Karakteristike i namjena
Cilj upravljačkih informacijskih tehnologija je zadovoljiti informacijske potrebe svih zaposlenika poduzeća, bez iznimke, koji se bave donošenjem odluka. Može biti koristan na bilo kojoj razini upravljanja.
Ova tehnologija je usmjerena na rad u okruženju upravljačkog informacijskog sustava i koristi se kada su problemi koji se rješavaju manje strukturirani u usporedbi s problemima koji se rješavaju tehnologijom obrade informacijskih podataka.
Upravljački informacijski sustavi idealni su za zadovoljavanje sličnih informacijskih potreba zaposlenika različitih funkcionalnih podsustava (divizija) ili razina upravljanja poduzećem. Informacije koje pružaju sadrže podatke o prošlosti, sadašnjosti i vjerojatnoj budućnosti tvrtke. Te informacije imaju oblik redovitih ili posebnih izvješća uprave.
Za donošenje odluka na razini upravljačke kontrole informacije moraju biti prezentirane u agregiranom obliku kako bi se mogli vidjeti trendovi promjena podataka, uzroci odstupanja i moguća rješenja. U ovoj fazi rješavaju se sljedeći zadaci obrade podataka:
· ocjenu planiranog stanja objekta upravljanja;
· procjena odstupanja od planiranog stanja;
· utvrđivanje uzroka odstupanja;
· analiza mogućih rješenja i akcija.
Upravljačka informacijska tehnologija usmjerena je na izradu različitih vrsta izvješća.
Redovno izvješća se izrađuju prema zadanom rasporedu koji određuje vrijeme njihove izrade, npr. mjesečna analiza prodaje poduzeća.
Posebna izvješća se kreiraju na zahtjev menadžera ili kada se u poduzeću dogodi nešto neplanirano.
Obje vrste izvješća mogu biti u obliku sumativnih, usporednih i izvanrednih izvješća.
U sumativni Podaci se u izvješćima objedinjuju u posebne skupine, razvrstavaju i prikazuju u obliku međuzbira i konačnog zbroja za pojedina polja.
Usporedna izvješća sadrže podatke dobivene iz različitih izvora ili klasificirane prema različitim kriterijima i služe za usporedbu.
Hitna pomoć izvješća sadrže podatke izvanredne (hitne) naravi.
Korištenje izvješća kao potpore menadžmentu posebno je učinkovito pri implementaciji tzv. upravljanja varijancama.
Upravljanje odstupanjima pretpostavlja da bi glavni sadržaj podataka koje primi menadžer trebao biti odstupanja stanja gospodarskih aktivnosti poduzeća od nekih, odstupanja stanja gospodarskih aktivnosti poduzeća od nekih utvrđenih standarda (primjerice, od njegovog planiranog stanja) . Pri korištenju načela upravljanja odstupanjima u poduzeću, na kreirana izvješća postavljaju se sljedeći zahtjevi:
· izvješće se treba generirati samo kada dođe do odstupanja;
· informacije u izvješću trebaju biti sortirane prema vrijednosti pokazatelja kritičnog za određeno odstupanje;
· preporučljivo je prikazati sva odstupanja zajedno kako bi voditelj mogao shvatiti vezu među njima;
· izvješće mora pokazati kvantitativno odstupanje od norme.
Glavne komponente
Glavne komponente informacijske tehnologije upravljanja prikazane su na sl. 2.
Riža. 2. Osnovne komponente IT menadžmenta.
Ulazne informacije dolaze iz sustava operativne razine. Izlazne informacije generiraju se u obrascu izvješća uprave u obliku pogodnom za donošenje odluka.
Sadržaj baze se pomoću odgovarajućeg softvera pretvara u periodična i posebna izvješća koja se šalju stručnjacima uključenim u donošenje odluka u organizaciji. Baza podataka koja se koristi za dobivanje ovih informacija mora se sastojati od dva elementa:
1. podatke prikupljene na temelju procjene poslovanja društva;
2. planovi, standardi, proračuni i drugi regulatorni dokumenti koji određuju planirano stanje objekta upravljanja (podjela poduzeća).
Automatizacija ureda
Karakteristike i namjena
Povijesno gledano, automatizacija je započela u proizvodnji, a zatim se proširila na ured, isprva s ciljem automatizacije rutinskog tajničkog rada. Kako su se sredstva komunikacije razvijala, automatizacija uredskih tehnologija postala je zanimljiva stručnjacima i menadžerima, koji su u njoj vidjeli priliku za povećanje produktivnosti svog rada.
Automatizacija ureda (slika 3) nije namijenjena zamjeni postojećeg tradicionalnog sustava komunikacije osoblja (sa sastancima, telefonskim pozivima i narudžbama), već samo njegovoj dopuni. Zajedničkim korištenjem oba ova sustava osigurat će racionalnu automatizaciju rada menadžmenta i najbolje informiranje menadžera. 
Riža. 3. Glavne komponente uredske automatizacije.
Automatizirani ured privlačan je menadžerima na svim razinama upravljanja u poduzeću ne samo zato što podržava komunikaciju unutar poduzeća između osoblja, već i zato što im pruža nova sredstva komunikacije s vanjskim okruženjem.
Informacijska tehnologija za automatizaciju ureda– organizacija i podrška komunikacijskim procesima unutar organizacije i s vanjskim okruženjem na temelju računalnih mreža i drugih suvremenih sredstava prijenosa i rada s informacijama.
Tehnologije za automatizaciju ureda koriste menadžeri, stručnjaci, tajnici i službenici, a posebno su atraktivne za grupno rješavanje problema. Oni mogu povećati produktivnost tajnica i uredskih djelatnika te im omogućiti da se nose sa sve većim opsegom posla. Međutim, ova je prednost sekundarna u odnosu na mogućnost korištenja uredske automatizacije kao alata za rješavanje problema. Poboljšanje odluka koje donose menadžeri kao rezultat njihove poboljšane komunikacije može osigurati ekonomski rast poduzeća.
Trenutno postoji nekoliko desetaka softverskih proizvoda za računala i ne-računalni hardver koji pružaju tehnologiju automatizacije ureda: procesor teksta, procesor proračunskih tablica, e-pošta, elektronički kalendar, audio pošta, računalo i telekonferencije, videotekst, pohrana slika, kao i specijalizirani programi upravljanja: vođenje dokumenata, praćenje izvršenja naloga itd.
Neračunalna sredstva također se široko koriste: audio i video konferencije, faks, fotokopirni uređaj i druga uredska oprema.
Glavne komponente
Baza podataka. Obvezna komponenta svake tehnologije je baza podataka. U automatiziranom uredu baza podataka koncentrira podatke o proizvodnom sustavu poduzeća na isti način kao u tehnologiji obrade podataka na operativnoj razini. Informacije u bazi mogu dolaziti i iz vanjskog okruženja poduzeća. Stručnjaci moraju vladati osnovnim tehnološkim operacijama za rad u okruženju baze podataka.
Primjer. U bazi se prikupljaju informacije o dnevnoj prodaji koje prodajni agenti tvrtke prenose u glavno računalo ili informacije o tjednim isporukama sirovina.
Informacije o tečajevima ili kotacijama vrijednosnih papira, uključujući i dionice ove tvrtke, koje se svakodnevno usklađuju u odgovarajućoj bazi podataka, burza može dobiti svakodnevno putem e-pošte.
