Obiettivi: garantire la possibilità di utilizzare la corrispondenza elettronica come prova in un tribunale arbitrale, conferire alle lettere lo status di documenti giuridicamente significativi.
Come procedere: equiparare le e-mail nel contratto alla corrispondenza cartacea, farvi riferimento nella corrispondenza ufficiale, certificare il contenuto della casella di posta con il proprio provider Internet, notaio o perito.
Come sai, la prevenzione è più economica del trattamento. È possibile conferire forza giuridica alla corrispondenza elettronica nella fase più precoce del rapporto con la controparte, ovvero durante la stipula di un contratto. Vale a dire, stabilire in esso che le parti riconoscano l'uguale forza giuridica della corrispondenza e dei documenti ricevuti via fax o Internet con gli originali (clausola 3 dell'articolo 75 CPA RF). Allo stesso tempo, il contratto deve specificare l'indirizzo e-mail da cui verrà inviata la corrispondenza elettronica e le informazioni sulla persona autorizzata autorizzata a condurla. Nel testo del documento, puoi includere qualcosa del genere.
Esempio
"La corrispondenza e lo scambio dei documenti necessari tra le parti avviene mediante comunicazione elettronica utilizzando un indirizzo di posta elettronica ... che è intestato al dipendente della società [nome completo, posizione] ...".
È auspicabile inoltre notare che questo indirizzo e-mail servirà alle parti non solo per la corrispondenza di lavoro, ma anche per il trasferimento dei risultati del lavoro, l'approvazione dei termini di riferimento e la rivendicazione della qualità dei servizi forniti (delibera del Nono Arbitrato Corte d'Appello del 24 dicembre 2010 n. 09AP-31261/2010 -GK).
Inoltre, le parti possono prevedere nel contratto che le notifiche ed i messaggi inviati per posta elettronica siano da esse riconosciuti, ma debbano essere ulteriormente confermati entro un certo termine a mezzo corriere o raccomandata (Delibera della Tredicesima Corte Arbitrale d'Appello del 25.04. 08 n. A56-42419 / 2007) ...
Fare riferimento alla corrispondenza ufficiale
Anche se il contratto con la controparte contiene una clausola sulla legalità della corrispondenza e dell'invio di documenti via e-mail, questa potrebbe non essere sufficiente per una decisione del tribunale. Non basta andare in tribunale con le solite stampe di e-mail e un contratto: è probabile che i giudici mettano in dubbio l'autenticità della corrispondenza.
Naturalmente, la corrispondenza su Internet è più comoda e veloce, ma non dovresti trascurare completamente la tradizionale corrispondenza cartacea. Fare riferimento in esso agli accordi menzionati nelle e-mail. Registra le pietre miliari. Allo stesso tempo, non è necessario stampare lettere e inserirle in una busta. Un esempio di un collegamento e-mail in una lettera cartacea sarebbe la seguente frase.
Esempio
“Come ha riportato in una e-mail del 7 maggio, inviata dalla casella di posta ... e firmata da [nome completo, posizione], alla casella di posta ... intestata a un dipendente della nostra azienda [nome completo, posizione] . .." ...
Tuttavia, non si può garantire che la corte sarà necessariamente d'accordo con tali prove. Ne terrà solo conto e prenderà una decisione basata su un'analisi completa di tutte le prove presentate.
VERIFICARE CON IL FORNITORE
Puoi verificare l'autenticità delle e-mail verificandole con il tuo provider di servizi Internet o registrar di nomi di dominio. Allo stesso tempo, è importante che l'accordo con loro indichi che sono responsabili della gestione del server di posta. Di norma, la prestazione assicurativa viene fornita su richiesta scritta del cliente a titolo gratuito, anche se non espressamente contrattualmente previsto. Inoltre, questo può essere fatto sia prima dell'inizio del procedimento nel caso in tribunale, sia dopo. Naturalmente, è meglio occuparsi in anticipo della legittimità della corrispondenza e-mail.
La procedura di certificazione stessa è la seguente: portare con sé la domanda di stampa di e-mail e documenti e un dipendente del provider Internet (registrar) sigilla i documenti e inserisce la data, l'ora e il proprio nome. e posizione.
A proposito, potrebbe esserci troppa e-mail, quindi alcuni tribunali si incontrano a metà strada con le aziende e consentono loro di presentare documenti su supporti digitali (risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto di Mosca del 29 gennaio 2009 n. KG-A41 / 13088-08). In questo caso, vengono stampate e certificate dal fornitore solo le lettere che riguardano direttamente l'oggetto della controversia. Ad esempio, sui termini essenziali del contratto (oggetto, termini, prezzo, nonché termini e condizioni di pagamento). E tutto il resto della corrispondenza di lavoro (istruttorie, notifiche, ricorsi, dati sulla parte o dati sugli esecutori degli obblighi, ecc.), l'azienda trasferisce in forma elettronica.
