interesată a decis să se adreseze instanței de judecată pentru a dispune o examinare. În plus, ar trebui furnizate informații despre costul și momentul unei astfel de examinări, iar suma totală de plătit pentru aceasta ar trebui depusă la instanță. Expertul implicat trebuie să îndeplinească cerințele stabilite pentru el la art. 13 din Legea federală „Cu privire la activitățile experților criminaliști de stat în Federația Rusă”.

Anexarea la materialele cauzei ca dovadă a opiniei unui expert cu privire la autenticitatea corespondenței electronice este confirmată de practica judiciară (Decizia Curții de Arbitraj din Moscova din 21.08.2009 în dosarul nr. A40-13210/09-110-153; Rezoluție al Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 20.01.2010 Nr. KG-A40 /14271-09).

Pe baza contractului

La paragraful 3 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse notează că documentele primite prin comunicare electronică sunt recunoscute ca probe scrise dacă acest lucru este specificat în acordul dintre părți. În consecință, este necesar să se precizeze că părțile recunosc forța juridică egală a corespondenței și documentelor primite prin fax, internet și alte mijloace electronice de comunicare ca originalele. În acest caz, acordul trebuie să specifice adresa de e-mail de la care va fi trimisă corespondența electronică și informații despre persoana autorizată autorizată să o efectueze.

Contractul trebuie să stipuleze că adresa de e-mail desemnată este utilizată de părți nu numai pentru corespondența de lucru, ci și pentru transferul rezultatelor lucrărilor, ceea ce este confirmat de poziția Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova în Rezoluția nr. KG- A40/12090-08 din 12 ianuarie 2009. În Decretul A IX-a AAS din 24 decembrie 2010 Nr. 09AP-31261/2010-GK subliniază că contractul trebuie să prevadă posibilitatea utilizării e-mail-ului pentru aprobarea specificațiilor tehnice și formularea pretențiilor privind calitatea serviciilor prestate și a lucrărilor efectuate.

În plus, părțile pot prevedea în contract că notificările și mesajele trimise prin e-mail sunt recunoscute de către acestea, dar trebuie confirmate suplimentar într-un anumit termen prin curier sau poștă recomandată (Rezoluția CAA a XIII-a din 25 aprilie 2008 nr. A56). -42419/2007).

Pentru a rezuma, putem spune că astăzi există o practică ca instanțele să folosească corespondența electronică ca probe scrise. Cu toate acestea, ținând cont de cerințele legislației procesuale privind admisibilitatea și credibilitatea probelor, corespondența virtuală este luată în considerare de instanță numai dacă are forță juridică.

În acest sens, apar un număr mare de probleme, întrucât nu s-a format încă o metodologie unificată pentru determinarea legitimității corespondenței electronice. Dreptul unei părți interesate de a contacta un notar pentru a obține dovezi este consacrat, dar nu există un act normativ al Ministerului Justiției al Federației Ruse care să reglementeze procedura de furnizare a unor astfel de servicii de către notari. Ca urmare, nu există o abordare unică pentru determinarea valorii acestora și formarea unui mecanism clar pentru implementarea acestui drept.

Există mai multe modalități de a da corespondenței electronice forță juridică pentru a o prezenta ca probă în instanță: asigurarea corespondenței electronice de la un notar, certificarea de la un furnizor de internet, prin trimitere la e-mailuri în corespondența pe hârtie ulterioară, precum și confirmarea autenticității acestora de către examinarea criminalistică.

O abordare competentă a furnizării în timp util a corespondenței electronice ca dovezi scrise va permite entităților comerciale să își restabilească pe deplin drepturile încălcate atunci când rezolvă litigiile.

Probabil ai observat deja astala primirea scrisorilor de la unii autoriîn secțiunea „către” există o listă cu câteva zeci de e-mailuri ale unor persoane diferite. Mai mult, nici tu, nici aceste persoane nu și-au dat acordul ca aceste e-mailuri să fie „expuse”. Desigur, unii dintre destinatari se vor dezabona de la această listă de corespondență (ne-am săturat cu toții de fluxul de spam către e-mailurile noastre). Dar un lucru este cert - toți destinatarii îl vor trata pe autorul buletinului informativ ca pe o persoană neprofesionistă. Și este puțin probabil să fie de acord să accepte oferta lui.

Cum poți să faci asta pentru a nu trimite o scrisoare fiecărui destinatar separat și în același timp „să nu strălucească înaintea tuturor”?
Aproape orice serviciu de e-mail vă permite să faceți acest lucru.

