Comunicarea de afaceri este propria sa lume cu propriile sale legi. Multe depind de modul în care respectăm aceste legi: impresia pe care o facem colegilor și partenerilor, productivitatea muncii și chiar avansarea în carieră.
Un loc aparte în comunicarea de afaceri îl ocupă corespondența de afaceri, care este responsabilitatea zilnică a majorității lucrătorilor de birou și nu numai. Capacitatea de a conduce corespondența de afaceri în mod corect poate fi un bun ajutor pentru a încheia tranzacții profitabile și pentru a vă construi imaginea afacerii.
Să ne uităm la câteva caracteristici ale unei scrisori de afaceri. Deci, corespondența comercială este:
- utilizarea expresiilor șablon și a clișeelor
- neutralitate emoțională,
- acuratețea semantică și concizia prezentării,
- argumentare bine construită.
Corespondența de afaceri în limba engleză este același set de reguli și clișee, dintre care unele le recomandăm tuturor celor care lucrează cu parteneri străini sau în companii internaționale. Vă aducem în atenție câteva fraze utile care vă vor decora corespondența de afaceri. Aceste fraze vă vor sublinia profesionalismul și vă vor ajuta să modelați imaginea unui om de afaceri. Sa incepem!
1.Vă rugăm să găsiți atașat
Să începem cu clasicii. De multe ori trebuie să atașați diferite documente sau alte fișiere la o scrisoare. Pentru a anunța destinatarul despre prezența unui atașament, această expresie este perfectă. La urma urmei, cuvântul „Atașament” în traducere înseamnă „atașament”. Expresia trebuie folosită la sfârșitul scrisorii.
Iată câteva exemple de utilizare:
- Vă rugăm să găsiți atașat portofoliul meu.
- Vă rugăm să găsiți atașat o copie a acordului/contractului.
2. Am transmis
Această expresie poate fi folosită dacă trebuie să redirecționați un e-mail către alți destinatari. Pentru a anunța destinatarul despre acest lucru, expresia „Am redirecționat” este perfectă. De exemplu:
- Ți-am trimis CV-ul Annei.
- Ți-am trimis e-mailul lui John.
3. Am cc'ed
O persoană neinițiată în toate secretele particularităților corespondenței de afaceri poate să nu înțeleagă ce înseamnă această abreviere ciudată. Dar suntem profesioniști. „I’ve cc’ed” este o abreviere care înseamnă I have carbon copied. Expresia înseamnă „a copia pe cineva pentru a primi scrisori”.
Deci, dacă trebuie să informați pe cineva că ați copiat alți destinatari, nu ezitați să folosiți această expresie. De exemplu:
- Am trimis-o pe Sara pe acest e-mail.
- I-am trimis pe Jack și Jimmy pe aceste e-mailuri.
În ceea ce privește abrevierile care nu pot fi folosite în corespondența de afaceri, se face de obicei o excepție pentru acest caz.
4. Pentru detalii suplimentare
Această frază este o modalitate dovedită de a-ți încheia politicos scrisoarea în engleză. „Pentru mai multe detalii” înseamnă „pentru informații mai detaliate”, „mai detaliat”. Exemple de utilizare:
- Pentru mai multe detalii contactati-ma oricand.
- Pentru mai multe detalii scrieți managerului nostru de vânzări.
O altă frază care vă va ajuta să finalizați politicos este „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați”. Tradus, aceasta înseamnă „Dacă aveți întrebări, nu ezitați să-mi scrieți.”
5. Aștept cu nerăbdare
Expresia „a aștepta înainte” înseamnă „a aștepta înainte”. Deci, dacă așteptați cu nerăbdare un răspuns sau o altă acțiune din partea destinatarului, atunci ar fi destul de potrivit să folosiți această expresie. De exemplu:
- Astept raspunsul tau.
- Astept cu interes raspunsul tau.
Expresia este cel mai bine folosită la sfârșitul scrisorii.
Când scrii o scrisoare, trebuie să fii politicos chiar și atunci când nu prea ai chef. Abilitatea de a scrie scrisori competente în orice situație reflectă profesionalismul, bunele maniere și cunoștințele dvs. de etică în afaceri. În concluzie, permiteți-ne să vă reamintim că în corespondența de afaceri trebuie să dați dovadă de precizie de redactare și alfabetizare impecabilă. Utilizarea abrevierilor este, de asemenea, inacceptabilă (cu rare excepții).
Scrieți corect e-mailurile în engleză, dragi prieteni! Noroc!
Recent am făcut acest lucru să funcționeze, așa că, deși aș împărtăși:
Trimiterea tuturor e-mailurilor trimise în dosarele trimise cu postfix și cyrus imap.
Postfix trimiteți copii ale copiilor tuturor e-mailurilor trimise către un cont special de e-mail „trimis”. Utilizați o sită pe acest cont special pentru a redirecționa toate e-mailurile către folderul Trimis asociat contului.
Creați un cont de utilizator de e-mail pentru expediere
Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să creați un nou cont Unix pentru expeditori, setând shell-ul la /bin/false, astfel încât nimeni să nu se poată conecta:
Gazdă$ sudo useradd trimis gazdă$ sudo chsh -s /bin/false trimis
Configurați imap pentru utilizatorul trimis
Folosind cyradm, creăm o nouă cutie poștală (adică un utilizator) și lăsăm utilizatorului să adauge acces la toate folderele noastre imap cu articole trimise:
Gazdă$ $ cyradm -user cyrus localhost Parola:
Creați un script de sită pentru contul trimis
Acest script redirecționează toate e-mailurile primite către contul trimis, către folderul Trimis din căsuța de e-mail a expeditorilor.
Scriptul meu se numește sent.sieve și arată cam așa:
# Sieve Script pentru trimis. Dacă e-mailul de ieșire este trimis în bcc în acest cont, # acest script de sită îl va redirecționa către expeditorul Dosarul Trimis necesită ["fileinto"]; dacă adresa:is:localpart "From" "userx" ( fileinto "user.userx.Sent" "; ) adresa elsif:is:localpart "De la" "utilizator" ( fileinto "user.userz.Sent"; ) adresa elsif:is:localpart "From" "userz" ( fileinto "user.userz.Sent"; )
Va trebui să introduceți o intrare pentru fiecare dintre utilizatorii dvs. (userx, usery, userz în exemplul de mai sus). Nu am putut găsi o modalitate mai bună de a face asta. Sugestiile sunt binevenite [email protected]
Configurați scriptul de sită astfel:
Host$ sievshell localhost -user=sent -a=cyrus Parola:
Configurați maparea bcc pentru postfix
În directorul postfix (/etc/postfix pe Debian) creați un fișier numit bcc_map care arată astfel:
# copiați toate e-mailurile trimise local în contul trimis @yourdomain.com [email protected]
Compilați acest lucru într-un fișier hash postfix folosind:
Gazdă$ sudo postmap bcc_map
Adăugați următoarea configurație la fișierul de configurare main.cf postfix:
Sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/bcc_map
Și faceți ca postfix să-și reîncarce configurația:
gazdă $sudo/etc/init.d/postfix reîncărcare
Testare și depanare
Trimite e-mailul și verifică dacă este copiat în folderul Trimis.
În caz de probleme, ar trebui să verificați jurnalele cyrus și postfix (toate conectate la /var/log/syslog pe gazda mea debian). Greșelile de scriere și permisiunile de acces incorecte duc de obicei la trimiterea unor indicii către jurnalele.
Majoritatea clienților de e-mail, inclusiv Gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, oferă posibilitatea de a trimite un e-mail unui număr mare de destinatari. De obicei, puteți face acest lucru folosind funcția Copie(în engleză, abrevierea folosită pentru a-l desemna este SS), sau Copie ascunsă (CCB). Când trimiteți un mesaj către Copii Destinatarii pot vedea adresele de e-mail ale altor persoane care au primit și e-mailul. În al doilea caz, identitatea destinatarilor suplimentari este ascunsă.
Adăugarea adresei unui destinatar
Pentru a specifica destinatarul (destinatarii) e-mailului, introduceți adresa lor de e-mail în câmp La care (Acea):Unii clienți de e-mail vă permit să introduceți pur și simplu numele de utilizator într-un câmp, care este apoi completat automat de program.
Dacă utilizați acest câmp pentru a trimite e-mailuri către mai multe persoane, fiecare dintre ele va putea vedea lista completă a celorlalți destinatari.
Cum se creează o copie a unui e-mail
Camp CC sau Copie folosit pentru a schimba mesaje electronice într-un mod mai indirect decât pe teren La care. Dacă nu vă adresați direct persoanei din e-mailul dvs., dar doriți ca persoana respectivă să urmărească conversația din firul de e-mail sau pur și simplu să fie conștientă de subiect, câmpul Copie ar fi o opțiune grozavă. Destinatarul, care se află în Copii scrisori, primește o scrisoare necitită în cutia poștală, la fel ca cel care a fost pus în cutie La care; singura diferență este cui îi adresezi prima scrisoare în corpul e-mailului tău. În lumea profesională, trimiterea către Copii este folosit pe scară largă și servește la informarea colegilor despre diverse evenimente și subiecte.Puteți enumera destinatarii de e-mail prin simpla introducere a unei liste de adrese în câmp Copie, care se află de obicei imediat sub câmp La care. Toți cei din acest lanț de destinatari vor putea vedea numele și adresele de e-mail ale tuturor celorlalți destinatari:
Cum să BCC un e-mail
Fiecare client de e-mail (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo etc.) permite expeditorului unui e-mail să ajungă la un număr mare de persoane fără a-și expune informațiile altor utilizatori din lanțul de e-mail. Această funcție este numită BCC sau Copie ascunsă. Puteți ascunde destinatarii introducând adresele acestora în câmp Copie ascunsăîn loc să folosească câmpuri La careȘi Copie:Puteți utiliza această funcție atât pentru e-mailuri individuale, cât și pentru e-mailuri de grup. Acest lucru este util mai ales dacă doriți să vă păstrați contactele private, să le protejați de spam și e-mailuri nedorite sau pur și simplu dacă nu doriți ca destinatarii să știe cine a primit același mesaj.
Camp Copie ascunsă nu întotdeauna este disponibil în mod implicit pentru toți clienții de e-mail. De exemplu, în Outlook Va trebui să mergi la Opțiuni pentru a accesa setările; V Thunderbird va trebui să selectați această funcție din meniul derulant; V Gmail trebuie să apăsați un buton CopieȘi Copie ascunsă; V Windows Live Mail Va trebui să apăsați simultan tastele Alt + B.
Imagine: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com
Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, aceasta este:
- Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau stricați prima impresie.
- Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, dacă ești expert în acest instrument, îți poți face viața mult mai ușoară.
- O distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să ajungă la tine, să-ți distragă atenția și să te ducă în rătăcire prin e-mail.
Din această perspectivă, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem cu ceva simplu.
Formatarea unei scrisori
Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că îl voi folosi ca exemplu. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.
La care. Copie. Copie ascunsă
Unii s-ar putea să nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.
- La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
- Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
- Copie ascunsă: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut celorlalți destinatari ai scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.
Gresit în e-mailurile în masă, indicați destinatarii utilizând câmpurile „Copiere” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori care listează 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine mai lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni care se cunosc. Ce se întâmplă dacă pe listă există companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, la maximum, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face acest lucru.
Subiectul scrisorii
Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea (uneori în mod sensibil) despre importanța subiectului e-mailului pe blogurile lor corporative. Dar cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.
Discutăm despre corespondența zilnică de afaceri. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau FWD, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.
Douăzeci de scrisori reprezintă volumul de corespondență de o zi pentru un manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, uneori numărul lor de scrisori depășește 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.
Deci, cum să formulezi corect subiectul unui e-mail?
Greșeala #1 : Numai numele companiei în subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, probabil că nu sunteți singurul din compania dumneavoastră care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.
Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?
Greșeala #2 : strigător, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul unui subiect al unui e-mail de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.
Textul scrisorii
Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvintelor au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor, cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.
În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm mai multe decizii secvenţial.
O chestiune de politețe . La începutul scrisorii te poți estompa în plăcere sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, au trecut mai bine de două luni de când ți-am vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și chiar nu am dormit ceva. nopți, gândind.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a scrie o astfel de introducere, cât și din punct de vedere al timpului interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu un eseu în genul epistolar pentru un concurs sau o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.
Respectăm timpul nostru și al destinatarului!
Are sens doar să te prezinți și să-ți amintești circumstanțele cunoștinței tale în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la o expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței în curs, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.
Recurs . Întotdeauna am fost îngrijorat de întrebarea cui să mă adresez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Recent am scris o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără îndoială, am scris „Bună, Anna” și nu mi-am făcut griji. Dar un astfel de noroc nu este întotdeauna cazul.
Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună, colegi!”
Pentru mine, folosesc regula de a mă adresa pe nume persoanei din câmpul „Către”. Și nu-i contactați deloc pe cei din copie. Această regulă vă permite, de asemenea, să determinați mai exact (unul!) destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.
