Economisirea timpului în comunicarea între angajații companiei și clienți și între ei este un factor important în eficacitatea comunicării. Prin urmare, mijloacele de telefonie care permit reducerea la minimum a căutării persoanelor responsabile și necesare pentru abonat devin din ce în ce mai populare. Una dintre cele mai relevante și eficiente modalități de optimizare a comunicațiilor telefonice este un număr de extensie, care se mai numește și intern. Cu ajutorul acestuia, apelul este redirecționat către o persoană care are autoritatea și competența de a rezolva problema apelantului.
Numărul intern al unui abonat este o oportunitate de a contacta angajatul dorit nu numai prin telefonul fix, ci și prin contul mobil, SIP sau Skype pe gadgeturi electronice. Când îl utilizați, apelurile sunt redirecționate de la un număr scurt. Abonatul aude un salut și, folosind instrucțiuni vocale, formează un număr de extensie - acest lucru îi permite să-l „conducă” de pe linia principală și să organizeze comunicarea cu intermediarii.
Mecanismul este implementat folosind coduri de identificare numerice care sunt atribuite liniilor sau diviziilor individuale ale companiei. Înainte de a apela un număr de interior, trebuie să formați numărul principal și apoi numărul intern, care leagă abonații cu persoanele de care au nevoie. Prin urmare, codul are patru cifre - de la 0001 la 9999. Primele două indică numărul de departamente din lista generală de redirecționare, iar a doua - numărul personal care identifică angajații.
Ce este un număr de extensie în ceea ce privește telefonia digitală? Aceasta face parte din PBX-urile cloud, un punct de redirecționare într-un singur spațiu de comunicare. Telefon intern:
- va șterge granițele fizice, spațiale dintre angajații și clienții companiei;
- va ajuta la organizarea muncii fără costuri suplimentare pentru închirierea spațiilor, achiziționarea de echipamente de birou și realizarea rețelelor de utilități;
- vă va ajuta să obțineți acces la angajați oriunde s-ar afla - poate fi conectat la locuința personalului și la telefoanele mobile și, înainte de a forma o extensie, va fi suficient să sunați la numărul principal al companiei.
Cum funcționează extensiile
Cum să apelați un număr intern și care este principiul funcționării acestuia? Un instrument de comunicare util este utilizat pe scară largă în companiile în care departamentele sunt izolate „fizic” unele de altele, iar apelarea angajatului potrivit de la un birou de la celălalt capăt al coridorului este incomod. Abonatul formează numărul principal al orașului al companiei (de multe ori singurul), iar după conectare - numărul intern.
Înainte de a suna cu un număr de extensie, trebuie să-l aflați. Prin urmare, dacă sistemul a fost instalat recent sau compania are mulți parteneri și clienți diferiți, se recomandă să înregistrați un scurt anunț de instrucțiuni în mesajul de întâmpinare vocală. În etapa de stabilire a interacțiunii, merită să indicați numărul de extensie în toate formele de comunicare.
Telefoanele fixe moderne sunt echipate cu comutatoare cu tonuri puls pentru selectarea modurilor. Dacă PBX-ul abonatului acceptă apelarea prin ton, înainte de a apela un număr intern, trebuie să setați comutatorul telefonului în poziția Ton. Dacă este furnizat doar modul puls, trebuie să apelați și să apăsați butonul „stea”. Toate apăsările ulterioare ale tastelor de pe telefon vor fi transmise ca semnale de ton. Schimbarea nu va fi necesară dacă abonatul folosește un telefon mobil.
Cum se apelează extensiile de pe telefoanele mobile?
Acțiunea standard înainte de a apela o extensie de pe un telefon mobil este să apăsați butonul „Pauză” după ce ați apelat telefonul fix principal. Apoi trebuie să introduceți cifrele rămase ale codului de angajat/departament. Să vedem cum să formați un număr de extensie de pe un telefon mobil pas cu pas:
- studiați numărul de telefon al companiei: prima parte este numărul de telefon fix, apoi extensia dintre paranteze;
- înainte de a introduce un număr de extensie de pe telefonul mobil, formați numărul principal și așteptați să se conecteze robotul telefonic;
- ascultați mesajul în întregime, astfel încât conexiunea să nu fie întreruptă și, la final, concentrați-vă pe listarea numerelor interne;
- după ce vi s-a cerut să formați combinația necesară de numere și un semnal sonor, introduceți-l de pe telefonul mobil și așteptați răspunsul angajatului.
