Scopo dell'utilizzo dei database

L'utilizzo di un database prevede principalmente:

1. indipendenza di dati e programmi;

2. implementazione di relazioni tra dati;

3. compatibilità dei componenti del database;

4. semplicità di modifica delle strutture logiche e fisiche del database;

5. integrità, ripristino e protezione dei database, ecc.

La maggior parte delle applicazioni esistenti dipende dai dati. Ciò significa che il modo in cui i dati sono organizzati e il modo in cui vi si accede è dettato dai requisiti di una particolare applicazione (cioè applicazioni). Si supponga, ad esempio, che l'applicazione utilizzi un set di dati sequenziale indicizzato. Le varie procedure per accedere a questo set di dati e la sua elaborazione dipenderanno dalle caratteristiche dei programmi del metodo di accesso sequenziale indice.

Un'applicazione come questa è detta dipendente dai dati se non è possibile sostituire la struttura di archiviazione del set di dati (organizzazione) o la politica di accesso (metodo di accesso) senza modificare l'applicazione. Ad esempio, non è possibile sostituire l'organizzazione indice-sequenziale di un set di dati con una diretta senza modificare l'applicazione.

Ci sono due ragioni principali per l'indipendenza di dati e programmi.

1. Applicazioni diverse possono richiedere gli stessi dati in forme diverse. Ad esempio, i valori di alcune variabili nel programma UN sono necessari in decimale e nel programma V- in forma binaria. Queste due forme di presentazione dei dati possono essere integrate, ad es. combinati in un unico file e la ridondanza esistente viene eliminata se il software del sistema dati esegue le necessarie trasformazioni dei dati.

2. Per funzionare efficacemente nel DBMS, dovrebbe essere possibile modificare la struttura di memorizzazione dei dati e la strategia di accesso ad essi senza modificare le applicazioni.

Relazioni tra i dati... I dati sugli oggetti nel database sono collegati relazioni (cravatte). Relazione tra oggetti UN e V denotare come segue:

dove F (x)- tipo di connessione oggetto E con oggetto V; G (x) - tipo di collegamento oggetto Con oggetto UN. Funzioni F (x) e G (x) può assumere valori U e N- connessioni singole e multiple, rispettivamente. Di solito ci sono quattro tipi di relazioni.

1. Atteggiamento

(uno a uno) significa che ogni istanza dell'oggetto UN V e, viceversa, a qualsiasi istanza di un oggetto V solo un'istanza di un oggetto può corrispondere UN. Ad esempio:

DIRETTORE DELL'AZIENDA

2. Atteggiamento

A - B (1: n)

(uno a molti) significa che possono esistere istanze di oggetti UN, che corrispondono a più di un'istanza di un oggetto V, ma ogni istanza dell'oggetto V solo un'istanza di un oggetto può corrispondere UN. Ad esempio:

ORGANIZZAZIONE - DIVISIONE (1: N)

3. Atteggiamento

A - B (1: n)

(molti a uno) significa che ogni istanza di un oggetto UN solo un'istanza di un oggetto può corrispondere V e tra le istanze dell'oggetto V ci possono essere quelli che corrispondono a più istanze dell'oggetto UN. Ovviamente se 1: n- il tipo di relazione tra A e B, poi n: 1 - il tipo di relazione tra V e UN... Ad esempio:

LAVORATORE - IMPRESA

4. Atteggiamento

A - B ( M: N)

(molti a molti o gruppo) significa che può esistere un'istanza di un oggetto UN, che corrisponde a più istanze di un oggetto V, e viceversa, un'istanza dell'oggetto V può corrispondere a più istanze di un oggetto UN. Ovviamente, se M: N UN e V, poi N: M- il tipo di relazione tra gli oggetti B e A. Ad esempio:

FORNITORE - PRODOTTO

A volte si usa la relazione condizionale CON, il che significa che ogni istanza dell'oggetto UN può o non può avere alcuna istanza di un oggetto v.

Compatibilità dei componenti del database. La progettazione della banca dati dovrebbe essere effettuata tenendo conto di una certa indipendenza dall'attrezzatura utilizzata e della possibile comparsa di cambiamenti nel contenuto e nella struttura della banca dati.

Il software DBMS è solitamente un add-on, un'estensione delle capacità del sistema operativo in termini di gestione dei dati.

Elenchiamo i principali componenti del database, che devono essere compatibili, partendo dal livello di presentazione dei dati: dati, hardware, OS, software per metodi di accesso ai dati, DBMS, applicazioni. Una modifica a qualsiasi componente non dovrebbe influire sui componenti successivi. Quindi, la sostituzione della versione del sistema operativo non dovrebbe comportare la sostituzione del DBMS o la modifica dell'applicazione.

Facilità di modifica delle strutture logiche e fisiche del database. Il database dovrebbe essere in grado di modificare le sue strutture logiche e fisiche con un costo e un impatto minimi sui programmi associati.

La struttura logica del database riflette lo stato di alcuni oggetti, fenomeni nel mondo reale. È abbastanza stabile, ma a causa dei cambiamenti nel mondo reale può cambiare. A questo proposito, è necessario modificare i circuiti logici corrispondenti, gli elementi esistenti e le loro caratteristiche, la cui essenza è la comparsa di nuovi elementi e connessioni.

La modifica della struttura fisica del database è necessaria per aumentare l'efficienza del processo di elaborazione delle informazioni, e ciò è associato alla riorganizzazione del database, alla sostituzione dei dispositivi di archiviazione dei dati, ecc. Quando questo tempo supera l'intervallo di tempo impostato dall'amministratore, il database viene riorganizzato fisicamente. La stessa riorganizzazione è necessaria per eliminare i record che si trovano nel database, ma non sono coinvolti nell'elaborazione.

È molto difficile raggiungere la struttura fisica ottimale del database, perché, in primo luogo, è difficile prevedere molte circostanze del futuro reale processo di elaborazione delle informazioni e, in secondo luogo, le dinamiche di funzionamento dell'oggetto possono richiedere numerosi cambiamenti. Ecco perché è più opportuno fornire flessibilità nella modifica della struttura e del contenuto del database, che è ciò che consente il DBMS. Questo problema è particolarmente importante quando si adattano strutture logiche e fisiche tipiche di un database su vari oggetti. La complessità dell'implementazione diffusa di soluzioni di progettazione standard nello sviluppo industriale di sistemi informativi è principalmente associata alle deboli capacità dei sistemi software che consentono solo modifiche minori nelle strutture logiche e fisiche delle informazioni su un oggetto. Poiché i DBMS consentono di modificare a basso costo le strutture logiche e fisiche del database dell'oggetto, diventa possibile utilizzare soluzioni progettuali standard nei sistemi informativi in ​​via di sviluppo.

· Possibilità di MS Access DBMS.

· Modalità di lavoro con oggetti di database in MS Access: modalità online, modalità di progettazione.

· L'ordine di costruzione delle espressioni in MS Access.

· Operazioni con i dati nella tabella del database.

· Scopo e metodi di creazione di vari oggetti del database: form, report, query, pagina di accesso ai dati.

· Utilizzo dei controlli negli oggetti del database: form, report, query, pagina di accesso ai dati.

· Utilizzo di un meccanismo per mantenere l'integrità dei dati durante la creazione di una relazione tra tabelle.

· Mezzi di automazione delle operazioni con oggetti di database in Microsoft Access DBMS.

· Possibilità di modificare le impostazioni ei parametri del DBMS MS Access.

Funzionalità di Microsoft Access

Con Access puoi fare quanto segue:

1. Progettazione di oggetti IS di base: tabelle bidimensionali con diversi tipi di dati, inclusi campi di oggetti OLE.

2. Stabilire relazioni tra tabelle, supportare l'integrità dei dati, eseguire aggiornamenti a cascata ed eliminare record.

3. Inserimento, memorizzazione, visualizzazione, ordinamento, modifica e selezione di dati da tabelle utilizzando vari mezzi di controllo delle informazioni, tabelle di indicizzazione e apparato di algebra logica (per il filtraggio dei dati).

4. Creazione, modifica e utilizzo di oggetti derivati ​​dai sistemi informativi (moduli, interrogazioni e report), con l'ausilio dei quali, a loro volta, vengono eseguite le seguenti operazioni:

· Ottimizzazione input utente e visualizzazione dati (form);

· Unione di dati da varie tabelle;

· Esecuzione di operazioni di gruppo (ovvero operazioni su gruppi di record, uniti da qualche attributo), con calcoli e formazione di campi calcolati;

· Selezione dei dati mediante l'apparato dell'algebra logica (query);

· Redazione di report cartacei sui dati contenuti nelle tabelle e interrogazioni del database.

MS Access dispone di strumenti estremamente potenti, convenienti e flessibili per la progettazione visiva degli oggetti, e questo consente all'utente, con un minimo di preparazione preliminare, di creare rapidamente un IS completo a livello di tabelle, moduli, query-selezione e report .

