رونوشت و رونوشت مخفی در ایمیل. ارسال خودکار کپی از پیام های ارسال شده

ایمیل چیست؟ در دنیای تجارت مدرن این است:

• صورتت. با کمک ایمیل است که می توانید یک تصویر مثبت در چشم طرف مقابل ایجاد کنید یا اولین برداشت را خراب کنید.
• ابزار کار شما بسیاری از ارتباطات با دنیای بیرون از طریق ایمیل صورت می گیرد. بنابراین، اگر در این ساز مهارت داشته باشید، می توانید زندگی خود را بسیار آسان کنید.
• حواس پرتی قدرتمند. دنیای بیرون سعی می کند از طریق ایمیل به شما حمله کند، حواس شما را پرت کند و شما را به بیراهه بکشاند.

از این منظر، اجازه دهید کار با ایمیل را بررسی کنیم. بیایید با یک چیز ساده شروع کنیم.

قالب بندی یک نامه

من از سرویس گیرنده ایمیل Mozilla Thunderbird استفاده می کنم، بنابراین از آن به عنوان مثال استفاده می کنم. بیایید یک حرف جدید ایجاد کنیم و از بالا به پایین در لیست فیلدها برویم.

به چه کسی. کپی 🀄. کپی مخفی

ممکن است برخی ندانند، اما "To" در موزیلا را می توان به "Cc" یا "Bcc" تغییر داد.

• به چه کسی: گیرنده اصلی یا چند گیرنده را که با نقطه ویرگول از هم جدا شده اند می نویسیم.
• کپی 🀄: ما به کسی نامه می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما از او انتظار واکنش نداریم.
• کپی مخفی: ما برای کسی نامه می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما برای سایر گیرندگان نامه ناشناخته بماند. به خصوص برای ارسال انبوه نامه های تجاری مانند اعلان ها مناسب است.

اشتباه در ارسال های انبوه، گیرندگان را با استفاده از فیلدهای "کپی" یا "به" نشان دهید. چندین بار در سال نامه هایی دریافت می کنم که 50 تا 90 گیرنده را در فیلد "Cc" فهرست می کند. نقض حریم خصوصی وجود دارد. لازم نیست همه گیرندگان شما بدانند که با چه کسی در موضوع مشابهی کار می کنید. اگر اینها افرادی باشند که یکدیگر را می شناسند خوب است. اگر شرکت های رقیب در لیست وجود داشته باشند که از یکدیگر اطلاعی نداشته باشند چه؟ حداقل باید برای توضیحات غیرضروری آماده باشید و حداکثر باید همکاری با یکی از آنها را قطع کنید. این کار را انجام ندهید.

موضوع نامه

سرویس های پستی حرفه ای اغلب (گاهی اوقات به طور معقول) در مورد اهمیت موضوع ایمیل در وبلاگ های شرکتی خود می نویسند. اما اغلب ما در مورد نامه های فروش صحبت می کنیم، جایی که موضوع نامه مشکل "ایمیل باید باز شود" را حل می کند.

ما در حال بحث در مورد مکاتبات تجاری روزانه هستیم. در اینجا موضوع این مشکل را حل می کند "نامه و نویسنده آن باید به راحتی شناسایی شوند و سپس پیدا شوند." علاوه بر این، کوشش شما در قالب کارما از نامه های پاسخ متعدد، فقط با پیشوندها به شما باز خواهد گشت. پاسخ:یا FWD، که در میان آنها باید به دنبال حرف مورد نظر در مورد موضوع باشید.

بیست نامه حجم مکاتبات یک روزه یک مدیر میانی است. من اصلاً در مورد کارآفرینان و صاحبان مشاغل صحبت نمی کنم؛ تعداد نامه های آنها گاهی اوقات به 200 یا بیشتر در روز کاهش می یابد. بنابراین یک بار دیگر: از ارسال ایمیل با موضوع خالی خودداری کنید.

بنابراین، چگونه خط موضوع یک ایمیل را به درستی فرموله کنیم؟

اشتباه شماره 1 : فقط نام شرکت در موضوع. مثلا «آسمان» و بس. اولاً، احتمالاً شما تنها کسی نیستید که از شرکت خود با این طرف مقابل در ارتباط است. ثانیاً چنین موضوعی معنایی ندارد زیرا نام شرکت شما قبلاً از آدرس قابل مشاهده است. ثالثاً، حدس بزنید صندوق پستی شما با این رویکرد به مکاتبات چگونه خواهد بود؟ چیزی شبیه به این.

آیا جستجو در چنین موضوعاتی راحت است؟

اشتباه شماره 2 : پر زرق و برق، سرفصل فروش. خیلی خوب است اگر بدانید چگونه چنین تیترهایی بنویسید. اما آیا استفاده از این مهارت ها در مکاتبات تجاری مناسب است؟ هدف یک ایمیل تجاری را به خاطر بسپارید: نه فروش، بلکه ارائه شناسه و جستجو.

متن نامه

راهنماهای نوشتن بسیاری برای مناسبت های مختلف وجود دارد. به عنوان مثال، ماکسیم ایلیاخوف، الکساندر آمزین و سایر استادان کلمات اطلاعات مفید زیادی دارند. به شما توصیه می کنم حداقل برای بهبود سواد عمومی و بهبود سبک کلی گفتار نوشتاری مقالات آنها را بخوانید.

در فرآیند نوشتن نامه، باید چندین تصمیم را به صورت متوالی اتخاذ کنیم.

موضوع ادب . در ابتدای نامه می توانید با روحیه این جمله که «رودیا عزیزم، بیش از دو ماه است که با شما مکتوب صحبت کرده ام که خودم از آن رنج بردم و حتی نخوابیدم، در ابتدای نامه تار شوید. شبها، فکر کردن.» بسیار مؤدبانه و بسیار پرهزینه، هم از نظر زمان نوشتن چنین مقدمه ای و هم از نظر وقت مصاحبه کننده برای خواندن آن. نامه نگاری تجارت است، یادتان هست؟ نه یک مقاله در ژانر اپیستولاری برای مسابقه یا نامه ای به مادر راسکولنیکف، بلکه مکاتبات تجاری.

ما به زمان خود و گیرنده احترام می گذاریم!

تنها معرفی خود و یادآوری شرایط آشنایی خود در اولین نامه ای که پس از یک ملاقات زودگذر در یک نمایشگاه ارسال شده است منطقی است. اگر این ادامه همکاری یا مکاتبات مداوم باشد، در نامه اول روز می نویسیم: «سلام ایوان»، در نامه دوم و بعدی: «ایوان، ...».

درخواست . من همیشه نگران این سوال بوده ام که در صورت وجود چندین گیرنده در نامه به چه کسی خطاب کنم. اخیرا نامه ای خطاب به سه دختر به نام آنا نوشتم. بدون شک نوشتم «سلام آنا» و نگران نشدم. اما چنین شانسی همیشه اتفاق نمی افتد.

اگر سه یا حتی هفت گیرنده وجود داشته باشد و آنها هم نام نداشته باشند چه؟ می توانید آنها را با نام فهرست کنید: "عصر بخیر، رودیون، پولچریا، آودوتیا و پیوتر پتروویچ." اما طولانی است و زمان می برد. می توانید بنویسید: "سلام، همکاران!"

برای خودم، من از قانون خطاب به نام فرد در قسمت "به" استفاده می کنم. و اصلا با کسانی که در نسخه هستند تماس نگیرید. این قانون همچنین به شما اجازه می دهد تا مخاطب نامه و هدف این نامه را با دقت بیشتری مشخص کنید.