Citare . Adesea corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Este considerată o bună practică să nu ștergeți istoricul corespondenței și să scrieți răspunsul dumneavoastră în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când reveniți la această corespondență o săptămână mai târziu, să puteți citi cu ușurință dialogul de sus în jos, coborând după dată.
Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont” → „Compunere și adresare”. Ar trebui să fie așa.
Scopul scrisorii . Există două tipuri de scrisori de afaceri:
- când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
- iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, pentru ca acesta să aprobe factura atașată la plată.
De regulă, există de multe ori mai multe scrisori încurajatoare decât scrisori de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul trebuie să fie însoțit de un nume și să fie ultima propoziție din scrisoare.
Gresit : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână.”
Dreapta : „Porfiry Petrovici, eu am fost cel care a ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”
De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să facă cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.
Semnătura în text . Ea trebuie să fie. În plus, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a semnăturii, de exemplu clasicul „Cu drag, …”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.
Dacă să scrieți sau nu contactele în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările, asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc ca urmare a comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.
În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Vă rugăm să indicați implicit în corpul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul limită trebuie să fie real (nu ar trebui să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil din punct de vedere fizic să citească și să acționeze pe baza scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” vă scutește de responsabilitatea pentru eșecul interlocutorului de a răspunde. Ca întotdeauna, trebuie să abordați cu înțelepciune utilizarea acestei funcții. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l streseze puțin sau să conducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, ci de a te obliga să aștepți până vineri.
Atasamente
Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, propuneri comerciale, estimări, grafice, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.
Eroare : investiție uriașă. Primesc adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de e-mail al corespondentului se va bloca aproape sigur câteva minute într-o încercare zadarnică de a încărca o previzualizare a atașamentului. Și Doamne ferește că destinatarul încearcă să citească această scrisoare pe un smartphone...
Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Verificați dimensiunea investiției. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.
Ce să faci dacă depășește?
- Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, PDF și 300 dpi produc scanări destul de lizibile.
- Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip archiver. Unele fișiere se comprimă perfect.
- Ce să faci dacă atașamentul este mare și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Depozitele de informații din cloud vor veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocarea în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.
Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată ce noi în companie pregăteam o propunere comercială în numele lui... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu un proiect de CP pentru aprobare, iar atașamentul includea un fișier numit „ForFedi.docx”. Managerul care mi-a trimis asta a avut un dialog care a fost cam așa:
Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați acest om respectat și să-l numiți Fedya în față?
Cumva, nu, este un om respectat, toată lumea îl numește după prenume și patronim.
De ce ați numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi folosind acest CP?
Aveam de gând să-l redenumesc mai târziu...
De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuzul unui potențial client - sau să vă creați un plus de muncă prin redenumirea fișierului? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fyodor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.
Deci, avem mai mult sau mai puțin sortat e-mailul ca o „față”. Să trecem la a privi e-mailul ca pe un instrument de lucru eficient și să vorbim despre componenta sa de distragere a atenției.
Lucrul cu literele
E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin înăsprirea regulilor și introducerea programelor de lucru.
Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosiri de corespondență. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, o pictogramă de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a literei. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al e-mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două din viața ta.
Unii oameni au putere de voință puternică care le permite să nu fie distrași de notificări, dar oamenii obișnuiți sunt mai bine să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozilla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.
Dacă nu există notificări, cum poți înțelege că a sosit o scrisoare?
Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru a vă sorta corespondența, a vă deschide clientul de e-mail și a vedea toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.
Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și scrisorile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente în poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (acest departament are propriile reguli pentru lucrul cu poșta).
Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul dvs. de e-mail și veți procesa corespondența urgentă. Toți specialiștii în gestionarea timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară un răspuns standard la e-mail în 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - să nu vă așteptați la răspunsuri instantanee prin e-mail de la interlocutorul dvs. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați despre aceasta prin canale de comunicare mai rapide.
Deci, am dezactivat notificările și acum am pornit clientul de e-mail conform programului nostru.
Ce să facem când mergem la poștă și ne angajăm într-o activitate numită „sortarea e-mailurilor”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?
Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar comenta și ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.
Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Odată ce începeți să sortați în căsuța de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distrași de nimic până când nu goliți acest dosar.
Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar evidențiați și apăsați Delete pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.
- Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspundeți imediat.
- Trebuie să răspundeți, dar pregătirea unui răspuns va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru un timp. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți scrisoarea și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subdosarul „0_Run”.
- După ce răspundeți rapid la o scrisoare, o transformați într-o sarcină sau o citiți pur și simplu, trebuie să decideți ce să faceți în continuare cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre dosare pentru stocare pe termen lung.