Să luăm în considerare această oportunitate folosind exemplul celei mai populare adrese de e-mail pentru corespondența de afaceri: gmail.com

De obicei, utilizați fereastra Scriere pentru a trimite un e-mail. Făcând clic pe ea, vedeți o nouă fereastră „Mesaj nou”, în care introduceți tot ceea ce este necesar pentru a crea și trimite scrisoarea în sine.

De obicei, inserăm e-mailurile destinatarilor noștri în fereastra „Destinatari”.

Copie înseamnă „copie exactă”. Acest câmp este folosit atunci când doriți pur și simplu să trimiteți un e-mail unei persoane care nu este destinatarul principal. În acest fel, puteți ține persoana la curent în timp ce îi spuneți că nu trebuie să răspundă la e-mail. Dar toți destinatarii acestei scrisori își văd adresele (și chiar numele).

Bcc înseamnă „o copie exactă ascunsă”. Funcționează la fel ca Cc, dar acest câmp ascunde toate adresele destinatarilor.

Astfel, folosirea acestui câmp este una dintre cele mai bune modalități de a trimite un e-mail unui număr mare de persoane și de a păstra confidențialitatea. Asta înseamnă că nu îți vei distruge relația cu ei. Folosind această funcție, puteți introduce până la 30 de e-mailuri. Aceasta înseamnă că printr-un singur clic pe un buton puteți trimite această scrisoare către 30 de destinatari simultan, fără a le afișa e-mailurile.

Și, dacă este necesar, puteți introduce o imagine în corpul scrisorii ( 4 ) sau atașați un fișier ( 5 ).

Acest e-mail este cel care oferă numărul maxim de oportunități de editare.

În mod similar, puteți trimite o scrisoare către mai mulți destinatari în același timp prin e-mail yandex.ru.

Numai că există mai puține opțiuni pentru editarea textului scrisorii din acest e-mail. Prin urmare, voi arăta doar procedura necesară pentru trimiterea scrisorilor.

Faceți clic pe „Scrieți” și apoi în fereastra „Către” ( 1 ) introduceți e-mailul primului destinatar, apoi selectați funcția „Copiere” ( 2 ) sau „Bcc” ( 3 ). În funcție de dacă doriți ca toți destinatarii scrisorii dvs. să vadă toate e-mailurile sau să-și păstreze dreptul la confidențialitatea adreselor, selectați una dintre funcții. Pentru a adăuga fiecare e-mail următor pe listă, trebuie să faceți clic pe butonul cu imaginea unui bărbat cu semnul plus în față ( 4 ). Apoi puteți selecta destinatarii obișnuiți din lista derulantă sau puteți introduce manual e-mailurile acestora.

Imaginile pot fi descărcate de pe Yandex Disk și fișierele pot fi atașate ca de obicei.

Faceți clic pe butonul „Scrie”, apare o fereastră în care atunci când dați clic în fereastra „Către” ( 1 ), apare o listă derulantă cu o listă a destinatarilor dvs. obișnuiți ( 2 ). Puteți alege din această listă ceea ce aveți nevoie. Sau doar introduceți e-mailul dorit destinație manual.

Instrucțiuni

Dacă utilizați o aplicație instalată pe sistemul dvs. de operare pentru a trimite e-mailuri (de exemplu, Microsoft Outlook sau The Bat!), atunci lansați-o și creați un mesaj pe care doriți să-l trimiteți mai multor destinatari.

Listați adresele de e-mail ale tuturor destinatarilor în câmpul Către. Tastați-le pe o singură linie, separate prin virgulă și spațiu. Puteți folosi punct și virgulă (;) în loc de virgulă. Dacă toate adresele de care aveți nevoie sunt în agenda clientului dvs. de e-mail, atunci în loc să o introduceți manual, o puteți utiliza. În funcție de programul pe care îl utilizați, această acțiune poate fi organizată în diferite moduri - de exemplu, în aplicația The Bat, faceți clic pe pictograma din partea dreaptă a câmpului „Către”, iar apoi în fereastra care se deschide, trageți toate adresele necesare din câmpul din stânga la dreapta. O altă opțiune este să bifați casetele de selectare ale liniilor de listă dorite și apoi să faceți clic pe butonul săgeată dreapta.

