Cum se organizează o conferință de afaceri scenariu detaliat. Cum se organizează o conferință științifică

Ce este „Simpozionul de primăvară 2017”?

Simpozionul a avut loc în perioada 6 - 8 martie la Universitatea din Helsinki și a fost dedicat problemelor și descoperirilor științifice din domeniul ecologiei și biologiei evoluționiste.

Simpozionul de primăvară, în felul său, este un fenomen unic, pentru că anual este organizat exclusiv de doctoranzi fără ajutorul administrației și conducătorilor științifici. Doar studenții absolvenți pot prezenta rapoarte orale acolo, fiecăruia având 15 minute pentru a vorbi și 5 minute pentru a răspunde la întrebările publicului. Studenții masteranzilor pot prezenta rezultatele muncii lor sub formă de postere.

Dar principalul punct culminant al acestui simpozion este juriul, format din trei oameni de știință străini invitați, care evaluează în mod independent prezentările și posterele. Mai mult, orice vizitator al conferinței poate oferi feedback speakerului completând un formular cu întrebări. Astfel, Simpozionul de primăvară este o platformă neprețuită pentru formarea și îmbunătățirea abilităților de afișare publică a lucrărilor științifice.

Anul acesta, aproximativ 50 de participanți și-au prezentat cercetările publicului. Fiecare zi a simpozionului a început cu o prelegere de 45 de minute susținută de un expert străin. După aceea au fost reportaje ale studenților absolvenți, împărțite în blocuri tematice, și apoi sesiuni de poster ale studenților. Anunțarea câștigătorilor simpozionului a avut loc la ceremonia de închidere ( Gran final) în Grădina Botanică a orașului Helsinki. Acum, voi vorbi despre cum a fost organizat totul.

Comitetul de organizare

Nucleul pentru organizarea simpozionului, format din trei până la patru persoane, este de obicei format la ceremonia de închidere. Gran final... Studenții postuniversitari care doresc să o țină anul viitor anunță organizatorii despre dorința lor și, în consecință, devin noii organizatori ai noului simpozion. Ei sunt cei care încep cele mai timpurii pregătiri sub forma stabilirii de obiective strategice, primind un buget de plecare de la universitate și atribuirea unor roluri responsabile. Pe parcursul anului, alți tipi îi ajung din urmă, printre care și eu.

În total, în comitetul de organizare eram șapte, iar rolurile au fost repartizate astfel:

1. șef - coordonează toate lucrările, un oficial al org. comitet
2. secretar - consemnarea proceselor verbale de ședințe, transmiterea de știri organizatorilor
3. trezorier - tot ce ține de bani, cecuri și alte chestiuni financiare
4. webmaster - încărcarea conținutului pe site-ul oficial, suport tehnic
5. responsabil de îngrijirea oamenilor de știință străini
6. responsabil de rezervarile de mancare si restaurante
7. Responsabil cu rezervarea la hoteluri, bilete de avion și taxiuri pentru vorbitori

Desigur, lista este foarte condiționată și ne-am asigurat unul pe celălalt, dar, per total, un astfel de sistem s-a dovedit a fi foarte eficient! S-au întâlnit regulat, în fiecare lună (prima întâlnire a fost deja cu 10 luni înainte de simpozion!). La întâlniri, au aflat ce s-a făcut și ce nu, au stabilit noi sarcini și au discutat modalități de rezolvare a acestora. Secretara a ținut procese verbale ale ședinței, după care discuția a fost transferată într-un grup închis de Facebook.

Ce trebuia făcut înainte de conferință?

Se va spune fără exagerare că au fost foarte multe cazuri. De dragul simplificării, le-am împărțit în trei categorii: cele care trebuie îngrijite de la început (strategice), cu câteva luni înainte de conferință (formală) și cu o săptămână înainte de eveniment (intern) .

Obiective strategice

Ora și locul evenimentului, alegerea și invitația vorbitorilor din diferite țări și de unde să obțineți banii pentru toate acestea - acestea sunt cele trei întrebări cheie în această etapă. Nu a fost greu să faci față primului dintre ele, organizatorii au urmat drumul bine bătut din precedentele 25 de simpozioane: începutul lunii martie, o bibliotecă în orașul științific Viikki pentru biologi.

Ultima întrebare a fost mai dificilă, deoarece facultatea a plătit doar o parte din costuri, așa că pentru a acoperi a doua jumătate a costurilor a trebuit să căutăm sponsori printre companii și organizații! Unele companii au oferit bani în schimbul logo-ului lor pe pagina site-ului și al rezumatului. Alții au oferit suport material sub formă de ceai, nuci și ciocolată în schimbul așezării cărților de vizită pe masa de delicii. Trezorierul nostru s-a angajat în asta, așa că nu știu detaliile :-)

Dar cea mai dificilă sarcină pentru echipă a fost selecția oamenilor de știință străini pentru juriu. În primul rând, trebuie să găsești experți carismatici care pot spune pe larg și cu ușurință despre cercetările lor, care ar putea veni în Finlanda la începutul lunii martie. Prelegerile lor de 40 de minute ar trebui să atragă cât mai mulți oameni la simpozion. În al doilea rând, acestor experți ar trebui să li se ofere cea mai bună cazare posibilă în Helsinki, bilete de avion gratuite dus-întors și un program de seară interesant, sub forma vizitelor unor restaurante neobișnuite. Toate acestea necesită o planificare atentă, costuri și rezervare la timp.

De exemplu, oamenii de știință din SUA și Canada ne-au fost imediat indisponibili din cauza prețurilor mari la biletele de avion, dar organizatorii au invitat cercetători nu mai puțin interesanți din Belgia, Olanda și Germania, care și-au descurcat de minune rolul.

Sarcini formale

Apoi au trimis toate informațiile necesare participanților la conferință, au creat Twitter pentru simpozion, care a fost și el atașat site-ului, și au publicat cele mai recente știri despre acesta.

Gătitul casnic

Aici apar toate gafele care au fost făcute mai devreme. Dar asta este și ultima săptămână de pregătire, pentru a elimina toate neajunsurile și a aduce evenimentul în formă perfectă. Mi-a amintit cumva de pregătirea pentru o absolvire sau pentru o nuntă :-)

Există o varietate de lucruri: verificarea audienței pentru funcționarea microfoanelor și a unui proiector, aranjarea de standuri pentru postere, instalarea unei mini-bucătărie pentru prepararea ceaiului și a cafelei (aveam nevoie de până la 4 aparate de cafea pentru a ține pasul în timp ce găteam). ), întâlnind experți străini, chiar și plăcinte cu afine și toți au fost nevoiți să coacă mere împreună într-un weekend! Cel mai important lucru a fost repartizarea rolurilor pentru organizatori în cadrul sesiunilor tematice: cine va fi prezentatorul la ce sesiune, cine va aduce microfonul pentru întrebările publicului, cine va face cafeaua. Trebuie luate în considerare toate detaliile, altfel totul se poate prăbuși într-un moment.

Ce au făcut organizatorii la conferința în sine?

Zilele simpozionului în sine s-au dovedit a fi cele mai grele: am plecat de acasă la 6.30, m-am întors mai aproape de miezul nopții. Trebuie să fii pregătit pentru asta și în niciun caz să nu lași chestiuni importante secundare pentru perioada evenimentului.

Rolul cel mai responsabil la conferință îi revine, desigur, președintelui: acesta trebuie să reprezinte vorbitorii, să țină evidența timpului și, dacă este necesar, să pună întrebări vorbitorului însuși. În cazul unor probleme tehnice, el este cel care trebuie să distreze publicul și să mențină spiritul de luptă. Din fericire, nu am avut probleme, dar toți organizatorii, fără excepție, au fost lideri pe rând. În general, toate rolurile au fost distribuite uniform, toată lumea a avut timp să alerge cu microfonul și să gătească cafea din belșug :-)

De asemenea, prezentatorii au fost de datoria să însoțească experții invitați pe tot parcursul zilei. Am mers cu toții la prânz împreună, precum și la cină, unde au reușit să se cunoască mai bine la un pahar de vin și să învețe cum trăiesc și respiră oamenii de știință de seamă din Europa de Vest. Chiar și eu, făcând mai mult fiziologie decât ecologie, am reușit să găsesc o bază potențială pentru cooperarea cu unul dintre ei. Așadar, în ciuda toată severitatea și formalitatea protocolului de evenimente, vă puteți distra și vă puteți petrece util timpul!

În ultima zi, experții au evaluat toate afișele și prezentările pentru a anunța numele câștigătorilor la ceremonia de închidere a simpozionului din Grădina Botanică. Printre ei, spre propria mea surpriză, a fost și autorul acestui articol, care a primit primul premiu științific din istoria sa!

Concluzie

Aceasta este povestea care mi s-a întâmplat iarna asta! În concluzie, vreau să spun că nu m-am gândit niciodată că organizarea unei conferințe pe lângă stres poate aduce atâtea emoții pozitive și cunoștințe plăcute. Este într-adevăr o activitate foarte interesantă dacă o abordați cu inimă.

Ideea de a organiza conferința a venit în primăvară. Apoi am amânat-o cu soția mea. Mai exact, am testat această idee pe ea. Apoi s-a consultat cu Vasily Tkachev, care avea deja două conferințe la Moscova și experiența unor seminarii mai mici în spate. Și am testat în sfârșit ideea când am băut o bere pe terasă cu carne prăjită Liza Tribunskaya - redactorul șef al Serch.

Totuși, a da naștere unei idei nu înseamnă a face ceva încă. Pentru început, a trebuit să-mi structurez o serie de componente ale unei conferințe bune (după standardele mele) într-un mic (după standardele rusești) și departe de centrul orașului Rusiei.

Componente:
- difuzoare - de unde să le procurați,
- rapoarte - ce va fi citit și cât de interesant va fi, publicitate = nu este interesant,
- participanți - de unde vor veni sau de unde vor veni,
- sală și serviciu - suficiente ca mărime, confortabile, ieftine și cu servicii bune,
- cazare pentru vorbitori și transferuri - cine și cum,
- programul cultural este un moment important care nu trebuie ratat,
- suportul informativ este extrem de important.

Difuzoare.

Cu ei, totul a ieșit mult mai ușor decât mă așteptam. La început, am contat pe cunoştinţe personale. Prin urmare, primii trei pe care i-am invitat să vorbească au fost Vasya Tkachev (troc! Îl am și o să citesc cu el în februarie), Ivan Vasilevici (l-am sfătuit puțin și eram la curent cu subiectul său interesant și unic despre tribunale) , Lesha Panshin (Am vrut ceva negru, dar Lesha face asta).

Vasya și-a format complet propria temă, iar eu nu am intervenit. I-am sugerat direct lui Ivan să vorbească despre tribunale și să seteze aproximativ vectorul, deoarece ar fi interesant pentru mine. Cam la fel a făcut și cu Alexei: de fapt, i-a dat un plan gata făcut, pe care l-a umplut cu carne din cuvinte, grafice și cifre.

În viitor, asta s-a întâmplat. Pentru unele rapoarte, am fost arbitru. Și vorbitorii înșiși au format unii dintre ei.

Ivan Kozlov a venit dintr-o conversație cu directorul său Konstantin Kalinov pe Twitter. Daniil Bazhenov, Kirill Vaikhansky și Konstantin Leonovich au apărut datorită muncii managerilor de PR ai companiilor lor, care m-au contactat prin secțiunea „Cum să devii speaker” de pe site-ul conferinței. Web Effector a apărut dintr-un proiect de publicitate asociat blogului meu. Proiectul nu a avut loc, dar raportul - da. Desigur, am vrut mai multe concluzii și diapozitive, dar conducerea companiei a simțit altfel.

Avem o relație virtuală lungă cu Lenar Amirkhanov. Vadim Kurilo este un membru destul de activ al clubului care câștigă bani, odată ce am scris recenzii despre proiectul său MFA. L-am cunoscut pe Viktor în urmă cu aproape trei ani la Tkachev la o conferință și de atunci ne-am ajutat în mod regulat unul pe celălalt din punct de vedere informațional.

Concluzii: majoritatea vorbitorilor sunt formați din conexiunile personale ale organizatorului. Dacă ai puține dintre ele sau nu diferă prin loialitate față de tine, atunci va trebui să te bazezi doar pe interesul general în cadrul conferinței. De îndată ce informațiile despre conferință sunt suficient diseminate, atunci veți primi cereri de la PR-manageri.

Am refuzat cel puțin două difuzoare potențiale. Și ar fi putut ridica fără probleme încă 2-5 companii, dar nu a făcut-o, deoarece de la ele se putea aștepta doar reclamă, deși asta ar rezolva parțial problema costurilor conferinței.

Site.

Toate cărțile au fost încurcate de Ivan Kozlov. Până la un moment dat am avut doar cuvinte, date aproximative și dorință de a sonda piața. Ivan tocmai a aflat detaliile posibile (și, de fapt, a întrebat doar date și dimensiunea publicului) și a cumpărat bilete. În acel moment, mi-am dat seama că nu va mai fi cale de întoarcere. Factura nu a mers nici măcar săptămâni, ci zile întregi.

Conferința avea nevoie de un site web, dar nu a fost timp și efort de alocat pentru un design unic, programare complexă. Am luat o abordare încercată și testată. Am fost la templatemonster și am cumpărat un șablon gata făcut de la MotoCMS. Încă o zi după achiziție a fost cheltuită pentru a obține versiunea pentru PHP 5.3, iar o zi mai târziu am început să umplu site-ul seokaliningrad.ru.

Merită să înțeleg ce confuzie se petrecea în capul meu. Aveam un acord mai mult sau mai puțin ferm cu doar 5-6 vorbitori, o estimare extrem de aproximativă a costurilor și niciun plan pentru program. Totul a fost inventat literalmente din mers.

Am știut imediat că fiecare seară se va încheia cu un fel de adunare la un pahar de ceva. Acest lucru se întâmplă deja la orice conferință. De ce să nu o luați imediat sub auspiciile conferinței și să o folosiți ca ocazie de informare?

Concluzie: o conferință nu este doar și nu atât un set de rapoarte. Este dificil să ardeți subiectele în cadrul raportului. Toate lucrurile principale se întâmplă pe margine. Iar cei care refuză imediat să stimuleze comunicarea în culise riscă să piardă o cotă semnificativă din audiență. Oamenii din alte orașe nu merg la conferință pentru a asculta reportaje, ci pentru a comunica. În principal participanții locali ascultă rapoartele.

Potrivit estimărilor mele, comunicarea în culise a sedus aproape o treime din toți participanții plătiți.

Drept urmare, site-ul s-a dovedit a fi foarte dur la prima potrivire, dar era deja posibil să înțelegem de la el la ce să ne așteptăm. Și asta a adus prima aplicație. LA TREI săptămâni de la lansarea site-ului!

Concluzie: nu așteptați cererile timpurii! Programează-ți conferința fără a le ține cont.

