Cum să trimiteți contacte către Outlook. Transferați contactele din Outlook în Outlook

În unele limbi, contactele și cardurile de adresă sunt sortate după nume de utilizator și nu după nume, așa cum este cazul în țările occidentale. Puteți modifica ordinea implicită de sortare urmând pașii de mai jos.

1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Opțiuni, apoi faceți clic pe butonul Opțiuni de contact.
2. În lista Cum se stochează, selectați ordinea pe care doriți să o utilizați pentru a vă sorta contactele.

Schimbați modul în care sunt stocate contactele și aspectul intrărilor din agendă

În Microsoft Outlook, trei câmpuri de formular de contact sunt importante pentru a lucra cu contacte folosind o agendă de adrese. Acestea sunt câmpurile Nume complet, Stocare ca și Nume afișat.

• „Nume complet” - Valoarea câmpului „Nume afișat” se bazează pe datele câmpului „Nume complet”. De exemplu, dacă ați introdus numele și prenumele contactului, prenumele va fi afișat în formatul prenume și prenume (Ivan Petrov).
• „Store ca” - Microsoft Outlook va aranja contactele în Agendă în funcție de metoda de stocare selectată. De exemplu, dacă formatul implicit pentru câmpul Store As este numele și prenumele și introduceți „Ivan Petrov” în câmpul „Full Name”, atunci „Petrov, Ivan” va fi afișat în câmpul „Store As” . Informațiile despre acest contact vor fi stocate în agenda de adrese din secțiunea P (Petrov). Formatul implicit este numele de familie – prenume.
• Nume afișat - Valoarea acestui câmp va apărea în câmpurile Destinatari, Cc și Bcc ale mesajului de e-mail și în agenda de adrese atunci când căutați un contact. Valoarea câmpului se bazează pe câmpul „Nume complet”. Formatul implicit este formatul câmpului Nume complet.

Când compuneți un mesaj prin apăsarea butoanelor „Destinatari” și „Cc”, intrările pot fi afișate în lista de contacte sortate după nume. Pentru a schimba modul în care este stocată și afișată lista de contacte, urmați procedura de mai jos:

Schimbați formatul numelui pentru contacte noi

• Format câmp de nume complet — În meniul Instrumente, faceți clic pe Conturi de e-mail. Faceți clic pe butonul Vizualizare sau Modificare directoare sau agende de adrese existente, apoi faceți clic pe Următorul. Selectați „Agendă Outlook” și faceți clic pe butonul „Modificați”. În grupul „Agende Outlook”, faceți clic pe butonul „Contacts: Mailbox - mailbox_name”, apoi în grupul „Sort records by”, selectați valoarea „Nume și prenume” (Ivan Rogov). Faceți clic pe butonul Închidere și apoi pe butonul Terminare.
• Formatul câmpului „Store As” - selectați comanda Opțiuni din meniul Instrumente. Accesați fila Setări și faceți clic pe butonul Opțiuni de contact. În lista Cum se stochează, selectați Nume, prenume. Faceți clic pe OK de două ori. Închideți programul și reîncărcați Microsoft Outlook.
• Formatul câmpului „Nume afișat” - valoarea câmpului „Nume afișat” se bazează pe parametrii câmpului „Nume complet”. Modificarea setărilor pentru câmpul Nume complet va schimba setările de afișare pentru câmpul Nume afișat.

Schimbați formatul numelui pentru contactele existente

Numele companiilor care încep cu cuvântul „The” sunt procesate automat începând cu al doilea cuvânt al numelui. De exemplu, numele „The Phone Company” va fi afișat ca „Phone Company, The”. Nu puteți modifica formatul numelor de server Microsoft Exchange, cum ar fi numele din Lista globală de adrese.

Eliminarea unui câmp de pe o cartelă de contact

1. În folderul „Contacte”, faceți clic pe cartela de contact necesară.
2. În meniul Vizualizare, alegeți Aranjare după, Vizualizare curentă, apoi Modificați vizualizarea curentă.
3. Faceți clic pe butonul Câmpuri.
4. În lista Câmpuri afișate, selectați câmpul de eliminat.
5. Faceți clic pe butonul Ștergere.

