ایمیل - مایکروسافت آفیس. ایمیل در دفتر

پست الکترونیکبه شما امکان می دهد نه تنها پیام های متنی، بلکه هر گونه اسناد، فایل های باینری، قطعات صوتی و تصویری را نیز ارسال کنید. این امر امکان تبادل سریع نامه ها و اسناد تجاری مختلف را فراهم می کند. اگر از ایمیل موجود در آن استفاده می کنید پنجره هاسپس تنها کاری که باید انجام دهید این است که نامه ای بنویسید و در صورت لزوم سند مورد نظر را به این نامه اضافه کنید و امضا کنید. یک کلیک ماوس - و کاربر یک دفترچه آدرس دارد که در آن گیرنده مورد نظر به سادگی انتخاب می شود؛ یک کلیک دیگر - و نامه ارسال می شود.

پس از دریافت نامه، خبرنگار می تواند با نظر همکار خود آشنا شود، تنظیمات، نظرات یا پیشنهادات خود را انجام دهد و در صورت لزوم نامه را برای مشاوره به سایر متخصصان ارسال کند. در این زمان، فرستنده نامه می تواند کارهای دیگری انجام دهد و در نتیجه بهره وری کار او به شدت افزایش می یابد. پس از مدتی، فرستنده پاسخی دریافت می کند که ممکن است شامل ویزا، بررسی و نظرات همه کسانی باشد که در بحث شرکت کرده اند. اگر علاوه بر این آن را روی رایانه خود نصب کنید مایکروسافتتشکیل می دهد طراح, سپس امکانات نامه تقریباً نامحدود می شود: می توانید مسیریابی اسناد را با تأیید سازماندهی کنید، یادآوری ها، هشدارها، پیام های استاندارد و غیره را ارسال کنید.

پس از ورود به ایمیل، کاربر بلافاصله متوجه یک سری پیام با عنوان "تماس تلفنی" می شود. پس از باز کردن چنین پیامی، در صفحه نمایش، یک فرم استاندارد حاوی تعدادی فیلد استاندارد و چک باکس مانند "چه کسی تماس گرفته است"، "درخواست تماس مجدد"، "بعداً تماس خواهد گرفت" و غیره را مشاهده خواهد کرد، و شماره تلفن تماس گیرنده در فیلدهای جداگانه ثبت می شود. این فرم هم پر کردن و هم خواندن آن آسان است و اگر یک مودم یا منشی الکترونیکی به رایانه کاربر متصل است، برای پاسخ دادن به تماس فقط باید یک دکمه روی فرم را فشار دهید.

برنامه ریزمایکروسافت برنامه+ به سازماندهی یک جلسه کاری با چندین کارمند کمک خواهد کرد. اگر از تلفن یا فقط ایمیل برای این کار استفاده می کنید، ممکن است بیش از یک ساعت طول بکشد تا در مورد زمانی مناسب برای همه توافق کنید. با استفاده از زمان‌بندی گروهی داخلی برنامه+, گنجانده شده است پنجره ها, به شما اجازه می دهد این کار را در عرض چند دقیقه انجام دهید. در این مورد، فقط باید برنامه های همکاران خود را بررسی کنید، آنها را یکی بر روی دیگری قرار دهید و زمانی مناسب برای همه انتخاب کنید، سپس آن را در همه برنامه ها علامت گذاری کنید و از طریق ایمیل آنها را از شروع جلسات مطلع کنید. .

ساخته شده است پنجره ها ابزار دسترسی از راه دور از راه دور دسترسی داشته باشید سرویس به یک کامپیوتر راه دور اجازه می دهد تا به شبکه متصل شود. مودم، از طریق خطوط تلفنی یا اجاره ای. علاوه بر این، روش اتصال برای کاربر کاملاً شفاف است: فقط باید نام و رمز عبور خود را وارد کنید. پس از اتصال، کاربر رایانه از راه دور این احساس را دارد که مستقیماً به شبکه اداری متصل است. بنابراین، ابزار دسترسی از راه دور از راه دور دسترسی داشته باشید سرویس به کارمندانی که اغلب به سفرهای کاری می روند اجازه می دهد "از زندگی دور نشوند" و دائماً به روز باشند، به اطلاعات لازم دسترسی داشته باشند و همچنین موضوع مهمی را در میان بگذارند. این اتصال نه از طریق یک کابل شبکه معمولی، بلکه از طریق یک کانال دسترسی از راه دور، به عنوان مثال، از طریق یک خط تلفن انجام می شود. در این حالت، تمام منابع شبکه در دسترس کاربر راه دور است. او قادر است، حتی در هزاران کیلومتر دورتر از دفتر، هر سندی را روی چاپگر اداری چاپ کند. به ویژه عملکرد از راه دور سیستم های سرویس گیرنده-سرور بسیار چشمگیر است، زمانی که کاربر بخش مشتری می تواند اطلاعات را از سرور پایگاه داده دریافت کند.

برنامه تعمیر و نگهداری مودم فکسمایکروسافت در کار کنید کامپیوتر فکس به شما امکان می دهد هنگام ارسال پیام های فکس بدون منشی انجام دهید. فرآیند نوشتن و ارسال پیام مشابه فرآیند نوشتن و ارسال ایمیل است. با این تفاوت که نام مودم فکس نصب شده در سیستم در دفترچه آدرس به عنوان نام گیرنده انتخاب می شود.

راه دیگری برای ارسال پیام فکس وجود دارد. اگر کاربر در یک برنامه کاربردی باشد (مثلاً یک واژه پرداز کلمهبرایپنجره ها) و باید یک سند ویرایش شده بفرستد، سپس نیازی به پرینت آن نیست، صفحه اول پیام فکس را پرینت کنید، آنها را به هم متصل کنید، آنها را در دستگاه فکس قرار دهید و به مکان مناسب شماره گیری کنید. به سادگی دستور "Print" را در منوی برنامه کاربردی انتخاب کنید و یک مودم فکس را به عنوان چاپگر مشخص کنید. این به طور خودکار صفحه اول پیام فکس را به پیام اضافه می کند. پس از اتمام چاپ، لازم نیست نگران اقدامات بعدی باشید - سیستم همه چیز را انجام خواهد داد. )

در بخش‌های قبلی، ما به فناوری‌های مختلف برای کار با ایمیل خصوصی نگاه کردیم، و اکنون بیایید ببینیم که چگونه همه اینها باید در سراسر دفتر سازماندهی شوند.

فرضیه های اصلی در اینجا به شرح زیر است ...

1. بسیار مطلوب است که شرکت سرور پست الکترونیکی خود را در دیوارهای خود داشته باشد

آن چیست؟ چیزی شبیه یک اداره پست کاملاً کنترل شده شخصی.

در اکثر شرکت‌ها، مدیریت (به طور دقیق‌تر، مدیران) ترجیح می‌دهند خود را با ایجاد و نگهداری یک سرور پستی خسته نکنند، بنابراین کارمندان در بهترین حالت از صندوق‌های پستی دریافتی در برخی از سرورهای پست الکترونیکی و در بدترین حالت (به‌درستی، در معمولی) مورد، صندوق های پستی در سرورهای رایگان مانند Mail.ru، Hotmail.com و غیره.

من اغلب با آدرس هایی مانند @mail.ru حتی از طرف مدیران واقعی و کارمندان دفاتر آنها برخورد کردم. آنقدر وحشی به نظر می رسد که حتی انتقال آن دشوار است. خوب، تقریباً مثل این است که یک رئیس سرسخت یک ماشین از کار افتاده Zaporozhets را رانندگی کند. (که بر خلاف خدمات عمومی، می تواند به غیرمرکز بودن نسبت داده شود.)

قبلاً گفته‌ایم که صندوق‌های پستی در سرورهای پست رایگان هیچ ارتباطی با قابلیت اطمینان یا امنیت ندارند. تنظیم آنها برای نامه های شرکتی اوج بی دقتی است، بخوانید: حماقت.

یک گزینه کمی کمتر بی دغدغه، صندوق های پستی در یک سرویس پولی است. در اینجا حداقل کاربران مسئول ایمنی نامه ها هستند، اما وقتی نامه های یک شرکت در سرورهای افراد غریبه پردازش می شود ... در کل این خوب نیست. قطعا خوب نیست.

گزینه سوم این است که سرور ایمیل خود را در رایانه ارائه دهنده میزبانی وب بسازید. در این مورد، نامه در داخل دیوارهای دفتر ذخیره نمی شود، که بد است، زیرا شما نمی توانید کنترل کنید که دقیقاً چه اتفاقی برای سرور ارائه دهنده می افتد، اما مدیریت آن کاملاً در دست سرپرست شما است که در حال حاضر خوب است (در مقایسه با گزینه های بالا).

خوب، صحیح ترین گزینه، که در اصل مطرح شده است، سرور پست الکترونیکی شما است که در محل شرکت شما قرار دارد. در همان زمان، تمام نامه‌های شرکتی در سرور شما پردازش می‌شوند (فیلتر می‌شوند، بررسی می‌شوند، در کادر قرار می‌گیرند) و شما (ادمین شما) کنترل کاملی بر کل فرآیند دارید. حتی می توانم بگویم که این صحیح ترین، بلکه تنها گزینه صحیح است، اگر حداقل در مورد نوعی امنیت برای ایمیل شرکتی صحبت کنیم.

2. هر یک از کارکنان شرکت باید آدرس شرکت خود را برای مکاتبات تجاری دریافت کنند که باید فقط برای هدف مورد نظر استفاده شود.

از آنجایی که شما سرور ایمیل خود را دارید، به این معنی است که دامنه خود را مانند your_company.ru (یا چیزی شبیه به آن) دارید. برای همه کارمندانی که باید وارد مکاتبات تجاری شوند، صندوق های پستی مناسب در این دامنه ایجاد کنید و توصیه می شود که نام صندوق پستی با موقعیت یا حرفه کارمند مطابقت داشته باشد، به عنوان مثال: chief@your_company.ru (این آدرس شما است. , chief_security@your_company.ru (رئیس بخش امنیتی)، press@your_company.ru (خدمات پیشین) و غیره.

در عین حال، باید به همه کارکنان هشدار داده شود که از نامه های شرکتی فقط برای اهداف شرکتی استفاده شود! بدون ثبت نام در انجمن ها و چت ها، بدون معاشقه با آشنایان معمولی، بدون مکاتبه شخصی، و مهمتر از همه، تحت هیچ شرایطی این آدرس را در صفحات وب "درخشش" نکنید.

3. تمام نامه هایی که از سرور میل عبور می کنند باید از نظر اسپم و ویروس بررسی شوند

این، به ویژه، یکی از وظایف ایجاد و نگهداری سرور ایمیل شما است - اسکن متمرکز برای ویروس ها و هرزنامه ها.

4. تمام نامه هایی که از سرور ایمیل عبور می کنند باید کپی شده و در مکانی منزوی ذخیره شوند (بایگانی شوند).

جاسوسی؟ دقیقا! فقط به این دلیل که نامه های شرکتی خود را کپی می کنید، جاسوسی نیست، بلکه یک اقدام امنیتی معقول شرکتی است. شما باید تمام جریان نامه هایی که از سرور ایمیل می گذرد را در نوک انگشتان خود داشته باشید. علاوه بر این، مطلوب است که هیچ کس جز شما، مدیر (که از نقطه نظر فنی این را تضمین می کند) و احتمالاً رئیس سرویس امنیتی، از این موضوع اطلاع نداشته باشد.

من مواردی را می شناسم که تنها به لطف چنین آینده نگری، مدیریت یک شرکت توانست موش را شناسایی کند که اسرار شرکت را به رقبا می فروخت. البته، موش می تواند باهوش باشد و از نامه های شرکتی استفاده نکند، اما تمرین نشان می دهد که اکثر خائنان به این موضوع فکر نمی کنند که نامه های دریافتی و خروجی آنها ممکن است در جایی ذخیره شود. فکر می کنند کافی است آن را از صندوق پست خود پاک کنند تا اثری پیدا نشود. آنها را در این جهل سعادتمندانه رها کن...

5. رزرو کانال های اینترنتی

از آنجایی که سرور ایمیل در دفتر شما قرار دارد، لازم است که همیشه از طریق اینترنت در دسترس باشد - در غیر این صورت ممکن است نامه به موقع تحویل داده نشود یا حتی گم شود. بنابراین، موضوع یک کانال اینترنتی دائما در حال کار بسیار مهم است. البته، شما نوعی کانال اصلی دارید که از طریق آن کل شرکت به اینترنت دسترسی دارد. با این حال، کافی نیست! ارائه نوعی کانال پشتیبان در صورت شکست کانال اصلی ضروری است. علاوه بر این، کانال پشتیبان می تواند بسیار ساده و ارزان باشد (در موارد شدید، یک شماره گیری معمولی نیز مناسب است - یعنی اتصال تلفنی به اینترنت، اگرچه اکنون ISDN یا ADSL - دسترسی به اینترنت پرسرعت از طریق خطوط تلفن معمولی - است. معمولا به عنوان یک کانال پشتیبان استفاده می شود). همچنین یک نسخه پشتیبان است و علاوه بر این، در واقع فقط برای دریافت و ارسال نامه در نظر گرفته شده است و در این مورد عرض کانال واقعاً مهم نیست.

همچنین منطقی است که دستگاهی را خریداری کنید که بتواند به طور خودکار یک کانال پشتیبان را در صورت بروز مشکل در کانال اصلی وصل کند.

6. تمام ایمیل ها باید به صورت فیزیکی روی سرور شرکت قرار داشته باشند

شما نباید به کاربران اجازه دهید که نامه ها را در رایانه های محلی خود ذخیره و پردازش کنند - این یک حفره امنیتی قابل توجه ایجاد می کند. تمام نامه ها باید روی سرور باشد. فقط از این طریق می توان آن را رمزگذاری و بایگانی کرد (پشتیبان گیری کرد)، و همچنین تلاش های دسترسی غیرمجاز را ردیابی کرد.

7. مطلوب است که دسترسی به ایمیل شرکت در داخل شبکه امن باشد

خوب، یعنی دسترسی به حساب های ایمیل حداقل با شناسایی واضح کاربر باشد. و دسترسی به صندوق های پستی بسیار مهم باید با افزایش سطح امنیتی انجام شود - به عنوان مثال، شناسایی کاربر با استفاده از کارت هوشمند، رمز الکترونیکی یا برخی ابزارهای شناسایی سخت افزاری و نرم افزاری دیگر.

8. هرگونه دسترسی به ایمیل شرکتی از خارج باید ممنوع یا ایمن شود

اغلب مواردی وجود دارد که کارمندان (و خود شما) نیاز به دسترسی به نامه های شرکتی از خارج دارند - از طریق یک رابط وب یا، به عنوان مثال، از طریق GPRS یک تلفن همراه (کامپیوتر کف دست). اگر چنین دسترسی واقعاً مورد نیاز است، باید با تمام اقدامات احتیاطی ارائه شود.

روش های خاصی (برنامه ها) برای دسترسی ایمن به ایمیل و رایانه از طریق رابط وب وجود دارد. علاوه بر این، راه حل بسیار موثری برای دسترسی ایمن از طریق ارتباطات سیار با GPRS ایجاد شده است. (من در مورد تکنولوژی بلک بری صحبت می کنم.)

من واقعاً دوست دارم استفاده از ایمیل را در سازمان خود تنظیم کنیم تا کارمندان به درستی از آن استفاده کنند و پیام های الکترونیکی را ذخیره کنند. به چه چیزی باید توجه ویژه ای داشته باشید؟ چگونه ایمیل رئیس خود را مدیریت کنیم؟

پاسخ

کار با ایمیل مدت هاست که به یکی از مسئولیت های منشی در اکثر شرکت ها و سازمان ها تبدیل شده است. و اگر مدیران نیز ترجیح می دهند "به روش قدیمی" کار کنند، مدیریت ایمیل به طور کامل بر دوش منشی است. مدیران جوانتر معمولاً به تنهایی با نامه کار می کنند، اما حتی در این مورد، منشی معمولاً باید پیام هایی را که به آدرس شرکت می رسد پردازش کند. در شرکت‌های کوچک، این منشی است که قوانین کار با پست و پیام‌های فوری را تدوین می‌کند و اطمینان می‌دهد که این دستورالعمل‌ها توسط کارمندان رعایت می‌شود.

تعدادی از مشکلات در استفاده از ایمیل وجود دارد که منشی باید از آنها آگاه باشد:

1. در روسیه، ایمیل و پیام های فوری هنوز به عنوان اسناد شناخته نمی شوند (اما می توانند توسط مقامات تحقیقاتی در طول تحقیقات جنایی و در طول رسیدگی در دادگاه های داوری استفاده شوند).
در اکثر کشورهای توسعه یافته جهان، وضعیت متفاوت است - چنین پیام هایی به عنوان اسناد تجاری شناخته می شوند و می توانند در دادگاه هنگام رسیدگی به دعاوی مدنی و کیفری مورد استفاده قرار گیرند. بنابراین، اگر یک شرکت با شرکای خارجی کار می کند، آنها فقط باید پیام هایی را از طریق ایمیل ارسال کنند که به راحتی در قالب یک سند کاغذی تأیید شده با مهر و امضا ارسال شود.

2. بر خلاف بسیاری از کشورهای جهان، روسیه هنوز الزامات قانونی ندارد که شرکت ها را ملزم به ذخیره پیام های ایمیل کند. اما حتی زمانی که به طور انحصاری با شرکت ها و افراد روسی کار می کنید، باید ثبت نام کنید و ذخیره کنید:

پیام هایی که بر اساس آنها تصمیمات تجاری مسئولانه گرفته می شود.

پیام های حاوی اطلاعات مهم برای شرکت یا دارای ارزش تاریخی؛

پیام‌هایی با ماهیت توهین‌آمیز و تهدیدآمیز، نمونه‌هایی از "هرزنامه" به خصوص آزاردهنده و مخرب - برای انتقال به مقامات تحقیقاتی.

تصمیم برای ذخیره یک پیام را می توان به صورت زیر اتخاذ کرد: اگر یک سند کاغذی مشابه ضبط و ذخیره شود، پیام ایمیل نیز باید ذخیره شود. توصیه می شود پیام های ارسالی و دریافتی را ذخیره کنید.

روش ذخیره سازی اطلاعات الکترونیکی به سیستم مدیریت اسناد مورد استفاده در سازمان بستگی دارد.

اگر جریان سند کاغذی است، خود پیام، فایل‌های پیوست و حداقل داده‌های اصلی همراه (توسط چه کسی، چه زمانی و برای چه کسی ارسال شده است، توسط چه کسی و چه زمانی دریافت شده و آدرس‌های ایمیل باید رمزگشایی شوند) باید چاپ شوند. ، سند چاپ شده و در فایل مربوطه قرار می گیرد. اگر جریان سند الکترونیکی است، باید فایل را با پیام در یکی از قالب‌های "بومی" سیستم پستی ذخیره کنید و مطلوب است که تمام اطلاعات سرویس در مورد انتقال پیام و همچنین همه پیوست شده باشد. فایل ها تا حد امکان حفظ شوند.

مدت زمان ذخیره سازی پیام مانند یک سند کاغذی مشابه تنظیم شده است. پیام هایی که مشمول ذخیره سازی نیستند، یا آنهایی که دوره ذخیره سازی آنها به پایان رسیده است، باید به سرعت و به طور منظم از بین بروند - هم برای صرفه جویی در منابع رایانه و هم برای اطمینان از امنیت اطلاعات شرکت.

سیستم ذخیره سازی نیز باید به خوبی فکر شود. متأسفانه، بسیاری از شرکت ها با این موضوع بسیار سهل انگارانه برخورد می کنند، اما شرکت هایی نیز هستند که ذخیره سازی متمرکز کلیه مکاتبات پستی را دارند.

اغلب مشکل به ساده ترین راه حل می شود: همه چیز ذخیره می شود. با جمع آوری اطلاعات بیشتر و بیشتر، این روش ذخیره سازی مشکلات زیر را ایجاد می کند:

ذخیره سازی حجم زیادی از پیام های الکترونیکی مستلزم آن است که یک سازمان مقدار قابل توجهی پول را برای تجهیزات، کارکنان و سایر منابع صرف کند.

اگر هنگام ذخیره پیام ها، سیستم ذخیره آنها در نظر گرفته نشده باشد (نمایه سازی، سیستم سازی و غیره)، جستجوی مواد لازم بسیار دشوار و گران می شود.

هنگام کار با شرکای خارجی، توصیه می شود تمام پیام های ایمیل مهم (از جمله سوالات مربوط به سازماندهی جلسات و رویدادهای دیگر، سفر، اقامت و غیره) را ذخیره کنید و توصیه می شود یک نسخه الکترونیکی از پیام ذخیره شود. حتی اگر چاپ، ثبت و در پرونده گذاشته شده باشد - در صورت دعوا. هنگام تعیین دوره نگهداری برای چنین ارتباطاتی، به ویژه اگر مربوط به قراردادهایی باشد که در آن اختلافات بر اساس قوانین یک کشور خاص حل و فصل می شود، باید از مشاوره حقوقی استفاده کرد.

3. اغلب، این منشی است که مسئول اطمینان از این است که کارمندان دفتر از حساب های ایمیلی که شرکت در اختیار آنها قرار داده است، فقط برای هدف مورد نظر خود استفاده می کنند.

تهیه و تصویب قوانین (مقررات) استفاده از ایمیل و آشنایی همه کارکنان با آنها مفید است. به طور خاص، قوانین ممکن است شامل مقررات زیر باشد:

کارفرما مالک کلیه نامه های شرکتی است، حق کنترل آن را دارد و می تواند از این حق استفاده کند. کارکنان باید مطلع شوند که ایمیل شرکت آنها توسط تیم امنیتی سازمان نظارت می شود. کارکنان همچنین باید از قوانین مربوط به استفاده از ایمیل برای مقاصد شخصی آگاه باشند. کارکنان باید توجه داشته باشند که نقض قوانین مربوط به استفاده از ایمیل و سیستم های پیام فوری ممکن است آنها را در معرض اقدامات انضباطی از جمله فسخ قرار دهد.

هنگام ارسال ایمیل و استفاده از پیام های فوری، امکان دسترسی غیرمجاز را نمی توان رد کرد (مگر اینکه از اقدامات امنیتی خاصی مانند رمزگذاری، امضای الکترونیکی و غیره استفاده شود)، بنابراین کارکنان نباید اطلاعات محرمانه و سایر اطلاعات را از این طریق ارسال کنند. شرکت موظف است از (به عنوان مثال، اطلاعات شخصی کارکنان و مشتریان) محافظت کند.

حفظ و نابودی ارتباطات الکترونیکی باید برای همه کارکنان توضیح داده شود، زیرا بسیاری از تفاوت های بین ارتباطاتی که رکورد هستند و باید حفظ شوند و ارتباطاتی که می توانند و باید از بین بروند، بی اطلاع هستند یا مطمئن نیستند.

4. در عمل تجاری، پیام های ارسال شده از طریق ایمیل اغلب بین طیف وسیعی از مردم توزیع می شود. این بدان معنی است که پیام ها باید با دقت کمتری نسبت به اسناد رسمی تنظیم شوند.

رعایت آداب کسب و کار، حفظ سبک مناسب و بررسی متن از نظر اشتباهات گرامری ضروری است.

5. دایرکتوری آدرس های الکترونیکی (دفتر آدرس) مهمترین سند است - به این معنا که یکی از آن مواد اطلاعاتی است که یک سازمان هم برای انجام فعالیت های تجاری و هم در مواقع اضطراری به آن نیاز دارد.

لازم است به طور مرتب نسخه هایی از دفترچه آدرس ذخیره شود و حداقل یکی از این نسخه ها در خارج از دفتر شرکت ذخیره شود. داشتن نسخه چاپی دفترچه آدرس نیز مفید است - به عنوان مثال، می تواند برای ارسال پیام های پستی از طریق کانال های ارتباطی جایگزین (با استفاده از تلفن همراه) در هنگام قطع برق در دفتر مفید باشد.

توصیه می شود دفترچه آدرس را با جزئیات کافی پر کنید و حداقل نام سازمان ها و نام افراد - صاحبان آدرس های مربوطه را ذکر کنید. این اطلاعات می تواند هم برای رمزگشایی آدرس ها هنگام ذخیره پیام ها به عنوان اسناد مفید باشد و هم در مواردی که کارمند دیگری در غیاب منشی باید نامه ارسال کند.

لازم است که آدرس ایمیل مشتریان و تامین کنندگان و همچنین آدرس ایمیل محل کار و منزل کارکنان را بدانید و در یک دفترچه آدرس ذخیره کنید. این برای اینکه بتوانید در مواقع اضطراری با کارمندان از طریق ایمیل تماس بگیرید، لازم است.

چگونه ایمیل رئیس خود را مدیریت کنیم؟

توجه شده است که مدیران به طور فزاینده ای مسئولیت مدیریت ایمیل خود را به منشی ها منتقل می کنند. منشی می تواند به مدیر خود کمک قابل توجهی در کار با مکاتبات الکترونیکی ارائه دهد، یعنی:

· منشی می تواند مسئولیت ایمیل های مدیریت پیش از غربالگری را بر عهده بگیرد. در این حالت، پیام ها بر اساس موضوع و اهمیت مرتب می شوند و آنهایی که مدیر باید خودش آنها را بررسی کند انتخاب می شود. این عملاً همان فناوری است که در کاغذبازی سازمان های بزرگ استفاده می شود.

· وظایف منشی ممکن است مانند کارهای اداری شامل انتخاب اطلاعات در مورد موضوعات مطرح شده در پیام های دریافتی باشد تا مدیر بلافاصله پس از مطالعه مکاتبات تصمیمات لازم را اتخاذ کند.

اغلب به منشی ها این اختیار تفویض می شود که به طور مستقل به ایمیل ها در مورد مسائل کمتر مهم پاسخ دهند. در مورد مسائل مهمتر، منشی می تواند به طور مستقل یک پیش نویس پاسخ یا تصمیم را تهیه کند، یا بدون انتظار دستورالعمل های اضافی، تهیه چنین پاسخی را توسط کارمندان سازماندهی کند. تنها با این سبک کار یک مدیر می تواند با کل جریان پیام های الکترونیکی کنار بیاید.

چگونه از ایمیل و پیام فوری در یک سازمان استفاده کنیم؟

با کمک ایمیل و پیام های فوری، یک منشی می تواند نه تنها کار خود، بلکه کار سایر کارمندان را نیز افزایش دهد. قابلیت های مربوطه در حال حاضر به طور فعال در بسیاری از ساختارهای دولتی و تجاری روسیه، به ویژه در جایی که شبکه های کامپیوتری شرکتی ایجاد شده اند، استفاده می شود. اغلب، ایمیل و پیام های فوری برای اطلاع رسانی به کارکنان و انتقال سریع اطلاعات در مورد موارد زیر استفاده می شود:

· مدیران و کارکنان کلیدی حاضر و غایب. چنین اطلاعاتی برای بسیاری از کارگران مهم است، به ویژه در مواردی که اسناد نیاز به امضا دارند.

اگر کارمندان از طریق ایمیل یا پیام فوری اطلاعاتی در مورد اینکه آیا مدیر در محل است یا خیر و در صورت عدم حضور در دفتر چه زمانی انتظار می رود که او در دفتر حضور داشته باشد، منشی را هر ده تا پانزده دقیقه آزار نخواهند داد. گاهی اوقات مهم است که به کارکنان اطلاع دهید که مدیر قصد دارد برای چند ساعت دفتر را ترک کند، زیرا ممکن است یکی از کارمندان یک موضوع فوری داشته باشد که بهتر است قبل از رفتن رئیس به آن رسیدگی شود.

· زمان و دستور کار جلسات و جلسات پنج دقیقه ای.

این اطلاعات برای اطمینان از اینکه کارکنان به یاد داشته باشند که برای این جلسات آماده شوند و دیر نشوند مهم است.

· مقررات و دستورات داخلی جدید.

در اکثر سازمان‌ها، آشنایی با سفارش‌ها «به روش قدیمی» انجام می‌شود، زمانی که یک سند کاغذی برای مدت طولانی از دست به دست دیگر منتقل می‌شود. در صورتی که خود سند بر روی سرور شرکت قرار داده شود و به افرادی که باید با این سفارش آشنا شوند از طریق ایمیل مطلع شده و از منشی خواسته می شود تا به منشی مراجعه کرده و روی یک نسخه کاغذی امضا کنند، روند می تواند به میزان قابل توجهی تسریع شود. و در این مورد، دیگر نگران ایمنی نسخه اصلی نخواهید بود.

· مهلت ارسال درخواست های مختلف (تجهیزات اداری، لوازم مصرفی، لوازم التحریر و ...).

· رویدادها، جلسات و رویدادهای مهم مختلف.

این نوع یادآوری ها به کارمندان این امکان را می دهد که نه تنها روز کاری خود را به درستی سازماندهی کنند، بلکه به آنها کمک می کند تا تولد همکار خود را به خاطر بسپارند.

· ایمیل و پیام فوری هنگام جستجوی نظرات کارمندان در مورد هر موضوعی بسیار ارزشمند هستند.

از مجموع آنچه گفته شد، نتیجه می شود که منشی باید یک کاربر نسبتاً پیشرفته برنامه پست باشد. من می خواهم توجه شما را به برخی از ویژگی های اضافی سیستم های پستی که برای تسلط بر آنها مفید است جلب کنم:

· اکثر سیستم‌های ایمیل به شما امکان می‌دهند گزارش‌هایی را درخواست کنید که تأیید کنند نامه‌ای توسط گیرنده دریافت و/یا خوانده شده است. این ویژگی هنگام ارسال پیام های مهم به شدت توصیه می شود.

· می توانید یک ساختار پوشه مناسب برای حروف ایجاد کنید و نامه های دریافتی را به طور منظم در این پوشه ها سازماندهی کنید.

· همچنین باید یاد بگیرید که چگونه با دفترچه آدرس کار کنید و در صورت خرابی برنامه آن را بازیابی کنید.

پست الکترونیک

به عنوان یک سرویس گیرنده ایمیل ساده، Outlook دارای چندین مزیت نسبت به Outlook Express "مردم" است. اولاً، مانند هر برنامه مایکروسافت آفیس، Outlook را می توان با کمک ماژول های ترجمه متن (Promt)، بررسی املا (ORFO) و همچنین برنامه های ویژه برای مرتب سازی نامه ها بهبود داد. Outlook Express به خودی خود یک چیز است، برنامه به شدت بسته است و هیچ چیز مفیدی را نمی توان به آن وصل کرد. بعدی... پایگاه داده های ایمیل Outlook را می توان نه تنها در رایانه شخصی شما، بلکه در یک رایانه جیبی نیز ذخیره کرد - و هر دو پایگاه داده به طور خودکار با استفاده از برنامه ActiveSync همگام می شوند (در تحویل هر «دستی» گنجانده شده است). این بدان معنی است که با دریافت نامه در خانه، می توانید نامه ها را بخوانید و پاسخ ها را در PDA در راه رفتن به دانشگاه و محل کار بنویسید. و اگر می دانید چگونه از دسترسی به اینترنت بی سیم استفاده کنید، می توانید نامه هایی را از جیب خود ارسال کنید. با این حال، تعدادی از معایب وجود دارد - برای مثال، Outlook Express می تواند با "سرورهای خبری" کار کند و نامه های کنفرانس های تخصصی را بخواند. Outlook از این قابلیت ها محروم است - با این حال، این ترسناک نیست، زیرا جایگاه "کنفرانس ها" امروز توسط پست های معمولی گرفته شده است. و Outlook بدون هیچ مشکلی با آنها کار می کند.

پنجره حالت ایمیل Outlook به این شکل است...

در بالا نوار وظیفه پوشه های ایمیل شما ظاهر شده اند - صندوق ورودی، موارد ارسال شده، موارد حذف شده ... کمی به سمت راست یک پنجره سرصفحه را می بینید - با کلیک بر روی پوشه انتخاب شده، می توانید تمام حروف موجود در آن را مشاهده کنید. متن حروف در آخرین پنجره عمودی نمایش داده می شود. با این حال، می توانید به راحتی آن را در زیر پنجره هدر حرکت دهید، همانطور که در Outlook Express - آشناتر است. این کار با استفاده از منو انجام می شود مشاهده/منطقه خواندن/پایین . در بالا، زیر پانل دکمه، یک پانل وجود دارد جستجوی سریع - با کمک آن می توانید به راحتی پیام های مورد نیاز خود را با کلمات کلیدی پیدا کنید.

هنگامی که برای اولین بار Outlook را راه اندازی می کنید، بلافاصله از شما می خواهد که یک حساب ایمیل ایجاد کنید. اگر قبلاً از Outlook Express برای کار با نامه استفاده می‌کنید و قبلاً یک حساب در آنجا پیکربندی کرده‌اید، Outlook می‌تواند به سادگی همه چیزهایی را که نیاز دارید به مخفیگاه شما منتقل کند - پایگاه‌های داده ایمیل، دفترچه آدرس و تنظیمات. اگر نه، می توانید Outlook را خودتان با استفاده از همان پیکربندی کنید کارشناسی ارشد . اگر بار اول از تنظیم رد کردید، می توانید بعداً آن را در حالت دستی شروع کنید - برای انجام این کار، به منو بروید خدمات/حسابها . اول از همه، Outlook از شما می پرسد که چه نوع دسترسی به ایمیل را ترجیح می دهید؟ از آنجا که، به احتمال زیاد، شما با ایمیل شرکتی در شبکه محلی کار نخواهید کرد، اما در خانه، از طریق اینترنت، دسترسی از طریق پروتکل POP را انتخاب کنید. و سپس فرم کوتاه صفحه بعد را پر کنید:

شما باید از قبل هر آنچه را که نیاز دارید داشته باشید - آدرس ایمیل، ورود به سیستم و رمز عبور، نام سرور ایمیل. اگر هنوز زحمت ایجاد یک صندوق پستی را به خود نداده اید، به هر سرور ایمیل رایگان (Yandex.Ru، Mail.Ru) بروید و در آن ثبت نام کنید. درست است، شما باید در انتخاب یک نام سرهم بندی کنید (همه موارد کوتاه و به یاد ماندنی برای مدت طولانی مرتب شده اند) - اما گزینه ای مانند انتخاب کنید [ایمیل محافظت شده]تو می توانی. به هر حال، من به شما یک اشاره می کنم: نام هر دو سرور "ورودی" و "خروجی" برای هر دو ایمیل یکسان است، فقط نام سرور ایمیل "ورودی" با POP شروع می شود و نام آن سرور "خروجی" با SMTP شروع می شود

به عنوان مثال، برای Mail.Ru :

pop.mail.ru

smtp.mail.ru

پس از اتمام تنظیمات، دکمه را فشار دهید تایید حساب . اگر همه چیز مرتب باشد، یک نامه آزمایشی به صندوق ورودی شما ارسال می شود. و شما می توانید با خیال راحت نامه ارسال و دریافت کنید!

کار با Outlook عملاً هیچ تفاوتی با Outlook Express ندارد، با یک استثنا - مرتب سازی پیام ها. همانطور که به یاد دارید، در Outlook Express می‌توانستیم به طور خودکار حروف را با استفاده از فیلترها در پوشه‌ها توزیع کنیم. این کار در Outlook متفاوت انجام می شود. نه، البته، هیچ کس شما را از ادامه انتقال حروف از پوشه ای به پوشه دیگر منع نمی کند. تعداد کمی از آنها در Outlook وجود دارد و همیشه می توانید موارد جدید اضافه کنید. برای انجام این کار، کافیست روی پوشه ای که می خواهید "تازه کار" را در آن قرار دهید، راست کلیک کرده و سپس منو را انتخاب کنید. یک پوشه ایجاد کنید .

اما تخصیص "پرچم" های مختلف به یک نامه بسیار راحت تر است و آنها را به یک دسته یا دسته دیگر اختصاص می دهیم. و سپس می توانید به راحتی موارد مورد نیاز خود را با استفاده از موتور جستجو مرتب کنید. "پرچم" نوعی تمبر روی پاکت پستی است. و به این صورت قرار می گیرند: روی هر حرفی کلیک راست کرده و انتخاب کنید دسته بندی ها . یک منوی استاندارد در مقابل شما باز می شود که در آن می توانید کادر کنار یک یا چند دسته انتخاب شده را علامت بزنید. اگر استانداردهای کافی ندارید، می توانید به راحتی یک مورد جدید ایجاد کنید. اگر برای اختصاص یک دسته به هر حرف تنبل نیستید، در آینده می توانید بایگانی از نامه های شخصی یا تجاری را با یک کلیک نمایش دهید - این کار با استفاده از منو انجام می شود. مشاهده/سفارش بر اساس/دسته ها . شما همچنین می توانید دسته نامه ها را هنگام جستجوی پیام ها مشخص کنید - این کار شما را بسیار تسهیل می کند! شما می توانید پیام ها را نه تنها در ویرایشگر داخلی برنامه ایجاد کنید، همانطور که در Outlook Express انجام می شود: اکنون هر بسته Microsoft Office می تواند به "میز" شما تبدیل شود. با ایجاد یک جدول در اکسل یا یک سند متنی در Word، می توانید بدون خروج از برنامه، آن را با استفاده از منو به گیرنده مورد نظر ارسال کنید. فایل/ارسال .

اکنون به شما امکان می دهد وظایف مربوط به فروش، پروژه ها و برنامه های توسعه شرکت را در یک مکان جمع آوری کنید. اکنون می توانید در اینجا با ایمیل نیز کار کنید. جمع آوری نامه به شما امکان می دهد نامه ها را از چندین صندوق پستی به طور همزمان مشاهده کنید، نامه ها را از رابط A2B بخوانید، ارسال کنید، پاسخ دهید و فوروارد کنید. جستجوی تمام متن بر اساس آدرس، موضوع و متن نامه نیز اجرا شده است. با استفاده از جمع‌آور، می‌توانید زمان صرف شده برای کار با حروف و وظایف را به میزان قابل توجهی کاهش دهید: نیازی به باز کردن حساب‌های ایمیل مختلف و وارد کردن ورود به سیستم/رمز عبور یا مشاهده صندوق‌های پستی ندارید، حتی اگر هیچ نامه جدیدی وجود نداشته باشد. اکنون می توانید فقط یک برگه - A2B را باز نگه دارید. در اینجا وظایف، برنامه ها و نامه ها آمده است.

2014. Bitrix24 می خواهد جایگزین اینترنت شود

وقتی همه عملکردهای ممکن از قبل در محصول نرم افزاری شما پیاده سازی شده اند، چه باید کرد؟ سازندگان اینترانت اجتماعی Bitrix24 به طور فزاینده ای با این مشکل مواجه می شوند. اما هنوز ایده های جدیدی پیدا می کنند که روز به روز جهانی تر می شوند. آخرین نسخه این سرویس می‌خواهد تمام شرکت‌هایی را که از Bitrix24 استفاده می‌کنند (و البته به زودی، 100٪ از شرکت‌های جهان) را در یک متا شبکه متحد کند. در این شبکه می توانید از طریق ارتباط داخلی - از طریق Bitrix24 - با شرکا و مشتریان خود تماس و تماس تصویری برقرار کنید. همچنین می توانید از طریق ایمیل داخلی برای آنها پیام ارسال کنید. ایمیل - دیگر مورد نیاز نیست! و سپس ... می توانیم پیش بینی کنیم که به زودی مشتریان خود به سیستم CRM شما اضافه می شوند ، شما می توانید وظایف را مستقیماً به کارمندان شرکت تأمین کننده واگذار کنید و اسناد بین شرکتی به صورت الکترونیکی امضا شده و در یک واحد ذخیره می شود. در Bitrix24 کپی کنید.

2013. VMware Zimbra و SlideRocket را فروخت

ظاهرا آرون لوی درست می گفت. با توسعه فناوری‌های SaaS در زمینه نرم‌افزارهای سازمانی، دیگر خرید همه برنامه‌ها از یک فروشنده سودآور نیست (و جمع‌آوری پشته‌های کامل برنامه‌های سازمانی برای فروشندگان سودآور نیست). VMWare در چند سال گذشته تلاش کرده است تا مجموعه نرم افزارهای سازمانی خود را خریداری کند، اما اکنون آن را می فروشد تا روی چیزی که واقعاً در آن خوب است تمرکز کند: سیستم های مجازی سازی. در ماه مارس، VMWare سرویس ارائه آنلاین SlideRocket را به شرکت آمریکایی ClearSlide که در محصولات فناوری اطلاعات برای فروشندگان تخصص دارد فروخت و امروز سیستم همکاری را به Telligent، توسعه‌دهنده راه‌حل‌هایی برای ایجاد جوامع تجاری، فروخت. یادآوری می کنیم که WMWare Zimbra از یاهو در دسترس است! در سال 2010 این ویدیو جدیدترین داستان الهام‌بخش VMWare درباره چیستی زیمبرا است.

2011. Google+ در GMail ادغام می شود

به طور معمول، شرکت هایی که درگاه های اینترانت را توسعه داده و می فروشند، آنها را به عنوان ایمیل قرار می دهند. به عنوان مثال، اکنون به جای انتقال بی پایان، کاربران شما می توانند با داده ها در یک مکان کار کنند. اما در مورد گوگل، البته این اتفاق نخواهد افتاد. گوگل علاقه مند است شرکت هایی هم از GMail به عنوان راه حل شبکه اجتماعی استفاده کنند و هم به استفاده از آن ادامه دهند. بنابراین، اکنون هر دو راه حل کاملاً یکپارچه شده اند. GMail اکنون توانایی ایجاد فیلترهای جدید بر اساس حلقه های +Google را دارد. بنابراین، اگر یک حلقه برای یک گروه کاری در +Google ایجاد کنید، می‌توانید تمام ایمیل‌های مربوط به این گروه کاری را به‌طور جداگانه در ایمیل مشاهده کنید. و در ستون سمت راست در کنار حرف می توانید آخرین پیام این مخاطب را در +Google مشاهده کنید. علاوه بر این، اگر کارمند شما آنها را در نمایه +Google خود به‌روزرسانی کند، اکنون مخاطبین در GMail به‌روزرسانی می‌شوند. به این ترتیب دفترچه آدرس شما همیشه به روز خواهد بود.

2011. Softline برنامه های وب مایکروسافت آفیس را در Deskwork ادغام کرده است

سافت لاین یک راه حل جدید Full Office را معرفی کرده است که یک پورتال شرکتی DeskWork با ویرایشگرهای داخلی اسناد Microsoft Office Web Apps و Outlook Web App است. کاربران می توانند بدون توجه به اینکه مایکروسافت آفیس روی رایانه هایشان نصب شده باشد یا خیر، مستقیماً از پورتال با برنامه های Word، Excel، PowerPoint، OneNote و Outlook کار کنند. با پیمایش سریع به برنامه Outlook Web می توانید به ایمیل شرکت خود دسترسی پیدا کنید. "Full Office" روی سرور این شرکت نصب شده است که برای کسانی که هنوز از استفاده از ویرایشگرهای آنلاین در اینترنت می ترسند جذاب خواهد بود. برای استفاده از راه حل، علاوه بر مجوز DeskWork، باید محصولات شرکتی MS Office 2010 و MS Exchange 2010 را در صورتی که قبلا خریداری نشده اند، سفارش دهید.

2010. 1C-Bitrix: پورتال شرکتی 9.0 ارتباط تصویری، ادغام با ایمیل را اضافه کرد

نسخه جدید راه حل اینترانت 1C-Bitrix: Corporate Portal 9.0 کاربران را با فراوانی ویژگی های جدید خوشحال می کند. اول از همه، اینها فرصت های جدیدی برای ارتباطات در اینترانت هستند. اکنون می توانید به راحتی مستقیماً از نمایه وی در پورتال با یک کارمند برای جلسه ویدیو کنفرانس تماس بگیرید. همچنین می توانید یک جلسه ویدیویی برای حداکثر 6 شرکت کننده برنامه ریزی و میزبانی کنید. برای ارتباط تصویری، در حال حاضر از سرویس Videoport استفاده می شود. به زودی آنها قول می دهند VideoMost.com را به عنوان یک گزینه اضافه کنند. 1C-Bitrix هنوز قیمت های ارتباط تصویری را اعلام نمی کند، اما Videoport از 290 روبل در ماه برای یک اتاق کنفرانس ویدیویی برای 6 نفر + تعداد نامحدود تماس ویدیویی یک به یک هزینه دارد.

2009. Kerio Technologies یک مشتری VPN برای پلتفرم مک معرفی کرد

Kerio Technologies، توسعه‌دهنده سیستم‌های امنیت اطلاعات و نرم‌افزار برای کار با ایمیل، یک کلاینت VPN را برای فایروال Kerio WinRoute در حال اجرا بر روی پلتفرم مک اعلام کرد. Kerio WinRoute Firewall یک راه حل جامع برای مدیریت دسترسی به اینترنت و تضمین امنیت اطلاعات است که دارای یک سرور VPN داخلی مبتنی بر فناوری SSL است که دسترسی از راه دور ایمن به شبکه شرکتی را فراهم می کند. با کلاینت جدید Kerio VPN، کاربران مک می توانند با فایل ها و سرورهای محافظت شده مانند کاربران رایانه شخصی کار کنند. فایروال توانایی انجام اسکن آنتی ویروس و فیلتر کردن محتوای تمام ترافیک VPN را دارد. این محصول شامل توازن بار شبکه، مدیریت خط مشی دسترسی و ابزارهای تجزیه و تحلیل و گزارش است.

آینده سرور ایمیل و تقویم منبع باز Hula در هاله ای از ابهام قرار داشت زیرا ناول تأمین مالی پروژه را متوقف کرد و اعضای تیم خود را عقب کشید (در حالی که نسخه اول سرور تنها چند ماه تا انتشار فاصله داشت). تیم Hula با بررسی چشم انداز پروژه، به این نتیجه رسیدند که سرمایه گذاری انجام شده در آن را توجیه نمی کند. اعلام Hula در اوایل سال گذشته با تردید برخی از ناظران مواجه شد و این سوال را مطرح کردند که آیا بازار به سرور ایمیل دیگری نیاز دارد یا خیر. از دیدگاه توسعه دهندگان Hula، توسعه یافته ترین بخش آن رابط وب برای دسترسی به سرور بود. با این حال، همانطور که نویسندگان اشاره می کنند، از آنجایی که اکثر شرکت ها قبلاً از نوعی سرور پست الکترونیکی استفاده می کنند، بعید است که کسی بخواهد Hula را فقط برای سازماندهی کار با نامه از طریق یک رابط وب پیاده سازی کند. با این حال، برنامه نویسان دخیل در ایجاد Hula هنوز ابراز امیدواری می کنند که این پروژه به عنوان یک پلتفرم ایمیل منبع باز یکپارچه به توسعه خود ادامه دهد.

2003. Lotus Notes 6.5 دارای یک پیام رسان داخلی است

نسخه جدید Lotus Notes 6.5 یکپارچه سازی با پیام رسان شرکتی IBM Lotus Sametime اضافه کرده است. اکنون کاربران سرویس گیرنده Lotus Notes می توانند وضعیت آنلاین فعلی همکاران را در همه جا مشاهده کنند و همچنین با یک کلیک چت را با آنها آغاز کنند، مثلاً در دفترچه آدرس قرار دارند. علاوه بر این، با کمک طراح برنامه Lotus Domino Designer 6.5، توسعه دهندگان می توانند نمایش وضعیت آنلاین و چت را در هر برنامه ای در پلت فرم Lotus Domino تعبیه کنند.

2002. باید داشته باشید: ایمیل شرکتی

مرورگر در واقع به ابزار کار اصلی برای دسترسی به طیف گسترده ای از برنامه های CIS از جمله ایمیل تبدیل شده است. استفاده از یک رابط وب، نگهداری از یک سیستم ایمیل شرکتی را بسیار ساده می کند. علاوه بر این، رابط وب برای آن دسته از کارمندانی که نیاز به دسترسی به نامه های شرکتی از رایانه های شخصی دیگران دارند، به عنوان مثال، در یک سفر کاری، مورد نیاز است. Osterman Research یک نظرسنجی از سازمان های ایالات متحده در مورد روند استفاده از سیستم های ایمیل مبتنی بر وب انجام داد. در اینجا نتایج این بررسی آمده است: 1. در حال حاضر، اکثر سازمان ها دسترسی به ایمیل های وب را برای کارمندان خود فراهم می کنند. در میان شرکت های کوچک (تا 999 کاربر) این رقم 82٪ است، در میان شرکت های بزرگ - 71٪. از تمام سازمان هایی که این دسترسی را ارائه می دهند، 69٪ آن را برای همه کارکنان و 31٪ آن را فقط برای برخی از آنها ارائه می دهند. علاوه بر این، اولی اغلب شامل شرکت های کوچک می شود. اکثر سازمان ها از طریق سرورهایی که در شبکه شرکتی پشت دیوار آتش قرار دارند، دسترسی به ایمیل وب را فراهم می کنند. برخی از سیستم های پست عمومی ارائه دهندگان خدمات اینترنتی یا سیستم های پستی ارائه دهندگان برون سپاری شده استفاده می کنند. علیرغم در دسترس بودن یک رابط وب، به عنوان مثال، یک مرورگر اینترنت، 87٪ از کارمندان از سرویس گیرندگان ایمیل "معمولی"، 18٪ از رابط وب، 5٪ از دستگاه های بی سیم و 4٪ از پورتال شرکتی با قابلیت ایمیل استفاده می کنند. در مجموع بیش از 100٪، زیرا تعدادی از کارمندان به چندین روش برای دسترسی به ایمیل در یک زمان متوسل می شوند. بزرگترین نگرانی برای شرکت های ایمیل وب امنیت است که توسط 29٪ از سازمان ها ذکر شده است. فقدان ویژگی‌هایی که در مشتریان ایمیل «معمولی» (22 درصد)، مشکلات با کاربران (10 درصد) و عملکرد ضعیف (7 درصد) در دسترس هستند نیز مورد توجه قرار گرفت. شرکت هایی که استفاده از ایمیل وب را کنار گذاشته اند، نگرانی های امنیتی را دلیل اصلی تصمیم خود ذکر کرده اند. دلیل دیگر این است که نیازی به ایمیل نیست.

1996. ایمیل ابزار اصلی در شبکه اینترانت است

این هفته، شرکت تحقیقاتی آرتور اندرسن مطالعه‌ای را منتشر کرد که نشان می‌دهد مؤثرترین ابزار همکاری در شرکت‌ها ایمیل است. بر اساس این گزارش، 90 درصد از کارکنان اداری مورد بررسی به طور متوسط ​​23 بار در هفته از ایمیل استفاده می کنند. در رتبه دوم از نظر محبوبیت، ابزارهای برنامه ریزی تقویم، سپس انجمن های شرکتی و سیستم های مدیریت وظایف قرار دارند. این واقعیت توسط سه فروشنده بزرگ سیستم‌های همکاری اینترانت تأیید شده است: Microsoft (Exchange)، IBM (Lotus Notes) و Novell (GroupWise). همه این محصولات دارای تقویم، وظایف و پایگاه داده برای اشتراک گذاری هستند. با این حال، کاربران تمام این سیستم ها را با ایمیل شرکتی مرتبط می کنند. مدیران سه بزرگ، سادگی ایمیل را دلیل اصلی این پدیده می دانند.

1996. Lotus Domino II به شما این امکان را می دهد که به جای Lotus Notes از مرورگر و سرویس گیرنده ایمیل استفاده کنید

امروز در کنفرانس PC Expo، IBM نسخه جدیدی از سرور Lotus Domino را به نمایش گذاشت. اولین نسخه Domino یک ماه پیش عرضه شد. این شامل یک وب سرور یکپارچه است و به شما امکان می دهد از طریق یک مرورگر HTML به اطلاعات Lotus Notes دسترسی داشته باشید. نسخه دوم دومینو به کاربران این امکان را می دهد که استفاده از پروتکل اختصاصی و مشتری اختصاصی Lotus Notes را به طور کامل کنار بگذارند و از مرورگر و هر سرویس گیرنده ایمیل برای کار استفاده کنند. این با پشتیبانی از پروتکل های انتقال داده باز به دست می آید: TCP/IP، HTTP، SMTP، POP3، IMAP4، LDAP. بنابراین، آی‌بی‌ام استفاده از فناوری تکثیر را که مدت‌ها مزیت اصلی Lotus Notes بوده، کنار می‌گذارد. معرفی Domino II پاسخ IBM به پروژه Netscape Intranet است که هدف آن ایجاد یک راه حل اینترانت در 18 ماه آینده است.