Upravljanje zalihama. Kako voditi evidenciju inventara u excelu

Većina malih i srednjih trgovačkih organizacija rješava problem računovodstva materijalnih vrijednosti (robe ili proizvoda) koristeći Microsoft Excel. U ovom članku ćemo pogledati primjer na ovu temu iz stvarne prakse. Dovršena automatizacija radne knjige Microsoft Excel omogućuje smanjenje broja rutinskih radnji u uredskom radu, kao i osiguranje kontrole mogućih korisničkih pogrešaka.

Razmotrimo prilično standardnu ​​situaciju kada se naša organizacija bavi trgovinom - kupnjom robe i njihovom naknadnom prodajom. U tom slučaju potrebno je voditi točnu evidenciju nomenklature (količina robe, cijene prijema i prodaje). Započnimo naš razvoj s listom pod nazivom Nomenklatura(sl. 2.16). Ovaj list ima ulogu registra ili referentne knjige robe. Svaki redak sadrži informacije o određenoj stavci artikla (naziv proizvoda, cijena računa, prodajna cijena i raspoloživa količina). Cilj razvoja softvera je izrada kontrolnih listova koji će vam omogućiti da prilagodite količinu robe prilikom primitka ili otpreme, kao i da izvršite promjene u cijeni robe. Općenito, automatizirana radna knjiga trebala bi menadžerima pružiti korisničko sučelje. Ovo sučelje pruža dva lista - Ulaznica i Pošiljka.

Izravan rad s listom prikazanim na sl. 2.16 je zastario. Naravno, upravitelj, kada se roba primi ili proda, može izravno unijeti podatke u nju. Na primjer, kada stigne nova serija zidova "Comfort" u količini od 5 komada po novoj cijeni od 25.770 rubalja, možete jednostavno prilagoditi i broj jedinica u skladištu i cijenu primitka. No, to nije baš zgodno i predstavlja „odskočnu dasku“ za moguće pogreške korisnika. Prikladnije je izraditi kontrolni list (slika 2.17) s elementima koji pružaju prikladno sučelje. I sam list Nomenklatura dalje ćemo ga sakriti (ova značajka se lako implementira pomoću aplikacijskog servisa Microsoft Excel), tako da korisniku neće biti izravno dostupna. Naravno, nakon toga možete unijeti zaštitu na strukturu knjige (s lozinkom). Kao rezultat, korisnici mogu raditi s listom Nomenklatura samo korištenjem sučelja implementiranog na drugim listovima.

Kada stigne roba koja je već na zalihama, ali po novoj cijeni, odlučite se o preračunu cijene prijema. Radi određenosti, pretpostavimo da se u takvom slučaju cijena posljednje isporuke postavlja kao cijena prijema robe.

Prijeđimo na detaljan pregled lista prikazanog na sl. 2.17, koji upravitelju omogućuje unošenje novog primitka postojećeg proizvoda u prikladnom obliku, kao i dodavanje novih stavki nomenklature.

Lijeva polovica lista prijema namijenjena je za nove primitke robe koje su već dostupne u infobazi (na listu Nomenklatura). Da biste to učinili, kontrola "Combo box" (koja se nalazi u području ćelije A3) ispunjava se nazivima robe prisutnih na listu Nomenklatura... Ova radnja se izvodi kada se radna knjiga otvori (tekst procedure potrebne za to prikazan je u Listingu 2.21). Kod pretpostavlja da vrijednost svojstva Ime odabran kombinirani okvir Spk.

"Popis 2.21. Postupak za otvaranje privatne pod radne knjige_Open ()" Brisanje popisa radnih listova. Spk.Clear "Prebrojavanje broja stavki u bazi podataka N = 0 Dok su radni listovi. Ćelije (N + 2, 1) .Vrijednost<>"" N = N + 1 Wend "Popunjavanje liste za i = 1 do N radnih listova. Spk.AddItem Radni listovi (3) .Ćelije (i + 1, 1) .Vrijednost sljedećih radnih listova. Spk.ListIndex = -1 End Sub

Kada korisnik odabere naziv proizvoda u kombiniranom okviru, zatim u ćeliji C5 na listu Ulaznica cijena se upisuje iz odgovarajućeg retka lista Nomenklatura knjige. Da biste to učinili, postupak koji se izvodi kada kliknete na element "Combo Box" treba biti formatiran kao što je prikazano u Listingu 2.22. U njemu također nema ništa bitno novo u usporedbi s prethodno razmatranim primjerima.

"Listing 2.22. Procedura za rukovanje klikom na kombinirani okvir Private Sub Spk_Click () Raspon (" C5 "). Vrijednost = Radni listovi (3) . Ćelije (Spk.ListIndex + 2, 2) . Raspon vrijednosti (" C6 ") . Vrijednost = "" Kraj pod

Sada korisnik mora unijeti broj jedinica novog primitka navedenog proizvoda u ćeliju C6. Kako bismo povećali sigurnost od slučajnih radnji, na list smo postavili još jedno polje za lozinku. Ovo je jednostavan tekstualni okvir. Klikom na gumb podnijeti omogućit će vam ažuriranje cijene i količine robe na popisu Nomenklatura samo ako je lozinka ispravna. Postavimo sljedeća svojstva za tekstni okvir:

• Ime - Pass;
• PasswordChar - *.

To će osigurati da se pri upisu lozinke prikazuju "zvjezdice" (riječ koju upiše korisnik bit će skrivena od znatiželjnih očiju). Tako smo došli do toga da na treći list ispišemo proceduru za unos podataka o novom primitku (povećanje broja navedene robe i moguća promjena cijene). Listing 2.23 prikazuje postupak za klikanje na gumb podnijeti... Kombinacija 357 ovdje se smatra lozinkom.

"Listing 2.23. Rukovanje klikom na gumb Add Private Sub CommandButton1_Click () If Pass.Text =" 327 "Onda" Ažuriranje cijene potvrde Radni listovi ("Nomenklatura"). Ćelije (Spk.ListIndex + 2, 2) = .Value Raspon (" C5 "). Vrijednost" (! LANG: Korekcija količine Col = Raspon ("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub!}

Ovdje će postupak prilikom unosa lozinke 357 dodati količinu robe koju je korisnik unio u treći list i prilagoditi cijenu. Nakon toga na ekranu se prikazuje informativna poruka da su podaci uneseni, a zatim se briše polje za lozinku. Ako je lozinka pogrešna, nema promjena na listu Nomenklatura nije proizvedeno.

Prijeđimo sada na pregled desne strane (za razliku od lijeve, istaknuta je tamnijom nijansom) Sl. 2.17. Ovaj dio lista mora se upotrijebiti za unos novog proizvoda (sa naznakom količine). Listing 2.24 prikazuje proceduru koja u ovom slučaju izvodi ovu funkcionalnu radnju.

"Listing 2.24. Rukovanje klikom na gumb Dodaj novu stavku Private Sub CommandButton_Click ()" Brojenje broja dodanih stavki na listu Nomenklatura N = 0 Dok Radni listovi ("Nomen"). Ćelije (N + 2, 1) .Vrijednost<>"" N = N + 1 Wend "Provjerite lozinku unesenu u desno tekstualno polje If Pass2.Text =" 35791 "Zatim Radni listovi (" Nomenklatura "). Ćelije (N + 2, 1) .Vrijednost = Raspon (" G3 " ). Radni listovi s vrijednostima. Ćelije (N + 2, 2) .Vrijednost = Raspon ("G4"). Radni listovi vrijednosti. Ćelije (N + 2, 4) .Vrijednost = Raspon ("G5" ) .Vrijednost MsgBox "Podaci uneseni" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Pogreška lozinke! Nema unesenih podataka "End If End Sub

Na desnoj strani lista nalaze se dvije kontrole - gumb i tekstni okvir za lozinku. Bilo bi moguće ostaviti jedno polje za zaporku za lijevu i desnu stranu lista. Međutim, ovdje predložena opcija poboljšava funkcionalnost razvoja. Kao vrijednost imovine Ime izabrali smo Pass2... Formulirajmo redoslijed radnji korisnika pri radu s desnom stranom lista:

• naziv novog proizvoda upisuje se u ćeliju G3;
• ćelija G4 označava cijenu;
• ćelija G5 rezervirana je za broj jedinica robe;
• korisnik unese lozinku, a klikom na gumb Dodaj novi proizvod popravlja (ako je lozinka ispravna) unesene podatke na listu Nomenklatura.

Na početku postupka CommandButton2_Klik broji se broj ćelija s podacima o robi na listu (za to se koristi N) Nomenklatura... Nakon toga, informacije o novom proizvodu upisuju se u sljedeći slobodni redak lista.

A sada prijeđimo na drugi list - Pošiljka(sl. 2.18), koji se koristi u prodaji robe. Na plahti Pošiljka postoje tri kontrole: kombinirani okvir (Ime - Spk), polje lozinke (Name - Pass3) i gumb (Naziv - CommandButton1).

Za popunjavanje popisa potrebno je prilagoditi prethodno opisani postupak (listing 2.21). Radna bilježnica_Otvorena... Sada bi trebao izgledati kao listing 2.25.

"Listing 2.25. Procedura za otvaranje radne knjige (opcija 2) Private Sub Workbook_Open () Worksheets. Spk.Clear Worksheets. Spk.Clear" Brojanje već dostupnih stavki N = 0 Dok Radni listovi ( "nomen"). Ćelije (N + 2, 1) .Vrijednost<>"" N = N + 1 Wend "Popunjavanje popisa za i = 1 do N radnih listova. Spk.AddItem Radni listovi (3) .Cells (i + 1, 1) .Vrijednostni radni listovi. Spk .AddItem Radni listovi (3) .Cells ( i + 1, 1) .Value Next Worksheets. Spk.ListIndex = -1 Worksheets. Spk.ListIndex = -1 End Sub

Sljedeća na redu je sljedeća procedura (listing 2.26), koja se izvodi kada kliknete na kombinirani okvir. Kao rezultat toga, na odgovarajuće ćelije lista Pošiljka upisat će se broj jedinica navedenog proizvoda u skladištu, kao i njegova prodajna cijena (sl. 2.19).

"Listing 2.26. Procedura za klik na kombinirani okvir Private Sub Spk_Click () Raspon (" E6 "). Vrijednost = Radni listovi (" Nomenklatura "). Ćelije (Spk.ListIndex + 2, 4) .Raspon vrijednosti (" E7 ") . Vrijednost = Radni listovi (" Nomenklatura "). Ćelije (Spk.ListIndex + 2, 3) .Value End Sub

Sada korisnik mora navesti (u ćeliji E6) koliko jedinica se otprema (za orijentaciju i kontrolu, prethodnim postupkom upisali smo raspoloživu količinu robe u skladištu). Procedura u Listingu 2.27 (izvedena kada kliknete gumb Otprema) omogućuje vam da prilagodite broj artikala na zalihi u bazi podataka.

"Listing 2.27. Procedura za izvršenje kada se klikne gumb Upload Private Sub CommandButton1_Click () Ako Pass3.Text =" 775 "Onda ColPrais = Radni listovi (" Nomenklatura "). Ćelije (Spk.ListIndex + 2, 4) . Raspon ("E6"). Vrijednost Ako Col> ColPrais Zatim MsgBox "Nema takve količine na zalihama" Izlaz iz Sub End If Radni listovi ("Nomenklatura"). Ćelije (Spk.ListIndex + 2, 3) .Vrijednost = Raspon (" E7") .Value ColPrais = ColPrais - Col Radni listovi ("Nomenklatura"). Ćelije (Spk.ListIndex + 2, 4) .Value = ColPrais MsgBox "Dodane informacije" Pass.Text = "" Spk_Click Else Pass MsgBox!" Kraj Ako Kraj Sub

Nakon izmjena, informacije na ekranu će se ažurirati - korisnik će vidjeti već podešenu vrijednost (pozivanjem procedure Spk_Klik koje smo prethodno razvili). Sada, da biste pružili prethodno dogovorenu funkcionalnost, trebate sakriti list Nomenklatura... Korisnici će u ovom slučaju koristiti razvijene listove Ulaznica i Pošiljka.

Računovodstvo robe zahtijeva korištenje pouzdanog i suvremenog softvera koji u potpunosti može osigurati sve potrebne operacije za vođenje statistike dolaska i odlaska robe u skladište.

Zgodan sustav automatizacije u oblaku za trgovinsko i skladišno računovodstvo koji je zamijenio Excel!
Povećajte svoju učinkovitost i povećajte svoju zaradu!

Konkretno, MS Excel ima skup funkcija kako bi računovodstvo robe bilo potpunije. Naučite kako pratiti stavke trgovine u Excelu. Razmotrimo glavne prednosti i nedostatke ovog programa kao alata za računovodstvo robe.

Značajke računovodstva robe u Excelu

Računovodstvo robe u Excelu provodi se u posebnim tablicama koje vam omogućuju odabir niza zasebnih skupina robe ovisno o njihovoj namjeni, potrošnji i nekim drugim značajkama. Konkretno, zahvaljujući ovom softverskom proizvodu, možete izvoditi niz analitičkih funkcija i sekvencijalnih operacija, uključujući korištenje formula.

Pritom je važno znati raditi u Excelu kako bi u potpunosti iskoristili sve funkcije potrebne za računovodstvo prodaje roba i usluga, strukturirali i analizirali podatke za rješavanje raznih poslovnih problema.

Kontrola kretanja robe u skladištu

Excel program omogućuje kontrolu kretanja robe u skladištu, njenog dolaska i odlaska, korištenjem posebnih tablica.

Konkretno, u programu je moguće formirati tablicu s različitim stupcima, ovisno o potrebama korisnika za potrebnim resursima i opcijama koje program daje. U tablici je moguće prikazati podatke o obavljenim operacijama, uključujući i navođenje stanja u skladištu, kako za određenu skupinu robe, tako i za cijelo skladište u cjelini.

Za svaku skupinu robe naznačen je dobavljač kako biste, ako je potrebno, brzo saznali odakle u skladištu dolazi ovaj ili onaj proizvod ili oprema. Istodobno, svi se radovi izvode uzastopno, uzimajući u obzir moguće prilagodbe. Paralelno s izgledom tablice potrebno je voditi računa i o uvođenju i izradi dodatnih dokumenata, fusnota i priloga, za koje se mora izdvojiti slobodan prostor.

Detaljno računovodstvo proizvoda na zalihama u pravilu je posljedica potrebe praćenja kretanja zaliha tijekom trgovanja, a posebno zahtjeva strogog izvješćivanja, stoga bi se računovodstvom trebao baviti kvalificirani stručnjak koji tečno poznaje MS Excel. .

Korisni "trikovi" za kontrolu zaliha u Excelu

Prvo što se može savjetovati za rad u programu je korištenje svih elemenata oblikovanja ćelija u tablicama. Na primjer, kada je potrebno rasporediti glavu tablice u dva retka, važno je prvo osigurati prelamanje riječi u samoj ćeliji. Ova tehnika pomoći će osigurati jasnoću i sjajan izgled stola.

Program vam također omogućuje umetanje posebnih fontova. Njihova uporaba je primjerena kada je potrebno istaknuti određeni broj proizvoda ili kategorija ovisno o određenim parametrima i vrijednostima.

Općenito, najvažnije grupe roba moraju se odabrati odgovarajućim operacijama na ćeliji ili na liniji. Također možete oblikovati stupce u kojima se mogu nalaziti različite skupine robe, koje bi se trebale obraditi pomoću tablica.

Moderno rješenje za jednostavno računovodstvo - online program Klass365

Nažalost, Excel ima i niz nedostataka koji ponekad drastično utječu na rad s robom u skladištu. To se sa sigurnošću može pripisati: previše složenom nizu operacija, koje zahtijevaju određenu vještinu i kvalifikacije, kao i previše utrošenog vremena, ponekad jednostavno nepodnošljivog u vremenskom pritisku.

Štoviše, zamislite kako bi bilo katastrofalno izgubiti podatke tijekom slučajne pogreške, koja se vrlo često događa pri radu s Excelom. S tim u vezi, potrebno je pronaći dostojan, i što je najvažnije besplatan specijalizirani program za vođenje svih potrebnih računovodstvenih usluga.

Online program za računovodstvo robe u skladištu Klass365 omogućuje vam automatizaciju skladišnog i trgovačkog računovodstva, rad s internetskim trgovinama, bazom klijenata i istovremeno ne gubite vrijeme na implementaciju i obuku osoblja. Jednostavno i dobro osmišljeno sučelje programa omogućuje vam da ga svladate za ne više od 15 minuta.

• Računovodstvo skladišta: prijem, otpis, revalorizacija itd.
• Automatski izvod računovodstvene i prateće dokumentacije
• Rad s neograničenim brojem skladišta
• Kontrola vremena skladištenja
• Planiranje zaliha na temelju prodajnih stopa
• Izvješća za bilo koje razdoblje i područje rada u 1 klik

Nije teško pretpostaviti da je računovodstvo u Excel proračunskim tablicama prošlost i umjesto njega dolazi praktičniji i funkcionalniji program - automatizirani sustav upravljanja poslovanjem Klass365. Besplatno online rješenje omogućuje vam rad na bilo kojem prikladnom mjestu, bez vezanja za radno računalo. Koristite moderna rješenja za svoje poslovanje i ostvarite zapanjujuće rezultate!

Program je dizajniran za materijalno knjigovodstvo različitih vrsta resursa. Moguća je provedba računovodstva u vrijednosnom smislu. Podržane su mnoge skladišne ​​lokacije, potrošnja za proizvodnju i otpis u otpad. Obrasci za izvješćivanje omogućuju praćenje kretanja resursa i primanje operativnih informacija za svaku točku računovodstva.

Uvod

Program se može koristiti kao najjednostavniji sustav kontrole zaliha za skladišne ​​lokacije resursa u poduzećima koji koriste mali asortiman robe, sirovina i materijala. Računovodstvo se vodi u prirodnim jedinicama. Obračun troškova u automatskom načinu rada nije implementiran, ali postoji mogućnost ručnog unosa pokazatelja u novčanim jedinicama.

Početni podaci za generiranje izvješća su tri vrste tablica:

• Parametri
• Imenici
• Časopisi

Štoviše, sama izvješća su također Excel tablice.

Otvorenost sučelja proračunske tablice pruža maksimalnu fleksibilnost u izračunima. Korisnik ima pristup svim funkcijama moćnog računalnog uređaja i Excel sučelja. Osobitosti implementacije programa pretpostavljaju neovisnu prilagodbu dnevnika i izvješća za specifične korisničke zadatke.

Promjene u verziji 2.6

• Od verzije 2.6, stari XLS format radne knjige nije podržan. Programska datoteka sprema se u formatu XLSX / XLSM i radi u Excelu od 2007 ( 2007-2016 ). Program u formatu XLS dostupni su samo u verziji 2.0 i mogu se kupiti samo na poseban zahtjev.
• Ažuriran je izgled radnih knjiga kako bi odražavao dizajn najnovijih verzija Microsoft Officea.
• Drugo sažeto izvješće za mjesta skladištenja.
• Zadani prikaz prvog izvješća je pretvoren da omogući kopiranje i lijepljenje stanja na početku novog razdoblja.
• Padajući popis za pretraživanje elemenata rječnika po prvim slovima riječi. Aktivira se dvostrukim klikom na ćeliju.
• Crveno isticanje stavki časopisa koje se ne nalaze u imenicima.

Promjene u verziji 2.0

• Računovodstvene točke i druge ugovorne strane podijeljene su prema različitim imenicima.
• Uklonjeno je ograničenje broja dobavljača i kupaca.
• Dodane grupe resursa za filtriranje u izvješćima.
• Početna stanja popunjavaju se u posebnom dnevniku.
• Uklonjeni pokazatelji troškova u časopisima, dodan pokazatelj prosječne cijene u referentnim knjigama.
• Novo izvješće o lokacijama za pohranu u obliku zaokretne tablice programa Excel.

Mogućnosti i ograničenja

Excel proračunske tablice imaju interna ograničenja u pogledu količine obrađenih informacija. Program nije namijenjen zamijeniti velike računovodstvene sustave za stotine tisuća stavki. Ali u većini malih i srednjih poduzeća, sam volumen i složenost podataka dostupni su za obradu u Excelu.

Glavna datoteka ne sadrži veliki broj izračuna, za izvješća se koriste posebni algoritmi, koji također nemaju veze formule s izvornim podacima. Stoga velike količine podataka osiguravaju normalnu izvedbu čak i u načinu automatskog izračuna programa Excel. Prebacivanje na način ručnog izračuna preporuča se samo na zastarjelim računalima.

V automatski način izračuna Excel pri radu preporučamo sljedeće parametre visokih performansi Računalo:

• Broj resursa (nomenklatura) - do 2000
• Broj mjernih mjesta - do 200
• Broj operacija (redova) u svakom časopisu - do 10.000
• Veličina datoteke (xlsx) - do 10Mb

V ručni izračuni u Excelu ograničenja su uglavnom vezana uz mogućnosti računala. Za normalan rad izvješća preporučujemo sljedeća ograničenja:

• Broj resursa (nomenklatura) - do 5000
• Broj mjernih mjesta - do 500
• Broj operacija (redova) u svakom časopisu - do 30.000
• Veličina datoteke (xlsx) - do 25Mb

U slučaju korištenja dodatnih izračuna (potpuna otvorenost programa omogućuje vam da prilagodite sve dodatne izračune), ograničenja izvedbe mogu biti stroža.

Da biste smanjili podatke, možete kreirati novu datoteku u bilo kojem trenutku i tamo prenijeti imenike i početna stanja za sve obračunske točke.

Instalacija i pokretanje

Struktura datoteke opisana je na početnoj stranici programa - "Glavna".

Kao što je već napomenuto, program se sastoji od tablica parametara, priručnika, dnevnika i izvješća. Do ovih objekata možete se kretati preko hiperveza na stranici "Početna". Također možete koristiti standardne načine za kretanje po Excelovim listovima i ćelijama.

Najlakši način za povratak na stranicu sa sadržajem je pritiskom na poseban gumb u zaglavlju bilo kojeg radnog lista programa.

Opcije navigacije stranicama opisane su na servisnom listu. Unaprijed postavljeno i u skrivenom trećem stupcu Home lista.

Parametri

Program sadrži nekoliko općih parametara koji kontroliraju karakteristike izvedbe:

Svi parametri se mogu mijenjati prema nahođenju korisnika.

Imenici

Priručnici se koriste za izračune i olakšavaju unos podataka u časopise (preko odabira s popisa). Unos podataka u imenike vrši se čim informacije postanu dostupne.

Kupci i dobavljači

Popisi računovodstvenih stranaka. Dopušteno je dodavati redove prema dolje bez ograničenja.

Popis skladišnih mjesta za resurse koji sudjeluju u računovodstvenom sustavu. To mogu biti odvojeni spremnici, skladišni prostori, proizvodni prostori ili prostori. Dopušteno je dodavati redove prema dolje bez ograničenja.

Grupe i resursi

Dvije međusobno povezane priručnike za opisivanje resursa svih vrsta pohranjenih na mjernim mjestima. Resursi uključuju: gotove proizvode, poluproizvode, sirovine i materijale. Grupiranje se koristi za praktičnost filtriranja izvješća. Dopušteno je dodavati redove prema dolje bez ograničenja.

Polja tablice (sva su dostupna za uređivanje):

Dnevnici operacija

Sve skladišne ​​transakcije potrebne za generiranje izvješća unose se u posebne tablice podijeljene po vrsti operacije.

Podaci o zalihama na početku računovodstva. Datum je definiran u Parametrima.

Dolazi od dobavljača

U tablicu se unose primici resursa od dobavljača. Dosljednost datuma ili brojeva naloga nije važna.

Polja tablice:

datum

Tablica sadrži podatke o utrošku sirovina i materijala u procesu proizvodnje. Dosljednost datuma ili brojeva naloga nije važna. Ova tablica nije potrebna za prodajnu organizaciju.

Polja tablice:

Osim opisanih polja, tablica sadrži nekoliko stupaca posebnih usluga.

Za brisanje zapisa samo očistite polje datum standardni Excel alati. Također je moguće izbrisati cijele redove.

Tablica sadrži podatke o proizvodnji gotovih proizvoda i poluproizvoda. Dosljednost datuma ili brojeva naloga nije važna. Ova tablica nije potrebna za prodajnu organizaciju.

Polja tablice:

Osim opisanih polja, tablica sadrži nekoliko stupaca posebnih usluga.

Za brisanje zapisa samo očistite polje datum standardni Excel alati. Također je moguće izbrisati cijele redove.

U tablicu se unose transakcije za prijenos sredstava između internih skladišta. Dosljednost datuma ili brojeva naloga nije važna. Ovdje se upisuju i početna stanja pohranjena u skladištima od datuma početka obračuna.

Polja tablice:

Trenutno, broj različitih izvješća koje pripremaju svi odjeli organizacija stalno raste. Poduzeća vrlo često automatiziraju izvještavanje na temelju različitih softverskih proizvoda (SAP, 1C, Intalev, itd.). Ali čak iu onim organizacijama u kojima je sustav „automatiziran“ ne mogu bez korištenja Excela. Budući da softverski proizvodi koji se koriste za automatizaciju imaju opća načela za izradu izvješća, te je svako poduzeće jedinstveno, teško je objediniti sva izvješćivanja u specijalizirane softverske proizvode, a ponekad je to nemoguće učiniti. I tu dolaze Excel proračunske tablice. Omogućuju vam da precizirate izvješća, prezentirate informacije dobivene pri istovaru iz istog 1C, u potrebnom obliku, a ponekad općenito služe kao glavni program za održavanje upravljačkih i drugih izvješća.

Excel je jedan od najpopularnijih među osnovnim Microsoft Office paketom. Voditelj prodaje, koristeći tablice, provodi sustavan rad s klijentima. Tajnik vodi evidenciju o svim lokalnim propisima, korespondenciju ili priprema dijagrame za proizvodni sastanak. Ekonomist obrađuje primarne informacije i izračunava pokazatelje uspješnosti poduzeća. Proračunske tablice su najpopularniji softver koji koriste ljudi u raznim uslugama i industrijama.

Program je posebno koristan za djelatnike financijsko-ekonomskih odjela i računovodstva, ako su mu povjerene funkcije planiranja i vođenja upravljačkog računovodstva. Excel program za računovođu pruža mogućnost konsolidacije podataka, omogućujući vam da konsolidirate informacije iz nekoliko datoteka u jednu. Omogućuje odabir željenih informacija stvaranjem zasebnih tablica ili skrivanjem podataka u izvornoj tablici. Omogućuje vam organiziranje dostupnih informacija prema traženim kriterijima i sažimanje rezultata.

Na ovaj ili onaj način, računovodstvo u Excelu postat će puno lakše ako svladate nekoliko korisnih trikova koji vam mogu ubrzati rad s podacima. U primjerima koje smo pripremili saznajte kako excel može biti koristan za računovođu. Sljedeće vježbe u Excelu za rad računovođa bit će ne samo korisne, već jednostavno potrebne.

Osnovni Excel alat

Osim izravnih odgovornosti, računovođa može dodati funkcije za pripremu komercijalnih prijedloga, izračun ugovornih cijena i tako dalje. Za izračune potrebno je primijeniti različite koeficijente i korekcije, kao i preračunati cijene. I što je najvažnije, obavljajte sve radnje brzo i bez predrasuda o osnovnim odgovornostima.

Excel za računovođu pomoći će u pripremi glavnog dokumenta, koji se može izvesti na glavnom listu, i dodatnih izračuna na zasebnim.

Dakle, prilikom ponovnog izračuna stope, u jednoj ćeliji možete odrediti cijenu, u drugoj tečaj valute, au trećoj postaviti formulu pretvorbe (= prva ćelija * druga ćelija), zatim pritisnite Enter i dobit ćete cijenu u rubljama. Na prvom listu u željenoj ćeliji možete staviti "=", prijeći na drugi list i označiti treću ćeliju s ukupnim brojem. Ponovno pritisnite Enter i dobit ćete rezultat.

Ako je potrebno izvršiti takve izračune za veliki broj točaka, gdje se mijenja samo cijena, tada možete koristiti temeljnu Excel tehniku ​​- samodovršavanje formule ili provlačenje.

Mogućnost crtanja formula jedna je od osnovnih funkcija programa. Automatizira proces izračunavanja podataka u tablici, bez uzastopnog pisanja iste formule. Formule možete obraditi na sljedeći način.

U traku formule stavljamo jednako i referencu na ćeliju iz tablice s početnim podacima (= A3). Nakon toga dobivamo samo duplikat vrijednosti iz tablice. Kada povučete ovu ćeliju, dobit ćete kopiju tablice s podacima, koji će se mijenjati u skladu s promjenom informacija u izvornoj tablici. Ovo je primjer rastezanja ćelija bez fiksiranja raspona.

Vezu možete prikvačiti tako da ostane nepromijenjena kada povlačite u cijelosti, retku ili stupcu. Zamrzavanje se vrši u traci formule pomoću znaka $. Ovaj znak se postavlja ispred dijela koordinata na linku koji treba popraviti:
$ prije slova - fiksiranje po stupcu - $ C1
$ ispred broja - fiksiranje po retku - S $ 1
$ ispred slova i broja - potpuna fiksacija ćelije - $ S $ 1.

Brojanje kalendarskih dana

Excel može postati nezamjenjiv pomoćnik čak i u tako jednostavnim radnjama kao što je brojanje kalendarskih dana. Računovođa treba točno znati koliko je dana bilo u određenom razdoblju kako bi izračunao kamate, kamate, penale, kredite i slično.

Ako je to kratko vremensko razdoblje, onda ga je lako izračunati pomoću kalendara, ali ovaj format je prilično nezgodan za obavljanje stalnih izračuna. U takvim situacijama računovođi priskače u pomoć Excel.

Za izračune morate odabrati tri slobodne ćelije u tablici. U jednom trebate zapisati datum početka, u drugom kraju, a treći treba ostaviti prazan da biste dobili rezultate.

Zatim odaberite treću ćeliju i kliknite "Insert Function", možete je pronaći pomoću ikone ¶x. Nakon klika, pojavit će se prozor "Čarobnjak za funkcije". S popisa “Kategorija” odaberite “Datum i vrijeme”, a s popisa “Funkcija” - “DANI 360” i pritisnite tipku OK. U prozoru koji se pojavi trebate umetnuti vrijednosti datuma početka i završetka. Da biste to učinili, samo trebate kliknuti na ćelije tablice s tim datumima, a u redak "Metoda" stavite jedinicu i kliknite U redu. Ako je ukupna vrijednost prikazana u nenumeričkom formatu, trebate provjeriti format ćelije: desnom tipkom miša kliknite i s izbornika odaberite "Format ćelije", postavite "Format broja" i kliknite U redu.

Dane možete brojati i na ovaj način: u treću ćeliju upišite = 360 DANA (B1; B2; 1). U zagradama morate navesti koordinate prve dvije ćelije s datumima, a za metodu postaviti vrijednost jedan. Prilikom izračunavanja kamata za tjednike, rezultirajući broj dana može se podijeliti sa 7.

Datumu također možete dodati ili oduzeti bilo koji broj dana. Da biste to učinili, trebate upisati datum u jednu ćeliju, staviti znak jednakosti u drugu, zatim kliknuti na ćeliju s datumom i upisati “+” ili “-” i potreban broj dana.

Razvrstavanje podataka

Vrlo zgodna funkcija koja vam omogućuje postavljanje podataka uzlaznim/silaznim redoslijedom. Također možete sortirati podatke da biste sortirali zapise po datumu.

Da biste izvršili ovu radnju, morate odabrati područje koje zahtijeva sortiranje. Zatim možete kliknuti gumb "Razvrstaj po rastućem" u gornjem redu izbornika "Podaci", pronaći ćete ga pod znakom "AY". Vaši će podaci biti smješteni od najmanjeg do najvećeg u prvi odabrani stupac.

Excel tablice za računovođu omogućuju vam sortiranje podataka počevši od prvog odabranog stupca. Ako ste odabrali ćelije s lijeva na desno, tada će se slijed izvesti u krajnjem lijevom stupcu. Ako s desna na lijevo, onda na desno.

Ako podatke treba razvrstati po srednjem stupcu, tada možete koristiti izbornik "Podaci" - stavku "Sortiraj" - "Razvrstavanje raspona". U odjeljku "Razvrstaj po" morate odabrati stupac i vrstu sortiranja.

Rad s dugim stolovima

Excel proračunske tablice za računovođu su višenamjenski radni alat koji sadrži puno informacija za izvještavanje i izvođenje tekućih obračuna. Kada ispisujete tablicu koja ne stane na jedan list, možete postaviti njezino “zaglavlje” na svaku zasebnu stranicu, što će olakšati pronalaženje potrebnih podataka. Da biste to učinili, odaberite izbornik "Datoteka" - "Postavke stranice" i karticu "List". Postavljamo kursor na "Kroz linije" ili "Kroz stupce" i u tablici kliknemo na retke koje je potrebno postaviti na svaki list.

Također možete koristiti zaglavlja i podnožja za rad s takvim dokumentima. Označavaju potrebne podatke, kao što su datum, brojevi listova, ime začetnika i tako dalje. Prilagodba zaglavlja i podnožja dostupna je u "Postavke stranice" - "Zaglavlja i podnožja". Postoje gotove opcije označavanja ili mogućnost dodavanja vlastite.

Osim korisnih tehnika za rad u Excelu, računovođa treba savladati i prečice.

Skup Excel tipkovnih prečaca bez kojih ne možete

Korištenje ovih tipkovničkih prečaca u Excelu ubrzat će vaš rad i pomoći vam u analizi podataka, crtanju grafikona i oblikovanju tablica.

• F4 - prilikom unosa formule prilagođava vrstu poveznica (relativne, fiksne). Može se koristiti za ponavljanje posljednje radnje.
• Shift + F2 - uređivanje bilješki
• Ctrl +; - unos trenutnog datuma (za neka računala Ctrl + Shift + 4)
• Ctrl + ’- kopirajte vrijednosti ćelije koja se nalazi iznad trenutne (za neka računala radi kombinacija Ctrl + Shift + 2)
• Alt + F8 - otvorite uređivač makronaredbi
• Alt + = - sažima raspon ćelija koje se nalaze iznad ili lijevo od trenutne ćelije
• Ctrl + Shift + 4 - definira format valute ćelije
• Ctrl + Shift + 7 - postavite vanjsku granicu odabranog raspona ćelija
• Ctrl + Shift + 0 - definirajte opći format ćelije
• Ctrl + Shift + F - kombinacija otvara dijaloški okvir za oblikovanje ćelije
• Ctrl + Shift + L - omogućiti / onemogućiti filtar
• Ctrl + S - spremite datoteku (spremite što je češće moguće kako ne biste izgubili vrijedne podatke).

Korištenje prečaca i korisnih tehnika u Excelu pojednostavit će i ubrzati vaš rad samo ako već imate dovoljno znanja o ovom programu. Ako želite poboljšati svoju razinu i učinkovitije koristiti proračunske tablice kako biste vodili računovodstvo u Excelu, knjigu možete preuzeti besplatno

Mnoge tvrtke koriste Microsoft Excel za praćenje troškova odjela ili tvrtke. Trenutno se Excel može koristiti na svim računalima s operativnim sustavom Windows. Iz tog razloga možete pratiti svoje troškove ako je ovaj program instaliran na vašem kućnom računalu. Postoji mnogo predložaka za praćenje troškova s ​​Microsofta i drugih web-mjesta, najnovije verzije Excela uključuju ugrađeni predložak kao unaprijed instaliran. Također u Excelu možete stvoriti vlastitu dinamičku tablicu za praćenje troškova. U oba slučaja slijedite upute u nastavku.

Koraci

Rad s Excel predloškom

Odaberite unaprijed postavljeni predložak. Najnovije verzije programa uključuju predložak za praćenje osobnih troškova, kao i predloške za praćenje poslovnih troškova. Možete pristupiti ovim predlošcima i pratiti troškove pomoću njih.

• U programu Excel 2003 odaberite Novo s izbornika Datoteka. Na programskoj traci Na mom računalu odaberite Nova knjiga da biste vidjeli predloške u novom dijaloškom okviru.
• U programu Excel 2007 na izborniku Datoteka odaberite Novo. Ovo će prikazati dijaloški okvir "Nova knjiga". Odaberite Instalirani predlošci iz izbornika Predlošci na lijevom izborniku. Odaberite Osobni mjesečni proračun iz Instaliranih predložaka u središnjem izborniku i kliknite Stvori.
• U programu Excel 2010 na izborniku Datoteka odaberite Novo. Odaberite Uzorci predložaka na vrhu okna Dostupni predlošci, zatim među svim uzorcima predložaka odaberite Osobni mjesečni proračun i kliknite Stvori.

1. Odaberite predložak na mreži. Ako unaprijed definirani predlošci nisu prikladni za praćenje vaših troškova, možete odabrati predložak putem interneta. Možete ga preuzeti s bilo koje web stranice ili povezivanjem putem Excela na Microsoft Office Online.

   • Za Excel 2003 možete odabrati odgovarajući predložak iz online biblioteke Microsoft Officea na https://templates.office.com/en-us. (Tamo možete pronaći i predloške za novije verzije Excela.)
   • U programu Excel 2007 odaberite karticu Proračuni u odjeljku Internet dijaloškog okvira Nova radna knjiga. Da biste se povezali s bibliotekom predložaka Office Online, morate imati omogućen Internet.
   • U programu Excel 2010 odaberite Budgets iz odjeljka Office.com u oknu Dostupni predlošci. Da biste se povezali, morate imati uključen internet.

2. Unesite tražene podatke u odgovarajuća polja. Informacije ovise o specifičnom predlošku dinamičke tablice koji koristite.

   Možete koristiti predloženi naziv za dinamičku tablicu ili promijeniti naziv. Bit će dovoljno da u nazivu datoteke navedete svoje ime i tekuću godinu.

   Izradite vlastitu dinamičku tablicu za praćenje troškova

   1. Otvorite Excel.

      Unesite naslove stupaca. Predloženi naslovi i redoslijed su Datum, Kategorija troškova, Napomena, Trošak, Prihod i Stanje. Ispunite ove naslove od ćelije A2 do G2. Možda ćete trebati proširiti stupce kako bi odgovarali naslovu ili vrijednosti.

      • Nakon što pripremite svoje dinamičke naslove tablice i stupaca, možete koristiti značajku Zamrzni regiju za prikaz naslova u svakom trenutku dok se krećete prema dolje kroz vrijednosti. Značajka Zamrzni regiju nalazi se na izborniku Pogled u programu Excel 2003 i starijim verzijama te na izborniku Pogled, kartica Prozor u Excelu 2007 i 2010.

   2. Unesite podatke za prvu vrstu troška u ćeliju u trećem redu.

      Unesite formulu salda u ćeliju G3. Zbog činjenice da prvi put unosite stanje, on će se definirati kao razlika između troškova i prihoda. Kako ćete to napisati ovisi o tome želite li prikazati troškove ili raspoloživa sredstva.

      • Ako želite da proračunska tablica prvo prikazuje troškove, formula salda treba biti = E3-F3, gdje E3 predstavlja troškove, a F3 predstavlja prihod. Uz ovu postavku, formula će prikazati troškove kao pozitivan broj, što olakšava razumijevanje iznosa troškova.
      • Ako želite da tablica prvenstveno prikazuje sredstva koja su vam dostupna, formula stanja treba biti = F3-E3. Uz ovu postavku, tablica će prikazati pozitivan saldo ako su vaši prihodi veći od vaših rashoda, a negativan saldo u suprotnoj situaciji.

   3. Unesite podatke za drugu vrstu troška u ćeliju u četvrtom redu.

      Unesite formulu salda u ćeliju G4. Druga i sljedeće vrijednosti nastavit će prikazivati ​​stanje, tako da trebate dodati razliku između troškova i prihoda saldo vrijednosti prethodnog zapisa.

      • Ako prvo gledate troškove, formula bilance bi bila = G3 + (E4-F4), gdje je G3 ćelija koja prikazuje prethodni saldo, E4 prikazuje troškove, a F4 prikazuje prihod.
      • Ako održavate proračunsku tablicu za prikaz gotovine, formula stanja bi bila = G3 + (F4-E4).
      • Zagrade oko ćelija koje predstavljaju razliku između troškova i prihoda nisu obavezne. Koriste se samo kako bi formula bila jasnija.
      • Ako želite da stanje ostane prazno dok se ne unese zapis, možete koristiti IF vrijednost u formuli tako da ako nije upisan datum, ćelija neće prikazati vrijednost. Formula za takav zapis bit će = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), ako je tablica potrebna za vođenje troškova, i = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4) ), ako je tablica potrebna za prikaz gotovine (možete izostaviti zagrade oko ćelije koje prikazuju rashode i prihode, ali morate koristiti vanjske zagrade).

   4. Kopirajte stanje formule u druge ćelije u stupcu G (stupac salda). Desnom tipkom miša kliknite ćeliju G3, odaberite Kopiraj. Zatim odaberite ćelije ispod stupca. Desnom tipkom miša kliknite odabrane ćelije i odaberite Zalijepi da biste zalijepili formulu u odabrane ćelije (u programu Excel 2010 s izbornika odaberite Zalijepi ili Zalijepi formulu). Formula će automatski ažurirati ćelije kako bi prikazala troškove, prihode i datume (ako je primjenjivo) iz trenutne serije i saldo iz serije iznad trenutne serije.

   5. Spremite svoju dinamičku tablicu. Dajte mu smisleno ime, na primjer, "Računovodstvo troškova.xls" ili "Osobni proračun.xls". Kao iu slučaju naziva predložaka, možete uključiti svoje ime i godinu u naziv datoteke (napomena, navodnici se koriste samo za prikaz primjera, ne biste ih trebali koristiti u nazivu. Ne morate specificirati datoteku proširenje, Excel će to učiniti sam) ...

      • Excel 2003 i starije verzije spremaju dinamičke tablice u starom ".xls" formatu, dok Excel 2007 i 2010 spremaju tablice u noviji ".xlsx" format baziran na XML-u, ali možete čitati i spremati dinamičke tablice iu starom ". xls" također. Ako imate više računala i želite pohraniti proračunsku tablicu na svako od njih, koristite stariji format ako neko od vaših računala ima Excel 2003 ili stariji ili noviji format ako je barem Excel 2007 instaliran na svim računalima.
   • Koristite automatsko dovršavanje u kategorijama rashoda i prihoda kako biste odgovarali podacima koje ste unijeli.
   • Kako biste razlikovali plaćene račune od onih troškova koji su samo planirani, podebljajte font, označite tekst ili ćelije bojom.
   • Kako biste izbjegli slučajno mijenjanje formule ili naslova stupca, možete zaštititi ćelije od promjene. Odaberite ćelije koje ćete možda morati promijeniti u budućnosti (datum, kategorija, trošak, prihod, bilješka) i otključajte ih. Nakon toga možete zaključati ostatak tablice od promjena.