Puteți utiliza câmpurile Cc și Bcc în același mod. Principala diferență între plasarea unei liste de destinatari în câmpurile „Către” și „Cc” este ordinea de sortare și ușurința în căutarea mesajelor care au fost deja trimise. Dacă mai târziu trebuie să găsiți textul acestui mesaj, este mai ușor să îl căutați de către destinatarul principal în câmpul „Către”, decât după întreaga listă, care este mai bine plasată în câmpul „Cc”. Linia „Bcc” diferă de linia „CC” prin faptul că lista plasată în ea nu va fi vizibilă pentru niciun destinatari.

Faceți clic pe butonul de trimitere pentru un mesaj pregătit cu o listă completă de destinatari, iar aplicația va începe să trimită mesajul.

Dacă utilizați un serviciu de e-mail găzduit pe un server de Internet (de exemplu, Gmail.com sau Mail.ru), atunci completarea câmpurilor descrise la al doilea și al treilea pas trebuie făcută în browser, iar numele și scopurile acestora sunt de obicei la fel cu cele folosite in clientul de mail. Dacă serviciul dvs. de e-mail este gratuit, atunci cel mai probabil are o limită a numărului de destinatari - de exemplu, Mail.ru nu ar trebui să depășească 15. Verificați restricțiile corespunzătoare ale serviciului dvs. înainte de a trimite mesaje.

Surse:

• Cum să trimiți 1000 de e-mailuri

Se întâmplă că trebuie să trimiteți mai multe mesaje o dată. De obicei, așa sunt distribuite glumele, anunțurile și alte informații. Există servicii și programe speciale pentru aceasta. Îți vor trimite mesajele într-o clipă.

Vei avea nevoie

• - calculator;
• - Internet;
• - programul ePochta Mailer 4.2
• - în plus, programul ePochta Subscription Manager

Instrucțiuni

De exemplu, vă puteți înregistra pe site-ul pistonposter.com. Acest serviciu este stabil. Aici aveți ocazia să vă creați propriile bloguri. Accesați secțiunea „Proiecte”. Introduceți textul pe care intenționați să îl distribuiți. De asemenea, puteți găsi opțiunea Acțiune, sub care există mai multe pictograme. Selectați o imagine cu frunză. Va apărea fereastra Trimiteți mesaj. Specificați unde și cui va fi trimis al dvs. și faceți clic pe butonul „Trimite”.

Pe rețeaua socială Vkontakte puteți trimite și mai multe mesaje simultan mesaje. Pentru a face acest lucru, accesați secțiunea „Mesajele mele” și faceți clic pe butonul „Scrieți un mesaj”. Introdu textul de care ai nevoie și în câmpul „Destinatar”, selectează-i pe cei cărora vrei să le trimiți scrisorile.

ePochta Mailer 4.25 – pentru trimitere mesaje. Permite trimiterea de corespondență în masă către destinatari. Descărcați și instalați-l pe . Îl găsiți pe site-ul soft.softodrom.ru. Importați e-mailurile necesare și numele destinatarilor dvs. în el. Adăugați textul de trimis. După aceasta, faceți clic pe butonul „Start”. În câteva secunde, toate mesajele vor fi livrate.

Dacă adăugați numele unui destinatar la Bcc(copie oarbă carbon) într-un mesaj de e-mail, o copie a mesajului este trimisă destinatarului pe care îl specificați. Destinatarii adăugați în caseta Bcc nu vor fi afișați altor destinatari care primesc mesajul.

După ce porniți Bcc caseta, apare de fiecare dată când creați un mesaj până când acesta este dezactivat. Opțiunea de a activa câmpul Cco poate fi găsită în două locații, în funcție de faptul că compuneți un mesaj nou sau răspundeți sau redirecționați un mesaj.

Dezactivează Bcc

Puteți dezactiva Bcc

Vedeți destinatarii BCC

Bcc Obiecte trimise

După ce porniți Bcc caseta, apare de fiecare dată când creați un mesaj până când acesta este oprit.

Dezactivează Bcc

Puteți dezactiva Bcc caseta pentru mesaje viitoare în orice moment.

Vedeți destinatarii BCC

Dacă sunteți destinatarul unui mesaj, nu puteți vedea dacă expeditorul a adăugat destinatari Bcc. Numai expeditorul unui mesaj poate vedea numele Bcc destinatarii prin deschiderea unui mesaj în Obiecte trimise folderul în care toate mesajele trimise sunt stocate implicit.