Înainte de a apela o extensie de pe telefonul mobil, nu trebuie să puneți telefonul în modul Ton. Acest lucru se întâmplă automat. În unele cazuri, PBX-urile conectează abonații incorect, dar nu are rost să închizi. Ar trebui să cereți persoanei care a răspuns la apel să comute independent abonatul la numărul de extensie dorit. Dacă acest lucru nu reușește, va trebui să introduceți din nou toate numerele.
>
De ce aveți nevoie de extensii în afaceri și cum să le configurați?
Soluțiile digitale moderne reprezintă o oportunitate de a optimiza costurile financiare și de timp ale comunicării în orice organizație. Ce înseamnă un număr de extensie pentru o companie? Acest:
- optimizarea timpului prin transferarea aproape instantanee a abonaților către managerii personali;
- posibilitatea de a refuza instalarea de linii telefonice separate pentru toate sectoarele și birourile companiei și de a obține un mijloc convenabil de comunicare internă;
- îmbunătățirea calității serviciului clienți și a capacității de a nu pierde un singur apel valoros (dacă un număr este ocupat, abonatul este redirecționat către oricare dintre cele gratuite);
- reducerea costului de organizare a serviciului clienți - cu numere suplimentare, angajații vor putea lucra de la distanță;
- consolidarea loialității clienților companiei, îmbunătățirea reputației și imaginii acesteia etc.
Pentru a conecta telefoane interne, trebuie să căutați sprijinul distribuitorilor profesioniști de soluții de telecomunicații, ale căror servicii includ. Specialiștii vă vor spune cum să formați un număr de extensie pentru comunicarea internă, să configurați instrucțiuni vocale pentru clienți și să vă ajutați să realizați toate beneficiile instrumentelor eficiente și progresive. Acest lucru va oferi companiei ușurință de operare și succes în competiția de pe piață pentru client.
Multe organizații folosesc numere de extensie, care sunt un identificator numeric, pentru a comunica cu diferite departamente. Cu toate acestea, un abonat care trebuie să se conecteze la un anumit angajat are uneori dificultăți. Problemele apar în special pentru cei care sună de pe un telefon mobil.
Cum să determinați ce număr de extensie este în fața dvs.?
Înainte de a forma un număr de extensie de pe un telefon mobil, trebuie să determinați dacă acesta este de fapt cel din fața dvs. În informațiile de contact ale multor companii pentru departamentele cu numere de extensie, după numărul principal sunt indicate mai multe numere, care sunt de obicei incluse în paranteze. Sau cuvântul „în plus” este scris în fața lor. Ele reprezintă un cod de angajat sau de departament, care este determinat de numărul de serie al dispozitivului atunci când este conectat la PBX. În același timp, PBX-ul poate fi virtual și poate redirecționa apeluri de pe Skype, mobil și apeluri obișnuite situate în diferite filiale.
Cum se formează un număr de extensie de pe un telefon mobil?
Spre deosebire de un telefon fix din oraș, telefoanele mobile trec automat la Într-o linie fixă, înainte de a forma un număr de telefon cu extensie, trebuie să apăsați *, iar acest lucru îl va ajuta să treacă în modul de ton. De la telefoanele care au dial pentru apelare, apelurile către astfel de numere vor fi dificile și sunt posibile doar dacă conexiunea este realizată de un operator și nu de un robot telefonic. Posesorii de smartphone-uri care rulează Android sau IOS au întrebări. Tastele numerice se restrâng de obicei la efectuarea unui apel. Și înainte de a forma un număr de extensie de pe un telefon mobil, trebuie să apelați această tastatură pe ecran apăsând pictograma simbolică. Pentru telefoanele cu acesta, este o pictogramă sub formă de zece pătrate mici, dintre care nouă sunt situate în partea de sus pe trei rânduri și încă una în partea de jos. Când formați numere suplimentare pe telefonul mobil, veți auzi sunete caracteristice în difuzor.
