Assegnare le persone a lavorare sulle attività.

09.10.2023 Notizia

Conferenza 14.15. Pianificazione del lavoro e delle risorse inSM Progetto.

■ Pianificazione dei costi del progetto in MS Project.

■ Analisi e ottimizzazione del piano di lavoro, del carico delle risorse e dei costi.

■ Analisi dei rischi in MS Project.

Monitoraggio del progetto in MS Project.

Le versioni standard e professionale del programma sono progettate per creare un piano di progetto, che può poi essere pubblicato su MS Project Server per organizzare il lavoro di squadra sul progetto.

Utilizzando MS Project Server, i membri del team di progetto ricevono compiti dal manager e riferiscono sullo stato di avanzamento della loro implementazione. Il project manager, in base ai dati ricevuti dai dipendenti, monitora lo stato di avanzamento dei lavori e analizza il carico di lavoro dei dipendenti.

MS Project Server utilizza MS SQL Server versione 7 e successive come DBMS.

Il pacchetto Microsoft SharePoint Team Services incluso in MS Project Server è progettato per la collaborazione su documenti e attività.

Termini di base

Compito - attività finalizzata al raggiungimento di un determinato risultato.

Risorsa assegnato a un compito e può essere Materiale(materiali, attrezzature e materie prime) e lavoratori(operai e attrezzature pagati a ore).

Viene chiamata l'allocazione di una risorsa a un'attività appuntamento. Puoi assegnare un numero illimitato di risorse a un'attività.

Il compito è caratterizzato durata, volume del costo del lavoro (lavoro) E costo necessari per la sua attuazione.

Durata del progetto consiste negli intervalli di tempo dall'inizio della prima attività alla fine dell'ultima, tenendo conto delle dipendenze tra le attività.

Pianificazione del progetto

Le attività di qualsiasi organizzazione includono programmi, operazioni e progetti. Un programma è l'attività di gestione di progetti e operazioni all'interno di un'organizzazione. Le operazioni sono attività ripetitive progettate per mantenere l'attività aziendale. Il progetto è intrapreso per raggiungere un determinato risultato nei tempi e nei mezzi stabiliti.

La gestione del progetto consiste nell'elaborare un piano e nel monitorare lo stato di avanzamento del lavoro su di esso. Migliore è il piano di progetto, più facile sarà eseguire il lavoro di progettazione e completare con successo il progetto.

I progetti possono essere di qualsiasi dimensione, possono coinvolgere diverse persone, o magari diverse migliaia. I progetti possono avere durate variabili da diversi giorni a diversi anni. I progetti possono essere realizzati in qualsiasi campo di attività.

Ogni progetto ha un inizio e una fine chiaramente definiti. La fine del progetto avviene quando gli obiettivi prefissati vengono raggiunti o quando diventa chiaro che gli obiettivi non possono essere raggiunti e il progetto viene terminato.

Dopo la fine del progetto, il team di progetto si disintegra e i suoi membri passano ad altri progetti.

Viene scritto un piano di progetto per determinare quali attività raggiungeranno i risultati del progetto, quali persone e attrezzature saranno necessarie per completare tali attività e per quanto tempo le persone e le attrezzature saranno impegnate nel progetto. Un piano di progetto contiene tre elementi principali: attività, risorse e assegnazioni.

L'obiettivoè il lavoro svolto nell'ambito di un progetto per ottenere un determinato risultato.

Fase Un progetto è costituito da una o più attività che danno luogo a uno o più risultati del progetto. Pertanto, il risultato della fase riassume i risultati delle attività in essa incluse. L'insieme delle fasi di un progetto si chiama its ciclo vitale. Le fasi possono essere costituite sia da attività che da altre fasi.

In ogni progetto, per raggiungere l'obiettivo generale, è necessario raggiungere diversi obiettivi intermedi. Le attività che raggiungono obiettivi intermedi sono chiamate attività finali. In MS Project si chiamano pietre miliari In un progetto possono essere presenti pietre miliari per facilitare il monitoraggio del piano di progetto.

La durata di un'attività è il periodo di tempo lavorativo necessario per completarla. La durata può non corrispondere al costo del lavoro dei lavoratori che svolgono questa mansione.

I compiti nel piano di progetto sono correlati. Sono indicate le dipendenze tra le attività connessioni e servono per definire la logica che determina la sequenza dei lavori nel piano di progetto.

Risorse in MS Project sono suddivisi in manodopera e materiale e indicano i dipendenti e le attrezzature necessarie per completare le attività del progetto. Quando si compila un elenco di risorse, viene spesso utilizzata la pianificazione basata sui ruoli, ovvero a qualcuno viene assegnato il compito di eseguire un'attività specifica. ruolo, e un dipendente specifico viene selezionato per questo ruolo nella fase di implementazione del progetto.

Per ogni risorsa esiste una proprietà importante: la sua prezzo. MS Project prevede due tipi di costi delle risorse: tasso di tempo E costo per utilizzo. La tariffa temporale è espressa come il costo di utilizzo di una risorsa per unità di tempo. In genere, le tariffe orarie vengono utilizzate per contabilizzare le risorse di manodopera. I costi di utilizzo vengono accumulati ogni volta che una risorsa viene utilizzata in un'attività.

Un incarico è la relazione tra un'attività specifica e le risorse necessarie per completarla. Per completare un compito possono essere assegnate diverse risorse umane e materiali.

Le tre componenti del progetto: tempo, costo, ambito del lavoro formano un triangolo di progetto. Quando cambia uno dei componenti, cambiano gli altri due. Tutti e tre i componenti sono strettamente correlati tra loro. Ad esempio, se il tempo diminuisce, il costo aumenterà o il volume diminuirà.

Quando si modifica uno qualsiasi dei tre componenti, è necessario assicurarsi che ciò non comporti una diminuzione del livello di qualità pianificato del progetto.

Pianificazione del progetto inSM Progetto

La pianificazione inizia con la definizione del progetto, ovvero con la descrizione delle sue caratteristiche principali. Successivamente viene compilato un elenco di attività e fasi e un elenco di risorse necessarie per completarle. Vengono immesse informazioni aggiuntive su attività e risorse. Vengono assegnati gli incarichi, dopodiché il progetto viene ottimizzato.

Definire un progetto consiste nel specificarne le caratteristiche fondamentali. Queste caratteristiche vengono impostate durante la creazione di un nuovo file di progetto.

Pianificazione dei costi inSM Progetto

Il costo totale di un progetto è costituito dal costo fisso delle risorse e delle attività e dal costo delle assegnazioni, determinato dalle tariffe delle risorse, dal costo della manodopera e dal costo di utilizzo della risorsa.

Per ciascuna risorsa è possibile determinarne il costo di utilizzo nel progetto: una tariffa oraria o un costo per utilizzo. Il costo di un'assegnazione è determinato dal costo della risorsa moltiplicato per la durata dell'assegnazione (a tariffa oraria) o da un costo fisso della risorsa.

Il costo di una risorsa viene determinato nella scheda Costi della finestra di dialogo Dettagli risorsa.

Il costo delle assegnazioni viene determinato automaticamente moltiplicando la tariffa della risorsa per il costo della manodopera e aggiungendo al risultato il costo dell'utilizzo della risorsa. È possibile modificare il costo della destinazione specificando una tabella tariffaria diversa. Questo può essere fatto nella scheda "Generale" della finestra di dialogo "Dettagli assegnazione", dove puoi selezionare la tabella A, B, C, D, E dall'elenco.

Se il tuo progetto utilizza spesso tabelle dei prezzi, puoi aggiungere una colonna "Tabella delle tariffe" alla vista per comodità.

Il costo delle attività è costituito dal costo totale degli incarichi e dai costi fissi. I costi fissi sono costi non associati all'utilizzo delle risorse del progetto. Ad esempio, il costo dei biglietti aerei.

Per dentro acqua dei costi fissi, il campo “Costi fissi” nella tabella “Costi” è utilizzato in qualsiasi presentazione e per lavorare con le attività.

Quando si pianifica il costo di un progetto, è necessario fornire non solo il suo budget, ma anche determinarne le modalità bilancio verranno spesi per tutta la durata del progetto. La spesa di bilancio dipende dall'ordine di pagamento del lavoro. Puoi pagare il lavoro in diversi modi: pagamento anticipato, pagamento al completamento o pagamento al completamento del lavoro. Inoltre, un progetto può combinare diversi metodi di pagamento.

Il metodo di pagamento può essere specificato sia per le risorse che per i costi fissi per un'attività. Nella scheda Costi della finestra di dialogo Dettagli risorsa, seleziona un metodo di pagamento dall'elenco a discesa Addebito.

È possibile determinare la procedura per il pagamento dei costi fissi nella colonna "Accumulo di costi fissi" della tabella "Costi" in qualsiasi visualizzazione per lavorare con le attività.

Per impostazione predefinita, il metodo di accumulo costi fissi viene selezionato in base all'opzione Accumulo costi fissi predefinito nella scheda Calcolo della finestra di dialogo Opzioni.

Analisi e ottimizzazione del piano di progetto

Dopo aver determinato il costo di tutte le risorse, il piano del progetto è quasi completo. Ora dobbiamo analizzare quanto bene soddisfa i requisiti. È necessario verificare il rispetto della pianificazione, poiché la durata delle attività potrebbe essere cambiata durante il processo di assegnazione. È inoltre necessario controllare il caricamento delle risorse. È necessario verificare il rispetto del budget. È inoltre necessario valutare i rischi legati al completamento del progetto, la probabilità che non si rispetti il programma, il budget e non si raggiungano tutti gli obiettivi.

Se durante il processo di analisi vengono rilevati problemi, è necessario eliminarli ottimizzando il piano del progetto.

Per determinare il caricamento irregolare delle risorse, è necessario aprire la visualizzazione "Foglio risorse". Le risorse il cui carico supera la loro disponibilità sono evidenziate in rosso e nel campo "Indicatori" è presente un segno di sovraccarico.

Sovraccaricare una risorsa significa che sarà necessario più tempo del previsto per completare un'attività. La causa più comune di sovraccarico delle risorse è l'assegnazione di una risorsa ad attività eseguite contemporaneamente.

Esistono diversi modi per livellare il sovraccarico delle risorse. In primo luogo, riducendo il carico di lavoro delle risorse sovraccariche, riducendo alcuni compiti e assegnando ad altri dipendenti il compito di svolgerli. In secondo luogo, eliminare la sovrapposizione delle attività inserendo interruzioni nelle attività o negli incarichi nella pianificazione o modificando le date di inizio e fine. In terzo luogo, conteggiando il lavoro svolto da una risorsa oltre i limiti normali come lavoro straordinario.

Per livellare il carico delle risorse, è possibile utilizzare strumenti automatizzati oppure ridistribuire il carico manualmente.

Entrambi i metodi vengono utilizzati contemporaneamente, poiché gli strumenti di livellamento automatizzato utilizzano il secondo metodo di distribuzione del carico.

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La casella di controllo "Durante il livellamento, è consentita la correzione delle singole assegnazioni per un'attività" consente, durante il livellamento, di modificare il momento in cui i costi di lavoro della risorsa sono indipendenti dai costi di lavoro di altre risorse su questa attività. Questa opzione è impostata per impostazione predefinita.

La casella di controllo Livellamento consente l'interruzione del lavoro rimanente specifica che il livellamento interrompe le attività interrompendo il lavoro rimanente su attività o assegnazioni. Se si desidera abilitare o disabilitare l'interruzione dei singoli task è necessario aggiungere il campo "Interruzione equalizzazione consentita" alla tabella elenco task e impostare per ogni task il valore "Sì" o "No".

Quando fai clic sul pulsante "Allinea", MS Project specificherà se allineare tutte le attività o risorse o solo quelle selezionate.

Se durante il processo di livellamento si verifica una situazione in cui non è possibile livellare automaticamente il carico delle risorse, il programma visualizzerà una finestra di messaggio. Questa finestra contiene tre pulsanti “Salta”, “Salta tutto”, “Stop”.

Il primo pulsante salta l'attività corrente, il secondo salta tutte le attività che non possono essere livellate e il terzo completa il processo di livellamento.

La visualizzazione diagramma di Gantt livellamento viene utilizzata per visualizzare i risultati dell'allineamento. Questo diagramma mostrerà lo stato del progetto prima del livellamento e le modifiche apportate dalla procedura di livellamento automatico.

È possibile annullare i risultati del livellamento automatico utilizzando il pulsante Cancella livellamento nella finestra di dialogo Livellamento carico risorse. È possibile annullare solo l'allineamento relativo all'ultima operazione.

Il livellamento manuale viene eseguito in due fasi: in primo luogo, è necessario trovare quelle attività la cui assegnazione sovraccarica le risorse. Occorre poi determinare i metodi per bilanciare la congestione. Esistono diversi metodi: riprogrammare un'attività, interrompere un'attività, modificare la durata di un'attività, assegnare un'altra risorsa a un'attività, ridurre la quantità di lavoro, mantenere il sovraccarico trasferendo i costi del lavoro in eccesso sugli straordinari.

Per trovare le attività che consumano risorse, è possibile utilizzare la visualizzazione Utilizzo risorse. Nella vista è necessario applicare il filtro Sovradisponibilità risorse per selezionare solo le risorse sovraccaricate. I dati che indicano il sovraccarico sono evidenziati in rosso. Per passare rapidamente alla data in cui una risorsa è sovraccarica, utilizzare lo strumento Vai al sovraccarico successivo situato nella barra degli strumenti Gestione risorse.

Analisi e ottimizzazione del piano di lavoro

Quando si esamina il piano del progetto, è necessario valutare se le durate delle attività assegnate sono realistiche. MS Project dispone di strumenti per la valutazione probabilistica dei progetti.

Il metodo PERT (Programma, Valutazione e Tecnica di Revisione) utilizza tre scenari: pessimistico (durata massima dell'attività), ottimistico (durata minima dell'attività) e previsto. In base al peso specifico di ciascuna opzione, il programma calcola la durata media ponderata di ciascuna attività.

Per analizzare un progetto utilizzando il metodo PERT è necessario visualizzare la barra degli strumenti “Analisi utilizzando il metodo PERT”.

Per l'analisi, è necessario inserire una durata prevista pessimistica e ottimistica per ciascuna attività. Per fare ciò, fare clic sul pulsante "PERT Input Sheet".

Quindi è necessario inserire i coefficienti di ponderazione. Per fare ciò, sulla barra degli strumenti “Analisi con il metodo PERT”, fare clic sul pulsante “Imposta coefficienti di ponderazione per il metodo PERT”.

La somma dei coefficienti di ponderazione è sempre 6.

Dopo aver determinato i coefficienti di ponderazione si può procedere al calcolo; per questo è necessario cliccare sul pulsante “Calcoli con il metodo PERT”. Prima di fare ciò, dovresti salvare il file di progetto con un nome diverso in modo da poter tornare ai dati precedenti.

MS Project visualizzerà una finestra di avviso che i valori di Durata, Inizio e Fine verranno ricalcolati.

Analisi e ottimizzazione dei costi del progetto

Quando si analizza il costo di un progetto, vengono solitamente valutati il suo budget (costi totali del progetto) e il rapporto tra le componenti del budget. Se il costo totale del progetto supera le aspettative, il budget viene ottimizzato.

Per stimare il costo totale di un progetto, basta andare alla tabella "Costi" in qualsiasi vista con un elenco di costi e guardare i dati nella colonna "Costi totali" per l'attività di riepilogo del progetto.

È inoltre necessario analizzare il rapporto proporzionale dei costi all'interno del budget. Vengono considerati:

Distribuzione dei costi per fasi del progetto;

Distribuzione dei costi per tipologia di lavoro;

Il rapporto tra i costi del lavoro straordinario e del lavoro regolare;

Distribuzione dei costi per le diverse tipologie di risorse.

A tale scopo è possibile utilizzare formule e campi personalizzati.

Dopo l'analisi, potrebbe essere necessario ottimizzare il progetto: ridurre o aumentare i costi per attività o risorse di un certo tipo.

I costi sono determinati dalle tariffe delle risorse, dai costi della manodopera e dai costi fissi delle attività.

