Utilizați un filtru automat sau operatori de comparație încorporați, cum ar fi „mai mare decât” și „top 10” în _303_ , pentru a afișa datele dorite și a ascunde restul. După filtrarea datelor dintr-un interval de celule sau un tabel, puteți fie să aplicați din nou filtrul pentru a obține rezultate actualizate, fie să ștergeți filtrul pentru a re-afișa toate datele.
Utilizați filtre pentru a ascunde temporar unele date dintr-un tabel și pentru a vedea numai datele dorite.
Filtrarea unui interval de date
Filtrarea datelor într-un tabel
Datele filtrate afișează numai acele rânduri care se potrivesc cu _303_ specificat și ascund rândurile care nu ar trebui să fie afișate. După filtrarea datelor, puteți copia, căuta, modifica, formata, randa și imprima un subset al datelor filtrate fără a reordona sau muta.
De asemenea, puteți filtra pe mai multe coloane. Filtrele sunt aditive, adică fiecare filtru suplimentar este setat pe baza filtrului curent și reduce și mai mult un subset de date.
Notă: Când utilizați caseta de dialog " Căutare" pentru a căuta date filtrate, sunt căutate numai datele afișate. datele care nu sunt afișate nu sunt căutate. Pentru a căuta toate datele, ștergeți toate filtrele.
Mai multe despre filtrare
Două tipuri de filtre
Cu AutoFilter, puteți crea două tipuri de filtre: după valoarea listei sau după criterii. Fiecare dintre aceste tipuri de filtre se exclude reciproc pentru fiecare interval de celule sau tabel de coloană. De exemplu, puteți filtra după o listă de numere sau criterii, mai degrabă decât după ambele; puteți filtra după pictogramă sau filtru personalizat, dar nu ambele.
Reaplicarea unui filtru
Pentru a determina dacă a fost aplicat un filtru, priviți pictograma din antetul coloanei.
Săgeata derulantă _303_ indică faptul că filtrarea este activată, dar nu este aplicată.
Dacă treceți cu mouse-ul peste un titlu de coloană cu un filtru activat, dar neaplicat, va apărea sfatul de pe ecran „(afișează tot)”.
Butonul de filtru _s0z_ înseamnă că filtrul a fost aplicat.
Dacă treceți cu mouse-ul peste un antet de coloană cu un filtru, balonul afișează filtrul aplicat acelei coloane, cum ar fi „egal cu celula roșie” sau „mai mare de 150”.
Când aplicați din nou filtrul, apar rezultate diferite din următoarele motive.
Datele au fost adăugate, modificate sau șterse într-un interval de celule sau într-o coloană de tabel.
valorile returnate de formulă s-au schimbat și foaia de lucru a fost recalculată.
Nu utilizați tipuri de date mixte
Pentru cele mai bune rezultate, nu utilizați tipuri de date mixte, cum ar fi text și număr, sau numere și date în aceeași coloană, deoarece este disponibil un singur tip de comandă de filtrare pentru fiecare coloană. Dacă există tipuri de date mixte, comanda afișată este tipul de date care este cel mai frecvent utilizat. De exemplu, dacă o coloană conține trei valori stocate ca număr și patru stocate ca text, comanda se deschide filtre de text.
Filtrarea datelor într-un tabel
Pe măsură ce introduceți date într-un tabel, controalele de filtrare sunt adăugate automat la anteturile coloanelor acestuia.
Filtrarea unui interval de date
Dacă nu doriți să formatați datele ca tabel, puteți aplica și filtre pentru o serie de date.
Selectați datele pe care doriți să le filtrați. Pentru cele mai bune rezultate, coloanele ar trebui să includă titluri.
Pe fila date apasa butonul Filtru.
Opțiuni de filtrare pentru tabele sau intervale
Puteți aplica un filtru general selectând Filtru, sau un filtru personalizat bazat pe tipul de date. De exemplu, la filtrarea numerelor, articolul este afișat Filtre numerice, articolul este afișat pentru date Filtre de dată, iar pentru text - Filtre de text. Aplicând un filtru general, puteți alege să afișați datele dorite din lista celor existente, așa cum se arată în figură.
Uneori, atunci când lucrați cu o bază de date mare, devine necesară selectarea informațiilor în funcție de un anumit criteriu (de exemplu, pentru a afișa numai acele persoane care s-au născut în 1980). Pentru a efectua sarcini de acest fel, se folosește un filtru în Excel.
Video despre filtrarea și sortarea datelor în Excel
Tipuri de filtre în Excel
Filtrarea este selectarea datelor necesare din listă pentru lucrul ulterioar cu acestea. Rezultatul acestei proceduri vor fi anumite șiruri care se potrivesc criteriilor de selecție. Intrările rămase sunt ascunse temporar și nu sunt utilizate până când utilizatorul dezactivează filtrul. Cu datele selectate, puteți efectua acțiuni standard: editare, formatare, imprimare, construirea de grafice, diagrame etc.
Există 2 moduri de a filtra în Excel: Filtru automat și Filtru avansat. Le puteți rula prin bara de meniu făcând clic pe „Date - Filtru”. Cu ajutorul primei opțiuni, se realizează o selecție rapidă a informațiilor necesare cu criterii de căutare simple. În modul de filtrare automată, linia antetului tabelului din fiecare coloană va conține un buton cu o săgeată, făcând clic pe care puteți specifica criteriile de selecție. Puteți seta propriile setări pentru fiecare coloană. În acest mod, puteți seta următorii parametri:
- Sortați în ordine crescătoare sau descrescătoare.
- „Toate” - Excel va afișa (restaura) toate rândurile.
- Top 10 - Excel va afișa primele 10 înregistrări. Selectarea acestui element va deschide o nouă fereastră în care puteți specifica numărul de înregistrări, puteți alege pe care să le afișați (mai mari sau mai mici) și să setați o limită pentru numărul de înregistrări de afișat.
- „Condiție” - aici utilizatorul poate crea independent 2 criterii de selecție a datelor, combinându-le cu operatori simpli AND, OR.
- Oricare dintre elemente. Aici puteți selecta orice valoare care se află în coloană. De exemplu, dacă coloana constă din numele bunurilor, atunci absolut toate bunurile vor fi indicate în lista de elemente. Utilizatorul poate specifica oricare dintre ele.
- Gol și non-vide - Excel va afișa celule goale (sau non-vide). Această opțiune apare numai dacă coloana are câmpuri goale.
Pentru a elimina un filtru dintr-o coloană, trebuie să faceți clic pe elementul „Toate” din lista de elemente. Dacă doriți să îl anulați pentru întregul tabel, trebuie să selectați elementele „Date - Filtru - Afișare tot” din bara de meniu. Ștergerea unui filtru automat se efectuează în același mod ca și pornirea acestuia.
Filtru avansat
Un exemplu de creare a unui filtru avansat - trebuie să specificați intervalul de date sursă, filtre și intervalul în care sunt plasate datele filtrate
A doua opțiune de filtrare oferă utilizatorului mai multe opțiuni pentru selectarea datelor necesare.Pentru a rula opțiunea extinsă, trebuie să creați o copie a antetelor tabelului (adică, doar copiați antetul). Acesta va fi intervalul de condiții. Atunci este necesar să completați acest interval cu criterii de selecție. Dar aici este important să respectați regulile: dacă doriți ca valorile să fie selectate în funcție de doi parametri (de exemplu, numele de familie și nota elevului), atunci condițiile sunt scrise într-un singur rând; dacă criteriile sunt selectate în modul „SAU” (marca mașinii sau dimensiunea motorului), atunci acestea sunt scrise în rânduri diferite.
