Le macro vengono spesso utilizzate per automatizzare le applicazioni. Qualsiasi macro è una sequenza di azioni registrate con un nome specifico. Se, quando si lavora con Microsoft Excel, diventa necessario eseguire più volte la stessa sequenza di operazioni (ad esempio formattazione complessa della cella corrente o aggiunta di una nuova riga riempiendo alcune delle sue celle con formule), è possibile registrare queste azioni e poi riprodurle tutte le volte che sarebbe necessario.
È possibile richiamare una macro registrata per l'esecuzione utilizzando una finestra di dialogo speciale o utilizzando una scorciatoia da tastiera. Puoi anche assegnare una macro a un pulsante sulla barra di accesso rapido. In generale, non è necessario essere un programmatore per scrivere una macro: devi solo sapere come eseguire i comandi che portano al risultato desiderato.
Tab Sviluppatore, che consente di registrare le macro, è nascosto per impostazione predefinita. Per mostrarlo, devi selezionare Ufficio → Opzioni di Excel → Generale e usa l'opzione Mostra la scheda Sviluppatore sulla barra multifunzione. Dopo aver selezionato questa casella, verrà visualizzata una scheda sulla barra multifunzione. Sviluppatore.
Registrazione macro
Per registrare una macro è necessario:
- Presentare in dettaglio la sequenza di azioni da compiere (al fine di evitare possibili errori, azioni non necessarie o scorrette).
- Selezionare l'elemento a cui verranno applicate le azioni registrate nella macro (posizionare il cursore all'interno della cella, ecc.).
- Finestra di dialogo di chiamata Registrazione macro uno dei due modi:
- premi il bottone Registrazione macro sul pannello Il codice Schede sviluppatore;
- premi il bottone Registrazione macro sul lato sinistro della barra di stato di Excel.
- Entra nel campo Nome della macro il nome della macro da creare. Il primo carattere del nome della macro deve essere una lettera. Il resto dei caratteri può essere lettere, numeri o trattini bassi. Non sono ammessi spazi nel nome; I trattini bassi sono consigliati come separatori di parole.
- Nell'elenco a discesa Salva per specificare dove verrà salvata questa macro. Possibili opzioni:
- Macrolibro personale— la macro viene salvata in un apposito file, che sarà disponibile per tutti i documenti subito dopo il caricamento di Excel;
- Un nuovo libro- verrà creato un nuovo libro e in esso verrà salvata la macro. Questa macro sarà disponibile solo se la cartella di lavoro che la contiene è aperta;
- Questo libro— la macro verrà salvata nel libro corrente. In genere, tali macro sono necessarie quando il loro utilizzo è limitato all'automazione a grana fine nella cartella di lavoro corrente. Tuttavia, la macro sarà disponibile da altri documenti se vengono aperti in parallelo.
- Se si desidera che la macro venga chiamata da una combinazione di tasti, immettere una lettera o un numero nel campo Scorciatoia da tastiera.
- Premi il bottone OK, quindi il pulsante Registrazione macro sul pannello Il codice schede Sviluppatore, che si trasformerà in un pulsante nella barra di stato Interrompi registrazione per interrompere la registrazione della macro.
- Eseguire una sequenza di azioni che verranno registrate in una macro.
- Termina la registrazione della macro premendo un pulsante Interrompi registrazione. Quando una macro viene registrata, appare nell'elenco delle macro con il suo nome.
Se viene inserita una lettera, sia il caso che il layout sono importanti. Ad esempio, se viene inserita la lettera d (piccolo russo), sarà la combinazione di tasti per questa macro Ctrl+d, ma no Ctrl+I(piccola L inglese, che è sulla stessa chiave).
Tutte le azioni significative dell'utente (clic sui pulsanti, modifica dei dati, spostamento all'interno del foglio, ecc.) verranno registrate. Non è possibile mettere in pausa la registrazione.
Esecuzione di macro
Per eseguire una macro, è possibile utilizzare la finestra di dialogo Macro. Per visualizzare questa finestra, è possibile premere la combinazione di tasti Alt+F8 oppure usa il pulsante Macro sul pannello Il codice. Successivamente, in questa finestra, seleziona la macro desiderata e fai clic sul pulsante Correre. La seconda possibilità per eseguire una macro è la combinazione di tasti scelta in fase di creazione della macro. Inoltre, Excel offre la possibilità di chiamare una macro utilizzando il pulsante sulla barra di accesso rapido.
Crea un pulsante macro nella barra degli strumenti di accesso rapido
Per creare un pulsante sulla barra di accesso rapido:
- Finestra di dialogo di chiamata Opzioni di Excel e vai alla scheda Collocamento.
- Nell'elenco a discesa Seleziona le squadre dalla voce selezionata Macro.
- Selezionare la macro desiderata dall'elenco delle macro e fare clic sul pulsante Aggiungere- verrà copiato nella finestra di destra e diventerà disponibile come pulsante sulla barra degli strumenti di accesso rapido.
- Per modificare l'immagine e il nome visualizzato per il pulsante creato, utilizzare il comando Modificare.
- Fare clic su OK nella finestra di dialogo Opzioni di Excel.
Di conseguenza, il pulsante verrà aggiunto alla barra di accesso rapido. Il nome visualizzato apparirà come suggerimento quando si passa il mouse sopra il pulsante con il puntatore del mouse.
Eliminazione di una macro
Per eliminare una macro, fare clic sul pulsante Macro nel pannello Codice o una scorciatoia da tastiera Alt+F8- Apparirà una finestra di dialogo Macro A contenente un elenco di macro disponibili nelle cartelle di lavoro aperte. In questa finestra, seleziona la macro da eliminare e fai clic sul pulsante Elimina.