Iată folderele de stocare pe termen lung pe care le am.
- 0_Execută. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune aici scrisori care necesită o muncă detaliată. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat pentru aceasta.
- 1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
- 2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există relații curente. Desigur, a fost creat un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații Neb legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
- 3_Muzeul. Aici am pus acele scrisori pe care ar fi păcat să le șterg, iar beneficiul lor nu este evident. De asemenea, folderele cu proiecte închise din „2_Projects” migrează aici. Pe scurt, „Muzeul” stochează primii candidați pentru eliminare.
- 4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, rapoarte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătoriile efectuate. Dosarul are multe asemănări cu folderele „2_Projects” și „1_Reference”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” există informații moarte, iar în „2_Proiecte” există informații live.
- 5_Cunoștințe. Aici am pus doar newslettere cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.
Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în Thunderbird există o casetă de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să fac asta în mod conștient, așa că jos cu steagul! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.
În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către folderele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru organizarea automată a scrisorilor obișnuite din diverse sisteme în foldere, adică scrisori care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.
Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.
Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)
magician_romanîn Conceptul de „copie oarbă”, învățând să nu faci prostiiÎn mod surprinzător, mulți oameni, atunci când au nevoie să trimită un e-mail către mai multe persoane deodată, pur și simplu enumera adresele în câmpul „Către”, acest lucru este normal când acest e-mail este adresat colegilor sau prietenilor tăi, dar când trimit scrisori unui grup de clienți, arătați astfel tuturor adresele altor destinatari, dezvăluind în esență baza dvs. de adrese.
Tot ce trebuie să facă clienții tăi este să trimită această scrisoare concurentului tău, iar contactele tale se vor scurge imediat.
Este ciudat, dar mulți oameni departe de a fi proști sunt surprinși să afle că, dacă trebuie să trimiteți o scrisoare mai multor destinatari, astfel încât aceștia să nu se știe unul de celălalt, atunci există un câmp „Bcc” pentru asta.
De exemplu, pentru mail.ru va arăta astfel:
Și astfel încă o dată pe scurt:a indicat adresele în „către” - toată lumea poate vedea cui i-ați trimis scrisorile, indicat în „copie oarbă carbon” - toată lumea crede că scrisoarea este doar pentru el.
Și fiecare destinatar va primi o scrisoare unde va fi în câmpul „către”. doar adresa lui . Pentru alte programe, dacă nu găsiți unde să BCC, cereți pe cineva să vă arate. Un alt punct mic, trebuie să specificați o adresă în câmpul „către” majoritatea programelor sau serverelor de e-mail nu vă vor permite să trimiteți o scrisoare fără acest parametru;
Și așa, atunci când vine vorba de trimiterea de oferte, știri către un grup de clienți - aici practica folosirii copiei oarbe este clară, trebuie să vă ascundeți baza de adrese. Un punct interesant despre trimiterea unei scrisori colegilor tăi, aici este recomandat să acționezi în funcție de situație, de exemplu, trimiterea unei scrisori cu o solicitare de a trimite sugestii (de exemplu, pentru a îmbunătăți serviciul clienți) și dacă fiecare coleg vede că celălalt oamenii au primit aceeași scrisoare, atunci cel mai probabil nu vor răspunde - se vor baza pe alții, ceea ce înseamnă că trebuie să utilizați o copie ascunsă. Dacă această comandă este îndeplinită, atunci, de exemplu, indicarea șefului colegului tău va face pur și simplu minuni, iar comanda ta va fi executată.
O problemă separată cu furnizorii. Pe de o parte, indicarea tuturor destinatarilor în copie ar trebui să arate furnizorului că aveți de ales și ar trebui să vă ofere prețuri bune. Pe de altă parte, managerul care a primit scrisoarea dvs., văzând că nu i-a fost trimisă numai lui, cel mai probabil va trata cererea dvs. „la rece”. Personal, în opinia mea, cred că în cazul furnizorilor trebuie să folosiți o copie ascunsă, cel puțin pentru a proteja secretele comerciale, dar mai probabil pentru o relație bună cu managerul furnizorului.
Puteți citi un caz recent de greșeală a unui specialist, când toți destinatarii au văzut alți destinatari: Smacks tuturor în acest chat, erau oameni cu adevărat respectabili acolo - directori, dar totuși mulți au primit spam ca răspuns.
Ei bine, ca întotdeauna, discuția în comentarii este binevenită.