Per ridurre i costi, puoi attirare risorse più economiche o utilizzare tabelle tariffarie con tariffe più basse. Attrarre risorse più economiche può causare una diminuzione della qualità del progetto e un aumento dei tempi del progetto.

Se risulta che il progetto dispone di un budget aggiuntivo, è possibile migliorare la qualità del progetto attirando risorse più qualificate e utilizzando materiali e attrezzature più costosi.

Analisi del rischio

L'analisi dei pericoli che possono sorgere durante l'attuazione di un progetto è una delle fasi più difficili e critiche della preparazione del progetto. Il buon esito del progetto dipende in gran parte dalla qualità dell’analisi.

L’analisi del rischio si compone di diverse fasi:

Identificazione dei possibili rischi;

Determinare una strategia di azione in caso di tale situazione.
I rischi possono essere di molti tipi:

Rischi nella pianificazione del progetto;

Rischi relativi alle risorse;

Rischi di bilancio;

Rischi sociali;

Rischi politici;

Naturale.

È molto probabile che un progetto tipico sia influenzato dai primi tre tipi di rischi.

Per valutare i rischi nella pianificazione del progetto, è necessario evidenziare le attività con i seguenti parametri: attività con durate preliminari, attività con durate lunghe e che coinvolgono un numero elevato di risorse, attività con un numero elevato di dipendenze, attività con dipendenze esterne.

Per valutare i rischi legati alle risorse, dovrebbero essere identificate le seguenti risorse: lavoratori con qualifiche insufficienti, risorse sovraccariche, risorse con competenze uniche che non possono essere sostituite.

Per valutare i rischi di bilancio, è necessario determinare quanto un aumento del volume di lavoro su un progetto porterà ad un aumento dei suoi costi e se esistono riserve di bilancio per la compensazione.

Per mitigare i rischi è necessario sviluppare una strategia per contenerli e ridurne l’impatto. Per fare ciò, è necessario includere riserve di tempo e budget nel progetto, nonché fornire misure per duplicare risorse uniche.

Monitoraggio del progetto in entrataSM Progetto.

diagramma di Gantt

I diagrammi sono un mezzo grafico per visualizzare le informazioni contenute in un file di progetto. In MS Project, i diagrammi non sono solo un mezzo per visualizzare le informazioni sul progetto. Utilizzando i grafici è possibile inserire e modificare i dati.

Un diagramma di Gantt è uno dei modi più popolari per rappresentare graficamente un piano di progetto, utilizzato in molti programmi di gestione dei progetti.

È un grafico con una scala temporale in orizzontale e un elenco di attività in verticale. La lunghezza dei segmenti che denotano le attività è proporzionale alla durata delle attività. Le attività sono collegate tra loro tramite linee di comunicazione.

Accanto ai segmenti possono essere visualizzate ulteriori informazioni, determinate dalle impostazioni del programma.

MS Project include diverse visualizzazioni basate sul diagramma di Gantt: diagramma di Gantt, diagramma di Gantt dettagliato, diagramma di Gantt allineato, diagramma di Gantt di monitoraggio, ecc.

Formattazione di un diagramma di Gantt

La formattazione viene utilizzata per modificare la visualizzazione delle informazioni in un diagramma di Gantt. Utilizzando gli strumenti di formattazione, puoi modificare la forma e il colore delle forme che compongono il grafico, determinare le informazioni visualizzate accanto alle forme, visualizzare informazioni grafiche aggiuntive e formattare la sequenza temporale.

L'impostazione della forma e del colore dei segmenti viene determinata nella finestra di dialogo di formattazione dei segmenti. Per aprire la finestra, è possibile fare doppio clic con il pulsante sinistro del mouse sul segmento oppure fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare "Formatta segmento..." dal menu a discesa.

La finestra di dialogo Timeline ha quattro schede. Le schede “Livello superiore”, “Livello intermedio”, “Livello inferiore” configurano tre livelli della timeline. Le unità di tempo di livello superiore non possono essere inferiori alle unità di livello inferiore.

Utilizza la finestra di dialogo Griglia per formattare le linee di costruzione del grafico. Questa finestra può essere richiamata utilizzando il comando “Formatta” ->

Puoi utilizzare la procedura guidata del diagramma di Gantt per formattare rapidamente il diagramma di Gantt. È possibile richiamare la procedura guidata utilizzando il comando “Formato” -> “Procedura guidata diagramma di Gantt”.

Il numero di livelli della timeline visualizzati viene impostato utilizzando l'elenco “Visualizza”.

Parametri di visualizzazione del livello: “Unità” - definisce le unità di misura; "Intervallo" - il numero di unità in una divisione della scala di livello; “Iscrizioni” - definisce il formato della data.

La scheda "Ore non lavorative" specifica la visualizzazione dei giorni non lavorativi sul grafico. (domenica e festivi).

Per selezionare l'arco temporale visualizzato sulla timeline utilizzare la finestra di dialogo “Scala”, richiamabile dal menu contestuale selezionando il comando omonimo.

Nella finestra di dialogo è possibile selezionare un periodo di tempo per visualizzare le attività pianificate per quel periodo.

Per modificare rapidamente la scala del diagramma di Gantt, puoi utilizzare i pulsanti “Zoom avanti” e “Zoom indietro” situati sulla barra degli strumenti “Standard”.

Utilizza la finestra di dialogo Griglia per formattare le linee di costruzione del grafico. Questa finestra può essere richiamata tramite il comando “Formato” -> “Griglia...” oppure dal menu contestuale.

Utilizzare la finestra di dialogo Layout per configurare opzioni aggiuntive del grafico. In questa finestra di dialogo puoi impostare parametri aggiuntivi per la visualizzazione del grafico: il tipo di linee di comunicazione tra le attività, il formato della data, l'altezza dei segmenti, ecc.

Le informazioni seguenti sono solo di riferimento. Puoi saperne di più su questo materiale e sulla sua applicazione pratica guardando il video.

Lavorare con un elenco di risorse in MS Project

Una volta determinate le esigenze in termini di risorse, è necessario aggiungerle al piano del progetto.

L'elenco delle risorse comprende:

Nome della risorsa.
La quantità di tempo giornaliera in cui una risorsa può essere impiegata nel completamento delle attività.

Alcune attività richiedono più di una risorsa per essere completate. Per semplificare l'assegnazione delle risorse a tali attività, puoi creare gruppi di risorse. La condivisione delle risorse rende inoltre più conveniente il reporting. Un gruppo di risorse può essere costituito da qualsiasi combinazione di singole risorse. Solitamente utilizzato per classificare le risorse a fini di controllo e reporting.

Il sistema di gestione dei progetti MS Project Professional 2013 utilizza i seguenti tipi di risorse:

Materiale. Questo tipo viene utilizzato per descrivere i materiali o i team coinvolti nel progetto.
Lavoro. Questo tipo di risorsa viene utilizzato per descrivere i dipendenti o le attrezzature dell'azienda.
Spese. Questo tipo di risorsa può essere utilizzato per descrivere gli appaltatori che partecipano al progetto

Per creare un elenco di risorse:

Nel campo Nome risorsa, inserisci il nome della risorsa.
Se desideri includere una risorsa in un gruppo, inserisci il nome del gruppo nel campo “Gruppo”. Se desideri aggiungere più risorse allo stesso gruppo, specifica lo stesso nome di gruppo per più risorse.
Se necessario, inserisci il numero di unità di risorse disponibili nel campo Max. Unità."
Per le risorse materiali, inserire la dimensione nel campo "Unità di misura materiale".
Specificare un calendario per la forza lavoro del progetto. Puoi utilizzare un solo calendario per forza lavoro.

Descrizione dettagliata delle risorse in MS Project

Per una descrizione più dettagliata delle risorse necessarie:

Vai alla visualizzazione "Foglio delle risorse" e vai alla finestra "Risorse".
Vai alla risorsa che ti interessa e clicca sul pulsante " Intelligenza» oppure fare doppio clic con il mouse. Si aprirà quindi la finestra "Informazioni sulle risorse".