L'eliminazione di una macro non elimina automaticamente il relativo pulsante nella barra di accesso rapido, quindi è necessario eliminarla manualmente nella scheda Impostazioni la finestra di dialogo Opzioni di Excel.
Modifica macro
La macro creata è in realtà una procedura scritta nel linguaggio di programmazione VBA. Puoi facilmente vederlo nella finestra di Visual Basic Editor. I dettagli su VBA e Visual Basic Editor sono descritti nei nostri altri articoli. Ora è importante notare che la macro è scritta in testo normale, il che significa che può essere facilmente modificata se necessario.
Per accedere alla modalità di modifica delle macro:
- Nella finestra di dialogo Macro selezionare la macro da modificare.
- Premi il bottone Modificare- Si aprirà la finestra di Microsoft Visual Basic.
Ad esempio, creiamo una semplice macro nella cartella di lavoro corrente di Excel che dovrebbe essere applicata alla cella selezionata e cambiamo la sua formattazione (colore di sfondo - rosso, colore del carattere - marrone chiaro, Sfondo 2). Per creare questa macro, sono necessari:
- Seleziona una cella qualsiasi del foglio e inserisci del testo (in modo da poter guardare il risultato del lavoro).
- Abilita la registrazione macro con un pulsante Registrazione macro nella barra di stato.
- Nella finestra di dialogo Registrazione macro lascia tutte le opzioni selezionate per impostazione predefinita e fai clic sul pulsante OK.
- Sulla scheda casa(Pannello dei caratteri) selezionare le opzioni di colore desiderate.
- Interrompi la registrazione macro con il pulsante Interrompi registrazione nella barra di stato.
Ora, per visualizzare il codice della macro creata, è necessario chiamare l'editor di Visual Basic nel modo sopra descritto: si aprirà la finestra del codice per la macro creata, in cui verrà scritto il seguente codice:
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 | // Macro formato cella Macro1 Sub Macro1() "Macro! Macro con Selection.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorIndex = xlAutomatic .Color = 255 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 Termina con Selection.Font .ThemeColor = xlThemeColorDark2 .TintAndShade = 0 Termina con End Sub |
// Macro formato cella Macro1 Sub Macro1() "Macro! Macro con Selection.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorIndex = xlAutomatic .Color = 255 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 Termina con Selection.Font .ThemeColor = xlThemeColorDark2 .TintAndShade = 0 Termina con End Sub
In modo che quando si accede a più proprietà di un oggetto in successione, ogni volta non specifichi una lunga catena di tipo Selection.Interior.Pattern = xlSolid, viene utilizzato uno speciale costrutto del linguaggio VBA: Con...Termina con- all'interno del nome dell'oggetto può essere omesso, indicando solo un punto davanti al nome della proprietà.
Per chi conosce l'inglese, lo scopo e il principio dei comandi in questo codice sono abbastanza ovvi: per un oggetto Selezione.Interni(cioè, per l'area interna della cella selezionata), i vari parametri di sfondo sono impostati su valori. Impostazioni principali - modello(metodo di riempimento, in questo caso set xlSolido, cioè. solido) e colore(Colore). Allo stesso modo, il colore del carattere viene modificato (a partire dalla riga Con Selezione.Font).
Tale facile accesso al testo della macro consente di correggere comandi inseriti in modo errato, combinare più macro scritte da persone diverse, modificare macro che erano state scritte una volta, impostare nuovi parametri per farle funzionare, in modo da non riscriverle nuovamente.
L'obiettivo è rimuovere completamente il codice della macro nell'editor di Visual Basic, quindi anche la macro verrà rimossa completamente (questo è simile all'azione del pulsante Eliminare la finestra di dialogo Macro).
Per rinominare una macro è sufficiente entrare nella sua modalità di modifica e correggere l'intestazione nella riga nel testo del programma Sub Macro1()— il nuovo nome sostituirà automaticamente quello vecchio negli elenchi delle macro. Si noti che non tutte le sostituzioni avvengono automaticamente. Se alla macro sono stati associati oggetti grafici o pulsanti, è necessario riassegnarli.
L'alto livello di produzione e di reddito derivante dall'applicazione di tecnologie avanzate e dalla produzione su larga scala porta al fatto che una parte molto ampia della popolazione cessa di essere gravata dall'onere di prendersi cura dei bisogni fisici di base. Nessun uomo affamato, a meno che non sia sobrio, può essere convinto a spendere il suo ultimo dollaro per qualcosa che non sia il cibo. Ma una persona che mangia bene, è ben vestita, ha buone condizioni di vita e sta bene sotto tutti gli altri aspetti può essere persuasa a decidere di comprare un rasoio elettrico o un dente elettrico zia. Non solo i prezzi ei costi di produzione, ma anche la domanda dei consumatori diventa oggetto di controllo. Questo è un altro importante elemento aggiuntivo nel sistema di regolazione dell'ambiente economico...
Per automatizzare le attività ripetitive in Microsoft Excel, puoi registrare rapidamente una macro. Supponiamo che tu abbia date in formati diversi e desideri applicare lo stesso formato a tutte. Questo può essere fatto con una macro. È possibile registrare una macro che applica il formato desiderato e quindi eseguirla secondo necessità.
Quando si registra una macro, vengono registrate tutte le azioni descritte nel codice di Visual Basic, Applications Edition (VBA). Queste azioni possono includere l'immissione di testo o numeri, il clic su celle o comandi sulla barra multifunzione o sul menu, la formattazione di celle, righe o colonne o l'importazione di dati da un'origine esterna come Microsoft Access. Un'applicazione Visual Basic (VBA) è un sottoinsieme del potente linguaggio di programmazione Visual Basic incluso nella maggior parte delle applicazioni di Office. Sebbene VBA offra la possibilità di automatizzare i processi tra le applicazioni di Office, non è necessario conoscere il codice VBA o la programmazione a livello di codice, se necessario.
