La comunicazione aziendale è un mondo a sé con le proprie leggi. Molto dipende da come rispettiamo queste leggi: dall’impressione che facciamo su colleghi e partner, sulla produttività lavorativa e persino sull’avanzamento di carriera.
Un posto speciale nella comunicazione aziendale è occupato dalla corrispondenza commerciale, che è responsabilità quotidiana della maggior parte degli impiegati e non solo. La capacità di condurre correttamente la corrispondenza commerciale può essere di grande aiuto per concludere affari redditizi e costruire la propria immagine aziendale.
Diamo un'occhiata ad alcune caratteristiche di una lettera commerciale. Quindi, la corrispondenza commerciale è:
- uso di frasi modello e cliché
- neutralità emotiva,
- accuratezza semantica e concisione della presentazione,
- argomentazione ben costruita.
La corrispondenza commerciale in inglese è lo stesso insieme di regole e cliché, alcuni dei quali consigliamo di utilizzare a tutti coloro che lavorano con partner stranieri o in aziende internazionali. Portiamo alla tua attenzione diverse frasi utili che decoreranno la tua corrispondenza commerciale. Queste frasi metteranno in risalto la tua professionalità e contribuiranno a modellare l'immagine di un uomo d'affari. Cominciamo!
1. Si prega di trovare in allegato
Cominciamo con i classici. Spesso è necessario allegare a una lettera vari documenti o altri file. Per avvisare il destinatario della presenza di un allegato, questa frase è perfetta. Dopotutto, la parola "Allegato" nella traduzione significa "allegato". La frase dovrebbe essere usata alla fine della lettera.
Ecco un paio di esempi di utilizzo:
- In allegato trovi il mio portfolio.
- Si allega copia dell'accordo/contratto.
2. Ho inoltrato
Questa frase può essere utilizzata se è necessario inoltrare un'e-mail ad altri destinatari. Per avvisare il destinatario di ciò, la frase “ho inoltrato” è perfetta. Per esempio:
- Ti ho inoltrato il CV di Anna.
- Ti ho inoltrato l'e-mail di John.
3. Ho copiato per copia
Una persona non iniziata a tutti i segreti delle peculiarità della corrispondenza commerciale potrebbe non capire cosa significhi questa strana abbreviazione. Ma siamo professionisti. "I've cc'ed" è un'abbreviazione che sta per I have carbon copy. La frase significa "copiare qualcuno per ricevere lettere".
Quindi, se devi informare qualcuno che hai copiato altri destinatari, sentiti libero di usare questa frase. Per esempio:
- Ho mandato Sara in copia per questa email.
- Ho mandato in copia Jack e Jimmy a queste email.
Per quanto riguarda le abbreviazioni che non possono essere utilizzate nella corrispondenza commerciale, in questo caso viene solitamente fatta un'eccezione.
4. Per ulteriori dettagli
Questa frase è un modo collaudato per concludere educatamente la tua lettera in inglese. “Per ulteriori dettagli” significa “per informazioni più dettagliate”, “più in dettaglio”. Esempi di utilizzo:
- Per ulteriori dettagli contattami in qualsiasi momento.
- Per ulteriori dettagli scrivete al nostro responsabile commerciale.
Un’altra frase che ti aiuterà a concludere in modo educato è “Se avete domande, non esitate a contattarmi”. Tradotto significa “Se avete domande, sentitevi liberi di scrivermi”.
5. Non vedo l'ora
La frase “guardare avanti” significa “guardare avanti”. Quindi, se non vedi l'ora di ricevere una risposta o qualche altra azione da parte del destinatario, sarebbe abbastanza appropriato usare questa frase. Per esempio:
- Aspetto con ansia la tua risposta.
- Non vedo l'ora della tua risposta.
È meglio usare la frase alla fine della lettera.
Quando scrivi una lettera, devi essere educato anche quando non ne hai voglia. La capacità di scrivere lettere competenti in ogni situazione riflette la tua professionalità, le buone maniere e la conoscenza dell'etica aziendale. In conclusione, ricordiamo che nella corrispondenza commerciale è necessario dimostrare precisione verbale e alfabetizzazione impeccabile. Anche l'uso di abbreviazioni è inaccettabile (salvo rare eccezioni).
Scrivete correttamente le email in inglese, cari amici! Buona fortuna!
