Come legalizzare le e-mail. Il concetto di "copia cieca", imparare a non fare cose stupide

Che cos'è la posta elettronica? Nel moderno mondo degli affari, questi sono:

• La tua faccia. È con l'aiuto della posta elettronica che puoi creare un'immagine positiva agli occhi della controparte o rovinare la prima impressione.
• Il tuo strumento di lavoro. Molte comunicazioni con il mondo esterno avvengono tramite e-mail. Pertanto, avendo una buona padronanza di questo strumento, puoi semplificarti notevolmente la vita.
• Una potente distrazione. Il mondo esterno sta cercando di prenderti, distrarti e portarti fuori strada tramite e-mail.

Da questo punto di vista, diamo un'occhiata al lavoro con la posta elettronica. Cominciamo semplice.

Disegno della lettera

Uso il client di posta Mozilla Thunderbird, quindi lo userò come esempio. Creiamo una nuova lettera e andiamo dall'alto verso il basso nell'elenco dei campi.

A cui. Copia. Copia nascosta

Qualcuno potrebbe non saperlo, ma "A" di Mozilla può essere cambiato in "Cc" o "Ccn".

• A cui: scriviamo il destinatario principale o più destinatari separati da punto e virgola.
• copia: scriviamo a qualcuno che dovrebbe leggere la lettera, ma da cui non ci aspettiamo una risposta.
• Copia nascosta: scriviamo a chi dovrebbe familiarizzare con la lettera, ma dovrebbe rimanere sconosciuto al resto dei destinatari della lettera. È particolarmente adatto per l'invio di massa di lettere commerciali, ad esempio notifiche.

Non proprio nell'invio di massa, specificare i destinatari tramite i campi "Cc" o "A". Più volte all'anno ricevo lettere in cui sono elencati 50–90 destinatari nel campo “Cc”. C'è una violazione della privacy. Non tutti i tuoi destinatari devono sapere con chi stai lavorando su un argomento simile. Va bene se queste sono persone che ti conosci. E se l'elenco include aziende concorrenti che non si conoscono l'una dell'altra? Per lo meno, devi essere pronto per spiegazioni inutili, al massimo, per la cessazione della cooperazione con uno di loro. Non fare così.

Oggetto della lettera

L'importanza della riga dell'oggetto è spesso scritta (a volte in modo sensato) nei blog aziendali da servizi di posta professionali. Ma più spesso stiamo parlando di lettere di vendita, in cui la riga dell'oggetto risolve il problema "l'e-mail dovrebbe essere aperta".

Stiamo discutendo di corrispondenza commerciale quotidiana. Qui il tema risolve il problema "la lettera e il suo autore dovrebbero essere facilmente individuati e poi ritrovati". Inoltre, la tua diligenza ti tornerà sotto forma di karma di numerose lettere di risposta, solo con prefissi Rif: o Fwd, tra le quali dovrai cercare la lettera desiderata sull'argomento.

Venti lettere è il volume di una corrispondenza di un giorno di un middle manager. Non sto affatto parlando di imprenditori e imprenditori, il loro numero di lettere a volte va fuori scala per 200 o più al giorno. Pertanto, ancora una volta: non inviare email con oggetto vuoto.

Quindi, come formulare correttamente la riga dell'oggetto?

Errore # 1 : solo il nome della società nell'oggetto. Ad esempio, "Cielo" e basta. Innanzitutto, di sicuro non sei una delle tue aziende che comunica con questa controparte. In secondo luogo, un argomento del genere non ha alcun significato, perché il nome della tua azienda può già essere visto dall'indirizzo. Terzo, indovina come sarà la tua casella di posta con questo approccio alla corrispondenza? Qualcosa come questo.

È conveniente cercare argomenti come questo?

Errore #2 : un titolo appariscente e di vendita. È fantastico se sai come scrivere titoli come questo. Ma è appropriato utilizzare queste abilità nella corrispondenza commerciale? Ricorda lo scopo dell'oggetto di una lettera commerciale: non vendere, ma fornire identificazione e ricerca.

Testo della lettera

Ci sono molte guide alla scrittura per diverse occasioni. Ad esempio, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e altri maestri della parola hanno molte cose utili. Ti consiglio di leggere i loro articoli almeno per migliorare l'alfabetizzazione generale e migliorare lo stile generale di scrittura.

Nel processo di scrittura di una lettera, dobbiamo costantemente prendere diverse decisioni.

Una questione di cortesia ... All'inizio della lettera, puoi sfumare in cortesie o anche tenerezza nello spirito di "Mia cara Rodya, da più di due mesi, non ti parlo per iscritto, di cui io stesso soffrivo e nemmeno dormire un'altra notte, pensando." È molto gentile e molto costoso, sia in termini di tempo per comporre tale introduzione, sia in termini di tempo dell'interlocutore per leggerla. Questa è una corrispondenza d'affari, ricordi? Non un saggio di genere epistolare per il concorso e non una lettera alla madre di Raskolnikov, ma corrispondenza d'affari.

Rispettiamo il nostro tempo e quello del destinatario!

Ha senso presentarsi e ricordare le circostanze della conoscenza solo nella prima lettera inviata dopo un fugace incontro in mostra. Se questa è una continuazione della collaborazione o della corrispondenza in corso, nella prima lettera del giorno scriviamo: "Ciao, Ivan", nella seconda e nelle successive: "Ivan, ...".

Appello ... Mi sono sempre preoccupato di chi contattare in una lettera se ci sono più destinatari. Di recente ho scritto una lettera a tre ragazze di nome Anna. Senza alcun dubbio, ho scritto "Ciao, Anna" e non ho fatto il bagno. Ma non è sempre così.

Cosa succede se ci sono tre o anche sette destinatari e non condividono lo stesso nome? Puoi elencarli per nome: "Buon pomeriggio, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich". Ma è lungo e richiede tempo. Puoi scrivere: "Ciao, colleghi!"

Per quanto mi riguarda, uso la regola per fare riferimento per nome a colui che si trova nel campo "A". E a coloro che sono nella copia, non si applicano affatto. Questa regola allo stesso tempo ti consente di determinare più accuratamente (uno!) Il destinatario della lettera e lo scopo di questa lettera.

Citazione ... Spesso la corrispondenza è una catena di lettere con domande e risposte, in una parola un dialogo. È buona norma non cancellare la cronologia della corrispondenza e scrivere la risposta in cima al testo citato, in modo che, tornando a questa corrispondenza una settimana dopo, si possa leggere facilmente il dialogo dall'alto verso il basso in date decrescenti.

Per qualche ragione, l'impostazione predefinita in Mozilla è "Posiziona il cursore dopo il testo tra virgolette". Consiglio di cambiarlo nel menu "Strumenti" → "Impostazioni account" → "Composizione e indirizzamento". Dovrebbe essere così.

Scopo della lettera ... Le lettere commerciali sono di due tipi:

• quando informiamo semplicemente l'interlocutore (ad esempio, una relazione sul lavoro svolto per un mese);
• e quando vogliamo qualcosa dall'interlocutore. Ad esempio, in modo che approvi la fattura allegata per il pagamento.

Di norma, ci sono molte più lettere incoraggianti di quelle di segnalazione. Se vogliamo ottenere qualcosa dall'interlocutore, è molto importante dirlo in una lettera in chiaro. La call to action dovrebbe essere accompagnata da una call to action nominativa e seguita dall'ultima frase della lettera.

Non proprio : "Porfiry Petrovich, so chi ha fatto a pezzi la vecchia donna."

Destra : "Porfiry Petrovich, sono stato io a hackerare la vecchia, per favore prendi provvedimenti per arrestarmi, sono stanco di soffrire!"

Perché il corrispondente dovrebbe pensare per te cosa fare con questa lettera? Dopotutto, può prendere la decisione sbagliata.

Firma nel testo ... Lei deve essere. Inoltre, tutti i client di posta elettronica consentono di impostare la sostituzione automatica di una firma, ad esempio il classico "Saluti,...". In Mozilla, questo viene fatto in Strumenti → Opzioni account.

Scrivere o non scrivere i contatti nella firma è affare personale di tutti. Ma se sei in qualche modo connesso con le vendite, assicurati di scrivere. Anche se la transazione non avviene in base agli esiti della comunicazione, in futuro sarai facilmente reperibile dai contatti dalla firma.

Infine, una caratteristica in più del corpo della lettera per quegli interlocutori che non amano (non possono, non vogliono, non hanno tempo) rispondere alle vostre lettere. Specificare l'impostazione predefinita nel testo della lettera. Ad esempio, "Porfiry Petrovich, se non vieni ad arrestarmi prima delle 12:00 di venerdì, allora mi considero amnistiato". Naturalmente, la scadenza deve essere reale (non dovresti inviare il testo dell'esempio venerdì alle 11:50). Il destinatario deve essere fisicamente in grado di leggere e decidere sulla tua lettera. Questo "silenzio" ti solleva dalla responsabilità della mancata risposta dell'interlocutore. Come sempre, l'uso di questa funzione deve essere affrontato con saggezza. Se una persona risponde alle tue lettere in tempo e regolarmente, un tale ultimatum può, se non offenderlo, metterlo a dura prova o portare alla decisione di non rispondere alla lettera in questo momento, ma farti aspettare venerdì.

Allegati

Le lettere vengono spesso con allegati: curriculum, offerte commerciali, preventivi, pianificazioni, scansioni di documenti: uno strumento molto conveniente e allo stesso tempo fonte di errori comuni.

Errore : enormi dimensioni dell'attacco. Spesso vengono ricevute e-mail con allegati fino a 20 MB. Di norma si tratta di scansioni di alcuni documenti in formato TIFF, con una risoluzione di 600dpi. Il programma di posta del corrispondente quasi sicuramente si bloccherà per diversi minuti nei vani tentativi di scaricare un'anteprima di questo allegato. E Dio proibisca al destinatario di provare a leggere questa lettera su uno smartphone...

Personalmente, cancello subito tali lettere. Non vuoi che la tua lettera finisca nella spazzatura prima di essere letta? Controllare le dimensioni dell'allegato. Si consiglia di non superare i 3 MB.

E se supera?

• Prova a riconfigurare lo scanner con un formato e una risoluzione diversi. Ad esempio, in PDF e 300dpi si ottengono scansioni abbastanza leggibili.
• Pensa a programmi come WinRar o 7zip. Alcuni file sono perfettamente compressi.
• Cosa succede se l'allegato è enorme e non è possibile comprimerlo? Ad esempio, un database di contabilità quasi vuoto pesa 900 MB. L'archiviazione cloud delle informazioni verrà in soccorso: Dropbox, Google Drive e simili. Alcuni servizi, come Mail.ru, convertono automaticamente enormi allegati in collegamenti al cloud storage. Ma preferisco gestire da solo le mie informazioni archiviate nel cloud, quindi non accolgo con favore l'automazione da Mail.ru.

E un'altra raccomandazione non del tutto ovvia sugli investimenti: la loro nome ... Deve essere comprensibile e accettabile per il destinatario. Una volta in azienda stavamo preparando un'offerta commerciale indirizzata a ... lascia che sia Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Ho ricevuto una lettera dal manager con una proposta di progetto per l'approvazione e l'allegato includeva un file chiamato "DlyaFedi.docx". Con il manager che mi ha inviato questo, è avvenuto un dialogo simile a questo:

Caro manager, sei personalmente pronto ad avvicinare questa persona rispettata e nominarlo in faccia a Fedya?

In qualche modo no, persona rispettata, tutti lo chiamano per nome e patronimico.

Perché ha chiamato l'allegato "ForFedi"? Se lo mando adesso, pensi che comprerà asce da noi per questo CP?

stavo per rinominare più tardi...

