Kako dati pravnu snagu elektroničkoj prepisci. Koncept "bcc", učenje ne raditi gluposti

Što je e-pošta? U modernom poslovnom svijetu to je:

• Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi dojam.
• Vaš radni alat. Velik dio komunikacije s vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako ste vješti u ovom instrumentu, možete si znatno olakšati život.
• Snažna distrakcija. Vanjski svijet putem e-pošte pokušava doći do vas, odvratiti vam pažnju i odvesti vas na krivi put.

Iz ove perspektive, pogledajmo rad s e-poštom. Počnimo s nečim jednostavnim.

Oblikovanje pisma

Koristim klijent e-pošte Mozilla Thunderbird, pa ću ga koristiti kao primjer. Kreirajmo novo slovo i idimo odozgo prema dolje kroz popis polja.

Kome. Kopirati. Skrivena kopija

Neki možda ne znaju, ali "To" u Mozilli se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

• Kome: pišemo glavnog primatelja ili više primatelja odvojene točkom i zarezom.
• Kopirati: pišemo nekome tko bi trebao pročitati pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
• Skrivena kopija: pišemo nekome tko bi trebao pročitati pismo, ali bi trebao ostati nepoznat drugim primateljima pisma. Posebno je prikladan za masovno slanje poslovnih pisama, kao što su obavijesti.

krivo u masovnim slanjima naznačite primatelje pomoću polja "Kopiraj" ili "Prima". Nekoliko puta godišnje dobijem pisma u kojima je u polju "Cc" navedeno 50-90 primatelja. Postoji povreda privatnosti. Ne moraju svi vaši primatelji znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. Što ako se na popisu nalaze konkurentske tvrtke koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a najviše na prekid suradnje s jednim od njih. Nemojte to raditi na ovaj način.

Predmet pisma

Profesionalne službe za slanje e-pošte često pišu (ponekad razumno) o važnosti predmeta e-pošte na svojim korporativnim blogovima. Ali najčešće govorimo o prodajnim pismima, gdje predmet pisma rješava problem “e-mail treba otvoriti”.

Razgovaramo o dnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati i zatim pronaći." Štoviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovora, samo s prefiksima Ponovno: ili Fwd, među kojima ćete morati potražiti željeno slovo na temu.

Dvadeset pisama je volumen jednodnevne korespondencije za srednjeg menadžera. Uopće ne govorim o poduzetnicima i vlasnicima tvrtki; njihov broj pisama ponekad prelazi ljestvicu na 200 ili više dnevno. Zato još jednom: nemojte slati e-poštu s praznim predmetom.

Dakle, kako pravilno formulirati predmet e-pošte?

Pogreška #1 : Samo naziv tvrtke u predmetu. Na primjer, "Nebo" i to je to. Prvo, vjerojatno niste jedini iz vaše tvrtke koji komuniciraju s ovom drugom stranom. Drugo, takva tema nema nikakvog smisla, jer se već iz adrese vidi naziv vaše tvrtke. Treće, pogodite kako će vaš vlastiti poštanski sandučić izgledati s ovakvim pristupom dopisivanju? Nešto kao ovo.

Je li zgodno pretraživati ​​takve teme?

Pogreška #2 : drečav, prodajni naslov. Super je ako znate napisati takve naslove. Ali je li prikladno koristiti te vještine u poslovnoj korespondenciji? Upamtite svrhu retka predmeta poslovne e-pošte: ne prodavati, već pružiti identifikaciju i pretraživanje.

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke, barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali cjelokupni stil pisanog govora.

U procesu pisanja pisma moramo donijeti nekoliko odluka uzastopno.

Stvar pristojnosti . Na početku pisma možete se zamutiti u ljubaznosti ili čak nježnosti u duhu „Dragi moj Rodja, prošlo je više od dva mjeseca otkako sam s tobom pismeno razgovarao, od čega sam i sam patio i čak nisam spavao noći, razmišljanje.” Vrlo pristojno i vrlo skupo, kako u pogledu vremena za pisanje takvog uvoda, tako i u smislu vremena sugovornika da ga pročita. Dopisivanje je posao, sjećaš se? Nije esej u epistolarnom žanru za natjecanje ili pismo Raskoljnikovljevoj majci, već poslovna korespondencija.

Poštujemo svoje vrijeme i vrijeme primatelja!

Predstaviti se i prisjetiti se okolnosti poznanstva ima smisla samo u prvom pismu poslanom nakon kratkog susreta na izložbi. Ako se radi o nastavku suradnje ili dopisivanju u tijeku, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo, Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane, ...”.

Apel . Uvijek me mučilo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primatelja. Nedavno sam napisao pismo upućeno trima djevojkama po imenu Anna. Bez ikakve sumnje, napisao sam "Zdravo, Anna" i nisam se brinuo. Ali takva sreća nije uvijek slučaj.

Što ako ima tri ili čak sedam primatelja, a nemaju isto ime? Možete ih navesti po imenu: "Dobar dan, Rodione, Pulcheria, Avdotya i Pyotr Petrovich." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Pozdrav, kolege!"

Za sebe koristim pravilo oslovljavanja imenom osobe u polju "Za". I nemoj uopće kontaktirati one u kopiji. Ovo pravilo također vam omogućuje da točnije odredite (jednog!) primatelja pisma i svrhu ovog pisma.

Citat . Često je dopisivanje lanac pisama s pitanjima i odgovorima - jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom praksom ne brisati povijest dopisivanja i napisati svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da kada se vratite na ovo dopisivanje tjedan dana kasnije, možete lako čitati dijalog od vrha do dna, silazeći po datumu.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilli je "Postavi kursor nakon citiranog teksta." Preporučujem da ga promijenite u izborniku "Alati" → "Opcije računa" → "Sastavljanje i adresiranje". Mora da je tako.

Svrha pisma . Postoje dvije vrste poslovnih pisama:

• kada jednostavno informiramo sugovornika (primjerice, izvješće o obavljenom poslu za mjesec dana);
• a kada želimo nešto od sugovornika. Na primjer, tako da on priloženi račun odobri za plaćanje.

U pravilu, ohrabrujućih pisama ima višestruko više od izvještajnih. Ako želimo nešto postići od sugovornika, vrlo je važno to reći u pismu čistim tekstom. Poziv na akciju treba biti popraćen imenom i biti posljednja rečenica u pismu.

krivo : “Porfirije Petroviču, ja znam tko je nasjekao staricu na smrt.”

Pravo : “Porfirije Petroviču, ja sam bio taj koji je nasmrt izrezao staricu, poduzmite mjere da me uhitite, dosta mi je patnje!”

Zašto bi dopisnik trebao umjesto vas razmišljati što učiniti s ovim pismom? Uostalom, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu . Mora biti. Štoviše, svi klijenti e-pošte omogućuju vam konfiguriranje automatske zamjene potpisa, na primjer klasični "S poštovanjem, ...". U Mozilli se to radi u izborniku "Alati" → "Opcije računa".

Da li u potpisu napisati kontakte ili ne, osobna je stvar svakoga. Ali ako ste na bilo koji način povezani s prodajom, svakako napišite. Čak i ako se dogovor ne dogodi kao rezultat komunikacije, ubuduće ćete se lako pronaći pomoću kontakata iz potpisa.

Na kraju, još jedna značajka tijela pisma za one sugovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) odgovarati na vaša pisma. Molimo navedite zadanu vrijednost u tijelu pisma. Na primjer, "Porfirije Petroviču, ako me ne dođete uhititi prije petka u 12 sati, smatram se amnestiranim." Naravno, rok mora biti stvaran (tekst iz primjera ne treba slati u petak u 11:50). Primatelj mora biti fizički sposoban pročitati vaše pismo i djelovati prema njemu. Takva "tišina" oslobađa vas odgovornosti za neodgovaranje sugovornika. Kao i uvijek, morate mudro pristupiti korištenju ove značajke. Ako vam osoba na vrijeme i redovito odgovara na vaša pisma, takav ultimatum može je, ako ne uvrijediti, onda malo stresirati ili dovesti do odluke da na pismo ne odgovorite odmah, već da vas prisili da pričekate do petka.

Prilozi

Pisma često dolaze s privicima: životopisi, komercijalni prijedlozi, procjene, rasporedi, skenirani dokumenti - vrlo praktičan alat, a ujedno i izvor popularnih pogrešaka.

Greška : velika investicija. Često primam e-poruke s privicima veličine do 20 MB. U pravilu su to skenovi nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Dopisnikov program e-pošte gotovo će se sigurno zamrznuti na nekoliko minuta u uzaludnom pokušaju učitavanja pregleda privitka. I ne daj Bože da primatelj pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu...

Osobno takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što bude pročitana? Provjerite veličinu ulaganja. Preporuča se da ne bude veći od 3 MB.

Što učiniti ako premaši?

• Pokušajte ponovno konfigurirati skener na drugačiji format i razlučivost. Na primjer, PDF i 300dpi daju prilično čitljive skenirane dokumente.
• Razmislite o programima kao što su WinRar ili 7zip arhiver. Neke se datoteke savršeno komprimiraju.
• Što učiniti ako je prilog ogroman i ne možete ga stisnuti? Na primjer, gotovo prazna računovodstvena baza podataka teži 900 MB. U pomoć će priskočiti pohrana informacija u oblaku: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, poput Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne privitke u veze za pohranu u oblaku. Ali radije sam upravljam svojim podacima pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju od Mail.ru.

I još jedna ne posve očita preporuka o ulaganjima - njihova Ime . Ono mora biti razumljivo i prihvatljivo primatelju. Jednom smo mi u tvrtki pripremali komercijalni prijedlog na ime... neka bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Primio sam pismo od upravitelja s nacrtom CP-a na odobrenje, a privitak je uključivao datoteku pod nazivom “ForFedi.docx”. Voditelj koji mi je ovo poslao vodio je dijalog koji je išao otprilike ovako:

Dragi menadžeru, jeste li vi osobno spremni prići ovom poštovanom čovjeku i nazvati ga Fedjom u lice?

Nekako, ne, on je cijenjen čovjek, svi ga zovu po imenu i patronimu.

Zašto ste prilog nazvali “Za Fediju”? Ako mu ga odmah pošaljem, misliš li da će kupiti sjekire od nas pomoću ovog CP-a?

Kasnije sam ga namjeravao preimenovati...

Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili stvarati dodatni posao za sebe preimenovanjem datoteke? Zašto ne odmah ispravno nazvati prilog: “Za Fjodora Mihajloviča.docx” ili još bolje - “KP_Sky_Axes.docx”.

Dakle, više-manje smo sredili e-poštu kao "osobu". Prijeđimo na promatranje e-pošte kao alata za učinkovit rad i razgovarajmo o njenoj komponenti koja odvlači pažnju.

Rad sa slovima

E-pošta je moćna distrakcija. Kao i kod svake distrakcije, s e-poštom se treba pooštriti pravila i uvesti raspored rada.

Najmanje morate isključiti SVE obavijesti o prispijeću pošte. Ako je klijent e-pošte konfiguriran prema zadanim postavkama, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, ikona pored sata će treptati i prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas prvo otrgnu od mukotrpnog rada, a zatim vas bace u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih poruka - minus sat ili dva od vašeg života.

Neki ljudi imaju snažnu snagu volje koja im omogućuje da ih ne ometaju obavijesti, ali običnim ljudima bolje je ne izazivati ​​sudbinu i isključiti ih. U Mozilla Thunderbirdu to se radi kroz izbornik "Alati" → "Postavke" → "Općenito" → "Kada se pojave nove poruke."

Ako nema obavijesti, kako možete shvatiti da je pismo stiglo?

Jako jednostavno. I sami, svjesno, izdvajate vrijeme da pretražite svoju poštu, otvorite svoj email klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer, za ručak i navečer, ili tijekom prisilnog prekida rada, na primjer, u prometnim gužvama.

Ljudi se često pitaju što je s vremenom odgovora i hitnim pismima? Odgovaram: nemate hitnih pisama u svojoj pošti. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (ovaj odjel ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljatelj će vas o tome obavijestiti drugim kanalima - telefonom, SMS-om, Skypeom. Tada ćete svjesno otići u svoj klijent e-pošte i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim “Time Drive”) izjavljuju standardni odgovor na e-poštu u roku od 24 sata. Ovo je normalno pravilo lijepog ponašanja - ne očekujte trenutne odgovore putem e-pošte od sugovornika. Ako postoji hitno pismo, obavijestite ga bržim komunikacijskim kanalima.

Dakle, isključili smo obavijesti i sada uključujemo klijent e-pošte prema našem rasporedu.

Što učiniti kada odemo do pošte i uključimo se u aktivnost koja se zove "razvrstavanje e-pošte"? Gdje je početak i kraj ovog djela?

Čuo sam puno o sustavu zero inbox, ali, nažalost, nisam sreo niti jednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovno izumiti svoj kotač. Na Lifehackeru postoje članci o ovoj temi. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o zero inbox sustavu u mojoj interpretaciji. Bio bih zahvalan ako bi GTD gurui komentirali i dodali ili poboljšali opisani sustav.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva za vaše aktivnosti. Stoga bi mapa Inbox uvijek trebala biti prazna. Nakon što počnete sortirati svoju pristiglu poštu, nemojte stati niti vas bilo što omesti dok ne ispraznite ovu mapu.

Što učiniti s e-poštom u pristigloj pošti? Morate proći kroz svako slovo redom i izbrisati ga. Da, samo označite i pritisnite Delete na tipkovnici. Ako se ne možete natjerati da izbrišete pismo, morat ćete odlučiti što ćete s njim.

1. Možete li odgovoriti za tri minute? Trebam li odgovoriti? Da, potrebno je, a odgovor neće trajati više od tri minute, a zatim odgovorite odmah.
2. Morate odgovoriti, ali priprema odgovora trajat će više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućuje pretvaranje e-pošte u zadatak, pretvorite e-poštu u zadatak i zaboravite na nju na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno prekrasnu uslugu Doit.im. Omogućuje vam generiranje osobne adrese e-pošte: proslijedite joj pismo i ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
3. Nakon što ste brzo odgovorili na pismo, pretvorili ga u zadatak ili ga jednostavno pročitali, trebate odlučiti što dalje učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajnu pohranu.

Ovdje su mape za dugoročno skladištenje koje imam.

• 0_Izvrši. Nemam takvu mapu, ali ako nemate rokovnik, ponavljam, ovdje možete staviti slova koja zahtijevaju detaljan rad. Ovu mapu također treba redovito čistiti, ali s promišljenim pristupom u vrijeme koje je za to posebno određeno.
• 1_Ref. Ovdje stavljam pisma s pozadinskim informacijama: pisma dobrodošlice s prijavama s raznih web usluga, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
• 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima s kojima postoje trenutni odnosi. Naravno, za svaki projekt ili partnera kreirana je posebna mapa. U mapu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenika, već i pisma zaposlenika Neb-a vezana uz ovog partnera. Vrlo povoljno: ako je potrebno, sva korespondencija na projektu dostupna je u nekoliko klikova.
• 3_Muzej. Ovdje sam stavio ona slova koja bi bilo šteta izbrisati, a korist od njih nije očita. Također, mape sa zatvorenim projektima iz “2_Projects” migriraju ovdje. Ukratko, “Muzej” čuva prve kandidate za uklanjanje.
• 4_Dokumenti. Ovdje su pisma s elektroničkim uzorcima dokumenata koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, izvješća o usklađivanju klijenata, karte za putovanja. Mapa ima mnogo sličnosti s mapama “2_Projects” i “1_Reference”, u njoj su pohranjene samo računovodstvene informacije, a informacije o upravljanju pohranjene su u mapi “2_Projects”. U “4_Documents” postoje mrtve informacije, au “2_Projects” postoje žive informacije.
• 5_Znanje. Ovdje stavljam samo stvarno korisne biltene kojima se nakon nekog vremena želim vratiti radi inspiracije ili pronalaska rješenja.

Postoje i druge postavke klijenta e-pošte koje su važne za rad ovog sustava. Prvo, prema zadanim postavkama u Thunderbirdu postoji potvrdni okvir "Označi poruke kao pročitane". Radije ovo radim svjesno, pa dolje zastava! Da biste to učinili, idite na izbornik "Alati" → "Postavke" → "Napredno" → "Čitanje i prikaz".

