Lavoro del corso

Nella disciplina "Teoria del Management"

"L'uso delle tecnologie dell'informazione nella gestione

(ad esempio, LLC "Electroremont") "

Introduzione …………………………………………………………………………… ... 3

1.1 Il concetto e la classificazione della tecnologia dell'informazione ................... 6

1.2 Elementi e modalità di utilizzo delle tecnologie informatiche nella gestione …………………………………………………………… 11

1.3 Criteri per valutare l'efficacia della realizzazione di un sistema informativo presso un'impresa ………………………………………… ........ 17

Capitolo 2 Ricerca delle tecnologie dell'informazione nell'organizzazione di LLC "Electroremont"

2.1 Caratteristiche generali dell'organizzazione di LLC "Electroremont" ....... ...... 23

2.2 Analisi del sistema informativo aziendale …………………… ... 26

2.3 Valutazione dell'impatto della tecnologia dell'informazione sull'efficacia dell'organizzazione .................................... ......................... 29

2.4 Raccomandazioni per migliorare la tecnologia dell'informazione nell'organizzazione ………………………………………………………. .. 38

Conclusione ………………………………………………………………………… 42

Riferimenti …………………………………………………………… ... 46

Appendici …………………………………………………………………… ... 47

introduzione

Negli ultimi anni, è stata prestata notevole attenzione all'adozione di numerose decisioni del personale nel campo della gestione delle risorse umane in varie organizzazioni. L'elaborazione e l'adozione di tali decisioni sono indissolubilmente legate ai processi di elaborazione delle informazioni. Maggiore è l'effetto dell'utilizzo delle informazioni sulle risorse umane, più le decisioni obiettive verranno prese dai manager su un'ampia varietà di problemi relativi alle risorse umane. Tra i problemi più importanti associati all'uso delle moderne tecnologie nell'ambiente informativo dell'impresa, è necessario includere la mancanza della necessaria fondatezza teorica e metodologica e delle raccomandazioni pratiche fornite dai più recenti strumenti informatici nel campo della gestione delle risorse umane . A questo proposito, è necessario generalizzare e diffondere l'esperienza accumulata nel campo dell'applicazione delle moderne tecnologie sia in Russia che all'estero. Gli attuali risultati dei paesi sviluppati dell'Europa, così come degli Stati Uniti, del Canada, del Giappone e di altri paesi sono il risultato di un lungo e attento miglioramento dei vari metodi di gestione delle risorse umane e dell'uso delle più recenti tecnologie informatiche (1, p 20). La rilevanza dello studio risiede nel fatto che oggi ci sono ricerche di nuove forme e metodi per aumentare l'efficienza del lavoro, anche attraverso l'uso delle moderne tecnologie dell'informazione nel campo del lavoro del personale. Questi processi si basano sia sull'analisi e rivalutazione delle idee tradizionali sulla sfera del management in generale, sia sulla conduzione di ricerche scientifiche rilevanti. L'assenza di questi ultimi nella loro forma sistematizzata e mirata ha portato alla scelta dell'argomento di questo studio, volto a migliorare il processo di gestione delle risorse umane nell'organizzazione. In connessione con l'odierna informatizzazione della Russia, esiste un grave problema di scelta del software ottimale per l'esistenza di successo di un'azienda e nel mercato odierno dei prodotti software si forma una forte concorrenza e il numero di software prodotto nel campo del personale e la gestione delle risorse umane è piuttosto ampia. L'uso di software moderno nel lavoro dei lavoratori del personale aumenta significativamente l'efficienza delle attività lavorative del personale a tutti i livelli della gestione aziendale. Ciò può essere spiegato dal fatto che nell'ultimo decennio i flussi di informazioni sono aumentati molteplici, il che ha un impatto significativo sulle decisioni più fondate nel campo della gestione delle risorse umane. Per sistematizzare i processi nella gestione delle risorse umane al momento, è necessario rivedere il software che il mercato offre ai responsabili dei servizi HR e al responsabile delle risorse umane, nonché determinare in quali compiti saranno indispensabili i prodotti software offerti oggi . L'oggetto della ricerca sono le moderne tecnologie dell'informazione nel campo della gestione delle risorse umane e nel lavoro del personale. L'oggetto della ricerca è identificare le tendenze nello sviluppo delle tecnologie dell'informazione nella gestione delle risorse umane. Lo scopo di questo lavoro:

Studio dei fondamenti teorici e metodologici e delle disposizioni concettuali per aumentare l'efficienza della gestione delle risorse umane utilizzando le tecnologie dell'informazione,

Studio delle tecnologie dell'informazione utilizzate nelle attività dell'organizzazione,

Per risolvere questo obiettivo, è necessario risolvere i seguenti compiti:

Definire il ruolo delle tecnologie dell'informazione nella gestione delle risorse umane,

· Analizzare l'applicazione delle tecnologie dell'informazione sull'esempio delle attività dell'organizzazione LLC "Electroremont",

Capitolo 1 La tecnologia dell'informazione nella gestione.

1.1 Concetto e classificazione delle tecnologie dell'informazione.

Il termine stesso "tecnologia dell'informazione" si basa sul concetto di "tecnologia", che è abbastanza stabile ed è apparso nella circolazione scientifica e tecnica in relazione ai problemi dell'organizzazione della produzione. In uno dei moderni dizionari enciclopedici, viene data la seguente definizione di questo concetto: Tecnologia (dal greco téchne - arte, abilità, abilità e ... logica) , un insieme di tecniche e metodi per l'ottenimento, la lavorazione o la lavorazione di materie prime, materiali, semilavorati o prodotti realizzati in varie industrie, nell'edilizia, ecc.; una disciplina scientifica che sviluppa e migliora tali tecniche e metodi. T. (o processi tecnologici) sono anche chiamate le operazioni di estrazione, lavorazione, lavorazione, trasporto, immagazzinamento, stoccaggio, che costituiscono la componente principale del processo produttivo. La produzione moderna include anche il controllo tecnico della produzione. (4) L'informazione, considerata come una risorsa, determina l'emergere della tecnologia dell'informazione. In quest'ottica, si può formulare la seguente definizione di tecnologia dell'informazione: La tecnologia dell'informazione è un insieme di metodi, processi di produzione e strumenti software e hardware combinati in una catena tecnologica che prevede la raccolta, l'elaborazione, l'archiviazione, la distribuzione e la visualizzazione delle informazioni al fine di ridurre l'intensità del lavoro dei processi di utilizzo di una risorsa informativa, nonché aumentarne l'affidabilità e l'efficienza.

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AGENZIA FEDERALE PER L'EDUCAZIONE

UNIVERSITÀ UMANITARIA STATALE RUSSA

DIPARTIMENTO DI GESTIONE

Lavoro del corso

per disciplina Management

Applicazione delle nuove tecnologie dell'informazione nella gestione aziendale

Studente del 3° anno del corso per corrispondenza

Alexey Kucheryavykh

Naro-Fominsk, 2012

1. Concetti di base della tecnologia dell'informazione

2. Problemi di introduzione delle tecnologie dell'informazione nella Russia moderna

3. Modi per risolvere i problemi e organizzare una gestione efficace

3.1 Videoconferenza

3.2 Internet

3.3 Internet

4. Presente e futuro delle tecnologie IT nella gestione

Bibliografia

1. Concetti di base della tecnologia dell'informazione

Nel mio lavoro spiego cosa sono le tecnologie IT, a cosa servono e come aiutano nella gestione moderna.

Tecnologia dell'informazione (IT)- un processo che utilizza un insieme di metodi e mezzi per l'attuazione di operazioni di raccolta, registrazione, trasferimento, accumulazione ed elaborazione di informazioni sulla base di software e hardware per la risoluzione dei problemi di gestione di un'entità economica.

La tecnologia dell'informazione (IT, dall'inglese information technology, IT) è un'ampia classe di discipline e campi di attività relativi alle tecnologie di gestione ed elaborazione dei dati, compreso l'uso della tecnologia informatica. Recentemente, la tecnologia dell'informazione è più spesso intesa come tecnologia informatica. In particolare, l'informatica si occupa dell'utilizzo di computer e software per archiviare, trasformare, proteggere, elaborare, trasmettere e ricevere informazioni.

Secondo la definizione adottata dall'UNESCO, l'informatica è un complesso di discipline scientifiche, tecnologiche, ingegneristiche interconnesse che studiano metodi per organizzare efficacemente il lavoro delle persone coinvolte nel trattamento e nella conservazione delle informazioni; tecnologie informatiche e metodi di organizzazione e interazione con le persone e le apparecchiature di produzione, le loro applicazioni pratiche, nonché i relativi problemi sociali, economici e culturali. L'IT stesso richiede una formazione complessa, costi iniziali elevati e una tecnologia ad alta intensità di conoscenze. La loro introduzione dovrebbe iniziare con la creazione di software, la formazione di flussi di informazioni nei sistemi di specialisti della formazione.

L'industria delle tecnologie dell'informazione si occupa della creazione, dello sviluppo e del funzionamento dei sistemi informativi. Le tecnologie dell'informazione sono chiamate, basate e utilizzando razionalmente i risultati moderni nel campo della tecnologia informatica e di altre alte tecnologie, i più recenti mezzi di comunicazione, software ed esperienza pratica, per risolvere i problemi sull'organizzazione efficace del processo informativo per ridurre il costo di tempo, lavoro, energia e risorse materiali in tutti i settori della vita umana e della società moderna. Le tecnologie dell'informazione interagiscono e fanno spesso parte del settore dei servizi, del management, della produzione industriale, dei processi sociali

Tecnologia dell'informazione organizzata sistematicamente per risolvere problemi di gestione, un insieme di metodi e mezzi per l'attuazione di operazioni di raccolta, registrazione, trasferimento, accumulazione, ricerca, elaborazione e protezione delle informazioni basate sull'uso di software sviluppato, tecnologia informatica utilizzata e comunicazioni, nonché le modalità con le quali le informazioni fornite ai clienti.