Perché preparare una bomba a orologeria - il rifiuto di un potenziale cliente - o farti il ​​lavoro extra di rinominare un file? Perché non nominare immediatamente l'allegato correttamente: "Per Fedor Mikhailovich.docx" o ancora meglio - "KP_Nebo_Topory.docx".

Quindi, abbiamo più o meno risolto con l'e-mail come "faccia". Passiamo a considerare la posta elettronica come uno strumento per un lavoro efficace e parliamo della sua distrazione.

Lavorare con le lettere

La posta elettronica è una potente distrazione. Come per qualsiasi distrazione, la posta deve essere gestita inasprendo le regole e introducendo un programma di lavoro.

Per lo meno, devi disattivare TUTTE le notifiche sull'arrivo della posta. Se il client di posta è configurato per impostazione predefinita, verrai avvisato con un segnale acustico e l'icona accanto all'orologio lampeggerà e verrà mostrata un'anteprima della lettera. In una parola, faranno di tutto per prima strapparti dal lavoro meticoloso e poi farti precipitare nell'abisso di lettere non lette e lettere invisibili - meno un'ora o due dalla vita.

La potente forza di volontà di qualcuno consente loro di non essere distratti dalle notifiche e per la gente comune è meglio non tentare il destino e spegnerli. In Mozilla Thunderbird, ciò avviene tramite il menu "Strumenti" → "Opzioni" → "Generale" → "Quando vengono visualizzati nuovi messaggi".

Se non ci sono notifiche, come capire che è arrivata una lettera?

Molto semplice. Tu stesso, consapevolmente, prendi da parte del tempo per analizzare la posta, apri il client di posta e vedi tutti i messaggi non letti. Questo può essere fatto due volte al giorno, ad esempio, all'ora di pranzo e la sera, o durante i tempi di fermo forzato, ad esempio, negli ingorghi.

Spesso chiesto, per quanto riguarda i tempi di reazione e le e-mail urgenti? La risposta è: non hai lettere urgenti nella posta. A meno che non lavori nel reparto di assistenza clienti (tale reparto ha le sue regole per lavorare con la posta).

Se ci sono lettere urgenti, il mittente ti avviserà tramite altri canali: telefono, SMS, Skype. Quindi entrerai deliberatamente nel client di posta ed elaborerai la posta urgente. Tutti i guru della gestione del tempo (ad esempio, Gleb Arkhangelsky con il suo "Time Drive") dichiarano lo standard per rispondere alle e-mail fino a 24 ore. Questa è una normale regola di buona forma: non aspettarti risposte istantanee dall'interlocutore via e-mail. Se c'è una lettera urgente, comunicala tramite canali di comunicazione più veloci.

Quindi, abbiamo disattivato le notifiche e ora attiviamo il client di posta secondo il nostro programma.

Cosa dovremmo fare quando siamo andati alla posta e abbiamo iniziato l'attività chiamata "analisi della posta elettronica"? Dov'è l'inizio e la fine di questo lavoro?

Ho sentito molto parlare del sistema zero inbox, ma, sfortunatamente, non ho incontrato una sola persona che lo utilizza. Ho dovuto reinventare la mia ruota. Ci sono articoli su questo argomento su Lifehacker. Ad esempio, " ". Di seguito parlerò del sistema zero inbox nella mia interpretazione. Sarei grato se i guru di GTD controllassero i commenti, aggiungessero o migliorassero il sistema descritto.

È importante comprendere e accettare che la posta elettronica non è un'utilità di pianificazione o un archivio per le tue attività. Pertanto, la cartella "Posta in arrivo" dovrebbe essere sempre vuota. Se hai ripreso l'analisi della tua casella di posta, non fermarti e non farti distrarre da nulla finché non svuoti questa cartella.

Cosa fare con le email nella tua casella di posta? È necessario esaminare ciascuna lettera in sequenza ed eliminarla. Sì, basta selezionare e premere Elimina sulla tastiera. Se non riesci a cancellare la lettera, dovrai decidere cosa farne.

1. Puoi rispondere in tre minuti? Devo rispondere? Sì, è necessario e la risposta non richiederà più di tre minuti, quindi rispondi immediatamente.
2. Devi rispondere, ma la preparazione della risposta richiederà più di tre minuti. Se utilizzi un pianificatore di attività che ti consente di trasformare un'e-mail in un'attività, trasforma la tua e-mail in un'attività e dimenticatene per un po'. Ad esempio, uso il servizio Doit.im assolutamente meraviglioso. Ti consente di generare un indirizzo email personale: gli inoltri una lettera e si trasforma in un'attività. Ma se non hai un'utilità di pianificazione, sposta la lettera nella sottocartella "0_Run".
3. Dopo una rapida risposta a una lettera, trasformandola in un'attività o una semplice familiarizzazione, devi decidere cosa fare con questo messaggio: eliminarlo o inviarlo a una delle cartelle per l'archiviazione a lungo termine.

Ecco le cartelle per l'archiviazione a lungo termine che ho.

• 0_Esegui. Non ho una cartella del genere, ma se non hai un pianificatore, ripeto, puoi mettere qui le lettere che richiedono uno studio dettagliato. Anche questa cartella deve essere pulita regolarmente, ma con un approccio ponderato in un momento appositamente designato.
• 1_Rif. Qui è dove inserisco le lettere con le informazioni di base: lettere di benvenuto con accessi da vari servizi web, biglietti per i prossimi voli e così via.
• 2_Progetti. L'archivio della corrispondenza sui partner e sui progetti con i quali esiste un rapporto in corso è archiviato qui. Naturalmente, c'è una cartella separata per ogni progetto o partner. Nella cartella di un partner, ho messo lettere non solo dei suoi dipendenti, ma anche lettere dei dipendenti di "Heaven" relative a questo partner. Molto comodo: se necessario, tutta la corrispondenza sul progetto è a portata di mano in un paio di clic.
• 3_Museo. Qui sto buttando quelle lettere che è un peccato cancellare, e i loro benefici non sono evidenti. Inoltre, le cartelle con progetti chiusi da "2_Projects" migrano qui. In una parola, i primi candidati alla cancellazione sono conservati nel "Museo".
• 4_Documenti. Ecco lettere con campioni elettronici di documenti che potrebbero essere utili in futuro per la contabilità, ad esempio estratti conto di riconciliazione clienti, biglietti per viaggi. La cartella per molti aspetti ha qualcosa in comune con le cartelle "2_Projects" e "1_Sprav", in essa sono memorizzate solo le informazioni contabili e le informazioni di gestione sono memorizzate nella cartella "2_Projects". In "4_Documents" - informazioni morte e in "2_Projects" - informazioni in tempo reale.
• 5_Conoscenza. Qui è dove aggiungo solo messaggi davvero utili a cui voglio tornare dopo un po' per trovare ispirazione o trovare soluzioni.