Nel campo "Indirizzo email". “mail”, inserire l’indirizzo email della risorsa, attraverso il quale è possibile contattare la risorsa.
Nel campo "Account Windows", inserisci il login dell'utente e il nome del dominio di cui l'utente è membro per sincronizzare questo utente con il pool di risorse aziendali dell'azienda.
Il campo Tipo di prenotazione imposta il tipo di prenotazione per la risorsa: allocata o proposta. Se il tipo di prenotazione è impostato su "dedicato", dopo aver pubblicato l'assegnazione sul server, alle risorse verrà inviato un elenco di attività a cui sono assegnate in questo progetto. Se il tipo di prenotazione è impostato su “suggerito”, l'invio non verrà effettuato.
Il campo “Codice:” indica il codice della risorsa secondo la classificazione interna aziendale.
Per impostare il tipo di risorsa come ruolo, selezionare la voce “Universale”, dopodiché accanto alla risorsa nell'elenco delle risorse viene visualizzata l'icona “più persone”.
Cliccando su " Cambia orario di lavoro...» È possibile modificare il calendario lavorativo della risorsa. Maggiori informazioni sulla creazione di calendari sono descritte nel materiale “ Calendario del progetto »
Per configurare le note, vai alla scheda "Note". Una descrizione di come lavorare con le note è fornita nel materiale “ Descrizione delle attività del progetto ».

Assegnazione dei costi a una risorsa in MS Project

Per assegnare i costi a una risorsa:

Vai alla visualizzazione Foglio risorse.
Seleziona la risorsa a cui desideri assegnare una tariffa o un importo di pagamento una tantum.
Inserisci le informazioni nei campi Tariffa standard, Tariffa straordinari e Costo di utilizzo.

Tabella delle tariffe- questo è un insieme di tariffe o prezzi per una risorsa, nonché l'entità dei pagamenti una tantum per l'utilizzo della risorsa. Le tabelle delle tariffe di costo delle risorse possono essere utilizzate per descrivere le modifiche alle tariffe e ai pagamenti una tantum man mano che un progetto avanza. Ad esempio, le tabelle dei costi possono essere utilizzate per descrivere il graduale aumento degli stipendi dei dipendenti man mano che un progetto viene completato. In totale, puoi descrivere fino a 25 modifiche alle tariffe e pagamenti una tantum per l'utilizzo della risorsa, indicando l'ora della modifica. MS Project applicherà le nuove tariffe una volta raggiunta la scadenza della modifica successiva.
È possibile utilizzare fino a cinque tabelle di tariffe per una risorsa. Il significato pratico di questa funzionalità è che in questo modo è possibile utilizzare diversi metodi di pagamento per diversi tipi di lavoro. Le tabelle delle tariffe sono associate alle assegnazioni.
Ad eccezione dei costi una tantum per l'utilizzo delle risorse che devono essere sostenuti all'inizio di un'attività, MS Project utilizza un accumulo uniforme di costi in proporzione al lavoro completato. Tuttavia, puoi anche utilizzare il pagamento all'inizio o alla fine di un'attività.

Tipi di costi per diversi tipi di risorse:

Manodopera: "Tariffa standard", "Tariffa per straordinari", "Costo di utilizzo"
Materiale: "Tariffa standard", "Costo di utilizzo"
Costoso: costi assegnati per eseguire attività di progetto specifiche

Per creare una tabella delle tariffe:

Vai alla visualizzazione Foglio risorse e alla pagina Risorse.
Seleziona la risorsa per la quale desideri creare una tabella dei costi.
Sulla barra degli strumenti, fare clic su " Dettagli della risorsa».
Nella finestra “Dettagli risorsa”, vai alla scheda “Costi”.

Seleziona una tabella utilizzando le schede A-E in modo da poter assegnare fino a cinque tipi di tariffe. La tabella A è la tabella predefinita. A meno che tu non specifichi specificamente quale tabella delle tariffe da utilizzare per una particolare attività, MS Project utilizzerà la tabella A.
5. Nei campi Tariffa standard, Tariffa straordinario e Costo di utilizzo, inserire i valori appropriati. Nel campo “Data di Efficacia” è necessario indicare la data in cui le modifiche entreranno in vigore.
6. Nel campo “Accadenza costi”, seleziona la modalità di pagamento:

Per pagare l'intero importo all'inizio del lavoro, indicare "All'inizio".
Per pagamenti graduali selezionare "Proporzionale".
Per pagare l'intero importo a fine lavoro indicare “Al termine”.

7. Fare clic sul pulsante OK».

Quando si assegna una risorsa materiale, esistono due modi per utilizzare i tassi di consumo e di costo.

Assegnare un numero fisso di unità di risorse materiali a un'attività. Per determinare il costo totale, Project moltiplicherà il costo unitario di una determinata risorsa per il numero di unità assegnate.
Assegnare all'attività un tasso variabile di consumo di risorse materiali. Project ricalcolerà la quantità e il costo della risorsa quando cambia la durata dell'attività.

Consideriamo uno scenario pratico. In un nuovo progetto di libro per bambini, siamo interessati a monitorare il consumo e il costo delle bozze. Assegneremo una risorsa materiale a un'attività e inseriremo il numero delle sue unità.

1. Fare clic sul pulsante diagramma di Gantt gruppi Visualizzazione sul pannello Compiti.

2. In una colonna Nome dell'attività Fare clic sul titolo dell'attività 38, Correzione di bozze finale. Stimiamo che avremo bisogno di 20 copie di bozze per questa correzione di bozze.

3. Fare clic sul pulsante Vai all'attività gruppi La modifica sulla scheda Compito.

4. Fare clic sul pulsante Assegnare risorse gruppi Appuntamenti sulla scheda Risorsa.

5. Si aprirà una finestra di dialogo Assegnazione delle risorse.

6. Nella finestra di dialogo Assegnazione delle risorse selezionare un campo Unità per risorsa Stampe di prova.

7. Immettere o selezionare un valore 20 e fare clic sul pulsante Assegnare.

Il programma assegnerà la risorsa materiale all'attività e calcolerà il costo dell'assegnazione per un importo di $ 300.

Poiché la risorsa Prova è una risorsa materiale, non può eseguire lavoro, pertanto l'assegnazione di una risorsa materiale non influisce sulla durata dell'attività

8. Fare clic sul pulsante Vicino per chiudere la finestra di dialogo Assegnazione delle risorse.

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Microsoft Office Project 2016

Microsoft Project 2016 è un sistema flessibile e ad alte prestazioni per una gestione efficiente di progetti e risorse che supporta le capacità di lavoro di squadra. Microsoft Project 2016 è dotato di ricchi strumenti grafici per ottimizzare la pianificazione dei progetti aziendali e gestire date e scadenze chiave. Microsoft Project 2016 unisce la comodità e la semplicità di applicazioni come Microsoft Excel 2016, aggiungendo la potenza della pianificazione dei progetti.

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Microsoft Office Project Professional 2016 è una soluzione Microsoft Office progettata per essere utilizzata insieme a Microsoft Office Project Server per la gestione dei progetti aziendali. Microsoft Office Project Professional offre la possibilità di controllare i piani di progetto, scambiare informazioni sul loro stato e fornire informazioni sul progetto in modo rapido ed efficiente. Gli strumenti di gestione dei progetti e del portfolio aziendali, ad esempio la creazione di report in tempo reale e l'analisi degli scenari, sono supportati quando Microsoft Office Project Professional viene utilizzato con Project Server. Questi strumenti consentono ai project manager e ai decisori aziendali di visualizzare informazioni su progetti e risorse all'interno di un reparto o di un'organizzazione.

Tipi di risorse in Microsoft Project e loro correlazione con la realtà

Dopo aver creato una pianificazione preliminare, è necessario passare alla pianificazione delle risorse per determinare:

Esecutori di compiti specifici;
Responsabile del raggiungimento dei risultati;
La durata dell'attività, tenendo conto della possibile disponibilità limitata delle risorse.
La necessità di materiali, attrezzature, denaro durante un particolare periodo di esecuzione del progetto;
Pianificare tenendo conto delle limitazioni delle risorse (mancanza di risorse).

Le risorse in Microsoft Project includono persone, macchine, macchinari, attrezzature, materiali e costi/ricavi.

Sebbene le risorse significhino molte cose in Microsoft Project, Microsoft Project supporta solo tre tipi di risorse:

1. Le risorse lavorative sono le risorse rinnovabili dell'azienda, che comprendono le persone, le macchine e le attrezzature necessarie per completare il progetto. Utilizzando il tipo "manodopera", è necessario modellare quelle risorse in base alle quali è necessario tenere conto del loro carico/sovraccarico, sufficienza o insufficienza, ad esempio il carico di lavoro di dieci lavoratori. Quindi, se hai solo dieci lavoratori disponibili, ma il tuo progetto necessita di quindici lavoratori, Microsoft Project ti mostrerà quando manca un certo numero di lavoratori.

Le risorse lavorative influenzano la durata dell’attività.

2. Le risorse materiali vengono utilizzate per modellare i materiali necessari per creare il risultato del progetto. Anche:

a. Gli appaltatori sono modellati attraverso questo tipo se non sei interessato al progetto quante persone di un particolare appaltatore eseguiranno questo o quel lavoro.

b. Le voci di costo vengono anche modellate utilizzando il tipo di materiale della risorsa se è necessario tenere conto della loro cancellazione per unità di tempo, ad esempio il noleggio di una gru costa 500 UAH. all'una.

c. Attraverso le risorse materiali, gli articoli vengono modellati se il pagamento viene effettuato in una valuta diversa da quella del progetto, ad esempio l'acquisto di un ascensore in dollari.

d. Attraverso il tipo di materiale, vengono modellati i ricavi o le entrate nel progetto, poiché per il tipo di materiale di una risorsa è possibile impostare il valore del suo costo uguale, ad esempio, a meno uno (-1).

e. Attraverso questo tipo di risorsa, è possibile modellare le risorse lavorative se non è necessario che la durata delle attività cambi e si desidera tenere registri giornalieri delle risorse (forse un punto controverso, ma non è un dogma o un assioma, perché, ad esempio, Microsoft Project può contare la quantità di risorse manodopera sull'attività, ma non consente di inserire l'importo richiesto per ogni giorno, ma il tipo di materiale lo consente).

f.I volumi fisici (m3, m2, tonnellate) di lavoro sono modellati attraverso questo tipo.

3. Le risorse costo sono necessarie per modellare i costi associati a una particolare attività, ma non dipendono né dalla durata dell'attività né dalle risorse lavorative ad essa assegnate, ad esempio, se è necessario modellare un impatto positivo su una particolare attività funzionario al fine di accelerare la sua adozione di soluzioni positive.

Metodologia di pianificazione delle risorse umane

Per “fare” un progetto sono necessarie persone, macchine e attrezzature. Le principali caratteristiche delle risorse lavorative in Microsoft Project sono:

Costo: quanto costerà il progetto per utilizzare una particolare risorsa di manodopera;
Disponibilità: quando una risorsa può eseguire un particolare lavoro e quante unità di una particolare risorsa sono necessarie per completare il lavoro.

Fonti di informazioni sulle risorse dell'azienda possono essere un dipendente del dipartimento delle risorse umane, il responsabile della costruzione e un esperto del dipartimento tecnico e di produzione della specializzazione pertinente. Quest'ultimo può servire come fonte di informazioni sul costo di un'ora di funzionamento delle risorse.

Un elenco dei meccanismi e il relativo costo orario sono forniti dal dipartimento responsabile dei meccanismi dell'azienda. Di norma, questo è il dipartimento del capo meccanico.

Le informazioni sulle risorse umane possono anche essere archiviate in:

Rubrica di Microsoft Outlook (scheda “Risorsa – Aggiungi risorse – Rubrica...”), Figura 1;

Figura 1. Creazione di una risorsa in Microsoft Project dalla rubrica di Outlook

2. Directory attiva (scheda “Risorsa – Aggiungi risorse – Active Directory”);

3. Pool di risorse (scheda “Risorsa – Pool di risorse – Utilizza risorse da...”).

Un pool di risorse è un file di Microsoft Project che contiene solo risorse.

4. Nel pool di risorse aziendali su Microsoft Project Server nella visualizzazione Centro risorse. Per utilizzare un pool di risorse aziendali, è necessario essere connessi a Project Server 2013 o Project Online.

Di conseguenza, se lavori con Project Server 2013 o Project Online, le risorse archiviate nei database del prodotto sono chiamate aziendali e quelle che esistono solo nel file di progetto sono chiamate locali.

Figura 2. Aggiunta di risorse dalla rubrica o da Active Directory

Per creare una risorsa in Microsoft Project, devi andare alla vista "Foglio risorse", inserire il suo nome nella colonna "Nome risorsa" e selezionare il tipo desiderato nella colonna "Tipo" (o Manodopera o Materiale , o Costi), Figura 3.

Se hai bisogno di aggiungere risorse dalla rubrica o da Active Directory, devi cliccare sul pulsante “Aggiungi risorse” e selezionare la voce desiderata.

Figura 3. Tipi di risorse

Ogni risorsa (di qualsiasi tipologia), tra l'altro, in un progetto può essere:

universale. Queste risorse, Figura 3, vengono utilizzate per determinare i requisiti del personale di progetto, come falegnami e sviluppatori. Quindi molto spesso, nei progetti a lungo termine, non si sa in anticipo quale persona specifica è necessaria per completare un compito specifico. Pertanto, il bisogno viene innanzitutto determinato attraverso le risorse universali, vale a dire Per completare l'attività "Scrittura del codice", prevista per tre mesi, non è necessaria l'amata Nyura Pakhomova, ma una programmatrice C# con più di 3 anni di esperienza.

Ad esempio per il nostro progetto avremo bisogno di un programmatore con conoscenza del linguaggio di programmazione C#. Ma spesso all'inizio di un progetto non si sa quale persona specifica svolgerà il lavoro. Pertanto, inizialmente viene pianificato un progetto in cui la risorsa generica “Programmatore C#” viene assegnata a un'attività e la sua conoscenza del linguaggio di programmazione C# viene determinata utilizzando campi aziendali personalizzati (solo in Microsoft Project Server o Project Online). Nella scheda delle risorse (in Microsoft Project Server o Project Online, nel "Centro risorse") deve essere presente nello staff un programmatore specifico "Stroustrup Björn", la cui competenza linguistica viene determinata anche utilizzando campi aziendali personalizzati (in Project Server o Project Online solo) Programmazione C#. Successivamente, quando si presenta la necessità di sostituire una risorsa universale con una risorsa aziendale che abbia le competenze richieste, ciò può essere fatto utilizzando la finestra di dialogo “Crea un gruppo” o “Sostituzione guidata risorsa” (queste icone si trovano sul pulsante “ Risorse" e sono attivi solo quando si connette Project Professional 2013 a Project Server 2013 o Project Online.

Dopo una pianificazione dettagliata del progetto, è consigliabile sostituire le risorse generiche con risorse specifiche.

È preferibile utilizzare risorse generiche quando si lavora con risorse aziendali di Project Server, poiché solo in questo caso è possibile sostituire risorse generiche con risorse specifiche in base alle caratteristiche selezionate.

La pianificazione attraverso risorse universali consentirà, soprattutto se la tua azienda dispone di un numero sufficiente di personale in grado di svolgere lo stesso lavoro (10 avvocati o 5 esperti di marketing), di evitare il fattore personale quando i project manager si sforzano di reclutare dipendenti che sono "convenienti" per loro , il che può naturalmente portare a sovraccaricare quelli “convenienti” e a sottocarico quelli “scomodi”.

2. Bilancio. Le risorse di budget (manodopera, materiali e costi) vengono utilizzate per modellare il budget totale assegnato al progetto, ad es. consentire al project manager di indicare quanti fondi ha a disposizione per confrontarli con il bisogno necessario per implementare il progetto.

Ad esempio, hai un budget per i materiali pari a 350 mila UAH. In base alla necessità di materiali nel progetto, Microsoft Project calcolerà che per implementare il progetto sarà necessario spendere 323,6 mila UAH in materiali. Confrontando la risorsa budget e l'importo totale, puoi vedere la differenza, Figura 4.

A livello di progetto, una risorsa budget può essere assegnata solo a un'attività progettuale di riepilogo.