Informacije iz baze podataka unose se u računalne aplikacije (programe), kao što su programi za obradu teksta, procesori proračunskih tablica, e-pošta, računalne konferencije itd. Bilo koja automatizirana uredska računalna aplikacija omogućuje radnicima međusobnu komunikaciju i komunikaciju s drugim tvrtkama.
Informacije dobivene iz baza podataka također se mogu koristiti u ne-računalnim tehničkim sredstvima za prijenos, replikaciju i pohranu.
Program za obradu teksta. Ovo je vrsta aplikacijskog softvera dizajniranog za izradu i obradu tekstualnih dokumenata. Omogućuje dodavanje ili uklanjanje riječi, premještanje rečenica i odlomaka, postavljanje formata, manipuliranje tekstualnim elementima i načinima itd. Kada je dokument spreman, zaposlenik ga kopira u vanjsku memoriju, zatim ispisuje i po potrebi prenosi preko računalne mreže. Dakle, menadžer ima na raspolaganju učinkovit oblik pisane komunikacije. Redovito primanje dopisa i izvješća pripremljenih pomoću programa za obradu teksta omogućuje menadžeru stalnu procjenu situacije u poduzeću.
E-mail. Elektronička pošta (E-mail), temeljena na mrežnoj upotrebi računala, omogućuje korisniku primanje, pohranjivanje i slanje poruka svojim mrežnim partnerima. Ovdje se odvija samo jednosmjerna komunikacija. Ovo ograničenje, prema mišljenju mnogih istraživača, nije previše važno, jer u pedesetak slučajeva od stotinu službeni telefonski razgovori imaju za cilj samo dobivanje informacija. Kako biste osigurali dvosmjernu komunikaciju, morat ćete više puta slati i primati poruke putem e-pošte ili koristiti neki drugi način komunikacije.
E-pošta može pružiti različita iskustva korisniku ovisno o korištenom softveru. Kako bi poruka koju šaljete bila dostupna svim korisnicima e-pošte, potrebno ju je smjestiti na računalo oglasna ploča, ako želite, možete označiti da je ovo privatno dopisivanje. Pošiljku možete poslati i uz obavijest o primitku od strane primatelja.
Kada tvrtka odluči implementirati e-mail, ima dvije mogućnosti. Prvi je kupnja vlastitog hardvera i softvera i stvaranje vlastite lokalne mreže računala koja implementiraju funkciju e-pošte. Druga je mogućnost vezana uz kupnju usluge e-pošte koju uz periodičnu naknadu pružaju specijalizirane komunikacijske organizacije.
Audio pošta. Ovo je pošta za glasovno slanje poruka. Slično je e-pošti, osim što poruku umjesto tipkanja na tipkovnici računala šaljete putem telefona. Poslane poruke primate i putem telefona. Sustav uključuje poseban uređaj za pretvaranje audio signala u digitalni kod i natrag, kao i računalo za pohranjivanje audio poruka u digitalnom obliku. Audio pošta također se implementira online.
Audio pošta se može uspješno koristiti za grupno rješavanje problema. Da bi to učinio, pošiljatelj poruke mora dodatno navesti popis osoba kojima je ova poruka namijenjena. Sustav će povremeno zvati sve navedene zaposlenike kako bi im poslao poruku.
Glavna prednost audio pošte u odnosu na e-poštu je što je jednostavnija – prilikom korištenja ne morate unositi podatke s tipkovnice.
Stolni procesor. On je, kao i program za obradu teksta, osnovna komponenta informacijske kulture svakog zaposlenika i automatizirane uredske tehnologije. Bez poznavanja osnovne tehnologije rada u njemu, nemoguće je u potpunosti koristiti osobno računalo u svojim aktivnostima. Funkcije suvremenih programskih okruženja tabličnih procesora omogućuju izvođenje brojnih operacija na podacima prikazanim u tabličnom obliku. Kombinirajući ove operacije prema zajedničkim karakteristikama, možemo identificirati najbrojnije i najkorištenije skupine tehnoloških operacija:
· unos podataka s tipkovnice i iz baza podataka;
· obrada podataka (sortiranje, automatsko generiranje zbrojeva, kopiranje i prijenos podataka, razne grupe računskih operacija, združivanje podataka i dr.);
· izlaz informacija u tiskanom obliku, u obliku uvezenih datoteka u druge sustave, izravno u bazu podataka;
· kvalitetan dizajn tabelarnih formi za prikaz podataka;
· višestruko i kvalitetno prikazivanje podataka u obliku dijagrama i grafikona;
· izvođenje inženjerskih, financijskih, statističkih proračuna;
· izvođenje matematičkog modeliranja i niza drugih pomoćnih operacija
Svako moderno okruženje proračunskih tablica ima način slanja podataka preko mreže.
Elektronski kalendar. Pruža još jednu priliku za korištenje mrežne verzije računala za pohranu i manipuliranje rasporedom rada menadžera i drugih zaposlenika organizacije. Upravitelj (ili njegova tajnica) postavlja datum i vrijeme sastanka ili drugog događaja, pregledava dobiveni raspored i vrši promjene pomoću tipkovnice. Hardver i softver elektroničkog kalendara u potpunosti je usklađen sa sličnim komponentama e-pošte. Štoviše, softver za kalendar često je sastavni dio softvera za e-poštu.
Sustav dodatno omogućuje pristup kalendarima drugih upravitelja. Može automatski koordinirati vrijeme sastanaka s vlastitim rasporedom.
Upotreba elektroničkog kalendara pokazala se posebno učinkovitom za menadžere na višim razinama menadžmenta, čiji su radni dani zakazani mnogo unaprijed.
Računalne konferencije i telekonferencije. Računalo konferencije koriste računalne mreže za razmjenu informacija između članova skupine koji rješavaju određeni problem. Naravno, krug ljudi koji imaju pristup ovoj tehnologiji je ograničen. Broj sudionika u računalnoj konferenciji može biti višestruko veći nego u audio i video konferencijama.
U literaturi se često može naći pojam telekonferencija. Telekonferencija uključuje tri vrste konferencija: audio, video i računalne.
Videotekst. Temelji se na korištenju računala za prikaz tekstualnih i grafičkih podataka na zaslonu monitora. Postoje tri opcije za donositelje odluka da informacije dobiju u obliku video teksta:
· stvarati video tekstualne datoteke na vlastitim računalima;
· sklopiti ugovor sa specijaliziranom tvrtkom za dobivanje pristupa video tekstualnim datotekama koje je ona razvila. Takve datoteke, posebno namijenjene prodaji, mogu biti pohranjene na poslužiteljima tvrtke koja pruža takve usluge ili isporučene klijentu na magnetskim ili optičkim diskovima;
· sklopiti ugovore s drugim tvrtkama kako bi dobili pristup njihovim video tekstualnim datotekama.
Razmjena kataloga i cjenika (cjenika) njihovih proizvoda između tvrtki u obliku video teksta sada postaje sve popularnija. Što se tiče tvrtki specijaliziranih za prodaju video teksta, njihove usluge počinju konkurirati tiskanim proizvodima poput novina i časopisa. Tako je u mnogim zemljama sada moguće naručiti novine ili časopise u obliku video teksta, a da ne govorimo o aktualnim burzovnim informacijama.
