Malo ljudi zna, ali uređivač teksta MS Word omogućuje vam stvaranje tako korisne stvari kao što su prilagođeni obrasci. Kako je to korisno? Samo jedan primjer - dakle, trebate primiti nekoliko desetaka upitnika u elektroničkom obliku. Ispitanicima šaljete ispunjen predložak DOC datoteke, ponovno primate ispunjene upitnike i...
Da, razumijete da je nešto pošlo po zlu. Samo je polovica obrazaca ispravno popunjena, au svim ostalim slučajevima vlada potpuna zbrka - netko je izbrisao važna polja, netko nešto dodao, promijenio oblikovanje do neprepoznatljivosti itd. Kao rezultat toga, morate potrošiti vrijeme na standardizaciju i ispravke. Sada ću vam reći kako se nositi s ovim problemom jednom zauvijek - naš izbor, prilagođeni obrasci.
Kartica za programere u MS Wordu
Prvo provjerite postoji li u našem MS Wordu kartica " Developer", što je prema zadanim postavkama onemogućeno. Ako nema kartice, prvo što ćete morati učiniti je aktivirati je - otvoriti postavke MS Word (“ Datoteka» → « Mogućnosti") i potražite predmet " Prilagodite svoj feed". Na desnoj strani popisa potvrdite okvir pokraj "Razvojni programer" i primijenite promjene klikom na "U redu".
Omogućite karticu "Developer" ako je onemogućena
Kartica bi se sada trebala pojaviti. idemo tamo.
Napravite prilagođeni obrazac u MS Wordu
Nećemo komplicirati, a naš prvi "upitnik" će imati samo jedno polje: ime. U grupi " Kontrole" na kartici " Developer» pronađi alat « Običan tekst" i kliknite na njega. Na listu će se odmah pojaviti tekstualno polje ispunjeno prazninom za “prostor za unos teksta”.
Super, sad počinje magija. Kliknite na alat Ograniči uređivanje" i primijetite ploču koja se pojavljuje s desne strane. Želimo postići jednostavan rezultat: korisnik koji ispunjava dokument može unijeti tekst u polje obrasca (u ovom slučaju svoje ime), ali ne može promijeniti samo polje, promijeniti formatiranje ili umetnuti dodatni tekst u dokument.
Zaštita obrasca od promjena
Sada učinite sljedeće:
- U stavci "Ograničenja oblikovanja" označite okvir "Ograniči skup dopuštenih stilova"
- U stavci “Ograničenja uređivanja” s padajućeg popisa odaberite “Unos podataka u polja obrasca”.
- U stavci "Omogući zaštitu" kliknite jedini gumb "Da, omogući zaštitu"
Zabranjujemo izmjene dokumenta
Na ekranu će se pojaviti prozor u kojem će se od vas tražiti da unesete lozinku - možete ništa ne unijeti i odmah kliknuti "OK" ili unesite jednostavnu lozinku koju nećete zaboraviti. To je sve.
Pokušajte unijeti ime u polje koje smo prethodno stvorili. Ispada? Sada pokušajte unijeti tekst bilo gdje osim u ovo polje. Da! Stranica je zaštićena od uređivanja. Možete ga sigurno spremiti i biti sigurni da će biti spremljeni samo podaci uneseni u odgovarajuće polje.
Što ako trebate unijeti izmjene u obrazac, poput dodavanja novih polja? Pogledajte dno ploče Ograniči uređivanje i kliknite gumb Isključi zaštitu. Klikom na njega dokument će ponovno biti dostupan za uređivanje.
Ako želite urediti stranicu, ograničenja se mogu ukloniti
Koja se još zaštićena polja mogu kreirati u MS Wordu?
Uz već poznato polje tipa "Plain Text", MS Word vam nudi na usluzi takva "uobičajena" polja kao što su:
- Obogaćeni tekst - možete primijeniti oblikovanje na tekst u polju
- "Potvrdni okvir" - mogućnost stvaranja obrasca s opcijama odabira
- "Padajući popis" - mogućnost određivanja elementa s unaprijed definiranim opcijama odabira
- “Odaberite datum” - padajući popis s kalendarom za prikladan odabir željenog datuma
S ovim setom možete kreirati obrasce s gotovo neograničenim mogućnostima primjene u uređivaču teksta Word.
U slučaju da trebate izraditi Word dokument koji će drugi ljudi ispuniti, na primjer stvaranje obrasca za sudionike konferencije, kako biste pojednostavili postupak, možete stvoriti obrazac za ispunjavanje u programu Microsoft Word. Obrazac u Wordu omogućuje vam stvaranje rezerviranih mjesta za različite vrste informacija kao što su tekst, datum, pitanja s da-ne itd.
Omogućavanje kartice Razvojni programer
Prije nego krenete dalje stvaranje obrasca u Wordu, trebate aktivirati karticu "Razvojni programer" na vrpci. Da biste to učinili, kliknite "Datoteka" --> "Opcije" da biste otvorili dijaloški okvir "Opcije Worda". Odaberite "Prilagodi vrpcu", zatim potvrdite okvir za karticu "Razvojni programer".
Napravite obrazac u Wordu - Word Options
Sada će se na vrpci pojaviti kartica "Developer".
Izrada obrasca u Wordu - kartica Developer
Dodavanje polja obrasca u Wordu
Sada smo spremni krenuti dalje stvaranje obrasca u Wordu. Da bismo to učinili, koristit ćemo različita polja koja će biti komponente naše budućnosti obrazaca za ispunjavanje u Wordu.
Da biste dodali polje obrasca za popunjavanje, postavite kursor na željeno mjesto, zatim odaberite željeni element iz " Kontrole" na kartici " Programer ". Možete prijeći mišem preko polja kako biste vidjeli različite opcije. U ovom primjeru dodajemo tekstualno polje kako bismo korisnicima omogućili unos svojih imena.
Izrada obrasca u Wordu – Kontrole za izradu obrasca u Wordu
U dokumentu će se pojaviti testno polje:
Stvaranje obrasca u Wordu - tekstni okvir
Možete dodati više vrsta polja za stvaranje obrasca u Wordu. Na primjer, možete dodati potvrdni okvir za odabir:
Izrada obrasca u Wordu - polje Checkbox
Ili čak birač datuma:
Stvaranje obrasca u Wordu - Polje za odabir datuma
Postavljanje polja obrasca u Wordu
Ako želite još veću kontrolu nad načinom na koji se prikazuju vaša polja obrasci u Wordu, možete omogućiti " Način dizajna" u grupi " Kontrole" na kartici " Programer ".
Stvaranje obrasca u Wordu - način dizajna
Tada možete promijeniti svojstva za svako svoje polje obrasci u Wordu, uključujući tekst koji će se pojaviti u svakom polju. Ako ste voljni potrošiti malo vremena na dotjerivanje svakog polja, možete stvoriti prilično čvrst obrazac. Na primjer, možete stvoriti u svom obrazac za popunjavanje prilagođeni padajući popis poput primjera u nastavku:
Stvaranje obrasca u Wordu - korištenje padajućeg popisa u obrascu
Kao rezultat toga, u našem primjeru dobili smo sljedeće obrazac za ispunjavanje u Wordu:
Izrada obrasca u Wordu - Primjer obrasca za ispunjavanje u Wordu
U ovom smo članku pokrili osnove stvaranje obrasca u Wordu. Sada možete jednostavno izraditi vlastitu obrazac za popunjavanje u programu Microsoft Word.
Nadežda Balovsjak
Kada izradite dokument u programu Microsoft Word iz predloška, isti tekst koji se pojavljuje u svim dokumentima umeće se u novi dokument. I svakom dokumentu korisnik dodaje tekst koji razlikuje dokumente jedan od drugog. Na primjer, ako se radi o predlošku potvrde o plaći, tada nepromjenjivi tekst predloška sadrži tekst potvrde, au svaki izrađeni dokument upisuje se ime osobe kojoj će se potvrda izdati i neposredni podaci o njegovoj plaći. na temelju predloška.
Neki alati u uređivaču teksta Word olakšavaju ispunjavanje varijabilnih polja i sprječavaju promjene standardnog dijela, što je vrlo zgodno pri radu sa složenim predlošcima.
U svakom slučaju, kada kreirate novi predložak, u njega morate staviti nepromjenjivi tekst. Jednostavno se utipka i na odgovarajući način postavi na stranicu.
Radi pojednostavljenja unosa promjenjivih podataka, u predložak su postavljena polja za unos teksta. Da biste to učinili, morate u prozoru uređivača prikazati alatnu traku "Obrasci" koja sadrži elemente potrebne za formiranje predloška. To se može učiniti odabirom "View -> Toolbars -> Forms".
Prvi gumb Text Field na alatnoj traci Forms omogućuje umetanje polja u predložak u koje korisnik može unijeti tekst. Dvostruki klik na umetnuto polje prikazat će prozor njegovih svojstava. Ovdje možete postaviti zadani tekst koji se pojavljuje u umetnutom polju prilikom izrade dokumenta, kao i duljinu i format teksta. Pomoću gumba "Tekst pomoći" možete konfigurirati prikaz informacija u statusnoj traci ili u prozoru nakon pritiska na tipku "F1".
Ako možete koristiti popis vrijednosti za popunjavanje polja, upotrijebite gumb Combo Box na alatnoj traci Forms. U prozoru svojstava polja potrebno je kreirati popis koji se također može dobiti duplim klikom na umetnuto polje. Vrijednosti su postavljene u polju "Element popisa", nakon unosa kojeg morate pritisnuti "Enter" ili upotrijebiti gumb "Dodaj". Generirani popis možete pogledati u polju "List". Podaci o polju mogu se specificirati i pomoću gumba "Tekst pomoći".
Polje koje može uzeti jednu od dvije vrijednosti ("Enabled/Disabled" ili "Yes/No") može se postaviti pomoću elementa "Checkbox". Prozor svojstava za ovaj element postavlja njegovu zadanu veličinu i stanje.
Prozor svojstava za objekt "Checkbox".
Osim ovih polja, u predložak možete dodati tablicu i okvir; ti elementi imaju vlastita polja na alatnoj traci Forms.
Gumb "Sjenčanje polja obrasca" osmišljen je za označavanje polja dodanih u predložak, u kojem slučaju se mogu lako razlikovati od običnog teksta postavljenog u predlošku.
Nakon što su sva polja dodana u predložak, on se može zaštititi od promjena. U tu je svrhu namijenjena tipka “Zaštiti obrazac” nakon čijeg će se klika u predlošku i u svim dokumentima temeljenim na njemu moći postaviti tekst samo u umetnuta polja.
Da biste zaštitili nepromjenjivi dio predloška od promjena, koristite gumb "Zaštiti obrazac".
Da biste stvorili obrazac u Wordu koji drugi ljudi mogu ispuniti, počnite s predloškom i dodajte mu kontrole sadržaja. Ovi elementi uključuju, na primjer, potvrdne okvire, tekstualna polja, birače datuma i padajuće liste. Ako ste upoznati s bazama podataka, možete čak vezati kontrole sadržaja na podatke.
Stvaranje obrazaca koji se mogu ispuniti počinje sa šest osnovnih koraka. Pogledajmo redom ove korake.
Korak 1: Prikažite karticu Razvojni programer.
Korak 2. Otvorite predložak ili dokument iz kojeg će se kreirati obrazac
Da biste uštedjeli vrijeme, možete koristiti predložak kao osnovu za obrazac. Ako želite početi od nule, uzmite prazan predložak.
Izrada obrasca iz predloška
Pritisnite karticu Datoteka.
Klik Stvoriti.
U polju Potražite predloške na webu Upišite vrstu obrasca koju želite stvoriti i pritisnite Enter.
Kliknite predložak obrasca koji želite koristiti, a zatim kliknite Stvoriti.
Korištenje praznog predloška
Pritisnite karticu Datoteka.
Pritisnite gumb Stvoriti.
Izaberi novi dokument.
Korak 3: Dodajte sadržaj u obrazac
Na kartici Developer kliknite gumb Način dizajna i umetnite potrebne kontrole.
Bilješka: Obrazac s kontrolama sadržaja može se ispisati, ali se polja oko njih neće ispisati.
Umetnite kontrolu teksta gdje korisnici mogu unositi tekst
U kontroli sadržaja obogaćenog teksta, korisnici mogu učiniti tekst podebljanim ili kurzivom ili unijeti više odlomaka teksta. Da biste ograničili korisničko iskustvo, umetnite kontrolu sadržaja običnog teksta.
Umetnite kontrolu slike.
Kontrola slike često se koristi u predlošcima, ali se također može dodati u obrazac.
Pritisnite gdje želite umetnuti kontrolu.
Na kartici Developer klik Kontrola sadržaja slike.
Za postavljanje svojstava kontrole pogledajte.
Umetanje kontrole građevnog bloka
Upotrijebite građevne blokove kada korisnicima želite dati mogućnost odabira određenog bloka teksta. Na primjer, ove su kontrole korisne kada stvarate predložak ugovora u koji želite dodati različite varijacije standardnog teksta ovisno o vašim specifičnim zahtjevima. Možete stvoriti kontrolu sadržaja obogaćenog teksta za svaku opciju i smjestiti ih sve u kontrolu sastavnog bloka koja će služiti kao spremnik.
Kontrole sastavnih blokova također se mogu koristiti na obrascima.
Za postavljanje svojstava kontrole pogledajte.
Umetnite kombinirani okvir ili padajući popis
U kombiniranom okviru korisnici mogu odabrati jednu od stavki koje predložite ili unijeti vlastitu. Na padajućem popisu korisnici mogu odabrati samo jednu od dostupnih stavki.
Umetanje kontrole birača datuma
Pritisnite gdje želite umetnuti kontrolu birača datuma.
Na kartici Developer klik Kontrola sadržaja birača datuma.
Za postavljanje svojstava kontrole pogledajte.
Umetanje potvrdnog okvira
Pritisnite mjesto gdje želite umetnuti kontrolu potvrdnog okvira.
Na kartici Developer klik Kontrola sadržaja potvrdnog okvira.
Za postavljanje svojstava kontrole pogledajte.
Korak 4: Postavite ili promijenite postavke kontrole sadržaja
Svaka kontrola sadržaja ima opcije koje možete postaviti ili promijeniti. Na primjer, za kontrolu birača datuma možete odabrati različite formate prikaza datuma.
Pritisnite kontrolu sadržaja koju želite promijeniti.
Na kartici Developer klik Svojstva i promijenite svojstva prema potrebi.
Korak 5. Dodajte tekst objašnjenja u obrazac
Tekst s objašnjenjem može obrazac koji izradite i distribuirati učiniti lakšim za korištenje. Možete promijeniti tekst objašnjenja koji se prema zadanim postavkama pojavljuje u kontroli sadržaja.
Na kartici Developer kliknite gumb Način dizajna.
Pritisnite kontrolu sadržaja za koju želite promijeniti opisni zamjenski tekst.
Uredite i oblikujte zamjenski tekst.
Na kartici Developer kliknite gumb Način dizajna da biste isključili značajku dizajna i zadržali tekst objašnjenja.
Bilješka: Ne označavajte kućicu Sadržaj se ne može uređivati, ako želite da korisnici obrasca zamijene tekst objašnjenja vlastitim.
Korak 6. Zaštitite obrazac
Ako želite ograničiti način na koji korisnici mogu uređivati ili oblikovati obrazac, upotrijebite naredbu Ograniči uređivanje.
Otvorite obrazac koji želite blokirati ili zaštititi.
Klik Dom > Izaberi > Odaberi sve ili pritisnite CTRL+A.
Klik Developer > Ograniči uređivanje.
Nakon odabira ograničenja kliknite gumb Da, omogući zaštitu.
Savjet: Ako želite, možete pregledati obrazac prije nego što ga distribuirate. Otvorite i ispunite obrazac te kopiju spremite na željeno mjesto.