نقل قول . اغلب مکاتبات زنجیره ای از حروف با پرسش و پاسخ است - در یک کلمه، یک گفتگو. حذف نکردن سابقه مکاتبات و نوشتن پاسخ خود در بالای متن نقل‌شده، عمل خوبی تلقی می‌شود، به طوری که وقتی یک هفته بعد به این مکاتبات بازگشتید، بتوانید به راحتی گفت‌وگو را از بالا به پایین و به‌صورت نزولی بر اساس تاریخ بخوانید.

بنا به دلایلی، تنظیم پیش‌فرض در موزیلا «قرار دادن مکان‌نما بعد از متن نقل‌قول‌شده» است. توصیه می‌کنم آن را در منوی «ابزارها» → «گزینه‌های حساب» → «نوشتن و آدرس‌دهی» تغییر دهید. باید اینجوری باشه

هدف نامه . دو نوع نامه تجاری وجود دارد:

• هنگامی که ما به سادگی به مخاطب اطلاع می دهیم (به عنوان مثال، گزارشی از کار انجام شده در ماه)؛
• و وقتی چیزی از طرف صحبت می خواهیم. مثلاً برای اینکه فاکتور پیوست را برای پرداخت تایید کند.

به عنوان یک قاعده، نامه های تشویقی چند برابر بیشتر از نامه های گزارش وجود دارد. اگر بخواهیم از طرف گفتگو به چیزی برسیم، بسیار مهم است که این را در یک نامه به صورت متن ساده بگوییم. دعوت به اقدام باید با نام همراه باشد و آخرین جمله در نامه باشد.

اشتباه : "پورفیری پتروویچ، من می دانم چه کسی پیرزن را هک کرد."

درست : "پورفیری پتروویچ، این من بودم که پیرزن را تا حد مرگ هک کردم، لطفاً برای دستگیری من اقداماتی انجام دهید، من از رنج خسته شده ام!"

چرا خبرنگار باید برای شما فکر کند که با این نامه چه کار کنید؟ بالاخره ممکن است تصمیم اشتباهی بگیرد.

امضا در متن . او باید باشد. علاوه بر این، همه سرویس گیرندگان ایمیل به شما اجازه می دهند تا جایگزینی خودکار امضا را پیکربندی کنید، به عنوان مثال کلاسیک "با احترام، ...". در موزیلا، این کار در منوی «ابزارها» → «گزینه‌های حساب» انجام می‌شود.

نوشتن یا ننوشتن مخاطبین در امضا یک موضوع شخصی برای همه است. اما اگر به هر نحوی با فروش در ارتباط هستید، حتما بنویسید. حتی اگر معامله در نتیجه ارتباط صورت نگیرد، در آینده به راحتی با استفاده از مخاطبین امضا پیدا خواهید شد.

در نهایت، یکی دیگر از ویژگی های بدنه نامه برای آن دسته از طرفدارانی که دوست ندارند (نمی توانند، نمی خواهند، وقت ندارند) به نامه های شما پاسخ دهند. لطفا پیش فرض را در متن نامه ذکر کنید. به عنوان مثال، "پورفیری پتروویچ، اگر قبل از ساعت 12:00 جمعه برای دستگیری من نیایید، من خود را عفو می دانم." البته، مهلت باید واقعی باشد (نباید متن از نمونه را در روز جمعه در ساعت 11:50 ارسال کنید). گیرنده باید از نظر فیزیکی بتواند نامه شما را بخواند و به آن عمل کند. چنین "سکوت" شما را از مسئولیت عدم پاسخگویی طرف مقابل خلاص می کند. مثل همیشه، باید عاقلانه به استفاده از این ویژگی نزدیک شوید. اگر شخصی به موقع و به طور منظم به نامه های شما پاسخ دهد، چنین اولتیماتوم ممکن است، اگر او را آزرده نکند، کمی به او استرس وارد کند یا منجر به این شود که فعلاً به نامه پاسخ ندهید، بلکه مجبور شوید تا جمعه صبر کنید.

پیوست ها

نامه ها اغلب همراه با پیوست هستند: رزومه، پیشنهادات تجاری، تخمین ها، برنامه ها، اسکن اسناد - ابزار بسیار مناسب و در عین حال منبع اشتباهات رایج.

خطا : اندازه سرمایه گذاری عظیم من اغلب ایمیل هایی با حجم حداکثر 20 مگابایت دریافت می کنم. به عنوان یک قاعده، این اسکن برخی از اسناد در قالب TIFF، با وضوح 600dpi است. برنامه ایمیل خبرنگار تقریباً در تلاشی بیهوده برای بارگیری پیش نمایش پیوست، برای چند دقیقه متوقف می شود. و خدای ناکرده گیرنده سعی کند این نامه را روی گوشی هوشمند بخواند...

من شخصاً بلافاصله چنین نامه هایی را حذف می کنم. آیا نمی خواهید ایمیل شما قبل از خواندن در سطل زباله تمام شود؟ اندازه سرمایه گذاری را بررسی کنید. توصیه می شود بیش از 3 مگابایت نباشد.

در صورت تجاوز چه باید کرد؟

• سعی کنید اسکنر خود را با فرمت و وضوح دیگری پیکربندی کنید. به عنوان مثال، PDF و 300dpi اسکن های کاملا خوانا تولید می کنند.
• به برنامه هایی مانند WinRar یا 7zip archiver فکر کنید. برخی از فایل ها کاملا فشرده می شوند.
• اگر پیوست بزرگ است و نمی توانید آن را فشرده کنید چه باید کرد؟ به عنوان مثال، یک پایگاه داده حسابداری تقریباً خالی 900 مگابایت وزن دارد. ذخیره سازی اطلاعات ابری به کمک خواهد آمد: Dropbox، Google Drive و موارد مشابه. برخی از سرویس‌ها، مانند Mail.ru، پیوست‌های عظیم را به‌طور خودکار به پیوندهایی به فضای ذخیره‌سازی ابری تبدیل می‌کنند. اما ترجیح می‌دهم اطلاعات ذخیره‌شده در ابر را خودم مدیریت کنم، بنابراین از اتوماسیون Mail.ru استقبال نمی‌کنم.

و یک توصیه نه کاملا واضح دیگر در مورد سرمایه گذاری - آنها نام . باید برای گیرنده قابل درک و قابل قبول باشد. یک بار ما در شرکت در حال آماده کردن یک پیشنهاد تجاری به نام ... فئودور میخایلوویچ داستایوفسکی بودیم. من نامه ای از مدیر با پیش نویس CP برای تایید دریافت کردم و پیوست فایلی به نام "ForFedi.docx" را در بر داشت. مدیری که این را برای من فرستاد، دیالوگی شبیه این داشت:

مدیر محترم، آیا شما شخصاً حاضرید به این مرد محترم نزدیک شوید و او را فدیا خطاب کنید؟

به نوعی، نه، او مرد محترمی است، همه او را با نام کوچک و نام خانوادگی صدا می زنند.

چرا نام پیوست را "برای فدی" گذاشتید؟ اگه همین الان براش بفرستم به نظرتون با استفاده از این سی پی از ما تبر میخره؟

بعدا میخواستم اسمشو عوض کنم...

