Quando è necessario firmare un documento utilizzando la firma elettronica, spesso si tratta di documenti MS Office.
Consideriamo in dettaglio la procedura per firmare tali file, per poi passare ai formati più rari di documenti elettronici.
Cos'è la firma elettronica dei documenti?
Si tratta di un oggetto elettronico che aiuta a stabilire la paternità e a verificare l'autenticità e l'integrità di un documento digitale.
A seconda del tipo di firma digitale utilizzata, questo moderno mezzo di protezione delle informazioni elettroniche aiuterà a confermare la paternità e a tenere traccia delle modifiche apportate al documento dopo la firma.
Procedura standard
Per poter firmare un documento utilizzando la firma elettronica, è necessario prima creare il testo del documento, quindi aggiungere una riga per la firma e la firma stessa.
La procedura per firmare un documento può variare a seconda del software utilizzato. Consideriamo la procedura standard consigliata per i file della settima versione di MS Office.
Per aggiungere una riga per la firma a un file MS Office, è necessario:
- Posiziona il cursore nel punto del documento da firmare in cui devi aggiungere la riga della firma digitale.
- Nella scheda Inserisci, seleziona il gruppo Testo, quindi sposta il cursore accanto alla riga "Riga firma" nel menu a discesa e seleziona "Riga firma Microsoft Office".
- Configura la firma nella finestra di dialogo appropriata (inserisci le informazioni sulla persona che firma il documento).
- Se necessario, creare una riga per un'altra firma, seguendo i tre punti precedenti.
Per firmare una riga del documento è necessario selezionare la riga di immissione della firma digitale stessa. Per firmare un documento utilizzando una firma elettronica, vai alla finestra di dialogo "Firma" ed esegui una delle seguenti operazioni:
- inserisci il tuo nome accanto all'icona X (verrà aggiunta una versione stampata della firma digitale);
- È anche possibile utilizzare un'immagine della tua firma autografa (clicca sul pulsante “Seleziona immagine”);
- se utilizzi un tablet puoi aggiungere la tua firma autografa (digita il tuo nome accanto alla X);
- se utilizzi specificamente un software di firma digitale, fai semplicemente clic sul pulsante "Firma".
Puoi anche creare una firma invisibile, che non è visibile nel contenuto del documento ma può essere visualizzata facendo clic sulla riga "Firma" situata nella barra di stato nella parte inferiore dello schermo.
Firma elettronica dei documenti: non potrebbe essere più semplice!
La base per la firma di documenti HTML-XML e PDF è il principio sopra descritto con alcune modifiche. Per firmare un documento in formato HTML è necessario creare un campo nascosto nascosto nell'apposito modulo. Ma lavorare in un browser web è semplificato il più possibile per l'utente della firma digitale.
Pertanto, tutto ciò che devi fare è compilare il modulo e fare clic sui pulsanti Firma e Invia. Il sistema farà il resto.
Il documento XML è firmato come un normale file Office. Il lavoro più attivo con i file nel formato XMLdsig viene eseguito con il supporto del programma CryptoARM e dell'applicazione Microsoft Office InfoPath 2003.
Assistente crittografico affidabile
L'utilizzo di appositi software progettati per eseguire operazioni di crittografia e gestire i certificati digitali semplifica notevolmente la procedura di firma dei documenti mediante firma digitale.
CryptoARM è il programma più diffuso per tali operazioni crittografiche nella CSI. Oltre alla crittografia e all'archiviazione sicura dei dati, offre ampie opportunità per firmare rapidamente e comodamente un documento utilizzando una firma elettronica:
- puoi firmare non solo un singolo file, ma anche un pacchetto di file o archivi;
- È possibile utilizzare sia la firma elettronica semplice che quella forte;
- è possibile creare non solo una firma digitale primaria, ma anche aggiuntiva (firma di un documento da parte di due o più persone) e di certificazione (firma finale di un documento da parte di un dipendente superiore);
- Quando si lavora con documenti MS Office (Word, Excel, PowerPoint), è possibile utilizzare una firma elettronica visibile e invisibile. Firmare un documento utilizzando la firma digitale possibile in due modi. Se è necessario aggiungere due o più firme a un file, vengono utilizzate righe di firma visibili per ridurre il rischio di errori. Se il documento è firmato da una sola persona viene utilizzata la firma digitale invisibile;
- CryptoARM permette inoltre di fornire istruzioni al firmatario del documento (utilizzare il campo Istruzioni per il firmatario), al firmatario stesso di aggiungere il proprio commento (selezionare l'apposita casella), visualizzare la data di firma del documento;
- Il limite di dimensione dei file firmati è determinato dalla quantità esclusiva di memoria libera sul computer;
- È possibile elaborare contemporaneamente un numero illimitato di file.
Per garantire la legittimità legale dei documenti in formato PDF, viene utilizzato il programma CryptoPro PDF. Può essere utilizzato per firmare documenti Adobe Acrobat e Adobe Reader versione 7 e successive.
Oggi abbiamo esaminato varie strategie per firmare documenti digitali creati nei formati elettronici più comuni.
Firmare file utilizzando una firma digitale elettronica è diventato un luogo comune per gli imprenditori. Tuttavia, molti principianti hanno una domanda su come firmare un documento Word con una firma digitale elettronica. Molto spesso, quando dobbiamo lavorare con le firme digitali, ci imbattiamo in MS Office. Ma prima è bene capire cosa rappresenta questo elemento nei documenti informatici.
Questo concetto include un oggetto virtuale con il quale è possibile identificare l'autore che lo ha creato. Di conseguenza, aiuta a garantire l'autenticità e l'integrità del file digitale. A seconda della firma digitale che utilizzi, sarai anche in grado di tenere traccia delle successive modifiche al contenuto del rapporto utilizzando questo strumento avanzato di protezione della paternità. Ecco perché vale la pena sapere come creare una firma elettronica in Word.
Certificazione elettronica come procedura standard
Prima di capire come firmare digitalmente un documento Word, dovresti prima crearlo. Successivamente verrà creata una riga per la firma e solo dopo apparirà la firma stessa.
A seconda del software utilizzato, il processo di firma di un file Word potrebbe presentare alcune differenze, ma l'essenza rimarrà la stessa. Diamo un'occhiata alla sequenza di azioni consigliata per la versione 2007 del programma.
Per aggiungere la riga richiesta in Microsoft Office, è necessario:
- Sposta il cursore in modo che si trovi nel punto in cui desideri inserire la riga contenente il tuo autografo computerizzato.
- Aprire la finestra "Inserisci" e fare clic sul gruppo "Testo". Successivamente il cursore viene posizionato accanto alla colonna del menu “Riga firma”. È necessario selezionare e fare clic su "Riga firma Microsoft Word".
- Successivamente, dovrai effettuare le impostazioni nella finestra che si apre, ovvero indicare le informazioni sulla persona che firma il file.
- Se necessario, potrebbe essere necessario creare un'altra riga per indicare una firma aggiuntiva (in questo caso attenersi ai punti precedenti).
Caso speciale: avvistamento in linea
Per firmare una riga sarà necessario selezionare direttamente la riga di input della firma digitale. Per eseguire un'azione come la firma di un documento di firma digitale elettronica, è necessario aprire la finestra "Firma" ed eseguire una delle seguenti azioni:
- Seleziona il nome desiderato accanto alla designazione X.
- Inoltre, quando fai clic sulla funzione "Seleziona immagine", puoi applicare un'immagine della tua firma digitale.
- Supponendo che tu stia utilizzando un tablet, avrai la possibilità di aggiungere una firma scritta a mano.
- Se hai installato uno speciale software di firma digitale, puoi semplicemente fare clic sul pulsante “Firma”.
- Se ti stai chiedendo in quale altro modo puoi firmare elettronicamente un documento Word, dovresti conoscere un'altra opzione. Puoi diventare il creatore di una firma invisibile che non verrà visualizzata. Ma se apri la riga "Firma", che si trova nella parte inferiore dello schermo sulla barra di stato, verrà visualizzata.
Oltre alle informazioni su come firmare un documento elettronico, è necessario conoscere il software appositamente sviluppato per questo scopo, il cui compito è controllare i certificati digitali ed eseguire operazioni crittografiche. Tale software può facilitare il processo di firma dei file utilizzando un tratto digitale. Il vantaggio di questo programma è che può essere utilizzato per firmare file di vari formati, nonché archivi o pacchetti di file. Con il suo ausilio è anche possibile apporre una firma digitale potenziata e aggiuntiva.
Ciao, cari amici e colleghi. Molto spesso, il mio team di supporto riceve lettere con domande su come firmare un file Word con una firma elettronica. In realtà, questa procedura è molto semplice, ma per qualche motivo a molti causa alcune difficoltà. Per non rispondere ogni volta alle stesse domande, ho deciso di realizzare velocemente un piccolo post didattico. Niente acqua, solo passi concreti.
Affinché un file possa diventare un documento elettronico, è necessario che sia firmato o collegato ad una firma elettronica (ES).
Di seguito ho considerato la possibilità di firmare un file della versione Word 2007 con firma elettronica.
Dopo aver salvato il file, fai clic sul grande pulsante rotondo "Office" nell'angolo in alto a sinistra.
Dalla scheda che si apre, seleziona la voce “Prepara” e nella finestra di destra seleziona la voce “Aggiungi firma digitale”.
Nella finestra che appare, fare clic sul pulsante "OK".
Successivamente, nella finestra visualizzata, fai clic sul pulsante "Firma" oppure, se sul tuo computer sono installati più certificati, fai clic sul pulsante "Cambia", seleziona il certificato desiderato, quindi fai clic sul pulsante "Firma".
Dopo aver fatto clic sul pulsante di accesso, viene visualizzata una finestra in cui inserire il codice PIN. Immettere il codice PIN e premere il pulsante "OK".
Dopo aver inserito il codice PIN, viene visualizzata un'altra finestra di “Conferma della firma”. Fare clic sul pulsante "OK" lì.
Questo completa il processo di firma del file.
La finestra "Firme" viene visualizzata sul lato destro della finestra. E nella parte inferiore della finestra è apparsa un'icona a forma di nastro, quando ci passi sopra con il cursore appare il messaggio "Questo documento contiene firme".
Per eliminare una firma elettronica, nella finestra di destra, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della persona la cui firma elettronica ha firmato il documento e selezionare "Elimina firma" dal menu a discesa.
Se nella parte destra della finestra del programma è chiusa la finestra “Firme”, nella parte inferiore della finestra del programma facciamo clic sull'icona ES a forma di nastro rosso e questa finestra viene nuovamente visualizzata, quindi procediamo secondo allo schema già descritto.
È tutto. Spero che questo materiale ti sia stato utile.
Una firma è qualcosa che può conferire un aspetto unico a qualsiasi documento di testo, che si tratti di documentazione aziendale o di una storia di finzione. Tra le ricche funzionalità del programma Microsoft Word è disponibile anche la possibilità di inserire una firma, che può essere scritta a mano o stampata.
In questo articolo parleremo di tutti i possibili metodi di firma in Word, nonché di come preparare un posto appositamente designato nel documento.
Per aggiungere una firma scritta a mano a un documento, devi prima crearne una. Per fare ciò avrai bisogno di un foglio di carta bianco, una penna e uno scanner collegato al tuo computer e configurato.
Inserimento di una firma autografa
1. Prendi una penna e firma su un pezzo di carta.
2. Scansiona la pagina con la tua firma utilizzando uno scanner e salvala sul tuo computer in uno dei formati grafici più comuni (JPG, BMP, PNG).
Nota: Se hai difficoltà nell'utilizzo dello scanner, fai riferimento al manuale fornito con lo scanner o visita il sito Web del produttore, dove puoi trovare anche istruzioni dettagliate sulla configurazione e l'utilizzo dell'apparecchiatura.
- Consiglio: Se non disponi di uno scanner, la fotocamera di uno smartphone o tablet può sostituirla, ma in questo caso potresti dover lavorare sodo per assicurarti che la pagina con la firma nella foto sia bianca come la neve e non risalti in confronto con la pagina del documento elettronico Word.
3. Aggiungi un'immagine con una firma al documento. Se non sai come farlo, usa le nostre istruzioni.
4. Molto probabilmente, l'immagine scansionata deve essere ritagliata, lasciando solo l'area in cui si trova la firma. Inoltre, puoi modificare la dimensione dell'immagine. Le nostre istruzioni ti aiuteranno in questo.
5. Spostare l'immagine scansionata, ritagliata e ridimensionata con la firma nella posizione desiderata nel documento.
Se devi aggiungere un dattiloscritto alla tua firma scritta a mano, leggi la sezione successiva di questo articolo.
Aggiunta di testo a una firma
Molto spesso, nei documenti che richiedono una firma, oltre alla firma stessa, è necessario indicare la propria posizione, i dettagli di contatto o altre informazioni. Per fare ciò, è necessario salvare le informazioni di testo insieme alla firma scansionata come glossario.
1. Sotto o a sinistra dell'immagine inserita, inserisci il testo desiderato.
2. Utilizzando il mouse, selezionare il testo inserito insieme all'immagine della firma.
3. Vai alla scheda "Inserire" e premere il pulsante “Blocchi espressi” situato nel gruppo "Testo".
5. Nella finestra di dialogo che si apre, inserisci le informazioni richieste:
- Collezione: seleziona un elemento "Testo automatico".
- Lasciare invariati i restanti punti.
6. Fare clic "OK"
7. La firma scritta a mano creata con il testo di accompagnamento verrà salvata come glossario, pronta per un ulteriore utilizzo e inserimento in un documento.
Inserimento di una firma autografa con testo dattiloscritto
Per inserire una firma scritta a mano con il testo creato da te, devi aprire e aggiungere il blocco rapido che hai salvato nel documento "Testo automatico".
1. Fare clic nel punto del documento in cui dovrebbe essere posizionata la firma e andare alla scheda "Inserire".
2. Premere il pulsante “Blocchi espressi”.
3. Dal menu a discesa, selezionare "Testo automatico".
4. Selezionare il blocco desiderato dall'elenco visualizzato e inserirlo nel documento.
5. Una firma scritta a mano con testo di accompagnamento apparirà nella posizione specificata nel documento.
Inserimento di una riga per la firma
Oltre a una firma scritta a mano, puoi anche aggiungere una riga per la firma a un documento di Microsoft Word. Quest'ultimo può essere fatto in diversi modi, ognuno dei quali sarà ottimale per una situazione specifica.
Nota: Il metodo per creare una riga di firma dipende anche dal fatto che il documento verrà stampato o meno.
Aggiunta di una riga per la firma sottolineando gli spazi in un documento normale
In precedenza abbiamo scritto su come enfatizzare il testo in Word e, oltre alle lettere e alle parole stesse, il programma consente anche di enfatizzare gli spazi tra di loro. Per creare direttamente la riga della firma basterà sottolineare gli spazi.
Per semplificare e velocizzare la soluzione del problema è meglio utilizzare i tab anziché gli spazi.
2. Premere il tasto "TABELLA" una o più volte, a seconda della lunghezza della riga della firma.
3. Attiva la modalità per la visualizzazione dei caratteri non stampabili facendo clic sul pulsante con il segno "pi" nel gruppo "Paragrafo", etichetta "Casa".
4. Seleziona il carattere o i caratteri di tabulazione che desideri sottolineare. Appariranno come piccole frecce.
5. Eseguire l'azione richiesta:
6. Al posto degli spazi (caratteri di tabulazione) impostati, verrà visualizzata una linea orizzontale: la riga della firma.
7. Disabilitare la visualizzazione dei caratteri non stampabili.
Aggiungi una riga per la firma sottolineando gli spazi in un documento web
Se è necessario creare una riga della firma sottolineata in un modulo Web o in un documento Web anziché in un documento stampabile, è necessario aggiungere una cella della tabella in cui è visibile solo il bordo inferiore. Questo è ciò che fungerà da riga della firma.
In questo caso, quando inserisci il testo nel documento, la sottolineatura aggiunta rimarrà al suo posto. Una riga aggiunta in questo modo può essere accompagnata da un testo introduttivo, ad esempio: "Data di", "Firma".
Inserimento di una riga
1. Fare clic nel punto del documento in cui si desidera aggiungere una riga per la firma.
2. Nella scheda "Inserire" fare clic sul pulsante "Tavolo".
3. Crea una tabella con la dimensione di una cella.
4. Spostare la cella aggiunta nella posizione desiderata nel documento e modificarne le dimensioni in base alla dimensione richiesta della riga della firma da creare.
5. Fare clic con il tasto destro sulla tabella e selezionare “Confini e ombreggiature”.
6. Nella finestra che si apre, vai alla scheda "Confine".
7. Nella sezione "Tipo" scegliere oggetto "NO".
8. Nella sezione "Stile" selezionare il colore della linea richiesto per la firma, il suo tipo, lo spessore.
9. Nella sezione "Campione" Fare clic tra gli indicatori di visualizzazione del margine inferiore sul grafico per visualizzare solo il bordo inferiore.
Nota: Il tipo di bordo cambierà in "Altro", invece di quello precedentemente selezionato "NO".
10. Nella sezione "Applica a" selezionare l'opzione "Tavolo".
11. Fare clic "OK" per chiudere la finestra.
Nota: Per visualizzare una tabella senza linee grigie che non verrà stampata su carta durante la stampa del documento, nella scheda "Disposizione"(capitolo “Lavorare con le tabelle”) seleziona un'opzione “Griglia di visualizzazione”, che si trova nella sezione "Tavolo".
Inserisci una riga con testo di accompagnamento per la riga della firma
Questo metodo è consigliato nei casi in cui non è necessario solo aggiungere una riga per la firma, ma anche indicare un testo esplicativo accanto ad essa. Tale testo può essere la parola “Firma”, “Data”, “Nome completo”, posizione ricoperta e molto altro. È importante che questo testo e la firma stessa, insieme alla relativa riga, siano allo stesso livello.
1. Fare clic nel punto del documento in cui dovrebbe trovarsi la riga della firma.
2. Nella scheda "Inserire" fare clic sul pulsante "Tavolo".
3. Aggiungi una tabella 2 x 1 (due colonne, una riga).
4. Se necessario, modificare la posizione della tabella. Modificane le dimensioni trascinando la maniglia nell'angolo in basso a destra. Regola la dimensione della prima cella (per il testo esplicativo) e della seconda (riga della firma).
5. Fare clic con il tasto destro sulla tabella e selezionare l'elemento nel menu contestuale “Confini e ombreggiature”.
6. Nella finestra di dialogo che si apre, vai alla scheda "Confine".
7.Nella sezione "Tipo" selezionare l'opzione "NO".
8. Nella sezione "Applica a" Selezionare "Tavolo".
9. Fare clic "OK" per chiudere la finestra di dialogo.
10. Fare clic con il pulsante destro del mouse nel punto della tabella in cui dovrebbe trovarsi la riga della firma, ovvero nella seconda cella, e selezionare nuovamente “Confini e ombreggiature”.
11. Vai alla scheda "Confine".
12. Nella sezione "Stile" selezionare il tipo di linea, il colore e lo spessore appropriati.
13. Nella sezione "Campione" Fare clic sul marcatore che mostra il margine inferiore per rendere visibile solo il bordo inferiore della tabella: questa sarà la riga della firma.
14. Nella sezione "Applica a" selezionare l'opzione "Cellula". Clic "OK" per chiudere la finestra.
15. Immettere il testo esplicativo richiesto nella prima cella della tabella (i suoi bordi, inclusa la riga inferiore, non verranno visualizzati).
Nota: Il bordo tratteggiato grigio che incornicia le celle della tabella creata non viene stampato. Per nasconderlo o, al contrario, visualizzarlo se è nascosto, cliccare sul pulsante "Frontiere" situato nel gruppo "Paragrafo"(tab "Casa") e seleziona l'opzione “Griglia di visualizzazione”.
Questo è tutto, ora conosci tutti i metodi possibili per firmare un documento Microsoft Word. Può trattarsi di una firma scritta a mano o di una riga per aggiungere manualmente una firma su un documento già stampato. In entrambi i casi la firma o lo spazio per la firma possono essere accompagnati da un testo esplicativo, di cui ti abbiamo spiegato anche come aggiungerlo.
Come firmare elettronicamente un documentoutilizzando moderni programmi di crittografia? Consideriamo le specifiche della risoluzione di questo problema usando l'esempio del noto programma "CryptoARM".
Quali strumenti esistono per firmare i documenti con firma digitale?
Il tipo corrispondente di soluzioni nel moderno mercato IT è presentato in un'ampia gamma. Tra i più apprezzati in Russia:
- "CryptoPRO" è un pacchetto software universale per lo scambio di documenti elettronici protetti da firme digitali in un'ampia gamma di formati;
- "CryptoARM" è un programma specializzato per firmare file utilizzando la firma digitale;
- "CryptoTree" è una soluzione che fornisce la componente tecnica per organizzare la circolazione elettronica di documenti giuridicamente rilevanti protetti da una firma elettronica.
Tra le soluzioni più semplici e universali su come firmare un documento con firma elettronica c'è il programma CryptoARM: è facilmente integrabile nelle interfacce Windows, facile da usare e configurare. Usandolo, puoi facilmente capire come apporre una firma elettronica su vari documenti.
“CryptoARM”, se si dispone di una chiave EDS, può essere utilizzato sia come strumento di firma dei documenti sia come strumento per verificare l'autenticità di determinati EDS.
Puoi utilizzare la versione gratuita di CryptoARM o ordinarne una a pagamento tramite il sito Web dello sviluppatore di questa soluzione: CRYPTO-PRO LLC. Continua a leggere per scoprire come firmare un documento con firma digitale utilizzando questo software.
Quali file possono essere firmati digitalmente?
La specificità di una firma elettronica è che può essere utilizzata per certificare quasi tutti i file, siano essi documenti Word, PDF, disegni o video. Dal punto di vista tecnologico firmare un documento PDF con firma digitale elettronica non è diverso dalla certificazione di un file multimediale:
- il programma crittografico con cui il file è certificato ne genera l'hash (brevi informazioni su integrità e paternità);
- l'hash viene crittografato utilizzando una chiave privata;
- viene generato un documento firmato con una firma elettronica o un file di firma digitale separato per il documento corrispondente.
Per autenticare un file, il suo destinatario deve, a sua volta, utilizzare una chiave pubblica: decrittografa l'hash e consente di determinare l'integrità e la paternità del file, sia esso un documento Word o una registrazione video.
A loro volta, esistono numerosi tipi di software con cui è possibile firmare un documento Word o PDF utilizzando la propria firma digitale. Tra le soluzioni più comuni in Russia, come abbiamo notato sopra, c'è il programma CryptoARM. Diamo un'occhiata a come inserire una firma digitale su un documento Word utilizzandolo.
Come inserire una firma elettronica in un file utilizzando CryptoARM (brevi istruzioni)
Puoi utilizzare il programma in questione in Windows in due modalità:
- attraverso il menu contestuale dei file in Explorer (facendo clic con il tasto destro sul file e selezionando l'opzione desiderata);
- attraverso l'interfaccia principale del programma (avviandolo dal desktop).
Come firmare elettronicamente un documento Word: risolvere questo problema tramite il menu contestuale di Windows è abbastanza conveniente. Se avremo a nostra disposizione la soluzione CryptoARM, ci atterremo ad essa.
Studiamo le caratteristiche dell'utilizzo pratico delle funzionalità corrispondenti di CryptoARM.
Come apporre una firma elettronica su un documento Word (Word 2003, Word 2007, Word 2010, 2013, 2016)
Siamo d'accordo che il nostro file è stato creato utilizzando Word 2007: come firmare elettronicamente un documento in questo caso? Tieni presente che per la domanda su come firmare elettronicamente un documento in Word 2010 e altre versioni utilizzate, anche queste istruzioni sono rilevanti.
Seleziona il file Word che si trova nella cartella del computer, fai clic destro su di esso, quindi seleziona l'opzione "CryptoARM", quindi "Firma". Si aprirà la "Firma guidata file di programma".
Nella finestra "Procedure guidate" che si apre, puoi verificare nuovamente se è selezionato il file corretto per la firma. Se necessario, aggiungi altri oggetti all'elenco dei file firmati; potranno essere certificati contemporaneamente. Una volta deciso il fascicolo o l'elenco di quelli da firmare, cliccare su “Avanti”.
Nella successiva finestra "Procedure guidate", è necessario selezionare le impostazioni di codifica (è possibile lasciare i valori predefiniti) e anche specificare il percorso per posizionare i file firmati con una firma digitale. Fare clic su "Avanti".
Nella finestra successiva è possibile impostare, se necessario, diversi dettagli della firma (ad esempio visto, commenti, marca temporale). Qui puoi anche selezionare la casella accanto a “Salva firma in un file separato”. In tal caso l'hash della firma digitale verrà salvato separatamente dal documento in certificazione (ma la successiva verifica della firma digitale richiederà la presenza contemporanea di entrambi i file). In caso contrario, il documento e la firma digitale che lo certifica verranno riuniti in un unico file.
Ora devi selezionare un certificato di firma emesso da un'autorità di certificazione. Può essere posizionato su un PC (registrato nel registro) o su un supporto esterno: un'unità flash, eToken. Nel secondo caso, dovrai collegare il supporto appropriato al computer.
Nella finestra che si apre dopo aver selezionato un certificato, tutte le impostazioni possono essere lasciate come predefinite.
Fare clic su "Avanti", quindi su "Fine". Il file firmato utilizzando la firma digitale apparirà nella cartella specificata in precedenza nella finestra “Procedure guidate”. In generale, la sua posizione coinciderà con la posizione del file sorgente. Il nome del file firmato utilizzando CryptoARM coinciderà con quello originale, ma sarà integrato con un'estensione di firma digitale elettronica: di norma, questa è l'estensione SIG.
Come certificare PDF utilizzando la firma digitale
Quindi, sappiamo come firmare digitalmente un documento in Word. Abbiamo notato sopra che questa procedura non è fondamentalmente diversa dalla certificazione di qualsiasi altro file utilizzando una firma elettronica. Ma quando si lavora con alcuni tipi di dati, potrebbero esserci ancora delle sfumature.
In particolare, la procedura di certificazione dei file PDF presenta alcune caratteristiche. Come inserire una firma elettronica su un documento PDF (tenendo conto delle caratteristiche di questo formato di file)?
I passaggi principali quando si utilizza “CryptoPRO” quando si esegue un'attività come l'inserimento di una firma elettronica su un documento PDF saranno quasi gli stessi di un documento Word. La firma digitale su un file PDF viene apposta utilizzando un algoritmo simile a quello di cui abbiamo discusso sopra, quando abbiamo studiato la questione di come firmare un documento Word con una firma elettronica.
Allo stesso tempo, è necessario tenere presente che quando si certifica un documento PDF, è opportuno separare l'hash della firma digitale dal documento corrispondente e scriverlo in un file separato.
Il fatto è che alcune soluzioni di Adobe, lo sviluppatore del formato PDF, consentono di firmare documenti in questo formato utilizzando mezzi standard. È del tutto possibile che il destinatario del file voglia prima familiarizzare con le firme corrispondenti e solo successivamente verificare l’autenticità della firma digitale del documento.
Allo stesso tempo, il destinatario del documento potrebbe non avere a disposizione il kit di distribuzione CryptoARM o un'altra soluzione a chiave pubblica per verificare una firma elettronica in Word o PDF. In questo caso, decidere come firmare un documento PDF con firma digitale elettronica (dividendo o unendo la firma digitale e il documento stesso) può fornire un ulteriore strumento di verifica del file per il destinatario.
La questione su come firmare un file PDF con firma elettronica - separando la firma digitale dal file o combinandole - dovrebbe essere concordata in anticipo con il destinatario del documento.
Risultati
I moderni programmi di crittografia, come CryptoARM, ti consentono di firmare quasi tutti i file. La questione su come firmare digitalmente un documento Word o PDF viene solitamente risolta molto rapidamente utilizzando le interfacce di questa soluzione. In questo caso, in alcuni casi, è importante il formato specifico della firma: sotto forma di file separato o sotto forma di allegato al documento da autenticare. In questo senso, la soluzione alla questione su come firmare un documento PDF con firma digitale elettronica può differire dalla procedura per certificare un documento in formato Word.
Puoi saperne di più sull'uso delle firme digitali per la certificazione dei documenti nei seguenti articoli:
