E-mailul ca mijloc de comunicare în afaceri. Emailul ca instrument de comunicare în companie

Sarcina de a construi comunicații corecte este la fel de eternă ca lumea însăși. Oamenii se schimbă, procesele se schimbă - și comunicațiile se schimbă odată cu ei. Iar dezbaterea despre care metode de comunicare sunt cele mai eficiente pare fără sfârșit.

În opinia mea, e-mailul ca instrument de comunicare este adesea subestimat și folosit greșit. Ca un cunoscut de-al meu, un manager de top care a fost înecat în e-mail, a spus odată: „Funcția Răspuns tuturor din Outlook ar fi trebuit să fie plătită pentru...”

Consider că e-mailul este una dintre cele mai bune modalități de a comunica într-un proiect din următoarele motive principale:

• Viteza de livrare a informațiilor;
• Independența față de ocupația oricăruia dintre destinatarii informațiilor la momentul trimiterii mesajului;
• Fixarea datei și orei trimiterii, salvând istoricul corespondenței;
• Posibilitatea de a utiliza metode suplimentare de urmărire a unui mesaj (notificare de livrare, notificare de citire);
• Același text original al mesajului pentru toți destinatarii;
• Flexibilitate în formarea unui mesaj (expeditorul poate fi oriunde și poate trimite un mesaj în orice moment convenabil);
• Abilitatea de a sorta mesajele, căutare rapidă;
• Posibilitatea de a utiliza butoanele de vot pentru a obține aprobarea sau selectarea unei alternative;
• Posibilitatea de a atașa materiale suplimentare.

Care sunt dezavantajele livrării de informații prin e-mail? Nu sunt atât de mulți dintre ei:

• Posibilă întârziere în feedback;
• Dificultate în discutarea subiectului mesajului (dacă mesajul implică discuții).

Toate celelalte metode de comunicare, după părerea mea, necesită mai mult timp și efort, distorsionează mai mult informațiile inițiale și sunt mai puțin convenabile din punctul de vedere al funcției principale a comunicațiilor, iar sarcina principală a comunicațiilor este încă schimbul de informatii. E-mailul minimizează pierderea de timp pentru procesarea unui mesaj - fiecare destinatar petrece atât timp cât este necesar pentru a procesa informații, ținând cont de caracteristicile sale individuale. Alte metode de transmitere a informațiilor, cum ar fi o întâlnire față în față, un apel telefonic sau o conferință web, necesită mai multă muncă, iar informațiile sunt mai distorsionate în timpul transmiterii mesajului.

Prin urmare, cred că e-mailul în companie ar trebui folosit cât mai activ posibil, dar - la obiect. Dacă puneți 30 de persoane în câmpul „Destinatari”, iar în scrisoare îi întrebați pe toată lumea ce părere are pe această temă, corespondența se va transforma într-o groapă de informații, mai ales dacă printre destinatari se numără angajați excesiv de sociabili și creativi care, de altfel, preferați butonul „Răspundeți tuturor” (care este încă gratuit!).

Reguli simple care sunt propuse pentru utilizare în scopul îmbunătățirii eficienței comunicării în companie folosind e-mail:

1. Pune în câmpul „Destinatari” doar acei destinatari care chiar au nevoie. Dacă nu sunteți sigur dacă destinatarul are nevoie de mesajul dvs. sau mesajul dvs. nu îi este adresat personal, puneți-l în câmpul „Cc” sau excludeți-l complet din mesaj.

2. Scrieți cât mai scurt și concis posibil. Nu atașați prea multe fișiere la mesaj. Dimensiunea mesajului trebuie menținută în limite rezonabile. Dacă atașamentul este voluminos, este mai bine să îl postați pe portalul corporativ și să trimiteți un link.

3. Nu folosiți în exces pictograma de mare importanță. Cu toate acestea, secretarele care setează implicit această pictogramă în setările Outlook pentru fiecare mesaj au discreditat de multă vreme însuși principiul de filtrare a mesajelor după importanță.

