Dovresti scegliere un terminale POS o un sistema POS? Sistema POS o computer? Quale è meglio per l'automazione?

Esistono numerosi fatti a favore del fatto che è meglio utilizzare un sistema POS per automatizzare il posto di lavoro di un cassiere rispetto a un laptop o altre apparecchiature informatiche. Comprendendo questo, i produttori producono modelli di varie classi e complessità, per soddisfare le esigenze di specifici tipi di attività.

Affidabilità e prestazioni

I sistemi POS sono progettati per uso industriale, hanno un'elevata classe di protezione, un involucro resistente agli urti e sono assemblati da parti progettate per un lungo periodo di funzionamento.

Grazie all'utilizzo di software specializzati, che non contengono nulla di superfluo (giochi, codec audio/video, servizi, ecc.), si ottiene un'elevata produttività e si elimina la possibilità di perdite di tempo per il cassiere.

Compatto e compatibile

I sistemi POS sono di dimensioni molto più piccole rispetto ai computer; possono essere posizionati orizzontalmente e verticalmente, rendendo molto più semplice creare un luogo di lavoro confortevole per un cassiere. Dispongono inoltre di tutte le interfacce e i protocolli necessari per il collegamento delle relative apparecchiature di vendita al dettaglio, quindi è molto più semplice configurare il funzionamento congiunto dei dispositivi accoppiati (scanner di codici a barre, stampante di ricevute, registratore di cassa, ecc.).

Usabilità e design

La maggior parte dei sistemi POS dispone di un lettore di carte magnetiche integrato. È anche importante che la tastiera sia progettata per le operazioni di trading e non siano presenti pulsanti non necessari. I pulsanti disponibili sono colorati, con etichette grandi e molto più grandi rispetto a una normale tastiera. Lavorare con loro è molto più veloce e conveniente.

E non dimenticare la bellezza! I sistemi POS hanno lo stesso stile delle altre apparecchiature di vendita al dettaglio e creano l'effetto di un sistema perfettamente funzionante. Ciò piacerà sicuramente agli occhi dei tuoi visitatori e ai tuoi.

È importante scegliere l'attrezzatura POS adatta alle attività della tua attività. Questa è la base per un lavoro e un profitto di successo. Solo in questo caso si avvertono chiaramente i molteplici vantaggi derivanti dall’implementazione di un sistema automatizzato.

In caso di domande, si prega di contattare gli specialisti della nostra azienda. Da noi puoi contare su consulenza e attenzione qualificate.

Quando si esegue una funzione normale Registratori di cassa POS funziona in modo molto più efficiente. Terminali POS creati sono stati progettati per automatizzare il posto di lavoro del cassiere, e quindi rendere il servizio più veloce e conveniente sia per il dipendente che per il cliente. Passiamo alla domanda principale: come scegliere un sistema POS ?

Scelta di un sistema POS

Se la tua attività prevede l'accettazione di vari pagamenti da parte dei clienti, prima o poi dovrai affrontare un concetto come "sistema POS" o "terminale POS". Allora, cos'è un sistema POS e come sceglierne uno? (La traduzione letterale dell'abbreviazione Point-Of-Sal e è “punto vendita”) In poche parole, si tratta di una raccolta di computer e registratori di cassa specializzati. L'intero complesso è controllato da un software speciale.

La cosa principale dei sistemi POS

Quando si scelgono i componenti del sistema POS che si intende acquistare, è necessario tenere conto dell'ambito della sua applicazione. Le caratteristiche tecniche dei terminali che servono i visitatori dei ristoranti in un caso e i clienti dei negozi al dettaglio nell'altro saranno diverse l'una dall'altra. Per uno sviluppo aziendale corretto e di successo, devi scegliere quello giusto Complesso POS, che è esattamente ciò di cui hai bisogno. Pertanto, la scelta del sistema dovrebbe essere affrontata con ogni responsabilità.

Fai un elenco delle caratteristiche della tua attività. Dopotutto, ogni impresa è unica nel suo genere. Questo sarà il tuo primo passo nella difficile scelta del tuo futuro assistente.

1. Quali prodotti e/o servizi offrite? Vendita al dettaglio o all'ingrosso? B2B o B2C? (da azienda a azienda o da azienda a cliente)
2. Numero di operazioni pianificate al giorno?
3. Saranno accettate carte di credito o debito?
4. Numero di casse e saranno collegate tra loro da una rete?
5. Un punto vendita o una catena di negozi saranno interconnessi?
6. Hai bisogno di comunicare con un programma di contabilità o inventario?

Componenti o componenti di sistemi POS

Sistema POS Ecco perché si chiama sistema, poiché non è un dispositivo, ma un intero complesso. Contiene:

• Programma di cassa– il cervello del tuo progetto POS. Un tecnico lo seleziona in base alle esigenze della tua azienda. Sono inoltre disponibili applicazioni software in varie configurazioni: Basic, Corporate e Professional. Ognuno ha le proprie capacità e caratteristiche.

Per non confonderti nella varietà e decidere quale è giusto per te, devi tenere presente che tutti i programmi eseguono transazioni in contanti standard, ma in aggiunta ci sono una serie di opzioni aggiuntive. Sono questi che vanno studiati con attenzione. Dopotutto, se hai un negozio di alimentari, difficilmente avrai bisogno di funzioni specifiche registratori di cassa saloni di bellezza. Ma ci sono anche caratteristiche che potrebbero essere richieste con l’ulteriore sviluppo o espansione della vostra attività. Per chiarezza, diamo un esempio sotto forma di un elenco specifico. Puoi:

• generare report– capacità effettiva ed utile del sistema di raccogliere dati, valutando il fatturato e i livelli di vendita dell’azienda. Tutti i report principali sono inclusi qui e alcune forme di report possono essere adattate alla tua attività per un quadro completo e obiettivo delle tue attività;
• gestire l'inventario– i dati dei tuoi magazzini saranno sempre aggiornati, conoscerai sempre la quantità e la gamma della merce da rifornire. Ciò significa che la tua attività non resterà inattiva, sarai in grado di soddisfare immediatamente le esigenze dei tuoi clienti, il che avrà un impatto positivo sulla reputazione della tua azienda.
• effettuare acquisti automatici– come continuazione della posizione precedente. Esistono programmi “intelligenti” che genereranno autonomamente un ordine per il tuo fornitore, tenendo conto degli articoli mancanti, proprio come un buon commercialista preparerà gli ordini di pagamento se il tuo sistema è collegato a un programma di contabilità.
• valutare le relazioni con i clienti– come imprenditore, sei interessato ad aumentare il numero delle vendite. Il software giusto faciliterà l'utilizzo di vari sistemi di sconto (se necessario, a casse diverse), la vendita tramite carte sconto e renderà inoltre impossibile per il personale manipolare gli sconti e ingannare il proprietario.
• effettuare i resi correttamente– tali procedure sono tutt’altro che insolite in qualsiasi campo di attività. Il programma farà tutto rapidamente, facendo risparmiare tempo e nervi a te e al visitatore.
• supervisionare il personale– ogni dipendente finanziariamente responsabile è autorizzato alla cassa utilizzando una password o una carta. Pertanto, non sarà difficile “scoprire” il vero colpevole di carenze, disallineamenti e frodi.
• non preoccuparti per la sicurezza– a condizione che il tuo sistema POS e il programma installato su di esso rispettino tutti i moderni standard di sicurezza.

Studia il software offerto, le sue capacità, le funzioni di base e aggiuntive. In nessun caso dovresti lesinare sul programma. Questo ti salverà da ulteriori problemi. Dopotutto, una persona avara, come sai, paga due volte. E il tempo vale più dell’oro.

Attrezzatura

Un computer specializzato è il capo del sistema, a cui sono collegati tutti gli altri componenti. È consentito utilizzare computer standard, a condizione che soddisfino tutti i requisiti tecnici del software. Ma gli esperti consigliano comunque di lavorare con computer POS speciali.

Innanzitutto, puoi scegliere una versione monoblocco. Si distingue per ergonomia e funzionalità. Questa scelta è indispensabile per i titolari di piccoli punti vendita. Oppure saloni e ristoranti con il loro “volto” specifico e interni rigorosi. In secondo luogo, non sarai in grado di utilizzare un PC standard 24 ore su 24, 7 giorni su 7, semplicemente non sono progettati per quello. In terzo luogo, i computer specializzati consumano meno energia e hanno case sigillati.

Registratore fiscale– si tratta di un dispositivo con il quale vengono conservati registri accurati e completi di prodotti, beni, servizi venduti e vengono anche stampate le ricevute. Troverai il registrar di cui hai bisogno se rispondi tu stesso alle seguenti domande: quanto è grande il tuo punto vendita e qual è la sua capacità? In questo caso, parametri importanti saranno il rapporto costo-efficacia d'uso e le piccole dimensioni dello scontrino.

Se la tua azienda è molto popolare tra la popolazione, la cosa principale sarà l'elevata produttività dell'operazione di stampa delle ricevute e l'efficienza dei materiali di consumo. E, ad esempio, per saloni, bar e ristoranti, è importante un assegno con un aspetto presentabile. Tieni inoltre presente che i registratori con stampa termica sono più silenziosi e veloci rispetto ai loro omologhi a matrice.

Ma il nastro di controllo e le ricevute stampate per ultime vengono conservate per un periodo piuttosto lungo, diversamente Carta termica. Decidi semplicemente cosa è più importante per te. Salvadanaio, forse, non richiede una riflessione così seria e una scelta dolorosa. Basta conoscere le dimensioni desiderate, quante sezioni si desidera avere per posizionare le banconote e assicurarsi che la chiusura e i piedini siano robusti e affidabili. La casella è collegata al registrar e si apre automaticamente ad ogni transazione monetaria.

POS – terminale o lettore di carte. Quasi l’80% dei residenti delle città paga i servizi utilizzando carte bancarie – debito o credito. Pertanto, hai semplicemente bisogno di un terminale di pagamento; la sua caratteristica principale dovrebbe essere la velocità di lettura ed elaborazione dei dati delle carte bancarie e, ovviamente, l'affidabilità.

Scanner di codici a barre legge la marcatura del prodotto (codice a barre), lo decodifica e trasmette i dati a Sistema POS. Qui puoi vedere uno schema: più costoso è lo scanner, migliore è la qualità dell'elemento di scansione, più tipi di codici a barre può leggere e ti eviterà la necessità di inserire manualmente i dati. Inoltre, la maggior parte degli scanner moderni sono protetti da urti e cadute, inevitabili durante una lunga durata.

Se hai un'attività di vendita al dettaglio, un tipo di scanner "a mani libere" sarebbe più adatto a te: uno scanner di codici a barre multipiano. Legge i codici in qualsiasi direzione. Ciò consente di risparmiare tempo.

Tipi di sistemi POS

Aver compreso le principali caratteristiche dei componenti Sistemi POS, puoi scegliere con coraggio quello che fa per te. La scelta dipende dal formato della tua azienda, dalla specializzazione, dalla produttività e dal traffico. Dopotutto, il sistema dovrebbe aumentare la produttività e l'efficienza della tua organizzazione.

Per la vendita al dettaglio

Come scegliere un POS– un sistema per i punti vendita? I negozi al dettaglio per i sistemi POS sono principalmente vendite e un vasto assortimento di merci, annullamenti e resi, sistemi di sconti per un prodotto o un intero scontrino e generazione di report sulle vendite. Cioè, i sistemi POS al dettaglio richiedono un gran numero di funzioni molto versatili.

Per quanto riguarda il software, "1C: Retail" soddisfa pienamente i requisiti di cui sopra. Obbligatorio apparecchiature periferiche – scanner di codici a barre, cancelliere fiscale E terminale lettore di carte. Uno scanner con ricerca visiva dei prodotti renderà il tuo lavoro più semplice qui, soprattutto se il prodotto è difficile da contrassegnare con un codice. L'attrezzatura opportunamente selezionata salverà la popolazione da code, incomprensioni e ti aggiungerà clienti abituali.