Recentemente ho capito che funziona, quindi anche se vorrei condividere:
Invio di tutta la posta in uscita alle cartelle Inviati con postfix e cyrus imap.
Postfix invia copie di copie di tutte le email in uscita a uno speciale account di posta elettronica "inviato". Utilizza un setaccio su questo account speciale per reindirizzare tutte le e-mail alla cartella Inviata associata all'account.
Crea un account utente di posta elettronica per i messaggi inviati
Il modo più semplice per farlo è creare un nuovo account Unix per i mittenti, impostando la shell su /bin/false in modo che nessuno possa accedere:
Host$ sudo useradd inviato host$ sudo chsh -s /bin/false inviato
Configura imap per l'utente inviato
Utilizzando cyradm, creiamo una nuova casella di posta (ovvero un utente) e consentiamo a quell'utente di aggiungere l'accesso a tutte le nostre cartelle imap della Posta inviata:
Host$ $ cyradm -user cyrus localhost Password:
Crea uno script setaccio per l'account inviato
Questo script reindirizza tutte le email in arrivo all'account inviato, nella cartella Inviati nella posta in arrivo dei mittenti.
Il mio script si chiama sent.sieve e assomiglia a questo:
# Script setaccio per inviato. Se l'e-mail in uscita viene inviata in Ccn a questo account, # questo script sieve lo reindirizzerà alla cartella Inviati del mittente require ["fileinto"]; se indirizzo:is:localpart "Da" "userx" ( fileinto "user.userx.Sent "; ) indirizzo elsif:is:localpart "Da" "userz" ( fileinto "user.userz.Sent"; ) indirizzo elsif:is:localpart "Da" "userz" ( fileinto "user.userz.Sent"; )
Dovrai inserire una voce per ciascuno dei tuoi utenti (userx, user, userz nell'esempio sopra). Non sono riuscito a trovare un modo migliore per farlo. I suggerimenti sono benvenuti [e-mail protetta]
Imposta lo script sieve in questo modo:
Host$ sievshell localhost -user=inviato -a=cyrus Password:
Configura la mappatura bcc per suffisso
Nella directory postfix (/etc/postfix su debian) crea un file chiamato bcc_map che assomigli a questo:
# copia tutta la posta inviata localmente all'account inviato @tuodominio.com [e-mail protetta]
Compilalo in un file hash suffisso utilizzando:
Host$ sudo postmap bcc_map
Aggiungi la seguente configurazione al file di configurazione postfix main.cf:
Sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/bcc_map
E fai in modo che Postfix ricarichi la sua configurazione:
host $sudo/etc/init.d/postfix ricarica
Test e debug
Invia l'e-mail e verifica che sia copiata nella cartella Inviati.
In caso di problemi dovresti controllare i log di cyrus e postfix (tutti registrati su /var/log/syslog sul mio host Debian). Errori di battitura e permessi di accesso errati di solito comportano l'invio di alcuni suggerimenti ai log.
La maggior parte dei client di posta elettronica, incluso Gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, forniscono la possibilità di inviare un'e-mail a un gran numero di destinatari. Di solito puoi farlo usando la funzione Copia(in inglese l'abbreviazione usata per denotarlo è SS), O Ccn (CCB). Quando invii un messaggio a Copie I destinatari possono vedere gli indirizzi e-mail di altre persone che hanno ricevuto l'e-mail. Nel secondo caso l'identità degli ulteriori destinatari viene nascosta.
Aggiunta dell'indirizzo di un destinatario
Per specificare i destinatari dell'e-mail, inserire il loro indirizzo e-mail nel campo A cui (Quello):Alcuni client di posta elettronica ti consentono semplicemente di inserire il tuo nome utente in un campo, che verrà poi compilato automaticamente dal programma.
Se utilizzi questo campo per inviare email a più persone, ognuna di loro potrà vedere l'elenco completo degli altri destinatari.
Come creare una copia di un'e-mail
Campo CC O Copia utilizzato per scambiare messaggi elettronici in modo più indiretto rispetto al campo A cui. Se non ti rivolgi direttamente alla persona nella tua email, ma desideri che quella persona segua la conversazione nel thread dell'email o semplicemente sia a conoscenza dell'argomento, il campo Copia sarebbe un'ottima opzione. Il destinatario, che è presente Copie lettere, riceve una lettera non letta nella sua cassetta della posta, proprio come quella che era stata messa nella cassetta A cui; l'unica differenza è a chi indirizzi per primo la lettera nel corpo dell'e-mail. Nel mondo professionale, spedire a Copieè molto utilizzato e serve a tenere informati i colleghi su vari eventi e argomenti.Puoi elencare i destinatari e-mail semplicemente inserendo un elenco di indirizzi nel campo Copia, che di solito si trova immediatamente sotto il campo A cui. Tutti in questa catena di destinatari potranno vedere i nomi e gli indirizzi email di tutti gli altri destinatari:
Come inviare in BCC un'e-mail
Ogni client di posta elettronica (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, ecc.) consente al mittente di un'email di raggiungere un gran numero di persone senza esporre le proprie informazioni ad altri utenti nella catena di posta elettronica. Questa funzione si chiama BCC O Ccn. Puoi nascondere i destinatari inserendo i loro indirizzi nel campo Ccn invece di utilizzare i campi A cui E Copia:Puoi utilizzare questa funzione sia per le email individuali che per quelle di gruppo. Ciò è particolarmente utile se desideri mantenere privati i tuoi contatti, proteggerli da spam ed e-mail indesiderate o semplicemente se non vuoi che i tuoi destinatari sappiano chi ha ricevuto lo stesso messaggio.
Campo Ccn non sempre disponibile per impostazione predefinita per tutti i client di posta elettronica. Ad esempio, nel Veduta Dovrai andare a Opzioni per accedere alle impostazioni; V Tuonouccello dovrai selezionare questa funzione dal menu a tendina; V Gmailè necessario premere un pulsante Copia E Ccn; V Windows Live Mail Dovrai premere i tasti contemporaneamente Alt + B.
Immagine: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com
Cos'è l'e-mail? Nel mondo degli affari moderno questo è:
- Il tuo viso. È con l'aiuto della posta elettronica che puoi creare un'immagine positiva agli occhi della controparte o rovinare la prima impressione.
- Il tuo strumento di lavoro. Molte comunicazioni con il mondo esterno avvengono tramite e-mail. Pertanto, se sei esperto in questo strumento, puoi semplificarti la vita.
- Una potente distrazione. Il mondo esterno sta cercando di raggiungerti, distrarti e portarti fuori strada attraverso la posta elettronica.
Da questa prospettiva, diamo un’occhiata a come lavorare con la posta elettronica. Cominciamo con qualcosa di semplice.
Formattazione di una lettera
Utilizzo il client di posta elettronica Mozilla Thunderbird, quindi lo userò come esempio. Creiamo una nuova lettera e andiamo dall'alto verso il basso attraverso l'elenco dei campi.
A cui. Copia. Ccn
Alcuni potrebbero non saperlo, ma "A" in Mozilla può essere cambiato in "Cc" o "Bcc".
- A cui: scriviamo il destinatario principale o più destinatari separati da un punto e virgola.
- Copia: scriviamo a qualcuno che dovrebbe leggere la lettera, ma dal quale non ci aspettiamo una reazione.
- Ccn: scriviamo a qualcuno che dovrebbe leggere la lettera, ma che dovrebbe rimanere sconosciuto agli altri destinatari della lettera. È particolarmente appropriato utilizzarlo per l'invio di massa di lettere commerciali, come le notifiche.
Sbagliato negli invii di massa, indicare i destinatari utilizzando i campi “Copia” o “A”. Diverse volte all'anno ricevo lettere che elencano 50-90 destinatari nel campo "Cc". C'è una violazione della privacy. Non è necessario che tutti i tuoi destinatari sappiano con chi stai lavorando su un argomento simile. Va bene se queste sono persone che si conoscono. Cosa succede se nell’elenco ci sono aziende concorrenti che non si conoscono? Come minimo, devi essere preparato a spiegazioni non necessarie e, al massimo, a interrompere la collaborazione con uno di loro. Non farlo.
Oggetto della lettera
I servizi di mailing professionali spesso scrivono (a volte in modo sensato) sull'importanza dell'oggetto dell'email sui loro blog aziendali. Ma molto spesso parliamo di lettere di vendita, dove l’oggetto della lettera risolve il problema “l’e-mail va aperta”.