Cele mai bune practici pentru utilizarea BCC

Deschide caleaÎnainte de a adăuga numele destinatarului dorit la Bcc caseta dintr-un mesaj, asigurați-vă că destinatarul așteaptă mesajul dvs. Este posibil ca persoana respectivă să aibă nevoie să ia măsuri pentru a vă stabili ca expeditor sigur (sau destinatar sigur, dacă numele dvs. va fi în La caseta mesajului).

De ce este necesar acest lucru? Utilizarea Bcc este o tehnică preferată de spammeri. Prin urmare, multe filtre de e-mail nedorite semnalează mesajele care utilizează Bcc cutie ca gunoi. Deci, dacă destinatarul dorit nu v-a adăugat numele la Lista de expeditori siguri din Microsoft Outlook, mesajul dvs. poate merge direct în folderul de e-mail nedorit sau echivalentul acestuia.

Pentru mai multe informații despre configurarea filtrului de e-mail nedorit în Outlook, consultați Adăugarea de nume la listele de filtre de e-mail nedorit.

Gândiți-vă înainte de a include o listă de distribuție în Bcc cutie Persoanele care folosesc reguli pentru a-și sorta e-mailurile în dosare vor fi deranjate dacă enumerați numele listei de distribuție în Bcc cutie. Deoarece regulile lor depind de numele listei de distribuție care se află în La cutie sau Cc caseta, mesajul dvs. nu va fi sortat conform regulilor lor.

Cunoaște-ți limitele Mulți furnizori de servicii de e-mail stabilesc limite pentru numărul de nume care pot fi incluse în La, Cc, și Bcc casete dintr-un mesaj. De exemplu, furnizorul dvs. de servicii de e-mail poate limita fiecare mesaj la maximum 100 de adrese de e-mail. Dacă aceste adrese sunt distribuite între La, Cc, și Bcc casete, amintiți-vă că numele din Bcc caseta va conta pentru limita dvs. totală. Întrebați furnizorul dvs. de servicii de e-mail despre politicile pentru contul dvs.

Idei pentru utilizarea BCC

Păstrați lista de destinatari privată Bcc vă poate ajuta să respectați confidențialitatea celorlalți, ținându-i la curent fără a le dezvălui identitățile. De exemplu, dacă trimiteți un anunț de angajare mai multor persoane, vă recomandăm să utilizați Cco pentru a păstra identitățile potențialilor solicitanți de locuri de muncă. privat.

Bacsis: Luați în considerare utilizarea îmbinării corespondenței în Microsoft Office Word 2007 ca alternativă la Bcc. Cu combinarea corespondenței, puteți trimite rapid același mesaj de e-mail către destinatari individuali. Îmbinarea corespondenței vă permite să faceți o corespondență în masă cu un singur nume în La caseta mesajului.

Ajută la înfrânarea unei conversații care s-a dezlănțuit Iată o situație în care utilizarea Bcc pentru o listă de distribuție sau un număr mare de nume poate fi utilă.

Să presupunem că trimiteți un mesaj cu un număr mare de persoane listate în La cutie. Discuția începe să devină plină de viață și toată lumea vrea să-și dea o părere. Numărul de mesaje crește drastic, deoarece mulți destinatari răspund cu sentimentul „te rugăm să nu mai răspunzi tuturor la acest mesaj”. Problema este că atunci când fac asta, fac clic Răspunde la toți. O modalitate de a reduce utilizarea Răspunde la toți opțiunea este să răspundeți și să puneți numele listei de distribuție în Bcc cutie. De exemplu, puteți face clic Răspuns, pune doar numele tău în La caseta, mutați lista de distribuție la Bcc casetă și scrieți un mesaj similar cu următorul:

„Apreciez oamenii” gânduri despre această problemă. Dacă aveți alte comentarii, vă rog să-mi răspundeți direct. (Am pus această listă de distribuție în Bcc casetă pentru a reduce numărul de răspunsuri la toate mesajele.)"

Bacsis: Dacă trimiteți un mesaj altor persoane care folosesc Outlook, le puteți împiedica să folosească Răspunde la toți opțiune cu totul. Pentru mai multe informații, consultați Prevenirea răspunsului tuturor.

Reduceți spamul Deși persoanelor care trimit e-mailuri nedorite sau spam ar putea dori să folosească Bcc, nu le va plăcea dacă îl utilizați. Dacă ascundeți numele destinatarilor, listând-i în Bcc caseta, nimeni nu va putea copia adresele de e-mail ale destinatarilor din mesajele dvs.