Майкрософт эксель является программой предназначенной для. Программа Microsoft Excel

Введение

1: MicrosoftExcel

1.1 Понятие и возможности MS Excel

1.2 Основные элементы окна MS Excel

1.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах

2: Анализ данных. Использование сценариев

2.1 Анализ данных в MS Excel

2.2 Сценарии

2.3 Пример расчета внутренней скорости оборота инвестиций

Заключение

Список литературы

Введение

Microsoft Office , самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения

Microsoft Office - семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MSExcel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

· использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;

· изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом MSExcel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MSExcel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MsExcel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Более подробно в этой курсовой будет представлено приложение MSExcel, его функции и возможности. А также использование сценариев с их практическим применением.

1. Microsoft Excel

1.1 . Microsoft Excel . Понятия и возможности

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2. автоматизация итоговых вычислений;

3. решение задач путём подбора значений параметров;

4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

6. подготовка табличных документов;

7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

8. создание и анализ баз данных (списков).

1.2. Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

5. Рабочая область (активный рабочий лист).

6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

8. Строка состояния.

1.3 Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.

В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции;

2. функции даты и времени;

3. арифметические и тригонометрические (математические) функции;

4. статистические функции;

5. функции ссылок и подстановок;

6. функции баз данных (анализа списков);

7. текстовые функции;

8. логические функции;

9. информационные функции (проверки свойств и значений);

10.инженерные функции;

11.внешние функции.

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.

1.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах

Сложившаяся ситуация такова, что наибольшее распространение в России получили программные продукты корпорации Microsoft. Отвлекаясь от других аспектов данной темы, тем не менее необходимо сказать, что это создает некую универсальность в их применении, или даже некий необъявленный стандарт, т.к. программные продукты этой корпорации сейчас можно найти практически на любом компьютере, а следовательно, совместимость будет обеспечена. К тому же продукция Microsoft являет собой весьма универсальные средства, которые можно использовать для решения очень многих задач, и кроме того, весьма высока степень интеграции между продуктами, что и обуславливает их популярность в том числе.

В пакет Microsoft Office, работающий под управлением операционной системы Microsoft Windows, входит в том числе и мощное средство разработки электронных таблиц Microsoft Excel. (Кстати, нужно сказать, что хотя и существуют другие средства разработки электронных таблиц и автоматизации вычислений, но они, во-первых, встречаются крайне редко (скажем, во внутрифирменном использовании какой-либо компании для своих специфических нужд, а во-вторых, как уже было сказано, продукты Microsoft стали практически стандартом де-факто, чему способствовала и их большая универсальность). Таким образом, именно Microsoft Excel был выбран мной для разработки средства автоматизации расчетов в лабораторной работе «Предварительные вычисления в триангуляции». Поэтому другие средства построения электронных таблиц здесь не рассматриваются, но зато уделяется внимание некоторым специфичным средствам Excel.

Возможности EXCEL очень высоки. Обработка текста, управление базами данных - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей EXCEL тяжело достичь. За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня положение другое. Наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами. Как и во многих других программах в среде Windows, вы можете представить рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов.

На одной рабочей странице в распоряжении будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т.д. В окне Excel, как и в других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Чуть ниже находятся панели инструментов Стандартная и Форматирование.

Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel. Оформление рабочих листов. Выбор шрифта. Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки вменю Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты.

Можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов. Типы шрифтов. В настоящее время для оформления таблиц и документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание, - это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.

Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

Цвета и узоры.

В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры. Форматирование чисел. Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат - Ячейки, а в появившемся диалоге - вкладку Число. Выбирается в группе слева строку Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов: Чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа 13. В первой колонке взяты шаблоны форматов, как в поле Коды формата. Во второй колонке вы видите, как будет выглядеть число в результате форматирования.

Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен в виде решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр, стоящих после десятичной запятой, а в других случаях использовать "решетку". Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов после запятой и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировали как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

Проверка орфографии.

В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку, начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис - Орфография. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте. Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.

Операторы.

Все математические функции описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами. Полный список операторов дан в таблице.

Текстовый оператор соединения предназначен для того, чтобы при создании образца документа не вносить, например, каждый раз вручную, даты - программа сама будет обращаться к ячейке, в которой проставили дату.

Перевычисление рабочих листов.

По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетов это может занять продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню Сервис -Параметры, далее в появившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить переключатель Перевычислять перед сохранением. После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши Вычислить.

Функции Excel.

Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности, прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

B1+B2+B3+C4+C5+D2

Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтобы быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы, нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)

Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек, или областей, в качестве аргументов для функций целесообразно, поскольку оно, во первых, нагляднее, а во вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так:

СУММ(А1;А2;А3;А4)

Или то же другим способом:

СУММ(А1:А4)

Создание диаграмм.

Работать с электронными таблицами само по себе большое удовольствие, но если бы удалось превратить сухие столбцы чисел в наглядные диаграммы и графики. Такую возможность дает Excel. В Excel есть два различных способа сохранения в памяти диаграмм, составленных по вашим числовым данным: это, во-первых, "внедрённые" диаграммы и, во-вторых, "диаграммные страницы". Внедрённые диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграммных страницах создаются новые графические файлы. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм, составляющего часть пакета Excel. Панель инструментов диаграмм. Диаграммы можно создавать не только с помощью Мастера диаграмм. Также это можно делать и другим способом -даже более быстро- с помощью панели инструментов Диаграмма. Включить изображение этой панели на экране модно с помощью меню Вид - Панели инструментов. Пример: Введём любые данные, на основе которых можно построить диаграмму. Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изображением стрелки, направленной вниз, чтобы открыть список типов диаграмм. Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольник необходимого размера, запускаем мастер диаграмм. Если нужно создать диаграмму на отдельном листе, то надо выбрать строку Диаграмма в поле Создать. После короткого диалога с Мастером диаграмм будет создан отдельный рабочий лист.

