Rad s VB projektom (12)
Uvjetno oblikovanje (5)
Popisi i rasponi (5)
Makronaredbe (VBA procedure) (63)
Razno (39)
Greške i greške u Excelu (3)

Zaokret iz Access baze podataka

Pretpostavimo da imate veliku bazu podataka. Nazovimo to "proizvodi". A pod velikim mislim na oko 3 milijuna zapisa (linija) ili više. Izravno na jedan Excel list, takva količina podataka definitivno neće stati. Možete ga, naravno, pohraniti na različite listove. Tada možete koristiti članak Zakretna tablica iz više listova... Ali prvo, ova metoda ne radi vrlo stabilno i može zahtijevati promjene ovisno o verziji Excela, a također zahtijeva dopuštenje za izvršavanje makronaredbi, a drugo, za toliki broj zapisa, ovo nije najbolje rješenje, jer pohranjivanje toliko podataka u Excel radne knjige nije sasvim ispravno. Stoga, čak i ako imate nekoliko knjiga/listova popunjenih potrebnim podacima u cijelosti i trebate te podatke kombinirati za daljnju analizu sa zaokretnom tablicom - najbolje rješenje po mom mišljenju je da ih spojite putem MS Accessa u jednu tablicu, a zatim izgraditi stožernu tablicu na temelju tablice nije teško.

Izrada baze podataka u Accessu iz više raspona
Kako biste ispravno i bezbolno prikupljali podatke iz nekoliko tablica od Excela do Accessa, trebate pripremiti ove tablice. Što i nije tako teško. Da biste to učinili, morate se pridržavati sljedećih pravila:

• sve tablice moraju sadržavati isti broj stupaca s potpuno identičnim zaglavljima
• zaglavlja ne smiju sadržavati prijelome redaka, crtice, crtice, točke, zareze. Bolje je potpuno napustiti sve interpunkcijske znakove i upitne znakove - ostaviti samo razmake između riječi (a čak i tada ih je još bolje zamijeniti podvlakom)
• ako tablice sadrže numeričke podatke koje će kasnije trebati zbrojiti, provjerite jesu li svi podaci numerički i da nema tekstualnih. To će pomoći u izbjegavanju pogrešaka pri uvozu.
• morate paziti da tablice ne sadrže prazne retke i stupce, kao ni spojene ćelije

Sada kada su sve tablice spremne, možete početi uvoziti podatke u Access. Otvorite Access i odaberite Izradi (novo) - Nova baza podataka (prazna baza podataka)... Navedite naziv baze i lokaciju (mapu):

Nakon izrade baze prolazimo kroz nekoliko koraka:

Prvi dio baze je pun. Sada trebate dopuniti tablicu stvorenu u Accessu podacima iz drugih listova ili radnih knjiga. Da bismo to učinili, ponavljamo sve gore opisane korake, ali u 2. koraku biramo Dodajte kopiju zapisa u tablicu... Tada će se podaci dodati u tablicu koju smo već kreirali s prvog lista, a neće biti upisani u novu (koja nam nije potrebna).
To je to, sada možete početi stvarati zaokretnu tablicu.

Izradite pivot iz Access baze podataka
Prije nego što izradite pivot na temelju vanjskih izvora, morate dodati gumb na alatnu traku za brzi pristup koji će vam omogućiti da to učinite:

• Excel 2010- Datoteka- Mogućnosti-
• Excel 2007- Uredski gumb- Excel opcije- Alatna traka za brzi pristup

ili izravno s alatne trake za brzi pristup:

Odaberite timove iz: Sve naredbe... Tražimo tamo Čarobnjak za zaokretnu tablicu i zaokretni grafikon i prebacite na ploču za brzi pristup:

Sada kliknite na ovaj gumb i na prvom koraku prozora čarobnjaka koji se pojavi odaberite u vanjskom izvoru podataka:


u drugom koraku pritisnite gumb Nabavite podatke:


U prozoru koji se pojavi odaberite MS Access baza podataka ili MS Access baza podataka.


Ovdje postoji važna točka. Kvačica Upotrijebite Čarobnjak za upite za stvaranje/uređivanje upita mora biti omogućeno. Pritišćemo u redu.

Zatim u desnom prozoru odaberite mapu u kojoj se nalazi naša baza podataka. U lijevom prozoru odaberite samu datoteku baze podataka:


Odabir potvrđujemo pritiskom na tipku u redu.
Zatim morate kreirati zahtjev za dohvaćanje. Zapravo, možete jednostavno kliknuti na naziv tablice baze podataka, a zatim na ">"


Ali ako trebate raditi samo s nekim stupcima iz cijele tablice, možete ih uzastopno prenijeti u desno polje (prvo, u lijevo, proširivši znak plus pored naziva tablice). Možete ukloniti nepotrebne stupce iz desnog polja klikom na Dalje. Sljedeći prozor će ponuditi odabir na temelju uvjeta (pravila):


Ako stvarno ne razumijete što je to i ne trebate (a u ovom slučaju vam stvarno ne treba) - samo preskočite ovaj korak i kliknite ponovo Unaprijediti.


Preskačemo i ovaj korak (sortiranje) – uopće nam ne treba, jer podaci koje ćemo još obraditi su konsolidirani. Stoga ponovno pritisnemo Unaprijediti... I posljednji korak čarobnjaka za zahtjeve:


birati Vratite podatke u Microsoft Excel i kliknite Spreman... Istovremeno, u prozoru drugog koraka čarobnjaka za zaokretnu tablicu i grafikon desno od gumba Za dobivanje podataka trebao bi se pojaviti natpis Podatkovna polja su dohvaćena:


Ako imate ovaj natpis, hrabro pritisnite Sljedeće (Sljedeće) a u zadnjem koraku čarobnjaka odaberite ćeliju i list u koji želite smjestiti zaokretnu tablicu:


Ili na postojećem listu (morat ćete navesti ćeliju u koju će biti smješten prvi red podataka) ili na novom listu.
Pritišćemo Završi.
To je to, naš pivot je spreman za rad i sada možete brzo i jednostavno obraditi svoje milijune zapisa u poznatom sučelju samog pivota.

Je li članak pomogao? Podijelite link sa svojim prijateljima! Video lekcije

("Donja traka" :( "textstyle": "static", "textpositionstatic": "bottom", "textautohide": true, "textpositionmarginstatic": 0, "textpositiondynamic": "bottomleft", "textpositionmarginleft": 24, " textpositionmarginright ": 24," textpositionmargintop ": 24," textpositionmarginbottom ": 24," texteffect ":" slajd "," texteffecteasing ":" easeOutCubic "," texteffectduration ": 600," texteffectslidedirection ":" leftlide ","di textefce " : 30, "texteffectdelay": 500, "texteffectseparate": false, "texteffect1": "slide", "texteffectslidedirection1": "desno", "texteffectslidedistance1": 120, "texteffecteasing1": "easeOutCubic", "texteffect60" , "texteffectdelay1": 1000, "texteffect2": "slide", "texteffectslidedirection2": "desno", "texteffectslidedistance2": 120, "texteffecteasing2": "easeOutCubic", "texteffectduration2": 600, "texteffects1": 600, "textefcs1 :" display: block; padding: 12px; text-align: left; "," textbgcss ":" display: block; položaj: apsolutni; vrh: 0px; lijevo: 0px; širina: 100%; visina: 100% ; pozadina -boja: # 333333; neprozirnost: 0,6; filter: a lpha (prozirnost = 60); "," titlecss ":" prikaz: blok; položaj: relativan; font: bold 14px \ "Lucida Sans Unicode \", \ "Lucida Grande \", sans-serif, Arial; boja: #fff; "," descriptioncss ":" prikaz: blok; položaj: relativan; font: 12px \ "Lucida Sans Unicode \", \ "Lucida Grande \", sans-serif, Arial; boja: #fff; margin-top: 8px; "," buttoncss ":" display: block; položaj: relativan; margin-top: 8px; "," texteffectresponsive ": true," texteffectresponsivesize ": 640," titlecssresponsive ":" font-size: 12px; "," descriptioncssresponsive ":" display: none! važno; "," buttoncssresponsive ": "", "addgooglefonts": false, "googlefonts": "", "textleftrightpercentforstatic": 40))

Access DBMS je na prvi pogled po svojoj namjeni i mogućnostima vrlo sličan programu za proračunske tablice Microsoft Excel. Međutim, postoje temeljne razlike između njih:

• Kada radite s Excel proračunskom tablicom, možete unijeti bilo koju informaciju u ćeliju tablice, tako da možete postaviti tablicu, tekst i sliku na radni list. U jedan stupac tablice po potrebi se mogu unijeti različiti podaci - brojevi, tekst, datumi. Tablica u bazi podataka programa Access razlikuje se od tablice u Excelu po tome što je, kao što je gore spomenuto, definiran tip podataka za svako polje zapisa, odnosno ne možete unositi podatke različitih tipova u isti stupac tablice u različitim recima.
• Access vam omogućuje ne samo unos podataka u tablice, već i kontrolu ispravnosti unesenih podataka. Da biste to učinili, možete postaviti pravila provjere izravno na razini tablice. Zatim, bez obzira na to kako unosite podatke - izravno u tablicu, u obrazac ili na stranicu za pristup podacima, Access vam neće dopustiti spremanje podataka u zapis koji ne zadovoljava navedena pravila.
• Prikladno je raditi s Excel tablicama ako sadrže ograničen broj redaka, tablice baze podataka mogu sadržavati ogroman broj zapisa, a u isto vrijeme DBMS pruža prikladne načine za izdvajanje potrebnih informacija iz ovog skupa.
• Ako sve podatke koji su vam potrebni za rad spremate u Word dokumente i proračunske tablice, tada se, kako gomilate informacije, jednostavno možete zbuniti u velikom broju datoteka, Access vam omogućuje pohranjivanje svih podataka u jednu datoteku i pristup tim podacima je izvode stranicu po stranicu, tj. ne prekoračuju se ograničenja računalnih memorijskih resursa.
• Access može stvoriti odnose između tablica, omogućujući vam dijeljenje podataka iz različitih tablica. Tako će za korisnika biti predstavljeni jednom tablicom. Implementacija ove mogućnosti u sustave proračunskih tablica je teška, a ponekad i nemoguća.
• Uspostavljanjem odnosa između pojedinačnih tablica, Access izbjegava nepotrebno dupliciranje podataka, čuva memoriju računala i povećava brzinu i točnost obrade informacija. To je razlog zašto su tablice koje sadrže duple podatke podijeljene u više povezanih tablica.
• Excel omogućuje nekoliko korisnika da rade s jednim dokumentom, ali su te mogućnosti vrlo ograničene, Access može podržati 50 korisnika istovremeno radeći s bazom podataka, dok je svim korisnicima zajamčeno da rade s ažuriranim podacima.
• Access ima razvijen sustav zaštite od neovlaštenog pristupa koji svakom korisniku ili kategoriji omogućuje da vidi i mijenja samo one objekte na koje mu je administrator sustava dodijelio prava, npr. možete zabraniti korištenje određenih naredbi izbornika, otvaranje određene forme, mijenjanje podataka u tablicama ili obrascima. Proračunske tablice također vam omogućuju zaštitu podataka lozinkom ili dopuštaju samo pregled podataka, ali ti su alati puno jednostavniji.

Dakle, možemo reći da se Access DBMS koristi u slučajevima kada aplikacija zahtijeva pohranu i obradu heterogenih informacija o velikom broju objekata i pretpostavlja mogućnost višekorisničkog načina rada. Primjer je zadatak vođenja skladišnog računovodstva. Excel proračunske tablice praktično su sredstvo za pohranu ograničene količine tabličnih podataka s opsežnim mogućnostima izračuna i analize podataka. Excel dokumenti obično su namijenjeni za individualnu upotrebu.

Mogućnosti Excela naravno nisu ograničene samo na proračunske tablice, na primjer, Excel se može vrlo uspješno koristiti za analizu podataka koji su pohranjeni na poslužitelju baze podataka (posebno u Microsoft SQL Serveru), ali u ovom slučaju Excel nije skladište podataka, već samo pruža njihovu obradu.

Microsoft Access i Microsoft Excel imaju sličnosti koje mogu otežati odluku koju aplikaciju koristiti. Na primjer, oba programa mogu pohranjivati ​​velike količine podataka, pokretati moćne alate za upite i analizu, rezati i unakrsne podatke i izvoditi složene izračune koji vraćaju podatke koji su potrebni.

Međutim, svaki program ima svoje prednosti za čišćenje, ovisno o vrsti podataka kojima se upravlja i što želite učiniti s tim podacima. Na primjer, ako je vaš zadatak osigurati integritet podataka u formatu koji može izvoditi više korisnika, Access je prikladan za vas, dok je Excel najprikladniji za složene numeričke podatke koje je potrebno dubinsko analizirati.

U mnogim slučajevima možete koristiti oba programa za svaku svrhu kojoj je aplikacija najprikladnija. Općenito, Access je bolji za upravljanje vašim podacima: pomaže im da budu organizirani, pretraživi i dostupni za više korisnika u isto vrijeme. Excel za analizu podataka obično je superioran: izvođenje složenih izračuna i ispitivanje mogućih rezultata izrade visokokvalitetnih grafikona. Ako koristite Access za pohranu podataka i analizu u Excelu, možete iskoristiti prednosti oba programa.

Prije nego što odlučite s kojim programima, možda ćete morati usporediti prednosti svakog programa, pronaći najbolji način za korištenje jednog ili drugog i naučiti kako raditi s oba programa kako biste postigli točno željene rezultate.

Bilješka: Uključuje sve Microsoft Office Excel pakete, ali ne i sve Access pakete.

Usporedba prednosti svakog programa

Odabir pravog programa važan je ako želite pristupiti svojim informacijama i ažurirati ih s najboljom izvedbom i točnošću. Da biste saznali koji je program najbolji za izvršavanje zadataka, može biti korisno usporediti prednosti koje svaki program ima u smislu pohrane podataka, analize, suradnje s više korisnika i sigurnosti.

Pohrana podataka

Ravna usporedba relacijskih baza podataka Kako biste odlučili koja je aplikacija najbolja za pohranu podataka, postavite si sljedeće pitanje: jesu li podaci relacijski ili ne? Podaci koji se mogu učinkovito sadržavati u jednoj tablici ili listu nazivaju se ravan ili nerelacijski podaci. Na primjer, ako želite stvoriti jednostavan popis kupaca sa samo jednom adresom i osobom za kontakt za svakog kupca, Excel bi mogao biti najbolja opcija. Međutim, ako želite održavati složeniji popis kupaca koji sadrži adrese za naplatu i dostavu za svakog kupca ili više kontakata za svakog kupca, nudi se bolje rješenje.

Relacijska baza podataka organizira informacije u više tablica. U dobro osmišljenoj relacijskoj bazi podataka, svaka tablica je ravna i sadrži informacije samo o jednom tipu podataka. Na primjer, kada kreirate bazu podataka o kupcima, imena kupaca moraju biti pohranjena u jednoj tablici, dok se ti klijenti adrese za naplatu i dostavu moraju pohraniti u posebnu tablicu. Održavanje adresa odvojenih od imena ima smisla jer svaki klijent može imati više adresa, a vi želite moći unijeti više adresa za svakog klijenta bez ponovnog unosa imena klijenta za svaku adresu.

Lokalne usporedbe vanjskih podataka Access se može koristiti za povezivanje s podacima iz raznih vanjskih izvora podataka, tako da možete vidjeti upit i mijenjati podatke bez potrebe za uvozom. Na primjer, Access pruža naredbe za povezivanje s postojećim podacima u bazi podataka Microsoft SQL Servera, dBASE datoteci ili mapi Outlook i drugim izvorima podataka. Excel se može koristiti za povezivanje s raznim izvorima podataka uključujući Access, SQL Server i baze podataka Analysis Services, tekstualne i XML datoteke te ODBC i OLE DB izvore podataka. Međutim, ne možete mijenjati podatke da biste izmijenili izvorne podatke putem korisničkog sučelja Microsoft Excel.

Access i Excel pružaju naredbe za povezivanje s podacima na popisima Windows SharePoint Services. Međutim, u Excelu postoje veze samo za čitanje na SharePoint liste; dok vam Access omogućuje čitanje i pisanje podataka pomoću SharePoint popisa.

Integritet i fleksibilnost podataka Jedinstveni identifikatori čuvaju integritet podataka i osiguravaju da niti jedan retka (ili zapisa) ne sadrže potpuno iste podatke. Jedinstveni identifikatori također pružaju najbrži način dohvaćanja podataka prilikom pretraživanja ili sortiranja podataka. U Accessu možete koristiti tip podataka Count za automatsko generiranje jedinstvenog identifikatora za svaki zapis. Zatim možete koristiti ove ID-ove za zapise iz jedne tablice koji su povezani s jednim ili više zapisa u drugoj tablici.

Struktura na koju se primjenjuje pristup podacima pomaže u osiguravanju integriteta podataka. Access može umetnuti nove zapise u jednu tablicu s postojećom odgovarajućom vrijednošću u drugoj tablici tako da ne možete stvoriti "izgubljeni" zapis. Na primjer, ne morate imati narudžbu koja ne sadrži podatke o korisniku. Access možda želi da svaki novi zapis u tablici Narudžbe ima odgovarajuću vrijednost kupca u tablici Kupci. Ovo potrebno podudaranje vrijednosti naziva se integritet podataka.

Također možete unijeti vlastita ograničenja i pravila kako biste osigurali unos podataka. Excel vam omogućuje unos podataka u slobodnijem obliku, ali Excel podržava relacijske baze podataka; ne podržava integritet podataka. Međutim, korištenjem naredbe "Provjera podataka" za kontrolu unosa podataka u Excel.

Analiza podataka

Izvršavanje upita Ako često trebate pregledavati svoje podatke na različite načine, ovisno o tome mijenjate li uvjete ili događaje, Access bi mogao biti najbolji izbor za pohranu i rad s vašim podacima. Access vam omogućuje da brzo oporavite samo retke i stupce podataka koje želite, bez obzira na to jesu li podaci sadržani u tablici u jednoj ili više tablica pomoću SQL (Structured Query) upita. Također možete koristiti izraze u upitima za stvaranje izračunatih polja. Korištenje izraza u Accessu slična je postupku korištenja formula u Excelu za izračunavanje vrijednosti. Pristupni upiti se također mogu koristiti za sažimanje podataka i predstavljanje statističkih vrijednosti kao što su zbroji, prosjeci i brojači.

Modeliranje U Excelu možete koristiti alate za analizu što ako da biste predvidjeli ishod modela radnog lista. Analiza "što ako" omogućuje vam da izvedete različite scenarije na vašim podacima, kao što su najbolji i najgori scenariji, te usporedite rezultirajuće podatke iz više scenarija u konsolidiranom izvješću. Nije isto, značajka je dostupna u Accessu.

Zakretanje i crtanje U oba programa možete kreirati izvješća zaokretne tablice i zaokretne tablice grafikona. Međutim, Excel nudi više funkcija zaokretne tablice, izvješćivanja i grafikona nego Access. Ako planirate stvarati široka izvješća zaokretne tablice i redovito pružati profesionalne grafikone, trebali biste koristiti izvješća zaokretne tablice ili grafikone zaokretne tablice u Excelu umjesto sličnih značajki u Accessu.

Surađujte s više korisnika

Access i Excel se mogu koristiti u suradničkim okruženjima kao što su Windows SharePoint Services i dijeljene mape, ali postoji niz razlika u podacima koji su vam potrebni s kojima može rukovati više korisnika.

Korištenje Windows SharePoint Services za suradnju Integrirajte oba programa koristeći Microsoft Windows SharePoint Services tehnologije kao što su SharePoint popisi i biblioteke dokumenata.

Access nudi širok izbor načina za suradnju s više korisnika na SharePoint web-mjestu. Na primjer, možete prenijeti cijelu bazu podataka u biblioteku dokumenata sustava Windows SharePoint Services, dodati obrasce i izvješća koja su dostupna kao prikazi u Windows SharePoint Services i povezati bazu podataka s podacima koji su pohranjeni na SharePoint popisima.

Excel pruža samo jedan način za suradnju s više korisnika na web-mjestu SharePoint Services. Možete prenijeti radne knjige u knjižnice dokumenata sustava Windows SharePoint Services, gdje pojedinačni korisnici mogu provjeriti radnu knjigu kako bi unijeli promjene, sprječavajući druge korisnike da uređuju radnu knjigu u isto vrijeme. Korisnici mogu uređivati ​​radnu knjigu bez izlaska iz biblioteke dokumenata, a u tom slučaju se moraju dogovoriti s drugim korisnicima kako bi izbjegli sukobe podataka.

Korištenje mrežnih dijeljenja za suradnju Kada spremite Access bazu podataka u dijeljenu mrežnu mapu za više korisnika, možete otvoriti bazu podataka i raditi s podacima u isto vrijeme. Kada ih korisnik uređuje, oni zaključavaju pojedinačne unose. Kada spremite Excel radnu knjigu na mrežni dio, samo jedan korisnik može uređivati ​​radnu knjigu odjednom. Za potrebe pregleda, više korisnika može otvoriti radnu knjigu dok je drugi korisnik uređuje, ali ti korisnici ne mogu unositi nikakve promjene podataka dok korisnik uređuje radnu knjigu i zatvara je.

Sigurnost

Oba programa pružaju slične značajke - lozinke i enkripciju - koje pomažu spriječiti gubitak podataka i štite podatke od neovlaštenog pristupa. Međutim, postoje neke razlike između Accessa i Excela u zaštiti podataka na razini korisnika.

Sprečavanje gubitka podataka U Accessu uvijek spremate svoj rad tako da u slučaju kvara nije vjerojatno da ćete izgubiti preostali rad (ako ga ima). Međutim, budući da Access kontinuirano sprema vaš rad, također možete unijeti promjene za koje kasnije odlučite da ih ne želite izvršiti. Kako biste bili sigurni da možete oporaviti bazu podataka prema potrebi, trebali biste sigurnosno kopirati datoteku baze podataka prema rasporedu koji zadovoljava vaše zahtjeve. Možete vratiti cijelu bazu podataka iz sigurnosne kopije ili možete vratiti samo tablicu ili drugi objekt baze podataka koji vam može zatrebati. Kada koristite alat za sigurnosno kopiranje datotečnog sustava, kopija baze podataka iz sigurnosne kopije datotečnog sustava također se može koristiti za vraćanje podataka. Kada osvježavate podatke u Excelu, možete spremiti Automatsko spremanje u određenim intervalima.

Zaštita podataka na razini korisnika U Excelu možete ukloniti kritične ili osobne podatke iz prikaza, sakriti stupce i retke podataka i kliknuti Zaštiti cijeli radni list da biste kontrolirali pristup korisnika skrivenim podacima. Osim mogućnosti zaštite lista i njegovih elemenata, također možete zaključati i otključati ćelije na listu kako biste spriječili druge korisnike da slučajno promijene važne podatke.

Sigurnost na razini datoteke Na razini datoteke možete koristiti enkripciju u oba programa, možete spriječiti neovlaštene osobe da vide podatke. Također možete odrediti da se unese lozinka za otvaranje datoteke baze podataka ili druge radne knjige. Dodatno, možete zaštititi datoteku baze podataka ili drugu radnu knjigu primjenom digitalnog potpisa.

Ograničen pristup podacima U Excelu možete odrediti korisnička dopuštenja za pristup podacima ili postaviti dopuštenja samo za čitanje, drugi korisnici mogu mijenjati podatke kojima imaju pristup. Access ne pruža sigurnost na razini korisnika, ali Access podržava korisnički sigurnosni model od bilo kojem poslužitelju na koji se baza podataka povezuje. Na primjer, kada se povežete s SharePoint popisom, pristupite pazite na korisničke dozvole za SharePoint popis. Ako želite ostaviti neovlašteni pristup svojim podacima, možete šifrirati bazu podataka pomoću lozinki. Korisnici moraju unijeti lozinku za čitanje podataka iz baze podataka čak i ako joj pristupaju pomoću drugog programa kao što je Microsoft Excel.

Za više informacija o tome kako zaštititi svoje podatke pogledajte Zaštita baze podataka programa Access 2007 i Zaštita i sigurnost programa Excel.

Uvjeti korištenja Microsoft Accessa

Općenito govoreći, Access je najprikladniji kada redovito morate pratiti i bilježiti podatke, a zatim prikazati, izvesti i ispisati podskup podataka. Microsoft Access Forms pružaju jednostavnije sučelje od Excelovog radnog lista za rad s podacima. Access se može koristiti za automatizaciju često izvođenih radnji, a izvješća programa Access vam omogućuju sažimanje podataka u tiskanom ili elektroničkom obliku. Microsoft Access pruža dodatne strukture za vaše podatke; Na primjer, možete odrediti vrste podataka koji se mogu unijeti, koje vrijednosti se mogu dodati i možete odrediti kako su podaci u jednoj tablici povezani s podacima iz drugih tablica. Ova struktura pomoći će vam da unesete samo one vrste podataka koje želite.

Access pohranjuje podatke u tablice koje izgledaju baš kao listovi, ali Accessove tablice dizajnirane su za složene upite o podacima pohranjenim u drugim tablicama.

Microsoft Access mora se koristiti pod sljedećim uvjetima.

U bazi podataka radi puno ljudi i želite pouzdane opcije za sigurno rukovanje ažuriranjima vaših podataka, kao što su zapisi zaključavanja i sukobi dopuštenja.

Dolazi do toga da morate dodati više tablica skupu podataka koji je stvoren kao ravne ili nerelacijske tablice.

Složeni upiti se obrađuju.

Želite stvoriti razna izvješća ili naljepnice za slanje pošte.

Uobičajeni slučajevi upotrebe za Access

Upravljanje kontaktima Upravljajte kontaktima i poštanskim adresama, a zatim stvarajte izvješća u Accessu ili kombinirajte podatke s Microsoft Office Wordom za ispis pisama, omotnica ili naljepnica.

Zalihe i dugotrajna sredstva Izradite evidenciju inventara za svoj dom ili ured i spremajte fotografije ili druge povezane dokumente zajedno sa svojim podacima.

Redoslijed praćenja Unesite podatke o proizvodima, kupcima i narudžbama, a zatim generirajte izvješća koja prikazuju prodaju za pojedinog zaposlenika, regiju, vremensko razdoblje ili bilo koju drugu vrijednost.

Praćenje zadataka Pratite zadatke za korisničku suradnju i unosite nove zadatke u isto vrijeme kada drugi korisnici ažuriraju svoje postojeće zadatke u istoj bazi podataka.

Organizacija knjižnica funkcija Možete koristiti Access za pohranjivanje informacija o knjigama i CD-ovima i praćenje tko ih zna iznajmiti.

Zakazivanje događaja Unesite pojedinosti događaja za datume, lokacije i sudionike te ispišite rasporede ili informacije o sažetku događaja.

Praćenje prehrane Prepisite i zabilježite dijetu i doživite akciju.

Uvjeti korištenja programa Microsoft Excel

Kao uređivač proračunskih tablica, Excel može pohraniti velike količine podataka u radne knjige koje sadrže jedan ili više radnih listova. Međutim, umjesto da funkcionira kao sustav za upravljanje bazom podataka kao što je Access, Excel je optimiziran za računanje i analizu podataka. Fleksibilni program može se koristiti za izgradnju modela za analizu podataka, pisanje jednostavnih i složenih formula za izvođenje izračuna na tim podacima na bilo koji način na koji želite podatke zaokretne tablice i prezentiranje podataka u raznim profesionalno dizajniranim grafikonima.

Microsoft Excel treba koristiti pod sljedećim uvjetima.

Zahtjev za ravnim ili nerelacijskim prikazom podataka umjesto relacijske baze podataka, koja se koristi u više tablica, i kada su podaci uglavnom numerički.

Često izvodite izračune i statističke usporedbe podataka.

Želite koristiti izvješća zaokretne tablice za pregled hijerarhijskih podataka na kompaktan i fleksibilan način.

Planirajte redovito stvaranje grafikona i želite koristiti nove formate grafikona koji su dostupni u Excelu.

Potrebno je istaknuti podatke pomoću ikona uvjetnog oblikovanja, histograma, ljestvica boja.

Za obavljanje složenih hipotetičkih analiza vaših podataka, kao što su znanstvena analiza i regresijska analiza.

Potreban za praćenje stavki na jednostavnom popisu, za osobnu upotrebu ili za ograničene svrhe suradnje.

Uobičajeni Excel scenariji

Računovodstvo Možete koristiti Excelove moćne funkcije izračunavanja za razne financijske dokumente, kao što su novčani tijek, račun dobiti i gubitka ili račun dobiti i gubitka.

Budžetiranje Bez obzira na to jesu li vaše osobne ili poslovne potrebe povezane, možete izraditi proračun u Excelu - na primjer, plan proračuna za marketing, proračun događaja ili mirovinski doprinosi.

Naplata i prodaja Excel također može biti koristan za upravljanje fakturiranjem i podacima o prodaji, a možete jednostavno kreirati obrasce koje trebate - uzorke prodajnih računa ili narudžbenica.

Generiranje izvješća U programu Excel koji analizira ili sažima podatke, možete izraditi izvješća različitih vrsta, kao što su izvješća o napretku projekta, podaci prognoze, sažeti podaci ili trenutna odstupanja.

Planiranje Excel je izvrstan alat za izradu profesionalnih planova ili praktičnih planera kao što su tjedni planovi lekcija, planovi istraživanja tržišta, porezni planovi ili planeri koji vam pomažu planirati tjedne obroke, zabave ili kuhanje.

Praćenje Excel se može koristiti za praćenje podataka na popisu ili vremenskim tablicama - na primjer, satnice za praćenje rada ili inventar koji prati opremu.

Korištenje kalendara Zbog svoje prirode u obliku mreže, Excel se također koristi za izradu bilo koje vrste kalendara, kao što je akademski kalendar za praćenje aktivnosti tijekom cijele školske godine ili kalendar fiskalne godine za praćenje poslovnih događaja i prekretnica.

Za korisne Excel predloške u bilo kojoj od ovih kategorija pogledajte Predlošci za Excel na Microsoft Office Online.

Korištenje Accessa i Excela zajedno

Ponekad se dogodi da su vam potrebne pogodnosti koje nude oba programa. Na primjer, radni list kreiran u Excelu izračunava i analizira podatke, ali je radni list postao prevelik i složeniji te mnogi drugi korisnici moraju imati pristup podacima. U ovom trenutku možete uvesti radni list ili ga povezati s njim u Accessu i koristiti ga kao bazu podataka umjesto da s njim radite u Microsoft Excelu. Ili možda podaci u bazi podataka programa Access za koje želite izraditi neka detaljna izvješća Excel zaokretne tablice i Excel grafikone profesionalnog izgleda.

Bez obzira koji se program prvi koristi, uvijek možete prenijeti podatke iz jednog programa u drugi s kojim možete nastaviti raditi. Sa ili bez podatkovne veze u Accessu iz Excela (i obrnuto), kopiranjem, uvozom i izvozom, možete prenositi podatke.

Za više informacija o tome kako razmjenjivati ​​podatke između oba programa, pogledajte članak

Mnogo sam razmišljao prije početka ovog odjeljka. S jedne strane, stranica o Excelu, kakve veze ima Access s tim? S druge strane, njihovo zajedničko korištenje daje neosporne prednosti u obradi podataka:

Sposobnost obrade baza podataka s brojem zapisa znatno većim od 65536 (ograničenje u Excelu);
- mogućnost stvaranja povezanih tablica, što Excel ne dopušta;
- jednostavnost i fleksibilnost Excela je očuvana tijekom obrade.

Postoji nekoliko situacija u kojima je dijeljenje opravdano:

1. Volumen baze podataka premašuje mogućnosti Excela ili je baza podataka skup povezanih tablica, na primjer, u DBF formatu. U ovom slučaju, prikladnije je prvo obraditi ovu bazu podataka u Accessu, generirati potrebnu tablicu kroz zahtjev, a zatim je izvesti u Excel i, ako je potrebno, nastaviti s obradom u njoj.

2. Izvješće generirano u Accessu teško je izvesti, jednostavno nema dovoljno mozga ili ga je dugo i zamorno raditi. Također možete izvesti podatke u Excel i pokušati ga učiniti lakšim i bržim ili stvoriti tablicu u Excelu i primati podatke iz Accessa putem upita.