È importante sapere che quando si registra una macro, viene registrato quasi tutto ciò che si fa. Quindi, se commetti un errore, come premere il pulsante sbagliato, il registratore di macro registrerà quell'azione. In tal caso, puoi riscrivere l'intera sequenza o modificare il codice VBA. Pertanto, prima di registrare il processo, dovresti risolverlo bene. Più precisamente scrivi la sequenza, più efficacemente funzionerà la macro.
Sviluppatore, che è nascosto per impostazione predefinita, quindi devi prima abilitarlo. Per ulteriori informazioni, vedere Mostra la scheda Sviluppatore.
Registrazione macro
Sulla scheda Sviluppatore clic Macro per visualizzare le macro associate alla cartella di lavoro. Puoi anche premere i tasti ALT+F8. Si aprirà una finestra di dialogo. Macro.
Attenzione:
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Ulteriori informazioni sulle impostazioni di sicurezza delle macro e sul loro significato. |
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Le macro possono essere eseguite in vari modi, ad esempio una scorciatoia da tastiera, un oggetto grafico, la barra degli strumenti Accesso rapido, un pulsante o anche quando viene aperta una cartella di lavoro. |
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È possibile utilizzare Visual Basic Editor per modificare le macro allegate a una cartella di lavoro. |
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assegnare una macro. In campo Assegna macro |
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Scopri come abilitare e disabilitare le macro nei file di Office. |
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Premi i tasti ALT+F11. |
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Utilizzo del codice scritto in Visual Basic Editor (VBE)
Con Visual Basic Editor (VBE), puoi aggiungere le tue variabili, strutture di controllo e altri elementi al codice registrato che il registratore di macro non supporta. Poiché il registratore di macro acquisisce quasi tutti i passaggi che si verificano durante la registrazione, potrebbe essere necessario rimuovere anche il codice non necessario. La visualizzazione del codice registrato è un ottimo modo per imparare la programmazione VBA o affinare le tue abilità.
Un esempio di modifica del codice registrato è disponibile nell'articolo Introduzione a VBA in Excel.
Registrazione macro
Prima di registrare le macro, è utile sapere quanto segue:
Una macro scritta per operare su un intervallo di Excel verrà eseguita solo su celle in quell'intervallo. Pertanto, se si aggiunge una nuova riga all'intervallo, la macro non si applicherà a esso.
Se devi registrare una lunga sequenza di attività, ti consigliamo di utilizzare invece diverse macro più piccole.
Una macro può anche contenere attività non Excel. Il processo macro può estendersi ad altre applicazioni di Office e ad altri programmi che supportano Visual Basic, Applications Edition (VBA). Ad esempio, puoi registrare una macro che prima aggiorna un foglio di calcolo in Excel e quindi apre Outlook per inviarlo tramite e-mail.
Macro e strumenti VBA sono nella scheda Sviluppatore, che è nascosto per impostazione predefinita, quindi devi prima abilitarlo.
Vai alle impostazioni _gm_ eccellere... barra degli strumenti _gt_ nastro _amp_.
Per registrare una macro, segui le istruzioni seguenti.
Lavorare con le macro registrate in Excel
Sulla scheda Sviluppatore clic Macro per visualizzare le macro associate alla cartella di lavoro. Si aprirà una finestra di dialogo. Macro.
Nota: Le macro non possono essere annullate. Prima di eseguire una macro registrata per la prima volta, salvare o eseguire una copia della cartella di lavoro per evitare modifiche indesiderate. Se non sei soddisfatto dei risultati dell'esecuzione di una macro, puoi chiudere la cartella di lavoro senza salvarla.
Di seguito sono riportate ulteriori informazioni sull'utilizzo delle macro in Excel.
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Scopri come abilitare e disabilitare le macro in Excel per Mac. |
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Per risparmiare tempo nell'esecuzione di attività ricorrenti, è possibile registrare la sequenza di azioni corrispondente sotto forma di macro. Scopri come creare ed eseguire macro. |
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Se una cartella di lavoro contiene una macro VBA che si desidera utilizzare altrove, è possibile copiare il modulo in un'altra cartella di lavoro utilizzando Microsoft Visual Basic Editor. |
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Assegnazione di una macro a un oggetto, una forma o un elemento grafico |
In un foglio fare clic con il pulsante destro del mouse sull'oggetto, sull'immagine, sulla forma o sull'elemento a cui si desidera assegnare una macro esistente, quindi fare clic su assegnare una macro. In campo Assegna macro seleziona la macro che vuoi assegnare. |
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È possibile assegnare una macro a un'icona e aggiungerla alla barra degli strumenti di accesso rapido o alla barra multifunzione. |
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È possibile assegnare macro a moduli e controlli ActiveX su un foglio. |
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Apertura dell'editor di Visual Basic |
Sulla scheda Sviluppatore clic Visual Basic o seleziona Servizio > Macro > Editor di Visual Basic. |
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Scopri come trovare aiuto per gli elementi di Visual Basic. |
Informazioni aggiuntive
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Negli ultimi dieci anni, il computer in contabilità è diventato semplicemente uno strumento indispensabile. Allo stesso tempo, la sua applicazione è diversa. Prima di tutto, questo, ovviamente, è l'uso di un programma di contabilità. Ad oggi sono stati sviluppati numerosi strumenti software, sia specializzati ("1C", "Info-Accountant", "BEST", ecc.), sia universali, come Microsoft Office. Al lavoro e nella vita di tutti i giorni, devi spesso fare molti calcoli diversi, mantenere tabelle multiriga con informazioni numeriche e testuali, eseguire tutti i tipi di calcoli con i dati e stampare le opzioni. Per risolvere una serie di problemi economici e finanziari, è consigliabile utilizzare le numerose possibilità dei fogli di calcolo. Consideriamo a questo proposito le funzioni di calcolo di MS Excel.
Fonte: Rivista "Contabile e Computer" n. 4, 2004.
Come qualsiasi altro foglio di calcolo, MS Excel è progettato principalmente per automatizzare i calcoli che di solito vengono eseguiti su un pezzo di carta o utilizzando una calcolatrice. In pratica, nelle attività professionali ci sono calcoli abbastanza complessi. Ecco perché daremo un'occhiata più da vicino a come Excel ci aiuta ad automatizzare la loro esecuzione.
Gli operatori vengono utilizzati nelle formule per indicare un'azione, ad esempio addizione, sottrazione, ecc.
Tutti gli operatori sono divisi in diversi gruppi (vedi tabella).
| OPERATORE | SENSO | ESEMPIO |
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| + (segno più) | Aggiunta | =A1+B2 |
| - (segno meno) | Sottrazione meno unario | =A1-B2 =-B2 |
| /(barra) | Divisione | =A1/B2 |
| *(stella) | Moltiplicazione | = A1*B2 |
| % (segno di percentuale) | Per cento | =20% |
| ^ (berretto) | Esponenziale | = 5^3 (da 5 alla 3a potenza) |
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| = | È uguale a | =SE(LA1=B2,"Sì","No") |
| > | Di più | =SE(LA1>B2,LA1,B2) |
| < | Più piccola | =SE(AKV2,B2,A1) |
| >= <= | Maggiore o uguale Minore o uguale | =SE(LA1>=B2,LA1,B2) =SE(AK=B2,B2,A1) |
| <> | Non uguale | =SE(A1<>B2; "Non uguale") |
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| &(e commerciale) | Combinazione di sequenze di caratteri in un'unica sequenza di caratteri | = "Il valore della cella B2 è: "&B2 |
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| Intervallo (due punti) | Fare riferimento a tutte le celle tra i limiti di un intervallo, inclusi | =SOMMA(LA1:B2) |
| Concatenazione (punto e virgola) | Collegamento per unire le celle dell'intervallo | =SOMMA(LA1:B2,SZ,RE4:MI5) |
| Intersezione (spazio) | Collegamento alle celle dell'intervallo condiviso | =CUMM(A1:B2C3D4:E5) |
Gli operatori aritmetici sono usati per denotare operazioni matematiche di base sui numeri. Il risultato di un'operazione aritmetica è sempre un numero. Gli operatori di confronto vengono utilizzati per denotare le operazioni di confronto di due numeri. Il risultato dell'operazione di confronto è il valore logico VERO o FALSO.
Le formule vengono utilizzate per eseguire calcoli in Excel. Con l'aiuto delle formule, puoi, ad esempio, aggiungere, moltiplicare e confrontare i dati della tabella, ovvero le formule dovrebbero essere utilizzate quando devi inserire un valore calcolato in una cella del foglio (calcolo automatico). L'immissione di una formula inizia con il simbolo “=” (segno di uguale). È questo segno che distingue l'immissione di formule dall'immissione di testo o un semplice valore numerico.
Quando si inseriscono le formule, è possibile utilizzare valori numerici e di testo regolari. Ricordiamo che i valori numerici possono contenere solo numeri da 0 a 9 e caratteri speciali: (più, meno, barra, parentesi, punto, virgola, segno di percentuale e dollaro). I valori di testo possono contenere qualsiasi carattere. Si noti che le espressioni di testo utilizzate nelle formule devono essere racchiuse tra virgolette doppie, ad esempio “costante1”. Inoltre, nelle formule è possibile utilizzare riferimenti di cella (anche sotto forma di nomi) e numerose funzioni interconnesse da operatori.
I riferimenti sono indirizzi di celle o intervalli di celle inclusi in una formula. I riferimenti di cella sono impostati nel modo consueto, ovvero nella forma A1, B1, C1. Ad esempio, per ottenere la somma delle celle A1 e A2 nella cella A3, è sufficiente inserire la formula =A1+A2 in essa (Fig. 1).
Quando si inserisce una formula, i riferimenti di cella possono essere digitati carattere per carattere direttamente dalla tastiera latina, ma più spesso è molto più semplice specificarli con il mouse. Ad esempio, per immettere la formula =A1+B2, eseguire le seguenti operazioni:
Seleziona la cella in cui vuoi inserire la formula;
Iniziare ad inserire la formula premendo il tasto “=” (uguale);
Fare clic sulla cella A1;
Inserisci il simbolo “+”;
Fare clic sulla cella B2;
Completare l'inserimento della formula premendo il tasto Invio.
Un intervallo di celle è una determinata area rettangolare di un foglio di lavoro ed è definito in modo univoco da indirizzi di celle situati negli angoli opposti dell'intervallo. Separate da “:” (due punti), queste due coordinate costituiscono l'indirizzo dell'intervallo. Ad esempio, per ottenere la somma dei valori delle celle nell'intervallo C3:D7, utilizzare la formula =SOMMA(C3:D7).
Nel caso speciale in cui un intervallo è composto interamente da più colonne, ad esempio da B a D, il suo indirizzo viene scritto come B:D. Allo stesso modo, se l'intero intervallo è costituito dalle righe da 6 a 15, ha l'indirizzo 6:15. Inoltre, quando si scrivono formule, è possibile utilizzare l'unione di più intervalli o celle, separandoli con il simbolo “;” (punto e virgola), ad esempio C3:D7; E5;F3:G7.
La modifica di una formula già inserita può essere eseguita in diversi modi:
Fare doppio clic con il pulsante sinistro del mouse su una cella per correggere la formula direttamente in quella cella;
Selezionare una cella e premere il tasto F2 (Fig. 2);
Seleziona una cella spostando il cursore sulla barra della formula, fai clic con il pulsante sinistro del mouse.
Di conseguenza, il programma entrerà in modalità di modifica, durante la quale è possibile apportare le modifiche necessarie alla formula.
Quando si compila una tabella, è consuetudine impostare formule di calcolo solo per la "prima" riga (iniziale) o la "prima" colonna (iniziale) e riempire il resto della tabella con formule utilizzando le modalità di copia o riempimento. Un risultato eccellente è l'uso di formule di copia automatica utilizzando un riempimento automatico.
Ricordiamo come implementare correttamente la modalità di copia. Potrebbero esserci varie opzioni (e anche problemi).
Va tenuto presente che durante la copia gli indirizzi vengono trasposti. Quando si copia una formula da una cella all'altra, Excel reagisce in modo diverso alle formule con riferimenti relativi e assoluti. Per i termini relativi, Excel esegue di default la trasposizione degli indirizzi, a seconda della posizione della cella in cui viene copiata la formula.
Ad esempio, devi aggiungere riga per riga i valori delle colonne A e B (Fig. 8) e posizionare il risultato nella colonna C. Se copi la formula \u003d A2 + B2 dalla cella C2 alla cella C3 * ( e più in basso C), quindi Excel stesso convertirà gli indirizzi delle formule rispettivamente come =A3+B3 (e così via). Ma se hai bisogno di inserire una formula, diciamo, da C2 nella cella D4, allora la formula apparirà già come =B4+C4 (invece di quella desiderata =A4+B4), e di conseguenza il risultato del calcolo sarà sbagliato! In altre parole, prestare particolare attenzione al processo di copiatura e, se necessario, regolare manualmente le formule. A proposito, la copia da C2 a C3 viene eseguita come segue:
1) seleziona la cella C2 da cui vuoi copiare la formula;
2) premere il pulsante “Copia” sulla barra degli strumenti, oppure i tasti Ctrl+C, oppure selezionare “Modifica ® Copia” dal menu;
3) selezionare la cella C3, nella quale copieremo la formula;
4) premere il pulsante “Incolla” sulla barra degli strumenti, oppure i tasti Ctrl + V, oppure tramite il menu “Modifica ® Incolla” premendo Invio.
Considera la modalità di completamento automatico. Se è necessario trasferire (copiare) la formula in più celle (ad esempio, in C3:C5) lungo la colonna, è più conveniente e più semplice eseguire questa operazione: ripetere la sequenza di azioni precedente fino al passaggio 3 della selezione della cella C3 , quindi spostare il cursore del mouse sulla cella iniziale dell'intervallo ( C3), premere il pulsante sinistro del mouse e, senza rilasciarlo, trascinarlo verso il basso fino all'ultima cella desiderata dell'intervallo. Nel nostro caso, questa è la cella C5. Quindi rilascia il pulsante sinistro del mouse, sposta il cursore sul pulsante "Inserisci" sulla barra degli strumenti e premilo, quindi Invio. Excel stesso converte gli indirizzi delle formule nell'intervallo che abbiamo selezionato negli indirizzi di riga corrispondenti.
A volte diventa necessario copiare solo il valore numerico di una cella (intervallo di celle). Per fare ciò, procedi come segue:
1) selezionare una cella (intervallo) da cui si desidera copiare i dati;
2) fare clic sul pulsante “Copia” sulla barra degli strumenti o selezionare “Modifica ® Copia” dal menu;
3) selezionare una cella (in alto a sinistra del nuovo intervallo) in cui copiare i dati;
4) selezionare “Modifica ® Incolla Speciale” dal menu e premere Invio.
Quando si copiano le formule, il computer esegue immediatamente i calcoli su di esse, fornendo così un risultato rapido e visivo.
:: Funzioni in Excel
Le funzioni in Excel facilitano notevolmente i calcoli e l'interazione con i fogli di calcolo. La funzione più comunemente usata è la somma dei valori delle celle. Ricorda che ha il nome SUM e gli intervalli di numeri sommati fungono da argomenti.
In un foglio di calcolo, spesso vuoi calcolare un totale per una colonna o una riga. Per fare ciò, Excel offre una funzione di somma automatica, eseguita facendo clic sul pulsante ("Somma automatica") sulla barra degli strumenti.
Se inseriamo una serie di numeri, posizioniamo il cursore sotto di essi e facciamo doppio clic sull'icona della somma automatica, quindi i numeri verranno aggiunti (Fig. 3).
Nell'ultima versione del programma, a destra dell'icona di somma automatica è presente un pulsante elenco che consente di eseguire alcune operazioni utilizzate di frequente invece di sommare (Fig. 4).
:: Calcoli automatici
Alcuni calcoli possono essere eseguiti senza inserire affatto formule. Facciamo una piccola digressione lirica, che può essere utile a molti utenti. Come sapete, un foglio di calcolo, grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle capacità di calcolo, può sostituire completamente i calcoli utilizzando una calcolatrice. Tuttavia, la pratica mostra che una parte significativa delle persone che utilizzano attivamente Excel nelle loro attività mantiene una calcolatrice sul desktop per eseguire calcoli intermedi.
Infatti, per eseguire l'operazione di somma di due o più celle in Excel per ottenere un risultato temporaneo, è necessario eseguire almeno due operazioni extra: trovare il posto nella tabella corrente in cui si troverà il totale e attivare il operazione di somma automatica. E solo dopo puoi selezionare quelle celle i cui valori devono essere sommati.
Ecco perché, a partire da Excel 7.0, la funzione di calcolo automatico è stata integrata nel foglio di calcolo. I fogli di calcolo Excel ora hanno la capacità di eseguire rapidamente alcune operazioni matematiche in modalità automatica.
Per vedere il risultato della somma intermedia, è sufficiente selezionare le celle necessarie. Questo risultato si riflette anche nella barra di stato nella parte inferiore dello schermo. Se l'importo non viene visualizzato lì, sposta il cursore sulla barra di stato nella parte inferiore del riquadro, fai clic con il pulsante destro del mouse e nel menu a discesa accanto alla riga Importo, premi il pulsante sinistro del mouse. Inoltre, in questo menu della barra di stato, è possibile selezionare varie opzioni per i risultati calcolati: la somma, la media aritmetica, il numero di elementi o il valore minimo nell'intervallo selezionato.
Ad esempio, utilizziamo questa funzione per calcolare la somma dei valori per l'intervallo B3:B9. Seleziona i numeri nell'intervallo di celle B3:B9. Si noti che la scritta Sum=X è apparsa nella barra di stato situata nella parte inferiore della finestra di lavoro, dove X è un numero uguale alla somma dei numeri selezionati nell'intervallo (Fig. 5).
Come puoi vedere, i risultati del consueto calcolo utilizzando la formula nella cella B10 e il calcolo automatico sono gli stessi.
:: Procedura guidata di funzione
Oltre alla funzione di somma, Excel consente di elaborare i dati utilizzando altre funzioni. Ognuno di essi può essere inserito direttamente nella barra delle formule utilizzando la tastiera, tuttavia, per semplificare l'inserimento e ridurre il numero di errori in Excel, è disponibile una "Funzione guidata" (Fig. 6).
È possibile richiamare la finestra di dialogo "Procedura guidata" utilizzando il comando "Inserisci ® Funzione", la combinazione di tasti Maiusc+F3 o il pulsante sulla barra degli strumenti standard.
La prima finestra di dialogo della "Funzione guidata" è organizzata tematicamente. Dopo aver selezionato una categoria, nella finestra inferiore vedremo un elenco dei nomi delle funzioni contenute in questo gruppo. Ad esempio, puoi trovare la funzione SOMMA () nel gruppo "Matematica" e nel gruppo "Data e ora" ci sono le funzioni NUMERO (), MESE (), ANNO (), OGGI ().
Inoltre, per velocizzare la selezione delle funzioni, Excel "ricorda" i nomi di 10 funzioni utilizzate di recente nel gruppo corrispondente. Si noti che nella parte inferiore della finestra viene visualizzato un breve aiuto sullo scopo della funzione e sui suoi argomenti. Se fai clic sul pulsante "Aiuto" nella parte inferiore della finestra di dialogo, Excel aprirà la sezione corrispondente della guida.
Supponiamo di dover calcolare l'ammortamento di un immobile. In questo caso inserire la parola “ammortamento” nell'area di ricerca della funzione. Il programma selezionerà tutte le funzioni per l'ammortamento (Fig. 7).
Dopo aver compilato gli appositi campi della funzione, verrà calcolato l'ammortamento dell'immobile.
Spesso è necessario aggiungere numeri che soddisfino alcune condizioni. In questo caso, dovresti usare la funzione SOMMA.SE. Consideriamo un esempio specifico. Supponiamo che sia necessario calcolare l'importo della commissione se il valore della proprietà supera i 75.000 rubli. Per fare ciò utilizziamo i dati della tabella di dipendenza delle provvigioni dal valore dell'immobile (Fig. 8).
Le nostre azioni in questo caso sono le seguenti. Posizioniamo il cursore nella cella B6, utilizziamo il pulsante per avviare la “Function Wizard”, nella categoria “Matematica” selezioniamo la funzione SUMIF, impostiamo i parametri, come in Fig. nove.
Tieni presente che scegliamo l'intervallo di celle A2:A6 (valore della proprietà) come intervallo per il controllo della condizione e B2:B6 (commissione) come intervallo di somma, mentre la condizione appare (> 75000). Il risultato del nostro calcolo sarà di 27.000 rubli.
:: Diamo un nome alla cella
Per comodità di lavoro in Excel, è possibile assegnare nomi a singole celle o intervalli, che possono quindi essere utilizzati nelle formule insieme ai normali indirizzi. Per assegnare rapidamente un nome a una cella, selezionala, posiziona il puntatore sul campo del nome sul lato sinistro della barra della formula, fai clic con il pulsante del mouse e inserisci un nome.
Quando assegni i nomi, devi ricordare che possono essere costituiti da lettere (incluso l'alfabeto russo), numeri, punti e trattini bassi. Il primo carattere del nome deve essere una lettera o un trattino basso. I nomi non possono avere la stessa forma dei riferimenti di cella, ad esempio Z$100 o R1C1. Il nome può contenere più di una parola, ma gli spazi non sono consentiti. I trattini bassi e i punti possono essere usati come separatori di parole, come Sales_Tax o First.Trimestre. Il nome può contenere fino a 255 caratteri. In questo caso, le lettere maiuscole e minuscole vengono percepite allo stesso modo.
Per inserire un nome in una formula, è possibile utilizzare il comando “Inserisci ® Nome ® Inserisci” selezionando il nome desiderato nell'elenco dei nomi.
È utile ricordare che i nomi in Excel sono usati come riferimenti assoluti, ovvero sono una sorta di indirizzamento assoluto, comodo quando si copiano le formule.
I nomi in Excel possono essere definiti non solo per singole celle, ma anche per intervalli (compresi quelli non contigui). Per assegnare un nome, seleziona semplicemente l'intervallo, quindi inserisci un nome nel campo del nome. Inoltre, per impostare i nomi degli intervalli contenenti intestazioni, è conveniente utilizzare l'apposito comando “Nuovo” nel menu “Inserisci ® Nome”.
Per eliminare un nome, selezionalo dall'elenco e fai clic sul pulsante "Elimina".
Quando crei una formula che fa riferimento ai dati di un foglio di lavoro, puoi utilizzare le intestazioni di riga e di colonna per specificare i dati. Ad esempio, se assegni ai valori della colonna il nome del nome della colonna (Fig. 10),
quindi per calcolare l'importo totale della colonna “Commissione” si utilizza la formula =SOMMA(Commissione) (Fig. 11).
:: Altre funzionalità di Excel - Modelli
MS Excel include una serie di modelli: tabelle Excel, progettate per analizzare l'attività economica di un'impresa, redigere una fattura, un ordine e persino tenere conto di un budget personale. Possono essere utilizzati per automatizzare la soluzione di attività che si verificano di frequente. Quindi, puoi creare documenti basati sui modelli "Rapporto anticipato", "Fattura", "Ordine", che contengono moduli di documenti utilizzati nelle attività commerciali. Questi moduli non differiscono da quelli standard nell'aspetto e nella stampa, e l'unica cosa da fare per ricevere il documento è compilare i suoi campi.
Per creare un documento basato su un modello, eseguire il comando “Nuovo” dal menu “File”, quindi selezionare il modello desiderato nella scheda “Soluzioni” (Fig. 12).
I modelli vengono copiati su disco durante un'installazione tipica di Excel. Se i modelli non vengono visualizzati nella finestra di dialogo Nuovo documento, eseguire il programma di installazione di Excel e installare i modelli. Per informazioni dettagliate sull'installazione dei modelli, vedere "Installazione dei componenti di Microsoft Office" nella Guida di Excel.
Ad esempio, per creare una serie di documenti finanziari, selezionare il modello “Modelli finanziari” (Fig. 13).
Questo gruppo di modelli contiene moduli per i seguenti documenti:
certificato di viaggio;
. relazione anticipata;
. ordine di pagamento;
. fattura;
. fattura;
. Procura;
. ordini in entrata e in uscita;
. bollette telefoniche ed elettriche.
Seleziona il modulo richiesto da compilare, quindi inserisci tutti i dettagli necessari in esso e stampalo. Se lo si desidera, il documento può essere salvato come un normale foglio di calcolo Excel.
Excel consente all'utente di creare autonomamente modelli di documenti, nonché di modificare quelli esistenti.
Tuttavia, i moduli del documento possono cambiare nel tempo e quindi il modello esistente diventerà inutilizzabile. Inoltre, nei modelli inclusi nella consegna di Excel, sarebbe bello inserire in anticipo informazioni permanenti come i dati sulla tua organizzazione, manager. Infine, potrebbe essere necessario creare il proprio modello: ad esempio, l'ufficio pianificazione avrà probabilmente bisogno di modelli per la preparazione di preventivi e calcoli e l'ufficio contabilità avrà bisogno di un modulo fattura con il logo della propria organizzazione.
In questi casi, Excel, così come molti altri programmi che funzionano con documenti elettronici, offre la possibilità di creare e modificare modelli per i documenti utilizzati di frequente. Un modello Excel è una cartella di lavoro speciale che può essere utilizzata come riferimento durante la creazione di altre cartelle di lavoro dello stesso tipo. A differenza di una normale cartella di lavoro di Excel che ha l'estensione *.xls, il file modello ha l'estensione *.xlt.
Quando si crea un documento basato su un modello, Excel ne crea automaticamente una copia di lavoro con estensione *.xls, aggiungendo un numero di serie alla fine del nome del documento. Il modello originale rimane intatto e può essere riutilizzato in seguito.
Per inserire automaticamente la data è possibile utilizzare il seguente metodo: inserire la funzione OGGI nella cella della data, dopodiché verrà visualizzato rispettivamente il giorno corrente del mese, mese e anno.
Naturalmente, puoi utilizzare tutte le azioni considerate sui modelli quando lavori con le normali cartelle di lavoro di Excel.
Dettagli Categoria: Excel Pubblicato: 28 dicembre 2017Automatizzare la preparazione della documentazione integrata per la costruzione in Excel
Spesso, quando si parla di lavorare in applicazioni per ufficio, significa usare un PC come macchina da scrivere e, a dire il vero, si tratta di un sostituto piuttosto costoso dei meccanismi fisici, se non si utilizzano le capacità che un PC ci offre. Parliamo di questo.
Introduzione.
A mio avviso, il PC è apparso come uno strumento per risolvere il principio dell'automazione dei processi di routine, e in questo è dannatamente buono. Inoltre, lo sviluppo di programmi funzionali è la storia della creazione di strumenti per l'attuazione del trasferimento dei compiti di emergenza in azioni di routine, a seguito dell'approfondimento della divisione del lavoro. Tuttavia, ci sono aree, incl. e flusso di lavoro, dove oggi il PC viene utilizzato esattamente come una macchina da scrivere, incl. e perché non sono stati realizzati sviluppi seri a causa del fatto che gli stipendi delle persone si trovano in costi generali e, di conseguenza, non sono grandi, cosa che non si può dire dei crescenti volumi di flusso di documenti.
Parliamo quindi di costruzione, nello specifico della predisposizione della Documentazione Esecutiva (di seguito denominata ID).
sulla documentazione esecutiva
Più precisamente, sulla sua componente testuale. In breve, l'ID è un insieme di atti, giornali e altri documenti, disegni, schemi che vengono redatti per ogni fase e persino operazione (gruppo di operazioni) in costruzione, per confermare/rifiutare il lavoro svolto dal progetto. Tali documenti sono completamente modello, il loro elenco, a seconda del tipo di lavoro, è regolamentato e sono mantenuti in conformità con l'effettivo programma di lavoro svolto, formalizzando la correttezza / deviazione del lavoro rispetto al progetto approvato dalla commissione.
La maggior parte dei lavori è chiusa sotto forma di Attestato di ispezione delle opere nascoste (approvato con ordinanza del Servizio federale per la supervisione ambientale, tecnologica e nucleare del 26 dicembre 2006 N 1128 (come modificato, in vigore il 6 marzo, 2016 con ordinanza di Rostekhnadzor del 26 ottobre 2015 n. 42. Ulteriore AOSR).
Dati iniziali per l'automazione.
Pertanto, prendiamo come base la forma di AOSR. Quindi, abbiamo un modello di documento, che contiene le seguenti informazioni:
Postfisso del numero dell'atto;
- nome dell'oggetto di costruzione del capitale;
- dati legali sui partecipanti alla costruzione (costruttore o cliente; persona che esegue la costruzione; persona che prepara la documentazione di progetto;
La persona che esegue la costruzione, che ha eseguito l'opera soggetta a esame; altre persone.)
- un elenco di persone con i nomi di organizzazioni, posizioni e ordini che confermano la loro autorità;
- il nome del lavoro svolto;
- tempo di consegna;
- elenco dei lavori inclusi nel lavoro svolto;
- collegamenti alla NTD e sezioni del progetto/documentazione tecnica;
- collegamenti a schemi esecutivi, rapporti di prova (se previsti);
- un elenco dei materiali utilizzati con collegamenti a documenti che ne attestano la conformità (passaporti, certificati, ecc.)
Considerazioni sui principali metodi per risolvere il problema
Quindi, in prima approssimazione, puoi semplicemente creare una tabella visiva in cui, assegnando i campi corrispondenti dello stesso tipo a ciascun atto, otterremo un'anteprima visiva dello schema per l'esecuzione del lavoro presso la struttura. E questa non è una novità. Quindi, dobbiamo collegare il modulo alle celle nelle tabelle dei dati e qui ci sono 2 opzioni:
1. Unione con un file di Word
2. Riempimento con l'aiuto di macro modello basate su Excel.
Ognuno di questi metodi ha i suoi pro e contro, ma da allora Poiché la fusione produce una sostituzione in tempo reale, ho deciso di scegliere la seconda voce, che la fusione non prevede in tempo reale, e ogni volta sarà necessario produrre gli atti, in caso di correzione dei dati, nuovamente. Ciò è dovuto al fatto che spesso ho bisogno di una storia delle mie azioni.
Quindi, ora ci imbattiamo in 2 attività:
1. Compilazione del modello in base ai dati tabellari
2. Quali campi sono sufficienti per inserire una volta, quali cambieranno di volta in volta e quali campi differiranno in ogni atto.
Risolvendo il problema n. 2, metteremo su un foglio separato i dati che saranno gli stessi all'interno dell'oggetto / sezione del progetto di costruzione - questo è:
Spoiler
Sul foglio corrente lo compileremo una sola volta e per il resto degli atti inseriremo semplicemente i link a questi valori:
Spoiler
E i campi che cambieranno ad ogni atto:
Spoiler
Ora per quanto riguarda le comodità, se scrivi il nome completo dei responsabili, la loro organizzazione, l'ordine dell'appuntamento con la data, quindi utilizzando lo strumento "verifica dei dati" puoi inserire i loro nomi nello spoiler e tirare su le loro insegne con la formula.
SEERRORE(INDIRETTO(CONCATENA( ""Dati per il progetto"!";INDIRIZZO((RICERCA(E30 ; "Dati del progetto"!$G$15:$G$34;0 ))+14 ;6 )));"-" )
Quelli. sul foglio "Dati per il progetto" nell'intervallo $G$15:$G$34, nella 6a colonna cerchiamo il valore nella cella E30 e, appena lo troviamo, lo convertiamo in un indirizzo che sarà convertito in un collegamento da formule.
Un nuovo problema è già limitato dalla lunghezza della riga, se si utilizza il carattere Times New Roman n. 10, la lunghezza del testo che verrà stampato non supera i 105 caratteri. Quelli. ci imbattiamo nella necessità di creare una stampella per i trasferimenti. Quindi il codice della funzione in VBA:
Quelli. prendiamo prima il testo, poi ritagliamo 105 caratteri, cerchiamo il primo carattere dalla fine dello spazio, come lo troviamo, quindi inseriamo nella prima riga dell'array il testo con una lunghezza dal primo carattere , al numero dello spazio trovato. Quindi continuiamo l'operazione fino alla fine del testo o all'intasamento dell'array di output. In questa fase, è limitato a 10 righe di memoria. Quindi visualizziamo il contenuto della riga desiderata da 1-10 per riferimento. Tra gli svantaggi della soluzione: la memoria è intasata e per ogni nuova richiesta viene eseguito un ricalcolo. Ma la stampella funziona.
Ora l'output è in un tipico modello AOSR. Ci sono ancora 2 opzioni, o prescrivere manualmente la mappatura alla colonna (/riga nel caso di dati posizionati orizzontalmente per ogni atto), quindi sarà lungo e dispendioso in termini di risorse personalizzare ogni nuovo modello o modifiche alle tabelle di dati. Ecco perché stiamo ottimizzando. I dati per ogni singolo atto saranno disposti verticalmente, e il confronto della combinazione di caratteri di controllo (in latino, perché gli atti stessi sono interamente in cirillico) saranno righe con informazioni in questi atti, quindi in un doppio ciclo annidato cercando in il testo dei caratteri di controllo confronteremo il valore desiderato dalla colonna.
Bene, l'ultimo momento in questa fase: ci riposiamo sulle prestazioni del sistema e con un gran numero di atti, la loro produzione richiederà ore. Per velocizzare il processo, utilizzo la seguente opzione: copio il contenuto del foglio dati in un nuovo foglio con una macro, ottiene un numero (2) nel suo nome, quindi viene lanciata un'altra macro che velocizza Excel , ma disabilita una serie di funzionalità:
E dopo aver visualizzato tutti i dati dai moduli, eseguo una macro simile in cui assegno lo stesso valore a true alle stesse variabili ed elimino il foglio duplicato in modo che non interferisca.
(basato sui materiali https://habrahabr.ru/post/344956/)