CONTATTA UN NOTAIO
Se il procedimento sul caso non è ancora iniziato, ma vuoi assicurarti preventivamente e certificare la tua corrispondenza, puoi avvalerti dei servizi di un notaio. Nella domanda, devi spiegare perché ti sei rivolto a lui in questo momento e quali documenti vuoi certificare, e anche confermare che al momento di contattare il notaio, il caso non era ancora entrato in giudizio.
Il notaio esaminerà il contenuto della cassetta postale e redigerà un protocollo in cui, oltre a una descrizione dettagliata delle sue azioni, indicherà la data e il luogo dell'ispezione, le informazioni su di sé e sulle persone interessate che vi partecipano e elencare anche le circostanze scoperte. Quindi il verbale viene firmato da tutti i partecipanti all'ispezione, e il notaio archivia le stampe delle e-mail e appone il proprio sigillo. Il tribunale è obbligato ad accettare tale protocollo di ispezione di una casella di posta elettronica come prova (determinazione della Corte suprema di arbitrato della Federazione Russa del 23.04.10 n. VAS-4481/10).
È necessario notificare a tutte le parti interessate l'ora e il luogo dell'ispezione (Articoli 102, 103 dei Fondamenti della legislazione della Federazione Russa sui notai, approvati dalle Forze armate RF l'11.02.93 n. 4462-I) . Accade così che la questione sia urgente, ad esempio si chiede di certificare le pagine di un sito su Internet, le cui informazioni possono cambiare da un momento all'altro. Quindi l'ispezione può essere effettuata senza avvisare l'altra parte, ma c'è il rischio che il tribunale non accetti il protocollo come prova.
COME MEGLIO
Quando si scambiano file via e-mail, è estremamente difficile dimostrare che solo il destinatario conosce la password del suo computer e che nessuno ha avuto accesso alla sua casella di posta. Pertanto, è più sicuro utilizzare una firma digitale elettronica.
La posta elettronica può essere memorizzata sul computer del destinatario, sul server di posta mittente o sul server del destinatario, nonché sul computer della persona a cui è indirizzata la corrispondenza. A tal proposito, i notai ispezionano il contenuto della casella di posta elettronica o a distanza, cioè utilizzano l'accesso remoto al server di posta (può essere il server del provider che fornisce il servizio di comunicazione elettronica oggetto del contratto; il server di posta di il registrar del nome a dominio o un server Internet di posta gratuito), oppure direttamente dal computer dell'interessato, sul quale è installato il programma di posta elettronica. Per un'ispezione remota, oltre a una domanda, il notaio potrebbe aver bisogno dell'autorizzazione del registrar del nome di dominio o del provider di servizi Internet. Tutto dipende da chi fornisce esattamente il supporto per il lavoro delle cassette postali o di un server di posta elettronica ai sensi del contratto.
Questo metodo ha due principali inconvenienti: solo pochi notai certificano le email. Inoltre, la tariffa notarile non è stabilita legalmente, tali servizi sono forniti in via sperimentale. Ad esempio, a Mosca una pagina della parte descrittiva del protocollo costerà circa 2 mila rubli, che non è molto più costosa di una procura generale. Il numero di pagine del protocollo notarile per l'esame delle prove dipende dalla quantità di informazioni da esaminare, ma non può essere inferiore a due.
ORDINA PERIZIE FORENSE
Se il procedimento sul caso è già iniziato, quindi per dare forza legale alla corrispondenza elettronica, è possibile utilizzare il diritto di coinvolgere un esperto (risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto di Mosca del 20.01.10 n. KG-A40 / 14271 -09). Il tribunale ha il diritto di nominare un esame di propria iniziativa, ma è meglio presentare un'istanza (art. 82 RF APC, art. 79 del codice di procedura civile RF).
La domanda specifica l'organizzazione e gli esperti specifici che la condurranno, nonché le circostanze che devono essere confermate con il loro aiuto. Ad esempio, se sono state apportate modifiche ai file elettronici o dalla casella di posta della quale è stata inviata la lettera. Anche le informazioni circa il costo di tale controllo e la sua tempistica dovranno essere riportate al tribunale e l'intero importo del pagamento per il costo delle prestazioni dei periti dovrà essere depositato sul suo deposito. Va notato che l'esame della corrispondenza elettronica può essere eseguito da varie istituzioni forensi. In media, ci vogliono 10 giorni di tempo, ma tutto dipende dal volume e dall'urgenza del lavoro. Il costo è di circa 25 mila rubli.