4. Faceți o structură convenabilă pentru dvs. pentru distribuirea scrisorilor în programul de corespondență.

5. Configurați mișcarea automată a scrisorilor de la anumiți destinatari sau care conțin anumite cuvinte în subiect în dosare pe care nu le veți citi constant. De exemplu, pe lângă folderul „Spam”, mai folosesc și astfel de foldere pentru colectarea automată de scrisori precum „Informații corporative”, „Spam tehnic”. Primul folder conține mailing-uri de la serviciul de personal despre zilele de naștere ale angajaților, organizarea de excursii etc. Dosarul „Spam tehnic” conține notificări de la clientul de e-mail, cum ar fi „Invitație acceptată”, „Aplicația dvs. este în așteptare” și altele asemenea.

6. Folosiți grupuri de contact pentru distribuții. Outlook, de exemplu, vă permite să creați grupuri de contacte din contactele din agenda dvs. de adrese. Creați grupuri de contact o dată și nu va trebui să vă amintiți de fiecare dată când trimiteți un mesaj cui trebuie să-i trimiteți un mesaj. Grupurile pot fi create după diverse criterii (departamente, proiecte, interese etc.). Exemple de grupuri de contact: „Contabilitate”, „Manageri de top”, „Participanți în training Excel”, „Echipa de proiect de implementare SAP”, „Participanți la întâlniri săptămânale privind proiectul de reorganizare a depozitului”. Folosind grupuri de contact, nu vei uita niciodată pe nimeni și invers, nu vei trimite o scrisoare inutilă.

7. Dezactivează mementourile despre scrisorile primite și, în plus, ferestrele pop-up, nu numai pe computerul de la serviciu, ci și pe tabletă și pe telefon (dacă acolo este conectat mail de serviciu). Verificați-vă e-mailul nu la fiecare 10 minute când se blochează fereastra de notificare din Outlook, ci de 2 ori pe zi, programați ora pentru aceasta în calendar.

8. Dacă postarea sugerează discuții și devine prea aprinsă, opriți discuția prin poștă și programați o întâlnire pe această temă.

9. Utilizați șabloanele de mesaje pentru e-mailurile care se repetă frecvent. Aceste șabloane pot fi încărcate în programul de e-mail (de exemplu, în Outlook, șabloanele sunt în meniul „Semnături”) după cum urmează:

„Dragi colegi, bună seara!

Vă trimit spre aprobare _________ (numele documentului). Orice întrebări, sugestii sau comentarii, vă rugăm să-mi trimiteți pe e-mail. În lipsa comentariilor dvs. până la ora 14:00 _____ (data), documentul va fi considerat agreat de dvs.

Cu sinceritate,

Ivanov I.P."

În acest caz, de fiecare dată când trebuie să trimiteți un document spre aprobare, alegeți pur și simplu un șablon potrivit, atașați documentul în sine sau un link către acesta, completați spațiile libere și trimiteți-l destinatarilor. Există mult timp economisit la fleacuri?

Desigur, în unele cazuri, o întâlnire personală este o formă de comunicare absolut necesară. De exemplu, pentru a lua o decizie cu privire la un candidat, este necesar un interviu față în față, deoarece nici un CV, nici un interviu pe Skype nu vor oferi o imagine completă a personalității candidatului. Cu toate acestea, astfel de situații, care necesită întâlniri personale, nu depășesc 20%. În toate celelalte cazuri, utilizarea e-mailului, după părerea mea, este de preferat și vă poate economisi timp și crește eficiența comunicării.

Mijloacele de comunicare electronică utilizate în comunicarea de afaceri includ:

Comunicare prin fax;

Telefon și telefon mobil;

E-mail;

Videoconferințe, interfon, webinarii, teleconferințe;

Internet.

Luați în considerare principalele mijloace de comunicare electronică de afaceri.