Două opțiuni pentru conectarea la un număr de interior
În primul caz, va trebui să formați numărul principal pentru a efectua un apel. Apoi așteptați ca operatorul sau robotul telefonic să răspundă și să asculte întregul mesaj. După aceea, trebuie să formați numerele numărului de extensie și va avea loc conexiunea. Va trebui să suni înapoi dacă ajungi în departamentul greșit și persoana care răspunde la telefon refuză să te transfere. Deși, de obicei, angajații companiilor mari sunt destul de loiali apelanților și transferă apelul către departamentul necesar. A doua opțiune pentru formarea unui număr de extensie de pe un telefon mobil este să nu așteptați sfârșitul mesajului, ci să continuați imediat introducerea numerelor suplimentare. În acest caz, conexiunea poate eșua sau poate apărea o eroare. Proprietarii de smartphone-uri bazate pe platforme moderne pot reduce timpul petrecut ascultând întregul mesaj.
Cum să formezi un număr de extensie pe un telefon mobil dacă ai un smartphone?
Pentru posesorii de telefoane mobile, problema este că operatorul începe să retragă bani din contul de telefon din momentul conectării. Prin urmare, dacă un apel către linie nu este gratuit, atunci utilizatorii încearcă să facă fără a asculta un mesaj cu numele departamentelor și numerelor. Posesorii de smartphone-uri pot forma orice numere de extensie folosind butonul de pauză. Pentru a face acest lucru, trebuie să formați numerele necesare și să așteptați conexiunea. Apoi apăsați pe pauză (pictograma sa se află de obicei pe ecranul de apel) și introduceți numere suplimentare. Puteți încerca să începeți să tastați imediat după conexiune, fără a apăsa mai întâi butonul de pauză, dar această opțiune nu funcționează întotdeauna. Dacă există vreo eroare în acest caz, cel mai bine este să închideți și să sunați înapoi. Asta e tot, acum știi cum să formezi un număr de extensie pe telefonul tău mobil.
În prezent, aproape fiecare întreprindere organizează lucru coordonat prin introducerea numerelor de extensie. Un număr de extensie este un identificator numeric care este atribuit unei anumite linii a unei întreprinderi sau departamentului acesteia. Este format din 2 părți: prima parte este numărul de telefon principal, a doua este o extensie care vă va conecta cu departamentul sau persoana dorită.
Ce este un număr de extensie?
A întelege cum să apelați un număr de extensie, trebuie să înțelegeți ce este. Acesta este un punct de redirecționare într-o centrală telefonică automată virtuală, căruia îi este atribuit 1 dintre numerele de telefon externe ale angajatului (fix, mobil, cont sip sau skype etc.). Numărul de extensie are un format de patru cifre - de la 0001 la 9999, care este limitat de capacitatea numărului maxim de puncte de redirecționare pe primul număr virtual.
Primele 2 cifre ale numărului de extensie indică numărul de serie al listei de redirecționare și, de regulă, aparțin primului departament al companiei. Al doilea 2 cifre reprezintă numărul de serie al angajatului departamentului.
Pentru ce sunt numerele de extensie?
Spațiul unic de telecomunicații al unui număr virtual dintr-un PBX în cloud șterge granițele fizice reale și scurtează distanțele. Capacitățile sale fac posibilă construirea activităților diferitelor structuri comerciale și publice fără costuri suplimentare pentru închirierea de spații, echipamente de birou și alte cheltuieli.
Companiile moderne sunt o cameră împărțită de pereți în secțiuni separate. Aceste secții găzduiesc angajații care își desfășoară activitatea. Fiecare loc de muncă este dotat cu computer și telefon. Pentru a contacta o anumită persoană, trebuie să sunați la numărul principal al companiei. Când are loc conexiunea, formați numărul de extensie, după care se stabilește contactul necesar.
Utilizarea extensiilor este în creștere, deoarece acestea sunt convenabile, rapide și ușor de utilizat, fără a fi nevoie să cheltuiți bani pe echipamente suplimentare. Ținând cont de faptul evident că toți angajații au propriile lor telefoane mobile și, mulți au încă telefoane de acasă, un schimb virtual vă permite să transferați un apel către oricare dintre ei. Transferul se poate face nu numai pe telefon, ci și către Skype sau mesageria vocală.
Cum se formează un număr de extensie de pe un telefon mobil?