La corrispondenza elettronica è presa in considerazione dal tribunale solo se ha valore legale. Uno qualsiasi dei metodi di cui sopra è stato testato nella pratica e può essere applicato in sicurezza. Ma per evitare conseguenze indesiderate in futuro, in caso di controversia, è più sicuro fare i collegamenti nella corrispondenza cartacea alle e-mail e certificare queste ultime con il provider.
Oggi non è raro che i tribunali accettino le e-mail come prove scritte. Tuttavia, per questo deve avere forza legale. Nel frattempo, non sono ancora state sviluppate regole e metodi chiari e uniformi per determinare la legittimità della corrispondenza virtuale, il che porta a un gran numero di problemi.
Diamo un'occhiata a diversi modi per rendere le e-mail legalmente vincolanti.
Sono lontani i tempi in cui le lettere su carta erano l'unico mezzo di comunicazione. Lo sviluppo delle relazioni economiche tra i soggetti dell'attività economica è già impensabile senza l'uso delle tecnologie dell'informazione. Ciò è particolarmente vero quando gli appaltatori si trovano in città o addirittura paesi diversi.
La comunicazione tramite comunicazione elettronica aiuta a ridurre i costi dei materiali e consente inoltre di sviluppare rapidamente una posizione comune su questioni specifiche.
Tuttavia, tali progressi non dovrebbero essere visti solo dal lato positivo. Spesso sorgono varie controversie tra i soggetti delle relazioni economiche, per la loro risoluzione si rivolgono ai tribunali. Il giudice decide sulla base di una valutazione delle prove fornite dalle parti.
Allo stesso tempo, vengono analizzate la pertinenza, l'ammissibilità, l'affidabilità di ciascuna prova separatamente, nonché la sufficienza e l'interconnessione delle prove nella loro totalità. Questa regola è sancita sia dal Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa (clausola 2 dell'art. 71) sia dal Codice di procedura civile della Federazione Russa (clausola 3 dell'art. 67). Nel processo di determinazione dell'ammissibilità e dell'affidabilità delle prove fornite, il tribunale pone spesso domande la cui soluzione influisce in modo significativo sull'esito del caso.
L'uso della gestione elettronica dei documenti nelle relazioni delle entità commerciali è regolato dalle norme del codice civile della Federazione Russa. In particolare, al comma 2 dell'art. 434 recita: un accordo per iscritto può essere concluso attraverso lo scambio di documenti tramite comunicazione elettronica, che consente di stabilire in modo attendibile che il documento provenga da una delle parti dell'accordo.
Ai sensi del comma 1 dell'art. 71 del codice di procedura civile della Federazione Russa e la clausola 1 dell'art. 75 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, la prova scritta è la corrispondenza commerciale contenente informazioni sulle circostanze importanti per l'esame e la risoluzione del caso, redatta sotto forma di record digitale e ricevuta tramite comunicazione elettronica.
Per utilizzare documenti elettronici in procedimenti legali, devono essere soddisfatte due condizioni. In primo luogo, come già indicato, devono essere giuridicamente vincolanti. In secondo luogo, il documento deve essere leggibile, cioè deve contenere informazioni generalmente comprensibili e comprensibili.
Tale esigenza discende dalle regole generali del procedimento giudiziario, che presuppongono l'immediatezza della percezione da parte dei giudici delle informazioni provenienti dalle fonti di prova.
Spesso il tribunale si rifiuta di allegare al fascicolo la corrispondenza elettronica che non soddisfa le condizioni di cui sopra come prova, e successivamente prende una decisione che non soddisfa i legittimi requisiti dell'interessato.
Consideriamo i principali modi per legittimare le e-mail prima e dopo l'inizio del procedimento sul caso.
Lavorare con un notaio
Se il procedimento non è ancora iniziato, quindi per dare forza legale alla corrispondenza elettronica, è necessario coinvolgere un notaio. Al comma 1 dell'art. 102 dei Fondamenti di legislazione sul notariato (Fondamenti) prevede che, su richiesta degli interessati, il notaio fornisce le prove richieste in un organo giurisdizionale o amministrativo qualora vi siano motivi per ritenere che la presentazione delle prove diventi successivamente impossibile o difficoltosa. E al comma 1 dell'art. 103 Fondamenti prevede che, per fornire le prove, il notaio esamini le prove scritte e materiali.
Secondo il comma 2 dell'art. 102 dei Fondamentali, un notaio non fornisce prova in un caso che, nel momento in cui gli interessati gli fanno riferimento, è nel procedimento di un tribunale o di un organo amministrativo. In caso contrario, i tribunali riconoscono la corrispondenza elettronica autenticata come prova inammissibile (Risoluzione della Nona CAA del 03.11.2010 n. 09AP-656/2010-GK).