Stiamo discutendo della corrispondenza commerciale quotidiana. Qui il tema risolve il problema “la lettera e il suo autore dovrebbero essere facilmente identificati e poi ritrovati”. Inoltre, la tua diligenza ti tornerà sotto forma di karma di numerose lettere di risposta, solo con prefissi Rif: O Avanti, tra i quali dovrai cercare la lettera desiderata sull'argomento.
Venti lettere rappresentano il volume della corrispondenza di un giorno per un middle manager. Non sto parlando affatto di imprenditori e titolari di aziende; il loro numero di lettere a volte supera le 200 o più al giorno. Pertanto ancora una volta: non inviare email con oggetto vuoto.
Quindi, come formulare correttamente l'oggetto di un'e-mail?
Errore n.1 : Solo il nome dell'azienda nell'oggetto. Ad esempio “Sky” e basta. In primo luogo, probabilmente non sei l'unico della tua azienda a comunicare con questa controparte. In secondo luogo, un argomento del genere non ha alcun significato, perché il nome della tua azienda è già visibile dall'indirizzo. In terzo luogo, indovina come apparirà la tua casella di posta con questo approccio alla corrispondenza? Qualcosa del genere.
È conveniente effettuare ricerche su tali argomenti?
Errore n.2 : titolo appariscente e vendibile. È fantastico se sai come scrivere titoli del genere. Ma è opportuno utilizzare queste competenze nella corrispondenza commerciale? Ricorda lo scopo dell'oggetto di un'e-mail aziendale: non vendere, ma fornire identificazione e ricerca.
Testo della lettera
Esistono molte guide di scrittura per diverse occasioni. Ad esempio, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin e altri maestri delle parole hanno molte informazioni utili. Ti consiglio di leggere i loro articoli, almeno per migliorare l'alfabetizzazione generale e migliorare lo stile generale del discorso scritto.
Nel processo di scrittura di una lettera, dobbiamo prendere diverse decisioni in sequenza.
Una questione di gentilezza . All'inizio della lettera, puoi sfumare in convenevoli o addirittura tenerezza nello spirito di “Mia cara Rodya, sono passati più di due mesi da quando ti ho parlato per iscritto, di cui io stesso ho sofferto e non ho nemmeno dormito per un po' notti, pensando. Molto educato e molto costoso, sia in termini di tempo per scrivere un'introduzione del genere, sia in termini di tempo dell'interlocutore per leggerla. La corrispondenza è affari, ricordi? Non un saggio di genere epistolare per un concorso o una lettera alla madre di Raskolnikov, ma corrispondenza d'affari.
Rispettiamo il nostro tempo e quello del destinatario!
Ha senso solo presentarti e ricordare le circostanze della tua conoscenza nella prima lettera inviata dopo un fugace incontro in una mostra. Se si tratta di una continuazione della collaborazione o di una corrispondenza continua, nella prima lettera della giornata scriviamo: “Ciao, Ivan”, nella seconda e nelle successive: “Ivan, ...”.
Appello . Mi ha sempre preoccupato la questione di chi indirizzare una lettera se ci sono più destinatari. Recentemente ho scritto una lettera indirizzata a tre ragazze di nome Anna. Senza alcun dubbio ho scritto “Ciao Anna” e non mi sono preoccupata. Ma questa fortuna non è sempre così.
Cosa succede se i destinatari sono tre o anche sette e non hanno lo stesso nome? Puoi elencarli per nome: "Buon pomeriggio, Rodion, Pulcheria, Avdotya e Pyotr Petrovich". Ma è lungo e richiede tempo. Puoi scrivere: "Ciao, colleghi!"
Per quanto mi riguarda, utilizzo la regola di rivolgermi per nome alla persona nel campo “A”. E non contattare affatto quelli nella copia. Questa regola ti consente anche di determinare con maggiore precisione (uno!) Il destinatario della lettera e lo scopo di questa lettera.
Citazione . Spesso la corrispondenza è una catena di lettere con domande e risposte: in una parola, un dialogo. È considerata buona pratica non cancellare la cronologia della corrispondenza e scrivere la propria risposta all'inizio del testo citato, in modo che quando si ritorna a questa corrispondenza una settimana dopo, si possa leggere facilmente il dialogo dall'alto al basso, discendendo per data.
Per qualche motivo, l'impostazione predefinita in Mozilla è "Posiziona il cursore dopo il testo tra virgolette". Consiglio di modificarlo nel menu “Strumenti” → “Opzioni account” → “Composizione e indirizzamento”. Deve essere così.
Scopo della lettera . Esistono due tipi di lettere commerciali:
- quando ci limitiamo a informare l'interlocutore (ad esempio, un resoconto del lavoro svolto nel mese);
- e quando vogliamo qualcosa dal nostro interlocutore. Ad esempio, affinché approvi la fattura allegata per il pagamento.
Di norma, ci sono molte volte più lettere incoraggianti delle lettere di segnalazione. Se vogliamo ottenere qualcosa dall'interlocutore, è molto importante dirlo in una lettera in chiaro. L'invito all'azione dovrebbe essere accompagnato da un nome ed essere l'ultima frase della lettera.
Sbagliato : "Porfiry Petrovich, so chi ha fatto a pezzi la vecchia."
Giusto : "Porfiry Petrovich, sono stato io a fare a pezzi la vecchia, per favore prendi misure per arrestarmi, sono stanco di soffrire!"
Perché il corrispondente dovrebbe pensare per te a cosa fare con questa lettera? Dopotutto, potrebbe prendere la decisione sbagliata.
Firma nel testo . Deve esserlo. Inoltre, tutti i client di posta consentono di configurare la sostituzione automatica della firma, ad esempio il classico “Cordiali saluti,…”. In Mozilla, questo viene fatto nel menu “Strumenti” → “Opzioni account”.
Se scrivere o meno i contatti nella firma è una questione personale per ognuno. Ma se sei in qualche modo connesso alle vendite, assicurati di scrivere. Anche se l'accordo non avviene a seguito della comunicazione, in futuro sarai facilmente reperibile utilizzando i contatti della firma.
Infine, un'altra caratteristica del corpo della lettera per quegli interlocutori a cui non piace (non può, non vuole, non ha tempo) rispondere alle tue lettere. Si prega di indicare l'impostazione predefinita nel corpo della lettera. Ad esempio: "Porfiry Petrovich, se non vieni ad arrestarmi prima di venerdì a mezzanotte, allora mi considero amnistiato". Naturalmente la scadenza deve essere reale (non dovresti inviare il testo dell'esempio venerdì alle 11:50). Il destinatario deve essere fisicamente in grado di leggere e agire sulla tua lettera. Tale “silenzio” ti solleva dalla responsabilità per la mancata risposta dell’interlocutore. Come sempre, è necessario affrontare saggiamente l'uso di questa funzionalità. Se una persona risponde alle tue lettere in tempo e regolarmente, un simile ultimatum può, se non offenderlo, stressarlo un po' o portare alla decisione di non rispondere alla lettera in questo momento, ma farti aspettare fino a venerdì.
Allegati
Le lettere spesso arrivano con allegati: curriculum, proposte commerciali, preventivi, orari, scansioni di documenti: uno strumento molto conveniente e allo stesso tempo fonte di errori comuni.
Errore : dimensione dell'investimento enorme. Ricevo spesso email con allegati di dimensioni fino a 20 MB. Di norma si tratta di scansioni di alcuni documenti in formato TIFF, con una risoluzione di 600 dpi. Quasi sicuramente il programma di posta elettronica del corrispondente si bloccherà per diversi minuti nel vano tentativo di caricare un'anteprima dell'allegato. E Dio non voglia che il destinatario provi a leggere questa lettera su uno smartphone...
Personalmente, cancello immediatamente tali lettere. Non vuoi che la tua email finisca nel cestino prima di essere letta? Controllare l'entità dell'investimento. Si consiglia che non superi i 3 MB.
Cosa fare se supera?
- Prova a riconfigurare lo scanner con un formato e una risoluzione diversi. Ad esempio, PDF e 300 dpi producono scansioni abbastanza leggibili.
- Pensa a programmi come WinRar o 7zip archiver. Alcuni file si comprimono perfettamente.
- Cosa fare se l'allegato è enorme e non è possibile comprimerlo? Ad esempio, un database contabile quasi vuoto pesa 900 MB. L'archiviazione delle informazioni sul cloud verrà in soccorso: Dropbox, Google Drive e simili. Alcuni servizi, come Mail.ru, convertono automaticamente allegati di grandi dimensioni in collegamenti all'archiviazione sul cloud. Ma preferisco gestire personalmente le informazioni archiviate nel cloud, quindi non accolgo con favore l'automazione di Mail.ru.
