دفتر کار- شاخه ای از فعالیت که مستندات و سازماندهی کار را با اسناد رسمی ارائه می دهد. مدیریت اسناد، سیستمی از اصول و قواعد را تعریف می کند که الزامات یکسانی را برای مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد و ذخیره آرشیوی آنها در فرآیند مدیریت، با در نظر گرفتن فناوری اطلاعات مورد استفاده، ایجاد می کند. مستندسازی فعالیت‌های مدیریت - فرآیند تنظیم شده ایجاد یک سند (توسعه محتوا، طراحی، هماهنگی، تأیید، انتشار) بر روی کاغذ یا رسانه دیگر، نیروی قانونی آن را تضمین می‌کند. این به شما امکان می دهد کار با اسناد را سازماندهی کنید، یک گردش کار بهینه ایجاد کنید، از ذخیره سازی، جستجو، استفاده و کنترل اجرای اسناد در فعالیت های فعلی موسسه اطمینان حاصل کنید.

جریان سند -حرکت اسناد در سازمان از لحظه ایجاد یا دریافت تا پایان اجرا و ارسال. لازم به ذکر است که کار اداری مجموعه اقداماتی است برای اطمینان از پشتیبانی اسنادی برای مدیریت (DOE) و جریان اسناد حرکت اسناد در چارچوب DOU است.

AS DOW برای افزایش کارایی فعالیت‌های مدیریتی سازمان‌ها از طریق خودکار کردن کل محدوده کار با اسناد طراحی شده است و باید وظایف اصلی زیر را حل کند:

• مستندسازی (تهیه، اجرا، تایید، تایید و صدور اسناد)؛
• تضمین جریان اسناد (دریافت، ثبت، سازماندهی عبور اسناد و پروژه های آنها، ارسال، انتقال اسناد برای ذخیره سازی آرشیوی).
• حصول اطمینان از کار با اسناد در فرآیند مدیریت (کنترل اجرا، حسابداری، ذخیره سازی عملیاتی، سازماندهی سیستم های طبقه بندی، نمایه سازی، جستجو و پردازش اسناد، حفاظت در برابر دسترسی غیرمجاز، به اشتراک گذاری اسناد با حفظ سطح مورد نیاز کنترل دسترسی، اطمینان از تصمیم گیری -فرایند ساخت و گزارش اسناد؛ خدمات اطلاعاتی برای کاربران؛
• اتوماسیون رویه ها برای بایگانی، ذخیره سازی بایگانی و تخریب اسنادی که چرخه حیات آنها تکمیل شده است (اجرای قوانین ذخیره سازی، ارائه جستجو و استفاده؛ انتقال به ذخیره سازی دولتی یا تخریب اسناد بایگانی).

سیستم مدیریت خودکار اسناد مدیریت یک فضای اطلاعاتی واحد ایجاد می کند که ابزار همکاری با تمام اسناد سازمان را در اختیار کاربران قرار می دهد: مکاتبات ورودی و خروجی، مواد داخلی سازمانی و اداری، و همچنین با مکاتبات همراه - در کل چرخه عمر آنها. پس از پایان "عمر فعال" اسناد، سیستم باید ذخیره آرشیوی آنها را حفظ کند یا اطلاعات مربوط به تخریب یا انتقال آنها را به انبار عمومی ثبت کند.

اجرای AS پشتیبانی اسنادی مدیریت در سازمانها به شرح زیر امکان پذیر است:

• توسعه سیستمی را که مستقیماً بر حوزه موضوعی سازمان متمرکز است سفارش داده یا به تنهایی انجام دهند.
• از بین برنامه های ارائه شده در بازار روسیه یک سیستم سفارش گردش آماده خریداری کنید و آن را با موضوع سازمان تنظیم کنید.

دامنه سیستم "LanDocs" اتوماسیون کارهای اداری و ساخت آرشیوهای شرکتی اسناد الکترونیکی است. هدف از معرفی این سیستم ایجاد یک محیط یکپارچه سیستمی-فنی مدرن در تاسیسات اتوماسیون جهت پشتیبانی از کار جمعی پرسنل با اسناد الکترونیکی است که در صورت وجود نرم افزار سیستمی مناسب و فناوری اثبات شده برای کار با سیستم ، زمینه های زیر کار اداری را خودکار می کند:

• ایجاد و نگهداری یک پایگاه داده ساختاریافته متمرکز از اطلاعات اسنادی با دسترسی چند کاربره؛
• ایجاد و نگهداری انبارهای متمرکز اسناد الکترونیکی (بایگانی عملیاتی و بلند مدت) و کار با متون اسناد الکترونیکی.
• حسابداری عملیات دفتر و حفظ سابقه کار با سند.
• جستجوی خودکار با جزئیات سند و متن سند.
• توزیع خودکار سند و کنترل بر اجرای اسناد و دستورالعمل ها؛
• تضمین تمایز دسترسی کاربر به حقوق عملکردی و حقوق اسناد؛
• امضای اسناد الکترونیکی با امضای دیجیتال الکترونیکی؛
• ادغام با ایمیل شرکتی

استفاده از سیستم شامل استفاده از فناوری برای کار با اسناد در یک محیط اداری خودکار است، بنابراین اصطلاحات استفاده شده در این راهنما ممکن است همیشه با مفهوم کار اداری سنتی ("کاغذ") مطابقت نداشته باشد.

نرم افزار خط "LanDocs" برای اتوماسیون پیچیده فرآیندهای اداری و نگهداری آرشیو اسناد الکترونیکی در سازمان ها با اندازه های مختلف و وابستگی های صنعتی طراحی شده است. محصولات خانواده "LanDocs" این امکان را فراهم می کند که نه تنها کاربران متحد شده در یک شبکه محلی، بلکه از نظر جغرافیایی راه دور را نیز در گردش کار اداری خودکار شامل شود - امکان انجام کارهای اداری و دسترسی به اسناد با استفاده از زیرساخت اینترنت / اینترانت و سیستم های پست الکترونیکی عملکرد و ترکیب ماژول های سیستم با هدف اطمینان از کار کامل با اسناد الکترونیکی است که مشابه کار با اسناد کاغذی است.

سیستم "LanDocs" ترکیبی از محصولات نرم افزاری زیر است:

سیستم "LanDocs: کار دفتری"- یک سیستم اساسی برای خودکارسازی فرآیندهای کار اداری و نگهداری آرشیو اسناد الکترونیکی. این سیستم در معماری "مشتری-سرور" مبتنی بر یک DBMS صنعتی پیاده سازی شده است، در یک شبکه محلی از رایانه های شخصی با ویندوز 95/98 عمل می کند. NT 2000؛ برای کار با DBMS "Oracle" و MS "SQL Server" ارائه شده است؛ با یک رابط OLE مستند برای تعبیه خدمات مدیریت اسناد "LanDocs" در برنامه های ویندوز شخص ثالث ارائه شده است.

سیستم " LanDocs: سرور اسناد"- نرم افزار سرور برای مدیریت متمرکز ذخیره سازی محتوای اسناد (فایل های اسناد) در یک آرشیو الکترونیکی. با سیستم "LanDocs: Clerical Work" تعامل دارد و برای خواندن، نوشتن، حذف، انتقال فایل‌های سند برای ذخیره‌سازی طولانی‌مدت و ثبت تمامی این عملیات‌ها در یک سرور تخصصی با ویندوز NT 4.0/2000 پشتیبانی می‌کند.

گزینه جستجوی متن کامل "LanDocs: DOCUMENT SERVER"امکان جستجو در متون اسناد را با استفاده از تحلیل مورفولوژیکی فراهم می کند.

"اسکن تصویر LAN و رندرینگ تصویر"– سیستمی برای اسکن اسناد کاغذی و کار با تصویر اسناد (تصاویر الکترونیکی اسناد کاغذی). به شما امکان می دهد به راحتی با کپی های الکترونیکی اسناد کاغذی کار کنید، به صفحه مورد نظر بروید، تصویر را در مقیاس های مختلف نمایش دهید، جزئیات را در حالت "ذره بین" مشاهده کنید، پانل کنید، نقاط را از تصویر بردارید و موارد دیگر.

"LanDocs: دسترسی به اینترنت"- یک وب سرور تخصصی برای دسترسی به داده های سیستم اتوماسیون اداری و آرشیو اسناد الکترونیکی شرکتی از طریق اینترنت؛ به شما اجازه می دهد تا با استفاده از مرورگر اینترنت استاندارد (Internet Explorer، Netscape Navigator) به عنوان یک مشتری مستقل از پلت فرم، ثبت، جستجو، توزیع و سایر عملیات را با اسناد انجام دهید.

"LandDocs: سرور پست الکترونیکی" - نرم افزار سرور تخصصی که به عنوان دروازه ای برای سیستم پست الکترونیکی سازگار با MAPI عمل می کند؛ امکان ارسال پیام ها، وظایف و اسناد از سیستم "LanDocs" را برای مجریانی که نرم افزار "LanDocs: Clerical" را ندارند فراهم می کند. سیستم کار».

"LandDocs: مشتری پستی"– نرم افزار مشتری در حال اجرا در MS Exchange، MS Outlook، Lotus Notes. کاربر این امکان را دارد که وظایف و اسناد را از پایگاه داده "LanDocs" دریافت کند و در صندوق پستی MS Exchange، MS Outlook، Lotus Notes گزارشی از اجرای وظایف ارائه دهد.

"LanDocs: زیرسیستم امنیتی"- یک زیر سیستم امنیتی در سیستم "LanDocs" که برای محافظت از اطلاعات از طریق امضای دیجیتال الکترونیکی و رمزگذاری طراحی شده است. زیرسیستم امنیتی شامل سرور امنیتی و بخش های سرویس گیرنده برنامه های کاربری "LanDocs" است. سرور امنیتی عملکردهای یک مرجع صدور گواهی را اجرا می کند که صدور گواهینامه های کلید عمومی را بر اساس درخواست کاربر و سازماندهی دسترسی آنلاین کاربر به پایگاه داده گواهی ارائه می دهد (فرمت گواهی مطابق با توصیه های ITU-T.509 است). بخش کلاینت زیرسیستم به کاربر اجازه می دهد تا اسناد، پیام ها و سایر اشیاء اطلاعاتی "LanDocs" را با کلید خصوصی خود امضا کند تا امضای سایر کاربران را بررسی کند. رویدادهای مربوط به استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی، رمزگذاری، تولید کلید و صدور گواهی در پروتکل های عملیات زیر سیستم ثبت می شود.

"LandDocs: مسیریابی"- یک ابزار نرم افزاری که قابلیت های "LanDocs: Clerical Work" را برای مدیریت فرآیندهای پردازش اسناد گسترش می دهد. مدل سازی فرآیندهای حرکت سند به روشی راحت و بصری - با ساختن نقشه های گرافیکی انجام می شود. نقشه مسیر حرکت پیام و سند را تعیین می کند، شرایط انتقال از یک مرحله پردازش به مرحله دیگر را تعیین می کند. مسیر ایجاد شده در این روش برای شروع حرکت سند و سپس کنترل مسیر حرکت آن استفاده می شود. توابع تجزیه و تحلیل به شما این امکان را می دهد که داده های ثابت اما پارامترهای واقعی فرآیندها را بدست آورید.

سیستم "LanDocs: کار دفتری".به شما اجازه می دهد تا عملکردهای اصلی زیر را انجام دهید:

• ثبت اسناد؛
• ورودی متون اسناد و پشتیبانی از عملکردهای کار با پرونده ها.
• تبادل اسناد و پیام ها، ارسال وظایف برای اجرا.
• کنترل بر اجرای اسناد و وظایف؛
• کار در حالت جایگزینی مجری؛
• ردیابی روابط اداری بین اسناد، تشکیل پوشه های پیچیده ساختاری؛
• ناوبری و جستجوی اسناد؛
• گزارش مدیریت اسناد؛
• اسکن اسناد کاغذی، کار با تصاویر اسناد (با استفاده از "تصویر LAN")؛
• ادغام با برنامه های اداری برای کار با اسناد الکترونیکی؛
• ادغام با برنامه های کاربردی ویندوز خارجی؛
• توزیع وظایف و اطلاعیه ها به کاربران ایمیل؛
• استفاده از امضای الکترونیکی، اجرا و کنترل عملیات اداری بر روی اسناد.
• کار از طریق اینترنت؛
• نگهداری دایرکتوری ها

"landocs"یک سیستم سند محور است. یک سند در سیستم "LanDocs" مجموعه ای از داده ها در مورد سند و اشیاء اطلاعاتی مرتبط با سند است - کارت ثبت نام، فایل ها و نسخه های آنها با متن سند، اطلاعات مربوط به تاریخچه حرکت سند، امضای دیجیتال الکترونیکی و غیره بنابراین، یک سند ثبت شده در سیستم "LanDocs" به عنوان یک شی اطلاعات خاص - "LanDocs Document" درک می شود.

سند "LanDocs" ترکیبی از سه جزء اصلی است: کارت ثبت نام، متن سند (فایل با متن سند پیوست شده به کارت ثبت نام)، اطلاعات مربوط به تاریخچه کار با سند (سابقه حرکت و اجرا). از عملیات تجاری و عملیات سیستم مربوط به دسترسی به سند). هنگام وارد کردن یک سند، سیستم نه تنها اطلاعات مربوط به سند را وارد می کند و متن سند را وارد می کند، بلکه یک شی اطلاعاتی جدید ایجاد می کند - سند "LanDocs" که در صورت وجود متن سند، یک سند کامل است. سند برجسته

کارت ثبت نام - برای هر مدرک (کاغذی یا الکترونیکی) که باید در سیستم وارد شود وارد می شود. کارت ثبت یک سند حاوی ویژگی هایی است که سند را مشخص می کند و در جستجوی آن است. ویژگی های کارت ثبت نام، به عنوان یک قاعده، با جزئیات سند مطابقت دارد.

فایل سند (متن سند حاوی متن، جدول، تصویر، صدا و ...) به کارت ثبت نام پیوست شده و در فرمت فایل اصلی (بدون تبدیل) در سیستم ذخیره می شود. این سیستم به شما امکان می دهد چندین فایل از یک سند و بسیاری از نسخه های یک فایل را ذخیره کنید. لیست فرمت های فایل مجاز برای استفاده توسط مدیر تعیین می شود. اگر سند به صورت نسخه چاپی وجود داشته باشد، می توان آن را توسط ماژول نرم افزار "LANImage" اسکن کرد که برای انجام یک ایمپورت اسکن شده فراخوانی شده است. در آینده، تصویر سند به عنوان یک تصویر الکترونیکی از سند که در قالب گرافیکی ارائه می شود در سیستم ذخیره می شود.

اطلاعات مربوط به تاریخچه حرکت سند و کار با سند - مجموعه ای از اطلاعات موجود در لیست پیام های روی سند و سوابق موجود در پروتکل های عملیات سیستم در مورد اطلاعات مربوط به امضاهای الکترونیکی اعمال شده.

"نمایندگی" سند در سیستم به عنوان "سند Dm Docs" به شما این امکان را می دهد که به اسناد "LanDocs" همان عملکردی را بدهید که اسناد "کاغذی" معمولی دارند: اطلاعاتی، مدیریتی و حقوقی.

مکانیسم‌های حفاظت از اطلاعات و محدود کردن اختیارات کاربر که در سیستم "LanDocs" پیاده‌سازی شده‌اند، اجازه می‌دهند:

• محافظت در برابر دسترسی غیرمجاز با رمز عبور؛
• تعریف حقوق دسترسی کاربر به اسناد در سطوح مختلف محرمانگی؛
• با تعیین لیستی از افرادی که حق کار با سند را دارند، حق دسترسی به سند را شخصی کنید.
• رمزگذاری (رمزگذاری) اسناد محرمانه.

سیستم با رمز عبور برای ورود به سیستم ارائه شده است. هنگامی که کاربر وارد سیستم می شود، نام و رمز عبور وی درخواست می شود و پس از آن سیستم این فرصت را برای او فراهم می کند تا تنها عملکردهایی را که مطابق با حقوق عملکردی کاربر به او اعطا می شود، انجام دهد.

تحدید حدود اضافی مجوزهای کاربر برای دسترسی به اسناد بر اساس مکانیسم سطوح محرمانه اجرا می شود.

سیستم "مجوزهای فایل" را ارائه می دهد- لیستی از عملیات با فایل های سند که برای هر فایل تنظیم شده است. حقوق زیر را می توان به فایلی که قبلاً در یک سند وارد شده است اختصاص داد:

• بازگشت به نسخه قبلی؛
• تغییر نام فایل؛
• تغییر وضعیت فایل؛
• اختصاص حقوق به یک فایل؛
• چشم انداز؛
• ویرایش؛
• حذف

هنگام استفاده از نرم افزار "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM"، یکپارچگی اسناد "LanDocs" علاوه بر این محافظت می شود (امنیت تجدید نظر در سطح برنامه).

هنگامی که برای ذخیره سازی طولانی مدت رسانه های غیرقابل بازنویسی استفاده می شود، امنیت تجدید نظر در سطح فیزیکی در رابطه با فایل های سند ارائه می شود.

ویژگی های امنیتی اضافی را می توان در چرخه فناوری استفاده و نگهداری سیستم گنجاند.

تخصیص خط برنامه "LanDocs".خط محصولات نرم افزاری "LanDocs" برای ساخت سیستم های خودکار برای موسسات آموزشی پیش دبستانی در شرکت هایی با اندازه ها و تخصص های مختلف طراحی شده است. برنامه "LanDocs" به شما امکان می دهد طیف گسترده ای از راه حل های طراحی مختلف را پیاده سازی کنید، مانند:

• اتوماسیون اداری و سیستم گردش کار بر اساس استانداردها و هنجارهای داخلی، عمل حسابداری اسناد و نظارت بر اجرای دستورالعمل ها. سطوح مختلف عملکرد را برای دسته های مختلف کارمندان فراهم می کند.
• ذخیره سازی شرکتی (بایگانی) اسناد الکترونیکی، ارائه حفاظت قابل اعتماد از اسناد در برابر دسترسی غیرمجاز، امکان جستجوی متن کامل با در نظر گرفتن مورفولوژی زبان، ورود به سیستم و ممیزی اقدامات کاربر مربوط به دسترسی به اسناد.
• سیستمی برای خودکارسازی فعالیت های بایگانی دپارتمان و بخش های بایگانی سازمان که مطابق با الزامات خدمات بایگانی دولتی فدراسیون روسیه عمل می کند. تهیه گزارش تخصصی برای بایگانی های دپارتمان را فراهم می کند و از فناوری های ویژه برای ورودی دسته ای اسناد کاغذی در بایگانی الکترونیکی پشتیبانی می کند.
• یک سیستم پشتیبانی خودکار از فرآیندهای تجاری سازمان، که به شما امکان می دهد مسیر حرکت اسناد را تعیین کنید و جریان آنها را مدیریت کنید.

فن آوری های پیاده سازی نرم افزار "LandDocsپس از معرفی AS DOW، استراتژی بعدی شامل ایجاد یک سیستم مدیریت پروژه موثر است که باید ارائه دهد:

• حداکثر انطباق نتایج به دست آمده با اهداف استراتژیک پروژه؛
• بهبود دقت برنامه ریزی پروژه؛
• حداکثر کنترل توسط مدیریت پروژه، فراهم کردن توانایی شناسایی و حذف روندهای منفی در اجرای پروژه در مراحل مختلف.
• به حداقل رساندن خطرات پروژه

اجرای پروژه توسط یک تیم مشترک انجام می شود که شامل:

• از سازنده برنامه - مدیر پروژه، پرسنل گروه اجرایی که در قلمرو مشتری کار می کنند، و پرسنل گروه پشتیبانی که مسائل مربوط به پشتیبانی فنی را برای حفظ اسناد پروژه حل می کند.
• مشتری - یک نماینده مسئول که حق دارد به منظور حل سریع همه مسائل مربوط به اجرای پروژه و یک گروه کاری که معمولاً شامل متخصصان تعمیر و نگهداری نرم افزار، پشتیبانی سیستم عامل، DBMS، الکترونیکی است، ثابت شود. پست و غیره و همچنین متخصصان امنیت اطلاعات و پرسنل بخش های عملکردی لازم در پروژه.

در حین اجرا، از یک روش استاندارد استفاده می شود که به مشخصات یک پروژه خاص تغییر می کند - مقیاس آن، نوع اجرای سیستم، میزان مشارکت پرسنل از سازنده برنامه در کار اجرا و غیره. یک طرح معمولی شامل مراحل زیر است - آماده سازی، بررسی وضعیت مدیریت اسناد، اجرای یک پروژه آزمایشی (در تعداد محدودی از محل کار)، عملیات آزمایشی در منطقه آزمایشی، شفاف سازی قوانین عملیات سیستم بر اساس نتایج عملیات آزمایشی سیستم، گارانتی و پشتیبانی پس از گارانتی.

توجه ویژه در پیاده سازی سیستم ها به مستندسازی پروژه می شود. به عنوان یک قاعده، بر اساس نتایج مرحله نظرسنجی، اسناد "گزارش بررسی"، "اهداف، محدودیت ها و خطرات پروژه"، "شرایط مرجع برای اجرای سیستم" تهیه می شود. هنگام انتقال به عملیات تجاری، به عنوان یک قاعده، پیش نویس سند "دستورالعمل های کار اداری خودکار" و به عنوان بخشی از پروژه های معرفی فناوری های بدون کاغذ، "مقررات مربوط به سند الکترونیکی" و "مقررات" به مشتری ارائه می شود. بر روی امضای دیجیتال الکترونیکی" را می توان به علاوه توسعه داد.

بیایید یکی از سیستم های خودکار مشخصه پشتیبانی مستند از مدیریت را در نظر بگیریم که نماینده گروه اول است.

سیستم اطلاعات خودکار (AS) "DELO" به طور کامل با رویه اداری موجود مطابقت دارد. اولاً، این سیستم می‌تواند مدیریت اسناد الکترونیکی را که به طور سنتی در شرکت اتخاذ می‌شود، همراهی کند و فناوری‌های کار اداری را ساده‌تر کند. ثانیا، این سیستم به شما امکان می دهد تا از طریق استفاده جزئی یا کامل از عملکردهای مدیریت اسناد الکترونیکی و پردازش اسناد در رایانه، دامنه سازمان سنتی مدیریت اسناد را به میزان قابل توجهی گسترش دهید.

AS "DELO" برای کار با استفاده از قابلیت های شبکه محلی سازمان طراحی شده است که در معماری "مشتری-سرور" مبتنی بر DBMS صنعتی پیاده سازی شده است و شامل تعدادی ایستگاه کاری خودکار تخصصی (AWS) است که برای انجام وظایف اصلی اداری پیکربندی شده اند. کار کردن

AS "DELO" که در سازمانی با ساختار جغرافیایی توزیع شده نصب شده است، باید از طریق پست الکترونیکی که از رابط MARE پشتیبانی می کند با سایر سیستم های مشابه مرتبط باشد. این سیستم شامل یک وب سرور برای کارهای اداری است که به مدیران و متخصصان دسترسی ساده و کارآمد به داده های مربوط به اسناد و اسناد خود را از هر ایستگاه کاری محلی یا راه دور از طریق اینترنت (اینترانت) ارائه می دهد. نسخه استاندارد سیستم "DELO" با DBMS "Oracle" و MS "SQL Server" کار می کند. کارکردهایی که برای هر کاربر منفرد سیستم ارائه می شود با توجه به مسئولیت های شغلی و نقش او در گردش کار سازمان تعیین می شود.

AWP برای ثبت اسناد دریافتی، ثبت متمرکز یا غیرمتمرکز کلیه مکاتبات دریافت شده توسط سازمان را فراهم می کند. در عین حال، برای هر مدرک دریافتی سازمان، بدون توجه به محل ثبت آن، یک کارت ثبت نام ایجاد می شود که سیستم شماره ورودی (فهرست) را در آن ثبت می کند. برای هر زیر گروه از اسناد، می توان طبق قوانینی که با رویه نمایه سازی اسناد اتخاذ شده در سازمان مطابقت دارد، شماره گذاری خاص خود را داشت.

کنترل AWP کار را با اسنادی انجام می دهد که دارای دستوراتی با تاریخ اجرای برنامه ریزی شده هستند. کارت ثبت کنترل اسناد با ویژگی مربوطه برجسته می شود. هنگام ارسال دستور کنترل یک سند، کارت ثبت آن علاوه بر ارسال آن برای پیمانکار، در پوشه ای تحت کنترل قرار می گیرد. كاربران اعمال كنترل بر اجراي اسناد گزارشي از اجراي اسناد كنترلي و گواهيهاي يادآوري اجراي اسناد كنترلي را تهيه مي كنند.

ایستگاه کاری یک مقام، کار کارکنان شرکت را که شرکت کنندگان رسمی در جریان اسناد هستند - خبرنگاران و مخاطبین اسناد - تضمین می کند. مقامات اسناد را دریافت می کنند، آنها را تأیید و امضا می کنند، دستورالعمل می دهند. مقاماتی که توسط سیستم ثبت شده اند لزوماً کاربران آن نیستند. برای مقامات در سیستم، کاربران با اختیارات مناسب (دستیار ایستگاه کاری) می توانند کار کنند. اگر خود مقامات و دستیاران آنها مستقیماً در سیستم کار می کنند، باید به عنوان کاربر ثبت نام کنند.

ایستگاه کاری تکنولوژیست سیستم از کار مدیر سیستم پشتیبانی می کند. تکنسین سیستم عملیاتی را برای کنترل و تصحیح خطاها در کار کاربران، پر کردن، تکمیل و تغییر محتویات دایرکتوری های سیستم انجام می دهد. سیستم را با تغییرات فعلی در ساختار و گردش کار سازمان تنظیم می کند. این شامل گنجاندن کاربران در سیستم، توزیع حقوق و امتیازات است.

ایستگاه کاری برای دریافت گواهی ها و گزارش های اسناد از کار یک کارمند اداری که گواهی های مختلف را دریافت می کند و گزارش های چاپی حاوی اطلاعات گردش کار، خلاصه ای از اجرای اسناد را تولید می کند، پشتیبانی می کند.

ایستگاه کاری کارمند اداری واحد کلیه وظایف لازم برای پشتیبانی از اجرای سند در واحد مربوطه را انجام می دهد.

AWP برای ثبت اسناد خروجی، ثبت مکاتبات خروجی را با امضای یک مقام رسمی در یک یا چند بخش ساختاری سازمان فراهم می کند. صرف نظر از محل ثبت سند خروجی، یک شماره ثبت به آن اختصاص داده می شود که طبق قوانین یکنواخت برای این زیر گروه اسناد تشکیل می شود. درج سند در پرونده با وارد کردن یک ورودی حاوی نام پرونده (طبق فهرست نامگذاری پرونده ها)، تاریخ و زمان انصراف در کارت ثبت نام انجام می شود. فهرست نام پرونده ها مطابق با نامگذاری مصوب سالانه پرونده های سازمان توسط فناور سیستم پر می شود.

AWP برای ارسال اسناد به یک واحد ساختاری ویژه سازمان اجازه می دهد تا نامه های خروجی را ارسال کند. ضمناً تاریخ و ساعت ارسال واقعی سند به سازمان خارجی در کارت ثبت سند، نحوه ارسال (فلدویز، پست، تلگرام و ...) و شماره ثبت سند درج می شود. خدمات پستی ثبت می شود. ثبت های ارسال اسناد را می توان برای ارسال به خدمات پستی مناسب همراه با اسناد چاپ کرد. علاوه بر این، امکان تشکیل پاکت نامه با چاپ مجدد آنها نیز پشتیبانی می شود.

ایستگاه کاری برنامه نویس سیستم از سیستم کار اداری خودکار پشتیبانی می کند.

سیستم مدیریت خودکار اسناد "DELO" از چهار زیر سیستم تشکیل شده است: "کار دفتری"، "فرم های گزارش"، "کتاب های مرجع"، "اداره".

زیر سیستم "اسناد" توابع اصلی سیستم را اجرا می کند و از ماژول های زیر تشکیل شده است:

• ماژول "ثبت نام" به شما امکان می دهد مقادیر جزئیات کارت ثبت نام را وارد کنید، از جمله "ضمیمه کردن" یک فایل با متن سند به کارت، ایجاد پیوند بین اسناد، و همچنین انتقال سند به " ماژول اجرا"؛
• ماژول "اجرا" اجرای سند را تضمین می کند، از جمله صدور دستورالعمل در مورد سند، اجرای گزارش ها توسط مجریان، حذف سند در پرونده.
• ماژول "جستجو" اسناد موجود در پرونده کارت را با اختصاص جزئیات کارت های ثبت نام آنها جستجو می کند. یافتن یک سند با استفاده از جستجو در صورتی ضروری است که کاربر نداند سند در کدام کابینت فایل قرار دارد. نتایج جستجو، به ویژه، می تواند به عنوان ابزاری برای نظارت بر اجرای اسناد یا تشکیل خلاصه های گزارش دلخواه (به عنوان مثال، تشکیل فهرستی از اسنادی که توسط یک مقام خاص اجرا نشده است) استفاده شود.
• ماژول رجیستری با کمک آن، پردازش اسناد ارسالی، از جمله تشکیل و چاپ فرم های استاندارد ثبت توزیع، انجام می شود.

زیرسیستم «فرم‌های گزارش» فهرستی را مطابق با معیارهای انتخابی از پیش تعیین‌شده تولید می‌کند و آنها را در قالب فرم‌های چاپی استاندارد مرتب می‌کند. این زیرسیستم از تشکیل اطلاعات در مورد گردش کار، خلاصه ای از اجرای اسناد کنترلی و همچنین خلاصه ای از یادآوری اجرای اسناد کنترلی و غیره پشتیبانی می کند.

زیرسیستم "دایرکتوری ها" عملکرد سرویس دهی به دایرکتوری های سیستم را اجرا می کند، مانند فهرست راهنمای ساختار سازمانی یک موسسه، قوانین کار اداری و غیره.

زیر سیستم "اداره" برای نگهداری لیستی از کاربران سیستم استفاده می شود که در آن یک شناسه شخصی و رمز عبور برای هر کاربر، حقوق دسترسی به کابینت فایل های سیستم، اسناد تمبرهای مختلف تحمل، زیرسیستم ها و عملکردهای سیستم تعریف شده است. این سیستم امکان استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) و رمزگذاری را فراهم می کند.

درجه 1 درجه 2 درجه 3 درجه 4 درجه 5

فناوری اطلاعات برای پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریتی.

سخنرانیسیستم های مدیریت اسناد

1. مدل جریان اسناد شرکت.

2. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی.

3. اتوماسیون گردش کار.

1. مدل گردش کار سازمانی

انتقال اطلاعات در تمامی سطوح سلسله مراتبی با ارسال و تحویل مدارک بر روی کاغذ یا فلاپی دیسک انجام می شود که در این صورت پرسنل اضافی درگیر هستند. جنبه کمی اطلاعات نیز متفاوت است و همانطور که تجزیه و تحلیل نشان می دهد، بیشترین حجم داده ها به بخش تولید و فناوری و مدیریت سرازیر می شود.

ارزیابی کیفیت تبادل اطلاعات را می توان با استفاده از مدل گردش کار زیر انجام داد.

زمینه های اصلی اتوماسیون گردش کار عبارتند از: پشتیبانی از اطلاعات واقعی، توانایی کار با اسناد تمام متن، پشتیبانی از قوانین گردش اسناد - که سه بعدی را تعیین می کند.فضای دارایی (شکل 1)، که در آن هر محصول نرم افزاری از این کلاس در امتداد یک مسیر مشخص حرکت می کند و از مراحل مختلف توسعه خود عبور می کند.

برنج. یکی

محور اول (F) سطح سازماندهی ذخیره سازی اطلاعات واقعی را مشخص می کند که با ویژگی های نوع خاصی از فعالیت یک شرکت یا سازمان مرتبط است.به عنوان مثال: هنگام خرید ارزش های مادی، اسناد حمل و نقل (بارنامه، گواهی پذیرش، سفارش های انبار ورودی و غیره) به عنوان اسناد عملیاتی ثبت می شود که ویژگی های آنها برای تصمیم گیری مدیریت بسیار مهم است. اطلاعات از اسناد عملیاتی در پردازش های پیچیده تحلیلی و ترکیبی استفاده می شود و در یک مورد خاص می تواند توسط کاربر از طریق یک سیستم گزارش دهی به دست آید.

اف* = افمشترک / افاعتبار.

محور دوم (D) - اسناد متن کامل، نیاز به سازماندهی تعامل را منعکس می کند: شکل گیری و انتقال کالاها، خدمات یا اطلاعات در داخل شرکت و خارج از آن.این اسناد به همراه اطلاعات واقعی حاوی اطلاعات نیمه ساختاریافته ای است که تحت پردازش تحلیلی خودکار قرار نمی گیرند، مانند عوامل فورس ماژور و نحوه طرح ادعا در صورت تخلف از شرایط قرارداد.

D* = Dمشترک / Dاعتبار.

محور سوم (R) بعد سوم را وارد فضای گردش کار می کند - تنظیم فرآیندهای انتقال اسناد،یعنی: توضیحی در مورد اینکه چه رویه‌هایی، چه زمانی و چگونه باید انجام شوند. مبنای موقعیت یابی نسبت به این محور مجموعه ای از ویژگی های رسمی (ویژگی ها) و فهرستی از عملیات است.

آر* = آرمشترک / آراعتبار.

یک نقطه در فضا (F, D, R) وضعیت سیستم گردش کار را تعیین می کند. موقعیت این نقطه به سطح توسعه و مرحله پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد در شرکت و همچنین به مشخصات آن و مقیاس خود کسب و کار بستگی دارد.

با ارائه مدل گردش کار به این روش، می‌توان به عنوان مثال، با دانستن وضعیت فعلی امور مربوط به سازمان‌دهی کار اداری در هر شرکت خاص، به وضوح درک کرد که در کدام جهت باید حرکت کنید، چه چیزی در این سازمان از دست رفته است. لحظه و نحوه استفاده ارگانیک از سیستم های اتوماسیون موجود.به عنوان مثال، در یکی از بانک های مسکو، مجموعه بزرگی از داده های واقعی جمع آوری شد، برای پردازش آنها از یک DBMS مدرن استفاده شد که در سرورهای قدرتمند و مقاوم به خطا مستقر شده است - به نظر می رسد همه چیز باید عالی باشد. با این حال، هنگام کار با اسناد داخلی، اطلاعات تکراری وجود داشت: موقعیت هایی وجود داشت که "به نظر می رسد هیچ کس مقصر نیست" و بانک هر از گاهی مشتریان سودآور را از دست می دهد. دلیل آن این است که نقطه منعکس کننده موقعیت سیستم گردش کار برای این سازمان دارای مختصات نسبتاً بزرگی در امتداد محور "F" و احتمالاً در امتداد محور "D" بود، اما مقدار مختصات در امتداد محور "R" بود. نزدیک به صفر یک راه حل مشخص در این مورد ممکن است در نظر گرفتن معرفی یک سیستم مدیریت مقررات باشد. در عین حال، نیازی به نگرانی در مورد DBMS (محور "F") یا بایگانی الکترونیکی (محور "D") نیست - ما فقط در مورد تغییر مقدار مختصات در امتداد محور "R" صحبت می کنیم.

در حالت کلی، همانطور که قبلا ذکر شد، فرآیند اتوماسیون اداری در یک شرکت را می توان به عنوان یک منحنی در فضای سه بعدی مختصات F، D، R نشان داد. علاوه بر این، هرچه این منحنی تندتر باشد، روند نوسازی سریع‌تر و مقادیر هر سه مختصات بیشتر باشد، سطح اتوماسیون در شرکت بالاتر می‌رود و در نتیجه مشکلات کمتری در سازماندهی فعالیت‌های خود دارد. .

محورهای "F" و "D" ویژگی‌های فعالیت‌های سازمان را تعیین می‌کنند که با موقعیت مختصات سوم (R) فضای مدل گردش کار تنظیم می‌شود. در عین حال ، این مدل به فناوری پردازش اسناد اتخاذ شده در شرکت بستگی ندارد - همه چیز فقط با هدف فعالیت تعیین می شود ، خواه یک سازمان دولتی ، یک شرکت تجاری یا یک شرکت صنعتی باشد.

به طور کلی، سه نوع سازمان وجود دارد:

شرکت تجاری: کسب، حاشیه، فروش، سود - هدف اصلی فعالیت.

سازمان بودجه: فعالیت اصلی تشکیل اسناد است.

بنگاه صنعتی: خرید مواد اولیه، فرآوری، ایجاد محصول جدید، فروش، سود. هدف از فعالیت، عملیات است.

اگر وظیفه سازمان تولید اسناد باشد، به عنوان مثال، شهردار، دادگاه یا وزارتخانه، موقعیت آن در مدل نسبت به محورهای "F" و "D" موقعیت نسبتاً بالایی را اشغال خواهد کرد. به هر حال، امروزه محبوب ترین برنامه ها آنهایی هستند که با هدف خودکارسازی فعالیت های ساختارهای اداری دولتی و دولتی - هدف اصلی آنها تهیه اسناد است.

با این حال، اگر فعالیت های یک شرکت تجاری را در نظر بگیریم که وظیفه آن تولید ارزش های مادی است (پذیرش مواد خام، تبدیل، ایجاد محصول جدید، فروش آن، دریافت درآمد)، در اینجا هر سه مختصات باید قبلاً دارای مقادیر متعادل باشند.

2. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی

EDMS فرآیند ایجاد، مدیریت دسترسی و توزیع حجم زیادی از اسناد در شبکه های کامپیوتری را فراهم می کند و همچنین کنترل جریان اسناد در یک سازمان را فراهم می کند.

مدیریت اسناد الکترونیکی شامل: ایجاد اسناد، پردازش آنها، انتقال، ذخیره سازی، خروجی اطلاعات در حال گردش در یک سازمان یا شرکت بر اساس استفاده از شبکه های کامپیوتری است. تحت مدیریت مدیریت اسناد الکترونیکی، در حالت کلی، مرسوم است که سازماندهی حرکت اسناد بین بخش های یک شرکت یا سازمان، گروه هایی از کاربران یا کاربران فردی را درک کنیم.در عین حال، جابجایی اسناد به معنای جابجایی فیزیکی آنها نیست، بلکه انتقال حقوق استفاده از آنها با اطلاع کاربران خاص و کنترل بر اجرای آنها است.

سند واحد اصلی اطلاعات است و تمام وجود سیستم گردش کار به ذخیره سند، ویژگی‌های آن و تاریخچه عمر آن و همچنین تضمین واقعی عمر آن اختصاص دارد.

هدف اصلی EDMS سازماندهی ذخیره سازی اسناد الکترونیکی و همچنین کار با آنها است.(به ویژه، جستجوی آنها هم بر اساس ویژگی ها و هم بر اساس محتوا). EDMS باید به طور خودکار تغییرات اسناد، مهلت های اجرای اسناد، جابجایی اسناد و همچنین تمامی نسخه ها و نسخه های فرعی آنها را کنترل کند. یک EDMS جامع باید کل چرخه کار اداری یک شرکت یا سازمان را پوشش دهد - از تعیین یک کار برای ایجاد یک سند گرفته تا نوشتن آن تا بایگانی، ذخیره سازی متمرکز اسناد در هر قالبی، از جمله اسناد ترکیبی پیچیده را فراهم می کند. EDMS باید جریان‌های متفاوت اسناد از شرکت‌های از نظر جغرافیایی از راه دور را در یک سیستم واحد ترکیب کند. آنها باید مدیریت اسناد منعطف را هم از طریق تعریف دقیق مسیرهای ترافیکی و هم از طریق مسیریابی رایگان اسناد ارائه دهند. EDMS باید یک محدودیت دقیق برای دسترسی کاربران به اسناد مختلف بسته به صلاحیت، موقعیت و اختیارات اختصاص داده شده به آنها اعمال کند. علاوه بر این، EDMS باید با ساختار سازمانی موجود و سیستم کار اداری شرکت تنظیم شود، و همچنین با سیستم‌های موجود شرکتی یکپارچه شود.

موضوع طبقه بندی EDMS به دلیل توسعه سریع بازار این سیستم ها بسیار پیچیده است. علاوه بر این، از سال 2001، مفهوم "مدیریت محتوای سازمانی (ECM)"به جای مدیریت اسناد الکترونیکی مفهوم ECM مزایای تجاری بسیاری را ارائه می دهد. یک سیستم ECM که تمام محتوا و فناوری‌های فرآیند گرا را در یک شرکت ادغام می‌کند، زیرساخت مشترکی را برای مدیریت جریان اسناد آن فراهم می‌کند و نیاز به استقرار و پشتیبانی از چندین فناوری را برای اجرای عملکردهای مختلف تجاری به حداقل می‌رساند.ماهیت این رویکرد (به آن زیرساختی نیز گفته می شود) این است که محتوای سازمانی نباید تنها متعلق به یک برنامه یا سیستم باشد. باید برای بسیاری از برنامه ها در دسترس باشد و آزادانه بین آنها توزیع شود.یکی از ویژگی های مهم زیرساخت ECM (که شامل برنامه های کاربردی مربوط به اکثر فروشندگان در صنعت می شود) آن است. استقلال از یک فروشگاه محتوای جهانی واحد. زیرساخت ECM بسیاری از مخازن داده های تخصصی (یا قدیمی) (حتی از فروشندگان رقیب)، از جمله، اما نه محدود به، مخازن اسناد الکترونیکی محصول، ایمیل، مخازن محتوای وب، سیستم های فایل، و حتی DBMS را یکپارچه می کند. بدین ترتیب، زیرساخت ECM یک لایه یکپارچه سازی (یا مجازی سازی) مشترک برای هر مخزن داده فراهم می کند(این امکان را به آنها می دهد که از هر جایی در سراسر سازمان مورد پرسش قرار گیرند)، در نتیجه نیاز به یکپارچه سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و سیستم های مدیریت محتوا از چندین فروشنده را به حداقل می رساند. علاوه بر این، با استفاده از زیرساخت ECM، خدمات مدیریت محتوای سازمانی مانند شخصی سازی، کنترل دسترسی، مدیریت مجوزهای کاربر و غیره (که مدیریت و نگهداری سیستم ECM را ساده می کند) پیاده سازی می شود.

به گفته تحلیلگران IDC، در حال حاضر انواع اصلی EDMS زیر وجود دارد (در عین حال، برخی از EDMS ها می توانند به طور همزمان به چندین نوع تعلق داشته باشند، زیرا عملکردهای مربوط به آنها را دارند):

EDMS بر فرآیندهای کسب و کار (EDM فرآیند کسب و کار) متمرکز بود.آنها در قلب مفهوم ECM قرار دارند. سیستم هایی از این نوع (EDMS) برای کاربردهای خاص عمودی و افقی طراحی شده اند (گاهی اوقات کاربردهای صنعتی نیز دارند). سیستم‌های EDMS چرخه‌ای کامل از سند شامل تصویربرداری، مدیریت سوابق و گردش کار، مدیریت محتوا و غیره را فراهم می‌کنند. سیستم‌های EDMS ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد دو بعدی را در قالب‌های بومی (تصاویر، فایل‌های CAD، صفحات گسترده و غیره) با امکان گروه بندی آنها در پوشه ها شناخته شده ترین توسعه دهندگان EDMS عبارتند از Documentum (سیستم Documentum)، FileNet (سیستم های Panagon و Watermark)، مرغ مگس خوار (سیستم PC DOCS) و دیگران که فعالیت های آن در پیاده سازی در EDMS عملکردهایی مانند مدیریت قالب، مدیریت ارائه پویا است. و انتشار محتوای وب لازم به ذکر است که در حالی که تقریباً تمام سیستم‌های EDMS سطح خوبی از پیاده‌سازی مخازن و خدمات کتابخانه‌ای را برای مدیریت محتوای الکترونیکی (مثلاً تصاویر و اسناد اداری) ارائه می‌کنند، اما هر یک از آنها در حوزه خود قوی‌ترین هستند. به عنوان مثال، در سیستم های شرکت های Open Text و iManage، مدیریت اسناد اداری به خوبی توسعه یافته است. به نوبه خود، سیستم‌هایی از Tower Technology، FileNet، IBM و Identitech در مدیریت تصاویر محصولات با حجم بالا بسیار قوی هستند.

EDMS شرکتی (EDM سازمانی). سیستم هایی از این نوع یک زیرساخت شرکتی (در دسترس همه کاربران شرکتی) برای ایجاد اسناد، همکاری بر روی آنها و انتشار آنها فراهم می کنند. عملکردهای اساسی EDMS شرکتی مشابه عملکردهای EDMS متمرکز بر فرآیندهای تجاری است. به عنوان یک قاعده، EDMS شرکتی تنها بر استفاده در یک صنعت خاص یا حل یک مشکل محدود متمرکز نیست. آنها به عنوان فناوری های سراسر شرکت در حال اجرا هستند. EDMS شرکتی توسط Lotus (سیستم Domino.Doc)، Novell (Novell GroupWise)، Open Text (سیستم LiveLink)، Keyfile، Oracle (سیستم Context)، iManage و غیره توسعه و ترویج می شود.

سیستم های مدیریت محتواسیستم هایی از این نوع ایجاد محتوا، دسترسی و مدیریت محتوا، تحویل محتوا (تا سطح بخش هایی از اسناد و اشیاء برای استفاده مجدد و جمع آوری بعدی آنها) را ارائه می دهند. در دسترس بودن اطلاعات نه به صورت اسناد، بلکه در قالب اشیاء کوچکتر، فرآیند تبادل اطلاعات بین برنامه ها را تسهیل می کند. مدیریت محتوای وب به توانایی مدیریت اشیاء محتوای مختلف نیاز دارد که می توانند در یک ارائه وب گنجانده شوند (به عنوان مثال، صفحات HTML و گرافیک های وب). علاوه بر این، مدیریت محتوای وب به توانایی ایجاد الگوهای ارائه ای نیاز دارد که محتوای پویا را ارائه کرده و آن را شخصی سازی کند (بر اساس ترجیحات کاربر، نمایه ها و غیره). سیستم های مدیریت محتوا از Adobe، Excalibur، BroadVision، Documentum، Stellent، Microsoft، Divine، Vignette و غیره در بازار جهانی شناخته شده اند.

سیستم های مدیریت اطلاعات - پورتال ها.چنین سیستم هایی تجمیع اطلاعات، مدیریت اطلاعات و تحویل آن را از طریق اینترنت/اینترانت/اکسترانت فراهم می کنند. با کمک آنها، توانایی جمع آوری (و اعمال) تجربه در یک محیط شرکتی توزیع شده بر اساس استفاده از قوانین تجاری، زمینه و ابرداده تحقق می یابد. پورتال ها همچنین از طریق یک مرورگر وب استاندارد به تعدادی از برنامه های کاربردی تجارت الکترونیک (معمولاً از طریق یک رابط سیستم ERP) دسترسی دارند. نمونه هایی از پورتال ها عبارتند از Excalibur، Oracle Context، PC DOCS/Fulcrum، Verity، Lotus (Domino/Notes، K-Station).

سیستم های مدیریت تصویر/تصویر (سیستم های تصویربرداری).با کمک آنها، اطلاعات اسکن شده از رسانه های کاغذی به شکل الکترونیکی (معمولا در قالب TIFF) تبدیل می شود. این فناوری زیربنای دیجیتالی کردن اطلاعات از تمام اسناد کاغذی و میکروفیلم های قدیمی است. عملکردهای اساسی یک سیستم تصویربرداری استاندارد شامل اسکن، ذخیره سازی، طیف وسیعی از قابلیت های جستجوی تصویر و موارد دیگر است.

سیستم های مدیریت گردش کارسیستم‌هایی از این نوع طراحی شده‌اند تا مسیریابی گردش‌های کاری از هر نوع (تعیین مسیرهای مسیریابی فایل) را در فرآیندهای تجاری ساختاریافته و بدون ساختار سازمانی ارائه دهند. آنها برای بهبود کارایی و کنترل پذیری فرآیندهای تجاری شرکت استفاده می شوند. سیستم های گردش کار معمولاً به عنوان بخشی از یک راه حل خریداری می شوند (به عنوان مثال سیستم های EDMS یا PDM). در اینجا می توان به توسعه دهندگانی مانند Lotus (Domino/Notes و Domino Workflow system)، Jetform، FileNet، Action Technologies، Staffware اشاره کرد.

اجزای EDMS

تمام EDMS شامل اجزای استاندارد اجباری است: ذخیره سازی کارت ها (ویژگی ها) اسناد. ذخیره سازی اسناد؛ اجزایی که منطق تجاری سیستم را پیاده سازی می کنند.

فروشگاه ویژگی سند

ذخیره ویژگی های سند برای ذخیره یک "کارت" طراحی شده است - مجموعه ای از فیلدها که یک سند را مشخص می کند. معمولا در EDMS مفهومی از نوع اسناد (مثلا قرارداد، مشخصات، نامه و ...) وجود دارد و هر نوع کارت مخصوص به خود را دارد. کارت های انواع مختلف دارای فیلدهای اجباری هستند که در همه اسناد مشترک است و فیلدهای ویژه مربوط به اسناد از این نوع است.

علاوه بر مفهوم نوع اسناد، امکان اختصاص دسته بندی به اسناد وجود دارد و یک سند می تواند به طور همزمان به چند دسته تعلق داشته باشد. دسته ها را می توان در یک درخت دسته بندی مرتب کرد.

سه راه حل ممکن برای سازماندهی ذخیره سازی کارت ها وجود دارد: استفاده از فضای ذخیره سازی خود، یک DBMS استاندارد یا ابزار محیطی که DBMS بر روی آن ساخته شده است.

ذخیره سازی اسناد

مجدداً، دو رویکرد برای پیاده سازی یک مخزن سند وجود دارد: ذخیره سازی در سیستم فایل یا در یک مخزن تخصصی EDMS. از دیدگاه یک کاربر عملگرا، اگر آنها را به عنوان یک کل ارزیابی کنید، تفاوت زیادی بین این رویکردها وجود ندارد. اما هنوز برخی از ویژگی ها وجود دارد.

ذخیره سازی در سیستم فایل درجه امنیت در کنترل دسترسی را کاهش می دهد، زیرا سیستم فایل ممکن است از مدل امنیتی که در خود ERMS پیاده سازی شده است پشتیبانی نکند. بنابراین لازم است به EDMS حقوق دسترسی خود را داده تا فایل های ذخیره شده توسط آن به طور مستقیم در دسترس هیچ یک از کاربران نباشد. و EDMS سیستم خود را از فهرستی از کاربران با حقوق دسترسی حفظ می کند و دسترسی به فایل ها را از طریق این حقوق سازماندهی می کند. در عین حال، نگهداری سیستم دسترسی مشکل می شود و از نظر امنیت اطلاعات کاملاً غیر قابل ملامت می شود. برای تامین امنیت بیشتر، اغلب از رمزگذاری فایل در حالت استراحت استفاده می شود. علاوه بر این، تقریباً تمام EDMS ها از نامگذاری تصادفی فایل استفاده می کنند که در هنگام تلاش برای دسترسی به فایل مورد نظر با دور زدن سیستم، جستجوی فایل مورد نظر را بسیار پیچیده می کند. باید بگویم که اکثر EDMS فایل ها را در سیستم فایل ذخیره می کنند.

لایه کسب و کار

در سطح منطق تجاری، بین EDMS های مختلف تفاوت های قابل توجهی وجود دارد. در واقع، تمام اجزای توصیف شده، اگرچه می توانند به طور متفاوتی مرتب شوند، اما در درجه پیچیدگی متفاوت هستند، اما در عین حال از نظر عملکردی مشابه هستند. منطق تجاری سیستم های مختلف می تواند به طور چشمگیری متفاوت باشد و این دقیقاً همان چیزی است که در هنگام آشنایی با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید مورد توجه قرار گیرد. تعدادی مؤلفه اساسی وجود دارد که مانند مکعب ها، عملکرد هر EDMS را تشکیل می دهند:

مدیریت اسناد ذخیره سازیشامل رویه هایی برای افزودن و حذف اسناد، ذخیره نسخه ها، انتقال آنها به بایگانی، نگهداری بایگانی و غیره.

جستجو برای اسنادشامل جستجو بر اساس ویژگی ها، جستجوی بصری از طریق درختان مختلف که اسناد روی هم چیده شده اند، جستجوی متن کامل، جستجوی معنایی و غیره.

مسیریابی و کنترل اجراتحویل اسناد را به عنوان بخشی از رویه های تجاری در یک سازمان تضمین می کند. مسیرهای اسناد می توانند انعطاف پذیر یا صلب باشند. در مورد مسیریابی انعطاف پذیر، گیرنده بعدی سند توسط کارمند مسئول سند در لحظه تعیین می شود. در مورد مسیریابی سخت، مسیر اسناد از قبل بر اساس منطقی مشخص می شود. ویژگی مسیریابی در همه ERMS وجود ندارد. معمولاً برای اینکه سردرگم نشوند، به سیستم های بدون وسیله مسیریابی، آرشیو الکترونیکی می گویند. کنترل اجرا بخشی جدایی ناپذیر از مسیریابی است. در واقع مسیر بر حسب مسیر عبور و فواصل زمانی برای اجرای سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در فرآیند عبور تعریف می شود. اجرای سند به معنای انجام عمل مربوط به سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در چارچوب اختیارات رسمی خود است.

گزارش ها. آنها به عنوان آنالوگ مجلات اداری اسناد حسابداری عمل می کنند. با استفاده از گزارش های مختلف، می توانید به عنوان مثال، کل زمان صرف شده توسط کارمندان در حال کار بر روی یک سند خاص، سرعت انتقال اسناد توسط بخش و غیره را مشاهده کنید.

مدیریت.پشتیبانی از عملکرد خود سیستم، تنظیم پارامترهای آن و غیره.

جایگاه EDMS در سیستم اطلاعاتی شرکت

وظایف اصلی EDMS: اطمینان از مدیریت پذیری و شفافیت شرکت و همچنین انباشت دانش و مدیریت دانش. در دنیای امروز، این دو وظیفه به طور فزاینده ای بحرانی می شوند. به عنوان مثال در قیمت تمام شده خودرو مرسدس فقط 30 درصد هزینه تولید مستقیم است و مابقی جبران هزینه توسعه خودرو یعنی هزینه فعالیت مهندسان و مدیران و در نتیجه بهینه سازی فعالیت آنهاست. منبع اصلی برای کاهش هزینه ها است.

میزان اثربخشی استفاده از EDMS با میزانی تعیین می شود که اسناد (اطلاعات بدون ساختار) محتوای اطلاعاتی شرکت را تعیین می کند. برای مثال، واضح است که برای یک سازمان صرفاً تجاری، محتوای اصلی داده های ساختار یافته موجود در پایگاه های داده است. شاید چنین سازمانی نیاز به حفظ قراردادها داشته باشد، اما بعید است که به معرفی یک EDMS برسد. با این حال، اگر یک سازمان تجاری با شبکه ای از فروشگاه ها در ده ها شهر و لجستیک پیچیده، تولید محصولات نیمه تمام خودش به یک هیولا تجاری تبدیل شود، دیر یا زود باید به پیاده سازی یک سیستم ERP فکر کنید. در مرحله بعد، تعداد خریداران عمده و مشتریان بزرگ ممکن است به حدی افزایش یابد که مجبور شوید به فکر پیاده سازی CRM باشید. و تنها در صورتی که در همان زمان، دستگاه مدیریت به صدها نفر افزایش یابد، پروژه های غیر اصلی موازی ظاهر می شوند، وظایف متنوع سازی بوجود می آیند و وظیفه معرفی یک EDS مطرح می شود. در عین حال، ممکن است برخی از سیستم‌ها باید یکپارچه شوند تا سیستم CRM پیوندهایی به نامه‌ها، قراردادها و کپی‌هایی از سفارش‌های دریافتی داشته باشد که در EDMS ذخیره می‌شوند.

در برخی موارد، ادغام این سیستم‌ها حتی نزدیک‌تر است - EDMS می‌تواند به عنوان یک حمل‌ونقل یکپارچه برای انتقال اسناد بین سیستم‌هایی که آنها را تولید می‌کنند و سیستم‌هایی که آنها را مصرف می‌کنند، عمل کند، در صورت اتصال مستقیم در سطح داده‌های ساخت‌یافته. بین این سیستم ها نیازی نیست. فرض کنید یک شرکت دارای سیستم های CRM و ERP است و لازم است که گزارش های فصلی از ERP در مورد عرضه کالا به یک مشتری خاص، تکمیل شده، احتمالاً با نظرات متخصص، در CRM ثبت شود. واضح است که چنین گزارش هایی به راحتی در EDMS ذخیره می شوند. به لطف ادغام ERP و EDMS، سند به طور خودکار ایجاد و ذخیره می شود. به لطف ادغام EDMS و CRM، امکان پیوست کردن خودکار یک سند به کارت مشتری خاص وجود دارد. و تمام این عملیات می تواند به طور خودکار انجام شود. (ما تأکید می کنیم که مثال فوق صرفاً نظری است و در واقع ممکن است معنای عملی نداشته باشد؛ ادغام هر سیستم اطلاعاتی تنها زمانی معنا پیدا می کند که هدف آن به وضوح درک شود.)

الزامات معمول برای EDMS

اگر از استاندارد برای تهیه شرایط مرجع پیروی کنید، الزاماتی که یک کاربر معمولی می تواند به یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی معمولی ارائه دهد را می توان به شرح زیر توصیف کرد.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید:

§ اطمینان از ذخیره قابل اعتماد اسناد و توضیحات آنها؛

§ اطمینان از چرخه عمر سند (ایجاد آن، ذخیره نسخه ها، انتشار، مسدود کردن دسترسی به سند برداشته شده، انتقال سند برای ذخیره سازی در بایگانی).

§ به کاربر اجازه می دهد تا انواع مختلفی از اسناد را تنظیم کند، کارت هایی را برای آنها ایجاد و ویرایش کند.

§ برای جستجوی کارآمد اسناد، سلسله مراتبی از دسته ها را حفظ کنید.

§ جستجوی اسناد بر اساس اطلاعات کارت و همچنین متن کامل؛

§ ارائه تفکیک دسترسی به اسناد در سطح تک تک کاربران با توجه به اصل نقش و بر اساس ساختار سلسله مراتبی سازمان.

§ پشتیبانی از فناوری HSM؛

§ ثبت تمام رویدادهای مربوط به کار کاربران و خود سیستم؛

§ داشتن ابزارهای پیشرفته اداری ضروری است.

§ پشتیبانی از دسترسی از راه دور به اطلاعات

سیستم های پیشرفته باید پشتیبانی کنند:

§ فن آوری های خوشه ای برای اطمینان از عملکرد بی وقفه؛

§ سازمان های پراکنده جغرافیایی؛

§ الگوریتم های رمزگذاری برای ذخیره و انتقال داده ها؛

§ امضای دیجیتالی.

الزامات معماری:

§ در دسترس بودن یک سرور برنامه اختصاصی؛

§ حضور یک مشتری نازک؛

§ پشتیبانی از دسترسی به اسناد با استفاده از مرورگر

§ چند پلتفرم برای مقیاس پذیری؛

الزامات باز بودن و ادغام با سایر سیستم ها:

§ ادغام با جریان ورودی اسناد؛

§ ادغام با برنامه های اداری؛

§ ادغام ایمیل؛

§ وجود یک رابط برنامه توسعه یافته (API)؛

§ ادغام با خدمات دایرکتوری استاندارد (به عنوان مثال، LDAP) برای حفظ و همگام سازی لیست کاربران سیستم.

§ توانایی تطبیق رابط کاربری برای وظایف خاص؛

§ امکان تکمیل سیستم با اجزای تخصصی خود؛

§ در مورد استفاده از یک پایگاه داده خارجی برای ذخیره ویژگی های سند، شرح مفصلی از ساختار داده و ابزار کار با DBMS های مختلف مورد نیاز است.

3. اتوماسیون گردش کار

سیستم مدیریت اسناد RS Doc بر اساس Oracle Collaboration Suite

وظایفی که باید حل شوند:

ترکیب اسناد در بلوک های منطقی،

فراهم کردن ذخیره آرشیوی و بازیابی اسناد.

مصرف کنندگان:

● کسب و کار کوچک و متوسط.

● نهادهای دولتی؛

● خدمات پشتیبانی؛

● شرکت های فناوری اطلاعات.

پلت فرم سخت افزاری x86، Itanium، AMD.

پلت فرم نرم افزاری ویندوز، سولاریس، لینوکس.

عملکرد سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc:

● کار کارآمد با حجم زیاد داده و امکان گسترش نامحدود حجم اطلاعات ذخیره شده و پردازش شده.

● درجه بالای حفاظت از اطلاعات ذخیره شده و ارسال شده.

● مقیاس پذیری و قابلیت حمل به هر پلت فرم.

● سهولت راه اندازی و مدیریت نرم افزار.

● سازماندهی مسیرهای دلخواه برای عبور اسناد.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc بر اساس Oracle Collaboration Suite 10g با استفاده از فناوری BPEL (زبان اجرای فرآیند کسب و کار) پیاده سازی شده است که امکان یکپارچه سازی در مقیاس بزرگ با برنامه های تجاری را فراهم می کند.

Oracle Content Services راه حل جامع و یکپارچه مدیریت چرخه عمر سند را برای همه افراد یک سازمان فراهم می کند. Oracle Content Services مبتنی بر زیرساخت سرور قوی Oracle است که از Content Management SDK که یک جعبه ابزار اثبات شده با بیش از 2000 کاربر است، استفاده می کند. Oracle Collaboration Suite 10g عملکرد بسیار آسانی را در رابط های وب آشنای ویندوز و همچنین در پورتال، برنامه های E-Business Suite و سایر محیط ها ارائه می دهد.

ورودی اسناد

سیستم RS-Doc به شما این امکان را می دهد که با استفاده از اسکنرهای پرسرعت و یک سیستم تشخیص، ورودی جریان اسناد را سازماندهی کنید. در این حالت، سند به طور خودکار در DBMS 10g Oracle قرار می گیرد.

جستجوی سند

مشکل بازیابی اطلاعات انتها به انتها در زمینه استفاده از فرمت های ناهمگن و افزایش حجم داده های بدون ساختار بسیار مرتبط است. اطلاعات لازم برای تصمیم گیری را می توان در هر جایی قرار داد: در پایگاه داده های شرکتی (به شکل ساختاریافته)، در وب سایت ها، در اسناد پراکنده در چندین سرور فایل، در پیام های ایمیل. جستجوی اسناد در سیستم RS-Doc مکانیزم واحدی برای جستجو و استخراج داده ها از تمامی منابع اطلاعاتی شرکت و تمامی اجزای جریان اسناد است. سیستم جستجوی سازماندهی شده در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc به شما امکان می دهد جستجو را نه تنها بر اساس پارامترهای کلیدی، بلکه در داخل سند نیز سازماندهی کنید. بیش از 250 فرمت داده پشتیبانی می شود.

ذخیره سازی اسناد

فناوری‌های اینترنتی و فناوری‌های پورتال داخلی، ادغام سیستم گردش کار با پورتال شرکتی را آسان می‌کند. معماری سه لایه این سیستم امکان استفاده موثر از یک مخزن واحد از اسناد را در یک سازمان جغرافیایی توزیع شده فراهم می کند.

تمام اسناد و فایل های آپلود شده در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc در پایگاه داده Oracle 10g ذخیره می شود. این به شما امکان می دهد روزانه از کل حجم اسناد نسخه پشتیبان تهیه کنید و همچنین داده های از دست رفته را برای یک بازه زمانی مشخص بازیابی کنید. مدیران می‌توانند Oracle Collaboration Suite 10g را برای مطابقت با خط‌مشی‌های حفظ اسناد سازمانی با ذخیره یا دور انداختن خودکار اسناد پیکربندی کنند. به عنوان مثال، مسئول شرکت ممکن است خط مشی محتوای شرکت را به صورت الکترونیکی تجویز کند. اسناد با ویژگی های خاص را می توان به طور نامحدود ذخیره کرد، در حالی که اسناد با ویژگی های دیگر را می توان به طور دوره ای از بین برد.

ذخیره سوابق ثبت شرکت :

● فایل طرح: کنترل محدودیت های عملیاتی روی رکوردها و ایجاد و مدیریت سلسله مراتبی آنها

● سرویس‌های وب که برای ادغام با برنامه‌های مالی یا برنامه‌های Oracle E-Business Suite پشتیبانی می‌شوند

● پشتیبانی از اشیاء رکورد، از جمله مدیریت اسناد ساده و نسخه شده

● امکان جستجوی سوابق ثبت نام

● رابط وب بصری برای کاربرانی که ثبت نام ها را مدیریت می کنند

● ادغام با محصولات مدیریت ذخیره‌سازی فایل که قابلیت‌های WORM را برای رکوردهای گزارش ارائه می‌کنند

مقیاس بندی

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc به شما امکان می دهد یک راه حل مقاوم در برابر خطا و مقیاس پذیر را بر اساس فناوری Oracle RAC، Oracle GRID سازماندهی کنید.

ادغام پورتال سازمانی

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc مبتنی بر فناوری پورتال شرکتی است و همچنین شامل عملکرد ابزارهای همکاری کاربر مانند:

● ایمیل

● تقویم شرکتی و شخصی

● پورتال شرکتی

● سیستم تنظیم وظایف و نظارت بر اجرای آنها

امکان ایجاد چندین سایت

Oracle Collaboration Suite 10g امکان ایجاد چندین سایت امن را در یک نمونه واحد از محصول فراهم می کند. هر یک از این سایت‌ها مجموعه‌ای از «ابزار» (یعنی فرآیندهای تجاری، دسته‌بندی‌ها و غیره) خود را خواهند داشت و اساساً از سایت‌های دیگر جدا می‌شوند. برای مثال، CIO اکنون می‌تواند سیستم‌های مدیریت فایل‌های مختلف را برای دفاتر منطقه‌ای مختلف ایجاد کند، همه در یک مجموعه سخت‌افزار و نرم‌افزار، بنابراین هزینه‌های زیرساخت را به شدت کاهش می‌دهد.

امضای دیجیتالی

امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) ویژگی یک سند الکترونیکی است که برای محافظت از این سند الکترونیکی در برابر جعل طراحی شده است. امضای دیجیتال در نتیجه تبدیل اطلاعات با استفاده از ابزارهای حفاظت از اطلاعات رمزنگاری شده (CIPF) شکل می گیرد و به شما امکان می دهد صاحب گواهی کلید امضا را شناسایی کنید و همچنین عدم تحریف اطلاعات را در سند الکترونیکی ایجاد کنید.

وجود امضای دیجیتال در سیستم RS-Doc این امکان را به شما می دهد که مهر و امضای سنتی را جایگزین کرده و نویسندگی و تغییرناپذیری سند را پس از امضای آن تضمین می کند. مکانیسم امضای دیجیتال به شما امکان می دهد هر نسخه از یک سند الکترونیکی را امضا کنید، اطلاعات مربوط به اینکه چه کسی و چه زمانی امضا کرده است را ثابت و ذخیره کنید. فهرست کاربرانی که مجاز به امضای اسناد از این نوع هستند برای هر نوع اسناد الکترونیکی به طور جداگانه تنظیم می شود.

تضمین دسترسی ایمن به اسناد

بهبودهای امنیتی در Oracle Collaboration Suite 10g عبارتند از:

● امنیت سطح پوشهو اسناد: Oracle Collaboration Suite 10g مکانیزم امنیتی در سطح پوشه اشتراکی را در فایل‌های Oracle با افزودن محافظت از دسترسی به پوشه و سند توسعه می‌دهد، بنابراین مدیر اکنون می‌تواند دقیقاً کاربرانی را که مجاز به دسترسی به پوشه‌ها و اسناد خاص هستند و سطح دسترسی آنها را تعریف کند.

● کنترل دسترسی مبتنی بر گروه و نقش: کنترل دسترسی را می توان برای تمام اشیاء محتوا و سطوح امنیتی اعمال کرد، ویژگی های مجوز دسترسی اضافی نیز برای سفارشی سازی بیشتر کاربر در دسترس است، به عنوان مثال مدیر پروژه اکنون می تواند گروهی از کاربران درگیر در فعالیت های پروژه خاص ایجاد کند. و دسترسی به پوشه ها و اسناد هدف را به این گروه اختصاص می دهد

● اسکن و اسکن ویروس: Oracle Collaboration Suite 10g را می توان با اسکنرهای ویروس خارجی برای اسکن ویروس به صورت خودکار و دستی ترکیب کرد - ویژگی اسکن ویروس را می توان پیکربندی کرد تا پس از ورود موفقیت آمیز به بایگانی سند (از طریق آپلود، ثبت نام، ذخیره، یا انتقال پروتکل)؛ بررسی ویروس را می توان به صورت دستی برای اسکن اشیاء موجود در بایگانی فراخوانی کرد، بنابراین یک شرکت اکنون می تواند موتور اسکن Symantec را با خدمات محتوای Oracle مجوز و یکپارچه کند تا اسنادی که به Oracle Content Services ارسال می شوند به طور خودکار اسکن شوند.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) استانداردی برای ایجاد فرآیندهای تجاری از مجموعه ای از خدمات ناهمگن است که پیچیدگی و هزینه پروژه های یکپارچه سازی را به شدت کاهش می دهد. Oracle BPEL Process Manager محیطی با کاربری آسان و در عین حال غنی را برای طراحی بصری، پیاده سازی و کنترل فرآیندهای تجاری ارائه می دهد. عملکرد سیستم‌های موجود به نوعی سازنده تبدیل می‌شود، مجموعه‌ای از قطعات که وقتی به ترتیب صحیح به هم متصل می‌شوند، یک محیط واحد را تشکیل می‌دهند که وضعیت آن کاملاً قابل کنترل و تجسم است.

اثر پیاده سازی

● مسئولیت هر کارمند برای اجرا و تکمیل هر کاری که به او داده می شود افزایش می یابد، چون می داند کار فراموش نمی شود قطعا پذیرفته و بررسی می شود.

● مدیریت می تواند حجم کار و کارایی کار کارکنان را ارزیابی کند، زیرا اطلاعات مربوط به تمام وظایف در سیستم ثبت می شود و در هر زمان می توانید ببینید چه کسی دائماً وظایف را به تاخیر می اندازد، چه کسی بیشترین کارها را انجام می دهد و غیره.

● جریان اسناد تسریع می شود که در سرعت و کیفیت خدمات به مشتریان منعکس می شود و این راهی مستقیم برای افزایش رقابت پذیری شرکت است.

● قابلیت تعویض کارمندان تضمین می شود، زیرا کلیه وظایف و اسناد برجسته در سیستم ثبت می شود.

● ارتقاء سطح فرهنگ شرکتی که هدف هر کارمند دستیابی به اهداف کلی شرکت است

● بهبود کارایی کار مشترک با اطلاعات

● بهبود خدمات به مشتریان

● کاهش هزینه مالکیت سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری

ویژگی های خاص

معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی برای آن دسته از شرکت ها موثر خواهد بود که:

● دستگاه مدیریت و جریان اسناد بسیار بزرگ و پیچیده است (برای یک تجارت کوچک، مدیریت اسناد الکترونیکی حتی می تواند فرآیندها را کند کند، نه اینکه به اثربخشی سرمایه گذاری اشاره کنیم)

● مدیریت شرکت آماده بازسازی فرآیندهای تجاری با هدف بهینه سازی و تنظیم شفاف آنها است، زیرا بدون این کار، معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی غیرممکن است.

● هدف مدیریت معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی برای افزایش کارایی مدیریت سازمانی است و نه تسهیل کار بخش های جداگانه (مثلاً دفتر).

طراحی، توسعه و پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد و مدیریت منابع سازمانی بر روی پلتفرم Lotus Domino

وظایفی که باید حل شوند

مدیریت اسناد و سیستم های مدیریت منابع سازمانی که کار جمعی کارکنان کل شرکت را در یک فضای اطلاعاتی واحد تضمین می کند، وظایف اصلی زیر را حل می کند:

● بهبود سرعت و کیفیت تصمیم گیری

● افزایش مدیریت پذیری سازمان

● افزایش سرعت انتشار دانش در درون سازمان

● بهبود امنیت ذخیره سازی و انتقال اطلاعات

● کاهش سهم سربار

● اطمینان از جریان اسناد خارجی

مدیریت اسناد و سیستم های مدیریت منابع سازمانی:

● از همکاری پشتیبانی کنید

● بهبود کارایی و بهره وری کارکنان

● اطمینان از دسترسی مداوم اطلاعات به تصمیم گیرندگان شرکت

● امکان کاهش هزینه وجوه برای نیازهای غیر تولیدی فراهم شود

● کار شرکت های پراکنده جغرافیایی را ساده و کارآمد کنید

● کارمندان را قادر می سازد تا وظایف عملکردی خود را انجام دهند و فقط به اسناد لازم برای کار مطابق با نقش آنها در سیستم دسترسی داشته باشند.

● از امنیت اطلاعات ذخیره شده اطمینان حاصل کنید

● بهبود کیفیت کار با شرکا و مشتریان

● افزایش سرعت انتشار دانش در داخل شرکت

مصرف کنندگان

شرکت هایی با پرسنل بزرگ که نیاز به اتوماسیون گردش کار دارند.

پلت فرم سخت افزاری

پلتفرم های پشتیبانی شده توسط محصولات نرم افزاری IBM.

پلت فرم نرم افزاری

Lotus Domino 5.xx، 6.xx، 7.xx.

عملکرد

ویژگی های اصلی سیستم مدیریت اسناد و مدیریت منابع سازمانی را می توان به عنوان یک لیست فرموله کرد:

● ثبت مکاتبات ورودی، خروجی

● چرخه کامل تایید سند

● تشکیل و اجرای دستورالعمل ها

● جریان اسناد داخلی سازمان

● ذخیره و به روز رسانی داده ها در مورد ساختار، کارکنان و طرف مقابل سازمان
● کار با قراردادها و تماس های خارجی سازمان

● مدیریت پروژه در سازمان

● اجرای ساده و سریع سفارشات و درخواست های مختلف

● آماده سازی فعالیت های مختلف

● نگهداری از پایه مادی سازمان

● مخزن واحد اسناد شرکت

● زیر سیستم پرسنل

هنگام پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد و مدیریت منابع سازمانی، شرکت R-Style بر اساس طرح زیر کار می کند:

● بررسی ساختار سازمانی شرکت، شناسایی فرآیندهای اصلی کسب و کار، گردش کار و شرح رسمی طرح جریان اسناد

● تدوین نامگذاری اسناد، تشکیل کتب مرجع و طبقه بندی کننده ها، تهیه دستورالعمل.

● سازگاری یا اصلاح سیستم بر اساس اطلاعات به دست آمده در مرحله بررسی

● نصب و پیکربندی نرم افزار، عملیات آزمایشی

● تنظیم نهایی سیستم با در نظر گرفتن کاستی های شناسایی شده در طول عملیات آزمایشی

● آموزش پرسنل سازمان

اثر پیاده سازی

بهینه سازی جریان اسناد شرکت و کاهش هزینه های غیر اصلی.

ویژگی های خاص

این راه حل هم توسعه گردش کار و سیستم مدیریت منابع سازمانی را از ابتدا نشان می دهد و هم اصلاح سیستم های موجود را برای نیازهای یک مشتری خاص.

پروژه های یکپارچه سازی در Lotus Notes/Domino

رویکرد KSK برای ایجاد اطلاعات شرکتی پروژه های مبتنی بر فناوری Lotus Notes /Domino

ویژگی های Lotus Notes/Domino در یک شرکت

Lotus Notes/Domino 4 عملکرد اصلی را در یک شرکت انجام می دهد:

ایمیل شرکتی

2. اتوماسیون وظایف سند گرا.

3. سیستم اطلاعات حمل و نقل.

4. راه حل های وب.

زیرساخت یکپارچه Lotus Notes/Domino در سراسر سازمان

یک). ایمیل شرکتی

پیاده سازی فناوری Lotus Notes/Domino حتی زمانی که به عنوان یک سیستم پست الکترونیکی شرکتی استفاده می شود، قابل توجیه است.

این سیستم را می توان به عنوان قابل اعتماد، مقیاس پذیر، امن و قابل مدیریت توصیف کرد. سازمان هایی وجود دارند که در آنها بیش از 100 و حتی 200 هزار کارمند توسط سیستم پیام رسانی Lotus Domino متحد شده اند. این بدان معنی است که با رشد سازمان شما، زیرساخت Lotus Domino نیز می تواند بدون محدودیت های فنی گسترش یابد. وقتی صحبت از امنیت به میان می‌آید، دومینو قدرتمندترین سیستم امنیتی را برای پست الکترونیکی امروزی در اینترنت ارائه می‌کند.

علاوه بر ایمیل، Lotus Domino دارای سیستم‌های تقویم و زمان‌بندی گروهی است.

بسیاری از شرکت ها ساخت زیرساخت ایمیل خود را با پیاده سازی MS Exchange آغاز می کنند. با این حال، با افزایش مقیاس استقرار و نیاز به خودکارسازی وظایف کار گروهی، برخی از این شرکت‌ها شروع به مهاجرت به Lotus Domino کرده‌اند. رویه های ویژه ای برای مهاجرت از MS Exchange به Lotus Domino برای این منظور ایجاد شده است. KSK تجربه گسترده ای در انجام مهاجرت در شرکت های بزرگ انباشته کرده است.

طرح مهاجرت را می توان به صورت زیر نشان داد

2). اتوماسیون وظایف سند محور

قلب Lotus Notes/Domino، ذخیره‌سازی اشیا است که به نام NSF (Notes Storage Facility) شناخته می‌شود. واحد اصلی ذخیره سازی داده ها یک سند جداگانه است و ساختار آن توسط یک فرم حاوی مجموعه ای از فیلدها از انواع مختلف تعیین می شود. به عنوان مثال، یک سند خدمات مشتری ممکن است حاوی تاریخ، نام مشتری، شناسه مشتری، نام اپراتور، یک کادر متنی برای توصیف درخواست مشتری و یک قسمت وضعیت درخواست باشد. Notes از نماهای نمایه‌سازی شده برای نمایش فهرست اسناد، ناوبرها و نمایه‌های متن کامل برای جستجوی اسناد و از عوامل برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری استفاده می‌کند.

یکی دیگر از مکانیسم های اساسی Lotus Notes /Domino مکانیسم تکرار است که 2 کار اصلی را حل می کند:

پشتیبانی از کارهای توزیع شده جغرافیایی (همگام سازی داده ها و برنامه ها)؛

پشتیبانی از کار کاربران تلفن همراه (همگام سازی نامه، داده ها و برنامه ها).

تکرار در یادداشت های لوتوس/Domino از نظر عملکرد و جزئیات منحصر به فرد است: در سطح فیلدهای جداگانه اجرا می شود و بسیار قابل تنظیم است. این ویژگی با ویژگی های زیر مشخص می شود: دو جهتی; گزینش پذیری تکرار بین سرورها و بین سرورها و کلاینت ها؛ تکثیر داده ها و طراحی اپلیکیشن علاوه بر این، تکرار را می توان از طریق کانال های ارتباطی مختلف انجام داد: از خطوط تلفن معمولی شهری تا شبکه های محلی (جهانی) پرسرعت.
موتور تکثیر و ایمیل Notes با هم یک سیستم پیام‌رسان Lotus Notes/Domino یکپارچه را تشکیل می‌دهند که مبنایی برای ساخت برنامه‌های خودکارسازی گردش کار و گردش کار است.
مشتریان و توسعه دهندگان برنامه با استفاده از سیستم پیام رسانی یکپارچه، پایگاه های داده اسناد و ابزارهای توسعه تعبیه شده، یک پلت فرم قدرتمند برای توسعه سیستم های سند محور دارند.

شرکت KSK سیستم مدیریت اسناد KCK DocLogic را توسعه داده و در بازار عرضه می کند. DocLogic بر اساس ماژولار ساخته شده است. توضیحات بیشتر در مورد DocLogic در زیر آورده شده است.

علی‌رغم تعداد زیادی برنامه‌های کاربردی برای Lotus Notes/Domino، بیشتر برنامه‌هایی که برای مشتریان در سراسر جهان کار می‌کنند به سفارش توسعه داده شده‌اند. این به دلیل ویژگی های کسب و کار هر یک از مشتریان و همچنین استفاده از فناوری ها و راه حل های مختلف است. تقریباً هر پروژه شرکتی مبتنی بر Lotus Notes/Domino شامل استفاده از راه حل های آماده و توسعه سفارشی است.

KSK یک شرکت روسی پیشرو در زمینه پروژه های شرکتی مبتنی بر Lotus Notes/Domino و توسعه برنامه های کاربردی سفارشی است. این شرکت تعداد زیادی پروژه را برای مشتریان خارجی و روسی انجام داده است.

3). سیستم اطلاعات حمل و نقل

Lotus Notes/Domino قابلیت تبادل داده با سایر سیستم های اطلاعاتی را دارد. برای این منظور، لوتوس طیف وسیعی از فناوری‌های یکپارچه‌سازی را توسعه داده است که برخی از آن‌ها در Lotus Notes/Domino تعبیه شده‌اند، و برخی از آن‌ها به‌عنوان محصولات مستقل پیاده‌سازی شده‌اند. محصولات و فناوری های ادغام عبارتند از:

LotusScript Data Object Library - مجموعه‌ای از کلاس‌ها، روش‌ها، ویژگی‌ها و رویدادهای LotusScript که با استفاده از ODBC دسترسی به پایگاه‌های داده رابطه‌ای و سنتی را فراهم می‌کند.

فناوری جاسازی شده Domino Enterprise Connector Services (DECS)، که به شما امکان می دهد برنامه هایی ایجاد کنید که داده های Domino و DBMS را بدون برنامه نویسی ترکیب می کنند.

Lotus Enterprise Integrator (LEI) - یک سرور مجزا که به مدیران اجازه می دهد تا به طور متمرکز تبادل داده های انبوه را در همگام سازی دوره ای یا تراکنش های بین Lotus Domino و DBMS، از جمله خانواده IBM DB2، Oracle، Sybase، Microsoft SQL و دیگر پایگاه های داده سازگار با ODBC، برنامه ریزی و انجام دهند. ;

اتصال دهنده های دومینو که تبادل اطلاعات بین برنامه های کاربردی دومینو و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، مانیتور تراکنش ها و خدمات دایرکتوری را امکان پذیر می کند.

گزینه‌های یکپارچه‌سازی ذکر شده در بالا، همراه با یک موتور تکثیر قدرتمند (مخصوصاً در شبکه‌های کم‌سرعت)، دومینو را به عنوان یک میان‌افزار یا سیستم حمل‌ونقل درجه یک انتخاب خوبی کرده است.

4). راه حل های وب

Lotus Domino یک وب سرور است که از استانداردهای HTTP و HTTPS پشتیبانی می کند. Lotus Domino علاوه بر انجام عملکردهای یک وب سرور استاندارد، می‌تواند اسناد Notes را به سرعت به HTML تبدیل کرده و در اختیار کاربر اینترنت قرار دهد. به این ترتیب، اطلاعات وب سایت شما به عنوان فایل های HTML در سیستم فایل ذخیره نمی شود، بلکه به عنوان اسناد پایگاه داده Domino ذخیره می شود.

این بدان معناست که می توانید از تمام ابزارهای توسعه قدرتمند Lotus Notes/Domino استفاده کنید و برنامه ها و داده های Domino خود را بدون هزینه اضافی در دسترس کاربران اینترنت/اینترانت قرار دهید. در همان زمان، تمام خدمات دومینو، مانند نمایه سازی اسناد، دسته بندی، جستجوی متن کامل، تکرار، عوامل برنامه ریزی شده و راه اندازی شده به طور خودکار در دسترس خالق وب سرور شما قرار می گیرند.

با انجام این کار، می توانید محتوای وب سایت خود را تقریباً خودکفا کنید. مدیر وب سایت مجبور نیست دائماً محتوای سایت را به صورت دستی به روز کند و دیگر «گلوگاه» این فرآیند نخواهد بود. از آنجایی که منبع داده برای وب سایت پایگاه داده Lotus Notes/Domino است، نویسندگان اسناد خود این فرصت را دارند که آنها را در وب سایت منتشر کنند. در عین حال، با توجه به ابزارهای هماهنگی و خودکارسازی گردش کار (گردش کاری)، فرآیند تأیید اسناد برای انتشار در وب، اطلاع نویسندگان و مسئولین در مورد نیاز به ایجاد تغییرات، به روز رسانی یا حذف به صورت خودکار پشتیبانی می شود.

این مجموعه مجموعه ای منظم از اسناد آموزشی و روش شناختی است که روند آموزش دانش آموزان و بررسی کیفیت یادگیری آنها را بر اساس رویکرد مبتنی بر شایستگی تنظیم می کند. مستندات آموزشی و روش‌شناختی موجود در این مجموعه مطابق با استاندارد نسل سوم FSES HPE در راستای آموزش لیسانس «علم اسناد و آرشیو» تدوین شده است و شامل رشته‌های بخش متغیر برنامه درسی IAI RSUH پروفایل است. "سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی" که توسط معلمان بخش سیستم های خودکار پشتیبانی اسناد برای مدیریت موسسه تاریخی و بایگانی دانشگاه دولتی روسیه برای علوم انسانی ایجاد شده است. هر یک از مجتمع های آموزشی و روش شناختی ارائه شده شامل یک برنامه درسی و طرح های موضوعی، برنامه های سمینارها و کلاس های آزمایشگاهی، توصیه هایی برای سازماندهی کار مستقل دانش آموزان، شرح فناوری های آموزشی، فهرستی از منابع و ادبیات اجباری و اضافی، فهرستی از سوالات گواهینامه متوسط ​​و نهایی دوره . این مجموعه با هدف ارائه کمک آموزشی و روش شناختی به دانشگاه های فدراسیون روسیه از جمله شعبه های دانشگاه دولتی بشردوستانه روسیه که فرآیند آموزشی را در راستای تهیه "علم اسناد و آرشیو" انجام می دهند، تهیه شده است. «سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی».

* * *

توسط شرکت لیتر

فناوری اطلاعات کامپیوتری در پشتیبانی اسناد مدیریت

لارین ام.و. استاد، دکترای تاریخ،

سرووا جی.آ. استاد، دکتری،

وارلاموا L.N.، دانشیار، دکتری،

ترنتیوا ای.وی. دانشیار، دکتری،

یاگانوا A.A.، معلم

برنامه کاری رشته

حاشیه نویسی برنامه کاری

رشته «فناوری اطلاعات رایانه ای در مدیریت اسناد» بخشی از قسمت متغیر پروفایل «سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی» چرخه تخصصی رشته های آماده سازی دانشجویان در راستای آموزش 034700 «علوم اسناد و علوم بایگانی» می باشد. این رشته در دانشکده علوم سوابق و آرشیو تکنوترونیک توسط گروه سیستم‌های خودکار مدیریت مدیریت اسناد اجرا می‌شود.

چیز -فناوری اطلاعات مورد استفاده در پشتیبانی اسناد مدیریت انواع فناوری های اطلاعات و ارتباطات، امکانات و جهت های استفاده در مدیریت اسناد.

هدفرشته "فناوری اطلاعات کامپیوتری در پشتیبانی از اسناد مدیریت" - برای آماده سازی متخصصی که دارای سطح کافی و لازم از دانش و مهارت های نظری برای استفاده از آنها در حل مشکلات عملی هنگام استفاده از فناوری اطلاعات در پشتیبانی اسناد مدیریت و دارای صلاحیت های حرفه ای است.

تسلط بر این رشته با هدف کسب دانش در مورد مدیریت اسناد با استفاده از فناوری اطلاعات رایانه ای است.

وظایفرشته ها:

- مطالعه تئوری و عملی استفاده از فناوری اطلاعات در پشتیبانی اسنادی مدیریت؛

- توسعه مهارت های کار مستقل با دفتر مدرن و فن آوری های ارتباطی؛

- تعیین اصول اساسی کار با اسناد الکترونیکی و اطلاعات مدیریتی.

- ابزارهای ایجاد و پردازش داده های چند کاربره را در مستندات مدیریت در نظر بگیرید.

ارتباط، تازگی و اصالت دوره با مدرن سازی مداوم آن مطابق با توسعه نرم افزارهای مورد مطالعه و راه حل های فن آوری مورد استفاده در مدیریت اسناد تضمین می شود.

جایگاه نظم و انضباط در ساختار OOP

رشته «فناوری اطلاعات رایانه ای در پشتیبانی اسناد مدیریت» به قسمت متغیر (پروفایل «سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی») چرخه حرفه ای (B.3) اشاره دارد و در ترم های 6 و 7 تحصیل می شود.

این رشته بر اساس جذب اولیه رشته ها توسط دانش آموزان است:

– «انفورماتیک» (بخش پایه چرخه علوم ریاضی و طبیعی B.2، 1 ترم)؛

– «پشتیبانی اطلاعاتی مدیریت» (بخش متغیر پروفایل سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی، 1 ترم)؛

- "فناوری اطلاعات" (بخش پایه چرخه علوم ریاضی و طبیعی B.2، ترم دوم)؛

- "مستندات" (بخش عمومی حرفه ای پایه دوره حرفه ای B.2، 2 و 3 ترم)؛

- "تکنولوژی های اینترنت" (بخش متغیر چرخه علوم ریاضی و طبیعی B.2، ترم 3)؛

– «مدیریت اطلاعات و اسناد دولت الکترونیک» (بخش متغیر پروفایل «سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی»، ترم 3 و 4)؛

– «مدیریت اطلاعات و اسناد» (بخش متغیر پروفایل «سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی» ترم 3)؛

- "روش طراحی و اجرای AS DOW" (بخش متغیر پروفایل "سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی" ترم 3)؛

- "مبانی جامعه اطلاعاتی" (بخش متغیر پروفایل "سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی" ترم 3)؛

- "عمل بین المللی مدیریت منابع اطلاعاتی یک سازمان" (بخش متغیر پروفایل "سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی" ترم 3)؛

– «استانداردهای باز و قالب های باز مورد استفاده در مدیریت اسناد» (بخش متغیر پروفایل سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی، 4 ترم).

– «استانداردهای ذخیره سازی اسناد الکترونیکی در EDMS» (بخش متغیر پروفایل «سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی»، ترم 4)؛

- "استانداردسازی موسسات آموزشی پیش دبستانی و بایگانی در فدراسیون روسیه" (بخش متغیر چرخه علوم ریاضی و طبیعی B.2، 5 و 6 ترم).

– «استانداردسازی مدیریت اسناد» (بخش متغیر پروفایل «سازمان مدیریت الکترونیک اسناد» ترم 5).

رشته "فناوری اطلاعات کامپیوتری در پشتیبانی از اسناد مدیریت" مکمل دانش به دست آمده در رشته های مورد مطالعه همزمان است:

- "سازمان و فناوری پشتیبانی اسناد و مدارک برای مدیریت" (قسمت حرفه ای عمومی پایه چرخه حرفه ای B.2، ترم 6)؛

- "امنیت اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" (بخش عمومی حرفه ای پایه چرخه حرفه ای B.3، ترم 7)؛

- "فناوری اطلاعات در پشتیبانی اسناد مدیریت و بایگانی" (بخش عمومی حرفه ای پایه چرخه حرفه ای B.3، 6 و 7 ترم)؛

– «مدیریت اطلاعات و اسناد دولت الکترونیک» (بخش متغیر پروفایل «سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی»)؛

– «آرشیو اسناد الکترونیکی» (بخش متغیر پروفایل «سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی»)؛

- "فناوری های شبکه در بایگانی" (بخش متغیر پروفایل "سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی")؛

– «استانداردسازی مدیریت اسناد» (بخش متغیر پروفایل «سازمان مدیریت الکترونیک اسناد»، ترم ششم)؛

- "پشتیبانی اطلاعات و اسناد مدیریت پروژه" (بخش متغیر پروفایل "سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی" ترم هفتم)؛

- «طراحی نظام های منطقی مؤسسات آموزشی پیش دبستانی» (بخش متغیر پروفایل «سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی»، ترم 6).

در نتیجه تسلط بر این رشته، دانش آموز باید نتایج آموزشی زیر را نشان دهد:

بدانید:

- اصطلاحات حرفه ای، چارچوب قانونی و نظارتی حاکم بر استفاده از فناوری اطلاعات در مدیریت (PC-3).

- انواع فناوری اطلاعات و مبانی سیستم های اطلاعاتی (PC-4).

- ماهیت و اهمیت اطلاعات در توسعه جامعه اطلاعاتی مدرن، آگاهی از خطرات و تهدیدات ناشی از این فرآیند، رعایت الزامات اساسی امنیت اطلاعات، از جمله حفاظت از اسرار دولتی (OK-9) ;

- مسائل اصلی مدیریت اسناد (PC-12)؛

- اصول عملکرد و ویژگی های طراحی انواع کنترل های فنی، ویژگی های فنی و عملیاتی آنها (PK-39).

- اصول سازماندهی کار با استفاده از فناوری اطلاعات (PC-45).

قادر بودن به:

- منطقی صحیح، مستدل و واضح برای ساختن گفتار شفاهی (OK-4)؛

- از اسناد قانونی نظارتی در فعالیت های خود استفاده کنید (OK-6).

- کار با اطلاعات در شبکه های کامپیوتری جهانی (OK-15)؛

- استفاده از دانش نظری و روش های تحقیق در عمل (PC-2).

- کار با منابع مختلف اطلاعات (PC-13)؛

- تجزیه و تحلیل وضعیت بازار محصولات و خدمات اطلاعاتی، ارزیابی تخصصی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی مدرن (PC-15).

- ایجاد و حفظ سیستم های یکپارچه پشتیبانی اسنادی برای مدیریت در سازمان بر اساس آخرین فناوری ها (PC-23).

- بهبود فناوری پشتیبانی اسناد برای مدیریت و بایگانی بر اساس استفاده از ابزارهای اتوماسیون (PC-38).

- کار با اطلاعات مدرن و سیستم های پشتیبانی فنی برای موسسات آموزشی پیش دبستانی (PC-41).

متعلق به:

- فرهنگ تفکر، توانایی تعمیم، تجزیه و تحلیل، درک اطلاعات، تعیین هدف و انتخاب راه های دستیابی به آن (OK-1).

- قوانین سازماندهی تمام مراحل کار با اسناد (PC-43)؛

- مهارت در استفاده از فناوری رایانه و فناوری اطلاعات در جستجوی منابع و ادبیات، استفاده از پایگاه های داده قانونی (PC-8)، (PC-37).

- مبانی فعالیت های اطلاعاتی و تحلیلی و توانایی به کارگیری آنها در زمینه حرفه ای (PC-10).

- روش هایی برای تجزیه و تحلیل سازمان یک موسسه آموزشی پیش دبستانی در یک سازمان خاص (PC-47).

ساختار رشته (طرح موضوعی)

مجموع شدت کار تسلط بر این رشته در آموزش تمام وقت 7 واحد 252 ساعت می باشد.

مجموع شدت کار تسلط بر این رشته در آموزش نیمه وقت 2 واحد 72 ساعت می باشد.

کل شدت کار تسلط بر این رشته در آموزش پاره وقت 3 واحد - 108 ساعت است.

معرفی

مراحل معرفی فناوری های خودکار برای پردازش، ایجاد، استفاده و ذخیره اسناد. تکامل این فناوری ها و تأثیر آنها بر فرآیندهای مستندسازی. بررسی ویژگی ها و الگوهای کار با اسناد ثبت شده در رسانه های جدید (اسناد قابل خواندن ماشین، اسناد الکترونیکی).

جایگاه رشته «فناوری اطلاعات رایانه ای در پشتیبانی مستندسازی مدیریت» در میان سایر رشته ها. ارتباط با رشته های «انفورماتیک»، «پشتیبانی اطلاعاتی مدیریت»، «حقوق اطلاعات» و سایر رشته های دانشگاهی.

نقش رشته «فناوری اطلاعات رایانه در پشتیبانی اسناد مدیریت» در بهبود سازماندهی کار با اسناد در مدیریت، ایجاد شرایط بهینه برای کار خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت از طریق معرفی فناوری‌های جدید اطلاعاتی.

بررسی منابع (اسناد هنجاری- حقوقی و هنجاری- روشی) تنظیم کننده مسائل معرفی و استفاده از فناوری اطلاعات در مدیریت. ویژگی های اسناد و استانداردهای تقنینی، نظارتی و روش شناختی در مورد موضوعات مورد مطالعه. بررسی ادبیات و نشریات با موضوع.

بخش 1

قوانین حقوقی بین المللی منشور اوکیناوا برای جامعه جهانی اطلاعات. بیانیه اجلاس جهانی در مورد جامعه اطلاعاتی.

قوانین و مقررات فدراسیون روسیه. قانون فدرال 06 آوریل 2011 شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی". قانون فدراسیون روسیه 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" و سلف آن.

فرامین و دستورات دولت فدراسیون روسیه، دستورالعمل ها و مفاهیم. فرمان دولت فدراسیون روسیه در 17 ژوئیه 2006 شماره 1024-r "در مورد مفهوم اطلاعات منطقه ای تا سال 2010". فرمان دولت فدراسیون روسیه در 25 دسامبر 2007 شماره 931 "در مورد برخی اقدامات برای اطمینان از تعامل اطلاعاتی بین ارگان های دولتی و دولت های محلی در ارائه خدمات عمومی به شهروندان و سازمان ها." فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 6 مه 2008 شماره 632-r "در مورد تصویب مفهوم تشکیل دولت الکترونیکی در فدراسیون روسیه تا سال 2010". فرمان دولت فدراسیون روسیه در 28 ژانویه 2002 شماره 65 "در مورد برنامه هدف فدرال "روسیه الکترونیکی (2002-2010)" (به عنوان اصلاح و تکمیل در 15 اوت 2006). فرمان دولت فدراسیون روسیه در 27 سپتامبر 2004 شماره 1244-r "در مورد مفهوم استفاده از فناوری اطلاعات در فعالیت های ارگان های دولت فدرال تا سال 2010".

اسناد و استانداردهای هنجاری- روشی. MoReq و MoReq2 و استانداردهای ملی بر اساس آنها توسعه یافته است.

بخش 2. اصول ساخت و عملکرد سیستم های اداری در محیط بسته های MS Office و Open Office

تهیه، نگهداری، ثبت و پردازش اسناد با استفاده از بسته های نرم افزاری آفیس. اجرای وظیفه کنترل اجرا در محیط بسته های نرم افزاری آفیس. استفاده از ویرایشگرهای متن و صفحه گسترده در DOW. تهیه، ثبت، پردازش و نگهداری اسناد با استفاده از بسته های نرم افزاری آفیس.

مفهوم "سند الکترونیکی مرکب" و اصول ایجاد آن. ترکیب انواع اطلاعات (متن، گرافیکی، جدولی) در یک سند.

ویژگی های اضافی برای کار با برنامه های آفیس:

– خودکارسازی وظایف با استفاده از ماکروها.

- راه های ایجاد ماکرو

– ایجاد خودکار فهرست مطالب و واژه نامه.

- با فرم ها و جداول کار کنید.

- همکاری

بخش 3. یادداشت های لوتوس به عنوان ابزاری برای ایجاد سیستم های مدیریت اسناد

پایگاه های داده شرکتی مفهوم پایگاه داده شرکتی و IS شرکتی. الزامات یک پایگاه داده شرکتی و IS. ویژگی های فناوری "مشتری-سرور". معماری نت های لوتوس. مدل های ارتباطی پشتیبانی شده توسط Lotus Notes. اطلاعات اولیه در مورد ساختار نرم افزار. رابط پنجره Lotus Notes، عناصر اساسی. گزینه هایی برای ساخت رابط کاربری

بخش 4. فن آوری های اطلاعاتی رایانه ای پایه مورد استفاده در مدیریت سوابق

مفهوم "فناوری اطلاعات" در مدیریت اسناد الکترونیکی. طبقه بندی فناوری اطلاعات مورد استفاده برای حل مشکلات موسسات آموزشی پیش دبستانی. پایگاه داده. مفهوم پایگاه داده ساختار پایگاه داده مفهوم قالب پایگاه داده انواع فیلد و داده

ویژگی های اساسی پایگاه داده MS Access. استفاده از MS Access برای حل مشکلات مدیریت اسناد.

اینترنت، اینترانت، اکسترانت. مفاهیم و روش های اساسی شبکه. برنامه های پستی وب سایت ها و روش های طراحی آنها کپی و اسکن اطلاعات

بخش 5. استفاده از سیستم های خودکار برای مدیریت اسناد

سیستم های خودکار مدیریت اسناد: ویژگی های کلی، اصول ساخت و ساز و بهره برداری.

پایگاه های مرجع - حقوقی. اصول اولیه ساخت و استفاده. مرجع و سیستم های حقوقی "مشاور پلاس"، "گارانت"، "کد". "سیستم اطلاعات و مرجع صنعت آرشیو" (ISSAO).

بخش 6. فرمت های اسناد الکترونیکی مورد استفاده در اسناد مدیریت

انواع اصلی و انواع فرمت های اسناد الکترونیکی. استفاده از فرمت های اسناد الکترونیکی در اسناد مدیریتی. فرمت های متنی فرمت های ذخیره سازی اسناد الکترونیکی فرمت های تعامل

بخش 7. مبانی تضمین امنیت اطلاعات از پشتیبانی اسناد برای مدیریت

اصول، روش‌ها و فن‌آوری‌های ایجاد یک محیط اطلاعاتی امن برای پشتیبانی مستندسازی مدیریت. تهدیدات امنیت اطلاعات و راه های پیشگیری از آنها (محورهای داخلی و خارجی حفاظت از اطلاعات). EDS و رمزگذاری سیستم های رمزنگاری اسناد هنجاری-قانونی و هنجاری-روش شناختی فدراسیون روسیه که این فرآیندها را تنظیم می کند. دکترین امنیت اطلاعات فدراسیون روسیه و غیره

فناوری های آموزشی

هنگام اجرای برنامه نظم و انضباط، از فناوری های اطلاعاتی مختلفی استفاده می شود. در طول سخنرانی ها، از ارائه الکترونیکی با استفاده از پروژکتور استفاده می شود. کلاسی مجهز به کامپیوترهای مدرن متصل به اینترنت و متحد در یک شبکه داخلی واحد. صفحه نمایش نمایشی متصل به رایانه معلم.

کلاس های عملی در کلاس کامپیوتر با استفاده از نرم افزارهای تخصصی، پایگاه ها و منابع اطلاعاتی و پشتیبانی فنی لازم برگزار می شود.

کار مستقل دانش آموزان شامل مشاوره معلم در تهیه مقاله و همچنین کار مستقل دانش آموز با منابع اینترنتی، سیستم های حقوقی اطلاعاتی، بازدید از نمایشگاه ها و کنفرانس های تخصصی، شرکت در میزگردها و غیره است.

ابزارهای ارزشیابی برای نظارت فعلی پیشرفت، صدور گواهینامه متوسط ​​بر اساس نتایج تسلط بر رشته و حمایت آموزشی و روش شناختی از کار مستقل دانش آموزان

سرفصل های تقریبی پروژه های درسی (کار)

لیست تقریبی سوالات آزمون (امتحان)

پشتیبانی آموزشی و روش شناختی و پشتیبانی اطلاعاتی رشته

منابع

اصلی:

قانون فدرال فدراسیون روسیه مورخ 01 اکتبر 2004 شماره 125-FZ "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه" // SZ RF. - 2004. - شماره 43. - هنر. 4169.

قانون فدرال فدراسیون روسیه مورخ 19 دسامبر 2005 شماره 160 "در مورد تصویب کنوانسیون شورای اروپا "در مورد حمایت از افراد در رابطه با پردازش خودکار داده های شخصی" // SZ RF. - 2005. - شماره 52 (قسمت اول). - هنر 5573.

قانون فدرال فدراسیون روسیه 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" // SZ RF. - 31 جولای 2006 - شماره 31 (قسمت 1). - هنر 3448.

قانون فدرال فدراسیون روسیه مورخ 06 آوریل 2011 شماره 1-FZ "در مورد امضای الکترونیکی" // СЗ RF. - 2011. - شماره 15. - هنر. 2036.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در 08 سپتامبر 2010 شماره 697 "در مورد یک سیستم یکپارچه تعامل الکترونیکی بین بخشی" // SZ RF. - 2010. - شماره 38. - هنر. 4823.

فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 07 سپتامبر 2011 شماره 751 "در مورد اصلاح قوانین کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال" // Ros. گاز. - 2011. - 16 سپتامبر.

فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 6 مه 2008 شماره 632-r "در مورد تصویب مفهوم تشکیل دولت الکترونیک در فدراسیون روسیه تا سال 2010" // SZ RF. - 2008. - شماره 20. - هنر. 2372.

فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 20 اکتبر 2010 شماره 1815 "در مورد برنامه دولتی فدراسیون روسیه "جامعه اطلاعات (2011-2020)" // SZ RF. 2010. شماره 46. هنر. 6026.

فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 12 فوریه 2011 شماره 176-r "در مورد تصویب برنامه اقدام برای انتقال دستگاه های اجرایی فدرال به مدیریت اسناد بدون کاغذ در سازمان فعالیت های داخلی" // SZ RF. - 2011. - شماره 8 - هنر. 1151.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 15 ژوئن 2009 شماره 477 "در مورد تصویب قوانین کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال" // Ros. گاز. - 2009. - 15 ژوئن.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در 22 سپتامبر 2009 شماره 754 "در مورد تصویب مقررات سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی" // Ros. گاز. - 2009. - 22 سپتامبر.

دکترین امنیت اطلاعات فدراسیون روسیه // Ros. گاز. - 2000. - 28 سپتامبر.

استراتژی توسعه جامعه اطلاعاتی در فدراسیون روسیه (تصویب شده توسط رئیس جمهور فدراسیون روسیه V. پوتین در 7 فوریه 2008، شماره Pr - 212) // Ros. گاز. - 2008. - 16 فوریه.

اضافی:

قانون فدرال فدراسیون روسیه 08 اوت 2001 شماره 128-FZ "در مورد صدور مجوز انواع خاصی از فعالیت ها" // Ros. گاز. - 2001. - 10 اوت.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 17 مارس 2008 شماره 179 "در مورد تصویب مقررات استفاده از سایت های اینترنتی که در آنها مزایده های آزاد به صورت الکترونیکی برگزار می شود و الزامات ابزارهای فنی، نرم افزاری، زبانی، قانونی و سازمانی". برای اطمینان از استفاده از این سایت ها، و همچنین سیستم هایی که حراج های آزاد را به صورت الکترونیکی ارائه می دهند» // SZ RF. - 2008. - شماره 12. - هنر. 1139.

فرمان دولت فدراسیون روسیه 19 ژانویه 2005 شماره 30 "در مورد مقررات مدل برای تعامل مقامات اجرایی فدرال" // SZ RF. - 2005. - شماره 4. - هنر. 305.

GOST R ISO / IEC 9126 - 93. فناوری اطلاعات. ارزیابی محصولات نرم افزاری ویژگی های کیفی و دستورالعمل های استفاده از آنها. استاندارد دولتی فدراسیون روسیه. نسخه رسمی. - M.: Gosstandart روسیه، 1994. - 20 ص.

GOST 25.702 - 85. سیستم یکپارچه استانداردهای سیستم های کنترل خودکار. کارایی ACS مقررات اساسی - M.: Gosstandart، 1985. - 25 ص.

GOST 34.03-90. فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار: سیستم های خودکار: اصطلاحات و تعاریف. - م.: انتشارات استاندارد، 1370. - 16 ص.

GOST 34.601 - 90. فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار: سیستم های خودکار: مراحل ایجاد. - م.: انتشارات استاندارد، 1370. - 23 ص.

GOST 35.003-90. فناوری اطلاعات. مجموعه ای از استانداردها برای سیستم های خودکار. اصطلاحات و تعاریف. - م.: انتشارات استاندارد، 1991. - 19 ص.

GOST R ISO/IEC 26300 – 2010 "فناوری اطلاعات. Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v.1.0”. - M.: Standartinform، 2011.

MoReg2. الزامات استاندارد برای EDMS مشخصات MoReg2. - م.، 2008. - 345 ص.

ادبیات

اصلی:

Bobyleva M.P. جریان اسناد مدیریت: از کاغذی به الکترونیکی / M.P. بوبیلف. - M.: MPEI Publishing House, 2010. - 295 p.: ill.

Bobyleva M.P. مدیریت اسناد موثر: از سنتی تا الکترونیکی / M.P. بوبیلف. - M.، MPEI. 2004. - 184 ص.

اسناد در جامعه اطلاعاتی: پارادایم های قرن بیست و یکم: dokl. و پیام در دهمین دوره بین المللی علمی - تمرین conf., 25-26 نوامبر 2003 / فدر. قوس آژانس، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. و.]، 2004. - 349 ص.

اسناد در جامعه اطلاعاتی: اصلاحات اداری و مدیریت اسناد: dokl. و پیام در یازدهمین بین المللی علمی - تمرین conf., 23-25 ​​نوامبر 2004 / فدر. قوس آژانس (روزارشیو); وسروس علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. و.]، 2005. - 365 ص.

مستندات در جامعه اطلاعاتی: قوانین و استانداردها: dokl. و پیام در XII بین المللی علمی - تمرین conf., 22-23 نوامبر 2005: 40 سال VNIIDAD / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. و.]، 2006. - 461 ص.

مستندسازی در جامعه اطلاعاتی: فناوری های مدرن مدیریت اسناد: dokl. و پیام در سیزدهم بین المللی علمی - تمرین conf., 22-23 نوامبر 2006 / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. و.]، 2007. - 358، ص.

مستندات در جامعه اطلاعاتی: مدیریت اسناد به عنوان زمینه فعالیت حرفه ای: دوکل. و پیام در چهاردهم بین المللی علمی - تمرین conf., 20-21 نوامبر 2007 / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. و.]، 2008. - 297 ص.

اسناد در جامعه اطلاعاتی: جریان اسناد شرکتی: dokl. و پیام در پانزدهم بین المللی علمی - تمرین conf., 21-22 اکتبر. 2008 / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. و.]، 2009. - 384 ص.

مستندسازی در جامعه اطلاعاتی دولت الکترونیک: مدیریت اسناد: گزارش ها و ارتباطات در XVI International. علمی - تمرین conf., 26-27 نوامبر. 2009 / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. و.]، 20010. - 384 ص.

لارین ام.و. اسناد الکترونیکی در مدیریت: Nauch. - روش. کمک هزینه ویرایش دوم، اضافه کنید. / M.V. لارین، O.I. ریسکوف. M.: VNIIDAD, 2008. - 208 p.

Romanov D.A.، Ilyina T.N.، Loginova A.Yu. حقیقت در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی - م.، 2002. 224 ص.

Sapkov V.V. فناوری اطلاعات و کامپیوتری کردن کارهای اداری / V.V. ساپکوف - ویرایش دوم، پاک شد. - م.: مرکز نشر فرهنگستان، 1386. 288 ص.

سرووا جی.آ. کامپیوتر و فناوری اطلاعات در پشتیبانی اسناد مدیریت / G.A. سروو زیر کل ویرایش K.I. کورباکوف؛ - M.: KOS-INF، 2008. - 158 ص.

اضافی:

Bezruchko V.T. کارگاه کامپیوتر در دوره "انفورماتیک" [مجموعه] / V.T. بزروچکو - اد. 3، تجدید نظر شده. و اضافی - M.: انجمن: INFRA-M، 2008.

Golitsina O.L. فناوری اطلاعات: کتاب درسی / O.L. گلیتسینا، ان.و. ماکسیموف، تی.ال. پارتیکا، I.I. پوپوف ویرایش دوم، بازنگری شده. و اضافی - M.: FORUM: INFRA-M، 2006، 2008. - 608 p.: ill.

اطلاعات کسب و کار: مفاهیم، ​​فناوری ها، سیستم ها / A.M. کارمینسکی، اس.ا. کارمینسکی، V.P. نستروف، بی.وی. چرنیکوف؛ زیر. ویرایش صبح. کارمینسکی. - ویرایش دوم، تجدید نظر شده. و اضافی - م.: امور مالی و آمار، 1383. - 624 ص: بیمار.

مدیریت فناوری اطلاعات: کتاب درسی. کمک هزینه تحصیلی برای دانشجویانی که در رشته اقتصاد ثبت نام کرده اند. تخصص ها / ویرایش GA. تیتورنکو - ویرایش دوم، اضافه کنید. - م.: واحد، 2008. - 438 ص.

کورولف A.N. تفسیر قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" (مورد به مقاله) / A.N. کورولف، O.V. پلشاکوف - M.: ZAO Yustitsinform، 2007. 128 ص.

کوسترومین V.A. OpenOffice.org - دفتر باز برای لینوکس و ویندوز / V.A. کاسترومین. - سنت پترزبورگ: BHV-Petersburg, 2005. - 272 p.

Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. اوراق اداری در بخش پرسنل: تجارت. و فن آوری های خودکار / Zhurn. "مدیریت شخصی". - م.، 2008. - 480 ص.

Kuznetsov S.L. فناوری های مدرن کار اداری (پشتیبانی مستند از مدیریت) / کتاب درسی. کمک هزینه ویرایش تلویزیون. کوزنتسوا. - M.: انتشارات MPEI، 2010.

Kuperstein V.I. فن آوری های مدرن اطلاعات در کار اداری و مدیریت / V.I. کوپرشتاین. - سنت پترزبورگ: BHV - سن پترزبورگ، 1999. 256 ص.، ill.

لوین وی.آی. تاریخچه فناوری اطلاعات: کتاب درسی / V.I. لوین. - م.: دانشگاه فناوری اطلاعات اینترنت، 2009. - 335 ص. (مبانی فناوری اطلاعات).

Makarova N.V. کار دفتر کامپیوتر: یک دوره آموزشی / N.V. ماکاروا، G.S. نیکلایچوک، یو.ف. تیتوف . – انتشارات پیتر، 1386. - 410 ص.

Mikheeva E.V. فناوری اطلاعات در فعالیت حرفه ای: راهنمای مطالعه / E.V. میخیف. - M .: انتشارات - در Prospekt، 2007. - 448 ص.

راهنمای کاربر OpenOffice.org 2: Monograph / Per. از انگلیسی. D. Chernova و دیگران - سنت پترزبورگ: BHV-Petersburg, 2007. - 320 p.: ill. (کتابخانه مرکز لینوکس).

Sapkov V.V. فناوری اطلاعات و کامپیوتری کردن کارهای اداری / V.V. ساپکوف - ویرایش دوم، پاک شد. - م.: مرکز نشر "آکادمی"، 1386. - 288 ص.

Chernikov B.V. فناوری اطلاعات در پرسش و پاسخ: Proc. کمک هزینه / B.V. چرنیکوف - م.: امور مالی و آمار، 1384. - 320 ص: بیمار.

Chernikov B.V. فناوری اطلاعات دفتر: کارگاه: کتاب درسی. کمک هزینه / B.V. چرنیکوف - م.: امور مالی و آمار، 1386. - 400 ص: بیمار.

OpenOffice.org حرفه ای برای حرفه ای ها. - دوم، تصحیح و تکمیل شد. – M.: DMK Press, 2008. – 448 p.

وارلاموا L.N.، Yaganova A.A. فرمت های اسناد الکترونیکی مورد استفاده در مدیریت اسناد / L.N. وارلاموا، A.A. یاگانوا // کاغذبازی. 2009. شماره 3. S. 27–31.

وارلاموا L.N.، Yaganova A.A. استانداردهای باز و فرمت های باز اسناد الکترونیکی / L.N. وارلاموا، A.A. یاگانوا // کاغذبازی. 2009. شماره 4. S. 23-28.

وارلاموا L.N.، Yaganova A.A. نرم افزار رایگان و فرمت های باز در روسیه / L.N. وارلاموا، A.A. یاگانوا // کاغذبازی. 2010. شماره 1. S. 29–33.

بلیاوا ناتالیا. هماهنگی پیش نویس اسناد با استفاده از MS Outlook // کار اداری و مدیریت اسناد در شرکت. 2009. شماره 4. S. 72.

Berestova V.I.، Larina E.V. برنامه های چند رسانه ای و ابزارهای توسعه آنها چیست // Paperwork. 2008. شماره 1. S. 24–29.

بولاوکینا L.V. اطلاعات را با ABBYY FineReader مدیریت کنید! // دایرکتوری منشی و مدیر دفتر. 1387. شماره 9. ص 96.

کامنوا E.M. استفاده از تقویم MS Outlook برای برنامه ریزی زمان کار // مدیریت اسناد و مدارک در شرکت. 1387. شماره 6. ص 58; شماره 7. S. 64.

کامنوا E.M. عملکرد "ادغام" برنامه MS Word در خدمت شما است // کارهای اداری و مدیریت اسناد در شرکت. 2008. شماره 3. S. 72.

Klimochkina N.I., Sarazhina L.A. استفاده از رایانه و شبکه رایانه ای دانشگاه در کارهای اداری (به عنوان مثال دانشکده اقتصاد و مدیریت دانشگاه فنی دولتی اوختا) // کاغذبازی. 2009. شماره 3. S. 33-38.

Kolesnikova V.L.، Chernykh A.V. برنامه خودکار "متقاضی" در دانشگاه دولتی بلگورود // کاغذبازی. 2009. شماره 3. ص 45-49.

لوبانووا A.M. حفظ کنترل اجرای سند با استفاده از MS Excel: فیلترها، مجموع های فرعی و جداول محوری MS Excel برای جمع بندی و تجزیه و تحلیل نتایج کنترل اجرای سند. 2008. شماره 1. S. 96.

موروزوف پتر. چگونه می توان به درک متقابل بین نسخه های مختلف مایکروسافت آفیس دست یافت؟ // مدارک و جریان اسناد در شرکت. 2009. شماره 2. S. 62.

پاپکوف A.I.، Semikopenko N.A. سازماندهی کار با اسناد در اداره دفتر دومای منطقه ای بلگورود بر اساس استفاده از EDMS "Delo" // کاغذبازی. 2009. شماره 3. S. 39–44.

رودنین یو.آ. ایجاد ارائه با استفاده از Microsoft PowerPoint // کتابچه راهنمای منشی و مدیر دفتر. 1387. شماره 4. ص 100; شماره 5، ص 90; شماره 6، ص 94; شماره 7. ص 90; شماره 8. س 94.

سرووا جی.آ. نحوه ایجاد پایگاه داده ثبت اسناد با استفاده از MS Access 2003 // Business Secretarial. 2008. شماره 6. S. 82–91.

سرووا جی.آ. چگونه با استفاده از MS Access 2003 وظیفه کنترل اجرای سند را حل کنیم؟ // تجارت منشی. 2008. شماره 8. S. 74–86.

سرووا جی.آ. اهداف اصلی و اصول اتوماسیون پشتیبانی اسناد برای مدیریت // تجارت منشی. 2008. شماره 1. S. 30–43.

سرووا جی.آ. اصول ساخت و عملکرد سیستم های اداری در محیط بسته مایکروسافت آفیس // تجارت منشی. 2007. شماره 12. ص 50–61.

سرووا جی.آ. آموزش کار با Access 2003 DBMS (به عنوان مثال از بخش پرسنل) / Serova G.A. // تجارت منشی. 2009. شماره 1. ص 15–20; شماره 2، ص 14-18; شماره 3، ص 20-25; شماره 4، صص 61-66.

سرووا جی.آ. آموزش کار با Access 2003 DBMS (به عنوان مثال وظیفه خدمات پرسنل) // تجارت منشی. 2008. شماره 8. S. 78–90.

سرووا جی.آ. آموزش کار با Access 2003 DBMS (ادامه) (در مثالی از کار خدمات پرسنل) // تجارت منشی. 2008. شماره 12. ص 16-21.

Suradeikina E.V. اتوماسیون فرآیندهای اداری در یک موسسه عمومی // کاغذبازی. 2008. شماره 3. ص 45–50.

Fionova L.R., Pobelyan A.V. // توسعه پیشنهادها برای معرفی فناوری اطلاعات در کار گروه کار اداری و رژیم (به عنوان مثال اداره امور داخلی منطقه) // کاغذبازی. 2008. شماره 3. S. 51-58.

Khramtsovskaya N.A. تجربه بحث عمومی از مهمترین اسناد نظارتی به عنوان مثال مشخصات MoReq2 // کار اداری و مدیریت اسناد در شرکت. 1387. شماره 10. ص 38.

منابع اینترنتی

ICT در مقامات دولتی روسیه 2008: بررسی تحلیلی [منبع الکترونیکی] // آژانس CNews Analytics; الکترون. دن. M.: сop 1995-2010. هلدینگ RBC. حالت دسترسی: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2008/، رایگان.

فناوری اطلاعات در مقامات دولتی روسیه 2009: بررسی تحلیلی [منبع الکترونیکی] // آژانس CNews Analytics; الکترون. دن. M.: сop 1995-2010. هلدینگ RBC. حالت دسترسی: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2009/، رایگان.

فناوری اطلاعات در مقامات دولتی روسیه 2010: بررسی تحلیلی [منبع الکترونیکی] // آژانس CNews Analytics; الکترون. دن. M.: сop 1995-2010. هلدینگ RBC. حالت دسترسی: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2010/، رایگان.

بازار EDMS 2010: بررسی [منبع الکترونیکی] // Agency CNews Analytics; الکترون. دن. M.: сop 1995-2011. هلدینگ RBC. حالت دسترسی: http://www.cnews.ru/reviews/free/dms2010/، رایگان.

www.gov.ru/ – سرور مقامات دولتی فدراسیون روسیه.

www.gosuslugi.ru/ - مرجع و پورتال اطلاعاتی "خدمات عمومی".

www.jurizdat.ru/editions/official/lcrf/ - مجموعه قوانین فدراسیون روسیه.

www.rg.ru/ - روزنامه روسی.

www.mkrf.ru/ - وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه.

www.rusarchives.ru - آژانس بایگانی فدرال.

www.vniidad.ru/ – VNIIDAD.

www.minsvyaz.ru/ - وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی فدراسیون روسیه.

www.gdm.ru/ – انجمن صنفی مدیران اسناد.

www.eos.ru/ – شرکت سیستم های اداری الکترونیک.

http://www.directum.ru/ – شرکت DIRECTUM.

http://www.intertrust.ru/ – شرکت InterTrust.

http://www.evfrat.ru/ – شرکت فناوری های شناختی.

www.consultant.ru/ - وب سایت رسمی Consultant-Plus.

www.garant.ru/ - پورتال اطلاعات حقوقی گارانت.

ru.openoffice.org/ - مجموعه اداری رایگان OpenOffice.org.

www.sekretary.net/ - پورتال اطلاعاتی برای دبیران حرفه ای و کارکنان اداری.

http://www.mdi.ru/ - STC IRM.

cnews.ru/.www.ecm-journal.ru/.

نرم افزار

– ABBYY FineReader؛

– OpenOffice.org

– اینترنت اکسپلورر، موزیلا فایرفاکس، گوگل کروم.

پایگاه های داده، اطلاعات و سیستم های مرجع و جستجو

- "مشاور پلاس"؛

- "ضامن"؛

- کد

لجستیک نظم و انضباط

آزمایشگاه کامپیوتر متصل به اینترنت، مجهز به پروژکتور برای ارائه الکترونیکی و صفحه نمایش. تمامی کامپیوترها باید در یک شبکه داخلی واحد به یکدیگر متصل و مجهز به نرم افزارهای تخصصی باشند.

– مجموعه برنامه های مایکروسافت آفیس؛

– ABBYY FineReader؛

– بسته نرم افزاری آفیس OpenOffice.org؛

– اینترنت اکسپلورر، موزیلا فایرفاکس، گوگل کروم؛

- "E1 فرات"؛

- "مورد"؛

- "مورد - پرسنل"؛

- مستقیم؛

- "مدیریت اسناد 1C"؛

- "DocsVision"؛

- سند IRM

برنامه های سمینار

روش فعال‌سازی فعالیت آموزشی، به منظور شکل‌گیری و توسعه مهارت‌های حرفه‌ای دانش‌آموزان، به عنوان «یادگیری با مشکل» انتخاب شد که دانش‌آموزان را تحریک می‌کند تا به طور مستقل دانش لازم برای حل یک مشکل خاص را «استخراج» کنند. اساس "روش پروژه ها" توسعه مهارت های شناختی دانش آموزان، توانایی ساخت مستقل دانش خود، هدایت فضای اطلاعات، توسعه تفکر انتقادی و خلاق است.

ارتباط بین معلم و دانش آموز به شما امکان می دهد منطق سمینار را اصلاح کنید و فعالیت های هر دانش آموز را با در نظر گرفتن فردیت او کنترل کنید. این امکان را فراهم می کند که نه تنها یک بحث جمعی در مورد موضوع سازماندهی شود، بلکه چندین گفتگوی خصوصی نیز ایجاد شود که به حل یا حتی جلوگیری از مشکلات روانی که در دانش آموزانی که تجربه شرکت در بحث های علمی یا آموزشی را ندارند کمک می کند.

بخش های موضوعی

مبحث 1

طرح:

1. چارچوب نظارتی حاکم بر مشکلات پیاده سازی و استفاده از فناوری اطلاعات در زمینه مدیریت اسناد.

2. اسناد و استانداردهای تنظیمی و روش شناختی.

ادبیات:

قانون فدرال فدراسیون روسیه از 27 دسامبر 2002 شماره 184-FZ "در مورد مقررات فنی" // SZ RF. - 2002. - شماره 52. - هنر. 5140.

قانون فدرال فدراسیون روسیه مورخ 02 مه 2006 شماره 59-FZ "در مورد رویه رسیدگی به درخواست تجدید نظر از شهروندان فدراسیون روسیه" // SZ RF. - 2006. - شماره 19. - هنر. 2060.

قانون فدرال فدراسیون روسیه مورخ 27 ژوئیه 2006 شماره 149 - FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" // SZ RF. - 31 جولای 2006 - شماره 31 (قسمت 1). - هنر 3448.

قانون فدرال "در مورد داده های شخصی" مورخ 27 ژوئیه 2006 شماره 152 // SZ RF. - 2006. - شماره 31. - هنر. 3921.

قانون فدرال 27 ژوئیه 2010 شماره 227-FZ "در مورد اصلاحات برخی از قوانین قانونی فدراسیون روسیه در ارتباط با تصویب قانون فدرال "در مورد سازمان ارائه خدمات دولتی و شهری" // SZ RF. - 2010. - شماره 31. - هنر. 4196.

قانون فدرال 6 آوریل 2011 شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی" // SZ RF. 1390. شماره 15. هنر. 2036.

فرمان رئیس جمهور فدراسیون روسیه در تاریخ 17 مارس 2008 شماره 351 "در مورد اقداماتی برای اطمینان از امنیت اطلاعات فدراسیون روسیه در هنگام استفاده از اطلاعات و شبکه های مخابراتی تبادل اطلاعات بین المللی" // SZ RF. - 2008. - شماره 12. - هنر. 1110.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در 25 دسامبر 2007 شماره 931 "در مورد برخی اقدامات برای اطمینان از تعامل اطلاعاتی بین ارگان های دولتی و دولت های محلی در ارائه خدمات عمومی به شهروندان و سازمان ها" // SZ RF. - 2007. - شماره 53. - هنر. 6627.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در 29 دسامبر 2007 شماره 947 "در مورد تصویب قوانین توسعه، آزمایش، اصلاح و اجرای راه حل های نرم افزاری و سخت افزاری استاندارد در زمینه اطلاعات منطقه ای" // SZ RF. - 2008. - شماره 2. - هنر. 81.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در 27 سپتامبر 2004 شماره 1244-r "در مورد مفهوم استفاده از فناوری اطلاعات در فعالیت های ارگان های دولت فدرال تا سال 2010" SZ RF. - 2004. - شماره 40. - هنر. 3981.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در 25 اکتبر 2005 شماره 1789-r در مورد مفهوم اصلاحات اداری در فدراسیون روسیه در سال های 2006-2008 (در 9 فوریه 2008 اصلاح شده) // SZ RF. - 2005. - شماره 46. - هنر. 4720; 2008. - شماره 7. - هنر. - 633.

فرمان دولت فدراسیون روسیه 17 ژوئیه 2006 شماره 1024-r "در مورد مفهوم اطلاعات منطقه ای تا سال 2010" // SZ RF. - 2006. - شماره 30. - هنر. 3419.

فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 20 اکتبر 2010 شماره 1815 "در مورد برنامه دولتی فدراسیون روسیه "جامعه اطلاعات (2011-2020)" // SZ RF. - 2010. - شماره 46. - هنر. 6026.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 17 دسامبر 2010 شماره 2299-r "در مورد طرح انتقال نهادهای اجرایی فدرال و موسسات بودجه فدرال به استفاده از نرم افزار رایگان" // СЗ RF. - 2010. - شماره 52 (قسمت اول). - هنر 7181.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 15 ژوئن 2009 شماره 477 "در مورد تصویب قوانین کار اداری در دستگاه های اجرایی فدرال" // Ros. گاز. - 2009. - 15 ژوئن.

فرمان دولت فدراسیون روسیه در 22 سپتامبر 2009 شماره 754 "در مورد تصویب مقررات سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی بین بخشی" // Ros. گاز. - 2009. - 22 سپتامبر.

GOST R ISO 15489-1-2007 «سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات. مدیریت اسناد. الزامات کلی". – M.: Standartinform, 2007. – 15 p.

GOST R ISO 23081-1-2008 «سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات. فرآیندهای مدیریت اسناد فراداده برای اسناد: بخش 1. اصول. - M.: Standartinform, 2009. - 23 p.

GOST R ISO 22310-2009 "سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات". راهنمای توسعه دهندگان استاندارد مدیریت اسناد. - M.: Standartinform, 2010. - 7 p.

مبحث 2. اتوماسیون فرآیندهای مدیریت اسناد

طرح:

1. اهداف و اصول اصلی اتوماسیون فرآیندهای مدیریت اسناد.

2. وظایف معمول اتوماسیون: ایجاد، استفاده، انتقال، ذخیره سازی، جستجو، کنترل اجرای اسناد.

ادبیات:

Bobyleva M.P. جریان اسناد مدیریت: از کاغذی به الکترونیکی / M.P. بوبیلف. – M.: MPEI Publishing House, 2010. – P. 116–137.

اسناد در جامعه اطلاعاتی: پارادایم های قرن بیست و یکم: dokl. و پیام در دهمین دوره بین المللی علمی - تمرین conf., 25-26 نوامبر 2003 / فدر. قوس آژانس، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. i.]، 2004. - صفحات 76-77، 100، 101-117، 219-226.

اسناد در جامعه اطلاعاتی: اصلاحات اداری و مدیریت اسناد: dokl. و پیام در یازدهمین بین المللی علمی - تمرین conf., 23-25 ​​نوامبر 2004 / فدر. قوس آژانس (روزارشیو); وسروس علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. i.]، 2005. - صفحات 69-70، 71-79، 81-83، 161-165، 50-70.

مستندات در جامعه اطلاعاتی: قوانین و استانداردها: dokl. و پیام در XII بین المللی علمی - تمرین conf., 22-23 نوامبر 2005: 40 سال VNIIDAD / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. و.]، 2006. - S. 39–47.

مستندسازی در جامعه اطلاعاتی: فناوری های مدرن مدیریت اسناد: dokl. و پیام در سیزدهم بین المللی علمی - تمرین conf., 22-23 نوامبر 2006 / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. و.]، 2007. - S. 229–234.

مستندات در جامعه اطلاعاتی: مدیریت اسناد به عنوان زمینه فعالیت حرفه ای: دوکل. و پیام در چهاردهم بین المللی علمی - تمرین conf., 20-21 نوامبر 2007 / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. i.]، 2008. - S. 149–153, 154–162.

اسناد در جامعه اطلاعاتی: جریان اسناد شرکتی: dokl. و پیام در پانزدهم بین المللی علمی - تمرین conf., 21-22 اکتبر. 2008 / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. i.]، 2009. - S. 42-53, 121-131.

مستندسازی در جامعه اطلاعاتی دولت الکترونیک: مدیریت اسناد: گزارش ها و پیام ها در کنفرانس علمی و عملی شانزدهم بین المللی 26-27 نوامبر 2009 / فدر. قوس آژانس (Rosarchiv)، Vseros. علمی - پژوهش. مستندات in-t و قوس. امور (VNIIDAD)؛ [ویرایش مشاوره: M.V. لارین (رئیس) و دیگران]. - MB. i.]، 2010. - S. 352-360, 405-414.

اطلاعات کسب و کار: مفاهیم، ​​فناوری ها، سیستم ها / A.M. کارمینسکی، V.P. نستروف، بی.وی. چرنیکوف؛ اد. صبح. کارمینسکی. - ویرایش دوم، تجدید نظر شده. و اضافی - م.: امور مالی و آمار، 2004. - S. 149-209, 453-471, 534-566.

لارین ام.و. اسناد الکترونیکی در مدیریت: روش. کمک هزینه / M.V. لارین.، او.ای. ریسکوف؛ VNIIDAD. - م، 2008. - S. 111-189.

به عنوان مثال، مطالب سایت های سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی روسیه را تجزیه و تحلیل کنید:

eos.ru - Delo eos Company؛

letograf.ru - Letograf Company Letograf;

evfrat.ru - شرکت فناوری های شناختی فرات;

intertrust.ru - "Office - Media" شرکت Inter - Trust.

directum.ru - شرکت "DIRECTUM" DIRECTUM.

برای تجزیه و تحلیل قابلیت های سیستم ها برای پشتیبانی مستندات مدیریت آماده شوید. گزینه هایی را برای راه حل های آماده برای خودکارسازی فرآیندهای مدیریت اسناد انتخاب کنید.

طرح درس عملی و دستورالعمل برای اجرای آنها

کلاس های عملی درس «فناوری اطلاعات رایانه ای در پشتیبانی اسناد مدیریت» با موضوعاتی برگزار می شود که نیازمند کسب مهارت های عملی و تجمیع دانش نظری و روش شناختی است. این کلاس ها به شکل تقلید از کار واقعی یا فرآیندهای فناوری انجام شده در پشتیبانی اطلاعات و اسناد مدیریت ساخته می شوند.

بخش های موضوعی

مبحث 1. اصول ساخت و عملکرد سیستم های اداری در محیط بسته های نرم افزاری اداری

1. تهیه، نگهداری، ثبت و پردازش اسناد به وسیله بسته های نرم افزاری آفیس.

2. حل مشکلات مؤسسات آموزشی پیش دبستانی با استفاده از ویرایشگرهای متن.

3. حل مشکلات مؤسسات آموزشی پیش دبستانی با استفاده از ویرایشگرهای جدول.

سوالات تستی:

چگونه می توان با استفاده از بسته های نرم افزاری آفیس اسناد را تهیه، ثبت، ذخیره و پردازش کرد؟

چه کارهایی از آموزش پیش دبستانی را می توان با استفاده از ویرایشگرهای متن حل کرد؟

چه وظایف مؤسسه آموزشی پیش دبستانی را می توان با استفاده از ویرایشگرهای صفحه گسترده حل کرد؟

مبحث 2. فناوری های اطلاعاتی کامپیوتری پایه مورد استفاده در مدیریت اسناد

1. بررسی قابلیت های پایگاه داده MS Access.

3. ویژگی های جستجوی اطلاعات در اینترنت.

4. شناسایی منابع اینترنتی برای مدیریت اسناد.

سوالات تستی:

1. پایگاه داده MS Access چه وظایفی دارد؟

3. جست و جوی اطلاعات در اینترنت چه ویژگی هایی برای شما مناسب است؟

4. منابع اینترنتی را که برای موسسات آموزشی پیش دبستانی شناسایی کرده اید فهرست کنید.

مبحث 3. استفاده از سیستم های خودکار برای مدیریت اسناد

1. کار با سیستم های خودکار موسسات آموزشی پیش دبستانی.

2. مطالعه آرایه اطلاعات در سیستم های حقوقی مرجع اطلاعات 2-3.

3. تمرینات آزمایشگاهی در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) نه تنها یک نمایش بصری از هدف و تمام عملکرد سیستم را ارائه می دهد، بلکه مهارت های کار با آن را نیز القا می کند. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی تولید کنندگان روسی ارائه شده است.

سرفصل های تقریبی کلاس های آزمایشگاهی در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)

1. ویژگی های عملکردی سیستم (ثبت اسناد، کار با پرونده ها (اسناد الکترونیکی)، کار با دستورالعمل، کار با اسناد پیش نویس، تشکیل پرونده ها، کار اطلاعات و مرجع و ...).

2. راه اندازی سیستم ساختار سازمانی شرکت (دفاتر و دایرکتوری ها).

3. ویژگی های ثبت RK (کارت های ثبت نام) گروه های مختلف اسناد.

4. بخش های AC و ثبت سند مربوط.

5. تحمیل و اجرای قطعنامه ها در جمهوری قزاقستان.

6. اسناد RK را جستجو کنید.

7. مشاهده و چاپ RK.

8. انواع و پارامترهای گزارش.

9. مجله و ثبت نقل و انتقال اسناد.

10. ادغام EDMS با سایر محصولات نرم افزاری.

نمونه کار برای کارهای آزمایشگاهی

جدول پیشنهادی:

EDMS - سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی

وظایف:

I. وب سایت های فروشنده را تجزیه و تحلیل کنید.

II. به سؤالات مربوط به همه پیشنهادات در جدول SED پاسخ دهید:

1. چه توابع مدیریت اسناد (توابع DOE) در EDMS پیاده سازی شده است؟ هر SED را تجزیه و تحلیل کنید.

2. تعیین کنید که چه فناوری های استاندارد (پلتفرم ها)، DBMS و نرم افزارهایی در EDMS استفاده می شوند؟ هر SED را تجزیه و تحلیل کنید.

تمرینات آزمایشگاهی در سیستم حقوقی اطلاعات و مرجع، مهارت های کاری را القا می کند، و همچنین گزینه هایی را برای حل مشکلات مربوط به یافتن اسناد در سیستم و کار با آنها نشان می دهد.

سرفصل های تقریبی کلاس های آزمایشگاهی در نظام حقوقی اطلاعات و مرجع

1. جستجوی سریع: جستجوی یک سند خاص.

شما باید متن قانون فدرال "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" را پیدا کرده و مطالعه کنید.

2. جستجوی سریع: جستجوی یک سند خاص. ارسال یک سند از طریق ایمیل

- همکار شما با شما تماس گرفت و از شما خواست که متن قانون فدرال "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" را از طریق ایمیل برای او ارسال کنید.

- لازم است متن قانون فدرال "در مورد پرونده بایگانی" را پیدا کنید و آن را در پوشه "اسناد من" در دیسک ذخیره کنید.

3. جستجوی سریع: جستجوی بخش خاصی از یک سند. انتقال بخشی از یک سند به MS Word.

شما در حال آماده سازی مطالب برای انتشار هستید. در این رابطه، شما باید ماده 226 قانون مدنی (قسمت اول) را بیابید. این مقاله را پیدا کنید و آن را در MS Word کپی کنید.

4. جستجوی سریع: جستجو برای اطلاعات در مورد موضوع. ساخت یک لیست کامل؛ کار با پوشه ها؛ سند تحت کنترل

– باید مشخص شود که حداکثر مبلغ غرامت سپرده های ارائه شده برای افراد چقدر است. سند حاوی پاسخ سوال را تحت کنترل قرار دهید تا در صورت تغییرات سیستم به شما اطلاع دهد. یک پوشه سیستمی ایجاد کنید و تمام اسناد پیدا شده را در آن ذخیره کنید.

- باید مشخص شود که طبق قانون فدراسیون روسیه چه کسی موظف به پرداخت بیمه پزشکی اجباری دانشجویان غیر شاغل در دانشگاه های تمام وقت است؟

پشتیبانی لجستیکی کلاس های آزمایشگاهی

کلاس های آزمایشگاهی در مرکز فناوری اطلاعات IAI RSUH برگزار می شود. وجود پنل پلاسما به آموزش دانش آموزان کمک می کند، زیرا در ابتدا معلم الگوریتم کار را روی یک صفحه نمایش بزرگ نشان می دهد، سپس دانش آموزان کار مستقل را شروع می کنند.

هنگام انجام کارهای آزمایشگاهی، از منابع اینترنتی و مواد روش شناختی استفاده می شود.

ابزارهای نرم افزاری درگیر در فرآیند یادگیری:

– مجموعه برنامه های مایکروسافت آفیس؛

– بسته رایگان برنامه های اداری OpenOffice.org؛

– ABBYY FineReader؛

– اینترنت اکسپلورر، موزیلا فایرفاکس؛

– مرجع و نظام های حقوقی «مشاور»، «گارانت»، «کدکس».

محصولات نرم افزاری درگیر در فرآیند یادگیری:

- "E1 فرات"؛

- "مورد"؛

- "مورد - پرسنل"؛

- مستقیم؛

- "مدیریت اسناد 1C"؛

- "DocsVision"؛

- سند IRM

مواد روشی

هنگام انجام کارهای آزمایشگاهی، از مواد روش شناختی توسعه یافته توسط سازنده EDMS استفاده می شود. به هر دانش آموز مطالب چاپی در مورد کار در برنامه ارائه می شود.

توصیه های روشی برای توزیع منطقی وقت دانش آموز بر اساس انواع کار مستقل و بخش هایی از رشته در نظر گرفته شده است. آنها بر اساس اطلاعات در مورد پیچیدگی رشته، محتوای آن و انواع کار در مورد مطالعه آن، و همچنین پشتیبانی اطلاعات آموزشی و روش شناختی گردآوری شده اند.

مجموع شدت کار تسلط بر این رشته برای آموزش تمام وقت 7 واحد 252 ساعت است که 128 ساعت آن کلاس درس و 124 ساعت به کار مستقل دانشجو اختصاص می یابد.

مجموع شدت کار تسلط بر این رشته برای آموزش نیمه وقت 2 واحد 72 ساعت است که 16 ساعت آن کلاس درس و 56 ساعت به کار مستقل دانشجو اختصاص می یابد.

مجموع شدت کار تسلط بر این رشته برای آموزش از راه دور 3 واحد 108 ساعت می باشد که 10 ساعت آن کلاس درس و 98 ساعت به کار مستقل دانشجو اختصاص می یابد.

برای اطمینان از انواع مختلف کار مستقل، به بخش برنامه کاری رشته "پشتیبانی آموزشی و روش شناختی و پشتیبانی اطلاعاتی رشته" مراجعه کنید.

برای تعیین پیچیدگی کار مستقل در بخش هایی از رشته، به جدول در برنامه کاری رشته "ساختار رشته (طرح موضوعی)" مراجعه کنید.

هنگام مطالعه خودآموز بخش های این رشته، لازم است از کتاب های درسی توصیه شده، قوانین فدرال، سایت های رسمی اینترنتی استفاده کنید.

نوع کار مستقل: تهیه انشا

موضوعات چکیده:

1. مطالعه وظایف معمولی اتوماسیون پشتیبانی اسناد برای مدیریت.

2. تحقیق در مورد فناوری های نوین اطلاعاتی مورد استفاده در مدیریت اسناد.

3. استفاده از سیستم های اطلاعاتی خودکار برای پشتیبانی اسناد مدیریت.

4. تجزیه و تحلیل اقدامات قانونی تنظیم کننده فرآیندهای اجرا و استفاده از فناوری اطلاعات برای مدیریت اسناد.

5. تجزیه و تحلیل اسناد هنجاری و روش شناختی تنظیم کننده فرآیندهای پیاده سازی و استفاده از فناوری اطلاعات برای پشتیبانی اسناد مدیریت.

6. تجزیه و تحلیل فرمت های اسناد الکترونیکی مورد استفاده در مدیریت اسناد.

7. تجزیه و تحلیل فرمت های باز اسناد الکترونیکی و نرم افزار رایگان برای حل مشکلات مدیریت اسناد.

8. تجزیه و تحلیل محصولات نرم افزاری برای اجرای توابع مدیریت اسناد.

11. مطالعه رویه استفاده از فناوری های نوین اطلاعاتی برای مدیریت اسناد در خارج از کشور.

12. مطالعه رویه استفاده از فناوری اطلاعات مدرن برای مدیریت اسناد در فدراسیون روسیه.

13. تجزیه و تحلیل سیستم های خودکار مؤسسات آموزشی پیش دبستانی.

14. برنامه ریزی فعالیت های متخصص مدیریت اسناد بر اساس فناوری اطلاعات.

15. مدیریت اسناد با استفاده از بسته MS Office.

16. مدیریت اسناد بر اساس Lotus Notes.

تهیه چکیده به شما امکان می دهد دانش نظری را در این رشته ادغام کنید و مهارت های مطالعه عمیق مستقل یکی از بخش های دوره را به دست آورید. هنگام تهیه چکیده، دانش آموزان مهارت ها و توانایی کار با منابع و ادبیات، تجزیه و تحلیل حقایق و داده های ادبیات خاص و ارائه آنچه را که خوانده اند به زبان حرفه ای مدرن به دست می آورند.

چکیده باید مطابق با الزامات تهیه و طراحی مقالات علمی طراحی شود.

چکیده شامل:

- صفحه عنوان؛

- معرفی؛

- بخش اصلی (بخش های موضوعی)؛

- نتیجه؛

- فهرست منابع و ادبیات استفاده شده

حجم چکیده 15 تا 20 صفحه متن است (هنگام تایپ با فاصله 1.5 و اندازه فونت 13 تا 14). چکیده در یک طرف ورق استاندارد A4 (210x197mm) نوشته شده است.

صفحات چکیده با اعداد عربی در حاشیه بالای برگه، بدون علامت نقل قول، خط تیره و سایر علائم نگارشی شماره گذاری می شوند. عنوان صفحه و فهرست مطالب شماره گذاری نشده است، اما در حجم کل چکیده گنجانده شده است.

دستگاه مرجع علمی چکیده شامل فهرستی از منابع و ادبیات و پاورقی ها می باشد. پاورقی در تمام موارد نقل قول در متن چکیده قوانین حقوقی، اسناد، آثار نویسندگان تک نگاری ها، مقالات، کتاب های درسی، راهنماها و همچنین هنگام استناد به تعاریف استاندارد اصطلاحات و مفاهیم استفاده می شود. تمام حقایق، ارقام، تاریخ ها، داده های خاص ارائه شده در چکیده نیز باید با پاورقی تایید شود.

پاورقی ها در یک صفحه با اعداد عربی شماره گذاری می شوند، متن پاورقی در زیر خط آخر متن قرار می گیرد.

همچنین برای تهیه چکیده از قسمت برنامه کاری رشته «پشتیبانی آموزشی و روش شناختی و پشتیبانی اطلاعاتی رشته» استفاده کنید. برای مطالعه مواد منابع، چکیده سخنرانی ها و سمینارها.

نوع کار مستقل: آمادگی برای آزمون ها، امتحانات.

لیست تقریبی سوالات آزمون (امتحان):

1. مفهوم «فناوری اطلاعات» در مستندسازی مدیریت.

2. فناوری های اطلاعاتی اصلی مورد استفاده در مدیریت اسناد. انتصاب، مکان، نقش.

3. فن آوری برای ایجاد اسناد.

4. فن آوری های ذخیره سازی اسناد.

5. مرجع نظام های حقوقی، ترکیب، ساختار و اصول ساخت آنها. مثال ها.

6. ابزار و انواع جستجوی اطلاعات در سیستم های مرجع حقوقی. مثال ها.

7. مفاهیم «سند الکترونیکی» و «مدیریت اسناد الکترونیکی».

9. توسعه شرکت های پیشرو-توسعه دهندگان محصولات نرم افزاری برای موسسات آموزشی پیش دبستانی (شرکتی به انتخاب دانش آموز).

10. معیارهای ارزیابی و انتخاب شرکت توسعه دهنده محصول نرم افزاری برای مدیریت اسناد.

11. استفاده از پایگاه های داده در مدیریت. مثال ها.

12. مشکلات سازمانی و فنی کنترل بر اجرای اسناد.

13. امکان تحقق عملکردهای کنترلی در سیستم های اطلاعاتی مدرن.

14. استفاده از طبقه بندی کننده ها و روبریکاتورها برای ایجاد پایگاه داده از نوع حسابداری.

15. فناوری های اطلاعاتی پایه مورد استفاده در کار با منابع اطلاعاتی سازمان.

16. اجرای وظایف معمولی کارهای اداری به عنوان مثال بسته MS Office.

17. مفهوم «پایگاه اطلاعاتی شرکت ها» و «سیستم اطلاعات شرکت ها». فناوری مشتری-سرور.

18. مدل های ارتباطی پشتیبانی شده توسط Lotus Notes.

19. مفهوم "فیلد" در پایگاه های اطلاعاتی. انواع میدان. انواع داده های مورد استفاده در پایگاه داده

20. استفاده از قالب های اسناد الکترونیکی برای پشتیبانی اسناد مدیریت.

21. فرمت های ED باز و نرم افزار رایگان، اهمیت آنها برای مدیریت اسناد.

22. فرمت های نگهداری اسناد الکترونیکی.

برای آمادگی برای آزمون (امتحان)، از بخش برنامه کاری رشته «پشتیبانی آموزشی و روش شناختی و پشتیبانی اطلاعاتی رشته» استفاده کنید. برای مطالعه مواد منابع، چکیده سخنرانی ها و سمینارها.

نوع کار مستقل: آمادگی برای سمینارها

بخش " را ببینید برنامه های سمینار» در UMK.

همچنین برای آمادگی برای سمینارها از بخش برنامه کاری رشته «پشتیبانی آموزشی و روش شناختی و پشتیبانی اطلاعاتی رشته»، یادداشت های سخنرانی و سمینارها و همچنین سایت های ذکر شده در فهرست منابع استفاده کنید.

در آماده سازی برای سمینارها، کار مستقل دانشجو فعالیت های زیر است:

- آشنایی مستقل با منابع و ادبیات پیشنهادی در مورد موضوع سمینار.

- شناسایی اجزای موضوع درس، مطالعه جنبه های فردی آن؛

- تجزیه و تحلیل و تعمیم اطلاعات دریافتی؛

- ایجاد فرمی برای ارائه اطلاعات؛

- آمادگی برای ارائه در سمینار.

اشکال ارائه اطلاعات می تواند: گزارش، پیام، یادداشت باشد.

این گزارش سندی است حاوی ارائه نتایج کار دانش آموز با منابع و ادبیات پیشنهادی در مورد موضوع انتخاب شده توسط دانش آموز. گزارش باید محتوای اصلی موضوع را برجسته کند، نتیجه‌گیری‌ها و ملاحظات خود سخنران را ثابت کند. حجم گزارش 3 تا 5 صفحه متن است (هنگام تایپ با فواصل 1.5 و اندازه فونت 12 در یک طرف یک ورق استاندارد A4).

پیام - اطلاعات مختصر، مروری بر یکی از سوالات فرعی موضوع سمینار. برای مرجع یا به عنوان یک ضمیمه است. حجم پیام می تواند 1-2 صفحه متن باشد (هنگامی که در فواصل 1.5 تایپ می شود و اندازه فونت 12 در یک طرف یک صفحه استاندارد کاغذ A4).

یک یادداشت ممکن است ویژگی یک پیام یا یک تفسیر جداگانه در مورد موضوع یک گزارش یا سخنرانی داشته باشد. هیچ مشخصات طراحی ندارد.

بر اساس نتایج کار مستقل، دانش آموز باید آماده صحبت در مورد موضوع درس، برجسته کردن یک جنبه جداگانه از موضوع و همچنین بحث در مورد موضوعات بیان شده باشد.

* * *

بخش مقدماتی داده شده از کتاب مجموعه اسناد آموزشی و روش شناختی گروه سیستم های خودکار مدیریت اسناد IAI RGGU در راستای آموزش کارشناسی "علم اسناد و بایگانی". رشته های بخش متغیر، پروفایل "سازمان مدیریت اسناد الکترونیکی" (تیم نویسندگان، 2014) ارائه شده توسط شریک کتاب ما -

کتاب: مستند یادداشت های سخنرانی

بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی مدیریت بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی از مدیریت 1.1. اهمیت اسناد مدیریت

سند عملکردهای زیادی را انجام می دهد. استاندارد ایالتی 16.487-83 یک سند را به عنوان یک شیء مادی با اطلاعات ثابت شده به روشی دست ساز برای انتقال آن در زمان و مکان تعریف می کند و عملکرد کلی یک سند را به عنوان حامل اطلاعات تعریف می کند. این عملکرد سند به ویژه در مدیریت عملیاتی مهم است. پس از استفاده از سند در کار فعلی، عملکرد مهم دیگری را انجام می دهد - به عنوان یک منبع تاریخی عمل می کند. این ویژگی ها توجه کارکنان مدیریت و بایگانی ها را به خود جلب کرد. نهادهای حاکم، نهادهای قدرت باید در کار خود تعامل داشته باشند.

در طول دوره بازسازی سیستم مدیریت، سند تعدادی از عملکردهای نظری را انجام می دهد که در رشته های علمی مدیریت اسناد و بایگانی استفاده می شود.

فن آوری مدیریت، که به یک طرح ساده کاهش یافته است، می تواند در قالب تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن و کنترل بر اجرا نمایش داده شود. چنین طرحی می‌تواند هم در مورد ساده‌ترین رویداد یک‌باره و هم در سازماندهی سیستم‌های بخشی پیچیده در سراسر کشور مورد استفاده قرار گیرد. این سیستم ها در درجه آمادگی برای تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن (پرسنل، مالی، تامین، اجرا و غیره) و سازماندهی کنترل بر اجرا متفاوت خواهند بود. در تمام موارد، قطعات مشخص شده باید نصب شوند.

هر تصمیمی از هیچ ناشی نمی شود، فقط می توان بر اساس اطلاعات مربوط به این موضوع اتخاذ کرد. در این مورد باید به دو شرط مهم توجه داشت: اولاً اطلاعات به موقع باشد و ثانیاً برای تصمیم گیری کافی کافی باشد. اگر اطلاعات دیر دریافت شود، فرصت شرکت در هر اقدام یا رویدادی را از دست می دهید. یعنی فرصت یا شانس از دست می رود. از طرف دیگر، اگر اطلاعات کافی وجود نداشته باشد یا فقط نیمی از چیزی را بدانید،

ممکن است تصمیم شما نه تنها بهترین نباشد، بلکه حتی اشتباه باشد، زیرا همه عوامل را در نظر نگرفته اید.

در حال حاضر حجم اطلاعات هر سه سال دو برابر می شود. به پیشرفت جامعه مربوط می شود. هر موضوع یا هر شخص به طور جداگانه تنها در صورت تبادل اطلاعات می تواند وجود داشته باشد. در شرایط روابط بازار، وضعیت اقتصادی به سرعت در حال تغییر است، شرکت های تجاری تنها در صورتی زنده می مانند که به موقع بدانند چه، چه زمانی، چگونه و چقدر هزینه دارد. اطلاعات از دیرباز یک کالا بوده است. هر کسی که صاحب اطلاعات است صاحب موقعیت است و بالعکس.

این امر نشان دهنده تغییرات قابل توجه در سازماندهی منابع اطلاعاتی در جامعه است، نشان می دهد که اطلاعات و یک سند به عنوان حامل آن بر تمام جنبه های مدیریت و همچنین عملکرد ساختارهای مختلف تأثیر می گذارد که بر نتیجه نهایی در حوزه اقتصادی تأثیر می گذارد.

خدمات اطلاعاتی و اسنادی اصلی ترین (اصلی) عملکرد مدیریت ارائه (خدمات) است که اجرای آن نیاز به دانش ویژه - حرفه ای دارد. کارایی و وضوح در فعالیت های هر موضوعی به نحوه سازماندهی این کار بستگی دارد.

پشتیبانی اطلاعات و اسناد توسط واحدهای ساختاری ویژه انجام می شود: مدیریت پرونده، اداره کل، دفتر، دبیرخانه (یا دستیار دبیر). این واحدها باید توسط افراد متخصص تشکیل شوند. معاون منشی نیز با توجه به سطح مدیر و سطح آموزش وی باید دارای تحصیلات ویژه باشد.

کار هر دستگاه اداری، و همچنین هر کار به طور کلی در زمان ما، باید مطابق با الزامات سازمان علمی کار انجام شود. یعنی چنین کاری وجود ندارد که لازم نباشد به درستی سازماندهی شود و فردی که این کار را انجام می دهد باید با ویژگی های اجرای آن آشنا باشد. برای انجام این کار، کار باید به اجزای خاصی تقسیم شود - از پیچیده ترین تا ساده ترین عملیات. هر قسمت باید کار شود، یعنی به بهترین شکل ممکن سازماندهی شود، زیرا در هیچ کاری خرده کاری وجود ندارد، همه چیز باید فکر شود. سازمان علمی کار شامل چنین عملیات سنجیده و به درستی سازماندهی شده است. نحوه انجام صحیح این یا آن کار توسط اسناد نظارتی و روش شناختی تعیین می شود.

در حوزه مدیریت عمدتاً با اطلاعات و اسنادی کار می کنند که به عنوان حامل آن عمل می کنند. سند - شی و نتیجه کار در حوزه مدیریت.

کار با اطلاعات و پشتیبانی اسناد شامل همان عملیات است. فقط توسط برخی از سوژه ها با روش های سنتی (دستی) و توسط دیگران - با کمک مکانیزاسیون و اتوماسیون انجام می شود. اما تمام مراحل کار با اسناد باقی می ماند. بنابراین، هر کارمند ابتدایی ذیصلاح دستگاه اداری نه تنها باید اسناد را به درستی تنظیم و اجرا کند، بلکه باید بداند که چه نوع کاری با آنها انجام می شود.

امروزه هر کاری با معرفی ماشین آلات و فرآیندهای جدید بهبود می یابد. در زمینه مدیریت فقط کار با اسناد را می توان مکانیزه کرد و پردازش اطلاعات موجود در اسناد را خودکار کرد.

اما پردازش ماشینی اسناد الزامات خاص خود را تعیین می کند. در مورد اسناد، الزامات قالب آنها، ترتیب اجرا، ارائه متن.

سند را می توان به ساده ترین اجزاء (نیازها) نیز تقسیم کرد و هر قسمت دارای قوانینی برای صحیح ترین نگارش و طراحی است. این قوانین در DSTU 4163-2003 گنجانده شده است. الزامات اجرای اسناد نیز با جزئیات کافی در سیستم اسناد مدیریت توضیح داده شده است، زیرا در تمام اسناد می توان با مطالعه رویه جمع آوری و پردازش این جزئیات (نوشتن آدرس، تاریخ) اجزای یکسان (جزئیات) را تشخیص داد. ، مهر تایید، تایید، روش نتیجه گیری و غیره). این الزامات توسط DSTU 4163-2003 ایجاد شده است.

یک سند فقط یک بار اقدام صادر می شود. اسناد در تعامل نزدیک با یکدیگر عمل می کنند و یک سیستم مستندسازی را تشکیل می دهند. استاندارد ایالتی سیستم اسناد و مدارک را به عنوان مجموعه ای از اسناد مرتبط با یکدیگر در زمینه خاصی از فعالیت تعریف می کند.

سیستم های اسناد مالی، اولیه و حسابداری اشیاء و موضوعات بودجه، اسناد حسابداری و پولی، سازمانی و اداری و غیره وجود دارد، بنابراین هر مدیری باید بتواند سیستم اسنادی را که با آن کار می کند برداشت کند و بداند. به عنوان مثال، یک کارمند بخش پرسنل باید بداند و بتواند تمام اسناد پرسنلی را تنظیم و اجرا کند.

و قراردادها و قراردادهای کار. اما رایج ترین آنها اسناد سازمانی و اداری است که هر مدیری باید با آنها سر و کار داشته باشد. این شامل اسناد سازمانی مانند اساسنامه، مقررات، دستورالعمل ها، اسناد اداری - دستورات، دستورات، دستورالعمل ها، قطعنامه ها، تصمیمات است. اطلاعات و اقدامات مرجع، گواهی ها، گزارش ها و یادداشت های توضیحی و همچنین رایج ترین انواع اسناد خدماتی - نامه ها، تلگرام ها، پیام های تلفنی. هر یک از این اسناد ویژگی های خاص خود را در طراحی و ارائه متن دارند که مطالعه آنها آسان است.

روش کار با اسناد نیز به مراحل خاصی تقسیم می شود. هر مرحله روش های خاص خود را برای بهترین اجرای خود دارد. این کار با دریافت و پردازش اولیه اسناد آغاز می شود. این مرحله بدون توجه به روش انتقال اطلاعات است: از طریق پست، حضوری، تلگراف، فکس. به عنوان یک قاعده، این کار به صورت مرکزی انجام می شود و شامل عملیات صرفاً فنی است که با جزئیات در قوانین و دستورالعمل ها شرح داده شده است.

ثبت اسناد یک مرحله مهم است. در طول فرآیند ثبت، سوابق اسناد دریافتی نگهداری می شود، اما مهمترین چیز ثبت شاخص هایی در مورد سند است که امکان سازماندهی کنترل بر اجرای آن و اطلاعات و کار مرجع با اسناد را فراهم می کند. در فرآیند ثبت نام، یک بانک داده در مورد اسنادی که در شی یا موضوع در گردش است تنظیم می شود.

مرحله بعدی ارتباط نزدیکی با ثبت اسناد - نظارت بر اجرا دارد. کنترل فوری سازماندهی شده به شما این امکان را می دهد که در هر زمان بدانید که چه کاری باید انجام شود و به آزمودنی کمک می کند تا به طور موثر روز کاری خود را برنامه ریزی کند.

سازماندهی اطلاعات و کار مرجع نیز به ثبت اسناد بستگی دارد. سرویس اطلاعات و اسناد یا منشی موظفند ظرف چند دقیقه گواهی صادر کنند: کجا، با چه کسی، در چه مرحله ای از کار هر مدرکی است و همچنین به این سوال پاسخ دهد که کدام اسناد حاوی اطلاعات مربوط به مشکل خاصی است که مورد علاقه است. شما. ثبت نام را می توان به صورت دستی - روی کارت یا خودکار - در رایانه انجام داد. فن آوری ثبت اسناد به خوبی در دستورالعمل های نظارتی و روش شناختی توضیح داده شده است.

پس از پردازش اولیه و ثبت، سند برای اجرا ارسال می شود. این مرحله با مشکل مستقیم حرکت سند مرتبط است. حرکت سند به مجری منعکس کننده سیستم سازمان مدیریت. با توزیع روشن مسئولیت ها و تفویض اختیارات، سند بلافاصله اجرا می شود. با یک سیستم مدیریت متمرکز، زمانی که رئیس راه‌حل همه مسائل حتی جزئی را به عهده می‌گیرد، هر سندی برای حل و فصل نزد او می‌آید و سپس به اجرا می‌رود. بنابراین، سند آماده شده از پایین به بالا - از پیمانکار، با تأییدیه های متعدد، به مدیر برای امضا خواهد رفت. حرکت سند به وضوح در اپروگرام منعکس می شود و به شما امکان می دهد تمام عملیات های مکرر و غیر ضروری را مشاهده کنید.

مرحله بعدی ذخیره سازی فعلی اسناد است. هر سندی پس از استفاده از اطلاعات ثبت شده در آن در فرآیند مدیریت، وظیفه ذخیره و انباشت اطلاعات را انجام می دهد تا در مواقع لزوم بتوان این اطلاعات را دوباره به آن بازگرداند. برای این کار باید مدارکی قرار داده شود تا در عرض چند دقیقه سند مورد نظر پیدا شود. از آنجایی که اسناد زیادی در طول کار موضوع سپرده می شود ، سازماندهی آنها در حفظ فعلی نیاز به طبقه بندی اولیه دارد ، یعنی توزیع در گروه ها (موارد) برای جستجوی سریع آنها. برای توزیع اسناد در بین پرونده ها، یک طبقه بندی ساده - نامگذاری موارد ایجاد شده است. این فهرستی نظام‌مند از سرفصل‌های پرونده‌هایی است که در موضوعات در حال انجام است.

نامگذاری مهمترین سند است. نامگذاری به خوبی تشکیل شده از پرونده ها به شما امکان می دهد تا ذخیره سازی فعلی اسناد را به خوبی تثبیت کنید. با این حال، تدوین نامگذاری به دانش خاصی نیاز دارد. تجربه چندین ساله در تدوین نامگذاری به ما این امکان را می دهد که ادعا کنیم فقط یک متخصص در زمینه کارهای اداری یا یک متخصص بایگانی می تواند یک نامگذاری را تنظیم کند. اگر آزمودنی نمی تواند نامگذاری را به درستی جمع آوری کند، باید درخواست دهید. به سرویس بایگانی پوشش موارد با توجه به نامگذاری شروع می شود. طراحی جلدها و توزیع اسناد درون پرونده نیز باید با در نظر گرفتن قوانین خاصی انجام شود.

تدوین نامگذاری پرونده ها، تشکیل پرونده ها و ایمنی آنها در ارتباط با بررسی ارزش اسناد. تخصص به عنوان تعیین اهمیت عملی و علمی اسناد، تعیین دوره نگهداری آنها درک می شود. بسته به ارزش اسناد، آنها می توانند دوره های نگهداری متفاوتی داشته باشند: کوتاه مدت (تا 10 سال)، نگهداری طولانی مدت (عمدتا اسناد پرسنلی که 25-75 سال ذخیره می شوند) و دائمی. شرایط نگهداری اسناد را می توان در دایرکتوری های خاصی تعیین کرد که به آنها «فهرست اسناد بر اساس شرایط ذخیره سازی» می گویند. استاندارد و دپارتمان هستند. یک لیست مدل برای اسناد مدیریتی، مستندات علمی و فنی، اسناد فیلم و عکس وجود دارد. فهرست‌های دپارتمان تقریباً برای تمام زمینه‌های فعالیت (فرهنگ، مراقبت‌های بهداشتی، سینماتوگرافی، کشاورزی، و غیره). لیست دپارتمان با جزئیات بیشتری اسنادی را که در جریان فعالیت یک منطقه خاص ایجاد می شود پوشش می دهد. شرایط نگهداری اسناد در طول تشکیل پرونده ها تعیین می شود، زیرا در یک مورد مجاز به تشکیل اسناد دوره های نگهداری دائم و موقت نیست. در غیر این صورت، اسناد باید دوباره تنظیم شوند. روش بررسی و ثبت نتایج آن به خوبی در اسناد نظارتی و روش شناختی مشخص شده است.

1، در نهایت، مرحله نهایی کار با اسناد، آماده سازی پرونده ها برای ذخیره طولانی مدت یا قرار دادن آنها در بایگانی است. در کارهای عملیاتی، به عنوان یک قاعده، موارد برای دو سال استفاده می شود - سال جاری و آخرین. پرونده های مربوط به سال های قبل باید پردازش شده و به آرشیو موضوع (در صورت وجود) منتقل شوند یا برای نگهداری به کابینت دیگری منتقل شوند. پرونده ها طبق قوانین تعیین شده رسیدگی می شود. اگر این کار به طور منظم انجام شود، هر ساله، امور موضوع به نظم کامل می رسد و جستجوی پرونده ها و مدارک لازم دشوار نخواهد بود.

روش جمع آوری و پردازش اسناد و سازماندهی کلیه مراحل کار با آنها با جزئیات کافی در اسناد نظارتی و روش شناختی شرح داده شده است. هر موضوع یا شی باید بسته ای از اسناد داشته باشد، و اگر بزرگ هستند - در هر واحد ساختاری.

بایگانی‌هایی که فعالیت‌های اشیاء یا موضوعات را کنترل می‌کنند، ابتدا باید مشاوره ارائه دهند، تعیین کنند که موضوع یا شیء باید چه نوع اسناد نظارتی و روش‌شناختی داشته باشد، که با کمک آنها می‌توانید پاسخ بسیاری از سؤالات مربوط به تدوین را بیابید. پردازش، سازماندهی اسناد.

بسته اسناد نظارتی و روش شناختی از دو بخش تشکیل شده است. بخش اول باید حاوی اسناد نظارتی و روش‌شناسی ملی باشد که مجموعه‌ای از آن‌ها باید به طور کامل در موسسات بایگانی نه تنها در مرکز، بلکه در حوزه به فروش برسد. این اسناد عبارتند از:

سیستم پشتیبانی اسناد دولتی

مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای اسناد و

خدمات مستندسازی

دستورالعمل استاندارد علوم حقوقی در اشیا و موضوعات.

سیستم های اسناد یکپارچه سیستم اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

قوانین اساسی برای کار بایگانی دپارتمان.

فهرست اسناد استانداردی که در این فرآیند ایجاد می شوند

فعالیت های کمیته های دولتی، اشیاء، موضوعات با تعریف اصطلاحات

ذخیره سازی آنها

برای مؤسساتی که به درخواست‌های شهروندان رسیدگی می‌کنند مفید است که «نمونه‌ای در مورد نگهداری سوابق در مورد موضوعات تجدیدنظر، درخواست‌ها و شکایات شهروندان به مقامات دولتی و شرکت‌ها» داشته باشند که رویه و روش کار با این دسته از شرکت‌ها را مشخص می‌کند. اسناد.

قسمت دوم بسته از اسناد سازمانی و نظارتی خود موضوع تشکیل شده است. آن شامل:

منشور یا مقررات در مورد یک شی یا موضوع.

مقررات مربوط به واحد سازه (در صورتی که موضوع دارای ساختار منشعب باشد).

شرح وظایف کارکنان بخش های ساختاری.

دستورالعمل برای انجام امور این موضوع.

نامگذاری پرونده

جدول زمانی فرم اسناد تقسیمات ساختاری یا

موضوع به عنوان یک کل

در مورد سه سند آخر، دستورالعمل کار اداری باید برای این موضوع با استفاده از مصادیق آن، نام موارد و برگه فرم اسناد با نمونه اسنادی که می تواند به صورت خود حمایتی تهیه شود یا متشکل از کارکنان سازمان باشد، مشخص شود. خدمات بایگانی محلی

12. 2.8. الزامات متن سند
13. 2.9. تنظیم اسناد سازمانی و اداری

تاریخچه کسب و کار تشکیل و توسعه شرکت. تجزیه و تحلیل و ارزیابی اثربخشی کار مدیریت اسناد. اتوماسیون تصمیم گیری استراتژیک در JSC. تشکیل الزامات برای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی.

ارسال کار خوب خود را در پایگاه دانش ساده است. از فرم زیر استفاده کنید

دانشجویان، دانشجویان تحصیلات تکمیلی، دانشمندان جوانی که از دانش پایه در تحصیل و کار خود استفاده می کنند از شما بسیار سپاسگزار خواهند بود.

نوشته شده در http://www.allbest.ru/

وزارت آموزش و پرورش و علوم فدراسیون روسیه

موسسه آموزشی بودجه ایالتی فدرال آموزش عالی حرفه ای

"دانشگاه دولتی کوبان"

(FGBOU VPO "KubGU")

اداره کل، استراتژیک، مدیریت اطلاعات و فرآیندهای تجاری

کار صلاحیت نهایی

پشتیبانی اطلاعات و اسناد برای تصمیم گیری استراتژیک در یک سازمان (به عنوان مثال JSC "Rodina")

تخصص 032001.65 مدیریت اسناد و مدیریت اسناد

تخصص «مستندسازی فعالیت های مقامات دولتی و خودگردانی محلی»، آموزش از راه دور

دانش آموز آناستازیا ویکتورونا بگموت

کراسنودار 2013

تصمیم استراتژیک، پشتیبانی اطلاعات و اسناد، شاخص های عملکرد، EDMS، جریان اسناد.

هدف از این کار افزایش کارایی JSC "رودینا" در زمینه پشتیبانی اطلاعاتی و اسنادی برای تصمیم گیری استراتژیک از طریق معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است.

هدف مطالعه JSC "Rodina" است.

در نتیجه مطالعه، مجموعه ای از اقدامات برای بهبود کارایی سیستم پشتیبانی اطلاعات و اسناد JSC "Rodina" ایجاد شد، پروژه ای برای اجرای EDMS توسعه یافت.

• معرفی
• 2. تحلیل سیستماتیک وضعیت سیستم موسسات آموزشی پیش دبستانی در JSC "رودینا" و ارزیابی اثربخشی آن.
• 2.2 تجزیه و تحلیل سیستم اسناد فعلی
• 2.3 بیان مشکلات توسعه سیستم اطلاعات و اسناد پشتیبانی مدیریت در JSC "Rodina". انتخاب مشکلات واقعی توسعه اطلاعات و پشتیبانی اسناد در هنگام تصمیم گیری استراتژیک
• 3. توسعه فناوری اطلاعات و اسناد پشتیبانی برای تصمیم گیری استراتژیک در JSC "رودینا"
• 3.1 انتخاب و توسعه یک پروژه سیستم اطلاعاتی برای تصمیم گیری استراتژیک
• 3.1.1 تشکیل الزامات برای سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی
• 3.2 انتخاب معیارها و شاخص ها و ارزیابی اثربخشی راه حل طراحی پیشنهادی
• 3.3 توجیه اقتصادی پروژه توسعه یافته
• نتیجه
• فهرست منابع استفاده شده

برنامه های کاربردی

معرفی

اکنون 20 سال است که در ایالت ما یک اقتصاد بازار وجود دارد که گذار به آن به این معنی بود که رهبران باید مدیریت را به تنهایی و نه به دستور "بالا" یاد بگیرند. یکی از عناصر مدیریت مستقل شرکت، اتخاذ تصمیمات مدیریتی است.

اتوماسیون گردش کار به هر سازمانی این امکان را می دهد که روند کار را سرعت بخشد و در تصمیم گیری های عملیاتی و استراتژیک از رقبا پیشی بگیرد.

معرفی EDMS کار هماهنگ همه بخش ها را تضمین می کند. کار با اسناد را ساده می کند، کارایی و سرعت دسترسی به اطلاعات را افزایش می دهد. بنابراین اتوماسیون گردش کار در هر سازمانی صرف نظر از مقیاس و نوع مالکیت ضروری است، زیرا استفاده از EDMS رقابت پذیری شرکت را در بازار کالا و خدمات افزایش می دهد.

تصمیمات مدیریت در شرکت تمام جنبه های فعالیت آن را شامل می شود: آماده سازی برای تولید، خود تولید، فروش، کار با پرسنل، امور مالی و غیره.

مرتبط بودن موضوع انتخاب شده به دلیل اهمیت مشکل ارائه پشتیبانی اسنادی از سازمان در مرحله اتخاذ تصمیمات استراتژیک است. توسعه الزامات یکسان برای سیستم مدیریت اسناد، شناسایی مجموعه کاملی از عملکردهای نظارتی مجریان و مکانیسم های مدیریتی در هر مرحله از چرخه عمر سند (تشکیل پروژه، تهیه، ثبت، اجرا، انتقال به بایگانی) نیز می باشد. کار آسانی نیست

در جریان کار مقدماتی نهایی، زمینه های اصلی فعالیت شرکت سهامی باز "رودینا" (از این پس OJSC "رودینا") در مستندسازی و سازماندهی کار با اسناد مورد مطالعه و تجزیه و تحلیل قرار گرفت تا ویژگی های آنها شناسایی شود.

هدف مطالعه JSC "Rodina" است - یک مجتمع کشاورزی و صنعتی واقع در هنر. چلباسکایا، منطقه کانفسکی، منطقه کراسنودار.

موضوع مطالعه فرآیند اطلاعات و اسناد پشتیبانی برای تصمیم گیری استراتژیک در OAO رودینا است.

هدف از کار صلاحیت نهایی افزایش کارایی شرکت JSC "رودینا" در زمینه پشتیبانی اطلاعاتی و اسنادی برای تصمیم گیری استراتژیک از طریق معرفی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی است.

بر این اساس، تعدادی از وظایف ساخته شده است:

1) افشای ماهیت مفهوم "سازماندهی اطلاعات و پشتیبانی اسناد برای تصمیم گیری های استراتژیک" و شناسایی ویژگی های مرحله فعلی توسعه سیستم های آموزشی پیش دبستانی.

2) ویژگی های چارچوب نظارتی برای پشتیبانی اطلاعات و اسناد مدیریت.

3) ارزیابی اثربخشی سیستم فعلی موسسات آموزشی پیش دبستانی در JSC "Rodina"؛

4) توسعه مجموعه ای از اقدامات برای بهبود کارایی سیستم IMEI برای تصمیم گیری استراتژیک.

5) ارزیابی کارایی اقتصادی اجرای پیشنهادی.

هنگام نگارش کار نهایی از 51 منبع استفاده شد. ابتدا چارچوب نظارتی، روش شناختی و قانونی مورد مطالعه و تحلیل قرار گرفت. علاوه بر این، مبنای نظری و روش شناختی این مطالعه، آثار نویسندگان مشهوری مانند G.N. زاتسپینا، تی.وی. کوزنتسوا، یو.ن. استولیاروف، دی.و. آروتیونوا، جی.یا. گلدشتاین و دیگران.

مبنای تجربی این مطالعه عبارت بود از: مواد نشریات حرفه ای، منابع اینترنتی، قوانین داخلی (محلی) و اسناد OAO Rodina.

مطابق با وظایف تعیین شده، کار صلاحیت نهایی شامل یک مقدمه، سه فصل، یک نتیجه‌گیری و سه ضمیمه است.

فصل اول به مبانی نظری مدیریت استراتژیک و کار اداری در سازمان اختصاص دارد. چارچوب نظارتی و قانونی برای پشتیبانی اسنادی مدیریت تشریح شده است، وضعیت فعلی پشتیبانی اطلاعاتی برای تصمیم گیری استراتژیک در یک سازمان نشان داده شده است.

فصل دوم در محتوای آن، تحلیلی از فعالیت های اقتصادی و اقتصادی شرکت سهامی عام «رودینا» است. سیستم اطلاعات و اسناد پشتیبانی از فعالیت های سازمان تشریح شده است، مشکلات اصلی در پشتیبانی اسنادی برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک نشان داده شده است.

فصل سوم توسعه پیشنهادهایی برای بهبود اطلاعات و پشتیبانی اسناد از فعالیت های OJSC "رودینا" در تصمیم گیری های استراتژیک است که شامل چندین بخش است: اتوماسیون گردش کار سازمان و همچنین نتیجه گیری های مورد انتظار از تغییرات پیشنهادی.

1. مبانی نظری پشتیبانی اطلاعات و اسناد برای تصمیم گیری استراتژیک

1.1 ماهیت مفهوم "مدیریت استراتژیک" و وضعیت فعلی آن

مدیریت استراتژیک یک سیستم جامع برای تنظیم و اجرای اهداف استراتژیک یک بنگاه اقتصادی است که بر اساس پیش بینی محیط و توسعه راه هایی برای انطباق با تغییرات آن و همچنین تأثیرگذاری بر آن است.

استراتژی - تصویری از اقدامات سازمانی و رویکردهای مدیریتی مورد استفاده برای دستیابی به اهداف و اهداف سازمانی سازمان.

در علم مدیریت مدرن، برخی از ویژگی های مدیریت استراتژیک متمایز می شود:

1. هدف سازمان مدرن سازگاری با تغییر است. در ارتباط با نیاز به در نظر گرفتن پویایی محیط خارجی، دو جهت برای توسعه مدیریت استراتژیک وجود دارد:

مدیریت استراتژیک منظم که توسعه منطقی برنامه ریزی استراتژیک است و از دو زیر سیستم مکمل تشکیل شده است: یک زیر سیستم برای تجزیه و تحلیل و برنامه ریزی یک استراتژی و یک زیر سیستم برای اجرای یک استراتژی.

مدیریت استراتژیک در زمان واقعی - راه حل مشکلات استراتژیک غیر منتظره. در صنایعی که تغییرات در محیط خارجی با فرکانس بالا رخ می دهد و غیرقابل پیش بینی است توسعه می یابد.

سازمان‌ها مجبورند به طور همزمان استراتژی را اصلاح کنند و به چالش‌های استراتژیک نوظهور بپردازند.

2. هدف مدیریت استراتژیک توسعه است، یعنی. نه تنها ویژگی های کمی بلکه کیفی را نیز تغییر می دهد. به عنوان مثال، تصمیمات استراتژیک شامل تصمیم گیری در مورد بازسازی سازمان، معرفی محصولات و فناوری های جدید و ورود به بازارهای جدید است.

3. محصول مدیریت استراتژیک، پتانسیل سازمان است که از منابع و منابع تکمیل آنها، ارتباطات، موقعیت و سیستم سازمانی به طور کلی تشکیل شده است. پتانسیل همچنین کارآمدترین استفاده از منابع برای دستیابی به هدف را مشخص می کند. از سوی دیگر، پتانسیل منبع شکل گیری مزیت رقابتی سازمان است و از این رو نیازمند توسعه و بهبود مستمر است.

4. موارد زیر به عنوان ویژگی های اضافی مدیریت استراتژیک متمایز می شوند:

پاسخ انعطاف پذیر به تکانه های محیط خارجی؛

اعمال تغییرات به موقع در سازمان؛

تکیه بر توان انسانی؛

جهت گیری مصرف کننده؛

چشم انداز بلند مدت به دلیل مزیت های رقابتی؛

در نظر گرفتن آرایه داده، و نه اجزای جداگانه آن.

تضمین رقابت پذیری شرکت در آینده.

1) مشکلات مرتبط با اهداف شرکت که با هدف بهبود کارایی سازمان از طریق اطمینان از ارتباط اهداف، منابع و نتایج است.

2) مشکلات مرتبط با عناصر سازمان، در صورتی که این عناصر برای دستیابی به اهداف ضروری باشند، اما در حال حاضر وجود نداشته یا ناکافی باشند.

3) مشکلات مرتبط با عوامل خارجی.

بنابراین مدیریت استراتژیک ابزاری مدرن برای مدیریت توسعه یک سازمان است که با هدف افزایش پتانسیل از طریق دستیابی به رقابت پذیری در مواجهه با تغییرات فزاینده در محیط بیرونی و عدم قطعیت مرتبط با آن می باشد.

مدیریت استراتژیک مدیریتی است که با تکیه بر پتانسیل انسانی به عنوان اساس سازمان، فعالیت های تولیدی را به سمت نیازهای مصرف کننده سوق می دهد، به گونه ای انعطاف پذیر پاسخ می دهد و تغییرات به موقع در سازمان ایجاد می کند که با چالش های محیطی مواجه شده و امکان دستیابی به مزیت های رقابتی را فراهم می کند که در مجموع باعث می شود که سازمان امکان بقای سازمان در دراز مدت و در عین حال دستیابی به اهدافشان وجود دارد.

اهداف مدیریت استراتژیک سازمان ها، واحدهای تجاری استراتژیک و حوزه های عملکردی سازمان هستند.

موضوع مدیریت استراتژیک عبارتند از:

مشکلاتی که ارتباط مستقیمی با اهداف کلی سازمان دارد.

مشکلات و راه حل های مربوط به هر یک از عناصر سازمان در صورتی که این عنصر برای دستیابی به اهداف ضروری باشد ولی در حال حاضر موجود نباشد یا به مقدار کافی موجود نباشد.

مشکلات مرتبط با عوامل خارجی که غیرقابل کنترل هستند.

"مشکلات مدیریت استراتژیک اغلب در نتیجه عملکرد عوامل خارجی متعدد ایجاد می شود. بنابراین، برای اینکه در انتخاب استراتژی دچار اشتباه نشویم، باید مشخص شود که چه عوامل اقتصادی، سیاسی، علمی، فنی، اجتماعی و غیره بر آینده سازمان تأثیر می گذارد.

شکل 1 ویژگی های کلیدی جنبه استراتژیک مدیریت سازمان را در مقایسه با مدیریت عملیاتی (جاری) نشان می دهد.

شکل 1- ویژگی های کلیدی جنبه استراتژیک مدیریت سازمان در مقایسه با مدیریت عملیاتی (جاری).

بیایید ویژگی های اصلی تصمیمات استراتژیک را در نظر بگیریم. این 9 ویژگی وجود دارد:

1) تصمیمات استراتژیک منعکس کننده دیدگاه مدیریت است که سازمان چگونه باید باشد و چه کاری باید انجام دهد.

2) تصمیمات استراتژیک برای کمک به سازمان در تضمین تعامل با محیط خارجی طراحی شده است. سازمان دائماً با محیط های در حال تغییر سازگار می شود.

3) تصمیمات استراتژیک منابع خود سازمان را در نظر می گیرند و به اطمینان از تطابق دقیق بین فعالیت تجاری و منابع موجود کمک می کنند.

4) تصمیمات استراتژیک شامل ایده تغییر بزرگ در سیستم کاری سازمان است.

5) تصمیمات استراتژیک بسیار پیچیده هستند و درجات مختلفی از عدم قطعیت را شامل می شوند. آنها دلالت بر این دارند که یک سازمان باید بر اساس اطلاعاتی که چندان قابل اعتماد نیستند، مفروضاتی درباره رویدادهای آتی ایجاد کند.

6) تصمیمات استراتژیک نیازمند رویکردی جامع برای مدیریت سازمان است.

7) تصمیمات استراتژیک هدف بلندمدتی دارند. آنها دلالت بر چشم اندازهای بلندمدت دارند و ارزش بلندمدتی دارند.

8) تصمیمات استراتژیک مربوط به ارزیابی ها و انتظارات شرکت کنندگان کلیدی شرکت در سازمان (سهامداران، مدیران و غیره) است.

9) تصمیمات استراتژیک به طور جدی بر منابع و عملیات تأثیر می گذارد. آنها بر پایه منابع سازمان تأثیر می گذارند و باعث ایجاد امواجی از تصمیمات سطح پایین سازمانی می شوند.

بنابراین، تصمیم گیری استراتژیک یک وظیفه حیاتی برای یک سازمان با هر اندازه و زمینه فعالیت است. مستندسازی صحیح این فرآیند، کلید تصمیمات قانونی صحیح و مصلحتی است.

1.2 چارچوب قانونی برای تشکیل سیستم پشتیبانی اسنادی از فعالیت های سازمان

سازمان حمایت اسنادی برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک یک شرکت مجموعه ای از اقدامات با هدف ایجاد و حفظ شرایط لازم برای مدیریت مؤثر فعالیت های مدیریت شرکت در مستندسازی توسعه و اجرای اقدامات منجر به مازاد درازمدت سطح عملکرد سازمان بر سطح رقبا.

وظیفه تثبیت در قانون مقررات اصلی در مورد سازماندهی و انجام امور اداری عمومی به منظور ایجاد حداقل تعداد اسناد لازم و کافی در مواردی که مستلزم تأیید اسنادی وقایع و حقایق است، همیشه مرتبط است.

مجموعه ای از مواد نظارتی و روش شناختی فدرال در مورد پشتیبانی اسناد از قوانین فدرال، دستورات و دستورات دولت فدراسیون روسیه، استانداردهای ایالتی و بین المللی تشکیل شده است.

همانطور که می دانید، 3 سطح از قوانین قانونی نظارتی (NLA) وجود دارد (شکل 2 را ببینید).

شکل 2 - ساختار اقدامات قانونی نظارتی فدراسیون روسیه

روابط ناشی از تشکیل و استفاده از منابع اطلاعاتی توسط قانون فدرال فدراسیون روسیه مورخ 27 ژوئیه 2006 شماره 149-FZ "در مورد اطلاعات، فناوری اطلاعات و حفاظت از اطلاعات" تنظیم می شود.

قانون فدرال فدراسیون روسیه مورخ 27 فوریه 2011 شماره 63-FZ "در مورد امضای الکترونیکی" شرایط استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی در اسناد الکترونیکی را تنظیم می کند که بر اساس آن امضای دیجیتال الکترونیکی در یک سند الکترونیکی معادل آن شناخته می شود. یک امضای دست نویس در یک سند روی کاغذ. این قانون شرایط استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی، ویژگی های استفاده از آن را تعریف می کند.

علاوه بر این، نمی توان به قانون فدرال قانون فدرال 22 اکتبر 2004 شماره 125-FZ "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه" اشاره نکرد.

یکی از اسناد اساسی در زمینه مقررات نظارتی پشتیبانی اسناد، دستور آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی مورخ 25 مه 1988 شماره 33 "سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت" است. این سند مجموعه ای از اصول و قواعد است که الزامات یکسانی را برای مستندسازی فعالیت های مدیریت و سازماندهی کار با اسناد در ارگان های دولتی ایجاد می کند و شامل مجموعه ای از الزامات و مقرراتی است که به توسعه رویکردهای یکسان برای سیستم های مدیریت اسناد سنتی و خودکار کمک می کند.

GSDOU ساختار سازمانی مدیریت پشتیبانی مستند در سازمان ها را با حل مسائل مربوط به ساخت خدمات معمولی DOE، سازماندهی فرآیند فناوری برای ایجاد و پردازش اسناد، ساده می کند، به حل تعدادی از مشکلات اتوماسیون، ایجاد و پردازش اسناد کمک می کند و شامل مقررات می شود. و قواعد در مقیاس و اهمیت ملی. در عین حال، با دولتی بودن ماهیت، این سیستم در تمام جنبه های خود به سمت کاربرد در ساختارهای غیردولتی نیز گرایش دارد.

قوانین کار اداری در مقامات اجرایی فدرال نیز به حل مشکلات فنی اسناد کمک می کند. این استاندارد ترکیب جزئیات، قوانین صدور اسناد سازمانی و اداری را تعیین می کند که تصمیمات مربوط به مسائل اداری و سازمانی را ثبت می کند. قوانین، تحمیل الزامات برای یکسان سازی عناصر اسناد، ایجاد فرآیندهای استاندارد، یکپارچه و یکپارچه برای اسناد سنتی و خودکار، ذخیره سازی و انتقال اطلاعات مستند را بسیار تسهیل می کند.

ویژگی‌های فعالیت در زمینه مدیریت اسناد، نقش مهمی از استانداردها را پیش‌فرض می‌گیرد. بنابراین، استاندارد GOST R 51141-98. نگهداری سوابق و بایگانی. اصطلاحات و تعاریف» دستگاه مفهومی این حوزه فعالیت را تشکیل می دهد. اصطلاحات مشخص شده در این استاندارد بین المللی باید در تمام انواع اسناد استفاده شود. اساس ماهوی استاندارد از سه بخش تشکیل شده است: «مفاهیم عمومی»، «مدیریت دفتر» و «کسب و کار بایگانی».

فهرست اسناد بایگانی معمولی مدیریتی که در جریان فعالیت‌های ارگان‌های دولتی، دولت‌های محلی و سازمان‌ها تولید می‌شوند، با اشاره به دوره‌های نگهداری، شامل اسنادی است که هنگام مستندسازی عملکردهای مدیریتی یکسان (مشترک برای همه) توسط مؤسسات ایجاد می‌شوند. سازمان ها و شرکت ها، صرف نظر از وظایف، سطح و مقیاس فعالیت، اشکال مالکیت. این لیست به منظور حفظ، سازماندهی و پر کردن صندوق بایگانی فدراسیون روسیه است و در نظر گرفته شده است که دوره های ذخیره سازی اسناد، انتخاب آنها برای ذخیره سازی دائمی یا تخریب را تعیین کند. همچنین باید در تهیه نام‌گذاری پرونده‌ها، تشکیل پرونده‌ها، توسعه طرح‌های طبقه‌بندی اسناد، ایجاد موتورهای جستجو در کارهای اداری، و توسعه فهرست‌های دپارتمان استفاده شود.

با شروع استفاده گسترده از فناوری اطلاعات در کارهای اداری، این حوزه چند وجهی و به سرعت در حال تغییر است که بلافاصله در استانداردهای ملی و بین المللی مربوطه منعکس شد. با توسعه فناوری اطلاعات، استانداردها در زمینه مدیریت اسناد به طور مداوم بهبود می یابند که طیف گسترده ای از عملکردها، فرآیندها و حتی روش های فردی را پوشش می دهد و آنها را با درجات مختلفی از جزئیات توصیف می کند - از مفاهیم سطح بالا گرفته تا فرآیندهای فناوری خاص.

GOST R ISO 15489-1-2007 «سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات. مدیریت اسناد. الزامات عمومی» اصول اساسی مدیریت اسناد را بدون توجه به انواع رسانه ها و فناوری های مورد استفاده تعریف می کند. متأسفانه، استاندارد مشابهی برای سازماندهی ذخیره سازی طولانی مدت وجود ندارد، اگرچه تا حدی نقش آن توسط ISO 14721:2003 "مدل پایه یک سیستم اطلاعات بایگانی باز" ایفا می شود.

سطح بعدی شامل استانداردهایی است که رویه ها و انواع خاصی از کار را تنظیم می کند. این همچنین می‌تواند شامل الزامات مربوط به عملکرد سیستم‌های الکترونیکی تخصصی برای مدیریت اسناد و بایگانی اسناد الکترونیکی و همچنین برای عملکرد "دفتری" برنامه‌های تجاری باشد.

اساس این آرایه از اطلاعات نظارتی استانداردهایی است که روش‌ها و فناوری‌های مختلف مورد استفاده در سیستم‌های مدیریت اسناد را تنظیم می‌کند: فرمت‌های فایل، رسانه برای ذخیره طولانی‌مدت اطلاعات، فراداده، پروتکل‌های تبادل و تعامل. استانداردها برای طیف نسبتاً گسترده ای از متخصصان در نظر گرفته شده است. استفاده کنندگان از استانداردهای مدیریت اسناد را می توان به طور مشروط به دو گروه تقسیم کرد: متخصصان در زمینه کار اداری و بایگانی و متخصصان در سایر زمینه ها که بر اساس ماهیت فعالیت های تجاری خود اسناد را ایجاد، استفاده و ذخیره می کنند.

اخیراً توسعه دهندگان استانداردهای ملی و بین المللی بر روی زمینه های استانداردسازی زیر تمرکز کرده اند:

الزامات سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS)؛

اطمینان از حفظ طولانی مدت اسناد الکترونیکی مهم قانونی؛

ابرداده

الزامات عملکردی برای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (در اصطلاح ما - برای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی) عمدتاً در راستای منافع سازمان های دولتی توسعه یافته است. چنین الزاماتی به عنوان یک دستورالعمل (و گاهی اوقات یک الزام اجباری) در تهیه سیستم های مربوطه برای ارگان های دولتی عمل می کند که امکان حفظ یک سیاست فنی واحد در بخش عمومی و ایجاد شرایط لازم برای تعامل بین بخشی را فراهم می کند. در عین حال، سازمان های تجاری اغلب هنگام خرید از این الزامات استفاده می کنند و از بین آنها مواد مورد نیاز خود را انتخاب می کنند.

لازم به ذکر است که کار در روسیه برای یکسان سازی هنجارهای داخلی و استانداردهای بین المللی در حال انجام است. بنابراین، الزامات اروپایی MoReq2 توسعه یافته در سال 2008 (به دستور کمیسیون اروپا و دولت اتحادیه اروپا) مورد توجه است.

یک روند جدید در عمل جهانی، ظهور الزامات برای حداقل مجموعه ای از عملکردهای مدیریت اسناد مورد نیاز برای سیستم های تجاری (حسابداری، مدیریت منابع و فرآیندهای تجاری و غیره) است - برخلاف الزامات سیستم های مدیریت اسناد تخصصی در مقیاس کامل. .

بنابراین، طبق استاندارد DoD 5015.2-STD توسعه یافته در ایالات متحده، "استاندارد الزامات EDMS وزارت دفاع ایالات متحده"، نسخه 3 از 25 آوریل 2007، مجموعه ای از الزامات برای عملکرد سیستم های مدیریت اسناد ارائه شده است که برای اجرای مفاد قوانین مربوط به حفاظت از اطلاعات شخصی، داده ها و دسترسی به اطلاعات دولتی توسط سازمان های دولتی. اول از همه، اینها احتمالات هستند:

برجسته کردن اسناد حاوی داده های شخصی و / یا مشمول افشای طبق قانون آزادی دسترسی به اطلاعات دولتی.

ثبت درخواست های شهروندان در مورد داده های شخصی آنها و همچنین درخواست های شهروندان و سازمان ها برای دسترسی به اطلاعات دولتی؛ ایجاد پرونده های الکترونیکی مناسب حاوی اسناد ایجاد شده در روند رسیدگی به این درخواست ها.

مدیریت اسناد مربوط به افشای اطلاعات شخصی و دولتی؛

جمع آوری داده های آماری لازم و ایجاد گزارش های مربوطه؛

از ایجاد نسخه های سانسور شده اسناد فاش شده و ذخیره آنها در ارتباط با اسناد اصلی پشتیبانی کنید.

علاوه بر این، این استاندارد اکنون شامل بخشی با الزامات برای اطمینان از قابلیت همکاری بین EDMS هنگام انتقال اسناد الکترونیکی از یک سیستم به سیستم دیگر است.

مشخصات MoReq2 نسخه دوم مدل نیازمندی‌ها (MoReq) است که استاندارد جدید اروپایی «عملی» برای سیستم‌هایی است که اسناد الکترونیکی را مدیریت می‌کنند. MoReq2 در حال حاضر در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار تأثیرگذار است و این تأثیر در آینده بیشتر خواهد شد. دلایل این امر در موارد زیر نهفته است:

برای همه بخش ها، نه فقط مقامات دولتی در نظر گرفته شده است.

این یک استاندارد بین المللی است که در سراسر اروپا، و همچنین آسیا، آمریکای شمالی و جنوبی استفاده می شود.

این کارکردی را توصیف می کند که بسیار فراتر از خود مدیریت اسناد است.

در طول توسعه آن، یک بحث بین المللی عظیم از این پروژه توسط متخصصان بسیاری از کشورهای جهان سازماندهی شد.

راهنمایی های موجود در این استاندارد به شما کمک می کند تا الزامات تجاری، چارچوب سازمانی و تجاری برای انجام فرآیندهای تبدیل و مهاجرت، برنامه ریزی فرآیند، نظارت و کنترل فرآیند را درک کنید. مراحل، مؤلفه‌ها و تکنیک‌های خاص برای تبدیل و انتقال اسناد از یک سیستم مدیریت اسناد به سیستم دیگر، از جمله مسائلی مانند مدیریت گردش کار، آزمایش، کنترل نسخه و تأیید را شرح می‌دهد.

استاندارد GOST 7.1-84. «شرح کتابشناختی سند. الزامات عمومی و قوانین تدوین» شامل الزاماتی است که از حفظ اصالت و اصالت اسناد الکترونیکی در هنگام تبدیل آنها از یک سیستم ذخیره الکترونیکی اسناد به سیستم دیگر اطمینان می دهد. اگرچه مسائل مربوط به حفظ طولانی مدت اسناد الکترونیکی به طور مستقیم مورد توجه قرار نمی گیرد، اما آنها بسیار با وظیفه تبدیل مرتبط هستند، زیرا بسیاری از استراتژی ها برای اطمینان از حفظ طولانی مدت شامل یک شکل یا شکل دیگر از تبدیل است.

بخش اول استاندارد به تصمیمات مربوط به برنامه ریزی برنامه تبدیل و نگهداری سوابق می پردازد. بخش دوم به بحث در مورد خود فرآیند تبدیل اختصاص دارد. برنامه های کاربردی عبارتند از:

جداول که الزامات " دفتری " را گرد هم می آورد. محرک ها و خطرات مرتبط با فرآیند تبدیل؛ اقدامات کنترل و مدیریت، مراحل فرآیند تبدیل؛

منابع دیگر برای کمک به متخصصان تبدیل.

در معرفی پیش‌نویس استاندارد آمده است: «به‌طور فزاینده‌ای، اطلاعاتی که به‌صورت الکترونیکی ایجاد، وارد و ذخیره شده‌اند، به‌عنوان مدرکی دال بر فعالیت تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند. چنین شواهدی ممکن است در صورت اختلاف در قرارداد یا در دادگاه مورد نیاز باشد. این گزارش فنی شیوه‌های توصیه‌شده برای ذخیره‌سازی الکترونیکی کسب‌وکار یا سایر اطلاعات را در قالب نمایش‌های تصویری تعریف می‌کند. بر این اساس، پایبندی به این توصیه‌ها مورد علاقه سازمان است حتی زمانی که پایایی اطلاعات ذخیره‌شده مورد مناقشه قرار نگیرد.

نسخه جدیدی از ISO 15836:2009 "اطلاعات و اسناد - هسته فراداده دوبلین" در سال 2009 منتشر شد. ISO 15836:2009 یک استاندارد توصیف منبع را ایجاد می کند که به عنوان "مجموعه عناصر فراداده هسته دوبلین" شناخته می شود. ISO 15836:2009 مفهوم یک منبع را محدود نمی کند، اما اغلب برای توصیف کتاب ها و اسناد استفاده می شود.

این استاندارد، یکی از محبوب ترین سیستم های فراداده جهانی، در اواخر دهه 1990 توسعه یافت. توسط کنسرسیوم وب جهانی آغاز شد. محبوبیت آن به این دلیل است که مدل توصیف مبتنی بر هسته دوبلین امکان استفاده از ابزارهای مختلف زبانی دیگر را رد نمی کند. علاوه بر این، بر خلاف فرمت‌های کتابخانه سنتی، برای استفاده از Dublin Core نیازی به آموزش خاصی نیست.

GOST R ISO 23081-1-2008 «سیستم استانداردهای اطلاعات، کتابداری و انتشارات. فرآیندهای مدیریت اسناد فراداده برای اسناد بخش 1. اصول» دومین استاندارد مدرن روسیه در زمینه مدیریت اسناد است. این استاندارد توسط موسسه تحقیقات اسناد و بایگانی روسیه بر اساس ترجمه معتبر استاندارد بین المللی ISO 23081-1:2006 "اطلاعات و اسناد - فرآیندهای مدیریت سوابق - فراداده برای سوابق - قسمت 1. اصول" تهیه شده است. . این سند به این سؤالات پاسخ می دهد: ابرداده چیست، ابرداده چیست و چگونه می توان از آنها برای مدیریت اسناد مطابق با الزامات GOST R ISO 15489-1-2007 استفاده کرد. این استاندارد چارچوبی را برای ایجاد، مدیریت و استفاده از ابرداده های مدیریت سوابق ایجاد می کند و همچنین اصول زیربنای مدیریت آنها را توضیح می دهد. اهمیت ابرداده مدیریت سوابق در فرآیندهای تجاری را برجسته می‌کند و نقش‌ها و انواع مختلفی از ابرداده‌ها را که از فرآیندهای تجاری و مدیریت سوابق پشتیبانی می‌کنند، توضیح می‌دهد. این استاندارد همچنین چارچوبی را برای مدیریت این ابرداده ایجاد می کند.

بنابراین، می توان نتیجه گرفت که مبنای قانونی برای فعالیت های پشتیبانی اسنادی مدیریت، مجموعه عظیمی از اسناد روسی و بین المللی است، در حالی که استانداردها به دلیل ویژگی های موضوع تنظیم، نقش ویژه ای ایفا می کنند. روند اصلی سال های اخیر تمایل به یکسان سازی استانداردهای ملی برای پشتیبانی اسنادی، تدوین مقررات بین المللی است که در چارچوب جهانی شدن و ارتباط رو به رشد فضای اطلاعاتی، فرآیندهای ارتباطی را بهینه می کند.

روند برجسته دیگر انتقال تدریجی کل سیستم اسناد به فرمت دیجیتال است. امکان استفاده از تجربه جهانی در کار با اسناد، در درجه اول اسناد الکترونیکی، هم می تواند زمان معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی را در سازمان های ما به میزان قابل توجهی کاهش دهد و هم روند ایجاد آرشیو اسناد الکترونیکی دارای اهمیت قانونی را سرعت بخشد.

1.3 فناوری اطلاعات برای تصمیم گیری استراتژیک در یک سازمان

سازمان ها در انواع و زمینه های مختلف فعالیت را می توان به عنوان یک سیستم تجاری معرفی کرد که در آن منابع اقتصادی از طریق فرآیندهای مختلف سازمانی، فنی و اجتماعی به کالا و خدمات تبدیل می شوند.

در طول عملیات هر سیستم تجاری، تحت تأثیر عوامل محیطی (رقبا، مشتریان، تامین کنندگان، سازمان های دولتی، شرکا، مالکان، بانک ها، صرافی ها و غیره) و عوامل داخلی است که عمدتاً نتیجه اتخاذ یک یا یکی دیگر از راهکارهای مدیریتی

فرآیند اتخاذ تصمیمات مدیریتی به عنوان اصلی ترین نوع فعالیت مدیریتی، یعنی مجموعه ای از اقدامات مدیریتی مرتبط، هدفمند و منسجم است که اجرای وظایف مدیریتی را تضمین می کند.

هدف و ماهیت فعالیت های سازمان تعیین کننده سیستم اطلاعاتی آن و اتوماسیون فناوری اطلاعات و همچنین نوع محصول اطلاعاتی پردازش و تولید شده است که بر اساس آن تصمیم بهینه مدیریت گرفته می شود.

اثربخشی تصمیم‌گیری مدیریتی در شرایط عملکرد فناوری اطلاعات در سازمان‌ها در انواع مختلف به دلیل استفاده از ابزارهای مختلف برای تحلیل فعالیت‌های مالی و اقتصادی بنگاه‌ها است. ما می توانیم چهار حلقه از وظایف حل شده توسط شرکت را تشخیص دهیم:

1) اولین طیف از وظایف بر ارائه اطلاعات اقتصادی به کاربران خارج از شرکت - سرمایه گذاران، مقامات مالیاتی و غیره متمرکز است. اغلب، شاخص ها برای تجزیه و تحلیل بر اساس داده های حسابداری استاندارد و گزارش های آماری و همچنین منابع دیگر استفاده می شود. اطلاعات؛

2) دایره دوم با وظایف تحلیل مرتبط است که برای توسعه تصمیمات مدیریت استراتژیک برای توسعه تجارت طراحی شده است. پایگاه اطلاعاتی باید گسترده تر باشد، اما در چارچوب شاخص های بسیار تجمیع شده که روندهای اصلی توسعه یک شرکت یا شرکت را مشخص می کند.

3) حلقه سوم از وظایف تجزیه و تحلیل بر توسعه راه حل های تاکتیکی متمرکز است. پایگاه اطلاعاتی آن بسیار گسترده است و به پوشش تعداد زیادی از شاخص های خصوصی بسیار دقیق نیاز دارد که جنبه های مختلف عملکرد شی کنترل را مشخص می کند.

4) حلقه چهارم وظایف با وظایف مدیریت عملیاتی شی اقتصادی مطابق با زیر سیستم های عملکردی شی اقتصادی مرتبط است. برای حل این مشکلات، از اطلاعات عملیاتی فعلی در مورد وضعیت شی اقتصادی و محیط خارجی استفاده می شود.

وظایف اصلی دستگاه های اداری سازمان های مختلف، تجزیه و تحلیل موقعیت های شرکت و محیط بیرونی و تصمیم گیری در مورد برنامه ریزی استراتژیک و کوتاه مدت فعالیت های آن است.

اجرای وظایف تصمیم گیری برنامه ریزی شده در سطوح استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی (عملیاتی) انجام می شود.

هر یک از این سطوح نیاز به پشتیبانی اطلاعاتی و اسنادی خاصی دارد که بر اساس فناوری اطلاعات پیاده سازی می شود. با توجه به سطوح تصمیم‌گیری در عملکرد فناوری اطلاعات، سه محور برنامه‌ریزی استراتژیک بلندمدت، برنامه‌ریزی تاکتیکی میان‌مدت و تنظیم عملیاتی فعالیت‌های سازمان را می‌توان تشخیص داد:

1) سطح استراتژیک بر مدیران ارشد متمرکز است. با توجه به سازماندهی فناوری اطلاعات، دسترسی به اطلاعاتی فراهم شده است که منعکس کننده وضعیت موجود در شرکت، محیط خارجی، روابط آنها بوده و برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک ضروری است. اهداف اصلی سطح مدیریت استراتژیک عبارتند از:

تعیین سیستم اولویت ها برای توسعه سازمان؛

ارزیابی مسیرهای امیدوارکننده برای توسعه سازمان؛

انتخاب و ارزیابی منابع لازم برای دستیابی به اهداف.

مطابق با این دستورالعمل‌ها، فناوری اطلاعات به مدیریت ارشد دسترسی سریع، راحت و مرتب‌سازی اطلاعات بر اساس عوامل کلیدی را فراهم می‌کند که امکان ارزیابی میزان دستیابی به اهداف استراتژیک شرکت و پیش‌بینی فعالیت‌های بلندمدت آن را فراهم می‌کند. ویژگی های فناوری اطلاعات کانتور برنامه ریزی بلند مدت و تجزیه و تحلیل عملکرد پیش بینی شده، ساخت مدل های انبوه توسعه سازمان با در نظر گرفتن فعالیت های مجتمع های تولیدی و اقتصادی مرتبط است.

مدل‌های این حلقه عملکرد فناوری اطلاعات باید موارد زیر را در نظر بگیرند:

ویژگی های توسعه روابط بازار در کشور؛

انواع امیدوار کننده احتمالی محصولات (کالاها و خدمات) مرتبط با مشخصات سازمان یا شرکت؛

انواع بالقوه منابع تولید که می توانند برای ایجاد انواع جدید محصولات (کالاها، خدمات) استفاده شوند.

فرآیندهای تکنولوژیکی چشم انداز برای ساخت انواع جدید محصولات (کالاها و خدمات).

محاسبه این عوامل در مدل عملکرد فناوری اطلاعات عمدتاً مبتنی بر استفاده از اطلاعات خارج از فعالیت های سازمان است. بنابراین، فناوری اطلاعات باید یک محیط ارتباطی توسعه یافته (از جمله اینترنت) برای دریافت، انباشت و پردازش اطلاعات خارجی داشته باشد.

ویژگی بارز عملکرد فناوری اطلاعات در چارچوب برنامه ریزی استراتژیک بلندمدت، مبتنی بر استفاده از مدل های انبوه، باید نقش تعیین کننده خود پرسنل مدیریت در فرآیند تصمیم گیری در نظر گرفته شود. سطح بالای عدم قطعیت و ناقص بودن اطلاعات، اهمیت عامل ذهنی را به عنوان مبنای تصمیم گیری افزایش می دهد. در عین حال، فناوری اطلاعات خودکار به عنوان یک ابزار کمکی عمل می کند که پیش نیاز اصلی را برای سازماندهی فعالیت های دستگاه اداری فراهم می کند.

بنابراین فناوری اطلاعات برای حمایت از سطح استراتژیک تصمیم گیری به مدیریت ارشد سازمان کمک می کند تا وظایف بدون ساختار را حل کند که اصلی ترین آنها مقایسه تغییرات در حال وقوع در محیط خارجی با پتانسیل موجود شرکت است.

ابزارهای اصلی برای حمایت از کار مدیریت ارشد، سیستم های اطلاعات استراتژیک در حال توسعه برای اجرای اهداف استراتژیک بلندمدت توسعه سازمان است.

در حال حاضر، مفهوم کلی برای پیاده سازی سیستم های اطلاعات استراتژیک به دلیل تنوع هدف و عملکرد آنها هنوز ایجاد نشده است. سه گرایش در استفاده از آنها وجود دارد:

اولین مورد مبتنی بر موقعیتی است که ابتدا اهداف و استراتژی های دستیابی به آنها تدوین می شود و تنها پس از آن فناوری اطلاعات خودکار با استراتژی از پیش تعیین شده سازگار می شود.

گرایش دوم مبتنی بر این واقعیت است که سازمان از سیستم اطلاعات استراتژیک در تدوین اهداف و برنامه ریزی استراتژیک استفاده می کند.

گرایش سوم مبتنی بر روش شناسی ترکیب دو روند قبلی است - تعبیه یک سیستم اطلاعات استراتژیک در یک فناوری اطلاعات موجود با ترکیبی از توسعه یک مفهوم برای توسعه یک سازمان در مدیریت یک شرکت.

فناوری اطلاعات برای ایجاد یک محیط مشترک برای پشتیبانی کامپیوتری و مخابراتی برای تصمیمات استراتژیک در شرایط غیرمنتظره طراحی شده است.

2) سطح تاکتیکی تصمیم گیری مبتنی بر پردازش خودکار داده ها و اجرای مدل هایی است که به حل وظایف فردی و عمدتاً ساختار ضعیف (مثلاً تصمیم گیری در مورد سرمایه گذاری ها، بازارها و غیره) کمک می کند. اهداف اصلی سطح تاکتیکی رهبری عبارتند از:

تضمین عملکرد پایدار سازمان به عنوان یک کل؛

ایجاد ظرفیت برای توسعه سازمانی؛

ایجاد و تنظیم برنامه ها و برنامه های کاری اساسی برای اجرای دستورات بر اساس پتانسیل انباشته شده در فرآیند توسعه سازمان.

برای اتخاذ تصمیمات تاکتیکی، فناوری اطلاعات باید اطلاعات لازم برای تصمیم گیری های تاکتیکی فردی یا گروهی را در اختیار مدیران میانی قرار دهد. به طور معمول، چنین تصمیماتی در یک بازه زمانی معین (ماه، سه ماهه، سال) مهم هستند.

سطح تاکتیکی تصمیم گیری توسط مدیریت میانی برای نظارت (نظارت مداوم)، کنترل، تصمیم گیری و مدیریت استفاده می شود. کارکردهای اصلی که بر اساس فناوری اطلاعات خودکار انجام می شود عبارتند از: مقایسه شاخص های فعلی با گذشته، تدوین گزارش های دوره ای برای یک دوره معین، امکان دسترسی به اطلاعات آرشیو شده، تصمیم گیری مدیریت تاکتیکی و غیره.

عملکرد فناوری اطلاعات در چارچوب برنامه‌ریزی تاکتیکی میان‌مدت مبتنی بر استفاده از مدل‌هایی است که منعکس‌کننده عوامل و شرایط واقعی برای توسعه احتمالی فعالیت‌های سازمان‌ها و بنگاه‌ها است و نیازهای خارجی تامین‌کنندگان و مصرف‌کنندگان تا حد زیادی اتخاذ می‌شود. به حساب آوردن. با این حال، در این مدار، اطلاعات خارجی دقیقاً مطابق با جهت گیری های ممکن و عملاً اجرا شده برای توسعه سازمان ها و شرکت ها است که باعث افزایش سطح اطمینان داده ها و مدل سیستم مدیریت می شود.

برای حمایت از تصمیم گیری تاکتیکی در فناوری اطلاعات شرکت از ابزارهایی مانند پایگاه های داده، سیستم های پردازش دانش، سیستم های پشتیبانی تصمیم و ... استفاده می شود.

امروزه یکی از ابزارهای تصمیم‌گیری تاکتیکی، سیستم‌های پشتیبانی تصمیم هستند که وظایف نیمه ساختار یافته را انجام می‌دهند که پیش‌بینی نتایج آن از قبل دشوار است. سیستم های پشتیبانی تصمیم یک دستگاه تحلیلی نسبتاً قدرتمند با چندین مدل دارند. ویژگی های اصلی چنین سیستم هایی عبارتند از:

توانایی حل مشکلاتی که پیش بینی پیشرفت آن دشوار است.

در دسترس بودن ابزارهای مدلسازی و تحلیل؛

توانایی تغییر آسان فرمول وظایفی که باید حل شوند و داده های ورودی.

انعطاف پذیری و سازگاری با شرایط متغیر؛

کاربرپسندترین فناوری؛

3) سطح عملیاتی (عملیاتی) تصمیم گیری اساس تمام فناوری های اطلاعات خودکار است. در این سطح، تعداد زیادی از عملیات معمول جاری برای حل وظایف عملکردی مختلف یک شی اقتصادی انجام می شود. مدیریت عملیاتی بر دستیابی به اهداف تدوین شده در سطح استراتژیک از طریق استفاده از پتانسیل شناسایی شده در سطح تاکتیکی متمرکز است. در عین حال، مهمترین اولویت های مدیریت عملیاتی عبارتند از:

کسب سود از طریق اجرای فعالیت های از پیش برنامه ریزی شده با استفاده از پتانسیل انباشته.

ثبت، انباشت و تجزیه و تحلیل انحرافات در روند تولید از برنامه ریزی شده؛

توسعه و اجرای راهکارهایی برای حذف یا به حداقل رساندن انحرافات ناخواسته.

عملکرد فناوری اطلاعات در مدار برنامه ریزی جاری و مقررات عملیاتی در شرایط قطعیت، کامل بودن اطلاعات و اغلب در زمان واقعی پردازش اطلاعات رخ می دهد.

فناوری‌های اطلاعات، محصولات اطلاعاتی لازم برای تصمیم‌گیری‌های مدیریت عملیاتی روزانه را در اختیار متخصصان سطح عملیاتی قرار می‌دهند. هدف از ابزارهای فناوری اطلاعات در این سطح، پاسخگویی به سوالات در مورد وضعیت فعلی شرکت و کنترل جریان های اطلاعاتی سازمان است که با مدیریت عملیاتی سازگار است.

فناوری اطلاعات که مدیریت را در سطح عملیاتی پشتیبانی می کند، رابط بین سازمان و محیط خارجی است. از طریق سطح عملیاتی، داده ها به سایر سطوح مدیریت نیز ارائه می شود. ابزارها در سطح عملیاتی مدیریت قابلیت تحلیل کمی دارند. آنها در خدمت متخصصان سازمان هستند که به اطلاعات روزانه و هفتگی در مورد وضعیت امور در داخل شرکت و محیط خارجی نیاز دارند. هدف اصلی آنها ردیابی عملیات روزانه در سازمان و تولید دوره ای گزارش های خلاصه استاندارد بسیار ساختاریافته است.

نیازهای اطلاعاتی اولیه در سطح عملیاتی را می توان با کمک ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری معمولی کاربردی و مشکل گرا برای پردازش داده های متنی، جدولی، گرافیکی و آماری، ارتباطات الکترونیکی و غیره برآورده کرد.

بنابراین، پشتیبانی اطلاعاتی در تصمیم گیری های استراتژیک جایگاه نسبتاً مهمی را اشغال می کند، زیرا این نه تنها به کسب سود از طریق اجرای فعالیت های از پیش برنامه ریزی شده کمک می کند، بلکه به ثبت، انباشت و تجزیه و تحلیل انحرافات در روند تولید از برنامه ریزی شده، و همچنین توسعه و اجرای راه حل هایی برای حذف یا به حداقل رساندن کمک می کند. انحرافات نامطلوب از طرح کسب و کار

2. تجزیه و تحلیل سیستم از وضعیت سیستم موسسات آموزشی پیش دبستانی در JSC "رودینا" و ارزیابی اثربخشی آن.

2.1 تجزیه و تحلیل تاریخچه کسب و کار تشکیل و توسعه JSC "Rodina"

OAO "Rodina" یک شرکت کشاورزی است که در روستای چلباسکایا، منطقه Kanevsky، منطقه کراسنودار واقع شده است.

شرکت سهامی باز "رودینا" به شکل سازمانی و حقوقی فعلی در تاریخ 12 شهریور 1377 تاسیس شد و فعالیت شرکت بر اساس اساسنامه ای است که نسخه فعلی آن به تصویب پروتکل شماره 2 مورخ 4 آبان 1389 رسیده است.

بر اساس اساسنامه، هدف از تشکیل شرکت رودینا، تامین نیازهای عمومی در کار، محصولات، خدمات شرکت، کسب سود از طریق ایجاد کالاها، آثار و خدمات رقابتی، ضمن برخورداری از حقوق شهروندی و تعهدات مدنی لازم برای اجرای هر نوع فعالیتی که توسط قوانین فدرال ممنوع نشده است را متحمل می شود.

آدرس قانونی OAO "Rodina": منطقه کراسنودار، منطقه Kanevskaya، خیابان. چلباسکایا، خ. کراسنایا، 119. شماره شناسایی مالیات دهندگان (TIN) 2334006686 به این شرکت اختصاص داده شد، در 19 سپتامبر 2002 در ثبت نام واحد دولتی اشخاص حقوقی، OGRN ثبت شد: 1022303977376.

شرکت یک شخصیت حقوقی است، می‌تواند از طرف خود هرگونه اموال و حقوق غیرمالی شخصی که در قانون برای شرکت‌های سهامی آزاد پیش‌بینی شده است، تحصیل و اعمال کند، تعهداتی را متعهد شود، معاملاتی را که قانون اجازه می‌دهد از طرف خود انجام دهد. شاکی و متهم در دادگاه. همچنین، JSC "Rodina" دارای اموال جداگانه است که در ترازنامه مستقل خود ثبت شده است، مطابق با اهداف فعالیت و هدف دارایی، مالک، استفاده و تصرف می کند.

سرمایه مجاز Rodina OJSC 21,019,506 (بیست و یک میلیون و نوزده هزار و پانصد و شش) روبل است که به 20,019,506 (بیست میلیون و نوزده هزار و پانصد و شش) سهم با نام عادی به ارزش اسمی هر یک (یک) روبل و 1000 (1000) روبل تقسیم می شود. یک میلیون) سهام با نام ممتاز با ارزش اسمی هر یک (یک) روبل.

مطابق بند 7.2 اساسنامه شرکت رودینا، شرکت حق دارد علاوه بر سهام عرضه شده، 140،136،542 (یکصد و چهل میلیون و یکصد و سی و شش هزار و پانصد و چهل) سهام را در اختیار داشته باشد. دو) سهام عادی با نام هر یک به ارزش اسمی 1 (یک) روبل، به مبلغ کل به ارزش اسمی 140،136،542 (یکصد و چهل میلیون و یکصد و سی و شش هزار و پانصد و چهل و دو) روبل و 7،000،000 (هفت). میلیون) سهام ثبت شده ممتاز با ارزش اسمی هر یک (یک) روبل، به مبلغ کل به ارزش اسمی 7،000،000 (هفت میلیون) روبل (سهم اعلام شده).

شرکت سهامی باز "رودینا" از CJSC "Rodina"، قبل از آن، در دوران شوروی، شرکت کشاورزی جمعی به همین نام در منطقه Kanev تغییر یافت.

از سال 2000، Rodina OJSC بخشی از گروه شرکت های Step Stella Concern OJSC بوده و یکی از بزرگترین شرکت های کشاورزی تولید محصولات زراعی و دامی در منطقه Kanevsky است (شکل 4 را ببینید).

همانطور که از نمودار بالا مشاهده می شود، گروه شرکت های Step شامل هشت شرکت کشاورزی واقع در مناطق Kanevsky، Leningradsky و Pavlovsky در منطقه کراسنودار است. فعالیت های اصلی JSC "Rodina" عبارتند از:

کشت غلات و محصولات حبوبات؛

رشد دانه های روغنی؛

کشت چغندر قند؛

کشت محصولات علوفه ای؛

تهیه خوراک سبزیجات؛

پرورش گاو؛

تولید گوشت و فرآورده های فرعی خوراکی گاو و خوک.

تولید شیر؛

عمده فروشی غلات، دانه و خوراک دام های مزرعه.

نوشته شده در http://www.allbest.ru/

شکل 3 - جایگاه JSC "Rodina" در ساختار کلی JSC Concern "Stella"

JSC Rodina تنها در سال‌های اخیر، پس از پیوستن به گروه شرکت‌ها، نرخ توسعه بالایی را نشان می‌دهد. تا اوایل دهه 2000، این یکی از "مشکل‌آمیزترین" مزارع در منطقه بود. تنها در سال 1999، زیان خالص دریافتی توسط شرکت بالغ بر 13 میلیون روبل بود. پیوستن به نگرانی Stela امکان به روز رسانی قابل توجهی ناوگان تجهیزات کشاورزی به ویژه خرید تجهیزات با قطاری از ادوات را فراهم کرد که امکان معرفی مدرن ترین فناوری ها در تولید علوفه، پرورش دام، تولید محصولات کشاورزی و جذب بزرگ را فراهم کرد. - سرمایه گذاری در مقیاس برای ارتقاء پایه تولید. قبلاً در سال 2006 ، Rodina OJSC به باشگاه Agro-300 ملحق شد که بزرگترین شرکت های کشاورزی روسیه را متحد می کند و در سال 2011 ، طبق گفته Danone و Unimilk OJSC ، مزرعه لبنی Rodina OJSC که بخشی از گروه شرکت های Step است. از نظر شاخص های کیفی شیر در بین تولید کنندگان منطقه کراسنودار مقام اول را به خود اختصاص داد.

تا سال 2012، حجم تولید شیر در رودینا JSC به 40 تن در روز رسید، گله گاو تقریباً به طور کامل تجدید شد، با توجه به دستیابی به دام در آلمان و ایالات متحده، دو مورد موجود بازسازی شد و ساخت یک کارخانه لبنی جدید. مزرعه راه اندازی شد

ساختار سازمانی و مدیریتی شرکت "رودینا" در شکل 4 نشان داده شده است. از نمودار فوق می توان دریافت که عالی ترین مرجع مدیریت شرکت مجمع عمومی صاحبان سهام می باشد. جلسات منظم سالی یک بار برگزار می شود. فعالیت های جاری توسط هیئت مدیره اداره می شود. تنها مرجع اجرایی، مدیر کل شرکت است که برای مدت سه سال انتخاب می شود.

تجزیه و تحلیل ساختار سازمانی JSC نشان می دهد که بخش مدیریت پرسنل، بخش های حقوقی و مهندسی و همچنین دبیرخانه شرکت کشاورزی (اداره کل) مستقیماً زیرمجموعه مدیر کل هستند. علاوه بر این، مدیرکل دارای چهار معاون است که حوزه های کاری جداگانه را مدیریت می کنند. مدیر مالی زیر مجموعه بخش برنامه ریزی و اقتصادی است، یک بخش حسابداری متمرکز که در آن تمام اطلاعات در مورد بخش های شرکت جمع آوری می شود که توسط حسابدار ارشد اداره می شود.

مدیر فنی فعالیت های سایت های تعمیرات ساختمانی و انرژی، گاراژ خودرو، تعمیرگاه ها را مدیریت می کند. علاوه بر این او یک مهندس نرم افزار شبکه نیز زیر نظر خود دارد. در واقع وظایف معاونت مدیرکل در حوزه های مربوطه توسط متخصص ارشد دام که مدیریت کل مجتمع دامپروری را بر عهده دارد و کارشناس ارشد زراعت که بر فعالیت های اداره تولیدات گیاهی نظارت دارد، انجام می شود.

شکل 4 - ساختار سازمانی JSC "رودینا"

این ساختار به شما امکان می دهد تا به طور مؤثر فعالیت های تولیدی شرکت مورد مطالعه را انجام دهید و وظایف آن را انجام دهید.

فعالیت اصلی شرکت کشاورزی تولید و فروش محصولات کشاورزی است: غلات، دانه های روغنی، چغندر کاری، سایر زمینه های تولید محصولات زراعی، پرورش گاو گوشتی و شیری. این شرکت کشاورزی تا به امروز دارای زمین زراعی به مساحت 6474 هکتار می باشد. تعداد کارکنان شرکت کشاورزی در سال 2012 بالغ بر 342 نفر بوده است.

شاخص های اصلی عملکرد مالی و اقتصادی شرکت رودینا OJSC در پیوست A ارائه شده است. تجزیه و تحلیل شاخص های اصلی مالی و اقتصادی بر اساس داده های حسابداری مالی و تولیدی شرکت انجام شده است. همانطور که از داده های بالا مشاهده می شود، درآمد Rodina OJSC به طور کلی در طول دوره در حال افزایش است، اما پویایی رشد درآمد پیش رونده نیست (شکل 5 را ببینید).

شکل 5 - پویایی شاخص های درآمد OJSC "Rodina" در سال 2009-2012، هزار روبل.

تجزیه و تحلیل منابع شرکت نشان می دهد که تعداد پرسنل کاملاً ثابت است. در سال 2010، 4 نفر کاهش یافته است، اما پس از آن شروع به رشد می کند. بیشترین نرخ رشد در تعداد پرسنل مربوط به سال های 2011 و 2012 بوده است. - حدود 5.5٪. در نتیجه، تا تاریخ 1392/01/01، میانگین تعداد کارمندان 342 نفر است.

منابع مادی شرکت نیز به تدریج افزایش می یابد، اما اگر حجم دارایی های جاری در طول دوره بیش از 69٪ افزایش یابد، حجم دارایی های ثابت تنها 18٪ افزایش می یابد. این به دلیل ویژگی های حسابداری در شرکت های کشاورزی است - رشد حجم سرمایه در گردش با تجدید مقیاس بزرگ گله گاو همراه است که توسط حساب های سهام محاسبه می شود. متوسط ​​حجم سالانه منابع بر بازده دارایی ها و گردش مالی تأثیر می گذارد. بنابراین، از 01.01.2010، بازده دارایی ها 1.26 روبل بود و از 01.01.2013 به 1.45 روبل افزایش یافت. نسبت گردش مالی در سال 2010 و در سال 2011-2012 به حداکثر مقدار خود رسید. اندکی کاهش یافت (شکل 6 را ببینید).

اسناد مشابه

مبانی نظریه توسعه و اتخاذ تصمیمات استراتژیک. تجزیه و تحلیل OJSC "سامارا نانوایی شماره 9" به عنوان موضوع مطالعه. تجزیه و تحلیل محیط داخلی و خارجی، تعریف ماموریت و اهداف شرکت. ارزیابی و کنترل اجرای تصمیمات استراتژیک.

مقاله ترم، اضافه شده در 2010/12/24


مبانی نظری تصمیم گیری در سازمان، مفهوم، ماهیت و طبقه بندی تصمیمات مدیریتی در فرآیند مدیریت، روش ها، پشتیبانی اطلاعاتی از تصمیمات. توصیه ها و الزامات برای انتخاب معیارهای اثربخشی تصمیم گیری.

تست، اضافه شده در 2010/03/19


مقاله ترم، اضافه شده در 2012/11/16


سیستم کنترل به عنوان یک سیستم تصمیم گیری، نقش تصمیم گیری در سیستم کنترل. طرح تصمیم گیری و اهمیت آن برای عملکرد موثر واحدها. بهبود طرح تصمیم گیری فعلی.

مقاله ترم، اضافه شده 10/26/2003


مراحل کلیدی در فرآیند تصمیم گیری در یک سازمان، ویژگی های اصلی آنها. ویژگی های منابع برای کسب و کار، عوامل عملکرد. روش های جذب و منابع منابع مالی به عنوان مثال شرکت مبلمان "بلوط".

مقاله ترم، اضافه شده در 11/08/2011


ماهیت تصمیمات مدیریت، طبقه بندی و نوع شناسی آنها. فرآیند، اصول و مراحل تصمیم گیری. تجزیه و تحلیل فرآیند تصمیم گیری مدیریتی در لوازم خانگی LLC. راه های بهبود کارایی تصمیم گیری در فعالیت های شرکت.

مقاله ترم، اضافه شده در 2015/01/26


مفهوم پشتیبانی اطلاعاتی برای مدیریت استراتژیک سازمان. تشکیل پایگاه اطلاعاتی برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک. تجزیه و تحلیل پشتیبانی اطلاعات برای مدیریت استراتژیک LLC "Vizavi2000". ترکیب گونه از اسناد.

مقاله ترم، اضافه شده در 2012/08/27


مفاهیم اساسی فرآیند اتخاذ تصمیمات مدیریتی، طبقه بندی آنها، ارزیابی عملکرد. تاریخچه ایجاد شرکت "مک دونالد"، استراتژی توسعه؛ رویکردها و اصول تصمیم گیری: پیش بینی، شایستگی، به موقع بودن، کیفیت.

مقاله ترم، اضافه شده 01/06/2014


تحلیل روند تصمیم گیری های مدیریتی در نهادهای نمایندگی شهرداری. پشتیبانی اسناد برای فعالیت های دستگاه اداری. بررسی مشکلات ناشی از تصمیم گیری و اجرای تصمیمات مدیریتی.

پایان نامه، اضافه شده در 2018/02/09


طبقه بندی تصمیمات مدیریت و ماهیت یک رویکرد سیستماتیک. ویژگی های مقایسه ای روش های تصمیم گیری مدیریت. تجزیه و تحلیل SWOT و ارزیابی سیستم تصمیم گیری مدیریت در شرکت، ذخیره ای برای بهبود کارایی آن است.