Figura 4. Confronto del budget con i bisogni effettivi

Inoltre, ogni tipo di risorsa può avere due opzioni di prenotazione (assegnate o proposte):

Dedicato (opzione di prenotazione predefinita): opzione di prenotazione delle risorse. Il tipo di prenotazione dedicata significa che se una risorsa viene assegnata a un'attività, il suo carico, il tempo e le ore necessarie per completare il lavoro verranno presi in considerazione durante l'analisi della disponibilità e del carico complessivi della risorsa. Questo tipo di prenotazione viene utilizzato se si è assolutamente sicuri che una risorsa specifica svolgerà un determinato lavoro.

Se lavori con Project Server 2013 o Project Online, quando assegni una risorsa dedicata a un'attività e pubblichi il progetto (sezione 10.3), questa risorsa dedicata sarà in grado di segnalare l'attività tramite l'interfaccia web.

L'opzione proposta è un'opzione di prenotazione delle risorse, utilizzata nella fase di pianificazione del progetto, quando non sei ancora sicuro se questa risorsa eseguirà o meno il lavoro nel tuo progetto. L'assegnazione di una risorsa con l'opzione di prenotazione proposta non riduce la sua disponibilità per lavorare su altri progetti. La selezione di questo tipo di prenotazione non influisce sulla disponibilità e sul carico della risorsa. Non viene effettuato alcun livellamento delle risorse sulle risorse proposte.

Quando si lavora con Project Server 2013 o Project Online, quando si assegna una risorsa suggerita a un'attività e si pubblica il progetto, tale risorsa non sarà in grado di segnalare l'attività tramite l'interfaccia web.

Pertanto, nella Figura 5, nel grafico del carico della risorsa allocata, Vaus Klurman, il suo sovraccarico è evidenziato in rosso, e il sovraccarico della risorsa proposta, Gob Beldof, il sovraccarico è mostrato nel colore standard configurato per le risorse non sovraccaricate.

Figura 5. Risorse assegnate e offerte

Modifica delle proprietà della risorsa

Per modificare le proprietà di una risorsa (nome, costo, disponibilità), puoi:

Cliccarci sopra con il tasto sinistro del mouse, oppure;
Fare clic destro su di esso e selezionare "Informazioni" dal menu, oppure;
Nella scheda "Risorse", fare clic sul pulsante "Dettagli".

Nella scheda “Generale” è possibile impostare:

Nome della risorsa;
La sua email e il nome dell'account (solo per la forza lavoro);
Tipologia di prenotazione (assegnata o proposta);
Nome corto;
Gruppo, cioè a quale gruppo di risorse apparterrà questa o quella risorsa (personale tecnico, lavoratori, ecc.). I dati del gruppo vengono creati dall'utente;
Codice per il collegamento con sistemi diversi;
Tipologia (manodopera, materiale o costi);
Unità di misura dei materiali per risorse materiali;
Tipo di risorsa (universale o no, budget o no), Figura 6;
Calendario delle risorse (orario di lavoro, eccezioni, ferie), Figura 7;
Disponibilità delle risorse, Figura 8. Ad esempio, se sono presenti due gru, in caso di manutenzione programmata (PPR) di una di esse, nell'area “Disponibilità risorse” è necessario indicare l'intervallo in cui sarà disponibile una sola gru .

Figura 6. Dettagli della risorsa. "Scheda Generale

Figura 7. Impostazione delle ferie nel calendario delle risorse

Figura 8. Modellazione della disponibilità

La finestra “Informazioni” nella scheda “Costi” contiene informazioni relative al costo della risorsa, Figura 9.

Figura 9. Dettagli della risorsa. Scheda "Costi"

Se è necessario prevedere una modifica della tariffa standard nel tempo nel progetto, è necessario selezionare la data di validità della tariffa corrente e specificare una nuova tariffa che sarà valida a partire dalla nuova data di validità.

Ad esempio, se la tua tariffa standard “Architetto” aumenterà del 10% dal 1 maggio, dovrai inserire la data di entrata in vigore della nuova tariffa “01/05/11” e la percentuale di variazione tariffa “10%”. Se non inserisci una data di validità, ma solo una variazione percentuale, la data di validità della nuova tariffa sarà la data corrente. Inserendo “-10%” ridurrai la tariffa standard del 10%

Nel campo "Tariffa per gli straordinari", indichi l'importo in denaro che pagherai alle risorse per gli straordinari. È importante capire che se hai una giornata lavorativa di otto ore e la risorsa lavora 10 ore al giorno, il sistema non inserirà automaticamente due ore di straordinario come straordinario. Quando inserisci le informazioni effettive su un'attività, dovrai indicare in modo indipendente nel campo "Costi effettivi del lavoro straordinario" quanti straordinari hanno lavorato questa o quella risorsa.

Il campo “Costo di utilizzo” indica l'importo da pagare per attirare una risorsa, ad esempio, oltre a pagare il costo di un'ora di funzionamento di quella gru, è necessario pagare il costo della sua fornitura.

In genere, la tariffa standard è indicata come il costo per ora di lavoro. Puoi anche indicare il costo di una settimana o di un mese di lavoro nel campo “Tariffa standard”. Ma un mese, dal punto di vista di Microsoft Project, è solitamente di 20 giorni lavorativi, e se hai 22 giorni lavorativi in un mese, allora per una risorsa la cui tariffa standard è indicata come "20.000 UAH/mese", il suo costo sarà essere ricalcolato automaticamente in base al numero di giorni lavorativi in un mese, Figura 10.

Figura 10. Ricalcolo del costo delle risorse quando si specifica una tariffa mensile standard

Puoi anche impostare cinque tariffe di costo diverse per ciascuna risorsa. Tabella delle tariffe di costo: un insieme di informazioni sulle tariffe e sulle tariffe per una risorsa, inclusa la tariffa standard, la tariffa per gli straordinari, eventuali costi di utilizzo e la data di entrata in vigore della tariffa retributiva. Ad esempio, un “Muratore” può ricevere una tariffa di 45 UAH/ora per lavori di muratura fino a tre metri di altezza dal suolo e una tariffa di 50 UAH/ora per lavori ad un'altezza superiore a tre metri.

Inoltre, Microsoft Project fornisce tre modi per calcolare i costi pianificati per una risorsa e assegnare i costi effettivi al progetto:

All'inizio (i costi maturano all'inizio dell'attività);
Alla fine (i costi maturano alla fine dell'attività);
Proporzionale (i costi sono distribuiti proporzionalmente durante l'attività), Figura 11.

Figura 11. Opzioni per cancellare/accumulare costi

Nella scheda “Note”, Figura 12, è possibile:

Inserisci le informazioni necessarie sulla risorsa;
Allega un oggetto/documento.

Eventuali motivi di modifica, ad esempio nell'importo degli stipendi, dovrebbero essere registrati nella scheda "Note". Anche se, a dire il vero, puoi iniziare a cercare questa o quell'informazione nelle note di centinaia di risorse

Invece di allegare documenti (OLE), è meglio fornire un collegamento a un particolare documento

Figura 12. Informazioni sulle risorse. Scheda Note

La scheda “Campi personalizzati” visualizza un elenco di campi personalizzati associati alla risorsa e, se connesso a Microsoft Project Server, campi aziendali.

Figura 13. Informazioni sulle risorse. Scheda "Campi personalizzati".

Oltre a tutti i campi precedenti nel foglio delle risorse, il campo più importante per le risorse lavoro è il campo Max. Unità", che indica:

Oppure il numero di lavoratori a libro paga, ad es. quanti sono i dipendenti (ad esempio, 10 muratori);
Oppure, se una persona è sola, può indicare quanto è disposta a lavorare su progetti. Quindi, se accanto a una persona viene indicato 0,5 o 50%, a seconda delle impostazioni, ciò significa che potrà dedicare metà del suo tempo alle attività del progetto, ad esempio 4 ore al giorno da un calendario di otto ore, Figura 14.

Figura 14. Massima disponibilità delle risorse

Metodologia per la pianificazione delle risorse materiali

La formazione di un elenco di risorse materiali (materiali) consentirà, assegnando materiali alle attività, di determinare la necessità di materiali distribuiti nel tempo e anche di scoprire il costo di ciascun materiale e il costo di tutti i materiali.