E un'altra raccomandazione non del tutto ovvia sugli investimenti: la loro Nome . Deve essere comprensibile e accettabile per il destinatario. Una volta in azienda stavamo preparando una proposta commerciale a nome di... lascia che sia Fyodor Mikhailovich Dostoevskij. Ho ricevuto una lettera dal manager con una bozza di CP da approvare e l'allegato includeva un file denominato "ForFedi.docx". Il manager che mi ha inviato questo ha avuto un dialogo più o meno così:
Caro manager, sei personalmente pronto ad avvicinarti a quest'uomo rispettato e chiamarlo in faccia Fedya?
In qualche modo no, è un uomo rispettato, tutti lo chiamano con il suo nome e patronimico.
Perché hai chiamato l'allegato “Per Fedi”? Se glielo mando adesso, pensi che comprerà da noi le asce usando questo CP?
Lo avrei rinominato più tardi...
Perché preparare una bomba a orologeria - il rifiuto di un potenziale cliente - o creare lavoro extra per te stesso rinominando il file? Perché non nominare immediatamente l'allegato correttamente: "Per Fyodor Mikhailovich.docx" o ancora meglio - "KP_Sky_Axes.docx".
Quindi, abbiamo più o meno risolto l'e-mail come "persona". Passiamo a considerare la posta elettronica come strumento per un lavoro efficace e parliamo della sua componente di distrazione.
Lavorare con le lettere
La posta elettronica è una potente distrazione. Come ogni distrazione, anche la posta elettronica deve essere gestita inasprendo le regole e introducendo orari di lavoro.
Come minimo, devi disattivare TUTTE le notifiche sugli arrivi di posta. Se il client di posta è configurato di default, verrai avvisato con un segnale sonoro, lampeggerà un'icona accanto all'orologio e verrà mostrata un'anteprima della lettera. In una parola, faranno di tutto per strapparti prima dal lavoro scrupoloso e poi immergerti nell'abisso delle lettere non lette e degli invii non visualizzati, meno un'ora o due dalla tua vita.
Alcune persone hanno una potente forza di volontà che consente loro di non farsi distrarre dalle notifiche, ma le persone comuni farebbero meglio a non sfidare il destino e a spegnerle. In Mozilla Thunderbird, ciò avviene tramite il menu “Strumenti” → “Preferenze” → “Generale” → “Quando compaiono nuovi messaggi”.
Se non ci sono notifiche come fai a capire che è arrivata una lettera?
Molto semplice. Tu stesso, consapevolmente, prenditi del tempo per ordinare la posta, aprire il tuo client di posta e vedere tutti i messaggi non letti. Questo può essere fatto due volte al giorno, ad esempio a pranzo e la sera, oppure durante i tempi di inattività forzata, ad esempio negli ingorghi.
Le persone spesso chiedono: che dire dei tempi di risposta e delle lettere urgenti? Rispondo: non hai lettere urgenti nella tua posta. A meno che tu non lavori nel dipartimento dell'assistenza clienti (questo dipartimento ha le proprie regole per lavorare con la posta).
Se ci sono lettere urgenti, il mittente ti avviserà tramite altri canali: telefono, SMS, Skype. Quindi entrerai consapevolmente nel tuo client di posta elettronica ed elaborerai la posta urgente. Tutti i guru della gestione del tempo (ad esempio Gleb Arkhangelsky con il suo "Time Drive") dichiarano una risposta standard alle e-mail entro 24 ore. Questa è una normale regola di buona educazione: non aspettarsi risposte immediate via email dal proprio interlocutore. Se c'è una lettera urgente, avvisala attraverso canali di comunicazione più veloci.
Quindi, abbiamo disattivato le notifiche e ora attiviamo il client di posta elettronica in base al nostro programma.
Cosa fare quando andiamo alla posta e ci impegniamo in un'attività chiamata "smistamento della posta elettronica"? Dove sono l'inizio e la fine di questo lavoro?
Ho sentito molto parlare del sistema di posta in arrivo zero, ma sfortunatamente non ho incontrato una sola persona che lo utilizzi. Ho dovuto reinventare la mia ruota. Ci sono articoli su questo argomento su Lifehacker. Per esempio, " ". Di seguito parlerò del sistema di posta in arrivo zero nella mia interpretazione. Sarei grato se i guru di GTD commentassero e aggiungessero o migliorassero il sistema descritto.
È importante comprendere e accettare che l'e-mail non è un pianificatore di attività o un archivio per le tue attività. Pertanto, la cartella Posta in arrivo dovrebbe essere sempre vuota. Una volta che inizi a ordinare la tua casella di posta, non fermarti e non lasciarti distrarre da nulla finché non avrai svuotato questa cartella.
Cosa fare con le email nella tua casella di posta? È necessario esaminare ciascuna lettera in sequenza ed eliminarla. Sì, basta evidenziare e premere Elimina sulla tastiera. Se non riesci a eliminare la lettera, dovrai decidere cosa farne.
- Puoi rispondere in tre minuti? Ho bisogno di rispondere? Sì, è necessario e la risposta non richiederà più di tre minuti, quindi rispondi immediatamente.
- Devi rispondere, ma preparare una risposta richiederà più di tre minuti. Se utilizzi un'utilità di pianificazione che ti consente di convertire un'e-mail in un'attività, trasforma l'e-mail in un'attività e dimenticatene per un po'. Ad esempio, utilizzo il servizio assolutamente meraviglioso Doit.im. Ti permette di generare un indirizzo email personale: gli inoltri la lettera e si trasforma in un'attività. Ma se non disponi di un'utilità di pianificazione, sposta la lettera nella sottocartella "0_Run".
- Dopo aver risposto rapidamente a una lettera, trasformandola in un'attività o semplicemente leggendola, devi decidere cosa fare successivamente con questo messaggio: eliminarlo o inviarlo a una delle cartelle per l'archiviazione a lungo termine.
Ecco le cartelle di archiviazione a lungo termine che ho.
- 0_Esegui. Non ho una cartella del genere, ma se non hai un'agenda, ripeto, puoi inserire qui le lettere che richiedono un lavoro dettagliato. Anche questa cartella deve essere pulita regolarmente, ma con un approccio ponderato in un momento appositamente assegnato a questo.
- 1_Rif. Qui inserisco lettere con informazioni di base: lettere di benvenuto con accessi da vari servizi web, biglietti per i prossimi voli e così via.
- 2_Progetti. Qui è conservato un archivio della corrispondenza sui partner e sui progetti con i quali ci sono rapporti in corso. Naturalmente per ogni progetto o partner è stata creata una cartella separata. Nella cartella del partner ho inserito non solo le lettere dei suoi dipendenti, ma anche quelle dei dipendenti Neb legate a questo partner. Molto comodo: se necessario, tutta la corrispondenza sul progetto è a portata di mano in un paio di clic.
- 3_Museo.È qui che metto quelle lettere che sarebbe un peccato cancellare, e il loro beneficio non è evidente. Qui vengono spostate anche le cartelle con progetti chiusi da "2_Projects". Insomma, il “Museo” conserva i primi candidati alla rimozione.
- 4_Documenti. Ecco lettere con campioni elettronici di documenti che potrebbero essere utili in futuro per la contabilità, ad esempio rapporti di riconciliazione dei clienti, biglietti per i viaggi effettuati. La cartella ha molte somiglianze con le cartelle "2_Projects" e "1_Reference", al suo interno sono archiviate solo le informazioni contabili e le informazioni di gestione sono archiviate nella cartella "2_Projects". In "4_Documents" ci sono informazioni morte e in "2_Projects" ci sono informazioni live.
- 5_Conoscenza. Qui inserisco solo newsletter davvero utili a cui voglio tornare dopo un po' per trovare ispirazione o trovare soluzioni.
Esistono altre impostazioni del client di posta elettronica importanti per il funzionamento di questo sistema. Innanzitutto, per impostazione predefinita in Thunderbird è presente la casella di controllo "Segna messaggi come letti". Preferisco farlo consapevolmente, quindi giù la bandiera! Per fare ciò, andare al menu “Strumenti” → “Impostazioni” → “Avanzate” → “Lettura e visualizzazione”.
In secondo luogo, usiamo filtri . In precedenza, utilizzavo attivamente filtri che inoltravano automaticamente le lettere alle cartelle appropriate in base all'indirizzo del mittente. Ad esempio, le lettere di un avvocato sono state spostate nella cartella "Avvocato". Ho abbandonato questo approccio per diversi motivi. Primo: le lettere di un avvocato nel 99% dei casi si riferiscono a qualche progetto o partner, il che significa che devono essere spostate nella cartella di questo partner o progetto. Secondo: ho deciso di aggiungere consapevolezza. Tu stesso devi decidere dove archiviare una lettera specifica ed è più conveniente cercare i messaggi non elaborati in un solo posto: nella posta in arrivo. Ora utilizzo i filtri solo per organizzare in cartelle le lettere regolari automatiche provenienti da vari sistemi, cioè le lettere che non richiedono che io prenda decisioni. I filtri in Mozilla Thunderbird sono configurati nel menu “Strumenti” → “Filtri messaggi”.
Quindi, con il giusto approccio, la posta elettronica dovrebbe durare dai 10 ai 60 minuti al giorno, a seconda del volume della corrispondenza.
Sì, e un'altra cosa. Hai già disattivato le notifiche sull'arrivo di nuove lettere? ;)
mago_roman in Il concetto di "copia nascosta", imparare a non fare cose stupideSorprendentemente, molte persone, quando hanno bisogno di inviare un'e-mail a più persone contemporaneamente, elencano semplicemente gli indirizzi nel campo "A", questo è normale quando questa e-mail è indirizzata ai tuoi colleghi o amici, ma quando invii lettere a un gruppo di clienti, stai così mostrando a tutti gli indirizzi di altri destinatari, rivelando essenzialmente la tua base di indirizzi.
Tutto ciò che i tuoi clienti devono fare è inoltrare questa lettera al tuo concorrente e i tuoi contatti trapeleranno immediatamente.
È strano, ma molte persone tutt'altro che stupide sono sorprese di apprendere che se è necessario inviare una lettera a molti destinatari in modo che non si conoscano, allora per questo c'è un campo "Ccn".
Ad esempio, per mail.ru sarà simile a questo:
E quindi ancora una volta brevemente:indicato gli indirizzi in “a” - tutti possono vedere a chi hai inviato le lettere, indicato in “copia carbone nascosta” - ognuno pensa che la lettera sia solo per lui.
E ogni destinatario riceverà una lettera dove ci sarà nel campo "a". solo il suo indirizzo . Per altri programmi, se non riesci a trovare dove BCC, chiedi a qualcuno di mostrartelo. Un altro piccolo punto, devi specificare un indirizzo nel campo "a" la maggior parte dei programmi o server di posta non ti consentiranno di inviare una lettera senza questo parametro;
E così, quando si tratta di inviare offerte, notizie a un gruppo di clienti - qui la pratica dell'uso della copia nascosta è chiara, è necessario nascondere la propria base di indirizzi. Un punto interessante sull'invio di una lettera ai colleghi, qui si consiglia di agire in base alla situazione, ad esempio inviando una lettera con la richiesta di inviare suggerimenti (ad esempio, per migliorare il servizio clienti) e se ogni collega vede quell'altro le persone hanno ricevuto la stessa lettera, molto probabilmente non risponderanno - faranno affidamento su altri, il che significa che sarà necessario utilizzare una copia nascosta. Se questo ordine viene eseguito, ad esempio, indicare il capo del tuo collega funzionerà semplicemente a meraviglia e il tuo ordine verrà eseguito.
Un discorso a parte con i fornitori. Da un lato, l'indicazione di tutti i destinatari nella copia dovrebbe dimostrare al fornitore che hai una scelta e dovrebbe offrirti buoni prezzi. D'altra parte, il manager che ha ricevuto la tua lettera, visto che non è stata inviata solo a lui, molto probabilmente tratterà la tua richiesta “freddamente”. Personalmente, a mio avviso, penso che nel caso dei fornitori sia necessario utilizzare una copia nascosta, almeno per proteggere i segreti commerciali, ma più probabilmente per un buon rapporto con il responsabile del fornitore.
Puoi leggere un caso recente di errore di uno specialista, quando tutti i destinatari hanno visto altri destinatari: Fa schifo a tutti in questa chat, c'erano persone davvero rispettabili - direttori, ma molti hanno comunque ricevuto spam in risposta.
Bene, come sempre, la discussione nei commenti è benvenuta.
