Što je e-pošta? U današnjem poslovnom svijetu ovo je:
- Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi dojam.
- Vaš radni alat. Puno komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako dobro vladate ovim alatom, možete si znatno olakšati život.
- Snažno odvraćanje pažnje. Vanjski svijet pokušava vas dobiti, odvratiti i odvesti na krivi put putem e-pošte.
S ovih pozicija gledajte i na rad s e-poštom. Počnimo jednostavno.
Dizajn slova
Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent, pa ću koristiti njegov primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje kroz popis polja.
Kome. Kopirati. Skrivena kopija
Možda netko ne zna, ali "To" u Mozilli se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".
- Kome: pišemo glavnog primatelja ili nekoliko primatelja odvojenih točkom i zarezom.
- Kopirati: pišemo nekome tko bi trebao pročitati pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
- Skrivena kopija: pišemo nekoga tko bi trebao pročitati pismo, ali bi trebao ostati nepoznat ostalim primateljima pisma. Posebno je prikladno koristiti za masovnu slanje poslovnih pisama, kao što su obavijesti.
Nije u redu u masovnoj poštari navedite primatelje kroz polja "Cc" ili "Prima". Nekoliko puta godišnje primam pisma koja u polju "Cc" navode 50-90 primatelja. Došlo je do povrede privatnosti. Ne moraju svi vaši primatelji znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. A ako na popisu postoje konkurentske tvrtke koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a u najmanju ruku prekinuti suradnju s jednim od njih. Ne činite ovako.
Tema pisma
Profesionalne usluge slanja pošte često pišu o važnosti naslova (ponekad i razumno) u svojim korporativnim blogovima. No, tu je najčešće riječ o prodajnim pismima, gdje tema pisma rješava problem “treba otvoriti e-poštu”.
Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati i zatim pronaći." Štoviše, vaša će vam se marljivost vratiti u obliku karme brojnih odgovornih slova, samo s prefiksima Ponovno: ili naprijed, među kojima ćete morati tražiti željeno slovo na temu.
Dvadeset pisama je svezak jednodnevne korespondencije srednjeg menadžera. O poduzetnicima i vlasnicima poduzeća uopće ne govorim, njihov broj pisama ponekad prelazi 200 i više dnevno. Pa još jednom: nemojte slati e-poruke s praznim predmetom.
Dakle, kako ispravno formulirati predmet pisma?
Greška broj 1 : samo naziv tvrtke u predmetu. Na primjer, "Nebo" i sve. Prvo, vjerojatno niste iz svoje tvrtke koja komunicira s ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema smisla, jer se već s adrese vidi naziv vaše tvrtke. Treće, pogodite kako će vaš vlastiti poštanski sandučić izgledati s ovim pristupom dopisivanju? Otprilike ovako.
Je li zgodno pretraživati takve teme?
Greška broj 2 : blještav, prodajni naslov. Super je ako znaš pisati takve naslove. No, je li prikladno koristiti te vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovnog pisma: ne prodati, već pružiti identifikaciju i pretragu.
Tekst pisma
Postoji mnogo vodiča za pisanje tekstova za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali cjelokupni stil pisanog govora.
U procesu pisanja pisma moramo dosljedno donositi nekoliko odluka.
Stvar ljubaznosti . Na početku pisma možete se zamagliti u ljubaznosti ili čak nježnosti u duhu „Dragi moj Rodya, već više od dva mjeseca nisam s tobom razgovarao pismeno, od čega sam i sam patio, a čak nisam ni spavao noć, razmišljanje.” Vrlo pristojno i vrlo skupo, kako u smislu vremena za sastavljanje takvog uvoda, tako i u smislu vremena sugovornika da ga pročita. Dopisivanje je posao, sjećaš se? Ne pisanje epistolarnog žanra za natjecanje i ne pismo njegove majke Raskoljnikovu, već poslovnu korespondenciju.
Poštujemo svoje vrijeme i primatelja!
Predstaviti se i prisjetiti se okolnosti svog poznanstva ima smisla tek u prvom pismu poslanom nakon prolaznog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak suradnje ili tekuće korespondencije, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo, Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane, ...”.
Apel . Uvijek me brinulo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primatelja. Nedavno sam napisao pismo naslovljeno na tri djevojke po imenu Anna. Bez imalo oklijevanja sam napisao "Zdravo, Anna" i nisam se kupao u parnoj kupelji. Ali to nije uvijek tako.
Što ako ima tri ili čak sedam primatelja, a nemaju isto ime? Možete navesti po imenu: "Dobar dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Pyotr Petrovich." Ali dugo je i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!".
Za sebe koristim pravilo za oslovljavanje imenom onoga tko je u polju "Za". A onima koji su u kopiji ne kontaktirajte nikako. Ovo pravilo u isto vrijeme omogućuje vam da točnije odredite (jedan!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.
Citat . Korespondencija je često lanac pisama s pitanjima i odgovorima – jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom praksom ne brisati povijest dopisivanja, a svoj odgovor napisati na vrhu citiranog teksta, tako da kada se za tjedan dana vratite na ovu korespondenciju, lako možete čitati dijalog od vrha do dna po silaznim datumima.
Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavi kursor nakon citiranog teksta." Preporučujem da ga promijenite u izborniku "Alati" → "Opcije računa" → "Kompilacija i adresiranje". Mora biti tako.
Svrha pisma . Poslovna pisma su dvije vrste:
- kada jednostavno obavijestimo sugovornika (npr. izvještaj o obavljenom poslu za mjesec);
- a kad želimo nešto od sugovornika. Na primjer, tako da pristane na priloženi račun za plaćanje.
U pravilu je mnogo više poticajnih pisama nego izvještajnih. Ako želimo nešto postići od sugovornika, vrlo je važno to reći u pismu u otvorenom tekstu. Poziv na akciju trebao bi biti praćen imenom i biti posljednja rečenica pisma.
Nije u redu : "Porfirije Petroviču, znam tko je ubio staricu."
Pravo : "Porfirije Petroviču, ja sam ubio staricu, poduzmite mjere po mom uhićenju, umoran sam od patnje!"
Zašto bi dopisnik umjesto vas razmišljao što bi s ovim pismom? Uostalom, može donijeti pogrešnu odluku.
Potpis u tekstu . Mora biti. Štoviše, svi klijenti e-pošte omogućuju vam da postavite automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "S poštovanjem, ...". U Mozilli se to radi u izborniku "Alati" → "Opcije računa".
Napisati ili ne pisati kontakte u potpisu je osobna stvar svakoga. Ali ako ste nekako povezani s prodajom - svakako napišite. Čak i ako se transakcija ne dogodi na temelju rezultata komunikacije, u budućnosti ćete se lako pronaći pomoću kontakata iz potpisa.
Konačno, još jedna značajka tijela pisma za one sugovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) odgovarati na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, "Porfirije Petroviču, ako me ne dođete uhititi prije 12:00 u petak, smatram da sam amnestiran." Naravno, rok mora biti realan (tekst iz primjera nemojte slati u petak u 11:50). Primatelj mora biti fizički sposoban čitati i odlučiti o vašem pismu. Takva “šutnja” oslobađa vas odgovornosti za neodaziv sugovornika. Kao i uvijek, korištenju ovog čipa treba pristupiti mudro. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovito, takav ultimatum može ga, ako ne uvrijediti, onda malo napregnuti ili dovesti do odluke da na pismo ne odgovara odmah, nego da vas natjera da čekate petak.
Ulaganja
Pisma često dolaze s prilozima: životopisi, komercijalne ponude, procjene, rasporedi, skenirani dokumenti - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih pogrešaka.
Pogreška : Ogromna veličina ulaganja. Često primamo e-poruke s privitcima veličine do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program za poštu dopisnika gotovo će sigurno visjeti nekoliko minuta u uzaludnim pokušajima preuzimanja pregleda ovog privitka. I ne daj Bože da primatelj pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...
Osobno takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što je pročitana? Kontrolirajte veličinu privitka. Preporuča se da ne bude veći od 3 MB.
Što ako premaši?
- Pokušajte ponovno konfigurirati svoj skener za drugačiji format i razlučivost. Na primjer, u PDF-u i 300dpi dobivaju se prilično čitljivi skenovi.
- Razmislite o programima kao što su WinRar arhiver ili 7zip. Neke datoteke se savršeno komprimiraju.
- Što ako je privitak ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, gotovo prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti pohrane informacija u oblaku: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, poput Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne privitke u veze za pohranu u oblaku. Ali radije sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju s Mail.ru.
I još jedna ne sasvim očita preporuka o investicijama - njihova Ime . Mora biti razumljiv i prihvatljiv primatelju. Jednom smo u tvrtki pripremali komercijalnu ponudu upućenu ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam dopis od upravitelja s nacrtom CP-a na odobrenje, a u prilogu je bila datoteka pod nazivom "DlyaFedi.docx". S menadžerom koji mi je ovo poslao, dogodio se dijalog sljedećeg sadržaja:
Poštovani menadžere, jeste li vi osobno spremni prići ovoj cijenjenoj osobi i nazvati ga Fjodorom u lice?
Nekako ne, poštovana osoba, svi ga zovu imenom i patronimom.
Zašto ste prilog nazvali “Za Fedija”? Ako mu ga odmah pošaljem, misliš li da će kupiti sjekire kod nas na ovom CP-u?
Htio sam preimenovati...
Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili stvarati dodatni posao za sebe preimenovanjem datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno nazvali prilog: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Sky_Axes.docx".
Dakle, s e-poštom kao "licem" više-manje sređeno. Prijeđimo na e-poštu kao alat za produktivnost i razgovarajmo o tome kako ona odvlači pažnju.
Rad sa slovima
E-pošta je moćno ometanje. Kao i kod svake smetnje, s poštom se mora rješavati pooštravanjem pravila i provedbom rasporeda rada.
U najmanju ruku, morate isključiti SVE obavijesti e-poštom. Ako je klijent e-pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, a ikona pored sata će treptati i prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas najprije otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim urone u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih mailova - minus sat-dva života.
Nekima moćna snaga volje omogućuje da vas ne ometaju obavijesti, a za obične je ljude bolje da ne iskušavaju sudbinu i ne isključuju ih. U Mozilla Thunderbirdu to se radi kroz izbornik "Alati" → "Postavke" → "Općenito" → "Kada se pojave nove poruke".
Ako nema obavijesti, kako razumjeti da je pismo stiglo?
Jako jednostavno. Vi sami, svjesno, izdvajate vrijeme za raščlanjivanje pošte, otvarate svoj mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer u vrijeme ručka i navečer, ili tijekom prisilnog zastoja, na primjer, u prometnim gužvama.
Ljudi često pitaju, što je s vremenom odgovora i hitnim e-porukama? Odgovaram: nemate hitna pisma u pošti. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (takav odjel ima svoja pravila za rad s poštom).
Ako postoje hitna pisma, pošiljatelj će vas o tome obavijestiti drugim kanalima - telefonom, SMS-om, Skypeom. Tada ćete svjesno ući u mail klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Drive") deklariraju standard za odgovaranje na e-poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme – ne očekujte trenutne odgovore od sugovornika e-poštom. Ako postoji hitan dopis, obavijestite ga putem bržih komunikacijskih kanala.
Dakle, isključili smo obavijesti i sada uključujemo mail klijent prema našem rasporedu.
Što učiniti kada smo ušli u poštu i sudjelovali u aktivnosti koja se zove "parsing email"? Gdje je početak i kraj ovog djela?
Čuo sam dosta o sustavu zero inboxa, ali, nažalost, nisam sreo niti jednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovno izmisliti svoj kotač. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sustavu u svojoj interpretaciji. Bit ću zahvalan ako će GTD gurui biti navedeni u komentarima, dopuniti ili poboljšati opisani sustav.
Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva vaših aktivnosti. Stoga bi mapa Inbox uvijek trebala biti prazna. Ako ste se bavili analizom inboxa, nemojte stati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovu mapu.
Što učiniti s mailovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tipkovnici. Ako se ne možete prisiliti da izbrišete e-poštu, morat ćete donijeti odluku što ćete s njom.
- Možete li odgovoriti za tri minute? Treba li odgovoriti? Da, hoćete, a odgovor će trajati ne više od tri minute, a zatim odmah odgovorite.
- Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućuje pretvaranje e-pošte u zadatak, pretvorite svoju e-poštu u zadatak i zaboravite na nju na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućuje vam generiranje osobne adrese e-pošte: prosljeđujete pismo na nju, a ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
- Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja ga u zadatak ili samo čitanja, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajnu pohranu.
Evo mapa za dugotrajnu pohranu koje imam.
- 0_Pokreni. Ja nemam takvu mapu, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete dodati slova koja zahtijevaju detaljno proučavanje. Ovu mapu također je potrebno redovito čistiti, ali s promišljenim pristupom u vrijeme posebno dodijeljeno za to.
- 1_Referenca Ovdje stavljam pisma s pozadinskim informacijama: pisma dobrodošlice s prijavama s raznih web servisa, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
- 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoji trenutni odnos. Naravno, postoji zasebna mapa za svaki projekt ili partnera. U mapu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenika, već i pisma zaposlenika "Neba" povezanih s ovim partnerom. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu dostupna je u nekoliko klikova.
- 3_Muzej. Ovdje bacam ona slova koja je šteta obrisati, a koristi od njih nisu očite. Ovdje se migriraju i mape sa zatvorenim projektima iz "2_Projects". Jednom riječju, prvi kandidati za brisanje pohranjeni su u "Muzeju".
- 4_Dokumenti. Ovdje su pisma s elektroničkim uzorcima dokumenata koji bi mogli biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, akti pomirenja klijenata, karte za putovanja. Mapa ima mnogo zajedničkog s mapama "2_Projects" i "1_Sprav", samo što pohranjuje računovodstvene podatke, au mapi "2_Projects" - informacije o upravljanju. U "4_Documents" - mrtve informacije, au "2_Projects" - uživo.
- 5_Znanje. Ovdje stavljam samo jako korisne mailinge, kojima se nakon nekog vremena želim vratiti za inspiraciju ili traženje rješenja.
Postoje i druge postavke klijenta pošte koje su važne za rad ovog sustava. Prvo, prema zadanim postavkama, Thunderbird ima potvrdni okvir "Označi poruke kao pročitane". Radije to radim svjesno, pa je zastava isključena! Da biste to učinili, idite na izbornik "Alati" → "Postavke" → "Napredno" → "Čitanje i prikaz".
Drugo, koristimo se filteri . Prije sam aktivno koristio filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na temelju adrese pošiljatelja. Na primjer, pisma odvjetnika premještena su u mapu "Odvjetnik". Ovaj pristup sam napustio iz nekoliko razloga. Prvo: pisma odvjetnika u 99% slučajeva odnose se na projekt ili partnera, što znači da se moraju premjestiti u mapu tog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam dodati svijest. Sami morate odlučiti gdje će se određeno pismo pohraniti, a prikladnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u inboxu. Sada koristim filtre samo za organiziranje automatskih redovitih pisama iz raznih sustava u mape, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene donošenje odluka. Filtri u Mozilla Thunderbirdu su konfigurirani u izborniku "Alati" → "Filtri poruka".
Dakle, uz pravilan pristup, e-mail bi trebao trajati od 10 do 60 minuta dnevno, ovisno o količini korespondencije.
Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavijesti za nove e-poruke? ;)
Ne zaboravite primatelje pisma staviti u slijepu kopiju ako se svi primatelji ne moraju vidjeti.
BCC ili slijepa kopija- to je ono što se na ruskom zove skrivena kopija. Zahvaljujući njoj, primatelj ne vidi sve druge adrese na koje pismo stiže. Ova se značajka nalazi u svim email servisima, od Outlooka do Gmaila, a ako još uvijek ne znate za njezino postojanje, vrlo je moguće da vas ne vole kolege i klijenti.
Prije svega, skrivena kopija je neizgovoreni bonton elektroničke korespondencije. Kako se ne isplati, na isti način ne smijete nikome pokazivati tuđe poštanske adrese. Čak i ako ste još uvijek kliknuli na svoj omiljeni gumb "Odgovori svima", vaša poruka neće stići do primatelja u BCC-u.
Ne znaju svi to, ali BCC ne samo da štiti adrese e-pošte od znatiželjnih očiju, već radi i kao vrsta antivirusa, čuvajući neželjenu poštu s vašeg računala. To je zbog činjenice da skrivene adrese e-pošte nisu dostupne virusima koji se kreću putem e-pošte. I iako poštanska adresa na Internetu nije toliko osobna i važna kao kućna adresa, ne biste je trebali ostavljati javnom – inače ćete najvjerojatnije izbjeći neželjenu poštu.
Craig Child
novinar
“Bcc je mjesto gdje stavljate kontakte koji ne bi trebali biti vidljivi drugim ljudima. Obično se koristi za mailing liste i neželjenu poštu, ali ovo polje je također prikladno za praćenje pojavljivanja i ne prikazivanje poštanskih adresa osobama izvana. Mislim da je pogrešno misliti da je ljudima ugodno da drugi ljudi vide njihove adrese. Na primjer, ako se radi o pozivu na zabavu: ne poznaju se svi, pa je često neprikladno da ljudi vide međusobne kontakte."
Ako aktivno koristite poštu u komunikaciji s klijentima i kolegama, rijedak dan prođe bez kopija. Sastavni su dio radne korespondencije. Stoga su mnogi korisnici, koji su se preselili na Omnidesk sa stare dobre pošte, često pitali o podršci za Cc i Bcc. Prije nego što se ova funkcionalnost pojavila, primili smo 47 (!) zahtjeva da je dodamo. Brojka je impresivna, jer u najboljem slučaju 5-7% onih koji žele pišu o svojim potrebama i pitanjima.
Prije nego što uđemo u detalje naše implementacije kopija, shvatimo što su one.
Vrste primatelja e-pošte
Do: (kome) je glavni primatelj poruke.cc: (kopija, kopija) - sekundarni primatelji pisma kojima se šalje kopija. Oni vide i znaju jedni za druge.
Skrivena kopija: (slijepa kopija) - skriveni primatelji poruke, čije adrese nisu prikazane drugim primateljima.
Primjeri korištenja kopija
ali. Korisnik je tražio pomoć i tražio da pošalje odgovore i na radnu i na osobnu poštu. Navodite njegovu osobnu adresu u kopiji (Cc) kako bi on mogao odgovoriti s bilo koje adrese i vidjeti svu korespondenciju na svakoj od njih.b. Klijent je platio savjetovanje/podršku/razvoj, a vi redovito komunicirate s njegovim zaposlenicima. Dodajete ga u kopiju (Cc) kako bi primio sve vaše odgovore, mogao u bilo kojem trenutku provaliti u korespondenciju i procijeniti kvalitetu usluga koje pružate.
u. Voditelj želi pratiti komunikaciju podrške s VIP klijentima. U zahtjevima ovih klijenata, upravitelj se dodaje slijepoj kopiji (Bcc) tako da uvijek prima vaše odgovore (s poviješću korespondencije).
Ljepota je u tome što klijent ne zna za "nadzor", a menadžer vam može osobno odgovoriti i npr. dati primjedbu :)
G. Klijent vas kontaktira radi dogovora o dobivanju popusta i načinima plaćanja. On odmah dodaje svog računovođu kopiji (Cc) kako bi mogao pratiti tijek komunikacije i preuzeti u pravo vrijeme.
Kako smo implementirali podršku za kopiranje?
Navedeni primjeri opisuju samo neke od scenarija koje su nam kupci "prodali", argumentirajući potrebu za podrškom kopija na usluzi. Implementirali smo sve standardne značajke, ali nismo zaboravili dodati nekoliko korisnih značajki. Razmotrimo sve po redu.Osnovna funkcionalnost
1) Desno od naziva polja “Primatelj” postavili smo dvije veze za dodavanje kopija – “Ss” i “Bcc”.
2) Kada kliknete na "Cc", pojavljuje se polje "Kopiraj" i poveznica "Cc" nestaje.
3) Kada kliknete na "Bcc", pojavljuje se polje "Bcc" i poveznica "Bcc" nestaje.
5) Kad je zaposlenik dodaje adresu redovnoj kopiji (Cc), njegov odgovor se šalje na glavnu adresu iz polja "Primatelj" i na adresu iz polja "Cc". U ovom slučaju oba korisnika vide da je e-mail dostavljen na dvije adrese. Svaki od njih može odgovoriti i zaposleniku i zaposleniku + drugom korisniku.
6) Kad je zaposlenik dodaje adresu slijepoj kopiji (Bcc), njegov se odgovor šalje na primarnu adresu u polju Primatelj i na adresu u polju Bcc. U ovom slučaju glavni korisnik vidi da je pismo samo on primio, pa se njegov odgovor može poslati samo zaposleniku.
Istodobno, korisnik iz skrivene kopije vidi tko je bio glavni primatelj, te može poslati pismo i zaposleniku i djelatniku + glavnom primatelju.
7) Podrška za kopiranje funkcionira i obrnuto. Ako korisnik pošalje zahtjev (ili novi odgovor na trenutni razgovor) i doda drugu adresu u Cc, tu adresu automatski upisujemo u polje "Cc" tako da će, kada zaposlenik odgovori, pismo biti poslano na obje adrese.
Korisni čips
8) Sve promjene u poljima "Primatelj", "Cc" i "Bcc" bilježe se u povijesti akcija.
9) Za svaki zahtjev pamtimo sve adrese koje su navedene u poljima "Primatelj", "Cc" i "Bcc". Stoga se nakon uklanjanja adrese iz polja lako može vratiti. Dovoljno je kliknuti na traženo polje, a mi ćemo ponuditi odabir adrese s padajućeg popisa.
10) Kada korisnik skrivene kopije odgovori zaposleniku i primarnom korisniku, njegova se poruka dodaje slučaju kao redoviti odgovor. Ako odgovara samo zaposleniku, onda njegovo pismo dodan predmetu kao bilješka, što nije vidljivo glavnom korisniku (prilikom pregledavanja korespondencije o predmetu na njegovom računu).
11) U pravilima za dolazne pozive dodali smo uvjet "Kopija (Cc) žalbe" tako da možete pratiti prisutnost određene adrese (ili domene) u kopiji i automatski izvršiti potrebne radnje.
12) Postoje dvije nove radnje u svim vrstama pravila - "Dodaj u kopiju" I "Dodaj u Bcc" u slučaju da želite dodati adrese kopijama kada pogodak odgovara uvjetima pravila.
Danas sudovi često prihvaćaju elektroničku korespondenciju kao pisani dokaz. Međutim, za to mora imati pravnu snagu. U međuvremenu, jasna i jedinstvena pravila i metode za utvrđivanje legitimnosti virtualne korespondencije još uvijek nisu razvijena, što dovodi do velikog broja problema.
Pogledajmo nekoliko načina za davanje pravne snage e-mailovima.
Prošla su vremena kada su pisma na papiru bila jedino sredstvo komunikacije. Razvoj gospodarskih odnosa među gospodarskim subjektima već je nezamisliv bez korištenja informacijske tehnologije. To je osobito istinito kada se druge strane nalaze u različitim gradovima ili čak zemljama.
Komunikacija putem elektroničke komunikacije pomaže u smanjenju materijalnih troškova, a također vam omogućuje da brzo razvijete zajednički stav o određenim pitanjima.
Međutim, takav napredak ne treba promatrati samo s pozitivne strane. Često se javljaju različiti sporovi između subjekata gospodarskih odnosa, za njihovo rješavanje obraćaju se sudovima. Sud odlučuje na temelju ocjene dokaza stranaka.
Istodobno se analizira relevantnost, dopuštenost, pouzdanost svakog dokaza posebno, te dostatnost i međusobna povezanost dokaza u njihovoj ukupnosti. Ovo je pravilo utvrđeno i u APC-u Ruske Federacije (članak 2. članka 71.) i u Zakonu o građanskom postupku Ruske Federacije (članak 3. članka 67.). U postupku utvrđivanja dopuštenosti i pouzdanosti izvedenih dokaza sud često postavlja pitanja čije rješenje bitno utječe na ishod predmeta.
Korištenje elektroničkog upravljanja dokumentima u odnosima između gospodarskih subjekata regulirano je normama Građanskog zakonika Ruske Federacije. Konkretno, u stavku 2. čl. 434 stoji: Ugovor u pisanom obliku može se sklopiti razmjenom dokumenata putem elektroničke komunikacije, čime se može pouzdano utvrditi da dokument dolazi od ugovorne strane.
U skladu sa stavkom 1. čl. 71 Zakona o građanskom postupku Ruske Federacije i stavak 1. čl. 75. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, pisani dokaz je poslovna korespondencija koja sadrži podatke o okolnostima važnim za razmatranje i rješavanje predmeta, sastavljena u obliku digitalnog zapisa i primljena putem elektroničke komunikacije.
Za korištenje elektroničkih dokumenata u pravnim postupcima moraju biti ispunjena dva uvjeta. Prvo, kao što je već naznačeno, moraju imati pravnu snagu. Drugo, dokument mora biti čitljiv, odnosno sadržavati informacije koje su općenito razumljive i dostupne percepciji.
Ovaj zahtjev proizlazi iz općih pravila sudskog postupka, koja pretpostavljaju neposrednost sudačke percepcije informacija iz izvora dokaza.
Često sud odbija kao dokaz materijalima predmeta priložiti elektroničku korespondenciju koja ne ispunjava gore navedene uvjete, te nakon toga donese odluku koja ne zadovoljava legitimne zahtjeve zainteresirane strane.
Razmotrite glavne načine legitimiranja elektroničke korespondencije prije i nakon početka postupka.
Radite kod javnog bilježnika
Ako slučaj još nije započeo, tada kako biste elektroničkoj korespondenciji dali pravnu snagu, trebate uključiti bilježnika. U stavku 1. čl. 102. Osnova javnobilježničkog zakonodavstva (Osnove) stoji da javni bilježnik na zahtjev zainteresiranih osoba daje dokaze koji su potrebni pred sudom ili organom uprave ako postoji razlog za vjerovanje da će izvođenje dokaza naknadno postati nemoguće ili otežano. I u stavku 1. čl. 103. Osnova propisano je da javni bilježnik radi osiguranja dokaza ispituje pismene i materijalne dokaze.
Prema stavku 2. čl. 102. Osnova javni bilježnik ne daje dokaze u predmetu koji se u trenutku obraćanja zainteresiranih osoba nalazi u postupku pred sudom ili organom uprave. Inače, sudovi priznaju javnobilježnički ovjerenu elektroničku korespondenciju kao nedopušteni dokaz (Rješenje 9. ASP-a od 11. ožujka 2010. br. 09AP-656 / 2010-GK).
Vrijedi podsjetiti da na temelju dijela 4. čl. 103 Osnove, pružanje dokaza bez obavještavanja jedne od stranaka i zainteresiranih strana provodi se samo u hitnim slučajevima.
Radi ispitivanja dokaza sastavlja se zapisnik koji, osim detaljnog opisa postupanja javnog bilježnika, mora sadržavati i podatke o datumu i mjestu očevida, bilježniku koji obavlja očevid, o zainteresiranima. osobe koje u njemu sudjeluju, kao i navođenje okolnosti otkrivenih tijekom očevida. Sami e-mailovi se ispisuju i zalažu uz protokol, koji potpisuju osobe koje sudjeluju u očevidu, bilježnik i ovjerava svojim pečatom. Odlukom Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 23. travnja 2010. br. VAC-4481/10, ovjereni protokol o pregledu elektroničkog poštanskog sandučića priznat je kao ispravan dokaz.
Trenutačno ne pružaju svi javni bilježnici usluge ovjere e-pošte, a njihova cijena je prilično visoka. Na primjer: jedan od javnih bilježnika grada Moskve naplaćuje 2 tisuće rubalja za jednu stranicu opisnog dijela protokola.
Osoba zainteresirana za osiguranje dokaza mora podnijeti zahtjev javnom bilježniku. Trebalo bi naznačiti:
- dokazi koje treba osigurati;
- okolnosti koje su potkrijepljene ovim dokazima;
- razlozi zbog kojih se zahtijevaju dokazi;
- odsutnost u trenutku podnošenja prijave javnom bilježniku u postupku pred sudom opće nadležnosti, arbitražnim sudom ili upravnim tijelom.
Javni bilježnici pregledavaju sadržaj elektroničke pretince ili daljinski, odnosno koriste se daljinskim pristupom poslužitelju pošte (može biti poslužitelj davatelja koji pruža elektroničku komunikacijsku uslugu prema ugovoru, poštanski poslužitelj registra domene ili besplatnog internetskog poslužitelja pošte), ili izravno s računala dotične osobe, na kojem je instaliran program za e-poštu (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, itd.).
Za daljinski pregled, osim prijave, bilježniku će možda trebati dopuštenje registratora naziva domene ili internetskog davatelja. Sve ovisi o tome tko točno pruža podršku za rad poštanskih sandučića ili poslužitelja elektroničke pošte prema ugovoru.
Potvrda dobavljača
Rješenja Devetog ASP-a od 04.06.2009. godine broj 09AP-3703/2009-AK od 27.04.2009. godine broj 09AP-5209/2009, MO FAS-a od 13.5.2010. također prepoznaju dopuštenost elektroničke korespondencije, ako je certificiran od strane ISP-a ili registra imena domene koji su odgovorni za upravljanje poslužiteljem pošte.
Davatelj naziva domene ili registrar ovjerava elektroničku korespondenciju na zahtjev zainteresirane strane samo ako upravlja poslužiteljem pošte i takvo je pravo navedeno u ugovoru o usluzi.
Međutim, obujam elektroničke korespondencije može biti prilično velik, što zauzvrat može zakomplicirati proces pružanja papirnatih dokumenata. S tim u vezi, sud ponekad dopušta pružanje elektroničke korespondencije na elektroničkim medijima. Tako se Arbitražni sud Moskovske regije u svojoj Odluci od 1. kolovoza 2008. u predmetu br. A41-2326/08 pozvao na dopuštenost elektroničke korespondencije dostavljene sudu na četiri CD-a.
No, prilikom razmatranja predmeta u žalbenom postupku, Deseti ASP je svojim Rješenjem od 09.10.2008. godine u predmetu broj A41-2326/08 prepoznao vezu na elektroničku korespondenciju kao neutemeljenu i ukinuo odluku prvostupanjskog suda, s naznakom da zainteresirana strana nije dostavila dokumente predviđene sklopljenim ugovorom.
Dakle, e-mailovi koji se odnose na predmet spora moraju se dostaviti sudu u pisanom obliku, a svi ostali dokumenti se mogu dostaviti elektroničkim putem.
Da bi se dokazale činjenice navedene u virtualnoj korespondenciji, pomoći će potvrda sadržaja pisama upućivanjem na njih u kasnijim papirnatim korespondencijama. Korištenje ostalih pisanih dokaza prikazano je u Rješenju 9. ZPP-a od 20. prosinca 2010. broj 09AP-27221/2010-GK. U međuvremenu, sud, razmatrajući slučaj i ocjenjujući dokaze koje su stranke pružile, ima pravo ne smatrati prihvatljivim papirnatu korespondenciju s poveznicama na elektroničku korespondenciju.
On to samo uzima u obzir i donosi odluku na temelju sveobuhvatne analize svih predočenih dokaza.
Potražite pomoć od stručnjaka
Ako slučaj je već počeo, tada je za davanje pravnog učinka elektroničkoj korespondenciji potrebno iskoristiti pravo na uključivanje stručnjaka. U stavku 1. čl. 82 Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, propisano je da radi razjašnjenja pitanja koja nastaju tijekom razmatranja predmeta koja zahtijevaju posebna znanja, arbitražni sud imenuje vještačenje na zahtjev osobe koja sudjeluje u predmetu, ili uz pristanak osoba koje u tome sudjeluju.
Ako je imenovanje vještačenja propisano zakonom ili sporazumom, ili je potrebno provjeravati izjavu o krivotvorenosti podnesenih dokaza, ili ako je potrebno dodatno ili ponovljeno vještačenje, arbitražni sud može odrediti vještačenje na vlastitu inicijativu. Imenovanje ispitivanja radi provjere izvedenih dokaza predviđeno je i čl. 79 Zakona o građanskom postupku Ruske Federacije.
U zahtjevu za imenovanje vještačenja potrebno je navesti organizaciju i konkretne vještake koji će ga provoditi, kao i krug pitanja zbog kojih se zainteresirana strana odlučila obratiti sudu za imenovanje sudskog vještačenja. ispitivanje. Osim toga, potrebno je dostaviti podatke o trošku, vremenu takvog pregleda i puni iznos za njegovo plaćanje treba položiti sudu. Uključeni stručnjak mora ispunjavati uvjete utvrđene za njega u čl. 13. Federalnog zakona "O državnim forenzičkim aktivnostima u Ruskoj Federaciji".
Prilog spisu predmeta kao dokaz mišljenja stručnjaka o autentičnosti elektroničke korespondencije potvrđuje sudska praksa (Odluka Arbitražnog suda grada Moskve od 21. kolovoza 2009. u predmetu br. A40-13210 / 09-110- 153; Rješenje MO FAS-a od 20. siječnja 2010. broj KG-A40 /14271-09).
Na temelju sporazuma
U stavku 3. čl. 75. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, napominje se da se dokumenti primljeni putem elektroničke komunikacije priznaju kao pisani dokaz, ako je to propisano sporazumom između stranaka. Sukladno tome, potrebno je naznačiti da stranke priznaju pravnu snagu korespondencije i dokumenata primljenih faksom, internetom i drugim elektroničkim komunikacijskim sredstvima jednaku izvornicima. Istodobno, u ugovoru mora biti navedena adresa elektroničke pošte s koje će ići elektronička korespondencija, te podaci o ovlaštenoj osobi za njeno vođenje.
U ugovoru mora biti navedeno da naznačenu e-mail adresu stranke koriste ne samo za radnu korespondenciju, već i za prijenos rezultata rada, što potvrđuje i stav MO FAS-a u Rezoluciji br. KG-A40/12090. -08 od 12.01.2009. Uredbom Devetog ZUP-a od 24. prosinca 2010. broj 09AP-31261/2010-GK ističe se da ugovorom treba predvidjeti mogućnost korištenja e-pošte za odobravanje projektnog zadatka i pritužbe na kvalitetu pruženih usluga i radova. izvedena.
Osim toga, stranke mogu u ugovoru predvidjeti da se obavijesti i poruke poslane e-poštom prepoznaju od strane njih, ali moraju biti dodatno potvrđene u određenom roku kurirskom ili preporučenom pošiljkom (Rješenje Trinaestog ASP-a od 25. travnja 2008. br. A56-42419 / 2007.).
Sumirajući, možemo reći da u ovom trenutku postoji praksa korištenja elektroničke korespondencije od strane sudova kao pisanog dokaza. Međutim, uzimajući u obzir zahtjeve procesnog prava u pogledu dopuštenosti i pouzdanosti dokaza, virtualnu korespondenciju sud uzima u obzir samo ako ima pravnu snagu.
S tim u vezi javlja se veliki broj problema, budući da još nije formirana jedinstvena metodologija za utvrđivanje legitimnosti elektroničke korespondencije. Pravo zainteresirane strane da se obrati bilježniku radi pružanja dokaza je utvrđeno, ali ne postoji normativni akt Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije koji regulira postupak pružanja takvih usluga od strane javnih bilježnika. Kao rezultat toga, ne postoji jedinstven pristup utvrđivanju njihove vrijednosti i formiranju jasnog mehanizma za ostvarivanje ovog prava.
Postoji nekoliko načina za pravnu provjeru e-pošte za dokaz na sudu: osiguranje e-pošte kod javnog bilježnika, ovjera kod ISP-a, povezivanje s e-mailovima u daljnjoj komunikaciji na papiru i forenzički dokaz njihove autentičnosti.
Kompetentan pristup pravovremenom pružanju elektroničke korespondencije kao pisanog dokaza omogućit će poslovnim subjektima da u cijelosti povrate svoja povrijeđena prava prilikom rješavanja sporova.
Ako dodate ime primatelja u Skrivena kopija(slijepa kopija) u poruci e-pošte, kopija poruke šalje se primatelju kojeg navedete. Primatelji dodani u okvir Bcc neće biti prikazani drugim primateljima koji prime poruku.
Nakon što uključite Skrivena kopija Pojavljuje se svaki put kada kreirate poruku dok se ne isključi. Opcija za uključivanje polja Bcc može se pronaći na dvije lokacije, ovisno o tome sastavljate li novu poruku ili odgovarate na poruku ili prosljeđujete poruku.
Isključite Bcc
Možete isključiti Skrivena kopija
Pregledajte BCC primatelje
Skrivena kopija Poslane stavke
Nakon što uključite Skrivena kopija okvir, pojavljuje se svaki put kada kreirate poruku dok se ne isključi.
Isključite Bcc
Možete isključiti Skrivena kopija okvir za buduće poruke u bilo kojem trenutku.
Pregledajte BCC primatelje
Ako ste "primatelj poruke, ne možete" vidjeti je li pošiljatelj dodao primatelje skrivene kopije. Samo pošiljatelj poruke može vidjeti imena Skrivena kopija primatelja otvaranjem poruke u Poslane stavke mapa u koju se po zadanom spremaju sve poslane poruke.
Najbolji primjeri iz prakse za korištenje BCC-a
Utrti put Prije nego što dodate ime namjeravanog primatelja u Skrivena kopija okvir u poruci, provjerite očekuje li primatelj vašu poruku. Ta osoba će možda morati poduzeti korake da vas utvrdi kao sigurnog pošiljatelja (ili sigurnog primatelja, ako će vaše ime biti u Do okvir poruke).
Zašto je to potrebno? Korištenje Bcc omiljena je tehnika pošiljatelja neželjene pošte. Stoga mnogi filteri za neželjenu e-poštu označavaju poruke koje koriste Skrivena kopija kutija kao smeće. Dakle, ako vaš željeni primatelj nije dodao vaše ime na popis sigurnih pošiljatelja u Microsoft Outlooku, vaša poruka može otići ravno u mapu neželjene e-pošte ili njen ekvivalent.
Za više informacija o postavljanju filtera za neželjenu e-poštu u Outlooku, pogledajte Dodavanje imena na popise filtera za neželjenu e-poštu.
Razmislite prije nego što uvrstite popis distribucije u Skrivena kopija kutija Ljudi koji koriste pravila za razvrstavanje svoje e-pošte u mape bit će neugodno ako navedete naziv liste distribucije u Skrivena kopija kutija. Budući da njihova pravila ovise o nazivu popisa distribucije koji se nalazi u Do kutija ili cc box, vaša poruka neće biti sortirana prema njihovim pravilima.
Upoznajte svoje granice Mnogi davatelji usluga e-pošte postavljaju ograničenja za broj imena koja se mogu uključiti u Do, cc, i Skrivena kopija kutije u poruci. Na primjer, vaš davatelj usluga e-pošte može ograničiti svaku poruku na najviše 100 adresa e-pošte. Ako su ove adrese raspoređene među Do, cc, i Skrivena kopija kutije, zapamtite da su nazivi u Skrivena kopija box će se uračunati u vaš ukupni limit. Pitajte svog davatelja usluga e-pošte o pravilima za svoj račun.
Ideje za korištenje Bcc
Držite popis primatelja privatnim Skrivena kopija vam može pomoći da poštujete privatnost drugih tako da ih držite u tijeku bez otkrivanja njihovog identiteta. Na primjer, ako pošaljete oglas za posao većem broju ljudi, možda ćete htjeti koristiti Skrivenu kopiju kako biste zadržali identitete potencijalnih tražitelja posla privatni.
Savjet: Razmislite o korištenju spajanja pošte u Microsoft Office Word 2007 kao alternativi Bcc. Sa spajanjem pošte možete brzo poslati istu poruku e-pošte pojedinačnim primateljima. Spajanje pošte omogućuje vam masovno slanje pošte sa samo jednim imenom u Do okvir poruke.
Pomozite obuzdati razgovor koji je podivljao Evo jedne situacije u kojoj korištenje Bcc za popis distribucije ili veliki broj imena može biti od pomoći.
Pretpostavimo da šaljete poruku s velikim brojem ljudi navedenih u Do kutija. Rasprava počinje biti živa i svi žele dati svoje mišljenje. Broj poruka se drastično povećava jer mnogi primatelji odgovaraju osjećajem "molim vas, prestanite sve odgovarati na ovu poruku". Problem je što kada to učine, kliknu Odgovoriti na sve. Jedan od načina za suzbijanje upotrebe Odgovoriti na sve opcija je odgovoriti i staviti naziv liste distribucije u Skrivena kopija kutija. Na primjer, možete kliknuti Odgovor, upišite samo svoje ime Do okvir, premjestite popis distribucije na Skrivena kopija i napišite poruku sličnu sljedećoj:
"Cijenim ljude" razmišljanja o ovom pitanju. Ako imate dodatnih komentara, odgovorite mi izravno. (Stavio sam ovu listu distribucije u Skrivena kopija okvir za smanjenje broja poruka za odgovor na sve.)"
Savjet: Ako šaljete poruku drugim osobama koje koriste Outlook, možete ih spriječiti da koriste Odgovoriti na sve opcija sveukupno. Za više informacija pogledajte Sprečavanje odgovora svima .
Smanjite neželjenu poštu Iako bi ljudi koji šalju neželjenu e-poštu ili neželjenu poštu možda voljeli koristiti skrivenu kopiju, neće im se svidjeti ako je koristite. Ako sakrijete imena primatelja tako što ćete ih navesti u Skrivena kopija polje, nitko neće moći kopirati adrese e-pošte primatelja iz vaših poruka.
