کتاب: یادداشت های سخنرانی مستند

بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی مدیریت بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی از مدیریت 1.1. ارزش اسناد مدیریت

سند کارکردهای زیادی را انجام می دهد. استاندارد دولتی 16.487-83 سند را به عنوان یک شیء مادی با اطلاعات ثابت شده به روشی دست ساز برای انتقال آن در زمان و مکان تعریف می کند و عملکرد کلی یک سند را به عنوان حامل اطلاعات تعریف می کند. این تابع سند به ویژه در مدیریت عملیاتی مهم است. پس از استفاده از سند در کار فعلی، عملکرد مهم دیگری را انجام می دهد - به عنوان یک منبع تاریخی عمل می کند. این ویژگی ها توجه کارکنان مدیریت و بایگانی ها را به خود جلب کرد. نهادهای حاکم، نهادهای قدرت باید در کار خود تعامل داشته باشند.

در طول دوره بازسازی سیستم مدیریت، سند تعدادی از عملکردهای نظری را انجام می دهد که در رشته های علمی مدیریت اسناد و تحقیقات آرشیوی اعمال می شود.

فن آوری مدیریت، که به یک طرح ساده کاهش یافته است، می تواند در قالب تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن و کنترل بر اجرای آن نمایش داده شود. چنین طرحی می‌تواند هم در مورد ساده‌ترین رویداد یک‌باره و هم در سازماندهی سیستم‌های بخشی پیچیده در سراسر کشور مورد استفاده قرار گیرد. این سیستم ها در درجه آمادگی تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن (پرسنل، مالی، تامین، اجرا و غیره) و سازماندهی کنترل بر اجرا متفاوت خواهند بود. در تمام موارد، قطعات مشخص شده باید نصب شوند.

هر تصمیمی از هیچ سرچشمه نمی گیرد، فقط می توان بر اساس اطلاعات مربوط به این موضوع اتخاذ کرد. در این مورد باید به دو شرط مهم توجه داشت: اولاً اطلاعات به موقع باشد و ثانیاً برای تصمیم گیری کافی کافی باشد. اگر اطلاعات دیر رسید، فرصت شرکت در هر اقدام، رویداد را از دست می دهید. یعنی فرصت یا شانس از دست می رود. از سوی دیگر، اگر اطلاعات کافی نیست یا فقط نیمی از چیزی را می دانید،

تصمیم شما ممکن است نه تنها بهترین نباشد، بلکه حتی اشتباه باشد، زیرا شما همه عوامل را در نظر نگرفته اید.

در حال حاضر حجم اطلاعات هر سه سال دو برابر می شود. این به دلیل پیشرفت جامعه است. هر موضوع یا هر فرد به صورت جداگانه تنها زمانی می تواند وجود داشته باشد که تبادل اطلاعات وجود داشته باشد. در شرایط روابط بازار، وضعیت اقتصادی به سرعت در حال تغییر است، شرکت های تجاری تنها در صورتی زنده می مانند که به موقع بدانند چه، چه زمانی، چگونه و چقدر هزینه دارد. اطلاعات از دیرباز یک کالا بوده است. هر کسی که صاحب اطلاعات است صاحب موقعیت است و بالعکس.

این امر گواه تغییرات قابل توجهی در سازماندهی منابع اطلاعاتی در جامعه است، نشان می دهد که اطلاعات و یک سند به عنوان حامل آن، بر تمام جنبه های مدیریت و همچنین عملکرد ساختارهای مختلف تأثیر می گذارد که بر نتیجه نهایی در حوزه اقتصادی تأثیر می گذارد.

خدمات اطلاعات و اسناد به عنوان عملکرد اصلی (اصلی) مدیریت امنیت (سرویس) عمل می کند که اجرای آن نیاز به دانش ویژه - حرفه ای دارد. کارایی و وضوح در فعالیت های هر موضوعی به نحوه سازماندهی این کار بستگی دارد.

پشتیبانی اطلاعات و اسناد توسط واحدهای ساختاری ویژه انجام می شود: مدیریت بازرگانی، اداره کل، دفتر، دبیرخانه (یا دستیار دبیر). این واحدها باید با نیروی متخصص تشکیل شوند. معاون منشی باید با توجه به سطح رهبر و سطح آموزشی وی تحصیلات تخصصی نیز داشته باشد.

کار هر دستگاه اداری، مانند هر کار به طور کلی در زمان ما، باید مطابق با الزامات سازمان علمی کار انجام شود. یعنی هیچ کاری وجود ندارد که نیاز به سازماندهی مناسب نداشته باشد و مجری این کار باید با ویژگی های اجرای آن آشنا باشد. برای انجام این کار، کار باید به اجزای خاصی تقسیم شود - از پیچیده ترین تا ساده ترین عملیات. هر قسمت باید کار شود، یعنی باید به بهترین شکل ممکن سازماندهی شود، زیرا هیچ چیز جزئی در هیچ کاری وجود ندارد، همه چیز باید فکر شود. سازمان علمی کار شامل چنین عملیات متفکرانه و به درستی سازماندهی شده است. نحوه انجام صحیح این یا آن کار توسط اسناد نظارتی و روش شناختی تعیین می شود.

در حوزه مدیریت عمدتاً با اطلاعات و اسنادی کار می کنند که به عنوان حامل آن عمل می کنند. سند - شی و نتیجه کار در حوزه مدیریت.

کار با اطلاعات و پشتیبانی اسناد شامل همان عملیات است. این فقط توسط برخی از افراد با روش های سنتی (به صورت دستی)، توسط دیگران - با استفاده از مکانیزاسیون و اتوماسیون انجام می شود. اما تمام مراحل کار با اسناد باقی می ماند. بنابراین، هر کارمند با سواد ابتدایی دستگاه اداری نه تنها باید اسناد را به درستی تنظیم و اجرا کند، بلکه باید بداند که چه نوع کاری با آنها انجام می شود.

امروزه هر کاری با معرفی ماشین آلات و فرآیندهای جدید در حال بهبود است. در زمینه مدیریت فقط کار با اسناد را می توان مکانیزه کرد و پردازش اطلاعات موجود در اسناد را خودکار کرد.

اما پردازش اسناد ماشینی الزامات خاص خود را دارد. در مورد اسناد، الزامات قالب آنها، ترتیب اجرا، ارائه متن.

سند را می توان به ساده ترین قسمت های تشکیل دهنده (نیازها) نیز تقسیم کرد و در هر قسمت قوانینی برای صحیح ترین نگارش و طراحی وجود دارد. این قوانین در DSTU 4163-2003 گنجانده شده است. الزامات مربوط به کاغذبازی نیز با جزئیات کافی در سیستم اسناد مدیریت توضیح داده شده است، زیرا در کلیه اسناد می توان با بررسی مراحل تدوین و صدور این جزئیات (املای آدرس، تاریخ، مهر تایید تایید، روش نتیجه گیری و غیره). این الزامات توسط DSTU 4163-2003 ایجاد شده است.

فقط یک بار اقدام با یک سند تنظیم می شود. اسناد در تعامل نزدیک با یکدیگر عمل می کنند و یک سیستم مستندسازی را تشکیل می دهند. استاندارد ایالتی سیستم اسناد و مدارک را به عنوان مجموعه ای از اسناد مرتبط با هم در یک زمینه فعالیت خاص تعریف می کند.

سیستم های اسناد مالی، اولیه و حسابداری اشیاء و نهادهای بودجه، اسناد حسابداری و پولی، سازمانی و اداری و غیره وجود دارد. بنابراین، هر مدیری باید بتواند از سیستم اسنادی که با آن کار می کند، برداشت کند و بداند. به عنوان مثال، یک کارمند بخش پرسنل باید بداند و بتواند تمام اسناد پرسنلی را تنظیم و اجرا کند.

و همچنین قراردادها و قراردادهای کار. اما رایج ترین آنها اسناد سازمانی و اداری است که هر مدیری باید با آنها سر و کار داشته باشد. این شامل اسناد سازمانی مانند اساسنامه، مقررات، دستورالعمل ها، اسناد اداری - دستورات، دستورات، دستورالعمل ها، تصمیمات، تصمیمات است. اطلاعات و اسناد مرجع، گواهی ها، گزارش ها و یادداشت های توضیحی و همچنین رایج ترین انواع اسناد رسمی - نامه ها، تلگراف ها، پیام های تلفنی. هر یک از اسناد نام برده دارای ویژگی های خاص خود در طراحی و ارائه متن هستند که مطالعه آن ها کار سختی نیست.

روش کار با اسناد نیز به مراحل خاصی تقسیم می شود. هر مرحله تکنیک های خاص خود را برای بهترین اجرا دارد. این کار با دریافت و پردازش اولیه اسناد آغاز می شود. این مرحله مستقل از روش انتقال اطلاعات است: از طریق پست، حضوری، تلگراف، فکس. به عنوان یک قاعده، این کار به صورت مرکزی انجام می شود و شامل عملیات صرفاً فنی است که در قوانین و دستورالعمل ها به تفصیل آمده است.

ثبت اسناد یک مرحله مهم است. در طول فرآیند ثبت، سوابق اسناد دریافتی نگهداری می شود، اما مهمترین چیز ثبت شاخص هایی در مورد سند است که امکان سازماندهی کنترل بر اجرای آن و اطلاعات و کار مرجع با اسناد را فراهم می کند. در طی مراحل ثبت نام، یک بانک اطلاعاتی در مورد اسنادی که در شی یا موضوع در گردش هستند، گذاشته می شود.

مرحله بعدی از نزدیک با ثبت اسناد مرتبط است - کنترل بر اجرا. کنترل اضطراری به درستی سازماندهی شده به شما این امکان را می دهد که در هر زمان بدانید که چه کاری باید انجام شود، و به سوژه کمک می کند تا به طور موثر روز کاری خود را برنامه ریزی کند.

سازماندهی اطلاعات و کار مرجع نیز به تنظیم ثبت اسناد بستگی دارد. سرویس اطلاعات و اسناد یا منشی موظف است در عرض چند دقیقه گواهی صادر کند: کجا، با چه کسی، در چه مرحله ای از کار هر مدرکی است و همچنین به این سؤال پاسخ دهد: کدام اسناد حاوی اطلاعاتی در مورد مشکل خاصی است که مورد علاقه شما است. . ثبت نام را می توان به صورت دستی - روی کارت یا خودکار - در رایانه انجام داد. فن آوری ثبت اسناد به خوبی در دستورالعمل های نظارتی و روش شناختی توضیح داده شده است.

پس از پردازش اولیه و ثبت، سند برای اجرا ارسال می شود. این مرحله با مشکل جریان مستقیم حرکت سند همراه است. حرکت سند به مجری که منعکس کننده سیستم سازمان مدیریت است. با توزیع روشن مسئولیت ها و تفویض اختیار، سند بلافاصله به مرحله اجرا می رود. با یک سیستم مدیریت متمرکز، زمانی که رئیس راه‌حل همه مسائل حتی کوچک را بر عهده می‌گیرد، هر سند برای حل و فصل به سراغ او می‌رود و سپس به اجرا می‌رسد. بنابراین، سند آماده شده از پایین به بالا - از پیمانکار، با تأییدیه های متعدد، به سر برای امضا خواهد رفت. حرکت سند به وضوح توسط اپراگرام منعکس می شود و به شما امکان می دهد تمام عملیات های مکرر و غیر ضروری را مشاهده کنید.

مرحله بعدی ذخیره سازی فعلی اسناد است. هر سندی پس از اینکه اطلاعات ثبت شده در آن در فرآیند مدیریت مورد استفاده قرار گرفت، وظیفه ذخیره و انباشت اطلاعات را انجام می دهد تا در صورت نیاز مجدداً این اطلاعات برگردانده شود. برای این کار باید مدارک را طوری قرار داد که در عرض چند دقیقه بتوان سند مورد نیاز را پیدا کرد. از آنجایی که اسناد زیادی در فرآیند کار موضوع سپرده می شود، سازماندهی آنها در ذخیره سازی فعلی نیاز به یک طبقه بندی اولیه دارد، یعنی توزیع در گروه ها (موارد) برای جستجوی سریع آنها. برای توزیع اسناد در مورد موارد، ساده ترین طبقه بندی در حال توسعه است - نامگذاری موارد. این فهرستی نظام‌مند از سرفصل‌های پرونده‌هایی است که در موضوعات انجام می‌شود.

نامگذاری مهمترین سند است. یک نامگذاری به خوبی ترسیم شده پرونده ها به شما این امکان را می دهد که ذخیره سازی فعلی اسناد را به خوبی تثبیت کنید. با این حال، تدوین نامگذاری به دانش خاصی نیاز دارد. تجربه چندین ساله در تدوین نام‌گذاری‌ها به ما این امکان را می‌دهد که ادعا کنیم فقط یک متخصص روحانی یا یک متخصص بایگانی می‌تواند یک نام‌گذاری تهیه کند. اگر خود شخص نمی تواند نامگذاری را به درستی ترسیم کند، باید تماس بگیرید. به سرویس بایگانی پوشش های کیس با توجه به نام گذاری شروع می شود. طراحی جلدها و توزیع اسناد درون پرونده نیز باید با در نظر گرفتن قوانین خاصی انجام شود.

تهیه نامگذاری پرونده ها، تشکیل پرونده ها و ایمنی آنها در ارتباط با بررسی ارزش اسناد. تخصص به عنوان تعیین ارزش عملی و علمی اسناد، تعیین شرایط نگهداری آنها درک می شود. بسته به ارزش اسناد، آنها می توانند دوره های ذخیره سازی مختلفی داشته باشند: کوتاه مدت (تا 10 سال)، نگهداری طولانی مدت (اصولاً این اسناد پرسنلی هستند که برای 25-75 سال ذخیره می شوند) و دائمی. دوره های نگهداری اسناد را می توان در کتب مرجع مخصوصی که «فهرست اسناد بر حسب زمان نگهداری» نامیده می شود، تعیین کرد. استاندارد و دپارتمان هستند. یک لیست استاندارد برای اسناد مدیریت، مستندات علمی و فنی، اسناد فیلم و عکس وجود دارد. لیست های دپارتمان برای تقریباً تمام حوزه های فعالیت (فرهنگ، مراقبت های بهداشتی، سینما، کشاورزی، و غیره). لیست دپارتمان با جزئیات بیشتری اسنادی را که در جریان فعالیت های یک منطقه خاص ایجاد می شوند پوشش می دهد. دوره های نگهداری اسناد هنگام تشکیل پرونده تعیین می شود ، زیرا در یک مورد مجاز به تشکیل اسناد دوره های نگهداری دائم و موقت نیست. در غیر این صورت، اسناد باید دوباره تنظیم شوند. روش بررسی و ثبت نتایج آن به خوبی در اسناد نظارتی و روش شناختی توضیح داده شده است.

1، در نهایت، مرحله نهایی کار با اسناد، آماده سازی پرونده ها برای نگهداری طولانی مدت یا ارسال آنها به بایگانی است. در کارهای عملیاتی، به عنوان یک قاعده، موارد برای دو سال استفاده می شود - سال جاری و آخرین. پرونده های مربوط به سال های گذشته باید پردازش شده و به آرشیو موضوع (در صورت وجود) منتقل شوند یا برای ذخیره سازی به کابینت دیگری منتقل شوند. رسیدگی به پرونده ها طبق قوانین تعیین شده انجام می شود. اگر این کار به طور منظم انجام شود، هر ساله، امور موضوع به نظم کامل می رسد و جستجوی پرونده ها و مدارک لازم دشوار نخواهد بود.

روش تهیه و اجرای اسناد و سازماندهی کلیه مراحل کار با آنها با جزئیات کافی در اسناد نظارتی و روش شناختی شرح داده شده است. هر موضوع یا شی باید بسته ای از اسناد داشته باشد، و اگر بزرگ هستند - در هر واحد ساختاری.

بایگانی هایی که بر فعالیت اشیاء یا موضوعات نظارت می کنند، قبل از هر چیز باید مشاوره ارائه دهند، تعیین کنند که چه اسناد نظارتی و روش شناختی باید در موضوع یا موضوع وجود داشته باشد، که با کمک آنها می توانید پاسخ بسیاری از سؤالات مربوط به تهیه، پردازش را بیابید. ، سازماندهی اسناد.