Vale la pena ricordare che, in base alla Parte 4 dell'art. 103 dei Fondamenti, l'istruttoria senza preavviso ad una delle parti e degli interessati è effettuata solo nei casi che non tollerano ritardi.
Nella procedura di esame delle prove viene redatto un protocollo che, oltre ad una descrizione dettagliata dell'operato del notaio, deve contenere anche informazioni circa la data e il luogo dell'ispezione, il notaio che effettua l'ispezione, l'interessato persone che vi partecipano, ed elencare anche le circostanze scoperte durante l'ispezione. Le e-mail stesse vengono stampate e allegate al protocollo, che viene firmato dai soggetti che partecipano all'ispezione, da un notaio e sigillato con il suo sigillo. In virtù della Sentenza della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 23 aprile 2010 n. VAS-4481/10, il protocollo notarile dell'ispezione della casella di posta elettronica è riconosciuto come prova adeguata.
Attualmente, non tutti i notai forniscono servizi per la certificazione delle e-mail e il loro costo è piuttosto elevato. Ad esempio: uno dei notai della città di Mosca addebita 2mila rubli per una pagina della parte narrativa del protocollo.
Una persona interessata a ottenere prove si rivolge a un notaio con una dichiarazione corrispondente. Dovrebbe contenere un'indicazione di:
- prove da garantire;
- circostanze che sono confermate da queste prove;
- i motivi per i quali è richiesta la prova;
- l'assenza al momento di contattare un notaio di una causa nei procedimenti di un tribunale di giurisdizione generale, un tribunale arbitrale o un organo amministrativo.
I notai ispezionano il contenuto della casella di posta elettronica da remoto, ovvero utilizzano l'accesso remoto al server di posta (può essere il server del provider che fornisce il servizio di comunicazione elettronica previsto dal contratto; il server di posta del registrar dei nomi a dominio o un server Internet di posta gratuito), oppure direttamente dal computer dell'interessato, sul quale è installato il programma di posta elettronica (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, ecc.).
Per un'ispezione remota, oltre a una domanda, il notaio potrebbe aver bisogno dell'autorizzazione del registrar del nome di dominio o del provider di servizi Internet. Tutto dipende da chi fornisce esattamente il supporto per il lavoro delle cassette postali o di un server di posta elettronica ai sensi del contratto.
Certificazione del fornitore
Risoluzioni della Nona CAA del 06.04.2009 n. 09AP-3703/2009-AK, del 27.04.2009 n. 09AP-5209/2009, FAS MO del 13.05.2010 n. KG-A41 / 4138-10, si stipula che i tribunali riconoscano anche l'ammissibilità della corrispondenza elettronica se certificata da un provider Internet o da un registrar di nomi di dominio responsabile della gestione del server di posta.
Il provider o registrar di nomi a dominio certifica la corrispondenza elettronica su richiesta dell'interessato solo se gestisce il server di posta e tale diritto è esplicitato nel contratto di servizio.
Tuttavia, il volume della corrispondenza elettronica può essere piuttosto elevato, il che a sua volta può complicare il processo di invio dei documenti su carta. A questo proposito, il tribunale a volte consente la fornitura di corrispondenza elettronica su supporti elettronici. Pertanto, il tribunale arbitrale della regione di Mosca, nell'emettere una sentenza del 01.08.2008 nel caso n. А41-2326/08, ha fatto riferimento all'ammissibilità della corrispondenza elettronica fornita al tribunale su quattro CD.
Ma nell'esaminare il caso nell'istanza di appello, il Decimo AAC, con la sua risoluzione del 09.10.2008 nel caso n. А41-2326/08, ha riconosciuto il collegamento all'e-mail come ingiustificato e ha annullato la decisione del tribunale di prima esempio, indicando che l'interessato non ha presentato alcun documento previsto dall'accordo concluso tra le parti.
Pertanto, le e-mail relative all'oggetto della controversia devono essere presentate per iscritto al tribunale e tutti gli altri documenti possono essere presentati su supporti elettronici.
La prova dei fatti riportati nella corrispondenza virtuale aiuterà a confermare il contenuto delle lettere facendovi riferimento nella successiva corrispondenza cartacea. L'uso di altre prove scritte si riflette nella Risoluzione della Nona CAA del 20.12.2010 n. 09AP-27221/2010-GK. Intanto il giudice, esaminata la causa e valutate le prove fornite dalle parti, ha la facoltà di non ritenere ammissibile la corrispondenza cartacea con link a quella elettronica.
Ne tiene solo conto e prende una decisione basata su un'analisi completa di tutte le prove presentate.