Kodovi polja korisni su kao rezervirana mjesta za podatke koji se mogu promijeniti u dokumentu i mogu se koristiti za automatizaciju određenih aspekata dokumenta. Kodovi polja umetnuti su kada koristite značajke programa Word kao što su brojevi stranica ili tablica sadržaja, ali kodove polja možete umetnuti ručno za druge zadatke, kao što je izvođenje izračuna ili popunjavanje sadržaja dokumenta iz izvora podataka.
Ovi vam koraci omogućuju umetanje bilo kojeg koda polja u Word. Za popis kodova polja s pojedinostima o svakom pogledajte Popis kodova polja u Wordu.
Umetanje polja
Bilješke:
Za u dijaloškom okviru Polje prikazani su kodovi polja, kliknite gumb Šifre polja. Za neka polja kodovi se automatski prikazuju.
Za ugniježđivanje jednog polja u drugo, prvo umetnite vanjsko polje (spremnik) slijedeći korake 1-4 iznad. Zatim, u svom dokumentu, postavite pokazivač na kod polja gdje želite umetnuti unutarnje polje i slijedite korake 2-4 iznad.
Promjena polja
Sigurnosna napomena: Budući da su kodovi polja vidljivi svima koji čitaju dokument, u njih ne biste trebali uključivati osjetljive informacije.
Prikaz kodova polja
Prema zadanim postavkama, vrijednosti polja u Wordu ne razlikuju se od ostatka sadržaja dokumenta, tako da prilikom čitanja korisnik ne primjećuje da se dio sadržaja dokumenta nalazi u polju. Međutim, polja se također mogu prikazati sjenčanjem kako bi se istaknula u dokumentu.
Kontrola ažuriranja polja
Prema zadanim postavkama, polja u programu Microsoft Word ažuriraju se automatski kada otvorite dokument. Na taj način podaci ostaju ažurni. Međutim, postoje situacije u kojima korištenje ove funkcije nije poželjno. Na primjer, možda želite da naslov prikazuje određeni datum, a ne trenutni datum kada otvorite dokument.
Također možete ažurirati polje dvostrukim klikom na njega i odabirom Polje ažuriranja ili tako da ga odaberete i pritisnete F9
Da biste ručno ažurirali sva polja u tijelu dokumenta, pritisnite Ctrl+A nakon čega slijedi F9. Polja u zaglavljima ili zaglavljima moraju se ažurirati pojedinačno. Pritisnite zaglavlje, podnožje ili tekstno polje, pritisnite Ctrl+A, a zatim pritisnite F9.
Kako biste spriječili automatsko ili nenamjerno ažuriranje polja, možete ih zaključati.
Zaključajte ili otključajte određeno polje
Učinite nešto od sljedećeg:
Za zaključavanje polja (spriječavanje ažuriranja njegove vrijednosti), odaberite polje i pritisnite CTRL+F11.
Da biste otključali polje (dopustili da se njegova vrijednost ažurira), odaberite ga i pritisnite CTRL+SHIFT+F11.
Zaključavanje vrijednosti polja BOOKMARK, INCLUDETEXT i REF
Ključ za zaključavanje vrijednosti (\!) sprječava ažuriranje polja uključenog u vrijednost polja BOOKMARK, INCLUDETEXT ili REF ako se vrijednost tog polja na izvornoj lokaciji nije promijenila. Bez ovog ključa, polja uključena u vrijednost polja BOOKMARK, INCLUDETEXT ili REF automatski se ažuriraju kad god se to polje ažurira.
Na primjer, polje { INCLUDETEXT C:\\Sales\Sales_4_quarter.doc \! } umeće sadržaj dokumenta "Sales_4_quarter.doc" koji sadrži polja DATE i EMBED. Prilikom ažuriranja polja INCLUDETEXT, tipka "\!" neće vam dopustiti ažuriranje polja DATE i EMBED u zalijepljenom tekstu ako nisu ažurirana u izvornom dokumentu ("Sales_4_quarter.doc"). Ovaj ključ osigurava da tekst umetnut pomoću polja INCLUDETEXT odgovara tekstu u izvornom dokumentu.
Da biste ažurirali polja DATE i EMBED na obje lokacije, ažurirajte ih u izvornom dokumentu (Sales_Q4.doc), a zatim ažurirajte polje INCLUDETEXT.