Astăzi, cea mai simplă formă de comunicare electronică este comunicare prin fax. Comunicare prin fax Este trimiterea și primirea de copii exacte ale documentelor printr-o rețea telefonică publică sau privată. Textul și grafica sunt citite direct din original de un scanner, după care aceste informații pot fi transmise literalmente oriunde în lume. Se efectuează primirea și trimiterea de faxuri aparate de fax. Fax sau fax (fax)- o copie a unui document (scris, grafic, pictural) primit pe hârtie, transmis prin canale de fax (cu ajutorul echipamentului de fax). O faxogramă nu poate fi considerată un tip separat de document, deoarece orice document pe hârtie poate fi trimis prin fax - o comandă, o comandă, un acord etc. Cel mai adesea, un fax este folosit pentru a trimite scrisori de serviciu cu mesaje informative. Avantajele acestui canal de comunicare sunt o reducere semnificativă a timpului de transmitere a informațiilor și o fiabilitate mai mare a livrării. Faxul este utilizat pentru a transmite informații operaționale. O faxogramă, supusă procedurilor stabilite, are forță legală, aceasta este principala sa diferență față de o fotocopie, care necesită o certificare specială. Cu toate acestea, documentele importante (de exemplu, un contract) sunt trimise de preferință prin scrisoare recomandată sau prin curier.

Cel mai cunoscut tip de comunicare electronică este e-mail (e-mail). E-mail (e-mail) – este un sistem care folosește un computer personal pentru a trimite și a primi informații. Acest tip de comunicare electronică de afaceri este utilizat pentru a transfera mesaje atât în ​​cadrul unei instituții, cât și între diferite organizații. În ceea ce privește compoziția elementelor și principiul de funcționare, e-mailul repetă practic sistemul de corespondență obișnuită (de hârtie), împrumutând atât termeni (poștă, scrisoare, plic, atașament, cutie, livrare și altele), cât și caracteristici caracteristice - ușurință în utilizare, întârzieri în transmiterea mesajelor, fiabilitate suficientă și, în același timp, nu există nicio garanție de livrare. Mesaj electronic- un document transmis prin e-mail printr-un sistem de comunicare între calculatoare, primit sub forma unei videograme pe un ecran de monitor sau sub forma unei copii tipărite pe o imprimantă. E-mailul și-a ocupat ferm locul în corespondența de afaceri datorită avantajelor sale - disponibilitate 24/7, eficiență și ușurință în utilizare. În comparație cu alte tipuri de comunicare electronică de afaceri, e-mailul face posibilă: · trimiterea și primirea instantanee de mesaje; răspunde la scrisorile corespondente (folosind adresele acestora în scrisori) · trimite copii ale scrisorii către mai mulți destinatari deodată; trimite nu numai informații text și grafice, ci și programe.

Cu toate acestea, e-mailul în comunicarea de afaceri are o serie de dezavantaje.

1. Mesajul primit prin e-mail pare mai puțin formal decât documentul transmis pe hârtie.

2. Transmiterea documentelor prin e-mail pune problema certificării autenticității semnăturii (autorizarea documentului), adică utilizarea unui program special de semnătură digitală electronică și încheierea unui acord de autorizare separat cu fiecare corespondent.

Design e-mail

Regulile corespondenței electronice nu sunt consacrate în niciun standard sau regulament, ci sunt determinate, pe de o parte, de regulile generale de prelucrare a documentelor de afaceri pe suport de hârtie, iar pe de altă parte, de regulile de comunicare în rețea ( neticheta sau seticheta) generate de utilizatorii de internet. În companiile mari, există un standard corporativ unificat pentru proiectarea e-mail-urilor, care include structura scrisorii în sine, regulile de contact cu clientul, detaliile semnăturii (nume, funcția, numerele de telefon de la serviciu, e-mail aproape și un link). pe site-ul companiei). În plus, acest standard poate interzice utilizarea smiley-urilor non-business. Caracteristicile compoziționale ale scrisorilor de afaceri electronice sunt pe deplin în concordanță cu normele general acceptate de corespondență comercială. Atât în ​​mesajele tradiționale, cât și în cele de e-mail, există trei elemente compoziționale: introducerea, partea principală și partea finală.

Subiectul scrisorii- un atribut esențial al corespondenței electronice. Aceasta este o scurtă prezentare a conținutului principal al scrisorii, care ulterior îl va ajuta pe destinatar să găsească rapid informațiile de care are nevoie în corespondența sa. Precizând titlul în scrisoare, autorul își demonstrează respectul față de destinatar. Dacă o scrisoare este îndreptată către un străin, atunci subiectul este cel care dă prima impresie despre persoana care a scris-o. Formularea sa ar trebui să reflecte sensul principal al literei, dar, în același timp, să nu fie prea generală. De exemplu, nu începe o scrisoare de afaceri importantă cu subiectul Buna ziua. Specificarea unui subiect este cea mai ușoară modalitate de a menține un fir al unei conversații, astfel încât schimbarea subiectului unei conversații fără o modificare corespunzătoare în câmpul Subiect poate complica procesul de comunicare.

Recurs.În comunicarea electronică, există adesea un amestec de semne de afaceri și scris prietenos. Salutări ca o zi buna, Buna ziua, poate coexista cu apelurile dragă, scump... Mai mult, atunci când se comunică prin e-mail, contestația este uneori omisă, trecând imediat la obiect. Dar pentru ca e-mailul să fie mai formal, se recomandă utilizarea următoarei formule de apel: „Dragă + nume, patronimic”.

Semnatura electronica. Prezența unei semnături electronice în mesaje este o regulă de bună formă pentru corespondența de afaceri. Utilizați întotdeauna o semnătură - aceasta vă va ajuta respondentul să vă identifice în mod unic. Și asigurați-vă că includeți mai multe modalități posibile de a intra în legătură cu dvs. De obicei, acestea sunt numere de telefon, e-mail, fax, ICQ.

În semnătura unei scrisori de afaceri, ar trebui să evitați tot ceea ce poate fi perceput ambiguu: aforisme, citate, expresii amuzante, orice subiecte legate de religie, naționalitate, politică etc.

Reguli de bază pentru întocmirea unei semnături electronice:

1) semnătura electronică nu trebuie să depășească 5-6 rânduri;

2) numărul de caractere dintr-o linie nu trebuie să fie mai mare de 70.

Poșta electronică ca mijloc de comunicare pe Internet, este așa, cum se realizează conexiunea, posibilitățile ei. Acestea sunt întrebările la care voi încerca să vă răspund astăzi.
Bună ziua dragi vizitatori, ca întotdeauna, încerc să îmi țin promisiunile și astăzi vom vorbi despre e-mail în contextul cum, ce și de ce. În general, computerul a fost creat inițial ca mijloc de comunicare între oameni și taxa telegrafică între universităţi.

Dar tineretul avansat de atunci a mers mai departe și așa spun politicienii: „Avem ceea ce avem”. Desigur, nu ca exemplu pentru ei, ci în bine. E-mailul, și există sute de ele în stadiul actual, ajută bine nu numai în sfera gospodăriei, ci și în diferite ramuri ale comerțului și științei.

Putem spune producție și chiar doar cu comunicarea umană (fiind la mii de kilometri unul de celălalt). Iată o privire asupra interfeței unuia dintre ei, care doar servicii nu le oferă, de la o simplă scrisoare până la întâlniri.

În general, după cum ați observat deja, toate motoarele de căutare au propriile lor E-mail... Și asta se datorează tocmai faptului că întreaga noastră viață este un comerț solid. Deci motoarele de căutare nu pot să nu muște această plăcintă. La urma urmei, „marca” lor a fost deja promovată, nu mai rămâne decât să împingă puțin vizitatorul în direcția bună.

Tipuri de e-mail

Voi adăuga, de asemenea, că ea (e-mail) se întâmplă plătit, unde se percepe o anumită sumă în bancnote pentru servicii și gratuit... Sistemul de înregistrare prin e-mail nu este diferit de oricare altul de pe Internet. Vii cu un nume de utilizator și o parolă, în plus, toate companiile de top au un sistem de solicitări și modele de șabloane pentru semnăturile viitoare. Trebuie doar să faceți clic pe caracterele selectate și, de preferință, pe un amestec de caractere digitale și alfabetice. Pentru a asigura inviolabilitatea corespondenței dvs.

În imaginea de mai sus, puteți vedea toate cele mai importante e-mailuri „gratuite”. Paginile contului dvs.:
VKontakte, Odnoklassniki sau Facebook, vă puteți „conecta” cu ușurință cu orice e-mail.

În consecință, dacă apar modificări, veți fi notificat cu privire la acest lucru pe adresa de e-mail pe care ați setat-o.

Capacitățile de e-mail

De ce acest tip de e-mail este cu siguranță util:

• în primul rând, transfer instant de date (asemănător cu SMS-urile);
• în al doilea rând, este confidențialitatea;
• în al treilea rând, capacitatea de a crea un număr nedefinit de cutii electronice;
• în al patrulea, vi se oferă o anumită cantitate din acest mailer (în funcție de importanța și ratingul companiei, este mai mult);
• în al cincilea rând, posibilitatea de a configura diverse opțiuni, cum ar fi salvarea (sau ștergerea) schițelor, trimiterea de scrisori în modul automat, la câte adrese doriți. Respingerea corespondenței nedorite cu plasarea direct în coș, sau SPAM și multe altele.

Toate opțiunile într-o formă inteligibilă specificate în instrucțiunile de configurare și utilizare. Tot ce trebuie să faceți este să aveți răbdare și să citiți sau să găsiți punctele de care aveți nevoie în această etapă.

În ceea ce privește versiunea plătită de mailere, cred că pentru utilizatori ca tine și mine, nu este necesar. Ei bine, bineînțeles, cu excepția cazului în care sunteți proprietarul unui portal mare de internet, al unui magazin online sau dacă aveți un holding media cu o grămadă de proiecte secrete și transfer de noi tehnologii. Daca vrei sa afli preturile aproximative pentru acest tip de comunicare, atunci arunca o privire asupra exemplului de tarife ale uneia dintre aceste companii.

Astăzi (21.10.2013) am decis să corectez postarea, deoarece am văzut un articol :
„Cum să vă protejați căsuța poștală de hacking”, pe site-ul techno verdictor com. Eu însumi nu am acordat atenție acestui subiect pentru că nu sunt încă angajat în activități comerciale. Și dacă ești prins într-o avalanșă de spam, poți arunca această căsuță de e-mail. Desigur, dacă măsurile de influență din programul site-ului nu au un efect pozitiv. Cu cuvinte simple, dacă setările anti-spam funcționează prost, atunci în acest caz închidem contul.Dar dacă cuiva îi pare foarte rău că schimbă un login ales cu succes și cu atât mai mult dacă o mulțime de oameni „necesarii” știu asta, apoi salvează-i pe cei care se înec în acțiuni atât de simple... Și primul pas, dacă există o suspiciune de hacking, mergeți la e-mail cu opțiunea computerul altcuiva. "

Și după terminarea utilizării e-mailului, ieșim „corect” apăsând butonul EXIT. În acest caz, Browserul nu trebuie să vă salveze numele de utilizator și parola pentru a vă „ajuta” data viitoare când intrați (de îndată ce începeți să tastați, acesta continuă imediat și arată cel mai inteligent). Și nu faceți clic pe butonul de salvare a parolei din Google Chrome, salvând-o, puteți intra cu ușurință în contul dvs. chiar și atunci când e-mailul este oprit prin browser.
Astfel, după ce am citit articolul până la sfârșit, e-mailul ca mijloc de comunicare pe Internet, ne-am familiarizat cu posibilitatea comunicarii electronice.
Dacă aceste informații s-au dovedit a fi utile, atunci când plecați, nu uitați să vă avertizați prietenii despre acest lucru prin intermediul butonului twitter.
Mulțumesc și la revedere... la revedere.
.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Documente similare

Conceptul de comunicare mobilă. Sistem de apel personal radio. Introducerea intensivă a rețelelor celulare publice. Internetul ca mijloc modern de comunicare. E-mail și panouri de mesaje. Variante de utilizare a telefoniei prin Internet.

lucrare de termen adăugată 12.12.2013


Articole poștale, mandate poștale care urmează să fie livrate la domiciliu și emise la unitățile poștale. Livrarea de către poștaș a trimiterilor poștale la locul de reședință. Procedura de primire a coletelor interne de ieșire și atașarea acestora la scrisoarea de parcurs.

test, adaugat 23.05.2010


Caracteristicile rețelelor locale de calculatoare și luarea în considerare a principiilor de bază ale Internetului global. Conceptul, funcționarea și componentele e-mailului, formatele adreselor sale. Mijloace de telecomunicații de comunicare: radio, telefon și televiziune.

