حذف فضاهای بزرگ در Microsoft Word. نحوه حذف فاصله زیاد بین کلمات در Word

اگر به دلیل ویژگی های کار خود، اغلب اسناد Word تهیه شده توسط شخص دیگری را دریافت می کنید، احتمالاً در متن ها علاوه بر اشتباهات املایی، با مشکلاتی از نوع دیگر - فاصله اضافی بین کلمات یا قبل از علائم نگارشی مواجه شده اید. حذف دستی آنها خسته کننده و زمان بر است.

اما اگر دو ماکرو ایجاد کنید که به طور مستقل و در یک چشم به هم زدن سند شما را از شر این بلا خلاص می کند، می توانید زندگی خود را بسیار آسان تر کنید.

ماکروها اصلی نیستند و بر اساس توصیه نویسندگان کتاب "Microsoft Word: Working Comfortably Using Macros" ایجاد شده اند.

برای شروع، سندی را که قصد بررسی آن را دارید باز کنید یا خودتان چنین سندی ایجاد کنید و عمداً بین کلمات و قبل از علائم نگارشی به متن فاصله اضافه کنید. ابتدا یک ماکرو ایجاد می کنیم که فاصله های اضافی بین کلمات را حذف می کند.

برای آن دسته از خوانندگانی که می دانند چگونه با ویرایشگر ویژوال بیسیک ساخته شده در Microsoft Word کار کنند، من به سادگی کد ماکرو آماده را ارائه می دهم:

Sub DeleteSpace() Selection.WholeStory Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.ClearFormatting With Selection.Find .Text = " (2;)" .Replacement.Text = " " .Forward = True .Wrap = wdFindAsk .Format = False.MatchCase = False.MatchWholeWord = False.MatchAllWordForms = False.MatchWildcards = پایان واقعی با Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 End Sub

ماکروی دومی که ایجاد کردیم، تمام فضاهای اضافی قبل از علائم نگارشی را پیدا کرده و حذف می کند. مراحل 1 تا 6 را تکرار کنید. نام ماکرو را DeleteSpacePunctuationMark بگذارید.

مراحل بعدی:

1. در فیلد وارد کنید پیدا کردنابتدا فاصله و سپس عبارت زیر را وارد کنید:

   {1;}([.,:;\!\?])

   این عبارت به معنای واقعی کلمه به این معنی است که یک یا چند فاصله متوالی را قبل از هر علامت نگارشی فهرست شده در پرانتز جستجو می کند.

2. به میدان بروید جایگزین توسطو وارد شوید \1 (در اینجا منظور یک عدد ترتیبی عبارتی است که در داخل پرانتز قرار گرفته است).
3. روی دکمه کلیک کنید همه را جایگزین کنید.
4. پس از اتمام جستجو و جایگزینی، کادر محاوره ای را ببندید پیدا کنید و جایگزین کنید. با فشار دادن کلید پیکان روی صفحه کلید خود، متن را لغو انتخاب کنید.
5. روی دکمه مربعی در کنترل پنل کلیک کنید تا ضبط متوقف شود.

برای کارشناسان VB - کد برای درج در ویرایشگر VisualBasic:

Sub DelSpacePunktMark() Selection.WholeStory Selection.Find.ClearFormatting Selection.Find.Replacement.ClearFormatting With Selection.Find.Text = " (1;)([.,:;\!\?])" .Replacement.Text = " \1" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchAllWordForms = False .MatchSoundsLike = False .MatchWildcards = True End With Selection.ReplaceAFind. :=wdشخصیت، تعداد:=1 پایان فرعی

به این ترتیب از روال کارهای دستی خلاص خواهید شد، که، افسوس، هنگام ویرایش هر سند Word، به خصوص هنگام جستجوی فضاهای اضافی در متن، اجتناب ناپذیر است.

هنگام تایپ متن یا در یک فایل دانلود شده در Word، ممکن است متوجه شوید که بین کلمات فاصله زیادی وجود دارد. نگران نباشید، این طبیعی است و کاملا قابل رفع است. در مقاله ما سعی خواهیم کرد بفهمیم که چرا این اتفاق می افتد و چگونه فضاهای بزرگ را در Word حذف کنیم.

توجیه

اگر به نحوه حذف فضاهای بزرگ در Word نگاه کنیم، اولین چیزی که باید در مورد آن صحبت کنیم مشکل تراز است. پس از همه، این رایج ترین است. اگرچه ماهیت آن در چیزهای کوچک نهفته است، و کاربران به سادگی از روی بی دقتی اشتباه می کنند. اما اول از همه. بیایید بفهمیم که اگر مشکل از تراز عرضی باشد، چگونه فاصله های بزرگ بین کلمات را در Word حذف کنیم.

دو راه حل وجود دارد. بیایید با یکی که ساده ترین است شروع کنیم. تراز را تغییر دهید - به جای گزینه "width"، "چپ" را انتخاب کنید. البته ممکن است این روش جواب ندهد. پس از همه، اغلب مشکل در قالب بندی فایل است. یا ممکن است این تراز برای شما مناسب نباشد. سپس از روش دوم استفاده کنید.

روش دوم این است که از کلیدهای میانبر استفاده می کنیم: CTRL+SHIFT+SPACEBAR. کسی که نداند، ترکیب این کلیدها آن نوار فاصله بسیار کوتاه را می دهد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که فضاهای بزرگ را با فضاهای کوتاه جایگزین کنید.

مشکل با کاراکتر پایان خط غیر قابل چاپ

ما قبلاً متوجه شده ایم که اگر علت تراز نادرست باشد، چگونه فضاهای بزرگ را در Word حذف کنیم. اما اگرچه این مشکل شایع ترین است، اما تنها مشکل نیست. اکنون وضعیتی را تحلیل خواهیم کرد که "قهرمان مناسبت" یک شخصیت "پایان خط" غیرقابل چاپ باشد.

ما در مورد اینکه علامت غیرقابل چاپ چیست و چرا در Word مورد نیاز است، صحبت نمی کنیم. اول از همه، شما باید نمایش همین نمادها را فعال کنید. این کار با کلیک بر روی دکمه مربوطه، که در پانل بالا، در تب "Home" قرار دارد، انجام می شود. با این حال، می توانید مکان آن را در تصویر پیشنهادی مشاهده کنید.

با کلیک بر روی این دکمه، تمام کاراکترهای غیر قابل چاپ از جمله "انتهای خط" را مشاهده خواهید کرد. این نماد است که به ما آسیب می رساند. به نظر می رسد یک فلش منحنی به سمت چپ باشد. تنها کاری که باید انجام دهید حذف آن است. پس از این، فضاها عادی می شوند.

بنابراین شما یاد گرفته‌اید که چگونه فضاهای بزرگ را در Word حذف کنید، وقتی مشکل در کاراکتر غیرقابل چاپ "انتهای خط" است. ضمناً این علامت زمانی که کلیدهای ترکیبی SHIFT+ENTER را فشار می دهید قرار می گیرد، پس مراقب باشید که به طور تصادفی آن را قرار ندهید.

مشکل برگه

فضاهای بزرگ نیز می تواند ناشی از جدول بندی باشد. ما همچنین به آنچه که هست نمی پردازیم. فقط می خواهم بلافاصله بگویم که این علامت دوباره غیر قابل چاپ است و با فشار دادن کلید TAB قرار می گیرد.

شاید قبلاً حدس زده باشید که از آنجایی که این کاراکتر غیر قابل چاپ است، حذف آن مانند مثال قبلی با نمایش کاراکترهای غیرچاپی انجام می شود. دقیقا همینطوره صفحه نمایش را روشن کنید و به دنبال فلش های کوتاهی باشید که به سمت راست در متن اشاره می کنند. این جدول بندی است. مانند دفعه قبل، باید همه این فلش ها را به فاصله تغییر دهید و متن عادی به نظر می رسد - فضاهای بزرگ ناپدید می شوند.

جایگزینی فضاهای بزرگ با فضاهای کوتاه

بنابراین، ما آخرین، سومین راه برای حذف فاصله های بزرگ در متن Word را یاد گرفتیم. اما در صورت وجود تعداد غیرقابل تصور تب در متن چه باید کرد. موافقم، تعداد کمی از مردم می خواهند آنها را یک به یک به تنهایی حذف کنند. به همین دلیل است که اکنون روشی را ارائه خواهیم داد که به شما کمک می کند فوراً همه این کاراکترها را به فضاهای کوتاهی که نیاز داریم تغییر دهید.

احتمالاً همه در مورد "جایگزینی" در Word شنیده اند. این تابعی است که ما استفاده خواهیم کرد. برای شروع، یک کاراکتر برگه را در کلیپ بورد کپی کنید (CTRL+C). پس از آن، "Find and Replace" (CTRL+H) را اجرا کنید. دو فیلد وجود خواهد داشت: "یافتن" و "جایگزین". کاراکتر تب کپی شده را در اولی قرار دهید و در دومی یک فاصله بگذارید. روی دکمه "Replace All" کلیک کنید و تمام فضاهای بزرگ با فضاهای کوتاه جایگزین می شوند.

کاربران بی تجربه Word اغلب فضاهای اضافی را در اسناد اضافه می کنند، به عنوان مثال، برای تورفتگی ابتدای یک پاراگراف یا به اختصار "g". از سال/شهر جدا نشد. این به شدت با ویرایش بیشتر متن تداخل می‌کند و بر برداشت کلی تأثیر می‌گذارد، به‌ویژه وقتی صحبت از مقالات رسمی می‌شود.

اشتباه بزرگ در این شرایط حذف دستی فضاهاست. حتی اگر متن کوچکی داشته باشید، حذف تمام تورفتگی های غیر ضروری از آن زمان زیادی می برد که با استفاده از روش های خودکار می توان به راحتی آن را ذخیره کرد. امروز ما به ساده ترین روشی خواهیم پرداخت که به شما امکان می دهد در 100٪ موارد با مشکل کنار بیایید.

بیایید بلافاصله توجه داشته باشیم که همه چیز را با استفاده از Word 2016 به عنوان مثال در نظر می گیریم، اما همین اصل برای نسخه های قبلی، به عنوان مثال، 2010 یا 2007 نیز مرتبط است.

بنابراین، اگر قبلاً سند مورد نیاز را باز کرده‌اید، می‌توانیم شروع کنیم.

مرحله 1. ابزار "Replace" را باز کنید

در بخش "صفحه اصلی" بلوک "ویرایش" (دورترین فاصله به سمت راست) را پیدا می کنیم، جایی که عملکرد "جایگزینی" را انتخاب می کنیم. یک پنجره کوچک باید با دو فیلد خالی باز شود.

به نظر ما، این یکی از راحت‌ترین عملکردهای Verda است که به شما امکان می‌دهد تا به سرعت هر قطعه را در سراسر متن تنها با چند کلیک جایگزین کنید.

نکته: اگر فضاهای اضافی فقط در ابتدا یا انتهای خطوط وجود دارد، به سادگی تمام متن را انتخاب کنید و محتوا را در مرکز و سپس به سمت چپ تراز کنید. خواهید دید که چگونه تمام بالشتک های اضافی ناپدید شده اند.

مرحله 2. پارامترهای جایگزین را تنظیم کنید

روی دکمه "بیشتر" کلیک کنید. در آنجا کادر کنار "Wildcards" را علامت می زنیم.

مکان نما را در خط خالی بالایی روبروی «یافتن» قرار دهید. فاصله را فشار دهید و سپس ترکیب را وارد کنید {2;} . این بدان معنی است که تمام فضاهای بزرگتر از 2 در سند شما یافت می شود.

روی "جایگزینی همه" کلیک کنید.

ما منتظر تکمیل جایگزینی خودکار کاراکتر هستیم.

پس از تکمیل فرآیند، برنامه گزارش خواهد کرد که چه تعداد جایگزین انجام شده است. فقط روی "OK" کلیک کنید و به ویرایش متن خود بازگردید.

اگر جستجو از صفحه اول سند شروع نشده باشد، برنامه از شما می خواهد که از همان ابتدا متن را جایگزین کنید. موافقت کنید تا مطمئن شوید که هیچ تورفتگی اضافی در جایی باقی نمانده است.

همچنین می توانید از ابزار Replace در قالبی متفاوت استفاده کنید: به طور متناوب حذف دو، سه، چهار و غیره. فضاها اما، همانطور که می‌دانید، بیشتر از زمانی طول می‌کشد که فوراً فرمولی را وارد کنید که به شما امکان می‌دهد تمام تورفتگی‌ها را در مکان‌هایی که بیش از دو عدد از آنها وجود دارد حذف کنید.

با این حال، اگر تعداد دقیق فضاهای اضافی در متن را بدانید، ممکن است مرتبط باشد - برای مثال، 3 عدد از آنها در همه جا وجود دارد، سپس در پنجره تابع "Replace"، سه فاصله را در خط بالا و یک فاصله را وارد کنید پایین

به هر حال، همین عملکرد به حذف همان خطا در کل سند یا حذف سایر کاراکترهای غیر ضروری کمک می کند، بنابراین توصیه می کنیم آن را به خاطر بسپارید و در کارهای بعدی از آن استفاده کنید.

نتیجه گیری

و اگر می خواهید هک های زندگی بیشتری در مورد برنامه Word بدانید، در نظرات در مورد آن بنویسید.

تشریح راه های کاهش فواصل غیر ضروری بین کلمات - فواصل بزرگ - در اسناد مایکروسافت ورد با در نظر گرفتن ویژگی های انجام این اقدامات برای نسخه های 2003، 2007، 2010.

نحوه حذف فضاهای بزرگ در Word 2010 و 2007

1. فاصله زیاد بین کلمات در یک سند می تواند به دلیل ترازبندی متن اعمال شده برای تناسب با عرض صفحه ایجاد شود. اگر اختیاری است، باید روی دکمه "Align Left" در پانل قالب بندی کلیک کنید تا تراز را تغییر دهید.

2. برای حذف فضاهای تکراری، از آیتم منوی "Replace" در کنترل پنل استفاده کنید. در کادر محاوره ای Find and Replace که باز می شود، در قسمت اول دو فاصله و در قسمت دوم یک فاصله وارد کنید. پس از این، باید مکان‌نمای متن را در ابتدای متن ویرایش شده قرار دهید و روی دکمه Replace All در کادر محاوره‌ای کلیک کنید.

در نتیجه فضاهای دوتایی در متن به تک فاصله تبدیل می‌شوند و برنامه به شما می‌گوید چه تعداد از این جایگزین‌ها انجام شده است. دکمه "Replace All" را فشار دهید تا تعداد جایگزین های انجام شده برابر با 0 شود، زیرا می تواند نه تنها دو، بلکه سه، چهار یا بیشتر فاصله بین کلمات متن وجود داشته باشد.

3. گاهی اوقات فاصله زیاد بین کلمات می تواند ناشی از استفاده از کاراکترهای دیگر باشد (مثلاً زبانه ها، فاصله های بدون شکست). با استفاده از دکمه «نمایش همه کاراکترها» که شبیه نماد «Pi» است و در کنترل پنل بالای گروه «پاراگراف» قرار دارد، می‌توانید کاراکترهایی را که در حالت عادی قابل مشاهده نیستند، شناسایی کنید. پس از کلیک روی آن، باید عملیات جایگزینی را تکرار کنید و نه یک فضای دوتایی در فیلد اول، بلکه کاراکتر جداکننده کپی شده را وارد کنید.

نحوه حذف فضاهای بزرگ در Word 2003

عملیات حذف فضاهای اضافی در Word 2003 نیز از طریق گفتگوی جستجو و جایگزینی انجام می شود که کار با آن در بالا برای برنامه های Word نسخه های جدیدتر توضیح داده شده است. تفاوت ها حداقل است.

در اینجا این کادر محاوره ای را می توان به صورت زیر فراخوانی کرد: با استفاده از آیتم منوی "Edit"، دستور "Find ..." را انتخاب کنید و در کادر محاوره ای ظاهر شده به برگه "Replace" بروید. یا فقط Ctrl+H را فشار دهید.

برای جستجوی سایر نمادهای افزایش فاصله، باید دکمه "نمایش همه نمادها" را فعال کنید، که در نسخه 2003 در نوار ابزار "Standard" در مقابل پنجره بزرگنمایی قرار داده شده است (این دکمه اغلب پنهان است، و به منظور آن را ببینید، باید روی فلش رو به پایین در نوار ابزار کلیک کنید). کاراکترهای یافت شده نیز باید از طریق جستجو و جایگزینی به فضاهای منفرد تبدیل شوند.

هنگام ویرایش اسناد متنی، کاربران اغلب با خطوطی مواجه می شوند که در آن کلمات با فاصله های بزرگ از هم جدا شده اند. چنین خطوطی در متن بسیار قابل توجه است و ظاهر سند را خراب می کند.

در این مطلب به سه دلیل محتمل که می تواند منجر به چنین مشکلی شود را بررسی خواهیم کرد و همچنین به شما خواهیم گفت که چگونه در هر یک از این موارد مشکلات بزرگ بین کلمات را در Word حذف کنید. نکات ارائه شده در مقاله به همان اندازه برای Word 2007، 2010، 2013، 2016 و Word 2003 مرتبط است.

دلیل شماره 1: هم ترازی عرض.

شایع ترین دلیل برای فاصله زیاد بین کلمات، هم ترازی است. با تنظیمات خاصی از کلمات و طول خط، ویرایشگر متن Word اشتباه می کند و متن را به گونه ای تراز می کند که به اصطلاح فضاهای بزرگ در خط ظاهر می شود.

این مشکل به روش های مختلفی قابل حل است. اگر قالب بندی سند اجازه می دهد، می توانید به سادگی متن را در لبه سمت چپ برگه تراز کنید. این کار را می توان با استفاده از دکمه روی تب Home یا با استفاده از کلید ترکیبی CTRL+L انجام داد.

اگر نمی توانید روش تراز متن را تغییر دهید، می توانید کار دیگری انجام دهید. می توانید تمام فضاهای این خط را مجبور کنید با فضاهای کوچک جایگزین شوند. این کار بسیار ساده انجام می شود. فضای بزرگ را انتخاب کرده و کلیدهای ترکیبی CTRL+SHIFT+SPACEBAR را فشار دهید.

در نتیجه فضای بزرگ با یک فضای کوتاه معمولی جایگزین می شود. در این مورد، این جایگزینی بدون توجه به پیکربندی خط رخ می دهد. این جایگزینی را برای تمام فضاهای خط تکرار کنید و مشکل فضاهای بزرگ را حل خواهید کرد.

دلیل شماره 2: کاراکتر پایان خط غیر قابل چاپ.

با فشردن کلید Enter یک کاراکتر پایان پاراگراف غیرچاپی در متن وارد می شود و به پاراگراف بعدی منتقل می شود. اما، اگر کلید Enter را همراه با کلید SHIFT فشار دهید، به جای رفتن به پاراگراف بعدی، به خط بعدی منتقل می شود. و اگر متن از تراز عرضی استفاده کند، به احتمال زیاد نتیجه یک خط با فاصله های بزرگ خواهد بود.

برای تشخیص این مشکل، باید روی دکمه «نمایش همه نمادها» کلیک کنید. در ورد 2007، 2010، 2013 و 2016 در تب Home قرار دارد.

در Word 2003، این دکمه به سادگی در نوار ابزار قرار دارد.

پس از روشن کردن دکمه "نمایش همه کاراکترها"، به انتهای خط با فاصله های بزرگ نگاه کنید. اگر علامتی به شکل فلش به سمت چپ منحنی شده باشد (مانند کلید Enter)، باید حذف شود.

برای حذف نماد "پایان خط" و در نتیجه حذف فاصله های بزرگ بین کلمات، باید مکان نما را بین متن و نماد "پایان خط" قرار دهید و سپس به سادگی کلید DELETE را فشار دهید.

دلیل شماره 3: کاراکترهای برگه.

در برخی موارد، فاصله زیاد بین کلمات به دلیل کاراکترهای برگه ای است که به جای فاصله های معمولی در یک خط متن درج شده است. این مشکل مانند کاراکتر End of Line شناسایی می شود. تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی دکمه "نمایش همه کاراکترها" کلیک کنید و رشته را بررسی کنید.

کاراکترهای برگه به ​​صورت فلش های بلندی که به سمت راست اشاره می کنند در متن ظاهر می شوند. برای حذف آنها و حذف فاصله های بزرگ بین کلمات، کافی است فلش ها را با ماوس انتخاب کنید و کلید فاصله را فشار دهید.

اگر متن شما حاوی تعداد زیادی کاراکتر برگه است، می توانید در زمان صرفه جویی کنید و با استفاده از جستجو آنها را با فاصله های معمولی جایگزین کنید. برای این کار یکی از کاراکترهای تب را کپی کرده و کلید ترکیبی CTRL+H را فشار دهید. در پنجره ای که ظاهر می شود، کاراکتر برگه کپی شده را در قسمت «یافتن» و یک فضای معمولی را در قسمت «جایگزینی با» قرار دهید، سپس روی دکمه «جایگزینی همه» کلیک کنید.

این جایگزینی تمام کاراکترهای برگه در سند Word شما را با فاصله های معمولی جایگزین می کند.