L'elenco delle risorse materiali viene generato nella visualizzazione "Foglio risorse". Per le risorse materiali, è selezionato il tipo “Materiale”.

La fonte di informazioni per compilare l'elenco dei materiali può essere l'ufficio preventivo, produzione e tecnico (un dipartimento che determina la necessità di materiali per un particolare progetto) o il dipartimento forniture (un dipartimento responsabile della fornitura di materiali e attrezzature a l'azienda). Il reparto acquisti deve inoltre fornire informazioni alla persona responsabile della gestione della pianificazione del progetto in Microsoft Project per aggiornare le informazioni sui materiali se i prezzi cambiano o diventano disponibili nuovi materiali.

Per assegnare rapidamente il tipo “Materiale” alle risorse materiali, è necessario assegnare il tipo “Materiale” al primo materiale nell'elenco, selezionare i tipi di manodopera dei materiali, fare clic con il tasto destro del mouse sul tipo del primo materiale e selezionare “Fill Down” nel menu, Figura 15.

Figura 15. Impostazione del tipo utilizzando la funzione “Fill Down”.

Le differenze tra le proprietà di una risorsa materiale e le proprietà di una risorsa lavoro sono:

Possibilità di specificare l'unità di misura dei materiali (migliaia di pezzi, MP, tonnellate, ecc.);
La colonna “Tariffa standard” indica il costo per unità di materiale, Figura 16.

Figura 16. Modifica delle proprietà di una risorsa di tipo “Materiali”.

La tariffa standard sia per le risorse materiali che per quelle di manodopera può essere indicata con un valore negativo. Questa funzione viene utilizzata per simulare il flusso di denaro nel progetto, accordi reciproci, multe, ecc.

Metodologia per la pianificazione delle risorse costose

In Microsoft Project, una risorsa costo è un costo indipendente (non dipendente dalla durata dell'attività/progetto) che deve essere associato a un'attività progettuale o a un progetto (ad esempio, il costo di un biglietto aereo).

Ma per fare il modello Per ridurre i costi che dipendono dalla durata delle attività o di un progetto, questo tipo di risorsa non è adatta.

Inoltre, una risorsa costosa non consente di modellare le variazioni dei costi nel tempo, la natura multivaluta del progetto o il flusso di denaro nel progetto (profitto). Per modellare tutto questo utilizzo risorse materiali.

Figura 17. Modifica delle proprietà di una risorsa di tipo “Costo”.

La differenza tra le proprietà di una risorsa costosa e altre è che non è possibile specificare la sua unità di misura o il costo di un'unità di risorsa, Figura 17.

PS La seconda parte dell'articolo è dedicata al come.

Active Directory ("Active Directory", AD) servizi di directory delle versioni server di Windows, dove sono memorizzati, ad esempio, tutti gli utenti di un'azienda

L'articolo illustra la metodologia per la pianificazione delle risorse in Microsoft Project.

Tipi di risorse in Microsoft Project e loro relazione con la realtà

Dopo aver creato una pianificazione preliminare, è necessario passare alla pianificazione delle risorse per determinare:

Esecutori di compiti specifici;
Responsabile del raggiungimento dei risultati;
La durata dell'attività, tenendo conto della possibile disponibilità limitata delle risorse.
La necessità di materiali, attrezzature, denaro durante un particolare periodo di esecuzione del progetto;
Pianificare tenendo conto delle limitazioni delle risorse (mancanza di risorse).

Le risorse in Microsoft Project includono persone, macchine, meccanismi, attrezzature, materiali, costi/redditi e sono supportati tre tipi di risorse:

1. Risorse lavorative sono le risorse rinnovabili dell'azienda, che comprendono le persone, le macchine e le attrezzature necessarie per completare il progetto. Utilizzando il tipo "manodopera", è necessario modellare quelle risorse in base alle quali è necessario tenere conto del loro carico/sovraccarico, sufficienza o insufficienza, ad esempio il carico di lavoro di dieci lavoratori. Quindi, se hai solo dieci lavoratori disponibili, ma il tuo progetto necessita di quindici lavoratori, Microsoft Project ti mostrerà quando manca un certo numero di lavoratori.

Le risorse lavorative influenzano la durata dell’attività.

2. Risorse materiali vengono utilizzati per modellare i materiali necessari per creare il risultato di un progetto. Anche:

UN. Questo tipo viene utilizzato per modellare gli appaltatori se non sei interessato al progetto quante persone di un particolare appaltatore eseguiranno questo o quel lavoro.

B. Utilizzando il tipo di risorsa materiale, vengono modellate anche le voci di costo se è necessario tenere conto del loro ammortamento per unità di tempo, ad esempio il noleggio di una gru costa 500 UAH. all'una.

C. Attraverso le risorse materiali, gli articoli vengono modellati se il pagamento viene effettuato in una valuta diversa da quella del progetto, ad esempio l'acquisto di un ascensore in dollari.

D. Attraverso il tipo di materiale, vengono modellate le entrate o le entrate nel progetto, poiché per il tipo di materiale di una risorsa è possibile impostare il valore del suo valore uguale, ad esempio, meno uno (-1).

e. Attraverso questo tipo di risorse, è possibile modellare le risorse lavorative se non è necessario che la durata delle attività cambi e si desidera tenere registri giornalieri delle risorse (forse un punto controverso, ma non è un dogma o un assioma, perché, ad esempio, Microsoft Project può contare il numero di risorse manodopera su un'attività, ma non consente di inserire l'importo richiesto per ogni giorno, ma il tipo di materiale lo consente).

F. Attraverso questa tipologia vengono modellati i volumi fisici (m3, m2, tonnellate) di lavoro.

3. Risorse costose.

Metodologia di pianificazione delle risorse umane

Per “fare” un progetto sono necessarie persone, macchine e attrezzature. Le principali caratteristiche delle risorse lavorative in Microsoft Project sono:

Costo: quanto costerà il progetto per utilizzare una particolare risorsa di manodopera;
Disponibilità: quando una risorsa può eseguire un particolare lavoro e quante unità di una particolare risorsa sono necessarie per completare il lavoro.

Un elenco dei meccanismi e il relativo costo orario sono forniti dal dipartimento responsabile dei meccanismi dell'azienda. Di norma, questo è il dipartimento del capo meccanico.

Le informazioni sulle risorse umane possono anche essere archiviate in:

1. Rubrica di Microsoft Outlook (scheda "Risorsa – Aggiungi risorse – Rubrica..."), Immagine 1;

Figura 1. Creazione di una risorsa in Microsoft Project dalla rubrica di Outlook

2. Active Directory (scheda “Risorsa – Aggiungi risorse – Active Directory”);

3. Pool di risorse (scheda “Risorsa – Pool di risorse – Utilizza risorse da...”).

Un pool di risorse è un file di Microsoft Project che contiene solo risorse.

Figura 2. Aggiunta di risorse dalla rubrica o da Active Directory

Se hai bisogno di aggiungere risorse dalla rubrica o da Active Directory, devi cliccare sul pulsante “Aggiungi risorse” e selezionare la voce desiderata.

Figura 3. Tipi di risorse

Ogni risorsa (di qualsiasi tipologia), tra l'altro, in un progetto può essere:

1. Universale. Queste risorse, Figura 3, vengono utilizzate per determinare i requisiti del personale di progetto, come falegnami e sviluppatori. Quindi molto spesso, nei progetti a lungo termine, non si sa in anticipo quale persona specifica è necessaria per completare un compito specifico. Pertanto, il bisogno viene innanzitutto determinato attraverso le risorse universali, vale a dire Per completare l'attività "Scrittura del codice", prevista per tre mesi, non è necessaria l'amata Nyura Pakhomova, ma una programmatrice C# con più di 3 anni di esperienza.