Per ristoranti e alberghi

Come scegliere un POS– un sistema per ristoranti e alberghi? Differisce principalmente nel software. Molti di essi si basano sullo stesso sistema contabile 1C, ma ad essi sono state aggiunte nuove forme di contabilità della produzione.

Tale programma è in grado di creare un ordine e “rimandarlo” fino al pagamento completo. Cos'altro può fare il software? Prendere in considerazione il costo pianificato ed effettivo degli ingredienti, ammortizzarli utilizzando le carte di costo, lavorare con regali e bonus gratuiti, stampare ricevute anticipate, installare un logo sulla ricevuta, stampare l'indirizzo del cliente e il numero di telefono per la consegna sulla ricevuta. E questo non è un elenco completo delle possibilità; A proposito, qui è meglio usare una barretta di cioccolato con touch screen.

Sistema POS mobile

Questo design ha la stessa funzionalità di quello sopra. La sua principale differenza è che è assolutamente mobile e trasportabile.

Programma di cassaè installato su un dispositivo mobile speciale; puoi anche utilizzare un tablet. Questa è un'ottima soluzione per il commercio ambulante, ad esempio, o, diciamo, al bancone di un bar, dove di solito c'è carenza di spazio. Nel kit è possibile acquistare sia una stampante mobile che un lettore di carte mobile. La maggior parte di questi dispositivi dispone di uno scanner a bordo. Il fatto che un tale sistema mobile sia richiesto è dimostrato dal fatto che sul mercato cominciano ad apparire modelli con funzioni integrate di registratore fiscale e lettore di carte.

02/2018

Di fronte al compito di scegliere le attrezzature del negozio, i proprietari dei negozi (e i CIO) dei negozi e delle catene di vendita al dettaglio si chiedono: quali sistemi informatici utilizzare per le postazioni di lavoro delle cassiere?
Il primo dispositivo che viene in mente a qualsiasi manager è un personal computer o laptop tradizionale. La soluzione è ovvia, relativamente economica e abbastanza accettabile per un negozio con diverse decine di visitatori al giorno.

Ma quando parliamo di un negozio (farmacia, bar, ecc.) con un grande flusso di clienti o di una catena di vendita al dettaglio, la situazione cambia radicalmente. Guardando al futuro, diremo che, di regola, raccomandiamo ai nostri clienti di utilizzare sistemi POS professionali, e non perché siano più costosi da acquistare :), ma perché è giusto: alla fine, il loro costo di proprietà è inferiore , e corrispondono molto di più al modello di utilizzo che avviene nel commercio.

Che tipo di modello di utilizzo è questo e in cosa differisce dall'utilizzo del computer a casa o in ufficio?

Il negozio ha le sue esigenze e i suoi orari di apertura specifici e quindi requisiti speciali per le attrezzature.

1. Resistente all'uso intenso

In un negozio di qualsiasi dimensione – dal minimarket all'ipermercato – il registratore di cassa deve funzionare ininterrottamente per tutto il periodo di apertura del negozio. Ricorda il tuo computer di casa o dell'ufficio: quanto spesso si blocca nel tempo, motivo per cui devi riavviarlo, attendere qualche minuto affinché tutti i programmi si aprano di nuovo... Cosa pensi che farà l'acquirente se dovrà aspettare il registratore di cassa da riavviare? E quei cinque che stanno in fila dietro di lui...? Non è necessario parlare di alcun livello di soddisfazione del cliente.

Un sistema POS professionale è progettato per l'uso 24 ore su 24 e un funzionamento stabile anche in condizioni difficili. Molti sistemi POS possono essere utilizzati anche come PC di controllo per la segnaletica digitale e collocati in luoghi difficili da raggiungere dove nessuno li toccherà per mesi... e continueranno a funzionare stabilmente. Alcuni modelli di sistemi POS dispongono di una protezione aggiuntiva da polvere e umidità, che li protegge ulteriormente da guasti e guasti. Quindi, il sistema POS funziona in modo più stabile. È stato progettato con questo in mente.

2. Nessun rumore e polvere

Hai mai sentito come si accende la ventola interna in un laptop o computer, soprattutto in uno che non è più nuovo? Disperdendo l'olio addensato, cerca di girare, trascinando dietro di sé la polvere. La polvere appare e si accumula sulla ventola a causa dell'elettricità statica. In un sistema POS questo in linea di principio è impossibile: utilizzano sistemi di raffreddamento senza ventole e quindi funzionano silenziosamente e non attirano polvere e sporco.

3. Basso consumo energetico

A casa o in ufficio, pochi pensano a quanta elettricità consuma un personal computer (anche se, chissà, forse le nuove tariffe cambieranno la situazione). Ma sulla scala di un negozio o di una catena, le apparecchiature che funzionano 24 ore su 24 per 5-10-20 posti di lavoro di cassieri “aumentano” molti kW. Riuscite ad immaginare a quanto ammontano questi costi su base mensile? E l'anno? ... Rispetto ai PC, il basso consumo energetico dei sistemi POS può aiutarti a risparmiare molto sulle bollette elettriche.

4. Collegamento di periferiche specifiche

Il sistema POS dispone di una serie di porte adattate al massimo per il collegamento di apparecchiature commerciali: uno scanner, una stampante per ricevute, bilance e tastiere di livello industriale. Un case per PC standard non offre tali funzionalità: per collegare le apparecchiature dovrai utilizzare adattatori e cavi aggiuntivi, che non aggiungeranno stabilità al design.

5. Fattore di forma e metodi di posizionamento

Il case di un personal computer è piuttosto grande (anche a causa della necessità di fornire ventilazione) ed è abbastanza difficile posizionarlo comodamente nel posto di lavoro del cassiere, soprattutto in quello compatto. Un sistema POS professionale è adattato per il posizionamento nell'area della cassa. Esistono modelli all-in-one, in cui un'unità di sistema compatta è collegata direttamente al monitor. Esistono unità di sistema compatte che possono essere posizionate sotto il piano di lavoro e persino a parete. In breve, quando si utilizzano sistemi POS specializzati ci sono molte meno restrizioni sul posizionamento.