Esistono altre impostazioni del client di posta che sono importanti per il funzionamento di questo sistema. Innanzitutto, per impostazione predefinita, Thunderbird ha la casella di controllo Segna i messaggi come letti selezionata. Preferisco farlo deliberatamente, quindi la casella di controllo è sparita! Per fare ciò, vai al menu "Strumenti" → "Opzioni" → "Avanzate" → "Leggi e visualizza".

Secondo, usiamo filtri ... In precedenza, applicavo attivamente filtri che inoltravano automaticamente le lettere alle cartelle appropriate in base all'indirizzo del mittente. Ad esempio, le lettere di un avvocato sono state spostate nella cartella "Avvocato". Ho rifiutato questo approccio per diversi motivi. Primo: le lettere di un avvocato nel 99% dei casi si riferiscono a un progetto o un partner, il che significa che devono essere spostate nella cartella di questo partner o progetto. In secondo luogo, ho deciso di aggiungere consapevolezza. Tu stesso devi decidere dove deve essere archiviata una lettera specifica ed è più conveniente cercare i messaggi non elaborati in un solo posto: nella posta in arrivo. Ora uso i filtri solo per categorizzare le lettere regolari automatiche da vari sistemi in cartelle, ovvero lettere che non richiedono che io prenda decisioni. I filtri in Mozilla Thunderbird sono configurati nel menu Strumenti → Filtri messaggi.

Quindi, con il giusto approccio, l'e-mail dovrebbe impiegare dai 10 ai 60 minuti al giorno, a seconda del volume della corrispondenza.

Sì, e un'altra cosa. Hai già disattivato le notifiche sull'arrivo di nuove lettere? ;)

Oggi non è raro che i tribunali accettino le e-mail come prove scritte. Tuttavia, per questo deve avere forza legale. Nel frattempo, non sono ancora state sviluppate regole e metodi chiari e uniformi per determinare la legittimità della corrispondenza virtuale, il che porta a un gran numero di problemi.

Diamo un'occhiata a diversi modi per rendere le e-mail legalmente vincolanti.

Sono lontani i tempi in cui le lettere su carta erano l'unico mezzo di comunicazione. Lo sviluppo delle relazioni economiche tra i soggetti dell'attività economica è già impensabile senza l'uso delle tecnologie dell'informazione. Ciò è particolarmente vero quando gli appaltatori si trovano in città o addirittura paesi diversi.

La comunicazione tramite comunicazione elettronica aiuta a ridurre i costi dei materiali e consente inoltre di sviluppare rapidamente una posizione comune su questioni specifiche.

Tuttavia, tali progressi non dovrebbero essere visti solo dal lato positivo. Spesso sorgono varie controversie tra i soggetti delle relazioni economiche, per la loro risoluzione si rivolgono ai tribunali. Il giudice decide sulla base di una valutazione delle prove fornite dalle parti.

Allo stesso tempo, vengono analizzate la pertinenza, l'ammissibilità, l'affidabilità di ciascuna prova separatamente, nonché la sufficienza e l'interconnessione delle prove nella loro totalità. Questa regola è sancita sia dal Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa (clausola 2 dell'art. 71) sia dal Codice di procedura civile della Federazione Russa (clausola 3 dell'art. 67). Nel processo di determinazione dell'ammissibilità e dell'affidabilità delle prove fornite, il tribunale pone spesso domande la cui soluzione influisce in modo significativo sull'esito del caso.

L'uso della gestione elettronica dei documenti nelle relazioni delle entità commerciali è regolato dalle norme del codice civile della Federazione Russa. In particolare, al comma 2 dell'art. 434 recita: un accordo per iscritto può essere concluso attraverso lo scambio di documenti tramite comunicazione elettronica, che consente di stabilire in modo attendibile che il documento provenga da una delle parti dell'accordo.

Ai sensi del comma 1 dell'art. 71 del codice di procedura civile della Federazione Russa e la clausola 1 dell'art. 75 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, la prova scritta è la corrispondenza commerciale contenente informazioni sulle circostanze importanti per l'esame e la risoluzione del caso, redatta sotto forma di record digitale e ricevuta tramite comunicazione elettronica.

Per utilizzare documenti elettronici in procedimenti legali, devono essere soddisfatte due condizioni. In primo luogo, come già indicato, devono essere giuridicamente vincolanti. In secondo luogo, il documento deve essere leggibile, cioè deve contenere informazioni generalmente comprensibili e comprensibili.

Tale esigenza discende dalle regole generali del procedimento giudiziario, che presuppongono l'immediatezza della percezione da parte dei giudici delle informazioni provenienti dalle fonti di prova.

Spesso, il tribunale rifiuta di allegare al fascicolo la corrispondenza elettronica che non soddisfa le condizioni di cui sopra come prova e successivamente adotta una decisione che non soddisfa i requisiti legittimi dell'interessato.

Consideriamo i principali modi per legittimare le e-mail prima e dopo l'inizio del procedimento sul caso.

Lavorare con un notaio

Se il procedimento non è ancora iniziato, quindi per dare forza legale alla corrispondenza elettronica, è necessario coinvolgere un notaio. Al comma 1 dell'art. 102 dei Fondamenti di legislazione sul notariato (Fondamenti) prevede che, su richiesta degli interessati, il notaio fornisce le prove richieste in un organo giurisdizionale o amministrativo qualora vi siano motivi per ritenere che la presentazione delle prove diventi successivamente impossibile o difficoltosa. E al comma 1 dell'art. 103 Fondamenti prevede che, per fornire le prove, il notaio esamini le prove scritte e materiali.

Secondo il comma 2 dell'art. 102 dei Fondamentali, un notaio non fornisce prova in un caso che, nel momento in cui gli interessati gli fanno riferimento, è nel procedimento di un tribunale o di un organo amministrativo. In caso contrario, i tribunali riconoscono la corrispondenza elettronica autenticata come prova inammissibile (Risoluzione della Nona CAA del 03.11.2010 n. 09AP-656/2010-GK).

Vale la pena ricordare che, in base alla Parte 4 dell'art. 103 dei Fondamenti, l'istruttoria senza preavviso ad una delle parti e degli interessati è effettuata solo nei casi che non tollerano ritardi.

Nella procedura di esame delle prove viene redatto un protocollo che, oltre a una descrizione dettagliata dell'operato del notaio, deve contenere anche informazioni circa la data e il luogo dell'ispezione, il notaio che effettua l'ispezione, l'interessato persone che vi partecipano, ed elencare anche le circostanze scoperte durante l'ispezione. Le e-mail stesse vengono stampate e allegate al protocollo, che viene firmato dai soggetti che partecipano all'ispezione, da un notaio e sigillato con il suo sigillo. In virtù della Sentenza della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 23 aprile 2010 n. VAS-4481/10, il protocollo notarile dell'ispezione della casella di posta elettronica è riconosciuto come prova adeguata.

Attualmente, non tutti i notai forniscono servizi per la certificazione delle e-mail e il loro costo è piuttosto elevato. Ad esempio: uno dei notai della città di Mosca addebita 2mila rubli per una pagina della parte narrativa del protocollo.

Una persona interessata a ottenere prove si rivolge a un notaio con una dichiarazione corrispondente. Dovrebbe contenere un'indicazione di:

• prove da garantire;
• circostanze che sono confermate da queste prove;
• i motivi per i quali è richiesta la prova;
• l'assenza al momento di contattare un notaio di una causa nei procedimenti di un tribunale di giurisdizione generale, un tribunale arbitrale o un organo amministrativo.

Considerando il processo tecnico di trasmissione delle e-mail, le posizioni di rilevamento dell'e-mail possono essere il computer del destinatario, il server di posta mittente, il server di posta del destinatario, il computer della persona a cui è indirizzata l'e-mail.

I notai ispezionano il contenuto della casella di posta elettronica da remoto, cioè utilizzano l'accesso remoto al server di posta (può essere il server del provider che fornisce il servizio di comunicazione elettronica previsto dal contratto; il server di posta del registrar dei nomi a dominio o un server Internet di posta gratuito), oppure direttamente dal computer dell'interessato, sul quale è installato il programma di posta elettronica (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, ecc.).

Per un'ispezione remota, oltre a una domanda, il notaio potrebbe aver bisogno dell'autorizzazione del registrar del nome di dominio o del provider di servizi Internet. Tutto dipende da chi fornisce esattamente il supporto per il lavoro delle cassette postali o di un server di posta elettronica ai sensi del contratto.

Certificazione del fornitore

Risoluzioni della Nona CAA del 06.04.2009 n. 09AP-3703/2009-AK, del 27.04.2009 n. 09AP-5209/2009, FAS MO del 13.05.2010 n. KG-A41 / 4138-10, si stipula che i tribunali riconoscano anche l'ammissibilità della corrispondenza elettronica se certificata da un provider Internet o da un registrar di nomi di dominio responsabile della gestione del server di posta.

Il provider o registrar di nomi a dominio certifica la corrispondenza elettronica su richiesta dell'interessato solo se gestisce il server di posta e tale diritto è esplicitato nel contratto di servizio.

Tuttavia, il volume della corrispondenza elettronica può essere piuttosto elevato, il che a sua volta può complicare il processo di invio dei documenti su carta. A questo proposito, il tribunale a volte consente la fornitura di corrispondenza elettronica su supporti elettronici. Pertanto, il tribunale arbitrale della regione di Mosca, nell'emettere una sentenza del 01.08.2008 nel caso n. А41-2326/08, ha fatto riferimento all'ammissibilità della corrispondenza elettronica fornita al tribunale su quattro CD.

Ma quando si considera il caso nell'istanza di appello, la Decima AAC, con la sua risoluzione del 09.10.2008 nel caso n. А41-2326/08, ha riconosciuto il collegamento alla corrispondenza elettronica come irragionevole e ha annullato la decisione del tribunale di primo grado , indicando che l'interessato non ha presentato alcun documento previsto dall'accordo concluso tra le parti.

Pertanto, le e-mail relative all'oggetto della controversia devono essere presentate per iscritto al tribunale e tutti gli altri documenti possono essere presentati su supporti elettronici.

La prova dei fatti riportati nella corrispondenza virtuale aiuterà a confermare il contenuto delle lettere facendovi riferimento nella successiva corrispondenza cartacea. L'uso di altre prove scritte si riflette nella Risoluzione della Nona CAA del 20.12.2010 n. 09AP-27221/2010-GK. Intanto il giudice, esaminata la causa e valutate le prove fornite dalle parti, ha la facoltà di non ritenere ammissibile la corrispondenza cartacea con link a quella elettronica.

Ne tiene solo conto e prende una decisione basata su un'analisi completa di tutte le prove presentate.

Per l'aiuto di un esperto

Se il procedimento è già iniziato, quindi per dare forza legale alla corrispondenza elettronica, devi avvalerti del diritto di coinvolgere un esperto. Al comma 1 dell'art. 82 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, è regolato che al fine di chiarire le questioni che sorgono durante l'esame del caso che richiedono conoscenze speciali, il tribunale arbitrale nomina una perizia su richiesta della persona che partecipa alla procedura caso, o con il consenso delle persone che vi partecipano.

Se la nomina di una perizia è prevista dalla legge o da un accordo, o è richiesta per verificare una dichiarazione di falsità delle prove presentate, o se è necessaria una perizia aggiuntiva o ripetuta, il tribunale arbitrale può nominare una perizia sulla sua propria iniziativa. La nomina di un esame per la verifica delle prove presentate è prevista anche dall'art. 79 Codice di procedura civile della Federazione Russa.

Nella domanda di nomina di un esame forense, è necessario indicare l'organizzazione e i periti specifici che lo effettueranno, nonché la gamma di questioni per la soluzione delle quali l'interessato ha deciso di rivolgersi al tribunale per la nomina dell'esame. Inoltre, dovrebbero essere fornite informazioni sul costo, la tempistica di tale esame e l'intero importo dovrebbe essere versato sul deposito del tribunale per pagarlo. L'esperto coinvolto deve possedere i requisiti per lui stabiliti dall'art. 13 della legge federale "Sull'attività di esperti forensi statali nella Federazione russa".

L'aggiunta al fascicolo del caso come prova del parere dell'esperto sull'autenticità della corrispondenza elettronica è confermata dalla prassi giudiziaria (Decisione della Corte arbitrale di Mosca del 21.08.2009 nella causa n. A40-13210 / 09-110-153; Risoluzione del FAS MO del 20.01.2010 n. KG-A40 / 14271-09).

Sulla base di un contratto

Al comma 3 dell'art. 75 del Codice di procedura arbitrale della Federazione Russa, si segnala che i documenti ricevuti mediante comunicazione elettronica sono riconosciuti come prova scritta se esplicitati nell'accordo tra le parti. Di conseguenza, è necessario indicare che le parti riconoscono l'uguale forza giuridica della corrispondenza e dei documenti ricevuti mediante comunicazione fax, Internet e altri mezzi di comunicazione elettronica con gli originali. Allo stesso tempo, il contratto deve specificare l'indirizzo e-mail da cui verrà inviata la corrispondenza elettronica e le informazioni sulla persona autorizzata autorizzata a condurla.

Il contratto deve indicare che l'indirizzo di posta elettronica designato è utilizzato dalle parti non solo per la corrispondenza di lavoro, ma anche per il trasferimento dei risultati del lavoro, come confermato dalla posizione della FAS MO nella Delibera del 01.12.2009 N. KG-A40 / 12090-08. Il Decreto della Nona CAA del 24.12.2010 n. 09AP-31261/2010-GK ha sottolineato che il contratto dovrebbe prevedere la possibilità di utilizzare la posta elettronica per approvare il capitolato d'oneri e rivendicare la qualità dei servizi forniti e del lavoro svolto .

Inoltre, le parti possono prevedere nel contratto che le notifiche ed i messaggi inviati per posta elettronica siano da esse riconosciuti, ma debbano essere altresì confermati entro un certo termine a mezzo corriere o raccomandata (Delibera XIII CAA 25 aprile 2008 n. A56-42419/2007).

Riassumendo, possiamo dire che oggi esiste la pratica di utilizzare la corrispondenza elettronica dei tribunali come prova scritta. Tuttavia, dati i requisiti della legislazione processuale in termini di ammissibilità e affidabilità delle prove, la corrispondenza virtuale è presa in considerazione dal tribunale solo se ha valore legale.

A questo proposito, sorgono numerosi problemi, poiché non è stata ancora formata una metodologia unificata per determinare la legittimità della corrispondenza elettronica. Il diritto di una parte interessata di contattare un notaio per fornire prove è garantito, ma non esiste un atto normativo del Ministero della Giustizia della Federazione Russa che regoli la procedura per la prestazione di tali servizi da parte dei notai. Di conseguenza, non esiste un unico approccio per determinare il loro valore e la formazione di un meccanismo chiaro per l'attuazione di questo diritto.

Esistono diversi modi per rendere legale la corrispondenza elettronica al fine di fornirla come prova in tribunale: garantire la corrispondenza elettronica con un notaio, la certificazione di un provider Internet, collegandosi alle e-mail in ulteriore corrispondenza cartacea e anche conferma della loro autenticità mediante esame forense .

Un approccio competente alla fornitura tempestiva di corrispondenza elettronica come prova scritta consentirà alle entità aziendali di ripristinare completamente i propri diritti violati durante la risoluzione delle controversie.

Probabilmente l'avrai già notatoquando si ricevono lettere da alcuni autorinella sezione "to" c'è un elenco di decine di email di persone diverse. Inoltre, né tu né queste persone avete dato il loro consenso affinché queste email vengano "esposte". Naturalmente, uno dei destinatari cancellerà l'iscrizione a questa mailing list (siamo tutti stanchi del flusso di spam verso le nostre mail). Ma una cosa è certa: tutti i destinatari tratteranno l'autore della mailing list come una persona non professionale. Ed è improbabile che accettino di accettare la sua offerta.

Come assicurarsi di non inviare una lettera a ciascun destinatario separatamente e allo stesso tempo "non brillare per tutti davanti a tutti"?
Quasi tutti i servizi di posta ti consentono di farlo.

Consideriamo questa opportunità utilizzando l'esempio della posta più popolare per la posta aziendale gmail.com

In genere, per inviare una lettera, si utilizza la finestra "Scrivi". Cliccandoci sopra, vedrai una nuova finestra "Nuovo messaggio", nella quale incollerai tutto il necessario per creare e spedire la lettera stessa.

Di solito inseriamo le email dei nostri destinatari nella finestra "Destinatari".

Copia significa "copia esatta". Questo campo viene utilizzato quando si desidera inviare un'e-mail a qualcuno che non è il destinatario principale. In questo modo, puoi tenere informata la persona mentre le fai sapere che non è necessario che risponda all'e-mail. Ma tutti i destinatari di questa lettera vedono gli indirizzi (e persino i nomi) degli altri.

Ccn significa "esatta copia per conoscenza nascosta". Funziona come Cc, ma in questo campo tutti gli indirizzi dei destinatari sono nascosti.

Pertanto, l'utilizzo di questo campo è uno dei modi migliori per inviare un'e-mail a un numero elevato di persone e mantenerla riservata. Ciò significa che non rovini il tuo rapporto con loro. Usando questa funzione, puoi inserire fino a 30 email. E questo significa che con un clic di un pulsante puoi inviare questa lettera a 30 destinatari contemporaneamente, senza mostrare le loro e-mail.

Eppure, se necessario, puoi inserire un'immagine nel corpo della lettera ( 4 ) o allegare un file ( 5 ).

È questo post che offre il numero massimo di opportunità di modifica.

Allo stesso modo, puoi inviare una lettera a più destinatari contemporaneamente e per posta yandex.ru.

Solo ci sono meno possibilità per modificare il testo della lettera su questa mail. Pertanto, mostrerò solo l'ordine delle azioni necessarie per inviare e-mail.

Fare clic su "Scrivi" e quindi nella finestra "A" ( 1 ) incollare l'e-mail del primo destinatario, quindi selezionare la funzione "Copia" ( 2 ) o Ccn ( 3 ). A seconda che tu voglia che tutti i destinatari della tua lettera vedano tutte le email o mantengano il loro diritto alla riservatezza degli indirizzi, scegli una delle funzioni. Per aggiungere ogni e-mail successiva all'elenco, è necessario fare clic sul pulsante con l'immagine di un uomo con un segno più davanti ( 4 ). Quindi puoi selezionare i tuoi indirizzi permanenti dall'elenco a discesa o inserire le loro e-mail manualmente.

Le immagini possono essere scaricate da Yandex Disk e anche i file possono essere allegati, come al solito.

Fare clic sul pulsante "Scrivi", viene visualizzata una finestra in cui quando si fa clic con il mouse nella finestra "A" ( 1 ), viene visualizzato un elenco a discesa con l'elenco dei tuoi destinatari permanenti ( 2 ). Puoi scegliere da questa lista quello che vuoi. Oppure inserisci semplicemente l'email che desideri la destinazione manualmente.

Istruzioni

Se utilizzi un'applicazione installata sul tuo sistema operativo per inviare e-mail (ad esempio Microsoft Outlook o The Bat!), avviala e crea un messaggio che desideri inviare a più destinatari.

Elenca gli indirizzi email di tutti i destinatari nel campo "A". Digitali su una riga, separati da una virgola e uno spazio. È possibile utilizzare un punto e virgola (;) invece di una virgola. Se tutti gli indirizzi di cui hai bisogno sono nella rubrica del tuo client di posta, puoi utilizzarli invece di inserirli manualmente. A seconda del programma utilizzato, questa azione può essere organizzata in diversi modi: ad esempio, nell'applicazione The Bat, fare clic sull'icona a destra del campo "A", quindi nella finestra che si apre, trascinare tutte le indirizzi dal campo di sinistra a quello di destra. Un'altra opzione è selezionare le caselle di controllo delle righe richieste dell'elenco, quindi fare clic sul pulsante con la freccia destra.

Allo stesso modo, puoi utilizzare i campi Cc e Ccn. La cosa principale tra l'inserimento dell'elenco dei destinatari nei campi "A" e "Cc" è l'ordinamento e la facilità di trovare i messaggi che sono già stati inviati. Se in seguito hai bisogno di trovare il testo di questo messaggio, è più facile cercarlo dal destinatario principale dal campo "A" e non dall'intero elenco, che è meglio posizionato nel campo "Cc". La riga Ccn differisce dalla riga Cc in quanto l'elenco in essa inserito non sarà visibile ad alcun destinatario.

Premi il pulsante per inviare un messaggio preparato con un elenco di destinatari compilato e l'applicazione inizierà a inviare il messaggio.

Se utilizzi un servizio di posta ospitato su un server Internet (ad esempio, Gmail.com o Mail.ru), la compilazione dei campi descritti nel secondo e terzo passaggio deve essere eseguita nel browser e i loro nomi e scopo, come una regola, coincidano con quelli utilizzati nel client di posta. Se il tuo servizio di posta è gratuito, molto probabilmente ha un limite al numero di destinatari, ad esempio Mail.ru non deve superare 15. Controlla le restrizioni corrispondenti del tuo servizio prima di inviare messaggi.

Fonti:

• Come inviare 1000 email

Succede che devi inviarne diversi messaggi subito. Questo è di solito il modo in cui vengono distribuiti scherzi, annunci e altre informazioni. Ci sono servizi e programmi speciali per questo. Invieranno i tuoi messaggi in un istante.

Avrai bisogno

• - informatico;
• - Internet;
• - Mittente di posta atomica 4.2
• - inoltre, il programma Atomic Subscription Manager

Istruzioni

Ad esempio, puoi registrarti su pistonposter.com. Questo servizio è stabile. Qui puoi creare il tuo o blog. Vai alla sezione "Progetti". Inserisci il testo che intendi distribuire. Puoi anche trovare l'opzione Azione, che ha diverse icone sotto di essa. Seleziona l'immagine del volantino. Apparirà la finestra "Invia messaggio". Indica dove ea chi verrà inviato il tuo e clicca sul pulsante "Invia".

Nel social network Vkontakte, puoi anche inviarne diversi contemporaneamente messaggi... Per fare ciò, vai alla sezione "I miei messaggi" e fai clic sul pulsante "Scrivi un messaggio". Inserisci il testo di cui hai bisogno e nel campo "Destinatario" seleziona coloro a cui vuoi inviare le tue lettere.

Atomic Mail Sender 4.25 - per l'invio messaggi... Consente la spedizione di massa ai destinatari. Scaricalo e installalo su. Puoi trovarlo sul sito web soft.softodrom.ru. Importa le e-mail necessarie e i nomi dei tuoi destinatari. Aggiungi il testo che vuoi inviare. Successivamente, fai clic sul pulsante "Avvia". Entro pochi secondi, tutti i messaggi verranno consegnati.

Se aggiungi il nome di un destinatario al Ccn(copia per conoscenza nascosta) in un messaggio di posta elettronica, una copia del messaggio viene inviata al destinatario specificato. Eventuali destinatari aggiunti alla casella Ccn non verranno mostrati agli altri destinatari che ricevono il messaggio.

Dopo aver acceso il Ccn appare ogni volta che crei un messaggio finché non viene disattivato. L'opzione per attivare il campo Ccn può essere trovata in due posizioni, a seconda che tu stia componendo un nuovo messaggio o rispondendo o inoltrando un messaggio.

Disattiva Ccn

Puoi disattivare il Ccn

Visualizza i destinatari in Ccn

Ccn Oggetti inviati

Dopo aver acceso il Ccn box, appare ogni volta che crei un messaggio finché non viene "spento.

Disattiva Ccn

Puoi disattivare il Ccn casella per i messaggi futuri in qualsiasi momento.

Visualizza i destinatari in Ccn

Se "sei il destinatario di un messaggio, non puoi" vedere se il mittente ha aggiunto destinatari Ccn. Solo il mittente di un messaggio può vedere i nomi di Ccn destinatari aprendo un messaggio nel Oggetti inviati cartella in cui sono archiviati tutti i messaggi inviati per impostazione predefinita.

Best practice per l'utilizzo di Ccn

Aprire la strada Prima di aggiungere il nome del destinatario previsto al Ccn box in un messaggio, assicurati che il destinatario stia aspettando il tuo messaggio. Quella persona potrebbe dover prendere provvedimenti per stabilirti come mittente sicuro (o destinatario sicuro, se il tuo nome sarà nella a casella del messaggio).

Perché è necessario? L'utilizzo di Ccn è una tecnica preferita dagli spammer. Pertanto, molti filtri per la posta indesiderata contrassegnano i messaggi che utilizzano il Ccn scatola come spazzatura. Quindi, se il destinatario previsto non ha aggiunto il tuo nome all'elenco dei mittenti attendibili in Microsoft Outlook, il tuo messaggio potrebbe andare direttamente nella cartella della posta indesiderata o equivalente.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione del filtro per la posta indesiderata in Outlook, vedere aggiungere nomi agli elenchi di filtri per la posta indesiderata.

Pensa prima di includere una lista di distribuzione nel Ccn scatola Le persone che utilizzano regole per ordinare la posta in cartelle avranno problemi se si elenca il nome della lista di distribuzione nella Ccn scatola. Poiché le loro regole dipendono dal nome della lista di distribuzione che si trova nel a scatola o Cc box, il tuo messaggio non sarà ordinato secondo le loro regole.

Conosci i tuoi limiti Molti fornitori di servizi di posta elettronica stabiliscono limiti per il numero di nomi che possono essere inclusi nel a, Cc, e Ccn scatole in un messaggio. Ad esempio, il tuo provider di servizi di posta elettronica può limitare ogni messaggio a un massimo di 100 indirizzi di posta elettronica. Se questi indirizzi sono distribuiti tra i a, Cc, e Ccn caselle, ricordate che i nomi nelle Ccn box conterà per il tuo limite totale. Chiedi al tuo fornitore di servizi di posta elettronica le politiche per il tuo account.

Idee per l'utilizzo di Bcc

Mantieni privato l'elenco dei destinatari Ccn può aiutarti a rispettare la "privacy altrui" tenendoli aggiornati senza rivelare le loro identità. Ad esempio, se invii un annuncio di lavoro a più persone, potresti voler utilizzare Ccn per mantenere le identità dei potenziali cercatori di lavoro privato.

Consiglio: Considerare l'utilizzo della stampa unione in Microsoft Office Word 2007 come alternativa a Ccn. Con la stampa unione è possibile inviare rapidamente lo stesso messaggio e-mail a singoli destinatari. La stampa unione ti permette di fare un mailing di massa con un solo nome nel a casella del messaggio.

Aiuta a frenare una conversazione che è diventata selvaggia Ecco una situazione in cui l'utilizzo di Ccn per una lista di distribuzione o un numero elevato di nomi può essere utile.

Supponiamo di inviare un messaggio con un numero elevato di persone elencate nel a scatola. La discussione inizia a farsi viva e tutti vogliono dare un parere. Il numero di messaggi aumenta drasticamente perché molti destinatari rispondono con il sentimento "per favore smetti di rispondere a tutti a questo messaggio". Il problema è che quando lo fanno, fanno clic Rispondi a tutti... Un modo per frenare l'uso del Rispondi a tutti l'opzione è rispondere e inserire il nome della lista di distribuzione nel Ccn scatola. Ad esempio, puoi fare clic su Rispondere, metti solo il tuo nome nel a casella, sposta la lista di distribuzione in Ccn box e scrivi un messaggio simile al seguente:

"Apprezzo le persone" pensieri su questo problema. Se hai ulteriori commenti, rispondimi direttamente. (Ho messo questa lista di distribuzione nel Ccn casella per ridurre i messaggi di risposta a tutti.) "

Consiglio: Se stai inviando un messaggio ad altre persone che utilizzano Outlook, puoi impedire loro di utilizzare il Rispondi a tutti opzione del tutto. Per ulteriori informazioni, vedere Impedire la risposta a tutti.

Riduci lo spam Anche se le persone che inviano posta indesiderata o spam potrebbero voler utilizzare Ccn, "non piacerà se lo usi. Se nascondi i destinatari" i nomi elencandoli nel Ccn box, nessuno potrà copiare gli "indirizzi email" dei destinatari dai tuoi messaggi.