Drugo, koristimo filteri . Ranije sam aktivno koristio filtre koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na temelju adrese pošiljatelja. Na primjer, pisma odvjetnika premještena su u mapu "Odvjetnik". Napustio sam ovaj pristup iz nekoliko razloga. Prvo: pisma odvjetnika u 99% slučajeva odnose se na neki projekt ili partnera, što znači da se moraju premjestiti u mapu tog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam dodati svijest. Sami morate odlučiti gdje će određeno pismo biti pohranjeno, a prikladnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u ulaznoj pošti. Filtere sada koristim samo za organiziranje automatskih redovnih pisama iz raznih sustava u mape, odnosno pisama koja ne zahtijevaju od mene donošenje odluka. Filtri u Mozilla Thunderbirdu se konfiguriraju u izborniku “Alati” → “Filtri poruka”.

Dakle, uz pravilan pristup, e-pošta bi trebala trajati od 10 do 60 minuta dnevno, ovisno o količini korespondencije.

Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavijesti o pristizanju novih pisama? ;)

Danas sudovi često prihvaćaju elektroničku korespondenciju kao pisani dokaz. Međutim, da bi to učinio, mora imati pravnu snagu. U međuvremenu, još uvijek nisu razvijena jasna i jedinstvena pravila i metode za utvrđivanje legitimnosti virtualne korespondencije, što dovodi do velikog broja problema.

Pogledajmo nekoliko načina da e-porukama damo pravnu snagu.

Davno su prošla vremena kada su jedino sredstvo komunikacije bila pisma napisana na papiru. Razvoj gospodarskih odnosa između gospodarskih subjekata više nije zamisliv bez uporabe informacijske tehnologije. To je osobito istinito kada se druge ugovorne strane nalaze u različitim gradovima ili čak državama.

Komunikacija putem elektroničke komunikacije pomaže smanjiti materijalne troškove, a također vam omogućuje brzo razvijanje zajedničkog stajališta o određenim pitanjima.

Međutim, takav napredak ne treba gledati samo s pozitivne strane. Između subjekata gospodarskih odnosa često nastaju različiti sporovi, a za njihovo rješavanje obraćaju se sudovima. Sud donosi odluku na temelju ocjene dokaza koje su stranke dostavile.

Pri tome se analizira relevantnost, dopuštenost, vjerodostojnost svakog dokaza zasebno, kao i dostatnost i međusobna povezanost dokaza u njihovoj ukupnosti. Ovo je pravilo sadržano u Zakonu o arbitražnom postupku Ruske Federacije (članak 71. stavak 2.) i Zakoniku o građanskom postupku Ruske Federacije (članak 67. stavak 3.). U postupku utvrđivanja dopuštenosti i vjerodostojnosti izvedenih dokaza sud često postavlja pitanja čije rješavanje bitno utječe na ishod spora.

Korištenje elektroničkog upravljanja dokumentima u odnosima između poslovnih subjekata regulirano je normama Građanskog zakonika Ruske Federacije. Konkretno, u stavku 2. čl. 434 kaže: ugovor u pisanom obliku može se sklopiti razmjenom isprava putem elektroničke komunikacije, čime se može pouzdano utvrditi da isprava potječe od ugovorne strane.

Sukladno stavku 1. čl. 71 Zakonika o građanskom postupku Ruske Federacije i stavak 1. čl. 75 Zakonika o arbitražnom postupku Ruske Federacije, pisani dokaz je poslovna korespondencija koja sadrži podatke o okolnostima važnim za razmatranje i rješavanje predmeta, izrađena u obliku digitalnog zapisa i primljena putem elektroničke komunikacije.

Za korištenje elektroničkih dokumenata u pravnim postupcima moraju biti ispunjena dva uvjeta. Prvo, kao što je već navedeno, moraju imati pravnu snagu. Drugo, dokument mora biti čitljiv, odnosno mora sadržavati informacije koje su općenito razumljive i dostupne percepciji.

Ovaj zahtjev proizlazi iz općih pravila sudskog postupka, koja pretpostavljaju neposrednost sudačke percepcije informacija iz izvora dokaza.

Sud često odbija prihvatiti kao dokaz u predmetu elektroničku korespondenciju koja ne ispunjava gore navedene uvjete, te naknadno donosi odluku koja ne zadovoljava zakonske uvjete zainteresirane strane.

Razmotrimo glavne načine legitimiranja elektroničke korespondencije prije i nakon početka postupka.

Rad kod bilježnika

Ako postupak još nije započeo, a zatim da biste elektroničkoj korespondenciji dali pravnu snagu, morate uključiti javnog bilježnika. U stavku 1. čl. 102. Osnova zakonodavstva o javnom bilježništvu (Osnove) kaže da javni bilježnik na zahtjev zainteresiranih osoba osigurava dokaze potrebne u sudu ili upravnom tijelu ako postoje razlozi za vjerovanje da će provođenje dokaza naknadno postati nemoguće ili otežano. I u stavku 1. čl. 103. Osnova propisano je da radi osiguranja dokaza javni bilježnik pregledava pismene i materijalne dokaze.

Prema stavku 2. čl. 102 U osnovi, javni bilježnik ne daje dokaze u predmetu koji je, u trenutku kada mu se zainteresirane strane obrate, u postupku pred sudom ili upravnim tijelom. U suprotnom, sudovi ovjerenu elektroničku korespondenciju priznaju nedopuštenim dokazom (Rješenje 9. AAS od 11. ožujka 2010. br. 09AP-656/2010-GK).

Vrijedno je podsjetiti da je, na temelju 4. dijela čl. 103. Osnove, izvođenje dokaza bez obavještavanja jedne od stranaka i zainteresiranih osoba provodi se samo u hitnim slučajevima.

Za uvid u dokaze sastavlja se zapisnik koji, osim detaljnog opisa radnji javnog bilježnika, mora sadržavati i podatke o datumu i mjestu očevida, javnom bilježniku koji vrši uvid, zainteresiranim osobama koje u njemu sudjeluju. , te navesti i okolnosti otkrivene tijekom očevida. Sami e-mailovi se ispisuju i arhiviraju uz zapisnik, koji potpisuju osobe koje sudjeluju u inspekcijskom pregledu, od strane javnog bilježnika i ovjeravaju ga svojim pečatom. Na temelju Odluke Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 23. travnja 2010. br. VAS-4481/10, javnobilježnički zapisnik o pregledu elektroničkog poštanskog sandučića priznaje se kao odgovarajući dokaz.

Trenutno ne pružaju svi javni bilježnici usluge ovjere e-pošte, a njihova je cijena prilično visoka. Na primjer: jedan od javnih bilježnika u Moskvi naplaćuje 2 tisuće rubalja za jednu stranicu opisnog dijela protokola.

Osoba zainteresirana za pružanje dokaza prijavljuje se javnom bilježniku odgovarajućim zahtjevom. Trebalo bi naznačiti:

• dokaze koje treba osigurati;
• okolnosti koje su potkrijepljene tim dokazima;
• razlozi za koje se traže dokazi;
• u trenutku kontaktiranja javnog bilježnika predmet nije u postupku pred sudom opće nadležnosti, arbitražnim sudom ili upravnim tijelom.

S obzirom na tehnički proces prijenosa e-pošte, mjesta na kojima se e-pošta detektira mogu biti računalo primatelja, poslužitelj pošte koji šalje, poslužitelj e-pošte primatelja ili računalo osobe na koju je elektronička korespondencija naslovljena.

Javni bilježnici pregledavaju sadržaj elektroničkog sandučića daljinski, odnosno koriste udaljeni pristup mail serveru (to može biti poslužitelj davatelja elektroničke komunikacijske usluge prema ugovoru; mail poslužitelj registra domene ili besplatni Internet mail server), ili izravno s računala zainteresirane osobe na kojem je instaliran program za elektroničku poštu (Microsoft Outlook, Netscape Messenger i sl.).

Tijekom daljinskog nadzora, osim zahtjeva, javni bilježnik može trebati i dopuštenje registra domene ili internetskog davatelja usluga. Sve ovisi o tome tko točno podržava rad poštanskih sandučića ili poslužitelja elektroničke pošte prema ugovoru.

Potvrda od pružatelja usluga

Rješenja Devetog AAS-a od 06.04.2009. br. 09AP-3703/2009-AK, od 27.04.2009. br. 09AP-5209/2009., FAS MO od 13.05.2010. br. KG-A41/4138 -10 propisuje da sudovi priznaju dopuštenost i elektroničke korespondencije, ako je ovjerena od strane pružatelja internetskih usluga ili registra domena koji su odgovorni za upravljanje poslužiteljem e-pošte.

Davatelj ili registar domene ovjerava elektroničku korespondenciju na zahtjev zainteresirane strane samo ako upravlja poslužiteljem e-pošte i ako je takvo pravo navedeno u ugovoru o pružanju usluge.

Međutim, obujam elektroničke korespondencije može biti prilično velik, što zauzvrat može komplicirati proces dostavljanja papirnatih dokumenata. S tim u vezi, sud ponekad dopušta pružanje elektroničke korespondencije na elektroničkim medijima. Tako se Arbitražni sud Moskovske oblasti donošenjem Odluke od 1. kolovoza 2008. u predmetu br. A41-2326/08 pozvao na dopuštenost elektroničke korespondencije dostavljene sudu na četiri CD-a.

No, razmatrajući predmet u žalbenoj instanci, Deseti AAC je svojim Rješenjem od 10.09.2008. u predmetu br. A41-2326/08 priznao pozivanje na elektroničku prepisku neosnovanim i ukinuo odluku suda I. primjera, iz kojeg proizlazi da zainteresirana strana nije dostavila dokumente predviđene zaključenim ugovorom.

Tako se elektronička pošta koja se odnosi na predmet spora mora sudu dostaviti u pisanom obliku, a svi ostali dokumenti mogu se dostaviti na elektroničkom mediju.

Potvrđivanje sadržaja pisama pozivanjem na njih u kasnijoj papirnatoj korespondenciji pomoći će u dokazivanju činjenica navedenih u virtualnoj korespondenciji. Korištenje drugih pisanih dokaza ogleda se u Rješenju Devetog AAS-a od 20. prosinca 2010. br. 09AP-27221/2010-GK. U međuvremenu, sud, kada razmatra predmet i ocjenjuje dokaze koje su dostavile stranke, ima pravo ne smatrati dopuštenom papirnatu korespondenciju s poveznicama na elektroničku korespondenciju.

On samo to uzima u obzir i donosi odluku na temelju sveobuhvatne analize svih izvedenih dokaza.

Potražite pomoć stručnjaka

Ako postupak je već započeo, zatim za davanje pravne snage elektroničkoj korespondenciji potrebno je ostvariti pravo privlačenja stručnjaka. U stavku 1. čl. 82 Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije propisuje da radi razjašnjenja pitanja koja se pojavljuju tijekom razmatranja predmeta koja zahtijevaju posebna znanja, arbitražni sud imenuje ispitivanje na zahtjev osobe koja sudjeluje u predmetu ili s pristanak osoba koje u njemu sudjeluju.

Ako je imenovanje vještačenja propisano zakonom ili ugovorom, ili je potrebno za provjeru zahtjeva za krivotvorenje dokaza, ili ako je potrebno dodatno ili ponovljeno ispitivanje, arbitražni sud može odrediti ispitivanje na vlastitu inicijativu. Imenovanje vještačenja radi provjere izvedenih dokaza predviđeno je i čl. 79 Zakon o građanskom postupku Ruske Federacije.

U zahtjevu za određivanje vještačenja potrebno je naznačiti organizaciju i određene stručnjake koji će ga obaviti, kao i krug pitanja zbog kojih se zainteresirana osoba odlučila obratiti sudu radi naređivanja vještačenja. Osim toga, potrebno je dostaviti informacije o troškovima i vremenskom rasporedu takvog pregleda i puni iznos za plaćanje treba položiti na sudu. Uključeni vještak mora ispunjavati uvjete utvrđene za njega čl. 13 Saveznog zakona "O državnim forenzičkim stručnim aktivnostima u Ruskoj Federaciji".

Prilog materijalima predmeta kao dokaz mišljenja stručnjaka o autentičnosti elektroničke korespondencije potvrđuje sudska praksa (Odluka Arbitražnog suda u Moskvi od 21.08.2009. u predmetu br. A40-13210/09-110-153; Rezolucija Federalne antimonopolske službe Moskovske regije od 20.01.2010. br. KG-A40 /14271-09).

Na temelju ugovora

U stavku 3. čl. 75 Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije napominje da se dokumenti primljeni putem elektroničke komunikacije priznaju kao pisani dokazi ako je to navedeno u sporazumu između stranaka. Sukladno navedenom, potrebno je naznačiti da stranke priznaju jednaku pravnu snagu korespondencije i dokumenata primljenih putem faksa, interneta i drugih elektroničkih komunikacijskih sredstava kao i izvornici. U tom slučaju ugovor mora navesti e-mail adresu s koje će se slati elektronička korespondencija te podatke o ovlaštenoj osobi ovlaštenoj za vođenje iste.

Ugovorom mora biti propisano da stranke koriste naznačenu adresu e-pošte ne samo za radnu korespondenciju, već i za prijenos rezultata rada, što je potvrđeno stavom Federalne antimonopolske službe Moskovske regije u Rezoluciji br. KG- A40/12090-08 od 12.01.2009. Odlukom Devetog AAS-a od 24. prosinca 2010. br. 09AP-31261/2010-GK naglašeno je da se ugovorom mora predvidjeti mogućnost korištenja elektroničke pošte za odobravanje tehničkih specifikacija i iznošenje zahtjeva u vezi s kvalitetom pruženih usluga i obavljenih radova.

Osim toga, stranke mogu ugovorom odrediti da obavijesti i poruke poslane e-poštom priznaju, ali moraju biti dodatno potvrđene u određenom roku kurirom ili preporučenom poštom (Rezolucija Trinaestog AAC-a od 25. travnja 2008. br. A56 -42419/2007).

Ukratko, možemo reći da danas postoji praksa da sudovi koriste elektroničku korespondenciju kao pisani dokaz. Međutim, uzimajući u obzir zahtjeve postupovnog zakonodavstva u pogledu dopuštenosti i pouzdanosti dokaza, virtualnu korespondenciju sud uzima u obzir samo ako ima pravnu snagu.

S tim u vezi javlja se velik broj problema budući da još uvijek nije formirana jedinstvena metodologija utvrđivanja legitimnosti elektroničke korespondencije. Zajamčeno je pravo zainteresirane strane da se obrati javnom bilježniku radi osiguranja dokaza, ali ne postoji regulatorni akt Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije koji regulira postupak pružanja takvih usluga od strane javnih bilježnika. Zbog toga ne postoji jedinstveni pristup utvrđivanju njihove vrijednosti i oblikovanju jasnog mehanizma za ostvarivanje ovog prava.

Postoji nekoliko načina da se elektroničkoj korespondenciji da zakonska snaga kako bi se predstavila kao dokaz na sudu: osiguravanje elektroničke korespondencije kod javnog bilježnika, ovjera od pružatelja internetskih usluga, pozivanjem na e-mailove u daljnjoj papirnatoj korespondenciji, kao i potvrda njihove autentičnosti od strane vještačenje.

Kompetentan pristup pravovremenom pružanju elektroničke korespondencije kao pisanog dokaza omogućit će poslovnim subjektima da u potpunosti obnove svoja povrijeđena prava prilikom rješavanja sporova.

Vjerojatno ste to već primijetiliprimivši pisma nekih autorau odjeljku "prima" postoji popis od nekoliko desetaka e-mailova različitih ljudi. Štoviše, ni vi ni ti ljudi niste dali svoj pristanak da te e-poruke budu "izložene". Naravno, neki od primatelja će se odjaviti s ove mailing liste (svi smo umorni od protoka neželjene pošte na našu e-poštu). Ali jedno je sigurno - svi primatelji će autora newslettera tretirati kao neprofesionalnu osobu. I malo je vjerojatno da će pristati prihvatiti njegovu ponudu.

Kako to učiniti tako da ne šaljete pismo svakom primatelju zasebno, a istovremeno "ne blistate pred svima"?
Gotovo svaka usluga e-pošte omogućuje vam to.

Razmotrimo ovu priliku na primjeru najpopularnije adrese e-pošte za poslovnu poštu: gmail.com

Prozor za novu poruku obično koristite za slanje e-pošte. Klikom na nju otvara se novi prozor “Nova poruka” u koji ubacujete sve što je potrebno za izradu i slanje samog pisma.

Obično umećemo e-poštu naših primatelja u prozor "Primatelji".

Kopija znači "točna kopija". Ovo se polje koristi kada jednostavno želite poslati e-poštu nekome tko nije primarni primatelj. Na taj način možete držati osobu u tijeku i istovremeno joj dati do znanja da ne mora odgovoriti na e-poštu. Ali svi primatelji ovog pisma vide jedni drugima adrese (pa čak i imena).

BCC znači "točna skrivena kopija." Radi isto kao Cc, ali ovo polje skriva sve adrese primatelja.

Stoga je korištenje ovog polja jedan od najboljih načina za slanje e-pošte velikom broju ljudi i očuvanje povjerljivosti. To znači da nećete pokvariti svoj odnos s njima. Pomoću ove značajke možete umetnuti do 30 e-poruka. To znači da jednim klikom na gumb možete poslati ovo pismo do 30 primatelja odjednom, bez prikazivanja njihove e-pošte.

I, ako je potrebno, možete umetnuti sliku u tijelo pisma ( 4 ) ili priložiti datoteku ( 5 ).

Upravo ova pošta pruža maksimalan broj mogućnosti uređivanja.

Slično tome, možete poslati pismo nekoliko primatelja istovremeno putem yandex.ru pošte.

Samo postoji manje opcija za uređivanje teksta pisma na ovoj pošti. Stoga ću pokazati samo postupak koji je potreban za slanje pisama.

Kliknite na "Write", a zatim u prozoru "To" ( 1 ) umetnite e-mail prvog primatelja, a zatim odaberite funkciju “Kopiraj” ( 2 ) ili "Bcc" ( 3 ). Ovisno o tome želite li da svi primatelji vašeg pisma vide sve e-mailove ili želite zadržati pravo na povjerljivost adresa, odaberite jednu od funkcija. Da biste dodali svaki sljedeći email na listu, potrebno je kliknuti na gumb sa slikom čovjeka ispred kojeg je znak plus ( 4 ). Zatim možete odabrati redovite primatelje s padajućeg popisa ili ručno unijeti njihove adrese e-pošte.

Slike se mogu preuzeti s Yandex Diska, a datoteke se mogu priložiti kao i obično.

Klikom na gumb “Write” pojavljuje se prozor u kojem kada kliknete mišem na prozor “To” ( 1 ), pojavljuje se padajući popis s popisom vaših redovnih primatelja ( 2 ). S ovog popisa možete odabrati ono što vam je potrebno. Ili samo ubacite željeni email odredište ručno.

upute

Ako koristite aplikaciju instaliranu na vašem operativnom sustavu za slanje e-pošte (kao što je Microsoft Outlook ili The Bat!), pokrenite je i kreirajte poruku koju želite poslati većem broju primatelja.

Navedite adrese e-pošte svih primatelja u polju Za. Upišite ih u jedan red, odvojene zarezom i razmakom. Umjesto zareza možete koristiti točku i zarez (;). Ako se sve adrese koje su vam potrebne nalaze u adresaru vašeg klijenta e-pošte, možete ga koristiti umjesto ručnog unosa. Ovisno o programu koji koristite, ova se radnja može organizirati na različite načine - na primjer, u aplikaciji The Bat kliknite na ikonu s desne strane polja "To", a zatim u prozoru koji se otvori povucite sve potrebne adrese iz lijevog polja u desno. Druga je mogućnost označiti potvrdne okvire željenih redaka popisa, a zatim kliknuti gumb sa strelicom desno.

Na isti način možete koristiti polja Cc i Bcc. Glavna razlika između postavljanja popisa primatelja u polja "Prima" i "Cc" je redoslijed sortiranja i jednostavnost pretraživanja već poslanih poruka. Ako kasnije trebate pronaći tekst ove poruke, lakše je tražiti po glavnom primatelju u polju “Prima”, nego po cijelom popisu, koji je bolje staviti u polje “Cc”. Redak "Bcc" razlikuje se od retka "CC" po tome što popis u njemu neće biti vidljiv nijednom primatelju.

Pritisnite gumb za slanje za pripremljenu poruku s ispunjenim popisom primatelja i aplikacija će započeti slanje poruke.

Ako koristite uslugu e-pošte koja se nalazi na internetskom poslužitelju (na primjer, Gmail.com ili Mail.ru), tada se polja opisana u drugom i trećem koraku moraju ispuniti u pregledniku, a njihovi nazivi i namjene obično su isti kao i oni koji se koriste u klijentu pošte. Ako je vaša usluga e-pošte besplatna, najvjerojatnije ima ograničenje broja primatelja - na primjer, Mail.ru ne smije premašiti 15. Prije slanja poruka provjerite odgovarajuća ograničenja svoje usluge.

Izvori:

• Kako poslati 1000 e-poruka

Dešava se da trebate poslati nekoliko poruke odjednom. Obično se tako distribuiraju šale, najave i druge informacije. Za to postoje posebne usluge i programi. Poslat će vaše poruke u tren oka.

Trebat će vam

• - Računalo;
• - Internet;
• - program ePochta Mailer 4.2
• - dodatno, program ePochta Subscription Manager

upute

Na primjer, možete se registrirati na web stranici pistonposter.com. Ova usluga je stabilna. Ovdje imate priliku kreirati vlastite blogove. Idite na odjeljak "Projekti". Unesite svoj tekst koji planirate distribuirati. Također možete pronaći opciju Akcija ispod koje se nalazi nekoliko ikona. Odaberite sliku lista. Pojavit će se prozor Pošalji poruku. Navedite gdje i kome će vaše biti poslane i kliknite gumb "Pošalji".

Na društvenoj mreži Vkontakte također možete slati nekoliko poruka istovremeno poruke. Da biste to učinili, idite na odjeljak "Moje poruke" i kliknite na gumb "Napišite poruku". Unesite tekst koji vam je potreban i u polju "Primatelj" odaberite one kojima želite poslati svoja pisma.

ePochta Mailer 4.25 – za slanje poruke. Omogućuje masovno slanje primateljima. Preuzmite ga i instalirajte na . Možete ga pronaći na web stranici soft.softodrom.ru. U nju uvezite potrebne e-mailove i imena svojih primatelja. Dodajte tekst za slanje. Nakon toga kliknite na gumb "Start". U roku od nekoliko sekundi sve će poruke biti isporučene.