Pohranjivanje slika. Svaka tvrtka treba dugo pohraniti veliki broj dokumenata. Njihov broj može biti toliko velik da njihovo pohranjivanje čak iu obliku datoteka uzrokuje ozbiljne probleme. Stoga se javila ideja da se ne pohranjuje sam dokument, već njegova slika (slika), i to u digitalnom obliku.
Pohranjivanje slika (imaging) je uredska tehnologija koja obećava i temelji se na korištenju posebnog uređaja - optičkog prepoznavača uzoraka, koji vam omogućuje pretvaranje slike dokumenta ili filma u digitalni oblik za daljnje pohranjivanje u vanjsku memoriju Računalo. Slika spremljena u digitalnom formatu može se prikazati u stvarnom obliku na zaslonu ili pisaču u bilo kojem trenutku. Za pohranu slika koriste se optički diskovi golemih kapaciteta. Tako se na optički disk od pet inča može snimiti oko 200 tisuća stranica.
Treba podsjetiti da ideja pohranjivanja slika nije nova i ranije je implementirana na temelju mikrofilmova i mikrobiljki. Stvaranje ove tehnologije olakšano je pojavom novog tehničkog rješenja - optičkog diska u kombinaciji s digitalnim zapisom slike.
Audio konferencije. Koriste audio komunikaciju za održavanje komunikacije između geografski udaljenih zaposlenika ili odjela tvrtke. Najjednostavniji tehnički način provedbe audio konferencije je telefonska komunikacija, opremljena dodatnim uređajima koji omogućuju da u razgovoru sudjeluje više od dva sudionika. Stvaranje audio konferencije ne zahtijeva računalo, već samo korištenje dvosmjerne audio komunikacije između njezinih sudionika.
Korištenje audiokonferencije olakšava donošenje odluka, jeftino je i praktično. Učinkovitost audiokonferencije se povećava kada su ispunjeni sljedeći uvjeti:
· zaposlenik koji organizira audiokonferenciju mora prvo osigurati da svi zainteresirani imaju priliku sudjelovati u njoj;
· broj sudionika konferencije ne smije biti prevelik (obično ne više od šest) kako bi se rasprava zadržala u okvirima problema o kojem se raspravlja;
· program konferencije mora biti priopćen sudionicima unaprijed, na primjer, putem faksa;
· prije govora svaki sudionik se mora predstaviti;
· potrebno je organizirati snimanje skupa i njegovo pohranjivanje;
· snimku konferencije potrebno je isprintati i poslati svim sudionicima.
Video konferencija. Namijenjeni su za iste svrhe kao i audio konferencije, ali koriste video opremu. Također im je potrebno računalo. Tijekom videokonferencije sudionici koji se nalaze na znatnoj udaljenosti jedni od drugih mogu vidjeti sebe i druge sudionike na televizijskom ekranu. Zvuk se prenosi istovremeno s televizijskom slikom.
Iako videokonferencije mogu smanjiti troškove prijevoza i putovanja, većina ih tvrtki koristi iz drugih razloga. Ove tvrtke ih vide kao priliku da u rješavanje problema uključe najveći broj menadžera i drugih zaposlenika geografski udaljenih od glavnog ureda.
Tri najpopularnije konfiguracije za stvaranje videokonferencija su:
· jednosmjerna video i audio komunikacija . Ovdje video i audio signali idu samo u jednom smjeru, na primjer, od voditelja projekta prema izvođačima;
· jednosmjerna video i dvosmjerna audio komunikacija . Dvosmjerna audio komunikacija omogućuje sudionicima konferencije koji primaju video sliku da razmijene audio informacije sa sudionikom koji odašilje video signal;
· dvosmjerna video i audio komunikacija . Ova najskuplja konfiguracija koristi dvosmjernu video i audio komunikaciju između svih sudionika konferencije, obično istog statusa.
Faksimil. Ta se komunikacija temelji na korištenju faks stroja koji može pročitati dokument na jednom kraju komunikacijskog kanala i reproducirati njegovu sliku na drugom kraju.
Informacija tehnologije upravljanje je skup metoda i alata za pretraživanje, prikupljanje, obradu, pohranjivanje, prijenos i zaštitu informacija i znanja za rješavanje problema upravljanja koji se temelje na programskoj i računalno-telekomunikacijskoj opremi. U modernom menadžmentu sve više se koriste automatizirane informacijske tehnologije, tj. tehnologije upravljanja implementirane pomoću hardvera i softvera.
Osnovni, temeljni funkcije suvremene informacijske tehnologije za upravljanje poduzećem - pretraživanje, prikupljanje, obrada, pohranjivanje potrebnih podataka, generiranje novih informacija, rješavanje problema optimizacije (Sl. 15.1). Istodobno, zadatak nije samo automatizirati radno intenzivne, redovito ponavljane rutinske operacije obrade velikih količina podataka, već i obradom podataka dobiti temeljno nove informacije potrebne za donošenje učinkovitih upravljačkih odluka.
Razvoju informacijskih tehnologija za upravljanje organizacijom prethodi detaljno ispitivanje i analiza upravljanog objekta, zadataka i strukture upravljanja, sadržaja i tokova informacija. Na temelju te analize razvija se informacijski model upravljanja organizacijom koji obuhvaća odnos između zadataka obrade podataka i novih tokova informacija. Zatim se vrši izbor tehničkih sredstava i razvija odgovarajuća informacijska tehnologija.
Informacijske tehnologije počinju igrati vodeću ulogu u upravljanju razvojem gotovo svih društveno-ekonomskih procesa. Učinkovitost društvene proizvodnje uvelike je određena stupnjem korištenja alata za obradu informacija (računala, fotokopirni uređaji, telefoni, softver), gustoćom tijeka izuma novih proizvoda i novih tehnologija pomoću računalnih programa. Zato je dodana vrijednost proizvod transformacije informacija. Međutim, ne treba misliti da informacijska tehnologija
Riža. 15.1.
ograničeni su na tehničku stranu stvari (računala, telekomunikacije, Internet, multimedijske tehnologije itd.). Glavna stvar u novim informacijskim tehnologijama nisu mreže i tehničke mogućnosti, već želja osoblja da u svoju organizaciju unesu nešto novo, kao i predanost suradnji od strane partnera, potrošača i izvođača.
U gospodarstvu svake razvijene zemlje ili regije upravljanje informacijama postaje temelj svakog poboljšanja, svakog napretka. Informacijska komponenta počinje dominirati u svakoj proizvodnji iu svakom poslu. Razvijenost informacijske komponente istovremeno je čimbenik, pokazatelj i rezultat razvoja zemlje ili regije. Informacijske i komunikacijske sposobnosti zemlje ili regije postaju pokretačka snaga njezina razvoja. Drugim riječima, razvoj informacijske infrastrukture postaje čimbenik privlačenja i razvoja poslovnih aktivnosti. Računalne mreže, računalna tehnologija, računalni dizajn i komunikacije danas su ono što su bili na kraju 19. stoljeća. željeznice su katalizator i čimbenik društveno-ekonomskog razvoja cjelokupnog društva. Informacije i znanje danas su najvažniji resurs za razvoj svakog društveno-ekonomskog sustava, a zrelost informacijskih tehnologija, tehnologija za razvoj, transfer i korištenje znanja određuje tempo razvoja.
Informacijske tehnologije uvelike proširuju mogućnosti upravljanja, budući da menadžerima pružaju najnovije metode za obradu i analizu ekonomskih i društvenih informacija potrebnih za donošenje informiranih upravljačkih odluka.