Per l'aiuto di un esperto
Se il procedimento è già iniziato, quindi per dare forza legale alla corrispondenza elettronica, devi avvalerti del diritto di coinvolgere un esperto. Al comma 1 dell'art. 82 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, è regolato che al fine di chiarire le questioni sollevate durante l'esame del caso che richiedono conoscenze speciali, il tribunale arbitrale nomina un perito su richiesta della persona che partecipa al caso, o con il consenso delle persone che vi partecipano.
Se la nomina di una perizia è prevista dalla legge o da un accordo, o è richiesta per verificare una dichiarazione di falsità delle prove presentate, o se è necessaria una perizia aggiuntiva o ripetuta, il tribunale arbitrale può nominare una perizia sulla sua propria iniziativa. La nomina di un esame per la verifica delle prove presentate è prevista anche dall'art. 79 Codice di procedura civile della Federazione Russa.
Nella domanda di nomina di un esame forense, è necessario indicare l'organizzazione e i periti specifici che lo effettueranno, nonché la gamma di questioni per la soluzione delle quali l'interessato ha deciso di rivolgersi al tribunale per la nomina dell'esame. Inoltre, dovrebbero essere fornite informazioni sul costo, la tempistica di tale esame e l'intero importo dovrebbe essere versato sul deposito del tribunale per pagarlo. L'esperto coinvolto deve possedere i requisiti per lui stabiliti dall'art. 13 della legge federale "Sull'attività di esperti forensi statali nella Federazione russa".
L'aggiunta al fascicolo come prova del parere dell'esperto sull'autenticità della corrispondenza elettronica è confermata dalla pratica giudiziaria (Decisione della Corte arbitrale di Mosca del 21.08.2009 nella causa n. A40-13210 / 09-110-153; Risoluzione del FAS MO del 20.01.2010 n. KG-A40 / 14271-09).
Sulla base di un contratto
Al comma 3 dell'art. 75 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, si segnala che i documenti ricevuti mediante comunicazione elettronica sono riconosciuti come prova scritta se esplicitati nell'accordo tra le parti. Di conseguenza, è necessario indicare che le parti riconoscono l'uguale forza giuridica della corrispondenza e dei documenti ricevuti mediante comunicazione fax, Internet e altri mezzi di comunicazione elettronica con gli originali. Allo stesso tempo, il contratto deve specificare l'indirizzo e-mail da cui verrà inviata la corrispondenza elettronica e le informazioni sulla persona autorizzata autorizzata a condurla.
Il contratto deve indicare che l'indirizzo di posta elettronica designato è utilizzato dalle parti non solo per la corrispondenza di lavoro, ma anche per il trasferimento dei risultati del lavoro, come confermato dalla posizione della FAS MO nella Delibera del 01.12.2009 N. KG-A40 / 12090-08. Il Decreto della Nona CAA del 24.12.2010 n. 09AP-31261/2010-GK ha sottolineato che il contratto dovrebbe prevedere la possibilità di utilizzare la posta elettronica per approvare il capitolato d'oneri e rivendicare la qualità dei servizi forniti e del lavoro svolto .
Inoltre, le parti possono prevedere nel contratto che le notifiche ed i messaggi inviati per posta elettronica siano da esse riconosciuti, ma debbano essere altresì confermati entro un certo termine a mezzo corriere o raccomandata (Delibera XIII CAA 25 aprile 2008 n. A56-42419/2007).
Riassumendo, possiamo dire che oggi esiste la pratica di utilizzare la corrispondenza elettronica dei tribunali come prova scritta. Tuttavia, dati i requisiti della legislazione processuale in termini di ammissibilità e affidabilità delle prove, la corrispondenza virtuale è presa in considerazione dal tribunale solo se ha valore legale.
A questo proposito, sorgono numerosi problemi, poiché non è stata ancora formata una metodologia unificata per determinare la legittimità della corrispondenza elettronica. Il diritto di una parte interessata di contattare un notaio per fornire prove è garantito, ma non esiste un atto normativo del Ministero della Giustizia della Federazione Russa che regoli la procedura per la prestazione di tali servizi da parte dei notai. Di conseguenza, non esiste un unico approccio per determinare il loro valore e la formazione di un meccanismo chiaro per l'attuazione di questo diritto.
Esistono diversi modi per rendere legale la corrispondenza elettronica al fine di fornirla come prova in tribunale: garantire la corrispondenza elettronica con un notaio, la certificazione di un provider Internet, collegandosi alle e-mail in ulteriore corrispondenza cartacea e anche conferma della loro autenticità mediante esame forense .
Un approccio competente alla fornitura tempestiva di corrispondenza elettronica come prova scritta consentirà alle entità aziendali di ripristinare completamente i propri diritti violati durante la risoluzione delle controversie.