بسته اسناد نظارتی و روش شناختی از دو بخش تشکیل شده است. بخش اول باید حاوی اسناد نظارتی و روش‌شناسی ملی باشد که مجموعه آن‌ها باید به طور کامل در موسسات بایگانی نه تنها در مرکز، بلکه در حوزه به فروش برسد. این اسناد عبارتند از:

سیستم دولتی پشتیبانی اسناد

مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای اسناد و

خدمات پشتیبانی اسناد

دستورالعمل معمولی در مورد دانش مرجع در اشیاء و موضوعات.

سیستم های اسناد یکپارچه سیستم اسناد سازمانی و اداری. الزامات مربوط به کاغذبازی

قوانین اساسی برای کار بایگانی دپارتمان.

فهرست اسناد معمولی که در این فرآیند ایجاد می شوند

فعالیت های کمیته های دولتی، اشیاء، موضوعات با تعریف اصطلاحات

ذخیره سازی آنها

برای افرادی که به درخواست های شهروندان رسیدگی می کنند، داشتن یک "مقررات استاندارد در مورد نگهداری سوابق در مورد مسائل تجدید نظر، درخواست ها و شکایات شهروندان به ادارات دولتی و شرکت ها" مفید است که رویه و روش کار با این دسته را مشخص می کند. از اسناد

بخش دوم بسته از اسناد سازمانی، نظارتی و روش شناختی خود موضوع تشکیل شده است. آن شامل:

منشور یا مقررات در مورد یک شی یا موضوع.

مقررات مربوط به واحد سازه (در صورتی که موضوع دارای ساختار منشعب باشد).

شرح وظایف کارکنان بخش های ساختاری.

دستورالعمل برای انجام امور این موضوع.

نامگذاری موارد.

جدول اشکال اسناد تقسیمات ساختاری یا

موضوع به عنوان یک کل

با توجه به سه سند آخر، دستورالعمل کار اداری باید برای یک موضوع خاص با استفاده از مثال های آن، نام موارد و جدولی از اشکال اسناد با نمونه اسنادی که می تواند به صورت خود حمایتی توسعه داده شود یا کارمندان سازمان باشد، مشخص شود. سرویس آرشیو محلی

12. 2.8. الزامات متن سند
13. 2.9. تنظیم اسناد سازمانی و اداری

مبحث 2.3 فناوری اطلاعات برای پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریت سؤالات آموزشی: 1. پشتیبانی اطلاعاتی و مستندسازی از مدیریت به عنوان یک فرآیند فناورانه 2. سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر سند 3. ویژگی های جریان اسناد در شرکت های مختلف 4. سازماندهی جریان اسناد الکترونیکی

1. پشتیبانی اطلاعات و اسناد مدیریت به عنوان یک فرآیند فناورانه همانطور که می دانید، فرآیند مدیریت شامل مجموعه خاصی از عملیات تکنولوژیکی معمولی برای: n جمع آوری و پردازش اطلاعات موجود در اسناد است. n تهیه تصمیم مدیریت، اتخاذ و مستندسازی آن، ابلاغ به مجریان؛ n اجرای تصمیم و کنترل اجرا. n مجموعه ای از اطلاعات در مورد عملکرد، انتقال اطلاعات از طریق کانال های عمودی و افقی. n ذخیره و بازیابی اطلاعات. هر یک از عملیات ذکر شده در قالب موضوعی، مستند، هم به صورت سنتی (دستی) و هم با کمک رایانه ایجاد می شود. در عمل، تصمیمات مدیریتی غیرمستند، در اصل، کمکی، عملیاتی و سازمانی هستند و ماهیت اولیه دارند.

در فرآیند کار و فعالیت های اجتماعی یک فرد، اسنادی به وجود می آید که ارتباطات پیچیده اطلاعاتی بین افراد و شکل های مختلف آنها را ثبت، منعکس و تثبیت می کند. هر سند جداگانه یک عمل مستندسازی واحد به عنوان یک فرآیند تکنولوژیکی مستقل است. در عین حال، فعالیت های سازمان های فردی، شرکت های صنعتی به طور فعال توسط مجموعه ای از اسناد مرتبط، وابسته و ارگانیک متقابل منعکس می شود که با مفهوم اساسی سیستم اسناد و مدارک متحد می شوند. قانون فدرال "در مورد اطلاعات، اطلاعات و حفاظت اطلاعات" مفهوم "سند" را به عنوان اطلاعات ثبت شده در یک رسانه مادی با جزئیاتی که امکان شناسایی آن را فراهم می کند، تعریف می کند. سند یک رسانه ملموس است که برخی از اطلاعات بر روی آن اعمال می شود که منعکس کننده وضعیت سیستم است، یا تصمیمی که با محتوای کاملاً مشخص و به شکلی تنظیم شده اتخاذ شده است. این دو ویژگی متمایز دارد: چند کارکردی و وجود نیروی قانونی. از جمله کارکردهایی که به کمک سند اجرا می شود شامل ثبت اطلاعات اولیه یا تصمیم گیری، انتقال، پردازش و ذخیره سازی اطلاعات است. حضور نیروی قانونی با امضای لازم شخص مسئول صحت اطلاعات مندرج در سند فراهم می شود.

عمومی ترین و یکپارچه ترین سیستم، سیستم اسناد سراسری است که تقریباً همه انواع اسناد ایجاد و اجرا شده در مقیاس ملی را شامل می شود. این سیستم به نوبه خود توسط زیرسیستم های گوناگونی شکل می گیرد که بر اساس ویژگی های موضوعی، جغرافیایی، عملکردی، سلسله مراتبی و سایر ویژگی های اساسی طبقه بندی می شوند. بنابراین، سیستم های عملکردی شامل برنامه ریزی، گزارش و آمار، تهیه و بازاریابی و اسناد مالی است که ذاتی همه، بدون استثنا، ارگان های حاکم بر اقتصاد ملی روسیه است. سیستم های اسناد بخشی، جنبه های سازمانی نهادهای مدیریت بخشی (بخشی) را منعکس می کنند که شامل فعالیت های وزارتخانه ها، ادارات، ادارات و بخش های سطوح فدرال، منطقه ای و محلی دولت است. با معرفی فناوری محاسبات الکترونیکی و ایستگاه‌های کاری خودکار (AWS) در پردازش اطلاعات اسنادی، مفهوم پشتیبانی مدیریت اطلاعات و اسناد مشروع شده است که شامل مجموعه‌ای سازمان‌یافته از کارها در مورد دریافت، پردازش، ذخیره و صدور اطلاعات و اسناد است. به مصرف کننده (مشترک) به عنوان حامل مواد آن.

با ورود فناوری رایانه به فرآیندهای مستندسازی، زنجیره فناوری تغییر می کند، زیرا متخصص و مدیر این فرصت را پیدا می کنند که هم با متن کامل سند و هم با قطعات حاوی اطلاعات لازم کار کنند. ورود فناوری‌های اطلاعاتی و تجهیزات اداری مدرن به فرآیندهای اسنادی کاملاً مؤثر است، اما مستلزم رعایت حداقل دو شرط اساسی است: یکنواختی قالب‌ها و ساخت منطقی فناوری پردازش اسناد، که در آن عملیات از همان نوع در یک واحد متمرکز می‌شود. محل. اثربخشی سیستم های مدیریت اطلاعات با حجم قابل توجهی از روش های معمول سازمانی و فناوری در 1) پردازش اطلاعات، 2) تصمیم گیری، و 3) استفاده از مجموعه ای از ایستگاه های کاری خودکار تضمین می شود.

سیستم مدیریت اطلاعات (IMS) مجموعه ای از ابزارهای مدیریت سازمانی، فنی، فناوری و روش شناختی (کامپیوتر، تلفن، فکس و غیره)، تامین محل کار (مبلمان، گاوصندوق و غیره)، حرفه ای بودن مدیران و متخصصان تولید، سواد عمومی و فرهنگ اطلاعاتی، سیستم پشتیبانی اسناد و خود اطلاعات. سیستم گردش کار در فرآیندهای پشتیبانی اطلاعات و اسناد نقش اساسی در شکل گیری محیط خارجی و کاری ایفا می کند که به اصطلاح راحتی اطلاعات را فراهم می کند: به دست آوردن اطلاعات مناسب در زمان مناسب. در فرآیند پشتیبانی اطلاعات و اسناد، از موضوع مدیریت خواسته می شود تا اطلاعات ارزشمند را از "نویز" جدا کند، تا قسمت اولویت را برجسته کند که به شما امکان می دهد وضعیت واقعی سیستم را تجزیه و تحلیل کنید و تصمیمی آگاهانه تهیه کنید. در مورد ضروری ترین ویژگی های اطلاعات، مناسب به نظر می رسد که موارد زیر را مشخص کنیم: حجم (کمیت)، قابلیت اطمینان (صداقت)، ارزش، غنا (محتوای اطلاعات)، باز بودن (قابلیت اطمینان). حجم اطلاعات درک شده شامل سه سطح است: سطح افزونگی اطلاعات و کمبود اطلاعات، سطح اطلاعات مورد نیاز.

قابلیت اطمینان اطلاعات با فرآیند کفایت بازتاب اطلاعات واقعی در کل حجم اطلاعات درک شده مرتبط است. کارشناسان در زمینه اطلاع رسانی به وجود سه سطح قابلیت اطمینان اشاره می کنند: مطلق (100٪)، قابل اعتماد (بیش از 80٪)، منفی (کمتر از 80٪). قابلیت اطمینان تا حد زیادی به فن آوری جریان اسناد بستگی دارد که در وسایل مکانیزاسیون و اتوماسیون پیاده سازی شده است: هر چه نیروی انسانی کمتری در جمع آوری، پردازش، انتقال و ذخیره سازی اطلاعات استفاده شود، قابلیت اطمینان آن بالاتر است. از روی عمل مشخص است که متناقض ترین اطلاعات را می توان در مورد یک رویداد، بسته به فناوری و جنبه های پردازش تحلیلی و مصنوعی آن، به دست آورد. تجربه خدمات پشتیبانی اسناد تأیید می کند که قابلیت اطمینان اطلاعات به طور قابل توجهی به پارامترهای زمانی اجرای جریان اسناد بستگی دارد. بنابراین، تأخیر اطلاعات کاملاً قابل اعتماد می تواند منجر به پوچ بودن آن شود (مثلاً اطلاعات مربوط به قیمت سهام در بورس). ارزش اطلاعات از نقطه نظر اقتصادی با کاهش هزینه انواع منابع (انرژی، مواد، زمان، مالی) برای تصمیم گیری صحیح مشخص می شود.

ارزش دارای چهار سطح است: صفر (بدون صرفه جویی در منابع)، متوسط ​​(کاهش هزینه افزایش سود بیش از 10٪)، بالا (بیش از نصف)، فوق العاده (بیش از 10 برابر). ارزش اطلاعات را به عنوان یک مقوله اقتصادی (کالاهایی که ارزش مصرف دارند) تعریف می کند. برای مثال، مدل‌های شبیه‌سازی تولید که به یک مدیر اجازه می‌دهد تا عواقب احتمالی تصمیم‌های جایگزین را به‌طور منطقی پیش‌بینی کند، ارزش زیادی دارند. به عنوان یک قاعده، خدمات اطلاعاتی در سطح ارزش متوسط ​​توسط شرکت های مشاوره ارائه می شود و متوجه می شوند که اطلاعات ارزشمند محصولی است که با موفقیت فروخته می شود. نمونه ای از ارزش صفر، اطلاعاتی است که اطلاعات شناخته شده، قدیمی یا نادرست و غیر ضروری را برای تصمیم گیری مدیریت گزارش می کند.

2. سیستم های اطلاعاتی سندمحور اجازه دهید مفاهیم اساسی موجود در چارچوب کار اداری و پشتیبانی اسناد مدیریت را در نظر بگیریم: پشتیبانی اسناد مدیریت (DOU) موضوعات مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت و سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی آنها n مستندسازی عبارت است از ایجاد اسناد، یعنی تهیه، اجرا، تایید و تولید آنها. n کار اداری - مجموعه ای از اقدامات برای مدیریت اسناد (DOW) یک شرکت یا سازمان. گاهی گفته می شود که مؤسسه آموزشی پیش دبستانی کارکرد اصلی کار اداری است. سازماندهی کار با اسناد - اطمینان از جابجایی، جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد. n

سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد - تعیین قوانین برای ذخیره سازی اطلاعات ایجاد شده در یک سازمان، جستجو و استفاده از آن برای حمایت از تصمیمات مدیریت و رویه های تجاری. n n جریان اسناد - حرکت اسناد در چارچوب موسسه آموزشی پیش دبستانی. رویه کسب و کار - دنباله ای از عملیات خاص (کار، وظایف، رویه ها) که توسط کارکنان سازمان ها برای حل یک مشکل یا هدف در چارچوب فعالیت های یک شرکت یا سازمان انجام می شود. n آرشیو الکترونیکی مشکل سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد الکترونیکی را در چارچوب موسسه آموزشی پیش دبستانی حل می کند. n رویه های تجاری مسئول اداره یک کسب و کار یا انجام یک عملکرد هدف هستند و راهی برای انجام مدیریت عملی مشاغل و موسسات هستند.

آرشیو الکترونیکی در روسیه، اصطلاح "بایگانی الکترونیکی" یکی از ویژگی های ملی کار اداری الکترونیک روسیه است. در غرب، اصطلاح "دادگاه" رایج تر است. در کشور ما، ظاهراً داده ها اساساً به عنوان محتوای اسناد و سوابق در یک پایگاه داده درک می شوند. از این رو اصطلاح روحانی «آرشیو» رواج یافت. در کار اداری، بایگانی وظیفه سازماندهی ذخیره اسناد را بر عهده دارد و یکی از سه وظیفه اصلی کار اداری است: ایجاد، پردازش فناوری و سیستم سازی اسناد. ما اغلب می شنویم که برخی از "سیستم های آرشیو به طور ایده آل وظایف سازماندهی جریان اسناد را حل می کند." این نمی تواند باشد، زیرا اسناد (ماهیت گردش کار) در چارچوب حل هر سه مشکل و نه تنها در چارچوب سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی منتقل می شوند.

سیستم‌های اتوماسیون اداری در روسیه راه‌حل‌های اصلی برای کارهای اداری و رویه‌های تجاری را می‌توان تقریباً به چهار دسته اصلی تقسیم کرد (بدون شامل ابزارهایی برای ایجاد اسناد و انبارهای داده): n سیستم‌های گردش کار (اتوماسیون رویه‌های تجاری). n سیستم های گروه افزاری؛ سیستم های مدیریت اسناد (عمدتاً ثبت، ذخیره و بازیابی اسناد را ارائه می دهند). n سیستم های ایمیل (برای تبادل اسناد استفاده می شود). اکنون این تقسیم بندی به دلیل این واقعیت که برخی از سیستم ها همه اینها و برخی فناوری های دیگر را با هم ترکیب می کنند، کاملاً دلخواه است.

منطقی‌ترین راه برای خودکارسازی رویه‌های کسب‌وکار، ایجاد یک محیط اطلاعاتی مشترک برای آن‌ها است که در آن کارکنان می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند (یعنی به طور مشترک مشکلات تجاری را حل کنند) و پیام‌ها را مبادله کنند. بنابراین مهمترین رکن اتوماسیون یک مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، سیستم های پست الکترونیکی است، سازماندهی کار با اسناد، بخش مهمی از فرآیندهای مدیریتی و تصمیم گیری مدیریتی است که به طور قابل توجهی بر کارایی و کیفیت مدیریت تأثیر می گذارد. فرآیند تصمیم گیری مدیریتی شامل کسب اطلاعات است. پردازش آن؛ تجزیه و تحلیل، آماده سازی و تصمیم گیری. این مؤلفه ها ارتباط نزدیکی با مستندات مدیریتی دارند. برای به دست آوردن یک اثر اقتصادی، اول از همه، کیفیت اطلاعات مهم است که با کمیت، کارایی، میزان پیچیدگی و هزینه آن تعیین می شود. اگر شرکت کار روشنی با اسناد نداشته باشد، در نتیجه، مدیریت بدتر می شود، زیرا این امر به کیفیت و قابلیت اطمینان، سرعت دریافت و انتقال اطلاعات، تنظیم صحیح سرویس اطلاعات، سازماندهی واضح بستگی دارد. جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد.

سه کار اصلی در کار اداری (DOE) حل شده است. مستندسازی (تهیه، اجرا، تایید و تنظیم اسناد). n سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت (تامین ترافیک، کنترل اجرا، نگهداری و استفاده از اسناد). n سیستم سازی آرشیو اسناد. لازم به ذکر است که حمایت اسنادی مدیریت بر کیفیت تصمیم گیری مدیریت تاثیر مستقیم دارد، بنابراین نیاز به بهبود مستمر دارد.

