سطرهای یک جدول را می توان بر اساس محتوای یک یا چند ستون مرتب کرد. برای انجام این کار، فیلدی را که باید بر اساس آن مرتب شود انتخاب کنید و روی دکمه Sort Ascending یا Sort Descending در نوار ابزار کلیک کنید.
هنگام جستجوی یک مقدار مشخص، اکسس رکورد مربوطه را پیدا کرده و نمایش می دهد. اما اگر چندین رکورد معیارهای مشخص شده را برآورده کند، برای راحتی کار، لازم است فقط آنها را روی صفحه نمایش دهید. با استفاده از دکمه های مرتب سازی و فیلتر که در نوار ابزار (یا دستورات Filter and Sort Sort) از منوی رکوردها)، می‌توانید فقط رکوردهایی را که برای کار کردن نیاز دارید روی صفحه نمایش دهید، و همچنین می‌توانید سریع آنها را به ترتیب دلخواه مرتب کنید. از دو دکمه مرتب‌سازی برای مرتب‌سازی کل استفاده می‌شود. جدول و سه دکمه فیلتر برای انتخاب رکوردهای خاص استفاده می شود
مرتب سازی سریع
گاهی اوقات لازم است رکوردها را به ترتیب خاصی مرتب کنید. دکمه‌های نوار ابزار مرتب‌سازی به شما امکان می‌دهند که ستون‌ها را به ترتیب صعودی یا نزولی مرتب کنید ابتدا، فیلدهای مرتب‌سازی را انتخاب کنید و سپس روی دکمه مرتب‌سازی صعودی (AZ) یا مرتب‌سازی صعودی (AZ) کلیک کنید. (مرتب سازی نزولی (ZA))
برای انتخاب یک فیلد مرتب سازی کافیست مکان نما را در سطح هر رکوردی در آن قرار دهید.پس از آن روی دکمه مربوطه کلیک کنید و داده ها فورا مرتب می شوند.
اگر می خواهید داده ها را بر اساس چندین فیلد مرتب کنید، چندین ستون را انتخاب کنید برای این کار ابتدا یک ستون را انتخاب کنید و سپس کلید را فشار دهید.
برای بازگرداندن ترتیب اولیه رکوردها، از دستور Records ^ Remove Filter (Records ^ Remove Filter / Sort) استفاده کنید.
فیلتراسیون
فیلتر کردن به شما امکان می دهد فقط رکوردهای خاصی را در فرم مشاهده کنید. داده‌هایی را که می‌خواهید فیلتر شوند انتخاب کنید و روی دکمه Filter by Selection در نوار ابزار کلیک کنید. برای ویرایش فیلتر روی دکمه Edit Filter کلیک کنید. برای تعیین شرایط فیلتر دقیق تر، دستور Filter را از منوی Records و زیر فرمان Advanced Filter را انتخاب کنید. برای اعمال یک فیلتر معمولی یا پیشرفته، روی دکمه اعمال فیلتر در نوار ابزار کلیک کنید .
5. ایجاد کوئری در محیط ms Access
فرآیند طراحی یک پرس و جو با استفاده از نوار ابزار استاندارد پنجره پرس و جو در سازنده.
درخواست ها
کوئری ها دسترسی سریع و کارآمد به داده های ذخیره شده در جدول را فراهم می کنند.
هنگام ایجاد جدول با استفاده از MS Access، ممکن است متوجه شوید که برنامه اجازه استفاده از فیلدهای محاسبه شده را نمی دهد. همچنین هیچ راهی برای مرتب سازی بر اساس کلید غیر اصلی وجود ندارد.
کوئری ها به شما امکان می دهند عبارات را مرتب یا ارزیابی کنید. به عنوان مثال، برای گردآوری داده ها از جداول مرتبط.
هنگام اجرای پرس و جو، MS Access داده ها را از جداول می خواند و نتیجه را در نمای جدول نمایش می دهد. لازم به ذکر است که نتیجه اجرای کوئری ذخیره نمی شود. داده ها همیشه در جداول ذخیره می شوند. در یک پرس و جو، MS Access فقط دستورالعمل هایی را در مورد نحوه سازماندهی داده ها در نتیجه پرس و جو ذخیره می کند.
برای برخی از پرس و جوها، می توانید تغییراتی در نتیجه پرس و جو نمایش داده شده در نمای صفحه داده ایجاد کنید. این تغییرات در جداول اصلی منعکس خواهد شد. بر اساس درخواست، می توانید یک فرم یا گزارش ایجاد کنید.
مرتب سازی ورودی های جدول
داده های یک جدول همیشه بر اساس کلید اصلی مرتب می شوند. برای سازماندهی روش دیگری برای مرتب سازی داده ها، از یک پرس و جو استفاده می شود. برای ایجاد چنین پرسشی در پنجره پایگاه داده، نماد را انتخاب کنید “ TABLE” و جدولی که باید مرتب شود را مشخص کنید. انتخاب آیکون “ درخواست جدید" , واقع در نوار ابزار یک کادر محاوره ای برای ایجاد یک پرس و جو جدید برای جدول مشخص شده در پنجره پایگاه داده باز می کند. در نتیجه انتخاب نماد “ NEW QUERY" در کادر محاوره ای لیستی از نام تمام فیلدهای جدول منبع را نشان می دهد که در ابتدای آن نماد "*" وجود دارد. چرخ دنده را به فرم درخواست QBE بکشید. این یک مکان نگهدار برای همه فیلدهای داده است. علاوه بر این، فیلد داده ای را که باید مرتب سازی بر روی آن انجام شود، بکشید و در فرم پرس و جو رها کنید.
برای این فیلد از لیست Sort یک روش مرتب سازی را انتخاب کنید. نماد "Run" را انتخاب کنید و MS Access نتیجه پرس و جو را روی صفحه نمایش می دهد که در حالت جدول نمایش داده می شود و داده ها در آن طبق نیاز مرتب شده اند.
پرس و جوهایی با معیارهای جستجو
برای انتخاب داده ها از جداول با توجه به شرایط خاص، MS Access از پرس و جوهایی با معیارهای جستجو استفاده می کند. با تنظیم قبلی شرط انتخاب، نتیجه اجرای پرس و جو مجموعه ای از داده ها خواهد بود که معیار تشکیل شده را برآورده می کند.
برای ایجاد یک پرس و جو، به پنجره پایگاه داده بروید، نماد "QUERY" را انتخاب کنید و روی دکمه "ایجاد" و سپس دکمه "پرس و جو جدید" کلیک کنید. در پنجره گفتگوی بعدی، یکی از جداول پایگاه داده را انتخاب کنید و روی دکمه "افزودن" کلیک کنید؛ MS Access لیستی از فیلدهای جدول مشخص شده را در پنجره درخواست قرار می دهد. اکنون می توانید یک یا چند فیلد را انتخاب کرده و آنها را به فرم درخواست QBE بکشید.
در خط "شرط انتخاب" اکنون می توانید معیارهای انتخاب را وارد کنید. از یک ستاره (*) به عنوان علامت عام برای نمایش تعداد دلخواه کاراکتر و از علامت سوال (؟) برای نشان دادن یک کاراکتر دلخواه استفاده کنید. معیارهای درخواست را تدوین کنید. برای مثال، اگر فقط معیار "A*" را برای یک فیلد متنی تنظیم کنید، آن پرس و جو فقط آن دسته از رکوردهایی را نمایش می دهد که فیلد متنی آنها با حرف "A" (یا "a") شروع می شود.