6. Velocità del servizio clienti

Monitor tattili. Se i processi aziendali del negozio richiedono che i cassieri lavorino senza postazione di lavoro seduta (nel settore HoReCa) o è semplicemente necessaria la velocità del servizio, è possibile installare un sistema POS con un monitor di contatto, che può essere controllato toccando un dito o uno stilo (capacitivo schermo) o qualsiasi oggetto utile: un dito, una tessera del cameriere, ecc. (schermo resistivo). Il monitor dei contatti semplifica e accelera notevolmente il lavoro dei cassieri e, quindi, la velocità del servizio clienti.

7. Mantenimento di uno stock di componenti

Le apparecchiature IT di consumo sono uno dei mercati in più rapida evoluzione. Solo sei mesi fa hai acquistato un computer o un telefono nuovo di zecca e sono già comparsi nuovi tipi di processori, memoria, dischi rigidi, ecc.. E dopo 1-2 anni, potrebbe essere difficile trovare la stessa barra di memoria installata nel tuo PC o addirittura impossibile. È possibile acquistare un modello di nuova generazione per un nuovo negozio, ma modelli diversi in negozi diversi complicano il lavoro del reparto IT, gonfiano il magazzino dei pezzi di ricambio, ecc. La linea di attrezzature aziendali come i sistemi POS cambia molto più lentamente: un'azienda il cliente non ha bisogno di rincorrere le innovazioni, ha bisogno delle attrezzature per svolgere costantemente il suo compito. Inoltre, i produttori di apparecchiature POS professionali comprendono che l'apparecchiatura viene utilizzata per 5 o 10 anni e pertanto mantengono un magazzino di pezzi di ricambio per tutto questo periodo. Di conseguenza, il negozio ha l'opportunità di unificare il proprio parco attrezzature.

8. Costo di proprietà e protezione degli investimenti

La durata media delle attrezzature del posto di lavoro dei cassieri è di 7-10 anni. Durante questo periodo, al prezzo dell'attrezzatura stessa vengono aggiunti il ​​costo del servizio, il costo dei tempi di inattività dei luoghi di lavoro (e l'acquisto di attrezzature sostitutive), gli stipendi del personale o degli appaltatori che si occupano della manutenzione delle attrezzature e dell'eliminazione di guasti e problemi tecnici, ecc. . Se si calcolano tutti questi costi e li si dividono sull'intero periodo di attività, si scopre che l'utilizzo di sistemi POS professionali costa meno all'azienda.

Caso reale dalla pratica. Fino a poco tempo fa, una rete abbastanza grande utilizzava i PC alle casse. "Sì, i PC si rompono più spesso, ma ne compreremo di più, terremo i sostituti nei negozi e li sostituiremo rapidamente se necessario" - questo hanno pensato i responsabili IT.

Ma dopo un paio d'anni, si è scoperto che cambiare costantemente i PC non è così divertente, e ciò richiede il mantenimento di personale di servizio IT sufficiente; che quando aprono nuovi negozi, diventa difficile acquistare gli stessi PC, poiché durante questo periodo i componenti sono cambiati, e ogni responsabile IT sa che mantenere uno "zoo" di computer di diverse configurazioni è molto più costoso di un'apparecchiatura unificata. Si è scoperto che le unità di sistema sotto il tavolo complicano notevolmente il posizionamento delle postazioni di lavoro del registratore di cassa e introducono limitazioni nel layout del negozio. E, cosa più importante, dopo aver calcolato tutte le complicazioni e i costi, si è scoperto che l'utilizzo dei sistemi POS sarebbe stato più redditizio a lungo termine. Di conseguenza, l'azienda ha deciso di passare ai sistemi POS professionali NCR Realpos.

9. Sicurezza (anche riguardo all’organizzazione dei posti di lavoro dei cassieri)

A proposito, oltre ai PC e ai sistemi POS specializzati, esiste un'altra soluzione interessante: l'uso di thin client o terminali. L'utilizzo di soluzioni terminali è uno degli argomenti più popolari nel campo dell'automazione del posto di lavoro negli affari. In questo tipo di organizzazione dell'automazione tutti i dati e i software si trovano sul server e nelle postazioni di lavoro vengono installati solo i terminali che forniscono l'accesso al software sul server. Ciò crea ulteriori risparmi sull'acquisto di apparecchiature, limita il rischio di intervento dell'utente nel funzionamento del computer e aumenta anche la sicurezza: dopo tutto, se necessario, il server con tutti i dati e il software viene disconnesso dai terminali.

Nonostante tutta la loro attrattiva, le soluzioni precedentemente terminali nelle postazioni di cassa dei supermercati non sempre potevano essere utilizzate a causa della necessità di stampare ricevute fiscali (e, di conseguenza, di controllare la stampante dal posto di lavoro). Ma ora alcuni modelli PPO, ad esempio Datecs FP-T88, hanno già implementato la possibilità di utilizzare la modalità terminale. Per fare ciò, basta scaricare dal sito Web del produttore e installare un set di driver per la modalità terminale.

10. Facilità di supporto dell'infrastruttura IT

E infine, un importante punto di business. Oggi, quando la concorrenza sui prezzi e gli eventi di crisi mettono sotto pressione i negozi al dettaglio, l’ottimizzazione dei costi fissi delle infrastrutture sta diventando una risorsa per aumentare l’efficienza aziendale e semplicemente una necessità. Meno problemi creano le apparecchiature, meno personale e costi saranno necessari per mantenerle.

Ogni specialista IT, anche con uno stipendio minimo di 5mila UAH, costa all'azienda ca. 100-150 mila UAH all'anno (buste paga, posto di lavoro, affitto di uffici, ecc.). E per servire una vasta rete di specialisti, sono necessari molti specialisti, a questa cifra si aggiungono viaggi di lavoro, costi di trasporto, ecc. Quanti guasti e tempi di inattività sono più difficili da stimare, ma si tratta sempre di perdita di profitto o perdita diretta perdite.