با رشد مقیاس شرکت و تعداد کارکنان آن، موضوع اثربخشی پشتیبانی اسناد برای مدیریت بیش از پیش ضروری می شود. مشکلات اصلی که در این مورد ایجاد می شود چیزی شبیه به این است. n مدیریت تصویری جامع از آنچه در حال وقوع است از دست می دهد. n واحدهای ساختاری با نداشتن اطلاعات در مورد فعالیت های یک دوست، فعالیت های خود را به طور هماهنگ انجام نمی دهند. کیفیت خدمات مشتری و توانایی سازمان برای حفظ تماس های خارجی در حال کاهش است. نتیجه این امر کاهش بهره وری نیروی کار است. احساس کمبود منابع وجود دارد: انسانی، فنی، ارتباطات، و غیره. n کارکنان در حال گسترش هستند، سرمایه گذاری در تجهیزات محل کار جدید، محل، ارتباطات، آموزش کارکنان. n برای شرکت های تولیدی، افزایش کارکنان ممکن است منجر به تغییر در فناوری تولید شود که به سرمایه گذاری اضافی نیاز دارد. n در شرایط رشد ناموجه کارکنان، افت بهره وری، نیاز به سرمایه گذاری در تولید، نیاز به افزایش سرمایه در گردش است که به نوبه خود منجر به کاهش سود می شود. n در نتیجه، به دلیل سودهای انباشته قبلی یا افزایش کسری بودجه، توسعه شرکت به شکل گسترده ای رخ می دهد.

سازمان ها با درک اهمیت بهبود نهاد آموزشی پیش دبستانی، اغلب در تلاش برای خودکارسازی آن، اشتباهات زیادی مرتکب می شوند و مشکل تعیین کننده در این شرایط، مشکل انتخاب روش های اتوماسیون است. رایج ترین راه حل، اتوماسیون ایستگاه های کاری فردی (AWS) است: منشی-دستیار، مدیر، حسابدار یا سرپرست. معایب اصلی این رویکرد عبارتند از: فقدان روش های سازماندهی تبادل اطلاعات الکترونیکی بین کارکنان و بخش های شرکت. عدم وجود ارتباط عملکردی بین اتوماسیون رویه های کاربردی و اتوماسیون کار اداری. بخش های عملکردی اصلی (اجزای) سیستم اتوماسیون اداری در مدیریت شرکت ها و سازمان ها: n ابزار و قوانین ایجاد اسناد، n نگهداری آرشیو الکترونیکی آنها، n پشتیبانی از جریان اسناد.

بنابراین، شرکتی که به دنبال ایجاد محیطی موثر برای پردازش اطلاعات و ارتقای کیفیت مدیریت است، با وظایف زیر مواجه است. بهبود کلیه کارهای مربوط به تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزمی برای پشتیبانی اسنادی از شرکت (DOE). n انتخاب استراتژی اتوماسیون مناسب، از جمله انتخاب محصولات نرم افزاری مناسب. n

3. ویژگی های گردش کار در شرکت های مختلف در فرآیند خودکارسازی گردش کار، چهار مرحله تقریباً قابل تشخیص است: گردش کار کاغذ، گردش کار کاغذ با استفاده از رایانه های شخصی مستقل، گردش کار مخلوط و بدون کاغذ. گردش کار کاغذ به این معنی است که سند تمام مراحل را به صورت کاغذی طی می کند. یک دهه و نیم پیش، این نوع جریان اسناد غالب بود. برای ثبت اسناد کاغذی از مجلات بزرگ یا برگه های بزرگ استفاده می شد که اسناد تازه ثبت شده در آنها وارد می شد. پس از مدتی مجلات و برگه ها به آرشیو تحویل داده شد.

هنگامی که رایانه‌ها به وجود آمدند، مجلات و برگه‌ها را جایگزین کردند و در جریان کار مبتنی بر کاغذ با استفاده از رایانه‌های شخصی مستقل پیشگام شدند. گردش کار کاغذ با استفاده از رایانه های شخصی مستقل به این معنی است که از رایانه شخصی برای تهیه و ثبت اسناد استفاده می شود. در واقع، در این مرحله، مفهوم سند الکترونیکی به وجود می آید، یعنی چنین سندی که منحصراً در رایانه یا به قول آنها "در رسانه ماشین" ذخیره می شود. با این حال، مزایای یک سند الکترونیکی در غیاب یک شبکه محلی تنها تا حدودی قابل درک است. انتقال، هماهنگی و تایید مدارک در این مرحله به صورت کاغذی انجام می شود. جریان اسناد مختلط فرض می‌کند که رایانه‌های متصل به یک شبکه محلی برای آماده‌سازی، انتقال و ذخیره‌سازی اسناد خدمت می‌کنند، اما سند فقط به صورت کاغذی دارای نیروی قانونی است. هماهنگی و تایید اسناد مالی و حقوقی به صورت کاغذی انجام می شود. تهیه پیش نویس سند به صورت الکترونیکی (بند 1) انجام می شود، سپس سند برای منشی ارسال می شود که آن را ثبت و چاپ کرده و برای تأیید به مدیر ارسال می کند (بند 2). مدیر اصلاحات را انجام می دهد و سند را برای تجدید نظر به پیمانکار می دهد (بند 3). پس از تایید سند، از طریق شبکه محلی برای همه مجریان ارسال می شود (بند 4).

نیروی قانونی یک سند الکترونیکی بر اساس استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) ارائه می شود - مکانیزمی که به شما امکان می دهد ثابت کنید که نویسنده سند الکترونیکی ارسال شده در واقع همان کسی است که ادعا می کند، و اینکه سند در طول فرآیند تحویل تغییر نکرده است. EDS به عنوان آنالوگ امضای دست نویس یا مهر معمولی در مورد یک شخص حقوقی استفاده می شود. EDS به بلوک داده اضافه می شود و به گیرنده بلوک اجازه می دهد منبع و یکپارچگی داده ها را بررسی کند و در نتیجه از جعل محافظت کند. اکثر شرکت ها مزایای جریان الکترونیکی (بدون کاغذ) را می شناسند که دارای مزایای زیر است: n سهولت ایجاد تغییرات در سند. n امکان قرار دادن نه تنها متن، بلکه داده های چند رسانه ای در سند. n امکان استفاده از فرم های از پیش آماده شده؛ n سرعت بالاتر انتقال اطلاعات در تعداد زیادی آدرس. n صرفه جویی در کاغذ؛ n فشردگی بالاتر آرشیوها. n کنترل آسان تر جریان اطلاعات. n سرعت بالا در جستجو و بازیابی اطلاعات. n توانایی محافظت از اسناد از دسترسی غیرمجاز و تمایز حقوق دسترسی کارکنان به اطلاعات.

معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی امکان کاهش تعداد خدمات مربوط به کار با اسناد (پیک، دفتری و غیره) را فراهم می کند. در شرایط گردش الکترونیکی اسناد، زمانی که شرایط خارجی تغییر می کند، به عنوان مثال، الزامات تغییر فرم گزارش، هزینه های بسیار کمتری برای تجدید ساختار گردش اسناد مورد نیاز است. با این حال، هنوز مؤسسات و مؤسساتی هستند که هنوز در شرایط دفتر کار کاغذی کار می کنند، اکثریت از رایانه و شبکه های محلی در سازماندهی گردش اسناد استفاده می کنند و تنها درصد کمی از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی کاملاً خودکار استفاده می کنند. دلیل این وضعیت چیست؟ در حالت ایده آل، توسعه مدیریت اسناد الکترونیکی باید منجر به فناوری های کاملاً بدون کاغذ شود. با این حال، امروزه اسناد کاغذی هنوز برای مطابقت با الزامات بسیاری از مقررات - قوانین مالیاتی، قوانین حسابداری، و غیره مورد نیاز است. یکی از اهداف اصلی یک سند، توانایی تأیید حقایق خاص است. تا همین اواخر، یک سند کاغذی با جزئیات و درجات حفاظتی لازم، راه اصلی اثبات یک واقعیت بود، یعنی نماینده قوه قانونی بود. کاغذ به عنوان یک وسیله مادی دارای یک عیب است به این معنا که اجازه نمی دهد اطلاعات جدید را به طور کامل پاک کنید و یادداشت کنید، اما این عیب از نظر عدم جعل سند مزیتی محسوب می شود. جای تعجب نیست که ضرب المثل روسی می گوید: آنچه با قلم نوشته شده است را نمی توان با تبر از بین برد.

به عبارت دیگر، وقتی در هر صفحه سندی با امضا به دست ما می رسد و هیچ اثری از نقض سطح کاغذ وجود ندارد (یعنی واضح است که متن پاک یا بازنویسی نشده است)، می توان مطمئن بود که این سند از طرف شخصی که امضا کرده است ارسال شده است و در طول مراحل تحویل تغییری نکرده است. در اصل، ابزارهای مدرن رمزگذاری می‌توانند همان ابزار احراز هویت یک سند را مانند امضای روی کاغذ (امضای دیجیتال الکترونیکی) فراهم کنند، اما این مملو از مشکلات متعددی است. جریان اسناد برای کسب و کارهای کوچک در شرکت هایی با پرسنل کم، نیازی به پیاده سازی سیستم مدیریت الکترونیکی الکترونیکی پیچیده ای نیست. به عنوان یک رسانه برای توزیع اسناد، در این مورد، به عنوان یک قاعده، از Microsoft Outlook استفاده می شود که با کمک آن فایل های حاوی اسناد ارسال می شود و از همان برنامه برای ارسال تصاویر اسناد به دست آمده از اسکن اصل کاغذ اصلی استفاده می شود.

معمولاً با این رویکرد، هیچ دایرکتوری خودکار واحدی برای کل سازمان وجود ندارد و هر بخش، سیستم های طبقه بندی کننده و استانداردهای خود را تشکیل می دهد. این معمولاً از همان دفترچه های آدرس حاوی آدرس ایمیل کارمندان استفاده می کند. ثبت اسناد با چنین طرحی به صورت دستی انجام می شود، اطلاعات مربوط به اسناد در جداول وارد می شود که توسط سیستم های خودکار پردازش نمی شوند. هر سند در طول مسیر انتخاب شده توسط مجری بعدی ارسال می شود. وقتی یک شرکت رشد می کند، این نوع سازماندهی گردش کار ناکارآمد است. ردیابی مسیر یک سند خاص و کنترل اجرای یک دستور خاص دشوار می شود. کنترل نسخه های سند، فرآیند تأیید و جستجوی اسناد پیچیده است. در این مورد، انتقال به سیستم های مدیریت خودکار اسناد تخصصی مورد نیاز است.

جریان اسناد برای شرکت های متوسط ​​در یک شرکت کوچک، می توان کار را بر اساس تبادل ایمیل و ذخیره اسناد در یک سرور فایل سازماندهی کرد، جایی که هر یک سلول خاص خود را دارد. شرکت های کوچک معمولاً یک طرح مدیریتی را اجرا می کنند که در آن سیستم فایل به اندازه کافی برای ذخیره اسناد راحت است. به عنوان مثال، در پوشه "حسابداری" یک پوشه "بخش مالی"، یک پوشه "برنامه ریزی مالی" و حتی عمیق تر - "به حداقل رساندن مالیات" وجود دارد. چنین سلسله مراتبی برای کاربران بصری است - همه سلول خود را می شناسند، می دانند اسناد خاص را کجا قرار دهند. جریان اسناد برای شرکت های بزرگ برخلاف شرکت های متوسط، گروه های کاری زیادی در یک شرکت بزرگ ظاهر می شوند. در همان زمان، کارمندان فردی می توانند در چندین پروژه کار کنند. تصور کنید که یک پروژه اتوماسیون FSB و دیگری اتوماسیون مرکز خرید است. واضح است که الزامات کنترل دسترسی به اطلاعات باید متفاوت باشد. جنبه اول نرم افزار ویژه ای است که مخزن اسناد الکترونیکی را فراهم می کند که به شما امکان می دهد کل مجموعه اسناد را بر اساس چندین پارامتر طبقه بندی کنید: بر اساس سلسله مراتب، با توجه به درجه رازداری و غیره. . و مدارک لازم را سریعتر پیدا کنید.

جنبه دوم مسیریابی اسناد در سازمان است. معرفی اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (SADD) به شما امکان می دهد کل فرآیند مدیریت را بهینه کنید، که ساده تر و منطقی تر می شود، کیفیت تصمیمات بهبود می یابد، اجرای تصمیمات مدیریت به طور موثرتر نظارت می شود و هزینه ها مرتبط با نگهداری از دستگاه مدیریت کاهش می یابد. اسناد با استفاده از سیستم مدیریت خودکار اسناد ارسال می شوند که شامل پایگاه داده ای از طبقه بندی کننده ها و استانداردها است که برای کل سازمان یکسان است. مسیریابی اسناد بسته به نوع سند تعیین می شود، یعنی مسیرهای استاندارد حرکت برای دسته های خاصی از اسناد وجود دارد. این اجازه می دهد تا بلافاصله پس از ثبت نام، اسنادی را برای مقامات سازمان مطابق با وظایف رسمی آنها و با رویه های فنی پردازش اسناد در انواع مختلف ارسال کند. طبقه‌بندی‌کننده‌ها و استانداردها برای همه خدمات یکسان هستند. تبادل اسناد با سازمان های خارجی از طریق درگاه اطلاعات شرکت ها انجام می شود.

اکثر توسعه دهندگان SADD ویرایشگر متن خود را ایجاد نمی کنند، بلکه از ویرایشگر مایکروسافت آفیس استفاده می کنند. در محل کار توسعه دهنده اسناد، یک دکمه کاربردی به رابط Word اضافه می شود که به شما امکان می دهد سند ایجاد شده را به سیستم اداری منتقل کنید، که عبور آن را در سیستم جریان اسناد تضمین می کند. در صورت نیاز به مشاهده سند در دستگاه کاربر، Word شروع می شود. می توان گفت که سیستم اداری خودکار نوار نقاله ای است که پیشروی بهینه عناصر در سیستم را تضمین می کند و برنامه های مایکروسافت آفیس ماشین هایی در اطراف این نوار نقاله هستند که با آن می توانید یک سند (قطعه) تهیه کرده و روی نوار نقاله قرار دهید. سیستم اداری تحویل تضمینی از یک دستگاه به دستگاه دیگر را فراهم می کند، آنچه را که در این دستگاه پردازش می شود کنترل می کند و آن را بیشتر به مقصد ارسال می کند. بسیاری از SADD های موجود به سازمان هایی که آنها را پیاده سازی کرده اند اجازه می دهد تا به جریان اسناد بدون کاغذ تغییر کنند. با این حال، حتی در حضور SADD، تنها برخی از سازمان ها در عمل از فرم الکترونیکی هماهنگی داخلی اسناد سازمانی و اداری با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) استفاده می کنند.

4. سازماندهی گردش اسناد الکترونیکی گردش اسناد الکترونیکی و بهینه سازی آن با عوامل متعددی همراه است: n جنبه حقوقی مستلزم ایجاد وضعیت اسناد، نظام مندی آنها بر اساس یک سلسله مراتب است. شرکت های تجاری، سازمان های عمومی و سایر ساختارها باید قوانینی را که قانون برای تهیه و نگهداری اسناد تعیین می کند، رعایت کنند. n عامل فنی تجهیز شرکت به تجهیزات لازم برای سازماندهی کارآمد جریان اسناد را فراهم می کند. مدیریت اسناد الکترونیکی کار شرکت را بسیار ساده می کند و زمان صرف شده برای فرآیندهای اصلی تولید را کاهش می دهد. n جنبه کنترلی سازماندهی موثر گردش کار شامل توسعه یک دستگاه مدیریت برای کار با اسناد، ایجاد یک سیستم گردش کار و تخصصی سازی ساختارها است.

