На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.
Лиза Заслав (Lisa Zaslow) - один из таких специалистов.
Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.
Лиза Заслав
Правило 1. Расставьте всё правильно
Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.
Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.
Правило 2. Используйте канцтовары рационально
Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.
Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.
Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго
Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.
Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма
Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.
Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.
Эмми Трейгер
Будьте умеренны - делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.
Правило 4. Не переборщите с личными вещами
Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.
Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.
Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.
Лиза Заслав
Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.
Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой
Email - это по-прежнему . Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.
Лайфхакер и профессиональные организаторы : проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.
Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.
Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы
Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.
Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой - для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.
Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы
Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:
- важные и срочные;
- срочные и неважные;
- важные и несрочные;
- несрочные и неважные.
Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.
Правило 8. Наводите порядок как можно чаще
Беспорядок помогал творить и . Но такие примеры единичны.
На большинство людей , снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?
Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.
Эндрю Меллен
Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.
Ярлык — это специальный значок, который может размещаться, например, на рабочем столе (или в любой папке Windows) и позволяет вам быстро запустить нужную программу, открыть файл или папку.
Рассмотрим по порядку, как создавать ярлыки в разных областях Windows.
Как разместить ярлыки в области быстрого запуска меню «Пуск» (ДЛЯ Windows 8 и Windows 10)
Для начала, откройте меню пуск для того, чтобы увидеть, как вообще выглядит область быстрого запуска в меню «Пуск». Выглядит она вот так:
Иконки справа – это и есть ярлыки для быстрого запуска программ. У вас там изначально могут быть совершенно другие ярлыки.
Научимся создавать там новые ярлыки. Предположим, какие-то программы на компьютере вы запускаете ежедневно и хотите открывать их быстро, а именно, вам нужно будет только открыть меню «Пуск» и затем открыть иконку нужной программы.
Для примера, я очистил область быстрого запуска, чтобы на ней не было ярлыков и по мере того как буду показывать различные примеры, данная область будет заполняться:
Рассмотрим несколько примеров.
Откройте меню «Пуск» — «Все приложения» и найдите в списку ту программу, которой вы очень часто пользуетесь, например, каждый день. Например, я постоянно пользуюсь программой для редактирования текста – Microsoft Word и именно на ней покажу пример.
Просто кликните ПКМ (правой кнопкой мыши) по иконке нужной программы и выберите пункт «Закрепить на начальном экране»:
Теперь в области быстрого запуска меню «Пуск» (справа) проверьте появление ярлыка для запуска выбранной вами программы:
Как видим, программа появилась и теперь вы сможете всегда быстро запускать её открыв меню «Пуск».
Также, помещать ярлыки на начальный экран «Пуск» вы можете с любой другой области компьютера, а не только с раздела «Все приложения» меню «Пуск». Например, у вас есть ярлык на рабочем столе, и вы хотите его поместить одновременно и на начальный экран меню «Пуск». Для этого щёлкните по значку на рабочем столе ПКМ и выберите «Закрепить на начальном экране»:
Проверяем результат, открыв меню «Пуск»:
И точно также вы можете помещать в меню «Пуск» ярлыки совершенно из любой области компьютера. Просто щёлкаете по значку ПКМ и выбираете «Закрепить на начальном экране». Всё просто! :)
Также не забывайте, что ярлыки могут вести не только на программы, но и на папки, которыми вы часто пользуетесь.
Для примера я сейчас создам ярлык на начальном экране меню пуск для часто используемой папки «Для работы»:
Проверяем результат:
Теперь в меню «Пуск» в области быстрого запуска у меня добавился ярлык на папку «ДЛЯ РАБОТЫ», которая может располагаться где угодно и искать её без быстрого ярлыка было бы долго:)
Таким образом, вы можете размещать ярлыки на начальный экран меню «Пуск» для любых папок и файлов!
Как разместить ярлыки для запуска программ на панели задач Windows
Панель задач Windows расположена в самом низу интерфейса Windows. Вот она:
Как видно, в моём примере на панели задач размещено несколько значков – поиск, отображение открытых задач на компьютере и значок браузера Microsoft Edge (иконка «е»). Вот на эту же панель можно добавлять и другие ярлыки, для запуска программ, которыми часто пользуетесь. Обычно там располагают ярлык для запуска браузера, ярлык для запуска проводника Windows, возможно – программы для редактирования текста (например, Microsoft Word).