چرا یک بمب ساعتی تهیه کنید - امتناع مشتری بالقوه - یا با تغییر نام فایل، کار اضافی برای خود ایجاد کنید؟ چرا فوراً پیوست را به درستی نامگذاری نکنید: "برای Fyodor Mikhailovich.docx" یا حتی بهتر - "KP_Sky_Axes.docx".

بنابراین، ما کم و بیش ایمیل را به عنوان "چهره" مرتب کرده ایم. بیایید به ایمیل به عنوان ابزاری برای کار موثر نگاه کنیم و در مورد مولفه حواس پرتی آن صحبت کنیم.

کار با حروف

ایمیل یک عامل حواس پرتی قدرتمند است. مانند هر حواس پرتی، ایمیل باید با تشدید قوانین و معرفی برنامه های کاری مقابله شود.

حداقل، باید همه اعلان‌های مربوط به دریافت نامه‌ها را خاموش کنید. اگر سرویس گیرنده ایمیل به طور پیش فرض پیکربندی شده باشد، با یک سیگنال صوتی به شما اطلاع داده می شود، نمادی در کنار ساعت چشمک می زند و پیش نمایش نامه نمایش داده می شود. در یک کلام، آنها هر کاری می‌کنند تا ابتدا شما را از کار پر دردسر دور کنند، و سپس شما را در ورطه نامه‌های خوانده نشده و پست‌های مشاهده نشده - منهای یکی دو ساعت از زندگی‌تان - فرو ببرند.

برخی افراد دارای اراده قدرتمندی هستند که به آنها اجازه می دهد با اعلان ها حواسشان پرت نشود، اما مردم عادی بهتر است سرنوشت را وسوسه نکنند و آنها را خاموش کنند. در موزیلا تاندربرد، این کار از طریق منوی «ابزار» → «تنظیمات» → «عمومی» → «وقتی پیام‌های جدید ظاهر می‌شوند» انجام می‌شود.

اگر اعلان وجود نداشته باشد، چگونه می توانید بفهمید که نامه ای رسیده است؟

بسیار ساده. شما خود آگاهانه زمانی را برای مرتب کردن نامه های خود اختصاص می دهید، مشتری ایمیل خود را باز می کنید و همه پیام های خوانده نشده را می بینید. این کار را می توان دو بار در روز انجام داد، به عنوان مثال، هنگام ناهار و عصر، یا در زمان توقف اجباری، به عنوان مثال، در ترافیک.

مردم اغلب می پرسند، در مورد زمان پاسخ و نامه های فوری چطور؟ من پاسخ می دهم: شما نامه های فوری در نامه خود ندارید. مگر اینکه در بخش پشتیبانی مشتری کار کنید (این بخش قوانین خاص خود را برای کار با پست دارد).

اگر نامه های فوری وجود داشته باشد، فرستنده از طریق کانال های دیگر - تلفن، اس ام اس، اسکایپ - به شما اطلاع می دهد. سپس شما آگاهانه وارد سرویس گیرنده ایمیل خود می شوید و نامه های فوری را پردازش می کنید. همه مربیان مدیریت زمان (به عنوان مثال، گلب آرخانگلسکی با "Time Drive") پاسخی استاندارد به ایمیل را ظرف 24 ساعت اعلام می کنند. این یک قانون عادی رفتار خوب است - انتظار پاسخ فوری از طریق ایمیل از طرف همکار خود نداشته باشید. در صورت وجود نامه فوری، آن را از طریق کانال های ارتباطی سریعتر اطلاع دهید.

بنابراین، ما اعلان‌ها را خاموش کردیم و اکنون مشتری ایمیل را طبق برنامه خود روشن می‌کنیم.

وقتی به ایمیل می رویم و در فعالیتی به نام "مرتب سازی ایمیل" شرکت می کنیم، چه کنیم؟ شروع و پایان این کار کجاست؟

من در مورد سیستم صندوق ورودی صفر زیاد شنیده ام، اما، متأسفانه، حتی یک نفر را ندیده ام که از آن استفاده کند. مجبور شدم چرخم را دوباره اختراع کنم. مقالاتی در این زمینه در Lifehacker وجود دارد. مثلا، " ". در زیر به تعبیر خودم در مورد سیستم صندوق ورودی صفر صحبت خواهم کرد. اگر استادان GTD نظر بدهند و سیستم توصیف شده را اضافه یا بهبود بخشند، سپاسگزار خواهم بود.

درک و پذیرش این نکته مهم است که ایمیل یک برنامه زمانبندی کار یا بایگانی برای فعالیت های شما نیست. بنابراین پوشه Inbox همیشه باید خالی باشد. هنگامی که مرتب کردن صندوق ورودی خود را شروع کردید، تا زمانی که این پوشه را خالی نکردید، متوقف نشوید یا حواس شما را پرت نکند.

با ایمیل های موجود در صندوق ورودی خود چه کنیم؟ باید هر حرف را به ترتیب مرور کنید و آن را حذف کنید. بله، فقط هایلایت کرده و Delete را روی صفحه کلید خود فشار دهید. اگر نمی توانید خود را مجبور به حذف نامه کنید، باید تصمیم بگیرید که با آن چه کار کنید.

1. میشه سه دقیقه دیگه جواب بدین؟ آیا باید به آن پاسخ دهم؟ بله، لازم است و پاسخ بیش از سه دقیقه طول نمی کشد، سپس بلافاصله پاسخ دهید.
2. شما باید پاسخ دهید، اما آماده کردن پاسخ بیش از سه دقیقه طول می کشد. اگر از یک برنامه زمانبندی کار استفاده می کنید که به شما امکان می دهد ایمیل را به کار تبدیل کنید، ایمیل را به یک کار تبدیل کنید و برای مدتی آن را فراموش کنید. به عنوان مثال، من از سرویس فوق العاده Doit.im استفاده می کنم. این به شما امکان می دهد یک آدرس ایمیل شخصی ایجاد کنید: نامه را به آن ارسال می کنید و به یک کار تبدیل می شود. اما اگر زمان‌بندی کار ندارید، حرف را به زیرپوشه «0_Run» منتقل کنید.
3. پس از پاسخ سریع به یک نامه، تبدیل آن به یک کار، یا به سادگی خواندن آن، باید تصمیم بگیرید که بعداً با این پیام چه کاری انجام دهید: آن را حذف کنید یا به یکی از پوشه ها برای ذخیره طولانی مدت ارسال کنید.

در اینجا پوشه های ذخیره سازی طولانی مدت من وجود دارد.