Pe măsură ce programul a fost rafinat, site-ul a fost copleșit de noi fotografii și rafinamentul programului. Există secțiuni noi și chiar trafic de căutare. Până în prezent, site-ul a fost vizitat de puțin mai puțin de 3000 de oameni. Dar despre conversiile la acest trafic de la sponsorii de informații și despre acest trafic către aplicații vom vorbi mai târziu.

Vârfurile corespund lansării versiunilor cu un link către site. Spre final, vârfurile sunt netezite, pentru că este mult trafic de la versiuni vechi, dar nu atât de la cele noi.

Datele. Prognoza participanților.

Nu am calculat cu date. Mai exact, în limitele care mi-au fost alocate, am ajuns foarte bine acolo – într-o lună în care nu se așteptau alte conferințe. Cu toate acestea, portofelele potențialelor audiențe au fost dezumflate de cinci dintre cele mai mari conferințe din industrie și am ratat atâtea pe care mă bazam.

Belarus nu a venit. În general, nici un singur participant din Belarus. La început, am sperat că ei vor constitui majoritatea și vor da 20-30 de oameni. Dar până la urmă nu am primit pe nimeni. Mult mai îndepărtată Ucraina a fost reprezentată de doi participanți! Au fost aproximativ zece participanți din Rusia, reprezentați în principal de Moscova.

Trei persoane care s-au mutat recent în Kaliningrad și au avut o cultură de a participa la astfel de evenimente pot fi considerate participanți relativ îndepărtați. Toți trei au participat, de altfel, în partea de seară a conferinței. Se pare că doi dintre ei s-au găsit, iar cu al treilea probabil vom lucra mai târziu, de îndată ce voi fi împrăștiat cu rutina acumulată.

În total, prognoza mea, indiferent de taxa de participare, a fost următoarea: 30 de oameni din Kaliningrad, 30 din Republica Belarus și Ucraina, 30 de la Moscova și câți vor veni din restul locurilor. Niciuna dintre predicții nu s-a adeverit. În ciuda celei mai largi acoperiri de informații, participanții la distanță formau o diasporă de aproximativ 10 persoane. Dar localnicii s-au dovedit a fi mult mai mult decât am prezis.

Concluzii: datele ar trebui alese astfel incat sa nu cad in weekend (si am ajuns intr-o perioada de vacanta), sa nu merg dupa si sa nu coincida cu cele mai mari conferinte promovate (nu a iesit, dar dupa cinci conferinte principale exista nu mai sunt suficienți participanți plătiți pentru a se aduna).

Sponsori de informare.

Desigur, doar dorința mea nu a fost suficientă pentru a apărea aplicațiile. În ciuda popularității suficiente a blogului (15k unic pe lună), prezența unui club bubblebrow (3k utilizatori), kazaps (26k utilizatori), baze de date web studio (8k adrese de e-mail) nu este suficientă pentru a atrage. Inițial am vrut să obțin aproximativ 1 milion de contacte. Și le-am primit.

Piața locală a fost acoperită cu ajutorul tuturor portalurilor orașului, cu excepția celui principal (nu am fost de acord asupra termenilor). În plus, au existat și BusinessFM și Internet TV. Este dificil de calculat acoperirea exactă, dar nu mai puțin de 300-350 de mii de contacte pasive. Dintre aceștia, 10-25 de mii de oameni au văzut efectiv lansarea sau au auzit videoclipul.

Piața federală a fost acoperită prin trimiterea unui web-effector (360 de mii de adrese) și a unui topexpert. În plus, a existat o lansare pe SAPE.ru. La cursa de informare au participat și publicuri tematice și unele forumuri. Dar cel mai mare volum de aplicații a scăzut, destul de ciudat, pentru blogurile tematice și versiunile operatorului de linkuri și agregatorului.

Este demn de remarcat faptul că aproape fiecare sponsor de informații a dat o singură cerere.

Concluzii:efectul cel mai mare este dat de sursele de încredere (de exemplu, blogurile personale), precum și de sursele de informații cu acoperire maximă (datorită volumelor). Din punct de vedere calitativ, sunt cam la fel, deși din punct de vedere cantitativ, diferența este de ordine de mărime.

Surse neautorizate și puțin vizitate au dat fie o solicitare, fie nimic. Dar nici măcar nu am urmărit unele dintre aceste surse - la un moment dat gheața s-a spart și informații despre conferință au început să apară aproape peste tot fără nicio sancțiune. De exemplu, am primit un apel de la un potențial participant de neînțeles care a găsit un comunicat de conferință pe un site web de pe un site web pentru a câștiga bani pe internet.

Concluzie: de îndată ce acoperirea depășește o anumită graniță psihologică, versiunile încep să publice mici publicații și bloguri - din proprie inițiativă. Există puține feedback de la astfel de versiuni, dar încă un link suplimentar. Nu ar trebui să alergi și să ceri să cureți chiar și informațiile incorecte în locuri și uneori.

De unde a venit traficul pentru octombrie-noiembrie. Marcajele au inclus și trafic de la sponsori de informații care nu au activat linkurile.

Ca plată pentru participarea lor, sponsorii de informare și-au putut trimite participanții la conferință. Cu toate acestea, privind în perspectivă, au profitat de această ocazie exact la jumătate. Le-am limitat deja semnificativ prezența la 15 persoane în total. A venit doar jumătate. Nu mai mult de 4 au supraviețuit până la sfârșitul celei de-a doua zile. Când o persoană nu plătește pentru cunoaștere, nu o prețuiește.

Concluzie: găzduiește un eveniment gratuit? Rețineți că până la jumătate dintre cei care au trimis cereri vor veni. Acest lucru vă va economisi bani pe pauze de cafea și pe dimensiunea camerei.

Pentru ca sponsorii să nu fie nevoiți să se gândească la text și doar câteva persoane și-au scris textul în final, am făcut două lansări (pentru publicul federal și local separat), am pregătit o serie de bannere, un logo (și în de fapt un ecran al paginii principale a site-ului). Acest lucru s-a dovedit a fi suficient, astfel încât la vârful interogării „seo Kaliningrad” în Yandex am ocupat 9 poziții din 10 surse diferite.

Promotie personala.

Puțin mai târziu pe site au apărut publicuri (sub formă de evenimente) pe VK și FB. Acest lucru nu a avut un efect mare. Dacă comparați cât am adunat pentru un seminar regional gratuit (aproape jumătate a venit prin FB), atunci conferința nu a câștigat prea mult din punctul de vedere al atragerii.

Dar informativ, totul a iesit foarte bine, mai ales in FB. Fiecare știre din eveniment a fost republicată în cronica mea, de unde a fost răspândită prin like-uri și re-postări, parțial de către vorbitori și parțial de publicul meu fidel.

Cele mai relevante și proaspete informații au fost turnate pe Twitter, unde am aproape 5 mii de urmăritori. Mai mult, aproape toate știrile despre conferință au fost retweetate și discutate în mod activ pe Twitter. Deși hashtag-ul #seokgd nu a intrat în tendințe, tot s-a blocat.

Nu am vrut să-mi arunc cu gunoi blogul personal, dar totuși am făcut două postări. Primul este despre conferință. Și mai târziu a vorbit despre cum să ajungi la Kaliningrad.

Îmi este greu să evaluez efectul autopromovării, dar cu siguranță nu a fost de prisos.

Concluzie: folosește-ți oportunitățile (blog, rețele sociale, profiluri pompate) la maximum. Este gratuit și cel puțin păstrează informațiile de fundal active.

Forumuri. Rezultatele promoției informații.

S-au făcut subiecte pe forumurile principale. Au ieșit chiar mai târziu decât editorii. Toate subiectele au rămas fără mesaje, dar subiectul de pe inimă a adus cel puțin două aplicații.

Una peste alta, imaginea după coduri promoționale este următoarea.

Portaluri din oraș: 7 - dar imaginea nu este în întregime corectă, deoarece sursa principală a apărut timp de cinci săptămâni fără un cod promoțional,
- web-effector: 4 - destul de ciudat, dar acestea sunt toate locale,
- sape: 2 - sape a lansat lansarea literalmente în ultima săptămână înainte de conferință,
- serch: 4 - alte forumuri nu au dat nicio aplicație,
- subiect: 3 - publicațiile tematice în ansamblu s-au arătat foarte bine,
- mailing-uri: 2 - Am prins rapid lista neagră și 70% din e-mail au intrat în spam,
- bloguri personale: 4 - au fost doar două recenzii și a doua - în ultima săptămână,
- topexpert: 1 - lansarea a fost, de asemenea, foarte târziu,
- departe: 2 - acțiunea pentru participanții la distanță a dat puține roade,
- seokonf: 2 - a funcționat și un cod special pentru participanții la conferință din Kazan.

În total, 65,9% dintre solicitanți au indicat și au primit reduceri din numărul tuturor cererilor. Aș fi preferat 100% să urmăresc conversiile, dar unele s-au concentrat pe radio, altele pe zvonuri, iar altele pe recomandări. Și cineva tocmai a intrat în specificarea unui cod promoțional de dragul unei reduceri. Contrar credinței populare că nu sunt bani în seo, la conferință, chiar și printre vorbitori, nu a fost nimeni care să aibă un venit mai mic de 10.000 de dolari pe lună, dacă lăsăm deoparte muncitorii angajați.
Aplicații. Numărul total de participanți.

Programul săptămânal pentru comenzi este următorul.

Prevăd strigăte care nu sunt suficiente, spun ei, în principiu. Dar inițial sarcina a fost să adune 100 de oameni. Și programul este doar pentru site-uri de plată.

Graficul arată că numărul de cereri a crescut în ultimele două săptămâni. Ei spun că aceasta este o imagine caracteristică tuturor conferințelor. Volumul cererilor plătite în ultimele două săptămâni s-a ridicat la 42% din numărul total al tuturor cererilor. Și dacă adăugați aici două plăți chiar la înregistrare și numărați numărul celor care au căzut, se dovedește că ultimele două săptămâni au dat 50% din toți participanții plătiți. Acest lucru vă permite deja să vă dați seama cum să construiți un plan dacă găzduiți o conferință pentru prima dată.

În realitate, 38 de persoane au plătit pentru conferință. Acestea. conversia aplicațiilor la comandă a fost de 80,8%.

Au fost 12 vorbitori (11 vorbitori și un web-efector au sosit cu un grup de suport). Doi vorbitori au sosit împreună cu soții lor. O persoană a fost invitată de mine personal (Liza Tribunskaya) și nu și-a plătit pentru ea însăși. În general, acesta a fost principiul meu: participarea doar pentru chifle sau bani. Participarea Lizei a dat roade de o sută de ori, apropo. Așa că te sfătuiesc să o inviți la tine.

În total, aproximativ 70 de persoane au fost prezente simultan la conferință într-o sală de 100 de persoane, plus sau minus cinci persoane. Aceasta este o informație oficială. Dar pe Twitter și rețelele sociale, toată lumea a evaluat-o diferit. De exemplu, Sergey Ryzhikov (directorul Bitrix), care a trecut pe acolo timp de cinci minute, a numărat 85 de persoane (informații preluate din tweetul său).

Este mult sau puțin? Mărturisesc că am contat pe 120 de oameni, inclusiv personal tehnic și vorbitori. Predicția mea s-a împlinit cu 53% în ceea ce privește numărul de participanți și 60% în general în ceea ce privește prezența. Nu e rău pentru prima dată. Dacă mai bine aș fi ghicit cu datele, judecând după numărul de persoane care doresc să primească videoclipul și de cei care și-au mărturisit personal regretul că nu au putut veni, aș fi putut recruta încă vreo 20 de persoane. Dar nu a crescut împreună, iar istoriei nu-i place starea de spirit conjunctivă.

Și da, aș putea umple sala cu gopher gratis până la oprire - anul trecut, fără publicitate mare, am adunat 120 de oameni din oraș la un seminar, unde din șase reportaje unul făcea reclamă, iar patru le-am făcut singur. Dar eu, cățea, lacom. Și sincer să fiu, mi-am dorit să fie mai puțin, dar toată lumea este interesată financiar. Oamenii de dragul caracterului de masă nu m-au interesat în principiu.

Organigramă și promoție.

O conferință este întotdeauna o anumită cantitate de materiale promoționale. Acestea sunt produsele de marcă ale conferinței și diverse bonusuri de la sponsori, precum și bannere publicitare. Aici totul s-a dovedit cumva ciudat.

Inițial am decis să le ofer tuturor participanților pixuri și caiete. Și majoritatea le-au folosit. Aveam nevoie și de un suvenir care a fost predat vorbitorilor și participanților plătiți - o cană cu simboluri de marcă.

Separat, am pregătit programe pentru fiecare zi. Tipografia a făcut primul tiraj, dar s-a corectat în timp și la mijlocul primei zile am distribuit tirajul revizuit. Sarea acestor programe a fost ocazia de a evalua fiecare dintre vorbitori de la 2 la 5 puncte. Rezultatul s-a dovedit a fi logic doar pentru cele mai proaste rapoarte. Dar vârful a fost neașteptat.

Primul loc mi-a fost acordat, dar aici nu sunt surprins - doar un tribut adus loialității. Chiar dacă am dat o schemă de lucru, iar acum mă lupt cu cei care vor să lucreze la ea și care așteaptă o lansare funcțională a Chatterboxes, tot nu a fost cel mai bun raport.

Prin urmare, primii cinci arată așa, cu o marjă mică unul față de celălalt și părerea mea de ce s-a întâmplat acest lucru:
1. Leonovici: în ciuda caracterului secundar al prelegerii, Konstantin a condus-o bine.
2. Panshin: noutatea reportajului și calmul lui Aleksey au jucat un rol important.
3. Kozlov: acest raport nu a fost clar pentru toată lumea, dar foarte abundent în fapte.
4. Karpenko: grafică clară, prezentare bună.
5. Amirkhanov: prezentarea originală a materialului.

Topul meu personal este diferit, motiv pentru care aveam nevoie de evaluări ale publicului. Organizatorii sunt adesea orbi în privința calității vorbitorilor, așa cum arată practica altor conferințe.

Revenind la promoție, au fost trei coduri promoționale în giveaway. Pentru o sumă totală de 1300 de ruble. După cum se întâmplă întotdeauna, mai am câteva dintre codurile promoționale. Cu toate acestea, cei care folosesc în mod activ tot felul de sisteme pentru a obține link-uri către proiectele lor, consideră că au recuperat o treime din sumă pentru participare.

Pe lângă fișe, au existat: o cârpă promoțională pentru biroul de înscrieri, tricouri promoționale pentru fete (le-am dat lor), două rulouri pentru proiectele lor.

Separat, merită menționat videoclipul, a cărui filmare a fost efectuată prin troc pentru participarea la conferință.