La certificazione della corrispondenza elettronica (corrispondenza e-mail, corrispondenza in WhatsAp, Viber, messenger di Telegram o corrispondenza sms) è oggi un servizio rilevante e richiesto. Al momento, la corrispondenza è una prova in tribunale se è adeguatamente certificata, in conformità con tutte le norme e i regolamenti per lavorare con i documenti elettronici.
Se hai un caso in cui sei stato ingannato, deluso, non hai adempiuto ai tuoi obblighi, puoi tranquillamente certificare la tua corrispondenza e-mail e andare in tribunale. Il successo del caso al 100% ti è garantito, ma prima devi fare la corretta assicurazione, vale a dire che è svolto da un esperto certificato che ha diritto a questa attività e, se è richiesto il suo supporto, sarà presente in tribunale.
Il nostro team impiega solo esperti certificati che hanno un'istruzione superiore specializzata con il diritto di certificare le e-mail e rappresentare i tuoi interessi in tribunale. Ciascuna delle nostre assicurazioni è accettata dai tribunali di giurisdizione generale e dai tribunali arbitrali della Federazione Russa. Se hai bisogno di un'autenticazione notarile della corrispondenza elettronica, il nostro team ha un notaio e siamo pronti a fornirti l'autenticazione della corrispondenza elettronica.
Ricevi subito una consulenza gratuita da un esperto indipendente!
Invia una richiesta per un'analisi individuale del tuo caso: ti aiuteremo a restituire il denaro o sostituire il prodotto con un altro.
La corrispondenza tramite e-mail è molto diffusa in molti settori dell'attività umana e talvolta viene utilizzata anche per risolvere questioni molto importanti e controverse.
In questo caso, un tale metodo di comunicazione elettronica potrebbe diventare un'eccellente base di prove in tribunale durante il procedimento, ma come autenticare correttamente la corrispondenza e-mail di yandex / gmail / google / mail.ru / Microsoft Outlook in modo che possa essere davvero utilizzato in il processo e ha una forza legale?
Autenticazione della corrispondenza e-mail
La nostra azienda offre i servizi di esperti professionisti nel campo dell'autenticazione notarile della corrispondenza e-mail, mentre il prezzo dei servizi è relativamente basso e sarà accessibile a tutti i clienti. Garantiamo servizi di alta qualità, fornendoti così prove affidabili che ti aiuteranno a vincere la causa a tuo favore.
Per eseguire correttamente l'autenticazione notarile della corrispondenza elettronica, devono essere seguite le seguenti procedure:
- Inoltre, l'esperto inserisce il servizio postale nel conto personale del richiedente con i suoi dati personali che riflettono le informazioni riservate nel documento di protocollo.
- L'esaminatore scarica le lettere presentate dal richiedente e ne analizza il contenuto.
- Le e-mail vengono stampate su fogli A4 con l'ora esatta di invio.
- Lo stesso viene fatto con i file allegati alle lettere, se non possono essere stampati, vengono registrati su un supporto elettronico.
- Il passaggio finale consiste nell'indicare nel protocollo le informazioni sul software utilizzato.
Materiale preparato da:
La posta elettronica è da tempo parte integrante della comunicazione aziendale. Non sorprende che la corrispondenza e-mail diventi spesso una prova per confermare la propria posizione in tribunale.
Quando può essere utilizzata tale corrispondenza nel processo? Cosa è richiesto per questo e quali caratteristiche dovrebbero essere prese in considerazione?
Prima di tutto, notiamo che per le e-mail si applicano regole generali sulle prove. Allo stesso tempo, per stabilire l'affidabilità della corrispondenza elettronica, è necessario:
UN) Identificare il mittente e il destinatario;B) Stabilire l'autorità del mittente e del destinatario di prendere le decisioni appropriate che costituiscono l'oggetto della corrispondenza;
V) Stabilire l'autenticità (autenticità) di un messaggio di posta elettronica diretto.
A. Identificazione del mittente e del destinatario
La registrazione di una casella di posta elettronica, di regola, è anonima (non è richiesta la presentazione di documenti di identità di una persona fisica, né atti costitutivi di una persona giuridica), cosa che deve essere dichiarata anche dalla prassi giudiziaria. Ciò complica notevolmente il processo di identificazione del mittente e (o) destinatario di un messaggio elettronico, che è l'istituzione della proprietà di una casella di posta elettronica a una determinata persona (mittente, destinatario).