Mai întâi trebuie să studiați numărul de telefon al companiei. Cum să apelați un operator de megafon - prima parte a numărului este numărul principal al organizației, iar a doua, care este între paranteze, este extensia. Formați numărul principal al organizației pe telefonul mobil și sunați. Un robot telefonic ar trebui să vă răspundă. Ascultă-l complet, altfel, poate apărea un eșec și va trebui să formezi din nou numărul. La sfârșitul mesajului, veți auzi o listă a numerelor principale de interior și o propunere de a forma cel dorit după un semnal caracteristic. Formați numărul de extensie și așteptați un răspuns.
Spre deosebire de un telefon fix, telefoanele mobile nu trebuie să fie comutate în modul ton, acestea o fac automat.
În unele cazuri, un central telefonic automat (PBX) vă poate conecta incorect. Dacă se întâmplă acest lucru, nu este nevoie să vă deconectați și să repetați operația de apelare. Ar trebui să contactați persoana care a răspuns și să-i cereți să vă treacă în mod independent la departamentul sau specialistul de care aveți nevoie De obicei, angajații companiei sunt loiali unei astfel de situații. Dacă întâlniți o persoană care nu dorește să vă transfere, va trebui să formați din nou numărul de extensie.
Cum se formează un număr de extensie folosind modul ton?
Cele mai multe telefoane moderne cu cablu au comutatoare speciale etichetate „Pulse-Tone”. Dacă sunteți conectat la un PBX electronic modern care acceptă modul ton, mențineți acest comutator în poziția „Ton” în orice moment. Dacă aveți nevoie doar de modul ton atunci când efectuați apeluri către linia de asistență sau servicii similare, utilizarea unui astfel de comutator nu este foarte convenabilă. Se uzează mai repede, iar unele dispozitive răspund în general la modificările acestei poziții numai după ce receptorul este pornit și scos din nou.
În telefoanele fără fir, trecerea la modul ton se face prin meniu. Pur și simplu nu este foarte convenabil să folosești această metodă atunci când apelezi birourile de asistență. Dacă PBX-ul dvs. nu acceptă modul ton, comutarea temporară se efectuează după cum urmează: apelați biroul de asistență în modul puls, apăsați butonul „stea”. După aceea, toate apăsările ulterioare de taste vor provoca o serie de tonuri. Când închideți telefonul, telefonul va trece automat în modul puls.,
Când efectuați apeluri către numere de interior de pe telefoanele mobile, nu este nevoie să comutați la modul ton. Chiar dacă nu auzi, ele sunt totuși transmise abonatului. Dacă descoperiți că nu există niciun răspuns la apăsarea tastelor, găsiți elementul din meniul telefonului care vă permite să activați semnalizarea DTMF și să o activați.
Uneori devine necesar să se transmită tonuri de la telefoanele cu fir, unde nu există deloc un mod de ton. Acest dispozitiv poate fi pe buton sau pe disc. În acest caz, setați telefonul într-un mod astfel încât sunetele de apăsare a tastelor să fie auzite direct din difuzor.
Astăzi, aproape fiecare întreprindere mare organizează o muncă corectă și coordonată prin introducerea așa-numitelor numere de extensie. Un număr de extensie este un identificator numeric atribuit unei anumite linii a unei întreprinderi, de exemplu, unui anumit departament. Deci, este posibil să observați că numărul de telefon al companiei pe care trebuie să o apelați este format din două părți. Primul va însemna numărul de telefon principal al companiei, în timp ce al doilea (indicat de obicei între paranteze) va fi același număr de interior care vă va pune în legătură cu departamentul sau persoana dorită. Nu toată lumea a întâlnit acest lucru sau nu toată lumea o poate face, așa că vă vom spune cum să formați corect un număr de extensie.
Număr de extensie: reguli de apelare
Pentru a începe, formați numărul dvs. de telefon principal. De obicei, aceasta este urmată de cuvintele unui robot telefonic, care listează toate numerele de extensie disponibile, astfel încât o persoană să poată selecta ceea ce are nevoie și să obțină. Trebuie să ascultați robotul telefonic până la capăt!
Apoi, trebuie să comutați telefonul (dacă nu este comutat) în modul ton. Modul Ton este un mod de apelare când auziți bipuri ale unui anumit ton (diferit pentru numere diferite) când apăsați butoanele telefonului. Un alt mod - puls - este atunci când la tastare auziți clicuri de o anumită lungime (cu cât numărul este mai mare, cu atât clicurile sunt mai lungi). Există două moduri de a conecta modul de ton. În primul rând, pe dispozitivul în sine există un buton special (poate pe partea din spate) „Pulse-Tone”. Avem nevoie să fie Tone. A doua metodă: după ce ascultați robotul telefonic, apăsați butonul asterisc „*” de pe dispozitiv (dintre numere, de obicei în partea de jos). Veți auzi un sunet caracteristic de comutare, acordați timp telefonului să comute.