Organigrama în sine a inclus:
- închirierea sălii împreună cu toate echipamentele,
- închirierea unui răcitor de apă,
- pranz in fiecare zi,
- închiriere club de noapte cu DJ,
- transferuri,
- cazare pentru boxe.

Toți vorbitorii au trăit pe cheltuiala organizatorilor. Toate au fost livrate gratuit de la aeroport și retur. Toți participanții, indiferent de categoria din care fac parte, au luat masa fără restricții. Nimănui nu a rămas fără foame, deși unii au preferat să ia masa pe cheltuiala lor în steakhouse-ul de la etajul de mai jos.

Cafeaua sau alte băuturi pot fi comandate în orice moment la bar separat la un preț adecvat. De exemplu, cafeaua (Americano sau dublu espresso) costa 50 de ruble.

Mesele la programul cultural au fost asigurate și pe cheltuiala celor prezenți. Deși, mărturisesc, a trebuit să închid cozile mici în general. Dar destul de mult.

Am scris deja despre cum a decurs conferința. Nu pot adăuga nimic nou. Toate au funcționat conform așteptărilor. Niciun transfer nu a întârziat - unii dintre vorbitori au întârziat la plecare. Tipografia s-a dovedit a fi în general un om bun, corectând o îmbinare, admisă din neglijență și necontrolată de mine. Fetele de la check-in și-au arătat dăruirea cuvenită. Personalul hotelului a fost, de asemenea, politicos și de ajutor. A fost posibil să găsesc greșeli la diverse detalii și nuanțe (cuiva nu i-a plăcut prânzul, am ratat un al doilea microfon radio, pentru difuzoare - un buton pentru a răsturna diapozitivele), dar am cu ce să compar - totul a fost la un nivel bun .

Agenția de turism, reprezentată de cei doi manageri de apeluri ai noștri, a făcut o treabă grozavă: am auzit o mulțime de complimente pentru munca lor la rezervări și transferuri. În plus, au efectuat controlul plăților și, ca urmare, au existat doar 2 neplăți fără anulare.

Deci trebuie doar să dau numerele.

Numerele.

Cheltuieli:
- mancare (pranz): 55500 rub.
- chirie hol: 12600 rub.
- transferuri: 8300 rub.
- Cazare pentru boxe: 48600 rub.
- promoție: 25000 rub.
- cheltuieli suplimentare pentru mancarea in cafenea: 10000r.
- cheltuieli de transport (taxi): 2000 rub.
- alte cheltuieli: 7300 rub.
Total: 169.300 de ruble.

Aceasta nu include costul petrecerii la mine acasă. Aceasta este încă 30.000 de ruble. După eveniment, ne-am gândit că cateringul pentru 20 de invitați ar fi mai ieftin și va aduce mai puține rahaturi. Dar nu am niciun regret. În general, eram pregătit din punct de vedere moral (și îmi puteam permite) nu numai ca aceste cheltuieli să fie atribuite în întregime propriului meu cont, ci întreaga conferință în general. Dar totul a ieșit mult mai bine. Am mers la zero.

Venituri: 197.000 de ruble, din care jumătate a fost plătită în ultima săptămână sau în ajunul conferinței. Majoritatea acestor bani nu au fost încă plătiți taxe conform sistemului de impozitare simplificat de 15%, din moment ce fondurile au fost acceptate în contul curent al companiei sau prin cec.

Conversia s-a dovedit a fi cam așa: un milion de contacte au dat 3000 de clicuri site-ului. Și 3000 de clicuri s-au transformat în 47 de aplicații, care au avut ca rezultat 38 de vânzări. Deși, desigur, acest lucru nu ia în considerare participanții gratuiti, oferă o înțelegere a câte clicuri pe site sunt necesare pentru a recupera organizarea conferinței în orașul dvs. și sub auspiciile dumneavoastră.

Rezultate.

Este naiv să te aștepți la rezultate rapide. Dar totuși, am avut deja o întâlnire cu un potențial client și mâine încă una. Deși, desigur, nu consider acest lucru un rezultat. Aceasta este pur și simplu o consecință a unei politici sistematice de a deveni lideri de opinie.

Am câteva propuneri bune de la Moscova privind cooperarea cu proiectele Chatterbox și Kazap (vând link-uri en-gros de la ele prin API).

Legăturile de lucru au fost consolidate. Erau destul de puternici înainte. Dar comunicarea directă este o scuză excelentă pentru a le consolida. În afacerea mea, conexiuni = creșterea cifrei de afaceri și verificare medie.

Și-a revizuit viziunea asupra planului de dezvoltare a studioului. Să rupem schema. Inclusiv schimbarea completă a site-ului studioului. În forma așa cum este, nimeni nu are nevoie, inclusiv noi.

Avea sentimentul că făcusem o treabă grozavă. Sper că acest sentiment nu va dispărea.

Și pentru fanii stimulării TCI: pentru a face o conferință și a ajunge la zero la sfârșit, aceasta este o modalitate excelentă de a obține câteva zeci de link-uri de încredere de la resurse masive care nu sunt spammate pentru nimic în trei zile de aproape tot. ceasul merge! Dar shhh, asta e deja palid. Și m-am dus să fac o pagină de destinație și un satelit pentru sute de pagini pe baza site-ului conferinței pentru vânzarea de link-uri.

Principala regulă a organizării unei conferințe și a atragerii unui număr mare de oameni este diseminarea masivă a informațiilor pe mai multe resurse și portaluri. Conferința trebuie să fie bine planificată. Un subiect interesant al evenimentului, informații relevante și necesare - toate acestea vor atrage atenția ascultătorilor asupra proiectului.

Pentru a atrage aproximativ 100 de solicitanți pe zi, trebuie doar să difuzați informații despre conferință, să oferiți cea mai detaliată descriere a programului și a problemelor care vor fi luate în considerare. Cererea de oferte bune este întotdeauna mare.

Astăzi formatul conferinței este larg răspândit, iar problema pregătirii evenimentului este foarte relevantă.

Pregătirea pentru conferință este împărțită în mai multe etape:

• Întocmirea și acordul asupra unui plan de conferință;
• Coordonarea planului financiar;
• Alegerea locului de desfășurare a conferinței;
• Dezvoltarea stilului conferinței;
• Invitarea oamenilor la conferință.

În primul rând, o conferință este o declarație despre un produs sau serviciu către un anumit grup de ascultători. Dacă conferința este susținută de Centrul de Cercetare sau Departamentul Institutului, atunci principalul grup de ascultători este studenții instituțiilor de învățământ superior.

Este posibilă atragerea studenților pentru a participa în masă la conferință prin diseminarea informațiilor la institute și universități, prin decanatul. Informațiile ar trebui să fie prezentate în așa fel încât nu numai să intereseze vizitatorii, ci și să inducă la acțiune. Planul evenimentului ar trebui să includă o explicație a subiectului pentru invitații conferinței și răspunsuri la întrebările din partea publicului. Dacă formatul conferinței cere ca unii studenți să vorbească la microfon, acest lucru ar trebui inclus și în plan.

Tipuri de conferințe științifice la cerere

Există multe tipuri diferite de conferințe academice, dar nu toate atrag studenții. Cele mai interesante și solicitate sunt:

Cum să găzduiești o conferință de succes

Organizatorii conferintelor

Centrele de cercetare științifică, institutele de cercetare științifică și departamentele Institutului și Universității pot acționa ca organizatori ai conferinței, principalul lucru este că un profesor (doctor în științe) este în frunte.

Forme de participare la conferințe

Conferințele științifice pot fi organizate în format full-time și part-time. Fiecare dintre ele are propriile avantaje și dezavantaje. Formatul conferinței față în față va permite să adune toate persoanele interesate să dezvolte și să asculte subiectul într-un singur loc. Ei comunică între ei, pun întrebări, se cunosc. Cu toate acestea, nu oricine îl poate vizita, deoarece conferințele au loc de obicei în orașele mari.

După înregistrare, pe pagină ar trebui să fie plasat un anunț. Acest site este cel mai bun dintre mai multe directoare online similare, este mai ușor de utilizat și foarte popular cu utilizatorii de internet.

Caracteristici de atragere a ascultătorilor prin platforme științifice:

• Controlul asupra informațiilor despre evenimente;
• Acces ușor la pagină pentru studenți. Site-ul cu informații despre conferință se deschide atunci când introduceți interogări precum: „conferințe științifice”, „conferințe științifice” ... subiect .. "," conferințe științifice în ... „oraș”;
• Plasare gratuită;
• Trimiterea automată a știrilor către abonați în fiecare săptămână;
• Asistență 24/7.

Cum să organizezi o conferință și să atragi 100 de candidați într-o zi actualizat: 15 februarie 2019 de autor: Articole stiintifice.Ru

În acest text vreau să-mi împărtășesc gândurile, în primul rând, despre ce este o conferință în general, care este esența ei filosofică. Și, desigur, în al doilea rând: cum să-l organizezi. Va fi vorba despre acele conferințe pe care eu însumi le-am organizat la Facultatea de Filosofie a Universității de Stat din Moscova, adică sunt conferințe umanitare.

Înainte de a decide să organizați o conferință, gândiți-vă bine dacă aveți nevoie de ea. Există puține beneficii de pe urma conferințelor. Sunt multe probleme pentru acei membri ai comitetului de organizare care chiar îl organizează. La început se pare că conferințele pot promova gândirea științifică, pot deveni, dacă nu un instrument util pentru știință, atunci cel puțin un eveniment memorabil pentru participanți. Ambele sunt greșite. Vorbitori inteligenți și autoritari ajung la conferință (dacă o fac) doar pentru a vorbi. Ei înșiși nu ascultă pe nimeni, cu excepția celor pe care trebuie să-i asculte, adică a celor care stau în fața lor la timp. După ce și-au făcut raportul, aproape întotdeauna pleacă imediat, așa că nu există nicio comunicare cu ei. De asemenea, cu rare excepții, nu raportează rezultate deosebit de interesante, așa că nu trebuie neapărat să le ascultați. Este mai util să le citești textele.

Cât despre, îmi cer scuze că sunt sincer, reprezentanți ai unui nivel științific obișnuit, trimit rapoarte la conferințe doar pentru a avea o publicație în plus. Majoritatea sunt studenți postuniversitari, al căror termen limită pentru apărare se apropie inexorabil. În această situație, își sporesc frenetic publicitatea slabă, pentru care dau unul și același text al lor (care reprezintă de obicei al doilea sau al treilea capitol al rezumatului) formă pentru o varietate de conferințe, inventând noi nume și rearanjand primele câteva. fraze.

Stratul subțire dintre aceste două niveluri sunt vorbitori inteligenți care chiar doresc să aducă în discuție o idee nouă, dar vocea lor se aude cel mai rău dintre toate. Mai bine în acest caz să te bazezi pe texte. Un gând nou va străpunge cu siguranță, nu are nevoie de conferințe pentru asta.

Altfel e dacă ești un membru obișnuit al comitetului de organizare, adică nimeni nu ți-a cerut părerea. Apoi trebuie să organizezi o conferință, fie că îți place sau nu.

Ce conferințe sunt acolo

Conferințele pot fi mici sau mari. Deși există și alte criterii de clasificare, acesta este cel mai important. Conferințele mari nu seamănă deloc cu cele mici. În primul rând, voi vorbi despre mare

Cele mai mari conferințe sunt uneori numite congrese. Am participat la organizarea unui singur congres. A fost un congres în sensul deplin al cuvântului. La el au participat aproximativ patru mii de persoane cu teze și peste două mii personal. Dacă lucrezi, de exemplu, la departamentul de filosofie al unei universități obișnuite, iar departamentul tău ocupă un etaj al unei clădiri, imaginează-ți două mii și jumătate de oameni la acest etaj și vei înțelege totul.

În cadrul conferințelor mari, există de obicei o sesiune plenară, în care vorbesc vorbitori titulați, apoi mai multe secțiuni, care durează, eventual, câteva zile. Un om de știință binecunoscut este de obicei numit președinte al secției. Dar trebuie să țineți cont de faptul că a fi președinte este o muncă reală, prin urmare, înainte de a o numi, trebuie să luați legătura cu persoana respectivă și să îi cereți acordul. Președintele trebuie să participe la toate ședințele secției sale. El dă cuvântul vorbitorilor, determină succesiunea discursurilor, îi întrerupe pe cei care vorbesc, dă cuvântul celor care vorbesc, îi întrerupe pe cei care vorbesc, dacă este cazul, chiar interzice, adică îi scoate din sală. De obicei, este recomandabil să numiți doi copreședinți și un alt secretar științific. Este chiar necesar dacă secțiunea va rula câteva zile.

Retragere. Câte zile funcționează secția? Unu.

Pe baza numărului de cereri trimise, de obicei, comitetul de organizare al unei conferințe mari se așteaptă ca secția să funcționeze timp de două sau trei zile. Trebuie avut în vedere că aproximativ jumătate dintre cei care au trimis cereri nu vor veni. Formal, mai trebuie să lași timp pentru ei (ce se întâmplă dacă vin?). Dar este real să rețineți că secțiunile aproape întotdeauna termină munca într-o singură zi. Unii dintre cei sosiți vor face un raport mai repede decât era planificat, cineva va merge la altă secție, iar cineva, dimpotrivă, va începe să vorbească. Trebuie să planificați așa ceva, în medie, vor vorbi o dată și jumătate mai mult decât limita de timp. Pe baza acestui lucru, trebuie să redactați un regulament.

Exemplu de reglementări de calcul:

La secție au aplicat 20 de persoane.

Ne așteptăm ca, cel mai probabil, să vină 10. Dar în program le vom indica pe toate cele 20

Conferința durează două zile (o conferință mare poate dura trei)

Prima jumătate a primei zile este dedicată sesiunii plenare.

Avem trei jumătăți la dispoziție: a doua jumătate a primei zile, prima și a doua jumătate a celei de-a doua zile. Fiecare jumatate dureaza 3 ore (este mai impracticabil, oamenii vor incepe sa iasa in cautare de o camera pentru fumat si un bufet).

Total 9 ore pentru 20 de rapoarte. În medie, o jumătate de oră pentru un raport (rotunjire permisă), din care 20 de minute pentru un raport, 10 minute pentru întrebări și discuții.

Cel mai probabil, munca reală a secțiunii din exemplul de mai sus va rula doar o a doua jumătate a primei zile. Și în acest timp toți cei care au ajuns la această secție și sunt prezenți într-o anumită zi vor avea timp să facă rapoarte. Dar, desigur, va fi prea puțin timp (sunt vreo 10 persoane pentru trei ore!). În a doua zi vor sosi cei pierduți, care își vor căuta secțiunea conform programului și nu vor găsi nimic. Ar fi bine să prevăd: să se facă vreo secțiune deosebit de lungă, ca să rămână acolo toți cei care vor să facă rapoarte pe alte secțiuni în a doua zi.