L'attività di gestione in qualsiasi organizzazione si basa anche sull'elaborazione delle informazioni e sulla produzione di nuove informazioni, il che consente di parlare della disponibilità della tecnologia per convertire i dati iniziali in informazioni di risultato.

Tecnologie dell'informazioneè un sistema di metodi e metodi per raccogliere, trasferire, accumulare, elaborare, archiviare, presentare e utilizzare informazioni basato sull'uso di mezzi tecnici.

La tecnologia dell'informazione in base alla differenza nei processi informativi può essere classificata in tecnologie:

Raccolta di informazioni;

Trasmissione di informazioni;

Elaborazione delle informazioni;

Archiviazione di informazioni;

Presentazione di informazioni;

Uso delle informazioni

Ogni specifico processo informativo può essere implementato da una tecnologia separata utilizzando la propria base tecnologica, sistema di gestione hardware e supporto organizzativo e metodologico.

L'informazione è una delle risorse più preziose insieme a tali tipi di risorse materiali tradizionali come petrolio, gas, minerali e altri, il che significa che il processo della sua elaborazione, per analogia con la lavorazione dei materiali, può essere percepito come una tecnologia. Allora vale la seguente definizione.

La tecnologia dell'informazione è un processo che utilizza un insieme di mezzi e metodi per raccogliere, elaborare e trasmettere dati per ottenere informazioni di nuova qualità sullo stato di un oggetto, processo o fenomeno (prodotto informativo).

L'obiettivo della tecnologia di produzione dei materiali è produrre prodotti che soddisfino le esigenze di una persona o di un sistema.

Lo scopo della tecnologia dell'informazione è la produzione di informazioni per la sua analisi da parte di una persona e prendere, sulla base, la decisione di eseguire un'azione.

Le caratteristiche principali dell'IT modern moderna:

· Strutturalità degli standard per algoritmi di scambio di dati digitali;

· Ampio utilizzo di archivi informatici e fornitura di informazioni nella forma richiesta;

· Trasferimento di informazioni tramite tecnologie digitali su distanze pressoché illimitate.

L'attività di gestione si basa sull'implementazione di quasi tutti i tipi di tecnologie dell'informazione elencati secondo la sequenza e il contenuto delle singole fasi del processo decisionale. Pertanto, le moderne tecnologie dell'informazione per le attività gestionali si basano sull'uso integrato di vari tipi di processi informativi sulla base di un unico complesso tecnico, la cui base è la tecnologia informatica. A questo proposito, molto spesso le moderne o nuove tecnologie dell'informazione sono intese come tecnologie informatiche.

Lo sviluppo della tecnologia dell'informazione sta procedendo a un ritmo accelerato. Così, fino alla seconda metà del XIX secolo. La tecnologia dell'informazione era basata su carta, inchiostro e libri contabili, statistici e contabili. La comunicazione (comunicazione) viene effettuata inviando documenti al destinatario: colonne, pergamene - tramite corriere. La produttività dell'elaborazione delle informazioni era bassa: ogni lettera veniva redatta manualmente, i libri contabili e di liquidazione non solo venivano tenuti manualmente, ma venivano anche copiati ovunque per creare una base di informazioni per gli organi di gestione superiori: gli ordini di Mosca.

I principali cambiamenti nella tecnologia dell'informazione di questo periodo sono stati giocati dal passaggio dalla pergamena alla carta, che ha portato a cambiamenti nella tecnologia delle scartoffie, la loro acquisizione nei processi documentali, ha creato le basi per la formazione della contabilità dell'ufficio e degli array di riferimento.

Alla fine del XIX secolo, la tecnologia dell'informazione manuale è stata sostituita dalla tecnologia meccanizzata. Invenzioni della macchina da scrivere, del telegrafo, del telefono: tutto ciò è servito come base per i cambiamenti nella creazione, nella replica, nell'elaborazione delle informazioni di gestione e, di conseguenza, nella produttività del lavoro. Ma la tecnologia meccanizzata non ha portato a cambiamenti significativi nella struttura organizzata delle istituzioni esistenti, nella tecnologia di lavoro con i documenti.

L'introduzione della tecnologia elettrica, basata sull'uso diffuso di macchine da scrivere elettriche con caratteri sostituibili, RAM significativa, fotocopiatrici a carta comune, registratori a nastro e registratori vocali ha migliorato le operazioni d'ufficio migliorando la qualità, la quantità e la velocità dell'elaborazione dei documenti. Molte istituzioni stanno ancora lavorando sulla tecnologia elettrica.

La comparsa nella seconda metà degli anni '60 di un computer elettronico alla periferia delle attività d'ufficio, i centri di calcolo iniziarono a spostare l'enfasi nella tecnologia dell'informazione sull'elaborazione non della forma, ma del contenuto delle informazioni. Questo fu l'inizio della formazione della tecnologia elettronica o informatica.

Con l'avvento dei personal computer, il rapido aumento della loro velocità, capacità di memoria, software, l'idea di automazione del controllo è fondamentalmente modernizzata. Ma diventa ovvio che la macchina informatica più moderna nel prossimo futuro non sarà in grado di sostituire gli umani.

Al momento, stiamo parlando di un'unità di controllo strutturale uomo-macchina che ottimizza il processo di lavoro: le capacità dei computer sono espanse grazie alla strutturazione da parte dell'utente dei compiti da risolvere e al rifornimento della sua base di conoscenze, e le capacità dell'utente - a causa dell'automazione di quei compiti che in precedenza era opportuno trasferire su un computer per motivi economici o tecnici. La disponibilità di acquisizioni, la possibilità di un uso polivalente introduce la tecnologia informatica nel flusso di lavoro standard dell'ufficio.

Come parte del complesso di mezzi tecnici per fornire tecnologie dell'informazione, vengono assegnate apparecchiature informatiche e apparecchiature organizzative. Le moderne apparecchiature informatiche per ufficio possono essere suddivise in personal computer e computer aziendali. I computer aziendali sono sistemi multiutente con un'unità centrale con grande potenza di calcolo e risorse informative significative, a cui sono collegati un gran numero di luoghi di lavoro con attrezzature minime.

informazioni di gestione gestione internet

2. Problemi di introduzione delle tecnologie dell'informazione nella Russia moderna

Attualmente, c'è un aumento dell'influenza delle nuove tecnologie dell'informazione su tutte le decisioni di gestione. Tuttavia, ci sono una serie di fattori oggettivi che hanno un effetto vincolante sul ritmo della loro attuazione in Russia, tra cui, ad esempio, i seguenti: instabilità economica, "lacune" nel supporto legislativo, istruzione insufficiente del personale dirigente sul campo della tecnologia dell'informazione, una carenza di specialisti dell'informazione, finanziamenti statali insufficienti per la ricerca e sviluppi pratici relativi alle nuove tecnologie dell'informazione, mentre c'è ancora un chiaro ritardo rispetto all'Occidente nello sviluppo della tecnologia informatica e delle comunicazioni.

Tuttavia, l'integrazione della Russia nello spazio dell'informazione globale non può che contribuire all'introduzione dell'automazione in tutti i processi di gestione, compresa la gestione del personale. L'attuale livello di sviluppo dell'automazione nella sfera gestionale è accompagnato da una serie di problemi, che al momento non sono completamente preparati, probabilmente, non una singola impresa nazionale.

Il primo e, forse, il problema principale è la mancanza di competenza sia della direzione di tutti i livelli di gestione aziendale che dei dipendenti ordinari nella sfera gestionale in relazione alle questioni di automazione. Anche una percentuale abbastanza ampia di loro non ha una conoscenza adeguata dei vari pacchetti specializzati di programmi applicati che consentono di risolvere i problemi gestionali più complessi. E il computer è percepito come uno strumento esclusivamente per eseguire operazioni correnti di liquidazione e contabilità, nonché per preparare i documenti necessari utilizzando un editor di testo standard e un elaboratore di fogli di calcolo. Naturalmente, la direzione non ha bisogno di conoscere i dettagli, ma dovrebbe essere informata sulla funzionalità dei rispettivi prodotti software e sul loro potenziale utilizzo nella propria azienda. Gli esperti prestano attenzione al fatto che attualmente il contenuto delle aree di attività del personale nell'organizzazione è cambiato, vengono imposti requisiti professionali maggiori ai dipendenti, che non devono solo elaborare le informazioni sui computer, ma anche avere un'idea dello stato di affari in aree correlate ed essere in grado, se necessario, di risolvere vari compiti di gestione.

Richiamano inoltre l'attenzione sul fatto che il livello di istruzione dei lavoratori nell'industria e nell'edilizia non è sufficientemente elevato ed è caratterizzato dai seguenti indicatori: “... il 21% ha un'istruzione superiore e il 28% non ha né un'istruzione superiore né secondaria. .. La stragrande maggioranza dei lavoratori - Pratiche che non sono formate in istituti di istruzione specializzati superiori o secondari. Si segnala inoltre che esiste un problema di età tra i lavoratori, nell'industria e nell'edilizia, ogni quinto di loro ha già un'età pensionabile o prepensionamento. Di conseguenza, l'incapacità dei lavoratori in quest'area di formulare i propri requisiti per il prodotto software corrispondente e valutare i pacchetti di gestione da posizioni funzionali, informative e tecnologiche, e quindi scegliere quello che soddisfa pienamente le esigenze di una particolare impresa.

Questo problema può essere risolto solo attraverso la riqualificazione generale del personale dirigente. Sebbene un dipendente nel campo della gestione dovrebbe essere in grado di risolvere non solo compiti altamente specializzati a breve termine, ma anche comprendere in modo abbastanza professionale le caratteristiche delle tecnologie informatiche a livello di utente.