• 0_اجرا کنید.من چنین پوشه ای ندارم، اما اگر برنامه ریز ندارید، تکرار می کنم، می توانید نامه هایی را که نیاز به کار دقیق دارند را در اینجا قرار دهید. این پوشه نیز باید به طور مرتب تمیز شود، اما با رویکردی متفکرانه در زمانی که مخصوص این کار اختصاص داده شده است.
• 1_ریف.در اینجا نامه هایی با اطلاعات پیشینه قرار می دهم: نامه های خوش آمدگویی با ورود از سرویس های مختلف وب، بلیط پروازهای آینده و غیره.
• 2_پروژه هاآرشیو مکاتبات در مورد شرکا و پروژه هایی که با آنها روابط فعلی وجود دارد در اینجا ذخیره می شود. طبیعتا برای هر پروژه یا شریک یک پوشه مجزا ایجاد شده است. در پوشه شریک، نامه هایی را نه تنها از کارمندان او، بلکه نامه هایی از کارمندان Neb مربوط به این شریک را نیز قرار دادم. بسیار راحت: در صورت لزوم، تمام مکاتبات مربوط به پروژه با چند کلیک در دسترس است.
• 3_موزه.اینجاست که اون حروفی رو گذاشتم که حیف شد حذفشون کنم و فایده اش معلوم نیست. همچنین، پوشه‌های دارای پروژه‌های بسته از «2_Projects» به اینجا منتقل می‌شوند. به طور خلاصه، "موزه" اولین نامزدهای حذف را ذخیره می کند.
• 4_اسناددر اینجا نامه هایی با نمونه های الکترونیکی اسناد وجود دارد که ممکن است در آینده برای حسابداری مفید باشد، به عنوان مثال، گزارش های آشتی از مشتریان، بلیط های سفرهای انجام شده. این پوشه شباهت های زیادی با پوشه های “2_Projects” و “1_Reference” دارد، فقط اطلاعات حسابداری در آن ذخیره می شود و اطلاعات مدیریت در پوشه “2_Projects” ذخیره می شود. در "4_Documents" اطلاعات مرده و در "2_Projects" اطلاعات زنده وجود دارد.
• 5_دانش.در اینجا من فقط خبرنامه های واقعا مفیدی را قرار می دهم که می خواهم پس از مدتی برای الهام گرفتن یا یافتن راه حل به آنها بازگردم.

تنظیمات سرویس گیرنده ایمیل دیگری نیز برای عملکرد این سیستم مهم هستند. ابتدا، به‌طور پیش‌فرض در Thunderbird یک کادر انتخاب «علامت‌گذاری پیام‌ها به عنوان خوانده‌شده» وجود دارد. من ترجیح می دهم آگاهانه این کار را انجام دهم، پس پرچم پایین! برای انجام این کار، به منوی "ابزار" → "تنظیمات" → "پیشرفته" → "خواندن و نمایش" بروید.

دوم اینکه ما استفاده می کنیم فیلترها . قبلاً از فیلترهایی استفاده می کردم که به طور خودکار نامه ها را بر اساس آدرس فرستنده به پوشه های مربوطه ارسال می کردند. به عنوان مثال، نامه های یک وکیل به پوشه "وکیل" منتقل شد. من این رویکرد را به چند دلیل کنار گذاشتم. اول: نامه های یک وکیل در 99٪ موارد مربوط به پروژه یا شریک است، به این معنی که آنها باید به پوشه این شریک یا پروژه منتقل شوند. دوم: تصمیم گرفتم آگاهی را اضافه کنم. شما خودتان باید تصمیم بگیرید که یک نامه خاص در کجا ذخیره شود و راحت تر است که پیام های پردازش نشده را فقط در یک مکان - در صندوق ورودی جستجو کنید. اکنون من از فیلترها فقط برای سازماندهی حروف منظم خودکار از سیستم های مختلف در پوشه ها استفاده می کنم، یعنی نامه هایی که نیازی به تصمیم گیری ندارند. فیلترها در موزیلا تاندربرد در منوی "ابزارها" → "فیلترهای پیام" پیکربندی می شوند.

بنابراین، با رویکرد درست، بسته به حجم مکاتبات، ایمیل باید از 10 تا 60 دقیقه در روز طول بکشد.

بله، و یک چیز دیگر. آیا قبلاً اعلان‌های مربوط به ورود نامه‌های جدید را خاموش کرده‌اید؟ ;)

اگر همه گیرندگان نیازی به دیدن یکدیگر ندارند، فراموش نکنید که گیرندگان رایانامه را مخفی کنید.

BCC یا Blind Carbon Copy- این همان چیزی است که در روسی کپی پنهان نامیده می شود. به لطف آن، گیرنده تمام آدرس‌های دیگر را که نامه می‌رسد نمی‌بیند. این ویژگی در همه سرویس‌های ایمیل، از Outlook گرفته تا Gmail وجود دارد و اگر هنوز از وجود آن اطلاعی ندارید، ممکن است همکاران و مشتریان شما را دوست نداشته باشند.

اول از همه، Bcc یک آداب ناگفته در مکاتبات ایمیلی است. همانطور که نباید، به همان ترتیب نباید آدرس پستی دیگران را به کسی نشان دهید. و حتی اگر روی دکمه "پاسخ به همه" مورد علاقه خود کلیک کرده باشید، پیام شما در BCC به گیرندگان نخواهد رسید.

همه این را نمی دانند، اما BCC نه تنها از آدرس های ایمیل در برابر چشمان کنجکاو محافظت می کند، بلکه به عنوان نوعی آنتی ویروس عمل می کند و از ورود هرزنامه به رایانه شما جلوگیری می کند. این به این دلیل است که آدرس‌های ایمیل مخفی برای ویروس‌هایی که از طریق ایمیل سفر می‌کنند غیرقابل دسترسی است. و اگرچه یک آدرس ایمیل در اینترنت به اندازه آدرس خانه شخصی و مهم نیست، نباید آن را در دامنه عمومی بگذارید - در غیر این صورت به احتمال زیاد از ارسال هرزنامه جلوگیری نمی شود.

کریگ چایلد

روزنامه نگار

Bcc جایی است که شما مخاطبینی را قرار می دهید که نمی خواهید دیگران آن ها را ببینند. معمولاً برای ارسال نامه‌ها و هرزنامه استفاده می‌شود، اما این فیلد برای حفظ نجابت و نشان ندادن آدرس ایمیل به افراد خارجی نیز مناسب است. من فکر می کنم این اشتباه است که فکر کنیم مردم با دیدن آدرس آنها از دیگران راحت هستند. برای مثال، اگر دعوت به یک مهمانی است: همه یکدیگر را نمی‌شناسند، بنابراین دیدن اطلاعات تماس همدیگر برای افراد نامناسب است.»

اگر هنگام برقراری ارتباط با مشتریان و همکارانتان فعالانه از ایمیل استفاده می کنید، به ندرت پیش می آید که روزی بدون نسخه بگذرد. آنها بخشی جدایی ناپذیر از مکاتبات کاری هستند. بنابراین، بسیاری از مشتریان، که از اداره پست خوب قدیمی به Omnidesk نقل مکان کردند، اغلب در مورد پشتیبانی Cc و Bcc سؤال می کردند. قبل از اینکه این قابلیت ظاهر شود، 47 (!) درخواست برای اضافه کردن آن دریافت کردیم. این رقم قابل توجه است، زیرا در بهترین حالت، 5-7٪ از کسانی که می خواهند در مورد نیازها و سوالات خود بنویسند.

قبل از اینکه به جزئیات اجرای کپی ها بپردازیم، بیایید بفهمیم آنها چیست.

انواع گیرندگان ایمیل

به: (به چه کسی) - گیرنده اصلی نامه.

رونوشت: (کپی کربن) - گیرندگان ثانویه نامه که نسخه ای برای آنها ارسال می شود. حضور یکدیگر را می بینند و می دانند.

Bcc: (کپی کربن کور) - گیرندگان ایمیل پنهان که آدرس آنها به سایر گیرندگان نشان داده نمی شود.

نمونه هایی از استفاده از کپی ها

آ.کاربر درخواست کمک کرد و خواست که پاسخ ها را به ایمیل کاری و شخصی ارسال کند. شما آدرس شخصی او را در کپی (Cc) ذکر می کنید تا بتواند از هر آدرسی پاسخ دهد و کل مکاتبات را در هر یک از آنها ببیند.