Microsoft Access è in grado di aprire tabelle, query, visualizzazioni, stored procedure, funzioni e moduli in modalità tabella pivot e grafico pivot. È possibile salvare le viste tabella pivot e grafico pivot come pagine di accesso ai dati, che possono essere visualizzate da chiunque abbia installato Microsoft Internet Explorer 5 o successivo.

Microsoft Access offre modi potenti e intuitivi per condividere i dati Extensible Markup Language (XML), indipendentemente dalla piattaforma, dal formato dei dati, dal protocollo, dallo schema e dalle regole aziendali. XML non è solo la tecnologia standard per la trasmissione di dati su Internet; sta rapidamente diventando la tecnologia preferita per la comunicazione dei dati tra le applicazioni aziendali.

Microsoft Access migliora significativamente l'integrazione di Access e SQL Server includendo proprietà avanzate del database SQL in un progetto Microsoft Access. L'utilizzo di proprietà estese nei progetti Microsoft Access ha reso possibile l'utilizzo di strumenti quali relazioni di ricerca, condizioni di valore (note anche come vincoli), formattazione del testo e sottotabelle.

Tecnologia MS Access

Puoi avviare MS Access e spegnerlo in uno dei modi standard forniti nell'ambiente Windows.

L'oggetto dell'elaborazione di MS Access è un file di database con nome ed estensione arbitrari .MDB. Questo file include gli oggetti principali di MS Access: tabelle, moduli, query, report, pagine, macro e moduli.

Lo sviluppo del database è suddiviso nelle seguenti fasi principali.

1. Determinazione dello scopo della creazione di un database... Il primo passo nello sviluppo di un database è definire il suo scopo e come verrà utilizzato. Consultare i futuri utenti del database. Insieme a loro, formulate le domande, le risposte alle quali voi e loro volete ricevere utilizzando il database. Crea miniature dei rapporti che desideri ricevere. Raccogli i moduli che già utilizzi per inserire i dati. Una volta determinato lo scopo del database, inizierà a formarsi un elenco di dati necessari. Sapendo questo, è possibile determinare quali dati effettivi devono essere archiviati nel database e su quali argomenti vengono distribuiti questi dati. Gli argomenti dovrebbero corrispondere alle tabelle e i dati dovrebbero corrispondere ai campi (colonne) in queste tabelle.
2. Determinazione dei campi richiesti nel database... Ogni campo contiene dati fattuali specifici. Ad esempio, potresti aver bisogno delle seguenti informazioni sul cliente: nome dell'azienda, indirizzo, città, paese e numero di telefono. È necessario creare un campo separato per ogni tipo di informazione. Considera quanto segue quando mappa i tuoi campi.

· Includere tutte le informazioni pertinenti. Scomporre le informazioni in componenti logiche minime. Ad esempio, è conveniente dividere i nomi dei dipendenti in due campi: "Nome" e "Cognome", che faciliterà l'ordinamento per cognome.

· Non creare campi per dati multi-membro. Ad esempio, se si crea un campo Prodotti nella tabella Fornitori che contiene un elenco di tutti i prodotti per quel fornitore, sarebbe difficile trovare fornitori che forniscono un prodotto specifico.

· Non è consigliabile includere nella tabella i dati che sono il risultato di un'espressione. Ad esempio, in una tabella che contiene i campi Prezzo e Quantità, non creare un campo che contenga il prodotto di questi valori di campo.

· Non creare campi contenenti dati simili. Ad esempio, se si creano i campi Articolo!, Articolo2 e ArticoloZ nella tabella Fornitori, sarà difficile trovare fornitori che forniscono un articolo specifico. Inoltre, la struttura del database dovrà essere ristrutturata se un venditore si presenta offrendo quattro prodotti. Un campo sarà sufficiente per i prodotti se inserisci questo campo nella tabella Prodotti e non nella tabella Fornitori.

1. Determinare le tabelle che il database dovrebbe contenere... Ogni tabella dovrebbe contenere informazioni su un solo argomento. L'elenco dei campi obbligatori ti dirà quali tabelle sono richieste. Ad esempio, se si utilizza il campo Data di assunzione, appartiene all'oggetto dei dettagli del dipendente, ad es. deve essere contenuto nella tabella "Dipendenti". Avrai anche bisogno delle tabelle Clienti, Prodotti e Ordini.
2. Definire le tabelle a cui appartengono i campi... Quando si decide a quale tabella fare riferimento ciascun campo, è necessario considerare i seguenti principi di progettazione.

· Includere ogni campo in una sola tabella.

· Non includere un campo in una tabella se, a seguito dell'aggiunta, gli stessi dati appariranno in più record di questa tabella. Se un campo di tabella risulta contenere molti dati duplicati, è probabile che il campo sia inserito nella tabella sbagliata. Ad esempio, se includi un campo contenente l'indirizzo del cliente nella tabella Ordini, queste informazioni verranno ripetute in molti record se il cliente effettua ordini diversi. Se inserisci l'indirizzo nella tabella Clienti, apparirà solo una volta. I dati archiviati in una sola tabella vengono aggiornati una sola volta. Questo è più efficiente e, inoltre, elimina la possibilità di record duplicati contenenti informazioni diverse.

1. Definizione di campi con valori univoci in ogni record... Affinché Microsoft Access colleghi le informazioni archiviate in tabelle diverse, ad esempio per collegare un cliente a tutti i suoi ordini, ogni tabella nel database deve contenere campi o un insieme di campi che identificano in modo univoco ogni record. Tale campo o insieme di campi è chiamato chiave primaria .
2. Definire le relazioni tra le tabelle... Dopo aver suddiviso le informazioni in tabelle e definito i campi della chiave primaria, è necessario scegliere come Microsoft Access unirà nuovamente le informazioni correlate. A tale scopo, è necessario definire le relazioni tra le tabelle nel database di Microsoft Access. Tuttavia, è utile esaminare le relazioni in un database ben strutturato esistente, come il database di training Northwind.
3. Migliorare la struttura del database... Dopo aver creato le tabelle, i campi e le relazioni necessari, è necessario esaminare nuovamente la struttura del database e identificare possibili carenze. È consigliabile farlo in questa fase, mentre le tabelle non sono piene di dati.

Creare tabelle in Microsoft Access, creare collegamenti tra di esse e immettere dati sufficienti nelle tabelle per convalidare la struttura. Per controllare le relazioni nel database, vedere se è possibile creare query per ottenere le informazioni desiderate. Crea bozze di moduli e report e verifica se visualizzano i dati come previsto. Cerca duplicati di dati non necessari ed escludili.

1. Inserimento dati e creazione di altri oggetti del database... Se le strutture della tabella soddisfano i requisiti, è possibile inserire tutti i dati. Quindi è possibile creare tutti gli oggetti di database necessari: query, moduli, report, pagine di accesso ai dati, macro e moduli.
2. Utilizzo degli strumenti di analisi Microsoft Access. Esistono due strumenti in Microsoft Access che possono aiutarti a migliorare la struttura del database di Microsoft Access. L'Analisi guidata tabella consente di analizzare la struttura di una tabella, suggerire nuove strutture e relazioni adatte e suddividere la tabella in nuove tabelle correlate, se ha senso. Performance Analyzer esamina l'intero database e fornisce suggerimenti per migliorarlo e può anche implementare questi suggerimenti.

Creazione database

Esistono due modi per creare un database in Microsoft Access. Il modo più semplice per creare un database è utilizzare Database Wizard per creare tutte le tabelle, i moduli e i report di cui hai bisogno. Puoi anche creare un database vuoto e quindi aggiungere tabelle, moduli, report e altri oggetti: questo è il modo più flessibile, ma richiede una definizione separata di ogni elemento del database. In entrambi i casi il database creato può essere modificato ed ampliato in qualsiasi momento.

Per creare un nuovo database scegli dal menu File comando Creare, quindi nella barra delle applicazioni Creazione di file selezionare l'opzione Nuovo database... Successivamente, sullo schermo viene visualizzato un filer standard, in cui è necessario aprire la cartella richiesta e specificare il nome del file di database creato. Ad esempio, "gruppo.MDB". Dopo aver creato il file, Access apre una finestra di database vuota e in questa finestra sarà possibile eseguire tutte le operazioni: creare e manipolare oggetti di database. MS Access è un'applicazione multi-finestra, tuttavia, è possibile aprire un solo database alla volta. La sua finestra è la finestra principale del documento in Access e chiuderla significa chiudere il file .MDB corrispondente.

Riso. 1. Finestra del database

Una finestra di database genera molte finestre figlio di oggetti (tabelle, query, moduli, ecc.) e ciascuna di queste finestre può essere chiusa autonomamente, in uno qualsiasi dei modi standard di Windows. In alternativa, senza chiudere le finestre, puoi salvare l'oggetto (come un layout di tabella) la cui finestra è sullo schermo e dargli un nome - proprio come fai con i file: il comando File-Salvataggio o File-Salva con nome....

È possibile lavorare con una finestra di qualsiasi oggetto (una finestra figlio) sia online (ad esempio, inserendo o visualizzando dati in una tabella) sia in modalità progettazione (ad esempio, modificando il layout della tabella).

Concetti di base di MS Access. Oggetti MS Access

Come si vede dalla Fig. 1, un database di Access può avere i seguenti oggetti: tabelle, query, moduli, report, pagine. La tabella è un oggetto di base di MS Access. I dati devono essere archiviati in tabelle, con ogni tabella contenente informazioni dello stesso tipo. Tutti gli altri oggetti del database sono derivati ​​e vengono creati solo sulla base di tabelle preparate in precedenza.

Un modulo non è un oggetto MS Access autonomo: ci aiuta semplicemente a inserire, visualizzare e modificare le informazioni in una tabella o in una query. Query e report svolgono funzioni indipendenti: selezionano, raggruppano, presentano, stampano informazioni. Le pagine di accesso ai dati sono un tipo speciale di pagina Web progettata per essere visualizzata e accessibile tramite Internet o una intranet con dati archiviati in un database Microsoft Access o Microsoft SQL Server. Utilizzando la pagina, gli utenti possono inserire, modificare ed eliminare i dati dal database.

Ogni oggetto di MS Access ha un nome. Microsoft Access presenta le seguenti restrizioni sui nomi di campi, controlli e oggetti (tabella 1).

· Il nome non deve contenere più di 64 caratteri;

· Il nome può includere qualsiasi combinazione di lettere, numeri, spazi e caratteri speciali, ad eccezione del punto (.), del punto esclamativo (!), dell'apice (") e delle parentesi quadre ();

· Non deve iniziare con uno spazio;

· Non deve includere caratteri di controllo (con codici ASCII da O a 31);

· Non deve includere virgolette semplici (") nei nomi di tabelle, viste e stored procedure in un progetto Microsoft Access.

Sebbene gli spazi all'interno dei nomi di campi, controlli e oggetti siano legali, in alcune circostanze possono causare conflitti nei programmi Visual Basic.

Quando si definisce un nome per un campo, un controllo o un oggetto, è utile verificare se il nome è uguale al nome di una proprietà o di un altro elemento utilizzato da Microsoft Access (per i nomi russi, questa situazione può verificarsi quando il nome di una proprietà o una funzione definita dall'utente è la stessa).

Tabella 1 Tipi di dati che possono avere campi in Microsoft Access

Tipo di dati	utilizzo	La dimensione
Testo	Testo o una combinazione di testo e numeri (come indirizzi) e numeri non calcolabili (come numeri di telefono, numeri di magazzino o codici postali)	Fino a 255 caratteri
Numerico	Dati numerici utilizzati per i calcoli matematici, esclusi i calcoli finanziari (per i quali dovrebbe essere utilizzato il tipo "Monetario"). Per una definizione più precisa del tipo di numero, utilizzare la proprietà FieldSize	1,2,4 o 8 byte. 16 byte solo per codici di replica (GUID)
campo MEMO	Testo o numeri lunghi, come note o descrizioni	Fino a 64.000 caratteri
Appuntamento	Date e orari	8 byte
Monetario	Valori valutari. Il tipo di valuta viene utilizzato per impedire l'arrotondamento durante i calcoli. Presuppone fino a 15 caratteri interi e 4 caratteri frazionari	8 byte
Contatore	Inserisci automaticamente numeri sequenziali (aumentando di 1) o casuali quando aggiungi un record. Questo tipo di campo è utile per la chiave primaria di una tabella. Access seleziona automaticamente interi numeri sequenziali (1,2, ...) come valori per questi campi. In futuro, il numero assegnato al record quando è stato creato non cambia (a prescindere dalla cancellazione, inserimento di nuovi record, ecc.)	4 byte. 1 6 byte solo per codici di replica (GUID)
Logico	Campi contenenti solo uno dei due valori possibili, come "Sì/No", "Vero/Falso", "On/Off"	1 bit
Campo oggetto OLE	Oggetti (ad esempio, documenti di Microsoft Word, fogli di calcolo di Microsoft Excel, immagini, suoni e altri dati binari) creati in altri programmi che utilizzano il protocollo OLE. Gli oggetti possono essere collegati o incorporati in una tabella di Microsoft Access. Per visualizzare un oggetto OLE in un modulo o in un report, è necessario utilizzare la cornice dell'oggetto allegato	Fino a 1 gigabyte (limitato dallo spazio su disco)
collegamento ipertestuale	Il campo che memorizza i collegamenti ipertestuali sotto forma di percorso o URL	Fino a 64.000 caratteri
Procedura guidata di sostituzione	Crea un campo che consente di selezionare un valore da un'altra tabella o da un elenco di valori utilizzando una casella combinata. Quando selezioni questa opzione nell'elenco dei tipi di dati, viene avviata una procedura guidata per determinare automaticamente questo campo	La stessa dimensione della chiave primaria, che è anche un campo di ricerca; di solito 4 byte

Il lavoro con ciascun oggetto del database viene eseguito in una finestra separata e sono disponibili due modalità operative:

1. Modalità online, quando le informazioni vengono visualizzate, modificate o selezionate;

2. modalità progettazione, quando viene creato o modificato il layout, la struttura dell'oggetto (ad esempio, la struttura della tabella).

Inoltre, il file del database include un altro documento con una propria finestra - Schema dati. In questa finestra creiamo, visualizziamo, modifichiamo e spezziamo i collegamenti tra le tabelle. Questi collegamenti ci aiutano a controllare i dati, creare query e report.

Nella finestra del database, sotto la barra degli strumenti standard, è presente un pannello con i pulsanti "Apri", "Costruttore" e "Nuovo", nonché i pulsanti per modificare la visualizzazione degli oggetti del database. Il lato sinistro della finestra mostra un elenco di schede (in base al numero di oggetti di Access) con spine: Tabella, richiesta, modulo, report, pagine, macro e Modulo... Se è selezionata una scheda, nella finestra del database viene visualizzato l'elenco degli oggetti esistenti di questo tipo del database specificato. Ad esempio, se selezioni la scheda tavolo, quindi la finestra visualizza un elenco di tabelle nel database aperto. Per aprire un tavolo, seleziona il suo nome in questo elenco e premi il pulsante "Apri". Per includere una nuova tabella nel database, premere il pulsante "Crea". Per correggere il layout di una tabella esistente, seleziona il suo nome nell'elenco e fai clic sul pulsante "Progetta". Le stesse operazioni vengono eseguite con tutti gli altri oggetti nel database di Access.

L'insieme delle voci di menu orizzontali e la composizione delle barre degli strumenti dipendono dal tipo e dalla modalità della finestra del documento attualmente attiva. Ad esempio, una finestra di tabella in modalità online ha i pulsanti "Taglia", "Ordina crescente", ecc. E in modalità di progettazione - pulsanti "Proprietà", "Definisci una chiave", ecc. Il lavoro con le barre degli strumenti è soggetto allo standard di Windows .

Nota. I campi di tipo "Numerico", "Data/Ora", "Valuta" e "Booleano" hanno formati di output predefiniti. È possibile selezionare il formato di output nella cella Proprietà formato campo. Puoi anche creare i tuoi formati di output per tutti i tipi di dati tranne gli oggetti OLE.

Tecnologia di sviluppo di database

Definiamo lo scopo della creazione di questo database: memorizzare le informazioni sugli studenti. Come oggetto base del database, definiamo una tabella che conserverà i seguenti dati sugli studenti: numero di cartella personale, cognome, nome, patronimico, data di nascita, indirizzo di casa, classe. Per posizionarli, definiremo i campi con lo stesso nome nella tabella. Imposteremo il campo come chiave della tabella Numero di file personale.

Per creare un database, avvia MS Access e seleziona dal menu File comando Creare, quindi nel riquadro attività Crea file selezionare Nuovo database. Dopo di che, nella finestra Nuovo file di database aprire la cartella desiderata, ad esempio Nuova Cartella, e dare il nome del file di database da creare, ad esempio "Gruppo.MDB".

Creare una tabella

Per creare una tabella, seleziona la scheda nell'elenco delle schede sul lato sinistro della finestra del database tavolo... Successivamente, la finestra del database visualizzerà i collegamenti alle opzioni per la creazione di una tabella: in modalità progettazione, utilizzando una procedura guidata e inserendo i dati. Facendo doppio clic sulla riga "Crea una tabella in modalità Progettazione", si apre la finestra della tabella in modalità Progettazione, come mostrato in Fig. 2.

Riso. 2. Definizione dei parametri del campo tabella in modalità Progettazione

Nella parte superiore della finestra c'è il layout della tabella che stai creando o modificando, che è semplicemente un elenco di campi con il nome del campo, il tipo di dati e la descrizione.