Принцип размещения ярлыков на панели задач точно такой же, как и на начальном экране меню «Пуск» (см. выше).
Всё что нужно сделать, щёлкнуть ПКМ по любому файлу, папке или уже имеющемуся ярлыку и выбрать пункт «Закрепить на панели задач». Для примера я размещу на панели задач ярлык для запуска текстового редактора Microsoft Word:
В результате, на панели задач появился новый ярлык, при помощи которого я могу быстро запустить программу Microsoft Word:
Имейте ввиду, что на панели задач можно размещать только ярлыки для запуска программ! Т.е. вы не можете на панели задач разместить ярлык для быстрого перехода к какой-то папке или вашему файлу!
Как разместить ярлыки для запуска программ, файлов и папок на рабочем столе
Рабочий стол – это, пожалуй основное наше место работы на компьютере:) Некоторые пользователи компьютеров, хранят на рабочем столе вообще всё, чем занимаются… Это с одной стороны – разумно, потому что не нужно больше никуда лезть, всё что нужно для личных целей и по работе располагается прямо под рукой – на рабочем столе. Но с другой стороны – это довольно плохая привычка, поскольку рабочий стол, на котором много всяких папок, файлов, ярлыков становится неудобным для работы, потому что быстро уже ничего не найдёшь.
Вот например:
Как видите, рабочий стол у меня не забит до отказа всякими значками:) Здесь располагается только то, что мне постоянно нужно, а именно: основные программы, которыми часто пользуюсь, ярлык на папку с документами по работе и временная папка для хранения записанных видео. Всё! Никакого лишнего мусора. Тем самым я могу быстро найти нужное, а не копаться в нескольких десятках значков на рабочем столе:)
Теперь перейдём к делу – как же разместить ярлыки для запуска нужных программ, файлов и папок на рабочем столе?
Чтобы вам было нагляднее видеть мои примеры, я очищу рабочий стол и оставлю на нём лишь пару ярлыков.
Самое простое решение для размещения ярылков программ следующее…
Если вы хотите разместить на рабочий стол ярлык какой-либо программы, то вам для начала нужно найти эту программу через меню «Пуск» > «Все приложения». В списке щёлкаем ПКМ по нужной программе и выбираем «Открыть папку с файлом». Например, я хочу разместить на рабочем столе ярлык для запуска антивируса Avast. Значит я нахожу в списке этот антивирус, щёлкаю по нему ПКМ и выбираю «Открыть папку с файлом»:
Откроется папка с уже готовыми ярлыками, которые вы как раз видели в списке всех приложения меню «Пуск». Остаётся только скопировать нужный ярлык на рабочий стол. Для этого щёлкаем ПКМ по ярлыку нужной программы (у меня это – антивирус Avast) и выбираем «Копировать»:
Теперь возвращаемся на рабочий стол, щёлкаем по любому свободному месту на нём ПКМ и выбираем «Вставить»:
Готово! Теперь вы на рабочем столе увидите новый ярлык, как, например, у меня:
Вы можете быстро создать ярлык для любого элемента проводника Windows, например, для какого-то файла или папки. Для этого вам уже не нужно будет лезть в меню «Пуск». Нужно лишь найти требуемый файл или папку в проводнике Windows, щёлкнуть по нему ПКМ и выбрать пункт «Создать ярлык».
Вот, например, у меня на компьютере имеется важная папка «Для работы», которой я пользуюсь каждый день. Мне удобно было бы разместить ярлык для быстрого её открытия прямо с рабочего стола. Сама папка находится в глубине компьютера, а именно – в разделе «Этот компьютер» — «Документы» — «Для работы».
Я кликаю правой кнопкой мыши по папке и выбираю «Создать ярлык»:
В результате в той же папке проводника появится созданный ярлык. Осталось его только перенести на рабочий стол. Просто кликаете ЛКМ по ярлыку и удерживая эту кнопку, перетаскивайте ярлык на рабочий стол.