بمشتری برای مشاوره/پشتیبانی/توسعه هزینه پرداخت می کند و شما مرتباً با کارمندان او در ارتباط هستید. شما آن را به کپی (Cc) اضافه می کنید تا تمام پاسخ های شما را دریافت کند، بتواند در هر زمان در مکاتبات دخالت کند و کیفیت خدماتی که ارائه می دهید را ارزیابی کند.

V.مدیر می خواهد ارتباطات پشتیبانی با مشتریان VIP را نظارت کند. در درخواست های این مشتریان، مدیر به کپی کاربن کور (Bcc) اضافه می شود تا همیشه پاسخ های شما را (با سابقه مکاتبات) دریافت کند.

زیبایی این است که مشتری از "نظارت" اطلاعی ندارد و مدیر می تواند شخصاً به شما پاسخ دهد و مثلاً تذکر دهد :)

جی.یک مشتری با شما تماس می گیرد تا در مورد دریافت تخفیف و روش های پرداخت صحبت کند. بلافاصله حسابدار خود را به کپی (Cc) اضافه می کند تا بتواند پیشرفت ارتباطات را دنبال کند و در زمان مناسب باتوم را به دست بگیرد.

چگونه پشتیبانی کپی را پیاده سازی کردیم؟

مثال‌های بالا تنها برخی از سناریوهایی را که مشتریان به ما «فروخته‌اند» توصیف می‌کنند و نیاز به پشتیبانی از نسخه‌های موجود در سرویس را استدلال می‌کنند. ما تمام نکات استاندارد را پیاده سازی کردیم، اما فراموش نکردیم که چند ویژگی مفید اضافه کنیم. بیایید همه چیز را به ترتیب نگاه کنیم.

عملکرد پایه

1) در سمت راست نام فیلد "گیرنده" دو پیوند برای افزودن کپی ها قرار داده ایم - "CC" و "Bcc".

2) وقتی روی "Cc" کلیک می کنید، قسمت "Copy" ظاهر می شود و پیوند "Cc" ناپدید می شود.

3) وقتی روی "Bcc" کلیک می کنید، قسمت "Bcc" ظاهر می شود و پیوند "Bcc" ناپدید می شود.

5) وقتی یک کارمند آدرس را به نسخه معمولی اضافه می کند (Cc)، پاسخ او به آدرس اصلی در قسمت گیرنده و به آدرس در قسمت Cc ارسال می شود. در این حالت هر دو کاربر مشاهده می کنند که نامه به دو آدرس تحویل داده شده است. هر کدام از آنها می توانند هم به یک کارمند و هم به یک کارمند + کاربر دیگر پاسخ دهند.

6) وقتی یک کارمند آدرس را به کپی مخفی اضافه می کند (Bcc)پاسخ او به آدرس اصلی در قسمت "گیرنده" و به آدرس در قسمت "Bcc" ارسال می شود. در این حالت کاربر اصلی می بیند که نامه فقط برای او ارسال شده است، بنابراین پاسخ او فقط برای کارمند قابل ارسال است.

در این حالت کاربر می تواند از روی یک کپی مخفی متوجه شود که گیرنده اصلی چه کسی بوده است و می تواند نامه را هم برای کارمند و هم برای کارمند + گیرنده اصلی ارسال کند.

7) پشتیبانی کپی نیز در جهت معکوس کار می کند. اگر کاربر درخواستی (یا پاسخ جدیدی به یک مکالمه در حال انجام) ارسال کرد و آدرس دیگری را به Cc اضافه کرد، ما به طور خودکار این آدرس را در قسمت "Cc" وارد می کنیم تا وقتی کارمند پاسخ داد، نامه به هر دو آدرس ارسال شود.

نکات مفید

8) تمام تغییرات در فیلدهای "گیرنده"، "رایگان کپی" و "رایگان کپی" در سابقه فعالیت ثبت می شود.

9) برای هر درخواست، ما تمام آدرس‌هایی را که در قسمت‌های "گیرنده"، "رایگان کپی" و "کاهوش مخفی" نشان داده شده‌اند، به خاطر می‌آوریم. بنابراین، پس از حذف یک آدرس از یک فیلد، به راحتی می توان آن را برگرداند. فقط کافی است در قسمت مورد نظر کلیک کنید، و ما پیشنهاد می کنیم یک آدرس را از لیست کشویی انتخاب کنید.

10) هنگامی که یک کاربر BCC به یک کارمند و کاربر اصلی پاسخ می دهد، ایمیل او به عنوان یک پاسخ معمولی به درخواست اضافه می شود. اگر او فقط به یک کارمند پاسخ می دهد، پس نامه او به عنوان یادداشت به درخواست اضافه شد، که برای کاربر اصلی قابل مشاهده نیست (هنگام مشاهده مکاتبات مربوط به درخواست در حساب شما).

11) برای درخواست های دریافتی یک شرط به قوانین اضافه کرده ایم «کپی (Cc) درخواست تجدیدنظر»، تا بتوانید حضور یک آدرس (یا دامنه) خاص را در کپی پیگیری کنید و به طور خودکار اقدامات لازم را انجام دهید.

12) دو عمل جدید در همه انواع قوانین ظاهر شده است - "افزودن به کپی"و "افزودن به BCC"در صورت نیاز به افزودن آدرس به کپی ها زمانی که درخواست مطابق با شرایط قانون باشد.

امروزه دادگاه ها اغلب مکاتبات الکترونیکی را به عنوان مدرک کتبی می پذیرند. با این حال، برای انجام این کار، باید قدرت قانونی داشته باشد. این در حالی است که هنوز قوانین و روش های مشخص و یکسانی برای تعیین مشروعیت مکاتبات مجازی تدوین نشده است که منجر به مشکلات زیادی می شود.

بیایید به چندین روش برای دادن قدرت قانونی به ایمیل ها نگاه کنیم.

دورانی که تنها وسیله ارتباطی، نامه هایی بود که روی کاغذ نوشته می شد، گذشته است. توسعه روابط اقتصادی بین واحدهای اقتصادی دیگر بدون استفاده از فناوری اطلاعات قابل تصور نیست. این امر به ویژه زمانی صادق است که طرف مقابل در شهرها یا حتی کشورهای مختلف واقع شده باشد.

ارتباط از طریق ارتباطات الکترونیکی به کاهش هزینه‌های مواد کمک می‌کند و همچنین به شما امکان می‌دهد تا به سرعت یک موضع مشترک در مورد موضوعات خاص ایجاد کنید.

با این حال، چنین پیشرفتی را نباید فقط جنبه مثبت دید. اغلب اختلافات مختلفی بین موضوعات روابط اقتصادی به وجود می آید که برای حل آنها به دادگاه مراجعه می کنند. دادگاه بر اساس ارزیابی مدارک ارائه شده توسط طرفین تصمیم می گیرد.

در عین حال، مرتبط بودن، قابل پذیرش بودن، اعتبار هر یک از شواهد به طور جداگانه و همچنین کفایت و ارتباط متقابل شواهد در مجموع آنها مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد. این قانون هم در قانون آیین دادرسی داوری فدراسیون روسیه (بند 2 ماده 71) و هم در قانون آیین دادرسی مدنی فدراسیون روسیه (بند 3 ماده 67) ذکر شده است. در فرآیند تعیین قابل قبول بودن و قابل اعتماد بودن شواهد ارائه شده، دادگاه اغلب سوالاتی را مطرح می کند که حل آنها به طور قابل توجهی بر نتیجه پرونده تأثیر می گذارد.

استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی در روابط بین نهادهای تجاری توسط هنجارهای قانون مدنی فدراسیون روسیه تنظیم می شود. به ویژه، در بند 2 هنر. 434 بیان می کند: یک توافق نامه کتبی را می توان با مبادله اسناد از طریق ارتباط الکترونیکی منعقد کرد، که این امکان را فراهم می کند که به طور قابل اعتماد ثابت شود که سند از طرف قرارداد آمده است.

مطابق بند 1 هنر. 71 قانون آیین دادرسی مدنی فدراسیون روسیه و بند 1 هنر. ماده 75 آیین دادرسی داوری فدراسیون روسیه، شواهد کتبی مکاتبات تجاری حاوی اطلاعاتی در مورد شرایط مربوط به بررسی و حل پرونده است که در قالب یک رکورد دیجیتال ساخته شده و از طریق ارتباطات الکترونیکی دریافت می شود.

برای استفاده از اسناد الکترونیکی در رسیدگی های حقوقی دو شرط باید رعایت شود. اولاً، همانطور که قبلاً اشاره شد، آنها باید دارای نیروی قانونی باشند. ثانیاً، سند باید قابل خواندن باشد، یعنی باید حاوی اطلاعاتی باشد که به طور کلی قابل درک و قابل درک باشد.

این الزام از قواعد عمومی دادرسی حقوقی ناشی می شود که مستلزم فوریت درک قضات از اطلاعات از منابع شواهد است.

غالباً دادگاه از پذیرش مکاتبات الکترونیکی که شرایط فوق را ندارد به عنوان مدرک در پرونده خودداری می کند و متعاقباً تصمیمی می گیرد که الزامات قانونی طرف ذینفع را برآورده نمی کند.

بیایید راه های اصلی مشروعیت بخشیدن به مکاتبات الکترونیکی را قبل و بعد از شروع دادرسی در نظر بگیریم.

کار با دفتر اسناد رسمی

اگر رسیدگی هنوز آغاز نشده است، سپس برای دادن نیروی قانونی به مکاتبات الکترونیکی، باید یک دفتر اسناد رسمی را درگیر کنید. در بند 1 هنر. در ماده 102 مبانی قانون دفاتر اسناد رسمی (اصول) آمده است که به درخواست اشخاص ذینفع، در صورتی که دلایلی وجود داشته باشد که ارائه دلیل متعاقباً غیرممکن یا مشکل می شود، سردفتر اسناد لازم را در دادگاه یا مرجع اداری ارائه می کند. و در بند 1 هنر. 103 از مبانی مقرر می دارد که سردفتر برای تأمین دلیل، مدارک کتبی و مادی را بررسی می کند.

طبق بند 2 هنر. 102 اساساً، سردفتر اسناد رسمی در پرونده ای که در زمان تماس اشخاص ذینفع با او توسط دادگاه یا ارگان اداری در حال رسیدگی است، مدرک ارائه نمی کند. در غیر این صورت، دادگاه ها مکاتبات الکترونیکی محضری را به عنوان مدرک غیرقابل قبول می شناسند (قطعنامه نهم AAS مورخ 11 مارس 2010 شماره 09AP-656/2010-GK).

شایان ذکر است که بر اساس قسمت 4 هنر. 103 اصول، ارائه دلیل بدون اطلاع یکی از طرفین و ذینفعان فقط در موارد فوری انجام می شود.

برای بررسی شواهد، پروتکلی تنظیم می شود که علاوه بر شرح دقیق اقدامات سردفتر، باید حاوی اطلاعاتی در مورد تاریخ و مکان بازرسی، سردفتر بازرسی، اشخاص ذینفع شرکت کننده در آن باشد. ، و همچنین شرایط کشف شده در طول بازرسی را فهرست کنید. خود ایمیل ها با پروتکلی که توسط افراد شرکت کننده در بازرسی امضا می شود توسط سردفتر و ممهور به مهر وی چاپ و بایگانی می شود. به موجب تصمیم دادگاه عالی داوری فدراسیون روسیه مورخ 23 آوریل 2010 شماره VAS-4481/10، پروتکل اسناد رسمی برای بازرسی صندوق پست الکترونیکی به عنوان مدرک مناسب شناخته می شود.

در حال حاضر، همه دفاتر اسناد رسمی خدماتی را برای تأیید ایمیل ارائه نمی دهند و هزینه آنها بسیار بالا است. به عنوان مثال: یکی از دفاتر اسناد رسمی در مسکو برای یک صفحه از قسمت توصیفی پروتکل 2 هزار روبل هزینه می کند.

شخصی که علاقه مند به ارائه مدرک است، با درخواست مربوطه به دفتر اسناد رسمی مراجعه می کند. باید نشان دهد:

• شواهدی که باید تامین شوند؛
• شرایطی که توسط این شواهد تأیید می شود؛
• دلایلی که برای آنها مدرک لازم است؛
• در زمان تماس با دفتر اسناد رسمی، پرونده توسط دادگاه صلاحیت عمومی، دادگاه داوری یا یک نهاد اداری رسیدگی نمی شود.

با توجه به فرآیند فنی ارسال ایمیل، مکان‌هایی که ایمیل شناسایی می‌شود می‌تواند رایانه گیرنده، سرور ایمیل ارسال کننده، سرور ایمیل گیرنده یا رایانه شخصی که مکاتبات الکترونیکی به او ارسال می‌شود باشد.

دفاتر اسناد رسمی محتویات یک صندوق پست الکترونیکی را از راه دور بازرسی می کنند، یعنی از دسترسی از راه دور به یک سرور پستی استفاده می کنند (این می تواند سرور ارائه دهنده ای باشد که خدمات ارتباط الکترونیکی را تحت یک قرارداد ارائه می دهد؛ سرور پست الکترونیکی یک ثبت کننده نام دامنه یا یک سرور پست الکترونیکی. سرور پست اینترنتی رایگان)، یا مستقیماً از رایانه شخص علاقه مند که یک برنامه ایمیل روی آن نصب شده است (Microsoft Outlook، Netscape Messenger و غیره).

در طی یک بازرسی از راه دور، علاوه بر درخواست، ممکن است سردفتر به مجوز ثبت کننده نام دامنه یا ارائه دهنده اینترنت نیاز داشته باشد. همه چیز به این بستگی دارد که دقیقاً چه کسی از عملکرد صندوق های پستی یا سرور پست الکترونیکی تحت قرارداد پشتیبانی می کند.

گواهی از ارائه دهنده

مصوبات AAS نهم مورخ 04/06/2009 شماره 09AP-3703/2009-AK مورخ 04/27/2009 شماره 09AP-5209/2009 FAS MO مورخ 05/13/2010 شماره KG-A4 -10 تصریح می کند که دادگاه ها نیز قابل پذیرش بودن مکاتبات الکترونیکی را به رسمیت می شناسند، در صورتی که توسط ارائه دهنده خدمات اینترنتی یا ثبت کننده نام دامنه که مسئول مدیریت سرور پست الکترونیکی هستند تأیید شده باشد.

ارائه دهنده یا ثبت کننده نام دامنه تنها در صورتی مکاتبات الکترونیکی را به درخواست یک طرف ذینفع تأیید می کند که سرور پست الکترونیکی را مدیریت کند و چنین حقی در قرارداد خدمات مشخص شده باشد.