Tuttavia, nei tribunali è possibile dimostrare che una casella di posta elettronica appartiene a una persona specifica. Ad esempio, se una parte in una controversia afferma che la cassetta postale non le appartiene, ma le fatture inviate dall'altra parte a questo indirizzo sono state pagate, c'è un risultato del lavoro per il quale è stato effettuato il pagamento e non c'è non vi è alcuna prova che confermi l'esecuzione di tale lavoro da parte di un'altra persona, quindi a tale parte verrà negata una richiesta di arricchimento senza causa, poiché la negazione della proprietà della cassetta postale da parte della parte contraddice altre prove nel caso (Risoluzione della Nona Corte Arbitrale d'appello del 9 aprile 2013 N 09ap-9501/2013-gk nella causa N A40-134500 / 12).
B. Stabilire l'autorità del mittente e del destinatario di prendere le decisioni appropriate che costituiscono l'oggetto della corrispondenza.
Un'analisi della pratica giudiziaria indica che una persona che conduce corrispondenza e-mail per conto di un'altra persona (o nel suo interesse) deve essere autorizzata a farlo. Se una persona nega il fatto di inviare un messaggio a un indirizzo specifico e la lettera ricevuta a questo indirizzo è impersonale, tale lettera potrebbe essere inviata da chiunque, anche senza la volontà di questa persona.
Tuttavia, se l'e-mail contiene lo specifico cognome, nome e patronimico del mittente della lettera, che è stato direttamente coinvolto per conto dell'imprenditore nella corrispondenza con le controparti (bozze inviate, fatture, perizie), nonché se questa persona agisce come rappresentante dell'imprenditore (attore) in un tribunale in un caso di arricchimento senza causa, allora tale rappresentante non può essere riconosciuto come persona non autorizzata a prendere decisioni che costituiscono l'oggetto della corrispondenza (Risoluzione della Diciassettesima Corte Arbitrale d'appello del 20 giugno 2013 N 17ap-5881/2013-gk nella causa n a60-50181/2012).
B. Stabilire l'autenticità (autenticità) di un messaggio elettronico diretto.
I messaggi elettronici sono altamente vulnerabili alla manomissione, poiché sono rivestiti in una forma immateriale. Di conseguenza, è difficile stabilire il fatto della loro falsificazione senza particolari conoscenze e mezzi tecnici, poiché un messaggio elettronico viene presentato al tribunale, di regola, sotto forma di una stampa di pagine su Internet (la stampa stessa non può essere falsificato, mentre l'effettivo messaggio elettronico contenuto in Internet può essere modificato).
La prova dell'autenticità del messaggio può essere: un protocollo notarile di ispezione di una casella di posta elettronica, una conclusione di un esame tecnico informatico, la presenza di una firma elettronica.
Il protocollo notarile dell'ispezione della casella di posta elettronica indica solo la presenza di un messaggio elettronico con un contenuto specifico in una data specifica, rispettivamente, non viene effettuata alcuna conferma dell'appartenenza di tale messaggio a qualsiasi persona. Pertanto, l'efficacia di questo metodo di accertamento dell'affidabilità della corrispondenza elettronica è limitata principalmente ai casi in cui le parti in causa non negano di appartenere alle caselle di posta elettronica, mettendo direttamente in discussione il contenuto della corrispondenza elettronica o il fatto stesso di inviare determinate messaggi elettronici.
L'attendibilità delle informazioni che costituiscono la corrispondenza elettronica può essere accertata mediante un esame tecnico informatico. Confermerà il fatto di falsificazione del messaggio elettronico o, al contrario, il fatto della sua autenticità (Delibera della Tredicesima Corte d'Appello del 27/10/2008 nella causa n. A56-743/2008, Risoluzione del TsO FAS del 05.05.2011 nella causa n. A68-4041 / 10) All'esperto possono essere poste le seguenti domande: le informazioni scritte sono state identiche a quelle presentate nel fascicolo del caso inviate da un determinato indirizzo in determinate date e orari? Se il contenuto delle informazioni ricevute da un indirizzo e-mail a un altro differiva dal contenuto delle informazioni presentate nei materiali del caso, allora come si esprime questa differenza? È possibile modificare il contenuto di una e-mail archiviata nella casella di posta del destinatario e, se possibile, ci sono tracce di modifiche nel contenuto delle informazioni scritte ricevute da un indirizzo e-mail a un altro?
La firma di tali documenti con una firma elettronica aiuterà a evitare difficoltà nel dimostrare l'ammissibilità dei documenti elettronici come prova nel processo di arbitrato. In conformità con la legge del 6 aprile 2011 N 63-FZ "Sulla firma elettronica", una firma elettronica è riconosciuta come legalmente equivalente a una firma autografa in un documento cartaceo, fatte salve determinate condizioni legali per l'utilizzo di una firma elettronica nello scambio di documenti elettronici. Oggi, l'utilizzo di una firma elettronica è il modo più affidabile per identificare un'e-mail.