Не забывайте, что ярлык всегда можно переименовать как и любой другой файл. Для этого просто щёлкните по нему ПКМ и выберите «Переименовать.
Таким вот образом можно легко создавать ярлыки для быстрого запуска любых программ, файлов и папок на рабочем столе!
ТОЛЬКО ДЛЯ WINDOWS 10! Размещение папок на панели быстрого доступа в проводнике Windows
В новой операционной системе Windows 10 имеется ещё одна возможность быстро открыть важные и часто используемые папки. Теперь это можно сделать при помощи специальных закладок в проводнике Windows.
Область в проводнике Windows, куда можно добавлять закладки называется «Панель быстрого доступа» и расположена она в левой части окна:
В эту панель можно добавлять любую папку для того чтобы открывать её быстро, без надобности лазить и искать по всему компьютеру. Около закреплённых папок отображается значок канцелярской кнопки. Если у вас на компьютере установлена операционная система Windows 10, то, я думаю, вам такая возможность покажется очень полезной. Также в этой же панели будут появляться те папки, которые вы открывали последними.
Закрепить папку в панели быстрого доступа очень просто! Нужно найти на компьютере папку, которую вы хотите закрепить на панели быстрого доступа, нажать по ней ПКМ и выбрать «Закрепить на панели быстрого доступа»:
После этого выбранная папка сразу же отобразится на панели быстрого доступа в проводнике Windows:
Обратите внимание на значок канцелярской кнопки рядом с закреплёнными папками. Те папки на данной панели, которые не имеют этого значка – не закреплены, а просто являются последними открытыми папками, которые будут постоянно меняться.
Здравствуйте, читатели сайта IT-уроки!
Первое, что должен знать каждый новичок, сев за компьютер, это где можно хранить файлы в компьютере и где нельзя .
Если не усвоить простые правила, то позже может возникнуть множество проблем (поиск потерявшихся файлов, восстановление случайно удаленных файлов, сложности при переустановке системы и т.д.). Но всех проблем можно избежать заранее , если сразу понять, как навести порядок в своём компьютере.
Этим уроком мы открываем новый важный раздел, который вам поможет повысить надежность и безопасность хранения данных .
Как навести порядок в компьютере?
Многие пользователей компьютера хранят данные (свои файлы и папки), где придется: на рабочем столе, в папке «Мои документы», прямо на диске «C:\»… Когда файлов немного, то это не проблема, но со временем файлов становится всё больше и больше: письма, отчёты, музыка, фотографии, фильмы… и наступает момент, когда берешься за голову: «а где у меня лежит тот самый файлик»?!
Как известно, порядок проще навести один раз, а потом поддерживать. Но это же надо сесть и подумать!!! Конечно, можно сказать «потом разберу», вот только такое «потом» редко настаёт.
Учтите, что порядок на жестком диске влияет и на безопасность хранения данных .
Сегодня вы можете еще на шаг изменить свою жизнь в компьютерном мире, и помогут вам в этом IT-уроки. 😉
Запомните всего 4 правила от сайта IT-уроки, которые помогут навести порядок в компьютере и в будущем сэкономят не один десяток часов:
Правило №1: Диск C: не для документов!
Никогда не храните свои файлы на системном диске (диске C:\).
И, конечно, жду ваших комментариев по сегодняшнему уроку!
Копирование запрещено , но можно делиться ссылками.
Начинающие пользователи, скачивая что-то из сети или копируя в свои папки на компьютере фотографии и видео, бросают эти объекты напрямую на «Рабочий стол».
Делать так нельзя, если Вы действительно дорожите своей информацией.
Перед тем, как создавать свои личные архивы на компьютере, используя при этом то, что предлагает интернет, нужно элементарно разобраться в том, как устроены его хранилища информации.
- Зайдите в меню «Пуск»;
- Перейдите в подраздел «Мой компьютер»;
- Перечитайте списки дисков, которые входят в его структуру;
- Заведите на диске «D» личную папку и вносите в нее все, что угодно.
