Lavoro d'ufficio- un ramo di attività che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con documenti ufficiali. Il supporto alla documentazione della gestione definisce un sistema di principi e regole che stabiliscono requisiti uniformi per la documentazione, l'organizzazione del lavoro con i documenti e la loro conservazione archivistica nel processo di gestione, tenendo conto delle tecnologie dell'informazione utilizzate. Documentare le attività di gestione: un processo regolamentato di creazione di un documento (sviluppo del contenuto, design, accordo, approvazione, pubblicazione) su carta o altri supporti, ne garantisce la forza legale. Ti consente di organizzare il lavoro con i documenti, creare un flusso di lavoro ottimale, garantire l'archiviazione, la ricerca, l'uso e il controllo dell'esecuzione dei documenti nelle attività correnti dell'istituzione.

Flusso di documenti - movimento di documenti nell'organizzazione dal momento della loro creazione o ricezione fino al completamento dell'esecuzione e della spedizione. Va notato che il lavoro d'ufficio è un insieme di misure per garantire il supporto documentale della gestione (DOW) e il flusso di lavoro è lo spostamento dei documenti all'interno dell'EDI.

AS DOU è progettato per aumentare l'efficienza delle attività di gestione delle organizzazioni automatizzando l'intera gamma di lavoro con i documenti e deve risolvere i seguenti compiti principali:

• documentazione (preparazione, esecuzione, accordo, approvazione e rilascio di documenti);
• garantire il flusso documentale (ricezione, registrazione, organizzazione del passaggio di documenti e relativi progetti, invio, trasferimento di documenti per conservazione archivistica);
• garantire il lavoro con i documenti nel processo di gestione (controllo dell'esecuzione, contabilità, archiviazione operativa, organizzazione dei sistemi di classificazione, indicizzazione, ricerca ed elaborazione dei documenti; protezione contro l'accesso non autorizzato; condivisione dei documenti rispettando il livello richiesto di controllo degli accessi; garantire la decisione- realizzazione e rendicontazione di documenti; servizio informativo per gli utenti);
• automazione delle procedure di archiviazione, conservazione archivistica e distruzione di documenti il ​​cui ciclo di vita è stato completato (rispetto delle regole di conservazione, ricerca e utilizzo; trasferimento allo stato di conservazione o distruzione di documenti archivistici).

Il sistema automatizzato di supporto documentale per la gestione crea un unico spazio informativo che fornisce agli utenti i mezzi per collaborare con tutti i documenti dell'organizzazione: corrispondenza in entrata e in uscita, materiali organizzativi e amministrativi interni, nonché corrispondenza di accompagnamento - durante tutto il loro ciclo di vita . Dopo la fine della "vita attiva" dei documenti, il sistema deve mantenere il loro archivio di archiviazione o registrare le informazioni sulla loro distruzione o trasferimento all'archiviazione statale.

È possibile implementare l'AS di supporto alla documentazione per la gestione nelle organizzazioni come segue:

• ordinare o eseguire lo sviluppo interno di un sistema direttamente focalizzato sull'area tematica dell'organizzazione;
• acquistare un sistema di ordinazione di circolazione già pronto tra i programmi offerti sul mercato russo e adattarlo all'area tematica dell'organizzazione.

L'area di applicazione del sistema "LanDocs" è l'automazione del lavoro d'ufficio e la costruzione di archivi aziendali di documenti elettronici. Lo scopo dell'implementazione di questo sistema è creare un moderno sistema unificato e un ambiente tecnico presso la struttura di automazione per supportare il lavoro collettivo del personale con documenti elettronici, che, in presenza del software di sistema appropriato e di una tecnologia comprovata per lavorare con il sistema, automatizzerà le seguenti aree del lavoro d'ufficio:

• creazione e mantenimento di una base strutturata centralizzata di informazioni documentali con accesso multiutente;
• creazione e mantenimento di archivi centralizzati di documenti elettronici (archivi operativi e a lungo termine) e lavoro con testi di documenti elettronici;
• contabilità del lavoro d'ufficio e conservazione della cronologia del lavoro con il documento;
• ricerca automatizzata per i dettagli del documento e per il testo del documento;
• distribuzione automatizzata di documenti e controllo sull'esecuzione di documenti e ordini;
• garantire la differenziazione dell'accesso degli utenti ai diritti funzionali e ai diritti sui documenti;
• firma di documenti elettronici con firma elettronica digitale;
• integrazione con la posta elettronica aziendale.

L'utilizzo del sistema presuppone l'utilizzo della tecnologia per lavorare con i documenti in un ambiente di lavoro d'ufficio automatizzato, pertanto, i termini utilizzati in questo manuale concettualmente potrebbero non coincidere completamente con il concetto di lavoro d'ufficio tradizionale ("cartaceo").

Il software della linea "LanDocs" è destinato alla complessa automazione dei processi di lavoro d'ufficio e al mantenimento di un archivio di documenti elettronici in organizzazioni di varie dimensioni e settori. I prodotti della famiglia "LanDocs" consentono di includere non solo gli utenti nella rete informatica locale, ma anche gli utenti geograficamente remoti nel flusso di lavoro automatizzato dell'ufficio, offrendo la possibilità di svolgere il lavoro d'ufficio e accedere ai documenti utilizzando l'infrastruttura Internet / Intranet e e -sistemi di posta. La funzionalità e la composizione dei moduli del sistema mirano a garantire un lavoro completo con documenti elettronici, che è simile al lavoro con documenti cartacei.

Il sistema "LanDocs" è una combinazione dei seguenti prodotti software:

Sistema "LanDocs: BUSINESS"- un sistema base per l'automazione dei processi ufficio-lavoro e il mantenimento di un archivio di documenti elettronici. E' implementato in un'architettura "client-server" basata su un DBMS industriale, opera in una rete locale di personal computer con Windows 95/98 /NT 2000; fornito per lavorare con un DBMS "Oracle" e MS "SQL Server"; dotato di interfaccia OLE documentata per incorporare i servizi di gestione documentale LanDocs in applicazioni Windows di terze parti.

Sistema " LanDocs: SERVER DOCUMENTI "- software server per la gestione centralizzata dell'archiviazione del contenuto dei documenti (document files) in un archivio elettronico. Interagisce con il sistema "LanDocs: BUSINESS PRODUCTION" e fornisce supporto per lettura, scrittura, cancellazione, trasferimento di file di documenti per l'archiviazione a lungo termine e la registrazione di tutte queste operazioni su un server specializzato con Windows NT 4.0 / 2000.

Opzione di ricerca full-text "LanDocs: DOCUMENT SERVER" fornisce la possibilità di effettuare ricerche nel testo dei documenti mediante l'analisi morfologica.

"LANImage SCANSIONE E VISUALIZZAZIONE DI IMMAGINI"- un sistema per la scansione di documenti cartacei e lavorare con l'immagine dei documenti (immagini elettroniche di documenti cartacei). Consente di lavorare comodamente con copie elettroniche di documenti cartacei, navigare fino alla pagina desiderata, visualizzare un'immagine in diverse scale, visualizzare i dettagli in modalità "lente di ingrandimento", eseguire una panoramica, rimuovere macchie dall'immagine e molto altro.

"LanDocs: ACCESSO A INTERNET"- un web-server specializzato per l'accesso via Internet ai dati del sistema di office automation e all'archivio aziendale dei documenti informatici; consente di registrare, cercare, inviare per posta e altre operazioni con i documenti utilizzando il browser Internet standard (Internet Explorer, Netscape Navigator) come client indipendente dalla piattaforma.

"LanDocs: SERVER EMAIL"- software server specializzato che funge da gateway per il sistema di posta elettronica compatibile con MAPI; fornisce la possibilità di inviare messaggi, attività e documenti dal sistema "LanDocs" agli artisti che non dispongono del sistema "LanDocs: PRODUZIONE AZIENDALE" Software.

"LanDocs: MAIL CLIENTE"- software client operante in MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. L'utente ha la possibilità di ricevere un compito e documenti dal database "LanDocs" e riferire sull'esecuzione dei compiti mentre si trova nella casella di posta di MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: SOTTOSISTEMA DI SICUREZZA"- un sottosistema di sicurezza nel sistema “LanDocs”, atto a proteggere le informazioni mediante firma elettronica digitale e cifratura. Il sottosistema di sicurezza include un server di sicurezza e parti client di applicazioni "LanDocs" personalizzate. Il server di sicurezza implementa le funzioni di un'autorità di certificazione, che garantisce l'emissione di certificati a chiave pubblica in base alle richieste degli utenti e l'organizzazione dell'accesso degli utenti online al database dei certificati (il formato del certificato è conforme alle raccomandazioni ITU-T.509). La parte client del sottosistema consente all'utente di firmare documenti, messaggi e altri oggetti informativi "LanDocs" con la sua chiave personale, per controllare le firme di altri utenti. Gli eventi che utilizzano la firma digitale elettronica, la crittografia, la generazione di chiavi e l'emissione di certificati sono registrati nei protocolli operativi del sottosistema.

"LanDocs: PERCORSO "- uno strumento software che amplia le capacità di "LanDocs: BUSINESS PRODUCTION" per gestire l'elaborazione dei documenti. La modellazione dei processi di movimento dei documenti viene eseguita in modo comodo e visivo, costruendo mappe grafiche. La mappa determina il percorso di movimento del messaggio e del documento, determina le condizioni per il passaggio da una fase di elaborazione all'altra. Il percorso così creato viene utilizzato per avviare lo spostamento del documento e quindi controllare il percorso del suo spostamento. Le funzioni di analisi consentono di ottenere dati statici sui parametri effettivi dei processi.

Sistema "LanDocs: PRODUZIONE AZIENDALE" consente di svolgere le seguenti funzioni principali:

• registrazione di documenti;
• immissione di testi di documenti e supporto di funzioni per lavorare con i file;
• scambio di documenti e messaggi, direzione dei compiti per l'esecuzione;
• controllo sull'esecuzione degli atti e degli incarichi;
• lavorare in modalità di sostituzione dell'esecutore;
• tenere traccia dei rapporti di lavoro d'ufficio tra i documenti, la formazione di cartelle strutturate in modo complesso;
• navigazione e ricerca documenti;
• reportistica sul flusso documentale;
• scansione di documenti cartacei, lavoro con immagini di documenti (tramite "Immagine LAN");
• integrazione con applicazioni office per lavorare con documenti elettronici;
• integrazione con applicazioni Windows esterne;
• distribuzione di compiti e notifiche agli utenti di posta elettronica;
• applicazione di firme elettroniche, esecuzione e controllo delle operazioni d'ufficio sui documenti;
• lavorare via Internet;
• mantenimento dei libri di riferimento.

"LanDocs"È un sistema orientato ai documenti. Un documento nel sistema "LanDocs" è una raccolta di dati sul documento e sugli oggetti informativi associati al documento: scheda di registrazione, file e loro versioni con il testo del documento, informazioni sulla cronologia del movimento del documento, firma digitale elettronica, eccetera. Pertanto, un documento registrato nel sistema "LanDocs" è inteso come un oggetto informativo speciale - "Documento LanDocs".

Il documento "LanDocs" è una combinazione di tre componenti principali: la scheda di registrazione, il testo del documento (un file con il testo del documento allegato alla scheda di registrazione), le informazioni sulla cronologia di lavoro con il documento (cronologia di movimento ed esecuzione del lavoro d'ufficio e delle operazioni di sistema relative all'accesso al documento). Quando si inserisce un documento nel sistema, non vengono immesse solo le informazioni sul documento e viene inserito il testo del documento, ma viene creato un nuovo oggetto informazioni: il documento "LanDocs", che, se il testo del documento è disponibile , è un documento a tutti gli effetti.

Scheda di registrazione - viene inserita per ogni documento (cartaceo o elettronico) che deve essere inserito nel sistema. La scheda di registrazione del documento contiene gli attributi che caratterizzano il documento e servono per la sua ricerca. Gli attributi della carta di registrazione, di regola, coincidono con i dettagli del documento.

File documento (testo del documento contenente testo, tabella, immagine, suono, ecc.) - allegato alla scheda di registrazione e salvato nel sistema nel formato file originale (senza trasformazioni). Il sistema consente di archiviare più file un documento alla volta e più versioni di un file. L'elenco dei formati di file consentiti per l'uso è determinato dall'amministratore. Se il documento esiste sotto forma di originale cartaceo, allora può essere scansionato dal modulo del programma "LANImage", che viene chiamato per eseguire l'importazione con scansione; in futuro, l'immagine del documento verrà archiviata nel sistema come immagine elettronica del documento, presentata in formato grafico.

Informazioni sulla cronologia del movimento del documento e sul lavoro con il documento: un insieme di informazioni contenute nell'elenco dei messaggi sul documento e registrazioni nei protocolli del sistema relative alle informazioni sulle firme elettroniche applicate.

La "rappresentazione" di un documento a sistema come "documento Dm Docs" permette di conferire ai documenti LanDocs le stesse funzionalità dei normali documenti "cartacei": informativi, gestionali e legali.

I meccanismi di protezione delle informazioni e di differenziazione dei diritti degli utenti implementati nel sistema "LanDocs" consentono:

• proteggere da accessi non autorizzati con una password;
• definire i diritti di accesso degli utenti ai documenti di vari livelli di riservatezza;
• personalizzare il diritto di accesso al documento definendo un elenco di persone autorizzate a lavorare con il documento;
• crittografare (codificare) documenti riservati.

Il sistema è dotato di protezione tramite password per l'accesso al sistema. Quando un utente accede al sistema, vengono richiesti il ​​suo nome e la password, dopodiché il sistema gli fornisce la possibilità di eseguire solo le funzioni fornite all'utente in conformità con i suoi diritti funzionali.

Viene implementata un'ulteriore delimitazione dei diritti degli utenti per l'accesso ai documenti in base al meccanismo dei livelli di riservatezza.

Il sistema fornisce "Diritti sul file"- un elenco di operazioni con file di documenti, che sono regolamentate per ogni file. I seguenti diritti possono essere assegnati a un file già inserito in un documento:

• tornare alla versione precedente;
• cambiare il nome del file;
• modifica dello stato del file;
• cessione del diritto al fascicolo;
• visualizzazione;
• la modifica;
• cancellazione.

Quando si utilizza il software "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM", viene inoltre garantita l'integrità dei documenti "LanDocs" (sicurezza dell'audit a livello di software).

Quando vengono utilizzati supporti non riscrivibili per l'archiviazione a lungo termine, la sicurezza delle revisioni è garantita a livello fisico rispetto ai file di documento.

Ulteriori misure di sicurezza possono essere inserite nel ciclo tecnologico di utilizzo e manutenzione del sistema.

Scopo della riga di programma "LanDocs". La linea di prodotti software "LanDocs" è progettata per costruire istituti di istruzione prescolare automatizzati presso aziende di varie dimensioni e specializzazioni. Il programma LanDocs consente di implementare un'intera gamma di varie soluzioni progettuali, come ad esempio:

• automazione dell'ufficio e sistema di flusso di lavoro basato su standard e norme nazionali, la pratica della contabilità documentale e il controllo sull'esecuzione degli ordini. Fornisce diversi livelli di funzionalità per diverse categorie di dipendenti;
• archiviazione aziendale (archivio) di documenti elettronici, che fornisce una protezione affidabile dei documenti da accessi non autorizzati, possibilità di ricerca full-text tenendo conto della morfologia della lingua, registrazione e controllo delle azioni dell'utente relative all'accesso ai documenti;
• un sistema per automatizzare le attività degli archivi dipartimentali e delle divisioni archivistiche dell'organizzazione, funzionante in conformità con i requisiti del Servizio archivistico di Stato della Federazione Russa. Fornisce la preparazione di reportistica specializzata degli archivi dipartimentali e supporta tecnologie speciali per l'inserimento batch di documenti cartacei in un archivio elettronico;
• un sistema di supporto automatizzato per i processi aziendali dell'organizzazione, che consente di determinare il percorso di movimento dei documenti e gestirne il flusso.

Tecnologie di implementazione del software "LanDocs". Dopo l'attuazione dell'AS DOI, l'ulteriore strategia prevede la costruzione di un efficace sistema di gestione del progetto, che dovrebbe garantire:

• massima corrispondenza dei risultati conseguiti agli obiettivi strategici del progetto;
• migliorare l'accuratezza della pianificazione del progetto;
• massimo controllo da parte della direzione del progetto, garantendo la capacità di identificare ed eliminare le tendenze negative nell'attuazione del progetto nelle varie fasi;
• minimizzazione dei rischi di progetto.

Il progetto è realizzato da un team congiunto, che comprende:

• dal creatore del programma: il project manager, il personale del gruppo di implementazione che lavora presso la sede del cliente e il personale del gruppo di supporto, che risolvono i problemi di supporto tecnico per la manutenzione della documentazione del progetto;
• cliente: un rappresentante responsabile che ha il diritto, come specificato nell'ordine, di risolvere rapidamente tutti i problemi relativi all'attuazione del progetto e un gruppo di lavoro, che, di norma, include specialisti in manutenzione del software, supporto del sistema operativo, DBMS , e-mail, ecc., nonché specialisti della sicurezza delle informazioni e il personale delle unità funzionali necessarie per il progetto.

Durante l'implementazione viene utilizzata una tecnica standard, che cambia per le specifiche di un particolare progetto: la sua scala, il tipo di implementazione del sistema, il grado di partecipazione del personale dal creatore del programma al lavoro di implementazione, ecc. Uno schema tipico comprende le seguenti fasi: preparazione, ispezione dello stato della gestione dei documenti, attuazione di un progetto pilota (in un numero limitato di posti di lavoro), operazione di prova nella zona pilota, chiarimento delle regole per il funzionamento del sistema basato sui risultati della prova di funzionamento del sistema, della garanzia e dell'assistenza post-garanzia.

Quando si implementano i sistemi, viene prestata particolare attenzione alla documentazione del progetto. Di norma, in base ai risultati della fase di indagine, vengono sviluppati i documenti "Rapporto di indagine", "Obiettivi, limiti e rischi del progetto", "Termini di riferimento per l'attuazione del sistema". Quando si passa all'attività industriale, al cliente, di norma, viene fornita una bozza di documento "Istruzioni sul lavoro d'ufficio automatizzato" e nell'ambito di progetti per l'introduzione di tecnologie senza carta, "Regolamento su un documento elettronico" e "Regolamento su una firma digitale elettronica" può essere ulteriormente sviluppato.

Considera uno dei tipici sistemi automatizzati per la gestione dei documenti, che è un rappresentante del primo gruppo.

Il sistema informativo automatizzato (AS) "DELO" è pienamente coerente con la pratica del lavoro d'ufficio esistente. In primo luogo, il sistema può accompagnare il flusso documentale elettronico tradizionalmente adottato in azienda, snellendo le tecnologie del lavoro d'ufficio. In secondo luogo, il sistema consente di ampliare notevolmente l'ambito della tradizionale organizzazione del flusso documentale attraverso l'utilizzo parziale o totale delle funzioni di flusso documentale elettronico e l'elaborazione dei documenti su un computer.

AS "DELO" è progettato per funzionare sfruttando le capacità della rete locale dell'organizzazione, implementata in un'architettura "client-server" basata su DBMS industriale ed è costituita da una serie di workstation automatizzate specializzate (AWS) configurate per svolgere le principali funzioni di ufficio opera.

AS "DELO", installato in un'organizzazione con una struttura geograficamente distribuita, deve essere collegato ad altri sistemi simili tramite posta elettronica che supporti l'interfaccia MAPE. Il sistema include un web-server per il lavoro d'ufficio, che fornisce a manager e specialisti un accesso semplice ed efficace ai dati sui documenti e ai documenti stessi da qualsiasi AWP locale o remoto via Internet (intranet). La versione standard del sistema DELO funziona con Oracle DBMS e SQL Server MS. Le funzioni fornite a ogni singolo utente del sistema sono determinate dalle sue responsabilità lavorative e dal ruolo nel flusso di lavoro dell'organizzazione.

AWS per la registrazione dei documenti in entrata fornisce la registrazione centralizzata o decentralizzata di tutta la corrispondenza in arrivo all'organizzazione. Allo stesso tempo, per ogni documento ricevuto dall'organizzazione, indipendentemente dal luogo della sua registrazione, viene inserita una scheda di registrazione, in cui il sistema registra il numero in entrata (indice). Per ogni sottogruppo di documenti è possibile una propria numerazione secondo regole che coincidono con la procedura di indicizzazione dei documenti adottata nell'organizzazione.

AWS of control esegue lavori con documenti che hanno ordini con date di esecuzione pianificate. La scheda di registrazione del controllo dei documenti è contrassegnata da un segno corrispondente. Quando si inviano ordini di controllo di un documento, la sua scheda di registrazione, oltre alla distribuzione all'esecutore, viene inserita in una cartella sotto controllo. Gli utenti che controllano l'esecuzione dei documenti preparano riepiloghi sull'esecuzione dei documenti di controllo e promemoria sull'esecuzione dei documenti di controllo.

La postazione di lavoro di un funzionario garantisce il lavoro dei dipendenti dell'impresa, che sono partecipanti ufficiali al flusso di lavoro: corrispondenti e destinatari dei documenti. I funzionari ricevono documenti, li approvano e li firmano, danno istruzioni. I funzionari registrati nel sistema non sono necessariamente utenti del sistema. Per i funzionari del sistema, possono lavorare gli utenti con l'autorità appropriata (assistente AWP). Se gli stessi funzionari e i loro assistenti lavorano direttamente nel sistema, devono essere registrati come utenti.

La postazione di lavoro del tecnico di sistema supporta il lavoro dell'amministratore di sistema. Il tecnologo del sistema esegue operazioni di controllo e correzione degli errori nel lavoro degli utenti, compila, integra e modifica il contenuto delle directory di sistema; adegua il sistema ai cambiamenti attuali nella struttura e nel flusso di lavoro dell'organizzazione. Effettua l'inclusione degli utenti nel sistema, la distribuzione di diritti e privilegi.

L'AWS per la ricezione di certificati e report sui documenti supporta il lavoro di un impiegato che riceve vari certificati e genera report stampati contenenti informazioni sul flusso di documenti, riepiloghi di esecuzione del documento.

L'AWP di un dipendente del servizio di gestione dell'ufficio di una suddivisione svolge tutte le funzioni necessarie per supportare l'esecuzione di un documento nella suddivisione corrispondente.

AWS per la registrazione dei documenti in uscita garantisce la registrazione della corrispondenza in uscita, firmata da un funzionario, in una o più divisioni strutturali dell'organizzazione. Indipendentemente dal luogo di registrazione di un documento in uscita, viene assegnato un numero di registrazione formato secondo le stesse regole per questo sottogruppo di documenti. L'inclusione di un documento nel caso viene effettuata inserendo nella scheda di registrazione una voce contenente il nome del caso (secondo l'elenco della nomenclatura dei casi), la data e l'ora di cancellazione. L'elenco della nomenclatura dei casi è compilato dal tecnologo del sistema in conformità con la nomenclatura degli affari dell'organizzazione approvata annualmente.

Una postazione per l'invio dei documenti consente a un'apposita unità strutturale dell'organizzazione di inviare la corrispondenza in uscita. In tal caso, nella scheda di registrazione del documento vengono inseriti la data e l'ora dell'effettivo invio del documento ad un soggetto esterno, la modalità di invio (comunicazioni sul campo, posta, telegramma, ecc.) e il numero di matricola del servizio postale sono registrati. I registri di spedizione possono essere stampati per la trasmissione al servizio postale appropriato insieme ai documenti. Inoltre, è supportata la possibilità di formare buste con la loro successiva sovrastampa.

La postazione di lavoro del programmatore di sistema fornisce lavoro per supportare il sistema di lavoro d'ufficio automatizzato.

Il sistema di gestione automatizzata dei documenti "BUSINESS" è costituito da quattro sottosistemi: "lavoro d'ufficio", "moduli di segnalazione", "libri di riferimento", "amministrazione".

Il sottosistema "Lavoro d'ufficio" implementa le principali funzioni del sistema ed è composto dai seguenti moduli:

• il modulo "Registrazione" consente di inserire i valori dei dettagli della carta di registrazione, incluso l'"allegato" di un file con il testo del documento alla carta, per stabilire collegamenti tra i documenti e anche per trasferire il documento a il modulo "Esecuzione";
• il modulo "Esecuzione" assicura l'esecuzione del documento, compresa l'emissione di istruzioni sul documento, l'esecuzione delle relazioni degli esecutori, la cancellazione del documento al caso;
• il modulo "Cerca" ricerca i documenti nell'indice delle carte assegnando i dettagli delle loro carte di registrazione. La ricerca di un documento tramite ricerca è necessaria quando l'utente non sa in quale schedario si trova il documento. I risultati della ricerca, in particolare, possono essere utilizzati come strumento per controllare l'esecuzione di documenti o la formazione di sintesi arbitrarie di segnalazione (ad esempio, la formazione di un elenco di documenti non eseguiti da questo funzionario);
• il modulo "Registro". Con il suo aiuto, vengono elaborati i documenti da inviare, compresa la formazione e la stampa di moduli standard di registri postali.

Il sottosistema "Moduli di segnalazione" genera un elenco secondo criteri di selezione predeterminati e lo prepara sotto forma di moduli stampati standard. Il sottosistema supporta la formazione di informazioni sul flusso di lavoro, un riepilogo dell'esecuzione dei documenti di controllo, nonché un riepilogo dei promemoria sull'esecuzione dei documenti di controllo, ecc.

Il sottosistema "Elenchi" implementa la funzione di servire gli elenchi di sistema, come un elenco della struttura organizzativa di un'istituzione, le regole del lavoro d'ufficio, ecc.

Il sottosistema "Amministrazione" viene utilizzato per mantenere un elenco di utenti del sistema, in cui sono definiti un identificatore personale e una password, diritti di accesso agli schedari del sistema, documenti di diversi gradi di accesso, sottosistemi e funzioni del sistema per ciascun utente. Il sistema offre la possibilità di utilizzare la firma digitale elettronica (EDS) e la crittografia.

Grado 1 Grado 2 Grado 3 Grado 4 Grado 5

Tecnologie informatiche per il supporto documentale delle attività gestionali.

ConferenzaSistemi di gestione dei documenti

1. Modello di flusso di documenti aziendali.

2. Sistemi di gestione elettronica dei documenti.

3. Automazione del flusso di documenti.

1. Modello di flusso di documenti aziendali

Il trasferimento delle informazioni a tutti i livelli gerarchici avviene mediante invio e consegna di documenti cartacei o su floppy disk, nel qual caso viene coinvolto personale aggiuntivo. Anche l'aspetto quantitativo delle informazioni è diverso e, come mostra l'analisi, la maggior quantità di dati fluisce al settore manifatturiero e tecnologico e al management.

La valutazione della qualità dello scambio di informazioni può essere eseguita utilizzando il seguente modello di flusso di lavoro.

Le principali aree dell'automazione del flusso di lavoro sono: supporto per informazioni fattuali, capacità di lavorare con documenti full-text, supporto per il flusso di documenti - che definiscono tridimensionalitàspazio delle proprietà (Fig. 1), in cui qualsiasi prodotto software di una data classe si muove lungo una certa traiettoria, passando attraverso varie fasi del suo sviluppo.

Riso. uno.

Il primo asse (F) caratterizza il livello di organizzazione della memorizzazione delle informazioni fattuali, che è legato alle specificità di un particolare tipo di attività di un'azienda o di un'organizzazione.Ad esempio: quando si acquistano beni materiali, i documenti di accompagnamento (fatture, certificati di accettazione, ricevute di ordini di magazzino, ecc.) vengono registrati come documenti operativi, i cui attributi sono molto importanti per prendere decisioni gestionali. Le informazioni provenienti da documenti operativi vengono utilizzate per complesse elaborazioni analitiche e sintetiche e, in un caso particolare, possono essere ottenute dall'utente attraverso il sistema di reportistica.

F* = Ftotale / Fauto.

Il secondo asse (D) - documenti full-text, riflette la necessità di organizzare l'interazione: la formazione e il trasferimento di beni, servizi o informazioni sia all'interno che all'esterno dell'impresa.Tali documenti contengono, oltre alle informazioni fattuali, informazioni semi-strutturate non soggette ad elaborazione analitica automatizzata, quali, ad esempio, i fattori di forza maggiore e la procedura di reclamo in caso di violazione dei termini del contratto.

D* = Dtotale / Dauto.

Il terzo asse (R) introduce una terza dimensione nello spazio del flusso di lavoro: la regolazione dei processi di passaggio dei documenti,vale a dire: una descrizione di quali procedure, quando e come dovrebbero essere eseguite. La base per il posizionamento attorno a un dato asse è un insieme di segni formali (attributi) e un elenco di operazioni.

R* = Rtotale / Rauto.

Un punto nello spazio (F, D, R) determina lo stato del sistema del flusso di lavoro. La posizione di questo punto dipende dal livello di sviluppo e dalla fase di implementazione del sistema di gestione dei documenti presso l'azienda, nonché dalle sue specifiche e dalle dimensioni stesse dell'azienda.

Dopo aver presentato il modello del flusso di lavoro in questo modo, è possibile, ad esempio, conoscendo lo stato attuale dell'organizzazione del lavoro d'ufficio in ogni specifica impresa, immaginare chiaramente in quali direzioni è necessario andare oltre, cosa manca a il momento e come utilizzare organicamente i sistemi di automazione esistenti.Ad esempio, in una delle banche di Mosca è stata accumulata una vasta gamma di dati reali, per la cui elaborazione è stato utilizzato un moderno DBMS, distribuito su server potenti e tolleranti ai guasti: tutto, a quanto pare, dovrebbe andare bene. Tuttavia, quando si lavorava con i documenti interni, si verificava una duplicazione delle informazioni: si verificavano situazioni in cui "nessuno sembrava essere responsabile" e la banca di tanto in tanto perdeva clienti redditizi. Il motivo è che il punto che rappresenta la posizione del sistema di workflow per questa organizzazione aveva coordinate piuttosto grandi sull'asse "F" e, possibilmente, sull'asse "D", ma il valore della coordinata sull'asse "R" era vicino allo zero. Una soluzione concreta in questo caso potrebbe essere quella di considerare l'implementazione di un sistema di gestione della regolamentazione. Allo stesso tempo, non è necessario preoccuparsi del DBMS (asse "F") o degli archivi elettronici (asse "D"): si tratta solo di modificare il valore delle coordinate lungo l'asse "R".

Nel caso generale, come già notato, il processo di office automation in un'impresa può essere rappresentato come una curva in uno spazio tridimensionale di coordinate F, D, R. Inoltre, più questa curva è ripida, più veloce è il processo di modernizzazione e più alti sono i valori di tutte e tre le coordinate, più alto è il livello di automazione dell'azienda e, di conseguenza, meno problemi ha nell'organizzare il proprio attività.

Gli assi "F" e "D" determinano le specificità delle attività dell'organizzazione, regolate dalla posizione della terza coordinata (R) dello spazio modello del flusso di documenti. Allo stesso tempo, il modello non dipende dalla tecnologia di elaborazione dei documenti adottata dall'impresa: tutto è deciso solo dallo scopo dell'attività, che si tratti di un'organizzazione governativa, di una società commerciale o di un'impresa industriale.

In generale, si possono distinguere tre tipi di organizzazioni:

società commerciale: acquisto, ricarico, vendita, profitto - l'oggetto principale dell'attività;

organizzazione di bilancio: l'attività principale è la formazione di documenti;

impresa industriale: acquistare materie prime, lavorare, creare un nuovo prodotto, vendere, realizzare un profitto. Lo scopo dell'attività è l'operazione.

Se il compito di un'organizzazione è quello di formare documenti, ad esempio l'ufficio del sindaco, il tribunale o il ministero, la sua posizione nel modello occuperà una posizione abbastanza elevata rispetto agli assi "F" e "D". A proposito, oggi le applicazioni più popolari sono quelle incentrate sull'automazione delle attività delle strutture amministrative statali e governative, il cui scopo principale è la preparazione di documenti.

Tuttavia, se consideriamo le attività di un'impresa commerciale, il cui compito è la produzione di valori materiali (accettare materie prime, trasformare, creare un nuovo prodotto, venderlo, ricevere entrate), allora qui già tutte e tre le coordinate dovrebbero avere valori equilibrati.

2. Sistemi di gestione elettronica dei documenti

L'EDMS fornisce il processo di creazione, controllo dell'accesso e distribuzione di grandi volumi di documenti nelle reti di computer, oltre a fornire il controllo sul flusso di documenti nell'organizzazione.

Il flusso di documenti elettronici include: la creazione di documenti, la loro elaborazione, trasferimento, archiviazione, output di informazioni che circolano in un'organizzazione o impresa, sulla base dell'uso di reti informatiche. In generale, è consuetudine intendere la gestione del flusso di documenti elettronici come l'organizzazione del movimento di documenti tra reparti di un'impresa o organizzazione, gruppi di utenti o singoli utenti. Allo stesso tempo, la circolazione dei documenti non significa il loro movimento fisico, ma il trasferimento dei diritti al loro utilizzo con la notifica di utenti specifici e il controllo sulla loro esecuzione.

Un documento è la principale unità di informazione e l'intera esistenza di un sistema di gestione dei documenti è dedicata all'archiviazione di un documento, alle sue proprietà e alla storia della sua vita, oltre a garantirne la vita.

Lo scopo principale dell'EDMS è organizzare l'archiviazione di documenti elettronici e lavorare con essi.(in particolare, la loro ricerca sia per attributi che per contenuto). L'EDMS dovrebbe tenere traccia automaticamente delle modifiche ai documenti, delle scadenze per l'esecuzione dei documenti, del movimento dei documenti e anche controllare tutte le loro versioni e sovversioni. Un EDMS integrato dovrebbe coprire l'intero ciclo economico di un'impresa o organizzazione: dall'impostazione di un'attività per creare un documento alla scrittura nell'archivio, fornire l'archiviazione centralizzata di documenti in qualsiasi formato, inclusi documenti compositivi complessi. L'EDMS dovrebbe combinare flussi di documenti disparati di imprese geograficamente remote in un unico sistema. Devono fornire una gestione flessibile dei documenti sia definendo rigidamente le rotte del traffico sia indirizzando liberamente i documenti. Nell'EDMS dovrebbe essere attuata una rigorosa delimitazione dell'accesso degli utenti ai vari documenti, a seconda della loro competenza, della posizione ricoperta e dei poteri loro assegnati. Inoltre, l'EDMS dovrebbe essere adeguato alla struttura organizzativa e del personale esistente e al sistema di lavoro d'ufficio dell'impresa, nonché integrarsi con i sistemi aziendali esistenti.

La questione della classificazione EDMS è piuttosto complicata a causa del rapido sviluppo del mercato di questi sistemi. Inoltre, dal 2001, il concetto di "Gestione dei contenuti aziendali (ECM)" piuttosto che la gestione elettronica dei documenti. Il concetto ECM offre molti vantaggi aziendali. Un sistema ECM che integra tutti i contenuti e le tecnologie orientate ai processi all'interno dell'azienda, fornisce un'infrastruttura comune per la gestione del flusso di lavoro, riducendo al minimo la necessità di implementare e supportare più tecnologie per implementare varie funzioni aziendali. L'essenza di questo approccio (chiamato anche infrastrutturale) è che il contenuto aziendale non deve essere di proprietà di una sola applicazione o sistema. Dovrebbe essere disponibile per molte applicazioni e ridistribuito liberamente tra di loro. Una proprietà importante dell'infrastruttura ECM (comprese le corrispondenti applicazioni della maggior parte dei fornitori del settore) è la sua indipendenza da un unico content store universale... L'infrastruttura ECM integra molti archivi di dati specializzati (o legacy) (anche di fornitori concorrenti), inclusi, a titolo esemplificativo, archivi di documenti di prodotti elettronici, e-mail, archivi di contenuti Web, file system e persino sistemi di gestione di database. In questo modo, L'infrastruttura ECM fornisce un livello di integrazione (o virtualizzazione) comune per ogni repository di dati(consentendo di interrogarli da qualsiasi punto dell'azienda), riducendo così al minimo la necessità di integrare sistemi di gestione dei documenti elettronici e sistemi di gestione dei contenuti di più fornitori. Inoltre, con l'aiuto dell'infrastruttura ECM, vengono implementati servizi di gestione dei contenuti aziendali come personalizzazione, controllo degli accessi, gestione dei diritti degli utenti, ecc. (che semplifica l'amministrazione e la manutenzione del sistema ECM).

Secondo gli analisti di IDC, attualmente esistono i seguenti tipi principali di EDMS (mentre alcuni degli EDMS possono appartenere contemporaneamente a più tipi, poiché hanno le funzioni corrispondenti per loro):

EDM focalizzato sui processi aziendali (business-process EDM).Sono al centro del concetto ECM. I sistemi di questo tipo (EDMS) sono progettati per specifiche applicazioni verticali e orizzontali (a volte hanno anche applicazioni industriali). I sistemi EDMS forniscono l'intero ciclo di vita del lavoro con i documenti, compreso il lavoro con le immagini, la gestione di record e flussi di lavoro, la gestione dei contenuti, ecc. I sistemi EDMS forniscono l'archiviazione e il recupero di documenti 2D nei formati originali (immagini, file CAD, fogli di calcolo e altri ) con la possibilità di raggrupparli in cartelle. I più famosi sviluppatori di sistemi EDMS sono Documentum (sistema Documentum), FileNet (sistemi Panagon e Watermark), Hummingbird (sistema PC DOCS), ecc. le sue attività nell'implementazione di tali funzioni nell'EDMS come gestione dei modelli, gestione della presentazione dinamica e Pubblicazione di contenuti web. Va notato che mentre quasi tutti i sistemi EDMS forniscono un buon livello di implementazione di archivi e servizi bibliotecari per la gestione dei contenuti elettronici (come immagini e documenti d'ufficio), ciascuno di essi è più forte nel proprio campo. Ad esempio, nei sistemi delle aziende Open Text e iManage, la gestione dei documenti dell'ufficio è più sviluppata. A loro volta, i sistemi di Tower Technology, FileNet, IBM e Identitech sono particolarmente efficaci nella gestione di immagini di prodotti ad alto volume.

EDM aziendale (EDM aziendale). I sistemi di questo tipo forniscono l'infrastruttura aziendale (disponibile per tutti gli utenti aziendali) per creare documenti, collaborare su di essi e pubblicarli. Le funzioni di base dell'EDMS aziendale sono simili a quelle dell'EDMS focalizzate sui processi aziendali. Di norma, l'EDMS aziendale non è focalizzato sull'uso solo in un settore specifico o sulla risoluzione di un problema ristretto. Vengono introdotte come tecnologie a livello aziendale. Lo sviluppo e la promozione dell'EDMS aziendale è svolto da Lotus (sistema Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistema LiveLink), Keyfile, Oracle (sistema Context), iManage, ecc.

Sistemi di gestione dei contenuti.I sistemi di questo tipo forniscono la creazione di contenuti, l'accesso e la gestione dei contenuti, la consegna dei contenuti (fino al livello delle sezioni di documenti e oggetti per il loro successivo riutilizzo e compilazione). La disponibilità di informazioni non sotto forma di documenti, ma sotto forma di oggetti più piccoli, facilita lo scambio di informazioni tra le applicazioni. La gestione del contenuto Web richiede la capacità di gestire vari oggetti di contenuto che possono essere inclusi in una presentazione Web (ad esempio, pagine HTML e grafica Web). Inoltre, la gestione dei contenuti Web richiede la capacità di creare modelli di presentazione che consentano di presentare e personalizzare contenuti dinamici (in base alle preferenze dell'utente, ai profili utente, ecc.). I sistemi di gestione dei contenuti di Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette, ecc. Sono conosciuti nel mercato mondiale.

Sistemi di gestione delle informazioni - portali.Tali sistemi forniscono l'aggregazione delle informazioni, la gestione delle informazioni e la consegna su Internet/intranet/extranet. Con il loro aiuto, è possibile accumulare (e applicare) esperienza in un ambiente aziendale distribuito basato sull'uso di regole di business, contesto e metadati. I portali forniscono inoltre l'accesso standard tramite browser Web a una gamma di applicazioni di e-commerce (in genere tramite un'interfaccia di sistema ERP). Esempi di portali sono Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Sistemi di imaging.Con il loro aiuto, le informazioni scansionate dai supporti cartacei vengono convertite in formato elettronico (di solito in formato TIFF). Questa tecnologia è al centro della traduzione in forma elettronica delle informazioni da tutti i documenti cartacei e dai microfilm legacy. Le funzioni di base di un sistema di elaborazione delle immagini standard includono: scansione, archiviazione, una serie di funzionalità di ricerca delle immagini e altro ancora.

Sistemi di gestione del flusso di lavoro.I sistemi di questo tipo sono progettati per fornire l'instradamento di flussi di lavoro di qualsiasi tipo (definizione di percorsi di instradamento dei file) all'interno di processi aziendali strutturati e non strutturati. Sono utilizzati per migliorare l'efficienza e la controllabilità dei processi aziendali aziendali. I sistemi di gestione del flusso di lavoro vengono generalmente acquistati come parte di una soluzione (ad esempio, sistemi EDMS o sistemi PDM). Qui possiamo menzionare sviluppatori come Lotus (sistemi Domino / Notes e Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Componenti EDMS

Tutti gli EDMS contengono componenti standard obbligatori: archiviazione di schede (attributi) di documenti; archiviazione di documenti; componenti che implementano la logica di business del sistema.

Archivio attributi documento

L'archivio degli attributi del documento è destinato alla memorizzazione di una "scheda", un insieme di campi che caratterizzano un documento. Di solito nell'EDMS c'è un concetto del tipo di documenti (ad esempio un contratto, specifica, lettera, ecc.) e ogni tipo ha la sua carta. Le carte di diverso tipo hanno campi obbligatori comuni a tutti i documenti e campi speciali relativi a documenti di questo tipo.

Oltre al concetto di tipo di documento, è possibile assegnare categorie ai documenti e un documento può appartenere contemporaneamente a più categorie. Le categorie possono essere organizzate in un albero delle categorie.

Per organizzare lo storage delle carte sono possibili tre soluzioni: utilizzando il proprio storage, un DBMS standard, oppure gli strumenti dell'ambiente sulla base dei quali è costruito il DBMS.

Archiviazione documenti

Per implementare l'archiviazione dei documenti, ancora, ci sono due approcci: archiviazione nel file system o in un archivio specializzato dell'EDMS. Dal punto di vista dell'utente pragmatico, non c'è molta differenza tra questi approcci, se li valutiamo nel loro insieme. Ma ci sono ancora alcune caratteristiche.

L'archiviazione nel file system riduce il grado di sicurezza durante la differenziazione dell'accesso, poiché il file system potrebbe non supportare il modello di sicurezza implementato nell'EDMS stesso. Pertanto, è necessario dotare l'EDMS di propri diritti di accesso, in modo che i file da esso salvati siano inaccessibili direttamente a qualsiasi utente. E l'EDMS mantiene il proprio elenco di utenti con diritti di accesso, organizzando l'accesso ai file attraverso questi diritti. Allo stesso tempo, il sistema di accesso diventa complicato da mantenere e non del tutto impeccabile dal punto di vista della sicurezza delle informazioni. La crittografia dei file durante l'archiviazione viene spesso utilizzata per fornire ulteriore sicurezza. Inoltre, quasi tutti gli EDMS utilizzano nomi di file casuali, il che complica notevolmente la ricerca del file desiderato quando si tenta di bypassare il sistema. Devo dire che la maggior parte dei file EDMS archivia nel file system.

Livello aziendale

A livello di logica aziendale, si riscontrano differenze significative tra i diversi EDMS. In realtà, tutti i componenti descritti, sebbene possano essere disposti in modi diversi, differiscono nel grado di complessità, ma allo stesso tempo sono funzionalmente simili. La logica aziendale dei diversi sistemi può differire notevolmente, e questo è esattamente ciò che dovrebbe essere di maggiore interesse quando si familiarizza con il sistema di gestione elettronica dei documenti. Si possono distinguere una serie di componenti fondamentali, da cui, come i cubi, si forma la funzionalità di qualsiasi SED:

gestione dei documenti in archivio.Include procedure per aggiungere e rimuovere documenti, salvare versioni, trasferirle nell'archivio, mantenere l'archivio, ecc.;

ricerca di documenti.Consiste in una ricerca per attributi, una ricerca visiva nei vari alberi in cui sono posti i documenti, una ricerca nel full text, una ricerca semantica, ecc.;

routing e controllo dell'esecuzione.Fornisce la consegna di documenti nell'ambito delle procedure aziendali nell'organizzazione. I percorsi dei documenti possono essere flessibili e rigidi. Nel caso dell'instradamento flessibile, il prossimo destinatario del documento è determinato dal dipendente che è attualmente responsabile del documento. In caso di routing rigido, il percorso dei documenti è determinato in anticipo in base a una logica. La funzione di routing non è presente in tutti i sistemi ERMS. Di solito, per evitare confusione, i sistemi senza servizi di routing sono chiamati archivi elettronici. Il controllo dell'esecuzione è parte integrante del routing. Infatti, il percorso è definito in termini di percorso di viaggio e intervalli di tempo per l'esecuzione del documento da parte di ciascuno dei partecipanti al processo di viaggio. L'esecuzione di un documento significa l'esecuzione di un'azione relativa al documento da parte di ciascuno dei partecipanti nell'ambito dei suoi poteri ufficiali;

rapporti. Servire come un analogo delle riviste di documenti dell'ufficio. Utilizzando vari report, è possibile visualizzare, ad esempio, il tempo totale trascorso dai dipendenti che lavorano su un documento specifico, la velocità di passaggio dei documenti per reparti, ecc.;

amministrazione.Supporto per il funzionamento del sistema stesso, impostazione dei suoi parametri, ecc.

Il posto dell'EDMS nel sistema informativo dell'impresa

Le principali funzioni dell'EDMS: garantire la controllabilità e la trasparenza dell'impresa, nonché l'accumulo di conoscenze e la gestione della conoscenza. Nel mondo moderno, questi due compiti stanno diventando sempre più critici. Ad esempio, nel prezzo di costo di un'auto Mercedes, solo il 30% sono costi diretti di produzione e il resto è compensazione per il costo di sviluppo di un'auto, ovvero il costo delle attività di ingegneri e manager, quindi il principale risorsa per ridurre i costi risiede nell'ottimizzazione delle loro attività.

Il grado di efficienza dell'utilizzo dell'EDMS è determinato dalla misura in cui i documenti (informazioni non strutturate) determinano il contenuto informativo delle attività di un'impresa. È ovvio, ad esempio, che per un'organizzazione prettamente di categoria il contenuto principale sono dati strutturati contenuti in banche dati. Forse una tale organizzazione deve mantenere i contratti, ma è improbabile che arrivi all'implementazione dell'EDMS. Tuttavia, se un'organizzazione commerciale diventa un mostro commerciale con una catena di negozi in dozzine di città e una logistica complessa, la propria produzione di semilavorati, prima o poi dovrai pensare all'implementazione di un sistema ERP. Nella fase successiva, il numero di acquirenti all'ingrosso e di grandi clienti potrebbe crescere a tal punto che dovrai pensare all'implementazione di un CRM. E solo se allo stesso tempo l'apparato di gestione cresce fino a cento persone, appariranno progetti paralleli non core, sorgeranno compiti di diversificazione e sorgerà il compito di introdurre un EDMS. Allo stesso tempo, potrebbe essere necessario integrare alcuni sistemi in modo che il sistema CRM abbia collegamenti a lettere, contratti e copie di ordini in arrivo archiviati nell'EDMS.

In alcuni casi, l'integrazione di questi sistemi è ancora più stretta: l'EDMS può fungere da trasporto integrato per il trasferimento di documenti tra i sistemi che li generano e i sistemi che li consumano, nel caso in cui una connessione diretta a livello di dati strutturati tra questi sistemi non è necessario. Supponiamo che un'impresa disponga di sistemi CRM ed ERP e che sia necessario che il CRM registri rapporti trimestrali dall'ERP sulle consegne di merci a un cliente specifico, integrati, possibilmente, con commenti di esperti. È chiaro che tali rapporti vengono archiviati più comodamente nell'EDMS. Grazie all'integrazione di ERP e EDMS, il documento verrà creato e salvato automaticamente. Grazie all'integrazione di EDMS e CRM, è possibile allegare automaticamente un documento alla scheda di uno specifico cliente. E tutte queste operazioni possono avvenire automaticamente. (Sottolineiamo che l'esempio dato è puramente speculativo e, in effetti, potrebbe non avere un significato pratico; l'integrazione di qualsiasi sistema informativo ha senso solo quando il suo scopo è chiaramente compreso.)

Requisiti tipici per EDMS

Se si segue la lettera della norma per la redazione di un incarico tecnico, i requisiti che un utente tipo può imporre a un tipico sistema di gestione elettronica dei documenti possono essere descritti come segue.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti deve:

§ garantire un'archiviazione affidabile dei documenti e delle loro descrizioni;

§ assicurare il ciclo di vita del documento (la sua creazione, conservazione delle versioni, pubblicazione, blocco dell'accesso al documento sequestrato, trasferimento del documento per la conservazione in archivio);

§ consentire all'utente di assegnare vari tipi di documenti, creare e modificare schede per loro;

§ mantenere una gerarchia di categorie per una ricerca efficiente dei documenti;

§ cercare documenti in base alle informazioni della carta, nonché al testo completo;

§ assicurare la separazione dell'accesso ai documenti a livello dei singoli utenti, secondo il principio dei ruoli, e in base alla struttura gerarchica dell'organizzazione;

§ supportare la tecnologia HSM;

§ registrare tutti gli eventi relativi al lavoro degli utenti e al sistema stesso;

§ sono necessari strumenti di amministrazione avanzati;

§ supportare l'accesso remoto alle informazioni.

I sistemi avanzati dovrebbero supportare:

§ tecnologie cluster per garantire un funzionamento regolare;

§ organizzazioni geograficamente distribuite;

§ algoritmi di crittografia per l'archiviazione e la trasmissione di dati;

§ firma digitale.

Requisiti di architettura:

§ la presenza di un application server dedicato;

§ la presenza di un thin client;

§ supporto per l'accesso ai documenti tramite browser.

§ multipiattaforma per la scalabilità;

Requisiti per l'apertura e l'integrazione con altri sistemi:

§ integrazione con strumenti per l'input di documenti in streaming;

§ integrazione con applicazioni per ufficio;

§ integrazione con la posta elettronica;

§ disponibilità di un'interfaccia di programmazione sviluppata (API);

§ integrazione con servizi di directory standard (ad esempio LDAP) per la gestione e la sincronizzazione dell'elenco degli utenti del sistema;

§ la capacità di adattare l'interfaccia utente per compiti specifici;

§ la capacità di integrare il sistema con i propri componenti specializzati;

§ in caso di utilizzo di un database esterno per la memorizzazione degli attributi del documento, è necessario disporre di una descrizione dettagliata della struttura dei dati e delle modalità di funzionamento con DBMS diversi.

3. Automazione del flusso di documenti

Sistema di gestione documentale RS Doc basato su Oracle Collaboration Suite

Compiti da risolvere:

combinare i documenti in blocchi logici,

fornire l'archiviazione e il recupero di documenti.

Consumatori:

● piccola e media impresa;

● agenzie governative;

● servizi di supporto;

● Aziende informatiche.

Piattaforma hardware х86, Itanium, AMD.

Piattaforma software Windows, Solaris, Linux.

Funzionalità sistemi di gestione elettronica dei documenti RS-Doc:

● lavoro efficiente con grandi quantità di dati e possibilità di espansione illimitata dei volumi di informazioni archiviate ed elaborate;

● elevato grado di protezione delle informazioni memorizzate e trasmesse;

● scalabilità e portabilità su qualsiasi piattaforma;

● semplicità di configurazione e amministrazione del software;

● organizzazione di percorsi arbitrari per il passaggio dei documenti.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti RS-Doc è implementato sulla base di Oracle Collaboration Suite 10g utilizzando la tecnologia BPEL (Business Process Execution Language), che consente l'integrazione su larga scala con le applicazioni aziendali.

Oracle Content Services fornisce a ogni dipendente di un'organizzazione una soluzione completa e integrata per la gestione del ciclo di vita dei documenti. Oracle Content Services si basa su una solida infrastruttura server Oracle, che sfrutta il Content Management SDK, un toolkit collaudato con oltre 2000 utenti. Oracle Collaboration Suite 10g fornirà funzionalità di facile utilizzo nelle familiari interfacce Web di Windows, Portal, applicazioni E-Business Suite e altri ambienti.

Inserimento documenti

Il sistema RS-Doc consente di organizzare l'input di documenti in streaming utilizzando scanner ad alta velocità e un sistema di riconoscimento. In questo caso, il documento viene automaticamente inserito nel DBMS Oracle 10g.

Ricerca documenti

Il problema del recupero delle informazioni end-to-end è estremamente rilevante nel contesto dell'uso di formati eterogenei e dell'aumento del volume di dati non strutturati. Le informazioni necessarie per prendere decisioni possono essere trovate ovunque: nei database aziendali (in forma strutturata), sui siti Web, nei documenti sparsi su molti file server, nei messaggi di posta. La ricerca di documenti nel sistema RS-Doc è un meccanismo unificato per la ricerca e l'estrazione di dati da tutte le risorse informative di un'azienda e da tutti i componenti del flusso di lavoro. Il sistema di ricerca, organizzato nel sistema di gestione elettronica dei documenti RS-Doc, consente di organizzare una ricerca non solo per parametri chiave, ma anche per cercare all'interno di un documento. Allo stesso tempo, sono supportati più di 250 formati di dati.

Conservazione dei documenti

Le tecnologie Internet e le tecnologie del portale integrate facilitano l'integrazione del sistema di gestione dei documenti con il portale aziendale. L'architettura a tre livelli del sistema consente di utilizzare efficacemente un singolo archivio di documenti in un'organizzazione geograficamente distribuita.

Tutti i documenti e i file caricati nel sistema di gestione elettronica dei documenti RS-Doc sono archiviati nel database Oracle 10g. Ciò consente di eseguire backup giornalieri dell'intero volume di documenti, nonché di recuperare i dati persi entro un determinato intervallo di tempo. Gli amministratori possono configurare Oracle Collaboration Suite 10g per conformarsi ai criteri di conservazione dei documenti aziendali salvando o eliminando automaticamente i documenti. Ad esempio, il responsabile di un'azienda può prescrivere elettronicamente la politica di gestione dei contenuti di un'azienda. I documenti con determinate caratteristiche possono essere conservati a tempo indeterminato, mentre i documenti con altre caratteristiche possono essere smaltiti periodicamente.

Tenere registri aziendali :

● file plan: controllo dei vincoli operativi sui record e sulla loro creazione e gestione gerarchica

● servizi Web supportati per l'integrazione con applicazioni finanziarie o Oracle E-Business Suite

● supportare gli oggetti del registro, inclusa la gestione dei documenti semplice e con versione

● la possibilità di cercare i record di registrazione

● interfaccia web intuitiva per gli utenti che gestiscono le registrazioni

● Integrazione con prodotti di gestione dell'archiviazione di file che offrono funzionalità WORM per i record di registrazione

ridimensionamento

Il sistema di gestione elettronica dei documenti RS-Doc consente di organizzare una soluzione tollerante ai guasti e scalabile basata sulle tecnologie Oracle RAC e Oracle GRID.

Integrazione con il portale aziendale

Il sistema elettronico di gestione documentale RS-Doc si basa sulla tecnologia del portale aziendale, e contiene anche le funzionalità dei mezzi di lavoro collettivo degli utenti, quali:

● e-mail

● calendario aziendale e personale

● portale aziendale

● sistema per l'impostazione delle attività e il monitoraggio della loro attuazione

Possibilità di creare più siti

Oracle Collaboration Suite 10g prevede la creazione di più siti sicuri all'interno di una singola istanza del prodotto. Ciascuno di questi siti avrà il proprio insieme di "strumenti" (cioè processi aziendali, categorie, ecc.) e sarà essenzialmente isolato dagli altri siti. Ad esempio, il CIO ora può creare diversi sistemi di gestione dei file per diversi uffici regionali, il tutto su un unico set di hardware e software, riducendo così drasticamente i costi di infrastruttura.

Firma digitale elettronica

Una firma elettronica digitale (EDS) è un requisito di un documento elettronico progettato per proteggere questo documento elettronico dalla contraffazione. L'EDS si forma a seguito della trasformazione delle informazioni utilizzando la sicurezza delle informazioni crittografiche (CIP) e consente di identificare il proprietario del certificato della chiave di firma, nonché di stabilire l'assenza di distorsione delle informazioni in un documento elettronico.

La presenza di una firma elettronica digitale nel sistema RS-Doc consente di sostituire il tradizionale sigillo e firma, garantendo la paternità e l'invariabilità del documento dopo la sua firma. Il meccanismo di firma digitale elettronica consente di firmare qualsiasi versione di un documento elettronico, registrando e memorizzando informazioni su chi e quando ha firmato. L'elenco degli utenti autorizzati a firmare documenti di questo tipo è impostato separatamente per ciascun tipo di documenti elettronici.

Fornire un accesso sicuro ai documenti

I miglioramenti della sicurezza in Oracle Collaboration Suite 10g includono:

● sicurezza a livello di cartella e documenti: Oracle Collaboration Suite 10g sviluppa il meccanismo di sicurezza a livello di cartella condivisa nei file Oracle, aggiungendo la protezione dell'accesso a livello di cartella e documento, in modo che il manager possa ora determinare con precisione gli utenti a cui è consentito accedere a determinate cartelle e documenti e il loro accesso livello

● Controllo degli accessi basato su gruppi e ruoli: il controllo degli accessi può essere applicato a tutti gli oggetti di contenuto e ai livelli di sicurezza, sono disponibili anche attributi di autorizzazione di accesso aggiuntivi per un'ulteriore personalizzazione, ad esempio, il project manager può ora creare un gruppo di utenti coinvolti in specifici lavori di progetto e assegna l'accesso alle cartelle e ai documenti di destinazione per questo gruppo

● scansione e scansione antivirus: Oracle Collaboration Suite 10g può essere combinato con scanner antivirus esterni per la scansione antivirus automatica e manuale: la funzione di scansione antivirus può essere configurata per l'avvio automatico dopo l'inserimento riuscito nell'archivio documenti (tramite caricamento, registrazione, salvataggio o trasferimento di protocollo); la scansione antivirus può essere invocata manualmente per visualizzare gli oggetti già presenti nell'archivio, quindi un'azienda può ora concedere in licenza e integrare il motore di visualizzazione di Symantec con Oracle Content Services in modo che i documenti inviati a Oracle Content Services vengano scansionati automaticamente.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) è uno standard per la creazione di processi aziendali da un insieme di servizi eterogenei che riducono radicalmente la complessità e il costo dei progetti di integrazione. Oracle BPEL Process Manager offre un ambiente facile da usare ma ricco di funzionalità per la progettazione visiva, l'implementazione e il controllo dei processi aziendali. La funzionalità di sistemi già esistenti diventa una sorta di costruttore, un insieme di frammenti che, collegati nell'ordine corretto, formano un unico ambiente, il cui stato può essere completamente controllato e visualizzato.

Effetto di attuazione

● aumenta la responsabilità di ciascun dipendente per l'adempimento e il completamento di qualsiasi incarico affidatogli, poiché sa che l'incarico non sarà dimenticato, sarà sicuramente accettato e verificato

● la direzione può valutare il carico di lavoro e l'efficienza del lavoro del personale, poiché le informazioni su tutte le attività sono registrate nel sistema e in qualsiasi momento è possibile vedere chi ritarda costantemente le attività, chi esegue la maggior parte delle attività, ecc.

● il flusso di documenti viene accelerato, il che si riflette nella velocità e nella qualità del servizio clienti, e questo è un modo diretto per aumentare la competitività dell'impresa

● è assicurata l'intercambiabilità dei dipendenti, poiché tutte le attività e i documenti non risolti sono registrati nel sistema

● innalzamento del livello di cultura aziendale, che indirizza ogni dipendente al raggiungimento degli obiettivi complessivi dell'impresa

● migliorare l'efficienza della collaborazione con le informazioni

● aumentare il livello di servizio al cliente

● riduzione del costo di proprietà del complesso software e hardware

Peculiarità

L'introduzione della gestione elettronica dei documenti sarà efficace per quelle imprese che hanno:

● l'apparato di gestione e il flusso di lavoro sono piuttosto grandi e complessi (per una piccola impresa, il flusso di lavoro elettronico può persino rallentare i processi, per non parlare dell'efficacia degli investimenti)

● il management dell'azienda è pronto a ristrutturare i processi aziendali finalizzati alla loro ottimizzazione e regolamentazione chiara, poiché senza questo lavoro, l'introduzione della gestione elettronica dei documenti è impossibile

● la direzione mira a introdurre la gestione elettronica dei documenti per migliorare l'efficienza della gestione aziendale e non per facilitare il lavoro dei singoli reparti (ad esempio l'ufficio).

Progettazione, sviluppo e implementazione di un flusso documentale e di un sistema di gestione delle risorse aziendali basato sulla piattaforma Lotus Domino

Compiti da risolvere

Il flusso di documenti e i sistemi di gestione delle risorse aziendali, che garantiscono il lavoro collettivo dei dipendenti dell'intera azienda in un unico spazio informativo, risolvono i seguenti compiti principali:

● aumentare la velocità e la qualità del processo decisionale

● aumentare la gestibilità dell'organizzazione

● aumentare il tasso di diffusione della conoscenza all'interno dell'organizzazione

● migliorare la sicurezza dell'archiviazione e della trasmissione delle informazioni

● riduzione della quota di spese generali

● fornitura di flussi documentali esterni

Sistemi di gestione dei documenti e di gestione delle risorse aziendali:

● supporto alla collaborazione

● aumentare l'efficienza e la produttività del personale

● assicurare la costante disponibilità delle informazioni ai decisori aziendali

● consentire di ridurre la spesa dei fondi per esigenze non produttive

● rendere semplice ed efficiente il lavoro delle aziende geograficamente distribuite

● consentire ai dipendenti di svolgere compiti funzionali e avere accesso solo ai documenti necessari per il lavoro in conformità con i ruoli nel sistema

● garantire la sicurezza delle informazioni archiviate

● migliorare la qualità del lavoro con partner e clienti

● aumentare il tasso di diffusione della conoscenza all'interno dell'azienda

Consumatori

Aziende con un ampio personale che necessitano di automazione del flusso di lavoro.

Piattaforma hardware

Piattaforme supportate dai prodotti software IBM.

Piattaforma software

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funzionalità

Le principali funzionalità del sistema di gestione dei documenti e delle risorse aziendali possono essere formulate come un elenco:

● registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita

● ciclo completo di approvazione dei documenti

● formazione ed esecuzione degli ordini

● flusso documentale interno dell'organizzazione

● archiviazione e aggiornamento dei dati sulla struttura, sui dipendenti e sui collaboratori dell'organizzazione
● lavorare con contratti e contatti esterni dell'organizzazione

● gestione dei progetti in corso nell'organizzazione

● implementazione semplice e rapida di vari ordini e applicazioni

● preparazione di vari eventi

● mantenimento della base materiale dell'organizzazione

● archiviazione unificata dei documenti aziendali

● sottosistema personale

Quando si implementano i sistemi di gestione dei documenti e delle risorse aziendali, R-Style Company lavora secondo il seguente schema:

● rilievo della struttura organizzativa dell'impresa, individuazione dei principali processi aziendali, workflow e descrizione formale del flusso documentale

● redigere una nomenclatura dei documenti, formare libri di riferimento e classificatori, redigere istruzioni

● adeguamento o revisione del sistema sulla base delle informazioni ottenute in fase di indagine

● installazione e configurazione del software, funzionamento di prova

● configurazione finale del sistema, tenendo conto delle carenze individuate durante il funzionamento di prova

● formazione del personale dell'organizzazione

Effetto di attuazione

Ottimizzazione del flusso documentale aziendale e riduzione dei costi accessori.

Peculiarità

Questa soluzione rappresenta sia lo sviluppo di un sistema di gestione documentale e di gestione delle risorse aziendali "da zero", sia la revisione dei sistemi esistenti per le esigenze di un particolare cliente.

Progetti di integrazione su Lotus Notes / Domino

L'approccio di KSK alla creazione di informazioni aziendali progetti basati su tecnologia Lotus Notes / Domino

Funzioni di Lotus Notes/Domino in una società

Lotus Notes/Domino svolge 4 funzioni principali in una società:

E-mail aziendale.

2. Automazione di attività orientate ai documenti.

3. Sistema informativo sui trasporti.

4. Web - soluzioni.

Infrastruttura Lotus Notes/Domino unificata nell'organizzazione

uno). E-mail aziendale

L'implementazione della tecnologia Lotus Notes/Domino è giustificata anche quando viene utilizzata come sistema di posta elettronica aziendale.

Questo sistema può essere descritto come affidabile, scalabile, sicuro e gestibile. Ci sono organizzazioni in cui più di 100 e persino 200mila dipendenti sono uniti dal sistema di messaggistica Lotus Domino. Ciò significa che man mano che la tua organizzazione si espande, anche l'infrastruttura di Lotus Domino può essere ampliata senza incontrare vincoli tecnici. Quando si tratta di sicurezza, Domino offre il più potente sistema di sicurezza della posta disponibile oggi su Internet.

Oltre alla posta elettronica, Lotus Domino contiene sistemi di calendario e pianificazione di gruppo strettamente integrati.

Molte aziende iniziano a costruire la propria infrastruttura di posta elettronica implementando MS Exchange. Tuttavia, man mano che le distribuzioni aumentano e viene identificata la necessità di automatizzare le attività di lavoro di squadra, alcune di queste aziende stanno iniziando a migrare a Lotus Domino. A tal fine sono state sviluppate procedure speciali per la migrazione da MS Exchange a Lotus Domino. KSK ha accumulato una vasta esperienza nell'esecuzione di migrazioni in grandi aziende.

Lo schema di migrazione può essere rappresentato come segue

2). Automazione di attività orientate ai documenti

Il cuore di Lotus Notes/Domino è l'archiviazione di oggetti nota come Notes Storage Facility (NSF). L'unità principale di archiviazione dei dati è un documento separato e la sua struttura è determinata da un modulo contenente un insieme di campi di vario tipo. Ad esempio, un documento relativo al servizio clienti potrebbe includere la data, il nome del cliente, il numero di identificazione del cliente, il nome dell'operatore, un campo di testo per descrivere la richiesta del cliente e un campo di stato per la richiesta. Notes utilizza viste indicizzate per visualizzare elenchi di documenti, navigatori e indici full-text per trovare documenti e agenti per automatizzare i processi aziendali.

Un altro meccanismo fondamentale di Lotus Notes/Domino è il meccanismo di replica, che risolve 2 compiti principali:

Supporto per il lavoro geograficamente distribuito (sincronizzazione di dati e applicazioni);

Supporto per utenti mobili (sincronizzazione di posta, dati e applicazioni).

Replica in Lotus Notes/ Domino è unico per funzionalità e granularità: funziona a livello dei singoli campi ed è altamente personalizzabile. È caratterizzato dalle seguenti proprietà: bidirezionale; selettività; replica tra server e tra server e client; replica dei dati e progettazione di applicazioni. Inoltre, la replica può essere effettuata su vari canali di comunicazione: dalle normali linee telefoniche cittadine alle reti locali (globali) ad alta velocità.
Insieme, il motore di replica e la posta di Notes formano un sistema di messaggistica integrato Lotus Notes/Domino che funge da base per la creazione di applicazioni per il flusso di lavoro e l'automazione del flusso di lavoro.
Con un sistema di messaggistica integrato, database di documenti e strumenti di sviluppo incorporati, i clienti e gli sviluppatori di applicazioni ottengono una potente piattaforma per lo sviluppo di sistemi basati su documenti.

L'azienda KCK ha sviluppato e propone sul mercato il sistema di gestione documentale KCK DocLogic. DocLogic è modulare. Di seguito viene fornita una descrizione più dettagliata di DocLogic.

Nonostante il gran numero di applicazioni già pronte per Lotus Notes/Domino, la maggior parte delle applicazioni in esecuzione per i clienti di tutto il mondo sono state sviluppate su ordinazione. Ciò è dovuto alle specificità dell'attività di ciascuno dei clienti, nonché all'uso di diverse tecnologie e soluzioni. Quasi tutti i progetti aziendali basati su Lotus Notes/Domino presuppongono l'uso sia di soluzioni già pronte che di sviluppo personalizzato.

KSK è un'azienda russa leader nel campo dei progetti aziendali basati su Lotus Notes/Domino e nello sviluppo di applicazioni personalizzate. L'azienda ha completato un gran numero di progetti per clienti stranieri e russi.

3). Sistema informativo sui trasporti

Lotus Notes/Domino ha la capacità di scambiare dati con altri sistemi informativi. A tal fine, Lotus ha sviluppato un'intera gamma di tecnologie di integrazione, alcune delle quali sono integrate in Lotus Notes/Domino e alcune sono implementate come prodotti autonomi. I prodotti e le tecnologie di integrazione includono:

La LotusScript Data Object Library è una raccolta di classi, metodi, proprietà ed eventi di LotusScript che forniscono accesso a database relazionali e tradizionali utilizzando ODBC;

Tecnologia DECS (Domino Enterprise Connector Services) integrata, che consente di creare applicazioni che combinano dati Domino e DBMS senza programmazione;

Lotus Enterprise Integrator (LEI): un server separato che consente agli amministratori di pianificare e condurre in modo centralizzato lo scambio di dati di massa in modalità di sincronizzazione periodica o transazioni tra Lotus Domino e DBMS, inclusa la famiglia IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL e altri compatibili con ODBC banche dati;

Connettori Domino, che consentono la comunicazione tra le applicazioni Domino e i sistemi ERP (Enterprise Resource Management), i monitor delle transazioni e i servizi di directory.

Le capacità di integrazione di cui sopra, insieme a un potente motore di replica (soprattutto su reti a bassa velocità), danno a Domino una buona ragione per usare Domino come middleware o sistema di trasporto di prim'ordine.

4). Soluzioni web

Lotus Domino è un server Web che supporta gli standard HTTP e HTTPS. Oltre a svolgere le funzioni di un server Web standard, Lotus Domino può convertire al volo i documenti Notes in HTML e presentarli all'utente Internet. In questo modo, le informazioni per il tuo sito Web non verranno archiviate come file HTML nel file system, ma come documenti nel database di Domino.

Ciò significa che è possibile utilizzare tutti i potenti strumenti di sviluppo di Lotus Notes/Domino e rendere disponibili le applicazioni ei dati Domino agli utenti Internet/Intranet senza costi aggiuntivi. In questo caso, tutti i servizi Domino, come l'indicizzazione dei documenti, la categorizzazione, la ricerca full-text, la replica, gli agenti pianificati e attivati ​​diventano automaticamente disponibili per il creatore del server Web.

In questo modo, puoi rendere il processo del contenuto del tuo sito Web quasi autonomo. Il webmaster non dovrà aggiornare costantemente manualmente il contenuto del sito e cesserà di essere il collo di bottiglia di questo processo. Poiché l'origine dati per il sito Web è un database Lotus Notes/Domino, gli autori dei documenti stessi hanno la possibilità di pubblicarli sul sito Web. Allo stesso tempo, grazie ai mezzi di coordinamento e automazione dei flussi di lavoro (workflow), viene automaticamente supportato il processo di approvazione dei documenti per la pubblicazione sul Web, avvisando gli autori e i responsabili della necessità di apportare modifiche, aggiornamenti o cancellazioni.

La collezione è un complesso organizzato in modo sistematico di documentazione didattica e metodologica che regola il processo di insegnamento degli studenti e di verifica della qualità della loro istruzione, basato su un approccio basato sulle competenze. La documentazione didattica e metodologica inclusa in questa raccolta è stata sviluppata secondo lo standard FGOS HPE di terza generazione in direzione dei bachelor di formazione "Documentazione e scienze archivistiche" e comprende le discipline della parte variabile del curriculum dello IAI RSUH del profilo "Organizzazione della gestione dei documenti elettronici", sviluppato dai docenti del dipartimento sistemi automatizzati di supporto alla documentazione per la gestione dell'Istituto storico e archivistico dell'Università statale russa per le discipline umanistiche. Ciascuno dei complessi educativi e metodologici presentati include un programma del corso e piani tematici, piani per seminari e lezioni di laboratorio, raccomandazioni per l'organizzazione del lavoro indipendente degli studenti, una descrizione delle tecnologie educative, un elenco di fonti e letteratura obbligatorie e aggiuntive, un elenco di domande per la certificazione intermedia e finale per il corso... La raccolta è stata preparata con l'obiettivo di fornire assistenza educativa e metodologica alle università della Federazione Russa, compresi i rami dell'Università umanitaria statale russa, svolgendo il processo educativo nella direzione della formazione "Documentazione e scienze archivistiche", profilo "Organizzazione di gestione elettronica dei documenti”.

* * *

litri aziendali.

Tecnologie informatiche a supporto della documentazione gestionale

Larin M.V., professore, dottore in scienze storiche,

Serova G.A., professore, dottorato di ricerca,

Varlamova LN, Professore Associato, Ph.D.,

E.V. Terentyeva, Professore Associato, Ph.D.,

Yaganova A.A., insegnante

Programma di lavoro disciplinare

Annotazione del programma di lavoro

La disciplina "Tecnologie informatiche nella gestione documentale" fa parte della parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica documentale" del ciclo professionale delle discipline per la formazione degli studenti nella direzione della preparazione 034700 "Documentazione e scienze archivistiche". La disciplina è implementata presso la Facoltà di gestione dei documenti e archivi tecnotronici dal Dipartimento di sistemi automatizzati per la gestione dei documenti.

Cosa - tecnologie dell'informazione utilizzate nella documentazione di gestione. Tipi di tecnologie dell'informazione e della comunicazione, possibilità e modalità d'uso nella documentazione gestionale.

Obbiettivo disciplina "Tecnologie dell'informazione informatica nella documentazione di gestione" - preparare uno specialista che abbia un livello sufficiente e necessario di conoscenze teoriche e abilità della loro applicazione nella risoluzione di problemi pratici quando si utilizza la tecnologia dell'informazione nella documentazione di gestione e in possesso di competenze professionali.

Lo sviluppo della disciplina è finalizzato all'acquisizione di conoscenze sulla gestione dei documenti da parte degli studenti che utilizzano tecnologie informatiche.

Compiti discipline:

- studiare la teoria e la pratica dell'uso delle tecnologie dell'informazione nella documentazione gestionale;

- sviluppare capacità di lavoro autonomo con moderne tecnologie d'ufficio e di comunicazione;

- definire i principi di base del lavoro con i documenti elettronici e le informazioni gestionali;

- considerare gli strumenti per la creazione e l'elaborazione multiutente dei dati nel supporto della documentazione gestionale.

La pertinenza, la novità e l'originalità del corso è assicurata dal suo costante aggiornamento in accordo con lo sviluppo del software studiato e delle soluzioni tecnologiche utilizzate nella documentazione gestionale.

Luogo di disciplina nella struttura dell'OOP

La disciplina "Tecnologie informatiche nella documentazione gestionale" fa riferimento alla parte variabile (profilo "Organizzazione della gestione elettronica documentale") del ciclo professionale (B.3) ed è oggetto di studio nel 6° e 7° semestre.

La disciplina si basa sulla preliminare assimilazione delle discipline da parte degli studenti:

- "Informatica" (Parte base del ciclo di Scienze matematiche e naturali B.2, 1 semestre);

- "Supporto informativo della gestione" (Parte variabile del profilo Organizzazione della gestione dei documenti elettronici, 1 semestre);

- "Tecnologie dell'informazione" (Parte base del Ciclo di Scienze Matematiche e Naturali B.2, 2° semestre);

- "Documentazione" (Parte professionale generale di base del Ciclo professionale B.2, 2 e 3 semestri);

- "Tecnologie Internet" (Parte variabile del Ciclo di Scienze Matematiche e Naturali B.2, 3° semestre);

- "Gestione delle informazioni e della documentazione di governo elettronico" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione dei documenti elettronici", 3 e 4 semestri);

- "Gestione delle informazioni e della documentazione" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica dei documenti", 3 semestre);

- "Metodologia per la progettazione e realizzazione di AS DOI" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica dei documenti", 3 semestre);

- "Fondamenti della società dell'informazione" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica dei documenti", 3 semestre);

- "Pratica internazionale di gestione delle risorse informative di un'organizzazione" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica dei documenti", 3 semestre);

- "Standard aperti e formati aperti utilizzati nella gestione dei documenti" (Parte variabile del profilo Organizzazione della gestione elettronica dei documenti, 4 semestre);

- "Norme per la conservazione dei documenti elettronici in EDMS" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione dei documenti elettronici", 4 semestre);

- "Standardizzazione delle istituzioni educative prescolari e degli affari archivistici nella Federazione Russa" (parte variabile del ciclo di scienze matematiche e naturali B.2, 5 e 6 semestri);

- "Standardizzazione della gestione documentale" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica dei documenti", 5 semestre).

La disciplina "Tecnologie dell'informazione informatica nella documentazione gestionale" integra le conoscenze acquisite nelle discipline studiate contemporaneamente:

- "Organizzazione e tecnologia della gestione della documentazione" (Parte professionale generale di base del Ciclo professionale B.2, 6 semestre);

- "Sicurezza e protezione delle informazioni" (Parte professionale generale di base del ciclo professionale B.3, 7 semestre);

- "L'informatica nella gestione della documentazione e dell'archiviazione" (Parte professionale generale di base del ciclo professionale B.3, 6 e 7 semestri);

- "Gestione delle informazioni e della documentazione di governo elettronico" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione dei documenti elettronici");

- "Archivi di documenti elettronici" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione dei documenti elettronici");

- "Tecnologie di rete nell'archiviazione" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica dei documenti");

- "Standardizzazione della gestione documentale" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica dei documenti", 6 semestre);

- "Supporto informativo e documentale per la gestione dei progetti" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica dei documenti", 7 semestre);

- "Progettazione di istituzioni educative prescolari razionali" (Parte variabile del profilo "Organizzazione della gestione elettronica dei documenti", 6 semestre).

Come risultato della padronanza della disciplina, lo studente deve dimostrare i seguenti risultati educativi:

Conoscere:

- terminologia professionale, quadro giuridico e normativo che disciplina l'uso delle tecnologie dell'informazione nella gestione (PC-3);

- tipi di tecnologie dell'informazione e basi dei sistemi informativi (PC-4);

- l'essenza e il significato delle informazioni nello sviluppo di una moderna società dell'informazione, essere consapevoli del pericolo e delle minacce derivanti da questo processo, rispettare i requisiti di base della sicurezza delle informazioni, compresa la protezione dei segreti di Stato (OK-9) ;

- le principali problematiche della gestione dei record (PC-12);

- principi di funzionamento e caratteristiche progettuali di vari controlli tecnici, loro caratteristiche tecniche e operative (PK-39);

- principi di organizzazione del lavoro utilizzando le tecnologie dell'informazione (PC-45).

Essere in grado di:

- discorso orale logicamente corretto, ragionato e costruito in modo chiaro (OK-4);

- utilizzare documenti legali normativi nelle loro attività (OK-6);

- lavorare con le informazioni nelle reti informatiche globali (OK-15);

- utilizzare nella pratica conoscenze teoriche e metodi di ricerca (PC-2);

- lavorare con varie fonti di informazione (PC-13);

- analizzare la situazione sul mercato dei prodotti e servizi informativi, fornire una valutazione esperta dei moderni sistemi di gestione elettronica dei documenti (PC-15);

- creare e mantenere sistemi unificati di supporto alla documentazione per la gestione in un'organizzazione basata sulle ultime tecnologie (PC-23);

- migliorare la tecnologia di supporto della documentazione per la gestione e l'archiviazione sulla base dell'utilizzo di strumenti di automazione (PC-38);

- lavorare con moderni sistemi di informazione e supporto tecnico per l'istituto di istruzione prescolare (PK-41).

Proprio:

- una cultura del pensiero, per essere in grado di generalizzare, analizzare, percepire le informazioni, porsi un obiettivo e scegliere modi per raggiungerlo (OK-1);

- regole per l'organizzazione di tutte le fasi del lavoro con i documenti (PC-43);

- competenze nell'uso delle tecnologie informatiche e informatiche, nella ricerca di fonti e letteratura, nell'uso delle banche dati giuridiche (PC-8), (PC-37);

- le basi delle attività informative e analitiche ed essere in grado di applicarle in ambito professionale (PC-10);

- metodi di analisi dell'organizzazione di un istituto di istruzione prescolare in una particolare organizzazione (PC-47).

Struttura disciplinare (piano tematico)

La complessità totale della padronanza della disciplina nell'istruzione a tempo pieno è di 7 unità di credito, 252 ore.

L'intensità del lavoro totale per la padronanza della disciplina nella forma di studio a tempo parziale è di 2 unità di credito, 72 ore.

L'intensità del lavoro totale per la padronanza della disciplina per corrispondenza è di 3 unità di credito - 108 ore.

introduzione

Fasi di implementazione di tecnologie automatizzate per l'elaborazione, la creazione, l'utilizzo e l'archiviazione dei documenti. L'evoluzione di queste tecnologie e il loro impatto sui processi di documentazione. Studio delle caratteristiche e dei modelli di lavoro con documenti registrati su nuovi media (documenti leggibili da una macchina, documenti elettronici).

Luogo della disciplina "Tecnologie dell'informazione informatica nella gestione dei documenti" tra le altre discipline. Comunicazione con le discipline "Informatica", "Supporto alla gestione delle informazioni", "Diritto dell'informazione" e altre discipline accademiche.

Il ruolo della disciplina "Tecnologie dell'informazione informatica nella documentazione gestionale" nel migliorare l'organizzazione del lavoro con i documenti nella gestione, creando condizioni di lavoro ottimali per i servizi di documentazione gestionale attraverso l'introduzione di nuove tecnologie dell'informazione.

Revisione delle fonti (documenti legali e normativi) che regolano l'implementazione e l'uso delle tecnologie dell'informazione nella gestione. Caratteristiche dei documenti e degli standard legislativi, regolamentari e metodologici per il problema studiato. Rassegna di letteratura e periodici sull'argomento.

Sezione 1. Quadro giuridico e normativo nazionale che disciplina i problemi di attuazione e utilizzo delle tecnologie dell'informazione nel campo della documentazione gestionale

Atti giuridici internazionali. Carta di Okinawa per la società dell'informazione globale. Dichiarazione del Vertice mondiale sulla società dell'informazione.

Legislativo e statuto della Federazione Russa. Legge federale n. 63-FZ del 6 aprile 2011 "Sulla firma elettronica". Legge della Federazione Russa del 27 luglio 2006 n. 149-FZ "Sulle informazioni, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni" e il suo predecessore.

Risoluzioni e ordini del governo della Federazione Russa, direttive e concetti. Ordine del governo della Federazione Russa del 17 luglio 2006 n. 1024-r "Sul concetto di informatizzazione regionale fino al 2010". Decreto del governo della Federazione Russa del 25 dicembre 2007 n. 931 "Su alcune misure per garantire l'interazione informativa tra organi statali e organi di autogoverno locale nella fornitura di servizi pubblici a cittadini e organizzazioni". Ordine del governo della Federazione russa del 6 maggio 2008 n. 632-r "Approvazione del concetto di formazione del governo elettronico nella Federazione russa entro il 2010". Risoluzione del governo della Federazione Russa del 28 gennaio 2002 n. 65 "Sul programma obiettivo federale" Russia elettronica (2002-2010) "(come modificato e integrato il 15 agosto 2006). Ordine del governo della Federazione Russa del 27 settembre 2004 n. 1244-r "Sul concetto di utilizzo delle tecnologie dell'informazione nelle attività degli organi del governo federale fino al 2010".

Documenti e standard normativi e metodologici. MoReq e MoReq2 e standard nazionali sviluppati sulla loro base.

Sezione 2. Principi di costruzione e funzionamento dei sistemi per ufficio nell'ambiente dei pacchetti MS Office e Open Office

Preparazione, archiviazione, registrazione ed elaborazione di documenti tramite pacchetti software per ufficio. Implementazione del compito di controllo di esecuzione nell'ambiente di pacchetti software per ufficio. L'uso di editor di testo e tabelle nell'istituto di istruzione prescolare. Preparazione, registrazione, elaborazione e archiviazione di documenti tramite pacchetti software per ufficio.

Il concetto di "Documento elettronico composito" e i principi della sua creazione. Combinazione di varietà di informazioni (testuali, grafiche, tabulari) nel documento.

Ulteriori opportunità per lavorare con i programmi di Office:

- Automazione dell'esecuzione delle attività tramite macro.

- Modi per creare macro.

- Creazione automatica di indice e glossario.

- Lavorare con moduli e tabelle.

- Collaborazione.

Sezione 3. Lotus Notes come strumento per la creazione di sistemi di gestione dei documenti

Banche dati aziendali. Il concetto di database aziendale e IS aziendale. Requisiti per database aziendale e IS. Caratteristiche della tecnologia "client-server". Architettura di Lotus Notes. Modelli di comunicazione supportati da Lotus Notes. Informazioni di base sulla struttura del software. Interfaccia finestrata di Lotus Notes, elementi di base. Opzioni per la costruzione dell'interfaccia utente.

Sezione 4. Tecnologie informatiche di base utilizzate nella gestione dei documenti

Il concetto di "informatica" nella gestione dei documenti elettronici. Classificazione delle tecnologie dell'informazione utilizzate per risolvere i problemi delle istituzioni educative prescolari. Banca dati. concetto di banca dati. Struttura della banca dati. Concetto di modello di database. Tipi di campi e dati.

Le principali proprietà del database MS Access. Utilizzo di MS Access nella risoluzione dei problemi di gestione dei documenti.

Internet, Intranet, Extranet. Concetti di base e metodi di lavoro in rete. Programmi di posta. Siti web e metodologia per la loro progettazione. Copia e scansione delle informazioni.

Sezione 5. Utilizzo di sistemi di documentazione di gestione automatizzati

Sistemi automatizzati di gestione documentale: caratteristiche generali, principi di costruzione e funzionamento.

Banche dati di riferimento e legali. Principi di base di costruzione e uso. Riferimenti e ordinamenti giuridici "ConsultantPlus", "Garant", "Codice". "Sistema informativo e di riferimento dell'industria archivistica" (ISSAO).

Sezione 6. Formati dei documenti elettronici utilizzati nella documentazione di gestione

I principali tipi e varietà di formati di documenti elettronici. L'uso di formati di documenti elettronici nella documentazione di gestione. Formati di testo. Formati di archiviazione per documenti elettronici. Formati di interazione.

Sezione 7. Fondamenti di supporto alla documentazione per la gestione della sicurezza delle informazioni

Principi, metodi e tecnologie per la creazione di un ambiente informativo sicuro per la documentazione di gestione. Minacce alla sicurezza delle informazioni e modi per prevenirle (contorni interni ed esterni della protezione delle informazioni). EDS e crittografia. Sistemi crittografici. Documenti normativo-legale e normativo-metodico della Federazione Russa, che regolano questi processi. Dottrina della sicurezza delle informazioni della Federazione Russa, ecc.

Tecnologie educative

Quando si implementa il programma della disciplina, vengono utilizzate varie tecnologie dell'informazione. Durante le lezioni, le presentazioni elettroniche vengono utilizzate utilizzando un proiettore. L'aula è dotata di moderni computer collegati a Internet e uniti in un'unica rete interna. Schermata dimostrativa collegata al computer dell'insegnante.

Le lezioni pratiche si svolgono in aula informatica utilizzando software specializzati, banche dati e risorse informative, nonché il necessario supporto tecnico.

Il lavoro indipendente degli studenti include le consultazioni con un insegnante nella preparazione di saggi, nonché il lavoro indipendente di uno studente con risorse Internet, sistemi legali di informazione, visita a mostre e conferenze specializzate, partecipazione a tavole rotonde, ecc.

Strumenti di valutazione per il monitoraggio attuale dei progressi, certificazione intermedia basata sui risultati della padronanza della disciplina e supporto didattico e metodologico del lavoro autonomo degli studenti

Argomenti approssimativi dei progetti del corso (lavori)

Un esempio di elenco di domande per il test (esame)

Supporto didattico e metodologico e supporto informativo della disciplina

Fonti di

Di base:

Legge federale della Federazione Russa del 01 ottobre 2004 n. 125-FZ "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa" // SZ RF. - 2004. - N. 43. - L'art. 4169.

Legge federale della Federazione Russa del 19 dicembre 2005 n. 160 "Sulla ratifica della Convenzione del Consiglio d'Europa" Sulla protezione delle persone durante il trattamento automatizzato dei dati personali "// SZ RF. - 2005. - N. 52 (parte I). - Arte. 5573.

Legge federale della Federazione Russa del 27 luglio 2006 n. 149-FZ "Sulle informazioni, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni" // SZ RF. - 31 luglio 2006 - N. 31 (parte 1). - Arte. 3448.

Legge federale della Federazione Russa del 6 aprile 2011 n. 1-FZ "Sulla firma elettronica" // SZ RF. - 2011. - N. 15. - art. 2036.

Risoluzione del governo della Federazione Russa dell'8 settembre 2010 n. 697 "Su un sistema unificato di interazione elettronica interdipartimentale" // SZ RF. - 2010. - N. 38. - L'art. 4823.

Risoluzione del governo della Federazione Russa del 7 settembre 2011 n. 751 "Sulle modifiche alle regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali" // Ros. gas. - 2011 .-- 16 settembre.

Ordine del governo della Federazione Russa del 6 maggio 2008 n. 632-r "Approvazione del concetto di formazione del governo elettronico nella Federazione Russa fino al 2010" // SZ RF. - 2008. - N. 20. - art. 2372.

Ordine del governo della Federazione Russa del 20 ottobre 2010 n. 1815 "Sul programma statale della Federazione Russa" Società dell'informazione (2011–2020) "// SZ RF. 2010. N. 46. L'art. 6026.

Ordine del governo della Federazione Russa del 12 febbraio 2011 n. 176-r "Sull'approvazione di un piano d'azione per la transizione degli organi esecutivi federali al flusso di documenti senza carta nell'organizzazione delle attività interne" // SZ RF. - 2011. - N. 8 - art. 1151.

Decreto del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 n. 477 "Sull'approvazione delle regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali" // Ros. gas. - 2009 .-- 15 giugno.

Risoluzione del governo della Federazione Russa del 22 settembre 2009 n. 754 "Sull'approvazione del regolamento sul sistema di gestione elettronica dei documenti interdipartimentali" // Ros. gas. - 2009 .-- 22 settembre.

Dottrina della sicurezza delle informazioni della Federazione Russa // Ros. gas. - 2000 .-- 28 settembre.

La strategia per lo sviluppo della società dell'informazione nella Federazione Russa (Approvato dal Presidente della Federazione Russa V. Putin il 7 febbraio 2008, n. Pr - 212) // Ros. gas. - 2008 .-- 16 febbraio.

Ulteriori:

Legge federale della Federazione Russa dell'8 agosto 2001 n. 128-FZ "Sulla licenza di determinati tipi di attività" // Ros. gas. - 2001 .-- 10 agosto.

Decreto del governo della Federazione Russa del 17 marzo 2008 n. 179 "Approvazione del regolamento sull'uso dei siti Internet in cui si svolgono aste aperte in forma elettronica e requisiti per mezzi tecnologici, software, linguistici, legali e organizzativi di garantire l'uso di questi siti, nonché ai sistemi che forniscono aste aperte in forma elettronica "// SZ RF. - 2008. - N. 12. - art. 1139.

Risoluzione del governo della Federazione Russa del 19 gennaio 2005 n. 30 "Sul regolamento modello per l'interazione degli organi esecutivi federali" // SZ RF. - 2005. - N. 4. - art. 305.

GOST R ISO / IEC 9126 - 93. Tecnologia dell'informazione. Valutazione dei prodotti software. Caratteristiche di qualità e guida per la loro applicazione. Standard statale della Federazione Russa. Edizione ufficiale. - M .: Gosstandart della Russia, 1994 .-- 20 p.

GOST 25.702 - 85. Sistema unificato di standard per i sistemi di controllo automatizzati. Efficienza ACS. Disposizioni di base. - M .: Gosstandart, 1985 .-- 25 p.

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GOST R ISO/IEC 26300 - 2010 “Tecnologia dell'informazione. Formato documento aperto per applicazioni Office (OpenDocument) v.1.0 ". - M.: Standartinform, 2011.

MoReg2. Requisiti tipici per ERMS. specifica MoReg2. - M., 2008 .-- 345 p.

Letteratura

principale:

Bobyleva M.P. Flusso documentale gestionale: da cartaceo a elettronico / M.P. Bobylev. - M.: Casa editrice MEI, 2010. - 295 p.: ill.

Bobyleva M.P. Flusso documentale efficace: da tradizionale a elettronico / M.P. Bobylev. - M., MEI. 2004 .-- 184 p.

Documentazione nella società dell'informazione: paradigmi del XXI secolo: Dokl. e disordine. al decimo Int. scientifico. - pratico. conf., 25-26 nov. 2003 / Feder. arco. agenzia, Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 2004. - 349 p.

Documentazione nella società dell'informazione: riforma amministrativa e gestione dei documenti: Dokl. e disordine. all'undicesimo Int. scientifico. - pratico. conf., 23-25 ​​nov. 2004 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv); Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 2005. - 365 p.

La documentazione nella società dell'informazione: legislazione e standard: relazioni. e disordine. al XII Intern. scientifico. - pratico. conf., 22-23 nov. 2005: 40 anni di VNIIDAD / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 2006. - 461 p.

Documentazione nella società dell'informazione: moderne tecnologie di gestione dei documenti: Dokl. e disordine. al XIII Int. scientifico. - pratico. conf., 22-23 nov. 2006 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 2007. - 358, p.

La documentazione nella società dell'informazione: la gestione dei documenti come area professionale: Dokl. e disordine. al XIV Intern. scientifico. - pratico. conf., 20-21 nov. 2007 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 2008. - 297 p.

La documentazione nella società dell'informazione: flusso documentale aziendale: report. e disordine. al XV Int. scientifico. - pratico. Conf., 21-22 ottobre 2008 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 2009. - 384 p.

La documentazione nella società dell'informazione. Governo Elettronico: Gestione Documentale: Rapporti e Messaggi al XVI Intern. scientifico. - pratico. conf., 26-27 nov. 2009 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 20010. - 384 p.

Larin M.V. Documenti elettronici in gestione: Scientifico. - metodo. indennità. 2a ed., Add. / M.V. Larin, O.I. Ryskov. M .: VNIIDAD, 2008 .-- 208 p.

Romanov DA, Ilina T.N., Loginova A.Yu. La verità sulla gestione elettronica dei documenti. - M., 2002.224 p.

Sapkov V.V. Informatica e informatizzazione del lavoro d'ufficio / V.V. Sapkov. - 2a ed., Cancellato. - M.: Centro editoriale "Accademia", 2007. 288 p.

Serova G.A. Informatica e tecnologie dell'informazione nella documentazione gestionale / G.А. Serov; sotto totale. ed. K.I. Kurbakov; - M.: KOS-INF, 2008 .-- 158 p.

Ulteriori:

V.T. Bezruchko Workshop di informatica sul corso "Informatica" [Set] / V.Т. senza mani. - Ed. 3°, riv. e aggiungi. - M.: Forum: INFRA-M, 2008.

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Informatizzazione aziendale: concetti, tecnologie, sistemi / A.M. Karminsky, S.A. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Cernikov; sotto. ed. SONO. Karminsky. - 2a ed., Rev. e aggiungi. - M.: Finanza e statistica, 2004. - 624 p.: ill.

Gestione delle tecnologie dell'informazione: libro di testo. manuale per studenti universitari che studiano per l'economia. specialità / ed. G.A. Titorenko. - 2a ed., Aggiungi. - M .: UNITI, 2008 .-- 438 p.

Korolev A.N. Commento alla legge federale del 27 luglio 2006 n. 149-FZ "Sulle informazioni, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni" (in dettaglio) / A.N. Korolev, O.V. Pleshakova. - M.: ZAO Yustitsinform, 2007.128 p.

V.A. Kostromin OpenOffice.org - open office per Linux e Windows / V.A. Kostromin. - SPb.: BHV-Pietroburgo, 2005 .-- 272 p.

TV Kuznetsova, S.L. Kuznetsov Amministrazione del personale: Tradits. e tecnologie automatizzate / Zhurn. "Gestione personale". - M., 2008 .-- 480 p.

Kuznetsov S.L. Tecnologie moderne del lavoro d'ufficio (supporto alla documentazione di gestione) / libro di testo. manuale ed. TV. Kuznetsova. - M.: Casa editrice MEI, 2010.

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B.V. Chernikov Tecnologie dell'informazione per ufficio: Workshop: libro di testo. indennità / B.V. Cernikov. - M.: Finanza e statistica, 2007. - 400 p.: ill.

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Fionova L.R., Pobelyan A.V. // Sviluppo di proposte per l'implementazione delle tecnologie dell'informazione nel lavoro del gruppo di lavoro dell'ufficio e del regime (ad esempio, il dipartimento regionale degli affari interni) // Lavoro d'ufficio. 2008. N. 3. P. 51-58.

Khramtsovskaya N.A. Esperienza di discussione pubblica dei più importanti documenti normativi sull'esempio delle specifiche MoReq2 // Lavoro d'ufficio e flusso documentale in azienda. 2008. N. 10.P. 38.

Risorse Internet

Le TIC negli enti governativi russi 2008: revisione analitica [risorsa elettronica] // Agency CNews Analytics; Elettrone. Dan. M .: op 1995–2010. Tenuta eritrocitaria. Modalità di accesso: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2008/, gratuito.

IT nelle autorità statali russe 2009: revisione analitica [risorsa elettronica] // Agency CNews Analytics; Elettrone. Dan. M .: op 1995–2010. Tenuta eritrocitaria. Modalità di accesso: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2009/, gratuito.

IT nelle autorità statali russe 2010: revisione analitica [risorsa elettronica] // Agency CNews Analytics; Elettrone. Dan. M .: op 1995–2010. Tenuta eritrocitaria. Modalità di accesso: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2010/, gratuito.

Mercato EDMS 2010: rassegna [Risorsa elettronica] // Agency CNews Analytics; Elettrone. Dan. M .: op 1995–2011. Tenuta eritrocitaria. Modalità di accesso: http://www.cnews.ru/ review/free/dms2010/, gratuito.

www.gov.ru/ - Server degli organi governativi della Federazione Russa.

www.gosuslugi.ru/ - Portale informativo "Servizi statali".

www.jurizdat.ru/editions/official/lcrf/ - Raccolta della legislazione della Federazione Russa.

www.rg.ru/ - giornale russo.

www.mkrf.ru/ - Ministero della Cultura della Federazione Russa.

www.rusarchives.ru - Agenzia archivistica federale.

www.vniidad.ru/ - VNIIDAD.

www.minsvyaz.ru/ - Ministero delle Comunicazioni e dei Mass Media della Federazione Russa.

www.gdm.ru/ - Gilda dei responsabili della documentazione.

www.eos.ru/ - Società di sistemi di ufficio elettronico.

http://www.directum.ru/ - Società DIRECTUM.

http://www.intertrust.ru/ - Società InterTrust.

http://www.evfrat.ru/ - Società di tecnologie cognitive.

www.consultant.ru/ - il sito web ufficiale della società Consultant-Plus.

www.garant.ru/ - informazioni e portale legale Garant.

ru.openoffice.org/ - suite per ufficio gratuita OpenOffice.org.

www.sekretary.net/ è un portale di informazioni per segretari e amministratori professionisti.

http://www.mdi.ru/ - STC IRM.

cnews.ru/.www.ecm-journal.ru/.

Software

- ABBYY FineReader;

- OpenOffice.org;

- Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.

Banche dati, sistemi di riferimento e di ricerca

- "Consulente Plus";

- "Garante";

- "Codice".

Logistica della disciplina

Una sala computer con connessione Internet, dotata di proiettore per presentazioni elettroniche e schermo. Tutti i computer devono essere collegati tra loro in un'unica rete interna e dotati di software specializzato.

- Suite Office di applicazioni Microsoft Office;

- ABBYY FineReader;

- Pacchetto software per ufficio OpenOffice.org;

- Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome;

- "E1 Eufrate";

- "Caso";

- "Impresa - Personale";

- "DIRETTO";

- "Gestione Documentale 1C";

- "DocsVision";

- "IRM Doc".

Piani del seminario

Con il metodo di valorizzazione delle attività educative, al fine di formare e sviluppare le competenze professionali degli studenti, è stato scelto il "problem learning", che stimola gli studenti a "estrarre" in modo indipendente le conoscenze necessarie per risolvere un problema specifico. Il "Metodo del progetto" si basa sullo sviluppo delle capacità cognitive degli studenti, sulla capacità di progettare autonomamente le proprie conoscenze, navigare nello spazio delle informazioni e sviluppare il pensiero critico e creativo.

La comunicazione tra il docente e lo studente consente di fissare la logica del seminario e controllare le attività di ogni studente, tenendo conto della sua individualità; consente di organizzare non solo una discussione collettiva sull'argomento, ma anche di costruire diversi dialoghi privati ​​che aiutano a risolvere o addirittura prevenire problemi psicologici che sorgono tra studenti che non hanno esperienza di partecipazione a discussioni scientifiche o educativo-cognitive.

Sezioni tematiche

Tema 1. Base normativo-legale e normativo-metodico, che regola i problemi di implementazione e utilizzo delle tecnologie dell'informazione nel campo del supporto documentale della gestione

Piano:

1. Quadro giuridico e normativo che disciplina i problemi di attuazione e utilizzo delle tecnologie dell'informazione nel campo della documentazione gestionale.

2. Documenti e standard normativi e metodologici.

Letteratura:

Legge federale della Federazione Russa del 27 dicembre 2002 n. 184-FZ "Sulla regolamentazione tecnica" // SZ RF. - 2002. - N. 52. - L'art. 5140.

Legge federale della Federazione Russa del 2 maggio 2006 n. 59-FZ "Sulla procedura per l'esame delle domande dei cittadini della Federazione Russa" // SZ RF. - 2006. - N. 19. - L'art. 2060.

Legge federale della Federazione Russa del 27 luglio 2006 n. 149 - FZ "Sull'informazione, la tecnologia dell'informazione e la protezione delle informazioni" // SZ RF. - 31 luglio 2006 - N. 31 (parte 1). - Arte. 3448.

Legge federale "Sui dati personali" del 27 luglio 2006 n. 152 // SZ RF. - 2006. - N. 31. - art. 3921.

Legge federale del 27 luglio 2010 n. 227-FZ "Sugli emendamenti ad alcuni atti legislativi della Federazione Russa in relazione all'adozione della legge federale" sull'organizzazione della fornitura di servizi statali e municipali "// SZ RF. - 2010. - N. 31. - art. 4196.

Legge federale del 6 aprile 2011 n. 63-FZ "Sulle firme elettroniche" // SZ RF. 2011. N. 15. L'art. 2036.

Decreto del Presidente della Federazione Russa del 17 marzo 2008 n. 351 "Sulle misure per garantire la sicurezza delle informazioni della Federazione Russa durante l'utilizzo di reti di informazioni e telecomunicazioni per lo scambio di informazioni internazionali" // SZ RF. - 2008. - N. 12. - art. 1110.

Decreto del governo della Federazione Russa del 25 dicembre 2007 n. 931 "Su alcune misure per garantire l'interazione informativa tra enti governativi e governi locali nella fornitura di servizi pubblici a cittadini e organizzazioni" // SZ RF. - 2007. - N. 53. - art. 6627.

Decreto del governo della Federazione Russa del 29 dicembre 2007 n. 947 "Approvazione delle regole per lo sviluppo, il test, la revisione e l'implementazione di software standard e soluzioni tecniche nel campo dell'informatizzazione regionale" // SZ RF. - 2008. - N. 2. - art. 81.

Ordine del governo della Federazione Russa del 27 settembre 2004 n. 1244-r "Sul concetto di utilizzo delle tecnologie dell'informazione nelle attività degli organi del governo federale fino al 2010 // SZ RF. - 2004. - N. 40. - L'art. 3981.

Ordine del governo della Federazione Russa del 25 ottobre 2005 n. 1789-r sul concetto di riforma amministrativa nella Federazione Russa nel 2006-2008 (modificato il 9 febbraio 2008) // SZ RF. - 2005. - N. 46. - art. 4720; 2008. - N. 7. - L'art. - 633.

Ordine del governo della Federazione Russa del 17 luglio 2006 n. 1024-r "Sul concetto di informatizzazione regionale fino al 2010" // SZ RF. - 2006. - N. 30. - L'art. 3419.

Ordine del governo della Federazione Russa del 20 ottobre 2010 n. 1815 "Sul programma statale della Federazione Russa" Società dell'informazione (2011–2020) "// SZ RF. - 2010. - N. 46. - art. 6026.

Ordine del governo della Federazione Russa del 17 dicembre 2010 n. 2299-r "Sul piano per la transizione degli organi esecutivi federali e delle istituzioni di bilancio federali all'uso del software libero" // SZ RF. - 2010. - N. 52 (Parte 1). - Arte. 7181.

Decreto del governo della Federazione Russa del 15 giugno 2009 n. 477 "Sull'approvazione delle regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali" // Ros. gas. - 2009 .-- 15 giugno.

Risoluzione del governo della Federazione Russa del 22 settembre 2009 n. 754 "Sull'approvazione del regolamento sul sistema di gestione elettronica dei documenti interdipartimentali" // Ros. gas. - 2009 .-- 22 settembre.

GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteconomia e l'editoria. Gestione documenti. Requisiti generali". - M .: Standartinform, 2007 .-- 15 p.

GOST R ISO 23081-1-2008 “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteconomia e l'editoria. Processi di gestione dei documenti. Metadati per i documenti: Parte 1. Principi”. - M .: Standartinform, 2009 .-- 23 p.

GOST R ISO 22310-2009 “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteconomia e l'editoria. Una guida per gli sviluppatori di standard per la gestione dei documenti". - M .: Standartinform, 2010 .-- 7 p.

Argomento 2. Automazione dei processi di gestione dei documenti

Piano:

1. I principali oggetti e principi dell'automazione dei processi di gestione dei documenti.

2. Compiti tipici dell'automazione: creazione, utilizzo, trasferimento, archiviazione, ricerca, controllo dell'esecuzione dei documenti.

Letteratura:

Bobyleva M.P. Flusso documentale gestionale: da cartaceo a elettronico / M.P. Bobylev. - M .: Casa editrice MEI, 2010. - P. 116–137.

Documentazione nella società dell'informazione: paradigmi del XXI secolo: Dokl. e disordine. al decimo Int. scientifico. - pratico. conf., 25-26 nov. 2003 / Feder. arco. agenzia, Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. I.], 2004. - pp. 76-77, 100, 101-117, 219-226.

Documentazione nella società dell'informazione: riforma amministrativa e gestione dei documenti: Dokl. e disordine. all'undicesimo Int. scientifico. - pratico. conf., 23-25 ​​nov. 2004 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv); Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. I.], 2005. - pp. 69-70, 71-79, 81-83, 161-165, 50-70.

La documentazione nella società dell'informazione: legislazione e standard: relazioni. e disordine. al XII Intern. scientifico. - pratico. conf., 22-23 nov. 2005: 40 anni di VNIIDAD / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 2006. - S. 39-47.

Documentazione nella società dell'informazione: moderne tecnologie di gestione dei documenti: Dokl. e disordine. al XIII Int. scientifico. - pratico. conf., 22-23 nov. 2006 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 2007. - S. 229-234.

La documentazione nella società dell'informazione: la gestione dei documenti come area professionale: Dokl. e disordine. al XIV Intern. scientifico. - pratico. conf., 20-21 nov. 2007 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. I.], 2008. - S. 149-153, 154-162.

La documentazione nella società dell'informazione: flusso documentale aziendale: report. e disordine. al XV Int. scientifico. - pratico. Conf., 21-22 ottobre 2008 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. I.], 2009. - S. 42–53, 121-131.

La documentazione nella società dell'informazione. Governo elettronico: gestione dei documenti: rapporti e messaggi alla XVI Conferenza scientifica e pratica internazionale del 26-27 novembre 2009 / Feder. arco. agenzia (Rosarkhiv), Vseros. scientifico. - isola. Istituto di Documentazione e Arch. casi (VNIIDAD); [ed. consiglio: M.V. Larin (presidente) e altri]. - M.: [b. e.], 2010. - pp. 352–360, 405–414.

Informatizzazione aziendale: concetti, tecnologie, sistemi / A.M. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Cernikov; ed. SONO. Karminsky. - 2a ed., Rev. e aggiungi. - Mosca: finanza e statistica, 2004. - P. 149-209, 453-471, 534-566.

Larin M.V. Documenti elettronici in gestione: Metodo. Manuale / M.V. Larin., O.I. Ryskov; VNIIDAD. - M, 2008. - S. 111-189.

Analizzare i materiali dai siti Web dei sistemi di gestione elettronica dei documenti russi, ad esempio:

eos.ru - Società "Delo" eos;

letograf.ru - Letografo aziendale "Lethograph";

evfrat.ru - Tecnologie cognitive dell'azienda "Eufrate";

intertrust.ru - "Office - Media" Inter - Trust Company;

directum.ru - Società DIRECTUM "DIRECTUM".

Prepararsi ad analizzare le capacità dei sistemi per la gestione documentale. Scegli le opzioni per soluzioni già pronte per l'automazione dei processi di gestione dei documenti.

Piani di lezioni pratiche e linee guida per la loro attuazione

Le esercitazioni del corso "Tecnologie informatiche nella documentazione gestionale" sono svolte su argomenti che richiedono l'acquisizione di competenze pratiche e il consolidamento delle conoscenze teoriche e metodologiche. Queste lezioni sono strutturate sotto forma di imitazione di lavori reali o processi tecnologici svolti nel supporto informativo e documentale del management.

Sezioni tematiche

Argomento 1. Principi di costruzione e funzionamento dei sistemi per ufficio nell'ambiente dei pacchetti software per ufficio

1. Preparazione, conservazione, registrazione ed elaborazione di documenti mediante pacchetti software per ufficio.

2. Risolvere i problemi delle istituzioni educative prescolari utilizzando editor di testo.

3. Risolvere i problemi delle istituzioni educative prescolari utilizzando editor tabulari.

Domande di controllo:

Come è possibile preparare, registrare, archiviare ed elaborare documenti utilizzando i pacchetti software per ufficio?

Quali compiti di un istituto di istruzione prescolare possono essere risolti utilizzando editor di testo?

Quali compiti di un istituto di istruzione prescolare possono essere risolti utilizzando gli editor di fogli di calcolo?

Argomento 2. Tecnologie informatiche di base utilizzate nella gestione dei documenti

1. Studio delle capacità del database MS Access.

3. Funzionalità di ricerca di informazioni su Internet.

4. Identificazione delle risorse Internet per la documentazione gestionale.

Domande di controllo:

1. Quali funzioni ha il database di MS Access?

3. Quali caratteristiche della ricerca di informazioni su Internet sono rilevanti per te?

4. Elencare le risorse Internet identificate per le istituzioni educative prescolari.

Argomento 3. Utilizzo di sistemi di documentazione di gestione automatizzati

1. Lavorare con istituzioni educative prescolari automatizzate.

2. Studio della gamma di informazioni in 2-3 sistemi di riferimento delle informazioni legali.

3. Le esercitazioni di laboratorio nel sistema di gestione dei documenti elettronici (EDMS) forniscono non solo una rappresentazione visiva dello scopo e di tutte le capacità funzionali del sistema, ma infondono anche abilità nel lavorare con esso. Vengono presentati i sistemi di gestione elettronica dei documenti dei produttori russi.

Argomenti approssimativi delle esercitazioni di laboratorio nel sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS)

1. Caratteristiche funzionali del sistema (registrazione di documenti, lavoro con file (documenti elettronici), lavoro con ordini, lavoro con bozze di documenti, formazione di casi, lavoro di informazione e riferimento, ecc.).

2. Predisposizione del sistema per la struttura organizzativa dell'impresa (cabinet e libri di riferimento).

3. Caratteristiche della registrazione di RK (carte di registrazione) di vari gruppi di documenti.

4. Sezioni del RK e registrazione del relativo atto.

5. Imposizione ed esecuzione di risoluzioni nell'RK.

6. Cerca documenti RK.

7. Visualizzazione e stampa dell'RK.

8. Tipi e parametri dei report.

9. Giornale e registro del trasferimento dei documenti.

10. Integrazione di EDMS con altri prodotti software.

Attività di esempio per il lavoro di laboratorio

Tabella suggerita:

EDMS - sistema di gestione elettronica dei documenti

Compiti:

I. Analizzare i siti dei fornitori.

II. Rispondi alle domande su tutti gli EDMS proposti nella tabella:

1. Quali sono le funzioni della gestione dei documenti (funzioni dell'istituto di istruzione prescolare) implementate nell'EDMS? Analizza ogni EDMS.

2. Determinare quali tecnologie standard (piattaforme), DBMS e software vengono utilizzati nell'EDMS? Analizza ogni EDMS.

Esercitazioni di laboratorio nel sistema informativo e legale di riferimento infondono capacità lavorative e dimostrano anche opzioni per risolvere problemi associati alla ricerca di documenti nel sistema e al lavoro con essi.

Argomenti esemplificativi delle esercitazioni di laboratorio nel sistema informativo giuridico

1. Ricerca rapida: cerca un documento specifico.

Devi trovare e studiare il testo della legge federale "Sull'informazione, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni".

2. Ricerca rapida: ricerca di un documento specifico; invio del documento via e-mail.

- Il tuo collega ti ha chiamato e ha chiesto di inviargli il testo della legge federale "Sull'informazione, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni" via e-mail.

- È necessario trovare il testo della legge federale "Sugli affari archivistici" e salvarlo su disco nella cartella "Documenti".

3. Ricerca rapida: ricerca di un frammento specifico di un documento; trasferimento di un frammento di un documento a MS Word.

Stai preparando materiale per la pubblicazione. A tal proposito occorre trovare l'articolo 226 del Codice Civile (prima parte). Trova questo articolo e copialo in MS Word.

4. Ricerca rapida: ricerca di informazioni sul problema; costruire un elenco completo; lavorare con le cartelle; documento sotto controllo.

- È necessario scoprire quale sia l'importo massimo del risarcimento per i depositi previsto per le persone fisiche. Metti sotto controllo il documento contenente la risposta alla domanda in modo che in caso di modifiche il sistema ti informi in merito. Crea una cartella di sistema e salva tutti i documenti trovati in essa.

- È necessario scoprire chi, in conformità con la legislazione della Federazione Russa, è obbligato a pagare l'assicurazione medica obbligatoria per gli studenti non lavoratori delle università a tempo pieno?

Materiale e supporto tecnico degli studi di laboratorio

Le lezioni di laboratorio si tengono presso il Centro per le Tecnologie dell'Informazione della IAI RSUH. La presenza di un pannello al plasma aiuta nell'insegnamento agli studenti, perché prima l'insegnante mostra l'algoritmo di lavoro su un grande schermo, quindi gli studenti iniziano il lavoro indipendente.

Quando si eseguono lavori di laboratorio, vengono utilizzate fonti Internet e materiali metodologici.

Strumenti software utilizzati nel processo di apprendimento:

- Suite Office di applicazioni Microsoft Office;

- Suite per ufficio gratuita OpenOffice.org;

- ABBYY FineReader;

- Internet Explorer, Mozilla Firefox;

- Riferimenti e ordinamenti giuridici “Consulente”, “Garant”, “Codice”.

Prodotti software coinvolti nel processo di apprendimento:

- "E1 Eufrate";

- "Caso";

- "Impresa - Personale";

- "DIRETTO";

- "Gestione Documentale 1C";

- "DocsVision";

- "IRM Doc".

Materiali metodici

Quando si eseguono lavori di laboratorio, vengono utilizzati materiali metodologici, sviluppati dal produttore dell'EDMS. Ad ogni studente viene fornito materiale cartaceo sul lavoro in programma.

Le raccomandazioni metodiche sono intese per la distribuzione razionale del tempo di uno studente per tipi di sezioni di lavoro e disciplina indipendenti. Sono compilati sulla base di informazioni sulla complessità della disciplina, sul suo contenuto e sui tipi di lavoro per studiarla, nonché sul supporto informativo educativo e metodologico.

L'intensità di lavoro totale della padronanza della disciplina per l'istruzione a tempo pieno è di 7 unità di credito, 252 ore, di cui 128 ore di lezione in aula, 124 ore sono destinate al lavoro autonomo dello studente.

L'intensità di lavoro totale della padronanza della disciplina per la forma di studio part-time è di 2 unità di credito, 72 ore, di cui 16 ore di lezione in aula, 56 ore sono destinate al lavoro autonomo dello studente.

L'intensità di lavoro totale della padronanza della disciplina per l'istruzione a tempo parziale è di 3 unità di credito, 108 ore, di cui 10 ore di lezione in aula, 98 ore sono destinate al lavoro autonomo dello studente.

Per garantire diverse tipologie di lavoro autonomo si veda la sezione del Programma di lavoro della disciplina “Supporto didattico e metodologico e supporto informativo della disciplina”.

Per determinare l'intensità del lavoro del lavoro indipendente per sezioni della disciplina, vedere la tabella nel Programma di lavoro della disciplina "Struttura della disciplina (piano tematico)".

Quando si studiano in modo indipendente le sezioni della disciplina, è necessario utilizzare i libri di testo consigliati, la legislazione federale e i siti Internet ufficiali.

Tipo di lavoro autonomo: preparazione di un saggio

Argomenti astratti:

1. Ricerca di compiti tipici di automazione di supporto di documentazione di gestione.

2. Ricerca delle moderne tecnologie informatiche utilizzate nella gestione documentale.

3. L'utilizzo di sistemi informativi automatizzati per la gestione documentale.

4. Analisi degli atti normativi che regolano i processi di implementazione e utilizzo delle tecnologie informatiche per la gestione documentale.

5. Analisi dei documenti normativi e metodologici che regolano i processi di implementazione e utilizzo delle tecnologie dell'informazione, supporto documentale al management.

6. Analisi dei formati di documenti elettronici utilizzati nella gestione dei documenti.

7. Analisi di formati aperti di documenti elettronici e software libero per la risoluzione di problemi di gestione documentale.

8. Analisi di prodotti software per l'implementazione di funzioni di gestione documentale.

11. Ricerca sulla pratica dell'utilizzo delle moderne tecnologie informatiche per la gestione documentale all'estero.

12. Ricerca sulla pratica dell'utilizzo delle moderne tecnologie dell'informazione per la gestione dei documenti nella Federazione Russa.

13. Analisi delle istituzioni educative prescolari automatizzate.

14. Pianificazione delle attività di uno specialista nella gestione dei documenti basata sulla tecnologia dell'informazione.

15. Gestione documentale tramite il pacchetto MS Office.

16. Gestione documentale basata su Lotus Notes.

La preparazione di un saggio consente di consolidare le conoscenze teoriche nella disciplina, acquisire le capacità di approfondimento autonomo di una delle sezioni del corso. Durante la preparazione di un saggio, gli studenti acquisiscono le competenze e la capacità di lavorare con fonti e letteratura, analizzare fatti e dati da letteratura speciale e presentare ciò che hanno letto in un linguaggio professionale moderno.

L'abstract deve essere redatto nel rispetto dei requisiti per la redazione e l'esecuzione degli articoli scientifici.

L'estratto include:

- frontespizio;

- introduzione;

- la parte principale (sezioni tematiche);

- conclusione;

- un elenco delle fonti e della letteratura utilizzata.

Il volume dell'abstract è di 15-20 pagine di testo (quando si digita con 1,5 spaziatura e dimensione del carattere 13-14). L'abstract è scritto su un lato di un normale foglio di carta A4 (210x197 mm).

Le pagine dell'abstract sono numerate in numeri arabi sul margine superiore del foglio, senza virgolette, trattini e altri segni di punteggiatura. Il frontespizio e il sommario non sono numerati, ma inclusi nel volume totale dell'abstract.

L'apparato scientifico di riferimento dell'abstract comprende l'elenco delle fonti e della letteratura e le note a piè di pagina. Le note a piè di pagina sono utilizzate in tutti i casi di citazione nel testo di un abstract di atti giuridici, documenti, opere di autori di monografie, articoli, libri di testo, sussidi didattici, nonché quando si citano definizioni standard di termini e concetti. Tutti i fatti, le cifre, le date, i dati specifici riportati nell'abstract devono essere confermati anche da note a piè di pagina.

Le note a piè di pagina sono numerate all'interno di una pagina in numeri arabi, il testo della nota a piè di pagina è posizionato sotto l'ultima riga di testo.

Inoltre, per la redazione di una tesina, utilizzare la sezione del Programma di lavoro della disciplina "Supporto didattico e metodologico e supporto informativo della disciplina". Materiali di studio da fonti, dispense e seminari.

Tipo di lavoro autonomo: preparazione alla prova, esame.

Un esempio di elenco di domande per il test (esame):

1. Il concetto di "informatica" nella documentazione gestionale.

2. Tecnologie dell'informazione di base utilizzate nella documentazione di gestione. Appuntamento, luogo, ruolo.

3. Tecnologie per la creazione di documenti.

4. Tecnologie per l'archiviazione dei documenti.

5. Sistemi di riferimento e giuridici, loro composizione, struttura e principi di costruzione. Esempi.

6. Mezzi e tipologie di reperimento delle informazioni nei sistemi di riferimento normativo. Esempi.

7. I concetti di "documento elettronico" e "flusso di documenti elettronici".

9. Sviluppo delle principali società di sviluppo software per istituti di istruzione prescolare (l'azienda scelta dallo studente).

10. Criteri di valutazione e scelta di un'azienda sviluppatrice di prodotti software per la gestione documentale.

11. Utilizzo di banche dati nella gestione. Esempi.

12. Problemi organizzativi e tecnici del controllo dell'esecuzione dei documenti.

13. Possibilità di implementare funzioni di controllo nei moderni sistemi informativi.

14. Utilizzo di classificatori e rubricatori per creare un database di tipo contabile.

15. Tecnologie dell'informazione di base utilizzate nel lavoro con le risorse informative dell'organizzazione.

16. Implementazione di tipiche attività di lavoro d'ufficio sull'esempio del pacchetto MS Office.

17. Il concetto di "database aziendale" e "sistema informativo aziendale". Tecnologia client-server.

18. Modelli di comunicazione supportati da Lotus Notes.

19. Il concetto di "campi" nelle banche dati. Tipi di campo. Tipi di dati utilizzati nel database.

20. Utilizzo di formati di documenti elettronici di supporto alla documentazione di gestione.

21. Formati ED aperti e software libero, la loro importanza per la gestione dei documenti.

22. Formati per l'archiviazione di documenti elettronici.

Per la preparazione alla prova (esame), utilizzare la sezione del Programma di lavoro della disciplina "Supporto didattico e metodologico e supporto informativo della disciplina. Materiali di studio da fonti, dispense e seminari.

Tipo di lavoro autonomo: preparazione ai seminari

Vedi sezione " Piani del seminario"Nell'UMK.

Inoltre, per la preparazione dei seminari, utilizzare la sezione del Programma di lavoro della disciplina "Supporto didattico e metodologico e supporto informativo della disciplina", dispense e seminari, nonché i siti indicati nell'elenco delle fonti.

In preparazione ai seminari, il lavoro indipendente dello studente consiste nelle seguenti attività:

- autofamiliarità con le fonti e la letteratura proposte sul tema del seminario;

- individuare le componenti dell'argomento della lezione, studiandone i singoli aspetti;

- analisi e generalizzazione delle informazioni ricevute;

- creazione di un modulo per la presentazione delle informazioni;

- preparazione per parlare a un seminario.

Le forme di presentazione delle informazioni possono essere: report, messaggio, nota.

La relazione è un documento contenente una dichiarazione dei risultati del lavoro dello studente con le fonti e la letteratura proposte sull'argomento scelto dallo studente. La relazione dovrebbe evidenziare il contenuto principale dell'argomento, corroborare le conclusioni e le considerazioni del relatore. Il volume del rapporto è di 3-5 pagine di testo (quando si digita a intervalli di 1,5 e dimensione del carattere 12 su un lato di un foglio standard di carta A4.

Messaggio - informazioni brevi e di sintesi su una delle sotto-domande dell'argomento della lezione seminariale. È per carattere di riferimento o supplemento. La dimensione del messaggio può essere di 1-2 pagine di testo (quando si digita a intervalli di 1,5 e dimensione del carattere 12 su un lato di un foglio di carta A4 standard).

Una nota può avere il carattere di un messaggio o di un commento separato sull'argomento di un rapporto o di un discorso. Non ha specifiche di design.

Sulla base dei risultati del lavoro indipendente, lo studente deve essere pronto a parlare sull'argomento della lezione, a evidenziare un aspetto particolare dell'argomento, nonché a discutere i problemi indicati.

* * *

Il dato frammento introduttivo del libro Raccolta di documentazione educativa e metodologica del Dipartimento dei sistemi di supporto alla documentazione automatizzata di IAI RSUH nella direzione dei corsi di laurea "Documentazione e scienze archivistiche". Discipline della parte variabile, profilo "Organizzazione della gestione dei documenti elettronici" (Collettivo di autori, 2014) fornito dal nostro partner libro -

Libro: Documentario di appunti delle lezioni

SEZIONE 1. SUPPORTO INFORMATIVO E DOCUMENTALE ALLA GESTIONE SEZIONE 1. SUPPORTO INFORMATIVO E DOCUMENTALE ALLA GESTIONE 1.1. Il valore della documentazione gestionale

Il documento svolge molte funzioni. La norma statale 16.487-83 definisce un documento come un oggetto materiale con informazioni fissate in modo artificiale per la sua trasmissione nel tempo e nello spazio, definisce la funzione generale di un documento come vettore di informazioni. Questa funzione documentale è particolarmente importante nella gestione operativa. Dopo aver utilizzato il documento nel lavoro corrente, svolge un'altra importante funzione: funge da fonte storica. Queste caratteristiche hanno attirato l'attenzione dei lavoratori della direzione e degli archivisti. Organi direttivi, istituzioni di potere devono interagire nel loro lavoro.

Durante il periodo di ristrutturazione del sistema di gestione, il documento svolge una serie di funzioni teoriche che vengono applicate all'interno delle discipline scientifiche della gestione dei documenti e della ricerca archivistica.

La tecnologia di gestione, ridotta a un semplice schema, può essere rappresentata sotto forma di processo decisionale, organizzazione della sua attuazione e controllo sulla sua attuazione. Tale schema può essere utilizzato sia nel caso del più semplice evento occasionale, sia nell'organizzazione di complessi sistemi settoriali a livello nazionale. Questi sistemi differiranno per il grado di preparazione del processo decisionale, l'organizzazione della sua attuazione (personale, finanza, approvvigionamento, attuazione, ecc.) e l'organizzazione del controllo sull'attuazione. In tutti i casi, le parti specificate devono essere installate.

Qualsiasi decisione non nasce dal nulla, può essere presa solo sulla base delle informazioni su questo tema. In questo caso, vanno notate due importanti condizioni: in primo luogo, l'informazione deve essere tempestiva e, in secondo luogo, deve essere sufficiente per prendere la decisione necessaria. Se le informazioni sono arrivate in ritardo, perdi l'opportunità di prendere parte a qualsiasi azione, evento. Cioè, l'opportunità o la possibilità è persa. Se invece le informazioni sono insufficienti o sai qualcosa solo a metà,

la tua decisione potrebbe non essere solo non la migliore, ma anche errata, dal momento che non hai preso in considerazione tutti i fattori.

Attualmente, la quantità di informazioni raddoppia ogni tre anni. Ciò è dovuto allo sviluppo della società. Qualsiasi soggetto o ogni persona individualmente può esistere solo quando c'è uno scambio di informazioni. Nelle condizioni dei rapporti di mercato, la situazione economica sta cambiando rapidamente, le imprese commerciali "sopravvivono" solo se sanno tempestivamente cosa, quando, come e quanto costa. L'informazione è stata a lungo una merce. Chi possiede le informazioni, possiede la situazione e viceversa.

Ciò testimonia cambiamenti significativi nell'organizzazione delle risorse informative nella società, mostra che l'informazione e un documento, come suo vettore, influenzano tutti gli aspetti della gestione, nonché il funzionamento di varie strutture che influiscono sul risultato finale nella sfera economica.

Il servizio di informazione e documentazione funge da funzione di gestione della sicurezza (servizio) principale (principale), la cui attuazione richiede conoscenze speciali - professionali. L'efficienza e la chiarezza nelle attività di qualsiasi soggetto dipendono da come questo lavoro è organizzato.

Il supporto informativo e documentale è svolto da apposite unità strutturali: direzione aziendale, dipartimento generale, ufficio, segreteria (o vicesegretario). Queste unità dovrebbero essere dotate di personale specializzato. L'assistente segretario deve anche avere un'istruzione specializzata, a seconda del livello del leader e del suo livello di formazione.

Il lavoro di qualsiasi apparato amministrativo, come qualsiasi lavoro in generale nel nostro tempo, deve essere svolto subordinatamente alle esigenze dell'organizzazione scientifica del lavoro. Cioè, questo significa che non c'è lavoro che non abbia bisogno di essere adeguatamente organizzato e la persona che esegue questo lavoro deve avere familiarità con le peculiarità della sua implementazione. Per fare ciò, il lavoro deve essere suddiviso in determinati componenti, dalle operazioni più complesse a quelle più semplici. Ogni parte deve essere elaborata, cioè deve essere organizzata nel miglior modo possibile, poiché non ci sono sciocchezze in nessun lavoro, tutto deve essere pensato. L'organizzazione scientifica del lavoro consiste in tali operazioni ponderate e correttamente organizzate. Come eseguire correttamente questo o quel lavoro è determinato da documenti normativi e metodologici.

Nel campo della gestione, lavorano principalmente con informazioni e documenti che fungono da vettori. Oggetto-documento e risultato del lavoro nel campo della gestione.

Il lavoro con il supporto di informazioni e documentazione consiste nelle stesse operazioni. Viene eseguito solo da alcuni soggetti con metodi tradizionali (manualmente), da altri - mediante meccanizzazione e automazione. Ma tutte le fasi del lavoro con i documenti rimangono. Pertanto, qualsiasi dipendente alfabetizzato elementare dell'apparato amministrativo deve non solo redigere ed eseguire correttamente i documenti, ma anche sapere quali tipi di lavoro vengono eseguiti con essi.

Qualsiasi lavoro oggi viene migliorato introducendo nuove macchine e processi. Nel campo della gestione, solo il lavoro con i documenti può essere meccanizzato e l'elaborazione delle informazioni contenute nei documenti può essere automatizzata.

Ma l'elaborazione automatica dei documenti ha i suoi requisiti. Per quanto riguarda i documenti, i requisiti per il loro formato, l'ordine di esecuzione, la presentazione del testo.

Il documento può essere suddiviso anche nelle parti costitutive più semplici (requisiti) e in ciascuna parte sono presenti regole per la scrittura e la progettazione più corrette. Queste regole sono sancite in DSTU 4163-2003. Anche i requisiti per le pratiche burocratiche sono descritti in modo sufficientemente dettagliato nel sistema di documentazione di gestione, poiché in tutti i documenti è possibile distinguere le stesse parti costitutive (requisiti) esaminando la procedura per la compilazione e il rilascio di tali dettagli (ortografia dell'indirizzo, date, timbri di approvazione, approvazione, procedura di conclusione, ecc.). Questi requisiti sono stabiliti da DSTU 4163-2003.

Viene elaborata solo un'azione una tantum con un documento. I documenti agiscono in stretta interazione tra loro e formano un sistema di documentazione. Lo standard statale definisce il sistema di documentazione come un insieme di documenti correlati in un determinato campo di attività.

Esistono sistemi di documentazione finanziaria, primaria e contabile di oggetti ed entità di bilancio, documentazione contabile e monetaria, organizzativa e amministrativa, ecc. Pertanto, ogni manager deve essere in grado di ritirare e conoscere il sistema di documentazione con cui lavora. Ad esempio, un dipendente del dipartimento del personale deve conoscere ed essere in grado di redigere ed eseguire tutti i documenti del personale,

così come contratti e accordi di lavoro. Ma i più comuni sono i documenti organizzativi e amministrativi con cui ogni manager deve fare i conti. Ciò include documenti organizzativi come carta, regolamenti, istruzioni, documenti amministrativi-ordini, ordini, istruzioni, decisioni, decisioni; atti informativi e di riferimento, certificati, relazioni e note esplicative, nonché le tipologie più comuni di atti ufficiali - lettere, telegrammi, messaggi telefonici. Ogni tipologia dei documenti nominati ha le sue peculiarità nella concezione e nella presentazione del testo, che non sono difficili da studiare.

Anche la procedura per lavorare con i documenti è suddivisa in alcune fasi. Ogni fase ha le sue tecniche per la migliore implementazione. Questo lavoro inizia con la ricezione e l'elaborazione primaria dei documenti. Questa fase è indipendente dal metodo di trasmissione delle informazioni: per posta, di persona, telegrafo, fax. Di norma, questo lavoro viene svolto a livello centrale e consiste in operazioni puramente tecniche, dettagliate nelle regole e nelle istruzioni.

La registrazione dei documenti è una fase importante. Durante il processo di registrazione, vengono conservati i registri dei documenti ricevuti, ma la cosa più importante è registrare gli indicatori sul documento, che consentono di organizzare il controllo sulla sua attuazione e le informazioni e il lavoro di riferimento con i documenti, ad es. durante il processo di registrazione viene predisposta una banca dati sui documenti che circolano nell'oggetto o soggetto.

La fase successiva è strettamente connessa alla registrazione dei documenti: il controllo sull'attuazione. Il controllo urgente correttamente organizzato consente di sapere in ogni momento cosa deve essere fatto e aiuta il soggetto a pianificare efficacemente la propria giornata lavorativa.

L'organizzazione dell'informazione e del lavoro di riferimento dipende anche dalla formulazione della registrazione dei documenti. Il servizio di informazione e documentazione o la segretaria è tenuto a rilasciare un certificato in pochi minuti: dove, con chi, in quale fase di lavoro si trova un documento, e anche rispondere alla domanda: quali documenti contengono informazioni su un particolare problema che ti interessa . La registrazione può essere effettuata manualmente - su schede o automatizzata - su un computer. La tecnologia per la registrazione dei documenti è ben descritta nei manuali normativi e metodologici.

Dopo l'elaborazione iniziale e la registrazione, il documento viene inviato per l'esecuzione. Questa fase è associata al problema del flusso diretto del movimento del documento. Il movimento del documento all'esecutore, che riflette il sistema di organizzazione della gestione. Con una chiara distribuzione delle responsabilità e deleghe di poteri, il documento va immediatamente in esecuzione. Con un sistema di gestione centralizzato, quando il capo si fa carico della soluzione di tutte, anche le piccole problematiche, ogni documento va a lui per la risoluzione e poi va in esecuzione. Pertanto, il documento preparato andrà dal basso verso l'alto - dal contraente, con numerose approvazioni, al capo per la firma. Il movimento del documento è chiaramente riflesso dall'operagramma e consente di vedere tutte le operazioni ripetute e non necessarie.

La fase successiva è l'archiviazione corrente dei documenti. Qualsiasi documento, dopo che le informazioni in esso registrate sono state utilizzate nel processo di gestione, svolge la funzione di immagazzinare e accumulare informazioni in modo che queste informazioni possano essere nuovamente restituite quando se ne presenti la necessità. Per questo, i documenti devono essere posizionati in modo che il documento richiesto possa essere trovato in pochi minuti. Poiché ci sono molti documenti che vengono depositati nel processo di lavoro del soggetto, la loro organizzazione nell'archivio corrente richiede una classificazione preliminare, cioè una distribuzione in gruppi (casi) per la loro rapida ricerca. Per la distribuzione di documenti sui casi, è in fase di sviluppo il classificatore più semplice: la nomenclatura dei casi. Si tratta di un elenco sistematizzato delle intestazioni dei casi che si svolgono nelle materie.

La nomenclatura è il documento più importante. Una nomenclatura dei casi ben strutturata consente di disporre di un archivio corrente e consolidato dei documenti. Tuttavia, la compilazione della nomenclatura richiede conoscenze speciali. Molti anni di esperienza nella compilazione di nomenclature ci permettono di affermare che solo uno specialista clericale o un archivista può redigere una nomenclatura. Se il soggetto non può elaborare autonomamente la nomenclatura, è necessario contattare. al servizio archivistico. Le copertine dei casi vengono avviate secondo la nomenclatura. Anche la progettazione delle copertine e la distribuzione dei documenti all'interno dei fascicoli dovrebbero essere effettuate tenendo conto di regole speciali.

Elaborazione di una nomenclatura dei casi, formazione dei casi e loro sicurezza associata all'esame del valore dei documenti. Per competenza si intende la determinazione del valore pratico e scientifico dei documenti, la determinazione dei termini della loro conservazione. A seconda del valore dei documenti, possono avere diversi periodi di conservazione: a breve termine (fino a 10 anni), a lungo termine (principalmente, si tratta di documenti del personale che vengono archiviati per 25-75 anni) e permanente. I periodi di conservazione dei documenti possono essere determinati in appositi libri di riferimento, denominati "Elenchi di documenti per tempo di conservazione". Sono standard e dipartimentali. Esiste un elenco standard per i documenti di gestione, la documentazione scientifica e tecnica, i documenti cinematografici e fotografici; elenchi dipartimentali per quasi tutte le sfere di attività (cultura, sanità, cinematografia, agricoltura, ecc.). L'elenco dipartimentale copre in modo più dettagliato i documenti che vengono creati nel corso delle attività di una determinata area. I periodi di conservazione dei documenti sono determinati quando si formano casi, poiché non è consentito formare documenti di periodi di conservazione permanenti e temporanei in un caso. In caso contrario, i documenti dovranno essere riorganizzati. La procedura per l'esame e la registrazione dei suoi risultati è ben descritta nei documenti normativi e metodologici.

1, infine, la fase finale del lavoro con i documenti è la preparazione dei casi per la conservazione a lungo termine o per il loro invio all'archivio. Nel lavoro operativo, di norma, i casi vengono utilizzati per due anni: l'anno in corso e l'ultimo. Le pratiche relative agli anni precedenti devono essere trattate e trasferite nell'archivio del soggetto (se presente) o trasferite per la conservazione in un altro armadio. Il trattamento dei casi viene effettuato in conformità con le regole stabilite. Se questo lavoro viene svolto regolarmente, ogni anno, gli affari dell'argomento saranno in perfetto ordine e la ricerca dei file e dei documenti necessari non sarà difficile.

La procedura per la preparazione e l'esecuzione dei documenti e l'organizzazione di tutte le fasi del lavoro con essi sono descritte in modo sufficientemente dettagliato nei documenti normativi e metodologici. Ogni soggetto o oggetto dovrebbe avere un pacchetto di documenti e, se sono grandi, in ogni unità strutturale.

Gli archivisti che monitorano le attività di oggetti o soggetti devono, prima di tutto, fornire consulenza, determinare quali documenti normativi e metodologici dovrebbero essere nell'oggetto o nell'oggetto, con l'aiuto dei quali è possibile trovare la risposta a molte domande riguardanti la preparazione, l'elaborazione , organizzazione dei documenti.

Il pacchetto di documenti normativi e metodologici si compone di due parti. La prima parte dovrebbe contenere documenti normativi e metodologici nazionali, il cui insieme dovrebbe essere venduto per intero negli istituti archivistici non solo nel centro, ma anche nel campo. Questi documenti includono:

Sistema statale di supporto alla documentazione

gestione. Disposizioni di base. Requisiti generali per documenti e

servizi di supporto alla documentazione.

Istruzioni tipiche sulla conoscenza di riferimento in oggetti e soggetti.

Sistemi di documentazione unificata. Sistema di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la documentazione.

Regole di base per il lavoro degli archivi dipartimentali.

Elenco dei documenti tipici che vengono creati nel processo

attività dei comitati statali, oggetti, soggetti con la definizione dei termini

il loro stoccaggio.

È utile per i soggetti che si occupano di eventuali ricorsi dei cittadini disporre di un "Regolamento tipo sulla tenuta dei registri in materia di ricorsi, istanze e denunce dei cittadini alle Amministrazioni e alle imprese dello Stato", che definisca la procedura e la metodologia per lavorare con questa categoria di documenti.

La seconda parte del pacchetto è formata dai documenti organizzativi, normativi e metodologici della materia stessa. Include:

Carta o regolamento su un oggetto o un soggetto.

Normativa sull'unità strutturale (se il soggetto ha una struttura ramificata).

Descrizioni delle mansioni dei dipendenti delle divisioni strutturali.

Istruzioni per lo svolgimento degli affari di questo soggetto.

Nomenclatura dei casi.

Tabella dei moduli dei documenti delle divisioni strutturali o

soggetto nel suo insieme.

Per quanto riguarda gli ultimi tre documenti, l'istruzione sul lavoro d'ufficio dovrebbe essere concretizzata per una data materia dai suoi esempi, dalla nomenclatura dei casi e da una tabella di forme di documenti con documenti campione che possono essere sviluppati su base autosufficiente o essere dipendenti di il servizio archivistico locale.

12. 2.8. Requisiti per il testo del documento
13. 2.9. Redazione documenti organizzativi e amministrativi

Storia commerciale della formazione e dello sviluppo dell'impresa. Analisi e valutazione dell'efficacia del supporto documentale gestionale. Automazione del processo decisionale strategico in JSC. Formazione dei requisiti per il sistema di gestione elettronica dei documenti.

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Studenti, dottorandi, giovani scienziati che utilizzano la base di conoscenza nei loro studi e nel lavoro ti saranno molto grati.

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MINISTERO DELL'ISTRUZIONE E DELLA SCIENZA DELLA FEDERAZIONE RUSSA

Istituto di istruzione di bilancio statale federale di istruzione professionale superiore

"UNIVERSITÀ STATALE DEL KUBAN"

(FSBEI HPE "KubGU")

Dipartimento di Gestione Generale, Strategica, delle Informazioni e dei Processi Aziendali

LAVORO DI QUALIFICA DEI LAUREATI

Supporto informativo e documentale per prendere decisioni strategiche nell'organizzazione (ad esempio, OJSC "Rodina")

Specialità 032001.65 Documentazione e supporto alla documentazione del management

Specializzazione "documentare l'attività delle autorità statali e delle autonomie locali", corso per corrispondenza

La studentessa Anastasia Viktorovna Bagmut

Krasnodar 2013

Decisioni strategiche, supporto informativo e documentale, indicatori di performance, EDMS, flusso documentale.

Lo scopo del lavoro è aumentare l'efficienza delle attività di JSC Rodina nel campo del supporto informativo e documentale per prendere decisioni strategiche attraverso l'introduzione di un sistema di gestione elettronica dei documenti.

L'oggetto della ricerca è OJSC "Rodina".

Come risultato dello studio, è stata sviluppata una serie di misure per migliorare l'efficienza del sistema di supporto informativo e documentale per OJSC Rodina ed è stato sviluppato un progetto per l'implementazione di un EDMS.

• introduzione
• 2. Analisi del sistema dello stato dell'istituto di istruzione prescolare in JSC "Rodina" e valutazione della sua efficacia
• 2.2 Analisi dell'attuale sistema di documentazione
• 2.3 Dichiarazione di problemi di sviluppo del sistema di informazione e supporto di documentazione di gestione in JSC "Rodina". Selezione di problemi di attualità nello sviluppo di informazioni e supporto documentale quando si prendono decisioni strategiche
• 3. Sviluppo della tecnologia per il supporto informativo e documentale per il processo decisionale strategico presso OJSC "Rodina"
• 3.1 Selezione e sviluppo di un progetto di sistema informativo per prendere decisioni strategiche
• 3.1.1 Formazione dei requisiti per il sistema di gestione elettronica dei documenti
• 3.2 Selezione di criteri e indicatori e valutazione dell'efficacia della soluzione progettuale proposta
• 3.3 Giustificazione economica del progetto sviluppato
• Conclusione
• Elenco delle fonti utilizzate

Applicazioni

introduzione

Per 20 anni nel nostro stato c'è stata un'economia di mercato, il cui passaggio ha significato che i leader hanno dovuto imparare a gestirsi da soli e non su ordini "dall'alto". Uno degli elementi della gestione indipendente dell'impresa è l'adozione di decisioni gestionali.

L'automazione del flusso di lavoro consente a qualsiasi organizzazione di accelerare il processo di lavoro, per stare al passo con i concorrenti quando prendono decisioni sia operative che strategiche.

L'implementazione dell'EDMS garantisce il lavoro ben coordinato di tutti i dipartimenti; semplifica il lavoro con i documenti, ne aumenta l'efficienza e l'efficienza di accesso alle informazioni. Di conseguenza, l'automazione del flusso di lavoro è necessaria in qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla scala e dal tipo di proprietà, perché l'uso dell'EDMS aumenta la competitività dell'azienda nel mercato di beni e servizi.

Le decisioni gestionali dell'impresa coprono tutti gli aspetti delle sue attività: preparazione della produzione, produzione stessa, vendite, lavoro con il personale, finanza, ecc.

La rilevanza dell'argomento prescelto è dovuta all'importanza del problema della documentazione per l'organizzazione nella fase di assunzione delle decisioni strategiche. Nemmeno lo sviluppo di requisiti uniformi per il sistema del flusso di lavoro, l'identificazione di una serie completa di funzioni normative di esecutori e meccanismi di gestione in ogni fase del ciclo di vita del documento (formazione del progetto, preparazione, registrazione, esecuzione, trasferimento all'archivio) un compito facile.

Nel corso del lavoro di qualificazione finale, sono stati studiati e analizzati i principali indirizzi di attività della Società per Azioni Aperta "Rodina" (di seguito OJSC "Rodina") per documentare e organizzare il lavoro con i documenti al fine di identificarne le caratteristiche.

L'oggetto della ricerca è OJSC "Rodina" - un complesso agroindustriale situato in st. Chelbasskaya, distretto di Kanevsky, territorio di Krasnodar.

Oggetto della ricerca è il processo di supporto informativo e documentale per prendere decisioni strategiche presso OJSC "Rodina".

Lo scopo del lavoro di qualificazione finale è quello di aumentare l'efficienza di JSC "Rodina" nel campo del supporto informativo e documentale per il processo decisionale strategico attraverso l'introduzione di un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Sulla base di questo, vengono costruite una serie di attività:

1) divulgare l'essenza del concetto "organizzazione del supporto informativo e documentale per il processo decisionale strategico" e identificare le caratteristiche dell'attuale fase di sviluppo delle istituzioni educative prescolari;

2) caratteristiche del quadro normativo a supporto informativo e documentale del management;

3) valutazione dell'efficacia dell'attuale istituto di istruzione prescolare presso l'OJSC "Rodina";

4) sviluppo di un insieme di misure per migliorare l'efficienza del sistema IDOU per prendere decisioni strategiche;

5) una valutazione dell'efficienza economica delle implementazioni proposte.

Durante la stesura del lavoro di qualificazione finale, sono state utilizzate 51 fonti. Innanzitutto è stato studiato e analizzato il quadro normativo, metodologico e legislativo. Inoltre, la base teorica e metodologica della ricerca è stata costituita dalle opere di autori famosi come G.N. Zatsepina, T.V. Kuznetsova, Yu.N. Stolyarov, D.V. Arutyunova, G. Ya. Goldstein e altri.

La base empirica dello studio era costituita da materiali provenienti da periodici professionali, risorse Internet, atti interni (locali) e documenti di OJSC "Rodina".

In accordo con i compiti fissati, il lavoro di qualificazione finale consiste in un'introduzione, tre capitoli, una conclusione e tre appendici.

Il primo capitolo è dedicato ai fondamenti teorici della gestione strategica e del lavoro d'ufficio nell'organizzazione. Viene descritto il quadro normativo e legale per il supporto documentale del management, viene mostrato lo stato attuale del supporto informativo per prendere decisioni strategiche in un'organizzazione.

Il secondo capitolo nel suo contenuto è un'analisi delle attività economiche ed economiche di JSC "Rodina". Viene descritto il sistema di informazione e supporto documentale delle attività dell'organizzazione, vengono mostrate le principali problematiche nel supporto documentale del processo decisionale strategico.

Il terzo capitolo è lo sviluppo di proposte per migliorare il supporto informativo e documentale delle attività di JSC Rodina nel prendere decisioni strategiche, che comprende diverse sezioni: automazione del flusso di lavoro dell'organizzazione, nonché le conclusioni attese dalle modifiche proposte.

1. Fondamenti teorici del supporto informativo e documentale per il processo decisionale strategico

1.1 L'essenza del concetto di "gestione strategica" e il suo stato attuale

La gestione strategica è un sistema integrato per stabilire e attuare gli obiettivi strategici di un'impresa, basato sulla previsione dell'ambiente e sullo sviluppo di modi per adattarsi ai suoi cambiamenti, nonché all'impatto su di esso.

La strategia è un'immagine delle azioni organizzative e degli approcci di gestione utilizzati per raggiungere gli obiettivi organizzativi e gli obiettivi dell'organizzazione.

Nella moderna scienza della gestione, si distinguono alcune caratteristiche della gestione strategica:

1. L'obiettivo di un'organizzazione moderna è adattarsi al cambiamento. A causa della necessità di tenere conto delle dinamiche dell'ambiente esterno, ci sono due direzioni per lo sviluppo della gestione strategica:

La gestione strategica regolare, che è uno sviluppo logico della pianificazione strategica e si compone di due sottosistemi complementari: il sottosistema per l'analisi e la pianificazione della strategia e il sottosistema per l'attuazione della strategia;

Gestione strategica in tempo reale - risoluzione di problemi strategici imprevisti. Si sviluppa in settori in cui i cambiamenti nell'ambiente esterno si verificano con alta frequenza e imprevedibili.

Le organizzazioni sono costrette a perfezionare contemporaneamente la strategia e ad affrontare le sfide strategiche che sono sorte.

2. Lo scopo della gestione strategica è lo sviluppo, ad es. modificare non solo le caratteristiche quantitative, ma anche qualitative. Ad esempio, le decisioni strategiche includono decisioni sulla ricostruzione di un'organizzazione, l'introduzione di nuovi prodotti e tecnologie e l'ingresso in nuovi mercati di vendita.

3. Il prodotto della gestione strategica è il potenziale dell'organizzazione, che consiste in risorse e fonti del loro rifornimento, connessioni, posizione e sistema organizzativo nel suo insieme. Il potenziale caratterizza anche l'uso più efficiente delle risorse per raggiungere l'obiettivo. D'altra parte, il potenziale è una fonte di formazione del vantaggio competitivo dell'organizzazione e, pertanto, necessita di un costante sviluppo e miglioramento.

4. Come caratteristiche aggiuntive della gestione strategica, ci sono:

Risposta flessibile agli impulsi dall'ambiente esterno;

Attuazione di cambiamenti tempestivi nell'organizzazione;

Fare affidamento sul potenziale umano;

Orientamento al consumatore;

Prospettive a lungo termine attraverso vantaggi competitivi;

Considerazione di un array di dati, piuttosto che dei suoi singoli componenti;

Garantire la competitività dell'azienda in futuro.

1) problemi associati agli obiettivi dell'azienda, che sono volti a migliorare l'efficienza dell'organizzazione garantendo il rapporto tra obiettivi, risorse e risultati;

2) problemi associati agli elementi dell'organizzazione, se questi elementi sono necessari per raggiungere gli obiettivi, ma al momento sono assenti o disponibili in volume insufficiente;

3) problemi associati a fattori esterni.

Pertanto, la gestione strategica è uno strumento moderno per gestire lo sviluppo di un'organizzazione volta ad aumentare il potenziale raggiungendo la competitività di fronte ai crescenti cambiamenti nell'ambiente esterno e all'incertezza associata.

La gestione strategica è quella gestione che fa affidamento sul potenziale umano come base dell'organizzazione, orienta le attività di produzione alle richieste dei clienti, risponde in modo flessibile e apporta cambiamenti tempestivi nell'organizzazione che rispondono alla sfida dell'ambiente e consentono di ottenere vantaggi competitivi, che insieme consentono l'organizzazione di sopravvivere a lungo termine, raggiungendo i propri obiettivi.

Gli oggetti della gestione strategica sono le organizzazioni, le unità aziendali strategiche e le aree funzionali dell'organizzazione.

L'oggetto della gestione strategica è:

Problemi che sono direttamente correlati agli obiettivi generali dell'organizzazione.

Problemi e soluzioni associati a qualsiasi elemento dell'organizzazione, se questo elemento è necessario per raggiungere gli obiettivi, ma è attualmente assente o non sufficientemente disponibile.

Problemi legati a fattori esterni fuori controllo.

“I problemi di gestione strategica sorgono molto spesso a causa dell'azione di numerosi fattori esterni. Pertanto, per non sbagliare nella scelta di una strategia, è importante determinare quali fattori economici, politici, scientifici, tecnici, sociali e di altro tipo influenzano il futuro dell'organizzazione ".

La figura 1 mostra le caratteristiche chiave dell'aspetto strategico della gestione di un'organizzazione rispetto alla gestione operativa (quotidiana).

Figura 1 - caratteristiche chiave dell'aspetto strategico della gestione dell'organizzazione rispetto alla gestione operativa (attuale)

Consideriamo le caratteristiche principali delle decisioni strategiche. Ci sono nove di queste caratteristiche:

1) le decisioni strategiche riflettono il punto di vista del management su come dovrebbe essere e cosa dovrebbe fare l'organizzazione;

2) le decisioni strategiche sono progettate per aiutare l'organizzazione a garantire l'interazione con l'ambiente esterno. L'organizzazione si adatta costantemente all'ambiente in evoluzione;

3) le decisioni strategiche tengono conto delle risorse proprie dell'organizzazione e contribuiscono a garantire precisi allineamenti tra attività aziendali e risorse disponibili;

4) le decisioni strategiche includono l'idea di un grande cambiamento nel sistema di lavoro dell'organizzazione;

5) le decisioni strategiche sono estremamente complesse e comportano diversi gradi di incertezza. Implicano che l'organizzazione deve fare ipotesi sugli eventi imminenti sulla base di informazioni non molto affidabili;

6) le decisioni strategiche richiedono un approccio globale alla gestione dell'organizzazione;

7) le decisioni strategiche hanno una portata a lungo raggio. Sono a lungo termine ea lungo termine;

8) le decisioni strategiche sono coinvolte nelle valutazioni e nelle aspettative dei membri chiave dell'azienda all'interno dell'organizzazione (azionisti, amministratori, ecc.) Molti ricercatori sostengono che la strategia di un'organizzazione è un riflesso delle relazioni e delle opinioni di membri interni influenti della compagnia;

9) le decisioni strategiche incidono gravemente su risorse e operazioni. Influenzano la base delle risorse di un'organizzazione e innescano ondate di decisioni organizzative di livello inferiore.

Pertanto, prendere decisioni strategiche è un compito vitale per un'organizzazione di qualsiasi dimensione e campo di attività. La documentazione competente di questo processo è la chiave per decisioni legalmente corrette e opportune.

1.2 Quadro normativo per la formazione di un sistema di supporto documentale delle attività dell'organizzazione

L'organizzazione del supporto documentale per prendere decisioni strategiche di un'impresa è un insieme di misure volte a creare e mantenere le condizioni necessarie per l'attuazione di una gestione efficace delle attività di gestione dell'impresa per documentare lo sviluppo e l'attuazione di azioni che portano a un eccesso a lungo termine del livello di prestazione dell'organizzazione rispetto al livello dei concorrenti.

Rimane sempre rilevante il compito di consolidamento legislativo delle principali disposizioni in materia di organizzazione e mantenimento del lavoro generale d'ufficio al fine di creare il numero minimo di atti necessario e sufficiente nei casi che richiedono la conferma documentale di eventi e fatti.

Il complesso dei materiali normativi e metodologici federali sul supporto documentale è costituito da leggi federali, ordini e ordini del governo della Federazione Russa, standard statali e internazionali.

Come sapete, ci sono 3 livelli di atti normativi (RLA) (vedi Figura 2).

Figura 2 - La struttura degli atti normativi della Federazione Russa

Le relazioni derivanti dalla formazione e dall'uso delle risorse informative sono regolate dalla legge federale della Federazione Russa del 27 luglio 2006 n. 149-FZ "Sulle informazioni, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni".

La legge federale della Federazione Russa del 27.02.2011 n. 63-FZ "Sulla firma elettronica" regola le condizioni per l'utilizzo di una firma digitale elettronica in documenti elettronici, a condizione che una firma digitale elettronica in un documento elettronico sia riconosciuta come equivalente a un firma autografa in un documento cartaceo. Questa legge definisce le condizioni per l'uso di una firma digitale elettronica, le specifiche del suo utilizzo.

Inoltre, non si può non menzionare la legge federale Legge federale del 22.10.2004 n. 125-FZ "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa".

Uno dei documenti fondamentali nel campo della regolamentazione normativa delle attività di supporto alla documentazione è l'ordine degli archivi principali dell'URSS del 25 maggio 1988 n. 33 "Sistema statale di supporto alla documentazione per la gestione". Questo documento è un insieme di principi e regole che stabiliscono requisiti uniformi per la documentazione delle attività di gestione e l'organizzazione del lavoro con i documenti negli enti governativi e contiene una serie di requisiti e disposizioni che contribuiscono allo sviluppo di approcci unificati ai sistemi di gestione dei documenti sia tradizionali che automatizzati.

GSDOU semplifica la struttura organizzativa della gestione dei documenti nelle organizzazioni risolvendo i problemi relativi alla creazione di servizi prescolari standard, organizzando il processo tecnologico per la creazione e l'elaborazione della documentazione, aiuta a risolvere una serie di problemi di automazione, crea ed elabora documenti e include regolamenti e regole a livello nazionale scala e significato. Allo stesso tempo, essendo essenzialmente di proprietà statale, il sistema è anche orientato all'applicazione in strutture non statali in tutti i suoi aspetti.

Anche le regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi federali contribuiscono a risolvere i problemi tecnologici di documentazione. Questo standard stabilisce la composizione dei dettagli, le regole per la preparazione dei documenti organizzativi e amministrativi, che fissano le decisioni su questioni amministrative e organizzative. Le regole, presentando requisiti per l'unificazione degli elementi di documentazione, facilita notevolmente la creazione di processi standard, unificati e unificati di documentazione, archiviazione e trasmissione di informazioni documentate sia tradizionali che automatizzate.

La specificità delle attività di supporto alla documentazione gestionale presuppone il ruolo significativo delle norme. Quindi, lo standard GOST R 51141-98. “Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni "forma l'apparato concettuale di questo campo di attività. I termini specificati in questo standard dovrebbero essere usati in tutti i tipi di documentazione. La base sostanziale dello standard è formata da tre sezioni: "Concetti generali", "Lavoro d'ufficio" e "Attività d'archivio".

L'elenco dei documenti archivistici amministrativi standard generati nel corso delle attività degli organi statali, degli enti e delle organizzazioni di autogoverno locale, indicando i periodi di conservazione, include i documenti generati quando si documentano le funzioni amministrative dello stesso tipo (comuni a tutti) svolte dalle istituzioni, organizzazioni e imprese, indipendentemente dalle loro funzioni, livello e scala di attività, forme di proprietà. L'elenco ha lo scopo di preservare, organizzare e ricostituire il Fondo archivistico della Federazione Russa e ha lo scopo di determinare il tempo di conservazione dei documenti, la loro selezione per l'archiviazione permanente o la distruzione. Dovrebbe anche essere utilizzato nella preparazione di nomenclature di casi, nella formazione di casi, nello sviluppo di schemi di classificazione per i documenti nella creazione di sistemi di ricerca nel lavoro d'ufficio, nello sviluppo di elenchi dipartimentali.

Con l'inizio dell'uso diffuso delle tecnologie dell'informazione nel lavoro d'ufficio, quest'area è diventata multiforme e in rapida evoluzione, che si riflette immediatamente nelle relative norme nazionali e internazionali. Con lo sviluppo della tecnologia dell'informazione, gli standard di gestione dei documenti sono in continuo miglioramento, coprendo un'ampia gamma di funzioni, processi e persino metodi individuali, descrivendoli in vari gradi di dettaglio, da concetti di alto livello a processi tecnologici specifici.

GOST R ISO 15489-1-2007 “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteconomia e l'editoria. Gestione documenti. Requisiti generali "definisce i principi di base della gestione dei documenti, indipendentemente dai tipi di supporti e dalle tecnologie utilizzate. Sfortunatamente, non esiste ancora uno standard simile per l'organizzazione dell'archiviazione a lungo termine, sebbene in una certa misura il suo ruolo sia svolto dalla ISO 14721: 2003 "Modello di base di un sistema informativo di archiviazione aperto".

Il livello successivo include gli standard che disciplinano le singole procedure e tipologie di lavoro. Ciò può includere anche requisiti per la funzionalità di sistemi elettronici specializzati per la gestione dei documenti e per l'archiviazione di documenti elettronici, nonché per la funzionalità "clericale" delle applicazioni aziendali.

Questa serie di informazioni normative si basa su standard che regolano vari metodi e tecnologie utilizzate nei sistemi di gestione dei documenti: formati di file, supporti per l'archiviazione a lungo termine delle informazioni, metadati, protocolli di scambio e interazione. Gli standard sono destinati a una gamma abbastanza ampia di professionisti. Gli utenti degli standard per la gestione dei documenti possono essere suddivisi condizionatamente in due gruppi: specialisti nel campo del lavoro d'ufficio e dell'archiviazione e specialisti in altre aree che, per la natura della loro attività, creano, utilizzano e archiviano documenti.

Di recente, gli sviluppatori di standard nazionali e internazionali si sono concentrati sulle seguenti aree di standardizzazione:

Requisiti per i sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS);

Garantire la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici legalmente significativi;

Metadati.

I requisiti funzionali per i sistemi di gestione elettronica dei documenti (nella nostra terminologia - per i sistemi di gestione elettronica dei documenti) sono sviluppati principalmente nell'interesse delle agenzie governative. Tali requisiti fungono da linea guida (e talvolta da requisito obbligatorio) nell'acquisizione di sistemi appropriati per le agenzie governative, il che rende possibile mantenere una politica tecnica unificata nel settore pubblico e creare le condizioni necessarie per la cooperazione tra le agenzie. Allo stesso tempo, questi requisiti sono spesso utilizzati dalle organizzazioni commerciali quando conducono i loro acquisti, scegliendo da loro le disposizioni di cui hanno bisogno.

Va notato che in Russia sono in corso lavori per unificare le norme nazionali e gli standard internazionali. Pertanto, i requisiti europei MoReq2 sviluppati nel 2008 (per ordine della Commissione europea e del governo dell'UE) sono interessanti.

Una nuova tendenza nella pratica mondiale è diventata l'emergere di requisiti per l'insieme minimo di funzionalità per la gestione dei documenti richiesti per i sistemi aziendali (contabilità, gestione delle risorse e processi aziendali, ecc.) - in contrasto con i requisiti per sistemi specializzati su vasta scala per gestione documenti.

Quindi, secondo lo standard sviluppato negli Stati Uniti d'America DoD 5015.2-STD "Standard of Requirements for EDMS of the US Department of Defense", versione 3 del 25 aprile 2007, una serie di requisiti per la funzionalità dei sistemi di gestione dei documenti sono forniti che sono necessari per le agenzie governative per conformarsi alle disposizioni di legge sulla protezione dei dati personali e sull'accesso alle informazioni governative. Queste sono, prima di tutto, le possibilità:

Selezionare documenti contenenti dati personali e/o soggetti a diffusione ai sensi della legge sulla libertà di accesso alle informazioni statali;

Registrare le richieste dei cittadini in merito ai propri dati personali, nonché le richieste di cittadini e organizzazioni per l'accesso alle informazioni statali; formare opportuni dossier elettronici contenenti documenti creati nel corso dell'elaborazione di tali richieste;

Gestire la documentazione sulla divulgazione di informazioni personali e statali;

Raccogliere i dati statistici necessari e generare report pertinenti;

Supportare la creazione di versioni censurate di documenti divulgati e la loro conservazione insieme ai documenti originali.

Lo standard, inoltre, include ora una sezione con i requisiti per garantire l'interazione tra l'EDMS durante il trasferimento di documenti elettronici da un sistema all'altro.

La specifica MoReq2 è la seconda versione dei requisiti del modello (MoReq), che è il nuovo standard europeo "de facto" per i sistemi di gestione elettronica dei documenti. MoReq2 è già abbastanza influente nell'area della gestione elettronica dei documenti e questa influenza aumenterà solo in futuro. Le ragioni di ciò risiedono nelle seguenti:

Si rivolge a tutti i settori, non solo alle agenzie governative;

È uno standard internazionale utilizzato in tutta Europa, Asia, Nord e Sud America;

Descrive funzionalità che vanno ben oltre la stessa gestione dei documenti;

Nel corso del suo sviluppo, un'enorme discussione internazionale del progetto è stata organizzata da specialisti di molti paesi del mondo.

La guida contenuta in questo standard ti aiuterà a comprendere i requisiti per la gestione dell'ufficio, i fondamenti organizzativi e aziendali per l'esecuzione dei processi di conversione e migrazione, le questioni di pianificazione tecnologica, monitoraggio e controllo dell'esecuzione dei processi. Descrive le attività, i componenti e le metodologie specifiche per la conversione e la migrazione di documenti da un sistema di gestione dei documenti a un altro, inclusi argomenti come la gestione del flusso di lavoro, i test, il controllo delle versioni e la verifica.

Standard GOST 7.1-84. “Descrizione bibliografica del documento. Requisiti generali e regole per la redazione "contiene requisiti per garantire la conservazione dell'autenticità e dell'autenticità dei documenti elettronici durante la loro conversione da un sistema di archiviazione elettronica dei documenti all'altro. Sebbene la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici non venga affrontata direttamente, essi sono strettamente correlati all'attività di conversione, poiché molte strategie di conservazione a lungo termine comportano una qualche forma di conversione.

La parte I dello standard riguarda le decisioni relative alla pianificazione di un programma di conversione e alla gestione delle questioni d'ufficio. La parte II è dedicata alla discussione dell'effettivo processo di conversione. Le applicazioni includono:

Tabelle che riassumono i requisiti "clericali"; forze trainanti e rischi associati al processo di conversione; misure di controllo e gestione, fasi del processo di conversione;

Più risorse per aiutare i responsabili delle conversioni.

L'introduzione del progetto di standard afferma: “Sempre più le informazioni che sono state create, inserite e archiviate elettronicamente vengono utilizzate come prova dell'attività commerciale. Tali prove possono essere richieste in caso di controversie contrattuali o in sede giudiziaria. Questa relazione tecnica identifica le buone pratiche per l'archiviazione elettronica di informazioni commerciali o altre informazioni in forma grafica. Di conseguenza, il rispetto di queste raccomandazioni è di interesse per l'organizzazione anche quando l'affidabilità delle informazioni memorizzate non è contestata. "

Un'edizione rivista di ISO 15836: 2009 Informazioni e documentazione - Dublin Metadata Core è stata pubblicata nel 2009. ISO 15836: 2009 stabilisce uno standard di descrizione delle risorse noto come Dublin Core Metadata Element Set. La ISO 15836:2009 non limita il concetto di risorsa, ma è più spesso utilizzata per descrivere libri e documenti.

Questo standard è uno dei sistemi di metadati universali più popolari ed è stato sviluppato alla fine degli anni '90. promosso dal World Wide Web Consortium. La sua popolarità è dovuta al fatto che il modello descrittivo basato sul "Dublin Core" non esclude la possibilità di utilizzare vari altri mezzi linguistici. Inoltre, non è richiesta alcuna formazione speciale per applicare il Dublin Core, a differenza dei formati tradizionali delle biblioteche.

GOST R ISO 23081-1-2008 “Sistema di standard per l'informazione, la biblioteconomia e l'editoria. Processi di gestione dei documenti. Metadati per documenti. Parte 1. Principi "è il secondo standard russo moderno nel campo della gestione dei documenti. Lo standard è stato preparato dall'Istituto di ricerca tutto russo per la gestione dei documenti e gli affari archivistici sulla base di una traduzione autentica dello standard internazionale ISO 23081-1: 2006 "Informazioni e documentazione - Processi di gestione dei documenti - Metadati per i record - Parte 1. I principi". Questo documento risponde alle domande: cosa sono i metadati, cosa sono i metadati e come utilizzarli per gestire i documenti in conformità con i requisiti di GOST R ISO 15489-1-2007. Lo standard stabilisce il quadro per la creazione, la gestione e l'uso dei metadati di gestione dei record e spiega i principi alla base della loro gestione. Evidenzia l'importanza dei metadati di gestione dei documenti nei processi di business e descrive i vari ruoli e tipi di metadati che supportano i processi di business e di gestione dei documenti. Lo standard stabilisce anche un framework per la gestione di questi metadati.

Pertanto, possiamo concludere che la base legislativa per il supporto della documentazione di gestione è una vasta gamma di documenti russi e internazionali, mentre gli standard svolgono un ruolo speciale a causa delle specificità dell'oggetto della regolamentazione. La tendenza principale degli ultimi anni è il desiderio di unificare gli standard nazionali per il supporto documentale, lo sviluppo di atti normativi internazionali, che, nel contesto della globalizzazione e della crescente interconnessione dello spazio informativo, ottimizzino i processi di comunicazione.

Un'altra tendenza marcata è la progressiva digitalizzazione dell'intero sistema di supporto alla documentazione. La possibilità di utilizzare l'esperienza mondiale nel lavoro con documenti, principalmente elettronici, può sia ridurre significativamente il tempo necessario per l'implementazione della gestione elettronica dei documenti nelle nostre organizzazioni, sia accelerare il processo di creazione di archivi di documenti elettronici legalmente significativi.

1.3 La tecnologia dell'informazione per prendere decisioni strategiche nell'organizzazione

Organizzazioni di vario tipo e ambito di attività possono essere rappresentate come un sistema aziendale in cui le risorse economiche si trasformano in beni e servizi attraverso vari processi organizzativi, tecnici e sociali.

Nel corso dell'attività di qualsiasi sistema aziendale, è influenzato da fattori ambientali (concorrenti, clienti, fornitori, enti pubblici, partner, proprietari, banche, borse, ecc.) e fattori interni, che sono principalmente il risultato dell'adozione dell'una o dell'altra soluzione manageriale.

Il processo di assunzione di decisioni manageriali è considerato come il tipo principale di attività manageriale, ovvero come un insieme di azioni manageriali interconnesse, mirate e coerenti che garantiscono l'attuazione dei compiti manageriali.

Lo scopo e la natura delle attività dell'organizzazione determinano il suo sistema informativo e l'automazione della tecnologia dell'informazione, nonché il tipo di prodotto informativo elaborato e prodotto, sulla base del quale viene presa la decisione di gestione ottimale.

L'efficacia del processo decisionale manageriale nel contesto del funzionamento delle tecnologie dell'informazione nelle organizzazioni di vario tipo è dovuta all'uso di vari strumenti per l'analisi delle attività finanziarie ed economiche delle imprese. Ci sono quattro gruppi di compiti risolti dall'azienda:

1) il primo cerchio di compiti è focalizzato sulla fornitura di informazioni economiche agli utenti esterni all'azienda: investitori, autorità fiscali, ecc. Molto spesso, l'analisi utilizza indicatori ottenuti sulla base di dati di contabilità standard e report statistici, nonché altre fonti di informazione;

2) il secondo cerchio è associato ai compiti di analisi, volti a sviluppare decisioni gestionali strategiche per lo sviluppo del business. La base informativa dovrebbe essere più ampia, ma nel quadro di indicatori sufficientemente aggregati che caratterizzino le principali tendenze nello sviluppo di una singola impresa o società;

3) il terzo cerchio di compiti di analisi è focalizzato sullo sviluppo delle decisioni tattiche. La sua base informativa è estremamente ampia e richiede la copertura di un gran numero di indicatori privati ​​altamente dettagliati che caratterizzano vari aspetti del funzionamento dell'oggetto di controllo;

4) il quarto cerchio di compiti è associato ai compiti di gestione operativa di un oggetto economico in accordo con i sottosistemi funzionali di un oggetto economico. Per risolvere questi problemi, vengono utilizzate le informazioni operative correnti sullo stato dell'oggetto economico e l'ambiente esterno.

Le funzioni principali dell'apparato di gestione delle varie organizzazioni sono analizzare le situazioni nell'azienda e l'ambiente esterno e prendere decisioni sulla pianificazione strategica ea breve termine delle sue attività.

L'attuazione dei compiti decisionali pianificati viene effettuata a livello strategico, tattico e operativo (operativo).

Ciascuno di questi livelli richiede un determinato supporto informativo e documentale, che viene implementato sulla base della tecnologia dell'informazione. In conformità con i livelli del processo decisionale nel funzionamento della tecnologia dell'informazione, si possono distinguere tre contorni: pianificazione strategica a lungo termine, pianificazione tattica a medio termine e regolazione operativa delle attività dell'organizzazione:

1) il livello strategico è focalizzato sui top manager. A causa dell'organizzazione della tecnologia dell'informazione, viene fornito l'accesso alle informazioni che riflettono lo stato attuale delle cose nell'azienda, l'ambiente esterno, la loro relazione e necessarie per prendere decisioni strategiche. Gli obiettivi principali del livello di gestione strategica sono:

Determinazione del sistema di priorità per lo sviluppo dell'organizzazione;

Valutazione di direzioni promettenti per lo sviluppo dell'organizzazione;

Selezione e valutazione delle risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi prefissati.

In accordo con queste aree, l'informatica fornisce al top management un accesso rapido e conveniente e una classificazione delle informazioni per fattori chiave che consentono di valutare il grado di raggiungimento degli obiettivi strategici dell'azienda e di prevederne l'attività nel lungo periodo. Le peculiarità della tecnologia dell'informazione del contorno della pianificazione a lungo termine e dell'analisi del funzionamento previsto è la costruzione di modelli aggregati dello sviluppo dell'organizzazione, tenendo conto delle attività dei complessi produttivi ed economici adiacenti.

I modelli di questo circuito di funzionamento della tecnologia dell'informazione dovrebbero tenere conto:

Caratteristiche dello sviluppo delle relazioni di mercato nel paese;

Possibili tipi promettenti di prodotti (beni e servizi) relativi al profilo dell'organizzazione o dell'impresa;

Potenziali tipologie di risorse produttive che possono essere utilizzate per creare nuove tipologie di prodotti (beni, servizi);

Processi tecnologici promettenti per la fabbricazione di nuovi tipi di prodotti (beni e servizi).

La considerazione dei fattori elencati nel modello di funzionamento delle tecnologie dell'informazione si basa principalmente sull'uso di informazioni esterne alle attività dell'organizzazione. Pertanto, l'IT deve disporre di un ambiente di comunicazione sviluppato (incluso Internet) per ricevere, accumulare ed elaborare informazioni esterne.

Tratto distintivo del funzionamento dell'IT nel profilo della pianificazione strategica di lungo periodo, basata sull'utilizzo di modelli aggregati, va considerato il ruolo determinante del personale direttivo stesso nel processo decisionale. Un alto livello di incertezza e incompletezza delle informazioni aumenta l'importanza del fattore soggettivo come base per il processo decisionale. Allo stesso tempo, la tecnologia dell'informazione automatizzata funge da strumento ausiliario che fornisce il presupposto principale per l'organizzazione delle attività dell'apparato di gestione.

Pertanto, le tecnologie dell'informazione a supporto del livello strategico del processo decisionale aiutano il top management dell'organizzazione a risolvere compiti non strutturati, il principale dei quali è confrontare i cambiamenti in atto nell'ambiente esterno con il potenziale esistente dell'azienda.

Gli strumenti principali per supportare il lavoro dell'alta direzione sono i sistemi informativi strategici in fase di sviluppo per l'attuazione degli obiettivi strategici a lungo termine dello sviluppo dell'organizzazione.

Allo stato attuale, non è stato ancora sviluppato un concetto generale per l'implementazione dei sistemi informativi strategici a causa della loro versatilità di destinazione e funzionale. Ci sono tre tendenze nel loro utilizzo:

Il primo si basa sul presupposto che gli obiettivi e le strategie per raggiungerli vengano prima formulati e solo allora la tecnologia dell'informazione automatizzata si adatta alla strategia elaborata in anticipo;

La seconda tendenza è che l'organizzazione utilizza il sistema informativo strategico nella formulazione degli obiettivi e nella pianificazione strategica;

La terza tendenza si basa sulla metodologia per sintetizzare le due tendenze precedenti: incorporare un sistema informativo strategico nella tecnologia dell'informazione esistente con la combinazione di sviluppare un concetto per lo sviluppo di un'organizzazione a livello di gestione dell'azienda.

Le tecnologie dell'informazione sono progettate per creare un ambiente comune per il supporto informatico e delle telecomunicazioni per le decisioni strategiche in situazioni impreviste;

2) il livello tattico del processo decisionale si basa sull'elaborazione automatizzata dei dati e sull'implementazione di modelli che aiutano a risolvere compiti individuali, per lo più mal strutturati (ad esempio, prendere decisioni su investimenti, mercati di vendita, ecc.). Gli obiettivi principali del livello di leadership tattica sono:

Garantire il funzionamento sostenibile dell'organizzazione nel suo insieme;

Sviluppo delle capacità per lo sviluppo dell'organizzazione;

Creazione e adeguamento dei piani di lavoro di base e dei programmi per l'attuazione degli ordini in base al potenziale accumulato nel processo di sviluppo dell'organizzazione.

Per prendere decisioni tattiche, la tecnologia dell'informazione deve fornire ai quadri intermedi le informazioni necessarie per prendere decisioni tattiche individuali o di gruppo. Di solito, tali decisioni sono importanti in un determinato intervallo di tempo (mese, trimestre, anno).

Il livello tattico del processo decisionale del middle management viene utilizzato per il monitoraggio (monitoraggio costante), il controllo, le decisioni e l'amministrazione. Le principali funzioni che vengono eseguite sulla base della tecnologia dell'informazione automatizzata sono: confrontare gli indicatori attuali con quelli passati, compilare report periodici per un certo periodo, fornire accesso alle informazioni archiviate, prendere decisioni tattiche di gestione, ecc.

Il funzionamento della tecnologia dell'informazione nel quadro della pianificazione tattica a medio termine si basa sull'uso di modelli che riflettono fattori e condizioni reali per il possibile sviluppo delle attività di organizzazioni e imprese, in larga misura i requisiti esterni di fornitori e consumatori vengono presi in considerazione. Tuttavia, in questo contorno, l'informazione esterna corrisponde esattamente alle possibili e concretamente attuate direzioni di sviluppo di organizzazioni e imprese, il che aumenta il livello di certezza dei dati e del modello del sistema di gestione.

Per supportare l'adozione di decisioni tattiche nella tecnologia dell'informazione dell'azienda, vengono utilizzati strumenti come database, sistemi di elaborazione della conoscenza, sistemi di supporto alle decisioni, ecc.

Uno degli strumenti per prendere decisioni tattiche oggi sono i sistemi di supporto alle decisioni che servono compiti semi-strutturati, i cui risultati sono difficili da prevedere in anticipo. I sistemi di supporto alle decisioni hanno un apparato analitico abbastanza potente con diversi modelli. Le principali caratteristiche di tali sistemi sono:

Possibilità di risolvere problemi, il cui sviluppo è difficile da prevedere;

Disponibilità di strumenti di modellazione e analisi;

La possibilità di modificare facilmente l'impostazione dei problemi da risolvere e i dati di input;

Flessibilità e adattabilità alle mutevoli condizioni;

Una tecnologia il più possibile user-friendly;

3) il livello operativo (operativo) del processo decisionale è alla base di tutte le tecnologie informatiche automatizzate. A questo livello, viene eseguito un numero enorme di operazioni di routine correnti per risolvere vari compiti funzionali di un oggetto economico. La gestione operativa è focalizzata sul raggiungimento degli obiettivi formulati a livello strategico attraverso l'utilizzo del potenziale determinato a livello tattico. Allo stesso tempo, le seguenti sono tra le priorità più importanti della gestione operativa:

Realizzare un profitto attraverso l'implementazione di attività pianificate in anticipo utilizzando il potenziale accumulato;

Registrazione, accumulo e analisi degli scostamenti dall'avanzamento della produzione pianificato;

Sviluppo e implementazione di soluzioni per eliminare o ridurre al minimo le deviazioni indesiderate.

Il funzionamento delle tecnologie dell'informazione nel contorno dell'attuale regolamentazione progettuale e operativa avviene in condizioni di certezza, completezza delle informazioni e spesso in tempo reale di elaborazione delle informazioni.

Le tecnologie dell'informazione forniscono agli specialisti a livello operativo i prodotti informativi necessari per prendere decisioni di gestione operativa quotidiana. Lo scopo degli strumenti informatici a questo livello è rispondere alle domande sullo stato attuale dell'impresa e controllare i flussi informativi dell'organizzazione, che corrisponde alla gestione operativa.

La tecnologia dell'informazione, a supporto della gestione a livello operativo, è il collegamento tra l'organizzazione e l'ambiente esterno. Il livello operativo fornisce anche i dati per i restanti livelli di controllo. Gli strumenti a livello di gestione operativa hanno poco potere analitico. Servono gli specialisti dell'organizzazione che hanno bisogno di informazioni quotidiane e settimanali sullo stato delle cose sia all'interno dell'azienda che nell'ambiente esterno. Il loro scopo principale è tenere traccia delle operazioni quotidiane nell'organizzazione e generare periodicamente report standard di riepilogo altamente strutturati.

Le esigenze informative di base a livello operativo possono essere soddisfatte con l'ausilio di strumenti hardware e software standard funzionali e orientati ai problemi per l'elaborazione di dati testuali, tabulari, grafici e statistici, comunicazioni elettroniche, ecc.

Pertanto, il supporto informativo nel prendere decisioni strategiche occupa una nicchia piuttosto significativa, dal momento che contribuisce non solo a realizzare un profitto attraverso l'attuazione di attività pianificate in anticipo, ma anche la registrazione, l'accumulo e l'analisi delle deviazioni dall'avanzamento della produzione pianificato, nonché lo sviluppo e l'implementazione di soluzioni per eliminare o ridurre al minimo le deviazioni indesiderate dal piano aziendale.

2. Analisi del sistema dello stato dell'istituto di istruzione prescolare in JSC "Rodina" e valutazione della sua efficacia

2.1 Analisi della storia aziendale della formazione e dello sviluppo di JSC "Rodina"

OJSC Rodina è un'impresa agricola situata nel villaggio di Chelbasskaya, distretto di Kanevsky, territorio di Krasnodar.

La Società per Azioni Open "Rodina" nella sua attuale forma organizzativa e giuridica è stata costituita in data 03.09.1998.L'impresa opera sulla base dello Statuto, la cui versione attuale è stata approvata con Verbale n.2 del 25 novembre 2010.

In conformità con lo statuto, lo scopo della formazione di JSC "Rodina" è soddisfare le esigenze pubbliche di lavoro, prodotti, servizi della Società, profitto dalla creazione di beni, opere e servizi competitivi, mentre la Società ha diritti civili e porta gli obblighi civili necessari per l'attuazione di qualsiasi tipo di attività non vietata dalle leggi federali.

L'indirizzo legale di OJSC "Rodina": Territorio di Krasnodar, distretto di Kanevsky, art. Chelbasskaja, st. Krasnaya, 119. Alla società è stato assegnato un numero di identificazione fiscale (TIN) 2334006686, l'iscrizione nel registro statale unificato delle persone giuridiche è stata effettuata il 19 settembre 2002, OGRN: 1022303977376.

La società è una persona giuridica, può acquisire ed esercitare per proprio conto ogni diritto patrimoniale e non patrimoniale previsto dalla normativa in materia di società di capitali aperte, assumersi obblighi, compiere per proprio conto le operazioni consentite dalla legge, essere attore e convenuto in giudizio. Inoltre, OJSC Rodina possiede una proprietà separata registrata nel suo bilancio indipendente, la possiede, la usa e la dispone in conformità con gli obiettivi delle sue attività e lo scopo della proprietà.

Il capitale sociale di OJSC Rodina è di 21.019.506 (ventunomilonidiciannovemilacinquecentosei) rubli, suddiviso in 20.019.506 (ventimilioni diciannovemilacinquecentosei) azioni ordinarie nominative del valore nominale di 1 (uno) rublo ciascuna e 1.000.000 (una milioni) azioni nominative privilegiate con un valore nominale di 1 (uno) rublo ciascuna.

Ai sensi dell'articolo 7.2 dello Statuto di OJSC Rodina, la società ha il diritto di collocare, oltre alle azioni in circolazione, 140 136 542 (centoquarantamilionicentotrentaseimilacinquecentoquarantadue) azioni ordinarie nominative del valore nominale di 1 (uno) rublo ciascuno, per un importo complessivo al valore nominale di 140 136 542 (centoquarantamilionicentotrentaseimilacinquecentoquarantadue) rubli e 7.000.000 (settemilioni) di preferenze registrate azioni del valore nominale di 1 (uno) rublo ciascuna, per un importo complessivo del valore nominale di 7.000.000 (sette milioni) di rubli (azioni dichiarate).

La società per azioni aperta "Rodina" è stata trasformata da CJSC "Rodina", in precedenza, in epoca sovietica, l'impresa agricola collettiva con lo stesso nome del distretto di Kanevsky.

Dal 2000, OJSC Rodina fa parte del gruppo di società Steppe di OJSC Concern Stella ed è una delle più grandi imprese agricole che producono prodotti agricoli e zootecnici nel distretto di Kanevsky (vedi Figura 4).

Come si può vedere dal diagramma sopra, il Gruppo di società Steppe comprende otto imprese agricole situate nei distretti di Kanevsky, Leningradsky e Pavlovsky del Territorio di Krasnodar. Le principali attività di OJSC Rodina sono:

Coltivazione di cereali e leguminose;

Coltivazione di semi oleosi;

Barbabietole da zucchero in crescita;

Coltivazione di colture foraggere;

Raccolta di mangimi vegetali;

Allevamento di bovini;

Produzione di carne e frattaglie commestibili di bovini e suini;

Produzione di latte;

Commercio all'ingrosso di cereali, sementi e mangimi per animali da cortile.

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Figura 3 - Posizione di OJSC Rodina nella struttura complessiva di OJSC Concern Stella

OJSC Rodina ha mostrato alti tassi di sviluppo solo negli ultimi anni, dopo essere entrata a far parte del Gruppo di Società. Fino ai primi anni 2000, questa era una delle aziende agricole più "problematiche" della regione. Nel solo 1999, la perdita netta ricevuta dalla società è stata di 13 milioni di rubli. L'adesione all'azienda Stela ha consentito un significativo aggiornamento del parco macchine agricole, in particolare l'acquisto di attrezzature con un treno di attrezzi, che hanno permesso di introdurre le più moderne tecnologie nella produzione di foraggi, allevamento di animali, produzione agricola e di attirare grandi investimenti di scala per aggiornare la base produttiva. Già nel 2006, OJSC Rodina è entrata nel club Agro-300, che unisce le più grandi imprese agricole della Russia, e nel 2011, secondo Danone e OJSC Unimilk, il caseificio di OJSC Rodina, che fa parte del gruppo di aziende Steppe, ha preso il primo posto in termini di indicatori di qualità del latte tra i produttori del territorio di Krasnodar.

Nel 2012 il volume della produzione di latte a Rodina JSC ha raggiunto le 40 tonnellate al giorno, l'allevamento di bovini è stato quasi completamente rinnovato, grazie all'acquisizione di bestiame in Germania e negli Stati Uniti, sono stati ricostruiti due esistenti e la costruzione di un nuovo commerciale è stato avviato il caseificio.

La struttura organizzativa e gestionale di OJSC Rodina è mostrata nella Figura 4. Il diagramma sopra mostra che l'organo di governo supremo della Società è l'Assemblea Generale degli Azionisti. Le riunioni ordinarie si tengono una volta all'anno. Il Consiglio di Amministrazione gestisce le attività in corso. L'unico organo esecutivo è il Direttore Generale della Società, eletto per un triennio.

L'analisi della struttura organizzativa della JSC mostra che il dipartimento di gestione del personale, i dipartimenti legali e di ingegneria, nonché la segreteria dell'azienda agricola (dipartimento generale) sono direttamente subordinati al direttore generale. Inoltre, il Direttore Generale ha quattro supplenti che sono responsabili di alcune aree di lavoro. Il direttore finanziario è subordinato al dipartimento di pianificazione ed economico, il dipartimento contabile centralizzato in cui vengono raccolte tutte le informazioni sulle divisioni dell'impresa, guidato dal capo contabile.

Il direttore tecnico gestisce le attività dei cantieri edili ed energetici, delle autorimesse, delle officine. Inoltre, è responsabile di un ingegnere del software per il networking. Infatti, le funzioni di vicedirettore generale per le aree di competenza sono svolte dal capotecnico zootecnico, che gestisce l'intero complesso zootecnico e dal capo agronomo che sovrintende alle attività del laboratorio di coltivazione delle piante.

Figura 4 - Struttura organizzativa di JSC "Rodina"

Questa struttura consente di svolgere nel modo più efficace le attività produttive dell'impresa indagata e di adempiere ai compiti che le sono posti.

L'attività principale dell'azienda agricola è la produzione e vendita di prodotti agricoli: cereali, semi oleosi, bieticoltura, altre aree di produzione agricola, allevamento di carne e bovini da latte. Attualmente l'azienda dispone di terreni agricoli per una superficie totale di 6474 ettari. Il personale dell'azienda agricola nel 2012 ammontava a 342 persone.

I principali indicatori finanziari ed economici delle attività di OJSC Rodina sono presentati nell'Appendice A. L'analisi dei principali indicatori finanziari ed economici è stata effettuata sulla base dei dati finanziari e della contabilità di produzione dell'azienda. Come si può vedere dai dati di cui sopra, il fatturato di OJSC Rodina nel suo complesso per il periodo è in aumento, ma la dinamica di crescita dei ricavi non è progressiva (vedi Figura 5).

Figura 5 - Dinamica degli indicatori di entrate di JSC "Rodina" nel 2009-2012, migliaia di rubli.

L'analisi delle risorse aziendali mostra che il numero del personale è abbastanza stabile. Nel 2010 si riduce di 4 persone, ma poi inizia ad aumentare. I tassi di crescita più elevati del numero di dipendenti sono stati nel 2011 e nel 2012. - circa 5,5%. Di conseguenza, al 01.01.2013, l'organico medio è di 342 persone.

Anche le risorse materiali dell'impresa aumentano gradualmente, ma se il volume delle attività correnti durante il periodo aumenta di oltre il 69%, il volume delle immobilizzazioni aumenta solo del 18%. Ciò è dovuto alle specificità della contabilità presso le imprese agricole: la crescita del volume del capitale circolante è associata a un rinnovo su larga scala della mandria di bovini registrata nei conti di inventario. Il volume medio annuo delle risorse influenza gli indicatori di produttività del capitale e fatturato. Quindi, il 01/01/2010 il rendimento delle attività era di 1,26 rubli e il 01/01/2013 è aumentato a 1,45 rubli. Il rapporto di fatturato ha raggiunto il suo valore massimo nel 2010 e nel 2011-2012. è leggermente diminuito (vedi Figura 6).

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