با این حال، حجم مکاتبات الکترونیکی می تواند بسیار زیاد باشد، که به نوبه خود می تواند روند ارائه اسناد کاغذی را پیچیده کند. در این راستا گاهی دادگاه اجازه ارائه مکاتبات الکترونیکی در رسانه های الکترونیکی را می دهد. بنابراین، دادگاه داوری منطقه مسکو، با اتخاذ تصمیم مورخ 1 اوت 2008 در پرونده شماره A41-2326/08، به قابل پذیرش بودن مکاتبات الکترونیکی ارائه شده به دادگاه در چهار سی دی اشاره کرد.

اما در رسیدگی به پرونده در مرحله تجدیدنظر، AAC دهم با رأی مورخ 1387/10/1387 در پرونده شماره 41-2326/08 استناد به مکاتبات الکترونیکی را بی‌اساس تشخیص داده و رأی دادگاه بدوی را لغو کرد. به عنوان مثال، نشان می دهد که طرف ذینفع هیچ مدرکی را که در قرارداد طرفین منعقد شده ارائه نکرده است.

بنابراین ایمیل های مربوط به موضوع دعوا باید به صورت کتبی به دادگاه ارسال شود و سایر مدارک نیز می توانند در رسانه های الکترونیکی ارسال شوند.

تأیید محتوای نامه ها با مراجعه به آنها در مکاتبات کاغذی بعدی به اثبات حقایق بیان شده در مکاتبات مجازی کمک می کند. استفاده از سایر شواهد مکتوب در قطعنامه نهم AAS مورخ 20 دسامبر 2010 شماره 09AP-27221/2010-GK منعکس شده است. در همین حال، دادگاه در هنگام رسیدگی به پرونده و ارزیابی مدارک ارائه شده توسط طرفین، این حق را دارد که مکاتبات کاغذی با پیوند به مکاتبات الکترونیکی را قابل قبول نداند.

او فقط آن را در نظر می گیرد و بر اساس تحلیل جامع همه شواهد ارائه شده تصمیم می گیرد.

از یک متخصص کمک بگیرید

اگر رسیدگی قبلاً آغاز شده است، سپس برای قوت قانونی دادن به مکاتبات الکترونیکی باید از حق جذب کارشناس استفاده کرد. در بند 1 هنر. 82 قانون آیین دادرسی داوری فدراسیون روسیه تصریح می کند که برای روشن شدن مسائلی که در جریان رسیدگی به پرونده ای که نیاز به دانش ویژه دارد، دادگاه داوری به درخواست شخص شرکت کننده در پرونده یا با رضایت افراد شرکت کننده در آن.

در صورتی که تعیین معاینه به موجب قانون یا قرارداد مقرر شده باشد یا برای تأیید درخواست جعل مدارک ارائه شده لازم باشد، یا اگر معاینه اضافی یا مکرر لازم باشد، دادگاه داوری می‌تواند به ابتکار خود رسیدگی تعیین کند. تعیین معاینه به منظور تأیید شواهد ارائه شده نیز در هنر پیش بینی شده است. 79 قانون آیین دادرسی مدنی فدراسیون روسیه.

در دادخواست تعیین معاینه پزشکی قانونی، لازم است سازمان و کارشناسان مشخصی که آن را انجام می دهند و همچنین طیفی از موضوعاتی که طرف ذینفع تصمیم به مراجعه به دادگاه برای صدور قرار معاینه داشته باشد، ذکر شود. ضمناً اطلاعات مربوط به هزینه و زمان انجام چنین معاینه ای باید ارائه شود و کل مبلغ پرداختی برای آن به دادگاه واریز شود. کارشناس درگیر باید شرایطی را که در هنر برای او تعیین شده است را برآورده کند. 13 قانون فدرال "در مورد فعالیت های کارشناسی رسمی قانونی در فدراسیون روسیه".

پیوست به مواد پرونده به عنوان مدرکی از نظر کارشناس در مورد صحت مکاتبات الکترونیکی توسط رویه قضایی تأیید می شود (تصمیم دادگاه داوری مسکو مورخ 08/21/2009 در پرونده شماره A40-13210/09-110-153؛ قطعنامه خدمات فدرال ضد انحصار منطقه مسکو به تاریخ 01/20/2010 شماره KG-A40 /14271-09).

بر اساس قرارداد

در بند 3 هنر. 75 آیین دادرسی داوری فدراسیون روسیه خاطرنشان می کند که اسناد دریافت شده از طریق ارتباطات الکترونیکی در صورتی که در توافق نامه بین طرفین مشخص شده باشد به عنوان مدرک کتبی شناخته می شوند. بر این اساس، لازم به ذکر است که طرفین قدرت قانونی برابر مکاتبات و اسناد دریافتی از طریق فکس، اینترنت و سایر وسایل ارتباطی الکترونیکی را به عنوان اصل می‌شناسند. در این مورد، در توافق نامه باید آدرس ایمیلی که مکاتبات الکترونیکی از آن ارسال می شود و اطلاعات مربوط به شخص مجاز مجاز برای انجام آن مشخص شود.

در قرارداد باید تصریح شود که آدرس ایمیل تعیین شده توسط طرفین نه تنها برای مکاتبات کاری، بلکه برای انتقال نتایج کار نیز مورد استفاده قرار می گیرد، که توسط موضع سرویس فدرال ضد انحصار منطقه مسکو در قطعنامه شماره KG- تأیید شده است. A40/12090-08 مورخ 12 ژانویه 2009. فرمان نهم AAS مورخ 24 دسامبر 2010 به شماره 09AP-31261/2010-GK تأکید می کند که در قرارداد باید امکان استفاده از ایمیل برای تأیید مشخصات فنی و ادعا در مورد کیفیت خدمات ارائه شده و کار انجام شده قید شود.

علاوه بر این، طرفین ممکن است در توافقنامه قید کنند که اعلان‌ها و پیام‌های ارسال شده از طریق ایمیل توسط آنها به رسمیت شناخته می‌شوند، اما باید در مدت معینی از طریق پیک یا پست سفارشی تأیید شوند (قطعنامه AAC سیزدهم مورخ 25 آوریل 2008 شماره A56). -42419/2007).

به طور خلاصه می توان گفت که امروزه رویه ای وجود دارد که دادگاه ها از مکاتبات الکترونیکی به عنوان مدرک کتبی استفاده می کنند. با این حال، با در نظر گرفتن الزامات قانون آیین دادرسی در مورد قابل قبول بودن و قابل اعتماد بودن شواهد، مکاتبات مجازی تنها در صورتی توسط دادگاه مورد توجه قرار می گیرد که دارای نیروی قانونی باشد.

در این راستا، تعداد زیادی از مشکلات به وجود می آید، زیرا هنوز یک روش واحد برای تعیین مشروعیت مکاتبات الکترونیکی شکل نگرفته است. حق یک شخص ذینفع برای تماس با دفتر اسناد رسمی به منظور تضمین شواهد مورد تایید قرار گرفته است، اما هیچ قانون نظارتی وزارت دادگستری فدراسیون روسیه برای تنظیم روند ارائه چنین خدماتی توسط دفاتر اسناد رسمی وجود ندارد. در نتیجه، رویکرد واحدی برای تعیین ارزش آنها و تشکیل سازوکار مشخصی برای اجرای این حق وجود ندارد.