lucrare de termen, adăugată 25.06.2011


Descrierea mijloacelor tehnice utilizate în comunicarea de afaceri. Internetul ca mijloc de comunicare în afaceri. Comunicare telefonică, comunicare prin fax, robote telefonice, e-mail, pager Internet ICQ. Video și teleconferințe pe internet.

rezumat, adăugat 28.03.2013


Cercetarea tendințelor în dezvoltarea tehnologiilor informaționale de telecomunicații și rețele. Rețele distribuite de fibră optică. Servicii interactive de informare comercială. Internet, e-mail, panouri electronice, videoconferințe.

rezumat adăugat la 28.11.2010


Mijloacele de comunicare ca tehnologii de transfer de informații: istorie, caracteristici. Linii de comunicații cu fir, cablu, aer, fibră optică. Sisteme fără fir, releu radio, prin satelit; mesaje alfanumerice. Comunicare celulară, telefonie prin internet.

lucrare de termen adăugată 18.12.2012


Scopul și scopul dezvoltării centralei telefonice automate „Sura”: asigurarea conexiunilor între abonații și abonații altor centrale telefonice automate. Modul automat de centrală telefonică automată, controlul sistemului de către operator. Condiții de funcționare a echipamentelor, cerințe tehnice. Etape și etape de dezvoltare.

lucrare de termen, adăugată 14.06.2010


Starea actuală a proceselor de implementare a sistemului de protecție a informațiilor și dezvoltarea tehnologiilor informației și comunicațiilor. Metode de criptare temporară și permanentă, criptare permutată. Amenințările informaționale, cele mai frecvente amenințări.

E-mail-ul sau e-mailul este una dintre cele mai vechi resurse de pe Internet, iar până de curând a fost una dintre cele mai utilizate aplicații, nu prea cred, dar se dovedește că abia în 2009 rapoartele statistice au arătat că utilizarea social-ului virtual platformele pentru rețelele de comunicații au depășit transmiterea mesajelor prin e-mail. Popularitatea rețelelor sociale poate fi considerată un semnal că consumatorii și-au schimbat obiectivele de utilizare a internetului și metodele de interacțiune cu acesta.

Pagini de istorie


Primul e-mail cunoscut la nivel mondial a fost trimis pe 29 octombrie 1969 de la Universitatea din California din Los Angeles (UCLA) către Universitatea Stanford. Conținutul său este de asemenea cunoscut. Inventatorii serviciului de e-mail au încercat să trimită cuvântul „login”. Au reușit să trimită scrisoarea L, după care au așteptat confirmarea de la Stanford cu privire la primirea acesteia. Apoi au trimis scrisoarea „O” și au așteptat din nou să ajungă la destinatar. După aceea s-a transmis fagul G, dar din cauza unei defecțiuni computerului nu a ajuns niciodată la destinatar. Întreaga lume își amintește că primul semnal care a fost transmis cu succes prin legătura radio transatlantică a fost litera S, și astfel, literele L și O au fost primul mesaj transmis cu succes prin e-mail.

Serverele de mail cuceresc lumea


E-mailul a parcurs un drum lung de la acele încercări timpurii. Astăzi, peste 210 de miliarde de e-mailuri de la 1,3 miliarde de utilizatori zboară prin spațiul cibernetic în fiecare zi. Aproape fiecare organizație își organizează propriul e-mail corporativ. Dacă o companie este mare și are câteva mii de angajați, atunci un server special este de obicei alocat pentru această sarcină, uneori directorul IT decide că are nevoie de vds, cumpărarea și utilizarea unui server virtual este adesea mai profitabilă și mai convenabilă decât alte soluții pentru organizarea unui schimb de informații corporative.

E-mail ca nou media


Creșterea e-mailului și crearea de marketing online și sisteme de facturare, e-mail corporative și noi sisteme online de verificare a semnăturilor au redus semnificativ dependența companiilor de corespondența tradițională. În ultimii ani, volumul de corespondență „fizică” a scăzut constant. Cu mai multe e-mailuri trimise în fiecare zi decât volumul anual de corespondență, în unele țări, departamentele poștale cer guvernelor să permită birourilor de albine să nu livreze corespondența în weekend, ceea ce va reduce costurile cu combustibilul, deprecierea vehiculelor, uzura anvelopelor și salariile lucrătorilor poștali.