پشتیبان گیری از اس ام اس به ایمیل. نحوه تنظیم فوروارد همه نامه ها از یک ایمیل به نامه دیگر! یک کپی از پیام را به سوال ایمیل خود ارسال کنید

در Microsoft Outlook، می‌توانید تعیین کنید که برای همه پیام‌هایی که ارسال می‌کنید، یک Bcc خودکار (Bcc) به لیست‌های توزیع یا کاربران دیگر ارسال شود.

یکی از سناریوهایی که در آن این قانون مفید است، زمانی است که همه اعضای گروه به پیام‌های ایمیل دریافتی مانند مرکز راهنمایی پاسخ می‌دهند. وقتی یکی از اعضای گروه به پیامی پاسخ می دهد، سایر اعضای گروه به طور خودکار یک کپی از پاسخ را دریافت می کنند و همه پیام های خروجی را به روز نگه می دارند.

قوانین مشتری

یک قانون ایجاد کنید

اکنون، هر بار که پیامی ارسال می‌کنید، خواه پیامی جدید باشد، پیامی را فوروارد کنید یا پاسخ دهید، افراد یا گروه‌هایی که در قانون مشخص شده‌اند به‌طور خودکار به‌عنوان گیرنده کپی اضافه می‌شوند. نام افراد یا گروه‌ها در خط Cc پیام نوشتن نمایش داده نمی‌شود، اما این نام‌ها برای همه گیرندگان پیام ظاهر می‌شوند.

یک قانون را غیرفعال کنید

در نمای ایمیل، در برگه خانهروی دکمه کلیک کنید قوانین > قوانین و هشدارها را مدیریت کنید.

در برگه در بخش قانون

روی دکمه کلیک کنید خوب.

قوانین و هشدارها.

توصیه:برای اطلاعات بیشتر در مورد نحوه غیرفعال کردن سریع این قانون برای پیام‌های فردی، به بخش بعدی ("") مراجعه کنید.

از یک دسته برای غیرفعال کردن CC خودکار برای پیام های فردی استفاده کنید

اگر می خواهید انعطاف پذیری برای خاموش کردن قوانین کپی جدید خودکار بر اساس یک پیام واحد بدون نیاز به پیمایش در کادر محاوره ای داشته باشید. قوانین و هشدارها، می توانید از ویژگی دسته بندی ها در Outlook به همراه یک قانون استفاده کنید.

توصیه:

ابتدا، باید قانونی ایجاد کنید تا به طور خودکار یک کپی کربن کور (CC) برای همه پیام‌های ایمیلی که ارسال می‌کنید ارسال شود.

این قانون خاص نامیده می شود قوانین مشتری. قوانین کلاینت فقط بر روی کامپیوتری که در آن ایجاد شده است اجرا می شود و تنها در صورتی اجرا می شود که Outlook در حال اجرا باشد. اگر قرار بود با استفاده از یک حساب ایمیل در رایانه دیگری ایمیلی ارسال کنید، این قانون از آن رایانه اجرا نمی شود تا در آن رایانه ایجاد شود. این قانون باید در هر رایانه ای که قصد استفاده از آن را دارد ایجاد شود.

یک قانون ایجاد کنید

اکنون هر بار که پیامی را ارسال می‌کنید، خواه پیامی جدید باشد، پیامی ارسال کنید یا پاسخ دهید، افراد یا فهرست‌های توزیع مشخص‌شده در قانون به‌طور خودکار به‌عنوان گیرندگان کپی اضافه می‌شوند. نام افراد یا لیست های توزیع در خط Cc پیام نوشتن ظاهر نمی شود، اما این نام ها برای همه کسانی که پیام را دریافت می کنند ظاهر می شوند.

یک قانون را غیرفعال کنید

برای جلوگیری از ارسال خودکار کپی، ابتدا باید این قانون را غیرفعال کنید.

در Mail در منو سرویسروی دکمه کلیک کنید قوانین و هشدارها.

روی زبانه قوانین ایمیلدر فصل قانونتیک کادر مربوط به قانونی که ایجاد کردید را بردارید.

روی دکمه کلیک کنید خوب.

اکنون می توانید پیامی را بدون ارسال خودکار کپی برای افراد دیگر یا لیست های پستی ارسال کنید. این قانون تا زمانی که دوباره در کادر محاوره ای فعال نشود غیرفعال خواهد بود قوانین و هشدارها.