Transformarea agendei tale personale în dosarul Contacte

1. În Outlook, în meniul Fișier, faceți clic pe Import / Export.
2. În lista Selectați acțiunea necesară, selectați Import din alt program sau fișier și faceți clic pe Următorul.
3. În lista Selectați un fișier de importat, selectați valoarea Personal Address Book și faceți clic pe Următorul.
4. În zona Fișier de importat, faceți clic pe butonul Răsfoire, selectați fișierul de importat, apoi faceți clic pe Următorul.
5. În lista Selectați folderul de destinație, specificați valoarea „Contacte” și faceți clic pe butonul „Următorul”.
6. Urmați instrucțiunile suplimentare ale vrăjitorului.

Afișarea unui index secundar de contacte

Pentru a adăuga un index de contact suplimentar pentru a naviga între cărțile de contact utilizând indexuri în mai multe limbi, urmați acești pași. În vizualizarea Carduri de adresă sau Cartele de adresă detaliate, faceți clic pe butonul Index de contact situat în partea de jos a Indexului de contact. Selectați o limbă pentru indexul secundar. „Index de contact” suplimentar este disponibil dacă este instalată cel puțin una dintre următoarele limbi: arabă, chineză, greacă, ebraică, japoneză, coreeană, rusă, thailandeză. Puteți utiliza până la două indicatoare simultan.

Bună prieteni. Recent, în procesul de pregătire a computerului, am aruncat toate datele și deja am vrut să încep instalarea. Dar, în ultimul moment, utilizatorul m-a avertizat că, pentru a verifica și a trimite mail, folosește clientul de mail Outlook, care are o listă foarte mare de adrese de E-mail care trebuie salvate. Este exact ceea ce vă voi spune acum.

Am descris deja lecția mai devreme. De exemplu, folosesc acest client de e-mail în mod regulat de mult timp. În fiecare zi, „Agendă” mea era plină de adrese ale prietenilor și cunoscuților. Această listă de contacte mi-a economisit mult timp. În primul rând, era dificil să-mi amintesc toate contactele, iar în al doilea rând, puteam selecta adresa de care aveam nevoie în 2 clicuri și nu o scriu manual. Dar cum să salvezi lista de adrese în Outlook, dacă brusc trebuie să reinstalați Microsoft Office sau sistemul de operare în general? Voi discuta acest lucru în detaliu mai jos.

Salvarea contactelor în Outlook

Deci, cu Outlook deschis, accesați secțiunea „ Contacte". În stânga va fi afișat " Agende cu adrese", Și conținutul lor în dreapta.

Pentru a salva contacte în Outlook, faceți clic pe „ Fişier„Și alege” Deschis". În dreapta, va apărea o listă de acțiuni în care avem nevoie de elementul " Import».

În fereastra care se deschide, coborâți în partea de jos, marcați „ Exportați în fișier„Și faceți clic” Mai departe»

Următorul pas va fi, alegerea tipului de fișier de creat. Recomand să folosiți „ Valori separate prin virgulă (Windows)", Fișierul va fi salvat în format .csv, ceea ce înseamnă că îl putem folosi nu numai în Outlook.

Indicăm numele și calea către locația de stocare a agendei de adrese. Pentru a face acest lucru, utilizați butonul " Prezentare generală„Făcând clic pe el, va apărea o fereastră de selectare a folderului, în cazul meu, pentru a salva contactele Outlook pe care le-am selectat” Desktop„Și a numit fișierul” Agenda de adrese».

Înainte de a începe procesul de salvare, va apărea o listă de acțiuni care vor fi efectuate după apăsarea butonului " Gata". Dacă salvați numai contacte, fereastra dvs. ar trebui să arate ceva ca cea prezentată mai jos.

După terminarea salvării, pe desktop a apărut un fișier .csv cu numele „Agendă”, pe care îl voi folosi ulterior pentru a restabili lista de contacte după rearanjarea sistemului de operare.

Recuperați contactele din Outlook folosind un fișier .csv

Pentru a apela meniul de restaurare a contactelor, apăsați „Fișier” -> „Deschidere” -> „Import”.

Va apărea aceeași fereastră ca la salvare, deși de data aceasta, trebuie să selectăm elementul " Importați dintr-un alt program sau fișier».

În fereastra următoare, în câmpul fișier pentru import, indicați locația de stocare a fișierului nostru, pentru aceasta puteți folosi butonul „Browse”. Meniul " Opțiuni„- aici trebuie să specificați ce acțiune să luați atunci când sunt lovite duplicatele. Ni se cere să înlocuim, să permitem duplicatele și să ignorăm duplicatele. După ce ați indicat calea, marcați elementul care vă place ( Folosesc crearea duplicat), presa " Mai departe».

Selectați folderul în care va fi plasată lista de contacte importată.

În fereastra acțiunilor finalizate, faceți clic pe „Finish”, în urma căruia va începe procesul de restaurare a contactelor în Outlook.

Acum toate adresele tale vor fi salvate în meniul „Contacte”.

Salvarea și restaurarea contactelor în Outlook este foarte asemănătoare, literalmente câteva puncte se schimbă, așa că este foarte ușor să vă amintiți acești pași. Și care este foarte convenabil când reinstalați Windows.

Puteți folosi aceleași contacte în Google Gmail și Microsoft Outlook fără a le adăuga manual în ambele locații.

În acest articol

Importați contacte din Google Gmail în Outlook

Exportați contactele din Outlook în Google Gmail

Înainte de a exporta contacte din Outlook, diferențele dintre agenda Outlook și contactele Outlook sunt utile. Ambele fac parte din Outlook. Cu toate acestea, o agendă de adrese este o compilație de liste cu diferite adrese pe care Outlook le poate stoca, cum ar fi directoare LDAP Internet, lista globală de adrese (GAL) sau alte agende de adrese terță parte. Contacte este doar una dintre listele de adrese incluse în agenda. Puteți exporta doar contacte direct din Outlook în Google Gmail.

Deschide fila Fişier.

Selectați elementul Opțiuni.

Selectați elementul În plus.

În capitolul Export apasa butonul Export.

La fereastră Expertul de import și export alege Exportați în fișierși apăsați butonul Mai departe.

Te rog selecteaza Valoare separată prin virgulă (DOS)și apăsați butonul Mai departe.

În lista de foldere, selectați folderul de contacte pe care doriți să îl exportați și faceți clic Mai departe.

Selectați un folder pentru a salva temporar fișierul pe computer.

Notă: Acest fișier poate fi șters după importarea contactelor în Google Gmail.

Introduceți un nume pentru fișierul exportat și faceți clic Mai departe.

Pentru a adăuga sau elimina câmpuri pentru a determina modul în care informațiile de contact sunt salvate în noul fișier importat, faceți clic pe Câmpuri potrivite.

Notă: Când încercați să importați date dintr-un alt program sau fișier, fișierul Câmpuri potriviteîn caseta de dialog Exportați în fișier este posibil să nu fie disponibil. În caseta de dialog vor fi efectuate următoarele acțiuni bifeaza casuta Export iar apoi butonul Câmpuri potrivite disponibil.

Mai mult Ajutor Maparea câmpurilor personalizate

1. În câmp din trageți caseta în care doriți să convertiți forma în caseta Outlook specificată în casetă La care.

   • Pentru a vizualiza intrări suplimentare în „ din", apasa butonul Înapoi sau Mai departe.

     Pentru a elimina toate mapările, faceți clic clar.

     Pentru a restabili mapările originale, faceți clic Mod implicit.

Pentru a afișa câmpuri suplimentare în camp, faceți clic pe semnul plus (+) de lângă casetă. De exemplu, pentru a afișa câmpuri Stradăși Oraș de afaceri, faceți clic pe semnul plus (+) de lângă Adresa de lucru.

Faceți clic pe butonul Gata.

Conectați-vă cu contul dvs. Google Gmail.

În coloana din stânga, selectați Contacte.

În partea dreaptă a ecranului, faceți clic Import.

În caseta de dialog Import de contacte apasa butonul Prezentare generală.

Selectați fișierul exportat la pasul 10 și faceți clic pe butonul Deschis.

Faceți clic pe butonul Import.

De-a lungul timpului, cu utilizarea frecventă a e-mail-ului, majoritatea utilizatorilor au o listă de contacte cu care corespund. Și în timp ce utilizatorul lucrează cu un singur client de e-mail, el poate folosi liber această listă de contacte. Totuși, ce se întâmplă dacă trebuie să comutați la un alt client de e-mail - Outlook 2010?

Pentru a evita re-crearea listei de contacte, Outlook are o caracteristică utilă numită Import. Vom vedea cum să folosim această funcție în acest manual.

Deci, dacă un vaz trebuie să transfere contacte în Outlook 2010, atunci ar trebui să utilizați Expertul Import / Export Contacte. Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Fișier” și faceți clic pe elementul „Deschidere”. Mai departe, în partea dreaptă găsim butonul „Import” și îl apăsăm.

În continuare, în fața noastră se deschide o fereastră a expertului de import/export, în care este listată o listă de acțiuni posibile. Deoarece suntem interesați să importam contacte, aici puteți selecta atât elementul „Importați adrese și e-mailuri de internet”, cât și „Importați dintr-un alt program sau fișier”.

Dacă ați selectat elementul „Importați adrese și e-mailuri de internet”, atunci în acest caz asistentul de import/export vă va oferi două opțiuni - import din fișierul de contacte al aplicației Eudora și import din versiunile Outlook 4, 5 sau 6, precum și Windows mail.

Selectăm sursa necesară și bifăm casetele de selectare de lângă datele necesare. Dacă intenționați să importați numai informații de contact, atunci pentru aceasta este suficient să marcați doar elementul „Importați agenda de adrese” (așa cum se arată în captura de ecran de mai sus).

De îndată ce am ales acțiunea corespunzătoare, apăsăm butonul „Finalizare” și așteptăm sfârșitul procesului.

Imediat ce toate datele sunt importate, va apărea „Rezultate import” (vezi captura de ecran de mai sus), unde vor fi afișate statisticile. De asemenea, aici trebuie să faceți clic pe butonul „Salvați în Inbox” sau doar pe „OK”.

Importați dintr-un alt program sau fișier

Dacă ați selectat elementul „Importați dintr-un alt program sau fișier”, puteți descărca contacte atât din clientul de e-mail Lotus Organizer, cât și date din Access, Excel sau un fișier text obișnuit. Importul din versiunile anterioare de Outlook și sistemul de gestionare a contactelor ACT! este disponibil și aici.

După ce ați ales metoda de import dorită, faceți clic pe butonul „Următorul” și aici expertul vă oferă să selectați un fișier cu date (dacă importați din versiunile anterioare de Outlook, vrăjitorul va încerca să găsească singur datele). De asemenea, aici trebuie să selectați una dintre cele trei acțiuni pentru duplicate.

Următorul pas este să specificați locația de stocare pentru datele importate. După ce ați specificat locația în care vor fi încărcate datele, puteți trece la pasul următor.

Aici expertul de import/export vă solicită să confirmați acțiunea.

În această etapă, puteți bifa casetele pentru acțiunile pe care doriți să le efectuați. Dacă vă răzgândiți să importați ceva, atunci trebuie doar să debifați caseta cu acțiunea de care aveți nevoie.

De asemenea, în această etapă, puteți configura corespondența câmpurilor fișierelor cu câmpurile Outlook. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să trageți numele câmpurilor fișierului (lista din stânga) în câmpul corespunzător din Outlook (lista din dreapta). După ce ați terminat, faceți clic pe „OK”.

Când toate setările sunt finalizate, faceți clic pe „Finish” și Outlook va începe să importe date.

Deci, ne-am uitat la cum să importam contacte în Outlook 2010. Datorită expertului încorporat, acest lucru este destul de ușor de făcut. Datorită acestui expert, puteți importa contacte atât dintr-un fișier special pregătit, cât și din versiunile anterioare de Outlook.

Când exportați contacte din Outlook copia lor este salvat într-un CSV sau alt tip de fișier, al cărui conținut poate fi apoi importat într-o altă aplicație.

Deschideți Outlook pe computer și accesați fila Fişier.

Dacă nu există niciun articol pe panglică Fişierîn colțul din stânga sus, nu aveți Outlook pe computer. În acest caz, puteți găsi instrucțiuni de export pentru versiunea dvs. de Outlook în Ce versiune de Outlook am.

Selectați Echipe Deschideți și exportați > Import si export.



Selectați elementul Exportați în fișier.



1. valori separate prin virgulă.