Korištenje informacijske tehnologije značajno smanjuje troškove drugih vrsta društvenih resursa. Istodobno, informacijske tehnologije ne samo da štede resurse, već i dovode do temeljno novih rješenja koja počinju tvoriti bit javnog života. Mnoge vrste suvremenih djelatnosti ne mogu se odvijati bez informacijske tehnologije. Značajan dio ljudi uključenih u društvenu proizvodnju koristi računala u svom radu. U isto vrijeme, računala su ušla u naše živote relativno nedavno. Stariji se još sjećaju kako su velike organizacije imale daktilografske biroe u kojima su posebno obučeni daktilografi tipkali tekstove na mehaničkim pisaćim strojevima.
U suvremenom poslovnom životu ljudi sve više koriste internet kao univerzalno sredstvo za pronalaženje potrebnih informacija i njihovu razmjenu. Također koriste mobilne telefone s njihovim internetskim mogućnostima.
Informacijske tehnologije promijenile su sadržaj rada mnogih ljudi. Na primjer, financijski savjetnik ne može obavljati svoje aktivnosti bez praćenja globalnih financijskih trendova online. U djelatnosti supermarketa značajan udio ima obrada informacija o kretanju robne mase, kretanju zaliha i fluktuacijama potražnje za određenom robom.
Trenutno se u praksi upravljanja komercijalnim tvrtkama koriste različiti sustavi koje nude proizvođači softvera. Među njima, najčešći su sljedeći.
- Sustavi za planiranje resursa poduzeća ERP (Enterprise Resource Planning) . Ovo je klasa integriranih sustava upravljanja, koja predstavlja jedinstvenu centraliziranu bazu podataka, jednu aplikaciju i zajedničko korisničko sučelje za upravljanje financijskim i gospodarskim aktivnostima. Oni pokrivaju područja poduzeća kao što su planiranje i predviđanje, upravljanje prodajom, upravljanje zalihama, upravljanje proizvodnjom, nabava, financije itd. (popravci, izvješćivanje uprave, konsolidacija).
- Sustavi za upravljanje odnosima s kupcima CRM (Customer Relationship Management). Ovo je klasa sustava za upravljanje vanjskim odnosima poduzeća. CRM sustavi za upravljanje odnosima s kupcima uključuju tehnike upravljanja za poboljšanje prodajnog učinka. Takvi sustavi odražavaju mnoga dostignuća modernog marketinga. Omogućuju upravljanje odnosima tvrtke s klijentima (kupcima), partnerima, trgovcima i vanjskim svijetom. Ovo je alat za automatizaciju rada odjela marketinga, prodaje i službe za korisnike, kao i skup dodatnih usluga u obliku korporativnih portala, pozivnih centara, online deskova za pomoć korisnicima, korporativnih baza znanja itd. Sustavi informacijske podrške analitičkim aktivnostima BI (Business Intelligence). Ovi sustavi služe kao repozitorij analitičkih podataka; također uključuju skup alata za obradu informacija. Oni su skladište podataka sa skupom alata za dobivanje podataka iz ERP i drugih sustava i metoda za naknadnu analizu prikupljenih podataka. Suvremene informacijske tehnologije imaju značajnu značajku: ako su se u zoru svog pojavljivanja sredstva za automatizaciju obrade informacija uglavnom primjenjivala na već postojeće upravljačke postupke, onda se nedavno situacija radikalno promijenila. Informacijske tehnologije postaju svojevrsni katalizatori za širenje naprednih menadžerskih iskustava i suvremenih upravljačkih tehnologija. Istodobno optimiziraju poslovne procese u skladu s najnovijim dostignućima teorije i prakse upravljanja.
Glavni rezultat koji kupac dobiva je učinkovit sustav upravljanja poduzećem temeljen na mrežnim računalnim tehnologijama. Optimizacijom poslovnih procesa i mehanizama za podršku upravljačkog odlučivanja moguće je dobiti dodatne resurse za razvoj i ozbiljne konkurentske prednosti.
To nisu uvijek složeni i opsežni sustavi; ponekad pomažu ljudima u vrlo uobičajenim i rutinskim aktivnostima. Za primjer, pogledajmo informacijski sustav u hotelima lanca Grecotel. Ovaj sustav je kreiran za Olimpijske igre održane u Grčkoj, a dalje je razvijan tijekom rada u mnogim hotelima ovog lanca.
Hoteli lanca Grecotel su veliki hoteli, većina njih je pozicionirana kao hoteli za odmor na obali. Za vrijeme ručka u restoranu se istovremeno nađe nekoliko stotina ljudi od kojih svatko očekuje osobnu uslugu. A svaki gost dobiva upravo takvu uslugu - brzu, učinkovitu, personaliziranu.
Svaki konobar umjesto notepada ima kompaktno osobno računalo povezano bežičnim Wi-Fi komunikacijskim sustavom sa centralnim serverom hotela. Nakon što konobar prihvati narudžbu od klijenta, ona se odmah prenosi na posebna sučelja u kuhinji i u bifeu, gdje se narudžbe dovršavaju. Zatim se izvršena narudžba šalje u salu restorana s naznakom stola klijenta. U tom slučaju se automatski generira račun koji gost plaća na kraju boravka u hotelu. Pomoću ovog online informacijskog sustava također možete saznati kada se gost prijavio, kada će napustiti hotel, je li već koristio usluge ovog lanca hotela, gdje je stalno nastanjen, koje je usluge dobio u hotelu. i koliko mora platiti za njih.
Sustav rješava nekoliko problema odjednom. Prvo, narudžba se dovršava mnogo brže nego korištenjem tradicionalne tehnologije. Povećava se i točnost izvršenja naloga. Smanjuje se broj potrebnih konobara, a cjelokupni rad restorana je racionaliziran. Postaje moguće pratiti dnevne aktivnosti ne samo cijelog hotela, već i pojedinih restorana i barova. Štoviše, online možete pratiti aktivnosti cijelog lanca hotela odjednom.
Ovaj sustav možemo klasificirati, s jedne strane, kao ERP sustav, as druge strane, kao CRM sustav, budući da ima funkciju prikupljanja osobnih podataka o svakom klijentu u svrhu individualizacije usluge.
Ovaj primjer je također vrlo značajan po tome što je sustav, koji je bio prilično nov 2004. godine, to prestao biti do 2010. godine. Na jednom od trgova u Bernu u ljeto 2010., u malom restoranu usmjerenom na brzu individualnu uslugu turistima, mogao se vidjeti privid sustava kojim su se prije samo 6 godina dičili menadžeri jednog od najboljih hotelskih lanaca. . Drugim riječima, informacijske tehnologije upravljanja brzo se razvijaju i brzo zastarijevaju. Inovacije u menadžmentu danas rastu tako brzo da se po brzini mogu usporediti s inovacijama u nanotehnologiji ili genetskom inženjeringu.
Upravljački informacijski sustavi aktivno se koriste ne samo u upravljanju korporacijama, već iu državnoj i općinskoj upravi, u upravljanju sveučilištima, vladinim i javnim organizacijama. U okviru tzv. e-uprave, svaki stanovnik grada može putem interneta ne samo dobiti potrebne informacije o radu gradskih organizacija, već i poslati zahtjev, ispisati dokument, te sudjelovati u anketi. stanovnici. Drugim riječima, informacijske tehnologije koje se koriste u gradskoj upravi promoviraju demokraciju i približavaju gradsku vlast građanima grada.
Sustavi koji osiguravaju korištenje novih upravljačkih informacijskih tehnologija aktivno se uvode u praksu ruskih organizacija. Rusija je, zahvaljujući visokom tempu razvoja informacijske tehnologije u posljednjem desetljeću, uspjela smanjiti zaostatak za razvijenim zemljama u razini informatizacije gospodarstva i društva.
Sustav (od grčkog systema - cjelina sastavljena od dijelova, veza) je organizacijska ili složena cjelina, skup ili kombinacija elemenata ili dijelova koji tvore jedan kompleks, usmjeren na postizanje određenog cilja (ujednačenog za cijelu kompleks) ili je karakteriziran samo svojim inherentnim svojstvima (npr. Sunčev sustav, sustav aksioma, sustav planiranja, sustav protuzračne obrane, živčani sustav).
Jedno od najvažnijih načela teorije sustava je načelo njegove dekompozicije (dekompozicije) na zasebne podsustave, koji, pak, mogu biti sustavi nižeg ranga.
Svaki sustav radi u nekom okruženju. Okolina je izvor vanjskog utjecaja na sustav. Vanjski utjecaji na sustav nazivaju se ulaznim veličinama, a elementi sustava na koje se primjenjuju nazivaju se ulazima sustava. Djelovanje sustava na okolinu karakterizirano je vrijednostima njegovih početnih veličina (parametara). Na primjer, ako se proizvodni proces u poduzeću promatra kao zaseban sustav, tada su rad radnika, razne vrste energije, poluproizvodi i sirovine ulazne količine, a gotovi proizvodi izlazne količine.
Osim ulaznih i izlaznih parametara, sustav karakteriziraju mnoge varijable koje određuju njegovo unutarnje stanje. Skup vidljivih stanja funkcije sustava opisuje putanju sustava.
Važne karakteristike sustava su njegova struktura, veličina i složenost. Struktura se shvaća kao način organiziranja i uspostavljanja odnosa među elementima sustava.Veličinu sustava karakterizira broj njegovih elemenata i povezanosti među njima, složenost karakterizira raznolikost, heterogenost svojstava elemenata i karakteristike veza između njih.
Veliki i složeni sustavi razlikuju se od drugih ne samo po broju elemenata, već i po visokoj razini organizacije i složenim međusobnim odnosima tih elemenata.
Najčešće se razlikuju sljedeća karakteristična svojstva sustava:
o cjelovitost: svi dijelovi sustava podređeni su zajedničkom cilju i funkcioniranju te doprinose formiranju visokih pokazatelja prema odabranom kriteriju.
o višeparametarska svojstva: promjena jednog parametra značajno utječe na vrijednost mnogih drugih parametara sustava.
o svojstvo nastajanja: veliki i složeni sustavi imaju svojstva koja nisu svojstvena niti jednom od njihovih pojedinačnih elemenata.
Sustavi se mogu podijeliti na materijalne i apstraktne. Apstraktni sustavi su proizvod ljudskog mišljenja: hipoteze, znanje, teoremi.
Materijalni sustavi nastaju iz materijalnih objekata. Cjelokupni skup materijalnih sustava može se podijeliti na anorganske (tehničke, kemijske itd.), organske (biološke) i mješovite (koji sadrže elemente i organske i anorganske prirode).
U mnogim mješovitim sustavima postoji podrazred energetsko-tehničkih sustava (sustavi čovjek-stroj), koji se sastoje od osobe (operatora) i stroja.
Također postoje statički i dinamički sustavi. Stanje statičkog sustava ne mijenja se tijekom vremena, ali dinamički sustavi, naprotiv, mijenjaju svoje stanje tijekom vremena. Dinamički sustavi, čije se stanje elemenata može opisati kao funkcija vremena, nazivaju se determinističkim. Ako je na ovaj način nemoguće pretpostaviti stanje sustava, onda on pripada klasi probabilističkih ili stohastičkih sustava.
Na temelju prirode interakcije između sustava i vanjske (okoline) okoline dijele se na zatvorene i otvorene sustave. Zatvoreni sustavi su izolirani od okoline, svi procesi odvijaju se samo unutar samog sustava. Otvoreni sustavi aktivno komuniciraju s okolinom.
Upravljanje je funkcija sustava koja osigurava očuvanje ukupnosti njegovih osnovnih svojstava, odnosno njegov razvoj u skladu s određenim ciljem.
U svakom procesu upravljanja postoji objekt kojim se upravlja (stroj, tim) i tijelo koje vrši kontrolu (tehnički uređaj, osoba).
Tijekom postupka kontrole upravljačko tijelo prima informacije o stanju objekta kontrole, obrađuje ih i izdaje upute izvršnom tijelu kako utjecati na objekt. Tijelo upravljanja, izvršno tijelo i objekt kontrole čine sustav upravljanja.
Tijelo upravljanja i izvršno tijelo spojeni su u jedan pojam – subjekt upravljanja.
Upravljanje se provodi za određenu svrhu, koja uvijek mora biti definirana za određeni objekt i povezana je sa stanjem objekta i okoline u kojoj se nalazi. Stupanj ostvarenja postavljenog cilja određen je ciljnom funkcijom upravljanja.
Povratna informacija predstavlja podatak o posljedicama upravljanja objektom, njegovim stanjem. Povratne informacije vam omogućuju prikupljanje iskustva i predviđanje budućeg stanja sustava ovisno o njegovom stanju u prošlosti.
U upravljanju bilo kojim sustavom nužan je sustavan pristup. Sistemski pristup (princip) sustav promatra kao skup međusobno povezanih elemenata koji međusobno utječu jedni na druge.
Analiza sustava je skup posebnih postupaka i mjera kojima se osigurava provedba sustavnog pristupa proučavanju ovih situacija.
Upravljačko odlučivanje kontinuirani je proces transformacije informacija, stoga je neraskidivo povezano s funkcioniranjem informacijskih sustava.
Zatim, sa stajališta upravljanja,
Informacijski sustav je sustav koji organizira prikupljanje i rad informacija na određenom području
Slično tome, automatizirani informacijski sustav je informacijski sustav koji koristi računalo u fazama unosa podataka, obrade (uključujući pohranu) i izlaza.
Organizacijski sustav upravljanja (organizacijski) je sustav gdje su objekt upravljanja ljudi, grupe ljudi.
Mogu se razlikovati sljedeće razine organizacije informacijskih aktivnosti u području organizacijskog menadžmenta:
o međunarodni;
o stanje;
o regionalni;
o korporativni;
o podjele;
o pojedinac.
Svaka razina upravljanja treba informacije koje se prikupljaju i šire komunikacijama.
Proces upravljanja karakterizira hijerarhija razina upravljanja i multifunkcionalnost.