Ad esempio per il nostro progetto avremo bisogno di un programmatore con conoscenza del linguaggio di programmazione C#. Ma spesso all'inizio di un progetto non si sa quale persona specifica svolgerà il lavoro. Pertanto, inizialmente viene pianificato un progetto in cui la risorsa generica “Programmatore C#” viene assegnata a un'attività e la sua conoscenza del linguaggio di programmazione C# viene determinata utilizzando campi aziendali personalizzati (solo in Microsoft Project Server o Project Online). Nella scheda delle risorse (in Microsoft Project Server o Project Online, nel "Centro risorse") deve essere presente nello staff un programmatore specifico "Stroustrup Björn", la cui competenza linguistica viene determinata anche utilizzando campi aziendali personalizzati (in Project Server o Project Online solo) Programmazione C#. Successivamente, quando si presenta la necessità di sostituire una risorsa universale con una risorsa aziendale che abbia le competenze richieste, ciò può essere fatto utilizzando la finestra di dialogo “Crea un gruppo” o “Sostituzione guidata risorsa” (queste icone si trovano sul pulsante “ "Risorse" e sono attivi solo quando si connette Project Professional 2013 a Project Server 2013 o Project Online).

Dopo una pianificazione dettagliata del progetto, è consigliabile sostituire le risorse generiche con risorse specifiche.

2. Bilancio. Le risorse di budget (manodopera, materiali e costi) vengono utilizzate per modellare il budget totale assegnato al progetto, ad es. consentire al project manager di indicare quanti fondi ha a disposizione da confrontare con il bisogno necessario per completare il progetto.

A livello di progetto, una risorsa budget può essere assegnata solo a un'attività progettuale di riepilogo.

Figura 4. Confronto del budget con i bisogni effettivi

Inoltre, ogni tipo di risorsa può avere due opzioni di prenotazione (assegnate o proposte):

Dedicato(opzione di prenotazione predefinita) – opzione di prenotazione delle risorse. Il tipo di prenotazione dedicata significa che quando una risorsa viene assegnata a un'attività, il suo carico, il tempo e le ore necessarie per completare il lavoro verranno presi in considerazione durante l'analisi della disponibilità e del carico complessivi della risorsa. Questo tipo di prenotazione viene utilizzato se si è assolutamente sicuri che una risorsa specifica svolgerà un determinato lavoro.

Proposto– opzione di prenotazione delle risorse, utilizzata nella fase di pianificazione del progetto, quando non sei ancora sicuro se questa risorsa eseguirà o meno il lavoro nel tuo progetto. L'assegnazione di una risorsa con l'opzione di prenotazione proposta non riduce la sua disponibilità per lavorare su altri progetti. La selezione di questo tipo di prenotazione non influisce sulla disponibilità e sul carico della risorsa. Non viene effettuato alcun livellamento delle risorse sulle risorse proposte.

COSÌ, Figura 5,Nel grafico di carico della risorsa allocata, Vaus Clurman, il suo sovraccarico è evidenziato in rosso, e il sovraccarico della risorsa proposta, Gob Beldof, è mostrato nel colore standard configurato per le risorse non sovraccaricate.

Figura 5. Risorse assegnate e offerte

Modifica delle proprietà della risorsa

Per modificare le proprietà di una risorsa (nome, costo, disponibilità), puoi:

Cliccarci sopra con il tasto sinistro del mouse, oppure;
Fare clic destro su di esso e selezionare "Informazioni" dal menu, oppure;
Nella scheda "Risorse", fare clic sul pulsante "Dettagli".

Nella scheda “Generale” è possibile impostare:

Nome della risorsa;
La sua email e il nome dell'account (solo per la forza lavoro);
Tipologia di prenotazione (assegnata o proposta);
Nome corto;
Gruppo, cioè a quale gruppo di risorse apparterrà questa o quella risorsa (personale tecnico, lavoratori, ecc.). I dati del gruppo vengono creati dall'utente;
Codice per il collegamento con sistemi diversi;
Tipologia (manodopera, materiale o costi);
Unità di misura dei materiali per risorse materiali;
Tipo di risorsa (universale o no, budget o no), Figura 6;
Calendario delle risorse (orario di lavoro, eccezioni, ferie), Figura 7;
Disponibilità della risorsa, Figura 8. Ad esempio, se sono presenti due gru, in caso di manutenzione preventiva programmata (PPR) di una di esse, nell'area “Disponibilità risorse” è necessario indicare l'intervallo in cui sarà disponibile una sola gru.

Figura 6. Dettagli della risorsa. "Scheda Generale

Figura 7. Impostazione delle ferie nel calendario delle risorse

Figura 8. Modellazione della disponibilità

La finestra “Informazioni” nella scheda “Costi” contiene informazioni relative al costo della risorsa, Figura 9.

Figura 9. Dettagli della risorsa. Scheda "Costi"

In genere, la tariffa standard è indicata come il costo per ora di lavoro. Puoi anche indicare il costo di una settimana o di un mese di lavoro nel campo “Tariffa standard”. Ma un mese, dal punto di vista di Microsoft Project, è solitamente di 20 giorni lavorativi, e se hai 22 giorni lavorativi in un mese, allora per una risorsa la cui tariffa standard è indicata come "20.000 UAH/mese", il suo costo sarà essere ricalcolato automaticamente sul numero di giorni lavorativi in un mese, Figura 10.

Figura 10. Ricalcolo del costo delle risorse quando si specifica una tariffa mensile standard

Inoltre, Microsoft Project fornisce tre modi per calcolare i costi pianificati per una risorsa e assegnare i costi effettivi al progetto:

All'inizio (i costi maturano all'inizio dell'attività);
Alla fine (i costi maturano alla fine dell'attività);
Proporzionale (i costi vengono distribuiti proporzionalmente man mano che l'attività viene completata), Figura 11.

Figura 11. Opzioni per cancellare/accumulare costi

Nella scheda "Note", Figura 12, Potere:

Inserisci le informazioni necessarie sulla risorsa;
Allega un oggetto/documento.

Invece di allegare documenti (OLEG), è meglio indicare un collegamento ad un particolare documento.

Figura 12. Informazioni sulle risorse. Scheda Note

La scheda “Campi personalizzati” visualizza un elenco di campi personalizzati associati alla risorsa e, se connesso a Microsoft Project Server, campi aziendali.

Figura 13. Informazioni sulle risorse. Scheda "Campi personalizzati".

Oltre a tutti i campi precedenti nel foglio delle risorse, il campo più importante per le risorse lavoro è il campo Max. Unità", che indica:

Oppure il numero di lavoratori a libro paga, ad es. quanti sono i dipendenti (ad esempio, 10 muratori);
Oppure, se una persona è sola, può indicare quanto è disposta a lavorare su progetti. Quindi, se accanto a una persona viene indicato 0,5 o 50%, a seconda delle impostazioni, ciò significa che potrà dedicare metà del suo tempo alle attività del progetto, ad esempio 4 ore al giorno da un calendario di otto ore, Figura 14.

Figura 14. Massima disponibilità delle risorse

Metodologia per la pianificazione delle risorse materiali

L'elenco delle risorse materiali viene generato nella visualizzazione "Foglio risorse". Per le risorse materiali, è selezionato il tipo “Materiale”.

Figura 15. Impostazione del tipo utilizzando la funzione “Fill Down”.

Le differenze tra le proprietà di una risorsa materiale e le proprietà di una risorsa lavoro sono:

Possibilità di specificare l'unità di misura dei materiali (migliaia di pezzi, MP, tonnellate, ecc.);
La colonna “Tariffa standard” indica il costo per unità di materiale, Figura 16.

Figura 16. Modifica delle proprietà di una risorsa di tipo “Materiali”.

Metodologia per la pianificazione delle risorse costose

Ma per modellare i costi che dipendono dalla durata delle attività o di un progetto, questo tipo di risorsa non è adatta.

Figura 17. Modifica delle proprietà di una risorsa di tipo “Costo”.

La differenza tra le proprietà di una risorsa costosa e le altre è che non è possibile specificare la sua unità di misura o il costo di un'unità di risorsa, Figura 17.

Assegnare le persone a lavorare sulle attività.

Lavorare con un elenco di risorse in MS Project

Descrizione dettagliata delle risorse in MS Project

Assegnazione dei costi a una risorsa in MS Project

Tipi di risorse in Microsoft Project e loro correlazione con la realtà

Metodologia di pianificazione delle risorse umane

Modifica delle proprietà della risorsa

Metodologia per la pianificazione delle risorse materiali

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