دستورالعمل ها

سند مورد نیاز خود را باز کنید و روی "File" کلیک کنید. سپس روی دکمه "ذخیره به عنوان" کلیک کنید. بعد دکمه "سرویس" است (کنار دکمه "ذخیره" است). سپس در لیست پیشنهادی باید دکمه "تنظیمات عمومی" را انتخاب کرده و روی آن کلیک کنید.

بعد از اینکه روی دکمه "تنظیمات عمومی" کلیک کردیم، پنجره جدیدی باز می شود. در قسمت «گذرواژه برای باز کردن فایل»، رمز عبوری را بنویسید که این سند را باز می کند. و در قسمت "Write Permission Password" رمز عبوری می نویسیم که به ما امکان می دهد سند را ویرایش کنیم. اگر هنگام باز کردن یک سند فقط اولین رمز عبور را وارد کنید، می توانید با سند کار کنید، اما فقط در حالت خواندن.

اگر هنگام باز کردن یک سند فقط اولین رمز عبور را وارد کنید، می توانید با سند کار کنید، اما فقط در حالت خواندن.

هنگام ذخیره یک سند، سیستم ممکن است به شما پیشنهاد دهد که سند را در قالب دیگری ذخیره کنید. این بر روی محافظت تأثیر نمی گذارد.

توجه داشته باشید

در نسخه های مختلف MC Word، رابط کاربری متفاوت است، اما اصل یکسان است.

مشاوره مفید

رمز عبور باید با محتوای سند مطابقت داشته باشد، به عنوان مثال، برخی از کلمات کلیدی.

منابع:

• رمز عبور سند word

محاسبات مالی مختلف اغلب در صفحات گسترده انجام می شود. رسیدن این اطلاعات به اشخاص ثالث بسیار نامطلوب است. بنابراین، تعیین رمز عبور ضروری می شود مستنداتبرتری داشتن. این کار را می توان با استفاده از خود برنامه انجام داد.

شما نیاز خواهید داشت

• PC، Excel 2003، توانایی کار با صفحات گسترده

دستورالعمل ها

نرم افزار صفحه گسترده Excel 2003 را دانلود کنید (این محبوب ترین نسخه است). جدول لازم را ایجاد کنید و با پر کردن آن محاسبات را در آن انجام دهید. به سادگی می توانید یک فایل اکسل آماده حاوی یک جدول آماده را باز کنید. فایل های ایجاد شده با این برنامه پسوند xls. هستند.

پس از باز شدن فایل، برای انجام این کار، اقدام به ایجاد رمز عبور کنید، این مراحل را دنبال کنید: مورد "سرویس" را در منوی بالای پنجره پیدا کنید و روی آن کلیک چپ کنید.
در زیر منویی که باز می شود، خط "گزینه ها" را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید، که پنجره ای باز می شود.
در بالای پنجره، تب "امنیت" را پیدا کنید و روی آن کلیک چپ کنید.
در بخش «گزینه‌های رمزگذاری فایل این کتاب کار» را تنظیم کنید کلمه عبور، و با کلیک بر روی دکمه، نوع رمزگذاری را نیز انتخاب کنید، توصیه می شود نوع پیش فرض را ترک کنید.
روی دکمه Ok در پایین پنجره کلیک کنید، سپس دوباره انتخاب را تأیید کنید کلمه عبوردر پنجره کوچکی که ظاهر می شود.

دفعه بعد که فایلی را باز می کنید، پنجره ای روی صفحه ظاهر می شود که از شما می خواهد کلمه عبور. اگر مجموعه کاراکترهای وارد شده با شخصیت وارد شده در هنگام تنظیم رمز عبور مطابقت نداشته باشد، فایل باز نمی شود.

به روشی مشابه، می توانید فایل جدول را در برابر تغییرات محافظت کنید. در این مورد کلمه عبوررا در بخش «گزینه‌های اشتراک‌گذاری برای این کتاب» تنظیم کنید. در این صورت فردی که رمز عبور را نمی داند می تواند محتویات فایل را مشاهده کند، اما قادر به تغییر آن نخواهد بود. همچنین می توانید فایل را به عنوان فقط خواندنی توصیه کنید و امضاهای الکترونیکی را وارد کنید.

هنگام تنظیم رمز عبور، اگر به طور تصادفی کلید Caps Lock را فشار دادید یا صفحه کلید زبان را تغییر دادید، بسیار مراقب باشید. کلمه عبور، متفاوت از آنچه در نظر گرفته شده بود.

مشاوره مفید

در سایر نسخه های اکسل نیز تنظیم رمز عبور به همین صورت انجام می شود.

امروزه، بسیاری از برنامه‌ها خدمات «محافظت» از فایل‌ها را با تنظیم رمز عبور برای باز کردن آنها ارائه می‌کنند. با این حال، رمزهای عبور تنظیم شده اغلب فراموش می شوند و باز کردن فایل در نگاه اول غیرممکن می شود.

دستورالعمل ها

بازکردن اسنادبرای Microsoft Office به برنامه Office Password Recovery نیاز دارید که در هر پورتال نرم افزاری قابل مشاهده است. لطفا توجه داشته باشید که این برنامه در نسخه ها و پیکربندی های مختلف توزیع شده است: موافقت می کند که بیش از 4 کاراکتر رمزگشایی نشود.

برنامه دانلود شده را نصب کنید. آن را اجرا کنید و در پنجره سوال ظاهر شده، روی Open کلیک کنید. یک "Explorer" استاندارد باز می شود که در آن باید یک محافظت شده پیدا کنید کلمه عبورفایل. فراموش نکنید که کادر کنار Recover the Password را علامت بزنید.

تنظیم پارامترهای رمز عبور: نوع کاراکترها و تعداد آنها. البته این مورد الزامی نیست و می توانید در هر دو حالت گزینه "ناشناخته" را انتخاب کنید. با این حال، متأسفانه، این برنامه تنها از طریق تمام ترکیب های ممکن از کاراکترها می گذرد، و بنابراین محدود کردن قسمت جستجو، سرعت عملکرد آن را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. حجم کار و عملکرد رایانه نیز بر سرعت کار تأثیر می گذارد.

اگر فایل در قالب "جدید" .docx ذخیره شود، می توان آن را راحت تر حذف کرد. در تنظیمات اکسپلورر، کادر «نمایش پسوندها برای انواع فایل‌های شناخته شده» را علامت بزنید و نام سند خود را از #.docx به #.zip تغییر دهید. در صورت بروز مشکل حتماً یک نسخه پشتیبان تهیه کنید.

بایگانی به دست آمده را با استفاده از ابزارهای استاندارد ویندوز باز کنید و فایل settings.xml را از آن استخراج کنید.

روی فایل کلیک راست کرده و "Open with" را انتخاب کنید و در داخل - notepad استاندارد را انتخاب کنید.

از منوی دفترچه یادداشت، Search را انتخاب کرده و documentProtection را جستجو کنید. تمام خط حاوی این کلید را حذف کنید و تغییرات خود را ذخیره کنید.

فایل را دوباره در بایگانی بسته بندی کنید و موافقت کنید که فایل اصلی داخل آن جایگزین شود.

نام فایل را از فرمت zip به docx تغییر دهید. از شما خواسته نمی شود رمز عبور را وارد کنید.

منابع:

• نحوه باز کردن یک سند الکترونیکی

نکته 4: نحوه تعیین رمز عبور برای یک سند در قالب word

در عصر فناوری اطلاعات، مرسوم است که از هر اطلاعاتی با هر ارزشی محافظت می شود. و فایل های متنی نیز از این قاعده مستثنی نیستند. برای محافظت از اطلاعات اسناد Word در برابر اشخاص ثالث، بهتر است از رمزهای عبور دسترسی استفاده کنید.

در منوی زمینه که باز می شود، «رمزگذاری با استفاده از رمز عبور» را انتخاب کنید. هنگامی که دسته انتخابی را فعال می کنید، یک کادر محاوره ای باز می شود که در آن باید رمز عبور را وارد کنید. پشتیبانی متنی سیستم، در عین حال کاربر را از حساسیت حروف کوچک و بزرگ رمز عبور مطلع می کند و همچنین در صورت مفقود شدن رمز، امکان بازیابی آن غیرممکن خواهد بود. پس از کلیک روی "OK"، سیستم از شما می خواهد رمز عبور خود را تأیید کنید.

پس از بستن کادر محاوره ای، وضعیت محرمانه بودن سند در کنار دکمه «محافظت از سند» مطابق با آن تغییر می کند. بنابراین، هنگامی که سند را دوباره باز می کنید، برنامه یک رمز عبور درخواست می کند. در عین حال، رمز عبور فقط هنگام باز کردن آن درخواست می شود - در غیر این صورت، کار با فایل طبق معمول پیش می رود و هنگام تغییر سند نیازی به تأیید ندارد.

روش 2

رمز عبور را می توان هنگام ذخیره فایل تنظیم کرد. برای انجام این کار، در تب “File”، روی قسمت “Save As” کلیک کنید. در مرحله بعد، از «Browse» برای انتخاب پوشه ای برای ذخیره استفاده کنید و سپس روی قسمت «Service» واقع در سمت چپ دکمه «ذخیره» کلیک کنید. در منوی زمینه که ظاهر می شود، "تنظیمات عمومی" را انتخاب کنید.

که برای غریبه ها در نظر گرفته نشده اند. ممکن است این اطلاعات کاملاً محرمانه باشد یا برای اشخاص ثالث نامطلوب باشد. کاربران می خواهند از یک فایل محافظت کنند، اما همه نمی دانند چگونه این کار را انجام دهند. این امر به ویژه در صورتی مهم است که رایانه ای که سند Word در آن ذخیره می شود توسط چندین نفر در خانه یا محل کار به اشتراک گذاشته شود.

فایل های مهم نیاز به امنیت بیشتری دارند

یکی از بهترین راه‌ها برای محافظت از داده‌ها در برابر دستکاری کاربر، تنظیم رمز عبور روی سند است. به این ترتیب فقط کسانی که کد دسترسی داده شده توسط مالک را دارند می توانند آن را بخوانند و ویرایش کنند. متأسفانه، ویندوز توانایی مخفی کردن فایل ها یا پوشه ها را ندارد - فقط به شما اجازه می دهد تا دسترسی یک کاربر خاص به دایرکتوری روی سیستم را رد کنید. علاوه بر این، اغلب افرادی که از رایانه استفاده می کنند این کار را از طریق همان حساب انجام می دهند. ما باید به دنبال راه‌حل‌های دیگری برای محافظت از متن باشیم، زیرا اطلاعات امروزه تصمیم‌های زیادی می‌گیرد:

1. با استفاده از عملکرد داخلی مایکروسافت آفیس ورد که به شما امکان می دهد یک رمز عبور برای متن تنظیم کنید. برای انجام این کار، لازم نیست از برنامه های شخص ثالث استفاده کنید، زیرا همه چیز به درستی در ویرایشگر انجام می شود. می توانید ترکیب را روی اسناد با پسوندهای .doc، .docx، .ppt، xls. و rtf. تنظیم کنید. با استفاده از این روش، شما نه تنها دسترسی به متون را محدود می کنید، بلکه از آنها با استفاده از AES محافظت می کنید - فناوری که داده ها را در یک سیستم 128 بیتی رمزگذاری می کند.
2. از طریق بایگانی WinRar. این برنامه معمولاً بر روی هر رایانه ای نصب می شود، بنابراین یافتن و استفاده از آن آسان است. اگر بایگانی ندارید، آن را دانلود کنید - کار با رایانه، داده ها و رسانه آنها را بسیار ساده می کند.
3. استفاده از یک برنامه خاص شخص ثالث. تعداد زیادی سرویس وجود دارد که به شما امکان می دهد برای یک پوشه یا فایل رمز عبور تعیین کنید. ما به یکی از آنها نگاه خواهیم کرد.

علاوه بر این، محافظت از یک سند فقط تا حدی امکان پذیر است. این کار در مایکروسافت ورد نیز انجام می شود. با این ویژگی می توانید از ویرایش یا قالب بندی متن توسط کاربرانی که ترکیب کاراکتر مخفی ندارند جلوگیری کنید. آنها همچنان می توانند داده ها را مشاهده کنند.

همچنین مهم است که در نظر داشته باشید که برنامه های Word، WinRar و امنیتی نمی توانند ترکیبی از کاراکترها را به ایمیل یا تلفن همراه شما ارسال کنند، اگر آن را فراموش کرده باشید. توصیه می شود نه تنها یک رمز عبور قابل اعتماد و پیچیده، بلکه یک رمز عبور به یاد ماندنی را نیز انتخاب کنید.

قبل از شروع به نصب خود محافظ، باید یک کد دسترسی پیدا کنید. برای این کار باید چندین اصل را رعایت کنید. پیچیدگی ترکیب بستگی به این دارد که متن ورد چقدر اطلاعات مهمی دارد و چقدر باید از آن در برابر افراد خارجی محافظت شود. همچنین قابلیت های استفاده از رایانه افرادی که داده ها را با آنها به اشتراک می گذارید را در نظر بگیرید. بنابراین، اگر این یک سند با محتوای محرمانه است که فقط توسط شما یا یک دایره باریک از افراد قابل اعتماد استفاده می شود، بهتر است یک رمز عبور پیچیده انتخاب کنید. همچنین اگر روی یک رایانه با کاربران حرفه‌ای کار می‌کنید، باید این کار را انجام دهید - آنها ممکن است سعی کنند به حفاظت نفوذ کنند، و کد ساده بسیار آسیب‌پذیرتر است. اگر فایل را با افراد نزدیک به اشتراک بگذارید، برای ایجاد یک رمز عبور ساده کافی است.

رمزهای عبور ساده و واضح را نه تنها می توان حدس زد، بلکه هک کرد. این کار با استفاده از برنامه هایی انجام می شود که به طور خودکار کد را انتخاب می کنند. بنابراین، هر چه تعداد کاراکترها در یک ترکیب بیشتر باشد، شکستن آن دشوارتر است - هر کدام جدید تعداد ترکیب ها را در تعداد معینی ضرب می کند (تا 128 در آخرین نسخه های Word). به منظور ذخیره کدهای پیچیده، می توانید از مدیر رمز عبور استفاده کنید. چنین برنامه هایی نه تنها کدها را تولید می کنند، بلکه به شما امکان می دهند آنها را ذخیره کنید تا فراموش نکنید.

چه داده هایی نباید هنگام ایجاد رمز عبور استفاده شوند:

• ورود کاربر سیستم، از جمله به شکل اصلاح شده - به عقب، دو برابر شده، با ثبت نام متفاوت و غیره؛
• نام، نام خانوادگی، نام مستعار یا نام مستعار شما به هر شکلی؛
• نام و نام خانوادگی دوستان، بستگان، فرزندان، همسران، همکاران و سایر افراد نزدیک؛
• اطلاعات شخصی مختلف - شماره ماشین، آدرس، نام خیابان، شماره تلفن؛
• بسیاری از نمادهای یکسان وجود دارد، به خصوص آنهایی که یکی پس از دیگری می آیند - این امر هک را آسان تر می کند.
• کلمات پرکاربرد از هر زبانی.

طول رمز عبور بهینه 6 کاراکتر یا بیشتر است.

• از حروف بزرگ و کوچک به ترتیب تصادفی استفاده کنید.
• در صورت امکان، از مقادیر غیر تحت اللفظی - اعداد، علائم نقطه گذاری و سایر عناصر استفاده کنید.
• گذرواژه‌ای بسازید که به خاطر بسپارید تا روی کاغذ یا هر وسیله ذخیره‌سازی دیگری یادداشت نشود، زیرا آنها می‌توانند آن را پیدا کنند.
• توصیه می شود که بتوانید کد را به سرعت و بدون نگاه کردن به صفحه کلید وارد کنید - این کار از جاسوسی محافظت می کند.

تنظیم رمز عبور برای متن Word

در Word منتشر شده در سال 2010 و نسخه های جدیدتر، محافظت از متن بدون استفاده از برنامه های خارجی امکان پذیر شد. همه چیز به طور مستقیم در یک ویرایشگر متن انجام می شود. برای انجام این کار در Word 2010 و بالاتر:

ترکیب خود را از متن Word به خاطر بسپارید - برنامه قادر به یادآوری آن نخواهد بود. می‌توانید کد را در یک مدیر رمز عبور یا رسانه ذخیره‌سازی امن کپی کنید، که همچنین می‌تواند محافظت شود. برعکس، توصیه نمی‌شود که آن را در فایل دیگری بر روی رایانه، روی کاغذ یا در دفترچه یادداشت (از جمله روی تلفن خود) ذخیره کنید، زیرا ممکن است افراد دیگر آن را پیدا کنند.

رمز عبور در Word 2010 و بالاتر می تواند از هر ترکیبی از اعداد، نمادها و حروف - لاتین و روسی تشکیل شود. علاوه بر این، مورد علامت مورد توجه قرار می گیرد. این ترکیب پس از اینکه آن را وارد کردید و سپس تایید و روی "OK" کلیک کنید اعمال می شود.

توجه به این نکته ضروری است که هر بار که Word را باز می کنید باید رمز عبور خود را وارد کنید. برای استفاده سریع باید کد را به خوبی به خاطر بسپارید. علاوه بر این، این ترکیب برای بازگشت فایل به دسترسی عمومی و حذف حفاظت مورد نیاز است.

حذف رمز عبور در یک سند Word

برای حذف حفاظت با استفاده از یک کد خاص، متن را باز کنید. شما باید دوباره وارد ترکیب مخفی شوید. برای این:

1. به تب "File" در صفحه اصلی Microsoft Office Word بروید.
2. در منوی باز شده، روی "محافظت از سند" کلیک کنید.
3. در لیست کشویی، "محافظت با رمز عبور" را انتخاب کنید.
4. پنجره "رمزگذاری سند" باز می شود، که در آن باید ترکیبی که قبلا وارد شده را پاک کنید.
5. روی "OK" کلیک کنید - رمز عبور حذف می شود و تغییرات ذخیره می شود.

نحوه محافظت از متن Word با رمز عبور با استفاده از WinRar

همچنین می توانید از متن با استفاده از بایگانی محافظت کنید. این روش مزیت های متعددی دارد:

• حتی اگر از نسخه قدیمی Word استفاده می کنید، می توانید یک ترکیب مخفی را برای یک فایل تنظیم کنید.
• با یک رمز عبور می توانید از تعداد تقریباً نامحدودی از متون محافظت کنید - تا آنجا که حافظه رایانه اجازه می دهد، که بسیار راحت تر از تنظیم دستی کد در هر متن است.
• نصب و مدیریت حفاظت در رابطی که برای اکثر کاربران آشنا و راحت است.
• اسناد ذخیره شده در این روش فضای ذخیره سازی کمتری را اشغال می کنند.

برای ایجاد رمز عبور بر روی متن Word در WinRar، شما نیاز دارید:

1. روی فایل کلیک راست کرده و "افزودن به بایگانی" را انتخاب کنید (این کار را می توان با چندین فایل با هر فرمت یا پوشه به طور همزمان انجام داد).
2. در پنجره بایگانی که باز می شود، به بخش "پیشرفته" بروید و روی "تنظیم رمز عبور" کلیک کنید.
3. ترکیب مخفی را وارد کنید (دومین بار برای تأیید لازم است).
4. روی "OK" کلیک کنید - حفاظت نصب خواهد شد.

برای اطمینان از محافظت از رمز عبور فایل، بایگانی ایجاد شده را باز کنید - باید کد را وارد کنید.

کلید در WinRar می تواند شامل حروف و اعداد باشد. در اینجا، مانند هر گزینه دیگری، توصیه می شود از پیچیده ترین ترکیب ممکن استفاده کنید.

نحوه حذف رمز عبور از آرشیو WinRar

نمی‌توانید حفاظت را در این بایگانی لغو کنید. برای اینکه متن در دسترس عموم قرار گیرد، باید:

1. متن را با وارد کردن کد باز کنید.
2. آن را در یک پوشه یا دسکتاپ از حالت فشرده خارج کنید.
3. حذف آرشیو؛
4. یک سند جدید ایجاد کنید، سند را به آن منتقل کنید و محافظت را نصب نکنید.

نحوه تنظیم رمز عبور در سند Word با استفاده از یک برنامه شخص ثالث

یکی از محبوب ترین برنامه های حفاظت از فایل LibreOffice است. این برنامه ای از آپاچی اوپن آفیس است که به صورت رایگان توزیع می شود. برای استفاده از آن برای قرار دادن یک ترکیب مخفی روی متن Word، باید:

1. روی "File" و سپس "Save As" کلیک کنید.
2. در پنجره، مکان آینده و نام متن را انتخاب کنید.
3. کادر "ذخیره با رمز عبور" را علامت بزنید؛
4. در پنجره جدید، ترکیبی را که می خواهید بسازید وارد کنید، سپس آن را تکرار کنید تا بررسی شود.
5. روی "OK" کلیک کنید و تغییرات ذخیره خواهند شد.

نحوه حذف حفاظت در LibreOffice

در صورت نیاز به عمومی کردن مجدد سند:

1. فایل را باز کنید و روی "ذخیره به عنوان" کلیک کنید؛
2. تیک کادر داشتن رمز عبور را بردارید.
3. متن را ذخیره کنید.

این برنامه به شما امکان می دهد با پسوند .doc کار کنید. مهم است که در نظر داشته باشید که سند بدون وارد کردن کد باز نمی شود - به همین ترتیب، حذف حفاظت ممکن نخواهد بود.

چگونه از یک سند Word فقط در برابر تغییرات محافظت کنیم

مایکروسافت آفیس به کاربران این امکان را می دهد که فقط از یک فایل در برابر ویرایش و قالب بندی محافظت کنند. افرادی که رمز عبور را نمی دانند همچنان می توانند متن را مشاهده کنند. اگر روی یک رایانه کار می‌کنید و از داده‌های مشترک استفاده می‌کنید، اما می‌خواهید از آن در برابر تغییرات محافظت کنید، این کار ضروری است.

برای ممنوع کردن ویرایش شما نیاز دارید:

1. سند مورد نظر را باز کنید و به برگه "بازبینی" بروید.
2. در قسمت "محافظت"، روی "محدود کردن ویرایش" کلیک کنید.
3. اگر نمی‌خواهید سایر کاربران سبک‌های متن را تنظیم کنند، محدودیت‌های قالب‌بندی را انتخاب کنید.
4. در منوی کشویی، یک یا چند سبک مجاز را انتخاب کنید.
5. اگر می‌خواهید مجوزهای کاربر را برای ایجاد تغییرات تغییر دهید، «محدودیت‌های ویرایش» را انتخاب کنید.
6. از منوی کشویی، قابلیت های آنها را انتخاب کنید - فقط خواندن، نوشتن اصلاحات، یادداشت ها، یا وارد کردن داده ها در فیلدهای فرم.
7. در بخش سوم، روی "بله، فعال کردن حفاظت" کلیک کنید.
8. کد را در پنجره New Password وارد کرده و آن را تایید کنید.

اگر گذرواژه استفاده نشود را انتخاب کنید، هر کسی می‌تواند محدودیت‌های ویرایش را تغییر دهد. برای پیکربندی دقیق تر سرویس، از ویژگی Active Directory استفاده کنید.

اگر نیاز دارید که به برخی از کاربران اجازه دهید داده ها را تغییر دهند (از جمله در مناطق محدودی از سند)، آنها را انتخاب کنید و سپس مشخص کنید چه کسی می تواند با آنها کار کند. روی پیکان کلیک کنید تا لیست کنار کاربر یا گروه گسترش یابد تا ببینید چه مناطقی در دسترس آنها است.

نحوه حذف حفاظت ویرایش از یک سند Word

اگر دوباره نیاز دارید که فایل را برای هر کاربری در دسترس قرار دهید:

1. اگر مالک مجاز نیستید، ترکیب را بیابید.
2. روی Turn Off Protection در ناحیه Restrict Formatting کلیک کنید.
3. برای تایید عمل، ترکیب مخفی را وارد کنید.

خط پایین

تنظیم رمز عبور برای سند مایکروسافت آفیس ورد یک اقدام نسبتاً ساده است که می تواند به روش های مختلفی انجام شود. بنابراین، هر کاربری می تواند با چند کلیک محافظت کند. علاوه بر این، Word خود تنظیمات دقیق‌تری را برای محدودیت‌ها ارائه می‌کند و به شما امکان می‌دهد فقط ویرایش را ممنوع کنید و برای کاربران خاص.

به یاد داشته باشید که هیچ یک از روش های مورد بحث در بالا به شما این فرصت را نمی دهد که رمز عبور خود را به خاطر بسپارید، بنابراین باید آن را به صورت ایمن ذخیره کنید. روی اسناد مهم کد خیلی ساده تنظیم نکنید. تنظیم یک ترکیب مخفی برای متن، مطمئن ترین راه برای محافظت از داده ها نیست. بهتر است یک حساب کاربری جداگانه در سیستم ایجاد کنید و آن را از سایر کاربران محدود کنید.

برای محافظت مطمئن از داده‌های شما در برنامه‌های Microsoft Office، توسعه‌دهنده راه‌های زیادی برای رمزگذاری یک سند ارائه کرده است: امضای الکترونیکی، ممنوعیت تغییر، ممنوعیت افزودن عناصر خاص. راحت ترین و رایج ترین روش رمز عبور است. با استفاده از آن، شما می توانید به طور کامل افراد غیر مجاز را از مشاهده سند منع کنید. با این حال، هر شخصی که به آن دسترسی داشته باشد، می تواند این سند را حذف کند، که مانع از وجود رمز عبور نخواهد شد. پس از بازیابی از سطل بازیافت، سند رمز عبور خود را حفظ می‌کند و هنوز به کسی اجازه دسترسی به داده‌ها را نمی‌دهد. سعی کنید از این مثال برای رمزگذاری سند خود استفاده کنید.

برای شروع، یک سند در هر محصول مایکروسافت آفیس، به عنوان مثال، Word ایجاد کنید. خالی بودن یا نبودن آن اصلا مهم نیست، خودتان آن را ایجاد کرده اید یا از هر منبعی دریافت کرده اید.
به گوشه سمت چپ بالای برنامه توجه کنید، در آنجا دکمه "File" را مشاهده می کنید که باید یک بار روی آن کلیک کنید. در لیست کشویی، خط "اطلاعات" را پیدا کنید، این همان چیزی است که برای تنظیم رمز عبور نیاز دارید.

در میان چندین بخش، روی "مجوزها" کلیک کنید، بلافاصله یک منوی کوچک ظاهر می شود.

تمام راه های محافظت از یک سند در برابر چشمان کنجکاو را خواهید دید: محدودیت مشاهده برای برخی از کاربران، محدودیت برای همه، امضای الکترونیکی و در نهایت رمز عبور. روی خط "رمزگذاری با رمز عبور" کلیک کنید.

یک ترکیب قابل اعتماد بیابید که فقط شما می دانید و قطعاً آن را به خاطر خواهید آورد. لطفاً توجه داشته باشید که رمزهای عبور در محصولات مایکروسافت آفیس، چه در داخل برنامه و چه از طریق پشتیبانی کاربر قابل بازیابی نیستند. اگر رمز عبور خود را فراموش کنید، به سادگی دسترسی به فایل را از دست خواهید داد.

رشته به حروف کوچک و بزرگ حساس است، به این معنی که "r" کوچک و "R" بزرگ کاراکترهای متفاوتی هستند. از نمادها و اعداد استفاده کنید، این مجاز است. پس از اتمام ورود، روی "OK" کلیک کنید.

در مرحله بعد باید رمز عبور خود را تایید کنید تا از اشتباهات تایپی محافظت کنید و احتمال اشتباهات تایپی را از بین ببرید. فقط رمز عبور خود را تکرار کنید و دوباره روی "OK" کلیک کنید.

اگر همه چیز خوب پیش رفت، خط "مجوزها" در منوی "جزئیات" با رنگ نارنجی برجسته می شود. سند را در هر دایرکتوری ذخیره کنید.

سعی کنید فایل خود را با دوبار کلیک کردن باز کنید تا ببینید چه اتفاقی می افتد.

اگر چنین پنجره ای را مشاهده کردید که رمز عبور را درخواست می کند، فرآیند رمزگذاری با موفقیت انجام شده است. رمز عبور خود را وارد کنید.

پس از یک ذخیره جدید، فایل را همانطور که می‌دانید ویرایش کنید، همه تنظیمات یکسان می‌مانند: نیازی به تنظیم مجدد رمز ورود به سیستم ندارید، تا زمانی که خودتان آن را در منوی «جزئیات» حذف نکنید، باقی می‌ماند.

این روش به شما کمک می کند تا از یک سند نه تنها در رایانه کاری خود، بلکه در موقعیت های دیگر محافظت کنید، به عنوان مثال، زمانی که سند روی کارت حافظه است و باید آن را به شخص دیگری منتقل کنید. فایل را رمزگذاری کنید و به راحتی آن را روی هر رسانه ذخیره سازی انتقال دهید: پس از کپی کردن آن در رایانه، رمز عبور باقی می ماند.
این روش برای همه محصولات مایکروسافت آفیس اعمال می شود، بنابراین می توانید از فایل های متنی، صفحات گسترده، ارائه ها و موارد دیگر محافظت کنید. با استفاده از Word و Excel به عنوان مثال، الگوریتم را به خاطر بسپارید:

• ابتدا به "پرونده" بروید.

• و سپس در "اطلاعات".

با ترکیب روش های حفاظتی، می توانید حتی در برابر حذف سند از خود محافظت کنید. به عنوان مثال، استفاده از امضای الکترونیکی. مراقب باشید و رمز عبور خود را فراموش نکنید.

اگر در حال ایجاد یک سند Word حاوی اطلاعات محرمانه برای گروه خاصی از افراد هستید، می توانید برای باز کردن سند رمز عبور تعیین کنید. به این ترتیب، تنها کسی که رمز عبور را می داند می تواند سند را باز کند. ما دو راه برای انجام این کار را به شما نشان خواهیم داد.

راه اول استفاده از نمای پشت صحنه است. سندی را که برای باز کردن آن باید رمز عبور تعیین کنید باز کنید و به برگه بروید فایل(فایل).

در پنجره هوش(اطلاعات) کلیک کنید حفاظت از اسناد(Protect Document) و از منوی کشویی انتخاب کنید رمزگذاری با استفاده از رمز عبور(رمزگذاری با رمز عبور).

یک کادر محاوره ای باز می شود رمزگذاری سند(رمزگذاری سند). رمز عبور خود را در فیلد وارد کنید کلمه عبور(رمز عبور) و فشار دهید خوب.

در کادر محاوره ای که ظاهر می شود، دوباره همان رمز عبور را وارد کرده و کلیک کنید خوب.

فصل حفاظت از اسناد(Protect Document) در پنجره هوش(اطلاعات) با رنگ زرد برجسته می شود و پیامی به شما نشان داده می شود که برای باز کردن سند به رمز عبور نیاز است.

راه دوم برای ایجاد رمز عبور برای باز کردن یک سند Word استفاده از کادر محاوره ای است ذخیره یک سند(ذخیره به عنوان). سندی را که برای باز کردن آن باید رمز عبور تعیین کنید باز کنید و به برگه بروید فایل(فایل). از منوی سمت چپ، کلیک کنید ذخیره به عنوان(ذخیره به عنوان).

پوشه ای را که می خواهید سند محافظت شده با رمز عبور را در آن ذخیره کنید انتخاب کنید. شما می توانید گزینه را انتخاب کنید پوشه فعلی(Current Folder)، پوشه ای از لیست پوشه های اخیر(Folders اخیر) یا از دکمه استفاده کنید مرور(مرور کردن).

در کادر محاوره ای که ظاهر می شود، رمز عبور را در فیلد وارد کنید رمز عبور برای باز کردن فایل(رمز عبور برای باز کردن) و فشار دهید خوب.

در کادر محاوره ای تایید رمز عبور(تأیید رمز عبور) دوباره همان رمز عبور را وارد کرده و کلیک کنید خوب.

هر دو روش به شما امکان می دهند رمز عبور یکسانی ایجاد کنید. اگر می خواهید رمز عبور را حذف کنید، یک سند Word را باز کنید، کادر محاوره ای را صدا کنید رمزگذاری سند(Encrypt Document) یا پارامترهای رایج(گزینه های عمومی) همانطور که در بالا توضیح داده شد و رمز عبور را حذف کنید. فراموش نکنید که سند را ذخیره کنید!