3. Po život najopasniji slučaj, barem za mene. Recimo da imate neku vrstu specijaliziranog programa koji vam omogućuje obradu podataka i generiranje nekakvih izvješća. Međutim, život ne miruje, pojavljuju se novi zahtjevi, novi oblici izvješća koje je potrebno implementirati u ovaj program. Dobro je ako plaćate novac proizvođaču softvera za podršku, a oni ne naplaćuju puno za novi obrazac za izvješće. A ako nema novca? Onda to učinite sami kako želite, ili ručno ili izmislite. Vaš spasilac učitava podatke u formatima koje podržava Access. Ako jeste, onda ste na konju! Učitavate podatke iz specijaliziranog softvera, stvarate vezu s neučitanim tablicama, a zatim putem upita generirate traženo izvješće novog obrasca. Ako baza podataka specijaliziranog softvera nije podatkovna kocka tipa Cache, već zasebne datoteke, onda ništa ne treba iskrcavati. Vi samo uspostavite vezu s onim datotekama u kojima se nalaze potrebni podaci. Kako pronaći takve datoteke je već drugo pitanje.

Kako bismo bolje razumjeli o čemu govorimo, razmotrit ćemo nekoliko primjera u nizu.

Počnimo s povezivanjem s vanjskim podacima u Accessu. Radi se o veze s vanjskim podacima ne o uvoz vanjskih podataka i zato. Prilikom uvoza vanjskih podataka, tablica se uvozi u Access, a ako su vanjski podaci ažurirani, onda se moraju ponovno uvesti, to je nezgodno, a možete čak i zaboraviti. Ako se uspostavi veza s vanjskom podatkovnom pločicom, tada se prilikom ažuriranja ažuriraju i podaci u Accessu, što je puno praktičnije.

Sa stajališta običnog korisnika, Access DBMS je po svojim mogućnostima i namjeni sličan programu za proračunske tablice Microsoft Excel. Ali u stvari, postoje značajne razlike između ovih aplikacija.

Na primjer: radeći s Excel tablicom, možete unijeti bilo koju informaciju u ćeliju tablice, odnosno možete postaviti tablicu, sliku i tekst na radni list. U jedan stupac mogu se unijeti različiti podaci. Tablica u Accessu razlikuje se od tablice Excel po tome što je u njoj definiran tip podataka za svako polje zapisa, stoga ne možete unositi podatke različitih vrsta u jedan stupac tablice u različitim recima. Access vam omogućuje unos podataka u tablice i kontrolu ispravnosti unesenih podataka postavljanjem pravila provjere ispravnosti na razini tablice.

Dakle, bez obzira na to kako su podaci uneseni (izravno u tablicu, putem obrasca za prikaz, na stranici za pristup podacima), Access neće spremiti podatke u zapis koji ne zadovoljavaju navedena pravila. Excel proračunske tablice korisne su kada sadrže mali broj redaka. Za razliku od ove situacije, tablice baze podataka mogu sadržavati veliki broj zapisa, pružajući prikladne načine za izdvajanje potrebnih informacija iz ovog skupa. Ako pohranite potrebne podatke u Wordove dokumente i proračunske tablice, kako se količina informacija povećava, možete se zbuniti u velikom broju datoteka.

Zauzvrat, Access vam omogućuje pohranjivanje svih podataka u jednu datoteku i pristup podacima stranicu po stranicu. Također se može primijetiti da je u Accessu moguće kreirati veze između tablica, što vam omogućuje korištenje podataka iz različitih tablica, dok će za korisnika biti predstavljeni jednom tablicom, zauzvrat je teško implementirati nešto slično korištenjem proračunske tablice.

Uspostavljanjem veza između zasebnih tablica, Access izbjegava nepotrebno dupliciranje podataka, štedi memoriju računala i povećava točnost i brzinu obrade informacija. Za izvođenje takvih radnji, tablice koje sadrže duple podatke dijele se u nekoliko tablica. Excel omogućuje više osoba da rade s jednim dokumentom, ali su te mogućnosti vrlo ograničene, a zauzvrat, Access može podržati istovremeni rad s bazom od pedeset korisnika te je zajamčeno da će svi korisnici raditi s ažurnim podacima.

Assess ima razvijen sustav zaštite od neželjenog, neovlaštenog pristupa, koji svakom korisniku ili grupi omogućuje da vidi i mijenja samo one objekte na koje mu je administrator dodijelio prava, npr. možete zabraniti korištenje nekih naredbi iz izbornik, promjenu u ovim tablicama ili obrascima, otvorite određene obrasce Kartigin SA Access 2000. Korisnički priručnik s primjerima. M.: Laboratorij za temeljno znanje, 2000. 136 str. Proračunske tablice vam mogu omogućiti zaštitu podataka lozinkom ili dopustiti pregled podataka, no ipak su ti alati puno jednostavniji.

Access DBMS se koristi kada aplikacija zahtijeva obradu i pohranjivanje raznih informacija o velikom broju objekata i omogućuje višekorisnički način rada. Kao primjer može poslužiti zadatak vođenja evidencije skladišta; Excel tablice mogu biti zgodno sredstvo za pohranu ograničene količine tabličnih podataka sa širokim mogućnostima za izračune i analizu podataka. Obično su Excel dokumenti namijenjeni za osobnu upotrebu.