Il secondo problema è l'aderenza all'approccio di gestione tradizionale. E sebbene molti manager e specialisti comprendano che il tempo richiede nuovi approcci per l'implementazione della maggior parte delle attività, non hanno fretta di metterli in pratica. Questo vale sia per le attività tipiche che per le attività fondamentalmente nuove.

Il terzo problema è l'analisi del sistema di gestione esistente in azienda. Nonostante il fatto che questo problema sia stato discusso in modo sufficientemente dettagliato in letteratura e la necessità di questo tipo di ricerca sia stata ripetutamente dimostrata da scienziati nazionali e stranieri, le imprese sono molto riluttanti ad accettare di svolgere tale lavoro, e solo quando può non essere più evitato. Ad esempio, l'implementazione di tale lavoro è un prerequisito per l'implementazione dei sistemi di gestione aziendale (CMS). Qualsiasi sviluppatore professionista, superando, di regola, la resistenza del cliente, si occupa ancora di questo problema. I progettisti KSU, ad esempio, IT Co. (pacchetti serie BOSS) o Galaktika Corporation (pacchetto Galaktika) e altri hanno le proprie tecniche originali per questi scopi, che non sono tuttavia disponibili per un uso diffuso.

Il quarto problema è la ristrutturazione organizzativa dell'impresa sia nel settore manifatturiero che in quello gestionale. Sebbene la maggior parte dei pacchetti software aziendali fornisca la personalizzazione della struttura organizzativa esistente, tuttavia, non si può sostenere che sia razionale "adattare" il pacchetto alle esigenze dell'organizzazione esistente. L'approccio classico afferma che sarebbe più corretto indagare prima sul sistema di gestione esistente, quindi sviluppare raccomandazioni per il suo miglioramento, implementarle e solo dopo iniziare ad automatizzare le attività di gestione.

Secondo i dati raccolti dal direttore della consulenza di IDC in Russia e nella CSI per il 2010, in termini di spesa in contanti per apparecchiature informatiche, la Russia era tra i primi dieci paesi leader al mondo, dietro ai paesi sviluppati dell'Europa occidentale e agli Stati Uniti di 3-5 volte in termini di spese IT apparecchiature pro capite. Molto meno viene speso in Russia per l'acquisto di software pro capite, a questo punto della spesa la Russia è in ritardo rispetto agli Stati Uniti di 20 volte, dai principali paesi dell'Europa occidentale - 10 volte e dalla media mondiale - del 55%. Per la fornitura di servizi IT nel 2010, la Russia ha ottenuto solo il 22° posto e ha ceduto il 66% alla media mondiale.

Secondo gli specialisti IT, il problema principale nello sviluppo delle tecnologie IT in Russia è il divario digitale tra le varie regioni russe. Secondo le statistiche del 2010, il ritardo in quest'area di regioni come il Daghestan e l'Inguscezia, rispetto agli okrug autonomi di Mosca, San Pietroburgo, Tomsk, Khanty-Mansi e Yamalo-Nenets, tende addirittura ad aumentare in alcuni indicatori. Data la mancanza di specialisti in informatica e il livello di istruzione generale della popolazione nelle regioni in ritardo rispetto a quelle avanzate, nel 2010 ha già raggiunto un rapporto di 1/11,2; nonostante il fatto che l'accesso scolastico a Internet nelle regioni in ritardo e avanzate abbia avuto un rapporto inferiore - 1 / 2.2.

Gli analisti di IDC hanno compilato un rapporto con le previsioni di spesa e la direzione delle tendenze dei flussi finanziari nello sviluppo della tecnologia dell'informazione in Russia nel 2011-2015. Secondo le previsioni di IDC, in questo quinquennio il tasso di crescita medio annuo della spesa per la tecnologia dell'informazione in Russia sarà dell'11,6%. Nel 2015 la spesa annuale dei fondi per lo sviluppo dell'informatica raggiungerà i 41,1 miliardi di dollari USA.

3. Modi per risolvere i problemi e organizzare una gestione efficace

Attualmente, nel mondo moderno esiste un numero enorme di tecnologie dell'informazione, programmi per l'intensità dell'implementazione, la riqualificazione del personale e la razionalizzazione della gestione aziendale.

La prima cosa che aiuterà un manager moderno sono i corsi di aggiornamento e vari corsi di formazione. I corsi sono frequentati sia da coloro che già ricoprono la carica di direttore IT nelle aziende, sia da coloro che si stanno solo impegnando per ricoprire tali incarichi. Qualcuno ha bisogno di sistematizzare l'esperienza accumulata, ma qualcuno vuole ottenere nuove conoscenze. Formazione di manager nel campo della tecnologia dell'informazione, guida all'implementazione di sistemi informativi, determinazione della politica di sviluppo della tecnologia dell'informazione nell'impresa, decisione strategica sulla gestione aziendale basata su tecnologie avanzate di gestione delle informazioni.

La specificità della Russia è che, di norma, la posizione IT è occupata da specialisti che hanno iniziato la loro carriera come amministratori di sistema o programmatori. Sono esperti nella tecnologia dell'informazione, ma non tutti capiscono bene il business. Uno degli obiettivi principali della formazione è insegnare agli studenti a parlare in una lingua comprensibile agli affari.

Molte aziende nel nostro paese utilizzano programmi di base a seconda del tipo di attività. Se consideriamo più in dettaglio, è meglio vederlo nei prodotti dell'azienda 1C:

* 1C: Contabilità 8

* 1C: Gestione commerciale 8

* 1C: Gestione degli stipendi e delle risorse umane 8

* 1C: flusso di documenti

* 1C: Gestione di una piccola impresa 8

* 1C: Automazione Integrata 8

* 1C: Impresa 8. Gestione dell'impresa manifatturiera

* 1C: consolidamento 8

* 1C: Gestione delle finanze aziendali

* Licenze 1C: Enterprise 8

* 1C: Enterprise 8. Un insieme di soluzioni applicate per 5 utenti

* 1C: Enterprise 8. Estensione Web 1.1

* Prodotti congiunti 1C e Microsoft

* 1C: Gestione di 8 standard

Anche il cambiamento e la transizione del flusso documentale e la fornitura di informazioni all'interno dell'organizzazione, tra filiali remote e autorità di regolamentazione, contribuiscono ad accelerare il processo di scambio e fornitura di informazioni. Ciò consente di ottimizzare l'orario di lavoro dei dipendenti, favorisce un processo decisionale più rapido e riduce significativamente i costi finanziari.

Il passaggio a forme elettroniche e digitali di scambio di informazioni è un compito fondamentale nella gestione moderna. Inoltre, è vitale nel campo del governo. Inoltre, uno Stato come la Federazione Russa con il suo vasto territorio e molti sudditi della Federazione. Ad esempio, la decisione di passare alla gestione elettronica dei documenti:

L'intero flusso di documenti e l'emissione di regolamenti dovrebbero essere convertiti in formato elettronico, ha affermato il primo ministro russo Dmitry Medvedev. Ha espresso questo parere oggi, comunicando con i dipendenti del servizio fiscale. Il capo del governo ha anche espresso l'opinione che lo sviluppo dei sistemi di identificazione in Russia non stia procedendo abbastanza velocemente. "Ho la sensazione che il processo di sviluppo di una firma digitale elettronica nel nostro paese stia procedendo lentamente in qualche modo, non come altri processi", ha affermato. "Ho la sensazione che non ci siano grandi cambiamenti in questo settore", ha aggiunto Medvedev.

“Il flusso di documenti, l'emissione di atti normativi dovrebbe essere infine convertita in forma elettronica - ha affermato il capo del governo russo - Alcuni dei documenti, che sono molto piccoli, dovrebbero forse rimanere duplicati in forma cartacea, ma queste sono cose esclusive , come leggi, decreti presidenziali, regolamenti governativi – come si suol dire, per la storia”.

I documenti per le regioni, secondo il premier, non devono assolutamente essere rilasciati in forma cartacea.

Medvedev ha ricordato che una volta ha pronunciato una frase piuttosto dura, che considera ancora assolutamente giusta. "Un funzionario che non è in grado di creare un documento elettronico, che ha paura di aprire un computer, è soggetto al licenziamento dal servizio pubblico", ha affermato. Secondo il primo ministro, se 20 anni fa l'alfabetizzazione informatica era esotica, oggi fa parte dell'alfabetizzazione moderna. Medvedev ha sottolineato che oggi "la stragrande maggioranza delle persone è in grado di capirlo, la domanda è come stimolarle".

I cittadini russi potrebbero ricevere una firma digitale elettronica contemporaneamente al passaporto, afferma il primo ministro Dmitry Medvedev. "Sarebbe utile che fosse così, ma per questo dobbiamo pensare a una strada con traffico in arrivo", ha detto il capo del governo durante un incontro con i dipendenti del Servizio fiscale federale.

Rispondendo alla domanda delle autorità fiscali se ritenga possibile rilasciare una firma digitale elettronica a tutti i cittadini della Russia contemporaneamente alla ricezione dei passaporti civili generali, Medvedev ha affermato di ritenerlo corretto, tuttavia, a suo avviso, i cittadini stessi dovrebbero essere interessato ad ottenere una firma digitale. "In linea di principio, questo sarebbe corretto, perché ora siamo generalmente impegnati a identificare un cittadino e semplificare la sua vita", ha affermato Medvedev.

Il capo del servizio fiscale federale Mikhail Mishustin ha obiettato che i sistemi si stanno sviluppando in modo molto efficiente. In particolare, ha ricordato che circa il 75% delle imprese presenta attualmente le denunce fiscali per via telematica utilizzando la firma digitale.

3.1 Video conferenza

Il prossimo elemento più importante della moderna tecnologia dell'informazione è il sistema Teleconferenze... O un modo per ottenere informazioni attraverso una videoconferenza simultanea. Questo tipo di comunicazione viene utilizzato sia a livello di capi di Stato e di governo, sia a livello di organizzazioni con sedi e divisioni remote.

La videoconferenza è un campo della tecnologia dell'informazione che fornisce simultaneamente trasmissione bidirezionale, elaborazione, trasformazione e presentazione di informazioni interattive a distanza in tempo reale utilizzando tecnologie informatiche hardware e software. Si tratta di una tecnologia di telecomunicazione per l'interazione interattiva di due o più utenti remoti, in cui è possibile scambiare tra loro informazioni audio e video in tempo reale, tenendo conto del trasferimento dei dati di controllo.

La videoconferenza viene utilizzata come mezzo per prendere decisioni tempestive in una data situazione; in situazioni di emergenza; ridurre le spese di viaggio nelle organizzazioni geograficamente distribuite; aumentare l'efficienza; condurre prove con la partecipazione a distanza dei detenuti, nonché uno degli elementi della telemedicina e delle tecnologie di apprendimento a distanza.

In molte organizzazioni governative e commerciali, la videoconferenza porta grandi risultati e massima efficienza, ovvero:

* riduce i tempi di viaggio ei costi associati;

* accelera i processi decisionali in situazioni di emergenza;

* riduce il tempo per l'esame dei casi nei tribunali di giurisdizione generale;

* aumenta la produttività del lavoro];

* risolve problemi di personale e situazioni socio-economiche;

* consente di prendere decisioni più informate attirando ulteriori esperti, se necessario;

* alloca le risorse in modo rapido ed efficiente e così via.

Per comunicare in modalità videoconferenza, l'abbonato deve disporre di un dispositivo terminale di videoconferenza (codec), un videotelefono o altra tecnologia informatica. Di norma, il complesso dei dispositivi di videoconferenza include:

* dispositivo centrale: un codec con una videocamera e un microfono, che fornisce codifica / decodifica di informazioni audio e video, acquisizione e visualizzazione di contenuti;

* dispositivo per la visualizzazione di informazioni e la riproduzione di suoni.

Come codec è possibile utilizzare un personal computer con software di videoconferenza.

I canali di comunicazione, ovvero la rete di trasmissione dati di trasporto, svolgono un ruolo importante nella videoconferenza. Per la connessione ai canali di comunicazione vengono utilizzati i protocolli di rete IP o ISDN.

Esistono due modalità di videoconferenza, che consentono videoconferenze bidirezionali (point-to-point) e multilaterali (multipoint).

Di norma, la videoconferenza punto-punto soddisfa le esigenze solo nella fase iniziale dell'implementazione della tecnologia e molto presto è necessaria un'interazione simultanea tra più abbonati. Questa modalità di funzionamento è chiamata videoconferenza "multipoint" o multipoint. Per implementare questa modalità, è necessario attivare una licenza multipoint nel codec, a condizione che il dispositivo supporti questa funzione, o uno speciale server video MCU (Multipoint Control Unit), o un sistema di controllo hardware e software.

Per implementare la videoconferenza, il capo (decisore) dell'organizzazione deve determinare lo scopo principale della domanda: tenere riunioni, reclutare personale, efficienza nel processo decisionale, esercitare il controllo, formazione a distanza, consultare i medici, tenere udienze in tribunale, interrogare i testimoni e così via. In questo caso, è necessario tenere conto delle regole di base della videoconferenza:

* servizio di comunicazione ad alta velocità garantito o canali di comunicazione dedicati solo per sessioni di videoconferenza;

* Alimentazione stabile e affidabile per apparecchiature di telecomunicazione e videoconferenza;

* caratteristiche ottimali di assorbimento del rumore e dell'eco della stanza in cui verranno installati gli apparati di videoconferenza;

* corretta collocazione delle apparecchiature di videoconferenza rispetto allo sfondo chiaro della stanza;

* Corretta impostazione degli apparati di telecomunicazione e videoconferenza per mantenere la qualità dei servizi di comunicazione con priorità di trasmissione dati;

* personale tecnico di servizio competente;

* supporto tecnico e abbonamento per gli aggiornamenti delle apparecchiature tramite un fornitore certificato dal produttore;

3.2 ReteInternet

Internet - A differenza di Internet, è la rete privata interna di un'organizzazione. In genere, Internet è un Internet in miniatura che si basa sull'uso del protocollo IP per scambiare e condividere alcune delle informazioni all'interno di questa organizzazione. Questi possono essere elenchi di dipendenti, elenchi di numeri di telefono di partner e clienti. Molto spesso, questo termine indica solo la parte visibile di Internet: il sito Web interno dell'organizzazione. Basato sui protocolli di base HTTP e HTTPS e organizzato secondo il principio di un client-client, il sito Internet è accessibile da qualsiasi computer tramite un browser. Internet è quindi un Internet "privato", limitato dallo spazio virtuale di una singola organizzazione. Internet consente l'utilizzo dei canali di comunicazione pubblici inclusi in Internet (VPN), ma allo stesso tempo fornisce protezione dei dati trasmessi e misure per impedire la penetrazione dall'esterno ai nodi aziendali.

Le applicazioni su Internet si basano sull'utilizzo delle tecnologie Internet, ed in particolare delle tecnologie Web: Hypertext HTML, HTTP Hypertext Transfer Protocol e CGI Server Application Interface. Le parti costitutive di Internet sono server Web per la pubblicazione di informazioni statiche o dinamiche e browser per la visualizzazione e l'interpretazione dell'ipertesto.

Il termine "Internet" è apparso per la prima volta il 24 aprile 1995 su Digital News & Review, di cui era redattore tecnico, in un articolo intitolato "Internet alimenta la crescita degli strumenti di accesso a Internet".

Internet si basa sugli stessi concetti e tecnologie utilizzati per Internet, come l'architettura client-server e lo stack di protocolli Internet (TCP/IP). Tutti i noti protocolli Internet si trovano su Internet, come HTTP (servizi Web), SMTP (e-mail) e FTP (trasferimento file). Le tecnologie Internet sono spesso utilizzate per fornire moderne interfacce per le funzioni dei sistemi informativi che ospitano i dati aziendali.

Internet può essere pensato come una versione privata di Internet o come un'estensione privata di Internet limitata da un'organizzazione tramite un firewall. I primi siti Internet e home page hanno cominciato ad apparire nelle organizzazioni nel 1990-1991. Tuttavia, secondo fonti non ufficiali, il termine Internet è stato utilizzato per la prima volta nel 1992 in istituzioni come università e aziende che lavorano nel campo tecnico.

Internet è anche in contrasto con l'Extranet; L'accesso a Internet è fornito solo ai dipendenti dell'organizzazione, mentre all'extranet possono accedere clienti, fornitori o altre persone approvate dalla direzione. Nella tecnologia Extranet, oltre alla rete privata, gli utenti hanno accesso alle risorse Internet, ma allo stesso tempo vengono adottate misure speciali per l'accesso sicuro, l'autorizzazione e l'autenticazione.

Internet dell'azienda non deve fornire l'accesso a Internet. Quando viene fornito tale accesso, di solito avviene attraverso un gateway di rete con un firewall, che protegge Internet da accessi esterni non autorizzati. Il gateway di rete spesso fornisce anche l'autenticazione dell'utente, la crittografia dei dati e spesso la connettività della rete privata virtuale (VPN) per i dipendenti fuori sede in modo che possano accedere alle informazioni aziendali, alle risorse informatiche e ai contatti interni.

Evidente vantaggio dell'utilizzoInternet

Elevata produttività quando si lavora insieme su alcuni progetti comuni

Facile accesso del personale ai dati

· Livello di interazione flessibile: è possibile modificare gli schemi di interazione aziendali sia verticalmente che orizzontalmente.

· La pubblicazione istantanea dei dati sulle risorse Internet consente di mantenere sempre in forma la specifica conoscenza aziendale e di ottenerla facilmente da qualsiasi punto dell'azienda, utilizzando le tecnologie del Web e dell'ipermedia. Ad esempio: descrizioni del lavoro, politiche interne, standard, newsletter e persino formazione sul posto di lavoro.

· Consente di implementare una cultura aziendale comune e utilizzare la flessibilità e la versatilità delle moderne tecnologie informatiche per gestire il lavoro aziendale.

Vantaggi di un sito Web su Internet rispetto ai programmi client con architettura client-server

* Non è necessario installare il programma client sui computer degli utenti (viene utilizzato un browser). Di conseguenza, quando cambia la funzionalità del sistema informativo aziendale, non è richiesto nemmeno l'aggiornamento del software client.

* Ridurre il tempo speso nelle operazioni di routine per l'inserimento dei vari dati, grazie all'utilizzo di moduli web invece di scambiare dati via e-mail

* Compatibilità multipiattaforma: browser standard su Microsoft Windows, Mac e GNU / Linux / * NIX.

ScrepolaturaInternet

La rete può essere hackerata e utilizzata per scopi di hacker

· Le informazioni non verificate o inesatte pubblicate su Internet portano a confusione e incomprensioni.

· In uno spazio interattivo gratuito possono essere distribuiti materiali illegittimi e offensivi.

· Il facile accesso ai dati aziendali può provocarne la divulgazione ai concorrenti attraverso un dipendente senza scrupoli.

· L'operatività e la flessibilità di Internet richiedono notevoli spese di sviluppo e amministrazione.

3.3 Internet

Naturalmente, uno dei tipi più importanti di tecnologia dell'informazione è Internet.

Internet è un sistema mondiale di reti di computer interconnesse costruite sulla base dell'IP e dell'instradamento di pacchetti IP. Internet costituisce uno spazio di informazioni globale, funge da base fisica per il World Wide Web (WWW) e molti altri sistemi di trasmissione dati (protocolli). Viene spesso indicato come World Wide Web e Global Network, oltre che semplicemente Network], a volte vengono usati nomi abbreviati nella vita di tutti i giorni, no.

Attualmente, la parola "Internet" indica più spesso il World Wide Web e le informazioni disponibili in esso, piuttosto che la rete fisica.

A metà del 2008, il numero di utenti che utilizzava regolarmente Internet era di circa 1,5 miliardi di persone (circa un quarto della popolazione mondiale). Insieme ai computer ad esso collegati, Internet funge da base per lo sviluppo della società dell'informazione e consente di tenersi aggiornati sugli eventi in qualsiasi parte del mondo come leader e come impiegato ordinario. Consente di attivare il controllo remoto.

Con lo sviluppo dei mezzi di comunicazione, l'automazione delle tecnologie per ufficio ha attirato l'interesse di specialisti e manager, che hanno visto in essa un'opportunità per aumentare la propria produttività. L'introduzione delle nuove tecnologie dell'informazione non ha lo scopo di sostituire il tradizionale sistema di comunicazione del personale (riunioni, telefonate, ordini), ma di integrarlo. Ciò garantirà una distribuzione razionale del lavoro manageriale e la migliore fornitura di informazioni a manager e manager.

La tecnologia dell'informazione è attraente per i manager di tutti i livelli di gestione in quanto mantiene la comunicazione intra-organizzativa del personale e fornisce a questo personale nuovi mezzi di comunicazione con l'ambiente esterno.

4. Presente e futuro delle tecnologie IT nella gestione

Nel mio lavoro ho mostrato solo una parte delle tecnologie informatiche attualmente disponibili. Queste tecnologie possono essere sia tecnologiche che a livello di conoscenza, abilità e alfabetizzazione di un manager moderno. E questo settore della gestione non sta fermo, in continua evoluzione.

Dovrebbe essere chiaro che è abbastanza naturale per le tecnologie dell'informazione che diventino obsolete e sostituite da nuove:

Il telegrafo ha trasferito tutte le sue funzioni al telefono

La posta viene gradualmente sostituita dalla consegna espressa

Il fax ha trasferito la maggior parte delle sue funzioni alla posta elettronica

Quando si introduce una nuova tecnologia dell'informazione in un'organizzazione, è necessario valutare il rischio di rimanere indietro rispetto ai concorrenti a causa della sua inevitabile obsolescenza nel tempo, poiché i prodotti dell'informazione, come nessun altro tipo di beni materiali, hanno un alto tasso di sostituzione con nuovi tipi e versioni.

Se nel processo di introduzione di una nuova tecnologia dell'informazione a questo fattore non viene data la dovuta attenzione, è possibile che nel momento in cui l'organizzazione viene trasferita a una nuova tecnologia dell'informazione, diventi già obsoleta e sarà necessario adottare misure per modernizzare esso. Tali fallimenti mostrano l'assenza o la debole elaborazione della metodologia per l'utilizzo della tecnologia dell'informazione.

Tutto ciò trasforma il processo di integrazione in un compito molto laborioso e richiede un approccio sistematico completo alla progettazione e all'implementazione delle tecnologie dell'informazione. Tuttavia, il risultato sono sistemi flessibili che consentono, da un lato, di aumentare l'efficienza, per garantire la possibilità di lavorare in parallelo. Dall'altro, minimizzare possibili errori nelle aree più critiche ottimizzando i flussi di dati e automatizzando il lavoro di routine.

I principali compiti risolti dall'implementazione delle tecnologie IT nella produzione moderna sono l'accelerazione e la massima automazione dei processi di scambio tra tutti i partecipanti al ciclo produttivo. Quando si implementano soluzioni IT, i cambiamenti inevitabili interessano quasi tutte le fasi del processo tecnologico.

Nel processo di introduzione delle tecnologie informatiche, si devono affrontare una serie di difficoltà di diversa natura. Una transizione una tantum a un nuovo processo tecnologico è difficile e spesso impossibile a causa degli elevati costi di attrezzature, software e formazione di specialisti. Possono sorgere problemi di integrazione con la flotta esistente di apparecchiature “classiche”. Inoltre vi sono problemi di “barriera psicologica”, generale mancanza di preparazione degli utenti e del personale di servizio.

In effetti, si può parlare dell'emergere di complessi produttivi aziendali distribuiti. Dovresti anche aspettarti un aumento della quantità e, soprattutto, della qualità del software sul mercato russo. Sempre più produttori occidentali stanno scoprendo il mercato russo, aggiungendo nuovi prodotti russificati ai pochi (ma non sempre negativi) sviluppi interni. I progressi in questo settore infondono fiducia nell'emergere di prodotti di alta qualità in grado di soddisfare quasi tutti i requisiti tecnici e tecnologici della gestione russa in rapido sviluppo.

Riferimenti e fonti

1. Samuilov K.E., Chukarin A.V., Yarkina N.V. \ Processi aziendali e tecnologie dell'informazione nella gestione delle società di telecomunicazioni: Alpina Publishers /, 2009 M. - 446 p. ISBN 978-5-9614-1067 -9

2. Tronin YN \ Sistemi informativi e tecnologie nel business: Alfa-Press \ M. - 240s. 2005 ISBN 5-94280-140-1

3. Scott Burkun \ The Art of IT Project Management \ Peter: San Pietroburgo - 432. ISBN 978-5-388-00543-4

4. gestione: Per. dal 3° ing. ed. - (Serie "Management for a Leader"). Mosca: INFRA-M, 2002.347 p.

5. Eliferov V.G., Repin V.V. Processi aziendali: regolazione e gestione. Mosca: IFRA-M, 2005,319 p.

6. Management del XXI secolo / Ed. S. Chowdhary: Per. dall'inglese - (Serie "Management for a Leader"). Mosca: INFRA-M, 2002,448 p.

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Il principale funzioni moderne tecnologie dell'informazione per la gestione aziendale: ricerca, raccolta, elaborazione, archiviazione dei dati necessari, generazione di nuove informazioni, risoluzione di problemi di ottimizzazione (Fig. 15.1). Allo stesso tempo, il compito non è solo automatizzare le laboriose e regolarmente ripetute operazioni di routine di elaborazione di una grande quantità di dati, ma anche ottenere informazioni fondamentalmente nuove necessarie per prendere decisioni gestionali efficaci attraverso l'elaborazione dei dati.

Lo sviluppo delle tecnologie dell'informazione per la gestione di un'organizzazione è preceduto da un'indagine e un'analisi dettagliate dell'oggetto gestito, dei compiti e della struttura di gestione, dei contenuti e dei flussi di informazioni. Sulla base di questa analisi, viene sviluppato un modello informativo per la gestione di un'organizzazione, che fissa la relazione tra le attività di elaborazione dei dati e i nuovi flussi di informazioni. Quindi viene effettuata la scelta dei mezzi tecnici e viene sviluppata la tecnologia dell'informazione corrispondente.

Le tecnologie dell'informazione stanno cominciando a svolgere un ruolo di primo piano nella gestione dello sviluppo di quasi tutti i processi socioeconomici. L'efficienza della produzione sociale è in gran parte determinata dal grado di utilizzo dei mezzi di elaborazione delle informazioni (computer, fotocopiatrici, telefoni, software), dalla densità del flusso di invenzioni di nuovi prodotti e nuove tecnologie che utilizzano programmi per computer. Ecco perché il valore aggiunto è un prodotto delle trasformazioni dell'informazione. Tuttavia, non si dovrebbe pensare che la tecnologia dell'informazione

Riso. 15.1.

sono limitate all'aspetto tecnico della materia (informatica, telecomunicazioni, Internet, tecnologie multimediali, ecc.). La cosa principale nelle nuove tecnologie dell'informazione non sono le reti e le capacità tecniche, ma il desiderio del personale di portare qualcosa di nuovo nella propria organizzazione, nonché l'impegno alla cooperazione da parte di partner, consumatori e appaltatori.

Nell'economia di qualsiasi paese o regione sviluppata, la gestione delle informazioni diventa la base di ogni miglioramento, di ogni progresso. La componente informativa comincia a dominare qualsiasi produzione e qualsiasi attività commerciale. Lo sviluppo della componente informativa è allo stesso tempo un fattore, un indicatore e un risultato dello sviluppo di un paese o di una regione. Le capacità di informazione e comunicazione di un paese o di una regione diventano la forza trainante del loro sviluppo. In altre parole, lo sviluppo dell'infrastruttura informatica diventa un fattore di attrazione e sviluppo dell'attività imprenditoriale. Reti di computer, tecnologia informatica, progettazione di computer, strutture di comunicazione oggi sono ciò che erano alla fine del 19° secolo. ferrovie - catalizzatore e fattore di sviluppo socio-economico dell'intera società. L'informazione, la conoscenza oggi è la risorsa più importante per lo sviluppo di qualsiasi sistema socio-economico e la maturità delle tecnologie dell'informazione, delle tecnologie per la padronanza, il trasferimento e l'utilizzo della conoscenza determina il ritmo dello sviluppo.

La tecnologia dell'informazione espande in modo significativo le capacità di gestione, poiché fornisce ai manager i più recenti metodi di elaborazione e analisi delle informazioni economiche e sociali necessarie per prendere decisioni di gestione informate.

L'uso della tecnologia dell'informazione riduce significativamente il costo di altri tipi di risorse della società. Allo stesso tempo, le tecnologie dell'informazione non solo risparmiano risorse, ma portano anche a soluzioni fondamentalmente nuove che iniziano a formare l'essenza della vita pubblica. Molti tipi di attività moderne non possono essere svolte al di fuori della tecnologia dell'informazione. Una parte significativa delle persone, virgole nella produzione sociale, usa il computer nel proprio lavoro. Allo stesso tempo, i computer sono entrati nelle nostre vite in tempi relativamente recenti. Le persone anziane ricordano ancora come nelle grandi organizzazioni esistessero uffici macchine, in cui dattilografi appositamente formati dattilografavano testi su macchine da scrivere.

Nell'attività lavorativa moderna, le persone utilizzano sempre più Internet come mezzo universale per trovare le informazioni necessarie e scambiarle. Usano anche i telefoni cellulari con le loro funzionalità di connettività Internet.

La tecnologia dell'informazione ha cambiato il contenuto del lavoro di molte persone. Ad esempio, un consulente finanziario non può svolgere le sue attività senza seguire online le tendenze finanziarie globali. Nelle attività del supermercato, una quota significativa è l'elaborazione delle informazioni sul movimento della massa delle materie prime, sul movimento delle scorte e sulle fluttuazioni della domanda di determinati beni.

Attualmente, nella pratica della gestione di aziende commerciali, viene utilizzata una varietà di sistemi offerti dai produttori di software. Tra questi, i più comuni sono i seguenti.

• Sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) ... Si tratta di una classe di sistemi gestionali integrati, ovvero un database centralizzato unificato, un'unica applicazione e un'interfaccia utente comune per la gestione delle attività finanziarie ed economiche. Coprono aree dell'impresa come pianificazione e previsione, gestione delle vendite, gestione dell'inventario, gestione della produzione, approvvigionamento, finanza, ecc. (riparazioni, rapporti di gestione, consolidamento).
• Sistemi di gestione delle relazioni con i clienti CRM (Customer Relationship Management). Si tratta di una classe di sistemi per la gestione delle relazioni esterne di un'impresa. I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti CRM includono tecniche di gestione per migliorare le prestazioni di vendita. Molti dei risultati del marketing moderno si riflettono in tali sistemi. Forniscono la gestione del rapporto dell'azienda con i suoi clienti (clienti), partner, rivenditori e il mondo esterno. È uno strumento per automatizzare il lavoro dei reparti marketing, vendite e servizio clienti, nonché una serie di servizi aggiuntivi sotto forma di portali aziendali, call center, help desk online per i clienti, basi di conoscenza aziendali, ecc. Sistemi informativi a supporto delle attività analitiche BI (Business Intelligence). Questi sistemi fungono da repository di dati analitici; includono anche una serie di strumenti di elaborazione delle informazioni. Sono un data warehouse con un insieme di strumenti per il recupero dei dati da ERP e altri sistemi e metodi per la successiva analisi dei dati raccolti. Le moderne tecnologie dell'informazione hanno una caratteristica essenziale: se agli albori della loro comparsa, gli strumenti di automazione dell'elaborazione delle informazioni erano principalmente applicati a procedure gestionali già esistenti, negli ultimi tempi la situazione è radicalmente cambiata. Le tecnologie dell'informazione stanno diventando una sorta di catalizzatore per la diffusione dell'esperienza di gestione avanzata e delle moderne tecnologie di gestione. Allo stesso tempo, ottimizzano i processi aziendali in conformità con gli ultimi risultati della teoria e della pratica di gestione.

Il principale risultato che il cliente riceve è un efficace sistema di gestione aziendale basato su tecnologie informatiche in rete. Ottimizzando i processi aziendali, i meccanismi a supporto delle decisioni gestionali, è possibile ottenere risorse aggiuntive per lo sviluppo e seri vantaggi competitivi.

Questi non sono sempre sistemi complessi e ramificati, a volte aiutano le persone in attività molto ordinarie e di routine. Si pensi, ad esempio, al sistema informativo degli hotel della catena Grecotel. Questo sistema è stato creato per le Olimpiadi che si sono svolte in Grecia ed è stato ulteriormente sviluppato durante il suo funzionamento in molti hotel di questa catena.

Gli hotel della catena Grecotel sono grandi alberghi, la maggior parte posizionati come hotel per vacanze sulla costa. Durante il pranzo, diverse centinaia di persone visitano contemporaneamente il ristorante, ognuna delle quali conta su un servizio personale. E ogni ospite riceve proprio un tale servizio: veloce, efficiente, personalizzato.

Invece di un notebook, ogni cameriere ha un personal computer compatto collegato tramite un sistema di comunicazione wireless Wi-Fi al server centrale dell'hotel. Dopo che il cameriere ha accettato l'ordine dal cliente, questo viene immediatamente trasferito alle interfacce speciali in cucina e nel buffet, dove vengono completate le ordinazioni. Quindi l'ordine generato viene consegnato alla sala ristorante con l'indicazione del tavolo del cliente. Allo stesso tempo, viene generata automaticamente una fattura, che il cliente paga alla fine del periodo di soggiorno in hotel. Con l'aiuto di questo sistema informativo online, puoi anche scoprire quando il cliente si è sistemato, quando sta per lasciare l'hotel, se ha utilizzato in precedenza i servizi di questa catena alberghiera, dove risiede stabilmente, quali servizi ha ricevuto in hotel e quanto deve pagare per averli.

Il sistema risolve diversi problemi contemporaneamente. Innanzitutto, l'ordine viene elaborato molto più velocemente rispetto all'utilizzo della tecnologia tradizionale. Anche l'accuratezza dell'evasione degli ordini è migliorata. Si riduce il numero dei camerieri richiesti e si razionalizza l'intero lavoro del ristorante. Diventa possibile controllare quotidianamente le attività non solo dell'intero hotel, ma anche di ristoranti e bar separatamente. Inoltre online è possibile monitorare contemporaneamente le attività dell'intera catena alberghiera.

Questo sistema può essere attribuito, da un lato, al sistema ERP e, dall'altro, al sistema CRM, poiché ha le funzioni di raccogliere informazioni personali su ciascun cliente al fine di individualizzare il servizio.

Questo esempio è anche molto indicativo in quanto il sistema, essendo abbastanza nuovo nel 2004, ha cessato di esserlo entro il 2010. In una delle piazze di Berna nell'estate del 2010, in un piccolo ristorante focalizzato sul servizio rapido personalizzato per i turisti, si poteva vedere una parvenza del sistema che era l'orgoglio dei gestori di una delle migliori catene alberghiere solo 6 anni fa. In altre parole, le tecnologie di gestione delle informazioni si stanno rapidamente sviluppando e stanno diventando obsolete. L'innovazione nella gestione sta crescendo così rapidamente oggi che può eguagliare il ritmo dell'innovazione nella nanotecnologia o nell'ingegneria genetica.

I sistemi informativi di gestione sono utilizzati attivamente non solo nella gestione delle società, ma anche nella gestione statale e municipale, nella gestione di università, governo e organizzazioni pubbliche. Nell'ambito del cosiddetto governo elettronico, ogni cittadino può, attraverso Internet, non solo ricevere le informazioni necessarie sul lavoro delle organizzazioni cittadine, ma anche inviare una richiesta, stampare un documento particolare e partecipare a un sondaggio di residenti. In altre parole, la tecnologia dell'informazione utilizzata nella governance urbana promuove la democrazia e avvicina i funzionari della città agli abitanti delle città.

I sistemi che garantiscono l'uso di nuove tecnologie di gestione delle informazioni vengono introdotti attivamente nella pratica delle organizzazioni russe. A causa degli alti tassi di sviluppo delle tecnologie dell'informazione nell'ultimo decennio, la Russia è stata in grado di ridurre il ritardo rispetto ai paesi sviluppati in termini di livello di informatizzazione dell'economia e della società.

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Uso delle moderne tecnologie dell'informazioneoologia nella gestione dell'organizzazione

Ormai è già impossibile immaginare un'organizzazione moderna senza tecnologie informatiche e telecomunicazioni, che aprono nuove opportunità e potenzialità in tutti i campi di applicazione. Nelle condizioni attuali, una gestione efficace è una risorsa preziosa dell'organizzazione, pertanto, aumentando l'efficienza delle attività di gestione, diventa uno dei dipartimenti per migliorare le attività dell'impresa nel suo insieme. Il modo più ovvio per migliorare l'efficienza è automatizzarlo. A questo proposito, c'è un grave problema nella scelta del software ottimale per l'esistenza di successo di una determinata azienda, e nel mercato odierno dei prodotti software si forma una forte concorrenza e il numero di software rilasciato nel campo della gestione è piuttosto elevato. gestione delle risorse delle telecomunicazioni dell'informazione

Lo scopo della gestione delle tecnologie dell'informazione è soddisfare le esigenze informative di tutti i dipendenti dell'azienda, senza eccezioni, che si occupano del processo decisionale. Può essere utile a qualsiasi livello di governo. La gestione della tecnologia dell'informazione dovrebbe essere coerente con i suoi obiettivi e garantire la produzione di informazioni affidabili, affidabili e tempestive. Per selezionare il sistema informatico appropriato, è necessario comprendere la struttura, le funzioni e le politiche dell'organizzazione, gli obiettivi e le decisioni della gestione. Le tecnologie ei sistemi informatici diventano parte integrante dell'organizzazione, influenzandone la struttura, gli organi di governo, le procedure standard, il personale.

L'obiettivo principale della tecnologia automatizzata è ricevere informazioni di nuova qualità attraverso l'elaborazione di dati primari, sulla base dei quali vengono sviluppate decisioni gestionali ottimali. Ciò si ottiene garantendo la pertinenza e la coerenza delle informazioni, l'utilizzo di moderni mezzi tecnici per l'attuazione e il funzionamento di forme qualitativamente nuove di supporto informativo per le attività dell'apparato gestionale. La tecnologia dell'informazione fa fronte a un aumento significativo del volume delle informazioni elaborate e porta a una riduzione dei tempi di elaborazione ed è la componente più importante del processo di utilizzo delle risorse informative nella gestione.

Le funzioni del sistema di gestione delle informazioni includono la risoluzione di problemi di pianificazione strategica e tattica, contabilità e gestione operativa dell'organizzazione. La maggior parte delle attività, che includono contabilità e contabilità materiale, pianificazione fiscale, controllo, ecc. Viene risolto mediante elaborazione secondaria dei dati di gestione operativa. Tale contabilità è un mezzo di controllo aggiuntivo obbligatorio. L'utilizzo dei sistemi di gestione delle informazioni consente: grazie alla raccolta, trasmissione ed elaborazione delle informazioni operative di aumentare il grado di validità delle decisioni; in un'economia di mercato, garantire un processo decisionale tempestivo sulla gestione di un'organizzazione, impresa, impresa; coordinare le decisioni che vengono prese ai diversi livelli di gestione e nei diversi dipartimenti; aumentare la crescita della produttività del lavoro, ridurre le perdite dovute alla mancata produzione, ecc.

Nelle organizzazioni, nelle imprese o nelle imprese, l'apparato di gestione analizza le situazioni nell'ambiente interno ed esterno, nonché prende decisioni sulla pianificazione strategica e a breve termine. L'attuazione dei compiti di pianificazione strategica ea breve termine viene effettuata a livello strategico, tattico e operativo. Ogni livello richiede un certo supporto informativo, che viene implementato sulla base della tecnologia dell'informazione.

Affinché l'attività porti risultati, è necessario utilizzare le moderne tecnologie dell'informazione. L'area di applicazione delle tecnologie dell'informazione nella gestione e nell'economia si basa su computer moderni e strumenti di comunicazione avanzati, è piuttosto ampia e diversificata. Ciò consente a organizzazioni, imprese e aziende di ricevere le informazioni necessarie in tempo e in modo completo. I processi informativi che si svolgono nelle entità aziendali si basano sull'utilizzo di diverse soluzioni tecnologiche, grazie alle quali oggi l'informazione è una risorsa importante, preziosa e costosa che consente di risparmiare sui costi del lavoro e sulle risorse finanziarie.

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Caratteristiche e scopo

Lo scopo della gestione delle tecnologie dell'informazione è soddisfare le esigenze informative di tutti i dipendenti dell'azienda, senza eccezioni, che si occupano del processo decisionale. Può essere utile a qualsiasi livello di governo.

Questa tecnologia è focalizzata sul lavoro nell'ambiente di un sistema di gestione delle informazioni e viene utilizzata quando i compiti da risolvere sono meno strutturati rispetto ai compiti risolti utilizzando la tecnologia dell'informazione per l'elaborazione dei dati.

I Management IS sono ideali per soddisfare esigenze informative simili dei dipendenti di diversi sottosistemi funzionali (reparti) o livelli di gestione aziendale. Le informazioni fornite contengono informazioni sul passato, presente e probabile futuro dell'azienda. Queste informazioni assumono la forma di rapporti di gestione periodici o ad hoc.

Per prendere decisioni a livello di controllo di gestione, le informazioni dovrebbero essere presentate in forma aggregata in modo che le tendenze nei dati cambino, le ragioni delle deviazioni emerse e le possibili soluzioni. in questa fase vengono risolti i seguenti compiti di elaborazione dei dati:

· Valutazione dello stato pianificato dell'oggetto di controllo;

· Valutazione degli scostamenti dallo stato pianificato;

· Identificazione dei motivi degli scostamenti;

· Analisi di possibili soluzioni e azioni.

La gestione della tecnologia dell'informazione mira a creare diversi tipi di report.

Regolare i report vengono creati in base a una pianificazione prestabilita che determina il momento della loro creazione, ad esempio un'analisi mensile delle vendite dell'azienda.

Speciale i report vengono creati su richiesta dei manager o quando accade qualcosa di imprevisto in azienda.

Sia questi che altri tipi di rapporti possono assumere la forma di rapporti di sintesi, comparativi e straordinari.

V riassumendo nei report, i dati vengono combinati in gruppi separati, ordinati e presentati come subtotali e totali finali per i singoli campi.

comparativo i report contengono dati ottenuti da varie fonti o classificati secondo vari criteri e utilizzati a fini comparativi.

Emergenza le segnalazioni contengono dati di natura eccezionale (straordinaria).

L'uso di report a supporto del controllo è particolarmente efficace quando si implementa il cosiddetto controllo della varianza.

La gestione delle deviazioni presuppone che il contenuto principale dei dati ottenuti dal manager dovrebbe essere deviazioni dello stato delle attività economiche dell'azienda da alcuni dovrebbero essere deviazioni dello stato delle attività economiche dell'azienda da alcuni standard stabiliti (ad esempio, dal suo stato pianificato ). Quando si utilizzano i principi di gestione della varianza in azienda, vengono imposti i seguenti requisiti ai report generati:

· Un report dovrebbe essere generato solo quando si è verificata una deviazione;

· Le informazioni nel report dovrebbero essere ordinate in base al valore dell'indicatore critico per la data deviazione;

Si consiglia di mostrare insieme tutte le deviazioni in modo che il gestore possa cogliere la connessione esistente tra di esse;

· La relazione deve mostrare la deviazione quantitativa dalla norma.

Componenti principali

I componenti principali della tecnologia dell'informazione gestionale sono mostrati in Fig. 2.

Riso. 2. I componenti principali della gestione IT.

Le informazioni di input provengono da sistemi a livello operativo. Le informazioni di output sono formate nel modulo rapporti di gestione in una forma conveniente per prendere una decisione.

Il contenuto del database viene trasformato con l'ausilio di appositi software in report periodici e ad hoc, che vengono inviati agli specialisti coinvolti nelle decisioni dell'organizzazione. Il database utilizzato per ottenere le informazioni specificate deve essere costituito da due elementi:

1. dati accumulati sulla base della valutazione delle operazioni effettuate dall'impresa;

2. piani, standard, budget e altri documenti normativi che determinano lo stato pianificato dell'oggetto della gestione (divisione della società).

Automazione d'ufficio

Caratteristiche e scopo

Storicamente, l'automazione è iniziata nella produzione e si è poi diffusa in ufficio, puntando inizialmente solo ad automatizzare il normale lavoro di segreteria. Con lo sviluppo degli strumenti di comunicazione, l'automazione delle tecnologie d'ufficio ha interessato specialisti e manager, che hanno visto in essa un'opportunità per aumentare la produttività del lavoro.

La Office automation (Fig. 3) non intende sostituire il tradizionale sistema di comunicazione del personale esistente (con le sue riunioni, telefonate e ordini), ma solo integrarlo. Usati insieme, entrambi questi sistemi forniranno un'automazione razionale del lavoro manageriale e la migliore fornitura di informazioni per i manager.

Riso. 3. I componenti principali dell'automazione d'ufficio.

Un ufficio automatizzato è attraente per i manager a tutti i livelli di gestione dell'azienda, non solo perché mantiene la comunicazione interna tra il personale, ma anche perché fornisce loro nuovi mezzi di comunicazione con l'ambiente esterno.

Tecnologia dell'informazione per l'automazione degli uffici- organizzazione e supporto dei processi di comunicazione sia all'interno dell'organizzazione che con l'ambiente esterno basati su reti informatiche e altri moderni mezzi di trasferimento e lavoro con le informazioni.

Le tecnologie di automazione degli uffici sono utilizzate da manager, specialisti, segretarie e impiegati e sono particolarmente attraenti per la risoluzione dei problemi di gruppo. Aumentano la produttività di segretarie e impiegati e consentono loro di far fronte al crescente volume di lavoro. Tuttavia, questo vantaggio è secondario rispetto alla possibilità di utilizzare l'automazione dell'ufficio come strumento di risoluzione dei problemi. Migliorare le decisioni prese dai manager come risultato della loro migliore comunicazione può garantire la crescita economica dell'azienda.

Attualmente, sono note diverse dozzine di prodotti software per computer e hardware non informatico che forniscono tecnologia di automazione dell'ufficio: elaboratore di testi, elaboratore di fogli di calcolo, e-mail, calendario elettronico, posta audio, computer e teleconferenza, testo video, archiviazione di immagini, nonché programmi gestionali specializzati: gestione documentale, controllo sull'esecuzione degli ordini, ecc.

Anche gli strumenti non informatici sono ampiamente utilizzati: conferenze audio e video, comunicazioni fax, fotocopiatrici e altre apparecchiature per ufficio.

Componenti principali

Banca dati... Un componente obbligatorio di qualsiasi tecnologia è un database. In un ufficio automatizzato, il database concentra i dati sul sistema produttivo dell'azienda, proprio come nella tecnologia di elaborazione dati a livello operativo. Le informazioni nel database possono provenire anche dall'ambiente esterno dell'azienda. Gli specialisti devono essere competenti nelle operazioni tecnologiche di base del lavoro in un ambiente di database.

Esempio. Il database raccoglie dati sulle vendite giornaliere, trasmesse dagli agenti di vendita dell'azienda al computer principale, o informazioni sulle spedizioni settimanali di materie prime.

Le informazioni sul tasso di cambio o sulle quotazioni dei titoli, comprese le azioni di questa società, possono essere ricevute quotidianamente dalla borsa tramite e-mail, che vengono aggiornate quotidianamente nell'array corrispondente del database.

Le informazioni dal database entrano nell'input di applicazioni informatiche (programmi), come un elaboratore di testi, fogli di calcolo, e-mail, conferenze informatiche, ecc. Qualsiasi applicazione informatica in un ufficio automatizzato fornisce ai dipendenti la comunicazione tra loro e con altre aziende.

Le informazioni ottenute dai database possono essere utilizzate anche in hardware non informatico per la trasmissione, la replica, l'archiviazione.

Elaboratore di testi... È una sorta di software applicativo progettato per la creazione e l'elaborazione di documenti di testo. Ti consente di aggiungere o rimuovere parole, spostare frasi e paragrafi, impostare il formato, manipolare elementi e modalità di testo, ecc. Quando il documento è pronto, il dipendente lo riscrive nella memoria esterna, quindi lo stampa e, se necessario, lo trasmette su una rete di computer. Il gestore ha così a sua disposizione una forma efficace di comunicazione scritta. La ricezione regolare di lettere e rapporti redatti con l'ausilio di un elaboratore di testi consente al manager di valutare costantemente la situazione in azienda.

E-mail... La posta elettronica (E-mail), basata sull'utilizzo in rete dei computer, consente all'utente di ricevere, archiviare e inviare messaggi ai propri partner in rete. Qui avviene solo una comunicazione unidirezionale. Questa limitazione, a parere di molti ricercatori, non è troppo importante, poiché in cinquanta casi su cento le telefonate d'ufficio hanno solo lo scopo di ottenere informazioni. Per garantire una comunicazione bidirezionale, dovrai inviare e ricevere messaggi via e-mail o utilizzare più volte un altro metodo di comunicazione.

La posta elettronica può fornire all'utente diverse opzioni a seconda del software utilizzato. Affinché il messaggio da inviare sia disponibile per tutti gli utenti di posta elettronica, deve essere posizionato su un computer bacheca, se lo desideri, puoi indicare che si tratta di corrispondenza privata. Puoi anche inviare una spedizione con notifica di ricezione da parte del destinatario.

Quando un'azienda decide di implementare la posta elettronica, ha due opzioni. Il primo è acquistare il proprio hardware e software e creare la propria rete locale di computer che implementano la funzione di posta elettronica. La seconda possibilità è relativa all'acquisto di un servizio di posta elettronica, fornito da organismi di comunicazione specializzati dietro pagamento di un canone periodico.

Posta audio... Si tratta di una mail per la trasmissione di messaggi vocali. Assomiglia alla posta elettronica, tranne per il fatto che invece di digitare un messaggio sulla tastiera di un computer, lo invii tramite il telefono. Inoltre, per telefono ricevi i messaggi inviati. Il sistema include uno speciale dispositivo per convertire i segnali audio in codice digitale e viceversa, nonché un computer per la memorizzazione di messaggi audio in forma digitale. La posta audio viene venduta anche online.

La posta di messaggistica audio può essere utilizzata con successo per la risoluzione dei problemi di gruppo. Per questo, il mittente del messaggio deve indicare inoltre l'elenco delle persone a cui è destinato il messaggio. Il sistema chiamerà periodicamente tutti i dipendenti specificati per inviare loro un messaggio.

Il vantaggio principale della posta audio rispetto alla posta elettronica è che è più semplice: non è necessario immettere dati dalla tastiera quando la si utilizza.

Processore da tavolo... Come un elaboratore di testi, è un componente fondamentale della cultura dell'informazione di qualsiasi dipendente e della tecnologia dell'ufficio automatizzato. Senza la conoscenza delle basi della tecnologia del lavoro in esso, è impossibile utilizzare completamente un personal computer nelle loro attività. le funzioni dei moderni ambienti software dei processori di tabella consentono di eseguire numerose operazioni sui dati presentati in forma tabellare. Combinando queste operazioni su basi comuni, si possono distinguere i gruppi di operazioni tecnologiche più numerosi e utilizzati:

· Inserimento dati sia da tastiera che da database;

· Elaborazione dati (ordinamento, formazione automatica dei totali, copia e trasferimento dati, vari gruppi di operazioni per il calcolo, aggregazione dati, ecc.);

· Output delle informazioni in forma cartacea, sotto forma di file importati su altri sistemi, direttamente nel database;

· Progettazione di alta qualità di forme tabulari di presentazione dei dati;

· Progettazione multiforme e di alta qualità dei dati sotto forma di diagrammi e grafici;

· Esecuzione di calcoli ingegneristici, finanziari, statistici;

Esecuzione di modelli matematici e una serie di altre operazioni ausiliarie

Qualsiasi moderno ambiente di elaborazione di tabelle dispone di un mezzo per trasferire i dati sulla rete.

Calendario elettronico... Fornisce un'altra opportunità per utilizzare la versione di rete del computer per archiviare e manipolare il programma di lavoro dei dirigenti e degli altri dipendenti dell'organizzazione. Il manager (o la sua segretaria) imposta la data e l'ora di una riunione o di un altro evento, visualizza il programma risultante e apporta modifiche utilizzando la tastiera. La scheda tecnica e software del calendario elettronico è del tutto coerente con le analoghe componenti della posta elettronica. Inoltre, il software del calendario è spesso parte integrante del software di posta elettronica.

Il sistema consente inoltre di accedere anche ai calendari di altri gestori. Può abbinare automaticamente gli orari delle riunioni ai propri e ai programmi.

L'utilizzo di un calendario elettronico risulta essere particolarmente efficace per i dirigenti ai massimi livelli dirigenziali, le cui giornate lavorative sono programmate con molto anticipo.

Conferenze informatiche e teleconferenze. Computer le conferenze utilizzano le reti di computer per scambiare informazioni tra i membri di un gruppo di problem solving. Naturalmente, la cerchia delle persone che hanno accesso a questa tecnologia è limitata. Il numero di partecipanti a una conferenza tramite computer può essere molte volte maggiore di quello delle conferenze audio e video.

In letteratura si trova spesso il termine Teleconferenza... La teleconferenza include tre tipi di conferenze: audio, video e computer.

Videotext... Si basa sull'utilizzo di un computer per ottenere la visualizzazione di testi e dati grafici sullo schermo di un monitor. Ci sono tre opzioni per i decisori per ricevere informazioni sotto forma di video-testo:

· Creare file di testo video sui propri computer;

· Concludere un accordo con una società specializzata per ottenere l'accesso ai file video di testo da essa sviluppati. Tali file, appositamente destinati alla vendita, possono essere archiviati sui server della società che fornisce tali servizi, oppure consegnati al cliente su dischi magnetici o ottici;

· Stipulare accordi con altre società per ottenere l'accesso ai loro file di testo video.

Lo scambio di cataloghi e listini prezzi (listini prezzi) dei loro prodotti tra aziende sotto forma di videotesto sta diventando sempre più popolare. Per quanto riguarda le aziende specializzate nella vendita di videotext, i loro servizi iniziano a competere con prodotti stampati come giornali e riviste. Quindi, in molti paesi è ora possibile ordinare un giornale o una rivista sotto forma di videotesto, per non parlare dei riepiloghi attuali delle informazioni di borsa.

Archiviazione delle immagini... In qualsiasi azienda è necessario archiviare un gran numero di documenti per lungo tempo. Il numero può essere così grande che l'archiviazione, anche sotto forma di file, causa seri problemi. Pertanto, è nata l'idea di archiviare non il documento stesso, ma la sua immagine (immagine) e archiviarla in forma digitale.

La memorizzazione di immagini (imaging) è una promettente tecnologia per ufficio e si basa sull'uso di un dispositivo speciale: un riconoscitore ottico di immagini, che consente di convertire l'immagine di un documento o di un film in forma digitale per ulteriore archiviazione nella memoria esterna di un computer. L'immagine salvata in formato digitale può essere visualizzata nella sua forma reale sullo schermo o sulla stampante in qualsiasi momento. Dischi ottici con capacità enormi vengono utilizzati per memorizzare le immagini. Quindi, su un disco ottico da cinque pollici possono essere registrate circa 200 mila pagine.

Va ricordato che l'idea di archiviare le immagini non è nuova ed è stata implementata in precedenza sulla base di microfilm e microposter. La creazione di questa tecnologia è stata facilitata dall'emergere di una nuova soluzione tecnica: un disco ottico in combinazione con la registrazione di immagini digitali.

Audioconferenza... Usano la comunicazione audio per mantenere la comunicazione tra dipendenti o divisioni geograficamente remoti dell'azienda. Il mezzo tecnico più semplice per realizzare un'audioconferenza è un collegamento telefonico, dotato di dispositivi aggiuntivi che consentono a più di due partecipanti di partecipare a una conversazione. La creazione di un'audioconferenza non richiede un computer, ma prevede solo l'utilizzo di una comunicazione audio bidirezionale tra i suoi partecipanti.

L'uso dell'audioconferenza rende il processo decisionale più facile, economico e conveniente. L'efficienza dell'audioconferenza viene migliorata quando sono soddisfatte le seguenti condizioni:

· Il dipendente che organizza l'audioconferenza deve prima fornire l'opportunità a tutte le parti interessate di parteciparvi;

· Il numero dei partecipanti alla conferenza non dovrebbe essere troppo grande (di solito non più di sei) per mantenere la discussione nel quadro del problema in discussione;

· Il programma del convegno deve essere preventivamente comunicato ai partecipanti, ad esempio mediante comunicazione fax;

· Prima di iniziare a parlare, ogni partecipante deve presentarsi;

· Dovrebbe essere organizzata la registrazione e l'archiviazione della conferenza;

· La registrazione della conferenza deve essere stampata e inviata a tutti i partecipanti.

Videoconferenze... Sono progettati per gli stessi scopi dell'audioconferenza, ma utilizzano apparecchiature video. Richiedono anche un computer. Nel corso di una videoconferenza, i suoi partecipanti, che sono lontani l'uno dall'altro a una distanza considerevole, possono vedere se stessi e gli altri partecipanti sullo schermo televisivo. Contemporaneamente all'immagine televisiva, viene trasmesso il suono.

Sebbene la videoconferenza possa aiutare a ridurre i costi di viaggio e di viaggio, la maggior parte delle aziende la utilizza per qualcosa di più. Queste aziende li vedono come un'opportunità per coinvolgere il massimo numero di manager e altri dipendenti geograficamente lontani dalla sede centrale nella risoluzione dei problemi.

Esistono tre configurazioni più comuni per la creazione di videoconferenze:

· comunicazione video e audio unidirezionale ... Qui, i segnali video e audio vanno solo in una direzione, ad esempio, dal project manager agli esecutori;

· comunicazione video unidirezionale e audio bidirezionale ... La comunicazione audio bidirezionale consente ai partecipanti alla conferenza, che ricevono video, di scambiare informazioni audio con il partecipante che trasmette video;

· comunicazione video e audio bidirezionale ... Questa configurazione più costosa utilizza la comunicazione audio e video bidirezionale tra tutti i partecipanti alla conferenza, generalmente con lo stesso stato.

Comunicazione fax... Tale comunicazione si basa sull'utilizzo di un facsimile in grado di leggere un documento da un lato del canale di comunicazione e dall'altro di visualizzarne l'immagine.