Să presupunem că există un tabel cu 2 coloane - numele produsului și cantitatea. Sunt 3 produse in total - banane, portocale, mandarine, iar cantitatea este de 10, 20 si respectiv 15 bucati. După ce antetul este copiat, puteți crea o condiție, de exemplu, să afișați produse a căror cantitate este mai mică sau egală cu 15. Adică, sub antetul copiat în coloana „Cantitate”, trebuie să scrieți<=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).
Astfel, principiul de filtrare ar trebui să fie clar. În acest fel, puteți selecta orice elemente din baza de date, oricât de mare ar fi aceasta. Această procedură va ajuta la simplificarea muncii utilizatorului cu cantități mari de date.
Microsoft Excel este un instrument omniprezent și convenabil pentru foi de calcul.
Funcționalitatea largă face ca acest program să fie al doilea cel mai popular după MS Word dintre toate programele de birou.
Este folosit de economiști, contabili, oameni de știință, studenți și reprezentanți ai altor profesii care trebuie să prelucreze date matematice.
Una dintre cele mai convenabile caracteristici ale acestui program este filtrarea datelor. Luați în considerare cum să configurați și să utilizați filtrele MS Excel.
Găsirea filtrelor în acest program este ușoară - trebuie să deschideți meniul principal sau să țineți apăsate tastele Ctrl + Shift + L.
Funcții de filtrare de bază în Excel:
- Filtrați după culoare: vă permite să sortați datele după font sau culoarea de umplere,
- filtre de text în excel: vă permit să setați anumite condiții pentru rânduri, de exemplu: mai mic decât, mai mare decât, egal cu, nu este egal cu și altele, precum și să setați condiții logice - și, sau,
- filtre numerice: sortați după condiții numerice, cum ar fi sub medie, top 10 și altele,
- manual: selecția se poate face după criterii auto-selectate.
Sunt usor de folosit. Este necesar să selectați tabelul și să selectați secțiunea cu filtre din meniu, apoi să clarificați după ce criteriu vor fi ecranate datele.
Cum să utilizați filtrul avansat în Excel - Cum să îl personalizați
Filtrul standard are un dezavantaj semnificativ - pentru a vă aminti ce criterii de selecție au fost utilizate, trebuie să deschideți meniul. Și cu atât mai mult provoacă neplăceri atunci când sunt stabilite mai multe criterii. Din acest punct de vedere, un filtru avansat este mai convenabil, care este afișat ca un tabel separat deasupra datelor.
INSTRUCȚIUNE VIDEO
Ordinea de setare:
- Creați un tabel cu date pentru a lucra în continuare cu acesta. Nu trebuie să conțină linii goale.
- Creați un tabel cu condiții de selecție.
- Rulați filtrul avansat.
Să ne uităm la un exemplu de configurare.
Avem un tabel cu coloanele Produs, Cantitate și Preț.
De exemplu, trebuie să sortați rândurile ale căror nume de produse încep cu cuvântul „Unghii”. Mai multe rânduri se încadrează în această condiție.
Tabelul cu condițiile va fi plasat în celulele A1:A2. Este important să indicați numele coloanei în care va avea loc selecția (celula A1) și cuvântul în sine pentru selecție - Cuie (celula A2).
Cel mai convenabil este să îl plasați deasupra datelor sau în lateral. De asemenea, nu este interzis sub acesta, dar nu este întotdeauna convenabil, deoarece din când în când poate fi necesar să adăugați linii suplimentare. Indentați cel puțin o linie goală între cele două tabele.
Atunci ai nevoie de:
- selectați oricare dintre celule
- deschideți „Filtrul avansat” de-a lungul căii: Date - Sortare și filtrare - Avansat,
- verificați ceea ce este specificat în câmpul „Interval inițial” - întregul tabel cu informații ar trebui să meargă acolo,
- în „Gama de condiții” este necesar să setați valorile celulelor cu condiția de selecție, în acest exemplu este intervalul A1:A2.
După ce faceți clic pe butonul „OK”, vor fi selectate informațiile necesare, iar în tabel vor apărea doar linii cu cuvântul dorit, în cazul nostru este „Unghiile”. Numerele de linie rămase vor deveni albastre. Pentru a anula filtrul specificat, trebuie doar să apăsați tastele CTRL+SHIFT+L.
De asemenea, este ușor să filtrați șirurile care conțin exact cuvântul „Unghii”, fără a ține seama de majuscule și minuscule. In intervalul B1:B2 vom plasa o coloana cu un nou criteriu de selectie, fara a uita sa indicam antetul coloanei in care se va efectua screening-ul. În celula B2, trebuie să introduceți următoarea formulă = „= Unghii”.
- selectați oricare dintre celulele tabelului,
- deschideți „Filtru avansat”,
- verificați ca întregul tabel cu date să fie inclus în „Intervalul inițial”,
- în „Gama de condiții” indicați B1:B2.
După ce faceți clic pe „OK”, datele vor fi filtrate.
Acestea sunt cele mai simple exemple. lucrul cu filtre în excel. În versiunea extinsă, este convenabil să setați alte condiții pentru selecție, de exemplu, abandon cu parametrul „SAU”, abandon cu parametrul „Cuie” și valoarea din coloana „Sumă”> 40.
Informațiile din tabel pot fi filtrate pe coloane - una sau mai multe. Luați în considerare exemplul unui tabel cu coloanele „Oraș”, „Lună” și „Vânzări”.
Exemplul 1
Dacă trebuie să filtrați datele după o coloană cu numele orașelor în ordine alfabetică, trebuie să selectați oricare dintre celulele din această coloană, să deschideți „Sort” și „Filter” și să selectați opțiunea „Y”. Ca urmare, informațiile vor fi afișate ținând cont de prima literă din numele orașului.
Pentru a obține informații despre principiul invers, trebuie să utilizați parametrul „YA”.
Exemplul 2
Este necesar să eliminați informațiile pe luni și, de asemenea, orașul cu un volum mare de vânzări ar trebui să fie mai mare în tabel decât orașul cu un volum mai mic de vânzări. Pentru a rezolva problema, trebuie să selectați opțiunea „Sortați” din „Sortați și filtrați”. În fereastra care apare cu setările, specificați „Sort by” - „Lună”.
Apoi, trebuie să adăugați un al doilea nivel de sortare. Pentru a face acest lucru, selectați în „Sortare” - „Adăugare nivel” și specificați coloana „Vânzări”. În coloana de setări „Comandă”, selectați „Descendent”. După ce faceți clic pe „OK”, datele vor fi selectate în funcție de parametrii specificați.
INSTRUCȚIUNE VIDEO
De ce este posibil ca filtrele să nu funcționeze în Excel
În lucrul cu un instrument precum filtrele, utilizatorii întâmpină adesea dificultăți. De obicei, acestea sunt asociate cu o încălcare a regulilor de utilizare a anumitor setări.
Problema cu filtrul după dată este una dintre cele mai populare. Apare după descărcarea datelor din sistemul contabil sub forma unui tablou. Când încercați să filtrați rândurile după o coloană care conține date, renunțarea nu are loc după dată, ci după text.
Soluţie:
- selectați o coloană cu date,
- deschideți fila Excel din meniul principal,
- selectați butonul „Celele”, în lista derulantă selectați opțiunea „Conversie text la data”.
Erorile obișnuite ale utilizatorilor atunci când lucrează cu acest program ar trebui să includă și:
- absența antetelor pentru coloane (filtrarea, sortarea și o serie de alți parametri importanți nu vor funcționa fără ei),
- prezența rândurilor și coloanelor goale în tabel cu date (acest lucru încurcă sistemul de sortare, Excel percepe informațiile ca două tabele independente diferite),
- plasarea mai multor tabele pe o singură pagină (este mai convenabil să plasați fiecare tabel pe o foaie separată),
- plasarea în mai multe coloane de date de același tip,
- plasarea datelor pe mai multe foi, de exemplu, pe luni sau ani (cantitatea de muncă poate fi înmulțită imediat cu numărul de foi cu informații).