În general, după cum putem vedea din acest exemplu, reglementările sunt un lucru foarte vag. Dar, în același timp, trebuie avut în vedere, pe parcursul realizării secțiunii, este absolut necesar. Președintele secției calculează regulamentul real, cum se spune, online, adică în timpul ședinței. Trebuie să puneți o foaie de hârtie în care vor fi consemnați toți cei prezenți, unde cei care vor să facă un raport vor indica titlul acestuia. Președintele, după ce a primit această listă, trebuie să o compare cu programul, primul care dă cuvântul celor care sunt înscriși conform programului, al doilea - celor care au venit din această secție nu în ziua lor (și aproape toată lumea va vin pe primul și nu va veni pe al doilea), iar ultimul - celor care nu au venit din secția lor. Dacă niciun orar rezonabil nu interferează cu un astfel de program, întâlnirea este amânată pentru a doua zi și, totuși, probabilitatea ca cineva să apară nu este mai mare de 1/2. Dacă se potrivește, trebuie să țineți întâlniri în acea zi. Întrucât programul este, desigur, tensionat, întrerupeți-i pe cei care vorbesc.

Dacă ședința plenară a durat toată prima zi, iar munca secțiilor a început abia în a doua zi și durează toată ziua, trebuie avut în vedere că după pauză, numărul celor prezenți scade cu aproximativ jumătate. Dacă sunt planificate două pauze, va mai rămâne un sfert până la sfârșit. Cum să rezolvați rapid problema cu succesiunea rapoartelor - va trebui să navigați la fața locului în funcție de circumstanțe. Profesorii și alți vorbitori de rang înalt trebuie să fie pusi pe primul loc, cu excepția cazului în care sunt nebuni celebri.

Câte secțiuni ar trebui să aibă o conferință mare? Acest lucru depinde în primul rând de numărul de participanți și, în al doilea rând, de subiect. Congresul, adică o conferință cu cele mai largi subiecte, poate cuprinde câteva zeci de secțiuni (a noastră a avut 25 de secțiuni mari și tot atâtea mici). Dacă subiectul este mediu, ceva de genul „Bine și rău în lumea modernă”, atunci pot fi 5 - 7 secțiuni. Cu cât mai multe secțiuni, cu atât este mai dificil să le conduci, pentru că oamenii încep să se grăbească înainte și înapoi în timpul întâlnirilor . Cu numărul de participanți, numărul de secțiuni este de aproximativ 1:20 - 1:40. Cu cât mai mulți participanți, cu atât mai imprevizibil este cursul secțiunii. Dacă conferința este, prin toate mijloacele, concepută ca una uriașă, atunci va trebui făcută fie mai multe secțiuni, fie mai mulți participanți. Între aceste două opțiuni, alegerea este deja tematică.

Lista inițială a secțiunilor și lista lor finală pot să nu fie aceleași. Lista inițială a secțiunilor este anunțată odată cu anunțul conferinței. Cea finală depinde de ce teze au venit. Dacă o secțiune a primit mult mai multe rezumate decât altele, atunci ea poate fi împărțită în diferite secțiuni sau subsecțiuni, iar mai multe secțiuni pot fi îmbinate într-una singură, deși am menționat mai sus că este util să existe o secțiune care, evident, funcționează mai mult decât celelalte. . Odată cu definirea inițială a listei de secțiuni, poate fi estimată și o listă a potențialilor președinți.

Conferințele mici nu poartă aceeași sarcină ca și cele mari. Cred că o conferință mică ar trebui să se numească conferință, numărul de participanți la care nu depășește 20 și în care există o secțiune. Micile conferințe sunt de obicei dedicate unor subiecte înguste (ceva de genul „Interpretarea a 42 de fragmente din Heraclit în școala Analelor”). Conform observațiilor mele, are sens să organizăm o conferință mică dacă organizația gazdă (mă gândesc la o universitate) are cel puțin jumătate din vorbitori pe această temă, cel puțin cinci persoane. Acesta ar putea fi, de exemplu, un profesor și studenții săi.

Conferințele mici sunt deschise și închise (mari - doar deschise). Conferințele închise sunt cele a căror componență este stabilită de comitetul de organizare, acceptarea rezumatelor nefiind anunțată. Nu are sens să difuzăm pe scară largă informații despre ei. Acest tip de conferință este cel mai calm. Este logic să le ținem pe parcursul unei zile, președintele este un profesor local, co-președintele este un om de știință cu titlul dintre invitați, cel mai bine este să alterni vorbitori, localnicii și oaspeții vorbesc pe rând. O pauza de masa si o pauza de cafea. Câțiva profesori vor pleca până la final, dar se speră ca restul să rămână și chiar să aibă loc o discuție relativ fructuoasă.

Conferințele private, cu toate meritele lor, au același dezavantaj ca toate celelalte: sunt în mare parte inutile. Deoarece sunt puțini participanți, ei pot citi și textele reciproc. Un beneficiu semnificativ al unei mici conferințe închise, care este aproape întotdeauna caracterizată de un nivel ridicat de rapoarte, este o colecție de materiale (vezi mai jos).

Conferințe deschise

Conferințele deschise sunt acelea pentru care rezumatele sunt acceptate de la toată lumea. La astfel de conferințe, problema selecției rezumatelor este acută. Dacă conferința este mare, atunci rezumatele pot fi selectate cu greu, doar cele evident incompetente și nebunești pot fi aruncate. Dacă este mic, va trebui să îl selectați. Această selecție poate fi o sarcină destul de neplăcută și, cu siguranță, necesită foarte mult timp. Obiectivitatea relativă se realizează numai dacă toate rezumatele sunt citite de mai mulți membri ai comitetului de organizare (cel puțin trei). Este necesar să se încerce atingerea a două obiective opuse: selectarea celor mai bune teze și menținerea unei reprezentări proporționale a studenților absolvenți și a regiunilor. Pentru ceea ce este nevoie de acesta din urmă - voi scrie și mai târziu.

Materiale tipărite ale conferinței

Toate conferințele mari și multe cele mici produc materiale tipărite. Există două tipuri de materiale: rezumate și rapoarte și două opțiuni de rezultate: înainte de conferință și după. Conferințele mari încearcă de obicei să emită rezumate înainte de conferință.

Rezumatele sunt grupate pe secțiuni, în cadrul secțiunilor - în ordine alfabetică. La începutul materialelor fiecărei secțiuni, uneori sunt indicați președinții, copreședinții, etc., dar în opinia mea acest lucru nu este necesar. Pentru fiecare autor este necesar să se indice numele complet, orașul, instituția pe care o reprezintă. Uneori indică o diplomă și un titlu academic, dar personal nu îmi place. Cu toate acestea, dacă există mulți participanți cu titluri, atunci arată bine. Posturi (conferentiar, conferențiar) de indicat, în opinia mea, este absolut inutil.

Volumul rezumatelor este de aproximativ 2 pagini. Dacă conferința nu este foarte mare, atunci vă puteți permite până la 6.000 de caractere.

Dacă colecția este mare, la sfârșit este util să dați o listă alfabetică a participanților și numărul secțiunii (puteți folosi numărul paginii, acesta este și mai bun, dar mai dificil din punct de vedere tehnic).

Filosofia tezei: vanitatea

În ciuda faptului că tezele nu sunt o publicație de prestigiu, mulți le urmăresc. Practic, motivul este că este foarte ușor să faci un abstract. Este rar ca cineva să nu fie capabil să scrie două pagini, împachetând unele dintre ideile preferate cu câteva cuvinte la modă și câteva cuvinte din titlul conferinței.

Este necesar să spunem absolut fără echivoc: tezele sunt un lucru exclusiv formal. Nimeni nu le citește niciodată. În general, să le scrii ar fi trebuit să fie umilitor și cel puțin plictisitor, cum ar fi să scrii ideea ta preferată pe ziar și să arunci ziarul la gunoi. Predominanța beneficiului oricărei publicații asupra considerațiilor de beneficiu științific arată cât de departe a mers știința de la activitatea cognitivă pe calea de a deveni o instituție socială. Publicații-grade-prestigiu-bani este una dintre componentele economice esențiale ale vieții moderne, ca să nu mai vorbim de aspectul ei social. Dar nu pot intra în acest subiect acum. Trebuie doar să rețineți acest lucru atunci când colectați rezumate pentru conferință. Ei bine, dacă ești un om de știință care se respectă, nu scrie rezumate pentru conferință, dacă nu vei veni cu o idee reală.

În ceea ce privește publicarea rapoartelor, acesta este un lucru bun. Colecțiile de rapoarte ale conferințelor bune trăiesc uneori mult timp și sunt citite activ. Ele sunt de obicei eliberate după conferință. Doar conferințele mici lansează rapoarte, o conferință mare nu poate publica o colecție de rapoarte deoarece va fi prea mare.

Astfel se încheie cuvintele generale despre conferințe și se trece la modul de organizare a acestora.

Organizarea conferințelor

Fiecare conferință începe cu decizia de a o ține. Conferințele sunt regulate (de exemplu, „A 64-a lecturi internaționale anuale despre problema binelui și a răului”) și unice. Ar trebui efectuate cele obișnuite, ele formează fața universității. Cât despre unic, decizia poate veni de sus sau de jos. Un membru obișnuit al comitetului de organizare nu poate influența decizia de sus. Acestea pot fi, de exemplu, conferințe jubiliare dedicate aniversării nașterii sau morții unei figuri remarcabile. Dacă există oameni la universitate care sunt implicați profesional cu această figură, atunci are sens să organizezi o mică conferință, care s-ar putea dovedi a fi interesantă. Dacă nu există astfel de oameni - un eveniment dezastruos.

Dacă conferința este organizată de jos, am îndemnat deja cititorii să critice astfel de inițiative. Dar, în dreptate, trebuie să spun că acest lucru se poate dovedi a fi destul de bun. Este bine dacă organizatorul este un grup de entuziaști reuniți în jurul unei probleme. De exemplu, conferințele despre logică se țin în mod tradițional bine la facultatea noastră, datorită existenței unei comunități strânse de logicieni profesioniști.

Pe scurt, s-a decis să se țină conferința și nu mai are rost să o mai discutăm.

Trebuie să stabilim o dată.

Pe parcursul anului se pregătește o conferință bine organizată. Astfel, dacă nu este una aniversară, este mai bine să o numiți pentru un an mai târziu. Dacă este una aniversară, atunci, desigur, trebuie să-l cronometrați până la data respectivă. Cronometrarea este permisă cu o abatere de aproximativ o lună.

În orice caz, trebuie avut în vedere că de la trimiterea buletinului informativ până la data limită programată pentru depunerea rezumatelor trebuie să treacă cel puțin o săptămână (aceasta este o glumă, deși este adesea cazul) și cel puțin o lună de la data limită până la conferința în sine (e și asta o glumă, și la fel de amară). În general, o conferință nu poate fi organizată în mai puțin de două luni. Vorbim, desigur, despre conferințe deschise. Unul închis poate fi organizat într-o lună dacă există participanți nerezidenți, iar dacă nu există participanți nerezidenți - în câteva zile.

Întrucât lucrez la o universitate, specificul universității este următorul. Cel mai bine este să ținem conferințe mari la sfârșitul sesiunii, acesta este momentul de maximă libertate pentru profesori și, foarte important, pentru public. Dar acest lucru este opțional. Este mai bine să nu cheltuiți chiar la începutul semestrului, profesorii la acest moment, de obicei, nu vor să fie distrași, nu au început încă pilotul automat lector. Dacă sunt așteptați mulți nerezidenți, îl puteți petrece în perioada sărbătorilor de iarnă sau chiar la începutul verii, dar înainte de începerea biroului de admitere, mai ales dacă imobilul este mic.

În zilele săptămânii, o opțiune bună pentru o conferință mare de două zile este vineri și sâmbătă. De obicei sunt mai puține cursuri sâmbăta, este loc pentru secțiuni.

Următoarea etapă este stabilirea subiectului, domeniului și natura conferinței (deschisă sau închisă). Subiectul a fost clar în termeni generali și când a fost luată decizia. Dacă confa este mică, rămâne doar să vină cu un nume. Dacă este mare, atunci trebuie să determinați câte secțiuni vor exista și numele lor aproximative. Puteți scrie separat o listă de subiecte fierbinți asupra cărora se așteaptă principala sosire a tezelor (Avortul - pro și contra; Eutanasia - bine sau rău? - în acel spirit). Imediat trebuie să decideți ce fel de materiale tipărite, rezumate vor fi înainte sau, în cazul unei conferințe mici, rapoarte după.

În funcție de capacitățile comitetului de organizare (adică există o persoană care deține formatul Word și PDF și este gata să ucidă trei zile), cerințele pentru teze sunt formulate. Cerințele sunt dure și moi. Dacă persoana potrivită nu este acolo, se formulează cerințe stricte. Ele listează fontul, dimensiunea, titlul eșantionului, marjele, volumul, notele de subsol și cerințele bibliografiei. Vă rugăm să rețineți că, indiferent de modul în care formulați cerințele, cel puțin o treime dintre autori nu le vor îndeplini. Unii chiar, aparent, îl consideră un gunoi, dar majoritatea, cred, pur și simplu nu acordă atenție. Ca urmare, vor exista inconsecvențe în fonturi și titluri, iar publicația va părea complet nesigură.

Mai bine, desigur, să găsești un specialist în aspect. Majoritatea editurilor cu care m-am ocupat sunt de acord să ia layout-ul în PDF sau chiar în Word. În acest caz, nu trebuie să formulați cerințe stricte pentru formatul rezumatelor, este mai ușor să le formatați singur. În cerințe, atunci trebuie să indicați doar volumul și lista de informații necesare pe care autorii trebuie să le indice despre ei înșiși. Desigur, nu strica un eșantion de un titlu și o notă de subsol bine formate, deoarece cineva ar putea fi capabil să le urmeze.

Calculul termenului limită

Termenul limită se calculează pe baza următoarelor considerații: în intervalul dintre termenul limită și conferința în sine, trebuie să: 1) citiți rezumatele; 2) selectați-le pe cele bune sau respingeți-le pe cele rele; 3) sortarea după secțiuni (specificând simultan lista secțiunilor); 4) aranjați-le într-un singur fișier Word în ordinea dorită; 5) format consecvent; 6) transfer la editură; 7) editorul trebuie să le imprime. Etapa de selecție va dura aproximativ 2 săptămâni, formatare - două zile de muncă completă sau o săptămână dacă un profesor încărcat (ca mine) este angajat în asta în timpul său liber și cât timp îi va lua editura - acest lucru trebuie convenit separat, de obicei de la 2 săptămâni la o lună, dar este posibil să se negocieze în decurs de o săptămână, mai ales dacă există o finanțare bună. Pe scurt, termenul limită este stabilit în medie cu două luni înainte de începerea conferinței.

În ce formă ar trebui acceptate rezumatele?

În prezent, există trei opțiuni pentru cum pot fi trimise rezumatele la conferință.