Диаграммы-торты.

Обычно таким наглядным представлением данных пользуются, когда надо показать составляющие доли в процентах от целого. Создать её на экране можно, также как и диаграмму любого другого типа, с помощью мастера диаграмм. Профессиональное оформление.

Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые линии, дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов, что никто не будет подозревать, что они выполнены с помощью Excel, а не специально графического редактора. Для создания рисунков предназначены кнопки, расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.

Обмен данными.

Во всех программах, написанных для операционной системы Windows, пользователь может пользоваться ее буфером обмена (Clipboard), он представляет особую область памяти, предоставляемый операционной средой в распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая например в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу, которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер, используя для этого команду меню Правка - Копировать, либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel, либо иная программа может вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка - Вставить или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) - одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.

Основное назначение MS Excel - решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными. Основные возможности электронных таблиц:

· проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

· автоматизация итоговых вычислений;

· решение задач путём подбора значений параметров;

· обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

· проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);

· подготовка табличных документов;

· построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

· создание и анализ баз данных (списков).

Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

· Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.

· Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.

· Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.

Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.

При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:

· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.

· На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.

· Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы.

Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст. Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д.

Дата и время могут также рассматриваться как числа. Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.

Электронные таблицы позволяют визуализировать данные, размещенные на рабочем листе, в виде диаграммы. Диаграмма наглядно отображает зависимости между данными, что облегчает восприятие и помогает при анализе и сравнении данных.

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.

Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе.

После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.

Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Отчет сводной диаграммы представляет собой интерактивную сводку данных в формате диаграммы.

Его создание отличается от обычных диаграмм Microsoft Excel. После создания отчета сводной диаграммы можно просматривать разные уровни детализации и изменять макет диаграммы, перетаскивая ее поля и элементы. Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении данных.

Ценность электронных таблиц определяется имеющимися в них возможностями для обработки данных.

То есть использования введения данных для вычисления значений других величин.

В Excel имеется достаточное количество формул, которые нужны для вычислений различных комбинаций арифметических и алгебраических величин.

В Excel формулы используются для выполнения математических действий над одним или несколькими значениями (или переменными).

Эти значения могут быть просто числами или же содержать ссылки на ячейки. При написании формул в Excel используется определенный синтаксис.

Excel – это программа, которая нужна, в первую очередь, бухгалтерам и экономистом. Ведь в ней можно составлять таблицы (отчеты), производить вычисления любой сложности, составлять диаграммы. Причем, все это можно сделать без особого труда и невероятных познаний.

Можно сказать, что Excel – это большой и мощный калькулятор с множеством функций и возможностей. Но это вовсе не означает, что Вам нужно уметь пользоваться всем тем, что «умеет» эта программа. Большинству людей достаточно базовых знаний, получить которые Вы сможете из следующих уроков.

1. Что из себя представляет программа Excel

Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое).

Многие думают, что Excel – это только таблицы. То есть они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются только в этой программе. Это не совсем верно.

Да, действительно, Excel представляет из себя таблицу. Но эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel. А если же Вам нужно составить таблицу без вычислений, то есть ввести уже готовые данные, то быстрее и удобнее это сделать в программе Microsoft Word.

Если сравнивать программу Microsoft Excel с программой Microsoft Word, то Excel, конечно, сложнее. И лучше начинать работать в этой программе после того, как освоите Word. Чтобы изучить Excel досконально, потребуется немало времени. Но, как показывает практика, большинству для работы нужно всего-то «научиться считать». То есть прочитать и проработать два-три урока этого раздела.

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

Замечание 1

Сегодня известно огромное число программ, которые обеспечивают хранение и обработку табличных данных, среди которых Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Calc и др. наиболее широко используемым табличным процессором для персональных компьютеров является Microsoft Excel.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

• ввод и редактирование данных;
• форматирование таблиц;
• автоматизация вычислений;
• представление результатов в виде диаграмм и графиков;
• моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

• автоматизацию всех итоговых вычислений;
• выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
• возможность обработки результатов эксперимента;
• возможность табулирования функций и формул;
• подготовка табличных документов;
• выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
• возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

Замечание 2

При запуске табличного процессора пользователь видит перед собой полноценный веб-ресурс, а не обычную программу. На стартовой странице размещены различные шаблоны, которые можно подгружать из Интернет . Данную версию программы также удобно использовать на смартфонах и планшетах.

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

• Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
• При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
• Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
• Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
• Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

• бухгалтерский и банковский учет;
• планирование и распределение ресурсов;
• проектно-сметные работы;
• инженерно-технические расчеты;
• бработка больших массивов информации;
• исследование динамических процессов;
• сфера бизнеса и предпринимательства.

Замечание 3

Одним из важных функциональных расширений табличного процессора MS Excel стала встроенная среда программирования Visual Basic for Applications (VBA), которая предназначена для решения прикладных задач в MS Office. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц.