E-mail ti consente di inviare non solo messaggi di testo, ma anche documenti, file binari, frammenti audio e video. Ciò consente uno scambio rapido di lettere e vari documenti commerciali. Se utilizzi l'e-mail inclusa nel file finestre poi non dovrai fare altro che comporre una lettera e, se necessario, allegare a questa lettera il documento in questione e apporre la tua firma. Un clic del mouse - e l'utente ha una rubrica in cui può semplicemente selezionare il destinatario desiderato; un altro clic - e la lettera viene inviata.
Dopo aver ricevuto la lettera, il corrispondente potrà familiarizzare con l'opinione del suo collega, apportare le proprie modifiche, commenti o suggerimenti e, se necessario, inoltrare la lettera ad altri specialisti per consultazione. In questo momento, il mittente della lettera può svolgere altro lavoro e quindi la produttività del suo lavoro aumenta notevolmente. Dopo qualche tempo, il mittente riceve una risposta, che può includere visti, recensioni e opinioni di tutti coloro che hanno preso parte alla discussione. Se lo installi inoltre sul tuo computer MicrosoftForme progettista, allora le possibilità della posta diventano quasi illimitate: è possibile organizzare l'inoltro dei documenti con approvazione, inviare promemoria, avvisi, messaggi standard, ecc.
Dopo aver effettuato l'accesso alla posta elettronica, l'utente noterà immediatamente una serie di messaggi etichettati "Telefonata". Dopo aver aperto un messaggio di questo tipo, sullo schermo vedrà un modulo standard contenente una serie di campi standard e caselle di controllo come "Chi ha chiamato", "Ho chiesto di richiamare", "Richiamerò più tardi", ecc., E il il numero di telefono del chiamante viene registrato in campi separati. Questo modulo è facile sia da compilare che da leggere e, se un modem o una segreteria elettronica sono collegati al computer dell'utente, per rispondere a una chiamata è sufficiente premere un pulsante sul modulo.
PianificatoreMicrosoft Programma+ aiuterà a organizzare un incontro di lavoro con diversi dipendenti. Se usi il telefono o semplicemente la posta elettronica per questo, potrebbe essere necessaria più di un'ora per concordare un orario conveniente per tutti. Utilizzando la pianificazione di gruppo integrata Programma+, incluso in finestre, ti permette di farlo in pochi minuti. In questo caso ti basterà sfogliare gli orari dei tuoi colleghi, sovrapporli uno sopra l'altro e scegliere un orario conveniente per tutti, quindi segnarlo in tutti gli orari e avvisare via e-mail l'inizio delle riunioni .
Costruito dentro finestre strumento di accesso remoto A distanza Accesso Servizio consente a un computer remoto di connettersi alla rete. modem, tramite linee commutate o dedicate. Inoltre, la procedura di connessione è completamente trasparente per l'utente: è sufficiente inserire nome e password. Dopo la connessione l'utente del computer remoto ha la sensazione di essere direttamente connesso alla rete aziendale. Pertanto, lo strumento di accesso remoto A distanza Accesso Servizio permette ai dipendenti che vanno spesso in trasferta di non essere “portati via dalla vita” e di essere costantemente aggiornati, avere accesso alle informazioni necessarie, e anche comunicare qualcosa di importante. Questa connessione viene effettuata non tramite un normale cavo di rete, ma tramite un canale di accesso remoto, ad esempio tramite una linea telefonica. In questo caso, tutte le risorse di rete sono disponibili per l'utente remoto. È in grado, anche a migliaia di chilometri dall'ufficio, di stampare qualsiasi documento su una stampante da ufficio. Particolarmente impressionante è il funzionamento remoto dei sistemi client-server, quando l'utente della parte client può ricevere informazioni dal server database.
Programma di manutenzione del modem faxMicrosoft A Lavoro computer Fax ti permetterà di fare a meno di una segretaria durante l'invio di messaggi fax. Il processo di composizione e invio di un messaggio è simile al processo di composizione e invio di un'e-mail. La differenza è che il nome del modem fax installato nel sistema viene selezionato nella rubrica come nome del destinatario.
Esiste un altro modo per inviare messaggi fax. Se l'utente si trova in un programma applicativo (ad esempio, un elaboratore di testi ParolaPerfinestre) e deve inviare un documento modificato, quindi non è necessario stamparlo prima, stampare la prima pagina del messaggio fax, collegarli insieme, inserirli nel fax e comporre il numero nel posto giusto. Basta selezionare il comando "Stampa" nel menu del programma applicativo e specificare un modem fax come stampante. Ciò aggiungerà automaticamente la prima pagina del messaggio fax al messaggio. Al termine della stampa, non devi preoccuparti di ulteriori azioni: il sistema farà tutto. )
Nelle sezioni precedenti abbiamo esaminato varie tecnologie per lavorare con la posta elettronica privata e ora esaminiamo come organizzare tutto ciò in ufficio.
I postulati principali qui sono i seguenti...
1. È altamente auspicabile che l'azienda disponga di un proprio server di posta situato all'interno delle sue mura
Cos'è? Qualcosa come un ufficio postale completamente controllato.
Nella maggior parte delle aziende, il management (più precisamente, gli amministratori) preferisce non preoccuparsi della creazione e della manutenzione di un server di posta, quindi i dipendenti utilizzano, nella migliore delle ipotesi, le caselle di posta ricevute su alcuni server di posta a pagamento e, nel peggiore dei casi (più correttamente, in al solito) caso, caselle di posta su server gratuiti come Mail.ru, Hotmail.com e così via.
Spesso mi sono imbattuto in indirizzi come @mail.ru anche da veri Grandi Capi e dipendenti dei loro uffici. Sembra così selvaggio che è persino difficile da trasmettere. Ebbene, è quasi come se un capo duro guidasse un'auto Zaporozhets in panne. (Che, a differenza di un servizio pubblico, può essere attribuito all’eccentricità.)
Abbiamo già detto che le caselle di posta sui server di posta gratuiti non hanno nulla a che fare né con l'affidabilità né con la sicurezza. Configurarli per la posta aziendale è il massimo della disattenzione, leggi: idiozia.
Un'opzione leggermente meno spensierata sono le caselle di posta su un servizio a pagamento. Qui almeno gli utenti sono responsabili della sicurezza delle lettere, ma quando la posta di un’azienda viene elaborata sui server di sconosciuti... In generale, questo non va bene. Decisamente non buono.
La terza opzione è creare il proprio server di posta sul computer del provider di hosting. In questo caso la posta non viene conservata tra le mura dell'ufficio, il che è un male, perché non puoi controllare cosa succede esattamente al server del provider, ma la sua gestione è completamente nelle mani del tuo amministratore, il che è già un bene (rispetto a opzioni sopra).
Bene, l'opzione più corretta, proposta nel postulato, è il tuo server di posta situato nei locali della tua azienda. Allo stesso tempo, tutta la posta aziendale viene elaborata (filtrata, controllata, inserita nelle caselle) sul tuo server e tu (il tuo amministratore) hai il controllo completo sull'intero processo. Direi addirittura che questa non è l'opzione più corretta, ma l'unica corretta, se parliamo almeno di una sorta di sicurezza per la posta elettronica aziendale.
2. Ogni dipendente dell'azienda deve ricevere il proprio indirizzo aziendale per la corrispondenza commerciale, che deve essere utilizzato solo per lo scopo previsto.
Dato che hai il tuo server di posta, significa che hai il tuo dominio come tua_azienda.ru (o qualcosa del genere). Per tutti i dipendenti che devono entrare in corrispondenza commerciale, creare caselle di posta appropriate in questo dominio ed è consigliabile che il nome della casella di posta corrisponda alla posizione o professione del dipendente, ad esempio: capo@tua_azienda.ru (questo è il tuo indirizzo ), chief_security@your_company.ru ( capo del dipartimento di sicurezza), press@your_company.ru (servizio stampa) e così via.
Allo stesso tempo, tutti i dipendenti dovrebbero essere avvertiti che la posta aziendale dovrebbe essere utilizzata solo per scopi aziendali! Nessuna registrazione su forum e chat, nessun flirt con conoscenti casuali, nessuna corrispondenza personale e, soprattutto, non "risplendere" questo indirizzo sulle pagine web in nessuna circostanza.
3. Tutta la posta che passa attraverso il server di posta deve essere controllata per individuare eventuali spam e virus
Questo, in particolare, è uno dei compiti di creazione e manutenzione del proprio server di posta: scansione centralizzata per virus e spam.
4. Tutta la posta che passa attraverso il server di posta deve essere duplicata e archiviata (archiviata) in un luogo appartato
Spionaggio? Esattamente! Solo perché stai duplicando la tua posta aziendale non si tratta di spionaggio, ma di una ragionevole misura di sicurezza aziendale. Devi avere a portata di mano l'intero flusso di posta che passa attraverso il server di posta. Inoltre, è auspicabile che nessuno lo sappia tranne te, l'amministratore (che lo garantirà dal punto di vista tecnico) e, possibilmente, il capo del servizio di sicurezza.
Conosco casi in cui solo grazie a tale lungimiranza la direzione di un'azienda è riuscita a identificare un delinquente che vendeva segreti aziendali ai concorrenti. Naturalmente, un ratto può essere intelligente e non utilizzare la posta aziendale, ma la pratica dimostra che la maggior parte dei traditori non pensa al fatto che la posta in entrata e in uscita potrebbe essere archiviata da qualche parte. Pensano che sia sufficiente cancellarlo dalla cassetta della posta perché non se ne trovi più traccia. Lasciateli in questa beata ignoranza...
5. Prenotazione di canali Internet
Poiché il server di posta si trova nel tuo ufficio, è necessario che sia sempre accessibile da Internet, altrimenti la posta potrebbe non essere consegnata in tempo o addirittura andare persa. Pertanto, la questione di un canale Internet costantemente funzionante è piuttosto importante. Naturalmente esiste una sorta di canale principale attraverso il quale l'intera azienda accede a Internet. Tuttavia, non è sufficiente! È fondamentale fornire una sorta di canale di backup nel caso in cui quello principale fallisca. Inoltre, il canale di backup può essere abbastanza semplice ed economico (in casi estremi è adatto anche un normale dialup, cioè una connessione telefonica a Internet, anche se ora ISDN o ADSL - accesso a Internet ad alta velocità tramite normali linee telefoniche) è solitamente utilizzato come canale di backup). È anche di backup e inoltre in realtà è destinato solo alla ricezione e all'invio di posta, e in questo caso la larghezza del canale non ha molta importanza.
È inoltre opportuno considerare l'acquisto di un dispositivo in grado di collegare automaticamente un canale di backup in caso di problemi con quello principale.
6. Tutte le e-mail devono trovarsi fisicamente sul server dell'azienda
Non dovresti consentire agli utenti di archiviare ed elaborare la posta sui loro computer locali: ciò crea una significativa falla nella sicurezza. Tutta la posta deve essere sul server. Solo in questo modo è possibile crittografarlo e archiviarlo (eseguirne il backup), nonché tenere traccia dei tentativi di accesso non autorizzati.
7. È auspicabile che l'accesso alla posta elettronica aziendale all'interno della rete sia sicuro
Bene, cioè in modo che l'accesso agli account di posta elettronica avvenga almeno con una chiara identificazione dell'utente. E l'accesso a caselle di posta particolarmente importanti dovrebbe essere effettuato con un maggiore livello di sicurezza, ad esempio identificando l'utente utilizzando una smart card, un token elettronico o qualche altro strumento di identificazione hardware e software.
8. Qualsiasi accesso alla posta elettronica aziendale dall'esterno dovrebbe essere vietato o reso sicuro
Ci sono spesso casi in cui i dipendenti (e tu stesso) devono avere accesso alla posta aziendale dall'esterno, tramite un'interfaccia web o, ad esempio, tramite GPRS di un telefono cellulare (palmare). Se tale accesso è realmente necessario, deve essere fornito con tutte le precauzioni.
Esistono metodi speciali (programmi) per l'accesso sicuro alla posta e al computer tramite un'interfaccia web. Inoltre è stata sviluppata una soluzione molto efficace per l'accesso sicuro tramite comunicazione mobile con GPRS. (Sto parlando della tecnologia Blackberry.)
Mi piacerebbe davvero regolamentare l'uso della posta elettronica nella nostra organizzazione in modo che i dipendenti la utilizzino correttamente e memorizzino i messaggi elettronici. A cosa dovresti prestare particolare attenzione? Come gestire la posta elettronica del tuo capo?
Risposta
Lavorare con la posta elettronica è diventato da tempo una delle responsabilità di una segretaria nella maggior parte delle aziende e organizzazioni. E se anche i manager preferiscono lavorare “alla vecchia maniera”, la gestione della posta elettronica ricade interamente sulle spalle della segretaria. I manager più giovani, di norma, lavorano da soli con la posta, ma anche in questo caso la segretaria di solito deve elaborare i messaggi che arrivano all'indirizzo dell'azienda. Nelle piccole aziende, è il segretario che sviluppa le regole per lavorare con la posta e i messaggi istantanei e garantisce che queste istruzioni siano seguite dai dipendenti.
Ci sono una serie di problemi con l'uso della posta elettronica di cui la segretaria dovrebbe essere a conoscenza:
1. In Russia, le e-mail e i messaggi istantanei non sono ancora riconosciuti come documenti (ma possono essere utilizzati dalle autorità investigative durante un'indagine penale e durante i procedimenti nei tribunali arbitrali).
Nella maggior parte dei paesi sviluppati del mondo, la situazione è diversa: tali messaggi sono riconosciuti come documenti aziendali e possono essere utilizzati in tribunale quando si considerano cause sia civili che penali. Pertanto, se un'azienda lavora con partner stranieri, dovrebbe inviare solo messaggi via e-mail che potrebbero essere facilmente inviati sotto forma di documento cartaceo certificato da sigilli e firme.
2. A differenza di molti paesi nel mondo, la Russia non ha ancora requisiti legali che obblighino le aziende a salvare i messaggi di posta elettronica. Ma anche quando lavori esclusivamente con aziende e privati russi, dovresti registrarti e salvare:
Messaggi in base ai quali vengono prese decisioni aziendali responsabili;
Messaggi contenenti informazioni importanti per l'azienda o di valore storico;
Messaggi di carattere offensivo e minaccioso, esempi di "spam" particolarmente fastidiosi e disturbanti - da trasmettere alle autorità investigative.
La decisione di salvare un messaggio può essere presa nel modo seguente: se si vuole registrare e salvare un documento cartaceo simile, è necessario salvare anche il messaggio di posta elettronica. Si consiglia di salvare sia i messaggi inviati che quelli ricevuti.
Il metodo di archiviazione delle informazioni elettroniche dipende dal sistema di gestione dei documenti utilizzato nell'organizzazione.
Se il flusso di documenti è cartaceo, allora il messaggio stesso, i file allegati e almeno i dati di accompagnamento di base (da chi, quando e a chi è stato inviato, da chi e quando ricevuto, e gli indirizzi e-mail devono essere decrittografati) , il documento viene stampato e inserito nel file appropriato. Se il flusso di documenti è elettronico, è necessario salvare il file con il messaggio in uno dei formati "nativi" del sistema di posta ed è auspicabile che tutte le informazioni di servizio sulla trasmissione del messaggio, nonché tutti gli allegati file, essere preservati il più possibile.
Il periodo di conservazione del messaggio è impostato come quello di un analogo documento cartaceo. I messaggi non soggetti a conservazione, o quelli il cui periodo di conservazione è scaduto, devono essere distrutti tempestivamente e regolarmente, sia per risparmiare risorse informatiche che per garantire la sicurezza informatica aziendale.
Anche il sistema di stoccaggio dovrebbe essere ben pensato. Sfortunatamente, molte aziende trattano questo problema con molta negligenza, ma ci sono anche aziende che hanno un'archiviazione centralizzata di tutta la corrispondenza postale.
Spesso il problema si risolve nel modo più semplice: si salva tutto. Man mano che vengono accumulate sempre più informazioni, questo metodo di archiviazione crea i seguenti problemi:
L'archiviazione di grandi volumi di messaggi di posta elettronica richiede che un'organizzazione spenda notevoli quantità di denaro in attrezzature, personale e altre risorse;
Se, durante il salvataggio dei messaggi, non si pensa al sistema per memorizzarli (indicizzazione, sistematizzazione, ecc.), La ricerca dei materiali necessari diventa molto difficile e costosa.
Quando si lavora con partner stranieri, si consiglia di salvare tutti i messaggi di posta elettronica importanti (comprese le domande riguardanti l'organizzazione di riunioni e altri eventi, viaggio, alloggio, ecc.) ed è consigliabile salvare una copia elettronica del messaggio, anche se è stato stampato, registrato e archiviato, - in caso di controversia. Dovrebbe essere richiesta una consulenza legale per determinare il periodo di conservazione di tali comunicazioni, soprattutto se si riferiscono a contratti in cui le controversie saranno risolte secondo le leggi di un particolare paese.
3. Molto spesso è la segretaria ad avere la responsabilità di garantire che i dipendenti dell'ufficio utilizzino gli account di posta elettronica forniti loro dall'azienda solo per lo scopo previsto.
È utile preparare e approvare le regole (regolamenti) per l'uso della posta elettronica e familiarizzare con esse tutti i dipendenti. In particolare, la normativa può contenere le seguenti disposizioni:
Il datore di lavoro è il proprietario di tutta la posta aziendale, ha il diritto di controllarla e può avvalersi di questo diritto. I dipendenti devono essere informati che la loro posta elettronica aziendale è monitorata dal team di sicurezza dell'organizzazione. Il personale deve essere informato anche sulle regole riguardanti l'uso della posta elettronica per scopi personali. I dipendenti devono essere consapevoli che la violazione delle norme relative all'uso della posta elettronica e dei sistemi di messaggistica istantanea può comportare azioni disciplinari, compreso il licenziamento.
Quando si inviano messaggi di posta elettronica e si utilizzano messaggi istantanei, non si può escludere la possibilità di accesso non autorizzato agli stessi (a meno che non vengano utilizzate misure di sicurezza speciali, come crittografia, firma elettronica, ecc.), pertanto i dipendenti non devono inviare informazioni riservate e altre informazioni in modo che l'azienda è tenuta a proteggere (ad esempio, i dati personali dei dipendenti e dei clienti).
La conservazione e la distruzione delle comunicazioni elettroniche dovrebbe essere spiegata a tutti i dipendenti, poiché molti non sono consapevoli o non sono sicuri delle differenze tra le comunicazioni che sono registrazioni e dovrebbero essere conservate e quelle che possono e dovrebbero essere distrutte.
4. Nella pratica aziendale, i messaggi inviati tramite posta elettronica vengono spesso distribuiti tra un'ampia gamma di persone. Ciò significa che i messaggi devono essere redatti non meno attentamente dei documenti ufficiali.
È necessario osservare l'etichetta aziendale, mantenere un buon stile e controllare la presenza di errori grammaticali nel testo.
5. L'elenco degli indirizzi elettronici (rubrica) è il documento più importante, nel senso che è uno di quei materiali informativi di cui un'organizzazione ha bisogno sia per condurre attività commerciali che in caso di situazioni di emergenza.
È necessario salvare regolarmente copie della rubrica e almeno una di queste copie deve essere conservata fuori dalla sede aziendale. È utile anche avere una versione stampata della rubrica: può essere utile, ad esempio, per inviare messaggi di posta tramite canali di comunicazione alternativi (utilizzando il cellulare) durante un'interruzione di corrente in ufficio.
Si consiglia di compilare la rubrica in modo sufficientemente dettagliato, indicando almeno i nomi delle organizzazioni e i nomi delle persone fisiche proprietarie degli indirizzi corrispondenti. Queste informazioni possono essere utili sia per decifrare gli indirizzi durante il salvataggio dei messaggi come documenti, sia nei casi in cui un altro dipendente deve inviare la posta in assenza di una segretaria.
È necessario conoscere e archiviare in una rubrica gli indirizzi email di clienti e fornitori, nonché gli indirizzi email di lavoro e di casa dei dipendenti. Ciò è necessario per poter contattare i dipendenti via e-mail in caso di emergenza.
Come gestire la posta elettronica del tuo capo?
È stato notato che i manager stanno spostando sempre più la responsabilità della gestione della posta elettronica alle segretarie. Il segretario può fornire al suo manager un'assistenza significativa nel lavorare con la corrispondenza elettronica, vale a dire:
· La segreteria può farsi carico del pre-screening delle email gestionali; in questo caso i messaggi vengono ordinati per argomento e significato e vengono selezionati quelli che il manager dovrà rivedere personalmente. Questa è praticamente la stessa tecnologia utilizzata nelle pratiche burocratiche di grandi organizzazioni.
· Come per le pratiche burocratiche, i compiti del segretario possono comprendere la selezione delle informazioni sulle questioni sollevate nei messaggi ricevuti, in modo che il responsabile possa prendere le decisioni necessarie immediatamente dopo aver letto la corrispondenza.
· Molto spesso, ai segretari viene delegata l'autorità di rispondere in modo indipendente alle e-mail su questioni meno importanti. Su questioni più importanti, il segretario può preparare autonomamente un progetto di risposta o decisione oppure, senza attendere ulteriori istruzioni, organizzare la preparazione di tale risposta da parte dei dipendenti. Solo con questo stile di lavoro un manager è in grado di far fronte all'intero flusso di messaggi elettronici.
Come utilizzare la posta elettronica e la messaggistica istantanea all'interno di un'organizzazione?
Con l'aiuto della posta elettronica e dei messaggi istantanei, una segretaria può aumentare l'efficienza non solo del proprio lavoro, ma anche di quello degli altri dipendenti. Le capacità corrispondenti vengono già utilizzate attivamente in molte strutture governative e commerciali russe, soprattutto dove sono state create reti informatiche aziendali. Molto spesso, e-mail e messaggi istantanei vengono utilizzati per avvisare i dipendenti e trasmettere rapidamente informazioni su quanto segue:
· Manager presenti e assenti e dipendenti chiave. Tali informazioni sono importanti per molti lavoratori, soprattutto nei casi in cui è necessario firmare i documenti.
I dipendenti non disturberanno la segretaria ogni dieci-quindici minuti se ricevono informazioni via e-mail o messaggistica istantanea sulla presenza del manager e, se non è in ufficio, quando dovrebbe presentarsi. A volte è importante informare i dipendenti che il manager intende lasciare l'ufficio per qualche ora, poiché uno dei dipendenti potrebbe avere una questione urgente che sarebbe meglio affrontare prima che il capo se ne vada.
· Orario e ordine del giorno delle riunioni e delle riunioni di cinque minuti.
Queste informazioni sono importanti per garantire che i dipendenti si ricordino di prepararsi e di non arrivare in ritardo a queste riunioni.
· Nuovi regolamenti e ordinanze interne.
Nella maggior parte delle organizzazioni, la familiarità con gli ordini viene effettuata "alla vecchia maniera", quando un documento cartaceo viene passato di mano in mano per un lungo periodo di tempo. Il processo può essere notevolmente accelerato se il documento stesso viene inserito nel server dell'azienda e coloro che devono familiarizzare con questo ordine vengono avvisati via e-mail e invitati a recarsi in segreteria e firmare una copia cartacea. E in questo caso non dovrai preoccuparti della sicurezza dell’originale.
· Scadenze per la presentazione delle varie domande (per attrezzature per ufficio, materiali di consumo, cancelleria, ecc.).
· Vari eventi importanti, incontri e attività.
Questo tipo di promemoria consente ai dipendenti non solo di organizzare correttamente la propria giornata lavorativa, ma li aiuta anche a ricordarsi di congratularsi con il collega per il suo compleanno.
· La posta elettronica e la messaggistica istantanea hanno un valore inestimabile quando si cercano le opinioni dei dipendenti su qualsiasi questione.
Da tutto quanto detto ne consegue che la segretaria deve essere un utente abbastanza avanzato del programma di posta. Vorrei attirare la vostra attenzione su alcune funzionalità aggiuntive dei sistemi di posta che è utile padroneggiare:
· La maggior parte dei sistemi di posta elettronica consente di richiedere rapporti che confermino che una lettera è stata ricevuta e/o letta dal destinatario. Questa funzione è altamente consigliata quando si inviano messaggi importanti.
· È possibile creare una comoda struttura di cartelle per le lettere e organizzare regolarmente le lettere in arrivo in queste cartelle.
· È inoltre necessario imparare a lavorare con la rubrica e ripristinarla in caso di errore del programma.
Come semplice client di posta elettronica, Outlook presenta numerosi vantaggi rispetto all'Outlook Express "popolare". In primo luogo, come qualsiasi applicazione di Microsoft Office, Outlook può essere migliorato con l'aiuto di moduli di traduzione del testo (Promt), controllo ortografico (ORFO) e programmi speciali per lo smistamento della posta. Outlook Express è una cosa a sé stante, il programma è estremamente chiuso e ad esso non è possibile allegare nulla di utile. Avanti... I database di posta di Outlook possono essere archiviati non solo sul vostro personal computer, ma anche su un computer tascabile - ed entrambi i database vengono automaticamente sincronizzati utilizzando il programma ActiveSync (è incluso nella fornitura di ogni "palmare"). Ciò significa che, dopo aver ricevuto la posta a casa, puoi leggere lettere e scrivere risposte sul PDA mentre vai al college e al lavoro. E se sai come utilizzare l'accesso wireless a Internet, puoi inviare lettere dalla tua tasca. Esistono tuttavia alcuni svantaggi: ad esempio, Outlook Express può funzionare con "server di notizie" e leggere lettere di conferenze specializzate. Outlook è privato di queste funzionalità, tuttavia ciò non è spaventoso, poiché oggi il posto delle "conferenze" è stato preso dagli invii regolari. E Outlook funziona con loro senza problemi.
La finestra della modalità di posta di Outlook si presenta così...
In cima Barre delle applicazioni sono apparse le tue cartelle di posta: Posta in arrivo, Posta inviata, Posta eliminata... Un po' a destra vedi una finestra di intestazione: facendo clic sulla cartella selezionata, puoi visualizzare tutte le lettere in essa contenute. Il testo delle lettere viene visualizzato nell'ultima finestra verticale. Tuttavia, puoi spostarlo facilmente sotto la finestra dell'intestazione, come in Outlook Express: è più familiare. Questo viene fatto utilizzando il menu Visualizza/Area lettura/Fondo . In alto, sotto la pulsantiera, c'è un pannello Ricerca rapida – con il suo aiuto puoi trovare facilmente i messaggi che ti servono tramite parole chiave.
Quando avvii Outlook per la prima volta, ti verrà immediatamente chiesto di creare un account e-mail. Se utilizzi già Outlook Express per lavorare con la posta e disponi già di un account configurato lì, Outlook può semplicemente trasferire tutto ciò di cui hai bisogno nella tua scorta: database di posta, rubrica e impostazioni. In caso contrario, puoi configurare Outlook tu stesso utilizzando lo stesso Maestri . Se hai rifiutato la configurazione la prima volta, puoi avviarla in seguito, in modalità manuale: per fare ciò, vai al menu Servizio/Conti . Prima di tutto, Outlook ti chiederà che tipo di accesso alla posta preferisci? Poiché, molto probabilmente, non lavorerai con la posta elettronica aziendale sulla rete locale, ma a casa, tramite Internet, scegli l'accesso tramite il protocollo POP. E poi compila il breve modulo nella pagina successiva:
Dovresti già avere tutto ciò di cui hai bisogno: indirizzo email, login e password, nome del server di posta. Se non ti sei ancora preso la briga di creare una casella di posta, vai su qualsiasi server di posta gratuito (Yandex.Ru, Mail.Ru) e registrati su di esso. È vero, dovrai armeggiare con la scelta di un nome (tutti quelli brevi e memorabili sono stati risolti per molto tempo), ma scegli un'opzione come [e-mail protetta] puoi. A proposito, ti do un suggerimento: i nomi dei server di posta in entrata e di uscita sono gli stessi per entrambi i mailer, solo il nome del server di posta in entrata inizia con POP e il nome di il server “in uscita” inizia con SMTP
Ad esempio, per Mail.Ru :
pop.mail.ru
smtp.mail.ru
Al termine dell'impostazione, premere il pulsante Verifica dell'account . Se tutto è in ordine, riceverai una lettera di prova nella tua casella di posta. E puoi inviare e ricevere lettere in tutta sicurezza!
Lavorare con Outlook non è praticamente diverso da Outlook Express, con un'eccezione: l'ordinamento dei messaggi. Come ricorderete, in Outlook Express potevamo distribuire automaticamente le lettere nelle cartelle utilizzando i filtri. Questa operazione viene eseguita diversamente in Outlook. No, ovviamente nessuno ti impedisce di continuare a spostare le lettere da una cartella all'altra. Ce ne sono parecchi in Outlook e puoi sempre aggiungerne di nuovi. Per fare ciò, basta fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella in cui si desidera inserire il "novizio", quindi selezionare il menu Crea una cartella .
Ma è molto più conveniente assegnare diverse “bandiere” a una lettera, assegnandole a una categoria o all'altra. E poi puoi facilmente ordinare quelli che ti servono utilizzando il motore di ricerca. Le "bandiere" sono una sorta di francobolli su una busta postale. E sono posizionati in questo modo: fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi lettera e seleziona Categorie . Davanti a te si aprirà un menu standard in cui potrai selezionare la casella accanto a una o più categorie selezionate. Se non ne hai abbastanza standard, puoi facilmente crearne uno nuovo. Se non sei pigro per assegnare una categoria a ciascuna lettera, in futuro potrai visualizzare un archivio di, ad esempio, lettere personali o commerciali con un clic: questo viene fatto utilizzando il menu Visualizza/Ordina per/Categorie . Puoi anche specificare la categoria delle lettere durante la ricerca dei messaggi: questo faciliterà notevolmente il tuo lavoro! Puoi creare messaggi non solo nell'editor integrato del programma, come avviene in Outlook Express: ora qualsiasi pacchetto Microsoft Office può diventare la tua "scrivania". Dopo aver creato una tabella in Excel o un documento di testo in Word, puoi inviarlo al destinatario desiderato utilizzando il menu senza uscire dal programma Archivia/Invia .
Ora ti consente di raccogliere attività su vendite, progetti e piani di sviluppo aziendale in un unico posto. Ora puoi lavorare anche con la posta elettronica qui. Il raccoglitore di posta consente di visualizzare le lettere da più caselle di posta contemporaneamente, leggere, inviare, rispondere e inoltrare lettere dall'interfaccia A2B. Viene inoltre implementata la ricerca full-text per indirizzi, oggetto e testo della lettera. Utilizzando il raccoglitore, puoi ridurre significativamente il tempo impiegato a lavorare con lettere e attività: non è necessario aprire diversi account di posta e inserire login/password o visualizzare le caselle di posta, anche se non ci sono nuove lettere. Ora puoi tenere aperta solo una scheda: A2B. Qui ci sono attività, piani e posta.
2014. Bitrix24 vuole sostituire Internet
Cosa fare quando tutte le funzioni possibili sono già implementate nel proprio prodotto software? I creatori della social intranet Bitrix24 si trovano sempre più di fronte a questo problema. Ma trovano ancora nuove idee che stanno diventando sempre più globali. L'ultima versione del servizio vuole unire tutte le aziende che utilizzano Bitrix24 (e presto, ovviamente, questo sarà il 100% delle aziende nel mondo) in un'unica meta-rete. In questa rete potrai effettuare chiamate e videochiamate ai tuoi partner e clienti tramite comunicazione interna - tramite Bitrix24. Potrai anche inviare loro messaggi tramite posta interna. E-mail: non più necessaria! E poi... possiamo prevedere che presto nel vostro CRM si aggiungeranno anche i clienti stessi, potrete assegnare compiti direttamente ai dipendenti dell'azienda fornitrice, i documenti interaziendali verranno firmati elettronicamente e archiviati in un unico copia in Bitrix24.