Forma di invio di un messaggio elettronico al tribunale.
Occorre distinguere tra l'ammissibilità delle prove e la forma corretta della loro presentazione (le prove possono essere ammissibili in linea di principio, ma presentate in una forma inappropriata). Ciò pone la domanda: qual è la forma corretta di presentazione di un messaggio elettronico a un tribunale?
Oltre alla perizia e al protocollo notarile di esame della casella di posta, il modulo di presentazione di un messaggio al tribunale è anche una stampa, ovvero una copia del messaggio stampata su una stampante dallo stesso utente di posta elettronica. Talvolta tali tabulati sono effettivamente accettati dai tribunali come prove ammissibili, nonostante la fondamentale assenza di tutti i necessari segni di autenticità (Decreto della Nona CAA del 17/01/2012 N 09AP-34143/2011-GK nel caso N A40-65915 / 11-32-525) ...
Un'altra opzione è quella di offrire al tribunale stesso l'ispezione della casella di posta elettronica, fornendo le password e un dispositivo tecnico. È in corso la stesura di un protocollo. Se necessario, può essere coinvolto uno specialista (Risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto di Mosca del 20.10.2010 N KG-A40 / 12616-10 nel caso N A40-17579 / 10-19-77). La parte ha anche il diritto di richiedere la ricerca e l'esame delle prove nel luogo in cui si trova (articolo 78 dell'APC RF).
Inoltre, se una parte ha motivo di temere che in futuro la trasmissione di un messaggio elettronico al tribunale diventi per qualche motivo impossibile o difficile, può presentare una domanda di ispezione della casella di posta elettronica al fine di fornire prove ( articolo 72 CPA RF).
Per non trovarsi in una situazione in cui il tribunale non riconosca la corrispondenza e-mail delle parti come prova, devono essere osservate le seguenti regole:
- la scelta della modalità di comunicazione tra le parti sotto forma di posta elettronica;
- indirizzi di posta elettronica autorizzati dai quali avverrà la corrispondenza, nonché la procedura per la modifica di tali indirizzi;
- l'obbligo delle parti di mantenere la riservatezza delle password di posta elettronica e di garantire che nessun terzo possa inviare messaggi;
- l'obbligo di informare immediatamente del cambio di indirizzo di posta e della violazione del regime di riservatezza.
Si raccomanda inoltre di puntare alle e-mail nelle normali lettere cartacee alla controparte al fine di riconoscere l'esattezza delle informazioni contenute nelle e-mail. Se il contratto non conteneva alcuna istruzione alla posta elettronica, o il contratto stesso è stato concluso con l'invio della bozza di contratto e delle fatture che sono state successivamente pagate (accettazione dell'offerta), è necessario trovare altre prove che confermino le informazioni nella corrispondenza ovvero confermando che la corrispondenza elettronica è una prassi consolidata del rapporto tra le parti.
Sembrerebbe, perché autenticare le lettere? Davvero non ci fidiamo così tanto delle persone vicine da dover registrare tutte le loro parole non solo nella nostra testa, ma anche presso il notaio? Purtroppo la realtà è dura. Partner commerciali, amici e persino parenti possono a volte commettere azioni imprevedibili, anche nella corrispondenza personale. Se vuoi tutelare i tuoi diritti e dare forza legale a una semplice lettera, allora rivolgiti a un notaio. Potrà certificare l'autenticità della firma del mittente, quindi, in futuro, questo articolo può essere considerato non solo un ricordo, ma anche una prova nel processo.
FAQ
Il notaio certifica l'autenticità dei fatti riportati nel testo della lettera?
No, il notaio certifica solo l'autenticità della firma su questa lettera. Non può certificare l'autenticità dei fatti esposti nel testo, poiché la legge non gli conferisce tale diritto.
La corrispondenza e-mail può essere autenticata da un notaio?
Si, puoi. La tecnologia moderna oggi va di pari passo con la legge per aiutare a mantenere l'ordine. Se necessario, le informazioni contenute nelle e-mail possono essere utilizzate per proteggere i propri interessi in tribunale. Per certificare tale lettera, il notaio conduce un'ispezione, durante la quale compila il protocollo: inserisce informazioni sulla data, il luogo e l'ora dell'ispezione, le persone che vi partecipano, scoperte durante l'ispezione delle circostanze. Quindi la corrispondenza viene stampata e allegata al verbale, dopodiché è soggetta ad autenticazione notarile.
Se vuoi ottenere un appuntamento con il notaio TV Yuldasheva, per chiarire il costo di alcune azioni notarili o per consultare la questione dell'apertura di un'eredità, chiama uno dei numeri di contatto.