Prema hijerarhiji u upravljanju poduzećem postoje:
o visoka razina donosi strateške odluke: utvrđuje ciljeve upravljanja, vanjsku politiku, količine materijalnih, radnih i financijskih resursa, razvija dugoročne planove i strategiju za njihovu provedbu. Informacijski sustav za najvišu razinu upravljanja trebao bi osigurati podatke o analizi tržišta, konkurencije, uvjeta, kao i za traženje alternativnih strategija razvoja poduzeća u slučaju identificiranja prijetećih trendova u njegovom području. interes;
o srednja razina donosi taktičke odluke koje se odnose na izradu taktičkih planova, praćenje njihove provedbe, praćenje obujma svih resursa, donošenje upravljačkih odluka za dovođenje poduzeća na potrebnu razinu predviđenu planovima. Za srednju razinu menadžmenta IS mora rješavati probleme na temelju izračuna planiranih pokazatelja i praćenja njihove provedbe;
o Operativna razina donosi operativne odluke vezane uz provedbu planova. Glavni zadatak je uskladiti sve elemente proizvodnog procesa u vremenu i prostoru sa potrebnim stupnjem detalja. Na ovoj razini generiraju se podaci o napretku planova i sastavljaju izvješća. Prema informacijskom sustavu, on mora obrađivati stvarne podatke u stvarnom vremenu kako se pojavljuju.
Rad se odvija na svakoj razini i proces upravljanja je osiguran kao cjelina. Ti se poslovi često nazivaju funkcijama.
Funkcije i zadaci menadžmenta. Funkcije upravljanja uključuju: predviđanje, planiranje, računovodstvo, kontrolu, analizu, regulaciju.
Predviđanje je funkcija uz pomoć koje se formiraju i potkrepljuju preduvjeti za izglede za razvoj objekta upravljanja i moguće promjene u njegovom stanju do određenog trenutka u budućnosti. Zauzima vodeće mjesto u aktivnostima najvišeg menadžmenta i služi kao alat za: određivanje ekonomske politike poduzeća; orijentacija u najvjerojatnijim izgledima konkurencije; prepoznavanje prodajnih prilika uzimajući u obzir trendove na određenom tržištu proizvoda; izrada investicijskih planova; odabir optimalnog rješenja iz mogućih planskih opcija; procjena budućih trendova razvoja poduzeća.
Planiranje je funkcija uz pomoć koje se u jasnom obliku ostvaruje cilj upravljanja. Na najvišoj razini upravljanja planiranjem planiranje je usmjereno na duži rok, na srednjoj razini na kraće razdoblje, dok je plan na višoj razini detaljan. Operativni menadžment provodi detaljnu studiju srednjeg plana po vremenskim razdobljima, objektima planiranja i mjestima.
Računovodstvo je funkcija usmjerena na dobivanje informacija na operativnoj i srednjoj razini.
Kontrola - usporedba stvarnih pokazatelja s planiranim i normativnim, utvrđivanje odstupanja koja prelaze prihvatljive vrijednosti. Obavlja se na sve tri razine upravljanja.
Analiza - utvrđivanje uzroka odstupanja, utvrđivanje rezervi, pronalaženje načina za uklanjanje nedosljednosti između stvarnih i planiranih pokazatelja. Obavlja se na srednjoj i višoj razini menadžmenta.
Regulacija - prilagođavanje napretka kontrolnog objekta, donošenje odluka za ispravljanje postojećeg stanja i dovođenje kontrolnog objekta na planirane pokazatelje. Obavlja se na srednjoj i višoj razini menadžmenta.
Za analizu i regulaciju AIS koristi baze podataka modela koje sadrže fond modela za procjenu gospodarskih i proizvodnih situacija. Ekspertni sustavi su dizajnirani da pronađu izlaz iz ove situacije. Za rješavanje loše formaliziranih problema upravljanja koji nastaju kao posljedica visoke razine neizvjesnosti u tržišnom okruženju, u AIS-u se koriste sustavi za podršku odlučivanju.
Među glavnim modernim alatima koji pomažu u poboljšanju učinkovitosti upravljanja su mrežni sustavi kao što su: Internet, Intranet, Extranet, e-pošta itd.
Sa stajališta krajnjeg korisnika, poslovi upravljanja prema namjeni dijele se na regulatorne, informacijske i referentne usluge te dubinsku ekonomsku analizu. Bit regulatornih poslova je u pripremi specificiranih izvještajnih obrazaca, koji se generiraju u jasno definiranim rokovima. Informativno-referentni poslovi vezani uz pružanje informacijskih usluga korisniku.
Za rješavanje problema ekonomske analize koristi se razvijeni aparat matematičkih metoda i ekonomsko-matematičkih modela: matematičko programiranje (linearno, dinamičko, heurističko), matematička logika, teorija grafova, teorija skupova, teorija čekanja, operacijska istraživanja, teorija igara i dr. .
Tehnološka osnova za rješavanje problema dubinske ekonomske analize je skup aplikativnih programskih paketa čija se uporaba temelji na konceptu banke modela. To su, primjerice, modeli teorije poduzeća, marketinga, slobodne konkurencije i slično.
Optimizacijski problemi rješavaju se traženjem jednog rješenja među više mogućih opcija. Karakterizira ih složena metodologija izračuna (koja zahtijeva korištenje različitih modela), kao i relativno mala količina ulaznih podataka.
Zadaci suvremenog računalnog IS-a najvećim dijelom spadaju u poslove neposrednog proračuna. Karakterizira ih velika veličina i složenost ulaznih podataka, jednostavne metode izračuna i jednovarijantna rješenja.
Zadaci traženja informacija, odnosno zadaci tipa “pitanje-odgovor” karakteriziraju složene metode izračuna i značajne količine ulaznih informacija.
Računalni informacijski sustavi radikalno mijenjaju upravljanje poduzećem. Jedan od glavnih ciljeva razvoja IS-a je olakšati kolektivno korištenje informacija. U ovom slučaju važnu ulogu ima korištenje novih informacijskih tehnologija koje se temelje na korištenju računalne tehnologije, distributivne (decentralizirane) obrade informacija i ekonomsko-matematičkih metoda.
Informacijska tehnologija u upravljanju poduzećem ima glavni cilj stvaranje informacijskog proizvoda koji omogućuje formiranje kontrolnih utjecaja na proizvodnju. Za poboljšanje učinkovitosti upravljanja stvara se automatizirani informacijski sustav upravljanja poduzećem čija je osnova informacijska tehnologija.
Informacijska tehnologija u upravljanju poduzećem uzima u obzir postojeće tokove informacija u poduzeću i njihov sadržaj. U svakom velikom poduzeću gdje ima smisla stvoriti automatizirani sustav upravljanja poduzećem, moguće je identificirati tipične blokove organizacijske strukture, od kojih glavni uključuju automatizirani sustav kontrole procesa (APCS) i automatizirani sustav upravljanja proizvodnjom (APS ).
4.1. Automatizirani sustav upravljanja procesima
Automatizirani sustav upravljanja procesima je zatvoreni sustav koji omogućuje automatizirano prikupljanje i obradu informacija potrebnih za optimizaciju upravljanja tehnološkim objektom u skladu s prihvaćenim kriterijem, te provedbu upravljačkih radnji na tehnološkom objektu. Objekt tehnološkog upravljanja je skup tehnološke opreme i tehnološki proces koji se na njoj provodi. Ovisno o stupnju automatiziranih sustava upravljanja procesima, objekt tehnološkog upravljanja mogu biti tehnološke jedinice i instalacije, grupe strojeva, pojedinačni proizvodni pogoni (prodavaonice, pogoni) koji provode samostalni tehnološki proces.
Implementacija ciljeva u određenim automatiziranim sustavima upravljanja procesima postiže se izvođenjem u njima određenog slijeda standardnih operacija i računalnih postupaka, kombiniranih u komplekse koji implementiraju standardne funkcije:
mjerenje fizičkih signala i procesnih parametara;
generiranje upravljačkih signala;
kontrola rada hardvera i softvera.
Funkcije upravljačkog sustava dijele se na upravljačke, informacijske i pomoćne.
Upravljačke funkcije uključuju regulaciju pojedinih tehnoloških parametara, logičko upravljanje operacijama ili uređajima, adaptivno upravljanje objektom u cjelini.
Informacijske funkcije uključuju prikupljanje, obradu i prezentaciju informacija za naknadnu obradu.
Pomoćne funkcije sastoje se od pružanja kontrole nad radom hardvera i softvera.
Automatizirani sustavi upravljanja procesima stvoreni za glavne i pomoćne proizvodne pogone predstavljaju najnižu razinu automatiziranog sustava upravljanja poduzećem.
4.2. Automatizirani sustav upravljanja proizvodnjom
Automatizirani sustav upravljanja proizvodnjom složen je hijerarhijski kontrolirani sustav koji se sastoji od upravljačkog osoblja i kompleksa tehničkih sredstava, uključujući računala, baze podataka i komunikacije. Predmet upravljanja je skup procesa karakterističnih za određeno poduzeće za pretvaranje materijalnih, energetskih, financijskih, radnih i drugih resursa u gotove proizvode. Složenost upravljanja u automatiziranim sustavima upravljanja uzrokovana je sljedećim razlozima:
veliki broj heterogenih elemenata;
visok stupanj njihove međusobne povezanosti u procesu proizvodnje;
neizvjesnost rezultata mnogih procesa (defekti, kvarovi, zakašnjele isporuke, neredovita potražnja itd.);
objekti kontrole su ljudi čija kontrola ponašanja nije toliko očita i jasna;
poduzeće se stalno mijenja, odnosno nestacionaran je objekt.
U upravljanju poduzećem informacijskim procesima ne treba posvetiti ništa manje pažnje nego proizvodnim. U strukturi automatiziranih sustava upravljanja obično se razlikuju funkcionalni i prateći sustavi. Podsustav je dio automatiziranog upravljačkog sustava, odvojen funkcionalnim ili strukturnim karakteristikama i odgovoran za rješavanje određenog zadatka.
Tipična struktura poduzeća prikazana je na sl. 6.
Na čelu poduzeća je direktor, čije odluke u proizvodnji provodi uprava. Uprava obično uključuje zamjenika direktora za ekonomiju, zaduženog za plansko-ekonomski odjel i računovodstvo, službu glavnih stručnjaka, uključujući i glavnog inženjera, pod čijim je vodstvom služba tehničke pripreme za proizvodnju, te zamjenika direktora za opću pitanja, čije funkcije uključuju rješavanje raznih pitanja, koja nisu vezana uz navedene usluge, kao i upravljanje službom skladištenja i prodaje.
Uprava sa svojim službama upravlja, planira i regulira glavnu proizvodnju koju čine proizvodne cjeline, kao što su proizvodni timovi, pogoni i radionice. U sklopu automatiziranog sustava upravljanja procesima može se razlikovati automatizirani sustav upravljanja procesima (APCS), koji pokriva glavnu proizvodnju, gdje se provode tehnološki procesi, i službu glavnih stručnjaka.
Riža. 6. Tipična struktura poduzeća
Današnje stanje na području informacijske tehnologije karakterizira izrazita neizvjesnost. Prije svega, to je zbog kontinuiranog povećanja obujma tehnološke ponude koja zahtijeva visoka ulaganja, a time i sve veće ovisnosti o vanjskim uslugama (primjerice, od dobavljača softvera). Izdvajanja unutar poduzeća za IT potrebe rastu bržim tempom od ostalih troškova poduzeća. U isto vrijeme, vrhovni menadžment je malo svjestan ukupnih IT troškova. Dakle, kompetentne odluke uprave poduzeća pokrivaju samo približno 5% relevantnih troškova.
Drugo, mijenja se uloga IT-a u gospodarskim aktivnostima mnogih poduzeća. U provođenju unutarkompanijskih procesa IT funkcija je prestala biti pomoćna funkcija, pretvarajući se u vitalnu komponentu proizvoda ili proizvodnih pogona. Ekonomski rizici trenutno su u velikoj mjeri determinirani rizicima u ovom području. Implementacija suvremenih organizacijskih projekata visokih performansi (primjerice, "virtualne organizacije" bez striktne vezanosti proizvodnih mjesta za određenu lokaciju) zahtijeva puno korištenje IT potencijala uz pomoć telekomunikacijskih sredstava.
Brz rast troškova u IT sektoru ne pridonosi stabilizaciji. Da bi kontrolirali njihov porast i postigli veću fleksibilnost u rješavanju problema informacijske tehnologije, mnoga poduzeća idu uglavnom na dva načina. Prvi je da tvrtka stvara interni odjel informacijske tehnologije koji nudi usluge nefirmačkom tržištu, čime dokazuje mogućnost isplativosti korištenja svojih mogućnosti.
Poduzeća češće biraju drugačiji put, kada većina vlastitog informatičkog osoblja prelazi na raspolaganje novostvorenim podružnicama ili zajedničkim ulaganjima sa specijaliziranim informatičkim partnerima, koji također samostalno djeluju na tržištu. U matičnoj tvrtki ostaje manja skupina zaposlenika kojoj su dodijeljene funkcije upravljanja informacijama.
Postoji šest skupina dionika koji utječu na donošenje IT odluka:
viši menadžment, koji mora upravljati IT-om kao strateškom sposobnošću poduzeća;
stručnjaci koji traže sustavna rješenja za optimizaciju posebnih funkcionalnih zadataka;
voditelji pojedinih poslovnih jedinica koji zbog logike svog poslovanja moraju koristiti informatičku tehnologiju kako bi zadovoljili zahtjeve kupaca, smanjili troškove i sl.;
voditelji računovodstvenih i financijsko-računovodstvenih službi, ako su takvi predviđeni organizacijskom strukturom poduzeća;
IT dobavljači, koji moraju nuditi usluge strogo u skladu sa problemskim stavovima svojih kupaca;
vlastiti odjel informacijske tehnologije.
U mnogim poduzećima takve interesne skupine nisu prepoznate. Više rukovodstvo često delegira povezane funkcije skupini menadžera, nadzirući postizanje nekoliko određenih pokazatelja. Svjesno odbijanje vrhovnog menadžmenta od odgovornosti dovodi do donošenja nekompetentnih odluka i postavljanja nerealnih planskih ciljeva. Nedostaje i odgovarajuća motivacija u ovom području.
Zbog sve veće važnosti IT-a u osiguravanju uspjeha poduzeća, takva je politika neprihvatljiva. Uprava cijele tvrtke sada mora pronaći odgovore na sljedeća dva pitanja.
Prvo, potrebno je točno odrediti kakav doprinos IT treba dati procesu proizvodnje dobara i usluga. Uglavnom tri aspekta zaslužuju pozornost: 1) IT kao funkcija podrške proizvodnom procesu, na primjer, u području komunikacija ili automatizacije proizvodnje, kao iu stvaranju i prijenosu upravljačkog znanja i informacija za upravljanje poslovnim operacijama; 2) IT kao sastavni dio proizvoda; 3) IT kao organizacijski alat za stvaranje virtualnih oblika poduzeća.