Системным администраторам часто приходится решать проблемы, связанные с элементарной перезагруженностью основного диска «С». Что это значит?
Подраздел «Рабочий стол» является компонентом одной из системных папок диска «С». Во-первых, там в любом случае не так много места для личных видеоархивов, во-вторых, если этот системный диск «летит», после его восстановления все файлы будут попросту утеряны. В этом, конечно, никто не заинтересован, поэтому перед тем, как использовать компьютер, разберитесь в самых элементарных принципах его работы.
Что можно выносить на «Рабочий стол»
Разработчики компьютерных систем прекрасно понимают, что удобнее и быстрее всего найти файлы – именно с «Рабочего стола». Это первое, что видит начинающий пользователь.
Иногда системный диск «слетает» просто из-за перезагруженности. Сразу уберите всё с диска «С» в подходящую папку на других дисках, и возможно, проблема решится автоматически. Что же делать, если под рукой постоянно нужна какая-нибудь гиперссылка или папка с рабочими фото?
Для начала объедините все файлы на «Рабочем столе» в одну папку, сбросьте их в нее и закройте. Перенесите ее в выбранное хранилище – любой другой диск, только не «С». Теперь наведите на иконку этой папки «мышку», клацните правой клавишей.
В предложенных раскладках появится опция \Создать ярлык\, нажмите на этот пункт.
Теперь на этом диске найдите ту же иконку, но только со стрелочкой. Это и есть ярлык. Просто скопируйте его и перенесите на \Рабочий стол\. Все, теперь у Вас есть ход к нужной папке с отобранными файлами, а занимает ярлык на диске просто смешной объем.
Что должно сохраняться на системном диске «С»
Если желаете грамотно сохранить файл на диск, выбирайте для себя любой удобный диск, кроме «С», здесь вообще-то может находиться только файловая раскладка операционной системы – и ничего больше. Нет ничего страшного, если на этом диске заваляется один-два фрагмента, нужных, чтобы разобраться, как создать ссылку и сохранить её, или блокнотный файл с рабочими временными записями. Такие объекты много места не займут. Но всегда имейте в виду, что файлы для длительного сохранения необходимо переносить туда, где они точно сохранятся, даже если с операционной системой что-то случится.
Знаете ли вы, что хранение файлов прямо на рабочем столе может повредить вашей продуктивности? Я лично знаком с множеством людей, которые скачивают файлы прямо на рабочий стол и затем оставляют их там. В этом есть скрытые недостатки, о которых вы можете не знать, но, разумеется, их можно избежать.
Далее речь пойдет об альтернативных способах хранения файлов. Возможно, некоторые из них покажутся вам не такими неудобными, как складирование файлов на рабочем столе, но я уверяю вас, со временем вы их полюбите.
Минусы хранения файлов на рабочем столе
Желание пользователей хранить файлы на рабочем столе вполне понятно. Так они находятся на расстоянии одного клика, но существует ряд недостатков, которые сводят на нет упомянутое выше преимущество этого способа:
- Отсутствие защиты файлов. Как отмечает портал PC World , работа функции восстановления системы не затрагивает некоторые каталоги операционной системы, и в их числе папка «Документы». Файлы, хранящиеся на рабочем столе, напротив, зависят от восстановления системы, и это может привести к неожиданным исчезновениям файлов.
- Отсутствие резервных копий файлов. Многие инструменты для создания резервных копий файлов по умолчанию игнорируют файлы на рабочем столе. Да, большинство программ позволяют изменить их настройки и добавить рабочий стол в резервную копию при необходимости, но в случае забывчивости вы можете лишиться всех ваших важных файлов.
- Беспорядок, беспорядок, беспорядок. Начинается все с нескольких документов, но со временем коллекция файлов на рабочем столе увеличивается на несколько десятков музыкальных композиций, изображений, программ, архивов и т.д. Согласитесь, что найти нужный файл в таком беспорядке будет не просто.