توصیه:

از یک دسته برای غیرفعال کردن CC خودکار برای پیام های فردی استفاده کنید

اگر می‌خواهید قانون جدید ارسال خودکار CC را برای پیام‌های جداگانه بدون فراخوانی کادر محاوره‌ای غیرفعال کنید قوانین و هشدارها، می توانید قانون را روی دسته ای تنظیم کنید که در Office Outlook 2007 موجود است.

قانونی را که قبلا ایجاد کردید تغییر دهید تا وقتی دسته مشخص شده را به یک پیام اضافه می کنید، قانون به طور خودکار یک کپی ارسال نکند.

هر زمان که می‌خواهید قانون سی سی خودکار را برای پیامی غیرفعال کنید، یک دسته را برای آن اعمال کنید.

توصیه:اگر هنگام ایجاد دسته بندی مشخص کرده اید، می توانید از میانبر صفحه کلید استفاده کنید.

هنگام ارسال پیام، قانون کپی خودکار اعمال نخواهد شد.

هنگام نوشتن نامه، در سمت راست یک فیلد "افزودن ایمیل به دفترچه آدرس" وجود دارد، آدرس را وارد کرده و دکمه ">> >>" را فشار دهید (افزودن ایمیل به دفترچه آدرس). اکنون شما یک آدرس در دفترچه آدرس خود دارید.

برای نوشتن نامه به این آدرس، باید آن را در ستون انتخاب کنید و روی دکمه "To" کلیک کنید.

معنی دکمه:

"به" - اگر می خواهید نامه ای به این آدرس بفرستید.

"CC" اگر مایلید یک کپی به این آدرس ارسال کنید.

"BCC" - اگر می خواهید یک نسخه کور به این آدرس ارسال کنید.

برای حذف یک ایمیل از دفترچه آدرس، باید آن را در ستون انتخاب کنید و دکمه "x" را فشار دهید (ایمیل انتخاب شده را از دفترچه آدرس حذف کنید)

چرا وقتی می‌خواهم ایمیلی ارسال کنم، پیام «جلسه فعلی به پایان رسید» ظاهر می‌شود؟

اگر هنگام کار با رابط وب، به مدت 1 ساعت روی پیوندها یا دکمه ها کلیک نکنید، سیستم جلسه را پایان می دهد. این کار برای امنیت صندوق پست شما انجام می شود.

چگونه می توانم از شر لینک های پیوست شده به ایمیل خود خلاص شوم؟

چگونه می توانم نامه های ارسال شده را ذخیره کنم؟

پوشه ای با نام دلخواه ایجاد کنید.

در منوی «تنظیمات»، برگه «ایجاد» را باز کنید.

در این صفحه یک بلوک Folders ویژه وجود دارد. در منوی کشویی "Save Copies of Sent to:" پوشه ای را که ایجاد کرده اید مشخص کنید.

پس از این، در صفحه ایجاد یک پیام جدید در بلوک "پارامترهای اضافی"، کادر "ذخیره در" ظاهر می شود - اگر علامت زده شود، یک کپی از حرف در پوشه ای که مشخص کرده اید ذخیره می شود.

من یک پیش نویس نامه تهیه کردم و می خواهم آن را ذخیره کنم. چگونه انجامش بدهیم؟

یک پوشه با یک نام سفارشی ایجاد کنید و آن را در صفحه «تنظیمات»، برگه «ایجاد» در مورد «ذخیره پیش‌نویس‌ها در:» مشخص کنید. پس از این، می توانید از دکمه "ذخیره پیش نویس" در صفحه برای نوشتن نامه جدید استفاده کنید.

چگونه می توانم یک الگوی ذخیره شده را تغییر دهم یا از آن استفاده کنم؟

به صندوق پستی خود وارد شوید

پوشه "Draft" را با جاهای خالی باز کنید

پیام مورد نظر را باز کنید

پس از تکمیل پیام، بررسی کنید که اطلاعات فیلدهایی که پیام به آنها خطاب شده است و موضوع پیام صحیح باشد.

سپس می‌توانید روی دکمه «ارسال» یا «ذخیره در پیش‌نویس‌ها» کلیک کنید.