Drugo, tko bi trebao obnašati navedene i druge funkcije. U prvi plan dolazi pitanje mehanizma koordinacije za pojedine vrste informatičkih usluga. Rješenje se može pronaći u korištenju gore navedenih specijaliziranih unutarkompanijskih odjela i izvankompanijskih podružnica. Moguće je i međurješenje u obliku stvaranja strateških saveza između vlastite divizije i vanjskih partnera. U posljednja dva slučaja poduzeće gubi izravnu kontrolu nad svojim potencijalom informacijske tehnologije. Treba napomenuti da takve usluge mogu biti učinkovite samo u bliskoj suradnji sa svojim dobavljačima. Menadžment cijele tvrtke mora tražiti načine da otkloni ili kompenzira slabosti u svom radu.
Razmotrene promjene u zahtjevima za interesne skupine u IT području posljedica su dinamike razvoja poduzeća i vanjskog okruženja. Glavni aspekti ovog razvoja i njihov utjecaj na ulogu IT-a u upravljanju poduzećem su sljedeći.
Decentralizacija i rastinformacijske potrebe. Usredotočenost na maksimalnu blizinu klijentu zahtijevala je od poduzeća da prijeđu na horizontalne, decentralizirane strukture. Odlučivanje u uvjetima decentralizacije dovelo je do naglog porasta potrebe za informacijama o procesu proizvodnje dobara i usluga. Ukazala se potreba za detaljnijim upoznavanjem treće strane sa stanjem u predmetnim gospodarskim područjima. U novom okruženju informiranje u svim područjima mora funkcionirati besprijekorno.
Korištenje IT-a osmišljeno je za izravnavanje organizacijske složenosti poduzeća. Prethodno se to postiglo oslanjanjem na računala za složene izračune i vrlo velike količine obrade dokumentacije. Sada govorimo o tome kako se uz pomoć nove komunikacijske tehnologije poboljšavaju sve složeniji horizontalni i vertikalni modeli odnosa (čije se strukture pak stalno mijenjaju).
Prethodno su poduzeća ugrađivala moćne procesne sustave koji su pripremali ogroman broj digitalnih izvješća, na temelju kojih se kasnije upravljalo poslovanjem. Sada je pitanje razviti tehnologiju s kojom bi bilo moguće stalno informirati menadžere i njihove partnere o događajima koji donose odluke u decentraliziranom okruženju. Novi informacijsko-tehnološki sustavi ne bi trebali osigurati neki apstraktni ekonomski sustav, već specifične partnere koji u različitim oblicima sudjeluju u gospodarskom procesu.
IzObrada podatakaputem informacijskih sustavana upravljanje znanjem. Odavno nema potrebe razmatrati IT kao sredstvo obrade podataka. Uz pomoć ove tehnologije potrebno je iz podataka izvući informacije za potrebe korisnika, a problem „preopterećenosti informacijama“ koji se pritom javlja zahtijeva ogromna sredstva odabira, daljnje obrade i ažuriranja informacija. Istodobno treba razmotriti pitanje komercijalno održivih sučelja i kompresije internih i eksternih informacija, kao i prijenos zajedničkog znanja između organizacijskih jedinica i suradničkih partnera.
Nagli razvoj mreža lokalnih sustava s nadregionalnom, pa i međunarodnom strukturom dovodi do napuštanja klasičnih područja rada računalnih znanosti i široke uporabe telekomunikacija. Organizacijski, to dovodi do uklanjanja granica poduzeća. Sve je teže odrediti gdje počinje, a gdje završava. Stvaranje i rad odgovarajuće komunikacijske strukture za takva "virtualna poduzeća" zadatak je upravljanja informacijama, baš kao i klasična funkcija podrške proizvodnom procesu ili razvoju IT proizvoda i usluga. Ovdje se ne radi samo o obradi informacija, već io racionalnoj distribuciji znanja.
Osim toga, organizacija mora profesionalno uzeti u obzir sve nove i važne informatičke aspekte. Primjer je pitanje tehnološkog i ekonomskog značaja internetskog sustava. Informatička služba je ta koja je odgovorna da ovdje stvori platformu na kojoj će biti moguća kvalificirana psihološka obuka osoblja, uključujući menadžment cijele tvrtke.
Integracija decentraliziranih sustava. Danas se informacije u poduzećima obrađuju unutar širokog spektra sustava. Učiniti ih široko dostupnima svim zaposlenicima, kao i vanjskim partnerima, i time olakšati kreativno donošenje odluka, može biti ključni čimbenik uspjeha za mnoge tvrtke. Istodobno, vertikalna i horizontalna integracija informacijsko-tehnoloških sustava nastala u uvjetima decentralizacije čini se gotovo nemogućom. U svakom slučaju, u klasičnim informatičkim područjima nema iskustva po tom pitanju. Međutim, integracija se mora dogoditi.
Postavljanje takvog cilja neophodno je za viši menadžment kako bi mogao upravljati promjenama. Virtualne, super-industrijske poduzetničke integracijske grupe mogu postati organizacijska poluga u postizanju toga. Možda bi takve skupine čak mogle upravljati IT funkcijom. Cilj bi u ovom slučaju mogao biti integracijski pristup međusobno povezanim tehnološkim, društvenim, funkcionalnim i ekonomskim procesima.
Buduće ovisnosti. IT ulaganja danas imaju brojne implikacije. S jedne strane, otvaraju određene perspektive, ali s druge strane, mogu lišiti poduzeće nekih mogućnosti u budućnosti zbog ovisnosti povezanih s brzim tehnološkim promjenama. Stoga odluke o ulaganju u informatičku tehnologiju ne bi trebalo donositi dok se ne odgovori na pitanje kojim će putem krenuti sljedeća generacija tehnologije.
Psihološki faktor. Naravno, nova tehnologija povećava produktivnost i pomaže tvrtki u postizanju boljih poslovnih rezultata. U isto vrijeme, menadžeri moraju biti svjesni kako ljudi koji koriste nove tehnologije razmišljaju i rade. Tvrtke koje to rade bolje mogu očekivati veće povrate svojih IT ulaganja.
Jezične razine. Proizvođači informacijske tehnologije moraju naučiti davati prijedloge u više od tehničkih termina. Tijekom pregovora partner će pokrenuti pitanja koja su od temeljne važnosti za top menadžment. Ovdje je važno da obje strane dođu do nove pregovaračke razine, gdje strane govore istim jezikom. U ovom slučaju ne govorimo o kvaliteti opreme, već o kvaliteti usluga u IT području. Tehnologija, naravno, mora dobro funkcionirati i biti na visokoj razini. Pritom se njezin proizvođač mora osjećati u koži menadžera koji uz pomoć informatike nastoji ostvariti konkurentsku prednost. Čisti prodavač u IT sustavu prodaje postaje prošlost.
Dakle, može se sažeti da danas ne postoji potrebna interakcija između razmatranih interesnih skupina. Zbog razlika u “jezicima” i “kulturama” nastaju problemi suradnje i komunikacije. Težnje za moći i profesionalni egoizam ometaju donošenje suštinskih odluka. Odjeli informacijske tehnologije slabo su pripremljeni za suradnju i integraciju. Često se postavljaju kriteriji koji nisu izravno povezani s uspjehom poduzeća. Opći ciljevi postavljaju se (ako je to slučaj) za krajnje ograničenu vremensku perspektivu. Upravljanje provedbom zajedničkih projekata organizirano je vrlo loše. Područja nadležnosti i odgovornosti za rješavanje problema nisu jasno raspoređena. Jasno je da su potrebna nova pravila igre u području IT menadžmenta.
