Ponekad je potrebno proslijediti sva pisma koja stignu na jedan od vaših e-mailova na drugu poštu, u automatskom načinu rada. Da bude jasnije, evo primjera. Imate poštu na Yandexu i na Googleu (Gmail). GMail poštu koristite cijelo vrijeme, ovo je vaša glavna pošta, a Yandex s vremena na vrijeme. Dakle, kako ne biste povremeno odlazili na vašu Yandex poštu, možete osigurati da se pisma odatle automatski prosljeđuju na GMail, a zatim se uopće ne morate prijavljivati na svoj Yandex račun da biste ponovno provjerili ima li novih pisama.
U ovom članku pokazat ću vam kako postaviti prosljeđivanje pisama s jedne pošte na drugu na primjeru različitih poštanskih servisa.
Sve to na isti način funkcionira u svim mail servisima, razlika je samo u njihovim sučeljima, t.j. odgovarajuće postavke se nalaze drugačije.
Ranije sam u nizu članaka razmatrao još jedan način primanja pisama na željenu poštu od drugih mailova. Sastoji se od toga da ne postavljate automatsko prosljeđivanje pisama, o čemu ću danas govoriti, već povezujete traženi poštanski sandučić u postavkama (funkcija se zove "Prikupljanje pošte"), na primjer, pomoću POP3 protokola i odatle počinje stalno prikupljanje novih pisama. Metoda je slična, ali u nekim slučajevima se pokaže da je teže postaviti od običnog prosljeđivanja.
Ako vas zanima način prikupljanja pošte, to je opisano u odgovarajućim člancima: prikupljanje u GMailu, u Yandexu, u Mail.ru
U nastavku ću detaljno pokazati kako konfigurirati prosljeđivanje pisama iz Yandexa. A onda ću se ukratko dotaknuti još 2 mail servisa (GMail i Mail.ru), na kojima se sve izvodi na isti način, s jedinom razlikom u sučelju.
Postavljanje prosljeđivanja pošte s Yandexa na bilo koju drugu poštu
Idite na postavke pošte i odaberite "Pravila obrade pošte".
Kliknite "Kreiraj pravilo".
Sada će naš zadatak biti stvoriti pravilo prema kojem će poštanska služba odrediti da se sva pisma moraju slati na drugu adresu koju navedete.
Ako želite poslati i ona pisma koja su označena kao "Neželjena pošta", tada ćete na Yandexu morati stvoriti 2 zasebna pravila.
Stvaranje 1. obveznog pravila. Prosljeđivanje svih e-poruka osim neželjene pošte
U postavkama pravila izbrišite uvjet "Ako" koji će biti dodan na početku klikom na križić pored njega. Jer ne trebamo postavljati uvjete za odabir pojedinih slova. Uostalom, sve što stigne na mail proslijedit ćemo u "Inbox".
Iznad, gdje je konfigurirano, za koja slova primijeniti stvoreno pravilo, trebate odabrati "na sve e-poruke, osim za neželjenu poštu" i "s privicima i bez privitaka".
U nastavku označite okvir "Proslijedi na adresu" i navedite poštu na koju želite proslijediti sva pisma iz trenutačne otvorene pošte. Također omogućite opciju "Spremi kopiju prilikom prosljeđivanja".
Kliknite gumb Novo pravilo.
Yandex će od vas tražiti da unesete svoju lozinku. Unesite svoju lozinku za trenutnu poštu i kliknite "Potvrdi".
Pravilo će biti kreirano, ali ćete pored njega vidjeti poruku "Čekamo potvrdu adrese".
Sada trebate otići na poštu koju ste naveli za prosljeđivanje pisama i tamo potvrditi prosljeđivanje. To se radi u poštanskim službama tako da ne možete proslijediti pisma na adrese kojima nemate pristup.
U toj pošti pronađite pismo s "Yandex.Mail", otvorite ga i slijedite vezu od tamo.
Kliknite "Potvrdi prijenos".
Spreman! Sada će sva pisma koja idu na vašu drugu poštu (Yandex) u mapi Inbox automatski biti proslijeđena na vašu glavnu poštu, koju ste naveli u pravilu.
Bilješka! Prema gore kreiranom pravilu, poruke iz mape "Spam" neće se prosljeđivati! Budući da pravilo navodi "na sve e-poruke, osim za neželjenu", ali ga nećete moći odmah uključiti u pravilo i "Neželjena pošta" neće raditi, jer prosljeđivanje neželjenih poruka ne radi i pojavila bi se pogreška " Za poruke iz mape “Neželjena pošta”, prosljeđivanje slova iz filtera nije moguće.
Ali možete osigurati da se i neželjena pošta šalje. Da biste to učinili, morate stvoriti drugo pravilo koje će automatski prenijeti svu neželjenu poštu u mapu Inbox. Stoga, ako i vi trebate proslijediti neželjenu poštu, pogledajte dolje za informacije o stvaranju 2. pravila.
Ponekad potrebna pisma dospiju u neželjenu poštu, pa ako uopće ne planirate ići provjeriti svoju drugu poštu, oslanjajući se samo na automatsko prosljeđivanje pisama odatle, onda vam preporučam da svakako postavite i prosljeđivanje neželjenih pisama!
Stvaranje 2. pravila. Ako trebate poslati "Spam"
Stvorimo još jedno pravilo.
Ovdje trebamo naznačiti da sva pisma koja je servis označila kao "Spam" treba prenijeti u inbox.
Da biste to učinili, na vrhu, gdje je "Primijeni", odaberite "samo na neželjenu poštu" i "s privicima i bez privitaka".
Uklonite uvjet “Ako”, ovdje nam još uvijek ne treba.
Označite "Stavi u mapu" i odaberite "Pristigla pošta".
Kliknite "Kreiraj pravilo".
Pravilo je spremno!
Nakon svih izvršenih manipulacija, sva pisma koja stignu na vaš drugi mail (gdje ste postavili prosljeđivanje) bit će obrađena prema kreiranim pravilima. Odnosno, ako u poštu stigne pismo, koje je usluga identificirala kao neželjenu poštu, tada će ovo pismo automatski biti smješteno u pristiglu poštu, prema kreiranom pravilu broj 2 (ako ga odlučite konfigurirati). A sve što se nalazi u mapi "Pristigla pošta", zauzvrat će već biti proslijeđeno na poštu koju ste naveli, prema pravilu broj 1.
Konfiguriranje prosljeđivanja na primjeru pošte Mail.ru
Idite na postavke pošte i odaberite odjeljak "Pravila filtriranja".
Odaberite "Dodaj prosljeđivanje".
Navedite adresu na koju ćete proslijediti pisma i kliknite "Spremi".
Potvrdite svoju radnju unosom lozinke za Mail.ru.
Idite na poštu gdje ćete proslijediti pisma, tamo pronađite pismo s Mail.ru i kliknite na vezu iz pisma (ovo je potrebno za potvrdu prijenosa).
U sljedećem prozoru kliknite "Potvrdi" i pojavit će se poruka da je prijenos potvrđen.
Na pošti Mail.ru vratite se na odjeljak "Pravila filtriranja" i omogućite prosljeđivanje:
Ako također želite proslijediti poruke označene kao "Neželjena pošta", tada morate stvoriti isto pravilo kao u primjeru s Yandex poštom. U odjeljku "Pravila filtriranja" dodajte novo pravilo gdje navedite sljedeće postavke.
U Microsoft Outlooku možete odrediti da se za sve poruke koje šaljete automatski Bcc (ugljična kopija) šalje drugim popisima distribucije ili korisnicima.
Jedan scenarij u kojem je ovo pravilo korisno je kada svi članovi tima odgovaraju na dolaznu e-poštu, kao što je centar tehničke podrške. Kada jedan član grupe odgovori na poruke, ostali članovi grupe automatski primaju kopiju odgovora, održavajući sve odlazne poruke ažurnima.
pravila klijenta
Napravite pravilo
Sada, svaki put kada se pošalje poruka, bilo da se radi o novoj poruci, kada se poruka proslijedi ili odgovor od osoba ili grupa navedenih u pravilu, oni će se automatski dodati kao primatelji kopije. Imena osoba ili grupa nisu prikazana u retku Cc u Sastavi svoju poruku, ali će se ta imena prikazati cijelom primatelju poruke.
Onemogućavanje pravila
U prikazu pošte na kartici Dom pritisni gumb propisi > Upravljanje pravilima i upozorenjima.
Na kartici u odjeljku Pravilo
Kliknite gumb u redu.
Pravila i upozorenja.
Savjet: Za više informacija o tome kako brzo onemogućiti ovo pravilo za pojedinačne poruke, pogledajte sljedeći odjeljak ("").
Korištenje kategorije za onemogućavanje automatskog kopiranja za pojedinačne poruke
Ako želite fleksibilnost isključivanja automatskih novih pravila o kopiji na temelju jedne poruke bez potrebe za navigacijom kroz dijaloški okvir pravila i upozorenja, možete koristiti značajku kategorija u Outlooku zajedno s pravilom.
Savjet:
Prvo morate stvoriti pravilo automatskog slanja slijepe kopije (Cc) za sve e-poruke koje šaljete.
Ovo pravilo izvjesnog naziva se pravila klijenta... Pravila klijenta izvode se samo na računalu na kojem su stvorena i pokreću se samo ako je pokrenut Outlook. Ako biste poslali poruku e-pošte pomoću računa e-pošte na drugom računalu, pravilo se neće pokrenuti s tog računala, pa će se kreirati na tom računalu. Ovo isto pravilo mora biti kreirano na svakom računalu na kojem ga namjeravate koristiti.
Napravite pravilo
Sada svaki put kada se pošalje poruka, bilo da se radi o novoj poruci, prilikom prosljeđivanja poruke ili odgovora od osoba, ili popisi distribucije navedeni u pravilu automatski će se dodati kao primatelji kopije. Imena osoba ili popisi distribucije nisu prikazani u retku Cc u Sastavi poruku, ali će se ta imena pojaviti svim primateljima poruke.
Onemogućavanje pravila
Kako biste spriječili automatsko slanje kopije, prvo morate onemogućiti pravilo.
U Pošti na izborniku Servis pritisni gumb Pravila i upozorenja.
U kartici Pravila e-pošte U poglavlju Pravilo poništite okvir koji odgovara pravilu koje ste kreirali.
Kliknite gumb u redu.
Sada možete poslati poruku bez automatskog slanja kopije drugim osobama ili popisima e-pošte. Pravilo će biti neaktivno dok ga ponovno ne omogućite u dijaloškom okviru Pravila i upozorenja.
Savjet:
Korištenje kategorije za onemogućavanje automatskog kopiranja za pojedinačne poruke
Ako želite onemogućiti novo pravilo automatskog kopiranja za pojedinačne poruke bez pozivanja dijaloškog okvira Pravila i upozorenja, možete postaviti pravilo na kategoriju koja je dostupna u Office Outlook 2007.
Izmijenite prethodno kreirano pravilo tako da kada se navedena kategorija doda poruci, pravilo ne šalje automatski kopiju.
Kada želite isključiti pravilo automatskog kopiranja za poruku, primijenite kategoriju na nju.
Savjet: Možete koristiti tipkovnički prečac ako ste ga naveli prilikom izrade kategorije.
Kada se poruka pošalje, pravilo auto-cc se neće primijeniti.
“To je kao u bajci o dječaku koji je stalno vikao 'vukovi'. Ako pretjerano koristite oznaku "hitno", ljudi će prestati odgovarati na vaše e-poruke. I zaista važno pismo zbog toga može proći nezapaženo.
Familijarnost
Da, ton vašeg pisma može odražavati vaš odnos s primateljem. Međutim, možete se smatrati laikom ako si dopustite da budete previše neformalni u dopisivanju. Nemojte pretjerano koristiti uskličnike, emotikone, tekst u boji, otmjene fontove i previše kratke poruke.
Budite posebno oprezni ako morate raditi s ljudima različite dobi, jezičnih barijera ili onima koji preferiraju tradicionalniji oblik komunikacije.
Previše suh ton
Istodobno, biti robot također se ne isplati. U redu je ako slovima pokažete svoj karakter ili entuzijazam – u razumnim granicama.
Odgovori svima
Poslovna e-pošta nije za zabavu, već za komunikaciju. Dakle, ako odgovarate na e-poruku poslanu grupi ljudi, dvaput razmislite prije nego kliknete na Odgovori svima. Da biste to učinili, vaš odgovor mora svima biti iznimno važan.
Slanje kopija bez dopuštenja
Dijeljenje tuđih informacija s drugima je u najmanju ruku nedopustivo. Nije važno šaljete li klijentu kopiju dopisa svog šefa koji je na bilo koji način odgovorio o njemu ili ćete jednog zaposlenika uključiti u osobnu korespondenciju s drugim. Malo ljudi će se svidjeti ako pošaljete kopiju pisma bez njihovog pristanka.
Slanje slijepih kopija
Slanje slijepih kopija rađa nepovjerenje. Ako želite nekome poslati pismo, a ta osoba, teoretski, ne bi trebala sudjelovati u radnoj korespondenciji, kopirajte tekst i pošaljite ga u posebnom pismu.
Nedefinirana tema
Teme poput “To sam ja”, “Zdravo” ili “Za vašu informaciju” (FYI) jednostavno ne privlače pozornost. Osoba neće razumjeti što je u pitanju i neće htjeti odgovoriti na pismo. Radna pisma trebaju biti jasna i sažeta. Vjerojatnije je da će primatelj otvoriti e-mail ako razumije što želite od njega.
Slanje previše osobnih poruka e-pošte
Ponekad možete koristiti šale, dirljive priče i motivirajuće citate kako biste nekoga razveselili. Ali ljudi se brzo zamore od ovoga, i nije važno s kakvim si im namjerama napisao. Ako pošaljete previše osobnih pisama, jednostavno će se postaviti na automatsko brisanje.
Budite nepristojni
Ne treba slati pisma puna otrova, jer će se ljudi ponekad sjetiti. Umjesto toga, napišite pismo i ostavite ga dva dana u Nacrtima. Zatim se možete vratiti na njega i urediti ga, uklanjajući bodlje. To će vam pomoći da brže postignete ono što želite. Osim toga, prema vama će se postupati kao prema vrlo strpljivom i razumnom profesionalcu.
Glupa adresa pošte
Ako šaljete pismo klijentu, zaposleniku ili potencijalnom poslodavcu, nemojte koristiti poštu s titulom "neprofesionalac". Ako u nazivu pošte postoji nešto što tvrdi da je duhovito ili sadrži seksualnu ili vulgarnu konotaciju (tako nešto), riskirate da od samog početka sugovornika postavite negativno prema sebi. Napravite zasebnu poštu za isključivo profesionalne potrebe.
Greške u kucanju
Činjenica da je e-mail poslan s iPhonea nije isprika za slanje neurednih e-poruka. Ako ste napravili više od jedne greške u pismu, može se smatrati neprofesionalnim. Ako je ovo vrlo važno pismo, a negdje ste u žurbi, pokušajte ga barem provjeriti prije nego što ga pošaljete.
Slanje e-pošte rano ujutro
Većina ljudi prilikom primanja pisama gleda na vrijeme slanja. Ako je e-poruka poslana prerano, na vas se može gledati negativno. U najmanju ruku, smatrat ćete se radoholičarem bez privatnosti. Još gore ako vas smatraju nametljivim. Ako vas inspiracija probudi noću, napišite pismo, spremite ga u Skice i pošaljite tijekom radnog vremena.
Previše interpunkcijskih znakova
Ljudi se ponekad previše zanose i stavljaju puno uskličnika. Rezultat se nekome može činiti nezrelim ili previše emocionalnim. Nemojte zlostavljati!!!
Neprofesionalni fontovi
Purple Comic Sans ima svoje namjene. U poslu je bolje koristiti klasične fontove, boje i veličine. Vaša pisma bi trebala biti laka za čitanje.
Obično se koristi veličina fonta 10 ili 12. Najbolji fontovi za posao su fontovi koji se lako čitaju poput Arial, Calibri ili Times New Roman. Poželjna je crna.
Predugo pismo
Većina ljudi provodi sekunde čitajući e-poštu, a ne minute. Mnogi ljudi jednostavno prođu pogledom duž teksta, pa na temelju toga pišete slova. Ljudima je teško čitati velike odlomke - razbijte tekst na manje blokove. Istaknute stavke i popise s grafičkim oznakama lakše je čitati. Također možete istaknuti glavne točke podebljanim ili kurzivom, ali ne morate to činiti često.
Što je e-pošta? U modernom poslovnom svijetu to su:
- Tvoje lice. Upravo uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi dojam.
- Vaš radni alat. Puno komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako dobro vladate ovim alatom, možete uvelike olakšati svoj život.
- Snažna distrakcija. Vanjski svijet pokušava vas dobiti, odvratiti i odvesti na krivi put putem e-pošte.
S ove točke gledišta, pogledajmo rad s e-poštom. Počnimo jednostavno.
Dizajn slova
Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent, pa ću ga koristiti kao primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje na popisu polja.
Kome. Kopirati. Skrivena kopija
Netko možda ne zna, ali Mozillin "To" može se promijeniti u "Cc" ili "Bcc".
- Kome: pišemo glavnog adresata ili više adresata odvojenih točkom i zarezom.
- Kopirati: pišemo nekome tko bi trebao pročitati pismo, ali od koga ne očekujemo odgovor.
- Skrivena kopija: pišemo onome tko se treba upoznati s pismom, ali treba ostati nepoznat ostalim primateljima pisma. Posebno je prikladan za masovno slanje poslovnih pisama, na primjer, obavijesti.
Nije kako treba u masovnom slanju pošte navedite primatelje u poljima "Cc" ili "Prima". Nekoliko puta godišnje primam pisma u kojima je u polju "Cc" navedeno 50-90 adresa. Postoji povreda privatnosti. Ne moraju svi vaši primatelji znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koje se poznajete. Što ako se na popisu nalaze konkurentske tvrtke koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, maksimalno, za raskid suradnje s jednim od njih. Ne činite ovako.
Predmet pisma
Profesionalne usluge slanja pošte često pišu (ponekad i razumno) u svojim korporativnim blogovima važnost naslova. Ali tu je najčešće riječ o prodajnim pismima, gdje se predmetom rješava problem "treba otvoriti e-poštu".
Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati i zatim pronaći." Štoviše, vaša će vam se marljivost vratiti u obliku karme brojnih odgovornih slova, samo s prefiksima Ponovno: ili Naprijed, među kojima ćete morati potražiti željeno slovo na temu.
Dvadeset pisama je svezak jednodnevne korespondencije srednjeg menadžera. Uopće ne govorim o poduzetnicima i vlasnicima poduzeća, njihov broj slova ponekad pređe 200 ili više na dan. Stoga, još jednom: nemojte slati e-poruke s praznim predmetom.
Dakle, kako pravilno formulirati svoju temu?
Greška broj 1 : samo naziv tvrtke u predmetu. Na primjer, "Nebo" i to je to. Prvo, sigurno niste iz svoje tvrtke koja komunicira s ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer se već s adrese vidi naziv vaše tvrtke. Treće, pogodite kako će vaš vlastiti poštanski sandučić izgledati s ovim pristupom dopisivanju? Nešto kao ovo.
Je li zgodno pretraživati ovakve teme?
Greška broj 2 : blještav, prodajni naslov. Super je ako znaš pisati ovakve naslove. No, je li prikladno koristiti te vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovnog pisma: ne prodati, već pružiti identifikaciju i pretragu.
Tekst pisma
Postoji mnogo vodiča za pisanje za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih stvari. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali opći stil pisanja.
U procesu pisanja pisma moramo dosljedno donositi nekoliko odluka.
Pitanje ljubaznosti ... Na početku pisma možete zamutiti u ljubaznosti ili čak nježnosti u duhu "Dragi moj Rodya, već više od dva mjeseca nisam s tobom razgovarao pismeno, od čega sam i sam patio, a nisam ni prespavaj još jednu noć, razmišljajući." Vrlo je pristojno i vrlo skupo, kako u smislu vremena sastavljanja takvog uvoda, tako i vremena sugovornika da ga pročita. Ovo je poslovna korespondencija, sjećaš se? Ne esej epistolarnog žanra za natjecanje i ne pismo Raskoljnikovovoj majci, već poslovna korespondencija.
Poštujemo svoje vrijeme i primatelja!
Ima smisla predstaviti se i podsjetiti na okolnosti poznanstva tek u prvom pismu poslanom nakon prolaznog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak suradnje ili tekuće dopisivanje, u prvom slovu dana pišemo: "Zdravo, Ivane", u drugom i sljedećim: "Ivane, ...".
Apel ... Uvijek sam se brinuo kome se obratiti u pismu ako ima više primatelja. Nedavno sam napisao pismo trima djevojkama po imenu Anna. Bez ikakve sumnje sam napisala "Zdravo, Anna" i nisam se kupala. Ali to nije uvijek tako.
Što ako ima tri ili čak sedam primatelja, a ne dijele isto ime? Možete ih navesti po imenu: "Dobar dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Pyotr Petrovich." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!"
Za sebe koristim pravilo da se imenom pozivam na onoga koji je u polju "Za". A na one koji su u kopiji, uopće se ne odnose. Ovo pravilo u isto vrijeme omogućuje vam da točnije odredite (jedan!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.
Citat ... Često je korespondencija lanac pisama s pitanjima i odgovorima - jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom formom da ne brišete povijest korespondencije i napišete svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da, vrativši se na ovu korespondenciju tjedan dana kasnije, možete lako pročitati dijalog od vrha do dna u silaznim datumima.
Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavite kursor nakon citiranog teksta". Preporučujem da ga promijenite u izborniku "Alati" → "Postavke računa" → "Sastavljanje i adresiranje". Trebalo bi biti ovako.
Svrha pisma ... Poslovna pisma su dvije vrste:
- kada jednostavno obavijestimo sugovornika (npr. izvještaj o obavljenom radu za mjesec dana);
- a kad želimo nešto od sugovornika. Na primjer, tako da on odobri priloženi račun za plaćanje.
U pravilu je mnogo više ohrabrujućih pisama nego onih koji su prijavili. Ako želimo nešto postići od sugovornika, vrlo je važno to reći u pismu u otvorenom tekstu. Poziv na akciju trebao bi biti popraćen pozivom na akciju imenom i posljednjom rečenicom u pismu.
Nije kako treba : "Porfirije Petroviču, znam tko je usmrtio staricu."
Pravo : "Porfirije Petroviču, ja sam hakirao staricu, poduzmite mjere da me uhitite, umoran sam od patnje!"
Zašto bi dopisnik umjesto vas razmišljao što bi s ovim pismom? Uostalom, može donijeti pogrešnu odluku.
Potpis u tekstu ... Mora biti. Štoviše, svi klijenti e-pošte omogućuju vam da postavite automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "Pozdrav, ...". U Mozilli se to radi pod Alati → Opcije računa.
Pisati ili ne pisati kontakte u potpisu je svačija osobna stvar. Ali ako ste na bilo koji način povezani s prodajom - svakako napišite. Čak i ako se transakcija ne dogodi na temelju rezultata komunikacije, ubuduće će vas lako pronaći kontakti iz potpisa.
Konačno, još jedna značajka tijela pisma za one sugovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) odgovarati na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, "Porfirije Petroviču, ako me ne dođete uhititi prije 12:00 u petak, smatram da sam amnestiran." Naravno, rok mora biti realan (tekst iz primjera ne treba slati u petak u 11:50 sati). Primatelj mora biti fizički sposoban čitati i odlučiti o vašem pismu. Ova "šutnja" oslobađa vas odgovornosti za neodaziv sugovornika. Kao i uvijek, korištenju ove značajke mora se pristupiti mudro. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovito, takav ultimatum ga može, ako ne uvrijediti, onda malo napregnuti ili dovesti do odluke da na pismo ne odgovara odmah, već vas natjera da čekate petak.
Prilozi
Pisma često dolaze s prilozima: životopisi, komercijalne ponude, procjene, rasporedi, skenirani dokumenti - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih pogrešaka.
Greška : velika veličina priloga. Često se primaju e-poruke s privitcima do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program za poštu dopisnika će se gotovo sigurno zamrznuti na nekoliko minuta uz uzaludne pokušaje preuzimanja pregleda ovog privitka. I ne daj Bože da primatelj pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...
Osobno takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaše pismo završi u smeću prije nego što ga pročitate? Provjerite veličinu priloga. Preporuča se da ne bude veći od 3 MB.
Što ako premaši?
- Pokušajte ponovno konfigurirati svoj skener na drugi format i razlučivost. Primjerice, u PDF-u i 300dpi dobivaju se prilično čitljivi skenovi.
- Razmislite o programima poput WinRar ili 7zip. Neke su datoteke savršeno komprimirane.
- Što ako je privitak ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, gotovo prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti pohrana informacija u oblaku: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, kao što je Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne privitke u veze na pohranu u oblaku. Ali radije sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju Mail.ru-a.
I još jedna ne sasvim očita preporuka o investicijama - njihova Ime ... Mora biti razumljiv i prihvatljiv primatelju. Jednom smo u tvrtki pripremali komercijalnu ponudu upućenu ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam dopis od voditelja s prijedlogom projekta za odobrenje, a u privitku je bila datoteka pod nazivom "DlyaFedi.docx". S menadžerom koji mi je ovo poslao, dogodio se dijalog otprilike ovako:
Poštovani menadžere, jeste li osobno spremni pristupiti ovoj cijenjenoj osobi i imenovati je u lice Fedye?
Nekako ne, poštovana, svi ga zovu imenom i patronimom.
Zašto ste prilog nazvali "ForFedi"? Ako ga odmah pošaljem, misliš li da će kod nas kupiti sjekire za ovaj CP?
Kasnije sam htio preimenovati...
Zašto pripremati tempiranu bombu - potencijalno odbijanje - ili se dodatno zalagati za preimenovanje datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno imenovali prilog: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Nebo_Topory.docx".
Dakle, više-manje smo se riješili s e-poštom kao "licem". Prijeđimo na promatranje e-pošte kao alata za učinkovit rad i razgovarajmo o tome kako ona odvlači pažnju.
Rad sa slovima
E-pošta je moćno ometanje. Kao i kod svake smetnje, s poštom se treba pozabaviti pooštravanjem pravila i uvođenjem radnog rasporeda.
U najmanju ruku, morate isključiti SVE obavijesti o dolasku pošte. Ako je klijent e-pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, a ikona pored sata će treptati i prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas najprije otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim urone u ponor nepročitanih pisama i neviđenih mailova - minus sat-dva od života.
Nečija moćna snaga volje omogućuje im da ih ne ometaju obavijesti, a za obične ljude bolje je ne iskušavati sudbinu i isključiti ih. U Mozilla Thunderbirdu to se radi putem izbornika "Alati" → "Opcije" → "Općenito" → "Kada se pojave nove poruke".
Ako nema obavijesti, kako razumjeti da je pismo stiglo?
Jako jednostavno. Vi sami, svjesno, odvajate vrijeme za parsiranje pošte, otvarate mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer, u vrijeme ručka i navečer, ili tijekom prisilnog zastoja, na primjer, u prometnim gužvama.
Često se pita, što je s vremenom reakcije i hitnim e-porukama? Odgovor je: nemate hitnih pisama u pošti. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (takav odjel ima svoja pravila za rad s poštom).
Ako postoje hitna pisma, pošiljatelj će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete namjerno ući u mail klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Drive") deklariraju standard za odgovaranje na e-poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme – ne očekujte trenutne odgovore od sugovornika e-poštom. Ako postoji hitan dopis, obavijestite ga putem bržih komunikacijskih kanala.
Dakle, isključili smo obavijesti i sada uključujemo mail klijent prema našem rasporedu.
Što bismo trebali učiniti kada smo otišli na poštu i pokrenuli aktivnost pod nazivom "raščlanjivanje e-pošte"? Gdje je početak i kraj ovog djela?
Čuo sam puno o nultom inbox sustavu, ali, nažalost, nisam sreo niti jednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovno izmisliti svoj kotač. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sustavu u svojoj interpretaciji. Bio bih zahvalan ako bi GTD gurui provjerili u komentarima, dodali ili poboljšali opisani sustav.
Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva za vaše aktivnosti. Stoga bi mapa "Inbox" uvijek trebala biti prazna. Ako ste preuzeli raščlanjivanje svoje pristigle pošte, nemojte stati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovu mapu.
Što učiniti s e-mailovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tipkovnici. Ako se ne možete natjerati da izbrišete pismo, morat ćete odlučiti što ćete s njim.
- Možete li odgovoriti za tri minute? Trebam li odgovoriti? Da, potrebno je, a odgovor će trajati ne više od tri minute, a zatim odmah odgovorite.
- Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućuje da e-poštu pretvorite u zadatak, pretvorite svoju e-poštu u zadatak i zaboravite na nju na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućuje vam generiranje osobne adrese e-pošte: prosljeđujete pismo na nju, a ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
- Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja ga u zadatak ili jednostavnog upoznavanja, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajnu pohranu.
Evo mapa za dugotrajnu pohranu koje imam.
- 0_Pokreni. Nemam takav folder, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete staviti slova koja zahtijevaju detaljnu proučivanje. Ovu mapu također treba redovito čistiti, ali s promišljenim pristupom u posebno određeno vrijeme.
- 1_Ref. Ovdje stavljam pisma s pozadinskim informacijama: pisma dobrodošlice s prijavama s raznih web servisa, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
- 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoji trenutni odnos. Naravno, postoji zasebna mapa za svaki projekt ili partnera. U mapu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenika, već i pisma zaposlenika "Neba" vezana uz ovog partnera. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu dostupna je u nekoliko klikova.
- 3_Muzej. Evo bacam ona slova koja je šteta brisati, a koristi od njih nisu očite. Također, mape sa zatvorenim projektima iz "2_Projects" migriraju ovdje. Jednom riječju, u “Muzeju” se čuvaju prvi kandidati za brisanje.
- 4_Dokumenti. Ovdje su pisma s elektroničkim uzorcima dokumenata koji bi mogli biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, izjave o pomirenju od klijenata, karte za putovanja. Mapa po mnogo čemu ima nešto zajedničko s mapama "2_Projekti" i "1_Sprav", u njoj se pohranjuju samo računovodstveni podaci, a u mapi "2_Projekti" pohranjuju se podaci o upravljanju. U "4_Documents" - mrtve informacije, au "2_Projects" - žive informacije.
- 5_Znanje. Ovdje dodajem samo stvarno korisne poruke na koje se nakon nekog vremena želim vratiti za inspiraciju ili pronalaženje rješenja.
Postoje i druge postavke mail klijenta koje su važne za rad ovog sustava. Prvo, prema zadanim postavkama, Thunderbird ima označen potvrdni okvir Označi poruke kao pročitane. Radije to radim namjerno, pa je potvrdni okvir nestao! Da biste to učinili, idite na izbornik "Alati" → "Opcije" → "Napredno" → "Čitanje i prikaz".
Drugo, koristimo se filteri ... Prije sam aktivno primjenjivao filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na temelju adrese pošiljatelja. Na primjer, pisma odvjetnika premještena su u mapu “Odvjetnik”. Odbio sam ovaj pristup iz nekoliko razloga. Prvo: dopisi odvjetnika u 99% slučajeva odnose se na projekt ili partnera, što znači da se moraju premjestiti u mapu tog partnera ili projekta. Drugo, odlučio sam dodati svijest. Sami morate odlučiti gdje će se pohraniti određeno pismo, a prikladnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u pristigloj pošti. Sada koristim filtre samo za kategorizaciju automatskih običnih pisama iz raznih sustava u mape, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene donošenje odluka. Filtri u Mozilla Thunderbirdu su konfigurirani u izborniku Alati → Filtri poruka.
Dakle, uz pravi pristup, e-pošta bi trebala trajati od 10 do 60 minuta dnevno, ovisno o količini korespondencije.
Da, i još nešto. Već ste isključili obavijesti o pristizanju novih pisama? ;)
Ako trebate poslati kopije nekih pisama u Mail.ru poštom u drugi poštanski sandučić (e-mail), t.j. poslati ne svu poštu, već samo onu koja dolazi s određene adrese ili sadrži neke specifične riječi, tada će prema ovoj detaljnoj uputi "" postavka trajati 3 minute.
Korak 1. U mailu pronađemo željeno slovo u "Pristigloj pošti" i označimo ga kvačicom, a zatim u padajućem izborniku "Više" odaberemo "Kreiraj filter":
Korak 2. Otvorit će se stranica s mnogo postavki filtera, kako biste postavili filtar za slanje nekih pisama na drugu e-poštu, stavite kvačicu u prvi redak "Od" i u stupac nasuprot upisujemo adresu ili dio s koje dolaze pisma. U drugom stavku navodimo adresu na koju treba poslati kopije. U trećem odlomku naznačite što ćete učiniti s primljenim pismom u vašoj pošti. Zatim unesite lozinku e-pošte i kliknite "Dodaj filter": 
Korak 3. Sada se pismo s kodom za potvrdu automatski šalje na adresu koju ste naveli, ovaj kod se mora unijeti u odgovarajuće polje koje ćete pronaći u lijevom izborniku "Filteri". Gornji red će biti nepotvrđena adresa za prosljeđivanje, kliknite na ovu vezu i vidjet ćete polje za umetanje koda:
Nakon podešavanja, navedena slova će doći do vas i na adresu koju ste naveli i potvrdili kodom. Za postavljanje prosljeđivanja sva pristigla pošta koristiti drugu.