چگونه فایل ها را از طریق رابط وب ارسال کنیم؟

پس از تکمیل نوشتن نامه جدید، سه فیلد برای پیوست کردن فایل ها به نامه وجود دارد که در زیر قسمت ورود متن نامه قرار دارد.

فایل های مورد نظر خود را با استفاده از دکمه «مرور» انتخاب کنید و برای ارسال روی «ارسال» کلیک کنید. اگر دکمه «مرور» را نمی‌بینید، مرورگر شما از عملکرد دانلود فایل پشتیبانی نمی‌کند و باید آن را با نسخه جدیدتر جایگزین کنید.

یک حرف نباید بیشتر از 40 مگابایت باشد.

آیا لازم است قبل از حذف ایمیل ها به عنوان "حذف شده" علامت گذاری شوند؟

3 حالت برای حذف حروف از یک پوشه وجود دارد. اگر در صفحه تنظیمات حالت "علامت گذاری" را برای حذف حروف انتخاب کرده اید، ابتدا باید آنها را با یک چک باکس علامت گذاری کنید و روی دکمه "حذف" کلیک کنید. وضعیت حرف در پوشه "حذف" خواهد شد. پیام های حذف شده با استفاده از دکمه "حذف پاک شده" برای همیشه پاک می شوند.

اگر حالت "انتقال به سطل زباله" را انتخاب کرده اید، با کلیک بر روی دکمه "حذف"، حروف به "سطل زباله" می روند که به طور خودکار در قالب پوشه ای به نام "اقلام حذف شده" ایجاد می شود.

اگر حالت حذف "فوری" را مشخص کرده اید، حروف بلافاصله با کلیک بر روی دکمه "حذف" حذف می شوند.

پیام هایی که به عنوان حذف شده علامت گذاری شده اند بلافاصله از سرور حذف می شوند.
اگر تنظیمات صندوق پستی شما به گونه ای است که پیام ها بلافاصله حذف می شوند و به پوشه "اقلام حذف شده" منتقل نمی شوند، بازیابی آنها غیرممکن است.

چرا نمی توانم ایمیل ها را حذف کنم؟

اگر در تنظیمات (به بخش "تنظیمات" در رابط وب صندوق پست مراجعه کنید) گزینه "انتقال به سطل زباله" برای حذف پیام ها انتخاب شده است، سپس پیام های حذف شده به پوشه "اقلام حذف شده" ارسال می شوند. وقتی صندوق پست پر می شود، انتقال نامه ها به این پوشه غیرممکن می شود.

برای جلوگیری از این امر، باید هنگام حذف پیام‌ها، گزینه «در خروج، حذف از سطل زباله همه چیز قدیمی‌تر از:» را تنظیم کنید.

حداکثر اندازه یک ایمیل ارسالی چقدر است؟ چند فایل را می توانم به یک نامه پیوست کنم؟

حداکثر حجم نامه ارسالی 35 مگابایت است. این میزان پر بودن صندوق پستی شما را در نظر می گیرد (حجم آن 100 مگابایت است).
اگر مثلاً 95 مگابایت باشد، حداکثر اندازه پیوست بیش از 5 مگابایت نخواهد بود. همین امر در مورد نامه های دریافتی نیز صدق می کند.
شما نمی توانید بیش از 3 فایل را به یک نامه پیوست کنید.

که در Microsoft Outlook- مطبوعات
نامه دریافتی را با دکمه سمت راست ماوس و گزینه ها را انتخاب کنید. در پنجره ای که تحت عنوان Internet Headers باز می شود، تمام سرفصل های سرویس نامه دریافتی را مشاهده خواهید کرد.

که در Outlook Expressمطبوعات
نامه دریافتی را با دکمه سمت راست ماوس و Properties - Details را انتخاب کنید.

که در خفاش!مطبوعات
نامه دریافتی را با دکمه سمت راست ماوس و RFC-822 Headers را انتخاب کنید.

که در رابط وب NGS Postبه صفحه با حرف بروید و روی دکمه "سرصفحه کامل" کلیک کنید.

در صفحه با نامه نوعی گوبلدگوک وجود دارد... همه چیز به هم ریخته است.

این می تواند زمانی اتفاق بیفتد که ایمیل هایی را با فرمت HTML دریافت می کنید، که در حین ایجاد برخی از خطاهای سیستمی رخ داده است. HTML "کج" روی کد HTML رابط وب قرار می گیرد و نتیجه آن چنین شرمساری است.
دو راه برای مقابله با این موضوع وجود دارد. ابتدا، اگر مدام این ایمیل‌ها را از همان افراد دریافت می‌کنید، از آن‌ها بخواهید ایمیل‌هایی را در قالب متن ساده برای شما ارسال کنند. ثانیاً، اگر ایمیل را از طریق کلاینت های ایمیل بارگیری کنید، چنین مشکلی وجود نخواهد داشت.

نامه با رمزگذاری ناخوانا باز می شود (من از رابط وب استفاده می کنم)، چگونه می توانم آن را بخوانم؟

برای اینکه بتوانید نامه را بخوانید، باید به صفحه دارای حرف بروید و در منوی مرورگر "Encoding" را انتخاب کنید. اگر از اینترنت اکسپلورر استفاده می‌کنید، باید در منوی بالا به «مشاهده» و سپس «Encoding» بروید. شما باید رمزگذاری KOI-8 را انتخاب کنید. اگر حرف هنوز قابل خواندن نیست، پس از انتخاب KOI-8، رمزگذاری Win-1251 را انتخاب کنید.

من دائماً نامه هایی از برخی MAILER-DAEMON دریافت می کنم ...

تنظیمات سرویس گیرنده ایمیل خود را بررسی کنید. برای ارسال صحیح نامه، باید تنظیمات زیر را انجام دهید:

1. سرور smtp را در تنظیمات سرویس گیرنده نامه - smtp.ngs.ru مشخص کنید.

"554: آدرس فرستنده رد شد: دسترسی رد شد"

3. بررسی کنید که در تنظیمات ورود به سیستم به صورت ***@ngs.ru مشخص شده باشد، i.e. با دامنه بدون تعیین دامنه، مجوز انجام نخواهد شد و بنابراین، نامه ارسال نخواهد شد.

وقتی می‌خواهم نامه‌ای بفرستم، پیام «متن نامه را نمی‌توان با استفاده از مجموعه نویسه‌های انتخاب شده ارسال کرد» دریافت می‌کنم.

هنگام ارسال نامه، باید رمزگذاری "Universal (UTF-8)" یا "KOI" را انتخاب کنید.

اگر پیامی را در Word نوشتید، قبل از چسباندن آن در مرورگر، آن را در Notepad قرار دهید و سپس آن را از Notepad در مرورگر کپی کنید.

اگر در استفاده از پروژه های ما با مشکل مواجه شدید یا می خواهید اشکالی را گزارش کنید، لطفاً این فرم را پر کنید و تیم پشتیبانی ما با شما تماس خواهد گرفت.

توجه فقط ایمیل های دریافتی جدید فوروارد می شوند. شما نمی توانید ایمیل ها را فوروارد کنید:

صندوق های ورودی که از قبل در جعبه هستند.

ارسال شد؛

برونگرا؛

از پوشه Spam

اگر از دو صندوق پستی به طور همزمان استفاده می کنید، اما می خواهید نامه های هر دو صندوق پستی را در یک مکان بخوانید، ارسال نامه ها را از یک صندوق پستی به صندوق دیگر تنظیم کنید:

روی نماد در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید.

انتخاب کنید قوانین پردازش نامه ها.

روی دکمه Create Rule کلیک کنید.

در بلوک Apply، از لیست ها انتخاب کنید که چه نوع ایمیل هایی را می خواهید این قانون را اعمال کنید:

در بلوک اگر شرایطی را برای پردازش تعیین کنید:

","hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":true,"areas":[("href":"filter-glossary.html#filter-glossary__terms-attributes","shape":"circle","direction": ["بالا"،"چپ"],"alt":"مقدار پارامتر انتخاب شده را وارد کنید"،"justMapLink":false,"coords":"isNumeric":false,"hasTopCallout":true,"hasBottomCallout" :false) ,("href":"filter-glossary.html#filter-glossary__terms-features","shape":"circle","direction":["پایین"،"راست"],"alt":" چقدر باید این شرط رعایت شود،"justMapLink":false,"coords":"isNumeric":false,"hasTopCallout":false,"hasBottomCallout":true)،("href":"filter-glossary.html #filter-glossary__terms- ویژگی‌ها،"شکل":"دایره"،"جهت":["بالا"،"راست"],"alt":"انتخاب پارامتر"،"justMapLink":false,"coords":, "isNumeric":false "hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":false)]))\">

برای اطلاعات بیشتر در مورد نحوه درست ایجاد یک شرط، به مقاله ویژه مراجعه کنید.

برای یک قانون، می توانید چندین شرط را تنظیم کنید که می توانند به طور همزمان یا جداگانه اجرا شوند:

گزینه را فعال کنید فوروارد به آدرسو آدرسی که نامه ها به آن ارسال می شود را مشخص کنید. اگر می خواهید کپی حروف را هنگام ارسال ذخیره کنید، این گزینه را فعال کنید.

توجه داشته باشید. در زمینه فوروارد به آدرسشما نمی توانید بیش از یک کادر را مشخص کنید. اگر می خواهید حمل و نقل را به چندین صندوق پستی تنظیم کنید، برای هر آدرس به طور جداگانه یک قانون حمل و نقل ایجاد کنید. برای اینکه ارسال به چند صندوق پستی به درستی کار کند، گزینه را در همه قوانین فعال کنید هنگام ارسال یک کپی نگه دارید.

روی دکمه Create Rule کلیک کنید. رمز عبور Yandex خود را وارد کنید.

توجه داشته باشید. اگر احراز هویت دو مرحله‌ای را فعال کرده‌اید، از یک رمز عبور یک‌بار مصرف ایجاد شده توسط برنامه Yandex.Key استفاده کنید.

صندوق پستی که برای ارسال مشخص کرده اید را بررسی کنید. ایمیلی حاوی دستورالعمل هایی در مورد نحوه تأیید حمل و نقل دریافت خواهید کرد. پس از تایید، ایمیل های جدید به صندوق پستی مشخص شده هدایت می شوند.

توجه داشته باشید. اگر می‌خواهید ایمیل‌ها را از پوشه Spam فوروارد کنید، به Yandex.Mail نیاز دارید تا آنها را ناخواسته تلقی نکند. برای انجام این کار، روی دکمه This is not spam در چنین ایمیل هایی کلیک کنید. - با گذشت زمان، چنین حروفی در صندوق ورودی شما ظاهر می شوند و شما می توانید فوروارد را برای آنها تنظیم کنید.

ایمیل های قدیمی را فوروارد کنید

برای جمع آوری نامه های قدیمی از صندوق پست دیگر Yandex:

فوروارد کردن کار نمی کند

این ممکن است به دلایل زیر باشد:

اطلاعات شخصی در Yandex.Passport نشان داده نشده است

داده های شخصی قابل اعتماد را در Yandex.Passport نشان دهید و یک شماره تلفن را به حساب خود پیوند دهید.سیستم امنیتی ما ممکن است حساب شما را مشکوک تشخیص داده باشد و صندوق پستی شما را مسدود کرده باشد. بیشتر اوقات ، این به این دلیل اتفاق می افتد که شماره تلفن به جعبه ضمیمه نشده است یا گذرنامه حاوی نام و نام خانوادگی ساختگی است. معمولاً چند ساعت طول می کشد تا قفل را بردارید.

قانون فعال نشده یا آدرس تأیید نشده است. نامه‌ها توسط جمع‌آورنده در صندوق ورودی جمع‌آوری نمی‌شوند.

اگر نامه ای از صندوق پست دیگری شما وارد صندوق پستی شود، یعنی مجموعه نامه پیکربندی شده باشد و در پوشه Inbox نباشد، این قانون در مورد آن اعمال نخواهد شد.

ما هر روز ده ها ایمیل ارسال می کنیم. گاهی اوقات این ها پیام های بسیار کوتاهی هستند، به عنوان مثال: "بریم ناهار؟" گاهی اوقات - با کمک آن کسب و کار یا وب سایت خود را ارائه می کنید. وقتی حروف زیاد و زمان کم وجود دارد، شروع به عجله و اشتباه می کنیم. معمولاً پیش پا افتاده، مانند یک اشتباه تایپی، اما گاهی اوقات اتفاقاتی رخ می دهد که می تواند به شهرت شما آسیب جدی وارد کند و رابطه شما با یک مشتری یا کارمند را خراب کند.

این را می توان اجتناب کرد، فقط باید جمع آوری شده و در مورد برخی از دام ها آگاه باشید. در اینجا رایج ترین اشتباهاتی که هنگام ارسال ایمیل مرتکب می شوند، آورده شده است. با دقت بخوانید و به یاد داشته باشید که ابتدا باید یک مکث کوتاه انجام دهید، بررسی کنید که آیا همه چیز مرتب است یا خیر، و تنها سپس روی دکمه "ارسال" کلیک کنید.

شما آدرس را اشتباه تایپ می کنید

رایج ترین و ناخوشایندترین اشتباه. تصور کنید می خواهید عکس های نسبتاً شخصی را برای یک دوست ارسال کنید، اما به طور خودکار آدرس رئیس یا مشتری خود را تایپ می کنید. و تنها پس از ترک نامه با وحشت متوجه می شوید که چه اتفاقی افتاده است. اگر تسلی باشد، هر یک از ما حداقل یک بار در زندگی خود در این وضعیت قرار گرفته ایم: وکلا اسناد محرمانه را برای طرف مقابل ارسال می کنند، طراحان طرح های وب سایت را برای مشتری اشتباه ارسال می کنند و غیره. اما وقتی این اتفاق برای ما می افتد، به نظر می رسد که زمین از زیر پای ما محو می شود.

خوشبختانه، بسیاری از سرویس های ایمیل، به عنوان مثال جیمیل، یک عملکرد دارند. آن را روشن کنید و فاصله زمانی زیادی را مشخص کنید - می دانید که ساکت تر است.

پیوست را فراموش کردید

شما نوشتید که فایل خاصی به نامه پیوست شده است، اما فراموش کرده اید که آن را پیوست کنید. یکی دیگر از اشتباهات رایج که اغلب منجر به سوء تفاهم و عذرخواهی می شود. از یک طرف، اشکالی ندارد، هیچ کس کامل نیست، اما بهتر است ابتدا همه چیز را بررسی کنید و تنها سپس نامه را ارسال کنید. و برای جلوگیری از سؤال از طرف گیرنده، توصیه می کنیم تمام فایل های پیوست شده را مستقیماً در متن نامه فهرست کنید. به عنوان مثال، مانند این:

سلام ماکسیم! من چندین فایل را برای شما ارسال می کنم، آنها پیوست شده اند:

قرارداد خدمات

GIF با گربه

شما به طراحی فکر نمی کنید

همانطور که به یاد دارید با لباس هایشان به شما سلام می کنند. اگر می‌خواهید از ایمیل‌تان جلوگیری کنید که بخواهید بلافاصله آن را حذف کنید، روی فرم آن کار کنید. آنها می گویند شما باید به اندازه محتوا زمان خود را به آن اختصاص دهید. خوشبختانه امروز آسان است. برای انجام این کار، توصیه می کنیم با استفاده از برنامه Wix ShoutOut، یک قالب مناسب را انتخاب کرده و متن خود را به آن اضافه کنید. هیچ دانش خاصی لازم نیست، فقط مطمئن شوید که همه چیز مرتب و زیبا به نظر می رسد. به هر حال، یک خبرنامه خوب اسرار و قوانین خاص خود را دارد، بنابراین توصیه می کنیم مدیر بازاریابی ایمیلی خود را بخوانید. از من تشکر نکن

موضوع نامه را مشخص نمی کنید

موضوع نامه تقریباً نقشی مشابه عنوان متن دارد. در کنار نام شما ظاهر می شود، گیرنده آن را می بیند و می فهمد که چه چیزی برای او ارسال کرده اید: فاکتور، نتایج جلسه، پیشنهاد شغلی، طرح وب سایت و غیره. به یاد داشته باشید که موضوع باید به وضوح تنظیم شود تا در صورت لزوم، شخص به سرعت نامه شما را پیدا کند و قانع کننده باشد تا علاقه مند شود، مثلاً در مورد یک خبرنامه صحبت می کنیم. چندی پیش نوشتیم که چگونه، اگر فراموش کرده اید، ارزش دوباره خواندن را دارد.

شما پیش نویس ها را ذخیره نمی کنید

اگر دوست دارید در ویرایشگرهای متن نامه بنویسید، اغلب ذخیره کنید، در غیر این صورت تمام روز یک نامه می نویسید و سپس ناگهان کامپیوتر شما یخ می زند و همه چیز از بین می رود. یا مستقیماً در سرویس ایمیل بنویسید - سپس تمام طرح های شما به طور خودکار در پوشه "پیش نویس" ذخیره می شوند.

داری بی ادب میکنی

ادب در نامه نگاری کمتر از زندگی اهمیت ندارد. در اینجا قوانین اساسی وجود دارد که باید توسط همه رعایت شود:

همیشه از فرستنده برای نامه تشکر کنید، به خصوص اگر می بینید که او کار خوبی انجام داده است. به یاد دارید زمانی که در کودکی به همه ما کلمات "جادویی" یاد می دادند؟ آنها را فراموش نکنیم، حتی اگر بالغ هستیم.

آرامش خود را حفظ کنید، حتی اگر موضوع بسیار فوری و مهم است. عصبی بودن و سرزنش قطعاً نتیجه خوبی نخواهد داشت.

نامه خود را با عبارات رایج شروع و پایان دهید. درجه رسمی بودن بستگی به این دارد که با چه کسی مکاتبه می کنید. اگر این رئیس شما یا فقط یک شخص رسمی است، از «سلام»، «بای» یا «بوسه» استفاده نکنید. و بالعکس، اگر به یک همکار یا دوست می نویسید، می توانید بدون "ارادتمند" سنتی این کار را انجام دهید.

شما متن را تصحیح نمی کنید

اشتباهات تایپی می تواند کل تصور را خراب کند، بنابراین نامه نوشته شده را با دقت دوباره بخوانید، ترجیحا چندین بار. اگر در مورد املا یا نحو شک دارید، به Gramotu.ru. بهتر است هفت بار اندازه گیری کنید، یعنی بررسی کنید، تا اینکه بابت اشتباهات تایپی عذرخواهی کنید و ثابت کنید که واقعا باسواد هستید.

و به هر حال: اگر از ارسال تصادفی نامه ناتمام می ترسید، ابتدا کل متن را به طور کامل بنویسید و فقط سپس آدرس گیرنده را تایپ کنید.

شما افراد مناسب را روی کپی نامه قرار نمی دهید

بیایید بفهمیم چه کسی ممکن است واقعا نامه شما را دریافت کند. فیلد To گیرنده اصلی است. فیلد "Ss" - شخصی که کپی را دریافت می کند. او ارتباط مستقیمی با موضوع مورد بحث ندارد، اما می خواهد یا باید آگاه باشد. فیلد "Bcc" گیرندگان پنهان هستند. شما آنها را اضافه می کنید، اما گیرنده اصلی آنها را نمی بیند. و در اینجا باید مراقب باشید: می توانید Cc و Bcc را با هم اشتباه بگیرید و سپس گیرنده فکر می کند که از او جاسوسی می شود.

به خاطر داشته باشید که برای برخی افراد مهم است که از آنچه در حال رخ دادن است آگاه باشند. شما نمی خواهید به سرزنش هایی در مورد "چطور نتوانستید من را به نسخه اضافه کنید!" من دو ماه روی این پروژه کار کردم!» اگر شک دارید، هرکسی که با این سوال ارتباط دارد را اضافه کنید. شاید همه از اینکه حواسشان پرت می شود خوشحال نشوند، اما شکایتی از شما وجود نخواهد داشت.

شما مشترک نمی شوید

شما نوشتید "با احترام، ماشا" و فکر می کنید همه چیز مرتب است، اما گیرنده نامه می نشیند و تعجب می کند که این چه نوع ماشا است. از چاپخانه؟ یا شاید یک تصویرگر؟ برای جلوگیری از حدس زدن او، یک امضا تنظیم کنید تا به طور خودکار به انتهای هر یک از پیام های شما اضافه شود. حتماً نام و نام خانوادگی، نام شرکت، موقعیت شغلی و اطلاعات تماس مانند اسکایپ یا شماره تلفن خود را وارد کنید. شما می توانید یک آدرس اضافه کنید - اگرچه این یک تبلیغ است، اما محجوب است.

شما زمان اشتباهی را انتخاب می کنید

نوشتن نامه در شب ایده خوبی نیست. دلیل اول: احتمالاً در طول روز به شدت خسته هستید، خیلی خوب فکر نمی کنید و در خطر مرتکب شدن همه اشتباهات بالا هستید. دلیل دوم: بهمن نامه صبحگاهی نامه نیمه شب شما را به گور می برد و مخاطب قطعاً در آینده نزدیک آن را نخواهد دید. و سوم: ظاهراً اگر در حال نوشتن نامه های تجاری در سه صبح هستید، ظاهراً کاری بهتر از این ندارید.

توصیه ما: اگر اتفاق مهم یا فوری رخ نداده است، مانند همه افراد عادی از دوشنبه تا جمعه و در ساعات کاری پیام ارسال کنید.

نیاز به برای کسب و کار شما؟ خودتان آن را در Wix ایجاد کنید - آسان و رایگان است!

نامه های شرکتی محدودیت هایی در اندازه صندوق پستی کارکنان دارد. وقتی به محدودیت های خاصی رسید، عملکرد صندوق پستی شما تغییر می کند. محدودیت های زیر موجود است:

• وقتی حجم به 5.8 گیگابایت رسید - هشداری مبنی بر اینکه صندوق پست شخصی شما به زودی پر می شود.
• پس از رسیدن حجم به 5.9 گیگابایت، ارسال نامه ممنوع است. ایمیل های دریافتی همچنان دریافت خواهند شد.
• پس از رسیدن به 6 گیگابایت، ارسال و دریافت نامه ممنوع است. ایمیل های ارسال شده برای شما از بین خواهند رفت.

برای اطلاع از اندازه فعلی صندوق پستی خود، می توانید از دستورالعمل ها یا دستورالعمل های زیر استفاده کنید.

هر صندوق پستی شرکتی دارای یک آرشیو شبکه است که فقط با آن مرتبط است. اگر از پروتکل Exchange (MAPI) یا دسترسی به وب برای اتصال به سرور ایمیل استفاده می کنید، این بایگانی در رابط کاربری ایمیل به عنوان یک صندوق پستی جداگانه نمایش داده می شود. به همان روشی که در صندوق پستی اصلی وجود دارد، می توانید هر ساختار پوشه ای را در بایگانی برای ذخیره نامه ها ایجاد کنید.

کاملاً تمام نامه های قدیمی تر از 2 سال به طور خودکار از صندوق پستی اصلی به آرشیو آنلاین منتقل می شوند. این برای همه پوشه های صندوق پستی شما مانند صندوق ورودی، موارد ارسال شده، موارد حذف شده و غیره صادق است. هنگام انتقال خودکار به آرشیو شبکه، ساختار پوشه هایی که به صورت دستی ایجاد شده اند حفظ می شود.

اگر می خواهید اندازه فعلی صندوق پستی شخصی خود را کاهش دهید، می توانید به طور مستقل هر حرفی را به بایگانی شبکه منتقل کنید. اگر از Outlook استفاده می کنید، از " دستورالعمل انتقال ایمیل ها به آرشیو شبکه از طریق MS Outlook". اگر از دسترسی به وب استفاده می کنید، از " استفاده کنید دستورالعمل انتقال حروف به آرشیو شبکه از طریق دسترسی وب» .

تمام نامه های قدیمی تر از 5 سال از آرشیو آنلاین حذف خواهند شد. این حروف قابل بازیابی نیستند. اگر نیاز دارید که گروهی از حروف حتی پس از رسیدن به سن 5 سالگی باقی بمانند، باید آنها را از قبل، قبل از رسیدن به سن 5 سالگی، با استفاده از یک فایل آرشیو ذخیره کنید.

هر پیام ایمیلی را می توان در یک فایل آرشیو جداگانه که در رایانه کاربر قرار دارد بارگیری کرد. دستورالعمل های زیر را ببینید. پس از این، این پیام های ایمیل دیگر در صندوق پستی (یا بایگانی آنلاین) ذخیره نمی شوند، بنابراین اندازه صندوق پست کاهش می یابد. کاربر مسئول یکپارچگی و ایمنی این فایل است، بنابراین به شما توصیه می کنیم گاهی اوقات یک کپی از فایل بایگانی تهیه کنید و این کپی را در رسانه دیگری ذخیره کنید: فلش درایو، هارد دیسک دیگر، در یک مکان شبکه و غیره. یک فایل آرشیو شده، مانند هر فایل دیگری، می تواند به رایانه دیگری منتقل شود و برای استفاده در رایانه دیگری به Outlook متصل شود. برای انجام این مرحله را ببینید