1. Rezumatele se trimit prin poștă, tipărite pe hârtie. Este necesar să se ceară autorului să introducă cel puțin două dischete cu o versiune electronică a rezumatelor sau să le dubleze pe o dischetă de cel puțin trei ori. Dacă o scrisoare de hârtie a sosit fără o dischetă, aceasta este baza pentru respingerea rezumatului din motive formale. Această metodă în sine este depășită, dar deocamdată este mai bine să nu o abandonați. Internetul neîntrerupt și low-cost nu este disponibil în toate părțile țării noastre.

2. Rezumatele se trimit prin e-mail, fisier atasat. Aceasta este cea mai comună opțiune acum. În e-mail-ul propriu-zis, mulți autori își scriu chestionarul, deși este incomod să-l copiezi de acolo, este mai bine să le ceri să-l includă la sfârșitul aceluiași fișier ca și rezumatele.

Este imperativ să configurați un răspuns automat cu textul: „Scrisoarea dvs. a fost primită”.

3. Înregistrare online pe site-ul conferinței. Acest lucru necesită disponibilitatea unui software adecvat. Cu toate acestea, este timpul ca conferințe mari și chiar mai multe congrese să treacă la această metodă. Programul însuși înregistrează o persoană, acceptă un fișier cu rezumate de la ea, îl închide pentru ca toți să-l vadă, atunci când rezumatele sunt aprobate sau dezaprobate de comitetul de organizare, trimite o notificare participantului. Este imperativ să configurați programul astfel încât câmpurile cu datele personale ale autorului să fie ascunse, vizibile doar comitetului de organizare.

Acum trebuie să scrieți și să trimiteți un buletin informativ.

Pe baza tuturor acestor decizii luate se întocmește o scrisoare de informare. Aceasta este o lucrare oficială, trebuie aprobată de decanul facultății, deși merge pe lista de corespondență fără semnătură. Scrisoarea de informare indică numele universității, numele conferinței în mare, data acesteia în mare, apoi programul (în această etapă este aproximativ: numele secțiunilor sau posibile subiecte), puteți indica binecunoscute difuzoare, dacă există. Apoi este indicată componența comitetului de organizare. Este posibil să se evidențieze un comitet de program separat, care să includă toți oamenii de știință bine-cunoscuți în acest domeniu, iar consimțământul lor nu este necesar - nu vor trebui să lucreze. Dar este mai bine, desigur, să-i anunțați, altfel interacțiunile interpersonale neintenționate sunt posibile. Apoi, comitetul de program va avea nume de nuntă, iar comitetul de organizare va avea oameni adevărați care lucrează.

Dacă există o taxă de înregistrare - indicați suma (despre finanțe în continuare).

Apoi trebuie să indicați termenul limită pentru depunerea rezumatelor și cerințele pentru acestea. Este imperativ să furnizați un șablon al chestionarului, pe care fiecare participant trebuie să îl completeze despre el însuși.

La final - contactele comitetului de organizare, inclusiv adresa poștală, numărul de telefon al orașului, e-mailul și adresa site-ului conferinței (mai multe pe site).

Newsletter-ul este trimis prin două tipuri de canale: hârtie și electronic. Cea de hârtie pare depășită la prima vedere, dar funcționează. Este logic să trimiteți scrisori pe hârtie către universități mari și centre de cercetare care lucrează pe subiectul conferinței. Ei le postează pe panourile lor acolo, iar aceste scrisori sunt cu adevărat lizibile.

Metoda electronică, din păcate, este pe cât de bună, pe atât de rea. Partea bună este că poți ajunge foarte ușor la un număr mare de persoane cu lista ta de corespondență. Vestea proastă este că notificările de conferință primite îi enervează pe mulți oameni nu mai puțin decât spam-ul enervant și, uneori, se confundă cu spam-ul. Filosofia are o listă de corespondență profesională excelentă, pe care o folosesc activ - moderată de Ikhtik și T. Ruschina [email protected]

Îl poți trimite singur. Atunci trebuie să ai o bază. Baza este colectată, de regulă, pe baza rezultatelor conferințelor anterioare.

De asemenea, este o idee bună să postați un buletin informativ în comunitățile tematice în LiveJournal și forumuri.

Finanțarea conferinței

Cea mai bună sursă de finanțare este grantul. Pentru conferințele umanitare granturile sunt acordate de Fundația Rusă pentru Științe Umanitare, pentru științe naturale - de către RFBR, există și alte fundații. O cerere trebuie întocmită la Fundația Rusă de Științe Umanitare cu trei luni înainte de anul în care va avea loc conferința, la Fundația Rusă pentru Cercetare de bază - cu un sfert înainte de conferință, în general, condițiile sunt diferite. Fondul transferă bani în contul organizației. Cel mai bine este să aveți un supervizor, cum ar fi un decan, ca lider de proiect. Cu cât numele liderului este mai cunoscut, cu atât este mai probabil să primească un grant.

Dacă grantul este acordat (dar, din păcate, cu siguranță se va afla despre asta cu puțin timp înainte de conferință), atunci nu ar trebui să existe probleme financiare. Unde se duc banii?

1. Publicarea unei colecții de rezumate. La prețurile actuale din Moscova, aceasta este de aproximativ 100.000 de ruble. pentru o conferință mare; dacă este planificată o colectare de rapoarte, suma poate fi mai mare. Depinde în mare măsură de editor și de calitatea copertei.

2. Cazarea participanților nerezidenți într-un hotel. Este ieftin la Universitatea de Stat din Moscova, 800 de ruble. pe zi pe persoană. Mai multe probleme cu rezervarea locurilor. Dacă este posibil, trebuie să furnizați o reședință pentru studenți și un hotel.

3. Uneori, când sunt mulți bani, poți plăti cuiva un bilet.

4. Consumabile: hârtie și pahare de unică folosință. Veți avea nevoie de hârtie pentru program și pentru stocurile necesare la pasul 5. De asemenea, pixuri, caiete și mape sunt achiziționate pentru fiecare participant, în exces, desigur. Acest lucru durează aproximativ 15.000 de ruble.

5. Receptie (masa bufet, cina etc.) Aceasta nu poate fi achitata din banii fondului, nu exista un astfel de articol. Aceasta poate fi plătită de universitate în schimbul consumabilelor. Dar, în general, recepția se poate face pe cheltuiala participanților. Acest articol este opțional.

Dacă fondul nu a dat bani? Toate articolele, cu excepția articolului 1, sunt anulate. Participanții înșiși plătesc pentru cămin și cheltuielile de călătorie, în invitații (despre ei mai târziu) trebuie să fie avertizați despre acest lucru: mulți vor aranja o călătorie de afaceri și vor plăti pe cheltuiala celeilalte părți.

Clauza 1 va trebui în continuare îndeplinită - pe cheltuiala universității sau pe cheltuiala patronilor. Cerințele pentru coperta, calitatea hârtiei și tipăririi, viteza de publicare etc. sunt reduse. Uneori este posibil să aduceți prețul până la 50.000.

În plus, puteți introduce taxa de înregistrare și plata pentru colecția de rezumate, dacă aceasta iese până la această oră. Acest lucru este atât de împovărător încât este mai bine să nu te pui cu el până în ultimul moment. Înainte de a intra, trebuie să vă consultați pe probleme juridice legate de numerar. Oamenii trebuie să emită chitanțe pentru plata taxelor de înregistrare, chitanțele trebuie să fie în numele unei organizații care are dreptul la activități comerciale. Dacă tranzacționați o colecție, organizația trebuie să aibă dreptul de a tranzacționa. Toate acestea pot fi verificate oricând de către organele fiscale și, în caz de încălcări, oferă o mare bătaie de cap în administrația universității. Cel mai bine este să păstrați situațiile financiare nu prin universitate, ci printr-o organizație din universitate - o asociație de absolvenți, de exemplu. Astfel de organizații, de regulă, au permisiunile corespunzătoare.

Dacă a fost posibil să urmați această cale, atunci aproximativ jumătate din costuri pot fi recuperate. O altă jumătate plătește în capital simbolic; dacă conferința are succes, se plătește chiar și din abundență.

Când problema finanțelor este rezolvată, comitetul de organizare, în general, se relaxează înainte de termen și își scrie propriile teze. În plus, este necesar să se desfășoare în mod constant activități de PR în rândul oamenilor de știință cu titlul, invitându-i să facă un raport în sesiunea plenară. Mulți dintre ei au un program de timp cu șase luni în avans; va fi prea târziu pentru a-i invita în ultimul moment, chiar dacă vor.

Realizarea unui site de conferințe.

Primul pas în alegerea unui site este găsirea unui site. Este bine dacă site-ul web al universității tale (facultate, departament etc.) îl oferă. Sunteți de acord cu administratorul de sistem cu privire la drepturile. Trebuie sa ai drepturi sa editezi paginile directorului tau, sa creezi pagini noi, sa descarci fisiere in html sau php, pdf, gif (util), sa accesezi directorul prin FTP; dacă faci înregistrarea online, acesta este în general subiectul unor discuții lungi cu administratorul de sistem. Umanitarii trebuie să țină cont de faptul că trebuie să se pregătească pentru conversațiile cu administratorii de sistem studiind o limbă străină și o mentalitate străină, deoarece acești oameni nu vorbesc limbi umanitare. Într-un caz dificil, aprovizionați cu o comandă scrisă de la decan despre organizarea site-ului conferinței pe baza site-ului universității. Cel mai bun lucru este dacă vreunul dintre membrii comitetului de organizare are un fiu care este un pasionat de computere dispus să ajute. Personal, îmi încarc soțul cu aceste funcții :), dar aceasta nu este cea mai bună variantă, soții sunt oameni mai ocupați decât copiii.

Dacă universitatea / facultatea / departamentul nu are un site web sau dacă nu a fost posibil să fiți de acord cu administratorul de sistem, puteți utiliza unul dintre numeroasele site-uri gratuite, cel puțin narod.ru. Nu este prestigios, dar oferă funcțiile necesare.

Începem prin a crea pagina de pornire.
Conferința noastră să se numească „Metafizica binelui și răului”. Site-ul se află pe naroda.ru la adresa: za-dobro.narod.ru. Pagina principală se numește index.html (poate exista o altă extensie dacă site-ul nu este popular). Este menționată în scrisoarea de informații. Conține informații de bază despre conferință - cu litere mari, este posibil cu imagini, care sunt vederi potrivite ale orașului tău, zicale latine sau altceva potrivit.

Apoi ar trebui să existe link-uri către alte pagini, acestea pot fi plasate în același director: o pagină cu textul integral al newsletter-ului, unde puteți scrie mai multe din ceea ce a mers pe lista de corespondență (adăugați subiecte, de exemplu); traduceți scrisoarea informativă în engleză și faceți o pagină, textul linkului este tot în engleză, o pagină cu chestionarul participantului, cu un eșantion de rezumate concepute ideal în PDF. În partea de jos a paginii principale, furnizați contactele comitetului de organizare. Apoi - o listă de rezumate acceptate (numele și titlul autorului). De asemenea, scriem această listă pe o pagină separată. Lista de nume aprobate va crește pe măsură ce se primesc rezumate, așa că adresa acestei pagini ar trebui să fie marcată. Fiecare nume de familie are un link către rezumate.

Din directorul principal, vom organiza un folder special pentru rezumate. Le punem acolo în format PDF, totul este posibil, dar mai bine - doar acceptate. Trebuie prin toate mijloacele să evităm situația în care unele teze au fost aprobate, autorului i s-a trimis o scrisoare despre asta, iar apoi s-a decis respingerea lor. Mai bine te muți la altă secțiune.

Salt în timp - se apropie termenul limită
Toți gânditorii ruși trimit întotdeauna rezumate exact în ziua termenului limită. Ca rare excepții, pot fi cei care trimit într-o zi. Vor fi și întârziați. Dacă întârzierea nu este mai mare de trei zile, puteți accepta. Dacă, din păcate, ca o excepție deosebit de plăcută, se primesc un anumit număr de rezumate într-o săptămână, puteți începe imediat să le citiți și să le selectați, dar trebuie să aveți în vedere că cea mai mare parte a comparației va ajunge mai târziu. Aici poate apărea situația neplăcută menționată mai sus: la început, tezele cuiva nu păreau nimic, dar pe fondul majorității lor par a pierde. Aici trebuie să respectați regula: ceea ce este acceptat este acceptat.

După expirarea termenului, trei zile mai târziu, se întrunește comitetul de organizare, calculează rezumate, discută criteriile de selecție și se așează să citească. Criteriile, așa cum am menționat mai sus, depind de dimensiunea conferinței. Pentru mici - sunt selectați cei mai buni. La cel mare, nepotriviți sunt respinși. Cu toate acestea, dacă mai există un surplus pe cel mare, atunci este posibil să luați, dar în opinia mea acest lucru este de prisos. Dacă se ia o decizie de a-i selecta pe cei mai buni, atunci nu se poate evita nemulțumirile, iar acesta este departe de cel mai bun produs intelectual pe care ar trebui să-l ofere o conferință bună. Pentru a minimiza emoțiile negative, rezumatele ar trebui evaluate colegial. Este bine dacă poți atrage câțiva dintre membrii comitetului de program, dar nu ar trebui să fie un mizantrop militant. În plus, este mai bine dacă în evaluarea tezelor nu se implică persoane cu un psihic dezechilibrat, cu înclinații spre sadism și cu o orientare pronunțată către orice școală științifică marginală. În principiu, este posibil să se încredințeze selecția chiar și unui grup de studenți postuniversitari din anul II sau III: motivul conciliar greșește mult mai rar decât individul.

Este imperativ să vă asigurați că tezele unor oameni celebri - medici, șefi de secții etc. nu sunt aruncate. Din păcate, acestea trebuie luate în orice calitate.

Ordinea conferintei
Cu cel puțin o lună, și de preferință cu două înainte de conferință, trebuie să emiteți un ordin de desfășurare a conferinței. Pentru universități: dacă conferința este mică, până la 10 persoane, se întocmește un ordin pentru facultate. Dacă este mare, atunci ordinea pentru universitate. Pentru alte organizații - o comandă pentru organizare.
Problema cu comanda este că trebuie să treacă prin numeroase aprobări.
Descriu pentru cazul universității mele: ordinul pentru universitate trebuie semnat de rector, avizele trebuie puse de: prorectorul pentru lucrări științifice; Prorector pentru Afaceri Academice (Politica Academică); Prorector pentru managementul afacerilor; Contabil șef; daca sunt straini - pentru munca cu straini; dacă există un nerezident - conducerea pensiunii; departamentul de protectie a teritoriului; dacă există un tehnician – inginer-șef. Mulți prorectori sunt oameni ocupați și ordinul le așteaptă semnătura de câteva zile. Și poate aștepta pentru câteva săptămâni semnătura finală a rectorului. În același timp, fără comandă, nu poți rezerva un loc într-un cămin universitar, nu poți fi de acord cu inginerii în privința echipamentelor, nici măcar nu poți aranja o trecere pe teritoriu, pe scurt, o comandă trebuie să fie gata cu cel puțin două săptămâni înainte. conferința și, prin urmare, trebuie să începeți să o semnați în două luni.