اگر می خواهید ترکیبی از چندین مقدار را پیدا کنید، باید آنها را در خط "Selection condition" با استفاده از عملگرهای منطقی AND و OR به عنوان جداکننده وارد کنید. علاوه بر عملگرهای مقایسه معمول، MS Access سه عملگر ویژه مفید برای انتخاب داده ها را ارائه می دهد: BETWEEN، IN، LIKE.
درخواست با پارامترها
همیشه نمی توان در مرحله ایجاد پرس و جو تصمیم گرفت که MS Access به دنبال چه مقادیری باشد و گاهی اوقات یک شرط انتخاب انعطاف پذیر مورد نیاز است که بسته به وضعیت فعلی می تواند تغییر کند. بنابراین به جای شرط انتخابی که مستقیماً وارد فرم QBE می شود، می توانید یک پارامتر را در پرس و جو قرار دهید و در این صورت قبل از اجرای کوئری، MS Access هر بار شرایط انتخاب خاصی را درخواست می کند.
برای تنظیم یک پارامتر، یک نام یا عبارت محصور در کروشه مربع () در خط "شرط انتخاب" وارد کنید. هر چیزی که داخل براکت باشد توسط MS Access به عنوان یک نام پارامتر در نظر گرفته می شود. این نام هنگام اجرای پرس و جو در کادر محاوره ای نمایش داده می شود، بنابراین عاقلانه است که از یک عبارت توصیفی به عنوان نام پارامتر استفاده کنید. شما می توانید چندین پارامتر را در یک درخواست مشخص کنید. نام هر پارامتر باید منحصر به فرد و توصیفی باشد.
به طور پیش فرض، MS Access پارامترهای وارد شده در پرس و جو را به یک نوع داده متنی تبدیل می کند. با این حال، از آنجایی که فیلدهای متنی را نمی توان با فیلدهای تاریخ مقایسه کرد، نوع داده برای پارامترها باید دقیقاً تنظیم شود. برای انجام این کار، دستور را انتخاب کنید درخواست/پارامترهااز منو، باعث می شود MS Access کادر محاوره ای "گزینه های پرس و جو" را باز کند. پارامتر را بدون براکت در کادر محاوره ای وارد کنید و نوع داده مورد نیاز را انتخاب کنید.
اکنون برای اجرای یک پرس و جو، ابتدا باید یک مقدار پارامتر وارد کنید و نتیجه پرس و جو فقط شامل فیلدهایی خواهد بود که مقدار پارامتر مشخص شده را برآورده می کند.
فیلدهای محاسبه شده در کوئری ها
می توان روی هر فیلد جدول محاسبه کرد و مقدار محاسبه شده را به یک فیلد جدید در مجموعه رکوردها تبدیل کرد. برای این کار، بسیاری از توابع ساخته شده در MS Access استفاده می شود. شما می توانید با استفاده از محاسبات فیلد جدول، یک فیلد در یک پرس و جو ایجاد کنید، یا می توانید یک فیلد جدید در نتیجه به هم پیوستن فیلدهای متنی یا ثابت های کاراکتر ایجاد کنید.
ایجاد یک فیلد محاسبه شده با وارد کردن عبارت محاسبه شده در یک ستون خالی از فرم پرس و جو QBE انجام می شود. فقط باید پرس و جوی مناسب را با استفاده از نام فیلدها بنویسید. پس از تکمیل ورودی، عبارت به شکل زیر خواهد بود:
عبارت 1: [Field1] "operator" [Field2]
فقط نام فیلدها در پرانتز قرار می گیرند. MS Access به طور خودکار از "Expression 1" به عنوان نام عبارت محاسبه شده استفاده می کند. این نام را می توان تغییر داد تا معنی بیشتری داشته باشد.
هنگام ساخت عبارات پیچیده، MS Access پیشنهاد می کند از ابزاری به نام Expression Builder استفاده کنید. برای رفتن به "Expression Builder" باید روی یک فیلد خالی در فرم QBE کلیک کنید و سپس روی دکمه "Build" در نوار ابزار کلیک کنید.
درخواست های خلاصه
پرس و جوهای به دست آمده تفاوت قابل توجهی با موارد معمول دارند. آنها می توانند از دو نوع فیلد استفاده کنند. فیلدهایی وجود دارند که داده ها توسط آنها گروه بندی می شوند و فیلدهایی که محاسبات برای آنها انجام می شود. علاوه بر این، می توانید فیلدهای بیشتری را برای تعریف شرایط پرس و جو اضافه کنید.
به منظور ایجاد یک پرس و جو نهایی در حالت درخواست سازنده، نماد "عملیات گروه" را انتخاب کنید یا از دستور استفاده کنید مشاهده/گروه عملیات. در نتیجه خط "عملیات گروهی" در فرم درخواست ظاهر می شود . سپس برای قسمت مربوطه از لیست، باید تابع "گروه بندی" را انتخاب کنید.
پرس و جوهای چند جدولی
با در نظر گرفتن احتمالات پرس و جوها بر اساس یک جدول واحد، سازماندهی نمای داده های ترکیبی از چندین جدول مرتبط آسان است. انتخاب داده ها از جداول متعدد به ویژه هنگام ایجاد فرم ها و گزارش ها مفید است.
ابتدا پنجره را باز کنید درخواست سازندهو جداول حاوی اطلاعات مورد نیاز را اضافه کنید. اگر زودتر با دستور اتصالاتاگر پیوندی بین جداول ایجاد شده باشد، MS Access به طور خودکار آن را تشخیص می دهد. این رابطه به صورت یک خط کشیده شده بین فیلدهای جداول نمایش داده می شود. اگر هیچ رابطه ای بین جداول وجود ندارد، باید یکی را ایجاد کنید.
مرحله بعدی تعیین پارامترهای اتصال است. به یک تنه اشاره کنید و یک دستور را انتخاب کنید مشاهده/ادغام گزینه ها. با این کار یک کادر محاوره ای باز می شود که سه گزینه برای تعریف پارامترهای ارتباطی ارائه می دهد.
پس از آن، فیلدهای جداول اصلی و فرعی را در فرم پرس و جو بکشید و رها کنید. به طور معمول، رکوردهای حاوی اطلاعات در مورد اشیا بیشتر از رکوردهای مربوط به دسته های آنها وجود دارد. بنابراین، MS Access هر چند بار که لازم باشد دسته را نمایش می دهد. بنابراین، اگر ده شی مختلف با یک دسته مطابقت داشته باشد، دسته ده بار تکرار می شود.
توجه داشته باشید:فیلدهای جدول اصلی در یک رابطه یک به چند را نمی توان در نتیجه پرس و جو نمایش داده شده در نمای صفحه داده تغییر داد. علاوه بر این، این فیلدها ممکن است حاوی مقادیر تکراری باشند.
هر پرس و جو انتخاب شده را می توان برای ایجاد نمایش داده های جدول تبدیل کرد. در این مورد، جدولی ایجاد می شود که حاوی نتیجه پرس و جوی است که در حال حاضر بازیابی شده است.
پرس و جوهای متقابل
MS Access از نوع خاصی از پرس و جوی خلاصه به نام پرس و جو متقابل پشتیبانی می کند. این پرس و جو به شما امکان می دهد مقادیر محاسبه شده را در یک برگه متقاطع صفحه گسترده مشاهده کنید.
یک جدول محصول را تصور کنید که شامل سه فیلد داده است: "نوع"، "تامین کننده" و "قیمت". برای هر دسته از کالاها، تعیین مبالغ قیمت کالاها با ذکر عرضه کننده الزامی است.
در پنجره قرار دهید درخواست سازندهجدول "محصولات". سپس با انتخاب دستور، خط «عملیات گروهی» را روشن کنید مشاهده/گروه عملیات. سپس فیلد داده «نوع» را به فرم درخواست بکشید. برای این قسمت، «گروه بندی» را از لیست انتخاب کنید.
در ستون دوم فرم درخواست، فیلد داده «Supplier» را بکشید. برای این ستون، Grouping را نیز انتخاب کنید.
قسمت "قیمت" را در آخرین فرم درخواست بکشید. برای این فیلد «Sum» را انتخاب کنید.
هنگام اجرای یک پرس و جو، نتیجه آن در حالت جدول نمایش داده می شود که در ستون اول آن همه انواع کالا وجود دارد، در ستون دوم - برای هر نوع، شماره تامین کنندگان و در ستون آخر - مجموع قیمت کالاهای این نوع و این عرضه کننده.
حال باید کوئری خلاصه را به پرس و جو متقاطع تبدیل کنیم. برای انجام این کار، دستور را انتخاب کنید درخواست / صلیب.
با انتخاب این دستور، خط «خروجی به صفحه» در فرم درخواست با خط جدید «جدول متقاطع» جایگزین می‌شود. تمام پارامترهای دیگر بدون تغییر باقی می مانند. فیلد "نوع" جدول منبع به عنوان سربرگ سطرها استفاده خواهد شد. بنابراین، از کادر فهرست "Cross Table"، مورد "Row Header" را انتخاب کنید. برای ستون Vendor، عنصر Column Header را از لیست Crosstab انتخاب کنید.
مجموع قیمت کالاها باید در سلول های صفحه متقاطع قرار گیرد. بنابراین، برای این فیلد از لیست "Cross table" عنصر "Value" را انتخاب کنید.
هنگامی که یک پرس و جو را اجرا می کنید، نتیجه در نمای جدول نمایش داده می شود و اعداد دسته ها به عنوان سرفصل های ردیف عمل می کنند. علاوه بر این، برای هر عرضه کننده، مجموع قیمت کالاها در جدول متقاطع در یک ستون جداگانه قرار می گیرد.
توجه داشته باشید:هنگام ایجاد یک برگه متقاطع، فقط می توانید یک فیلد را به عنوان محتوای جدول و تنها یک فیلد را به عنوان عنوان ستون انتخاب کنید. چندین فیلد از جدول منبع را می توان به عنوان سرصفحه ردیف نیز مشخص کرد.
درخواست های حذف
همه پرس و جوهای بالا عبارتند از پرس و جوهای انتخابی که فقط به شما امکان انتخاب و مشاهده داده ها از جداول را می دهند. درخواست‌های زیر درخواست‌های اقدامی هستند که به شما امکان می‌دهند اطلاعات ذخیره‌شده را تغییر دهید.
پرس و جو حذف داده های خاصی را از جداول حذف می کند. قبل از ایجاد درخواست حذف، باید در نظر بگیرید که کدام رکوردها را می خواهید حذف کنید. مطمئن ترین روش این است که از قبل یک پرس و جو انتخاب کنید.
در حالت درخواست سازندهجدولی را انتخاب کنید که بعداً حذف در آن انجام خواهد شد. سپس معیارها را تعریف کرده و نتیجه پرس و جو را که در نمای Datasheet نمایش داده شده است، مشاهده کنید. جابجایی سریع بین حالت های طراحی و اجرا معمولا با استفاده از نمادهایی به همین نام که در نوار ابزار قرار دارد انجام می شود.
فقط در صورتی که نتیجه پرس و جو فقط حاوی رکوردهایی باشد که باید حذف شوند، باید پرس و جو انتخاب به یک کوئری حذف تبدیل شود.
برای انجام این کار، در نوار منو، دستور را انتخاب کنید درخواست/حذف. پس از آن، MS Access خطوط "Sort" و "Display" را در فرم درخواست خاموش می کند. این خطوط برای درخواست های حذف مورد نیاز نیست. علاوه بر این، برای تمام ستون های فرم درخواست، متن "شرط" در خط جدید "حذف" نمایش داده می شود. با این حال، معیارها بدون تغییر باقی می مانند.
اگر یک پرس و جو را با انتخاب نماد "Run" اجرا کنید، MS Access نتیجه اجرای پرس و جو را روی صفحه نمایش نمی دهد. در عوض، پیامی ظاهر می شود که به شما می گوید چند رکورد در جدول منبع حذف می شود. با فشار دادن دکمه "لغو" می توانید فرآیند حذف را متوقف کنید. با این حال، با کلیک بر روی OK، رکوردهایی که با معیارهای پرس و جو مطابقت دارند برای همیشه حذف می شوند.
درخواست های به روز رسانی
درخواست به روز رسانی به شما امکان می دهد برخی از اطلاعات ذخیره شده را که در حال حاضر قدیمی هستند به روز کنید.
ابتدا یک کوئری انتخابی جدید ایجاد کنید و معیارهایی را برای انتخاب رکوردهایی که باید تغییر دهید وارد کنید. فقط در صورتی که نتیجه پرس و جو با الزامات مشخص شده مطابقت داشته باشد باید به یک جستجوی جایگزین تبدیل شود. برای انجام این کار، دستور را انتخاب کنید درخواست/به روز رسانی. با این کار خطوط "نمایش" و "مرتب سازی" در فرم درخواست خاموش می شود. هر دوی این خطوط برای درخواست تعویض مورد نیاز نیست. در عوض، یک خط جدید "به روز رسانی" گنجانده شده است. در این خط باید عبارات جدیدی را برای رکوردهای جایگزین شده وارد کنید. توجه داشته باشید که نوع داده عبارت باید با نوع داده فیلد جدول منبع مطابقت داشته باشد.
در این درس، ما در مورد "فیلتر کردن، مرتب سازی و جستجوی داده ها در Microsoft Access" صحبت خواهیم کرد.
فیلتر کردن، مرتب سازی و جستجوی داده ها در Microsoft Access
هنگامی که رکوردهای زیادی در یک جدول وجود دارد، امکان مشاهده آنها به صورت انتخابی و به ترتیب خاصی اهمیت زیادی پیدا می کند. با استفاده از ابزارهای صفحه اصلی نوار، می توانید برخی از ستون ها و رکوردها را در یک جدول پنهان کنید و رکوردها را بر اساس یک یا چند فیلد مرتب کنید. به منظور مخفی کردن موقت یک ستون یا گروهی از ستون‌های انتخاب شده، بخش «Records» را در «روبان» گسترش دهید.