Nella colonna Nome campo, inserisci un nome di campo personalizzato e, nella colonna successiva, specifica il tipo di dati per questo campo. Il tipo di dati può essere selezionato dall'elenco a discesa. Non appena il cursore si trova nella colonna Tipo di dati, nella parte inferiore della finestra viene visualizzata la maschera Proprietà del campo (caratteristiche di questo campo). È un elenco di proprietà (a sinistra - il nome della proprietà, a destra - il valore di questa proprietà) con una finestra di prompt per ogni proprietà. L'elenco delle proprietà varia a seconda del tipo di dati attualmente visualizzato nella colonna Tipo di dati. Facendo clic sul campo del valore nella finestra delle proprietà, è possibile modificare questo valore (nell'ambito di questo tipo di dati). La maggior parte dei valori sono accettati dal sistema per impostazione predefinita, molte proprietà possono essere modificate indipendentemente. Alcuni valori possono essere selezionati dall'elenco a discesa.

Nella scelta del valore di un immobile è di fondamentale importanza seguire queste linee guida:

Per i campi di testo e numerici, è necessario specificare la dimensione del campo e per il testo questa è la lunghezza consentita del valore (ad esempio 20 o 40 caratteri) e per un numero - il formato della rappresentazione nel computer ( byte, intero (due byte), intero lungo, ecc.) );

Per il campo Appuntamento assicurarsi di specificare il formato in modo che il sistema sappia come elaborare i dati di input. Ad esempio, se selezioni Formato data breve, il sistema si aspetta che tu inserisca esattamente la data (nella versione russa - GG.MM.AAAA), e se selezioni Formato ora breve, in questo campo dovrai inserire HH : MM (ore e minuti);

· Come valore della proprietà Condizione sul valore, è possibile specificare un'espressione booleana, che deve assumere il valore True ("True") quando si immettono dati in questo campo. Nella proprietà successiva, puoi scrivere un messaggio di errore arbitrario che verrà emesso dal sistema, ad esempio: "Il valore di questo campo non è valido". Nella proprietà Campo obbligatorio, è possibile specificare "Sì" (i valori vuoti non sono consentiti) o "No" (i valori vuoti sono consentiti);

· Se la chiave primaria della tua tabella include un campo, nella proprietà Campo indicizzato, seleziona: "Sì, non sono consentite corrispondenze", quindi fai clic sul pulsante "Definisci chiave" (con l'immagine della chiave) nella barra degli strumenti . Ciò definirà la chiave primaria per la tua tabella (e impedirà l'immissione di voci con valori di chiave primaria duplicati).

Quindi, seguendo le linee guida di cui sopra, definire i campi della tabella. Nella colonna Nome campo, inserisci il nome "N. file personale". Per definire il tipo di dati di questo campo, fare clic sulla freccia nella colonna Tipo di dati, espandere l'elenco dei possibili tipi di dati e selezionare l'opzione Testo. Nel riquadro di progettazione Proprietà campo, seleziona la scheda Dimensione del campo e definire il numero massimo di caratteri da inserire in questo campo - 10 caratteri.

Notare che quando si selezionano varie opzioni di proprietà del campo, sul lato destro viene visualizzato un suggerimento sullo scopo del parametro.

Procedendo allo stesso modo, inserire i seguenti dati su altri campi della tabella (Tabella 2).

Quando hai finito di inserire la descrizione dei campi nella tabella, definisci la chiave primaria. Per fare ciò, specificando il campo Numero di file personale, fare clic sul pulsante Campo chiave nella barra degli strumenti Standard.

Tabella 2. Dati sui campi della tabella

Nota... Il campo della chiave primaria è facoltativo, ma desiderabile. Se non è stata definita alcuna chiave primaria, Microsoft Access chiede se si desidera creare un campo chiave quando si salva la tabella.

Scegliendo il comando Modalità tabella sul menu Visualizzazione, cambia la visualizzazione della tabella del database creata in modalità di visualizzazione della tabella. Tuttavia, assicurati di salvare la tabella con il nome Studenti.

Operazioni con dati in una tabella

Inserimento dati... Con la tabella Studenti selezionata nella finestra, fare clic sul pulsante Apri. Posiziona il cursore nel campo Numero di file personale e immettere il numero del valore, ad esempio P-69. Quando hai finito di inserire il valore del campo, premi il tasto tab per passare al campo successivo. Nei restanti campi di questo record, inserisci il resto dei dati nel primo record.

Gli specialisti devono spesso lavorare con grandi quantità di dati per trovare varie informazioni necessarie per preparare i documenti. Per facilitare questo tipo di lavoro, sono stati creati sistemi di gestione di database (DBMS).

Banca dati(DB) - un insieme di dati appositamente organizzati e ordinati logicamente.

Lo sviluppo delle tecnologie dell'informazione e la loro applicazione in vari campi di attività hanno portato alla creazione di varie banche dati di varia complessità. La complessità del database dipende dal volume e dalla struttura delle informazioni memorizzate nel database, dalla varietà delle forme della sua presentazione, dai collegamenti tra i file, dai requisiti di prestazioni e affidabilità.

L'organizzazione del database richiede la costruzione preliminare di un modello di dati logico. Il suo scopo principale è sistematizzare le informazioni per contenuto, struttura, volume, interrelazioni, nonché riflettere le proprietà delle informazioni, tenendo conto delle esigenze degli utenti finali.

Il modello logico è costruito in più fasi con un approccio graduale all'opzione ottimale per le condizioni date. L'efficacia di un tale modello dipende da quanto strettamente riflette l'area tematica studiata. L'area tematica comprende gli oggetti (documenti, conti, operazioni su di essi, ecc.), nonché le caratteristiche di questi oggetti, le loro proprietà, l'interazione e l'influenza reciproca.

Pertanto, quando si costruisce un modello di dati logico, vengono prima identificati gli oggetti che interessano gli utenti del database progettato. Quindi, per ogni oggetto, vengono formulate caratteristiche e proprietà che descrivono adeguatamente l'oggetto dato. Queste caratteristiche si rifletteranno ulteriormente nel database come campi corrispondenti.

Il modello di dati logici è costruito utilizzando uno dei tre approcci alla creazione di database. Ci sono i seguenti modelli di database logici:

• gerarchico;
• Rete;
• relazionale.

Modello gerarchicoè una struttura ad albero che esprime le connessioni di subordinazione del livello inferiore a quello superiore. Ciò semplifica la ricerca delle informazioni se le query hanno la stessa struttura.

Modello di rete differisce dalla precedente anche per la presenza di collegamenti orizzontali. Ciò complica sia il modello che il database stesso e i relativi controlli.

Modello relazionale rappresenta le informazioni memorizzate sotto forma di tabelle, sulle quali è possibile eseguire operazioni logiche (operazioni di algebra relazionale). Al momento, questo tipo di modello è il più diffuso, a cui è associata la relativa facilità di implementazione, la chiara definizione della relazione tra gli oggetti, la facilità di modificare la struttura del database.

Dopo aver creato un modello di database logico, viene collegato a software e hardware specifici che implementano questo database. Il modello risultante è chiamato modello di database fisico.

Prendere una decisione su quali informazioni saranno incluse nel database è determinato non solo dall'area tematica o dalla gamma di attività risolte con l'aiuto del database. Questa decisione è anche influenzata dall'intensità del lavoro con informazioni di vario tipo e forma della sua presentazione, le caratteristiche dinamiche dei dati, la frequenza delle loro modifiche e aggiornamenti, il grado della loro interconnessione e influenza reciproca.

Convenienza di lavorare con il database, ottenere le informazioni necessarie dagli array di dati memorizzati nel database, ecc. garantito dalla presenza di un sistema di gestione del database ben congegnato e correttamente implementato.

Sistema di gestione del database(DBMS) è un insieme di strumenti e metodi per raccogliere, registrare, archiviare, ordinare, cercare, recuperare e presentare informazioni in un database.

Il DBMS consente di archiviare grandi quantità di informazioni e di trovare rapidamente i dati di cui hai bisogno. Quando si lavora con un file cartaceo tradizionale, il dipendente deve gestire costantemente una grande quantità di dati. Allo stesso tempo, in pratica, le carte sono molto spesso ordinate in base all'attributo sbagliato che è necessario al momento. L'utilizzo di un DBMS semplifica enormemente il compito di reperire i dati necessari e l'utente è praticamente illimitato nella scelta dei criteri di ricerca. Un esempio di tale sistema è Microsoft Access.

Prima di tutto, considera i tre elementi principali dell'interfaccia utente di MS Access 2010 (MA 2010).

• nastro... L'area nella parte superiore della finestra dell'applicazione che contiene i gruppi di comandi.
• ... Elenco dei comandi nella scheda File, posizionata sulla barra multifunzione.
• ... L'area sul lato sinistro della finestra MA 2010, creata per lavorare con oggetti di database. Il riquadro di spostamento sostituisce la finestra del database in Access 2007.

I tre componenti sopra descritti generano un ambiente in cui è possibile creare e utilizzare database.

nastro ha completamente sostituito i menu e le barre degli strumenti utilizzati nelle versioni precedenti di MA. Contiene schede con gruppi di pulsanti. La barra multifunzione include schede "predefinite" con gruppi dei comandi più comuni, schede contestuali che vengono visualizzate quando il loro utilizzo è valido e la barra degli strumenti di accesso rapido, una barra degli strumenti specifica progettata per aggiungere i comandi più necessari.

Alcuni pulsanti sulle schede della barra multifunzione consentono di selezionare azioni, mentre altri avviano l'esecuzione di un comando specifico.

Modalità backstageè un nuovo prodotto introdotto in MA 2010. Questa modalità include comandi e informazioni che possono essere applicati all'intero database, ad esempio Restringersi e ristabilire, e comandi che erano nel menu nelle versioni precedenti di MA File, Per esempio Foca.

fornisce la capacità di strutturare gli oggetti del database ed è il mezzo principale per aprire o modificare gli oggetti del database. Il riquadro di spostamento si comporta come la finestra del database introdotta nelle versioni del programma precedenti ad Access 2007. Il riquadro di spostamento è strutturato per categoria e gruppo. L'utente ha la possibilità di configurare tutti i tipi di parametri dell'organizzazione e, inoltre, di progettare un diagramma organizzativo individuale. In genere, un nuovo database ha una categoria di tipi di oggetti che contiene gruppi che corrispondono a diversi tipi di oggetti di database. La categoria del tipo di oggetto struttura gli oggetti del database allo stesso modo della finestra del database nelle versioni precedenti di MA.

È possibile ridurre o nascondere il riquadro di spostamento, ma non viene mai oscurato attivando oggetti di database su di esso.

visualizzato all'avvio di una scheda File, contenente comandi che nelle versioni precedenti di MA si trovavano nel menu File. Inoltre, la visualizzazione Backstage contiene comandi che si applicano all'intero database. La visualizzazione Backstage viene visualizzata all'attivazione dell'applicazione MA, a condizione che il database non sia ancora aperto (Fig. 3.24).

Riso. 3.24.

Backstage è progettato per creare e aprire database, pubblicarli su Internet su un server SharePoint ed eseguire molte altre attività, inclusa la gestione di file e database.

Creazione di un database vuoto. Per creare un nuovo database, è necessario eseguire le seguenti operazioni.

• 1. Attiva MA usando il menu Cominciare
• 2. Avviare una delle procedure seguenti.
• a) Creazione di un database web:
  • - in un gruppo Modelli disponibili scegliere oggetto Database web vuoto;
  • - a destra nella sezione Database web vuoto in campo Nome del file
  • - fare clic sul pulsante Creare.

• b) Creazione di un database su un computer:
  • - in un gruppo Modelli disponibili fare clic sull'elemento Banca dati vuota;
  • - a destra nella sezione Database vuoto in campo Nome del file digitare il nome del file del database o utilizzare il nome predefinito;
  • - premi il bottone Creare.

Questo creerà un nuovo database e aprirà una nuova tabella nella vista tabella.

ML 2010 include un elenco di modelli ed è possibile scaricare modelli aggiuntivi da Office.com. Il modello MA è un database già pronto con tabelle, moduli e report progettati professionalmente. I modelli consentono di ridurre il tempo necessario per passare attraverso le fasi iniziali della creazione del database.

Creare un database da un modello di esempio. Per fare ciò, devi fare quanto segue.

• Cominciare o utilizzando la scorciatoia. Viene avviata la visualizzazione del backstage.
• 2. Fare clic sull'elemento Modello di esempio e visualizzare un elenco di modelli disponibili.
• 3. Selezionare il modello richiesto.
• 4. A destra nella finestra "Nome file", digitare il nome del file o utilizzare il nome predefinito.
• 5. Fare clic sul pulsante Creare.

MA 2010 creerà un nuovo database basato sul modello selezionato e lo aprirà.

È possibile scaricare modelli MA 2010 aggiuntivi da Office.com tramite la visualizzazione Backstage.

Creare un database da un modello di Office.com.

• 1. Attiva MA 2010 utilizzando il menu Cominciare o utilizzando una scorciatoia. Viene avviata la visualizzazione del backstage.
• 2. Sul pannello Modelli di Office.com contrassegnare la categoria e il modello richiesto. Il modello richiesto può essere trovato anche utilizzando la casella di ricerca.
• 3. Sul campo Nome del file digitare il nome del file o utilizzare il nome predefinito.
• 4. Fare clic sul pulsante Scarica.

Al momento dell'apertura (o creazione e successiva apertura) del database, il nome del file e la posizione del database sono inclusi nell'elenco degli ultimi documenti aperti. Questo elenco viene visualizzato nella scheda Recente Viste del backstage in modo da poter aprire facilmente i database utilizzati di recente.

Apertura di un database utilizzato di recente. Per eseguire questa azione, è necessario eseguire le seguenti operazioni.

• 1. Attiva MA 2010.
• 2. Nella visualizzazione Backstage, fare clic su Recente e seleziona il database che vuoi aprire. L'applicazione MA aprirà il database.

Apertura del database dalla visualizzazione Backstage. Per eseguire questa azione, è necessario eseguire le seguenti operazioni.

• 1. Attiva MA 2010.
• 2. Sulla scheda File fare clic sul pulsante Aprire. Nella finestra di dialogo Apertura contrassegna il file e fai clic sul pulsante Aprire. Il database si aprirà.

nastroè essenzialmente un sostituto per elementi dell'interfaccia come menu e barre degli strumenti. La barra multifunzione è l'interfaccia di comando principale per MA 2010. Uno dei principali vantaggi della barra multifunzione è che contiene strumenti per eseguire attività precedentemente contenute in menu, barre degli strumenti, riquadri attività e altri elementi dell'interfaccia utente. Ora il comando richiesto non ha bisogno di essere cercato in diversi posti.

All'apertura del database, la barra multifunzione viene visualizzata nella parte superiore della finestra principale di MA 2010. In questo momento include i comandi della scheda comandi attiva (Fig. 3.25).

Riso. 3.25.

La barra multifunzione include un elenco di schede di comando. In MA 2010 le schede principali delle squadre sono: File, Home, Creazione, Dati esterni e Utilizzo di database... Ogni scheda contiene un gruppo di comandi correlati che a loro volta aprono altri nuovi componenti dell'interfaccia, come una raccolta, un controllo completamente nuovo che consente di selezionare visivamente le opzioni di controllo.

I comandi della barra multifunzione devono corrispondere all'oggetto attualmente attivo. Ad esempio, se apri un tavolo in modalità tabella e fai clic sul pulsante Il modulo nella scheda Creazione in un gruppo Forme, l'applicazione MA 2010 creerà un modulo basato sulla tabella attiva. Quindi, il nome della tabella attiva sarà indicato nella proprietà del modulo RecordSource(fonte delle registrazioni). Si noti che alcune schede della barra multifunzione vengono visualizzate esclusivamente nel rispettivo contesto. Ad esempio la scheda Costruttore viene visualizzato solo quando l'oggetto viene aperto in modalità progettazione.

Lavorare con la barra multifunzione può essere utile con alcune scorciatoie da tastiera. In questo caso restano valide tutte le combinazioni di tasti della precedente versione MA. Tuttavia, al posto dei tasti di attivazione dei menu, utilizzati nelle precedenti versioni MA, è attivo il sistema di accesso ai comandi da tastiera. Questo sistema utilizza indicatori speciali con una o più lettere che appaiono sulla barra multifunzione quando si preme il tasto ALT. Questi indicatori indicano i tasti che corrispondono ai controlli.

Per visualizzare i comandi disponibili per una scheda, è necessario selezionarla.

Selezione di una scheda con comandi... Per eseguire questa azione, è necessario eseguire le seguenti operazioni.

• 1. Attiva MA 2010.
• 2. Selezionare la scheda richiesta.

• 1. Attiva MA 2010.
• 2. Premere e rilasciare il tasto ALT. Verranno visualizzati i suggerimenti per l'accesso alla tastiera.
• 3. Fare clic sul tasto o sui tasti indicati nella descrizione comandi accanto alla scheda richiesta.

Ci sono diverse opzioni per l'esecuzione dei comandi. Il più semplice di questi è l'uso di scorciatoie da tastiera associate ai comandi. Le combinazioni di tasti della precedente versione MA possono essere utilizzate anche in MA 2010.

Eseguendo il comando:

• 1) attivare MA 2010;
• 2) selezionare la scheda con il comando richiesto;
• 3) premere il comando che corrisponde al comando. Se la combinazione di tasti per questo comando è già nota dalla precedente versione MA, premerla;

• 1) premere e rilasciare il tasto ALT. Vengono visualizzati i suggerimenti per l'accesso alla tastiera;
• 2) fare clic sul tasto o sui tasti indicati nel tooltip associato al comando richiesto.

Tavolo 3.1 mostra le schede e i comandi che si trovano in ciascuna di esse. L'elenco delle schede e dei comandi disponibili può variare a seconda delle azioni eseguite.

Tabella 3.1

Accedi a schede e comandi 2010

Scheda dei comandi	Azioni possibili
	Scegliere una vista diversa
	Copiare e incollare dati dagli appunti
	Impostazione delle proprietà del carattere corrente
	Impostazione dell'allineamento del carattere corrente
	Applicare la formattazione a un campo MEMO
	Utilizzo dei record (aggiorna, crea, salva, elimina, totali, ortografia, facoltativo)
	Ordinare e filtrare i record
	Cerca record
Creazione	Creare una tabella vuota
	Crea una tabella da un modello
	Crea un elenco su un sito di SharePoint e una tabella associata a tale elenco nel database corrente
	Crea una tabella vuota in modalità progettazione
	Crea un modulo basato su una tabella o una query attiva
	Crea una tabella o un grafico pivot
	Crea un rapporto basato su una tabella o una query attiva
	Creare una query, una macro, un modulo o un modulo di classe
Dati esterni	Importazione o collegamento di dati esterni
	Esportazione dati
	Raccolta e aggiornamento dei dati tramite e-mail
	Creazione di importazioni ed esportazioni salvate
	Avvio del gestore tabelle collegate
Lavorare con i database	Migrare alcune o tutte le parti del database su un sito SharePoint nuovo o esistente
	Avvia Visual Basic Editor o Esegui macro
	Creazione e visualizzazione di relazioni tra tabelle
	Mostra o nascondi le dipendenze degli oggetti
	Avvio di un archivista o analisi delle prestazioni
	Sposta i dati su Microsoft SQL Server o database Access (solo tabelle)
	Gestione dei componenti aggiuntivi di accesso
	Creare o modificare un modulo VBA

Oltre alle consuete schede di comando in MA 2010, sono apparse anche schede contestuali (Fig. 3.26). A seconda del contesto (cioè con quale oggetto l'utente è attualmente impegnato e quali azioni sta eseguendo), le schede contestuali possono essere visualizzate accanto alle consuete schede di comando.

Riso. 3.26.

Per attivazione della scheda contestuale con i comandi devi fare quanto segue:

Fare clic sulla scheda contestuale;

• premere e rilasciare il tasto ALT. Vengono visualizzati i suggerimenti per l'accesso alla tastiera;
• fare clic sulla chiave o sulle chiavi elencate nella descrizione comando accanto alla scheda contestuale.

Le schede contestuali includono comandi ed elementi funzionali necessari per funzionare in un contesto specifico. Ad esempio, quando si apre una tabella in modalità progettazione, le schede contestuali includono comandi utilizzati per lavorare con la tabella solo in modalità progettazione.

Collezioni... Tra le altre cose, il nastro contiene un controllo chiamato Collezione... Questo elemento è stato creato per attirare l'attenzione sui risultati richiesti. CollezioneÈ un elemento di controllo che non solo mostra i comandi, ma mostra anche il risultato dell'esecuzione di questi comandi (Fig. 3.27). Lo scopo principale della creazione di questo elemento è consentire all'utente di trovare e selezionare le azioni necessarie in MA 2010 per tipo, concentrandosi sul risultato e non sui comandi stessi.

Riso. 3.27.

Le collezioni differiscono l'una dall'altra per forma e dimensione. In un caso, è una tabella che espande la visualizzazione del menu e nell'altro è una raccolta integrata, i cui componenti si trovano direttamente sulla barra multifunzione.

Nascondere il nastro. Nel processo di lavoro, potrebbe essere necessario allocare spazio aggiuntivo sullo schermo. In questo caso è possibile rimuovere il nastro e lasciare solo la riga con le schede di comando. Per nascondere la barra multifunzione, è necessario fare doppio clic sulla scheda del comando corrente. Per restituire la barra multifunzione, fare nuovamente doppio clic sulla scheda del comando corrente.

Nascondi e ripristina il nastro.

• 1. Fare doppio clic sulla scheda del comando evidenziata.
• 2. Per ripristinare la barra multifunzione, fare nuovamente doppio clic sulla scheda del comando corrente.

Barra degli strumenti di accesso rapido, situato accanto alla barra multifunzione, consente di accedere ai comandi con un clic. L'elenco predefinito contiene i comandi Salva cancella e Ritorno, tuttavia, puoi personalizzare la barra di accesso rapido per includere i comandi che usi più spesso. È anche possibile trasformare l'aspetto di questa barra degli strumenti, come la posizione e le dimensioni. Nel solito, ad es. In una vista in miniatura, il pannello si trova accanto alle schede dei comandi della barra multifunzione. Quando l'utente seleziona una dimensione grande, il pannello si sposta sotto la barra multifunzione.

Personalizza la barra di accesso rapido. Per eseguire questa azione, è necessario eseguire le seguenti operazioni.

• 1. Premere la freccia per visualizzare l'elenco sul lato destro del pannello.
• 2. Nella sezione Personalizzazione della barra di accesso rapido contrassegnare il comando da aggiungere.

Se il comando richiesto non è nell'elenco fornito, è necessario selezionare l'elemento Altri comandi e vai al passaggio successivo.

• 3. Nella finestra di dialogo Opzioni di accesso seleziona il comando o i comandi che desideri aggiungere e fai clic sul pulsante Aggiungere.
• 4. Per eliminare un comando, selezionalo nell'elenco dei comandi a destra e fai clic sul pulsante Elimina. Inoltre, è possibile fare semplicemente doppio clic su un comando nell'elenco.
• 5. Al termine della rimozione del comando, fare clic sul pulsante. OK.

Quando vengono aperti database già esistenti o appena creati, i nomi degli oggetti del database vengono visualizzati nell'area di navigazione (Fig. 3.28). Gli oggetti di database includono tabelle, moduli, report, pagine, macro e moduli. L'area di navigazione svolge essenzialmente le funzioni di una finestra di database, che era presente nelle precedenti versioni di MA, ovvero Se nelle versioni precedenti del programma veniva utilizzata la finestra del database per avviare ed eseguire attività, in MA 2010 viene utilizzata l'area di navigazione per questo. Ad esempio, per aggiungere una riga a una tabella in visualizzazione tabella, è necessario aprire la tabella dal riquadro di spostamento. Nei browser Web, il riquadro di spostamento di solito non è disponibile. Per usarlo in un database web, devi prima aprire il database in Access.

Riso. 3.28.

Per aprire un oggetto di database o applicare un comando ad esso, è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare un comando nel menu di scelta rapida. I comandi del menu contestuale vengono visualizzati a seconda del tipo di oggetto.

Apre un oggetto di database (come una tabella, un modulo o un report).

Fare doppio clic su un oggetto nel riquadro di spostamento;

Contrassegna un elemento nel riquadro di spostamento e fai clic su Invio;

Nell'area di navigazione, contrassegna l'oggetto RMB e seleziona il comando Aprire.

Finestra di dialogo Opzioni di transizione offre la possibilità di selezionare l'opzione per aprire gli oggetti con un clic.

Gli oggetti del database nel riquadro di spostamento sono classificati in categorie, che a loro volta contengono gruppi. Per impostazione predefinita, l'elenco contiene categorie integrate, ma è possibile creare gruppi personalizzati.

Per impostazione predefinita, il riquadro di spostamento viene visualizzato all'avvio di un database, inclusi i database creati nelle versioni precedenti di MA. È possibile disabilitare l'aspetto del riquadro di navigazione predefinito utilizzando l'impostazione dell'applicazione appropriata. Di seguito sono riportate le istruzioni per eseguire ciascuna azione.

Mostra e nascondi il riquadro di navigazione. Per eseguire questa azione, è necessario eseguire le seguenti operazioni:

Fare clic sul pulsante nell'angolo in alto a destra del riquadro di spostamento o sul tasto F11.

Per annulla la visualizzazione del riquadro di navigazione predefinito

devi fare quanto segue:

• - sulla scheda File scegliere oggetto Opzioni. Verrà visualizzata una finestra di dialogo Opzioni Accesso;
• - nell'area a sinistra, segna l'oggetto banca dati attuale; Nel capitolo transizioni deseleziona la casella Area di navigazione e fai clic sul pulsante OK.

A partire da Access 2007, è diventato possibile utilizzare le schede dei documenti anziché le finestre sovrapposte per riflettere gli oggetti del database nel programma (Figura 3.29). Questo è uno strumento più conveniente. La visualizzazione e l'occultamento delle schede del documento possono essere configurate utilizzando i parametri MA 2010. Se l'utente modifica questi parametri, è necessario chiudere e riaprire il database, quindi le modifiche avranno effetto.

Riso. 3.29.

Mostra e nascondi le schede del documento. Per eseguire questa azione, è necessario eseguire le seguenti operazioni.

• 1. Nella scheda File fare clic sul pulsante Opzioni. Verrà visualizzata una finestra di dialogo. Opzioni Accesso.
• 2. Nell'area a sinistra, segna l'elemento Banca dati attuale.
• 3. Nella sezione Parametri dell'applicazione in un gruppo Opzioni della finestra del documento posizionare l'interruttore in posizione schede.
• 4. Selezionare o deselezionare la casella Se la casella non è selezionata, le schede del documento sono disabilitate.
• 5. Fare clic sul pulsante OK.

Il parametro è individuale, ad es. deve essere modificato separatamente per ogni database. Se l'utente modifica il parametro, è necessario chiudere e riaprire il database, quindi le modifiche avranno effetto. I database creati con MA 2007 o MA 2010 mostrano le schede del documento per impostazione predefinita. Le finestre sovrapposte vengono utilizzate per impostazione predefinita nei database creati nelle versioni precedenti di MA.

Barra di stato. In MA 2010, potrebbe esserci una barra di stato nella parte inferiore della finestra. Come nelle versioni precedenti di MA, questo componente dell'interfaccia utente standard viene utilizzato per riflettere messaggi di stato, proprietà, indicatori di avanzamento e così via. In MA 2010, la barra di stato ti dà la possibilità di accedere a due funzionalità standard che appaiono sulla barra di stato e in altri programmi di Office 2010: finestra e zoom.

I controlli della barra di stato offrono la possibilità di passare comodamente tra le diverse modalità di visualizzazione della finestra attiva. Quindi, se visualizzi un oggetto che supporta le regolazioni di scala, puoi variare il grado di ingrandimento o riduzione utilizzando il dispositivo di scorrimento nella barra di stato.

Puoi mostrare o nascondere la barra di stato nella finestra di dialogo Opzioni di accesso.

Mostra e nascondi la barra di stato. Per eseguire questa azione, è necessario eseguire le seguenti operazioni.

• 1. Nella scheda File trova oggetto Opzioni. Verrà visualizzata una finestra di dialogo. Opzioni di accesso.
• 2. A sinistra, contrassegna l'elemento Banca dati attuale.
• 3. Nella sezione Opzioni dell'applicazione seleziona o deseleziona la casella Barra di stato. Se la casella di controllo non è presente, la barra di stato non viene visualizzata.
• 4. Fare clic sul pulsante OK.

Per la formattazione del testo nelle versioni di MA rilasciate prima di MA 2007, di solito veniva utilizzato il menu o la barra degli strumenti Formattazione. In MA 2010 è diventato più conveniente formattare il testo, poiché è stata creata una mini-barra degli strumenti (Fig. 3.30). Se selezioni del testo per la formattazione, sopra di esso apparirà automaticamente una mini barra degli strumenti. Spostando il puntatore del mouse verso la mini-bar, diventa più chiaro e quindi può essere utilizzato per modificare lo stile, la dimensione e il colore del carattere, ecc. Quando il cursore del mouse viene rimosso, la mini barra degli strumenti scompare gradualmente, ad es. se la mini barra degli strumenti non è necessaria, scompare.

Riso. 3.30.

Formattare il testo utilizzando la mini barra degli strumenti.

• 1. Contrassegnare il testo da formattare. Sopra il testo contrassegnato viene visualizzata una mini barra degli strumenti trasparente.
• 2. Utilizzare la mini barra degli strumenti per la formattazione.

Se è necessario chiarire eventuali domande, è necessario chiamare l'aiuto premendo il tasto F1 o facendo clic sul punto interrogativo sul lato destro del nastro (Fig. 3.31).

Riso. 3.31.

Inoltre, il riferimento si trova nella visualizzazione Backstage. Nella scheda Fileè necessario fare clic sul pulsante riferimento... Nella visualizzazione Backstage viene visualizzato un elenco di fonti di riferimento.

Ecco una breve panoramica delle funzioni di MA 2010. Per uno studio più dettagliato di questo prodotto software, fare riferimento al manuale utente corrispondente.

Nel mondo di oggi, i dati stanno guadagnando sempre più peso e non è esagerato affermare che il mondo è guidato dai dati. Pertanto, ora viene prestata molta attenzione alla raccolta, all'archiviazione, all'analisi e alla vendita dei dati. La chiave per lo sviluppo di successo del business moderno risiede nell'accumulo, sistematizzazione e utilizzo, ad esempio, di tali informazioni sui clienti come le loro esigenze, preferenze di acquisto, ecc. Tali informazioni possono aiutare a prendere decisioni informate sull'efficacia pratica delle offerte pubblicitarie, trovare segmenti di business non redditizi, analizzare la domanda di beni o servizi fabbricati, tenere traccia delle dinamiche commerciali per singole posizioni e rivedere altri fattori chiave. L'utilizzo dei database, se utilizzati correttamente, ci offre questi vantaggi competitivi.

Se sei un piccolo imprenditore e nel tuo lavoro non utilizzi ancora un sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM o Customer Relationship Management), che automatizza la generazione di strategie di interazione con i clienti, il successo della tua attività è soggetto a determinati rischi . Ricorda, i tuoi concorrenti sono in allerta!

Consideriamo quale software puoi utilizzare per creare un database su misura per le esigenze uniche della tua piccola impresa, che raccoglierà dati giornalieri, settimanali, mensili o annuali.

Filemaker Pro 12

Questo database è stato a lungo ignorato immeritatamente dalla vista degli amministratori e degli sviluppatori di database, ma è stato amato dalla comunità aziendale sin dal suo inizio. Filemaker Pro, creato da Apple, funziona su entrambi i sistemi operativi Mac e Windows. Il programma è uno strumento intuitivo e molto facile da usare per creare i propri database con supporto per la fornitura di dati Internet, in grado di generare report in modalità normale e avanzata e può essere integrato con altri sistemi di database.

Microsoft Access 2010

Per molto tempo, il sistema di gestione del database Microsoft Office Access è stata la soluzione più popolare per la maggior parte delle piccole imprese. Tuttavia, ora si trova di fronte alla concorrenza di altri DBMS che sono più facili da usare, meglio integrati con i sistemi cloud, non richiedono molte conoscenze nella creazione, manutenzione di database e nello sviluppo del software.

Se hai già un database, è probabile che sia stato creato con Microsoft Access. La nuova versione del 2010 ha un aspetto e prestazioni migliori ed è più facile da usare rispetto alle versioni precedenti, come la versione mainstream del 2003. Nonostante il fatto che questo DBMS abbia iniziato a spingere i concorrenti, occupa ancora una posizione di leadership in questo segmento del mercato del software.

Base aziendale Oracle Application Express (APEX)

APEX è un sistema di gestione di database basato sul motore di database Oracle di grande successo. APEX è disponibile in modo completamente gratuito se sei già un cliente Oracle e fornisce un sistema di creazione di applicazioni aziendali più avanzato rispetto a Microsoft Access o FileMaker Pro. Tuttavia, l'utilizzo di APEX non è così facile rispetto al semplice inserimento di dati nelle tabelle come in un database di Access.

Se stai già utilizzando Oracle o stai cercando funzionalità di gestione del database più avanzate come l'integrazione futura con altri sistemi di dati o come gestire grandi quantità di dati con una rapida reattività, APEX è la scelta giusta.

Zoho Creator è relativamente nuovo nel mondo dei database e offre un sistema di database intuitivo basato su cloud. Gli sviluppatori di Zoho hanno creato un sistema davvero robusto e facile da usare che ti consente di creare rapidamente una semplice applicazione di database senza molta formazione. Ciò è stato possibile grazie all'utilizzo di form per l'inserimento dati, un ottimo report builder, l'integrazione con altri sistemi, spesso necessaria se si dispone già di un database esistente creato in altri DBMS, o quando si utilizzano database dei propri partner.

Un dirigente di qualsiasi livello, quando prende decisioni, si basa sulle informazioni a sua disposizione in materia di gestione, pertanto, l'efficienza del suo lavoro dipende direttamente dalle caratteristiche qualitative di tali informazioni, quali adeguatezza, completezza, affidabilità, tempestività, consistenza, ecc.

Nelle condizioni moderne, i sistemi informativi svolgono e svolgeranno un ruolo crescente nel raggiungimento degli obiettivi strategici dell'organizzazione. Ciò porta a nuovi requisiti per i sistemi informativi e le loro funzioni. Tali sistemi non sono più solo uno strumento per l'elaborazione delle informazioni per i reparti e gli utenti finali all'interno di un'organizzazione. Ora devono generare prodotti e servizi basati sulle informazioni che daranno all'organizzazione un vantaggio competitivo sul mercato.

I sistemi informativi e le tecnologie dell'informazione utilizzati nel loro quadro sono nell'organizzazione il risultato di determinate decisioni dei manager. Tuttavia, a loro volta, i sistemi e le tecnologie dettano le proprie condizioni aziendali specifiche e cambiano le organizzazioni.

E non importa quali consulenti in questo settore non coinvolga il capo, le decisioni finali devono essere prese da lui personalmente. Il manager deve essere in grado di sfruttare al meglio i potenziali benefici della tecnologia dell'informazione. Deve avere conoscenze sufficienti per eseguire la gestione generale del processo di applicazione e sviluppo delle tecnologie dell'informazione nell'organizzazione e per capire quando sono richiesti costi aggiuntivi di risorse in quest'area o l'aiuto di specialisti esterni.

Dall'invenzione della scrittura, l'umanità ha dovuto affrontare il compito di archiviare i dati. La conservazione dei documenti ha una lunga storia, ma nonostante l'evoluzione dalle tavole di argilla al papiro, poi alla pergamena e infine alla carta, per tutto questo tempo ha avuto una cosa in comune: l'elaborazione delle informazioni è stata eseguita manualmente.

Con lo sviluppo della civiltà, il flusso di lavoro ha minacciato di inghiottire tutto il tempo dello specialista: entro la fine del 20 ° secolo, molte aziende avevano interi piani destinati all'archiviazione di documenti, il che, vedi, non era così lontano dall'immagazzinare tavoli di argilla in gli archivi sumeri.

Con l'avvento dei computer, il compito del flusso di documenti è diventato più semplice: l'archiviazione dei documenti in formato elettronico si è rivelata semplice, economica e conveniente. Il software era un componente chiave di questa nuova tecnologia. È diventato relativamente facile programmare e utilizzare i computer e molto più semplice ordinare, analizzare ed elaborare i dati. Sono emersi pacchetti standard per applicazioni aziendali comuni come contabilità, buste paga, gestione dell'inventario, gestione degli abbonamenti, servizi bancari e gestione della libreria di documenti.

La risposta all'emergere di queste nuove tecnologie era abbastanza prevedibile: nelle grandi aziende, venivano archiviate ancora più informazioni e richiedevano apparecchiature più veloci.

Nel corso delle loro attività, imprese industriali, società, strutture dipartimentali, enti governativi e amministrativi hanno accumulato grandi quantità di dati. Contengono enormi opportunità per estrarre informazioni analitiche utili, sulla base delle quali è possibile identificare tendenze nascoste, costruire una strategia di sviluppo e trovare nuove soluzioni.

Ovviamente, rendere la maggior parte dei tuoi dati online non è così difficile. Tuttavia, chiunque di noi si è imbattuto in una situazione in cui si è rivelato sproporzionatamente dispendioso in termini di tempo per trovare il documento richiesto, quindi ragionevolmente risparmiato nell'ultimo mese (o anno). A questo punto, diventa chiaro che le capacità tradizionali dei file system non sono più sufficienti per il successo nel mondo moderno, il mondo della tecnologia dell'informazione.

Oggi, per ottenere ulteriori vantaggi competitivi, la maggior parte delle aziende nazionali ha bisogno di un serio supporto informatico per il proprio business: un sistema di trasformazioni aziendali basato sull'uso delle tecnologie dell'informazione e volto ad aumentare l'efficienza dell'organizzazione.

Nella seconda metà degli anni '90, molte imprese iniziano a rendersi conto che i dati a loro disposizione sono un bene prezioso, il cui corretto utilizzo può creare vantaggi competitivi. Le grandi aziende hanno accumulato dati sui loro clienti, fornitori, prodotti e servizi per decenni. Tuttavia, si sono resi conto che i loro dati sono archiviati in sistemi disparati e per l'ulteriore sviluppo del business, queste informazioni devono essere integrate. La necessità di integrare le informazioni aziendali ha portato alla creazione di banche dati.

Ciò è particolarmente vero ora che, grazie al rapido sviluppo dell'e-commerce, le aziende che operano su Internet possono diventare enormi imprese nel giro di mesi, se non settimane. E, di conseguenza, i loro database cresceranno rapidamente.

Pertanto, un leader prudente dovrebbe iniziare a investire nel supporto IT prima di portare l'azienda alla linea decisionale quando la sua azienda deve affrontare il volume marginale dei costi. Il vero problema che deve affrontare il vertice aziendale dell'azienda è l'organizzazione degli archivi dati accumulati, che faciliterebbero il reperimento delle informazioni richieste. Trovare modelli, tendenze, anomalie e informazioni rilevanti in un grande database è una delle nuove aree più interessanti della gestione dei dati.

Per chi ha già percorso questa strada è evidente che le banche dati possono cambiare radicalmente la natura del lavoro di qualsiasi organizzazione posizionata in aree tematiche diverse, sollevando i gestori dalle procedure di routine legate alla ricerca di informazioni in numerosi file, documenti cartacei, riferimenti libri e norme. Questa è una nuova tappa nello sviluppo dell'azienda, che la porta alla fase successiva di evoluzione, anche se spesso in modi rivoluzionari.

La riduzione dei tempi è solo un effetto indiretto dell'automazione. Il compito principale dello sviluppo delle tecnologie dell'informazione è diverso: nell'acquisizione di qualità fondamentalmente nuove da parte dell'organizzazione, che le conferiscono significativi vantaggi competitivi. Questo è esattamente il caso che vale molto.

Inoltre, l'installazione e l'amministrazione dei database oggi è un processo molto meno complicato rispetto a qualche anno fa. La progettazione e la gestione del database sono altamente automatizzate. Il software che consente di risolvere questo problema - creare un database, aggiornare le informazioni in esso memorizzate - e fornisce un comodo accesso ad esso ai fini della visualizzazione e della ricerca, è chiamato sistema di gestione del database (DBMS).

Il sistema di gestione del database crea sullo schermo del computer un ambiente specifico per il lavoro dell'utente (interfaccia utente). Inoltre, il DBMS ha determinate modalità di funzionamento e una serie di comandi. I sistemi informativi sono creati e operano sulla base del DBMS. Vale la pena ricordare che i sistemi di gestione dei database sono una delle tecnologie di maggior successo nell'intera industria informatica. Ogni anno vengono spesi miliardi di dollari in sistemi di database e applicazioni. I sistemi di gestione dei database svolgono un ruolo eccezionale nell'organizzazione dei moderni sistemi informativi industriali, strumentali e di ricerca.

Le modalità tipiche di lavoro con un DBMS sono la creazione di un database, la modifica di un database, la manipolazione di un database, la ricerca in un database. Ogni modalità ha il proprio sistema di comando DBMS. Qualsiasi lavoro dell'utente con il database è costruito sotto forma di un algoritmo composto da questi comandi. Tali algoritmi possono essere eseguiti nella modalità di esecuzione diretta (il comando dato viene eseguito immediatamente) e nella modalità di esecuzione automatica, cioè nella modalità di programmazione.

Quando si crea un database, l'utente cerca di organizzare le informazioni in base a varie caratteristiche e recuperare rapidamente un campione con una combinazione arbitraria di caratteristiche. Gli utenti del database possono essere varie applicazioni, sistemi software, nonché esperti in materia che agiscono come consumatori o fonti di dati (chiamati utenti finali).

La caratteristica principale di un DBMS ben costruito è la sua funzionalità per ridurre drasticamente i costi di manodopera per l'elaborazione di quasi tutte le informazioni aziendali interne ed esterne di un'organizzazione. Un database progettato in questo modo consente a ciascun reparto di utilizzare le informazioni inserite da un utente e solleva i reparti dell'azienda dalla necessità di duplicare i dati, il che porta a una forte diminuzione del costo del lavoro. Ad esempio, le informazioni su un prodotto venduto già al momento dell'uscita dal magazzino diventano ugualmente disponibili sia per il responsabile commerciale che per le applicazioni aziendali di contabilità generale e libro paga.

Nel frattempo, nonostante gli enormi progressi nel rendere più semplice l'installazione, la gestione e l'uso dei DBMS, in particolare quelli in esecuzione su personal computer o workstation, molti preferiscono ancora utilizzare il file system. C'è un tacito presupposto che il database debba essere gestito da personale a tempo pieno ben addestrato e che la maggior parte degli utenti di database non abbia alcuna esperienza nella tecnologia dei database. Gli utenti hanno ancora difficoltà a connettersi al DBMS, a trovare la directory oi nomi di database corretti in cui sono archiviati i dati, a formulare query e ad aggiornare il database. Il paradigma dell'accesso agli allegati e al filesystem sembra ancora molto più facile da capire.

Tuttavia, quando si pensa al successo della propria attività, un leader non dovrebbe soccombere a tali sentimenti. Vale la pena ricordare che ora è facile ed economico creare un database. Milioni di persone lo fanno e non devi trasformarti in un operatore di computer per farlo. Un ingegnere IT competente e diversi workshop di formazione per il personale: è tutto ciò che serve per trasformare una pila di file con informazioni difficili da trovare in un database moderno. Considerando che, rinunciando ai vantaggi di un DBMS per la momentanea comodità del personale, la sua riluttanza a cambiare l'ordine stabilito, il manager rischia di rimanere l'unico utente cuneiforme al mondo che è passato all'alfabeto fonetico.