Textul ordinului în sine trebuie mai întâi convenit cu persoanele responsabile din administrație. De obicei, la conducerea treburilor stă o persoană responsabilă, care are o mostră din antetul universității, toate cerințele pentru înregistrare (și sunt stricte și trebuie îndeplinite), formulările necesare și o listă cu persoanele care trebuie să fie de acord. . Aceste cerințe se schimbă, așa că un ordin făcut pe modelul de anul trecut poate fi respins în cel mai inoportun moment: când aproape toți avizatorii l-au semnat deja, rămâne doar rectorul. În acest moment, poate deveni clar, de exemplu, că preambulul trebuie tipărit nu în dimensiunea de 14 puncte, ci în 12, și nu după un interval și jumătate, ci după unu. Astfel de lucruri sunt de obicei foarte enervante, dar trebuie făcute și ar trebui tratate ca pe vreme rea: nu încercați să vă certați, ci îmbrăcați-vă.

Ce organizăm pe computer
Unul dintre membrii comitetului de organizare (în acest caz sunt eu) organizează folderul conferinței pe computerul său. Există un subfolder - rezumate. În acest folder, subfolderele sunt denumite după numele de familie al autorului. Este imperativ ca fiecare rezumat să fie stocat într-un folder separat. Există rari entuziaști ai conferințelor care conduc teze care pot fi citite. Apoi scrisoarea de informare ar trebui să includă expresia „Comitetul de organizare își rezervă dreptul de a respinge și edita rezumate”. De fapt, în opinia mea, acest lucru nu este necesar. Rezumatele nepotrivite trebuie aruncate, restul trebuie plasate așa cum sunt. Totuși, trebuie să faci corecturi în unele cazuri, de exemplu: dacă se face o greșeală accidentală în teze bune; daca tezele bune depasesc volumul cu unul sau doua paragrafe nesemnificative, aceste paragrafe se sterg; dacă numele lipsește sau este evident nepotrivit (prea provocator, de exemplu). Cu privire la toate aceste probleme, dacă doriți, puteți contacta autorii și îi puteți invita să facă modificările necesare, dar dacă nu este suficient timp, puteți să o remediați singur. Dacă o persoană celebră nu a atașat un chestionar și mulți fac acest lucru (au o problemă, dacă toată lumea ar trebui să-i cunoască, scrie-și numele complet și patronimul încă o dată), trebuie să introduci aceste date pentru el, dar este întotdeauna mai bine pentru a verifica cărțile de referință pentru orice eventualitate. Pentru a confunda numele - atunci nu veți avea probleme.

Deci, dacă rezumatele au fost editate, în folderul acestui autor este organizat un subfolder, îi dau acestuia numele standard „0”, dar este mai bine să dau nume descriptive, de exemplu, „original”. Originalul este pus acolo fără editare, dar trebuie păstrat. În folderul autorului în sine - rezumate cu revizuiri. Nu este necesar să selectați sau să marcați revizuirea.

După ce consiliul de acceptare a rezumatelor și-a dat verdictul, folderul „rezumate” este împărțit în două subdosare: acceptat și respins. Aceste lucruri trebuie, desigur, verificate cu atenție.

Bază de date
Baza poate fi condusă chiar și în Word, cel puțin în Excel, dar personal prefer Access. La început, Aksess este puțin greu de obișnuit, dar are o mulțime de oportunități care dau roade în cazul conferințelor mari. În cazul unei baze mici, nu o puteți face deloc, este suficientă o listă de participanți cu numele rapoartelor.

Tabelul principal al bazei de date se numește, de exemplu, „Membri”.
Conține următoarele coloane: coloane text: Prenume, Prenume și Patronimic, Titlul raportului; Secțiune; Instituţie; Oraș; Adresa; e-mail; Notă; logic: ai nevoie de un hotel; admis; plata pentru cazare; confirmarea; și alte câteva coloane logice de serviciu pentru distincția dintre local și nerezident (au nevoie de diferite tipuri de prompturi); între interne și străine (invitațiile către străini necesită o procedură complet diferită); Rusă-CSI (au nevoie de diferite tipuri de plicuri).

Baza este completată pe măsură ce se primesc rezumate. Programul de înregistrare online, spun ei, poate fi configurat astfel încât să completeze în sine baza de date, dar nu l-am încercat încă. Nu vă voi spune cum să afișați diverse solicitări și, în general, despre capacitățile Access, dar ceea ce este deosebit de bine de folosit sunt rapoartele pentru invitații.

Textul invitației este redactat de mai multe ori:
1) pentru nerezidenții cărora li se va da și se va plăti pentru un hotel;
2) pentru nerezidenții cărora li se va da, dar nu se va plăti pentru un hotel;
3) pentru nerezidenții cărora nu li se va face cadou;
4) pentru localnici.

În plus, dacă cineva este plătit pentru călătorie, atunci aceasta este o altă opțiune pentru o invitație.
Toate condițiile bănești trebuie indicate în invitație, deoarece de aceasta depinde proiectarea unei călătorii de afaceri.

Un exemplu de text de invitație pentru o persoană căreia i se va oferi și plăti pentru un hotel, dar nu pentru călătorie:
Nume drag!
Comitetul de organizare al conferinței namingrek informează că raportul dumneavoastră este inclus în programul conferinței. Vă invităm să participați la conferință. Vi se va oferi un loc în hostel. Comitetul de organizare vă plătește cazarea de la zi la zi. Comitetul de organizare nu acoperă cheltuielile de călătorie. Conferința se va desfășura pe data și adresa. Înregistrarea va fi urmărirea datei și a orei. Vă rugăm să confirmați participarea la conferință. Semnătură. (Semnătura trebuie să fie președintele comitetului de organizare sau decanul facultății)

Nu uitați să introduceți rândul „cerere de confirmare a participării” în textul invitației.
Pentru mulți vorbitori de limbă rusă, aceasta este singura modalitate de a determina dacă o persoană va veni personal sau dacă intenționează să participe doar cu rezumate. Deși această metodă este și aproximativă: chiar și unii dintre cei care au trimis confirmarea nu vin mai târziu.
Dacă o persoană trimite o confirmare în aceeași zi în care a primit scrisoarea, aceasta poate servi ca o confirmare indirectă că va sosi.

Pe baza rezultatelor confirmărilor, în baza de date se completează coloana logică „confirmare”. Este util să afișați periodic rezultatele utilizând o interogare adecvată. Desigur, are sens doar să îi includeți pe cei care au confirmat-o în listele pentru decontare și în program. Totul, cu excepția numelui destinatarului, este tipărit în raportul de acces, în loc de nume facem un câmp din coloanele Prenume, Patronimic și Prenume. Puteți face cereri pentru câmpurile „acceptat”, „plată cazare”, etc., puteți specifica acest lucru ca filtru în formularul propriu-zis. O semnătură este plasată în partea de jos a invitației într-un desen. Din punct de vedere tehnic, este posibil să conduceți o imprimare și acolo, dar acest lucru nu este recomandat în sens legal - este mai bine să puneți o imprimare live pe hârtie.

Toate invitațiile generate, în primul rând, sunt tipărite pe hârtie, iar în al doilea rând, sunt salvate în format PDF (este mai bine să faceți acest lucru prin „print to PDF printer”), printare pagină cu pagină, fiecare pagină este salvată cu numele al persoanei corespunzătoare, apoi fișierele sunt trimise manual prin e-mail.prin poștă. Destinatarii le vor tipări și le vor folosi ca bază pentru călătoria de afaceri.

Dacă au absolut nevoie de o copie live, atunci trebuie să o trimită prin scrisoare pe hârtie, dar cei mai mulți dintre ei sunt mulțumiți de cea electronică. Cele pe hârtie le pot fi date chiar la conferință, uneori le poate fi la îndemână.

Imprimarea plicurilor de hârtie este configurată din câmpurile Nume și Adresă. Mai bine să personalizați interogările relevante.
Adresa de retur este tipărită pe raportul propriu-zis. În principiu, este dificil să organizezi o tipărire separată a indexului în acest fel, acesta poate fi scris pe plic manual sau poți lăsa câmpul gol - scrisoarea va ajunge chiar și fără el. Mai aproape de conferință, jurnalul de înregistrare de participanți și insignele pentru participanți sunt tipărite din aceeași bază de date, inclusiv prin rapoarte alcătuite corespunzător. Adică cine nu a stăpânit încă Access, stăpânește-l :)

Şedere
Cu aproximativ o lună înainte de conferință, dar cu cel puțin două săptămâni, trebuie să începeți să rezervați hoteluri sau pensiuni. Dacă pensiunea este rezervată de aceeași universitate care ține conferința, atunci i se scrie o scrisoare directorului hostelului. La scrisoare trebuie atașată o copie a ordinului, chiar dacă, așa cum se întâmplă adesea, aceasta nu a fost încă semnată de rector. Dacă o pensiune este rezervată într-o altă universitate sau într-un hotel din oraș, atunci nu este necesară o copie a comenzii, dar trebuie să întocmiți, de exemplu, scrisori de garanție pentru plată (dacă universitatea va plăti) sau, dacă participanții vor plăti, formularul de cerere de rezervare, care trebuie prezentat la hotel. În scrisoare sau cerere, trebuie să indicați o listă de vizitatori cu numele lor complet, de preferință în ordine alfabetică.

Liste de armare
Elementul este relevant,
dacă organizația care conduce conferința are o securitate serioasă la intrare, adică a fost relevantă aproape peste tot în ultima vreme. Când să depuneți listele - depinde foarte mult de ordinea într-o anumită organizație, care este păzită de un anumit pluton. Uneori cer cu o săptămână înainte, alteori, dimpotrivă, cu o zi înainte. Dar pentru a nu fi nevoit să tipăriți din nou, asigurați-vă că imprimați liste cu numele complet și în ordine alfabetică. Gardienii au nevoie de asta mai mult decât de cămin, pentru că trebuie să găsească foarte repede numele noului venit.

Conferința se apropie.
Mai sunt trei zile înaintea ei. Dacă conferința este mare, zilele comitetului de organizare se contopesc într-o zi mare. Dacă este mic, atunci asta se întâmplă cu un singur membru al comitetului de organizare (în cazul de față, cu mine). Telefonul sună constant, la care participanții se întreabă despre sosire, despre trecere, despre program. Este bine dacă conferința este susținută de un anumit departament al universității/facultății, de exemplu, departamentul de logică sau departamentul de estetică: atunci poți pune asistentul de laborator al departamentului să răspundă la apeluri. Trebuie să i se ofere explicații detaliate despre călătorie, reguli și, în general, despre orice. De asemenea, nu trebuie uitat și apoi inclus în lista de stimulente bănești, ceea ce se întâmplă de obicei la sfârșitul conferinței.

Ordonarea audiențelor
Dacă se întâmplă la o universitate, atunci este necesară precomandarea audiențelor pentru ședința plenară (dacă este o sală de adunări, mai ales dacă este o sală de adunări a unei clădiri mari în care sunt amplasate mai multe facultăți, uneori trebuie comandată cu cel putin o luna inainte!) Si pentru sedintele de sectie. Dacă aceste audiențe programate sunt goale, bine. O cerere pentru ele trebuie lăsată în camera de control. Este bine dacă sunt echipate cu tehnologie multimedia. La conferințele umanitare acest lucru nu este încă obișnuit, dar dacă oamenii de știință naturală participă, aproape sigur vor aduce o prezentare. În principiu, un laptop este suficient pentru un public restrâns, dar bineînțeles că un proiector multimedia este mult mai bun. Dacă în sălile de curs au loc în acest moment sesiuni de pregătire, atunci acestea pot fi fie reprogramate, fie anulate, această decizie va fi luată de partea educațională. În orice caz, elevii și profesorii trebuie avertizați. Pentru elevi este suficientă o reclamă. Și profesorii trebuie să sune. Cel mai probabil, partea educațională nu se va ocupa de asta. Dacă vreo secțiune în întregime vine la prelegerea unui profesor, sunt posibile clarificări complet inutile ale relațiilor.

De asemenea, este necesar să se organizeze mai mulți studenți care să ajute la conferință - întotdeauna doi sau trei la începutul primei zile, în timpul înscrierii, și neapărat mai mulți care cunosc o limbă străină - dacă sunt străini.

Programul conferinței
Acesta este unul dintre punctele principale ale celei de-a treia sau a doua zi înaintea conferinței. Deoarece este mai mult sau mai puțin clar cine va vorbi, se formează un program, adică o secvență de vorbitori pe secțiuni și zi. Uneori, doar în acest moment devine clar câte secțiuni-subsecțiuni vor fi. Este necesar să se determine în final președinții secțiilor. Listele sunt împărțite în exact sosiri și nu exact sosiri.

Primii care sunt incluși în listă sunt cei cu titlul lor, apoi vizitatorii cu titlu sigur (puteți alterna), apoi restul. Lista este convenită cu președintele. Ei bine, dacă președintele își face propriul raport ca unul de închidere, atunci îl poate începe cu o scurtă prezentare a activității secției sale.

Este convenabil să imprimați programul nu într-o tipografie, ci pe computerul propriu al comitetului de organizare. Pentru a face acest lucru, trebuie să o formatați pentru o broșură chiar în Word. Această tehnică nu este deloc complicată, nu o voi descrie aici.
Prima pagină, coperta, conține numele universității în partea de sus, apoi sigla conferinței, dacă există, apoi numele și datele, în partea de jos - orașul și anul.
Pe a doua pagină, întindeți pe copertă - componența comitetului de organizare. Dacă conferința a primit un grant, trebuie să ne amintim să indicăm acest lucru. Apoi sunt indicate regulile generale ale conferinței: data sosirii, prima zi - ședința plenară, de la ce oră și în ce public, timpul pauzei, planul pentru a doua parte a zilei - continuarea ședinței plenare sau munca secţiilor. Despre fiecare secțiune - nume și unde. Aceasta, împreună cu comitetul de organizare, se potrivește de obicei pe coperta din spate.

Pe pagina următoare, există planuri detaliate pentru fiecare secțiune. Pentru fiecare, numele acestuia se repetă, apoi prima serie de lucrări (de exemplu, seara primei zile) - la ce oră și unde, cine prezidează, apoi o listă de rapoarte, numele vorbitorilor în întregime, Prenume - Nume - Patronimic (mulți vor dori să pună întrebări, adresându-se după nume și patronimic, iar insigna nu poate fi văzută de la distanță). Titlurile vorbitorilor pot fi specificate, dar personal nu-mi place asta.

Ei bine, apoi următoarea serie de lucrări (care, după cum am văzut la început, este foarte posibil să nu aibă loc) și următoarele secțiuni. Sfat special: difuzoarele pentru secțiunile cu nume complete sunt scoase din baza de date, doar ordinea amenajării lor este determinată manual, de obicei este inutil să o introduceți în baza de date. La finalul programului este util să indicați planul clădirilor universitare cu traseul până la hotel și cu cantine, dacă teritoriul este mare. Ar putea fi pe coperta din spate. Ar fi bine să postezi aceeași schemă pe site.
Și, bineînțeles, nu trebuie să uitați să postați programul pe site imediat ce este gata. Programul este tipărit aproximativ la rata numărului total de participanți declarat + 20. Dacă din anumite motive comitetul de organizare este încrezător că participarea participanților va fi plină, atunci +50. Copii suplimentare se înmânează voluntarilor, se atârnă pe ușile secțiilor, sunt necesare pentru rapoarte la fond și despre activitatea științifică a universității, rămân în arhivă, donate etc.

Imprimare insigne
Este realizat dintr-o bază de date folosind un raport special configurat. Ecusoanele arată bine pe hârtie colorată, o culoare pentru participanți, cealaltă pentru membrii comitetului de organizare. Este mai bine să nu puneți hârtii în plastic, aceasta este o cantitate imensă de muncă inutilă, deoarece vor rămâne câteva zeci de insigne neasamblate, din care mai târziu aceste hârtii vor trebui scoase înapoi. Participantul însuși poate pune o bucată de hârtie în ecuson sau se poate face în timpul înscrierii.

Organizarea pauzelor de cafea
Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să te bazezi pe pahare de plastic achiziționate anterior și pe numerar de la comitetul de organizare (problema numerarului se decide la nivelul decanatului). O pauză de cafea necesită o sală separată, de exemplu, o cameră de pupitru. Acolo trebuie să puneți un frigider sau mai multe ceainice. Achiziționarea a două cutii de cafea, o cutie mare de pliculețe de ceai, o cutie de zahăr și mai multe pungi de fursecuri. Participanții le pot turna, turna și ia ei înșiși, puteți cere asistentului de laborator al catedrei sau unui student să urmărească apa din ibrice.

Formarea folderelor (pachete)
Acest lucru se face de obicei în seara dinaintea conferinței. Dar dacă înregistrarea a fost anunțată cu o zi înainte de conferință, atunci unele dosare ar trebui să fie gata. Dosarele conțin: o copie a programului, un caiet, un pix, o copie a tezelor, dacă nu se decide vânzarea lor și, poate, un fel de material publicitar al universității. De asemenea, puteți atașa altceva după gust, de exemplu, un calendar cu vedere la oraș sau ceva cu simbolurile unei conferințe.

înregistrare
Înregistrarea începe de obicei cu o zi înainte de conferință. La această înregistrare timpurie participă de obicei 1/10 - 1/4 dintre participanți, aceștia sunt cei din alte orașe care au sosit cu o zi înainte. Această înscriere se poate organiza, de exemplu, în sala comitetului de organizare, este suficientă o singură persoană. Ar trebui să existe un jurnal de înregistrare - o listă a tuturor participanților în ordine alfabetică, este afișată din baza de date. În acest jurnal se pot afișa coloanele „oraș” și „plătiți pentru pensiune” (ultima coloană va fi tipărită sub formă de căsuțe cu bifă pentru cei cărora li se va efectua plata).
Procesul de înregistrare în sine este scurt: solicitantul semnează în revistă, primește un dosar de conferință, insignă și cuvinte de despărțire despre cum să ajungă la hotel. Dacă este plătit, poate fi nevoie să sune la hotel cu un avertisment, recepția nu este întotdeauna la zi acolo. Dacă se stabilesc într-un cămin universitar, de obicei știu acolo, dar nu poate exista nicio certitudine. Poate trebuie să alergi să negociezi, să tipărești pe loc scrisori adresate directorului semnate de decan etc. Acest lucru va trebui făcut cu siguranță dacă sosesc participanți neprogramați, iar unul dintre cei planificați va anunța despre nesosirea lor.

Cea mai intensă înregistrare este cu o oră înainte de conferință. Dacă ședința plenară este programată pentru ora 10, înscrierile trebuie să înceapă la ora 9. Trebuie să amenajați mai multe mese, să mobilizați elevii pe o tavă de cutii cu mape.

Dacă se decide să ia taxa de înregistrare, o persoană separată trebuie să stea cu chitanțele pregătite.

În plus, vor fi multe întrebări despre designul biletelor de călătorie. Acest lucru se face de obicei de către secretarul decanului sau șeful cancelariei, trebuie să explicați cum să ajungeți acolo. Dacă ea încredințează presa (și mai bine ar fi să nu o facă), atunci mai pune o persoană din comitetul de organizare pentru a aranja călătorii de afaceri. Studenții, doar din motive de reasigurare, ar fi mai bine să nu aibă încredere în sigiliu. Dacă vor pierde, nu vor avea nimic și nu este greu de ghicit cine va avea.

Dacă există un program cultural, trebuie postate reclame despre acesta.

Dacă se decide să se organizeze un banchet pe cheltuiala participanților, trebuie să strângi bani chiar aici și fie să oferi bilete, fie să le treci pe listă. Acest lucru, din câte știu, nu necesită autorizații pentru comerț și activități comerciale, deci este ușor de organizat, dar din moment ce banii sunt încasați, trebuie să facă și o persoană separată.

Tehnica
Capacitățile multimedia ale sesiunii plenare depind de organizația dvs. și ar trebui luate așa cum sunt. Dacă există o sală mare cu proiector, este bine, dacă nu, vorbitorii trebuie avertizați să pregătească doar discursul oral. Este nevoie de un microfon și nu uitați să puneți mese și scaune pe prezidiu cu o zi înainte.

Sesiunea plenară este de obicei condusă fie de decan, fie de președintele comitetului de organizare. Este necesar să lămurim cu el dacă cunoaște numele complete și titlurile științifice ale tuturor vorbitorilor; dacă nu, pregătiți lista în avans.

La sesiunile breakout, uneori ai nevoie de echipamente multimedia (dacă conferința este științe naturale, atunci aproape întotdeauna ai nevoie de el, dar scriu în primul rând despre umanitar). Este foarte bine dacă există doar câteva astfel de rapoarte. Atunci cineva din comitetul de organizare ar trebui să fie de serviciu la fiecare astfel de raport. Trebuie să-și dea seama rapid cum să pornească proiectorul, cum să conecteze laptopul și apoi cum să oprească totul. Dacă există o mulțime de reportaje multimedia, trebuie să organizați un însoțitor pentru secțiune. Ideal dacă poți găsi studenți responsabili. Dacă nu, atunci trebuie să alergăm noi înșine între secțiuni: este obositor, dar este mai bine decât o mulțime de rapoarte rupte.

Nu există prezentări de poster la conferințele umanitare și nu știu cum să le organizez. Cred că trebuie să comandăm standuri de la manager :)

Agitație vizuală

Este necesar, începând de la intrarea în clădire, să atârnați hârtii cu săgeți în direcția sălii comitetului de organizare. Din această cameră, atârnă săgeți în direcția locului ședinței plenare. Nu puteți agăța o săgeată pentru fiecare secțiune, așa că lăsați-i să întrebe comitetul de organizare, dar dacă se dovedește că întâlnirile au loc în clădiri diferite, participanților trebuie să li se ofere o diagramă a locației clădirilor. În sălile de clasă în care se țin secțiunile, este agățată o hârtie cu numele secțiunii. Unii închid și programul pentru a vedea ale cui rapoarte vin aici.

Înregistrare și fotografiere cu dictafon
Acest lucru este opțional, dar foarte util dacă există un entuziast. Conferințele sunt trecătoare și, uneori, merită să fie amintite. Dacă nu există o cameră sau nu există o persoană separată care să se ocupe doar de asta, atunci o cameră digitală este potrivită. Este foarte util să filmați clipuri mici, de trei minute, ale fiecărui difuzor. Dar aici aveți nevoie de o abilitate pentru a prinde începutul și sfârșitul, dacă nu o unitate logică a vorbirii, atunci cel puțin o propoziție. Atunci este foarte bine să includeți astfel de materiale în rapoarte științifice, în prezentarea facultății și chiar pur și simplu să scrieți pe un disc și să donați participanților.

Apăsați contacte
Dacă există un responsabil de PR, acesta poate invita corespondenți familiari la ședința plenară, nu din presa politică, desigur, ci dintr-un ziar științific sau universitar, de exemplu. Dar, de obicei, contactele cu presa științifică se dezvoltă după conferință. Multe reviste cu subiecte comandă recenzii ale conferințelor mari. Recenziile sunt de obicei plictisitoare, mai ales avand in vedere ca sunt comandate in volume foarte mici. De fapt, se dovedește a enumera doar titlurile secțiunilor și, ca subiectele discutate în secțiuni, titlurile principalelor rapoarte. Dar dacă reușești să te împrăștii, atunci este bine să povestești despre discuțiile trecute (în sensul ce întrebări au fost puse). Aici ajută înregistrarea cu dictafon.

Partea informală a conferinței nu este niciodată inclusă în recenzie, dar dacă vi s-a părut demnă de menționat, puteți spune într-o singură propoziție că a fost.

Plenul a început
Desfăşurarea reală a conferinţei nu depinde cu adevărat de comitetul de organizare. Problemele legate de depășirea timpului de prezentare și discuție cad pe umerii președinților. Principalul lucru pe care trebuie să-l faceți este să îndepărtați numeroasele căptușeli. Oricât de mult s-au străduit să facă liste pentru cămin, pentru securitate și pentru program, tot este necesar ca cineva să nu fie cazat, cineva să nu aibă voie să intre, iar raportul cuiva a fost ratat.

Adesea uită să-i avertizeze pe profesori cu privire la transferul de cursuri, iar tu trebuie să-i transferi pe loc în prima sală pe care o întâlnesc.
Uneori lipsește unul dintre prezentatorii importanți și trebuie să-l organizezi rapid pe altul.
Uneori tehnica nu funcționează.
Și în timpul congresului, de exemplu, am avut un astfel de moment, încât s-a întrerupt curentul electric la Moscova (și noi, desigur, dar asta nu a interferat cu progresul secțiilor, a fost o zi); radioul a difuzat în toată țara despre accidente în acest sens; este lesne de ghicit că toate telefoanele comitetului de organizare și ale facultății au fost întrerupte de rudele chematoare. Mulți au cerut să cheme o anumită persoană și au fost nevoiți să-l caute după programul secțiilor, prin conaționali etc.
Deci trebuie să fii pregătit special pentru astfel de lucruri.
Concluzie: în niciun caz nu trebuie să planificați activități suplimentare pentru toate zilele conferinței, dar mai ales pentru prima zi.
De exemplu, dacă un membru al comitetului de organizare este profesor, acesta trebuie să anuleze sau să amâne toate sesiunile de pregătire din acea zi, chiar și cele plătite. Este dificil, dar, din nou, este mai bine decât câteva secțiuni smulse.

Tăiind nebunii
La conferințele filozofice, aceasta este o problemă destul de urgentă. Nebunii se schimbă cam la doi ani. Nu se poate niciodată să-i tai de gardă, ei știu să pătrundă prin orice obstacol. În principiu, dacă un nebun este relativ tăcut, chiar aduce un anumit interes în cursul discuțiilor, astfel încât în ​​cinci minute să i se dea cuvântul, dar în niciun caz mai mult. Dacă nebunul este activ, trebuie să-i opriți performanțele chiar de la început. Expulzarea fizică a acestuia este de obicei nepractică (și nu percepe influențe non-fizice), prin urmare, trebuie să apelezi la arta oamenilor care știu să rezolve astfel de situații. Nu sunt unul dintre acești oameni și nu pot da sfaturi despre cum să conduci, pot doar să dau acest sfat: trebuie să ai câțiva oameni capabili să demisioneze și să știi să-i suni.

Al doilea și al treilea, dacă există un al treilea, zilele de conferință sunt întotdeauna incomparabil mai calme.
Majoritatea secțiilor nu funcționează, dar, după cum spuneam, este bine să fie una care funcționează, unde să vină să dea rapoarte toți cei care vin în a doua zi.

Dacă există un program cultural, participanților li se va spune unde și cum să meargă. Însă majoritatea oamenilor folosesc atât a doua zi, cât și a treia (mai ales dacă este duminică) pentru a-și compune singuri propriul program.

Ultimul punct al conferinței este să nu uitați să încuiați sălile în care s-au ținut secțiile, să curățați sala comitetului de organizare și să colectați arhiva într-o cutie separată. Acolo trebuie să puneți o duzină de copii ale programului, câteva colecții de rezumate, un jurnal de înregistrare, un CD cu înregistrări audio și fotografii, un alt CD cu o copie a bazei de date. Această cutie este păstrată în departamentul științific ca amintire. Uneori este util. Se întâmplă ca șefii să-i oblige să scrie rapoarte despre munca științifică timp de 10 ani și nu e ușor să-ți amintești conferințele de acum zece ani, nici măcar pe nume, ca să nu mai vorbim de date și de câte secțiuni erau.

Redactarea raportului

Am spus deja mai sus că uneori, dacă o mare confruntare a primit răspuns, acesta a fost, desigur, cu congresul și, de asemenea, cu conferința de filosofia matematicii, mai multe reviste științifice comandă deodată o recenzie. O recenzie este o pagină sau două de texte și are patru până la zece autori, deoarece, de obicei, președintele scrie o recenzie pentru fiecare secțiune. Este clar că textul real este realizat prin compresie și diverse transformări stilistice.
Ar trebui denumite principalele probleme care au fost discutate; dacă nu este evident, ele se formulează prin citarea titlurilor lucrărilor președintelui și a celor mai distinși participanți.

Al doilea tip de rapoarte - rapoarte către fond și rapoarte universitare (anuale etc.) privind munca depusă. Specificul raportului către fond depinde de fond, dar, în orice caz, trebuie să faceți aceeași muncă ca în primul caz - să vorbiți despre subiectele rapoartelor și problemelor. De asemenea, atașez acum un CD cu toate mediile, adică înregistrări audio, fotografii, clipuri etc. Nimic nu înlocuiește claritatea.

Există beneficii de la conferințe?
De îndată ce conferința s-a terminat, pentru o lungă perioadă de timp pare - niciunul. Sunt conștient că biologii și medicii din acest loc încep să aibă impulsuri reflexe de a vocaliza un tip agresiv. Diferența, cred, este, în primul rând, în conferințe pe diverse științe. Am repetat deja de câteva ori mai sus și voi repet încă o dată că toate cele de mai sus se aplică acelor conferințe la organizarea cărora am participat personal; acestea sunt conferințe de filozofie sau domenii conexe; Am motive să cred că același lucru se aplică tuturor conferințelor umanitare.