روی دکمه «بیشتر» کلیک کنید و از منوی باز شده گزینه «Hide Columns» را انتخاب کنید.
برای نمایش مجدد ستون‌های مخفی، بخش پست‌ها را در نوار باز کنید، روی دکمه More کلیک کنید و Show Columns... را از منو انتخاب کنید.
در کادر محاوره‌ای که باز می‌شود، کادرهای ستون‌هایی را که باید در نمای جدول نمایش داده شوند علامت بزنید. تغییرات ایجاد شده در پنجره بلافاصله در نما منعکس می شود. کادر مربوط به ستون پنهان را علامت بزنید و روی دکمه Close کلیک کنید.
برای نمایش تنها رکوردهای جدول انتخاب شده توسط یک ویژگی خاص، می توانید از یک فیلتر استفاده کنید، یعنی شرطی که برای فیلد تنظیم شده است. پس از اعمال فیلتر، ورودی هایی که شرایط مشخص شده را ندارند پنهان می شوند. برای اختصاص یک فیلتر، یکی از ستون ها مانند ستون Sum را انتخاب کنید و روی دکمه Filter در قسمت Sort & Filter ribbon کلیک کنید. 
در لیست مقادیر فیلد، مقادیری را که نباید نمایش داده شوند، با برداشتن علامت کادرهای کنار هر یک از مقادیر حذف کنید. برای اعمال فیلتر روی دکمه OK کلیک کنید. 
پس از اعمال فیلتر جدید، نمای داده به روز می شود. فیلدی با مجموعه فیلتر با یک نماد خاص در هدر مشخص شده است. 
برای حذف موقت فیلتر از قسمت انتخاب شده، روی دکمه Remove Filter کلیک کنید. 
با حذف فیلتر، نمای نیز به روز می شود. دوباره روی همان دکمه کلیک کنید تا فیلتر دوباره فعال شود. 
برای پاک کردن کامل فیلتر، روی فلش در عنوان ستون جدول کلیک کنید و دستور "Clear filter from Sum" را انتخاب کنید. 
برای تنظیم یک شرط فیلتر به عنوان یک عبارت منطقی، دوباره پنجره تنظیمات مرتب سازی و فیلترها را فراخوانی کنید. 
لیست عملگرهای منطقی موجود به نوع داده فیلد بستگی دارد. لیست "فیلترهای عددی" را گسترش دهید. فیلتر "بیشتر از ..." را از لیست انتخاب کنید و با تنظیم مقدار برای مقایسه، روی دکمه "OK" کلیک کنید. 
اکنون فقط ورودی های حاوی حداقل بیست مقدار در قسمت "Amount" روی صفحه نمایش داده می شوند. شما می توانید تنها یک فیلتر ساده را برای یک فیلد اعمال کنید، اما می توانید برای هر فیلد فیلتر متفاوتی تعریف کنید. در این صورت تنها رکوردهایی نمایش داده می شوند که تمامی شرایط را به طور همزمان داشته باشند. فیلترهای پیچیده تر، که می توانند مقادیر چندین فیلد را به طور همزمان شامل شوند، با استفاده از دستور Advanced Filter Options تنظیم می شوند.
گزینه های فیلتر تا زمانی که جدول بسته نشود معتبر هستند و هنگام تغییر حالت نمایش از بین نمی روند. اگر جدول را ذخیره کنید، دفعه بعد که آن را باز کنید فیلتر اعمال شده در دسترس خواهد بود. می توانید فیلتر ذخیره شده را با استفاده از دکمه نوار پیمایش "بدون فیلتر" - "با فیلتر" روشن و خاموش کنید، کتیبه روی دکمه وضعیت فعلی فیلد را منعکس می کند. برای غیرفعال کردن فیلتر روی دکمه "با فیلتر" کلیک کنید.
رکوردها در نمای جدول داده ها بر اساس متن، عدد یا تاریخ مرتب می شوند. مرتب سازی به کاربران اجازه می دهد تا داده های مورد نیاز خود را بدون نگاه کردن به تمام داده ها در یک ردیف پیدا کنند. رکوردها را می توان بر اساس یک یا چند فیلد مرتب کرد. برای تنظیم ترتیب مرتب سازی به ترتیب صعودی مقادیر فیلد، روی دکمه صعودی کلیک کنید.
برای مرتب سازی به ترتیب نزولی، روی دکمه نزولی کلیک کنید.
برای لغو مرتب‌سازی بر اساس همه فیلدها، بلافاصله روی دکمه Clear All Sorts کلیک کنید.
در مایکروسافت آفیس اکسس، رکوردها به ترتیب صعودی یا نزولی، بدون حساسیت به حروف بزرگ و کوچک مرتب می شوند. ترتیب مرتب‌سازی اعداد، متن و کاراکترهای خاص به زبان و تنظیمات استانداردی که برای رایانه خود انتخاب می‌کنید بستگی دارد. هنگام مرتب سازی بر اساس چندین فیلد به طور همزمان، نتیجه به ترتیب اعمال حالت مرتب سازی بر روی آن فیلدها بستگی دارد. در مواردی که نیاز دارید یک یا چند رکورد را با تکه‌ای از متن موجود در یکی از فیلدهای آنها پیدا کنید، می‌توانید از ابزار استاندارد جستجوی Microsoft Office Access استفاده کنید. روی دکمه Find در صفحه اصلی نوار کلیک کنید.
در کادر محاوره‌ای «یافتن و جایگزینی»، باید یک الگوی جستجو را مشخص کنید و گزینه‌های جستجوی مورد نظر را انتخاب کنید، به عنوان مثال، منطقه را طوری تنظیم کنید که الگو با هر قسمت از فیلد مطابقت داشته باشد، همه رکوردها را مشاهده کنید.
برای رفتن به رکورد پیدا شده بعدی، روی دکمه "یافتن بعدی" کلیک کنید.
پس از اتمام جستجو، پنجره را ببندید.
عملیات مرتب سازی داده ها همیشه برای راحتی یافتن اطلاعات لازم استفاده می شود. هنگامی که جدولی بر روی صفحه نمایش (یا روی کاغذ) نمایش داده می شود، اگر ردیف ها مرتب شده باشند، یافتن ردیف مناسب بسیار آسان تر است. شما به این واقعیت عادت کرده اید که داده های جدولی بر اساس حروف الفبا، بر اساس تاریخ، با افزایش یا کاهش مقادیر در ستون های حاوی اعداد مرتب شده اند. اما در موقعیت‌های مختلف، مایلیم ردیف‌ها را بر اساس معیارهای مختلف (ستون‌های جدول) مرتب کنیم. در حالت ایده آل، این کار باید با یک حرکت جزئی دست انجام شود. این دقیقاً همان چیزی است که اکسس به شما اجازه می دهد. به طور پیش فرض، زمانی که جدولی در نمای Datasheets باز می شود، بر اساس مقدار فیلد کلید مرتب می شود. اگر فیلد کلید برای جدول تعریف نشده باشد، رکوردها به ترتیبی که در جدول وارد شده اند نمایش داده می شوند. اگر می خواهید رکوردها را بر اساس مقدار فیلد دیگری مرتب کنید، فقط مکان نما را روی هر خطی از ستون مربوطه قرار دهید و روی یکی از دکمه های نوار ابزار کلیک کنید: مرتب سازی صعودی(مرتب سازی صعودی) یا مرتب سازی نزولی(مرتب سازی نزولی).
روش دیگر برای انجام این عملیات این است که روی هر ردیف از ستون مورد نظر کلیک راست کرده و دستور مناسب را از منوی زمینه انتخاب کنید (شکل 2.55).
بنابراین، می توانید رکوردها را بر اساس هر ستونی از جدول مرتب کنید. محدودیت‌ها فقط در مورد نوع داده‌های قابل سفارش وجود دارد - نمی‌توانید مقادیر فیلدهای نوع MEMO، لینک‌ها یا اشیاء OLE را مرتب کنید.
برای اعمال درست مرتب سازی، باید چند قانون ساده را بدانید.
- هنگام مرتب‌سازی به ترتیب صعودی، رکوردهای حاوی فیلدهای خالی (با مقادیر خالی) ابتدا در لیست ظاهر می‌شوند.
- اعداد در فیلدهای متنی به عنوان رشته های کاراکتر مرتب می شوند، نه به عنوان مقادیر عددی. اگر می‌خواهید آنها را به صورت عددی مرتب کنید، همه رشته‌های متنی باید دارای همان تعداد کاراکتر باشند. اگر رشته حاوی کاراکترهای کمتری باشد، ابتدا باید صفرهای ابتدایی درج شوند.
- وقتی جدولی را ذخیره می کنید، ترتیب مرتب سازی نیز ذخیره می شود.
برنج. 2.55.منوی زمینه در نمای صفحه داده
اظهار نظر
ترتیب مرتب سازی بستگی به تنظیمات زبان تعریف شده در کادر محاوره ای گزینه ها هنگام ایجاد پایگاه داده دارد. برای تغییر این تنظیم، دستور Options را از منوی Tools انتخاب کنید، تب General را باز کنید و زبان مورد نیاز را در قسمت New database order order انتخاب کنید (به فصل 14 مراجعه کنید).
اگر قبلاً یک شاخص در این زمینه ساخته شده باشد، روند مرتب سازی به طور قابل توجهی تسریع می شود.
اگر ترتیب مرتب سازی رکوردها را در یک جدول تغییر دهید و سپس تصمیم به بستن آن بگیرید، Access از شما می پرسد که آیا می خواهید تغییرات طرح بندی را ذخیره کنید. اگر پاسخ شما بله است، مرتب سازی جدید ذخیره می شود و دفعه بعد که جدول باز می شود دوباره تولید می شود. برای بازگشت به ترتیب مرتب سازی اولیه (با مقدار فیلد کلید)، باید دستور منو را اجرا کنید ورودی ها، حذف فیلتر(سوابق، حذف فیلتر/مرتب سازی).
گاهی اوقات باید بر اساس مقدار چندین فیلد مرتب سازی کنید. برای انجام این کار، ابتدا ستون های مورد نظر را به گونه ای حرکت دهید که اولاً در کنار یکدیگر قرار گیرند و ثانیاً با در نظر گرفتن اولویت ها، اولویت ها از چپ به راست تنظیم می شوند زیرا مقادیر در سمت چپ ترین ستون ابتدا مرتب شود پس از آن، باید تمام ستون ها را انتخاب کنید و به ترتیب روی دکمه کلیک کنید مرتب سازی صعودی(مرتب سازی صعودی) یا مرتب سازی نزولی(مرتب سازی نزولی) در نوار ابزار.
Access 2010 به شما این امکان را می دهد که با حجم عظیمی از داده ها کار کنید، به این معنی که دانستن چیزی در مورد پایگاه داده خود فقط با نگاه کردن به آن برای شما دشوار است. مرتب‌سازی و فیلتر کردن دو ابزاری هستند که به شما امکان می‌دهند نحوه سازماندهی و مشاهده داده‌های خود را سفارشی کنید و کار با آنها را آسان‌تر می‌کند.
در این مقاله نحوه مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها را خواهید آموخت.
درباره مرتب سازی و فیلتر کردن
اساساً مرتب‌سازی و فیلتر کردن ابزارهایی هستند که به شما امکان می‌دهند داده‌های خود را سازماندهی کنید. وقتی داده ها را مرتب می کنید، آنها را به ترتیب قرار می دهید. فیلتر کردن داده‌ها به شما امکان می‌دهد داده‌های بی‌اهمیت را پنهان کنید و فقط بر روی داده‌هایی تمرکز کنید که مورد علاقه شما هستند.
مرتب سازی رکوردها
وقتی رکوردها را مرتب می‌کنید، آنها را در یک ترتیب منطقی قرار می‌دهید و داده‌های مشابه را با هم گروه‌بندی می‌کنید. در نتیجه، خواندن و درک داده های مرتب شده اغلب آسان تر از داده های مرتب نشده است. به طور پیش فرض، اکسس رکوردها را بر اساس شماره شناسه آنها مرتب می کند. با این حال، روش های بسیار دیگری برای نوشتن رکورد وجود دارد. به عنوان مثال، اطلاعات موجود در پایگاه داده متعلق به یک نانوایی را می توان به چند روش مرتب کرد:
- سفارشات را می توان بر اساس تاریخ سفارش یا نام خانوادگی مشتری که سفارش را ارسال کرده است مرتب کرد.
- مشتریان را می توان بر اساس نام یا شهر یا کد پستی محل زندگی مشتریان مرتب کرد.
- محصولات را می توان بر اساس نام، دسته بندی (پای، کیک، کیک، و غیره) یا قیمت مرتب کرد.
شما می توانید متن و اعداد را به دو صورت مرتب سازی کنید: صعودی و نزولی. صعودی به معنای بالا رفتن است، بنابراین مرتب‌سازی به ترتیب صعودی برای اعداد از کوچکترین به بزرگتر و متن از A تا Z مناسب است. نزولی به معنای نزولی یا بزرگترین برای اعداد و Z تا A برای متن است. مرتب سازی پیش فرض شماره شناسه نمایش داده شده در جداول شما مرتب سازی صعودی است، بنابراین ابتدا کمترین شماره شناسه نمایش داده می شود.
در مثال ما بر اساس جدول مرتب می کنیم. با این حال، می توانید رکوردها را در هر شی اکسس مرتب کنید. رویه در اصل یکسان است.
برای مرتب سازی ورودی ها:
- فیلدی را در سلولی که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. در این مثال، ما بر اساس نام خانوادگی مشتری مرتب می کنیم.
- به تب Home در نوار روبان بروید و گروه Sort & Filter را پیدا کنید.
- با انتخاب دستور Ascending یا Descending فیلد را جدا کنید.
- برای مرتب کردن متن از A به Z یا برای مرتب کردن اعداد از کوچکترین به بزرگ، گزینه Ascending را انتخاب کنید. ما این را در مثال خود انتخاب می کنیم زیرا می خواهیم نام خانوادگی به ترتیب A-to-Z باشد.
- برای مرتب کردن متن از Z به A یا مرتب کردن اعداد از بزرگترین به کوچکترین گزینه Descend را انتخاب کنید.
اکنون جدول بر اساس فیلد انتخاب شده مرتب می شود.
هنگامی که مرتب سازی ذخیره شد، ورودی ها به این ترتیب مرتب می شوند تا زمانی که مرتب سازی دیگری را انجام دهید یا مرتب سازی فعلی را حذف کنید. برای حذف مرتب سازی، به سادگی روی دستور Remove Sort کلیک کنید.
فیلتر کردن رکورد
فیلترها به شما اجازه می دهند فقط داده هایی را که می خواهید ببینید. هنگامی که یک فیلتر ایجاد می کنید، معیارهایی را برای داده هایی که می خواهید نمایش دهید تعیین می کنید. سپس فیلتر تمام رکوردهای جدول را جستجو می کند، مواردی را پیدا می کند که با معیارهای جستجوی شما مطابقت دارند و به طور موقت مواردی را که مطابقت ندارند پنهان می کند.
فیلترها به این دلیل مفید هستند که به شما امکان می دهند بر روی پست های خاص تمرکز کنید بدون اینکه حواس خود را به داده هایی که برایتان مهم نیست پرت کنید. به عنوان مثال، اگر پایگاه داده ای دارید که شامل اطلاعات مشتری و سفارش است، می توانید فیلتری ایجاد کنید تا فقط مشتریانی که در یک شهر خاص زندگی می کنند یا فقط سفارش های حاوی یک محصول خاص را نشان دهد. مشاهده این داده ها با استفاده از فیلتر بسیار راحت تر از جستجوی آن در یک جدول بزرگ خواهد بود.
در مثال ها و توضیحات خود، فیلترهایی را برای جداول اعمال می کنیم. با این حال، می توانید فیلترها را برای هر شی اکسس اعمال کنید. رویه در اصل یکسان است.
برای ایجاد یک فیلتر ساده:
- روی فلش کشویی کنار فیلدی که می‌خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. ما بر اساس شهر فیلتر خواهیم شد زیرا می خواهیم لیستی از مشتریانی را ببینیم که در یک شهر خاص زندگی می کنند.
- یک منوی کشویی با یک چک لیست ظاهر می شود. فقط موارد بررسی شده در نتایج فیلتر شده گنجانده خواهد شد. برای تعیین اینکه کدام موارد در فیلتر شما قرار می گیرند از گزینه های زیر استفاده کنید:
- با تیک زدن کادرها را یکی یکی انتخاب کرده و علامت آن را بردارید. در اینجا همه گزینه ها را به جز Cary از حالت انتخاب خارج می کنیم.
- روی "انتخاب همه" کلیک کنید تا هر مورد در فیلتر قرار گیرد. وقتی برای بار دوم روی دکمه Select All کلیک کردید، همه موارد را پاک کنید.
- روی "Empty" کلیک کنید تا فیلتر را فقط برای جستجوی رکوردهایی بدون داده در فیلد انتخاب شده تنظیم کنید.
جدول مشتری ما اکنون فقط مشتریانی را نشان می دهد که در کری زندگی می کنند.
غیرفعال کردن فیلتر به شما امکان می دهد آن را روشن و خاموش کنید. برای مشاهده ورودی‌های بدون فیلتر، به سادگی روی دکمه Toggle Filter کلیک کنید. برای بازیابی فیلتر، دوباره روی آن کلیک کنید.
یک فیلتر از یک انتخاب ایجاد کنید
فیلتر انتخاب به شما این امکان را می دهد که داده های خاصی را از یک جدول انتخاب کنید و داده های مشابه یا متفاوت با آن را بیابید. به عنوان مثال، اگر با یک پایگاه داده در یک نانوایی کار می کنید و می خواهید همه محصولاتی را که نام آنها حاوی کلمه شکلات است را پیدا کنید، می توانید آن کلمه را در یک نام محصول انتخاب کنید و با آن انتخاب یک فیلتر ایجاد کنید. ایجاد یک فیلتر انتخاب می تواند راحت تر از ایجاد یک فیلتر ساده باشد اگر زمینه ای که در آن کار می کنید حاوی موارد زیادی باشد.
برای ایجاد یک فیلتر از یک انتخاب:
- سلول یا داده ای را که می خواهید با آن فیلتر ایجاد کنید، انتخاب کنید. می خواهیم لیستی از تمام محصولاتی که در نامشان کلمه شکلات وجود دارد را ببینیم، بنابراین در قسمت Product Name کلمه chocolate را انتخاب می کنیم.
- تب Home را در نوار انتخاب کنید و گروه Sort & Filter را پیدا کنید.
- روی پیکان کشویی «انتخاب» کلیک کنید.
- نوع فیلتری را که می خواهید سفارشی کنید انتخاب کنید:
- فقط شامل رکوردهایی با سلول هایی است که حاوی داده های انتخاب شده است. ما این را انتخاب می کنیم زیرا می خواهیم پست های حاوی کلمه شکلات را در هر جایی از عنوان ببینیم.
- شامل همه رکوردها نمی شود به جز مواردی که حاوی سلول های حاوی داده های انتخاب شده هستند.
- Ends With فقط شامل رکوردهایی می شود که داده های آنها برای فیلد انتخابی با عبارت جستجو خاتمه می یابد.
- تمام نمی شود شامل همه رکوردها می شود به جز مواردی که داده های آنها برای فیلد انتخابی با عبارت جستجو ختم می شود.
فیلتر اعمال خواهد شد. جدول ما اکنون فقط محصولاتی را نشان می دهد که در نام آنها کلمه شکلات وجود دارد.
یک فیلتر از یک عبارت جستجو ایجاد کنید
همچنین می توانید با وارد کردن یک عبارت جستجو و تعیین اینکه چگونه داده ها با عبارات داده شده مطابقت دارند، یک فیلتر ایجاد کنید. ایجاد فیلتر از یک عبارت جستجو شبیه ایجاد فیلتر از یک انتخاب است.
فیلتر کردن متن بر اساس عبارت جستجو
هنگام فیلتر کردن متن با وارد کردن عبارت جستجو، می‌توانید از برخی از گزینه‌های مشابهی که هنگام فیلتر کردن بر اساس انتخاب استفاده می‌کنید، مانند Contains، Does Nots، Ends With و End Not Ends استفاده کنید. شما همچنین می توانید از گزینه های زیر انتخاب کنید:
- مقادیر مساوی، که فقط شامل رکوردهایی با داده هایی می شود که با داده های انتخاب شده یکسان است
- برابر نیست، که شامل همه ورودی‌ها می‌شود به جز داده‌هایی که با انتخاب یکسان هستند
- با شروع می شود که فقط شامل رکوردهایی می شود که داده های آنها برای فیلد انتخابی با عبارت جستجو شروع می شود
- با شروع نمی شود، شامل همه رکوردها به جز مواردی که داده های آنها برای فیلد انتخابی با عبارت جستجو شروع می شود
برای فیلتر کردن متن بر اساس عبارت جستجو:
- روی فلش کشویی کنار فیلدی که می‌خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. ما می‌خواهیم ورودی‌های جدول سفارش خود را فیلتر کنیم تا فقط مواردی را که حاوی یادداشت‌هایی با اطلاعات خاص هستند نمایش دهیم، بنابراین روی فلش در کادر Notes کلیک می‌کنیم.
- در منوی کشویی، نشانگر را روی کلمات Text Filters نگه دارید. از لیستی که ظاهر می شود، روشی را که می خواهید فیلتر با عبارتی که وارد کرده اید مطابقت داشته باشد، انتخاب کنید. در این مثال، ما فقط می‌خواهیم رکوردهایی را مشاهده کنیم که یادداشت‌های آن نشان می‌دهد که سفارشی برای یک مهمانی ثبت شده است. ما Contains را انتخاب می کنیم تا بتوانیم ورودی های حاوی کلمه party را جستجو کنیم.
- کادر محاوره ای Custom Filter ظاهر می شود. کلمه ای را که می خواهید در فیلتر خود استفاده کنید وارد کنید.
- روی OK کلیک کنید. فیلتر اعمال خواهد شد.
فیلتر کردن اعداد با عبارت جستجو
فرآیند فیلتر کردن اعداد با عبارت جستجو مشابه فرآیند فیلتر کردن متن است. با این حال، هنگام کار با اعداد، گزینه های مختلف فیلتر در دسترس هستند. علاوه بر Equals و Not Equal، می توانید انتخاب کنید:
- بزرگتر از فقط شامل ورودی هایی با اعداد در این قسمت می شود که بزرگتر یا مساوی با عددی است که وارد می کنید
- کمتر از اینکه فقط ورودی هایی با اعدادی در این قسمت وارد شود که کمتر یا مساوی با عددی است که وارد می کنید
- بین گنجاندن رکوردهایی با ارقامی که در محدوده خاصی قرار می گیرند
برای فیلتر کردن اعداد بر اساس عبارت جستجو:
- روی فلش کشویی کنار فیلدی که می‌خواهید فیلتر کنید کلیک کنید. ما می‌خواهیم ورودی‌های جدول آیتم‌های منو را بر اساس قیمت فیلتر کنیم، بنابراین روی فلش در قسمت Price کلیک می‌کنیم.
- در منوی کشویی، نشانگر را روی کلمات Number Filters قرار دهید. از لیستی که ظاهر می شود، نحوه مطابقت فیلتر با عبارت جستجوی شما را انتخاب کنید. در این مثال می خواهیم فیلتری ایجاد کنیم که فقط موارد ارزان قیمت را به ما نشان دهد. ما می‌خواهیم موارد را با قیمت مشخصی ببینیم، بنابراین کمتر از را انتخاب می‌کنیم.
- کادر محاوره ای Custom Filter ظاهر می شود. شماره یا اعدادی را که می خواهید در فیلتر خود استفاده کنید وارد کنید. ما 5 را تایپ می کنیم تا فیلتر فقط موارد منو را به ما نشان دهد که قیمت آنها کمتر از 5 دلار است.
- روی OK کلیک کنید. فیلتر اعمال خواهد شد.
انواع اعداد خاص ممکن است شامل گزینه های فیلتر دیگری نیز باشد. به عنوان مثال، تاریخ‌های ذخیره شده به شکل عددی (mm/dd/YY-به عنوان مثال، 12/01/2010) شامل گزینه‌هایی برای فیلتر کردن بر اساس دوره زمانی است.
در این درس، ما در مورد "فیلتر کردن، مرتب سازی و جستجوی داده ها در Microsoft Access" صحبت خواهیم کرد.
هنگامی که رکوردهای زیادی در یک جدول وجود دارد، امکان مشاهده آنها به صورت انتخابی و به ترتیب خاصی اهمیت زیادی پیدا می کند. با استفاده از ابزارهای صفحه اصلی نوار، می توانید برخی از ستون ها و رکوردها را در یک جدول پنهان کنید و رکوردها را بر اساس یک یا چند فیلد مرتب کنید. برای پنهان کردن موقت یک ستون انتخابی یا گروهی از ستون‌ها، بخش روبان را گسترش دهید "سوابق".
روی دکمه «بیشتر» کلیک کنید و از منوی باز شده گزینه «Hide Columns» را انتخاب کنید. 
برای نمایش مجدد ستون‌های مخفی، بخش پست‌ها را در نوار باز کنید، روی دکمه More کلیک کنید و Show Columns... را از منو انتخاب کنید.
در کادر محاوره‌ای که باز می‌شود، کادرهای ستون‌هایی را که باید در نمای جدول نمایش داده شوند علامت بزنید. تغییرات ایجاد شده در پنجره بلافاصله در نما منعکس می شود. کادر مربوط به ستون پنهان را علامت بزنید و روی دکمه Close کلیک کنید. 
برای نمایش تنها رکوردهای جدول انتخاب شده توسط یک ویژگی خاص، می توانید از یک فیلتر استفاده کنید، یعنی شرطی که برای فیلد تنظیم شده است. پس از اعمال فیلتر، ورودی هایی که شرایط مشخص شده را ندارند پنهان می شوند. برای اختصاص یک فیلتر، یکی از ستون ها مانند ستون Sum را انتخاب کنید و روی دکمه Filter در قسمت Sort & Filter ribbon کلیک کنید. 
در لیست مقادیر فیلد، مقادیری را که نباید نمایش داده شوند، با برداشتن علامت کادرهای کنار هر یک از مقادیر حذف کنید. برای اعمال فیلتر روی دکمه OK کلیک کنید. 
پس از اعمال فیلتر جدید، نمای داده به روز می شود. فیلدی با مجموعه فیلتر با یک نماد خاص در هدر مشخص شده است. 
برای حذف موقت فیلتر از قسمت انتخاب شده، روی دکمه Remove Filter کلیک کنید. 
با حذف فیلتر، نمای نیز به روز می شود. دوباره روی همان دکمه کلیک کنید تا فیلتر دوباره فعال شود. 
برای پاک کردن کامل فیلتر، روی فلش در عنوان ستون جدول کلیک کنید و دستور "Clear filter from Sum" را انتخاب کنید. 
برای تنظیم یک شرط فیلتر به عنوان یک عبارت منطقی، دوباره پنجره تنظیمات مرتب سازی و فیلترها را فراخوانی کنید. 
لیست عملگرهای منطقی موجود به نوع داده فیلد بستگی دارد. لیست "فیلترهای عددی" را گسترش دهید. فیلتر "بیشتر از ..." را از لیست انتخاب کنید و با تنظیم مقدار برای مقایسه، روی دکمه "OK" کلیک کنید. 
اکنون فقط ورودی های حاوی حداقل بیست مقدار در قسمت "Amount" روی صفحه نمایش داده می شوند. شما می توانید تنها یک فیلتر ساده را برای یک فیلد اعمال کنید، اما می توانید برای هر فیلد فیلتر متفاوتی تعریف کنید. در این صورت تنها رکوردهایی نمایش داده می شوند که تمامی شرایط را به طور همزمان داشته باشند. فیلترهای پیچیده تر، که می توانند مقادیر چندین فیلد را به طور همزمان شامل شوند، با استفاده از دستور Advanced Filter Options تنظیم می شوند. 
گزینه های فیلتر تا زمانی که جدول بسته نشود معتبر هستند و هنگام تغییر حالت نمایش از بین نمی روند. اگر جدول را ذخیره کنید، دفعه بعد که آن را باز کنید فیلتر اعمال شده در دسترس خواهد بود. می توانید فیلتر ذخیره شده را با استفاده از دکمه نوار پیمایش "بدون فیلتر" - "با فیلتر" روشن و خاموش کنید، کتیبه روی دکمه وضعیت فعلی فیلد را منعکس می کند. برای غیرفعال کردن فیلتر روی دکمه "با فیلتر" کلیک کنید.
رکوردها در نمای جدول داده ها بر اساس متن، عدد یا تاریخ مرتب می شوند. مرتب سازی به کاربران اجازه می دهد تا داده های مورد نیاز خود را بدون نگاه کردن به تمام داده ها در یک ردیف پیدا کنند. رکوردها را می توان بر اساس یک یا چند فیلد مرتب کرد. برای تنظیم ترتیب مرتب سازی به ترتیب صعودی مقادیر فیلد، روی دکمه صعودی کلیک کنید.
برای مرتب سازی به ترتیب نزولی، روی دکمه نزولی کلیک کنید. 
برای لغو مرتب‌سازی بر اساس همه فیلدها، بلافاصله روی دکمه Clear All Sorts کلیک کنید.
در مایکروسافت آفیس اکسس، رکوردها به ترتیب صعودی یا نزولی، بدون حساسیت به حروف بزرگ و کوچک مرتب می شوند. ترتیب مرتب‌سازی اعداد، متن و کاراکترهای خاص به زبان و تنظیمات استانداردی که برای رایانه خود انتخاب می‌کنید بستگی دارد. هنگام مرتب سازی بر اساس چندین فیلد به طور همزمان، نتیجه به ترتیب اعمال حالت مرتب سازی بر روی آن فیلدها بستگی دارد. در مواردی که نیاز دارید یک یا چند رکورد را با تکه‌ای از متن موجود در یکی از فیلدهای آنها پیدا کنید، می‌توانید از ابزار استاندارد جستجوی Microsoft Office Access استفاده کنید. روی دکمه Find در صفحه اصلی نوار کلیک کنید. 
در کادر محاوره‌ای «یافتن و جایگزینی»، باید یک الگوی جستجو را مشخص کنید و گزینه‌های جستجوی مورد نظر را انتخاب کنید، به عنوان مثال، منطقه را طوری تنظیم کنید که الگو با هر قسمت از فیلد مطابقت داشته باشد، همه رکوردها را مشاهده کنید. 
برای رفتن به رکورد پیدا شده بعدی، روی دکمه "یافتن بعدی" کلیک کنید. 
پس از اتمام جستجو، پنجره را ببندید. 
عملیات مرتب سازی داده ها همیشه برای راحتی یافتن اطلاعات لازم استفاده می شود. هنگامی که جدولی بر روی صفحه نمایش (یا روی کاغذ) نمایش داده می شود، اگر ردیف ها مرتب شده باشند، یافتن ردیف مناسب بسیار آسان تر است. شما به این واقعیت عادت کرده اید که داده های جدولی بر اساس حروف الفبا، بر اساس تاریخ، با افزایش یا کاهش مقادیر در ستون های حاوی اعداد مرتب شده اند. اما در موقعیت‌های مختلف، مایلیم ردیف‌ها را بر اساس معیارهای مختلف (ستون‌های جدول) مرتب کنیم. در حالت ایده آل، این کار باید با یک حرکت جزئی دست انجام شود. این دقیقاً همان چیزی است که اکسس به شما اجازه می دهد. به طور پیش فرض، زمانی که جدولی در نمای Datasheets باز می شود، بر اساس مقدار فیلد کلید مرتب می شود. اگر فیلد کلید برای جدول تعریف نشده باشد، رکوردها به ترتیبی که در جدول وارد شده اند نمایش داده می شوند. اگر می خواهید رکوردها را بر اساس مقدار فیلد دیگری مرتب کنید، فقط مکان نما را روی هر خطی از ستون مربوطه قرار دهید و روی یکی از دکمه های نوار ابزار کلیک کنید: مرتب سازی صعودی(مرتب سازی صعودی) یا مرتب سازی نزولی(مرتب سازی نزولی).
روش دیگر برای انجام این عملیات این است که روی هر ردیف از ستون مورد نظر کلیک راست کرده و دستور مناسب را از منوی زمینه انتخاب کنید (شکل 2.55).
بنابراین، می توانید رکوردها را بر اساس هر ستونی از جدول مرتب کنید. محدودیت‌ها فقط در مورد نوع داده‌های قابل سفارش وجود دارد - نمی‌توانید مقادیر فیلدهای نوع MEMO، لینک‌ها یا اشیاء OLE را مرتب کنید.
برای اعمال درست مرتب سازی، باید چند قانون ساده را بدانید.
- هنگام مرتب‌سازی به ترتیب صعودی، رکوردهای حاوی فیلدهای خالی (با مقادیر خالی) ابتدا در لیست ظاهر می‌شوند.
- اعداد در فیلدهای متنی به عنوان رشته های کاراکتر مرتب می شوند، نه به عنوان مقادیر عددی. اگر می‌خواهید آنها را به صورت عددی مرتب کنید، همه رشته‌های متنی باید دارای همان تعداد کاراکتر باشند. اگر رشته حاوی کاراکترهای کمتری باشد، ابتدا باید صفرهای ابتدایی درج شوند.
- وقتی جدولی را ذخیره می کنید، ترتیب مرتب سازی نیز ذخیره می شود.
برنج. 2.55.
اظهار نظر
ترتیب مرتب سازی بستگی به تنظیمات زبان تعریف شده در کادر محاوره ای گزینه ها هنگام ایجاد پایگاه داده دارد. برای تغییر این تنظیم، دستور Options را از منوی Tools انتخاب کنید، تب General را باز کنید و زبان مورد نیاز را در قسمت New database order order انتخاب کنید (به فصل 14 مراجعه کنید).
اگر قبلاً یک شاخص در این زمینه ساخته شده باشد، روند مرتب سازی به طور قابل توجهی تسریع می شود.
اگر ترتیب مرتب سازی رکوردها را در یک جدول تغییر دهید و سپس تصمیم به بستن آن بگیرید، Access از شما می پرسد که آیا می خواهید تغییرات طرح بندی را ذخیره کنید. اگر پاسخ شما بله است، مرتب سازی جدید ذخیره می شود و دفعه بعد که جدول باز می شود دوباره تولید می شود. برای بازگشت به ترتیب مرتب سازی اولیه (با مقدار فیلد کلید)، باید دستور منو را اجرا کنید ورودی ها، حذف فیلتر(سوابق، حذف فیلتر/مرتب سازی).
گاهی اوقات باید بر اساس مقدار چندین فیلد مرتب سازی کنید. برای انجام این کار، ابتدا ستون های مورد نظر را به گونه ای حرکت دهید که اولاً در کنار یکدیگر قرار گیرند و ثانیاً با در نظر گرفتن اولویت ها، اولویت ها از چپ به راست تنظیم می شوند زیرا مقادیر در سمت چپ ترین ستون ابتدا مرتب شود پس از آن، باید تمام ستون ها را انتخاب کنید و به ترتیب روی دکمه کلیک کنید مرتب سازی صعودی(مرتب سازی صعودی) یا مرتب سازی نزولی(مرتب سازی نزولی) در نوار ابزار.