Și o altă greșeală critică care nu vă permite să utilizați pe deplin capacitățile Excel este utilizarea unui produs fără licență.
Nu se poate garanta că funcționează corect, iar erorile vor apărea tot timpul. Dacă intenționați să utilizați acest instrument de procesare a informațiilor matematice în mod continuu, cumpărați versiunea completă a programului.
Probabil, toți utilizatorii care lucrează constant cu programul Microsoft Excel știu despre o funcție atât de utilă a acestui program ca. Dar nu toată lumea știe că există și funcții avansate ale acestui instrument. Să aruncăm o privire la ce poate face filtrul avansat Microsoft Excel și cum să-l folosească.
Pentru a instala un filtru avansat, în primul rând, trebuie să creați un tabel suplimentar cu condiții de selecție. Titlul acestui tabel este exact același cu cel al tabelului principal, pe care, de fapt, îl vom filtra.
De exemplu, am plasat un tabel suplimentar deasupra celui principal și i-am colorat celulele în portocaliu. Cu toate acestea, puteți plasa această masă în orice spațiu liber, și chiar pe o altă foaie.
Acum, introducem în tabelul suplimentar datele care vor trebui filtrate din tabelul principal. În cazul nostru particular, din lista de salarii emise angajaților, am decis să selectăm date privind personalul principal masculin pentru 25.07.2016.
Rularea unui filtru avansat
Numai după ce tabelul suplimentar a fost creat, puteți trece la lansarea filtrului avansat. Pentru a face acest lucru, accesați fila „Date”, iar pe panglica din blocul de instrumente „Sortare și filtrare”, faceți clic pe butonul „Avansat”.
Se deschide fereastra de filtru avansat.
După cum puteți vedea, există două moduri de utilizare a acestui instrument: „Filtrați lista în loc” și „Copiați rezultatele într-o altă locație”. În primul caz, filtrarea va fi efectuată direct în tabelul sursă, iar în al doilea caz, separat în intervalul de celule pe care îl specificați singur.
În câmpul „Interval sursă”, trebuie să specificați intervalul de celule din tabelul sursă. Acest lucru se poate face manual introducând coordonatele de la tastatură sau selectând intervalul dorit de celule cu mouse-ul. În câmpul „Interval de condiții”, trebuie să specificați în mod similar intervalul antetului tabelului suplimentar și rândul care conține condițiile. În același timp, trebuie să acordați atenție că liniile goale nu se încadrează în acest interval, altfel nimic nu va funcționa. După ce toate setările sunt făcute, faceți clic pe butonul „OK”.
După cum puteți vedea, doar acele valori pe care am decis să le filtram au rămas în tabelul original.
Dacă a fost selectată opțiunea cu ieșirea rezultatului într-o altă locație, atunci în câmpul „Plasați rezultatul în interval”, trebuie să specificați intervalul de celule în care vor fi afișate datele filtrate. De asemenea, puteți specifica o celulă. În acest caz, va deveni celula din stânga sus a noului tabel. După ce ați făcut selecția, faceți clic pe butonul „OK”.
După cum puteți vedea, după această acțiune, tabelul original rămâne neschimbat, iar datele filtrate sunt afișate într-un tabel separat.
Pentru a reseta filtrul atunci când utilizați crearea listei, trebuie să faceți clic pe butonul „Șterge” de pe panglică din caseta de instrumente „Sort and Filter”.
Astfel, putem concluziona că filtrul avansat oferă mai multe opțiuni decât filtrarea obișnuită a datelor. În același timp, trebuie remarcat că lucrul cu acest instrument este încă mai puțin convenabil decât cu un filtru standard.