A questo proposito, un sistema POS che funzioni in modo affidabile aiuta in questa ottimizzazione.

A proposito, molte, anche le grandi catene di vendita al dettaglio, oggi stanno cercando di ridurre al minimo la necessità di personale IT acquistando attrezzature e software professionali di alta qualità o esternalizzando la manutenzione dell'infrastruttura di negozi e uffici.

È importante capire che un Service Partner non è semplicemente il personale di un appaltatore che interviene quando si verificano problemi con apparecchiature o software. Al contrario, il partner del servizio è interessato a ridurre al minimo gli interventi di emergenza e pone l'accento sulla corretta organizzazione del funzionamento delle apparecchiature, sulla prevenzione e sulla manutenzione tempestive. Di conseguenza, la probabilità di guasti si riduce, il negozio nel suo insieme funziona in modo più affidabile e le apparecchiature durano più a lungo.

Qualsiasi attività che implichi l'accettazione di pagamenti richiederà l'acquisto di attrezzature per registratori di cassa. Tra le attrezzature moderne, l'opzione più popolare sono i sistemi POS. Possono essere diversi, quindi è necessario selezionare attentamente l'attrezzatura, a seconda delle caratteristiche del punto vendita o dell'altra struttura a cui è destinata.

Cos’è un sistema POS e perché è necessario?

Nel nome dell'attrezzatura, il prefisso POS indica che si tratta di un'attrezzatura per un punto vendita. Anche se questo non significa che il sistema possa essere utilizzato solo nei negozi - tale tecnologia viene utilizzata ovunque sia necessario accettare pagamenti - negli hotel, nei ristoranti, nei vari saloni. Un sistema POS svolge funzioni simili alle apparecchiature del registratore di cassa, ma ha molte più capacità e consente di automatizzare le transazioni di pagamento.

Un sistema POS differisce da un terminale POS in quanto è un insieme di vari dispositivi collegati ad un'unità di sistema responsabile della gestione dell'intero set. Il terminale è un monoblocco, ovvero tutti i componenti si trovano in un unico alloggiamento. Tale divisione non esiste in tutti i paesi e all'estero entrambi i tipi di apparecchiature sono spesso chiamati un'unica definizione: macchina POS. Vale la pena saperlo se prevedi di collaborare con partner stranieri.

Componenti di un sistema POS

Uno dei componenti più importanti del sistema è il programma di cassa. Si tratta di un software selezionato appositamente per una determinata area di attività, tenendo conto di alcune esigenze e caratteristiche specifiche. Senza il programma, l'attrezzatura semplicemente non funzionerà. Oltre a varie funzionalità speciali, ce ne sono anche di standard, inerenti a quasi tutti i programmi:

1. Il software del registratore di cassa può generare report raccogliendo informazioni sulla quantità e sul livello delle vendite, valutandole e analizzandole. Il programma contiene già i moduli base dei report, ma puoi personalizzare questa sezione a tua discrezione aggiungendo alcuni elementi necessari.
2. Utilizzando il programma, puoi gestire l'inventario; ti dirà quante unità di prodotto sono in stock e se è il momento di ricostituire la loro quantità. Ciò aiuta a ottimizzare la tua attività e a organizzare le consegne in tempo per eliminare vari ritardi e tempi di inattività.
3. Il programma può occuparsi dell'approvvigionamento stesso. Se lo si configura di conseguenza, quando la quantità di merce nel magazzino diminuisce, creerà esso stesso una richiesta per il fornitore e preparerà un ordine di pagamento se l'attrezzatura è collegata a un programma di contabilità.
4. Puoi effettuare sconti e assegnare vari bonus ai clienti. Ciò elimina qualsiasi inganno da parte dei venditori; non potranno manipolare gli sconti.
5. Ogni dipendente che lavora alla cassa è autorizzato nel sistema tramite una speciale tessera e una propria password, che eliminerà varie frodi da parte del personale.
6. Puoi effettuare rapidamente un reso se il cliente non è soddisfatto del prodotto. La procedura non richiederà molto tempo, il che eviterà di irritare ancora di più il visitatore.
7. I sistemi moderni hanno un livello di sicurezza sufficiente in modo che tu non debba preoccuparti della sicurezza di tutti i tuoi dati.

Per utilizzare il programma e configurare l'intero sistema, avrai bisogno di un computer specializzato. È consentito utilizzare apparecchiature convenzionali se soddisfano i requisiti necessari, ma è meglio non farlo: i computer degli utenti non sono progettati per funzionare con le apparecchiature del registratore di cassa, si romperanno rapidamente e inizieranno a funzionare male. Inoltre, un computer dedicato consuma meno energia.

Un registrar fiscale è necessario per tenere registri di beni o servizi, nonché per stampare ricevute. Per le strutture popolari con un grande flusso di visitatori, la velocità del dispositivo è importante. E i saloni o i ristoranti spesso prestano attenzione al design estetico dello scontrino. Pertanto, devi scegliere un registrar in base alle specifiche della tua attività. Vale anche la pena notare che le macchine da stampa termica non sono rumorose come le macchine a matrice.

Scegliere un cassetto portadenaro non è così difficile, basta decidere le dimensioni, il numero di scomparti richiesti e verificare anche l'affidabilità della serratura e di tutti gli elementi interni. Durante l'assemblaggio del sistema, la scatola è collegata al registrar e si apre automaticamente quando si effettua un acquisto o si paga un servizio.

Per funzionare con le carte bancarie è necessario un terminale o un lettore di carte. Molte persone pagano con loro quando effettuano un acquisto, quindi non puoi fare a meno di un dispositivo del genere. Per il dispositivo è importante la rapidità di esecuzione delle operazioni, oltre alla sicurezza.

Selezione dei sistemi POS per le diverse aree aziendali

Come scegliere il sistema POS giusto? Dipende dall'area di attività dell'organizzazione, dal numero di visitatori e da altre sfumature:

1. I negozi al dettaglio richiedono molte funzioni, poiché tali punti vendita vendono un gran numero di prodotti diversi, sono coinvolti sconti, è necessario effettuare resi e sarà anche necessario generare report. L'attrezzatura necessaria è uno scanner di codici a barre, un terminale per carte e un registratore fiscale. È meglio scegliere uno scanner con ricerca visiva della merce: questo faciliterà il lavoro del cassiere.
2. Nei ristoranti o negli hotel il software sarà diverso. Il software deve avere la funzione di generare un ordine e aggiungerlo alla lista d'attesa fino al momento del pagamento. Inoltre, in un ristorante è necessario tenere conto del costo previsto ed effettivo degli ingredienti del piatto. Il programma dovrebbe funzionare con vari regali e bonus e potrebbero essere richieste informazioni aggiuntive con l'indirizzo del cliente sul controllo se il ristorante dispone di un servizio di consegna.
3. Se stiamo parlando di un piccolo caffè o bar con poco spazio dietro il bancone, il sistema POS dovrebbe essere di tipo mobile, oltre che con protezione impermeabile, poiché le bevande potrebbero versarvi sopra accidentalmente. I sistemi mobili sono adatti anche per organizzare le vendite outbound.

Quando si sceglie un sistema, è necessario decidere anche sulle seguenti domande:

1. Prendi in considerazione le caratteristiche dei beni o dei servizi offerti, indipendentemente dal fatto che il commercio sarà all'ingrosso o al dettaglio. Anche il formato dell'attività è importante: business to business (B2B) o business to client (B2C).
2. Il numero di operazioni pianificate al giorno determina la produttività richiesta.
3. È necessario calcolare il numero totale di registratori di cassa e se saranno collegati in un unico sistema.
4. Ci sarà un punto vendita al dettaglio o è prevista l'apertura di una catena di locali?
5. Sarà necessario connettersi con altri programmi: contabilità o contabilità delle merci?

Produttori popolari

Molte aziende producono apparecchiature POS perché tali apparecchiature sono richieste. Tra le più famose e apprezzate ci sono diverse aziende:

1. L'azienda Atol è abbastanza conosciuta sul mercato. Produce sia tecnologia che attrezzature, nonché software per sistemi di trading. L'organizzazione è diventata uno dei maggiori fornitori IT per la vendita al dettaglio.
2. L'azienda Mercata produce sistemi POS destinati ai punti vendita di prodotti alimentari e non, al dettaglio specializzato, ecc.

L'uso dei sistemi POS è una soluzione rilevante per varie aree di attività, che aiuterà a ottimizzare il funzionamento di un punto vendita o di uno stabilimento. Le moderne attrezzature facilitano notevolmente il lavoro del cassiere, consentono di risolvere rapidamente vari problemi durante il servizio ai clienti ed eliminano anche varie imprecisioni e problemi. Un sistema POS completo può essere assemblato individualmente per soddisfare le esigenze di qualsiasi azienda.

(Point Of Sale - “punto vendita”) sono software e hardware integrati tra loro per automatizzare le postazioni di lavoro dei cassieri utilizzando registratori fiscali o stampanti di ricevute in loro sostituzione.

Sistemi POS vengono utilizzati in vari tipi di attività, motivo per cui vengono forniti in molte opzioni e configurazioni diverse. Le esigenze di un negozio al dettaglio e di un ristorante sono talmente diverse che non esiste un'unica soluzione adatta a ogni applicazione. Il sistema POS è una combinazione di componenti software e hardware. Nel loro sviluppo hanno fatto molta strada dal semplice computer E registri fiscali. Selezionare i giusti componenti del sistema POS è la chiave per gestire correttamente la propria attività, mantenendo la soddisfazione del cliente, e questo a sua volta è la strada verso il successo. Il miglior sistema POS è quello che ti aiuterà a organizzare la tua attività esattamente nel modo in cui ne hai bisogno.

Ogni impresa è unica nelle sue esigenze e nella progettazione dei processi, ma è ben progettata Sistema POS può svolgere il suo lavoro in qualsiasi tipo di attività. Il primo passo per scegliere Sistemi POS determinerà le vostre esigenze individuali.

• Tipologia della tua attività (prodotto o servizio offerto, segmento di mercato, B2B B2C...)? La soluzione deve essere mobile?
• Quante operazioni sono previste da eseguire al giorno?
• Lavorerai con carte di debito o di credito?
• Di quanti posti cassa avrai bisogno? Hai una rete tra postazioni di lavoro?
• È necessario un sistema di prenotazione?
• Hai bisogno di collegare una catena di negozi?
• Hai bisogno di una connessione con programmi di terze parti (come contabilità, controllo dell'inventario)?

Informazioni su come utilizzerai e quali funzionalità ti occorrono Sistema POS ti aiuterà a determinare la migliore combinazione di software e hardware adatta alla tua attività specifica.

Nozioni di base sul sistema POS

Ogni sistema POS è costituito da un software e da un insieme di componenti hardware di base. Prima di approfondire le specifiche di una particolare attività, diamo un'occhiata a un sistema POS di base.

Programma

– questo è il centro di ogni sistema; determina chiaramente cosa e come puoi fare alla cassa. La scelta del programma dipenderà dalle funzioni necessarie e dalle condizioni di utilizzo. Molti Programmi POS molto flessibili e adatti a diversi tipi di attività, ma esistono anche soluzioni specializzate, ad esempio sistemi per ristoranti o punti vendita mobili. Oltre a ciò, molte applicazioni sono disponibili nelle versioni Basic, Professional ed Enterprise con funzionalità diverse.

Allora come puoi determinare quale programma di registratore di cassa è giusto per te? I tuoi affari?

La cosa migliore da fare prima è decidere quali funzionalità sono importanti per la tua attività. Tutti i programmi possono gestire operazioni di trading di base, ma esiste un lungo elenco di funzioni aggiuntive di cui potresti aver bisogno o meno. Esistono numerose funzioni specifiche necessarie in un salone di servizio ma non in un negozio, e alcune potrebbero essere necessarie più avanti nel processo. Ecco alcune delle tante possibilità da considerare:

• Gestione delle scorte– Ogni azienda ha bisogno di gestire il proprio inventario e la maggior parte dei programmi di registratore di cassa ti aiuterà a tenere traccia dei saldi in base a ciascuna vendita. I dati aggiornati per ogni minuto ti aiuteranno a soddisfare rapidamente le richieste dei clienti.
• Rapporti– uno dei grandi vantaggi è che può raccontarti le tue vendite e le abitudini dei clienti. La maggior parte dei programmi dispone di tutti i report di base e alcuni hanno anche la possibilità di personalizzarne di aggiuntivi per darti il ​​quadro più completo di ciò che sta accadendo nella tua attività.
• Appalti automatici– monitorando i saldi nel programma, saprai sempre quando la merce finisce in un magazzino o in un punto vendita. Alcuni programmi di registratore di cassa possono inoltre preparare un ordine al fornitore per gli articoli mancanti e persino preparare ordini di pagamento nel programma di contabilità. Non ti troverai mai nella situazione in cui un cliente viene per un prodotto che non è nel tuo negozio.
• Rapporti con i clienti– Programmi fedeltà, promozioni, coupon e prenotazioni sono tutti possibili con il software giusto. Ottieni un servizio clienti migliore e torneranno da te!
• Sicurezza digitale– Sempre più acquisti vengono effettuati tramite carte bancarie. Affinché le informazioni di pagamento dei tuoi clienti rimangano sicure, il sistema POS e il software su di esso devono soddisfare gli standard di sicurezza.
• Procedura di reso– Restituzioni e scambi di merci avvengono in qualsiasi attività commerciale. Il programma registratore di cassa ti aiuterà a svolgere queste operazioni in modo indolore per te e i tuoi clienti.
• Controllo dei dipendenti– il controllo dei dipendenti che si recano al lavoro e le vendite avviene grazie alla loro autorizzazione alla cassa. Tutte queste informazioni sono disponibili sotto forma di report o caricate in un programma di contabilità per il calcolo delle buste paga.

Queste sono solo alcune delle funzionalità più comuni dei software per registratori di cassa, ma sapere esattamente di cosa ha bisogno la tua azienda renderà facile scegliere quello giusto. Quando si prepara un registratore di cassa, si desidera risparmiare sul software, ma rinunciare a molte funzioni può costare molto tempo e grattacapi in futuro.

Attrezzatura

Qualunque Sistema POSè composto da diversi componenti per eseguire il programma, memorizzare il pagamento e stampare una ricevuta per l'acquirente. La tua scelta dipenderà in ultima analisi dall'applicazione e dall'applicazione, ma per la maggior parte delle automazioni sono necessari i seguenti componenti.

Terminale/PC (personal computer)– tutti i componenti del sistema POS sono collegati ad esso. Molte aziende possono utilizzare PC standard che soddisfano i requisiti di sistema per un programma di registratore di cassa e che dispongono di porte USB e COM sufficienti per collegare tutti i dispositivi. Ma è meglio utilizzare computer POS speciali, prodotti in custodie sigillate a basso consumo energetico; esistono anche opzioni all-in-one (monoblocchi) con touch screen integrato e lettore di carte per occupare meno spazio. Se i negozi di alimentari possono ancora utilizzare PC standard, molto probabilmente un ristorante o una boutique dovranno risparmiare spazio o aderire a un rigoroso design degli interni, nel qual caso è preferibile l'opzione all-in-one. Inoltre, la qualità può essere un computer mobile, che ti consentirà di creare una soluzione completamente mobile. In ogni caso, il terminale POS o il PC devono sopportare carichi quotidiani pesanti e le attrezzature specializzate sono molto più adatte a questo.

– ogni operazione alla cassa si conclude con la stampa di una ricevuta per il cliente.Il registratore fiscale è uno dei dispositivi più caricati, quindi assicurati che possa gestire il tuo volume di vendite e che sia facile da usare. La maggior parte dei registratori fiscali moderni utilizzano il metodo della stampa termica e non necessitano più di cambiare la cartuccia. Basta caricare la carta e puoi lavorare di nuovo! Indipendentemente dall'entità o dal tipo di assegno, troverai il registrar adatto a te.

Salvadanaio– Il cassetto portadenaro è uno dei componenti più semplici di qualsiasi sistema POS, ma è comunque molto importante disporre di un luogo sicuro dove conservare contanti, assegni e ricevute bancarie durante la giornata di negoziazione. In genere, la cassetta è collegata a un registratore fiscale e viene aperta ad ogni transazione in contanti nella cassetta. Scegli una scatola affidabile che si collega al tuo sistema e durerà a lungo.

Lettore di carte/terminale di pagamento– pagare con le carte di pagamento oggi è naturale quanto pagare in contanti, quindi ogni sistema POS deve essere in grado di leggere ed elaborare rapidamente le carte bancarie. A seconda delle capacità del programma del registratore di cassa, avrai bisogno solo di un lettore di carte o di un terminale di pagamento completo e separato, ma in entrambi i casi potrai effettuare transazioni con le carte dei clienti.

– Uno scanner è una parte fondamentale di molti sistemi POS; con il suo aiuto puoi inserire la merce più velocemente, il che ovviamente accelererà notevolmente il processo di vendita. Gli scanner laser standard leggono tutti i codici a barre UPC sui prodotti, ma gli scanner 2D vengono sempre più utilizzati per lavorare con coupon e carte fedeltà. Molti scanner sono portatili, ma per un sistema POS, un'opzione migliore è uno scanner in linea, multi-piano e a mani libere che consente una scansione più rapida e di conseguenza meno code!

Tipi di sistemi POS

Ora che hai una conoscenza di base dei sistemi POS, puoi iniziare a comprendere i tipi di sistemi per scegliere quello di cui hai bisogno. Tutti i sistemi POS hanno lo stesso insieme di funzioni di base, ma ci sono ancora molte sfumature da cui dipende la scelta del software e dell'hardware, in modo che il tuo sistema POS funzioni in conformità con i compiti della tua azienda.

Vedere al dettaglio

I sistemi POS al dettaglio si concentrano principalmente sulla transazione di “vendita” e sul tracciamento di tutte le informazioni ad essa associate. La maggior parte delle funzioni di base dei programmi di registratore di cassa, come il controllo dell'inventario, i report sulle vendite, le procedure di restituzione dei prodotti e i sistemi di fidelizzazione, sono semplicemente necessarie nel commercio al dettaglio. Sebbene qualsiasi azienda abbia bisogno di report, i report dettagliati a livello di ciascun prodotto e gruppo di prodotti sono particolarmente importanti nella vendita al dettaglio. I requisiti di vendita al dettaglio sono i più estesi, ma la maggior parte dei programmi di registratori di cassa come questi soddisfa tutte le esigenze di vendita al dettaglio.

Per quanto riguarda l'attrezzatura, ovviamente avrai bisogno di uno scanner di codici a barre per semplificare l'inserimento delle informazioni sul prodotto e velocizzare l'elaborazione delle vendite. Perché La maggior parte dei dati viene inserita utilizzando uno scanner, quindi, ad esempio, i computer all-in-one con touch screen sono ovviamente utili, ma non così essenziali nel trading. Perché Molto probabilmente, ogni giorno eseguirai molte transazioni al registratore di cassa, quindi vale la pena occuparti di un registrar fiscale affidabile, come ad esempio. Uno scanner e un registratore fiscale affidabili garantiranno l'assenza di code e aumenteranno la fidelizzazione dei clienti.

Ristoranti-hotel

La grande differenza tra un tipico sistema POS di vendita al dettaglio e uno utilizzato nei ristoranti e negli hotel è dovuta alle differenze nell'elaborazione delle vendite. Nel trading, tutte le informazioni sulle vendite e sui pagamenti vengono inserite immediatamente. In un ristorante o in un hotel, l'ordine viene fissato e pagato solo dopo che è stato completamente completato. Un sistema POS appropriato è in grado di ritardare un ordine fino al suo completamento e all'accettazione del pagamento. Inoltre, deve essere in grado di registrare i desideri dei clienti, programmare le prenotazioni e monitorare i tavoli/sale disponibili. L'interfaccia di un tale programma di registratore di cassa sarà molto diversa. Nella vendita al dettaglio le informazioni vengono inserite principalmente tramite uno scanner di codici a barre, ma in un ristorante o in un hotel è molto più comodo utilizzare un touch screen. Pertanto, per facilitare l'immissione degli ordini, è molto importante che l'interfaccia del programma sia adattata, ad esempio, ad un touch screen come Frontol:Ristorante.

Da un punto di vista hardware, la grande differenza rispetto ai sistemi POS al dettaglio è l’importanza dello scanner di codici a barre. Anche se occasionalmente utilizzerai uno scanner in un ristorante o in un hotel, la maggior parte delle transazioni vengono inserite manualmente nel programma del registratore di cassa stesso utilizzando un monitor touch. È qui che un monitor touch può davvero semplificare il tuo lavoro. Inoltre, poiché lo spazio di lavoro è solitamente limitato e molti cavi aggrovigliati causano molti disagi, sarà di gran lunga preferibile una barretta di cioccolato con touch screen. Una stampante per ricevute è importante in qualsiasi sistema POS, ma quando è necessario inviare ordini in cucina o in un altro luogo in cui la temperatura operativa è elevata, è preferibile utilizzare, ad esempio, una stampante a contatto EpsonTMU220D rispetto alle stampanti termiche, utili per stampare le ricevute dei clienti.

Mobile

Sistemi POS mobili non differiscono nella funzionalità da quelli ordinari. I processi di vendita, il monitoraggio dei saldi e la stampa delle ricevute sono gli stessi ovunque. I sistemi POS mobili supportano facilmente anche l'elaborazione delle carte bancarie, a condizione che sia disponibile l'accesso a Internet. Programmi di registratore di cassa per sistemi POS mobili, come per tutti i sistemi, varierà a seconda della funzionalità supportata, che si tratti di controllo dei saldi o di qualche tipo di report. Alcuni programmi sono gli stessi dei sistemi convenzionali, mentre altri mirano solo a salvare le transazioni e successivamente a sincronizzarle con un normale registratore di cassa. La scelta del software dipende in gran parte dal fatto che il sistema POS mobile sarà completamente indipendente o semplicemente un'aggiunta al sistema principale.

Poiché l'obiettivo principale di un sistema POS mobile è quello di eliminare il punto vendita fisso, l'hardware ne risente notevolmente. Invece che su un computer desktop, eseguirai il programma del registratore di cassa su un dispositivo mobile, ad esempio, o anche su un tablet. La maggior parte di questi dispositivi dispone sia di uno scanner che di un touch screen, che fornisce tutte le opzioni per l'immissione delle informazioni. Manca solo un registratore fiscale e un lettore di carte (anche se cominciano già ad apparire modelli con queste funzioni). Se hai Sistema fiscale dell'UNDV, è possibile utilizzare stampanti portatili come ZebraMZ320. Anche i lettori di carte mobili sono abbondanti sul mercato, quindi puoi facilmente aggiungere funzionalità di carta a qualsiasi soluzione mobile. Proprio come con un sistema POS tradizionale, se scegli la giusta soluzione mobile, puoi effettuare vendite ovunque.

Scegliere il sistema POS giusto

Un sistema POS che soddisfi tutte le esigenze della tua attività è uno strumento importante nella gestione aziendale. Inoltre, ti consentirà di concentrarti sulla soddisfazione delle esigenze dei tuoi clienti. Che tu abbia un negozio al dettaglio o un ristorante, decidere come utilizzare il sistema POS ti aiuterà a fare la scelta giusta di software e hardware. Se trovi ancora difficile fare una scelta o hai domande, contatta i nostri specialisti di sistemi POS. Saremo felici di aiutarti!