Izradite izvor podataka u Wordu. Izvori podataka koji se mogu koristiti za spajanje pošte

Iz članka u prethodnom broju saznali smo da metoda spajanja omogućuje stvaranje izvora podataka pomoću Worda. U ovom članku ćemo pogledati kako se informacije o izvoru podataka mogu dohvatiti iz Excel proračunske tablice.

Izvor podataka može se koristiti u verzijama Worda 2000/2002/2003/2007, ali je postupak izrade isti za sve verzije Worda. Dakle, opišimo algoritam za stvaranje izvora podataka:

1. Otvorite Excel.
2. U tablicu koja se pojavi, u ćeliju A1 unesite naziv prvog polja (na primjer, zemlja), u B1 - drugi (npr. indeks) itd. (Sl. 1).

Riža. 1. Tablica podataka

Koristeći tablicuRiječ 2000/2002

1. Otvorite ili izradite glavni dokument u Wordu.
2. Sjediniti dugme ( Dijaloški okvir za spajanje).
3. Sjediniti u drugom koraku odaberite gumb Primiti podaci, a s popisa - Otvoreni izvor podataka(sl. 2).

Riža. 2. Padajući popis Otvoreni izvor podataka

1. U novom dijalogu Otvaranje izvora podataka iz padajućeg izbornika Vrsta datoteke birati knjigeMSExcel.
2. Otvorite odabranu datoteku klikom na gumb Otvorena.
3. U dijaloškom okviru koji se pojavi MicrosoftExcel(slika 3) postavite raspon ili naziv.

Riža. 3. Prozor MicrosoftExcel

Kao rezultat toga, datoteka Excel postao je, takoreći, "vezan" kao izvor podataka, tako da sada možete umetnuti spojena polja u glavni dokument, a također spojiti izvor podataka s glavnim dokumentom kao što je objašnjeno u prethodnom članku.

Pravilo za odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja s glavnim dokumentom

Proces spajanja može uključivati ​​zapise koji zadovoljavaju određene unaprijed definirane kriterije. Poveznice se koriste za odabir zapisa ILI, I.

Za postavljanje kriterija odabira:

1. Otvorite glavni dokument.
2. Odaberite s alatne trake Sjediniti dugme ( Dijaloški okvir za spajanje).
3. U dijaloškom okviru Sjediniti u trećem koraku odaberite gumb Izbor zapisima.

Kao rezultat, pojavit će se dijaloški okvir Odabir zapisa.

1. U kartici Odabir zapisa dijaloški okvir Odabir zapisa u koloni Polje s padajućeg popisa odaberite naziv polja na čiju vrijednost će se primijeniti uvjet.
2. U koloni Operater odaberite operaciju usporedbe.
3. U koloni Značenje unesite vrijednost za usporedbu.
4. Nakon postavljanja svih kriterija, zatvorite prozor Odabir zapisa pritiskom na tipku u redu(sl. 4) .

Riža. 4. Prozor Odabir zapisa

1. U dijaloškom okviru Sjediniti pritisni gumb Kombinirati ili na alatnoj traci Sjediniti pritisni gumb ( Spoji u novi dokument).

Koristeći tablicuExcel kao izvor podataka uRiječ 2003

1. Na jelovniku Servis odabrati tim Pisma i pošiljke a zatim zapovijed Sjediniti.
2. U otvorenom oknu zadataka Spajanje, pomoću gumba Unaprijediti, prijeđite na treću fazu čarobnjaka Odabir primatelja, zatim kliknite na naredbu
3. Pronađite potrebnu Excel datoteku proračunske tablice i otvorite je dvostrukim klikom na nju.
4. Potvrdite da prvi redak podataka sadrži naslove stupaca (to su polja spajanja) (slika 5).

Riža. 5. Prozor Odaberite tablicu

Bilješka. U prozoru Spoji primatelje možete uređivati ​​unose.

1. Idući na četvrti korak, odaberite naredbu
2. U dijaloškom okviru koji se pojavi Dodavanje polja za spajanje(Sl. 6) odaberite polje s popisa, nakon što postavite pokazivač miša na mjesto glavnog dokumenta gdje se polje spajanja treba nalaziti.

Riža. 6. Dijaloški okvir Dodavanje polja za spajanje

Obvezati se o Odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja s glavnim dokumentom u Wordu 2003, potrebno je prelazeći na treću fazu, odaberite naredbu i u dijaloškom okviru Spoji primatelje(sl. 7) poništite potvrdni okvir R pored zapisa u koji ne trebate slati tekst glavnog dokumenta.

Riža. 7. Dijaloški okvir Spoji primatelje

Koristeći tablicuExcel kao izvor podataka uRiječ 2007

1. U kartici bilten u grupi Sjediniti odabrati tim Odaberite primatelje.
2. Odaberite (sl. 8), pronađite datoteku koju želite u dijaloškom okviru Odabir izvora podataka i otvori ga.

Riža. 8. Odabir tima Koristite postojeći popis

Bilješka. Nakon odabira datoteke, naredbe kartice će postati aktivne

1. Kliknite na Promijenite popis polja kada se lista promijeni.
2. Kliknite na Umetni polje za spajanje i odaberite polje s popisa postavljanjem pokazivača miša na mjesto glavnog dokumenta gdje se polje spajanja treba nalaziti.

Odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja s glavnim dokumentom u programu Word 2007

1. U kartici bilteni u grupi Počnite spajati Pritisnite Odaberite primatelje i u padajućem izborniku odaberite Koristite postojeći popis.
2. Pronađite potrebnu Excel datoteku proračunske tablice i otvorite je dvostrukim klikom na nju.
3. Potvrdite da prvi redak podataka sadrži zaglavlja stupaca (koja su polja za spajanje).
4. U kartici bilteni u grupi Počnite spajati birati Promijenite popis primatelja.

5. U dijaloškom okviru Mail Merge Recipients (Slika 9.) poništite okvir R pored unosa na koji ne trebate slati tekst glavnog dokumenta.

Riža. 9. Prozor Spoji primatelje

Ključne prednosti korištenja Excela kao izvora podataka za proces spajanja

1. Ušteda vremena, jer nema potrebe raditi isti posao mnogo puta.

2. Automatizacija tijeka rada stvaranjem više kopija predloška dokumenta s različitim detaljima.

3. Pogodnost i jednostavnost obavljanja posla, koji se sastoji od samo tri faze: stvaranje glavnog dokumenta, stvaranje izvora podataka i njihovo izravno spajanje.

G.A. Serov, prof. RSUH

Word može izdvojiti podatke koji se spajaju iz raznih izvora. Dio paketa Microsoft Office, Word lako prihvaća podatke iz Outlooka, Excela i Accessa. Mogu se koristiti i drugi izvori, uključujući web stranice, tekstualne datoteke OpenDocumenta i datoteke s razgraničenim podacima spremljene kao običan tekst. Ako još nemate izvor podataka, možete ga stvoriti u Wordu.

Važno: Pristup imenovanim izvorima podataka na HTTP lokaciji nije podržan. Prije upotrebe datoteke kao izvora podataka za spajanje pošte, spremite je na lokalni tvrdi disk.

Izvori podataka za spajanje

U nastavku su navedeni neki od izvora podataka koje možete koristiti za spajanje pošte u Wordu.

Druge datoteke baze podataka

Za spajanje se mogu koristiti i drugi izvori podataka. Za pristup tim izvorima pokrenite čarobnjak za podatkovnu vezu.

S postavljenim izvorom podataka možete stvarati naljepnice, kuverte, pisma i e-poruke pomoću spajanja pošte.

dodatne informacije

Još imate pitanja o spajanju pošte u Wordu?

Pomozite nam poboljšati Word

Imate li ideje za poboljšanje spajanja pošte ili drugih značajki Worda? Podijelite ih na stranici

Sada ćemo razmotriti primjer kako implementirati spojiti Wordove podatke s podacima Microsoft SQL Server, u isto vrijeme, ovaj će proces biti automatiziran sredstvima VBA pristup 2003.

Mnogi, vjerojatno, već znaju kako spojiti Wordove dokumente, na primjer, s Excelovim izvorom podataka ili s istim SQL poslužiteljem, ali ne znaju svi kako automatizirati ovaj proces ili ga implementirati u neki program.

Jednom sam imao zadatak automatizirati spajanje određenog Word predloška s podacima koji se nalaze na SQL serveru, a sve je to trebalo implementirati u program razvijen u Accessu 2003 (ADP projekt). I danas ću pokazati primjer rješavanja ovog problema.

Početni podaci

I prvo, analizirajmo početne podatke, t.j. što imamo.

Dakle, kao klijent, kao što sam rekao, imat ćemo ADP projekt Access 2003. SQL Server 2012 Express će služiti kao izvor podataka za primjer. Microsoft Office 2013 ( i Access 2003).

Napravimo test tablicu na poslužitelju i ispunimo je podacima ( recimo u bazi podataka Test). Da biste to učinili, možete pokrenuti sljedeću SQL naredbu.

CREATE TABLE dbo.TestTable (ID INT IDENTITY (1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR (50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)) IDE INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) ("Računalo", 500) IDI INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VRIJEDNOSTI ("Monitor", 400) GO INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VRIJEDNOSTI ("Phone", 200) GO INSERT INTO dbo. TestTable (ProductName, Price) VRIJEDNOSTI ("Tablet", 300) IDE INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VRIJEDNOSTI ("Printer", 250) IDI SELECT * FROM TestTable

Izradite datoteku za povezivanje s izvorom podataka MS SQL Servera

Sada napravimo datoteku veze (ODC) s našim izvorom podataka. Ova datoteka će djelovati kao neka vrsta " predložak datoteke veze", Budući da kasnije možemo i hoćemo redefinirati i bazu podataka i sam SQL upit.

Za kreiranje datoteke za povezivanje sa SQL poslužiteljem, otvorimo Word i kreiramo ovu datoteku na standardni način, tj. korištenje funkcionalnosti " bilteni». ( Usput, već smo razmotrili primjer stvaranja veze sa SQL poslužiteljem iz Excela u materijalu - Excel - Povezivanje i primanje podataka sa SQL poslužitelja).

Zatim u prozoru za odabir izvora podataka pritisnite gumb " Stvoriti».

Zatim unosimo adresu poslužitelja i kliknemo " Unaprijediti».

Zatim odabiremo bazu podataka i tablicu za povezivanje, ponovno ću vas podsjetiti, ovo je samo predložak, nadjačat ćemo sve ove parametre, kliknite " Unaprijediti».

I zaključno, unosimo razumljivo ime datoteke veze, a također je možemo odmah spremiti u direktorij koji nam je potreban pritiskom na gumb " Pregled", Prema zadanim postavkama sprema se u « C: \ Korisnici \ Korisničko ime \ Dokumenti \ Moji izvori podataka ". kliknite " Spreman».

To je to, datoteka je stvorena, Word se može zatvoriti bez spremanja.

Kako napraviti Word predložak za spajanje pošte

Sada pripremimo Word predložak tj. ovo je dokument u koji ćemo zamijeniti podatke iz baze podataka SQL servera.

Sva priprema se svodi na to da trebamo umetnuti polja spajanja tamo gdje nam je potrebno. To se radi na sljedeći način. kartica " Umetni -> Brzi blokovi -> Polje».

Tražim polje SPAJANJE i unesite naziv polja koje će odgovarati polju u izvoru podataka ( u mom slučaju to su ProductName i Price). Pritisnemo " u redu».

Budući da imam ovaj testni predložak, u njemu praktički neće biti teksta, a prikazat ću samo dva polja, najvjerojatnije ćete imati puno teksta i puno polja za spajanje.

Pristupite 2003 VBA kodu za spajanje Word dokumenta s izvorom podataka MS SQL Servera

Sve što ostaje je napisati VBA kod koji će izvršiti spajanje. Na primjer, dodajmo gumb StartMerge i polje Cijena za filtriranje podataka na obrascu. Zatim u uređivaču Visual Basica napišite proceduru za spajanje, recimo s imenom MergeWord, a u obrađivaču događaja gumba StartMerge ( pritisnuti gumb) ubacite kod za pozivanje ove procedure. Cijeli kod će izgledati ovako ( komentirao sam to). Odmah da objasnim da se Word predložak i ODC datoteka nalaze u direktoriju D: \ Test \.

"Procedura za pokretanje spajanja Private Sub MergeWord (TemplateWord kao string, QuerySQL kao string)" Prvi parametar - Put do predloška Word Drugi parametar - niz upita baze podataka U slučaju pogreške GoTo Err1 Dim ConnectString As String, PathOdc As String Dim WordApp As Object Dim WordDoc kao objekt "predložak ODC datoteke za podatkovnu vezu PathOdc =" D: \ Test \ TestSourceData.odc "Ako TemplateWord<>"" Zatim "Stvorite Word dokument Postavite WordDoc = CreateObject (" Word.document ") Postavite WordDoc = GetObject (TemplateWord) Postavite WordApp = WordDoc.Parent" Napravite vezu s izvorom podataka (MS SQL Server) "Uzmite neke podatke iz trenutna ADP veza Project ConnectString = "Dobavljač = SQLOLEDB.1; "& _" Integrirana sigurnost = SSPI; "& _" Uporni sigurnosni podaci = Točno; "& _" Initial Catalog = "& CurrentProject.Connection.Properties (" Početni katalog ") &"; "& _" Izvor podataka = "& CurrentProject.Connection.Properties (" Izvor podataka ") &"; "& _" Koristite proceduru za pripremu = 1; "& _" Automatsko prevođenje = True; "& _" Veličina paketa = 4096; "& _" Koristi šifriranje za podatke = False; "" Postavite izvor podataka WordDoc.MailMerge. OpenDataSource NAME: = PathOdc, _ Connection: = ConnectString, _ SQLStatement: = QuerySQL "Učini Word vidljivim WordApp.Visible = True WordApp.Activate" Počni spajanje s WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocument .SuppressBlank WithLines = "SuppressBlank WithLines Zatvorite predložak bez spremanja WordDoc.close (wddonotsavechanges) Postavite WordDoc = Ništa Postavite WordApp = Ništa drugo MsgBox" Nije naveden predložak spajanja ", vbCritical," Error "End If Ex1: Exit Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.clavechanges (wddono ) WordApp.Quit Postavi WordDoc = Ništa nije postavljeno WordApp = Ništa Nastavi Ex1 Kraj Sub Private Sub StartMerge_Click () Zatamnjen filtar kao filtar niza = "" "Uvjet ako Nz (Me.Price," ")<>"" Zatim Filter = "WHERE Cijena> =" & Me.Price End Ako "Pozovi proceduru spajanja Pozovi MergeWord (" D: \ Test \ Template.docx "," SELECT * FROM "" TestTable "" "& Filter &" " ) Kraj pod

Spremamo i provjeravamo rad.

Nakon klika na gumb (StartMerge) pokrenut će se Word u kojem su svi podaci već popunjeni i bit će dokumenata onoliko koliko je redaka u izvoru.

Kao što vidite, sve radi. To je sve za mene, nadam se da je materijal bio koristan. Zbogom!

7 Predavanje broj 8

Spajanje dokumenata.

Spajanje se koristi kada trebate izraditi skup dokumenata, na primjer, naljepnice s adresama ili slova na obrascima koji se šalju velikom broju kupaca. Svako slovo ili naljepnica sadrži opće i pojedinačne podatke. Na primjer, pismo treba sadržavati poziv kupcu po prezimenu. Pojedinačne informacije za svako slovo ili naljepnicu dolaze iz izvora podataka.

Proces spajanja sastoji se od nekoliko općih koraka.

Postavljanje glavnog dokumenta. Glavni dokument sadrži tekst i grafiku koji su zajednički svim verzijama glavnog dokumenta, kao što je povratna adresa ili memorandumski pozdrav.

Povezivanje dokumenta s izvorom podataka. Izvor podataka je datoteka koja sadrži informacije koje treba umetnuti u dokument, kao što su imena i adrese primatelja pisma.

Pročistite popis primatelja ili stavki. Microsoft Office Word stvara kopiju glavnog dokumenta za svaku stavku ili unos u datoteci podataka.

Dodajte tekstualna rezervirana mjesta (polja za spajanje) u svoj dokument Kada se spajate, polja spajanja se popunjavaju podacima iz podatkovne datoteke.

Pregled i dovršetak spajanja Prije ispisa cijelog skupa kopija dokumenta, možete pregledati svaku kopiju.

Za spajanje s poštom koristite naredbe kartice bilteni.

Spajanje se također može obaviti pomoću okna zadataka Sjedinitišto vam omogućuje da cijeli proces provedete korak po korak. Za korištenje okna zadataka, u grupi Počnite spajati u kartici bilteni odaberite stavku Počnite spajati a zatim stavak Čarobnjak za spajanje korak po korak.

Postavljanje glavnog dokumenta

Pokrenite Word.

Prema zadanim postavkama, otvara se prazan dokument. Držite ga otvorenim. Ako ga zatvorite, naredbe koje je potrebno izvršiti u sljedećem koraku više nisu dostupne.

U kartici pošta u grupi Sjediniti odabrati tim Počnite spajati.

Kliknite vrstu dokumenta koji želite stvoriti.

Možete, na primjer, izraditi sljedeće vrste dokumenata.

Set kuverti Povratne adrese na svim kuvertama su iste, ali je adresa primatelja jedinstvena u svakom slučaju. Odaberite stavku Omotnice i u kartici Parametri omotnice dijaloški okvir Parametri omotnice navedite svoje želje za veličinu omotnice i oblikovanje teksta.

Set adresnih naljepnica Svaka naljepnica sadrži ime i adresu, koji su jedinstveni. Odaberite stavku naljepnice i u dijalogu Opcije naljepnica odredite vrstu naljepnice koju želite.

Skup zaglavlja dokumenata ili e-mailova Glavni sadržaj svih pisama ili poruka je isti, ali svako od njih sadrži podatke namijenjene određenom primatelju, poput prezimena, adrese ili neke druge informacije. Da biste stvorili ove vrste dokumenata, odaberite slova ili e-poruke.

Imenik ili mapa Svaka stavka prikazuje informacije iste vrste, kao što su naziv ili opis, ali je jedinstvena za svaku stavku. Klik katalog za izradu dokumenta ove vrste.

Nastavak spajanja

Ako trebate prekinuti rad spajanja, možete spremiti glavni dokument i kasnije nastaviti spajanje. Microsoft Office Word sprema izvor podataka i podatke polja. Ako se koristilo okno zadataka Sjediniti, Word će se vratiti na mjesto gdje želite nastaviti spajanje pošte.

Kada ste spremni za nastavak spajanja pošte, otvorite dokument.

Word će tražiti potvrdu za otvaranje dokumenta, koji će pokrenuti SQL naredbu.

Budući da je ovaj dokument povezan s izvorom podataka, kliknite Da... Tekst dokumenta pojavljuje se zajedno sa svim umetnutim poljima.

Povezivanje dokumenta s izvorom podataka

Da biste spojili podatke u glavni dokument, morate povezati taj dokument s izvorom podataka ili podatkovnom datotekom.

Odabir datoteke s podacima

U kartici pošta u grupi Sjediniti odabrati tim Odaberite primatelje.

Slijedite dolje navedene korake.

Otvorite dokument aplikacije Microsoft Word. Ovaj dokument treba sadržavati jednu tablicu. Prvi red tablice trebao bi sadržavati naslove, a preostali redovi bi trebali sadržavati zapise koji će biti uključeni u glavni dokument. Također možete koristiti izvor podataka zaglavlja kao izvor podataka (Izvor podataka zaglavlja. Dokument koji sadrži redak zaglavlja (ili zapis) koji se koristi za kombiniranje navedenog izvora podataka s glavnim dokumentom za spajanje pošte.).

Pročistite popis primatelja ili stavki

Kada se povezujete s određenom podatkovnom datotekom, možda nećete htjeti migrirati podatke svih zapisa podatkovne datoteke u glavni dokument.

Da biste ograničili popis primatelja ili upotrijebili podskup stavki podatkovne datoteke, slijedite ove korake.

U kartici pošta u grupi Sjediniti odabrati tim Promijeni popis.

U dijaloškom okviru Spajanje odredišta

Isticanje pojedinačnih zapisa Ova metoda je najkorisnija kada je popis kratak. Označite potvrdne okvire pored onih primatelja koji bi trebali biti uključeni na popis i poništite okvire pored onih primatelja koji bi trebali biti isključeni s popisa.

Ako znate da samo nekoliko zapisa treba biti uključeno u glavni dokument, možete poništiti potvrdni okvir u naslovnoj traci, a zatim odabrati samo zapise koje želite. Isto tako, ako želite uključiti većinu popisa u svoj dokument, označite potvrdni okvir u naslovnoj traci, a zatim poništite okvire za unose koje ne želite uključiti.

Razvrstavanje zapisa Kliknite naslov stupca stavke po kojoj želite sortirati. Popis je sortiran uzlaznim abecednim redom (A do Z).

Filtriranje zapisa Ova je značajka korisna kada popis sadrži unose koje ne želite vidjeti ili uključiti u glavni dokument.

Dodajte tekstualna rezervirana mjesta (spajanje polja) u svoj dokument

Nakon povezivanja glavnog dokumenta s podatkovnom datotekom, možete unijeti tekst dokumenta i dodati rezervirana mjesta za tekst kako biste naznačili gdje se jedinstveni podaci trebaju pojaviti u svakoj kopiji dokumenta.

Spremnici mjesta za tekst kao što su adresa ili pozdrav zovu se polja spajanja. Polja u Wordu odgovaraju istaknutim naslovima stupaca u datoteci s podacima.

Stupci u datoteci podataka su kategorije podataka. Polja dodana glavnom dokumentu su tekstualna rezervirana mjesta za ove kategorije.

Linije podatkovne datoteke su zapisi podataka. Kada izvršite spajanje pošte, Word stvara kopiju glavnog dokumenta za svaki zapis.

Prilikom postavljanja polja u glavni dokument, pretpostavlja se da bi se na njegovu mjestu trebala pojaviti određena kategorija podataka, na primjer prezime ili adresa.

Bilješka. Kada umetnete polje spajanja u glavni dokument, naziv polja je uvijek zatvoren u dvostrukim kutnim zagradama (""). U složenim dokumentima ove se zagrade ne koriste za isticanje. Omogućuju vam samo razlikovanje margina u glavnom dokumentu od normalnog teksta.

Što se događa u spajanju

U spajanju, podaci u prvom retku podatkovne datoteke zamjenjuju polja u glavnom dokumentu, tvoreći tako prvi složeni dokument. Podaci u drugom retku podatkovne datoteke zamjenjuju polja kako bi formirali drugi složeni dokument i tako dalje.

Primjeri rada s poljima

Možete dodati bilo koji naslov stupca iz podatkovne datoteke u glavni dokument kao polje. To omogućuje određenu fleksibilnost u izradi memoranduma, naljepnica, e-mailova i drugih složenih dokumenata.

Možete kombinirati polja i razdvajati ih pomoću interpunkcijskih znakova. Na primjer, da biste formirali točnu adresu, trebate umetnuti sljedeća polja u glavni dokument:

"Ime prezime"

"Kuća i ulica"

"Grad", "Regija", "Poštanski broj"

Za uobičajene slučajeve upotrebe, kao što su blokovi adrese ili stringovi dobrodošlice, Word nudi složena polja — kombinaciju više polja. Primjeri su navedeni u nastavku.

Polje Address Block kombinacija je nekoliko polja uključujući ime, prezime, kuću i ulicu, grad i poštanski broj.

Polje Niz pozdrava može uključivati ​​jedno ili više polja imena, ovisno o korištenim pozdravnim riječima.

Sadržaj svakog od složenih polja može se prilagoditi sukladno tome. Na primjer, za adresu možete odabrati službeno ime (g. Andrey Alfirovich Jr.) i koristiti "Za" umjesto "Dragi" u adresi.

Mapiranje polja spajanja u podatkovnu datoteku

Da biste bili sigurni da će Word pronaći stupac u datoteci podataka koji odgovara svakoj adresi ili stavci pozdrava, morate mapirati polja za spajanje pošte u Wordu u stupce u datoteci podataka.

Za podudaranje polja odaberite Izbor polja u grupi Izrada dokumenta i umetanje polja u kartici bilteni.

Otvorit će se dijaloški okvir Izbor polja.

Elementi obraćanja i pozdrava navedeni su na lijevoj strani. Naslovi stupaca iz datoteke s podacima navedeni su s desne strane.

Word traži odgovarajući stupac za svaku stavku. Ilustracija pokazuje da Word automatski odgovara stupcu Prezime polje podatkovne datoteke Prezime... Ali druge elemente nije mogao suprotstaviti jedni drugima. Konkretno, iz ove podatkovne datoteke Word nije pronašao podudaranje za polje Ime.

Na popisu s desne strane možete odabrati stupac podatkovne datoteke koji odgovara stavci s lijeve strane. Sada ilustracija pokazuje da je stupac Ime odgovara polju Ime... Nema ništa loše u tome što za njive Apel, Jedinstveni identifikator i srednje ime nije pronađeno podudaranje. Složeni dokument ne mora koristiti svako polje. Ako dodate polje za koje nema podataka u datoteci s podacima, ono se pojavljuje u glavnom dokumentu kao prazno mjesto za čuvanje teksta — obično prazan redak ili skriveno polje.

Unos sadržaja i dodavanje polja

U glavnom dokumentu kliknite na mjesto na koje želite umetnuti polje.

Koristite grupu Izrada dokumenta i umetanje polja u kartici bilteni.

Dodajte bilo koju od sljedećih stavki.

Adresni blok s imenom, poštanskom adresom i ostalim podacima

Odaberite stavku Adresni blok.

U dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka odaberite željene elemente adrese i formate prikaza, a zatim kliknite u redu.

Izbor polja tada Word nije mogao pronaći neke od informacija koje su mu bile potrebne za adresni blok. Kliknite strelicu pored (nema podudaranja)

Pozdravna linija

Odaberite stavku Pozdravna linija.

Odaberite format niza pozdrava koji uključuje naslov, ime i interpunkciju nakon imena.

Odaberite tekst pozdravnog retka za slučajeve kada ime primatelja nije dostupno, na primjer, kada izvor podataka ne sadrži ime ili prezime primatelja, već samo naziv tvrtke.

Kliknite gumb u redu.

Ako se pojavi dijaloški okvir Izbor polja, tada Word nije uspio pronaći neke od informacija koje su mu bile potrebne za niz dobrodošlice. Kliknite strelicu pored (nema podudaranja), a zatim označite odgovarajuće polje u izvoru podataka potrebnom za spajanje.

Odvojena polja

Informacije se mogu umetnuti iz pojedinačnih polja kao što su prezime, telefonski broj ili iznos sponzorstva. Da biste brzo dodali polje iz podatkovne datoteke u svoj glavni dokument, kliknite strelicu pored popisa Umetanje podatkovnog polja, a zatim odaberite naziv polja.

Da biste koristili više opcija prilikom umetanja pojedinačnih polja u dokument, slijedite ove korake.

U kartici pošta u grupi Snimanje i dodavanje polja odabrati tim Umetni polje za spajanje.

U dijaloškom okviru Umetanje podatkovnog polja Izvedite jednu od sljedećih radnji.

Odaberi Adresna polja.

Da biste istaknuli polja koja uvijek koriste podatke izravno iz stupca u podatkovnoj datoteci, odaberite Polja baze podataka.

U popisu Polja kliknite na potrebno polje.

Kliknite gumb Umetnuti, i onda Zatvoriti.

Ako se pojavi dijaloški okvir Izbor polja tada Word nije uspio pronaći neke od informacija koje su mu potrebne za umetanje polja. Kliknite strelicu pored (nema podudaranja), a zatim označite odgovarajuće polje u izvoru podataka potrebnom za spajanje.

• Prilagođena polja s popisa kontakata programa Outlook

Jedini način uključivanja prilagođenih polja popisa kontakata u svoj glavni dokument je pokretanje spajanja pošte iz Outlooka. Prvo morate konfigurirati prikaz popisa kontakata koristeći točno ona polja koja bi se trebala koristiti u spajanju. Nakon toga možete početi spajati. Nakon što su sve potrebne postavke napravljene, Word će se automatski otvoriti i možete dovršiti spajanje pošte.

Formatiranje rezultata spajanja

Da biste formatirali podatke sadržane u dokumentu, odaberite polje za spajanje i oblikujte ga kao što je formatiran i svaki drugi tekst. Odabir mora uključivati ​​dvostruke navodnike ( « » ) koji okružuje polje.

Pregledajte i dovršite spajanje

Nakon što su sva polja dodana glavnom dokumentu, možete pregledati preliminarne rezultate spajanja. Prije stvarnog dovršetka spajanja, možete pregledati glavne dokumente i, ako je potrebno, napraviti odgovarajuće izmjene.

Za prikaz, učinite nešto od sljedećeg u grupi Pogledajte rezultate kartice bilteni :

Klik Pogledajte rezultate.

Pregledajte svaki glavni dokument stranicu po stranicu pomoću gumba Sljedeći post i Prethodni post u grupi Pregled rezultata.

Pregledajte određeni dokument pomoću naredbe Pronađite primatelja.

Dovršavanje spajanja

Više dokumenata može se pojedinačno ispisati ili modificirati. To se može učiniti za sve dokumente ili za podskup dokumenata.

Odaberite hoćete li urediti cijeli skup dokumenata, samo trenutno prikazanu kopiju ili podskup dokumenata identificiranih navedenim brojem zapisa. Word sprema kopije koje želite urediti kao jednu datoteku, gdje su međusobno odvojene prijelomima stranica.

Spremanje glavnog dokumenta

Zapamtite da se složeni dokumenti spremaju odvojeno od glavnog. Prikladno je držati glavni dokument odvojenim jer može biti koristan za naknadna spajanja.

Podatke proračunske tablice često je potrebno koristiti pri sastavljanju raznih dokumenata: izvješća, dopisa, ugovora itd. U ovom slučaju, prikladno je koristiti spajanje podataka MS Excel i MS Word.

Postupak spajanja sastoji se od nekoliko faza.

1. faza. Priprema podataka proračunske tablice

Tablica koja se spaja mora ispunjavati neke zahtjeve:

• u tablici ne smije biti spojenih ćelija. Umjesto toga, ako tablica sadrži spojene ćelije, tada morate biti spremni na činjenicu da će spajanje biti poništeno tijekom izvoza i, sukladno tome, formiraju se dodatni prazni retki i / ili stupci, što može narušiti strukturu tablice. Općenito, spojene ćelije su zlo :)
• svi stupci moraju imati jedinstvena imena koja će se koristiti u spajanju. Ako u tablici nedostaje prvi redak s nazivima stupaca, tada će ga zamijeniti prvi redak podataka, što znači da neće sudjelovati na mailing listi.

Kao primjer, uzmimo tablicu s popisom klijenata fitness kluba "Excelent".

2. faza. Priprema predloška Word dokumenta

U ovoj fazi se u uređivaču teksta Word formira dokument u koji će se podaci proračunske tablice ugraditi u budućnosti. Tekst ovog dokumenta zajednički je dio za sve pošiljke.

Pretpostavimo da svi kupci čija klupska kartica istječe sljedećeg mjeseca trebaju primati e-poruke s obavijestima.

Tekst dopisa bit će isti osim žalbe, broja klupske kartice i roka valjanosti. Ovi će se podaci uvesti iz Excel proračunske tablice (označeno plavom bojom)

Tako se u ovoj fazi u Word dokumentu ispisuje tekst zajednički za sva slova.

Za praktičniji daljnji rad pri spajanju, preporuča se postavljanje parametra Polja za sjenčanje u poziciju Je uvijek za razlikovanje umetnutih polja spajanja od normalnog teksta. Kada je omogućeno, polja se prikazuju sa sivom pozadinom. Naravno, ova pozadina nije ispisana.

3. faza. Rad čarobnjaka za spajanje MS Worda

Otvorite datoteku slova u MS Wordu.

Najlakši način za spajanje podataka je slijedeći upute u čarobnjaku za spajanje. U verzijama nakon Worda 2003 Pokreće se čarobnjak za spajanjepomoću gumbaPočnite spajati u kartici bilteni

U verzijama prije Word2007, trebali biste izvršiti naredbu izbornikaUsluga - Pisma i pošte - Spajanje.Osim toga, za praktičniji rad verzije prije Word2007 možete otvoriti alatnu traku Merge

Još jednom vam skrećem pažnju da zaglavlje sadrži samo tekst zajednički za sva slova, pa apel izgleda ovako Poštovanje! a nedostaje broj kartice i datum.

Rad čarobnjaka za spajanje uključuje 6 koraka.

Korak 1: odaberite vrstu dokumenta za slanje, u našem slučaju to jest pisma
	Korak 2: odaberite dokument na temelju kojeg će se kreirati mailing, to može biti otvoreni tekući dokument, predložak ili postojeći dokument. Prilikom odabira opcije Uzorak ili Postojeći dokument postaje moguće odrediti željenu datoteku u Exploreru. Mi biramo Trenutni dokument
3. korak: odaberite primatelje. U našem slučaju izvor podataka bit će Excel tablica, što znači da označavamo opciju Korištenje popisa... Zatim pomoću gumba Pregled... odaberite željenu datoteku u Exploreru
		Nakon odabira datoteke otvara se dijaloški okvir s odabranom tablicom. Ako su nam potrebni svi zapisi, odmah kliknite OK. Ako je potrebno, možete sortirati popis, filtrirati potrebne zapise ili ih pronaći pomoću odgovarajućih naredbi. Mogućnosti filtriranja i pretraživanja ovdje su, naravno, puno lošije nego u Excelu, ali možete napraviti najjednostavniji odabir po tekstu ili brojčanim vrijednostima. Osim toga, moguće je ručno odabrati zapise za distribuciju pomoću potvrdnih okvira :) U našem slučaju morate postaviti filtar uz polje bilten po vrijednosti "da" (vrijednost "da" se pojavljuje u tablici ako klupska kartica ističe u sljedećem mjesecu). Filtar se može postaviti klikom na naziv polja i odabirom "da" ili korištenjem veze Filtar u istom dijaloškom okviru
4. korak: umetnite potrebna polja u dokument. Prije nego što odaberete jednu od opcija koje nudi čarobnjak, trebali biste postaviti pokazivač u tekst gdje želite umetnuti podatke. Ako ste to zaboravili učiniti, također je u redu, polja se mogu umetnuti bilo gdje u dokumentu, a zatim premjestiti. U našem slučaju, kursor stavljamo iza riječi "Respect" prije uskličnika. Budući da su nam potrebna posebna polja, odabiremo Druge stvari ...
		Otvara dijaloški okvir za odabir polja za spajanje. Odabir polja Ime, pritisnite Umetnuti, isto za polje srednje ime... Zatvori prozor Umetnite polja za spajanje i dodajte razmake između umetnutih polja. Ako parametar Polja za sjenčanje postaviti na položaj Je uvijek, umetnuta polja bit će jasno vidljiva na sivoj pozadini. Postavite pokazivač iza broja, ponovno kliknite vezu Druge stvari ..., odaberite Broj klupske kartice - Umetnuti... Slično, umetnite polje Datum isteka kartice Osim gore navedenih polja, potrebno je umetnuti i kraj žalbe th (th), što ovisi o vrijednosti polja Kat... Da bismo to učinili, koristit ćemo posebno polje koje vam omogućuje da unesete jednu od dvije vrijednosti ovisno o podacima. Stavite kursor odmah iza riječi "Respect", pritisnite gumb pravila u kartici bilteni i odaberite opciju AKO ... ONDA ... DRUGO... U verzijama prije Word2007 poziva se isti gumb Dodajte polje riječi i nalazi se na alatnoj traci Sjediniti U otvorenom dijaloškom okviru postavite parametre Nakon klika na OK, dobivamo rezultat
5. korak: pomoću navigacijskih tipki pregledavamo rezultirajuća slova. U ovom koraku također možete promijeniti popis primatelja filtriranjem ili poništavanjem okvira. Budući da smo filter primijenili ranije, ostala su 3 primatelja.
		Ako pobliže pogledamo dobiveni rezultat, vidimo da ne ispunjava naša očekivanja. Umjesto toga broj klupske kartice 001768 prikazano kao 1768 , a datum nikako nije naš: prvo mjesec, pa dan, iako je u Excel tablici sve bilo u redu. Isti problemi mogu se pojaviti kod uvoza ćelija s decimalnim brojevima, formatom valute itd. Zaključak je razočaravajući: pri spajanju se ne čuva formatiranje brojeva i datuma. Ali postoji izlaz! Polja Word dokumenta u koja se umeću naši podaci su kod koji se, prvo, može pregledavati, a drugo, mijenjati. Da biste vidjeli kod polja, na primjer, s brojem klupske kartice, trebate ga kliknuti desnom tipkom miša (RMB) i odabrati naredbu Kodovi polja / vrijednosti. Dobivamo sljedeće (SPAJANJE "M__club_card" } Sam kod nećemo mijenjati, ali ćemo dodati format. Princip dodavanja formata bit će jasan svakome tko je makar i malo upoznat sa stvaranjem prilagođenog formata u Excelu. Da bi broj uvijek bio šesteroznamenkasti, format mora biti šest nula: (SPAJANJE "M__club_card"\ # "000000"). Sada RMB ponovno na polju - Ažuriraj polje, i vidimo broj u traženom formatu. Isto radimo i s datumom.(MERGEFIELD "datum isteka kartice" \ @ " DD. MM. YYYY") I dobili smo konačnu verziju Više o kodovima polja programa Word možete pročitati u Wordovom sustavu pomoći ili na