2013. VMware ha venduto Zimbra e SlideRocket
A quanto pare Aaron Levy aveva ragione. Con lo sviluppo delle tecnologie SaaS nel campo del software aziendale, non è più redditizio acquistare tutte le applicazioni da un unico fornitore (e non è redditizio per i fornitori raccogliere pile complete di applicazioni aziendali). VMWare ha cercato di acquistare il suo stack di software aziendale negli ultimi due anni, ma ora lo sta vendendo per concentrarsi su ciò in cui è veramente bravo: i sistemi di virtualizzazione. In marzo VMWare ha venduto il servizio di presentazione online SlideRocket all'azienda americana ClearSlide, specializzata in prodotti IT per venditori, e oggi ha venduto il sistema di collaborazione a Telligent, sviluppatore di soluzioni per la creazione di comunità imprenditoriali. Ricordiamo che WMWare Zimbra è disponibile da Yahoo! nell'anno 2010. Il video è l'ultima storia stimolante di VMWare su cosa sia Zimbra.
2011. Google+ si integra in Gmail
In genere, le aziende che sviluppano e vendono portali intranet li posizionano come Email. Ad esempio, ora invece di trasferimenti infiniti, i tuoi utenti saranno in grado di lavorare con i dati in un unico posto. Ma nel caso di Google questo, ovviamente, non accadrà. Google è interessato che le aziende utilizzino GMail come soluzione social intranet e continuino a utilizzarlo. Pertanto, ora entrambe le soluzioni sono strettamente integrate. GMail ora ha la possibilità di creare nuovi filtri basati sulle cerchie di Google+. Pertanto, se crei una cerchia per un gruppo di lavoro su Google+, puoi visualizzare tutte le email relative a questo gruppo di lavoro separatamente nella posta. E nella colonna di destra accanto alla lettera puoi vedere l'ultimo messaggio di questo contatto su Google+. Inoltre, i contatti in Gmail ora vengono aggiornati se il tuo dipendente li aggiorna nel proprio profilo Google+. In questo modo la tua rubrica sarà sempre aggiornata.
2011. Softline ha integrato Microsoft Office Web Apps in Deskwork
Softline ha annunciato una nuova soluzione Full Office, ovvero un portale aziendale DeskWork con editor di documenti integrati Microsoft Office Web Apps e Outlook Web App. Gli utenti potranno lavorare con le applicazioni Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Outlook direttamente dal portale, indipendentemente dal fatto che Microsoft Office sia installato o meno sui loro computer. Puoi accedere alla tua posta elettronica aziendale passando rapidamente a Outlook Web App. Sul server dell'azienda è installato "Full Office", che piacerà a coloro che hanno ancora paura di utilizzare gli editor online su Internet. Per utilizzare la soluzione, oltre alla licenza DeskWork, è necessario effettuare un ordine per i prodotti aziendali MS Office 2010 e MS Exchange 2010, se non sono stati precedentemente acquistati.
2010. 1C-Bitrix: Portale aziendale 9.0 aggiunta videocomunicazione, integrazione con Email
La nuova versione della soluzione intranet 1C-Bitrix: Corporate Portal 9.0 delizierà gli utenti con numerose nuove funzionalità. Si tratta innanzitutto di nuove opportunità di comunicazione sulla Intranet. Ora puoi chiamare molto facilmente un dipendente per una sessione di videoconferenza direttamente dal suo profilo sul portale. Puoi anche pianificare e ospitare una riunione video per un massimo di 6 partecipanti. Per la comunicazione video attualmente viene utilizzato il servizio Videoport. Presto promettono di aggiungere VideoMost.com come opzione. 1C-Bitrix non dichiara ancora i prezzi per la comunicazione video, ma Videoport costa da 290 rubli al mese per una sala videoconferenze per 6 persone + un numero illimitato di videochiamate individuali.
2009. Kerio Technologies ha introdotto un client VPN per la piattaforma Mac
Kerio Technologies, sviluppatore di sistemi di sicurezza informatica e software per lavorare con la posta elettronica, ha annunciato un client VPN per il firewall Kerio WinRoute Firewall in esecuzione sulla piattaforma Mac. Kerio WinRoute Firewall è una soluzione completa per la gestione dell'accesso a Internet e la garanzia della sicurezza delle informazioni, dotata di un server VPN integrato basato sulla tecnologia SSL, che fornisce un accesso remoto sicuro alla rete aziendale. Con il nuovo client VPN Kerio, gli utenti Mac possono lavorare con file e server protetti allo stesso modo degli utenti PC. Il firewall ha la capacità di eseguire la scansione antivirus e il filtraggio dei contenuti di tutto il traffico VPN. Il prodotto include bilanciamento del carico di rete, gestione delle policy di accesso e strumenti di analisi e reporting.