După trecerea la modul de ton, începeți să introduceți numărul de extensie pe telefon (nu este nevoie să resetați, doar formați numărul imediat). Veți auzi un bip (ton) pentru fiecare apăsare de buton, aceasta va însemna că faceți totul corect.
Uneori PBX-ul eșuează și este posibil să fiți conectat incorect. Este în regulă, doar cereți persoanei cu care vorbiți să formeze numărul de extensie și să vă transfere acolo unde trebuie să mergeți. De regulă, angajații companiei sunt preocupați de reputația organizației și vă vor trata situația cu înțelegere.
Dacă trebuie să efectuați un apel folosind această schemă, este mai bine să utilizați un telefon obișnuit, deoarece formarea unui număr de extensie de pe un telefon mobil nu este întotdeauna posibilă. În plus, banii pentru apel vor fi citiți încă de la începutul conexiunii cu robotul telefonic.
Întrebarea dumneavoastră:
Cum se formează un număr de telefon de extensie?
Raspunsul maestrului:
Când formați numărul de telefon al unei întreprinderi mari, de foarte multe ori trebuie să vă ocupați de problema formării unui număr de extensie pentru a vorbi cu o anumită persoană sau a contacta departamentul dorit. Astfel de numere de extensie permit companiei să organizeze munca corectă și coordonată a tuturor angajaților. Cu toate acestea, mulți nu știu cum să formeze corect numerele de interior.
Mai întâi, studiați numărul de telefon al companiei dorite. Dacă numărul este format din două părți, atunci prima va reprezenta numărul de telefon principal, iar a doua, care este de obicei scrisă între paranteze, înseamnă numărul de extensie. Este a doua parte care vă va ajuta să vă conectați cu departamentul necesar. Acum formați numărul principal de pe telefon și sunați-l. Veți auzi răspunsul unui robot telefonic.
Trebuie să-i ascultați pe deplin salutul, pentru că altfel apelul poate eșua și va trebui să formați din nou numărul. La sfârșitul mesajului, robotul telefonic va lista toate numerele de interior și apoi vă va solicita să formați numărul necesar după un bip.
Acum trebuie să verificați dacă telefonul dvs. fix este în modul ton. Acest lucru este necesar pentru comunicarea normală cu numărul de interior. Dacă modul este dezactivat, atunci trebuie doar să apăsați butonul „stea” de pe telefon. Este situat mai jos, sub numerele principale. Unele modele de telefoane fixe au și un buton dedicat Pulse-Tone. Dacă telefonul dvs. funcționează deja în modul ton, apoi formați pur și simplu numărul de interior.
Așteptați ca telefonul să treacă în modul ton. Apoi începeți să introduceți numerele numărului de extensie. Pe măsură ce formați, veți auzi diferite bipuri scurte cu frecvențe diferite. Ele înseamnă că ați trecut corect la modul ton pe telefon.
După ce ați format numărul de extensie, așteptați un răspuns. Uneori, PBX-ul unei organizații poate eșua, ceea ce vă va face să fiți conectat incorect. Dacă se întâmplă acest lucru, atunci pur și simplu cereți persoanei care a răspuns la telefon să vă conecteze corect de data aceasta. De regulă, angajații companiei tratează astfel de solicitări cu înțelegere. Dacă nu, atunci va trebui să formați din nou numărul principal și apoi extensia.
Nu este recomandabil să efectuați apeluri către numere de interior folosind un telefon mobil. La urma urmei, nu fiecare dintre ele poate suporta modul de ton al PBX-ului, așa că este puțin probabil să reușiți să treceți. Operatorii de telefonie mobilă taxează, de asemenea, astfel de apeluri ca apeluri fixe. Și numărătoarea inversă a timpului și a banilor începe din momentul în care robotul telefonic îți răspunde. Așadar, un astfel de apel vă poate costa un ban sau nu veți ajunge deloc din cauza fondurilor insuficiente de pe dispozitivul dvs. celular.