تمرین نشان می دهد که اگر اسناد به درستی سازماندهی شوند، شرکت نیازی به صرف زمان و منابع برای حل و فصل شرایط مختلف ندارد. واحد ساختاری مسئول اسناد، در صورت لزوم، قراردادها، گواهینامه ها و ... را ارائه می دهد. بنابراین، کارایی و اثربخشی شرکت به طور کلی افزایش می یابد. بنابراین، ما با این سوال روبرو هستیم که چگونه کار اداری را سازماندهی کنیم تا تمام اسناد لازم را نظام مند کنیم. بسته به تخصص و مشخصات، شرکت ها از سه شکل کار با اسناد استفاده می کنند که هر کدام با ویژگی های خاصی از گردش کار مشخص می شوند. سازماندهی متمرکز جریان اسناد در شکل متمرکز، اسناد تحت صلاحیت یک واحد ساختاری متمرکز می شوند. این می تواند یک دبیرخانه، یک دفتر، و در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی غیرحجم - یک کارمند باشد. چرخه کامل عملیات با اسناد، سازماندهی جریان اسناد توسط این بخش انجام می شود. مدارک در یک سیستم بسته پذیرفته، پردازش و ثبت می شوند، این تضمین محرمانه بودن کار است. از دیگر مزایای سیستم های مدیریت اسناد متمرکز می توان به کارایی کار اداری، ساده سازی راهنمایی روش شناختی اشاره کرد. جریان اسناد الکترونیکی هنگام استفاده از این فرم را می توان با استفاده از خدمات اطلاعات ویژه سیستماتیک کرد.

سیستم مدیریت اسناد غیرمتمرکز سیستم غیرمتمرکز به این معنی است که اسناد در بخش های مختلف قرار دارند. هر بخش در شرکت خدمات مدیریت اسناد خود را ایجاد می کند. چنین سیستمی برای کار با اسناد برای شرکت هایی که از نظر سرزمینی از هم جدا هستند معمول است. در این مورد، اتوماسیون گردش اسناد از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا لازم است یک سیستم حفاظت از اطلاعات عمومی ایجاد شود. کنترل روش‌شناختی نیز مهم است: به عنوان یک قاعده، بخش‌های مستقلی که اسناد در بخش آنها قرار دارد، گزارش‌هایی را در مورد جریان اسناد شرکت با منظم بودن ارائه می‌دهند. سیستم های گردش کار مختلط شکل ترکیبی گردش کار یک شرکت فرض می کند که اسناد بین بخش ها پراکنده شده اند. یک بخش از عملیات، به عنوان مثال، دریافت و پردازش اسناد، توسط یک بخش انجام می شود و بخش دیگر، برای مثال، تکرار، ذخیره سازی، سیستم سازی، توسط بخش دوم انجام می شود. چنین سیستم مدیریت اسناد در صورتی راحت است که شرکت دارای ساختار گسترده ای باشد. بخش حسابداری می تواند اسناد مالیاتی، بخش پرسنل - اسناد ترکیب کلی و غیره را ثبت کند. سازمان مختلط گردش کار در حال حاضر یکی از مؤثرترین سیستم های مدیریتی است.

سازماندهی گردش کار: ویژگی ها سازماندهی گردش کار بر چندین اصل استوار است که کار موثر شرکت را به عنوان یک کل تضمین می کند. جریان اسناد یک شرکت بخشی از پشتیبانی اطلاعاتی است که کلید توسعه فعال است. اصول مدیریت اسناد عبارتند از: n ساده سازی مراحل ثبت اسناد. لازم به ذکر است که این عملیات نباید بر کیفیت کلیه فرآیندهای اداری تأثیر بگذارد. n سازماندهی گردش کار بر اساس مسیریابی. توسعه طرح هایی برای عبور همه اسناد به شما امکان می دهد گردش کار را بهینه کنید. n مدارک باید تک ثبت باشند. در این مورد، بهترین راه خروج، مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفته می شود، که امکان کاهش زمان دریافت و بررسی اسناد را فراهم می کند. n سازمان جریان اسناد باید تاییدیه های غیر منطقی، تایید موازی، انتقال اسناد به اشخاص ثالث را حذف کند. بنابراین، سازماندهی جریان اسناد با هدف کاهش زمان کار با اسناد، بهینه سازی فعالیت های دفتری و بهبود کارایی پشتیبانی اطلاعات برای شرکت است.

جریان الکترونیکی اسناد: اصول و ویژگی ها جریان الکترونیکی اسناد به معنای ثبت واحد اسناد است، به این معنی که شناسایی می تواند در هر مرحله از کار اداری انجام شود. همچنین یک پایگاه یکپارچه سیستماتیک سلسله مراتبی از اطلاعات اسناد مهم است که تکرار و بررسی موازی را حذف نمی کند. با داشتن یک سیستم گزارش دهی توسعه یافته، مدیریت اسناد الکترونیکی به شما امکان می دهد حرکت اسناد و فرآیندهای اطلاعات اولیه را کنترل کنید. همچنین شایان ذکر است که یک سیستم جستجوی اسناد سازمان یافته کارآمد، که شامل جریان الکترونیکی اسناد است. جریان اسناد الکترونیکی دارای یک طبقه بندی سیستمی است: 1. سیستم های اتوماسیون اداری. 2. آرشیو اسناد. 3. سیستم های ورودی سند و سیستم های پردازش تصویر سند. 4. سیستم های مدیریت هزینه های ذخیره سازی اسناد. 5. سیستم های مسیریابی اسناد. 6. سیستم های اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تجاری.

سیستم‌های خودکارسازی وظایف اداری به ترتیب خیلی زودتر از سیستم ما به طور گسترده در غرب مورد استفاده قرار گرفتند و اصطلاحات خود را توسعه دادند که حوزه‌های مختلف جریان اسناد را توصیف می‌کرد. اصطلاحات زیر در رویه غربی رایج ترین هستند: EDM (مدیریت الکترونیکی اسناد) - نام تلفیقی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی. DMS (سیستم های مدیریت اسناد) - نزدیک ترین ترجمه از نظر معنی - آرشیو الکترونیکی اسناد. EDM با محوریت سازمانی - سیستم‌های مدیریت اسناد شرکتی که ابزارهایی را برای ایجاد، ویرایش، انتشار و ذخیره اسناد (ورد، اکسل، آرشیو الکترونیکی، پست، زمان‌بندی جلسات، تأیید اسناد و غیره در یک بطری) ترکیب می‌کنند. مدیریت اطلاعات - اطلاعات سیستم‌های مدیریت، پورتال نیز نامیده می شود، اطلاعات را در اینترنت، اینترانت و اکسترانت جمع آوری، مدیریت و ارائه می کند. تصویربرداری - سیستم‌هایی که اطلاعات را از رسانه‌های کاغذی به فرمت دیجیتال، معمولاً TIFF (فرمت فایل تصویر برچسب‌گذاری شده) تبدیل می‌کنند، که پس از آن، سند می‌تواند در کار قبلاً به شکل الکترونیکی استفاده شود. Doc. مدیریت جریان - سیستم های مسیریابی جریان اسناد. کار کنید. مدیریت جریان - سیستم های مسیریابی برای جریان کار، وظایف. همچنین تعداد زیادی اصطلاح مرتبط وجود دارد، به عنوان مثال: مدیریت دانش انبار اسناد

سیستم های اتوماسیون اداری عملکرد آنها شامل تثبیت اسناد در یک پایگاه داده خاص است که در پر کردن یک کارت سند خاص بیان می شود. بسته به شرایط سازمان ممکن است محتوای کارت مدارک متفاوت باشد. معمولاً سیستم‌های اداری اداری بین اسناد ورودی و خروجی، اسناد تنظیمی، اسناد نهادهای حاکمیتی، اسناد مرجع و غیره تمایز قائل می‌شوند. اسناد تحت کنترل اجرا بر اساس مجریان، وضعیت اجرا، مهلت‌ها و غیره تقسیم می‌شوند. هر سند در سیستم یک رکورد در پایگاه داده است که با مجموعه ای از مقادیر ویژگی کارت مشخص می شود. علاوه بر حسابداری و جستجوی اسناد در پایگاه داده، سیستم باید گزارش هایی را ارائه دهد که به شما امکان می دهد بیانیه ای از اجرای اسناد و سایر اطلاعات خلاصه را دریافت کنید.

بایگانی اسناد آرشیو اسناد خود را ذخیره می کند و بنابراین سیستم باید تمایز حقوق دسترسی به اسناد را فراهم کند. کاربر را می توان با نام شبکه و یا با نام کاربری و رمز عبور خاصی که در سیستم مدیریت آرشیو تعریف شده است شناسایی کرد. علاوه بر جداسازی حقوق دسترسی در سطح کاربر، سیستم باید از تخصیص گروه ها یا نقش های کاربری اطمینان حاصل کند. عملکرد بعدی بایگانی اسناد، ارائه امکان کار گروهی با اسنادی است که در مرحله ایجاد هستند - این عملکرد قفل اسناد یا چک است. کنترل ورود / خروج. اگر یکی از کاربران سیستم شروع به ویرایش سندی کند، تا زمانی که کار با آن تمام شود، برای دسترسی سایر کاربران مسدود می شود. یکی دیگر از ویژگی های آرشیو پشتیبانی از کنترل نسخه است. نسخه های سند را می توان به صورت خودکار یا به ابتکار کاربر بررسی کرد. در صورت لزوم، کاربر می تواند به یکی از نسخه های قبلی سند بازگردد. عملکردهای خدماتی بایگانی اسناد شامل امکان ایجاد نسخه های پشتیبان از اسناد بدون ایجاد وقفه در عملکرد سیستم، یکپارچه سازی با سیستم ها برای اطمینان از هزینه بهینه ذخیره سازی داده ها و غیره است.

سیستم های ورودی اسناد و سیستم های پردازش تصویر سند یکی از وظایف مستقل سیستم های گردش اسناد، ورود اسناد به بایگانی است. این به معنای ترجمه اسناد از کاغذی به الکترونیکی است. در ساده ترین حالت، این روش به یک اسکن ساده کاهش می یابد. یک عملکرد پیچیده تر، تشخیص خودکار محتوای تصویر سند و تشکیل یک سند حاوی متن است. برای این کار برنامه های متعلق به کلاس نرم افزارهای تشخیص متن در نظر گرفته شده است. یکی از ویژگی های پیچیده تر، تشخیص محتوای فرم است. در همان زمان، برنامه وجود سوابق، از جمله موارد دست نویس، را در زمینه های خاصی از فرم سند تشخیص می دهد، محتوای آن را تشخیص می دهد و به طور خودکار مقادیر ویژگی های این سند را در سیستم پر می کند. در صورت لزوم، مقادیر فیلدهای خاص فرم را می توان از دایرکتوری تعریف شده در سیستم انتخاب کرد.

سیستم های مسیریابی اسناد به طور مستقیم در ارسال اسناد به محل کار مجریان، جمع آوری اطلاعات در مورد وضعیت فعلی اسناد، ادغام اسناد پس از اتمام کار با آنها در مراحل خاص، و همچنین ابزاری برای دسترسی به اطلاعات در مورد وضعیت فعلی کار با آنها دخیل هستند. اسناد. سیستم های مسیریابی، به عنوان یک قاعده، حاوی ابزاری برای توصیف مسیرهای معمولی عبور اسناد در یک سازمان هستند. بر اساس طرح‌های مسیریابی توسعه‌یافته، نمونه‌هایی از فرآیندهای تجاری برای کار با اسناد قابل تولید است. در این مورد، می توانیم در مورد مسیریابی تنگ صحبت کنیم. یک جایگزین به اصطلاح مسیریابی آزاد است که در آن مسیر به صورت "خود به خود" شکل می گیرد. هر کاربر سیستم با حقوق مناسب می تواند مجریان بعدی یا بعدی سند را تعیین کند. هنگام مسیریابی اسناد، دو طرح ممکن است، بیایید آنها را Off-Line و On-Line بنامیم. در حالت اول، زمانی که سندی به محل کار کاربر ارسال می شود، به صورت فیزیکی از آرشیو اسناد استخراج شده و (مثلاً از طریق ایمیل) به محل کار مشتری تحویل داده می شود. پس از اتمام کار، سند دوباره در بایگانی غوطه ور می شود. در این حالت سیستم مسیریابی خود مشتری بایگانی اسناد است و اطلاعات مربوطه را وارد پایگاه حسابداری می کند. طرح دوم شامل حرکت فیزیکی سند نیست. سیستم مسیریابی اسناد، رابطی را برای دسترسی به کارهای پردازش اسناد در اختیار مشتری قرار می دهد.

سیستم های اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تجاری کار توسعه سیستم های مسیریابی اسناد است. سیستم های جریان یا سیستم هایی برای اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تجاری. بر خلاف سیستم های مسیریابی اسناد، شی مسیریابی در آنها مجموعه ای از داده های مورد استفاده در یک فرآیند تجاری خاص است. کاربر در محل کار اطلاعاتی در مورد کارهایی که باید انجام دهد و تمام داده های لازم برای این کار را دریافت می کند. کار کنید. برنامه Flow تعیین می کند که کدام برنامه باید برای اجرای عملکردها در یک محل کار معین راه اندازی شود و داده های لازم را در آن بارگذاری می کند. کار پارادایم. جریان سیستم فرض می کند که کاربر باید فقط عملکردهای لازم را انجام دهد، تمام کارهای معمول - تعیین توالی اقدامات، ارائه اطلاعات لازم، نظارت بر به موقع بودن کار و غیره توسط سیستم کار انجام می شود. جریان.

انتخاب نرم افزار برای اتوماسیون هیچ نرم افزار ایده آلی وجود ندارد، بنابراین لازم است الزامات خود را به وضوح فرموله کنید و نرم افزار را بر اساس مجموعه ای از معیارها تجزیه و تحلیل کنید. لیست احتمالی معیارها: ابزارهای ناوبری - سهولت دسترسی کاربر به برنامه های کاربردی مختلف، ناوبری داده ها، ارائه داده ها. فایل کارت / حسابداری - توابع حسابداری اسناد، اسناد، ایجاد کارتهای اسناد و غیره. آرشیو / پردازش تصویر - ذخیره سازی اسناد، کنترل نسخه، ضبط اسناد برای ویرایش، اسکن تصویر، تشخیص متن. مسیریابی / کنترل - عملکردهایی برای تحویل اسناد به ایستگاه های کاری کاربر، جمع آوری اطلاعات در مورد اقدامات کاربر، نظارت بر وضعیت فعلی اسناد. اتوماسیون فرآیندهای تجاری - ابزارهایی برای مدل سازی فرآیندها، محیطی برای پیاده سازی و نظارت بر فرآیندها، ابزارهایی برای جمع آوری آمار در مورد اجرای فرآیندها. کار گروهی - ابزارهایی برای سازماندهی کنفرانس های تلفنی، بحث های گروهی و تهیه پیش نویس اسناد. جستجو / مدیریت دانش - ابزار جستجوی اطلاعات (متن کامل، اسنادی و غیره)، طبقه بندی و فهرست نویسی اسناد، ایجاد پایگاه های دانش بر اساس حوزه موضوعی. باز بودن - فرصت هایی برای گسترش عملکرد. هنگام انتخاب نرم افزار برای اتوماسیون، لازم است تا حد امکان به وضوح طیف وظایفی را که می خواهید حل کنید، ترسیم کنید. این امر باعث کاهش هزینه های اکتساب و همچنین به حداقل رساندن زمان و هزینه اجرا می شود.

مدیریت هر سازمان یک فرآیند اطلاعاتی است که در آن اطلاعات دریافت می‌شود، پردازش می‌شود، تصمیمی توسعه می‌یابد، تصمیم به مجریانی که اقدامات آنها کنترل می‌شود، ابلاغ می‌شود. فعالیتهای مدیریتی سازمان مربوط به اجرای وظایف و وظایف آن مطابق با اسناد قانونی و سایر قوانین قانونی نظارتی مشمول مستندات است.

مستندسازی فعالیت های مدیریتی سازمان ها مطابق با الزامات قوانین قانونی نظارتی و استانداردهای دولتی برای پشتیبانی اسنادی از فعالیت های مدیریتی انجام می شود.

چارچوب نظارتی و روش شناختی برای مدیریت اسناد در روسیه، به ویژه توسط سند مهمی مانند "سیستم دولتی پشتیبانی مدیریت اسناد" که توسط اتحاد جماهیر شوروی Glavarchiv در سال 1988 به اجرا درآمد، تا حد زیادی منسوخ شده است و نیاز به به روز رسانی دارد.

به منظور تنظیم روابط در زمینه سازماندهی پشتیبانی اسناد برای فعالیت های مدیریتی مقامات ایالتی، ارگان های دولتی محلی و همچنین کلیه سازمان ها (صرف نظر از شکل مالکیت و شکل سازمانی و قانونی آنها)، پیش نویس قانون فدرال "درباره مستند" پشتیبانی از فعالیت های مدیریتی" ایجاد شد، که در آن، در میان چیزهای دیگر، مفهوم سند الکترونیکی معرفی شده است - این سندی است که در آن اطلاعات به شکل دیجیتال الکترونیکی ارائه می شود و یک حامل الکترونیکی اسناد یک رسانه ملموس است که طراحی شده است. ثبت و ذخیره اطلاعات با استفاده از فناوری های پشتیبانی شده توسط رایانه های الکترونیکی.

از جمله جهت گیری های اصلی تنظیم پشتیبانی اسنادی از فعالیت های مدیریت در یک سازمان، مشارکت در توسعه و اجرای سیستم های خودکار برای پشتیبانی اسنادی از فعالیت های مدیریتی برجسته شده است.

مطالعات نظری در مورد مسائل مربوط به خودکارسازی پردازش اطلاعات بدون ساختار (که در دهه 50 آغاز شد) هنوز به ایجاد زبان های بازیابی اطلاعات استاندارد (مشابه SQL) منجر نشده است که بتواند برای توصیف رسمی و محتوای مورد استفاده قرار گیرد. اسناد و برای ساخت پرس و جو *.

وظیفه اصلی سیستم های اطلاعات اسنادی ذخیره سازی و ارائه اسنادی در اختیار کاربر است که محتوای آنها با نیازهای اطلاعاتی وی مطابقت دارد. بنابراین، سیستم اطلاعات اسنادی، مخزن واحدی از اسناد با ابزارهایی برای جستجو و صدور داده های مورد نیاز کاربر است. ویژگی جستجوی سیستم های اطلاعات اسنادی نام دیگری را برای آنها تعیین کرده است - سیستم های جستجوی اطلاعات. در بازار روسیه، محصولات نرم افزاری عمدتاً برای رفع نیازهای اطلاعات حقوقی ارائه می شوند: "ConsultantPlus"، "Garant" و "Code".

در عین حال، فن‌آوری‌های اطلاعاتی برای پشتیبانی مستند از فعالیت‌های مدیریتی باید به طور عملکردی مدیریت پذیری و شفافیت شرکت را تضمین کند و همچنین دانش را انباشته و مدیریت کند. در دنیای مدرن، این دو وظیفه هر روز بحرانی تر می شوند. به عنوان مثال، در قیمت اصلی یک خودروی مرسدس، تنها 30٪ هزینه تولید مستقیم است و مابقی جبران هزینه توسعه یک خودرو است، یعنی. هزینه فعالیت های مهندسان و مدیران، بنابراین منبع اصلی کاهش هزینه ها در بهینه سازی فعالیت های آنها نهفته است.

بیایید مثال زیر را بیاوریم: سازمان در حال کار بر روی تهیه مشترک یک قرارداد خاص است که شامل: بحث در مورد نکات اصلی قرارداد با طرف مقابل، ایجاد تغییرات در متن قرارداد، ذخیره چندین فایل با انواع مختلف قرارداد. و وقتی همه چیز آماده شد، پس از مدتی ممکن است معلوم شود که در واقع آخرین نسخه قرارداد امضا نشده است ("ماهی" اشتباه گرفته شده است و وکیل قرارداد را نخوانده است و شریک نیز آن را نخوانده است. با برخی از نکات آن موافقم). راه برون رفت از چنین شرایطی در استفاده از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) در مستندسازی فعالیت های مدیریتی سازمان های اسناد الکترونیکی و فناوری های الکترونیکی است.

در نگاه اول، به نظر می رسد EDMS برنامه های کاملا مستقلی است که حرکت اسناد سازمانی را منعکس می کند و کار با آنها را فراهم می کند. در همین حال، ایجاد و اجرای EDMS بخشی جدایی ناپذیر از تغییر فناوری های تجاری و سیستم های اطلاعات شرکت ها است.

سیستم گردش کار به خودی خود (در واقع هر سیستم اتوماسیون سازمانی) اثر مورد انتظار را نخواهد داشت اگر اجرای آن با تحقیق، توصیف و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار انجام نشود. هر فرآیند تجاری شامل مراحل است - اقدامات اولیه که توسط کارمندان خاصی انجام می شود. یک سند (کاغذی یا الکترونیکی) به عنوان مکانیزمی عمل می کند که در درجه اول روابط بین افراد و سازمان ها را تنظیم می کند.

به عنوان مثال، فرآیند کسب و کار بازگشت به خریدار ساده شده را در نظر بگیرید (شکل 2.21). برای بازگرداندن کالا به خریدار، مدیر یک فاکتور برگشت ایجاد می کند (مرحله 1)، سپس کارگر انبار پس از دریافت فاکتور، کالا را پس می دهد (مرحله 2) و پس از پردازش فاکتور (ارسال کالا) ، سند به بایگانی ارسال می شود. در این مورد، سند "فاکتور برای بازگشت کالا" از یک کارمند به کارمند، از مرحله به مرحله اجرا می شود. به نوبه خود، مدیر و کارمند انبار با وظایف مربوطه روبرو می شوند، همچنین از یک کارمند به کارمند دیگر، از مرحله به مرحله سرگردان هستند.

سایر فرآیندهای تجاری یک شرکت را می توان به روشی مشابه توصیف کرد: "مونتاژ"، "صدور پول"، "خرید کالا" و غیره. در نتیجه، هنگام خودکارسازی فرآیندهای تجاری، می‌توانید عملکردی را پیاده‌سازی کنید که به شما امکان می‌دهد گردش کار را تجسم کنید.

برنج. 2.21. فرآیند تجاری "بازگشت کالا به خریدار"

خودکارسازی برنامه ریزی، پیش بینی، مدیریت عملیاتی، حسابداری، تجزیه و تحلیل این توابع، سیستم های ERP مجدداً بر اسنادی متکی هستند که از طریق فرآیندهای تجاری "عبور" می کنند (شکل 2.22).

برنج. 2.22. تعامل برخی از اجزای کار شرکت

بنابراین، بالای مدار در شکل. 2.21 یک روبنا برای پشتیبانی از تغییرات اطلاعات در یک سند در نتیجه حرکت آن از مرحله به مرحله تشکیل می شود. این زمینه را فراهم می کند تا ادعا کنیم که مکانیسم های مدیریت سازمانی، برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مبتنی بر فناوری جریان اسناد است.

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی ارائه شده در بازار را در نظر بگیرید که به طور مشروط به سه گروه تقسیم می شوند.

EDMS مستقل به عنوان یک برنامه جداگانه ارائه می شود که کار جمعی را با اسناد ارائه می دهد و به شما امکان می دهد با برنامه هایی مانند MS Excel، Outlook تعامل داشته باشید. چنین EDMS ابزاری برای ثبت، ذخیره، مشاهده و جستجوی اسناد فراهم می کند. EDMS مستقل به شما امکان می دهد با مشاهده اطلاعات مربوط به وضعیت سند، ساده ترین کنترل را انجام دهید: پیمانکار، شرایط، تصمیمات، اسناد شرکتی که با آن مرتبط است، مخاطبانی که باید از طریق ایمیل به آنها ارسال شود و غیره. . از یک طرف، اغلب شرکت های کوچک به هیچ چیز دیگری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی نیاز ندارند. از سوی دیگر، EDMS به موازات حسابداری، مدیریت و سایر سیستم های شرکت کار می کند. داده ها با تاخیر به EDMS منتقل می شوند، که می تواند باعث انواع خطاها و ناهماهنگی ها شود، خطر از دست رفتن داده ها را افزایش دهد و استفاده از EDMS مستقل را محدود کند.

EDMS در قالب ماژول های اضافی برای سیستم های ERP یا CAD. یکپارچه سازی خطر از دست دادن داده ها را کاهش می دهد، کنترل دقیق تر دسترسی و تغییرات اسناد را فراهم می کند و دسترسی به اسناد را بدون استفاده از رابط های تخصصی ERP یا CAD ممکن می کند. با این حال، باید در نظر داشت که یکپارچه سازی سیستم ها یک فرآیند پیچیده است و همیشه قابل تحقق نیست.

EDMS به عنوان بخشی از معماری یک سیستم اتوماسیون یکپارچه سازمانی. در اینجا عملکردهای EDMS به خود سیستم کنترل "سیم" می شوند. استفاده مشترک از فناوری ها برای اتوماسیون پیچیده مدیریت و گردش کار، مزایا و معایب آنها را ترکیب می کند.

مفهوم دستگاه EDMS را در زیرساخت اطلاعات عمومی یک سازمان در نظر بگیرید.

واحد اصلی اطلاعات و کل وجود سیستم مدیریت اسناد به ذخیره یک سند، خواص و تاریخچه عمر آن و همچنین نگهداری واقعی از عمر آن اختصاص دارد.

نحوه ذخیره یک سند بستگی به نحوه کار راحت تر با آن دارد. سند می تواند شامل متن، نقاشی، شکل و جداول باشد. در اکثر EDMS ها، یک سند جداگانه می تواند از نظر فیزیکی شامل مجموعه ای از فایل ها باشد - این ساده تر و کاربردی تر است، زیرا هر یک از آنها توسط برنامه خاص خود ویرایش می شوند.

چرخه عمر یک سند در EDMS از یک سری مراحل متوالی می گذرد که در شکل 2.23 نشان داده شده است.

برنج. 2.23. چرخه عمر یک سند در EDMS

تقریباً تمام سیستم های مدرن مدیریت اسناد الکترونیکی از تمام مراحل چرخه عمر سند پشتیبانی می کنند. تنها سوال این است که این پشتیبانی چقدر کامل است. برخی از سیستم ها از مکانیسم مسدود کردن اسناد ویرایش شده پشتیبانی نمی کنند، که کار جمعی با اسناد را غیرممکن می کند. سیستم هایی وجود دارند که بر روی کار اداری متمرکز هستند و ذخیره سازی مؤثر اسناد را اجرا نمی کنند، اما مهم است که تمام مراحل کار با اسناد تنظیم شده توسط استانداردهای موجود انجام شود. و خود اسناد می توانند در پوشه های گنجه قرار گیرند. برخی از سیستم ها بر پشتیبانی کارآمد از حرکت اسناد الکترونیکی در ساختار متمرکز هستند، اما در عین حال آرشیو الکترونیکی خود را ندارند - ذخیره سازی پیاده سازی شده در این سیستم ها فقط برای ذخیره سازی عملیاتی اسناد در طول چرخه عمر آنها در نظر گرفته شده است. پس از انتشار، اسناد از سیستم خارج شده و به محیط ذخیره سازی معمولی خود، مانند سیستم فایل، بازگردانده می شوند. یک بایگانی الکترونیکی را می توان به چنین سیستمی متصل کرد، جایی که سند به همراه تاریخچه و کارت همراه آن ذخیره می شود. به عنوان مثال، شرکت "Electronic Office Systems" پیشنهاد می کند محصول خود "Delo" را با یک آرشیو الکترونیکی ایجاد شده توسط این شرکت بر اساس سرور "Codex-Intranet / Internet" متصل کند. همان سرور شرکت کدکس توسط شرکت Granit-Center به عنوان یک آرشیو الکترونیکی برای سیستم GrandDoc خود استفاده می شود. نسخه های قبلی هر دو سیستم بدون آرشیو الکترونیکی تحویل داده شدند.

ذخیره ویژگی سند برای ذخیره یک "کارت" در نظر گرفته شده است - مجموعه ای از فیلدهایی که یک سند را مشخص می کند. معمولا در EDMS مفهومی از نوع اسناد (مثلا قرارداد، مشخصات، نامه و ...) وجود دارد و هر نوع کارت مخصوص به خود را دارد. کارت های انواع مختلف دارای فیلدهای اجباری مشترک برای همه اسناد و فیلدهای خاص مربوط به اسناد از این نوع هستند. به عنوان مثال، فیلدهای مشترک می تواند یک شماره سند منحصر به فرد، عنوان، نویسنده، تاریخ ایجاد آن باشد. در این مورد، اسناد از نوع "توافقنامه" ممکن است حاوی فیلدهایی مانند تاریخ امضا، مدت اعتبار، مبلغ توافق باشد. انواع سند به نوبه خود می توانند دارای زیرگونه هایی باشند که دارای مجموعه فیلدهای مشترکی هستند که از نوع اصلی به ارث می برند و فیلدهای اضافی که منحصر به نوع فرعی هستند. پیشرفته‌ترین سیستم مدیریت اسناد می‌تواند از تودرتوی بزرگی از این گونه‌های فرعی پشتیبانی کند. تایپ مدارک، ساخت سلسله مراتب آنها و طراحی کارت برای آنها یکی از مهمترین مراحل در روند اجرای EDMS است.

علاوه بر مفهوم نوع سند، امکان اختصاص دسته بندی به اسناد وجود دارد و یک سند می تواند به طور همزمان به چندین دسته تعلق داشته باشد. دسته ها را می توان در درخت دسته بندی مرتب کرد. به عنوان مثال، می توانید یک دسته "اسناد حقوقی" با زیر مجموعه های "قوانین"، "قراردادها"، "دستورالعمل ها" و غیره داشته باشید. در این مورد، می توانید یک ساختار موازی توسط بخش داشته باشید، به عنوان مثال، دسته "اسناد بخش فروش"، و در آن - زیر مجموعه های "قراردادهای فروش"، "فاکتورها" و غیره. یک قرارداد فروش را می توان به طور همزمان به زیر مجموعه های "قراردادها" و "قراردادهای فروش" که به شاخه های مختلف در سلسله مراتب دسته تعلق دارند، اختصاص داد. بنابراین، جستجو برای یک سند در چنین درختی بر اساس طبقه بندی آن ممکن می شود و همان سند فیزیکی می تواند هر تعداد بار در گره های مختلف این سلسله مراتب رخ دهد.

برای سازماندهی ذخیره سازی کارت ها، سه راه حل ممکن وجود دارد: استفاده از فضای ذخیره سازی خود، یک DBMS استاندارد، یا ابزارهای محیطی که DBMS بر اساس آن ساخته شده است.

ذخیره سازی شخصی ویژگی های سند به شما امکان می دهد آن را برای ذخیره کارت ها بهینه سازی کنید، عملکردهای ایجاد کارت های پیچیده را به طور انعطاف پذیر پیاده سازی کنید (برای مثال داشتن انواع بزرگ تودرتو) و همچنین از الگوریتم های کارآمد برای یافتن اطلاعات در کارت ها استفاده کنید. . برای مثال، سیستم‌هایی با ذخیره‌سازی خاص خود شامل Documentum، Euphrates از Cognitive Technologies و Garant-Office از Garant International هستند. عیب آشکار این رویکرد عدم امکان استفاده از منابع استاندارد محیط اطلاعاتی موجود و همچنین وابستگی اطلاعات حیاتی به ارائه دهنده EDMS است.

استفاده از DBMS استاندارد برای ذخیره سازی اسناد، مشکل وابستگی اطلاعات حیاتی به ارائه دهنده EDMS را حل می کند. چنین سیستم هایی عبارتند از، برای مثال، سیستم های Delo از EOS، 1C: Archive و DocsFusion از Hummingbird. نقاط ضعف این رویکرد این است که مدل رابطه ای که در اکثر DBMS ها پیاده سازی می شود، برای مدل داده های مورد استفاده در EDMS مناسب نیست. ارائه انعطاف پذیری لازم هنگام ایجاد کارت های اسناد دشوار است، به خصوص اگر به یک ساختار پیچیده نیاز دارید. مشکل دوم این است که هنگام استفاده از یک DBMS خارجی، مشکلاتی هم هنگام مهاجرت از یک نسخه EDMS به نسخه دیگر و هم هنگام انتقال از یک نسخه از DBMS به نسخه دیگر ایجاد می شود.

اگر EDMS بر اساس هر محیط اطلاعاتی، به عنوان مثال، بر اساس Lotus Notes / Domino ساخته شده باشد، این امکان را به شما می دهد تا از تمام مکانیزم های تعبیه شده در این محیط از جمله پشتیبان گیری، تکرار، جستجو و غیره استفاده کنید. گناه از منابع آن سوء استفاده نکنید. مشکلات این رویکرد در نیاز به یک محیط خاص برای کار یک سیستم مدیریت اسناد و همچنین در محدودیت هایی است که یک محیط خاص بر ساختار پایگاه های داده خود اعمال می کند.

دو رویکرد برای اجرای ذخیره سازی اسناد وجود دارد: ذخیره سازی در سیستم فایل یا در یک ذخیره سازی تخصصی EDMS.

ذخیره سازی در سیستم فایل درجه امنیت را هنگام تفکیک دسترسی کاهش می دهد، زیرا سیستم فایل ممکن است از مدل امنیتی که در خود EDMS پیاده سازی شده است پشتیبانی نکند. بنابراین لازم است که EDMS دارای حقوق دسترسی خاص خود باشد تا فایل های ذخیره شده توسط آن مستقیماً برای هیچ یک از کاربران غیر قابل دسترسی باشد. و EDMS لیست خود را از کاربران با حقوق دسترسی حفظ می کند و دسترسی به فایل ها را از طریق این حقوق سازماندهی می کند. در عین حال، سیستم دسترسی برای نگهداری پیچیده می شود و از نظر امنیت اطلاعات کاملاً بی عیب و نقص نیست. رمزگذاری فایل در حین ذخیره سازی اغلب برای تامین امنیت بیشتر استفاده می شود. علاوه بر این، تقریباً تمام EDMS ها از نام گذاری تصادفی فایل استفاده می کنند که در هنگام تلاش برای دور زدن سیستم، جستجوی فایل مورد نظر را بسیار پیچیده می کند. در عین حال، اکثر EDMS فایل ها را در سیستم فایل ذخیره می کنند.

هنگام کار با سیستم فایل، اکثر EDMS ها به انتقال فایل ها به دایرکتوری های سازماندهی شده خاص نیاز دارند. اما استثناهایی نیز وجود دارد. به عنوان مثال، سیستم‌های فرات و مایکروسافت شیرپوینت اجازه می‌دهند که فایل‌ها در سیستم بدون نیاز به انتقال فیزیکی به ذخیره‌سازی ثبت شوند. واضح است که این رویکرد از نقطه نظر یکپارچگی داده ها خطرناک است، اما در "دوره گذار" اجرای EDMS بسیار راحت است.

سیستم‌هایی که ذخیره‌سازی فایل خود را دارند یا از محیط ذخیره‌سازی که بر روی آن ساخته شده‌اند استفاده می‌کنند (به عنوان مثال، Lotus Notes / Domino یا Microsoft Exchange) می‌توانند کنترل کارآمدتر دسترسی به اسناد و راه‌حل مطمئن‌تر برای مشکل کنترل دسترسی را تضمین کنند. برای مثال، Documentum و سیستم‌های مبتنی بر Lotus Notes به این صورت است (BOSS-Referent، CompanyMedia). اما این سؤالات مربوط به یکپارچگی داده ها، در دسترس بودن ابزارهای پشتیبان گیری کارآمد و ادغام با ذخیره سازی آرشیو در رسانه های کند را ایجاد می کند.

در سطح منطق تجاری، تفاوت های قابل توجهی بین EDMS های مختلف یافت می شود. در واقع، تمام اجزای توصیف شده، اگرچه می توانند به روش های مختلف مرتب شوند، اما در درجه پیچیدگی متفاوت هستند، اما در عین حال از نظر عملکرد مشابه هستند. منطق تجاری سیستم های مختلف می تواند به طور چشمگیری متفاوت باشد و این دقیقاً همان چیزی است که هنگام آشنایی با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید مورد توجه قرار گیرد.

اجزای اساسی که عملکرد هر EDMS را تشکیل می دهند:

مدیریت اسناد در ذخیره سازی . شامل رویه هایی برای افزودن و حذف اسناد، ذخیره نسخه ها، انتقال آنها به بایگانی، نگهداری بایگانی و غیره است.

جستجوی سند . این شامل جستجو بر اساس ویژگی ها، جستجوی بصری در درختان مختلف که اسناد در آن قرار می گیرند، جستجو در متن کامل، جستجوی معنایی و غیره است.

مسیریابی و کنترل اجرا . تحویل مدارک را در چارچوب رویه های تجاری در سازمان ارائه می دهد. در واقع، اصطلاح "مدیریت اسناد الکترونیکی" از این قابلیت نشات گرفته است. مسیرهای سند می توانند انعطاف پذیر و صلب باشند. در مورد مسیریابی انعطاف پذیر، گیرنده بعدی سند توسط کارمندی که در حال حاضر مسئول سند است تعیین می شود. در مورد مسیریابی صلب، مسیر اسناد از قبل بر اساس منطقی مشخص می شود. تابع مسیریابی در همه ERMS وجود ندارد. سیستم های بدون امکانات مسیریابی را آرشیو الکترونیکی می نامند. کنترل اجرا بخشی جدایی ناپذیر از مسیریابی است. برای یک سند مهم است که کنترل کند کجا می رود و اکنون کجاست. در واقع مسیر بر اساس مسیر سفر و فواصل زمانی برای اجرای سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در فرآیند سفر تعریف می شود. اجرای سند به معنای انجام عمل مربوط به سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در چارچوب اختیارات رسمی خود است.

گزارش ها . به عنوان آنالوگ مجلات اداری اسناد خدمت کنید. با استفاده از گزارش های مختلف، می توانید به عنوان مثال کل زمان صرف شده توسط کارمندان در حال کار بر روی یک سند خاص، سرعت عبور اسناد توسط بخش و غیره را مشاهده کنید. گزارش ها مواد بسیار خوبی برای تصمیم گیری مدیریت هستند.

مدیریت . پشتیبانی از عملکرد خود سیستم، تنظیم پارامترهای آن و غیره.

از نقطه نظر فناوری، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی با سایر سیستم های اطلاعاتی توزیع شده تفاوت چندانی ندارند. با توجه به اصل معماری ساختمان سعی می کنند تا حد امکان از روندهای مدرن و الزامات بازار پیروی کنند. در حال حاضر محبوب ترین مفهوم محیط باز است که حداکثر در معرض انطباق با نیازهای خاص است، اما در عین حال نصب و نگهداری آسان است، با یک کلاینت نازک و یک سرور برنامه اختصاصی، تا حد امکان چند پلتفرمی. تمام سیستم های موجود به یک روش به این ایده آل نزدیک می شوند. با این حال، سیستم‌های مبتنی بر یک کلاینت کاملاً کاربردی که به یک پلتفرم خاص گره خورده است، هنوز کاملاً رایج هستند. گاهی اوقات، در این موارد، یک سرویس گیرنده وب جداگانه با عملکرد محدود برای دسترسی از راه دور ارائه می شود. به عنوان مثال، در سیستم GrandDoc شرکت Granit Center، عملکرد کامل فقط هنگام استفاده از برنامه مشتری در دسترس است، اما کاربر می تواند با استفاده از یک مرورگر معمولی اسناد را در آرشیو جستجو و مشاهده کند.

میزان کارایی استفاده از EDMS با میزانی که اسناد (اطلاعات بدون ساختار) محتوای اطلاعاتی فعالیت های یک شرکت را تعیین می کند، تعیین می شود. برای مثال، بدیهی است که برای یک سازمان صرفاً تجاری، محتوای اصلی داده های ساختار یافته موجود در پایگاه های داده است. شاید چنین سازمانی نیاز به حفظ قراردادها داشته باشد، اما بعید است که به اجرای EDMS برسد. با این حال، اگر یک سازمان تجاری با فروشگاه های زنجیره ای در ده ها شهر و لجستیک پیچیده، تولید محصولات نیمه تمام خودش به یک هیولا تجاری تبدیل شود، دیر یا زود باید به پیاده سازی یک سیستم ERP فکر کنید. در مرحله بعد، تعداد خریداران عمده و مشتریان بزرگ ممکن است به حدی افزایش یابد که مجبور شوید به فکر پیاده سازی CRM باشید. و تنها در صورتی که همزمان دستگاه مدیریت به صد نفر افزایش یابد ، پروژه های غیر اصلی موازی ظاهر می شوند ، وظایف متنوع سازی بوجود می آیند و وظیفه معرفی EDMS مطرح می شود. در عین حال، ممکن است برخی از سیستم‌ها باید یکپارچه شوند تا سیستم CRM پیوندهایی به نامه‌ها، قراردادها و کپی‌هایی از سفارش‌های دریافتی داشته باشد که در EDMS ذخیره می‌شوند.

در برخی موارد، ادغام این سیستم‌ها حتی نزدیک‌تر است - EDMS می‌تواند به عنوان یک انتقال یکپارچه برای انتقال اسناد بین سیستم‌هایی که آنها را تولید می‌کنند و سیستم‌هایی که آنها را مصرف می‌کنند، عمل کند، در صورت اتصال مستقیم در سطح داده‌های ساخت‌یافته. بین این سیستم ها نیازی نیست. فرض کنید یک شرکت دارای سیستم‌های CRM و ERP است و لازم است که CRM گزارش‌های فصلی از ERP در مورد تحویل کالاها به یک مشتری خاص را ثبت کند و احتمالاً با نظرات متخصصان تکمیل شود. واضح است که چنین گزارش هایی به راحتی در EDMS ذخیره می شوند. به لطف ادغام ERP و EDMS، سند به طور خودکار ایجاد و ذخیره می شود. به لطف ادغام EDMS و CRM، امکان پیوست خودکار یک سند به کارت یک مشتری خاص وجود دارد. و تمام این عملیات می تواند به طور خودکار انجام شود.

بدیهی است که کارکرد سیستم های مدیریت اسناد از نظر پرداختن به مسائل مدیریتی تقریباً به طور کامل نیازهای امروزی را برآورده می کند و در سال های آینده توسعه خاصی حاصل نخواهد شد. جهت اصلی در توسعه سیستم های مدیریت اسناد، افزایش کارایی بازیابی اطلاعات، ادغام با ابزارهای انتشار اطلاعات در شبکه ها و مرتب سازی و روبریکاسیون خودکار اسناد است.

توسعه سیستم‌های مدیریت اسناد با ظهور ابزارهایی که امکان جستجوی معنایی برای اطلاعات و انتزاع خودکار هوشمند متون بر اساس معنا را فراهم می‌کند، باد دوم را دریافت خواهد کرد.

دفتر کار- شاخه ای از فعالیت که مستندات و سازماندهی کار را با اسناد رسمی ارائه می دهد. پشتیبانی اسناد مدیریت سیستمی از اصول و قواعد را تعریف می کند که الزامات یکسانی را برای اسناد، سازماندهی کار با اسناد و ذخیره آرشیوی آنها در فرآیند مدیریت با در نظر گرفتن فناوری های اطلاعاتی مورد استفاده ایجاد می کند. مستندسازی فعالیت های مدیریت - فرآیند تنظیم شده ایجاد یک سند (توسعه محتوا، طراحی، موافقت نامه، تایید، انتشار) بر روی کاغذ یا رسانه های دیگر، نیروی قانونی آن را تضمین می کند. به شما امکان می دهد کار با اسناد را سازماندهی کنید، گردش کار بهینه ایجاد کنید، از ذخیره سازی، جستجو، استفاده و کنترل اجرای اسناد در فعالیت های فعلی موسسه اطمینان حاصل کنید.

جریان سند -جابجایی اسناد در سازمان از لحظه ایجاد یا دریافت تا پایان اجرا و ارسال. لازم به ذکر است که کار اداری مجموعه ای از اقدامات برای اطمینان از پشتیبانی اسنادی مدیریت (DOW) است و گردش کار حرکت اسناد در داخل DOW است.

AS DOU برای افزایش کارایی فعالیت های مدیریتی سازمان ها از طریق خودکارسازی کل محدوده کار با اسناد طراحی شده است و باید وظایف اصلی زیر را حل کند:

• اسناد (تهیه، اجرا، توافق، تایید و انتشار اسناد)؛
• اطمینان از جریان اسناد (دریافت، ثبت، سازماندهی عبور اسناد و پروژه های آنها، ارسال، انتقال اسناد برای ذخیره سازی بایگانی).
• اطمینان از کار با اسناد در دوره مدیریت (کنترل اجرا، حسابداری، ذخیره سازی عملیاتی، سازماندهی سیستم های طبقه بندی، نمایه سازی، جستجو و پردازش اسناد، حفاظت در برابر دسترسی غیرمجاز، به اشتراک گذاری اسناد با رعایت سطح مورد نیاز کنترل دسترسی، اطمینان از تصمیم گیری ساخت و گزارش اسناد؛ خدمات اطلاعاتی برای کاربران؛
• اتوماسیون رویه ها برای بایگانی، ذخیره سازی بایگانی و تخریب اسنادی که چرخه عمر آنها تکمیل شده است (رعایت قوانین ذخیره سازی، جستجو و استفاده؛ انتقال به ذخیره سازی دولتی یا تخریب اسناد بایگانی).

سیستم اسناد مدیریت خودکار یک فضای اطلاعاتی واحد ایجاد می کند که ابزارهایی را برای همکاری با کلیه اسناد سازمان در اختیار کاربران قرار می دهد: مکاتبات ورودی و خروجی، مواد داخلی سازمانی و اداری و همچنین مکاتبات همراه - در طول چرخه عمر آنها. پس از پایان "عمر فعال" اسناد، سیستم باید ذخیره آرشیوی آنها را حفظ کند یا اطلاعات مربوط به تخریب یا انتقال آنها را به ذخیره سازی دولتی ثبت کند.

اجرای AS پشتیبانی مستندسازی برای مدیریت در سازمانها به شرح زیر امکان پذیر است:

• سفارش یا انجام توسعه داخلی سیستمی که مستقیماً بر حوزه موضوعی سازمان متمرکز است.
• از بین برنامه های ارائه شده در بازار روسیه یک سیستم سفارش گردش آماده خریداری کنید و آن را با موضوع سازمان تنظیم کنید.

حوزه کاربرد سیستم "LanDocs" اتوماسیون کارهای اداری و ساخت آرشیوهای شرکتی اسناد الکترونیکی است. هدف از پیاده سازی این سیستم ایجاد یک سیستم یکپارچه و محیط فنی مدرن در تاسیسات اتوماسیون جهت پشتیبانی از کار جمعی پرسنل با اسناد الکترونیکی است که در صورت وجود نرم افزار سیستم مناسب و تکنولوژی اثبات شده برای کار با سیستم، زمینه های زیر کار اداری را خودکار می کند:

• ایجاد و نگهداری یک پایگاه ساختار یافته متمرکز از اطلاعات اسنادی با دسترسی چند کاربره؛
• ایجاد و نگهداری مخازن متمرکز اسناد الکترونیکی (آرشیوهای عملیاتی و بلند مدت) و کار با متون اسناد الکترونیکی.
• حسابداری کارهای اداری و نگهداری سابقه کار با سند.
• جستجوی خودکار با جزئیات سند و متن سند؛
• توزیع خودکار اسناد و کنترل بر اجرای اسناد و دستورات؛
• تضمین تمایز دسترسی کاربر به حقوق عملکردی و حقوق اسناد؛
• امضای اسناد الکترونیکی با امضای دیجیتال الکترونیکی؛
• ادغام با ایمیل شرکتی

استفاده از این سیستم استفاده از فناوری را برای کار با اسناد در یک محیط کار اداری خودکار فرض می‌کند، بنابراین، اصطلاحات استفاده شده در این کتابچه راهنمای مفهومی ممکن است همیشه کاملاً با مفهوم کار اداری سنتی ("کاغذی") منطبق نباشد.

نرم افزار خط "LanDocs" برای اتوماسیون پیچیده فرآیندهای اداری و نگهداری آرشیو اسناد الکترونیکی در سازمان ها با اندازه ها و صنایع مختلف در نظر گرفته شده است. محصولات خانواده "LanDocs" این امکان را فراهم می کند که نه تنها کاربران در یک شبکه کامپیوتری محلی، بلکه کاربران از راه دور جغرافیایی را نیز در گردش کار اداری خودکار شامل شوند - امکان انجام کارهای اداری و دسترسی به اسناد با استفاده از زیرساخت اینترنت / اینترانت و الکترونیکی -سیستم های پستی عملکرد و ترکیب ماژول های سیستم با هدف اطمینان از کار کامل با اسناد الکترونیکی است که مشابه کار با اسناد کاغذی است.

سیستم "LanDocs" ترکیبی از محصولات نرم افزاری زیر است:

سیستم "LanDocs: BUSINESS"- یک سیستم اساسی برای خودکارسازی فرآیندهای اداری و نگهداری آرشیو اسناد الکترونیکی. این سیستم در معماری" مشتری-سرور" مبتنی بر یک DBMS صنعتی پیاده سازی شده است، در یک شبکه محلی از رایانه های شخصی با ویندوز 95/98 عمل می کند. / NT 2000؛ ارائه شده برای کار با DBMS" Oracle "و MS" SQL Server "؛ مجهز به یک رابط OLE مستند برای جاسازی خدمات مدیریت اسناد LanDocs در برنامه های ویندوز شخص ثالث.

سیستم " LanDocs: DOCUMENT Server "- نرم افزار سرور برای مدیریت ذخیره سازی متمرکز محتوای اسناد (فایل های اسناد) در یک آرشیو الکترونیکی. با سیستم "LanDocs: BUSINESS PRODUCTION" تعامل دارد و از خواندن، نوشتن، حذف، انتقال فایل‌های سند برای ذخیره‌سازی طولانی‌مدت و ثبت تمام این عملیات‌ها در سرور تخصصی ویندوز NT 4.0 / 2000 پشتیبانی می‌کند.

گزینه جستجوی متن کامل "LanDocs: DOCUMENT SERVER"امکان جستجو در متون اسناد را با استفاده از تجزیه و تحلیل مورفولوژیکی فراهم می کند.

"اسکن تصویر و بصری تصاویر"- سیستمی برای اسکن اسناد کاغذی و کار با تصویر اسناد (تصاویر الکترونیکی اسناد کاغذی). به شما امکان می دهد به راحتی با کپی های الکترونیکی اسناد کاغذی کار کنید، به صفحه مورد نظر بروید، یک تصویر را در مقیاس های مختلف نمایش دهید، جزئیات را در حالت "ذره بین" مشاهده کنید، تابه کنید، نقاط را از تصویر بردارید، و موارد دیگر.

"LanDocs: دسترسی به اینترنت"- یک وب سرور تخصصی برای دسترسی به داده های سیستم اتوماسیون اداری و آرشیو اسناد الکترونیکی شرکت از طریق اینترنت؛ به شما امکان می دهد تا با استفاده از مرورگر اینترنت استاندارد (Internet Explorer، Netscape Navigator) به عنوان یک مشتری مستقل از پلت فرم، ثبت، جستجو، پست و سایر عملیات را با اسناد انجام دهید.

"LandDocs: سرور پست الکترونیکی"- نرم افزار سرور تخصصی که به عنوان دروازه ای برای یک سیستم پست الکترونیکی سازگار با MAPI عمل می کند؛ توانایی ارسال پیام ها، وظایف و اسناد از سیستم LanDocs را به مجریانی که نرم افزار LanDocs: BUSINESS PRODUCTION را ندارند، ارائه می دهد.

"LandDocs: مشتری پستی"- نرم افزار مشتری که در MS Exchange، MS Outlook، Lotus Notes کار می کند. کاربر این فرصت را دارد که در صندوق پستی MS Exchange، MS Outlook، Lotus Notes، یک کار و اسناد را از پایگاه داده "LanDocs" دریافت کرده و از اجرای وظایف گزارش دهد.

"LanDocs: زیرسیستم امنیتی"- یک زیر سیستم امنیتی در سیستم "LanDocs" که برای محافظت از اطلاعات با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی و رمزگذاری طراحی شده است. زیرسیستم امنیتی شامل یک سرور امنیتی و بخش های سرویس گیرنده از برنامه های کاربردی "LanDocs" سفارشی است. سرور امنیتی عملکردهای یک مرجع صدور گواهینامه را اجرا می کند که صدور گواهینامه های کلید عمومی را بر اساس درخواست های کاربر و سازماندهی دسترسی کاربر آنلاین به پایگاه داده گواهی را تضمین می کند (فرمت گواهی مطابق با توصیه های ITU-T.509 است). بخش مشتری زیرسیستم به کاربر اجازه می دهد اسناد، پیام ها و سایر اشیاء اطلاعاتی "LanDocs" را با کلید شخصی خود امضا کند تا امضای سایر کاربران را بررسی کند. رویدادها با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی، رمزگذاری، تولید کلید و صدور گواهی در پروتکل های عملیات زیر سیستم ثبت می شوند.

"LandDocs: مسیریابی "- یک ابزار نرم افزاری که قابلیت های "LanDocs: BUSINESS PRODUCTION" را برای مدیریت پردازش اسناد گسترش می دهد. مدل سازی فرآیندهای حرکت سند به روشی راحت و بصری - با ساختن نقشه های گرافیکی انجام می شود. نقشه مسیر حرکت پیام و سند را تعیین می کند، شرایط انتقال از یک مرحله پردازش به مرحله دیگر را تعیین می کند. مسیر ایجاد شده در این روش برای شروع حرکت سند و سپس کنترل مسیر حرکت آن استفاده می شود. توابع تجزیه و تحلیل به شما این امکان را می دهد که داده های ثابت را در مورد پارامترهای واقعی فرآیندها به دست آورید.

سیستم "LanDocs: BUSINESS PRODUCTION"به شما اجازه می دهد تا عملکردهای اصلی زیر را انجام دهید:

• ثبت اسناد؛
• ورودی متون اسناد و پشتیبانی از توابع برای کار با فایل ها.
• تبادل اسناد و پیام ها، جهت انجام وظایف.
• کنترل بر اجرای اسناد و تکالیف؛
• کار در حالت جایگزینی مجری؛
• ردیابی روابط کار اداری بین اسناد، تشکیل پوشه های ساختار پیچیده.
• ناوبری و جستجوی اسناد؛
• گزارش جریان اسناد؛
• اسکن اسناد کاغذی، کار با تصاویر اسناد (با استفاده از "LAN Image")؛
• ادغام با برنامه های اداری برای کار با اسناد الکترونیکی؛
• ادغام با برنامه های کاربردی ویندوز خارجی؛
• توزیع وظایف و اطلاعیه ها به کاربران ایمیل؛
• استفاده از امضای الکترونیکی، اجرا و کنترل عملیات اداری بر اسناد.
• کار از طریق اینترنت؛
• نگهداری کتب مرجع

"LanDocs"یک سیستم سند محور است. یک سند در سیستم "LanDocs" مجموعه ای از داده ها در مورد اسناد و اشیاء اطلاعاتی مرتبط با سند است - کارت ثبت نام، فایل ها و نسخه های آنها با متن سند، اطلاعات مربوط به تاریخچه حرکت سند، امضای دیجیتال الکترونیکی، و غیره. بنابراین، یک سند ثبت شده در سیستم "LanDocs" به عنوان یک شی اطلاعات خاص - "LanDocs Document" درک می شود.

سند "LanDocs" ترکیبی از سه جزء اصلی است: کارت ثبت نام، متن سند (یک فایل با متن سند پیوست شده به کارت ثبت نام)، اطلاعات مربوط به سابقه کار با سند (تاریخچه حرکت و اجرای امور اداری و عملیات سیستمی مربوط به دسترسی به سند). هنگامی که یک سند وارد سیستم می شود، نه تنها اطلاعات مربوط به سند وارد می شود و متن سند وارد می شود، بلکه یک شی اطلاعات جدید ایجاد می شود - سند "LanDocs" که در صورت موجود بودن متن سند ، یک سند تمام عیار است.

کارت ثبت نام - برای هر مدرک (کاغذی یا الکترونیکی) که باید در سیستم وارد شود وارد می شود. کارت ثبت سند حاوی ویژگی هایی است که سند را مشخص می کند و برای جستجوی آن خدمت می کند. ویژگی های کارت ثبت نام، به عنوان یک قاعده، با جزئیات سند مطابقت دارد.

فایل سند (متن سند حاوی متن، جدول، تصویر، صدا و ...) - پیوست به کارت ثبت نام و در فرمت فایل اصلی (بدون تغییر شکل) در سیستم ذخیره می شود. این سیستم به شما امکان می دهد چندین فایل را در یک سند و چندین نسخه از یک فایل را ذخیره کنید. لیست فرمت های فایل مجاز برای استفاده توسط مدیر تعیین می شود. اگر سند به شکل یک کاغذ اصلی وجود داشته باشد، می توان آن را توسط ماژول برنامه "LANImage" اسکن کرد، که برای انجام واردات با اسکن فراخوانی می شود. در آینده، تصویر سند به عنوان تصویر الکترونیکی سند، در قالب گرافیکی در سیستم ذخیره می شود.

اطلاعات مربوط به تاریخچه حرکت سند و کار با سند - مجموعه ای از اطلاعات موجود در لیست پیام های روی سند و سوابق موجود در پروتکل های سیستم در مورد اطلاعات مربوط به امضاهای الکترونیکی اعمال شده.

"نمایش" یک سند در سیستم به عنوان "سند Dm Docs" به شما امکان می دهد به اسناد LanDocs همان عملکردی را بدهید که اسناد "کاغذی" معمولی دارند: اطلاعات، مدیریت و حقوقی.

مکانیسم های حفاظت از اطلاعات و تمایز حقوق کاربر پیاده سازی شده در سیستم "LanDocs" اجازه می دهد:

• محافظت از ورود غیر مجاز با رمز عبور؛
• تعریف حقوق دسترسی کاربر به اسناد در سطوح مختلف محرمانگی؛
• شخصی کردن حق دسترسی به سند با تعریف لیستی از افرادی که حق کار با سند را دارند.
• رمزگذاری (رمزگذاری) اسناد محرمانه.

این سیستم مجهز به رمز عبور برای ورود به سیستم می باشد. هنگامی که کاربر وارد سیستم می شود، نام و رمز عبور وی درخواست می شود و پس از آن سیستم به او امکان می دهد تنها عملکردهایی را که مطابق با حقوق عملکردی کاربر در اختیار او قرار می دهد، انجام دهد.

تحدید حدود اضافی حقوق کاربر برای دسترسی به اسناد بر اساس مکانیسم سطوح محرمانه اجرا می شود.

سیستم "حقوق فایل" را فراهم می کند- لیستی از عملیات با فایل های سند، که برای هر فایل تنظیم می شود. حقوق زیر را می توان به فایلی که قبلاً در یک سند وارد شده است اختصاص داد:

• بازگشت به نسخه قبلی؛
• تغییر نام فایل؛
• تغییر وضعیت فایل؛
• واگذاری حق پرونده؛
• مشاهده
• ویرایش؛
• حذف

هنگام استفاده از نرم افزار "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM"، یکپارچگی اسناد "LanDocs" علاوه بر این تضمین می شود (امنیت حسابرسی در سطح نرم افزار).

هنگامی که از رسانه های غیرقابل بازنویسی برای ذخیره سازی طولانی مدت استفاده می شود، امنیت تجدید نظر در سطح فیزیکی با توجه به فایل های سند تضمین می شود.

اقدامات امنیتی اضافی را می توان در چرخه تکنولوژیکی استفاده و نگهداری سیستم گنجاند.

هدف از خط برنامه "LanDocs".خط محصولات نرم افزاری "LanDocs" برای ساخت موسسات آموزشی پیش دبستانی خودکار در شرکت هایی با اندازه ها و تخصص های مختلف طراحی شده است. برنامه LanDocs به شما امکان می دهد طیف وسیعی از راه حل های طراحی مختلف را پیاده سازی کنید، مانند:

• اتوماسیون اداری و سیستم گردش کار بر اساس استانداردها و هنجارهای داخلی، عمل حسابداری اسناد و کنترل بر اجرای سفارشات. سطوح مختلف عملکرد را برای دسته های مختلف کارمندان فراهم می کند.
• ذخیره سازی شرکتی (بایگانی) اسناد الکترونیکی، ارائه حفاظت قابل اعتماد از اسناد در برابر دسترسی غیرمجاز، امکان جستجوی متن کامل با در نظر گرفتن مورفولوژی زبان، ورود به سیستم و ممیزی اقدامات کاربر مربوط به دسترسی به اسناد.
• سیستمی برای خودکارسازی فعالیت های بایگانی دپارتمان و بخش های آرشیوی سازمان که مطابق با الزامات خدمات بایگانی دولتی فدراسیون روسیه عمل می کند. تهیه گزارش تخصصی از بایگانی های دپارتمان و پشتیبانی از فناوری های ویژه برای ورودی دسته ای اسناد کاغذی به آرشیو الکترونیکی.
• یک سیستم پشتیبانی خودکار از فرآیندهای تجاری سازمان، که به شما امکان می دهد مسیر حرکت اسناد را تعیین کنید و جریان آنها را مدیریت کنید.

فن آوری های پیاده سازی نرم افزار "LandDocs". پس از اجرای AS DOI، استراتژی بعدی شامل ساخت یک سیستم مدیریت پروژه موثر است که باید تضمین کند:

• حداکثر مطابقت نتایج به دست آمده با اهداف استراتژیک پروژه؛
• بهبود دقت برنامه ریزی پروژه؛
• حداکثر کنترل توسط مدیریت پروژه، حصول اطمینان از توانایی شناسایی و حذف روندهای منفی در اجرای پروژه در مراحل مختلف.
• به حداقل رساندن خطرات پروژه

این پروژه توسط یک تیم مشترک اجرا می شود که شامل:

• از طرف سازنده برنامه - مدیر پروژه، کارکنان گروه اجرا که در سایت مشتری کار می کنند و کارکنان گروه پشتیبانی که مسائل مربوط به پشتیبانی فنی را برای نگهداری اسناد پروژه حل می کنند.
• مشتری - یک نماینده مسئول که حق دارد، همانطور که در دستور مشخص شده است، تمام مسائل مربوط به اجرای پروژه را به سرعت حل کند، و یک گروه کاری که معمولاً شامل متخصصان تعمیر و نگهداری نرم افزار، پشتیبانی سیستم عامل، DBMS است. ، ایمیل و ... و همچنین متخصصان امنیت اطلاعات و پرسنل واحدهای عملکردی مورد نیاز پروژه.

در حین اجرا، از یک تکنیک استاندارد استفاده می شود که برای ویژگی های یک پروژه خاص - مقیاس آن، نوع اجرای سیستم، میزان مشارکت پرسنل از خالق برنامه در کار اجرا و غیره تغییر می کند. یک طرح معمولی شامل مراحل زیر است - آماده سازی، بازرسی از وضعیت مدیریت اسناد، اجرای یک پروژه آزمایشی (در تعداد محدودی از محل کار)، عملیات آزمایشی در منطقه آزمایشی، شفاف سازی قوانین عملکرد سیستم مبتنی بر در مورد نتایج عملیات آزمایشی سیستم، گارانتی و پشتیبانی پس از گارانتی.

هنگام پیاده سازی سیستم ها، توجه ویژه ای به مستندسازی پروژه می شود. به عنوان یک قاعده، با توجه به نتایج مرحله بررسی، اسناد "گزارش نظرسنجی"، "اهداف، محدودیت ها و خطرات پروژه"، "شرایط مرجع برای اجرای سیستم" تدوین می شود. هنگام انتقال به عملیات صنعتی، به عنوان یک قاعده، به مشتری پیش نویس سند "دستورالعمل در مورد کارهای اداری خودکار" و در چارچوب پروژه های معرفی فناوری های بدون کاغذ، "مقررات در مورد سند الکترونیکی" و "مقررات" ارائه می شود. بر روی یک امضای دیجیتال الکترونیکی" را می توان به علاوه توسعه داد.

یکی از سیستم های خودکار معمولی برای مدیریت اسناد را در نظر بگیرید که نماینده گروه اول است.

سیستم اطلاعات خودکار (AS) "DELO" کاملاً با رویه کار اداری موجود سازگار است. اولاً، این سیستم می‌تواند جریان اسناد الکترونیکی را که به طور سنتی در شرکت اتخاذ می‌شود همراهی کند و فناوری‌های کار اداری را ساده‌تر کند. ثانیاً، این سیستم به شما امکان می دهد تا از طریق استفاده جزئی یا کامل از عملکردهای جریان الکترونیکی اسناد و پردازش اسناد در رایانه، دامنه سازماندهی سنتی جریان اسناد را به میزان قابل توجهی گسترش دهید.

AS "DELO" برای کار با استفاده از قابلیت های شبکه محلی سازمان طراحی شده است، که در معماری "مشتری-سرور" مبتنی بر DBMS صنعتی پیاده سازی شده است و شامل تعدادی ایستگاه کاری خودکار تخصصی (AWS) است که برای انجام وظایف اصلی دفتر پیکربندی شده اند. کار

AS "DELO" که در سازمانی با ساختار جغرافیایی توزیع شده نصب شده است، باید از طریق ایمیلی که از رابط MAPE پشتیبانی می کند با سایر سیستم های مشابه مرتبط شود. این سیستم شامل یک وب سرور برای کارهای اداری است که به مدیران و متخصصان دسترسی ساده و مؤثر به داده های اسناد و اسناد خود را از هر AWP محلی یا راه دور از طریق اینترنت (اینترانت) می دهد. نسخه استاندارد سیستم DELO با Oracle DBMS و SQL Server MS کار می کند. کارکردهایی که برای هر کاربر منفرد سیستم ارائه می شود با توجه به مسئولیت های شغلی و نقش او در گردش کار سازمان تعیین می شود.

AWS برای ثبت اسناد دریافتی ثبت نام متمرکز یا غیرمتمرکز کلیه مکاتباتی که به سازمان می رسد را فراهم می کند. ضمناً برای هر مدرک دریافتی سازمان بدون توجه به محل ثبت آن، کارت ثبتی درج می شود که سامانه شماره ورودی (فهرست) را در آن ثبت می کند. برای هر زیرگروه اسناد، شماره گذاری خاص آن طبق قوانینی که همزمان با رویه نمایه سازی اسناد اتخاذ شده در سازمان است، امکان پذیر است.

AWS of control کار با اسنادی را انجام می دهد که دارای دستوراتی با تاریخ های اجرای برنامه ریزی شده هستند. کارت ثبت کنترل اسناد با علامت مربوطه مشخص شده است. هنگام ارسال دستورهای کنترلی یک سند، کارت ثبت آن علاوه بر توزیع به مجری، در پوشه ای تحت کنترل قرار می گیرد. کاربرانی که اجرای اسناد را کنترل می کنند خلاصه ای از اجرای اسناد کنترلی و یادآوری اجرای اسناد کنترلی تهیه می کنند.

ایستگاه کاری یک مقام، کار کارکنان شرکت را که شرکت کنندگان رسمی در جریان کار هستند - خبرنگاران و مخاطبین اسناد - تضمین می کند. مسئولان اسناد را دریافت می کنند، آنها را تأیید و امضا می کنند، دستورالعمل می دهند. مقاماتی که در سامانه ثبت نام کرده اند لزوماً از کاربران سامانه نیستند. برای مقامات در سیستم، کاربران با اختیارات مناسب (دستیار AWP) می توانند کار کنند. اگر خود مسئولان و دستیارانشان مستقیماً در سامانه کار می کنند، باید به عنوان کاربر ثبت نام کنند.

ایستگاه کاری تکنولوژیست سیستم از کار مدیر سیستم پشتیبانی می کند. تکنسین سیستم عملیاتی را برای کنترل و تصحیح خطاها در کار کاربران، پر کردن، تکمیل و تغییر محتوای دایرکتوری های سیستم انجام می دهد. سیستم را برای تغییرات جاری در ساختار و گردش کار سازمان تنظیم می کند. گنجاندن کاربران در سیستم، توزیع حقوق و امتیازات را انجام می دهد.

AWS برای دریافت گواهی‌ها و گزارش‌های اسناد، از کار یک کارمند اداری که گواهی‌های مختلف دریافت می‌کند و گزارش‌های چاپی حاوی اطلاعاتی در مورد جریان اسناد، خلاصه‌ای از اجرای اسناد تولید می‌کند، پشتیبانی می‌کند.

AWP یک کارمند خدمات مدیریت دفتر یک زیرمجموعه تمام عملکردهای لازم برای پشتیبانی از اجرای یک سند در زیرمجموعه مربوطه را انجام می دهد.

AWS برای ثبت اسناد خروجی، ثبت مکاتبات خروجی را که توسط یک مقام رسمی امضا شده است، در یک یا چند بخش ساختاری سازمان تضمین می کند. صرف نظر از محل ثبت سند خروجی، شماره ثبتی که طبق همان قوانین برای این زیر گروه از اسناد تشکیل شده است، به آن اختصاص می یابد. درج سند در پرونده با وارد کردن یک ورودی حاوی نام پرونده (طبق فهرست فهرست نام پرونده ها)، تاریخ و زمان انصراف در کارت ثبت نام انجام می شود. فهرست نام پرونده ها مطابق با نامگذاری مصوب سالانه امور سازمان توسط فناور سیستم پر می شود.

ایستگاه کاری برای ارسال اسناد به واحد ساختاری ویژه سازمان امکان ارسال مکاتبات خروجی را می دهد. در این صورت تاریخ و زمان ارسال واقعی سند به سازمان خارجی در کارت ثبت سند، نحوه ارسال (ارتباطات میدانی، پستی، تلگرام و ...) و شماره ثبت سند درج می شود. خدمات پستی ثبت می شود. ثبت های اعزام را می توان برای ارسال به خدمات پستی مناسب همراه با اسناد چاپ کرد. علاوه بر این، امکان تشکیل پاکت نامه با چاپ مجدد آنها نیز پشتیبانی می شود.

ایستگاه کاری برنامه نویس سیستم کاری را برای پشتیبانی از سیستم کار اداری خودکار ارائه می دهد.

سیستم مدیریت خودکار اسناد "BUSINESS" از چهار زیر سیستم تشکیل شده است: "کار اداری"، "فرم های گزارش"، "کتاب های مرجع"، "اداره".

زیر سیستم "Office Work" عملکردهای اصلی سیستم را اجرا می کند و از ماژول های زیر تشکیل شده است:

• ماژول "ثبت نام" به شما امکان می دهد مقادیر جزئیات کارت ثبت نام را وارد کنید، از جمله "ضمیمه" یک فایل با متن سند به کارت، برای ایجاد پیوند بین اسناد و همچنین انتقال سند به کارت. ماژول "اجرا"؛
• ماژول "اجرا" اجرای سند را تضمین می کند، از جمله صدور دستورالعمل در مورد سند، اجرای گزارش های مجریان، نوشتن سند به پرونده.
• ماژول "جستجو" اسناد را در فهرست کارت با اختصاص جزئیات کارت های ثبت نام آنها جستجو می کند. یافتن یک سند با استفاده از جستجو زمانی ضروری است که کاربر نمی داند سند در کدام بایگانی قرار دارد. نتایج جستجو، به ویژه، می تواند به عنوان ابزاری برای کنترل اجرای اسناد یا تشکیل خلاصه های گزارش دلخواه (به عنوان مثال، تشکیل فهرستی از اسنادی که توسط این مقام اجرا نشده است) استفاده شود.
• ماژول "رجیستری". با کمک آن، اسنادی که باید ارسال شوند پردازش می شوند، از جمله تشکیل و چاپ فرم های استاندارد ثبت های پستی.

زیرسیستم «فرم‌های گزارش» فهرستی را مطابق با معیارهای انتخابی از پیش تعیین‌شده تولید و در قالب فرم‌های چاپی استاندارد تهیه می‌کند. این زیر سیستم از تشکیل اطلاعات در مورد گردش کار، خلاصه ای از اجرای اسناد کنترلی و همچنین خلاصه ای از یادآوری در مورد اجرای اسناد کنترلی و غیره پشتیبانی می کند.

زیر سیستم "دایرکتوری ها" عملکرد سرویس دهی به دایرکتوری های سیستم را اجرا می کند، مانند فهرست راهنمای ساختار سازمانی یک موسسه، قوانین کار اداری و غیره.

زیرسیستم "اداره" برای نگهداری لیستی از کاربران سیستم استفاده می شود که در آن شناسه شخصی و رمز عبور، حقوق دسترسی به کابینت های بایگانی سیستم، اسناد درجه های دسترسی مختلف، زیرسیستم ها و عملکردهای سیستم برای هر کاربر تعریف شده است. این سیستم امکان استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) و رمزگذاری را فراهم می کند.

با توجه به معرفی گسترده فناوری اطلاعات و مخابرات در سازمان های روسی، اعم از دولتی و تجاری، علاقه جدی به خودکارسازی آماده سازی و کار با اسناد و معرفی فناوری های رایانه ای برای موسسات آموزشی پیش دبستانی وجود دارد. شاهد این امر رشد سریع بازار روسیه برای چنین فناوری ها و سیستم های مدیریت اسناد (DMS) است. این با دامنه کار تحت برنامه فدرال "روسیه الکترونیک" و برنامه های منطقه ای مشابه تأیید می شود. با این حال، معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی مستلزم حل مشکلات نه چندان تکنولوژیکی، سازمانی و قانونی و عمدتاً به روشی تکاملی است.
بدیهی است که اسناد کاغذی و الکترونیکی برای مدت قابل توجهی به صورت مساوی وجود خواهند داشت، بنابراین DMS مورد استفاده در سازمان ها باید از جریان اسناد الکترونیکی و سنتی (کاغذ، عکس، فیلم و غیره) و فرآیند انتقال منطقی پشتیبانی کند. از یکی به دیگری
سازمان مدیریت دولتی در روسیه همیشه یک مشکل بوده است - یک کشور بزرگ، هزینه بالای تصمیمات مدیریتی و یک دستگاه اداری دست و پا گیر، مستلزم ایجاد یک سیستم خاص است که پیامدهای تصمیمات ناکارآمد و غیر منطقی را به حداقل می رساند. این بر اساس جداسازی عملکردهای اجرای اساسی اسناد و کنترل اجرا ساخته شده است. کنترل جابجایی و اجرای اسناد به افراد ویژه - منشیانی واگذار شد که اطلاعات مربوط به اسناد ورودی، خروجی و داخلی، مصوبات (دستورالعمل) اسناد و اجرای آنها و همچنین جابجایی (انتقال) و بایگانی اسناد را در داخل سازمان ثبت می کردند. سازمان. تکنولوژی چنین سیستمی بر اساس موارد زیر است:

• دستورالعمل برای کار اداری؛
• نامگذاری موارد؛

• کارت ثبت (RK) سند؛
• فهرست های کارت ترکیبی از مجموعه های RC.
• سیاهههای مربوط به انتقال اسناد؛
• کارت های کنترل

با دريافت سند رسمي در سازمان، پذيرش و كنترل آن، ثبت (در مجله يا ر.ك) و تحميل تصويب نامه، پر كردن كارت كنترل (در صورت لزوم) و انتقال آن به مسئول (يا اشخاص) اجرا ارائه شده است. بنابراین، یک مقام رسمی می تواند اطلاعاتی در مورد اینکه چه اسنادی برای اجرا در اختیار دارد، در چه مهلت هایی مناسب است و غیره دریافت کند. در هنگام اجرای سند (زمانی که تمام دستورالعمل های مربوط به آن تکمیل شده باشد) به پرونده ارسال می شود و سپس ر.ک. خود سند در آرشیو قرار می گیرد. تنظیم چنین سیستمی از طریق دستورالعمل ها و استانداردها، خودکار کردن آن را امکان پذیر و نسبتاً بدون پیچیدگی می کند. انتقال به فن آوری های کامپیوتری و پایگاه های داده مناسب.
درست است، برخوردهای قانونی و سازمانی در اینجا در ارتباط با نیاز به مدیریت حقوق دسترسی به اطلاعات در مورد اسناد به وجود آمد که استفاده مستقیم از دادگاه های غربی را مشکل ساز کرد (حتی اگر هزینه شگفت انگیز آنها را در نظر نگیریم). در نتیجه، در دهه 1990، تعداد کمی از سیستم های روسی با درجات مختلف پیچیدگی ظاهر شدند که عملکردی را که در بالا توضیح داده شد ارائه می کردند - از ساده ترین کابینت های بایگانی تا محصولات نسبتاً توسعه یافته نزدیک به جعبه ها (سیندرلا، دلو-96 و غیره). و همچنین مجموعه ای کامل از افزونه ها بر روی Lotus Notes.
همه آنها با درجات مختلف کامل، فرآیندهای ثبت اسناد، حسابداری حل و فصل، کنترل اجرا، جستجوی اسناد با جزئیات مختلف، تولید انواع گزارش ها و غیره را تضمین می کردند. پیشرفته ترین سیستم ها نیز امکان سازماندهی حسابداری را فراهم کردند. حرکت اسناد کاغذی بنابراین، سیستم‌های اتوماسیون اداری برای پشتیبانی از فعالیت‌های پرسنل اداری، نه مقامات، در نظر گرفته شده بود و کار با اسناد RK را تضمین می‌کرد و نه با خود اسناد. توجه داشته باشید که چنین سیستم هایی هنوز هم مرتبط هستند. در عین حال ، فناوری های رایانه ای مؤسسه آموزشی پیش دبستانی باید ارائه دهند:

• حمایت از کار نه تنها پرسنل مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، بلکه مسئولان.
• امکان پیوست فایل های سند به WG؛
• امکان گسترش ترکیب ویژگی ها در RK برای انواع خاص اسناد؛
• پشتیبانی از کار جمعی روی اسناد و بررسی اولیه آنها در هنگام مشاهده.
• امکان جستجو در متن اسناد؛
• توانایی استفاده از الگوهای اسناد، ساخت متون از نوبت های تعیین شده، دسترسی به اسناد نظارتی (اعمال قانونی نظارتی و قوانین قانونی نظارتی فنی).

روش های زیر برای تشکیل پرونده های سند قابل اجرا هستند:

• اسناد را می توان در قالب فایل مستقیماً از مجریان و نویسندگان دریافت کرد.
• اسناد را می توان در ورودی اسکن کرد و سپس با تصاویر الکترونیکی آنها کار کرد.
• اسناد را می توان از صندوق های اطلاعاتی مربوطه (سیستم های اطلاعاتی، پایگاه های اطلاعاتی، وب سایت ها، پورتال ها) دریافت کرد.

رویکرد اول زمانی قابل استفاده است که جریان اسناد سنگین بین سازمان ها وجود داشته باشد و رابطه قراردادی مناسب برقرار شود. این رویکرد برای جریان اسناد بین سازمان مادر و ساختارهای دوردست یا سازمان های زیرمجموعه قابل اجرا است. در این حالت، هم RC سند (برای سهولت ثبت نام) و هم خود فایل سند با استفاده از پروتکل توافق شده (معمولاً از طریق ایمیل) ارسال می شود. برای اطمینان، سند و RK آن اغلب رمزگذاری شده و (یا) با یک EDS امضا می شوند. اصل کاغذ از طریق پست معمولی ارسال می شود.
بنابراین، دسته‌ای از فناوری‌ها پدید آمده‌اند که می‌توان آن را کاغذی-الکترونیکی نامید، زمانی که تقریباً تمام کارها در یک سازمان با فایل‌های سند در چارچوب یک سیستم خودکار خاص انجام می‌شود. اسناد کاغذی در این فناوری اغلب بلافاصله پس از ثبت نام اسکن می شوند و سپس با نسخه الکترونیکی کار می کنند (در قالب یک فایل تصویری - به عنوان یک قاعده، نیازی به شناسایی آن قبل از متن نیست). سپس خود اصل در فایل قرار می گیرد و دیگر استفاده نمی شود.
معرفی این فناوری اجازه می دهد

• تسریع حرکت اسناد در سراسر سازمان؛
• تضمین بررسی به موقع اسناد؛
• اطمینان از کنترل مؤثر بر اجرای اسناد؛
• افزایش بهره وری کار هر یک از مقامات و سازمان به عنوان یک کل؛
• کاهش هزینه تکثیر، انتقال و ذخیره کپی اسناد کاغذی؛
• به مجریان اسناد امکان استفاده از کامل ترین پایگاه مستندسازی را بدهد.

اما نسخه های اصلی کاغذ همچنان در این فناوری وجود دارند - آنها هنوز چاپ می شوند، امضا می شوند، ارسال می شوند، فضا را اشغال می کنند و منابع را مصرف می کنند.
زمانی که محل کار همه کارکنان خودکار می شود و فناوری کاغذی-الکترونیکی معرفی می شود، حداقل برای اسنادی که چرخه حیات آنها در سازمان می گذرد (اسناد داخلی) نیاز به اصلاح بیشتر و کنار گذاشتن اصل کاغذ وجود دارد. اما حتی در اینجا تعدادی از مسائل فنی (وجود و استفاده از EDS، تعداد آنها، وجود و استفاده از مراکز صدور گواهینامه، امنیت اطلاعات و حفاظت از اطلاعات) و مسائل حقوقی (نیروی قانونی و شواهد اسناد الکترونیکی، وضعیت رسمی آنها) مطرح می شود. ، ارائه مدارک الکترونیکی به مراجع بازرسی). با در نظر گرفتن این موضوع، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید ارائه دهد:

• ذخیره سازی در سیستم و ارسال فایل های اسناد امضا شده توسط EDS.
• در دسترس بودن امضای دیجیتال برای مقامات؛
• تهیه اسناد الکترونیکی، از جمله مراحل لازم برای تأیید و امضای "الکترونیکی".
• دادن اسناد الکترونیکی به وضعیت اسناد رسمی.