Ako dodate ime primatelja u Bcc okvir (slijepa kopija) u poruci e-pošte, kopija poruke šalje se primatelju kojeg navedete. Svi primatelji dodani u polje Bcc neće biti prikazani drugim primateljima koji prime poruku.

Nakon što uključite Bcc okvir, pojavljuje se svaki put kada kreirate poruku dok se ne isključi. Opcija za uključivanje Bcc polja može se pronaći na dvije lokacije, ovisno o tome sastavljate li novu poruku ili odgovarate na poruku ili je prosljeđujete.

Isključite Bcc

Možete isključiti Bcc

Prikaži BCC primatelje

Bcc Poslane stavke

Nakon što uključite Bcc okvir, pojavljuje se svaki put kada stvorite poruku dok se ne isključi.

Isključite Bcc

Možete isključiti Bcc okvir za buduće poruke u bilo koje vrijeme.

Prikaži BCC primatelje

Ako ste primatelj poruke, ne možete vidjeti je li pošiljatelj dodao Bcc primatelje. Samo pošiljatelj poruke može vidjeti imena Bcc primatelje otvaranjem poruke u Poslane stavke mapu u koju su prema zadanim postavkama pohranjene sve poslane poruke.

Najbolje prakse za korištenje BCC

Utrti put Prije nego što dodate ime željenog primatelja u Bcc okvir u poruci, provjerite očekuje li primatelj vašu poruku. Ta osoba će možda trebati poduzeti korake kako bi vas utvrdila kao sigurnog pošiljatelja (ili sigurnog primatelja, ako će vaše ime biti u Do okvir poruke).

Zašto je to potrebno? Korištenje Bcc omiljena je tehnika pošiljatelja neželjene pošte. Stoga mnogi filtri bezvrijedne e-pošte označavaju poruke koje koriste Bcc kutija kao smeće. Dakle, ako vaš namjeravani primatelj nije dodao vaše ime na popis sigurnih pošiljatelja u programu Microsoft Outlook, vaša poruka može otići ravno u mapu neželjene e-pošte ili njezin ekvivalent.

Za više informacija o postavljanju filtra neželjene e-pošte u programu Outlook pogledajte Dodavanje imena na popise filtra neželjene e-pošte.

Razmislite prije nego uključite popis distribucije u Bcc kutija Ljudi koji koriste pravila za razvrstavanje svoje e-pošte u mape bit će neugodni ako navedete naziv popisa za distribuciju u Bcc kutija. Budući da njihova pravila ovise o nazivu distribucijskog popisa koji se nalazi u Do kutija ili Kopija okvir, vaša poruka neće biti sortirana prema njihovim pravilima.

Upoznajte svoje granice Mnogi pružatelji usluga e-pošte postavljaju ograničenja za broj imena koja se mogu uključiti u Do, Kopija, i Bcc kutije u poruci. Na primjer, vaš pružatelj usluga e-pošte može ograničiti svaku poruku na najviše 100 adresa e-pošte. Ako se te adrese rasporede među Do, Kopija, i Bcc kutije, zapamtite da su imena u Bcc okvir će se računati u vaše ukupno ograničenje. Pitajte svog pružatelja usluga e-pošte o pravilima za svoj račun.

Ideje za korištenje BCC

Držite popis primatelja privatnim Bcc vam može pomoći da poštujete tuđu privatnost tako što ćete ih držati u tijeku bez otkrivanja njihovog identiteta. Na primjer, ako pošaljete oglas za posao većem broju osoba, možda ćete htjeti upotrijebiti Bcc kako biste zadržali identitete potencijalnih tražitelja posla. privatna.

Savjet: Razmotrite korištenje cirkularnog pisma u programu Microsoft Office Word 2007 kao alternativu Bcc-u. Pomoću cirkularnih pisama možete brzo poslati istu poruku e-pošte pojedinačnim primateljima. Cirkularna pisma omogućuju vam masovno slanje samo s jednim imenom u Do okvir poruke.

Pomozite obuzdati razgovor koji je poludio Evo jedne situacije u kojoj korištenje Bcc za popis distribucije ili veliki broj imena može biti od pomoći.

Pretpostavimo da šaljete poruku s velikim brojem ljudi navedenih u Do kutija. Rasprava počinje biti živa i svatko želi dati svoje mišljenje. Broj poruka se drastično povećava jer mnogi primatelji odgovaraju s osjećajem "molim vas, prestanite odgovarati svima na ovu poruku". Problem je što kad to rade, kliknu Odgovoriti na sve. Jedan od načina za obuzdavanje upotrebe Odgovoriti na sve opcija je odgovoriti i staviti naziv distribucijske liste u Bcc kutija. Na primjer, možete kliknuti Odgovor, upišite samo svoje ime Do premjestite popis distribucije na Bcc i napišite poruku sličnu sljedećoj:

"Cijenim mišljenja ljudi" o ovom pitanju. Ako imate dodatnih komentara, odgovorite mi izravno. (Stavio sam ovaj popis distribucije u Bcc okvir za smanjenje broja odgovora svima.)"

Savjet: Ako šaljete poruku drugim osobama koje koriste Outlook, možete ih spriječiti da koriste Odgovoriti na sve opcija uopće. Za više informacija pogledajte Sprječavanje odgovora svima.

Smanjite spam Iako ljudi koji šalju bezvrijednu e-poštu ili neželjenu poštu možda vole koristiti Bcc, neće im se svidjeti ako to koristite. Ako sakrijete imena primatelja tako da ih navedete u Bcc nitko neće moći kopirati adrese e-pošte primatelja iz vaših poruka.