Используйте несколько дисковых разделов
Одна компьютерная мудрость гласит: «Никогда не храните файлы на том же разделе, на котором установлена операционная система». Расположение рабочего стола в файловой системе находится на одном разделе с операционной системой. Почему это важный совет? Потому что нельзя держать все яйца в одной корзине.
Давайте предположим, что вам «посчастливилось» подхватить компьютерный вирус или другое вредоносное ПО. Вирус может стереть только файлы, относящиеся к операционной системе, но может затронуть и весь раздел, который содержит операционную систему. Потеряв операционную систему, вы потеряете и все свои файлы.
Но если вы установите Windows на раздел C:, а свои файлы вы поместите на раздел D:, то все они будут в безопасности, даже если раздел C: будет очищен. Однако имейте в виду, что в случае повреждения физического жесткого диска будут затронуты все его разделы.
Одно из дополнительных преимуществ наличия отдельных разделов заключается в возможности переустанавливать Windows без потери своих файлов.
Используйте Библиотеки Windows
Каждая версия Windows поставляется с директорией под названием «Мои документы». В Windows 7 она была переименована в «Библиотеки» и пришла в компании с несколькими «приятелями»: «Видео», «Музыка», «Документы» и «Изображения». Это и есть библиотеки, и вы, наверное, видели их раньше, но по каким-то причинам никогда не использовали, не так ли? Вам стоит пересмотреть свое решение.
По правде говоря, эти библиотеки являются особенными. Они не просто каталоги; они коллекции нескольких каталогов. В любую библиотеку вы можете добавить различные каталоги. Таким образом, содержимое всех добавленных каталогов будет отображаться в этой библиотеке. Например, если свои видео вы держите в различных папках, вы можете связать их с библиотекой «Видео». Затем, когда вы перейдете в эту библиотеку, вы увидите все эти файлы в одном месте.
Храните файлы в облаке
Последние несколько лет мы наблюдаем бурный рост популярности . Если вы не верите в теории заговора и не испытывает боязнь за конфиденциальность своих данных, то такие платформы, как Dropbox, Google Drive и Microsoft OneDrive могут сослужить вам неплохую службу.
Вот как это работает: просто выберете несколько каталогов и включите автоматическую синхронизацию их содержимого с той службой, которую вы выберете. Все эти файлы будут доступны вам из любой точки мира с самых разных типов устройств. Более того, вы можете сделать так, чтобы определенные файлы были доступны только вам, а другие были публичными, если потребуется.
Почему это лучше, чем хранения файлов на рабочем столе?
- Резервное копирование. Благодаря автоматической синхронизации можно практически не беспокоиться о сохранности файлов. Если с вашим компьютером что-то случится, все эти файлы будут по-прежнему доступны вам в облаке, и вы всегда сможете получить их снова.
- История изменений. Не каждый облачный сервис предлагает такую особенность, но у большинства из них она есть. С этой функцией облако будет отслеживать изменения, внесенные в файл, позволяя вернуться к прошлой версии файла, если это необходимо.
Если на вашем компьютере установлена Windows 8.1, в качестве своего облачного сервиса вы можете выбрать OneDrive (бывший SkyDrive), так как он уже .
Нужен быстрый доступ к файлам?
Иногда удобство одерживает верх над практичностью. Многие предпочитают держать файлы на рабочем столе, потому что так у них есть немедленный доступ к ним. Пойдя на один небольшой компромисс, вы может сохранить это удобство. Ответ заключается в использовании ярлыков.
Создать ярлык так же просто, как перетащить файл с помощью мыши. И даже если ярлык будет уничтожен, сам файл никуда не денется.
Но почему бы не пойти еще дальше? Просто щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке любого файла и выберете «Закрепить на панели задач». Эта функция также удобна, если не больше, как и традиционное хранение ярлыков на рабочем столе, и я пользуюсь этим изо дня в день.
Заключение
Так или иначе, всегда побеждают личные предпочтения. Если вы держите свои файлы на рабочем столе в течение многих лет, вы, вероятно, не сможете отказаться от своей привычки. Признаю, я тоже храню файлы на рабочем столе, правда, делаю это в разумных количествах, стараясь не загромождать свой десктоп.
Отличного Вам дня!