روش های مختلفی برای اعطای قدرت قانونی به مکاتبات الکترونیکی به منظور ارائه آن به عنوان مدرک در دادگاه وجود دارد: ایمن سازی مکاتبات الکترونیکی از سردفتر اسناد رسمی، صدور گواهینامه از یک ارائه دهنده اینترنت، با ارجاع به ایمیل ها در مکاتبات کاغذی بعدی، و همچنین تأیید صحت آنها توسط معاینه پزشکی قانونی

یک رویکرد شایسته برای ارائه به موقع مکاتبات الکترونیکی به عنوان شواهد مکتوب به نهادهای تجاری اجازه می دهد تا به طور کامل حقوق نقض شده خود را هنگام حل و فصل اختلافات احیا کنند.

اگر نام گیرنده را به آن اضافه کنید Bcc(کپی کربن کور) در یک پیام ایمیل، یک کپی از پیام برای گیرنده ای که شما مشخص می کنید ارسال می شود. هر گیرنده ای که به کادر Bcc اضافه شود به گیرندگان دیگری که پیام را دریافت می کنند نشان داده نخواهد شد.

بعد از اینکه روشن کردید Bccهر بار که پیامی ایجاد می کنید تا زمانی که خاموش شود ظاهر می شود. بسته به اینکه در حال نوشتن یک پیام جدید یا پاسخ دادن یا ارسال پیام هستید، گزینه روشن کردن فیلد Bcc را می توان در دو مکان پیدا کرد.

Bcc را خاموش کنید

می توانید خاموش کنید Bcc

مشاهده گیرندگان BCC

Bcc موارد فرستاده شده

بعد از اینکه روشن کردید Bccهر بار که پیامی ایجاد می کنید تا زمانی که آن را خاموش کنید ظاهر می شود.

Bcc را خاموش کنید

می توانید خاموش کنید Bccجعبه برای پیام های آینده در هر زمان.

مشاهده گیرندگان BCC

اگر شما گیرنده یک پیام هستید، نمی توانید ببینید که آیا فرستنده گیرندگان Bcc را اضافه کرده است یا خیر. فقط فرستنده پیام می تواند نام آن را ببیند Bccگیرندگان با باز کردن یک پیام در موارد فرستاده شدهپوشه ای که تمام پیام های ارسال شده به طور پیش فرض در آن ذخیره می شوند.

بهترین روش ها برای استفاده از BCC

هموار کردن راهقبل از اینکه نام گیرنده مورد نظر را به آن اضافه کنید Bccدر یک پیام، مطمئن شوید که گیرنده منتظر پیام شما است. آن شخص ممکن است لازم باشد اقداماتی را انجام دهد تا شما را به عنوان یک فرستنده ایمن (یا یک گیرنده ایمن، اگر نام شما در آن موجود باشد، معرفی کند. بهجعبه پیام).

چرا این لازم است؟ استفاده از Bcc یکی از روش های مورد علاقه هرزنامه ها است. بنابراین، بسیاری از ایمیل‌های ناخواسته پیام‌هایی را که از آن استفاده می‌کنند، پرچم‌گذاری می‌کنند Bccجعبه به عنوان آشغال بنابراین اگر گیرنده مورد نظر شما نام شما را به لیست فرستنده های ایمن در Microsoft Outlook اضافه نکرده است، پیام شما ممکن است مستقیماً به پوشه ایمیل ناخواسته یا مشابه آن برود.

برای اطلاعات بیشتر در مورد تنظیم فیلتر ایمیل ناخواسته در Outlook، به افزودن نام ها به لیست های فیلتر ایمیل ناخواسته مراجعه کنید.

قبل از اینکه لیست توزیع را در فهرست قرار دهید فکر کنید Bccجعبهافرادی که از قوانین برای مرتب‌سازی ایمیل‌های خود در پوشه‌ها استفاده می‌کنند، اگر نام لیست توزیع را در فهرست قرار دهید، ناراحت خواهند شد. Bccجعبه زیرا قوانین آنها به نام لیست توزیع بستگی دارد بهجعبه یا رونوشتجعبه، پیام شما بر اساس قوانین آنها مرتب نمی شود.

محدودیت های خود را بشناسیدبسیاری از ارائه دهندگان خدمات ایمیل محدودیت هایی را برای تعداد نام هایی که می توانند در آن گنجانده شوند تعیین می کنند به, رونوشت، و Bccجعبه ها در یک پیام به عنوان مثال، ارائه دهنده خدمات ایمیل شما ممکن است هر پیام را به حداکثر 100 آدرس ایمیل محدود کند. اگر این آدرس ها بین به, رونوشت، و Bccجعبه، به یاد داشته باشید که نام در Bccجعبه در حد کل شما حساب می شود. از ارائه دهنده خدمات ایمیل خود در مورد خط مشی های حساب خود بپرسید.

ایده هایی برای استفاده از BCC

لیست گیرندگان را خصوصی نگه داریدرونوشت مخفی می‌تواند به شما کمک کند تا به حریم خصوصی دیگران احترام بگذارید و آنها را بدون افشای هویت آنها در جریان قرار دهید. برای مثال، اگر یک آگهی شغلی برای چندین نفر ارسال می‌کنید، ممکن است بخواهید از Bcc برای حفظ هویت افراد بالقوه جویای کار استفاده کنید. خصوصی.

نکته:استفاده از ادغام نامه در Microsoft Office Word 2007 را به عنوان جایگزینی برای Bcc در نظر بگیرید. با ادغام نامه، می توانید به سرعت همان پیام ایمیل را برای گیرندگان فردی ارسال کنید. ادغام نامه به شما امکان می دهد فقط با یک نام در آن یک نامه انبوه انجام دهید بهجعبه پیام

به مهار مکالمه‌ای که بی‌حرمتی شده است کمک کنیددر اینجا موقعیتی وجود دارد که در آن استفاده از Bcc برای لیست توزیع یا تعداد زیادی نام می تواند مفید باشد.

فرض کنید با تعداد زیادی از افراد لیست شده در پیامی ارسال می کنید بهجعبه بحث شروع می شود و همه می خواهند نظر بدهند. تعداد پیام ها به شدت افزایش می یابد زیرا بسیاری از گیرندگان با این احساس پاسخ می دهند که "لطفاً به همه این پیام ها پاسخ ندهید." مشکل این است که وقتی این کار را انجام می دهند، کلیک می کنند پاسخ به همه. یکی از راه های محدود کردن استفاده از پاسخ به همهگزینه پاسخ دادن و قرار دادن نام لیست توزیع در Bccجعبه برای مثال می توانید کلیک کنید پاسخ، فقط نام خود را در قسمت قرار دهید بهجعبه، لیست توزیع را به Bccرا در کادر قرار دهید و پیامی شبیه به زیر بنویسید:

افکار "من از مردم قدردانی می کنم" در مورد این موضوع. اگر نظرات بیشتری دارید، لطفاً مستقیماً به من پاسخ دهید. (من این لیست توزیع را در Bccکادری برای کاهش پاسخ به همه پیام‌ها.)"

نکته:اگر به افراد دیگری که از Outlook استفاده می کنند پیامی ارسال می کنید، می توانید از استفاده آنها جلوگیری کنید پاسخ به همهگزینه در کل برای اطلاعات بیشتر، به جلوگیری از پاسخ به همه مراجعه کنید.

کاهش هرزنامهاگرچه افرادی که ایمیل ناخواسته یا هرزنامه می فرستند ممکن است دوست داشته باشند از Bcc استفاده کنند، اما اگر از آن استفاده کنید آن را دوست نخواهند داشت. اگر نام گیرندگان را با فهرست کردن آنها در فهرست پنهان کنید. Bccهیچ کس نمی تواند آدرس ایمیل گیرندگان را از پیام های شما کپی کند.