Științele naturii se deosebesc de cele umanitare, în primul rând, prin faptul că există prezentări postere, iar în al doilea rând, prin faptul că prezentările sunt folosite activ în rapoarte. De asemenea, ele diferă ușor prin faptul că conțin o proporție relativ mare de material nou. În ciuda întregului zgomot ridicol pe care naturiștii l-au ridicat în apărarea dreptului sfânt de a călători la conferințe, continui să cred că această pondere de material nou nu depășește atât de mult suma publicată în articole încât va recupera costurile - timp pierdut. pe comunicare goală. Ceea ce distinge cu adevărat conferințele de științe naturale de cele umanitare este cultura și caracterul participanților.

Biologii se caracterizează prin extroversie pronunțată și un nivel scăzut de reflecție și atenție. Îi cunosc pe acești oameni din prima mână. Prin urmare, contactele personale nu sunt atât de utile pentru ei - nu există nimic deosebit de util din punct de vedere științific în ele - cât de plăcute. Aceasta face parte din cultura acestei științe. Nu degeaba biologilor le place să facă drumeții și să cânte cântece lângă foc cu o chitară.
O conferință este un incendiu științific atât de mare cu o chitară, iar biologilor le place. Dar, la fel cum muzica serioasă diferă de cântecele de foc de tabără, tot așa știința serioasă diferă de discuțiile de la conferință.
A fost șocant, dar în general, conferințele, desigur, pot fi utile, eu personal am văzut așa ceva și încă sper să văd.

*** Mai multe amintiri personale. În general, viața mea, așa cum este acum, a început în iulie 2005. Și undeva în martie 2005, deja am înțeles asta. Acolo am un record undeva în LJ-ul meu: „În iulie a acestui an, lumea va vedea o persoană complet diferită în locul meu”. Așa e, așa a ieșit. Mulți oameni au aceste momente de cotitură în viața lor. Pentru majoritatea femeilor, aceasta este nașterea unui copil. Eu nu am copii. Dar pentru mine a fost al IV-lea Congres Filosofic Rus. Congresul mi-a cerut un efort fără precedent. Nimic de genul asta nu s-a întâmplat în viața mea, nici înainte, nici după (deși, desigur, în felul lor, se întâmplă mereu momente grele; de ​​obicei acestea sunt boli - ale mele și ale mamei).
Am scris deja mai sus că am avut aproximativ patru mii de participanți, 3800 de rezumate și 2200 au participat personal. De altfel, aceasta este mai mare decât congresele filozofice mondiale. Să ne imaginăm tot ce am scris despre marile conferințe la scară extremă. Evenimente precum congresele sunt întotdeauna pregătite cu câțiva ani înainte. Acestea se desfășoară în diferite orașe (internaționale - în diferite țări) pe baza unor universități mari. Pe la începutul anului 2004, știam deja că nu se poate planifica nimic pentru prima jumătate a anului 2005. Adevărat, ei nu știau încă în ce măsură ar trebui să ajungă acest lucru. La sfârșitul celui de-al doilea semestru, nici măcar nu puteam să-mi predau cursul de specialitate. Dar Markin a dus totul până la capăt, dar cât l-a costat.
Suntem, în primul rând, cei care ar trebui să organizăm conferințe la facultate, adică decanul adjunct pentru știință, în speță era V. I. Markin, și un angajat al secției științifice, în acest caz eram eu. A fost necesar, desigur, să adunăm în prealabil o echipă oficială de minim 6 persoane, dar nu am făcut-o. Prin urmare, împreună cu noi doi, de fapt, la congres au mai lucrat doar patru oameni: unul l-a ajutat pe Markin, trei m-au ajutat pe mine. În apogeul muncii, am reușit să organizăm încă doi angajați ai catedrei postuniversitare. Buletine informative despre astfel de evenimente sunt întotdeauna publicate în prealabil, în jurnalele oficiale, în acest caz fiind Voprosy filosofii, Vestnik RFO etc. În plus, toată lumea știe despre astfel de evenimente, deoarece informațiile se răspândesc prin canalele de comunicare directe. În opinia mea, nici măcar nu am trimis o scrisoare electronică de informare. Lista secțiunilor a fost stabilită la nivelul conducerii RPhS (aceasta este Societatea Filozofică Rusă, co-organizatorul oficial al tuturor congreselor), administrația Universității de Stat din Moscova și direcția Institutului de Filosofie al Rusiei. Academia de Științe. Aplicațiile au început să vină cu aproximativ o lună înainte de termenul limită, în conformitate cu o curbă Gaussiană scalată corespunzător. Și cu aproximativ o săptămână înainte de termenul limită, o cantitate imensă de muncă începuse deja. Toate cererile primite trebuiau doar procesate, introduse în baza de date și trimise șefilor secțiilor corespunzătoare (numărul de secțiuni nu s-a modificat; au fost aproximativ 50 în total). Să luăm în considerare că un număr dintre ele erau pe dischete. În acest mod, 20 de aplicații pe zi nu s-au încordat încă, 50 sunt deja multe, iar 100 este munca unei persoane de dimineața până seara. Permiteți-mi să vă reamintesc că am primit aproximativ patru mii. Prin urmare, cu trei zile înainte de termenul limită au fost aproximativ 400, două - 700, pe zi au fost o mie, chiar în ziua termenului au fost mai mult de o mie și jumătate de cereri, a doua zi încă câteva sute, apoi fluxul s-a domolit brusc, dar am acceptat până la acesta din urmă. Îmi amintesc că în ziua termenului limită, când de fapt aveam timp doar să păstrăm scrisorile, stăteam de la nouă dimineața până la zece sau jumătate și jumătate seara, iar când plecam, păream atât de nebuni, beți și fericiți. Sunt o mie de ei. Sunt mai mult de o mie! Țara are o filozofie! Acum este greu de înțeles cum am putea fi atunci atât de fericiți, dar, se pare, nu a mai rămas nimic altceva pentru oboseală. Șefii au sunat în mod regulat înapoi, s-au dezabonat sau au mers personal - pe cine au acceptat, pe care i-au respins. Unii șefi, în special cei tineri, s-au străduit să respingă mai mult de jumătate din teze, ceea ce este complet neconform cu spiritul congresului, la care ar trebui să fie invitați toată lumea. Cu o astfel de întrebare s-a decis de către autoritățile superioare: practic, tezele respinse de acestea au fost transferate la alte secții. Retragere. De ce avem nevoie de conferințe la care să fie duși toată lumea? Pentru omogenizarea dezvoltării științifice a țării. Aceasta este de fapt o întrebare dificilă. Unii, să-i numim critici din dreapta, subliniază că nu sunt deloc necesare conferințe mari, de nivel scăzut. Aceasta, spun ei, este reproducerea scoop-ului științific (nu voi intra în analiza termenilor - scoop-ul este atât de scoop). Se simte că li s-ar da frâu liber - ar organiza doar mici conferințe închise cu colecții de rapoarte. Am observat deja mai sus că astfel de configurații sunt, într-adevăr, de obicei de un nivel înalt, dar acest lucru le face cu atât mai lipsite de sens. Ei bine, aproximativ vorbind, avem cinci oameni în țară care studiază fragmentul patruzeci și al doilea din Heraclit, ei bine, ei vor veni la o conferință o dată pe an, vor spune unul altuia ce nou au aflat despre fragmentul patruzeci și al doilea din Heraclit în un an ... Poate că în științele naturii, unde dinamica creșterii informațiilor este mai mare, acest lucru are sens, dar în științe umaniste se va plictisi chiar de prima dată, mai ales că ei cunosc deja toate rezultatele unul altuia prin publicații. În general, conferințele ca metodă de schimb de informații în societatea informațională își pierd sensul. Dacă un om de știință nu publică, ci raportează (poate că există astfel de excentrici), atunci, desigur, conferința oferă lumii științifice șansa de a-și învăța ideile, iar în alte cazuri este mult mai bine să citești un articol explicativ. Acum există suficiente reviste și, cel mai important, modalități de a căuta prin reviste. Concluzia de aici este simplă: conferințele nu sunt un eveniment științific, nu mișcă în niciun fel știința și contribuie cu greu la diseminarea ideilor. Însă semnificația socială a conferințelor este mare. (Acum bigottii mă vor lua din nou, dar voi vorbi direct). În linii mari, acestea sunt necesare regiunilor în urmă și tinerilor oameni de știință. Cu regiunile totul este mai mult sau mai puțin clar. Pot să citească și ei, dar aici intervine factorul clarității și comunicării live, al cărui rol pozitiv îl văd doar în acest caz. A vedea cu ochii tăi un nivel mai înalt decât cel cu care ești obișnuit este de mare ajutor. Poate, apropo, de aceea atât de mulți comentatori ai postării mele, ca răspuns la povestea mea despre cum organizez conferințe umanitare în Rusia, au povestit supărați cum călătoresc la conferințe biologice în Occident, fără să observe măcar de câte ori s-au schimbat. subiectul! În ceea ce privește Occidentul, biologia rusă este o regiune tipică în urmă, așa că nu ar trebui să fie surprinzător faptul că biologii simt intuitiv că conferințele occidentale le sunt utile. Tinerii oameni de știință beneficiază și de conferințe, care, după cum am înțeles, constă în principal în abilitatea de a face prezentări și de a le pune în context. Inainte de

Conferință (din latinescul „confero” - a colecta într-un singur loc) - o întâlnire, o întâlnire a reprezentanților oricăror state, organizații, grupuri, precum și indivizi pentru a discuta anumite probleme.

Conferința poate fi o oportunitate excelentă de a transmite informații importante publicului țintă, de a analiza tema selectată din toate aspectele și de a motiva publicul să întreprindă orice acțiune. La organizarea unui astfel de eveniment, este necesar să se țină cont de toate nuanțele (pregătirea participanților, modalități de prezentare a informațiilor, măsuri organizatorice și pregătitoare).

Din punct de vedere al cantității de informații și al duratei totale a evenimentului, acestea pot fi împărțite în două mari categorii: mari (congrese și sesiuni formate din mai multe secțiuni) și mici (prezentare concisă a esenței temei luate în considerare).

După componența participanților și modul de desfășurare a conferinței, sunt: ​​deschise (fără restricții, cu participarea tuturor celor prezenți) și închise (compoziția selectată, tema este dezvăluită doar de vorbitori).

Următoarele conferințe se disting prin scop și stil:

• înalt specializat și pe scară largă;
• internaţionale şi naţionale;
• afaceri și educație;
• jubileu și memorial.

Cum să găzduiești evenimentul?

Succesul oricărui eveniment (nu doar al unei conferințe) depinde de doi factori - de gradul de pregătire al acestuia și de atmosfera în care se desfășoară. Acesta este motivul pentru care primul lucru cu care ar trebui să începeți este planificarea. Trebuie să determinați forma evenimentului, subiectul, gama de probleme de discutat, locul, potențialii parteneri și participanți. Separat, merită luată în considerare latura financiară a problemei, inclusiv necesitatea și oportunitatea introducerii unei taxe organizaționale. Nu uitați să discutați această problemă cu departamentul de contabilitate al organizației dvs., astfel încât costurile financiare estimate să poată fi alocate unor elemente specifice de cheltuieli.

Apoi, ținând cont de amploarea evenimentului, formați un comitet de organizare și este de dorit ca colegii dvs. să nu fie doar executori, ci să propună și ei înșiși diverse inițiative. Ascultați idei proaspete, gândiți-vă și amintiți-vă că adevărul se naște în argumente.

În stadiul organizatoric, este necesar să se întocmească un scenariu detaliat al evenimentului cu o defalcare clară în timp. Luați în considerare toate detaliile, până la masa de bufet și pauza de cafea, pentru organizarea căreia puteți invita o firmă care oferă servicii de catering - catering.

O altă etapă importantă a pregătirii este furnizarea de acoperire a informațiilor. În această epocă a internetului pentru evenimente mari, de regulă, își creează propriile site-uri, dar chiar dacă organizația dvs. nu are fonduri suficiente, această etapă nu poate fi ignorată complet. De exemplu, partenerii tăi pot distribui gratuit informații despre un eveniment.

Evenimentul ar trebui să fie bine organizat și informațiile ar trebui prezentate nu numai oral, ci și în alte moduri. Pentru a vă asigura confortul, poate fi necesar să închiriați un proiector și un ecran. Acest echipament este necesar deoarece pentru prezentarea eficientă a informațiilor, vorbitorii pot demonstra publicului prezentări, grafice, diagrame, ilustrații. Astfel de materiale pot fi difuzate electronic prin ecran, astfel încât fiecare participant să poată lua în considerare vizual esența problemei.

Desigur, prezentatorii ar trebui să vorbească cu publicul folosind microfoane. Informațiile care vor fi prezentate vizitatorilor evenimentului trebuie mai întâi salvate pe computer. Participanții la conferință pot primi materiale tipărite, papetărie și suveniruri (broșuri, reviste, pliante, caiete, pixuri, insigne, genți de marcă). De regulă, înainte de începerea conferinței, vizitatorii sunt puse pe mâini pe aceleași brățări, astfel încât să își poată găsi grupul dacă se rătăcesc. În timpul pauzelor, participanții trebuie să primească alimente (cafea, gustări, prânz, produse de patiserie).

Cum se organizează o conferință științifică?

Conferințele științifice (în ceea ce privește statutul lor ocupă un loc intermediar între congrese și seminarii) au caracteristici proprii. Una dintre figurile principale este secretarul științific al conferinței, care realizează corespondența cu participanții, întocmește un program și pregătește o colecție de rezumate pentru publicare. O sarcină importantă este să trimiteți invitațiile la timp și să rezolvați aplicațiile. La conferințe științifice serioase, precum și dedicate unor date memorabile, încep să facă asta într-un an.

Imprimarea broșurilor cu următoarele informații vă poate fi de mare ajutor: numele, locul, data, sigla, condițiile de depunere a materialelor, datele de contact ale organizatorilor, ora și locul publicării materialelor.

Cum se organizează o conferință internațională?

La conferința internațională, limbile folosite ar trebui să fie desemnate în prealabil, trebuie găsiți traducători, trebuie pregătit un program de excursii pentru participanții nerezidenți și străini și trebuie rezervate hoteluri pentru aceștia.

Astfel de evenimente sunt organizate cu scopul de a preda audienței noi abilități, de a familiariza participanții cu cele mai recente evoluții tehnologice, de a lărgi orizonturile și de a dezvolta generală a oamenilor. Sunt necesare conferințe pentru ca cei prezenți să primească cunoștințe detaliate asupra problemelor de interes, să-și îmbunătățească abilitățile. Materialele prezentate publicului trebuie să corespundă temei conferinței și obiectivelor acesteia. Se presupune că, după eveniment, participanții vor primi informațiile teoretice necesare, pe care în viitor le vor putea aplica în practică.

Redactorii vă doresc succes și organizarea conferinței să fie o nouă piatră de hotar în cariera dumneavoastră.
Abonați-vă la canalul nostru în Yandex.Zen