Il futuro del server di posta elettronica e calendario open source Hula era in dubbio poiché Novell smise di finanziare il progetto e ritirò i membri del suo team (mentre mancavano solo pochi mesi al rilascio della prima versione del server). Il team di Hula, dopo aver esaminato le prospettive del progetto, è giunto alla conclusione che esso non giustificava l'investimento effettuato. L'annuncio di Hula all'inizio dello scorso anno è stato accolto con dubbi da alcuni osservatori, che si chiedevano se il mercato avesse bisogno di un altro server di posta elettronica. Dal punto di vista degli sviluppatori di Hula, la parte più sviluppata è stata l'interfaccia Web per l'accesso al server. Tuttavia, come sottolineano gli autori, poiché la maggior parte delle aziende utilizza già qualche tipo di server di posta, è improbabile che qualcuno voglia implementare Hula solo per organizzare il lavoro con la posta tramite un'interfaccia web. Tuttavia, i programmatori coinvolti nella creazione di Hula esprimono ancora la speranza che il progetto continui a svilupparsi come piattaforma di posta elettronica integrata e open source.
2003. Lotus Notes 6.5 dispone di un messenger integrato
La nuova versione di Lotus Notes 6.5 ha aggiunto l'integrazione con il messenger aziendale IBM Lotus Sametime. Ora gli utenti del client Lotus Notes potranno vedere lo stato online attuale dei colleghi ovunque e anche avviare una chat con loro con un clic, trovandosi, ad esempio, nella rubrica. Inoltre, con l'aiuto del designer di applicazioni Lotus Domino Designer 6.5, gli sviluppatori possono incorporare la visualizzazione dello stato online e chattare in qualsiasi applicazione sulla piattaforma Lotus Domino.
2002. MUST HAVE: Web-mail aziendale
Il browser è effettivamente diventato lo strumento di lavoro principale per accedere a un'ampia varietà di applicazioni CIS, inclusa la posta elettronica. L'utilizzo di un'interfaccia Web semplifica notevolmente la manutenzione di un sistema di posta elettronica aziendale. Inoltre, l'interfaccia Web è necessaria per quei dipendenti che necessitano di accedere alla posta aziendale dai PC di altre persone, ad esempio durante un viaggio d'affari. Osterman Research ha condotto un sondaggio tra le organizzazioni statunitensi sulle tendenze nell'uso dei sistemi di posta elettronica basati sul Web. Ecco i risultati di questa revisione:1. Attualmente, la maggior parte delle organizzazioni fornisce l'accesso alla posta Web ai propri dipendenti. Tra le piccole imprese (fino a 999 utenti) questa cifra è dell'82%, tra quelle grandi del 71%.2. Di tutte le organizzazioni che forniscono questo accesso, il 69% lo fornisce a tutti i dipendenti e il 31% lo fornisce solo ad alcuni. Inoltre, tra i primi rientrano spesso le piccole imprese.3. La maggior parte delle organizzazioni fornisce l'accesso alla posta Web tramite server situati sulla rete aziendale dietro un firewall; alcuni utilizzano sistemi di posta pubblici di fornitori di servizi Internet o sistemi di posta di fornitori esterni.4. Nonostante la disponibilità di un'interfaccia Web, ovvero un browser Internet, l'87% dei dipendenti utilizza client di posta elettronica "normali", il 18% utilizza un'interfaccia Web, il 5% utilizza dispositivi wireless e il 4% utilizza un portale aziendale con funzionalità di posta elettronica (in totale superiore al 100%, poiché un certo numero di dipendenti ricorre a diversi metodi per accedere contemporaneamente alla posta elettronica).5. La principale preoccupazione per le società di posta elettronica sul Web è la sicurezza, citata dal 29% delle organizzazioni. Sono state rilevate anche la mancanza di funzionalità disponibili nei client di posta “normali” (22%), difficoltà con gli utenti (10%) e scarse prestazioni (7%). Le aziende che hanno abbandonato l'uso della posta elettronica hanno citato i problemi di sicurezza come motivo principale della loro decisione. Un altro motivo è che non è necessaria la posta Web.
1996. La posta elettronica è lo strumento principale della rete Intranet
Questa settimana, la società di ricerca Arthur Andersen ha pubblicato uno studio che dimostra che lo strumento di collaborazione più efficace nelle aziende è la posta elettronica. Secondo il rapporto, il 90% degli impiegati intervistati utilizza la posta elettronica in media 23 volte a settimana. Al secondo posto in termini di popolarità ci sono gli strumenti di pianificazione del calendario, poi i forum aziendali e i sistemi di gestione delle attività. Questo fatto è confermato dai “tre grandi” fornitori di sistemi di collaborazione intranet: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) e Novell (GroupWise). Tutti questi prodotti dispongono di calendari, attività e un database per la condivisione. Tuttavia, gli utenti associano tutti questi sistemi alla posta elettronica aziendale. I dirigenti delle Big Three citano la semplicità della posta elettronica come la ragione principale di questo fenomeno.
1996. Lotus Domino II ti consentirà di utilizzare un browser e un client di posta elettronica invece di Lotus Notes
Oggi alla conferenza PC Expo, IBM ha presentato una nuova versione del server Lotus Domino. La prima versione di Domino è stata lanciata un mese fa. Contiene un server web integrato e consente di accedere a qualsiasi informazione di Lotus Notes tramite un browser HTML. La seconda versione di Domino consentirà agli utenti di abbandonare completamente l'utilizzo del protocollo proprietario e del client proprietario Lotus Notes, e di utilizzare un browser e un qualsiasi client di posta elettronica per lavorare. Ciò si ottiene supportando i protocolli di trasferimento dati aperti: TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. Pertanto, IBM abbandonerà l'uso della tecnologia di replica, che è stata a lungo il principale vantaggio di Lotus Notes. L'introduzione di Domino II è la risposta di IBM al progetto Netscape Intranet, che mira a creare una soluzione intranet entro i prossimi 18 mesi.