ACEASTA ACȚIUNE ESTE CEA MAI IMPORTANTĂ mai ales dacă folosești computerul unui prieten. Derulați lista dacă este necesar Selectați un folder de exportat sus și selectați folderul din secțiunea contului dvs Contacte... Faceți clic pe butonul Mai departe.



Faceți clic pe butonul Prezentare generală, dați un nume fișierului și faceți clic Bine.



Verificați în ce folder vor fi salvate fișierele și faceți clic pe butonul Mai departe.

Gata Import si export dispare.



Găsiți noul fișier .csv pe computer și deschideți-l în Excel pentru a vă asigura că contactele dvs. au fost exportate. Cel mai probabil, vor fi multe celule goale în el. Este în regulă.



Dacă utilizați Outlook pe computerul unui prieten, acum vă puteți elimina contul din versiunea lui de Outlook. Iată cum să o faci.

1. În Outlook pe computer, selectați comenzi Fişier > Configurarea contului > Configurarea contului.

   Selectați contul pe care doriți să îl ștergeți și faceți clic pe butonul Șterge.

   Faceți clic pe butonul Închide.

Acum contactele copiate într-un fișier CSV pot fi importate pe un alt computer care rulează Outlook pentru Windows sau într-un alt serviciu de e-mail.

Selectați versiunea

Instrucțiunile variază ușor în funcție de dacă utilizați versiunea clasică de Outlook pe web sau versiunea mai nouă. Selectați versiunea dvs. de Outlook pe web pentru instrucțiunile care se aplică.

Notă: dacă organizația a plasat un logo pe bara de instrumente, interfața poate diferi de cea de mai sus.

Instrucțiuni pentru noua versiune de Outlook pe web

Instrucțiuni pentru Outlook clasic pe web

În partea de sus a panglicii Outlook 2010, faceți clic pe fila Fişier.

Dacă nu există niciun articol pe panglică Fişier nu ai Outlook 2010. În acest caz, puteți găsi instrucțiuni de import pentru versiunea dvs. de Outlook în articolul Ce versiune de Outlook am?



1. Opțiuni.

   

În fereastra Opțiuni Outlook, selectați În plus.



În capitolul Export alege Export.

La fereastră Expertul de import și export alege Exportați în fișierși apăsați Mai departe.

Selectați tipul de export dorit în câmp Creați un fișier de următorul tip... Cel mai des folosit format este Valori separate prin virgulă (Windows) numit și fișier CSV. Apoi apăsați butonul Mai departe.



Dacă intenționați să utilizați contactele exportate într-o altă copie a Outlook, selectați Fișier de date Outlook (.pst).

În capitolul Selectați un folder de exportatderulați în sus lista dacă este necesar, apoi selectați folderul care conține contactele pe care doriți să le exportați. Când ați terminat, apăsați butonul Mai departe.

Notă: Dacă nu ați ales să exportați într-un fișier de date Outlook (fișier PST), puteți exporta doar un folder odată.



2. 

   Faceți clic pe butonul Bine.

   În caseta de dialog Exportați în fișier apasa butonul Mai departe.

   Pentru a începe exportul de contacte, faceți clic pe butonul Gata... Când exportul este complet, Outlook nu afișează niciun mesaj, ci Import si export dispare.

   

   Când exportul este complet, faceți clic Bine pentru a închide fereastra Opțiuni Outlook.

   Deschideți folderul în care ați salvat lista de contacte (de exemplu, folderul Documente).

   

   Dacă ați exportat contacte într-un fișier .csv, vizualizați-l în Excel pentru a vedea ce a fost exportat din Outlook. Cel mai probabil, vor fi multe celule goale în el. Este în regulă.

   

   În general, se recomandă să închideți fișierul fără a salva modificările. În caz contrar, formatarea fișierului poate fi ruptă și nu îl veți putea folosi pentru a importa. Dacă se întâmplă acest lucru, puteți oricând să exportați din nou și să creați un fișier nou.

   Puteți utiliza Excel pentru a actualiza datele din fișierul CSV. Pentru sfaturi despre lucrul cu lista de contacte în Excel, consultați Crearea și editarea fișierelor CSV.

Pentru informații despre importarea contactelor în Outlook 2016, consultați articolul